Manual de reparto Pedidos Venta Directa

Manual de reparto Pedidos Venta Directa

1. Apariencia personal2. Condiciones del vehculo del reparto3. Organizacin de la ruta4. Reparto5. Entrega de pedidosa. Trato a consultorasb. Entrega de pedidos y AFPc. Polticas de entrega de pedidos6. Documentos de entrega7. Situaciones especiales8. Prestaciones de servicio a Gerentes de zona9. Prestacin de servicios a consultoras en reparto10. Medicin del servicio indicadores de gestin11. Fallas de servicio12. Recomendaciones

1. Apariencia personal

El proveedor de transporte debe cuidar el aspecto y apariencia del personal que realiza las entregas, manteniendo de esta manera la imagen y prestigio de la empresa (Yobel SCM).

Es necesario tener en cuenta los siguientes aspectos:

Higiene personal Apariencia fsica (uas limpias, cabello corto, rostro debidamente afeitado y el uniforme que caracteriza a cada una de las compaas de transporte.) Manejo adecuado del vocabulario No estar en estado de embriaguez No usar aretes, alhajas, etc.

2. Condiciones del Vehculo de Reparto

Es responsabilidad de la compaa de transporte el mantener en ptimas condiciones mecnicas del vehculo de reparto. Se recomienda una revisin o inspeccin de rutina antes de empezar el recorri, para prevenir cualquier situacin que retrase las entregas.La limpieza del vehculo debe ser considerada antes de comenzar las entregas, ya que esto permitir mantener una buena imagen ante la consultora.No se deben utilizar vehculos que por su condicin estructural no sea ptimos para carga (carros particulares, colectivos, etc.)Los vehculos deben ser tipo furgn con capacidad de cargar 80 a 100 pedidos, la utilizacin de vehculos tipo LUV ser reconocida para manejo de zonas con condiciones especiales (zona de alto riesgo, estructura vial entre otros), estos vehculos deben tener una capacidad de 35 pedidos ms los AFP (artculos fuera de pedido).La compaa de transporte debe garantizar que todos los vehculos estn dentro de las normas exigidas por el Ministerio de Transporte (servicio pblico y carga.)

3. Organizacin de la Ruta

Con el propsito de optimizar el reparto, es necesario organizar las entregas antes de comenzar a cargar el vehculo de reparto, para as evitar recorridos innecesarios. La carga del vehculo se realizar por acuse de recibo (Boleta de entrega) teniendo en cuenta las boletas de recojo post venta, esto con el fin de no tener cajas de pedidos faltantes, volver a pasar por una misma consultora asi como faltantes de AFP al momento de la entrega.No olvide que para salir al reparto debe contar con: Boletas de entrega o acuse de recibo Boletas de recojo Post Venta Boletas de entrega Post Venta Nmero de cajas completas Nmero de AFP completosEl transportador deber inicial las entregas dando prioridad a la consultoras Sper estrellas, los pedidos de las consultoras estrellas debern ser entregados con los pedidos normales en el primer da de reparto.Al momento de realizar la entrega de pedido y de forma simultnea si la consultora tiene Boleta de recojo Post venta se debe realizar el recojo de acuerdo a las polticas establecidas por Belcorp para ello.No est permitido descargar pedidos en bodegas satlites.No est permitido el transbordo de mercanca en vas pblicas.

4. Organizacin de la Ruta

La compaa de transportes cuenta con un mximo de 12 horas hbiles para realizar la entrega de toda la mercanca recibida para sus zonas (entre las 7:00 y 20:00) ; exceptuando las zonas de alto riesgo donde se debe solicitar previa autorizacin del auditor de reparto para manejar horarios diferentes.La compaa de transportes (transportador) deber salir a ruta con todos los pedido, artculos fura de pedido y boletas.La compaa de transporte (transportador) deber organizar y distribuir dentro de su vehculo los pedidos y premios de acuerdo a las secuencia de la ruta. Si tiene dudas deber contactar al auditor de reparto para solicitar el asesoramiento en la mejor forma de hacerlo, les recordamos que el cargue de los vehculos no se debe hacer por pares e impares.LA compaa de transportes (Distribuidor) deber informar si se presenta novedad en el reparto al auditor de reparto:Direccin incorrecta o no existeNo hay quien recibaEntrega a terceros en el domicilio.Entrega en otro domicilio autorizado por Belcorp.

La compaa de transportes har llegar el informe y los acuses de recibo de acuerdo a la programacin establecida por Belcorp.Los tiempos establecidos para los repartos es de . das para capital y . das para provincia.

5. Entrega de pedidosAl comenzar la entrega Un saludo cordial beneficiar todo el proceso.El trato a la consultora deber ser siempre corts, amale y respetuoso.Se deber respetar al mximo cualquier tipo de inconvenientes o discusin con la consultora.Si se presenta alguna situacin a normal con la entrega de pedido y el transportador no est en la capacidad de resolverla, se solicitara a la consultora que se comunique con su gerente de zona o al call center quien le a dar una respuesta rpida a su inquietud.

Entrega de pedidos y artculos fuera de pedidos (AFP)

El transportador localizar las cajas y AFP que sern entregados y verificar contra Boleta de entrega de cada consultora.El transportador llenar el espacio de N de cajas de que consta el pedido.El transportador verificar el tipo de AFP que debe recibir la consultora as como la cantidad del mismo a entregar.El transportador entregar a la consultora la boleta de entrega y se le solicitar cortsmente que coloque su NOMBRE Y APELLIDO, NUMERO DE CEDULA, FECHA Y HORA LEGIBLE. Esto se har con la previa identificacin de la consultora; en caso de que la persona que recibe no sea la consultora, tambin se anotar en la boleta de entrega el parentesco o relacin que hay con la consultora por ejemplo: Esposo, Hijo, Mam, Sobrino, Primo, etc.De igual forma deber quedar registrado el lugar (direccin) de recibido en caso de no entregar el pedido a la consultora en la direccin de la boleta de entrega esto con previa autorizacin de auditor de reparto, Ejemplo: Portera conjunto ( con firma legible)Casa consultora (nmero de casa) La entrega a terceros no autorizadas por el auditor de reparto ser asumida por el transportista.El transportadps debe confirmar los datos de la boleta en caso de entregar e la misma direccipib requiere autorizacin para el entrega de pedidos a un tercero; en caso de no haber nadie debe realizar las visitas reglamentarias acordadas en las condiciones comerciales dos (2) visitas para entrega de pedido, las cuales deben quedar registradas en la parte de atrs de la boleta (fecha y hora).Si se presenta una tercera visita para entrega debe ser autorizada por Belcorp para realizar el pago de la entrega.La compaa de transporte deber anexar la boleta de entrega el soporte de la tercera visita , igualmente debe haber reporte de la novedad al auditor de reparto.El transportador bajo ninguna circunstancia debe entregar pedidos a personas que no estn autorizadas por la consultora en direccin diferente a la de la boleta de entrega.El transportador dar las gracias al la consultora, se despedir y continuar con la ruta de reparto.Si por alguna circunstancia no se encuentra la consultora despus de las dos (2) visitas esta informacin debe ser canalizada con el auditor de reparto.En caso de estar en direccin errada colocar en la boleta de entrega (direccin incorrecta o no existe).No olvidar que el servicio de recojo de post venta se debe realizar en forma simultnea a la entrega de pedidos. El pago de este servicio es por recojo exitoso y se debe prestar de acuerdo al procedimiento establecido para ello.POLITICAS DE ENTREGAS DE PEDIDOSLas entregas en porteras estn autorizadas registrando en la boleta nombre de la persona que recibe, cedula, nmero de placa y anotacin de portera.Las entregas a menores de edad estn autorizadas siempre y cuando el menor de edad tenga tarjeta de identidad y est en la capacidad de colocar por si mismo los datos de quien recibe el pedido.Las entregas de los pedidos en direcciones con indicaciones en Boleta de entrega solo son autorizadas por la compaa previa verificacin de datos.Las entregas a terceros estn autorizadas siempre y cuando sean en la misma direccin de la boleta, no requiere autorizacin.Las entregas a consultoras nuevas solo se pueden realizar en la direccin de la boleta, est autorizado que reciba un tercero sin carta de autorizacin.Las lderes no estn autorizadas a recibir pedidos de la consultoras independientemente que tengan carta de autorizacin. Caso similar ocurre con las Gerentes de zona.Los pedidos fuera de zona se entregan siempre y cuando sean de la misma regional, en caso de ser otra regional se anulan.6. Documentos de entregaBoleta de entregaLa compaa de transporte deber devolver cada una de las boletas de entrega en un lapso no mayor de 2 das para capital y 3 das para provincias (la devolucin es por cada da de facturacin), si por algn motivo las boletas no son entregadas totalmente la compaa de transporte ser responsable por los reclamos presentados en las boletas de entrega faltantes; para el pago de la factura se tendr en cuenta la devolucin a tiempo de las boletas de entrega esto como soporte de entrega.La boleta de PostventaLa compaa de trasporte deber devolver cada una de las Boletas de entrega Postventa en un lapso no mayor de 2 das para Capital y 3 das para provincia (las devoluciones es por cada da de facturacin), si por algn motivo las boletas no son entregadas totalmente la compaa de transportes ser responsable por los reclamos presentados en las boletas de entrega faltantes, para el pago de la factura se tendr en cuenta la devolucin a tiempo de las boletas de entrega esto como soporte de entrega.

Boleta de recojo PostventaLa compaa de trasporte deber devolver cada una de las Boletas de recojo tanto exitosas como no exitosas en un lapso no mayor de 2 das para Capital y 3 das para provincia (las devoluciones es por cada da de facturacin), si por algn motivo las boletas no son entregadas totalmente la compaa de transportes ser responsable por los reclamos presentados en las boletas de recojo faltantes, para el pago de la factura se tendr en cuenta la devolucin a tiempo de las boletas de recojo esto como soporte de entrega.Las boletas de entrega de pedido, boletas de postventa y boletas de recojo postventa manejan los siguientes datos:Datos consultora cdigo territorial N de cuenta N de factura Nombre de la consultora Direccin, barrio y ciudad - Telfono compaa - Nde pgina Fecha de emisin Fecha de entrega Novedades de entrega de pedido Firma consultora Fecha y hora de entrega.Adicionalmente en cada Boleta se registra: Entrega de pedido :Unidades Facturadas, Postventa atendido en caja, AFP, Total de cajas y Total de AFP.Entrega de Postventa : Unid. Atendidas y tipo de producto.Recojo de Postventa : Unidades a recoger y descripcin del producto.

[Insertar imagen de Boletas]

7. Situaciones EspecialesEntregas fuera de zonaLos pedidos fuera de zona deben ser entregados al finalizar la ruta para no afectar la misma, estas novedades debern ser reportadas en el informe de reparto, en caso de ser de otra regional se deber anular.Zonas RojasLa compaa de transportes deber informar al auditor de reparto las zonas y secciones de alto riesgo de entrega en cada regional.El manejo de las zonas deber ser avalado con el respetivo Auditor de reparto y rea de seguridad de Belcorp Colombia para analizar la necesidad de utilizar acompaamiento (escoltas).InventariosLa entrega de los pedidos programados por la compaa Belcorp a inventariar deben realizarse al 100%, y deben ser registrados en el formato diseado para este fin tengan o no novedades, con la firma de la consultora.Repartos adicionalesLas entregas deben realizarse de acuerdo a los listados y / o Boletas de entrega emitidas por Belcorp, se deber presentar informe de reparto con las novedades presentadas (entregas no realizadas a consultoras) al auditor de reparto de la regin.SiniestrosEs responsabilidad de la compaa de transportes informar inmediatamente se presente un siniestri y/o robo de la mercanca bajo su responsabilidad, esta informacin inicial la reportar al auditor de reparto y presentar el denuncio ante las autoridades pertinentes; 24 horas es el plazo en el cual debe hacer llegar los siguientes documentos:1. Original al carbn del denuncio.2. Fotocopia del documento de identidad del transportador.3. Fotocopia de los documentos de vehculo.4. Carta de la compaa transportadora explicando los hechos.5. Planilla de subdespacho por parte de la compaa de transporte.6. Carta realizada en manuscrito por el transportador describiendo los hechos, estos documentos deben ser entregados al auditor de reparto en un plazo no mayor a 24 horas de haber sucedido el hecho.Entregas tienda VirtualUna vez la compaa de transporte recibe el pedido revisar la factura para verificar los datos de la consultora, da de entrega y recaudo de la misma; en caso de novedad se debe reportar. Una vez prestado el servicio se debe seguir el procedimiento de Belcorp.

8. Prestacin de servicios a Gerentes de ZonaRecojo rdenes de compraEl transportador deber dirigirse a la direccin acordada horario estipulado, recibiendo por parte de la Gerente de Zona un sobre sellado y haciendo firmar el formato de control para continuar con el procedimiento normal y ser entregadas en el rea de facturacin en lamos.Cualquier novedad deber ser reportada al auditor de reparto en su momento e igualmente la compaa de transporte emitir el reporte en el formato establecido al da siguiente a primera hora (8:00am).Entrega de MaterialEl transportador deber dirigirse a la direccin reportada en la planilla de entrega verificando que se dejan piezas y material enviado a cada Gerente.Entrega de cierres y paquetes de lderesLa compaa de transportes deber coordinar el envo de cierres, paquetes lideres y material adicional a la direccin acordada y entregas deben hacerse con la mayor prioridad una vez sean recibidas en los centros de acopio.9. Prestacin de servicios a consultoras en reparto

Que es un recojo postventa

Son los recojos de productos p premio que se realizan con las Boletas de reojo postventa, las cuales registran el tipo de productos a recoger, las cantidades del mismo y el total.

Se debe tener en cuenta:Es un servicio que se presta simultneamente con la entrega de los pedidosSolo se puede recibir la cantidad de producto que aparece en la boleta ni ms ni menos.Una vez se verifica si hay novedad se hace anotacin en ambas copias.El recojo solo tiene una visita, en caso de tener pedido se visitar hasta la entrega del pedido.El recojo tiene original y copia una para la consultora y la otra en bolsa con producto paras u devolucin.Los productos recibidos se colocan en una bolsa plstica junto con la boleta y se sella.Las devoluciones se consolidad por zona y se envan con relacin de bolsas (recojos efectivos) y boletas (no efectivos) por medio autorizado por el auditor.

Que es una entrega postventa

Es la entrega de producto o premio que se realiza cuando la consultora no hace pedido. La boletas de entrega postventa no tienen factura pero si un consecutivo para poder identificar el paquete a entregar, el cual tiene una etiqueta impresa con los datos e informacin de la boleta.

10. Medicin del servicio, indicadores de Gestin

El servicio ser medido conforme a las entregas efectivas que se hayan realizado, nicamente se aceptaran devoluciones por las siguientes razones:Consultora no hizo pedido (*).Consultora no quiere recibir el pedido (*).* La consultora debe hacer la observaciones del motivo por el cual no recibe el pedido en la boleta de entrega.Cambio de domicilio de la consultora.Solicitud del auditor de reparto de no entregar el pedido.

11. Fallas de servicio

Pedidos no visitadosDireccin no localizada (cuando la direccin sea correcta)Entrega despus de 24 horas de haber iniciado el reparto, sin justificacin.Entregas a menores de edad sin identificacin.Entregas incompletas.Entrega de primeros pedidos en direcciones diferentes.Entrega en direccin diferente a la registrada en boleta de entrega sin autorizacin.Pedidos extraviados.Entregas a lderes y Gerentes de zona.Entregas a terceros in autorizacin.Omisin de pedidos a inventariar afectando el FNE.Incumplimiento en el servicio prestado a Gerentes de Zona (recojo rdenes de compra, entrega de material, etc.)Devolucin de las boletas despus del tiempo estipulado y sin soportes.Devoluciones de los CDRS despus del tiempo estipulado, incompletos e incorrectamente sin relacin.Entrega de AFP truecados o incompletosNo presentar informes, reportar las novedades y seguir los procedimientos establecidos.

RECOMENDACIONES

Qu hacer antes de iniciar un recorrido de entregas.

Verificar el estado del vehculoPortar los documentos del vehculo y del transportador.Llevar los documentos de la carga.Solicitar informacin sobre estados de vas y seguridad de la zona.Verificar la cantidad de pedidos a entregar.Revisar el estado de los amarres sujetando la carga.

Qu hacer durante el recorrido?No deje abandonado el vehculo por ningn motivo.No exceda la velocidad permitida de 30km/hora.Parquear siempre en sitios autorizados.No de informacin a personas extraas.Tenga presente los sitios de alta peligrosidad.Informe a su compaa sobre las irregularidades que detecte en el recorrido.Si est en riesgo ubique el CAI ms cercano y espere instrucciones a seguir.

Que hacer en caso de varada?En lo posible estacinate bienAsegrate de que la carga se encuentra con seguro.Coloque la sealizacin.Verifique el motivo de la novedad.Informe a la compaa de transporte.Consultora no hizo pedido.Vigile el vehculo y la cargaCompare la urgencia de las entregas con el tiempo que se demore desvarndose.

Que hacer en caso de accidente?Asegrese de su bienestar y clmese.Comuniquese con las autoridades competentes.Evalue la situacin, de ser posible atienda a los heridos.Informe a la compaa de transporte (telfono, radio).Pida instrucciones a la compaa de transportes.Entregue la carga verificando su estado, contenido o inventario en caso de ser necesario.

Que hacer en caso de asalto?Observe todo con el mayor cuidado, y recuerde todos los detalles del suceso.Informe a la compaa de transporte tan pronto le sea posible.Denuncie a las autoridades el hecho y ocurrencia con la mayor brevedad.Espere las instrucciones que las autoridades le impartan y colabore con estas.Informe cualquierotra eventualidad adicional del hecho.No asuma riesgos.Permita que las autoridades sean quienes acten, ellas estn debidamente preparadas para sortear estos casos.

Como cargar y descargar producto terminado.

Antes de la carga

Porte el carnet de certificacin sobre el estado de su vehculo esttico, mecnico y elctrico.Porte la certificacin de haber recibido capacitacin en el manejo de productos de Belcorp.Sea siempre cortes con los funcionarios que suministra la carga, no pierda el control.Cumplir con el horario de cita de carga. Presntese 15 a 30 minutos antes de la cita.Presentar el vehculo para la carga totalmente limpio.El vehculo debe estar totalmente vaco (ningn elemento extrao).Presente el vehculo con su correspondiente orden de carga.Abstngase de llevar acompaantes que no estn involucrados en el proceso de distribucin.El vehculo debe estar libre de toda contaminacin (olores penetrantes).El piso del vehculo debe estar libre de clavos slidos, (punzones), resaltados de madera rotos, manchas de aceite, manchas de ACPM, residuos de cargas anteriores.El furgn debe estar en perfecto estado sin huecos o poros que permitan el paso de agua.El vehculo debe estar tanqueado y listo para el viaje.El sistema elctrico debe estar en perfecto estado (luces, parqueo, reserva, etc.)Los amarres deben ser los adecuados y estar en buen estado.Las llantas no deben ser los adecuados y estar en buen estado.Las puertas y compuertas deben estar en buen estado al igual que sus empaques.El vehculo debe tener: Equipo de carretera Extintor, botiqun, tacos, banderolas, llantas de emergencia, gata y manguera de aire.Recuerde que debe pagar la carga y descarga del vehculo, porte dinero suficiente.

En la cargaTenga muy claro su destino finalRevise si debe hacer paradas adicionales en el trayecto.Sin excepcin, debe presenciar la carga.Firme el recibo de la mercadera si todo coincidi, de lo contrario clarifique.

Salida del vehculoVerifique que porta toda la documentacin segn paradas a entregar.Verifique los sellos de seguridad.Confirme el da y hora de salida programada.Respete el da y hora programada.

En trnsito.De inmediato reporte cualquier incidente: varada, trancn, va cerrada, hurto.Parquearen sitios seguros.No se desvi de la ruta, cumpla su itinerario.No recoja personas extraas.No exceda la velocidad, conduzca con responsabilidad.NO lave ni haga mantenimiento a su vehculo en carretera.Entrega de los pedidos al cliente.Descargue en el mismo orden de la carga.Al momento de terminar dirjase con los documentos a la compaa de transporte y entregue el viaje.Informar sobre las novedades del reparto.Fjese muy bien y entregue nicamente en la direccin que aparece en la boleta de entrega.Seleccione muy bien los ayudantes, no permita que maltraten la mercadera.

No olvide.EL tiempo de entrega de cada viaje no debe exceder las 24 horas incluido la entrega de documentos e informacin de novedades.Importante: Boletas de entrega, Boletas de entrega Postventa, Boletas de recojo exitoso sin firma, no son vlidas para el respectivo pago, recuerde que las entregas son a personas adultas no a menores con identificacin.Reporte el pedido que no has ido entregado en las novedades que da a da se manejan.Informe sobre la novedad a su compaa de transporte.Entregue las cajas y AFP completos que se rechazaron por parte de la consultora.Entregue los documentos que soportan la devolucin.

Que hacer en caso de detencin por parte de las autoridades?Identifique le legitimidad de la autoridad.No se moleste por ningn motivo, mantenga la calma, estn cumpliendo con su deber.Solicite que le sea explicado el motivo de su detencin.Mientras se hacen las diligencias necesarias no descuide su vehculo y la carga.Siga las instrucciones impartidas para as superar esta eventualidad.Informe a la compaa de transporte sobre lo sucedido.

Que no hacer durante el viaje?No transite en horarios no autorizadosNo abandone kas rutas autorizadasNo recoja personas desconocidas.No incumpla las instrucciones dadas por la compaa de transporte.No cuente ni hable sobre el contenido de su cargamento.No olvide reportar las novedades a la compaa de transporte.No inicie su viaje si no est seguro de la calidad de sus amarres y sistemas de proteccin de la carga.

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