MANUAL DE SEGURIDAD INFORMATICA Y SEGURIDAD DE … · para la toma de decisiones en todos los...

MANUAL DE GERENCIA DE LA INFORMACION

FORMULACION CODIGO VERSION PAG

OFICINA ASESORA DE COMUNICACIONES Y SISTEMAS MA-SI 1.0 1

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

DAVID ARMANDO INSUASTI INSUASTI Jefe Oficina Asesora de Comunicaciones y Sistemas


BERNARDO OCAMPO MARTINEZ Gerente

MANUAL DE GERENCIA DE LA

INFORMACIÓN

VERSIÓN 2.0

San Juan de Pasto

2015








MANUAL DE GERENCIA DE LA INFORMACIÓN

PASTO SALUD E. S. E.

ELABORADO POR:

EQUIPO OFICINA ASESORA DE COMUNICACIONES Y SISTEMAS

SAN JUAN DE PASTO 2015








TABLA DE CONTENIDO

RESOLUCIÓN No 0275 DE 15 DE JULIO DE 2015 ............................................... 5

CONTROL DE CAMBIOS ....................................................................................... 7

INTRODUCCIÓN .................................................................................................... 8

1. OBJETIVOS ....................................................................................................... 9

1.1 OBJETIVO GENERAL...................................................................................... 9

1.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS ............................................................................ 9

1.3 ALCANCE ...................................................................................................... 10

1.4 RESPONSABILIDADES .................................................................................. 10

2. MARCO LEGAL ................................................................................................ 11

3. MARCO CONCEPTUAL.................................................................................... 13

3.1 PLAN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL .................................................. 13

3.2 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS ........................................ 13

3.3 SEGURIDAD EN LA INFORMACIÓN ............................................................ 13

3.4 ESTRUCTURA ORGÁNICA DE LA EMPRESA ............................................. 14

3.5 MAPA DE PROCESOS .................................................................................. 15

4. GERENCIA DE LA INFORMACIÓN ................................................................. 16

4.1 ENFOQUE DESDE LA CALIDAD PARA LA GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN

.............................................................................................................................. 16

4.1.1 Recolección y Consolidación de la Información. ......................................... 16

4.1.2 Entrega de la información ............................................................................ 16

4.1.3 Implementación e Implantación del Sistema de Información ....................... 17

4.1.4 Seguridad de la información ........................................................................ 18








4.1.5 Análisis y Verificación de la Información ...................................................... 18

4.2 MECANISMOS PARA LA IDENTIFICACIÓN DE NECESIDADES DE

INFORMACIÓN. .................................................................................................... 19

4.2.1 Clientes Externos ........................................................................................ 19

4.2.2 Clientes Internos ......................................................................................... 21

4.3 PROCEDIMIENTOS PARA EL REGISTRO, CAPTURA DE DATOS Y

CONSOLIDACIÓN SISTEMÁTICA DE LA INFORMACIÓN. ................................. 22

4.3.1 Recolección ................................................................................................. 23

4.3.2 Captura ........................................................................................................ 23

4.3.3 Interfaces Automáticas ................................................................................ 23

4.3.4 Procesos Informáticos ................................................................................. 24

4.3.5 Almacenamiento .......................................................................................... 24

4.5 MECANISMOS PARA LA SOLICITUD Y ENTREGA DE LA INFORMACIÓN.

.............................................................................................................................. 25

4.5.1 Solicitud de la Información .......................................................................... 25

4.5.2 Priorización en las Solicitudes de Información ............................................ 26

4.5.3 Consolidación de requerimientos de Información ........................................ 26

4.5.4 Evaluación de la Calidad de la Información ................................................. 26

5 GLOSARIO ........................................................................................................ 28

ANEXOS ............................................................................................................... 30








RESOLUCIÓN No 0275 DE 15 DE JULIO DE 2015








CONTROL DE CAMBIOS

CONTROL DE CAMBIOS

E: Elaboración del documento.

M: Modificación de del documento

X: Eliminación del documento.

Ve

rsió

n

CONTROL DE

CAMBIOS AL

DOCUMENTO

INFORMACION DE CAMBIOS Acto

Administrativo de

Adopción E M X

Actividades o

Justificación Elaboró / Actualizó

1.0

ELABORACIÓN

DEL MANUAL DE

GERENCIA DE LA

INFORMACION

X

Justificación: La

empresa requiere dar

lineamientos en la

identificación de las

necesidades de

información y

procesamientos

informáticos al interior de

las unidades funcionales

en especial aquellas que

tiene que ver con el

proceso de atención al

cliente.

CORINA MARCELA

CORTES DELGADO

Técnica Operativa

WILLIAM RICARDO

MONTENEGRO GUEVARA

Jefe Oficina Asesora de

Comunicaciones y Sistemas

Resolución No.

1613 del 10 de

Septiembre del

2012

2.0

ACTUALIZACIÓN

DEL MANUAL DE

GERENCIA DE LA

INFORMACIÓN.

X

Justificación: Se

requiere actualizar los

procesos y lineamientos

basados en el uso de

nuevas herramientas

tecnológicas.

DAVID ARMANDO

INSUASTI INSUASTI


Comunicaciones y Sistemas

Resolución No.

XXXXXXXXXXXXX

XXXXXXXXXX








INTRODUCCIÓN

La Gerencia y gestión de la Información es un activo intangible que constituye la

antesala de la gestión del Conocimiento, centrada en facilitar y gestionar la

información relacionada con el tema de interés, para ser consultada en cualquier

medio, momento y lugar, por lo tanto es acertado afirmar que la Información es un

elemento vital en la pirámide de actividades, factores y elementos que hacen que

una organización sea exitosa.

Actualmente disponer de información no es un problema, la principal dificultad

radica esencialmente en la calidad de la información, entendiendo por calidad, la

veracidad, fiabilidad, precisión y pertinencia de la información final que necesita

una empresa para la toma de decisiones.

Desarrollar una adecuada gerencia de la información no solo ahorra tiempo, costo

y esfuerzo, sino que apalanca todos y cada uno de los procesos definidos en el

direccionamiento estratégico de la empresa.

Con base en lo anterior, el presente documento define las directrices, procesos y

procedimientos para la adecuada Gerencia de la Información en Pasto Salud

E.S.E.








1. OBJETIVOS

1.1 OBJETIVO GENERAL

Gestionar en forma estandarizada los requerimientos de información de los

clientes internos y externos integrando la información administrativa y asistencial

generada en Pasto Salud E.S.E

1.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Explicar cuáles son las políticas de seguridad que enmarcan la

confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información.

Identificar y describir la caracterización de los mecanismos para la

identificación y respuesta efectiva de las necesidades de información del

cliente interno y externo.

Definir las fuentes de información, mecanismos de registro, captura y

procesamiento de datos, consolidación sistemática y análisis de la

información para su posterior transmisión, difusión.

Describir las necesidades de información del cliente interno y externo que la

requieren y realizar la entrega de información válida, confiable y oportuna

para la toma de decisiones en todos los niveles de la organización.

Definir un cronograma para la entrega de información de manera oportuna

al cliente interno y externo de la empresa.








1.3 ALCANCE

Este documento identifica los mecanismos de registro, captura y consolidación de

los datos, definiendo sus fuentes a las que se accede mediante procesos

informáticos para responder de manera oportuna a las necesidades de

información del cliente interno y externo.

1.4 RESPONSABILIDADES

En general, los responsables del velar por el manejo adecuado de la Información

son todas las personas que hacen parte del Talento Humano de Pasto Salud

E.S.E

Gerente.

Subgerente Financiero y Comercial.

Subgerente de Salud e Investigación.

Jefe de la Oficina Asesora de Planeación.

Jefe Oficina Asesora de Comunicaciones y Sistemas

Jefe de Oficina Asesora Jurídica.

Jefe Oficina de Talento Humano.

Jefe Oficina de Control Interno.

Secretaria General.

Directores Operativos de Red.








2. MARCO LEGAL

Ley 23 de 1982. Derechos de autor.

Ley 527 de 1999. Por medio de la cual se definen y reglamenta el acceso y uso de

los mensajes de datos, del comercio electrónico y las firmas digitales y se

establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones.

Resolución 1995 de 1999. Por la cual se establecen normas para el manejo de la

Historia Clínica.

Ley 594 de 2000. Por medio de la cual se dicta la ley general de archivos y se

dictan otras disposiciones.

Ley 603 de 2000. Disposición del informe anual de Gestión presentado por los

administradores de las sociedades comerciales, deberán incluir entre otros el

estado de cumplimiento de las normas sobre propiedad intelectual y derechos de

autor.

ISO 27001 del mes de Octubre del 2005: Sistema de Gestión de la seguridad de la

información.

Decreto 1011 de 2006. Por el cual se establece el Sistema Obligatorio de Garantía

de Calidad de la Atención de Salud del Sistema General de Seguridad Social en

Salud.

Resolución No 1043 de 2006. Por la cual se establece las condiciones que deben

cumplir los Prestadores de Servicios de Salud para habilitar sus servicios e

implementar el componente de auditoría para el mejoramiento de la calidad de la

atención y se dictan otras disposiciones.

Resolución No 1446 de 2006. Por la cual se define el Sistema de Información para

la Calidad y se adoptan los indicadores de monitoria del Sistema Obligatorio de

Garantía de Calidad de la Atención en Salud.








Resolución No 1445 de 2008. Por la cual se definen las funciones de la Entidad

Acreditadora y se adoptan otras disposiciones.

Ley No 1273 de 2009. Por medio de la cual se modifica el código penal, se crea un

nuevo bien jurídico tutelado - denominado "de la protección de la información y de

los datos"· y se preservan integralmente los sistemas que utilicen las tecnologías

de la información y las comunicaciones.








3. MARCO CONCEPTUAL

3.1 PLAN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL

Aprobado mediante acuerdo No. 004 del 4 de Febrero de 2013 por la Junta

Directiva de Pasto Salud E.S.E., es el documento marco de la planeación

estratégica de la organización. Desarrollado en conjunto con el Talento Humano,

éste documento enmarca los propósitos y objetivos conjuntos con los cuales Pasto

Salud E.S.E. define los ejes estratégicos y operativos, así como las principales

metas a cumplir en el periodo 2012-2016. El documento se encuentra disponible

en el sitio web de la organización www.pastosaludese.gov.co

3.2 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

Definen las actividades encaminadas a garantizar que Pasto Salud E.S.E. cuente

con un direccionamiento estratégico articulado con las necesidades de los grupos

de interés y que permitan alcanzar resultados institucionales positivos con base en

el mejoramiento continuo de la calidad. La descripción cada proceso se encuentra

disponible en la página web de la institución: www.pastosaludese.gov.co

3.3 SEGURIDAD EN LA INFORMACIÓN

Estas políticas definen los objetivos y principios de la seguridad de la información

en Pasto Salud E.S.E., las cuales son de obligatorio conocimiento y cumplimiento

por el Talento Humano de la entidad. Cada una de estas políticas está consignada

de manera clara, completa y detallada en el Manual de Gestión de Seguridad

Informática y Seguridad de la Información, versión 2.0 aprobado mediante

Resolución N° 0180 del 15 de Mayo de 2015. El documento puede ser consultado

en la página web de la institución www.pastosaludese.gov.co y en el servidor

documental.

http://www.pastosaludese.gov.co/










3.4 ESTRUCTURA ORGÁNICA DE LA EMPRESA








3.5 MAPA DE PROCESOS








4. GERENCIA DE LA INFORMACIÓN

4.1 ENFOQUE DESDE LA CALIDAD PARA LA GESTIÓN DE LA

INFORMACIÓN

A continuación se describen los procedimientos que conforman el proceso de

gerencia y gestión de la información en la empresa: Ver Anexo 1 Proceso

Gerencia de la Información.

4.1.1 Recolección y Consolidación de la Información.

Identificar las fuentes de la información y los instrumentos de recolección.

Identificar los métodos de captura y validación de los datos.

Capturar la información.

Procesar la información.

Realizar la consolidación.

Clasificar la información.

Automatizar o sistematizar la información.

Validar la información.

Generar bases de datos.

Educar al usuario.

Ver Anexo 2: Procedimiento Recolección y Consolidación de la información.

4.1.2 Entrega de la información

Recepcionar los requerimientos de solicitudes de información

Clasificar los requerimientos de información

Priorizar la información para su generación y entrega








Generar la información solicitada

Validar la consistencia de la información

Remitir la información según los requerimientos

Verificar si existen variaciones inesperadas de la información detectadas en

el comparativo de los datos.

Entregar la información en el medio solicitado y en los tiempos establecidos.

Archivar la documentación generada

Ver Anexo 3: Procedimiento Entrega de la información.

4.1.3 Implementación e Implantación del Sistema de Información

Identificar Necesidades de Información

Consolidar y priorizar las necesidades de información

Determinar o identificar las fuentes de información

Determinar si la información puede ser sistematizada o física

Parametrizar la información: Información sistematizada e Información física

Indagar diferentes tecnologías para la sistematización de la información

Establecer si la sistematización de la información es factible

Elaborar proyecto de inversión

Gestionar la viabilidad del proyecto.

Armar el paquete precontractual

Ejecutar las labores técnicas para la sistematización de la información

Realizar pruebas de la información sistematizada

Validar la información sistematizada

Capacitar a los usuarios de la información y clientes respecto a su manejo








Ver Anexo 4: Procedimiento Implementación e implantación del Sistema de

Información.

4.1.4 Seguridad de la información

Inventariar la Información que se genera y recibe en la institución.

Priorizar el grado de seguridad de la información.

Definir plan de seguridad de la información.

Desplegar el Plan de seguridad de la información.

Ejecutar el Plan de Seguridad de la Información.

Hacer seguimiento al Plan de Seguridad de la Información.

Implementar Acciones de mejoramiento.

Ver Anexo 5: Procedimiento Seguridad de la Información.

4.1.5 Análisis y Verificación de la Información

Realizar la entrega de la información a las dependencias dueñas de los

procesos que intervienen en la generación de la misma

Realizar el análisis y verificación de la información recibida

Revisar el informe de inconsistencias.

Presentar informe validado

Ver Anexo 6: Procedimiento Análisis y Verificación de la Información








4.2 MECANISMOS PARA LA IDENTIFICACIÓN DE NECESIDADES DE

INFORMACIÓN.

La Empresa Social del Estado Pasto Salud cuenta con diversos mecanismos para

identificar las necesidades de información tanto de clientes internos como clientes

externos. A continuación se describe de manera general cada una de ellas:

4.2.1 Clientes Externos

Plan General de informes

Es un inventario general de la información misional y administrativa que Pasto Salud E.S.E está en obligación de reportar a los diferentes entes del orden municipal, departamental y nacional. Necesidades detectadas: En esta matriz se describen los informes a entrega, la entidad a quien reportar, cual es el requerimiento normativo y legal, fecha de entrega, periodicidad, forma de presentación, responsables de la generación de la información y las dependencias involucradas. El plan General de Informes se aprobó mediante Resolución No. 0056 del 13 de Febrero de 2015 y está disponible para su consulta en la página web de la institución: www.pastosaludese.gov.co Responsables: Todas las dependencias de Pasto Salud E.S.E.

Encuesta de medición de nivel de satisfacción de usuarios

Metodología de medición, evaluación y medición de la prestación de servicios de salud en las IPS de la ESE Pasto Salud. Se definen aspectos de los procesos misionales y de apoyo en la entidad.

Necesidades detectadas: En este mecanismo es posible valorar que y con qué atributos debe salir la información en las diferentes fases del proceso de atención, imagen institucional, posicionamiento ya que se valora la completitud, claridad, oportunidad y calidad de la información transmitida al usuario en el servicio recibido. Responsable: Oficina de Atención al Usuario.









Foro electrónico y sala de chat

Es una herramienta electrónica disponible a través de la página web que permite una interacción directa entre la comunidad y la organización. Necesidades detectadas: Solicitudes generales de tipo asistencial y administrativo, dudas y preguntas sobre la prestación de servicios de salud y actividades asistenciales y administrativas en general. Responsable: Oficina de Atención al Usuario.

Formulario electrónico de solicitudes de peticiones de quejas y

reclamos

Es un proceso electrónico a través de la página web que permite interoperabilidad entre la empresa y el cliente externo de manera continua. Necesidades detectadas: Solicitudes generales de tipo asistencial y administrativo, quejas en la prestación de servicios de salud y reclamos en la atención de los profesionales y personal administrativo y asistencial en general. Responsable: Oficina de Atención al Usuario.

Contratos de prestación de servicios de salud

Es un acuerdo que permite garantizar la adecuada prestación de los servicios de salud de los afiliados. Dentro de estos contratos existen clausulas específicas por parte del contratista que debe cumplir con respecto a la entrega oportuna de información como resultado de la prestación de servicios de salud de la población contratada. Necesidades detectadas: Además de todos los informes que por normatividad lo exigen los entes de control, la empresa se compromete a entregar información específica de manera periódica para la gestión de estas entidades. Responsables: Gerencia, Subgerencia Financiera y comercial, Subgerencia de Salud e Investigación, Oficina Jurídica.








Solicitudes y oficios

Son requerimientos formales a través de oficio, correo electrónico que presenta la ciudadanía en general, comunidades, proveedores, instituciones educativas, de seguridad e investigación; donde se manifiestan requerimientos referentes a la prestación de servicios de salud a la población del municipio de Pasto y la gestión de la empresa o información específica de pacientes. Necesidades detectadas: Requerimientos administrativos, financieros y de prestación de servicios. Responsables: Gerencia, Subgerencia Financiera y comercial, Subgerencia de Salud e Investigación, Oficina Asesora de Planeación y Oficina Asesora de Comunicaciones y Sistemas.

Auditorías

Mecanismo de monitoreo y seguimiento a procesos de direccionamiento estratégico, misionales y de apoyo a la gestión de la Pasto Salud E.S.E que realizan entidades de control, EPS, aseguradoras, entre otras. Necesidades detectadas: Es posible detectar hallazgos relacionados con el tratamiento y reporte de la información en los servicios de salud de la entidad, procesos administrativos, etc. Responsables: Entidades de Vigilancia y Control, EPS.

4.2.2 Clientes Internos

En la identificación de necesidades de información de clientes internos contamos con los siguientes mecanismos principales.

Solicitudes y oficios

Son requerimientos formales a través de oficio, correo electrónico que presentan otras dependencias y oficias de Pasto Salud E.S.E, donde se manifiestan requerimientos referentes a la prestación de servicios de salud, facturación, gestión de la empresa o información específica de pacientes. Necesidades detectadas: Requerimientos administrativos, financieros y de prestación de servicios.








Responsable del mecanismo: Gerencia, Subgerencia Financiera y comercial, Subgerencia de Salud e Investigación, Oficina Asesora de Planeación y Oficina Asesora de Comunicaciones y Sistemas.

Encuestas y evaluaciones

Son consultas y mediciones que se realizan al Talento Humano de Pasto Salud E.S.E con el objetivo de levantar información en temas como: Necesidades de capacitación, clima laboral, entre otros. Necesidades detectadas: Requerimientos administrativos, financieros y de prestación de servicios. Responsable del mecanismo: Gerencia, Subgerencia Financiera y comercial, Subgerencia de Salud e Investigación, Oficina Asesora de Planeación y Oficina Asesora de Comunicaciones y Sistemas.

Auditorías Internas

Mecanismo de monitoreo y seguimiento a los procesos institucionales, MECI, PAMEC, etc. Necesidades detectadas: Es posible detectar hallazgos relacionados con la ejecución de cada uno de los procesos de las áreas de Pasto Salud E.S.E. y autoevaluaciones de los cumplimientos a planes o requerimientos normativos. Estos mecanismos generan un informe de hallazgos, resultados u oportunidades de mejora identificadas que conllevan a implementar estrategias para el manejo y administración eficaz de la calidad de la información en la entidad Responsable del mecanismo: Oficina de Control Interno y Oficina de Calidad.

4.3 PROCEDIMIENTOS PARA EL REGISTRO, CAPTURA DE DATOS Y

CONSOLIDACIÓN SISTEMÁTICA DE LA INFORMACIÓN.

Los datos que Pasto Salud E.S.E genera se ven expuestos a diferentes procesos

desde el momento en que son capturados hasta la entrega definitiva para la toma

de decisiones. Por lo general los datos se capturan, se almacenan, se procesan y

se presenta el resultado como información. Existen algunas actividades para








garantizar la calidad de la misma, pero también se requiere sensibilizar al Talento

Humano quien está generando, consultado y manipulando la información, acerca

de la importancia de la disponibilidad, integridad, veracidad y protección de la

misma.

4.3.1 Recolección

La recolección de datos se refiere al uso de técnicas y herramientas que son

utilizadas para recoger datos los cuales formaran parte del sistema de

información. En Pasto Salud E.S.E, se puede hacer uso de varios instrumentos

como entrevistas, encuestas, formularios, formatos y libros electrónicos que

permiten al personal que labora realizar el registro de los mismos. La empresa

tiene categorizado y clasificado estos documentos mediante una codificación

estandarizada, cada uno de estos documentos antes mencionados están

aprobados por la oficina de Planeación de la empresa. Los mencionados

documentos forman parte de cada uno de los procesos de la empresa.

4.3.2 Captura

La digitación en el sistema de información de Pasto Salud E.S.E es el proceso

manual de transcribir los datos, que son proporcionados en forma directa por los

usuarios, en un formulario o registro electrónico.

El sistema de información realiza algunas validaciones previas de los datos en el

momento de la digitación, de tal manera que éste sea el punto inicial de validación

de los datos que se están incorporando al sistema.

4.3.3 Interfaces Automáticas

Son herramientas de software desarrolladas para la comunicación y lectura de

datos desde otros dispositivos los cuales son interpretados en código de software

para ser mostrados en monitores.

En Pasto Salud E.S.E. se tiene implementado una interfaz entre el sistema de

información SIOS y algunas maquinas de laboratorio clínico, las cuales generan

resultados, el sistema de información lee los datos entregados por estas máquinas

y son almacenado en la base de datos de SIOS para luego ser consultados.

http://www.monografias.com/trabajos11/basda/basda.shtml

http://www.monografias.com/trabajos6/juti/juti.shtml

http://www.monografias.com/trabajos11/contrest/contrest.shtml

http://www.monografias.com/trabajos7/sisinf/sisinf.shtml








Además se tienen otros elementos como escáner, tabletas para la firma

electrónica que son de uso frecuente por el usuario y que capturan y almacenan

información en el sistema de información.

4.3.4 Procesos Informáticos

Para la gestión de la información al interior del sistema de información, Pasto

Salud E.S.E realiza los siguientes procesos:

Actualización: Consiste en el registro primario del dato, la modificación y la

eliminación.

Validación: Consiste en la verificación de los datos registrados con

respecto a su definición, estructura, características y rango de valores.

Administración de los datos: Consiste en la conservación, organización,

depuración o eliminación de la información en las bases de datos y en el

establecimiento de los niveles de control, acceso y seguridad de los datos.

Transferencia de datos: Consiste en el envío de los datos, utilizando un

medio de comunicación magnético o electrónico, que permite la

actualización de los mismos entre las diferentes entidades.

Disposición de información: Consiste en la oferta de información de

dominio público en medios masivos de comunicación, página web, etc.

4.3.5 Almacenamiento

La información es consolidada y almacenada en una estructura de información

denominada bases de datos. La unidad típica de almacenamiento son los discos

magnéticos o discos duros de los servidores de los que dispone Pasto Salud

E.S.E.

El sistema de información SIOS consolida todos los datos de los diferentes

módulos que permiten su captura en las siguientes bases de datos:

Sios: Almacena todos los datos de los módulos asistenciales, facturas de

ventas de servicios y los registros clínicos de los pacientes.








Génova: Almacena todos los datos de los módulos financieros.

Nomina: Almacena todos los datos del módulo de nomina.

Pasto Salud E.S.E también cuenta con otros sistemas de información los cuales

consolidan y almacenan información en bases de datos diferentes de SIOS. Entre

ellos están:

Sica Web: Sistema de información de correspondencia y archivo.

Spark: Sistema de mensajería instantánea.

Correo electrónico: Buzón de mensajes de uso institucional.

Citologías: Información de toma de muestras de citologías.

Vacunación: Base de datos de Vacunación.

Maternas: Base de datos de Maternas

4.5 MECANISMOS PARA LA SOLICITUD Y ENTREGA DE LA INFORMACIÓN.

4.5.1 Solicitud de la Información

Es un requerimiento de información pública que se encuentren en los archivos de

la empresa ya sea en medio físico o magnético. La solicitud de la información

puede ser realizada por cualquier persona interna o externa a la empresa,

acreditando algún tipo de interés y uso de la misma.

Las solicitudes de información se deben realizar de manera formal mediante un

oficio el cual es enviado de manera física o magnética a través de mensajería o

correo electrónico. Existen solicitudes de información las cuales ya se encuentran

estipuladas en documentos legales como contratos o normatividad que obligan a

la Empresa cumpla con la entrega de información solicitada.








4.5.2 Priorización en las Solicitudes de Información

La priorización de las diversas solicitudes de información tanto del cliente interno

como externo se realizan siguiendo la siguiente secuencia de actividades:

Recepcionar las solicitudes y/o requerimientos a través de los siguientes

medios: web, correo electrónico y teléfono.

Priorizar las solicitudes y/o requerimientos de los usuarias y usuarios, según

el impacto y prioridad.

Escalar las solicitudes y/o requerimientos al área correspondiente cuando

éstas no puedan ser resueltas en un primer nivel del servicio.

Seguimiento, control y cierre de las solicitudes y/o requerimientos de las

usuarias y usuarios.

4.5.3 Consolidación de requerimientos de Información

Con el fin de estandarizar requerimientos de información para el cliente interno y

externo Pasto Salud E.S.E. cuenta con el Plan General de informes el cual define

de manera clara los interesados, fechas de entrega, periodicidad, tipo de

información y medios en los cuales estos requerimientos son reportados. Cada

informe tiene sus propias características de forma y presentación y la Oficina

responsable de su consolidación. El Plan General de Informes está disponible

para consulta en www.pastosaludese.gov.co

4.5.4 Evaluación de la Calidad de la Información

La evaluación de la calidad de la información busca reducir los costos asociados al

reprocesamiento de información, trámites de actualización y a la pérdida de

oportunidad en el reporte y uso de la misma. Cada oficina generadora de

información debe ser la responsable de la confiabilidad y calidad del dato

reportado. Además, las otras áreas y oficinas de Pasto Salud E.S.E. que requieran

hacer alguna validación adicional deberán solicitarlo mediante oficio para que el

requerimiento de la información sea tramitado por el responsable. Cada

responsable de la consolidación y reporte de la información tiene la opción de









solicitar una revisión previa por otras áreas de la organización. De esta forma, las

diferentes áreas de Pasto Salud E.S.E trabajan en conjunto para generar

información de calidad.








5 GLOSARIO

Información: Son datos procesados y organizados para generar conocimiento

y que puede estar impresa en papel, almacenada electrónicamente,

transmitida por correo electrónico o utilizando medios magnéticos o

presentada en imágenes, la cual puede ser almacenada y consultada y

siempre debe ser protegida en forma adecuada.

Confidencialidad: Garantizar que la información es accesible solo para

aquellos usuarios autorizados a tener acceso.

Disponibilidad: Garantizar que los usuarios autorizados tienen acceso

cuando lo requieran a la información y sus activos asociados.

Efectividad: Máxima productividad de los recursos asignados para agregar

valor a los servicios prestados a la comunidad.

Eficiencia: Debe recopilarse solamente la información que sea útil para la

evaluación y mejoramiento de la calidad de la atención en salud y debe

utilizarse la información que sea recopilada.

Focalización: La información estará concentrada en transmitir los conceptos

fundamentales relacionados con los procesos de toma de decisiones de los

usuarios para la selección de EAPB y de Institución Prestadora de Servicios

de Salud de la red con base en criterios de calidad.

Gradualidad: La información que debe entregarse será desarrollada e

implementada de manera progresiva en lo relacionado con el tipo de

información que se recolectará y se ofrecerá a los usuarios.

Integridad: Garantía de la exactitud y el contenido completo de la información

y los métodos de su procesamiento.

Oportunidad: Prestar los servicios cuando el usuario lo necesite, sin retrasos

injustificados.








Responsabilidad: Cumplimiento de los deberes y compromisos con los

usuarios y demás grupos de interés.

Seguridad de la Información: Preservación de la confidencialidad, integridad

y disponibilidad de la información.

Sencillez: La información se presentará de manera que sea comprendida y

asimilada por la población.

Validez y confiabilidad: La información será válida en la medida en que

efectivamente presente aspectos centrales de la calidad y confiable en cuanto

mide calidad en todas las instancias en las cuales sea aplicada.

Integridad: Exactitud y plenitud de los sistemas de información y sus recursos

relacionados, limitando la gestión sobre los mismos a personas autorizados y

programas de aplicación aprobados y autorizados, protegiéndolos contra

pérdida, destrucción o modificaciones accidentales o intencionales.

Recurso Informático: Elementos informáticos (base de datos, sistemas

operacionales, redes, equipos de computo, sistemas de información y

comunicaciones) que facilitan servicios informáticos.

Procesos informáticos: Son los procesos que tienen relación directa con los

servicios que se prestan a los usuarios de los sistemas de información y sus

tecnologías relacionadas, procesos que consisten en tomar un insumo,

agregarle valor y generar un producto que satisface a un cliente interno o

externo.

Privacidad: Evitar que trascienda a terceras personas información de Pasto

Salud E.S.E., referida a individuos, protegiendo a los mismos contra la

divulgación indebida de su información personal y protegiendo la

responsabilidad de la empresa sobre este tipo de divulgaciones.








ANEXOS








Anexo 1. Proceso: Gerencia de la Información

MANUAL DE PROCESOS CARACTERIZACION DEL PROCESO

Y PROCEDIMIENTOS NIVEL CÓDIGO NOMBRE

CÓDIGO MA-PP 1. MACROPROCESO MP-ADM SOPORTE ADMINISTRATIVO

VERSIÓN 5.0 2. PROCESO PR-GI GERENCIA DE LA INFORMACION

Gestionar las técnicas y mecanismos para la recolección, clasificación, procesamiento, validación y análisis de la información necesarias para mantener un Sistema de Información que garantice

OBJETIVO DEL PROCESO: confiabilidad,

Validez, oportunidad, facilidad de acceso, confidencialidad y seguridad, respondiendo a todas las necesidades de los Usuarios internos y externos.

RESPONSABLES / LIDERES DE PROCESO Jefe Oficina Asesora de Comunicaciones y Sistemas, Referente Estadísticas Vitales, Referente Sivigila.

PROVEEDOR(ES) O SALIDAS USUARIOS, CLIENTES

No. ENTRADAS DEL PROCESO

PROCEDIMIENTOS MEDIDAS DE CONTROL RESULTADO ESPERADO DEL (Indicar Usuarios y sus

PROCESOS QUE ENTREGAN

PROCEDIMIENTO necesidades y expectativas)

Información que se genera en la empresa,

1 Usuarios, todos los procesos de la requerimientos de solicitudes de información, Recolección y consolidación de la Validar la información. Bases de datos con información Usuarios, Todos los procesos

empresa necesidades de información, bases de datos y archivos Información. consolidada de la empresa

de usuario final

Validar la consistencia de la

Bases de datos con información

Información que se genera en la empresa, consolidada, Información Usuarios, Todos los procesos

información, verificar si existen

Usuarios, Todos los procesos de la requerimientos de solicitudes de información, validada, Sistema de de la empresa, Secretaria

2 Entrega de Información variaciones inesperadas de la

empresa, IPS de la red de prestadores. necesidades de información, bases de datos y archivos Información, Copias de Municipal de Salud. Instituto

información detectadas en el

de usuario final seguridad o copias de respaldo Departamental de Salud. DANE

comparativo de los datos.

de la información.









Información que se genera en la empresa, consolidada, Información

3 Usuarios, Todos los procesos de la requerimientos de solicitudes de información, Implementación e Implantación Validar la información validada, Sistema de Usuarios, Todos los procesos

empresa necesidades de información, bases de datos y archivos del sistema de información. sistematizada Información, Copias de de la empresa

de usuario final seguridad o copias de respaldo

de la información.


Información que se genera en la empresa, consolidada, Información

4 Todos los procesos de la empresa requerimientos de solicitudes de información, Seguridad de la Información. Hacer seguimiento al plan de validada, Sistema de Todos los procesos de la

necesidades de información, bases de datos y archivos seguridad de la información. Información, Copias de empresa.

de usuario final seguridad o copias de respaldo

de la información.

IDENTIFICACION DE RECURSOS PARA LA EJECUCION DEL PROCESO

TALENTO HUMANO AMBIENTE FISICO

RECURSOS TECNOLÓGICOS DOCUMENTOS

(Manuales, Guías, Protocolos, Otros)

Profesionales Universitarios de Sistemas Manual de Gerencia de la Información,

Técnicos Estadísticos, Técnicos Administrativos

Infraestructura Física Tecnologías de información y comunicaciones

Manual de Seguridad Informática y de la

en sistemas, Referente Estadísticas Vitales,

Información.

Referente Sivigila.








Formatos para registros de acuerdo a lo indicado en cada procedimiento.

IDENTIFICACION DE INDICADORES PARA EL MONITOREO DEL PROCESO

No. NOMBRE INDICADOR VARIABLES

FUENTE INFORMACION FORMULA Y RANGO (MINIMO Y MAXIMO)

PERIODICIDAD FICHA

TECNICA

1 Calidad del Registro del Dato Numero de errores por registro de información, Numero Sistemas de Bases de Datos, (Numero de errores por registro de información/Número total de Mensual Manual de

total de registros en bases de datos RUAF, SIVIGILA

registros de bases de datos)*100, RANGO: 0-100 Indicadores

2 Porcentaje de Solicitudes Información Solicitudes de Información presentadas, Solicitudes de Solicitudes de información (Solicitudes de información presentadas/Solicitudes de Información Mensual Manual de

Resueltas información resueltas priorizadas

resueltas)*100, RANGO: 0-100 Indicadores

Sistema de Información, fichas de

3 Porcentaje de oportunidad en el reporte Número de reportes notificado oportunamente, Número notificación en las IPS, software Número de reportes notificado oportunamente/Número total de Mensual Manual de

de la información total de reportes. sivigila versión 2012, archivos reportes multiplicado por 100, RANGO: 0-100

Indicadores

planos.

4 Funcionalidad del sistema de Número de requerimientos implementados, Número total Actas de reunión, soportes de la (Número de requerimientos implementados/Número total de

Anual Manual de

información de requerimientos planteados validación.

requerimientos planteados)*100, RANGO:0-100 Indicadores

5 Porcentaje de Ejecución de Copias de Número de Copias de seguridad Realizadas; Número de Sistema de Información (Número de copias de seguridad Realizadas/Número de Copias de Mensual Manual de

Seguridad Copias de Seguridad Programadas. Seguridad Programadas)*100, RANGO:0-100 Indicadores

6 Porcentaje de Actualización de claves Número de Claves de usuarios actualizadas, Número Sistema de Información

(Número de claves de usuario actualizadas /Número Total de Trimestral Manual de

usuario Total de Usuarios Usuarios)*100, RANGO:0-100

Indicadores

Oportunidad en el ingreso de Numero de formatos de Nacidos ingresados con

Número de formatos de Nacidos ingresados con oportunidad (hasta

oportunidad (hasta 24 horas) en el aplicativo

Manual de

7 información del formato de Nacido Vivo Urgencias , Consulta Externa 24 horas) en el aplicativo RUAF / Total de certificados de Nacido Vivo Semanal

RUAF,Total de certificados de Nacido Vivo ingresados a Indicadores

en el aplicativo RUAF la Web. ingresados a la Web.*100, RANGO: Máximo 20 horas.

Oportunidad en el ingreso de los

Numero de formatos de Defunción ingresados con Número de formatos de Defunción ingresados con oportunidad (hasta Manual de

8 oportunidad (hasta 24 horas) en el aplicativo RUAF, Urgencias , Consulta Externa 24 horas) en el aplicativo RUAF/ Total de certificados de Defunción Semanal

certificados de Defunción. Indicadores

Total de certificados de Defunción ingresados a la Web. ingresados a la Web.* 100, Máximo 24 horas








Numero de certificados de Nacido Vivo y Defunción Numero de certificados de Nacido Vivo y Defunción mal diligenciados Manual de

9 Registros ingresados con errores. mal diligenciados, Total de certificados de Nacido Vivo y Urgencias , Consulta Externa / Total de certificados de Nacido Vivo y Defunción ingresados a la Semanal

Indicadores

Defunción ingresados a la Web. Web.* 100, RANGO: UNA SEMANA

10 Porcentaje de oportunidad en el reporte Numero de eventos notificados oportunamente / Detección, notificación del evento Numero de eventos notificados oportunamente / Numero de eventos Semanal Manual de

de notificación de los eventos Numero de eventos captados de vigilancia en salud publica captados Indicadores

REQUISITOS Constitución Política de Colombia, Ley 100 de 1993, Ley 1341 del 30 de Julio de 2009,ISO IEC 2000, ISO IEC 27001, Manual de Gerencia de la Información, Manual de estándares de acreditación, Resolución 123 de

NORMATIVOS 2012 del Ministerio de Salud y Protección Social, Ley 1273 de 2009, Ley 23 de 1982, Norma ISO IEC 27001 de 2005, Manual de COBIT.

ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ:

HENRY LUIS RODRÍGUEZ, Jefe Oficina Asesora de Comunicaciones y Sistemas HENRY LUIS RODRÍGUEZ BERNARDO OCAMPO MARTÍNEZ

LIDIA DESCANCE, Enfermera Jefe Oficina Asesora de Comunicaciones y Sistemas Gerente








Anexo 2. Procedimiento: Recolección y Consolidación de la Información

MANUAL DE PROCESOS DOCUMENTO DE PROCEDIMIENTO

NIVEL CÓDIGO

NOMBRE

Y PROCEDIMIENTOS

1. MACROPROCESO MP-ADM SOPORTE ADMINISTRATIVO

CÓDIGO MA-PP 2. PROCESO PR-GI GERENCIA DE LA INFORMACIÓN

VERSIÓN 5.0 3. PROCEDIMIENTO GI-PD54 RECOLECCIÓN Y CONSOLIDACIÓN DE LA INFORMACIÓN

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Realizar el tratamiento de la información que se genera en la empresa

LIDER DEL PROCEDIMIENTO Jefe de la Oficina Asesora de Comunicaciones y Sistemas

REQUERIMIENTOS / ENTRADAS Información que se genera en la empresa PROVEEDORES DEL Usuarios, Todos los procesos de la empresa

PROCEDIMIENTO

SALIDAS / RESULTADOS / Base de datos con información consolidada

CLIENTES DEL PROCEDIMIENTO Usuarios, Todos los procesos de la empresa

PRODUCTOS

DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Manual de Gerencia de la Información FORMATOS / REGISTROS Bases de datos con información consolidada

DOCUMENTOS -

No. QUE SE DEBE HACER

COMO SE DEBE HACER

QUIEN LO DEBE HACER FORMATOS APLICATIVOS / SISTEMAS

Empleados o generados en la INFORMÁTICOS

actividad

Identificar las fuentes de la

Generadores de la Información, el Jefe

Registros, cuestionarios,

Identificar la manera de recolectar los datos mediante técnicas y herramientas establecidas, como encuestas u observación

1 información y los instrumentos entrevistas, registros, cuestionarios, encuestas u observación directa con el cliente interno y externo. de oficina de comunicaciones y directa con el cliente interno y NA

de recolección sistemas y equipos de trabajo Externo.

Identificar los métodos de Los métodos de captura de datos independientes con o sin validación, pueden ser Escaneo, Código de

Documento de Gestión de la

2 captura y validación de los barras, Dispositivo biométrico, Lápiz óptico, Digitación y la validación mediante filtros configurados Usuarios Finales NA

Información.

datos. previamente a través de software.

3 Capturar la información Por medio de teclado o escaneo o código de barras se registran los datos.

Usuarios Finales Documento de Gestión de la

SIOS

Información.

Por medio de procesamiento electrónico automatizado, el cual hace uso de las computadoras, sin Profesional Universitario Sistemas, Documento de Gestión de la

4 Procesar la información intervención del usuario. Una vez ingresados los datos, el computador efectúa los procesos SIOS

Técnicos en Sistemas. Información.

automáticamente y emite el resultado.








Identificar las salidas de información de cada uno de los sistemas y se verifican las bases de datos

5 Realizar la consolidación donde se concentran, posteriormente se establecen procedimientos de consolidación y generación de Profesional Universitario Sistemas, Documento de Gestión de la

SIOS

información teniendo en cuenta la información administrativa y asistencial. Este es un procesos Técnicos en Sistemas Información.

automatizado.

6 Clasificar la información Puede ser en Administrativa, Asistencial, automatizada o física, grado de confidencialidad, entre otras Profesional Universitario Sistemas, Documento de Gestión de la

NA

Técnicos en Sistemas Información.

7 Automatizar o sistematizar la Por medio de tecnologías de la información y equipos de computo se procede automatizar el tratamiento Profesional Universitario Sistemas, Documento de Gestión de la NA

información de la información Técnicos en Sistemas Información.

8 Validar la información a través del sistema de información integral. La validación es automatizada, al Profesional Universitario Sistemas,

Documento de Gestión de la

Validar la información igual que la depuración. En la depuración al presentarse errores en los datos estos deben corregirse Técnicos en Sistemas, Usuarios SIOS

PC Información.

manualmente por el Usuario Final responsable del dato. Finales.

9 Generar bases de datos Generar una base de datos consolidada de verdadera fiabilidad. La información se centraliza en la base Automático Base de datos consolidada SIOS, Sistemas de Bases de

de datos única del sistema de información integral. Esta es la fuente para entrega de información. Datos.

10 Educar al usuario Desarrollar actividades de capacitación en el manejo de los sistemas de información y la obtención de Profesional Universitario Sistemas,

Actas de Capacitación NA

información relevante de las bases de datos consolidadas. Técnicos en Sistemas

OBSERVACIONES Sin observaciones en el procedimiento

INDICADORES DEL PROCEDIMIENTO

No. NOMBRE INDICADOR VARIABLES

FUENTE INFORMACION FORMULA PERIODICIDAD FICHA

TECNICA

Número de errores por registro de información, Número total de registros en bases

(Número de errores por registro de Manual de

1 Calidad de registro del dato Sistemas de bases de datos información/Número total de registros de bases de Mensual Indicadores

de datos

datos)*100


HENRY LUIS RODRÍGUEZ, Jefe Oficina Asesora de Comunicaciones y Sistemas HENRY LUIS RODRÍGUEZ BERNARDO OCAMPO MARTÍNEZ

LIDIA DESCANCE, Enfermera Jefe Oficina Asesora de Comunicaciones y Sistemas Gerente








Anexo 3. Procedimiento: Entrega de la Información


NIVEL CÓDIGO

NOMBRE

Y PROCEDIMIENTOS


CÓDIGO MA-PP 2. PROCESO PR-GI GESTION DE LA INFORMACION

VERSIÓN 5.0 3. PROCEDIMIENTO GI-PD55 ENTREGA DE LA INFORMACION

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Garantizar la entrega de información válida, confiable y oportuna al cliente interno y externo para la toma de decisiones.

LIDER DEL PROCEDIMIENTO Jefe de la Oficina Asesora de Comunicaciones y Sistemas, Referente de Estadísticas Vitales, Referente Sivigila.

REQUERIMIENTOS / ENTRADAS Requerimientos de solicitudes de Información PROVEEDORES DEL Usuarios, Todos los procesos de la empresa

PROCEDIMIENTO

SALIDAS / RESULTADOS / PRODUCTOS Información validada CLIENTES DEL PROCEDIMIENTO Usuarios, Todos los procesos de la empresa

DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Resolución 123, Manual de Estándares de Acreditación FORMATOS / REGISTROS Comunicaciones Oficiales, Actas de Reuniones

DOCUMENTOS - FORMATOS APLICATIVOS / SISTEMAS


COMO SE DEBE HACER

QUIEN LO DEBE HACER Empleados o generados en la

INFORMÁTICOS

actividad

Radicando los requerimientos de solicitudes de información que se hagan de Técnico de Sistemas - Jefe Oficina

Recepcionar los requerimientos de Asesora de Comunicaciones y Comunicaciones Oficiales, Actas

1 manera escrita y dejando constancias de aquellos requerimientos que se hacen de NA

solicitudes de información Sistemas, Profesionales de Reuniones

manera verbal ya sea en actas de reunión o documentos soporte

Asistenciales y Administrativos.

1. Teniendo en cuenta los tipos de información Jefe Oficina Comunicaciones y

Clasificar los requerimientos de

a) Información de tipo administrativo Sistemas - Profesionales

2 b) Información de Tipo Asistencial Universitarios Sistemas, Soportes de la Clasificación NA

información

c) Si la información solicitada es en físico Profesionales Asistenciales y

d) Si la información solicitada es en medio magnético Administrativos.

Teniendo en cuenta los siguientes factores: Jefe Oficina Comunicaciones y

1. Tiempos de entrega Sistemas - Profesionales








3 Priorizar la información para su 2. Requerimientos normativos Universitarios Sistemas - Solicitudes de información NA

generación y entrega 3. Importancia de la información para el uso y aprovechamiento de la misma a nivel Solicitantes de la información, priorizadas

interno Profesionales Asistenciales y

4. Importancia de la información para el uso del cliente externo Administrativos

Jefe Oficina Comunicaciones y

Identificando las fuentes generadoras de la información y realizando las actividades

Sistemas - Profesionales

4 Generar la información solicitada Universitarios Sistemas - Auxiliares Información física o sistematizada SIOS

orientadas a procesar y extraer de manera segura y oportuna la información. Estadísticos, Profesionales


Mediante el uso de herramientas automatizadas y utilizando filtros para identificar Jefe Oficina Comunicaciones y

las inconsistencias y asegurar la integridad de los datos cuando se trata de


Validar la consistencia de la información sistematizada.

5 PC Universitarios Sistemas - Auxiliares Registros SIOS

información Estadísticos, Profesionales

Confrontando los datos y las fuentes generadoras de la información cuando se trata


de información física

Transmitiendo de forma electrónica o manual mediante un oficio con los medios Jefe Oficina Comunicaciones y


Remitir la información según los necesarios impresos o magnéticos anexos. (Dentro de los tantos días, horas o

6 Universitarios Sistemas - Auxiliares Comunicaciones Oficiales NA

requerimientos minutos a partir de las solicitudes, esto para establecer un indicador de oportunidad

Estadísticos, Profesionales

en la entrega de la información) Asistenciales y Administrativos.

Mediante el análisis de la información recibida por los usuarios y detectando las

variaciones que se puedan presentar.

Verificar si existen variaciones

Si se presentan variaciones, se devuelve la información a la Oficina de Gestión de Usuarios de la información - Jefe

la Información y las comunicaciones para los correspondientes ajustes donde se

inesperadas de la información Oficina Comunicaciones y Sistemas -

7 PC realizan comparativos con los históricos y otras fuentes de información y registran

NA

detectadas en el comparativo de los Profesionales Universitarios

datos. las variaciones inesperadas; se identifica el origen de la variación y realizan las Sistemas - Auxiliares Estadísticos

respectivas correcciones.

Si no se presentan variaciones se aplica la información a los fines para los cuales

se requirió.

Jefe Oficina Comunicaciones y

Entregar la información en el medio Mediante comunicación interna, especificando las características de la información Sistemas - Profesionales

8 solicitado y en los tiempos Universitarios Sistemas - Auxiliares Comunicaciones internas NA

y medio a través del cual se entrega

establecidos.

Estadísticos, Profesionales








Asistenciales y Administrativos

Técnico Operativo de Sistemas,

9 Archivar la documentación generada. Teniendo en cuenta el procedimiento de archivo y gestión documental Profesionales Asistenciales y Tablas de retención documental NA

Administrativos.



No. NOMBRE INDICADOR VARIABLES FUENTE INFORMACION FORMULA PERIODICIDAD FICHA TECNICA

1 Porcentaje de Solicitudes Solicitudes de Información presentadas, Solicitudes de información Solicitudes de información (Solicitudes de información presentadas/Solicitudes Mensual Manual de

Información Resueltas resueltas priorizadas de Información resueltas)*100 Indicadores

Sistema de Información, fichas de Número de reportes notificado

Porcentaje de oportunidad en el Número de reportes notificado oportunamente, Número total de notificación en las IPS, software

Manual de

2 oportunamente/Numero total de reportes Mensual

reporte de la información reportes. sivigila versión 2012, archivos Indicadores

multiplicado por 100, RANGO: 0-100

planos.

Oportunidad en el ingreso de Número de formatos de Nacidos ingresados con oportunidad (hasta

Número de formatos de Nacidos ingresados con


Manual de

3 información del formato de Nacido 24 horas) en el aplicativo RUAF,Total de certificados de Nacido Vivo Urgencias, Consulta Externa Semanal

RUAF/Total de certificados de Nacido Vivo Indicadores

Vivo en el aplicativo RUAF ingresados a la Web.

ingresados a la Web.*100

Número de formatos de Defunción ingresados con oportunidad Número de formatos de Defunción ingresados con

Oportunidad en el ingreso de los


Manual de

4 (hasta 24 horas) en el aplicativo RUAF, Total de certificados de Urgencias, Consulta Externa Semanal

certificados de Defunción. RUAF/ Total de certificados de Defunción Indicadores

Defunción ingresados a la Web.

ingresados a la Web.* 100

Número de certificados de Nacido Vivo y Defunción mal Número de certificados de Nacido Vivo y Defunción Manual de

5 Registros ingresados con errores. diligenciados, Total de certificados de Nacido Vivo y Defunción Urgencias, Consulta Externa mal diligenciados / Total de certificados de Nacido Semanal

Indicadores

ingresados a la Web. Vivo y Defunción ingresados a la Web.* 100








6 Porcentaje de oportunidad en el Número de eventos notificados oportunamente / Número de Detección, notificación del evento Número de eventos notificados oportunamente / Semanal Manual de

reporte de notificación de los eventos eventos captados de vigilancia en salud pública Número de eventos captados Indicadores


HENRY LUIS RODRÍGUEZ, Jefe oficina Asesora de Comunicaciones y Sistemas ANA BELÉN ARTEAGA TORRES BERNARDO OCAMPO MARTÍNEZ

LIDIA DESCANCE, Enfermera Subgerente de Salud e Investigación Gerente








Anexo 4. Procedimiento: Implementación e Implantación de la Información.


NIVEL CÓDIGO

NOMBRE

Y PROCEDIMIENTOS



VERSIÓN 5.0 3. PROCEDIMIENTO GI-PD56 IMPLEMENTACION E IMPLANTACION DEL SISTEMA DE INFORMACION

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Realizar el tratamiento de la información que se genera en la empresa

LÍDER DEL PROCEDIMIENTO Jefe de la Oficina Asesora de Comunicaciones y Sistemas

REQUERIMIENTOS / ENTRADAS Necesidades de Información PROVEEDORES DEL PROCEDIMIENTO Usuarios, Todos los procesos de la empresa

SALIDAS / RESULTADOS / PRODUCTOS Sistema de Información CLIENTES DEL PROCEDIMIENTO Usuarios, Todos los procesos de la empresa

DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Resolución 123 de 2012 del Ministerio de Salud y Protección Social, Manual de FORMATOS / REGISTROS Encuestas, Comunicaciones Internas, Actas de Reunión.

Gerencia de la Información.


COMO SE DEBE HACER

QUIEN LO DEBE HACER DOCUMENTOS - FORMATOS APLICATIVOS / SISTEMAS

Empleados o generados en la actividad INFORMÁTICOS

Consultando con los responsables de los diferentes procesos de la Institución


Identificar Necesidades de respecto a que información se requiere para la toma de decisiones a través de Encuestas, Comunicaciones Internas,

1 Comunicaciones y Sistemas - NA

Información encuestas, entrevistas, reuniones etc. Y teniendo en cuenta los requerimientos Actas de Reunión

Responsables de Procesos

técnicos y legales.

Consolidar y priorizar las

Realizando el análisis con los responsables de los procesos institucionales con Jefe Oficina Asesora de

2 el fin de determinar la verdadera necesidad de los requerimientos de Comunicaciones y Sistemas - Acta de reunión para priorización NA

necesidades de información

información.


Determinar o identificar las fuentes Consultando con los responsables de los diferentes procesos generadores de


3 Comunicaciones y Sistemas - Acta de reunión NA

de información información al interior de la Institución o de entes externos.










Determinar si la información puede

Comunicaciones y Sistemas -

4 Teniendo en cuenta la operatividad y el nivel técnico de la Empresa Profesionales Universitarios de Actas de Reunión NA

ser sistematizada o física

Sistemas - Responsables de

Procesos


Parametrizar la información: Si la información es física, se maneja conforme a los lineamientos de archivo y Comunicaciones y Sistemas -

5 Información sistematizada Profesionales Universitarios de Actas de Reunión

NA

correspondencia. Si es sistematizada se sigue al paso siguiente

Información física

Sistemas - Responsables de

Procesos

Indagar diferentes tecnologías para la Mediante estudio de mercado y la referenciación con otras instituciones


6 Comunicaciones - Profesionales Estudio de mercado NA

sistematización de la información similares

Universitarios Sistemas.

Establecer si la sistematización de la Con base en las diferentes propuestas y las condiciones económicas de la


Actas de Reunión, Soportes de los

7 Comunicaciones - Profesionales NA

información es factible Empresa análisis

Universitarios Sistemas.

8 Elaborar proyecto de inversión Determinando el estudio de costo beneficio, los requerimientos de hardware, Jefe de la Oficina Asesora de

Proyecto

NA

software y talento humano para su implementación. Comunicaciones y Sistemas

Siguiendo el procedimiento establecido para ello, y obteniendo el respectivo Vo. Jefe de la Oficina Asesora de

9 Gestionar la viabilidad del proyecto. Bo de Gerencia. Comunicaciones y Sistemas -

Viabilidad del Proyecto NA

NO: Se archiva el proyecto con el soporte de que no es aprobado.

Gerencia

SI: Continuar procedimiento.

Teniendo en cuenta todos los requerimientos de tipo técnico, legal y económico Jefe de la Oficina Asesora de

Paquete Precontractual

10 Armar el paquete precontractual según estudios de mercado y pasar a Suministros para continuar con el proceso Comunicaciones y Sistemas -

NA

Comunicaciones Oficiales

contractual.

Suministros

Ejecutar las labores técnicas para la

Con el respectivo proveedor de software, cumpliendo las normas técnicas Proveedor o desarrolladores de la

Software para la sistematización de la

11 aplicables, los lineamientos contractuales y las políticas de manejo de la NA

sistematización de la información Empresa información

información

12 Realizar pruebas de la información Aplicando los parámetros establecidos en los requerimientos técnicos, con la Profesional Universitario Sistemas, Soportes de pruebas

NA

sistematizada participación de usuarios de la información para su posterior validación. Técnicos de Sistemas, Usuario Final.








Usuarios de la información, Jefe

13 Validar la información sistematizada Teniendo en cuenta que cumpla con los requerimientos y sirva para la toma de Oficina Asesora de Sistemas y Actas de reunión, soportes de la

NA

PC decisiones Comunicaciones, Profesionales

validación.

Universitarios Sistemas

Capacitar a los usuarios de la

Jefe Oficina Asesora de Sistemas y

Listado de Asistencia a Capacitación.

A través de charlas y prácticas y acompañamiento a los usuarios de la Comunicaciones, Profesionales

14 información y clientes respecto a su

Encuesta de satisfacción y test de

NA

información y al personal encargado de su procesamiento. Universitarios de Sistemas, Técnicos

manejo

de Sistemas. evaluación.




1 Funcionalidad del sistema de Número de requerimientos implementados, Número total de Actas de reunión, soportes de la (Número de requerimientos implementados / Número Semestral

Manual de

información requerimientos planteados validación.

total de requerimientos planteados)*100 Indicadores

ELABORÓ: REVISÓ APROBÓ

HENRY LUIS RODRÍGUEZ HENRY LUIS RODRÍGUEZ BERNARDO OCAMPO MARTÍNEZ



Gerente








Anexo 5. Procedimiento: Seguridad en la información


NIVEL CÓDIGO

NOMBRE

Y PROCEDIMIENTOS



VERSIÓN 5.0 3. PROCEDIMIENTO GI-PD57 SEGURIDAD DE LA INFORMACION

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Garantizar respaldo y seguridad a la información que generan los procesos de la Empresa Social del Estado Pasto Salud ESE.


REQUERIMIENTOS / ENTRADAS Bases de Datos y Archivos de Usuario Final PROVEEDORES DEL Todos los procesos de la empresa

PROCEDIMIENTO

SALIDAS / RESULTADOS / PRODUCTOS Copias de seguridad o copias de respaldo de la información CLIENTES DEL Todos los procesos de la empresa

PROCEDIMIENTO

Resolución 123 de 2012 del Ministerio de Salud y Protección Social, Manual de Plan de seguridad de la informacion, Actas de reunión, listas de asistencia,

DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Gerencia de la Información, Ley 1273 de 2009, Ley 23 de 1982, Norma ISO IEC FORMATOS / REGISTROS

Acciones de mejoramiento.

27001 de 2005, Manual de COBIT.



COMO SE DEBE HACER

QUIEN LO DEBE HACER Empleados o generados en la

INFORMÁTICOS

actividad


Inventariar la Información que se

Consolidando toda la información que se genera en la empresa e identificando sus Comunicaciones y Sistemas - Información institucional

1 fuentes. De igual manera consolidando la información que se recibe. Clasificando la Profesionales Universitarios - NA

genera y recibe en la institución consolidada

información administrativa y asistencial. técnicos operativos - Usuarios

de la información

Teniendo en cuenta la importancia y la calidad de la información, la periodicidad de



Priorizar el grado de seguridad de la la recolección, la periodicidad de la presentación de informes, la periodicidad de la Información priorizada según

2 Profesionales Universitarios - NA

información producción de la información entre otros factores que conlleven a brindarle cierto su importancia

técnicos operativos - Usuarios

grado de seguridad

de la información








Formulando

los objetivos del plan, siguiendo una metodología que indique el qué,



Definir plan de seguridad de la cómo, cuando, donde y para qué se requiere la seguridad de la información, así Plan de seguridad de la


información mismo se definan los indicadores que permitan medir la gestión del plan como Información documentado

técnicos operativos - Usuarios

copias de seguridad, acceso a la información entre otros

de la información


Desplegar el Plan de seguridad de la A través de reuniones con el Talento Humano, y capacitando sobre los mecanismos

Comunicaciones y Sistemas - Actas de Reunión - Listas de


información de contribuír con la seguridad de la información y su confidencialidad técnicos operativos - Usuarios Asistencia

de la información

5 Ejecutar el Plan de Seguridad de la Información

Teniendo en cuenta el cumplimiento de todas las actividades planteadas en el Plan de Seguridad de la Información

Jefe Oficina Asesora de Comunicaciones y Sistemas -

Profesionales Universitarios - técnicos operativos - Usuarios de la información

Registros de las Actividades NA

6 PC Hacer seguimiento al Plan de

Mediante la medición a través de indicadores Jefe Oficina Asesora de

Ficha de indicadores NA

Seguridad de la Información Comunicaciones y Sistemas

7 Implementar Acciones de Según resultado de indicadores o la detección de desviaciones que pongan en Jefe Oficina Asesora de Acciones de mejoramiento NA

mejoramiento riesgo la seguridad y confidencialidad de la información Comunicaciones y Sistemas documentadas




Porcentaje de Ejecución de Copias Número de Copias de seguridad Realizadas; Número de Copias de (Número de copias de seguridad

Manual de 1 Sistema de Información Realizadas/Número de Copias de Seguridad Mensual de Seguridad Seguridad Programadas. Programadas)*100 Indicadores

2 Porcentaje de Actualización de Número de Claves de usuarios actualizadas, Número Total de Sistema de Información (Número de claves de usuario actualizadas

Trimestral Manual de claves usuario Usuarios

/Número Total de Usuarios)*100 Indicadores


HENRY LUIS RODRÍGUEZ HENRY LUIS RODRÍGUEZ BERNARDO OCAMPO MARTÍNEZ

Jefe Oficina Asesora de Comunicaciones y sistemas Jefe Oficina Asesora de Comunicaciones y Sistemas Gerente








Anexo 6. Procedimiento: Análisis y Verificación de la Información



COMO SE DEBE HACER

QUIEN LO DEBE HACER Empleados o generados en la actividad

INFORMÁTICOS

1

Realizar la entrega de la información a las dependencias dueñas de los procesos que intervienen en la generación de la misma

Remitir la información de forma física o electrónica con los anexos que sean requeridos para la respectiva revisión y Vo.Bo. de la dependencia dueña del proceso.

Jefe Oficina Comunicaciones y Sistemas, Profesionales Universitarios, Auxiliares Estadísticos, Profesionales Asistenciales y Administrativos.

Comunicaciones Oficiales NA


NIVEL CÓDIGO

NOMBRE

Y PROCEDIMIENTOS



VERSIÓN 5.0 3. PROCEDIMIENTO GI-PD58 ANÁLISIS Y VERIFICACIÓN DE LA INFORMACIÓN

OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO

Garantizar que la información sea validada por las dependencias dueñas de los procesos que intervienen en la generación de la misma para certificar la confiabilidad y veracidad.


REQUERIMIENTOS / ENTRADAS Requerimientos de solicitudes de Información PROVEEDORES DEL Usuarios, Todos los procesos de la empresa

PROCEDIMIENTO

SALIDAS / RESULTADOS / PRODUCTOS Información validada y con Vo.Bo. de la Dependencia dueña del proceso que interviene en la generación de la misma.

CLIENTES DEL Usuarios, Todos los procesos de la empresa

PROCEDIMIENTO

Comunicaciones Oficiales DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Resolución 123, Manual de Estándares de Acreditación FORMATOS / REGISTROS








2

Realizar el análisis y verificación de la información recibida

Verificar las cifras, valores consolidados, sumatorias, cantidades, etc, de la información y generar un concepto o retroalimentación de los hallazgos, inconsistencias u observaciones encontradas.

Talento Humano de la oficina dueña del proceso.


3 Revisar el informe de inconsistencias.

Con base en las observaciones recibidas, realizar las validaciones, ajustes y corrección de las cifras del informe reportado a las que haya lugar.



4 Presentar informe validado Remitir la información al interesado con el Vo.Bo. de la Oficina dueña del proceso que interviene en la generación de la información.






1 Porcentaje de informes corregidos Total de informes ajustados (informes con retroalimentación), Número de informes generados

Manual de Indicadores

Solicitudes de Información Misionales y Administrativos

Total de informes ajustados / Número de informes generados * 100 Trimestral


DAVID ARMANDO INSUASTI INSUASTI DAVID ARMANDO INSUASTI INSUASTI BERNARDO OCAMPO MARTÍNEZ

Jefe Oficina Asesora de Comunicaciones y sistemas Jefe Oficina Asesora de Comunicaciones y Sistemas Gerente

MANUAL DE SEGURIDAD INFORMATICA Y SEGURIDAD DE … · para la toma de decisiones en todos los...

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