Manual de Proveedores

GERENCIA DE ABASTECIMIENTO

2014

“Es el compromiso de nuestros contratistas que ejecutan nuestras

obras, el empeño de nuestros consultores aportando su experiencia,

la calidad de los suministros que entregan nuestros proveedores y el

profesionalismo de todas las pequeñas, medianas y grandes empresas que

trabajan con nosotros los que hacen posible nuestro crecimiento y

sostenibilidad”.

Editorial

Somos un grupo en constante crecimiento y consolidación, lo que significa una gran responsabilidad frente a los procesos de comunicación con nuestros grupos de interés, basada en las mejores prácticas empresariales, estableciendo y desarrollando los principios de comportamiento y reglas de actuación, que reflejan nuestro serio y consistente compromiso. Tenemos como reto crear un equipo de trabajo conjunto más sólido con nuestros proveedores que permita fortalecer nuestra cadena de valor, generar crecimiento y prestar un servicio de alta calidad, y lograr juntos el reto de expansión que nos hemos impuesto y consolidarnos como empresa líder en el sector energético en Colombia y en la región. En el marco del Plan de Relacionamiento de Proveedores, diseñamos este Manual con el objetivo de que nuestros proveedores cuenten con información veraz en torno a la gestión que realiza el Grupo en temas fundamentales para ellos; entre estos se encuentran la conformación del Grupo Energía de Bogotá, el Marco de Comportamiento Ético, el Modelo de Responsabilidad Global, el Marco de Actuación Contractual, el Marco de Actuación de la Gerencia de Abastecimiento, y el Plan de Relacionamiento y Desarrollo de Proveedores. Nuestra prioridad es establecer mecanismos de comunicación transparentes y eficientes con la red de abastecimiento, basados en valores de transparencia, respeto, equidad, integridad y confianza, con el fin de construir relaciones de largo plazo y fortalecer la comunicación con nuestros proveedores y contratistas.

Somos un Grupo Empresarial con capital mayoritariamente público, que

genera valor económico, social y ambiental a sus accionistas, a

Bogotá D.C y demás grupos de interés, a través de la participación

relevante en el sector energético nacional e internacional, con

responsabilidad global, prácticas de clase mundial y con un equipo

humano comprometido, innovador y eficiente.

Misión

• Ser reconocida como un Grupo líder en sostenibilidad y como

modelo en generación de valor económico, social y ambiental.

• Primer grupo empresarial en transporte energético.

• Distribuidor más competitivo de gas natural en Perú.

• Entre las primeras 5 empresas transmisoras de electricidad en

América.

• Contar con participación articulada y estratégica en actividades de

la cadena de energéticos y servicios asociados.

Visión

Comportamiento Ético para Proveedores

Para la Empresa de Energía de Bogotá S.A. ESP, los estándares de comportamiento ético constituyen un elemento fundamental para la creación de valor en las actuaciones de sus colaboradores y en la forma como se establecen relaciones de confianza con sus proveedores. Por esta razón, espera que sus proveedores conozcan y apliquen la Política Antifraude y Anticorrupción, el Código de Ética y el Canal Ético.

Política Antifraude y Anticorrupción

El Grupo Energía de Bogotá está comprometido con una Política Antifraude y Anticorrupción, cuyos objetivos son:

• Promover una cultura ética al interior de las empresas del Grupo Energía de Bogotá, encaminada a realizar actividades de prevención de eventos de fraude o corrupción.

• Establecer mecanismos para la detección, investigación, mediación y remediación efectiva y oportuna de los eventos de fraude o corrupción en el Grupo.

• Administrar y mitigar los riesgos de fraude o corrupción a través de un efectivo y oportuno proceso de valoración e implementación de controles antifraude.

• Establecer un marco de entendimiento de los factores, esquemas y riesgos de fraude o corrupción y el tratamiento sobre los mismos.

• Establecer los roles y responsabilidades frente a la Política Antifraude y Anticorrupción.

Comportamiento Ético para Proveedores

La Política Antifraude y Anticorrupción describe algunas de las acciones que pueden constituir fraude, las cuales son, más no se limitan a:

Es importante reportar un incidente de fraude y corrupción, debido a que:

• Garantiza la transparencia en nuestras actuaciones con todos nuestros Grupos de Interés y en nuestras operaciones.

• Le permite de las Empresas del Grupo, aprender y entender por qué dichos eventos ocurren y poder tomar oportunamente las acciones pertinentes.

• Un evento de fraude o corrupción no reportado puede representar un costo incluso mayor al del evento por sí mismo.

• Puede conocer nuestra Política Antifraude y Anticorrupción en el enlace www.eeb.com.co/responsabilidad-global/políticas-corporativas

Comportamiento Ético para Proveedores

Código de Ética

El Código de Ética establece y desarrolla los principios de comportamiento y las reglas de actuación del Grupo Energía de Bogotá y sus Empresas en las relaciones con sus administradores, colaboradores, proveedores, contratistas, clientes y en general con sus Grupos de Interés, así como las actuaciones en los mercados en que se desarrollan sus negocios.

Canal Ético El medio válido y oficial para recibir reportes relacionados con eventos de fraude, corrupción, conductas indebidas o ilegales, consultas y dilemas éticos, el cual es administrado por un tercero independiente bajo parámetros estrictos de confidencialidad, objetividad y respeto. Incluye una línea telefónica gratuita para Perú, Guatemala y Colombia, un enlace en la página web y un correo electrónico. Colombia: 018000-518-2937 Perú: 0800-55-392 Guatemala: 1-800-8350-428 Correo electrónico: canaleticogeb@lineadedenuncias.com Página web: A través de cada una de las páginas web de las compañías, en el link de canal ético.

Puede acceder al Canal Ético y al Manual del Canal Ético en el enlace www.eeb.com.co/empresa/transparencia

Comportamiento Ético para Proveedores

El Código de Ética de EEB se basa en vivencias y la “manera de ser” de la Empresa, es decir en sus comportamientos.

Los comportamientos del equipo EEB se basa en 4 Valores Corporativos:

• Para más información consulte el link: www.eeb.com.co/empresa/mision-vision-y-valores-corporativos

Comportamiento Ético para Proveedores

Prevención de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo

La Superintendencia Financiera de Colombia señala obligaciones en materia de prevención y control del lavado de activos y financiación del terrorismo a los emisores de valores “no sometidos” a inspección y vigilancia de esta entidad.

El Manual del “Sistema Integral para la Prevención y Control de Lavado de Activos y de la Financiación del Terrorismo” (SIPLA) fue aprobado por la Junta Directiva en 2009. Así mismo, se designó como Oficial de Cumplimiento al Director de Auditoría Interna.

El Manual SIPLA de EEB S.A ESP, contiene las políticas, controles y procedimientos adoptados por la Empresa para prevenir el riesgo de lavado de activos y de la financiación del terrorismo.

Modelo de Responsabilidad Global

Política Macro de Responsabilidad Global

La Política de Responsabilidad Global define los lineamientos en el marco de la gestión sostenible para las empresas del Grupo Energía de Bogotá. Adicionalmente rige las demás políticas corporativas y de manera conjunta establecen las bases para el adecuado desempeño y la toma de decisiones.

Marco de Actuación

• La Empresa Energía de Bogotá S.A. ESP entiende la responsabilidad con nuestros grupos de interés como la creación sostenible de valor social, económico y ambiental.

• Este principio de actuación nos lleva siempre a buscar las mejores prácticas de gestión empresarial, sobre la base de relaciones de confianza y beneficio común a nuestros grupos de interés.

Modelo de Responsabilidad Global

Compromisos del Modelo de Responsabilidad Global

El Esquema de Responsabilidad Global refleja la gestión que realiza la Empresa Energía de Bogotá S.A ESP con sus grupos de interés. Cada compromiso está ligado entre sí, con miras a asumir responsabilidades y actuar en el día-día del negocio de forma integral.

• Contar con una cadena de valor sostenible

• Mejorar la calidad de vida de las comunidades donde operamos

• Ser un excelente lugar de trabajo

• Creación de valor para los accionistas

• Cuidar y respetar el medio ambiente

• Prestar un servicio con estándares de clase mundial

Modelo de Responsabilidad Global

• Estos seis compromisos rigen la operación de las empresas que hacen parte del Grupo y plantean la ruta de navegación en la gestión de los capitales en la cadena de valor. Todas las áreas de la compañía son responsables por la gestión de dichos compromisos y la vinculación del Modelo de Responsabilidad Global a todas las actividades de la organización.

• La Gerencia de Abastecimiento ha asumido dentro de éstos, el compromiso de “Contar con una cadena de valor sostenible”, a través de la prevención y mitigación de impactos ambientales, sociales y laborales derivados del relacionamientos con nuestros proveedores en la Cadena de Valor, y a través de la materialización de oportunidades de desarrollo con los socios y aliados.

Modelo de Responsabilidad Global

La Empresa Energía de Bogotá S.A ESP toma como base para su gestión de Responsabilidad Global los 10 Principios del Pacto Global, esta iniciativa de la Secretaría General de la Organización de las Naciones Unidas fue lanzada en Julio del 2000 para incentivar al sector privado mundial a trabajar conjuntamente con las organizaciones para el cumplimiento de los mandatos universales.

Las organizaciones adheridas al Pacto Global de Naciones Unidas comparten la convicción de que las prácticas empresariales basadas en principios universales, contribuyen a la construcción de un mercado más estable, equitativo e incluyente, y al desarrollo de sociedades más prósperas. La iniciativa convoca la participación de empresas, sector público, sindicatos, instituciones educativas, sociedad civil, etc.

A través de la participación de la Empresa de Energía de Bogotá S.A ESP en el Pacto Global, se busca que más empresas, en particular los proveedores, se involucren en la gestión de la sostenibilidad y promover plataformas para que las empresas del Grupo puedan compartir experiencias, mejores prácticas y conocimientos en pro del desarrollo sostenible. En EEB tomamos como base para nuestra gestión de Responsabilidad Global los 10 principios del pacto global. Enfocamos nuestros esfuerzos para que nuestra gestión se enmarque en estos principios.

Modelo de Responsabilidad Global

Derechos Humanos

Principio 1: Apoyar y respetar la protección de los derechos humanos proclamados internacionalmente.

Principio 2: No convertirse en cómplices de abusos de los derechos humanos.

Estándares Laborales

Principio 3: Respetar la libertad de asociación y el reconocimiento efectivo del derecho a la negociación colectiva.

Principio 4: Eliminar todas las formas de trabajo forzado y obligatorio.

Principio 5: Eliminar el trabajo infantil.

Principio 6: Eliminar la discriminación en lo relacionado con empleo y ocupación.

Medio Ambiente

Principio 7: Apoyar el enfoque preventivo frente a los retos ambientales.

Principio 8: Adoptar iniciativas para promover mayor responsabilidad medioambiental.

Principio 9: Promover el desarrollo y la difusión de tecnologías respetuosas del ambiente.

Anticorrupción

Principio 10: Combatir la corrupción en todas sus formas, incluyendo la extorsión y el soborno.

Modelo de Responsabilidad Global

Materialización de los Principios de Pacto Global

Con el fin de materializar los Principios del Pacto Global e incentivar buenas prácticas en los aspectos ambientales, sociales y de gobierno corporativo; la Gerencia de Abastecimiento ha identificado áreas de oportunidad para implementarlos en la Cadena de Valor y nuestra red de Proveedores, desde el proceso precontractual, contractual y postcontractual.

Abastecimiento Sostenible

• Nuestros proveedores pueden conocer la política de abastecimiento en la Página Web.

• Durante el proceso de selección de proveedores se tienen en cuenta criterios reputacionales, financieros y de gestión ambiental y de calidad de las empresas.

• Nuestros proveedores manifiestan conocer la adhesión al Pacto Global por parte de la Empresa Energía de Bogotá S.A ESP y los principios del Pacto Global.

• Fomentamos que nuestros proveedores mejoren sus prácticas de sostenibilidad con el fin de crear una cadena de valor sostenible.

Gobierno Corporativo y Prácticas Éticas

Esperamos que nuestros proveedores:

• Cumplan con la legislación y las regulaciones en relación a soborno, corrupción y otras prácticas prohibidas.

• Actúen de manera profesional, justa y ética.

• No ofrezcan regalos significativos ni ofrezcan entretenimiento para ganar ventaja o trato preferente.

• Declarar algún conflicto de interés que puedan impactar en acuerdos comerciales entre el proveedor y EEB.

Modelo de Responsabilidad Global

Estándares Laborales

Esperamos que nuestros proveedores:

• Cumplan con todas las leyes y regulaciones de salud y seguridad industrial.

• Tomen medidas proactivas para prevenir riesgos en el lugar de trabajo.

• Cumplan con todas las leyes y regulaciones laborales aplicables.

• Provean un ambiente donde las personas sean tratadas con dignidad respeto, sin ningún tipo de discriminación por su etnia, raza o religión.

• Den a sus empleados un trato justo y condiciones laborales adecuadas para sus colaboradores.

• Asegurar que no haya trabajo infantil, involuntario o forzado.

• Incentivar la equidad de género dentro de la empresa.

• Respetar la diversidad de sus empleados, clientes y otras personas con las que interactúan, incluyendo el respeto por las diferencias de género, origen étnico, religión o discapacidad.

Gestión Ambiental

Esperamos que nuestros proveedores:

• Cumplan con todas las leyes y regulaciones ambientales aplicables.

• Tengan política ambiental.

• Tengan sistemas que permitan medir y monitorear el desempeño ambiental de la organización.

Política de Contratación

Establece los principios generales que las empresas del Grupo Energía de Bogotá deben cumplir en sus procesos contractuales, con el fin de garantizar que la contratación de bienes y servicios cumpla con los requisitos especificados.

Manual de Interventoría

Establece las disposiciones generales para el control y vigilancia de la ejecución, desarrollo y liquidación de los contratos, convenios u órdenes que celebra la Empresa.

Política de Abastecimiento

Establece el marco bajo el cual las empresas del Grupo Energía de Bogotá fomentan las mejores prácticas en:

La gestión de la competitividad, la calidad, la seguridad industrial, la salud ocupacional, ambiental y social con su cadena de abastecimiento.

Con el propósito de garantizar un suministro responsable, sostenible y efectivo en función del costo del riesgo, del impacto y de la oportunidad.

Marco de Actuación Contractual

Gerencia de Abastecimiento

La Gerencia de Abastecimiento de la Empresa Energía de Bogotá S.A ESP establece el marco bajo el cual las empresas del Grupo Energía de Bogotá fomentan las mejores prácticas en la gestión de la competitividad, la calidad, de la seguridad industrial, de la salud ocupacional, ambiental y social con su cadena de abastecimiento; con el propósito de garantizar un suministro responsable, sostenible y efectivo en función del costo del riesgo, del impacto y de la oportunidad.

Objetivos Estratégicos de Abastecimiento

• Involucrar en su operación y funcionamiento a terceros, con quienes constituye su cadena de abastecimiento.

• Fomentar las mejores prácticas en la gestión de la competitividad, calidad, de la seguridad industrial, de la salud ocupacional, ambiental y social con su cadena de abastecimiento.

• Garantizar un suministro responsable, sostenible y efectivo en función del costo, del riesgo, del impacto y de la oportunidad.

Diferenciadores Estratégicos

• Garantizar la efectividad de los procesos de abastecimiento en función del costo, del riesgo, del impacto y de las oportunidades del mercado.

• Asegurar eficiente y eficazmente la planeación periódica del abastecimiento de bienes y servicios.

• Establecer estrategias de suministro que permiten lograr los objetivos y metas del Plan de Compras y Contrataciones y del Plan Estratégico Corporativo.

• Implementar estándares de clase mundial en el abastecimiento por medio de referenciaciones competitivas, que permitan agregar valor a la función de compras.

• Garantizar la transparencia en la contratación y el abastecimiento, expresada en el uso de un registro de proveedores de bienes y servicios

• Propiciar la creación de espacios de involucramiento con sus proveedores y contratistas para promover las condiciones que permitan lograr el “mejor negocio”.

Gestión de Proveedores

El Grupo Energía de Bogotá, comprometido con las buenas prácticas de Responsabilidad Global y con el propósito de construir valor, considera a sus proveedores y contratistas aliados estratégicos al ser estos el primer eslabón en la cadena de abastecimiento.

Mediante la implementación de los programas de relacionamiento y de desarrollo construimos relaciones de largo plazo con los proveedores y fomentamos su gestión responsable e independiente

Relacionamiento con Proveedores

El relacionamiento con proveedores se basa en una excelente comunicación formal e informal entre empresa - proveedor y el desarrollo integral de las capacidades de los proveedores.

La orientación principal del relacionamiento con proveedores es el fortalecimiento de relaciones de proveeduría existentes, para el relacionamiento con este grupo de interés se desarrollaran estrategias de acercamiento las cuales estarán enmarcadas en relaciones basadas en la confianza y una comunicación uno a uno.

FORTALECIENDO ALIANZAS DE VALOR

CON PROVEEDORES Y CONTRATISTAS

Mini Ruedas de Negocios

Día de los Amigos EEB

EEB En Contacto

Diálogos con Proveedores

Convención de Proveedores

Reconocimiento de Proveedores

Identificar potenciales proveedores para el Grupo Energía de Bogotá.

Encuentro con nuestros proveedores, dio apertura a nuestro ciclo de encuentros EEB En Contacto.

Este espacio ofrecerá información y orientación a nuestros proveedores sobre temas de su interés.

Este espacio es diseñado para escuchar a nuestros proveedores e identificar brechas que permitirán el mejoramiento continuo de nuestro plan de relacionamiento.

Convocará a todos los proveedores del Grupo y le daremos a conocer a nuestros proveedores los proyectos estratégicos de la organización y otros temas de su interés..

Reconoceremos a los proveedores que obtuvieron un buen desempeño.

Compartiendo Buenas Prácticas

Compartir Buenas Prácticas a través de mesas de conversación

Rueda de Negocios

Espacios de Participación

Página Web

Boletín En Línea

Correo Proveedores

Línea Ética

Portal de Proveedores y Contratistas.

Boletín web, con contenidos de temas de interés para nuestros proveedores.

enlinea@eeb.com.co

canaleticogeb@lineadedenuncias.com. Línea telefónica gratuita para Colombia: 018000-518-2937

Mecanismos de Comunicación

• El Grupo Energía de Bogotá, considera a sus proveedores y contratistas Aliados Estratégicos al ser estos el primer eslabón en la cadena de abastecimiento.

• Mediante la implementación de los programas de relacionamiento y de desarrollo construimos relaciones de largo plazo con los proveedores y fomentamos su gestión responsable e independiente.

Aumento de la productividad de los proveedores Programa de Fortalecimiento de Proveedores

ESTRATEGIA

BENEFICIOS

• Fortalecimiento de los sistemas de gestión de nuestros proveedores.

• Mejorar la productividad y competitividad de la cadena de valor.

• Fomentar el crecimiento y sostenibilidad de nuestros proveedores.

La orientación principal es fortalecer a aquellos proveedores que no cuentan con la capacidad financiera y operativa para satisfacer los requerimientos especiales de nuestros proyectos, pero que sí contribuyen de manera importante al crecimiento de nuestro negocio y a la generación de valor.

Aumento de la productividad de los proveedores Programa de Fortalecimiento de Proveedores

OBJETIVOS

• Acompañar a los proveedores en la implementación de planes de mejora a corto, mediano y largo plazo para lograr los estándares requeridos.

• Contribuir al fortalecimiento del tejido empresarial del país.

• Formar proveedores socialmente responsables.

• Cooperación • Transparencia • Solidaridad • Responsabilidad Social Empresarial

NUESTROS PILARES

La Gerencia de Tesorería de la Empresa Energía de Bogotá, quiere compartir con ustedes algunos Tips para tener en cuenta en el proceso de Facturación y Forma de Pago: • La radicación de las facturas se debe realizar dentro de los

primeros 20 días del mes. • La radicación se debe realizar en la ventanilla de

Correspondencia del Edificio Grupo Energía de Bogotá, Carrera 9 No. 73- 44 piso 1.

• Es importante mantener actualizada su información bancaria; se realizan giros vía ACH.

• La factura debe ir dirigida al interventor del contrato para agilizar su radicación en la ventanilla de Correspondencia.

• Cuando se traten de endosos, esta información debe venir dentro del cuerpo de la factura.

Facturación y Forma de Pago

Es un pronóstico anual de las compras y contrataciones de la Empresa de Energía de Bogotá, en el que encontrará una proyección de las necesidades de compra de bienes y contratación de servicios de la Empresa. El Plan Anual de Compras y Contrataciones lo pueden consultar en el link: http://www.eeb.com.co/proveedores-y-contratistas/plan-anual-de-compras-y- contrataciones

Plan Anual de Compras y Contratación

Toda persona natural o jurídica puede ser proveedor nuestro, por eso lo invitamos a que revise el Plan Anual de Compras y Contrataciones e identifique oportunidades potenciales para su empresa. Si usted está interesado en ser proveedor de EEB y con el objetivo de dar inicio al proceso de inscripción en el link: http://www.eeb.com.co/index.php/proveedores-y-contratistas/formulario-inscripcion-proveedores

Formulario de Inscripción de Proveedores

Evaluación de Desempeño de Proveedores

Evaluación de Desempeño de Proveedores

A partir de la matriz de posición de suministro de bienes, servicios & obras y la matriz de caracterización de proveedores & contratistas son definidos los criterios de evaluación de desempeño. Se evalúan los aspectos de Seguridad Industrial, Salud Ocupacional y Prevención de Riesgos, seguridad ambiental, calidad, cumplimiento de aspectos laborales y administrativos.

Los resultados de la evaluación de proveedores permiten diseñar programas de desarrollo, planes de entrenamiento y capacitación de acuerdo con las oportunidades de mejora identificadas. También permite reconocer el excelente desempeño de nuestros proveedores.

Evaluación de Desempeño de Proveedores

El Sistema de Evaluación de Proveedores de EEB implementado en el sistema SIA – Sistema Integrado de Abastecimiento; es una parte fundamental de los procesos de abastecimiento que permite conocer el desempeño de todos sus proveedores y contratistas en la ejecución de un contrato u orden de servicio.

Los principales objetivos del sistema de evaluación de proveedores son:

• Proveer una herramienta de evaluación de proveedores que permita a EEB realizar el proceso de evaluación de acuerdo con el bien o servicio que prestan.

• Permitir la identificación de brechas en el desempeño de los proveedores y contratistas, para el mejoramiento continuo.

• Facilitar la consulta inmediata del desempeño de los contratistas a toda la organización, que permita tomar decisiones en futuras contrataciones.

• Cumplir con las exigencias de la Norma de Gestión de Calidad (ISO) en lo que respecta a la evaluación de proveedores.

• Reconocer el desempeño de los proveedores.