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Manual de Usuario Versión 4.0 | Octubre de 2016

(Tabletas y Equipos con pantallas mayores a 7”)

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Tabla de Contenido

1. Generalidades a. Bienvenido b. Cómo funciona Solara

2. El Escritorio

3. Principal

a. Abrir, Cerrar, Historial y Resumen de Caja b. Gastos c. Préstamos d. Devoluciones e. Resumen Financiero f. Clientes g. Empleados h. Proveedores

4. Punto de Venta

a. Realizar una venta b. Consultar ventas realizadas

5. Inventarios

a. Productos b. Ingresar y egresar productos c. Historial de Ingresos y Egresos de Productos d. Marcas y Departamentos e. Descuentos

6. Reportes

a. Reporte de Gastos b. Reporte de Devoluciones c. Ventas diarias d. Ventas Mensuales e. Comparativo de Ventas f. Nómina

7. Ajustes

a. Horarios b. Configuraciones y Seguridad c. Usuarios d. Asistencia

Información Adicional

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1. Generalidades

¡Bienvenido! A partir de ahora contará con Solara, su Asistente Administrativo con Punto de Venta, el cual le ayudará en gran manera a tener una mejor administración de su empresa. Puede descargar Solara de la Google Play Store para tabletas* con Android. Si lo desea puede usar Solara desde el navegador de cualquier computadora o tableta con conexión a internet. Para crear una cuenta gratis o iniciar sesión en solara ingrese en www.solara.tiangus.com

Cómo Funciona Solara Con Solara podrá seguir de cerca todas las operaciones de su empresa (ventas, inventarios, gastos, nómina, etc.) desde su Tablet o Computadora. Solara estará disponible para teléfonos celulares con sistema operativo Android a finales de 2016.** Toda la información de su empresa se encuentra respaldada con un alto grado de encriptación de datos. Solo el empresario que ha creado la cuenta puede tener acceso ilimitado a toda su información. * Solara está optimizado para tabletas de más de 7” con sistema operativo Android 4.4, computadoras de escritorio y laptops con cualquier sistema operativo. Sólo necesita conexión a internet. Si tiene una tableta con iOS, por el momento solo puede usar solara desde su navegador de internet. **Solara estará optimizada para pantallas desde 4” hasta 6”. Puede mantenerse informado de todas nuestras actualizaciones y eventos en www.solara.tiangus.com y Redes Sociales.

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2. El Escritorio

¡Un Extraordinario Diseño! Con solo un vistazo podrá conocer todas las operaciones básicas de su empresa, como Ventas (por hora, día y mes), Devoluciones, Préstamos y Gastos.

En la misma barra lateral en la que se encuentra el Escritorio se encuentran otras pestañas que albergan más funciones de Solara, a saber, el Punto de Venta, Principal, Inventarios y Reportes. En este manual se detalla cada una de esas pestañas y las funciones que realizan para su empresa. En la parte superior derecha se encuentran los Ajustes, en donde encontrará: Horarios, Configuraciones, Usuarios, Asistencia y Cerrar sesión.

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3. Principal

Abrir Caja Permite al usuario ingresar una cantidad inicial para las operaciones de venta. Agregue la cantidad y haga clic en “Abrir caja”. No podrá realizar ventas a menos que tenga aperturada la caja, o dicho de otra manera, cuente con un fondo de caja.

Cerrar Caja Su función es poner la caja en $0 para que ingrese un nuevo turno.

Historial de Caja Permite al usuario ver cuales y cuantas han sido las veces que se ha cerrado o abierto la caja en una fecha específica, así como los montos.

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Resumen de Caja El Resumen de Caja le permite conocer todas las transacciones hechas durante una sesión. Si durante un día de trabajo se ha abierto la caja en 3 diferentes ocasiones, tendrá 3 resúmenes completamente diferentes; la suma de ellos es el Resumen Financiero.

Gastos Aquí podrá realizar un gasto, el cual podrá ver reflejado en el Resumen Financiero y Reporte de Gastos.

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Préstamos Solara le permite realizar préstamos únicamente a usuarios registrados. Seleccione un beneficiario y asigne un monto a prestar.

Caso práctico: “Abigail” es la cajera de la empresa, gana $3,000 quincenales y le pide un préstamo de $400.00. Usted le realiza el préstamo el día 8 de enero de 2016. Cuando realice la nómina del 1 al 15 de enero de 2016 le aparecerá que Abigail gana $3,000 y tiene un préstamo por $400, por lo que el pago neto es de $2,600.00

Lo que debe saber: Solara no descontará el préstamo de “Jorge” para la quincena del 16 al 31 de enero, ya que en ese periodo no está implícito el préstamo. No importa si paga semanal o quincenal, el principio aplicado es el mismo.

Si desea conocer los préstamos hechos a su personal, haga clic en “Reporte de Préstamos”, escribe el rango de fechas de donde desea revisar los préstamos y haga clic en Buscar.

Devoluciones En esta sección podrá hacerle una devolución a un cliente cuando éste ya no quiera el producto adquirido. Cuando ingrese el número de ticket aparecerán los productos que adquirió su cliente.

Seleccione el o los productos a los que le aplicará la devolución y haga clic en “Confirmar Devolución”. Escriba un motivo para dicha devolución y haga clic en “Guardar Cambios”.

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Verá aplicado el descuento en el Resumen Financiero y en el resumen de caja. Puede visualizar todos las devoluciones aplicadas en un periodo específico en el Reporte de Devoluciones. Tenga en cuenta lo siguiente:

1- El producto que le devolvieron tendrá que ingresarlo manualmente al inventario, si así lo desea (INVENTARIOS > INGRESAR PRODUCTOS).

2- El dinero se descontará del monto actual en caja y de las ventas del día, así como de cualquier otro reporte de ventas. Si asigna comisiones por ventas a sus vendedores, les serán descontadas).

Resumen Financiero El Resumen Financiero le permite conocer las ventas, gastos, cancelaciones y préstamos que se han realizado en su empresa. También incluye un gráfico para facilitar su interpretación. Si desea conocer el Resumen financiero de otro día o de un periodo distinto, solo ingrese esos datos en el espacio designado para ello y haga clic en “Buscar”.

El Resumen Financiero tiene un aspecto similar al del Resumen de Caja, pero no debe confundirse. El Resumen de Caja solo considera la información de las ventas hechas en el momento y en la caja o sesión abierta (por ejemplo en la sesión de un empleado que trabaja de 9am a 2pm). El Resumen Financiero toma en cuenta un día completo o un periodo de tiempo.

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Clientes En este módulo puede buscar, crear o editar a sus clientes. Su manejo es muy similar al de la lista de contactos de las tabletas o teléfonos móviles.

Si desea editar la información de un cliente haga clic en el ícono “editar”. Si desea eliminarlo haga clic en el ícono “eliminar”. Si desea recuperar a los clientes eliminados, entre a la papelera y haga clic en el botón “activar”.

Empleados En este apartado puede ingresar la información de contacto de sus empleados. También le permite agregar sueldos, comisiones y fechas de contrataciones.

El sueldo diario se multiplicará por los días que desee generar la nómina. Si un empleado gana $100 diarios y le genera la nómina del día 1 al 15, su sueldo diario se multiplicará por $15. Si paga comisiones por ventas puede poner el porcentaje de comisión en el apartado creado para tal motivo.

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Proveedores Funciona principalmente como una libreta de direcciones de los clientes, pero con información de los proveedores. Si tiene pendientes con ellos puede usar el cuadro destinado a observaciones.

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4. Punto de Venta

Realizar una Venta El Punto de venta cuenta con 2 elementos: DETALLES DE LA VENTA en el lado derecho y el BUSCADOR DE PRODUCTOS en el izquierdo.

DETALLES DE LA VENTA: Ahí se muestran los detalles de la venta, como el nombre del cliente (puede ser un cliente de paso o uno de la lista que previamente dio de alta), Número de productos de la venta, Vendedor (por default tomará el usuario con el que inició sesión aunque puede seleccionar a otro empleado), porcentaje de Descuento (ver nota), Tipo de pago (efectivo, tarjeta u otro) y monto recibido. BUSCADOR DE PRODUCTOS: Puede ver sus productos en forma de Lista o Fotografías haciendo clic en (1). Los productos que vaya agregando a la venta aparecerán en la Lista. Si ya no desea un producto de la lista, haga clic en el botón eliminar. Una de las formas más fáciles de encontrar productos para su venta es la vista de Fotografías, ya que es más visual. Cuando está en vista de Fotografías puede navegar entre sus productos por marca o departamento (2). Cuando seleccione un producto, éste pasará a la Lista de productos. Las veces que seleccione un mismo producto en la vista de Fotografías, son el número de productos que estarán en la canasta. Nota: Usted puede asignar un descuento a un producto directamente en la venta, si cuenta con la autorización del Administrador o Gerente. Si en una venta de 3 artículos autorizó un descuento del 10% y el cliente devuelve uno de los 3 productos, el monto a devolver es el del precio original menos el 10% de descuento que le autorizó.

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Consultar Ventas Realizadas Usted puede consultar cada una de las ventas realizadas en un turno, en un día o en un periodo específico. Para consultar las ventas realizadas en un turno de caja, vaya a Abrir o Cerrar Caja y a continuación en Resumen de Caja.

Para consultar las ventas realizadas en un día vaya al Resumen Financiero. Automáticamente al entrar verás todas las ventas y demás operaciones detalladamente correspondientes al día de hoy. Puede cambiar los parámetros de búsqueda para una semana, un mes o cualquier otro rango que desee conocer.

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5. Inventarios

Productos En esta sección puede visualizar todos los productos que tiene en venta. Puede buscar un producto y saber su existencia, precio de venta, precio de compra, entre otros.

Le permite también visualizar las fotografías del producto (hasta un máximo de 8 fotografías por producto).

Si desea agregar un Nuevo Producto que no existe en la base de datos, haga clic en “Nuevo Producto”.

Los campos obligatorios aparecen con el símbolo (*).

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El menú “Detalles del Inventario” le muestra el valor total de su inventario actual a precio de venta y a precio de compra, así como la cantidad de productos por marca y su utilidad.

Recomendaciones:

Dé una descripción detallada de su producto. Solara no usa unidades de medida. Si va a dar de alta productos y requiera poner unidades de medida sugerimos usar el siguiente formato en la DESCRIPCIÓN:

Coca Cola de lata 335ml; Aceite vegetal 1lt; Galletas María 500grs.

Para una mejor ubicación de sus productos recomendamos ampliamente asignarles una Marca y un Departamento; vea en este manual el apartado “Marcas y Departamentos”.

La existencia solo puede ser mientras se da de alta un producto nuevo. Después de haber sido creado NO podrá modificar la existencia del mismo desde este menú; tiene que hacerlo en “Ingresar Productos”.

El Precio de Compra solo será visible por el Administrador de Solara, que generalmente es quien creó la cuenta. Aparte del administrador existen dos niveles más: Gerente y Cajero. Para conocer más sus limitaciones de acceso vea “Usuarios”.

Las especificaciones le servirán para tener un contexto más amplio del producto que vende y así evitar confusiones.

Por ejemplo si vende computadoras la Descripción apropiada sería:

Computadora HP 17AS33 Intel Core i7

Especificaciones: HP 17AS33, Procesador Intel Core i7 a 2.2Ghz, pantalla de 17”, 8gb en ram, 1TB en disco duro, colores blanco y negro, quemador de cds y dvds, bluetooth 4.0, wifi, 1 año de antivirus, Windows 10.

De esta manera es más difícil equivocarse al vender un producto, si tiene por ejemplo, otra computadora HP igual pero con un disco duro con menor capacidad o un procesador Intel core i5.

Ingrese el mayor número de fotos que pueda (8 como máximo). De esa forma si tiene muchos productos, una fotografía puede ayudarle a saber que el producto que se está llevando su cliente es el que realmente debe ser.

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Ingresar y Egresar Productos Permite al usuario ingresar o egresar productos al inventario por distintas razones: ventas, cancelaciones o devoluciones, regalo del proveedor, etc. Cualquiera que sea el caso, el inventario se verá afectado si ingresa o egresa productos.

Veamos cómo Ingresar Productos al inventario:

Seleccione el producto al que desea aumentar en el inventario. Solara le mostrará la la existencia actual de dicho producto. Ingrese la cantidad a resurtir en el inventario, seleccione un motivo (compra, devolución del cliente, etc) y haga clic en “Agregar a Lista”. Repita el procedimiento si tiene que ingresar más productos al inventarios. Haga clic en “Guardar Lista” para terminar. De la misma manera funciona Egresar Productos, solo que en vez de agregar al inventario le resta.

Historial de Ingresos y Egresos En estos apartados obtendrá un reporte detallado de todos los ingresos o egresos que se han hecho en su empresa en un día en particular o un periodo (semana, quincena, etc.)

Puede ordenarlos por precio, descripción del producto, motivo, marca, entre otros.

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Marcas y Departamentos Usted puede hacer una búsqueda de productos ingresando el nombre de la marca o el departamento al que pertenezca. Le sugerimos que a todos sus productos les asigne una marca y un departamento. Esto es muy útil cuando desea información estadística de ventas de todos sus productos o solamente los productos de una marca o departamento en particular.

Por ejemplo, solara le puede generar el reporte de ventas de todos los productos de determinado departamento del mes actual, o todas las ventas del año pasado en ese mismo departamento. También puede generarle las estadísticas de venta de una marca en particular para el mes que usted necesite. Si usted no les asignó marca o departamento alguno a sus productos, este reporte no podrá ser generado. Del mismo modo, su reporte no será completo si solamente le asignó dicha información a algunos y no a todos.

En “Detalles del Inventario” sabrá cuantos productos hay de cierta marca o cierto departamento. Si a sus productos no les asigna ni marca ni departamento, estos estarán en la categoría “Sin Marca” o “Sin Departamento”, según sea el caso.

Descuentos En esta sección podrá asignar algún descuento especial a uno o varios productos en un determinado límite de tiempo (por ejemplo, 10% de descuento en el producto X del 1ro al 15 de septiembre del año en curso). El descuento se aplicará en el punto de venta mientras la promoción esté vigente. Una vez terminada dicha vigencia el precio de venta volverá a ser el mismo a la hora de realizar la venta. Puede asignarle nueva vigencia al descuento del producto.

En esta lista se muestran tanto los descuentos vigentes como los descontinuados. Puede visualizar solamente los vigentes activando la pestaña “Vigentes”.

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Si desea crearle un descuento a uno o varios productos seleccione “Nuevo Descuento”.

A continuación busque el producto al cual le aplicará el descuento, teclee el porcentaje de descuento y asigne las fechas de vigencia. Haga clic en “Agregar a Lista”. Si desea aplicar descuentos a más productos repita la operación, sin importar si tienen vigencias distintas. Al hacer clic en “Guardar Lista” todos los productos que se encuentran en ella tendrán un nuevo precio en el punto de venta.

Lo que debe saber: Si desea aplicar un descuento nuevo a un producto al que anteriormente se le aplicó un descuento (sin importar si el descuento ya está descontinuado), tendrá primero que eliminar el descuento (en la lista de descuentos) y después crear un descuento nuevo, o editar el descuento (de la lista de descuentos) y asignarle nuevos valores (nuevo % de descuento, vigencia, etc).

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6. Reportes

Ventas Diarias, Mensuales y Comparativo de Ventas Si desea conocer las ventas por día de un mes en específico, deberá seleccionar “Ventas Diarias”.

Si desea conocer las ventas por mes de un año en específico, deberá seleccionar “Ventas Mensuales”.

Si desea comparar las ventas de dos periodos distintos, deberá seleccionar “Comparativo de Ventas”.

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Nómina Solara le ayuda a calcular el pago a sus empleados de una manera muy sencilla. Seleccione al empleado al cual desea generar su nómina de pagos. Seleccione el periodo que le va a pagar a su empleado. Si tiene uno o más días que no laboró (1, 2, 3, etc.) agréguelos en el campo para dicho propósito; si tuviera otro descuento use el campo para dicho propósito (un descuento de $200 por ejemplo). Finalmente haga clic en “Crear Nómina”.

Lo que debe saber: Para el pago de la nómina solara toma como base el sueldo diario del empleado. Si un empleado gana $100 diarios y le genera la nómina del 1 al 15 de septiembre, solara entenderá que el Total a Pagar es de $1,500. Si el empleado tuviera 2 días no laborados entonces recibiría $1,300. Si además de los 2 días no laborados, tuviera otro descuento de $100, solara entiende que se le debe de pagar $1,200. Si el empleado tuviera un préstamo de $200, solara le hará el descuento de manera automática*. Si el empleado recibe comisiones por ventas, dichas comisiones se suman al Total a Pagar**. * En este ejemplo, Solara no descontará el préstamo del empleado si este le fue otorgado en una fecha distinta a la que le

está pagando (1 al 15 de septiembre), ya que en ese periodo no está implícito el préstamo. No importa si paga semanal o quincenal, el principio aplicado es el mismo.

** En este ejemplo, si el empleado vendió $10,000 y recibe comisiones por ventas del 10%, Solara entiende que debe

pagarle $1,000 por dicho concepto. Solara solo concede una comisión para todos sus productos. Finalmente, si en vez de realizar la nómina de un empleado selecciona “Todos los empleados”, Solara desactiva los campos de “descuentos” (“días no laborados” y “otros”). Si desea realizar otro tipo de descuentos a sus empleados, exporte la nómina a Excel y haga los descuentos que considere necesarios.

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Reporte de Gastos Cuando ingresa a este módulo, Solara le muestra una lista completa de los gastos que se han efectuado durante el día. Puede visualizar gastos realizados durante un periodo de tiempo más amplio ingresando las fechas requeridas y haciendo clic en “Buscar”. Puede buscar uno o varios gastos dentro de la lista usando el buscador.

Reporte de Devoluciones Cuando ingresa a este módulo, Solara le muestra una lista completa de las devoluciones que se han efectuado durante el día. Puede visualizar devoluciones realizadas durante un periodo de tiempo más amplio ingresando las fechas requeridas y haciendo clic en “Buscar”. Puede buscar una o varias devoluciones dentro de la lista usando el buscador.

Reporte de Préstamos Cuando ingresa a este módulo, Solara le muestra una lista completa de los préstamos que se han efectuado durante el día. Puede visualizar préstamos realizados durante un periodo de tiempo más amplio ingresando las fechas requeridas y haciendo clic en “Buscar”. Puede buscar uno o varios préstamos dentro de la lista usando el buscador.

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7. Ajustes

Horarios Al asignar horarios para su empresa, usted podrá ver las ventas por hora en El Escritorio, desde la hora de apertura hasta el cierre.

Configuraciones y Seguridad En “General” puede escribir el nombre de su empresa y su dirección. En “Seguridad” usted podrá cambiar su contraseña, añadir un correo electrónico alternativo en donde pueda recibir soporte técnico en caso de ser necesario. Agregue un número telefónico para poder tener contacto con usted y recibir soporte técnico por parte de nuestros asesores si tuviese algún problema. “Sesiones” le muestra quien y a que hora se ha iniciado sesión en Solara.

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Usuarios Solara le permite agregar los usuarios que necesite. Solara únicamente asigna credenciales de usuarios a quienes tiene registrados como empleados. Seleccione un empleado, elija el tipo de usuario (Cajero o Gerente)*, agregue el correo electrónico con el cual será usado para ingresar y una contraseña. Para finalizar haga clic en Agregar Nuevo Usuario. A partir de ahora este nuevo usuario tendrá acceso a solara de manera limitada. Una vez creado el usuario y si desea editar su información (como cambiar su por ejemplo), selecciónelo primero y cambie su información. Una vez terminado haga clic en “Actualizar Datos”. Si desea eliminarlo haga clic en “Eliminar Usuario”.

*Existen tres tipos de usuario: Administrador, Gerente y Cajero. El Administrador es quien creó la cuenta, por lo tanto

tiene acceso total a Solara. El Gerente tiene privilegios casi totales mientras que el Cajero es más limitado. Sólo se pueden crear usuarios de tipo Gerente y Cajero. Para una documentación completa de los límites de cada tipo de usuario lea la “Información Adicional” al final de este manual de usuario.

Asistencia En este módulo usted recibirá asistencia técnica de nuestros asesores. Funciona exactamente como un correo electrónico. Puede pedir asesoría para solucionar su problema las veces que lo necesite. Todas las conversaciones se agruparán según se vaya respondiendo. La Asistencia NO ES UN CHAT, por lo que el tiempo de respuesta, a pesar de que es rápido, puede demorar un poco dependiendo las solicitudes de otros usuarios. Le recomendamos ver los tutoriales que hemos creado especialmente para usted.

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Información Adicional Existen 3 tipos de usuario en Solara: Administrador, Gerente y Cajero (A, G y C). Cuando alguien crea una cuenta en Solara, automáticamente se convierte en el Administrador. Solamente el Administrador puede crear usuarios y determinar si es Gerente o Cajero. El siguiente cuadro explica los privilegios de cada uno de ellos.

Módulo A G C ESCRITORIO

PUNTO DE VENTA (1)

PRINCIPAL

Abrir y Cerrar Caja

Historial de Caja

Gastos

Préstamos

Devoluciones

Resumen Financiero

Clientes

Proveedores (2)

Empleados

INVENTARIOS

Productos (5) (3)

Ingresar y Egresar Productos

Historial de Ingresos y Egresos

Marcas y Departamentos

Descuentos (4)

Ventas Diarias y Mensuales

Comparativo de Ventas

Nómina

Reporte de Gastos

Reporte de Devoluciones

Reporte de Préstamos

AJUSTES

Horarios

Configuraciones

Usuarios

Asistencia

(1) Para aplicar un descuento en el Punto de Venta necesita autenticación del Gerente o Administrador. (2) No puede eliminar un Proveedor. (3) No puede eliminar un producto. Tampoco puede visualizar el costo del producto ni los Detalles del Inventario. (4) No podrá crear, eliminar o editar un descuento. (5) No puede visualizar el costo de los productos, editar precios ni eliminar productos. Podrá crear productos e ingresar

información básica que no incluya costo de productos.

Si ha asignado a un empleado permisos de usuario para ser Cajero y cree que sus funciones deben ser más amplias, puede editar a dicho usuario y cambiarlo de Cajero a Gerente.

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Solara es una Marca Registrada de

la empresa Villasoft

Los logos de Solara y VillaSoft son Marcas Registradas.

www.villasoft.com.mx