Manual de Usuario Aplicación Programa de Transición...

Manual de Usuario Aplicación Programa de Transición Voluntaria

anual de Usuario Aplicación para el Programa de Transición Voluntaria Página i de iii

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TABLA DE CONTENIDO 1. INTRODUCCIÓN ................................................................................................................... 1

2. ACCESO A LA APLICACIÓN ................................................................................................. 2

2.1. Solicitud de Acceso para evaluadores de casos en agencias ..................................... 2

2.2. Página de Inicio y Acceso al Sistema ....................................................................... 3

2.3. Registrarse................................................................................................................. 3

2.4. ¿Olvidó su contraseña? ............................................................................................. 4

2.5. Flujo de Trabajo de la Aplicación ............................................................................. 5

3. PÁGINA PRINCIPAL (PARA EMPLEADOS) ........................................................................... 5

3.1. Formulario de registro del empleado ........................................................................ 6

3.1.1. Campos de fechas: .................................................................................................... 8

3.1.2. Tiempo en servicio (años) ......................................................................................... 8

3.2. Cancelar solicitud.................................................................................................... 10

3.3. Salir de la aplicación (log out): ............................................................................... 11

4. ROL RECURSOS HUMANOS ............................................................................................... 12

4.1. Pantalla Recursos Humanos .................................................................................... 12

4.2. Subir archivos suplementarios a la aplicación. ....................................................... 13

4.3. Añadir comentarios a la solicitud ........................................................................... 15

4.4. Someter expediente a Autoridad Nominadora ........................................................ 17

4.5. Acuerdo final .......................................................................................................... 18

5. ROL AUTORIDAD NOMINADORA ...................................................................................... 20

5.1. Aprobar o denegar solicitud de empleado .............................................................. 20

6. MISCELÁNEOS................................................................................................................... 24

6.1. Cambiar contraseña (Todos los roles) ..................................................................... 24

6.2. Opciones para resumir y agregar datos (Roles Administrativos) ........................... 25

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TABLA DE FIGURAS Figura 1: Formulario para autorizar el acceso a roles de edición, análisis y aprobación de solicitudes ....................................................................................................................................... 2 Figura 2: Pantalla de inicio y pasos para registrarse en el sistema ................................................. 3 Figura 3: Formulario para registrarse, previo a llenar el formulario de petición. ........................... 3 Figura 4: Pantalla de entrada, luego de haberse registrado ............................................................. 4 Figura 5: Procedimiento para cambiar contraseña .......................................................................... 4 Figura 6: Flujo de trabajo para el análisis y aprobación de la solicitud .......................................... 5 Figura 7: Pantalla Principal para el empleado solicitante ............................................................... 5 Figura 8: Sección de información básica del empleado .................................................................. 6 Figura 9: Información del empleo................................................................................................... 7 Figura 10: Registro de fechas usando el widget disponible ............................................................ 8 Figura 11: Fórmula YEARFRAC() en Excel para calcular años de servicio ................................. 8 Figura 12: Botón Someter Solicitud ............................................................................................... 8 Figura 13: Confirmación de envío de solicitud. .............................................................................. 9 Figura 14: Ejemplos de errores al llenar el formulario de información del empleado. .................. 9 Figura 15: Notificación email, solicitud recibida ........................................................................... 9 Figura 16: Registro finalizado ...................................................................................................... 10 Figura 17: Cancelar la solicitud .................................................................................................... 10 Figura 18: Aviso confirmatorio de cancelación ............................................................................ 10 Figura 19: Estatus cancelado ........................................................................................................ 10 Figura 20: Salir de la aplicación ................................................................................................... 11 Figura 21: Pantalla con listado (tabla) de solicitudes de empleados de su agencia ...................... 12 Figura 22: Pantalla rol Recursos Humanos con detalles de una solicitud .................................... 13 Figura 23: Botón Subir Archivos para integrar archivos y documentos al expediente del empleado ....................................................................................................................................... 13 Figura 24: Añadir archivos suplementarios a una solicitud .......................................................... 14 Figura 25: Mensaje acción procesada/registrada en la base de datos de la aplicación ................. 14 Figura 26: Documentos anejados al expediente............................................................................ 14 Figura 27: Información Presupuestaria ......................................................................................... 15 Figura 28: Área de comentarios .................................................................................................... 15 Figura 29: Pantalla/forma para añadir comentarios ...................................................................... 15 Figura 30: Enviar solicitud a Autoridad Nominadora................................................................... 17 Figura 31: Mensaje de error por falta de documento para anejar ................................................. 17 Figura 32: Salir de cuenta rol Recursos Humanos ........................................................................ 17 Figura 33: Descargar Acuerdo Final ............................................................................................. 18 Figura 34: Ingresar documento firmado como archivo a la aplicación ........................................ 19 Figura 35: Documento Acuerdo Final, anejado al expediente ....... Error! Bookmark not defined. Figura 36: Inicio Autoridad Nominadora ..................................................................................... 20 Figura 37: Listado de empleados solicitantes: Autoridad Nominadora ........................................ 20 Figura 38: Pantalla de la Autoridad Nominadora para un expediente .......................................... 21 Figura 39: Autoridad Nominadora: Aprobar o Denegar solicitud de empleado ........................... 21

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Figura 40: Procedimiento para escoger una de las razones para denegación ............................... 22 Figura 41: Autoridad Nominadora: Someter Razón de Denegación ............................................ 22 Figura 42: Correo devuelto por la aplicación por cambio de estatus de la solicitud .................... 23 Figura 43: Razón denegación de solicitud .................................................................................... 23 Figura 44: Pasos para cambiar contraseña .................................................................................... 24 Figura 45: Search report o herramienta de filtrado de récords ..................................................... 25 Figura 46: Resultados del filtro (Search) ...................................................................................... 26 Figura 47: Remover un filtro. ....................................................................................................... 26 Figura 48: Herramientas disponibles en Actions | Format ............................................................ 27 Figura 49: Herramienta para resumir datos: Group By. ............................................................... 27 Figura 50: Resultados de la aplicación de la herramienta Group By. ........................................... 28 Figura 51: Remover resumen Group By. ...................................................................................... 28 Figura 52: Configurar tabla Pivot ................................................................................................. 28 Figura 53: Ejemplo de tabla Pivot (conteos) ................................................................................. 29

Manual del Usuario Aplicación: Programa de Transición Voluntaria Página 1 de 33

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1. INTRODUCCIÓN La creación de esta aplicación responde a las disposiciones de las órdenes administrativas de la Autoridad de Asesoría Financiera y Agencia Fiscal de Puerto Rico, en adelante “AAFAF” que crean las diversas fases del Programa de Transición Voluntaria.

Las órdenes administrativas responden a la disposición del artículo 7.3 de la Ley 106-2017, en la cual se faculta a la AAFAF a diseñar, implementar y facilitar programas de separación voluntaria incentivada para empleados públicos de la Rama Ejecutiva y programas voluntarios de oportunidades fuera del servicio público para empleados que así lo soliciten y cumplan con los requisitos establecidos mediante reglamentación interna.

Esta aplicación tiene como propósito:

• Establecer un registro de empleados públicos previamente evaluados y autorizados por su agencia a solicitar a la Cuarta Fase del Programa de Transición Voluntaria; y

• Establecer un flujo de trabajo para la aprobación o denegación de dichas solicitudes.

http://www.aafaf.pr.gov/spanish/

http://www.aafaf.pr.gov/spanish/

http://www.lexjuris.com/lexlex/Leyes2017/lexl2017106.htm


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2. ACCESO A LA APLICACIÓN 2.1. SOLICITUD DE ACCESO PARA EVALUADORES DE CASOS EN AGENCIAS

Los accesos a estos roles de la aplicación deberán estar autorizados por el jefe o directivo de cada agencia. Posteriormente, la Unidad de Soporte Técnico (Help Desk) del Área de Tecnologías de Información de la Oficina de Gerencia y Presupuesto generará los nombres de usuarios y contraseñas necesarias para acceder a estos roles de la aplicación.

Figura 1: Formulario para autorizar el acceso a roles de edición, análisis y aprobación de solicitudes

NOTA: El propósito de este formulario es para registrar evaluadores de casos dentro de su agencia. No es para registrar solicitudes individuales de separación voluntaria de empleados.


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2.2. PÁGINA DE INICIO Y ACCESO AL SISTEMA La aplicación es accedida dentro de la página web http://transicionvoluntaria.pr.gov/. En la misma encontrará el logo/enlace para acceder a la aplicación: Transición Voluntaria Cuarta Fase

2.3. REGISTRARSE Si usted es un nuevo usuario, deberá crear una cuenta dentro del sistema. Para esto, deberá pulsar el botón Registrarse y abrir el formulario de creación de cuenta. El "usuario" siempre debe ser su correo electrónico de gobierno ([email protected]) para que pueda recibir confirmación de su ingreso al PTV vía e-mail, al igual que las notificaciones del proceso.

Figura 2: Pantalla de inicio y pasos para registrarse en el sistema

Aparecerá un formulario para que complete los siguientes campos requeridos: nombre, apellidos, correo electrónico, y contraseña.

Figura 3: Formulario para registrarse, previo a llenar el formulario de petición.

http://transicionvoluntaria.pr.gov/

Rebeca Maldonado Morales

Requiere que sea sustituido por el nuevo.


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La aplicación le hará volver a la página de entrada.

Figura 4: Pantalla de entrada, luego de haberse registrado

Cualquier empleado del servicio público puede registrarse y llenar el formulario.

Además, la aplicación tiene varios roles para edición (si es necesaria), análisis y aprobación de las solicitudes, tales como: los roles de Recursos Humanos de la agencia en que trabaja el empleado y la Autoridad Nominadora (AN). Estos roles mencionados, tendrán otras funcionalidades, las cuales describiremos más adelante.

2.4. ¿OLVIDÓ SU CONTRASEÑA? Si olvidó su contraseña, este es el procedimiento:

Figura 5: Procedimiento para cambiar contraseña


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2.5. FLUJO DE TRABAJO DE LA APLICACIÓN El flujo de trabajo de la aplicación se divide en los siguientes pasos:

Figura 6: Flujo de trabajo para el análisis y aprobación de la solicitud

3. PÁGINA PRINCIPAL (PARA EMPLEADOS) La figura a continuación presentará dos pestañas (tabs): Mi solicitud(es) y Solicitud del empleado.

Figura 7: Pantalla Principal para el empleado solicitante

En este caso, el empleado no ha solicitado, y se presentará vacío el contenido en la pestaña Mi solicitud(es).


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3.1. FORMULARIO DE REGISTRO DEL EMPLEADO El formulario consta de dos partes principales: 1) Información básica y 2) Información del empleo. Para proceder con el registro, haga clic en el botón Solicitar (vea figura 7). Podrá ver entonces el formulario en el cual escribirá su información para registrarse en el sistema. La figura a continuación muestra parte correspondiente a la información básica del empleado en este formulario.

Figura 8: Sección de información básica del empleado

En el formulario deberá completar la información requerida: Nombre y apellidos, Dirección Residencial y Dirección Postal.


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Los campos requeridos son aquellos que aparecen con un (*) asterisco rojo.

Figura 9: Información del empleo.

Los campos requeridos aparecerán en los encasillados con un asterisco (*) rojo.


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3.1.1. Campos de fechas:

En los campos de fechas, usted puede escoger el año y mes por separado mediante el formulario que se activará. En caso de que ud haya comenzado a trabajar en la agencia antes de 2008, deberá hacer clic en 2008 para que le aparezcan los años anteriores. Recuerde hacer clic encima del día de inicio para que la fecha aparezca registrada.

Figura 10: Registro de fechas usando el widget disponible

3.1.2. Tiempo en servicio (años)

Sugerencia: Si tiene MS Excel, usted puede calcular el tiempo en años de manera más precisa usando la función YEARFRAC(). Esta función devuelve el número de años y su fracción entre dos fechas inicio y final. La sintaxis de la fórmula es la siguiente: =YEARFRAC(start_date, end_date)

Figura 11: Fórmula YEARFRAC() en Excel para calcular años de servicio

Utilice la función TODAY() para obtener la fecha de hoy. Una vez haya completado el formulario, podrá pulsar el botón Someter Solicitud, localizado en la esquina inferior derecha de la pantalla, para que se lleve a cabo el registro de su información en la base de datos de esta aplicación.

Figura 12: Botón Someter Solicitud

Le presentará la siguiente forma de confirmación, en la cual lee que usted certifica que la información es correcta.


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Presione el botón OK para continuar.

Figura 13: Confirmación de envío de solicitud.

Si no completó el formulario correctamente, le aparecerá una lista con los errores. Este es un ejemplo:

Figura 14: Ejemplos de errores al llenar el formulario de información del empleado.

Corrija los errores y vuelva a pulsar el botón Someter Solicitud.

La aplicación le enviará un correo electrónico notificando el inicio de su solicitud:

Figura 15: Notificación email, solicitud recibida


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Le aparecerá el estatus de la solicitud en el formulario.

Figura 16: Registro finalizado

3.2. CANCELAR SOLICITUD Usted puede, en cualquier momento, cancelar su solicitud al programa PTV, primero: hacer clic en el botón de Edición (lápiz) Una vez haya entrado a los detalles del formulario, haga clic en el botón Cancelar Solicitud, que aparece en la esquina superior derecha de la pantalla.

Figura 17: Cancelar la solicitud

Si procede a cancelar la solicitud, la aplicación le devolverá un aviso:

Figura 18: Aviso confirmatorio de cancelación

En la pantalla Estatus de la Solicitud(es), columna Estatus de la Solicitud, aparecerá como Cancelado

Figura 19: Estatus cancelado


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Es todo por el momento.

Lo próximo será la evaluación, análisis y aprobación o denegación de su solicitud por parte de su agencia y las otras encargadas de analizar y aprobar/denegar las solicitudes. Usted puede entrar a este sistema en todo momento para:

• Ver el estatus de su solicitud. • Cancelar su solicitud al programa.

La aplicación le enviará avisos vía e-mail, para exhortarle que acceda a la aplicación y vea las notificaciones realizadas sobre el proceso de evaluación de su solicitud.

3.3. SALIR DE LA APLICACIÓN (LOG OUT): Para salir de esta aplicación (logout) haga clic en el botón Salir. Este botón está localizado al lado derecho superior de la interfaz, bajo el nombre de su cuenta email que aparecerá.

Figura 20: Salir de la aplicación

Notará que además que usted puede cambiar su contraseña en cualquier momento, usando el botón Cambio de Contraseña.


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4. ROL RECURSOS HUMANOS Para entrar a la aplicación utilizando el rol de Recursos Humanos, deberán solicitar acceso a la aplicación a través del formulario que aparece al inicio de este manual. Luego de que la Unidad de Soporte Técnico de OGP le produzca la cuenta de acceso, podrá entrar a la aplicación.

El rol Recursos Humanos está facultado para hacer cambios en la solicitud de empleados de su agencia, (editar) además de añadir documentos y certificaciones adicionales al registro de petición del empleado.

4.1. PANTALLA RECURSOS HUMANOS Al entrar a la aplicación, podrá ver una lista que le mostrará las solicitudes de los empleados de su agencia. En esta pantalla se mostrará un listado de empleados y sus expedientes, Este incluye determinaciones, tales como elegibilidad, estatus de la solicitud y el número de días que la solicitud lleva activada.

Figura 21: Pantalla con listado (tabla) de solicitudes de empleados de su agencia

Para ver un expediente individual, puede hacer clic en el icono de lápiz, localizado en el extremo izquierdo de la fila.

Podrá ver entonces los detalles de la solicitud, información básica, presupuestaria, además de documentos y certificaciones que hayan sido previamente anejadas, si alguna.


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Figura 22: Pantalla rol Recursos Humanos con detalles de una solicitud

4.2. SUBIR ARCHIVOS SUPLEMENTARIOS A LA APLICACIÓN. Los usuarios pertenecientes al rol de Recursos Humanos pueden anejar documentos suplementarios a las solicitudes de empleados que hayan llenado el formulario. Las solicitudes que han sido canceladas o denegadas no mostrarán el botón para añadir archivos. Los documentos deberán ser anejados antes de someter el expediente del empleado ante la Autoridad Nominadora, luego de esto, no podrá anejar documentos.

Primero deberá buscar la fila o récord del empleado y hacer clic en el botón/icono de lápiz:

A la derecha de la pantalla está el apartado Documentos. Presione el botón Subir Archivos para anejar documentos o certificaciones.

Figura 23: Botón Subir Archivos para integrar archivos y documentos al expediente del empleado


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Aparecerá la forma Manejo de Documento(s) para añadir los archivos. A continuación, el procedimiento para añadir certificaciones.

Figura 24: Añadir archivos suplementarios a una solicitud

1: Utilice el botón Choose file, para escoger el documento desde su computadora y registrarlo dentro de la base de datos de la aplicación.

2: Escriba el Nombre del Archivo (no necesariamente será el mismo del nombre del archivo digital).

3: En el apartado Tipo de certificación, escoja entre las opciones:

• Certificación de Disponibilidad de Fondos • Certificación de Puesto Elegible

4: Haga clic en el botón Subir Archivo para registrarlo en la base de datos.

Le aparecerá una notificación si tuvo éxito al anejar el archivo:

Figura 25: Mensaje acción procesada/registrada en la base de datos de la aplicación

Más abajo en el formulario podrá ver el record del archivo anejado. Este puede ser descargado para uso posterior.

Figura 26: Documentos anejados al expediente


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Añada también la información presupuestaria requerida: Cifra de cuenta y escoja el Origen de Fondos:

Figura 27: Información Presupuestaria

4.3. AÑADIR COMENTARIOS A LA SOLICITUD Usted podrá añadir comentarios a esta solicitud, según se entienda necesario.

Añada comentarios en la sección Área de Comentarios. Haga clic en el botón Añadir comentario(s).

Figura 28: Área de comentarios

Aparecerá la pantalla Área de Comentarios. En esta habrá una caja de texto donde usted escribirá los mismos.

Figura 29: Pantalla/forma para añadir comentarios

Cuando haya terminado de escribir, proceda a hacer clic en el botón Añadir.


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Aparecerá esta notificación: “Action Processed”.

Aparecerá el comentario registrado con la fecha y hora en el Área de Comentarios:


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4.4. SOMETER EXPEDIENTE A AUTORIDAD NOMINADORA Al final de la pantalla Recursos Humanos, sección Estatus de la Solicitud, podrá ver los botones, Guardar Cambios a la izquierda, Recomendar Negativamente y Recomendar Favorablemente.

Puede guardar los cambios sin enviar a la Autoridad Nominadora usando el botón Guardar Cambios.

Figura 30: Enviar solicitud a Autoridad Nominadora

Si está seguro de que el expediente ya está debidamente completado, pulse el botón verde, Recomendar Favorablemente.

Le aparecerá esta forma confirmatoria para que certifique que la información sometida es correcta.

Presione OK en esta forma para continuar; de lo contrario, use el botón Cancel.

La aplicación le devolverá un mensaje de error si falta algún documento, como en este caso:

Figura 31: Mensaje de error por falta de documento para anejar

Luego de recomendar favorablemente, los botones mencionados arriba dejarán de aparecer.

Para salir de esta pantalla, haga clic en el tab Recursos Humanos y escoja la opción Salir.

Figura 32: Salir de cuenta rol Recursos Humanos


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4.5. ACUERDO FINAL Luego que la Autoridad Nominadora haya aprobado la solicitud del empleado, Recursos Humanos deberá acceder al expediente del empleado para descargar una plantilla de documento de Acuerdo Final. Esta plantilla debe aplicarse según el estatus civil de la persona que solicita. La persona que solicita deberá entregar el acuerdo firmado a su oficina de Recursos Humanos para completar el proceso.

Este es el procedimiento para descargar el acuerdo que la persona solicitante deberá firmar. Se recomienda que antes de firmar, el empleado consulte a un abogado y luego lo notarice.

Figura 33: Descargar Acuerdo Final

Una vez firmado el acuerdo, deberá ser entregado a la Oficina de Recursos Humanos.

La Oficina de Recursos Humanos deberá recibir el Acuerdo Final completado y firmado para registrarlo en la base de datos del Programa de Transición Voluntaria. Se subirá una sola versión del Acuerdo Final, ya sea el Acuerdo Final para Soltero(a), el Acuerdo Final para Casados sin Capitulaciones o el Acuerdo Final para Casados con Capitulaciones.

Para registrar el contrato firmado, deberá volver al expediente del empleado y buscar la sección Acuerdo Final. La siguiente figura mostrará la secuencia de pasos a seguir.


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Figura 34: Ingresar documento firmado como archivo a la aplicación

Una vez haya ingresado el archivo con el documento firmado, este aparecerá en la lista Documento(s) del empleado, anejado al expediente.

Rebeca Maldonado Morales

Sustituir, ya que no se requiere la certificación de personal interno y tampoco se llama “No Imprescindible”, sino “Empleado Elegible”.


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5. ROL AUTORIDAD NOMINADORA Para entrar a la aplicación utilizando el rol Autoridad Nominadora, deberá solicitar acceso a la aplicación a través del formulario que aparece en la sección Acceso a la aplicación-Solicitud de Acceso en la primera parte de este manual. Luego de que la Unidad de Soporte Técnico de OGP le produzca la cuenta de acceso, podrá entrar a la aplicación.

El rol Autoridad Nominadora está facultado para aprobar o denegar las solicitudes de empleados de su agencia.

Al entrar a la página de inicio, verá una pestaña (tab) con el nombre del rol Autoridad Nominadora.

Figura 35: Inicio Autoridad Nominadora

Haga clic en la pestaña Autoridad Nominadora. Aparecerá una lista de empleados de su agencia.

Figura 36: Listado de empleados solicitantes: Autoridad Nominadora

Notará que en la esquina superior derecha aparece el nombre de la cuenta asignada al rol Autoridad Nominadora; en este caso [email protected].

5.1. APROBAR O DENEGAR SOLICITUD DE EMPLEADO Como se mencionó, este rol tiene la función de aprobar o denegar una solicitud. No hace cambios al expediente ni anejará datos.

Primero deberá buscar la fila o récord del empleado y hacer clic en el botón/icono de lápiz:

Pasará entonces a la pantalla de detalles de la Autoridad Nominadora para el expediente del empleado.


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Figura 37: Pantalla de la Autoridad Nominadora para un expediente

En ella podrá ver los detalles de la solicitud: información básica, y la documentación de recursos humanos.

Al final del expediente, aparecerán las opciones propias de este rol: Aprobar o Denegar la solicitud.

Figura 38: Autoridad Nominadora: Aprobar o Denegar solicitud de empleado

Al denegar la solicitud, deberá escoger una de las siguientes razones:

• El empleado provee servicios especializados o imprescindibles para el funcionamiento y el cumplimiento con los deberes ministeriales de la entidad del Gobierno, según determinado por cada Autoridad Nominadora;

• El sueldo del empleado elegible se paga, en todo o en parte, con fondos federales; • El empleado elegible ocupa un puesto de confianza sin derecho a reinstalación o un

puesto de carrera con estatus transitorio o irregular; • La Agencia o Corporación Pública no cuenta con los recursos necesarios para pagar los

incentivos del Empleado Elegible; • El empleado presentó una renuncia ordinaria previo a someter su Solicitud de Elección

y no solicitó dejar sin efecto la misma.

Siga el procedimiento que aparece en la siguiente figura para escoger y registrar una de estas razones para someter la denegación de la solicitud.


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Figura 39: Procedimiento para escoger una de las razones para denegación

Escoja una razón y haga clic en el botón Someter Razón de Denegación.

Figura 40: Autoridad Nominadora: Someter Razón de Denegación

A continuación, aparecerá una forma para que confirme si va a añadir una razón para denegar.

El empleado solicitante recibirá una notificación por correo electrónico:


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Figura 41: Correo enviado por la aplicación al cambiar el estatus de la solicitud

El empleado podrá entrar en la aplicación y ver su expediente. Esta le mostrará otra pestaña con la respuesta de la Autoridad Nominadora, en este caso Denegando la solicitud con una de las razones anteriormente mencionadas de la lista.

Figura 42: Razón denegación de solicitud


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6. MISCELÁNEOS Las siguientes páginas describen algunas herramientas para el manejo de las cuentas (cambiar contraseña) y opciones para resumir y agregar datos.

6.1. CAMBIAR CONTRASEÑA (TODOS LOS ROLES) Usted puede cambiar su contraseña en cualquier momento. Para estos fines, deberá estar dentro de su cuenta en la aplicación, y activar el botón “drop down” de la pestaña que tiene su correo electrónico.

La siguiente gráfica contiene los pasos a seguir para cambiar la contraseña:

Figura 43: Pasos para cambiar contraseña


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6.2. OPCIONES PARA RESUMIR Y AGREGAR DATOS (ROLES ADMINISTRATIVOS) Filtrar: Regresará a la pantalla que muestra la lista de empleados. Notará que hay una barra con opciones (Search Report) para búsqueda de récords dentro del listado:

Figura 44: Search report o herramienta de filtrado de récords

En esta caja de texto puede hacer búsquedas simples (filtro) por Nombre, Apellido Paterno, Apellido Materno, etc., (similar a la herramienta Find de Word y Excel)

Por ejemplo, bajo el campo Clasificación, puede buscar cuáles son empleados de carrera solicitantes.

Escriba la palabra carrera

Presione el botón Go o use la tecla Enter para comenzar:

En este caso, se encontraron las filas correspondientes a empleados de carrera:


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Véase a continuación el listado de los empleados de carrera:

Figura 45: Resultados del filtro (Search)

Estos filtros son acumulativos. Si usted no los remueve, se quedan activos y otras búsquedas que vaya a realizar se pueden afectar. Si quiere remover este filtro, haga clic en el botón X para removerlo.

Figura 46: Remover un filtro.


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La barra de búsquedas contiene otras funcionalidades además de búsqueda. Estas aparecerán en el botón Actions.

Figura 47: Herramientas disponibles en Actions | Format

El botón Actions | Format tiene varias herramientas tales como: Sort: Ordenar récords de forma ascendente o descendente hasta seis campos.

Otra herramienta útil es Group By, la cual permite contar y resumir récords por cualquier columna. En este caso se pretende resumir por Clasificación: cuántos empleados han solicitado, por unidad de trabajo…

Figura 48: Herramienta para resumir datos: Group By.


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Devolverá dos columnas: Clasificación y Unidad de Trabajo y hará un conteo de empleados usando el campo RecordID:

Figura 49: Resultados de la aplicación de la herramienta Group By.

Devolverá dos columnas: Desea acogerse y conteo: Hay 2 que contestaron No y uno que contestó Sí.

Al igual que los Filtros, las herramientas para agregar datos también son acumulativas. Puede remover este agrego de datos Group by usando el botón X Remove.

Figura 50: Remover resumen Group By.

Hay otras opciones adicionales, tales como Actions > Format > Pivot. Esta herramienta es parecida a Group By y le permite agregar datos de varias columnas, hacer conteos con datos no-numéricos y sumas, calcular promedio y medianas con datos numéricos.

Por ejemplo, hacer tabla Pivot con el conteo de empleados por Estatus de la Solicitud y Unidad de Trabajo:

Figura 51: Configurar tabla Pivot


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Este es un ejemplo de tabla Pivot con los cómputos especificados anteriormente: Por Unidad de trabajo (en las filas rows) cuál es el conteo de empleados desglosados por el Estatus de la Solicitud (en las columnas).

Figura 52: Ejemplo de tabla Pivot (conteos)

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