MANUAL DE USUARIO COMPRADOR EVENTOS

Tabla de contenido 1 Introducción ................................................................................. ¡Error! Marcador no definido.

2 Módulo de Eventos ...................................................................... ¡Error! Marcador no definido.

2.1 Configuración ....................................................................... ¡Error! Marcador no definido.

2.2 Administración de Descripciones de Eventos ...................... ¡Error! Marcador no definido.

2.3 Reportar Eventos ................................................................................................................. 3

2.3.1 Reportar Eventos de Tipo Incidente o No Conformidad (1, 2 o 3) .............................. 3

2.3.2 Reportar Eventos de Tipo Sugerencia ......................................................................... 8

2.3.3 Reportar Eventos de Tipo Felicitación ......................................................................... 9

2.3.4 Reportar Eventos de Tipo Solicitud ........................................................................... 10

2.4 Responder un Evento ........................................................................................................ 11

2.4.1 Responder un Evento de tipo Incidente o No Conformidad (1, 2 o 3) ...................... 11

2.4.2 Responder un Evento de Tipo Sugerencia ................................................................ 12

2.4.3 Responder un Evento de Felicitación ........................................................................ 13

2.4.4 Responder un Evento de Tipo Solicitud .................................................................... 13

2.4.5 Gestionar eventos recibidos atrasados ..................................................................... 14

2.5 Consultar Eventos ............................................................................................................. 14

3 Módulo de Calificaciones .......................................................................................................... 15

3.1 Evaluar Comunidades ........................................................................................................ 15

3.1.1 Evaluación Automática para Comunidad de Proveedores ....................................... 16

3.2 Consultar Evaluaciones ..................................................................................................... 17

1.1 Reportar Eventos

A esta funcionalidad se accederá a través del Rol: “3 - SDX - Creación (reportar) de eventos”.

Al presionar el submenú “Reportar Eventos”, se accederá a una pantalla en la cual se visualizarán

los eventos en estado Guardado junto con la opción de Crear Nuevos Eventos.

Los eventos guardados tendrán la opción de editarlos y borrarlos

Para reportar un evento el usuario debe Pulsar botón Nuevo. Los campos a llenar dependerán del

Tipo de Evento.

1.1.1 Reportar Eventos de Tipo Incidente o No Conformidad (1, 2 o 3)

Para el caso de Eventos de Tipo Incidente o No Conformidad 1, 2 o 3 aparecerán los siguientes

campos para ser ingresados:

a. Seleccionar descripción del evento

b. Seleccionar Comunidad a la cual se reportará el evento. Para el caso de la comunidad de

Proveedores deberá seleccionarse el proveedor a quien desea reportarse el evento

c. Seleccionar el CG.

Para el caso de la comunidad de Proveedores no aplica esta selección.

Para en el cual un usuario de la comunidad de Operaciones o Compras, esté

reportando un Evento a una de estas comunidades, no aparecerá la opción de

seleccionar el Centro de Gestión pues solamente se podrá reportar al mismo

Centro de Gestión.

Para el caso de un usuario de otra comunidad (inclusive la de proveedores), pero

que no sea de compras u operaciones, deberá seleccionarse el Centro de Gestión.

d. Ingresar Fecha y hora en la que ocurrió el evento

e. Ingresar Número de Orden de Compra

f. Número de Factura

g. Criterio que incumple

h. No. de Ficha Técnica del producto

i. Ingresar una descripción o antecedentes

j. Frecuencias de entregas mensuales

k. Ingresar información Contractual y Técnica. La obligatoriedad de los datos dependerá de la

configuración de la descripción del evento

l. Adjuntar Archivos

m. Descargar plantillas con información particular (para llenar y luego adjuntar) la

información de las plantilla sería

Desviación en la calidad de insumos Food

Condiciones de Almacenamiento

Datos relacionados con la muestra

Desviación en la calidad de insumos Food

Información Conforme a los Criterios de Aceptación y Rechazo

Cumple No Cumple Observaciones para el caso de Incumplimiento

Olor

Sabor

Color

Textura

Frescura

Temperatura de recibo

Fecha de vencimiento

nombre del producto

lote

Fecha y hora de recibo

etiquetado y rotulado (1)

Integridad del empaque (2)

Condiciones de transporte (3)

Condiciones de Almacenamiento (4)

Observaciones :

(4)INCUMPLIMIENTO CONFORME AL Manual de Buenas

(3) INCUMPLIMIENTO CONFORME AL Manual de Buenas

(2)INCUMPLIMIENTO CONFORME A LOS CRITERIOS DE ACEPTACION Y RECHAZO

(1) INCUMPLIMIENTO CONFORME A LA RESOLUCIÓN 00485

Condiciones de Almacenamiento

Información Conforme al Anexo 2 v5 CODIGO BPM ALMACENAMIENTO

Cumple No Cumple Observaciones de Incumplimiento conforme al

Anexo 2 v5 CODIGO BPM ALMACENAMIENTO

Temperatura de almacenamiento de acuerdo a Ficha Tecnica

del Producto

Lugar Organizado y Limpio

MP Se encuentran separadas de la pared/circula aire

Separación del piso (estibas de mínimo 15 cm de altura)

Los productos alimenticios estan separados físicamente de

los insumos

Los Productos Quimicos están en Estante Cerrado que

impide la contaminación físicoquímica de las materias

primas

Todas las MPI estan rotuladas con la fecha de recepción (día,

mes, año), fecha de vencimiento, número de lote y nombre

del producto, ( y fecha de apertura si está abierto). NOTA:

No se requiere fecha de vencimiento para frutas y hortalizas

frescas,productos de panadería que se consuman dentro de

24 horas (Según resolución 5109 de 2005).

Las MP no estan almacenadas en los empaques terciarios

(exceptuando los productos que requieran para su

conservación las cajas, hamburguesas, pescados apanados),

NOTA: si el espacio de almacenamiento de desechables es

insuficiente se deben mantener estos productos en las cajas

de cartón (limpias y sin acumulación de polvo).

MP NO EMPACADOS EN LONA (Se podrá recibir materias

primas en lonas pero deberán reempacarse en canecas o

bolsas, conservando toda la información del empaque

original)

Las canastillas y otros recipientes empleados para almacenar

los alimentos estan en buen estado.

Se verifican todas las MP con frecuencia en busca de señales

de deterioro, retirando de inmediato cualquier producto

alterado o vencido.

CUMPLE CON EL CODIGO BPM PARA MATERIAS PRIMAS

ALMACENADAS EN FRIO

CUMPLE CON EL CODIGO BPM PARA FRUTAS Y HORTALIZAS

CUMPLE CON EL CODIGO BPM PARA ALMACENAMIENTO DE

DETERGENTES Y DESINFECTANTES

CUMPLE CON EL CODIGO BPM PARA ALMACENAMIENTO

MATERIAS PRIMAS CON ENVASE DE VIDRIO

CUMPLE CON EL CODIGO BPM PARA ALMACENAMIENTO

MATERIAS PRIMAS ALERGENAS

Los productos que son más livianos y que no

estén envasados en vidrio SE ENCUENTRAN en la parte

superior de las estanterías.

Información de Muestras

PRESENTACIÓN

FECHA DE PRODUCCION

FECHA VENCIMIENTO

LOTE

Temperatura

PARAMETRO (Unidades)

TECNICA UTILIZADA

RESULTADOS

ESPECIFICACION

La muestra cumple con la

especificación

Cumple o No cumple

Identificación de la muestra

Resultados

n. Opción para Guardar el Evento

o. Opción para Reportar Evento

1.1.2 Reportar Eventos de Tipo Sugerencia

Para el caso de Eventos de Tipo Sugerencia aparecerán los siguientes campos para ser ingresados:

a. Seleccionar Descripción

b. Seleccionar Comunidad a reportar. Para el caso de la comunidad de Proveedores deberá

seleccionarse el proveedor a quien desea reportarse el evento

c. Seleccionar el CG según corresponda.

Para el caso de la comunidad de Proveedores no aplica esta selección.

Para en el cual un usuario de la comunidad de Operaciones o Compras, esté

reportando un Evento a una de estas comunidades, no aparecerá la opción de

seleccionar el Centro de Gestión pues solamente se podrá reportar al mismo

Centro de Gestión.

Para el caso de un usuario de otra comunidad (inclusive la de proveedores), pero

que no sea de compras u operaciones, deberá seleccionarse el Centro de Gestión.

d. Ingresar Cargo, email, teléfono, celular, ciudad y dirección

e. Ingresar la Sugerencia.

f. Guardar o Enviar

1.1.3 Reportar Eventos de Tipo Felicitación

Para el caso de Eventos de Tipo Felicitaciones aparecerán los siguientes campos para ser

ingresados:

a. Seleccionar descripción

b. Seleccionar Comunidad. Para el caso de la comunidad de Proveedores deberá

seleccionarse el proveedor a quien desea reportarse el evento

c. Seleccionar el CG según corresponda.

Para el caso de la comunidad de Proveedores no aplica esta selección.

Para en el cual un usuario de la comunidad de Operaciones o Compras, esté

reportando un Evento a una de estas comunidades, no aparecerá la opción de

seleccionar el Centro de Gestión pues solamente se podrá reportar al mismo

Centro de Gestión.

Para el caso de un usuario de otra comunidad (inclusive la de proveedores), pero

que no sea de compras u operaciones, deberá seleccionarse el Centro de Gestión.

d. Ingresar Cargo, email, teléfono, celular, ciudad y dirección

e. Ingresar la Felicitación

f. Guardar o Enviar

1.1.4 Reportar Eventos de Tipo Solicitud

Para el caso de Eventos de Tipo Solicitud aparecerán los siguientes campos para ser ingresados.

Este tipo de Eventos solo se reporta a los proveedores

a. Seleccionar descripción

b. Seleccionar proveedor

c. Ingresar Cargo, email, teléfono, celular, ciudad y dirección

d. Seleccionar el tipo de solicitud de documentos

e. Ingresar observaciones

f. Guardar o Enviar

1.2 Responder un Evento

A esta funcionalidad se accederá a través del Rol: “3 - SDX - Responder eventos”.

Al presionar el submenú “Gestionar Eventos Recibidos”, se accederá a una pantalla en la cual se

visualizarán los eventos reportados a los CG en donde tengo el usuario tiene el rol de responder

eventos y que se hayan reportado a la Comunidad a la cual pertenece el usuario.

Dependiendo del tipo de Evento recibido se desplegará un formulario diferente para ser

completado.

1.2.1 Responder un Evento de tipo Incidente o No Conformidad (1, 2 o 3)

Al Responde un evento del tipo No Conformidad o Incidente se tendrá la opción de rechazar o

aceptar y responder.

Si se desea rechazar se deberá ingresar la justificación y presionar botón Rechazar

Si se acepta y desea responder se deberá ingresar:

a. Análisis de Causa: Al manos una causa y un porqué para cada causa ingresada

b. Plan de Mejora: Al menos un compromiso, indicando el responsable y la fecha de entrega del

plan comprometido. Esta fecha será la que alerte cuando un evento está atrasado en conjunto

con una opción a nivel de línea que debe seleccionar el usuario que reporta el evento

indicando si está entregado o no.

c. Responder el evento

1.2.2 Responder un Evento de Tipo Sugerencia

Para responder el evento el usuario que tiene el rol de responder deberá ingresar un mensaje

respecto a la sugerencia recibida y Responder el evento.

1.2.3 Responder un Evento de Felicitación

Estos eventos no tienen gestión, al momento de reportarlos quedan automáticamente cerrados,

solo dando opción de consultarlos y ver el historial

1.2.4 Responder un Evento de Tipo Solicitud

Para responder el evento el usuario del proveedor que tiene el rol de responder deberá adjuntar

documentos solicitados, ingresar una respuesta y Responder el evento.

1.2.5 Gestionar eventos recibidos atrasados

A esta funcionalidad se accederá a través del Rol: “3 - SDX - Responder eventos”.

Al presionar el submenú “Gestionar Eventos Recibidos atrasados”, se accederá a una pantalla en

la cual se visualizarán los eventos reportados a la comunidad y los Centros de Gestión en donde el

usuario tiene el rol, indicando los eventos con más de 48 HH que están sin responder.

1.3 Consultar Eventos

A esta funcionalidad se accederá a través del Rol: “1 - SDX - Consultar eventos Todos los CG”, con

el cual se da acceso a una consulta que permite visualizar todos los eventos enviados y recibidos

por los CG en donde el usuario tiene el rol de consultar evento, independiente de la comunidad a

la cual pertenece el usuario.

2 Módulo de Calificaciones

Este módulo contempla dos funcionalidades principales

Evaluar Manualmente a una comunidad

Evaluación Automática de proveedores

Apertura y Cierre de Períodos a Evaluar

Consulta de Evaluaciones

2.1 Evaluar Comunidades

A esta funcionalidad se accederá a través del Rol: “1 - SDX - Evaluación de eventos (ANS)”, en la

cual el usuario podrá evaluar las comunidades, indicando si la evaluación es a nivel nacional

(seleccionando todos los CG) o a nivel de una operación (seleccionando un CG)

Algunas consideraciones:

El período a Evaluar corresponderá al período anterior al mes en curso. Ejemplo: Si estoy en Septiembre, la evaluación a realizar es del período de Agosto.

El puntaje del período lo calcula sumando los puntajes obtenidos por los eventos reportados y cerrados al momento de evaluar

Para el caso de los proveedores, al evaluar a nivel nacional, el número de experiencias a considerar en la evaluación, serán rescatadas del Registro del proveedor. Para el caso de no existir este dato en el registro, considerará como N° de experiencias, 100.

Para el caso de los proveedores, al evaluar por Centro de Gestión, el numero de experiencias a considerar en la evaluación, serán rescatadas del campo llamado “Frecuencia de Entregas mensuales de proveedor (suministra cada operación en el momento de un reporte)” que se ingresa al reportar un evento del tipo No Conformidad, Incidente o Resultado de Reevaluación

no favorable. Para el caso de existir más de un evento reportado en el mes, considerará el dato del último evento reportado en el período a evaluar y que se encuentra cerrado. Este dato se podrá cambiar en la página al momento de evaluar.

2.1.1 Evaluación Automática para Comunidad de Proveedores

Para el caso de la comunidad de proveedores existe la Evaluación Automática, que consiste en Evaluar automáticamente a los proveedores que no tengan una evaluación manual. La evaluación automática funciona de la siguiente forma: El período a Evaluar de forma automática corresponderá al período anterior al período cerrado, pues esta evaluación se realiza sobre aquellos proveedores que no fueron evaluados de manera manual por un usuario. Ejemplo: Si estoy en Septiembre, la evaluación a realizar de manera automática es del período de Julio, esta evaluación se realizará el primer día de Septiembre. a) Evaluación Automática de Proveedores a Nivel Nacional

Todos los proveedores deben tener una evaluación a nivel Nacional, por lo tanto deberá calcular de manera automática una evaluación a cada proveedor siempre que este no haya sido evaluado manualmente.

Debe sumar todos los puntajes de eventos reportados por todos los CG al proveedor en el período a evaluar y que se encuentren cerrados. Si no tiene eventos, el puntaje a considerar será 0

El numero de experiencias a considerar en la evaluación, serán rescatadas del Registro del proveedor. Para el caso de no existir este dato en el registro, considerará como N° de experiencias, 100.

b) Evaluación Automática de Proveedores por Centro de Gestión

Solo se evaluarán automáticamente a aquellos proveedores que tengan eventos reportados en el período y que se encuentren cerrados. En el caso en el cual un proveedor se haya

evaluado manualmente desde un CG, el sistema no le calculará una nueva evaluación, pues dejara la realizada de manera manual.

Debe sumar todos los puntajes de eventos reportados al proveedor por cada CG en el período a evaluar y que se encuentren cerrados.

El numero de experiencias a considerar en la evaluación, serán rescatadas del campo llamado “Frecuencia de Entregas mensuales de proveedor (suministra cada operación en el momento de un reporte)” que se ingresa al reportar un evento del tipo No Conformidad, Incidente o Resultado de Reevaluación no favorable (se señala que este dato siempre será obligatorio para estos eventos por lo cual se sacará hacia afuera dejándolo bajo el campo de descripción o antecedentes). Para el caso de existir más de un evento reportado en el mes, considerará el dato del último evento reportado en el período a evaluar y que se encuentra cerrado.

2.2 Consultar Evaluaciones

A esta funcionalidad se accederá a través del Rol: “3 - SDX - Consultar evaluación”