Manual de Usuario - Diputació de Castelló · 2013-04-10 · exclusivamente en relación con las...

2011

Manual de Usuario Plataforma Socyal:

Módulo de Análisis de Información

SOCYAL - Eficiencia para el bienestar

SOCYAL Corporación Local - Manual de Usuario Análisis de Información - Página 2 de 29

©Virtual Desk, S.L.

V1.5, Diciembre de 2011

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perseguido de acuerdo con la legislación aplicable. Se prohíbe su copia, modificación, reproducción o

distribución sin permiso del titular.



Contenido

Contenido .............................................................................................................................................. 3

1 Introducción ................................................................................................................................... 3

2 Acceso a Cubos/Reporting .............................................................................................................. 5

3 Cubos Dinámicos ............................................................................................................................ 6

3.1 Funcionamiento ........................................................................................................................ 6

3.1.1 Barra de opciones ...................................................................................................................... 7

Profundizar ........................................................................................................................................ 7

Mostrar solo datos ............................................................................................................................. 8

Mostrar datos detalle ......................................................................................................................... 8

Personalización de la perspectiva – dimensiones y medidas ............................................................... 9

Filtros ............................................................................................................................................... 11

Ordenación ...................................................................................................................................... 12

Invertir filas y columnas .................................................................................................................... 12

Exportaciones .................................................................................................................................. 12

Guardar cubos .................................................................................................................................. 13

Gráficos ............................................................................................................................................ 14

4 Reporting ..................................................................................................................................... 16

4.1 Funcionamiento ...................................................................................................................... 16

4.1.1 Listado de cita previa ............................................................................................................... 16

4.1.2 Talleres.................................................................................................................................... 17

4.1.3 Horarios profesionales ............................................................................................................. 17

5 Reporting a través de “Index” ....................................................................................................... 19

5.1 Funcionamiento ...................................................................................................................... 19

5.1.1 Index de Intervenciones ........................................................................................................... 19

5.1.2 Index de prestaciones económicas (Vencimientos) .................................................................. 21

5.1.3 Filtros desde Index ................................................................................................................... 22

6 Filtros ........................................................................................................................................... 25

6.1 Funcionamiento ...................................................................................................................... 25

6.1.1 Intervenciones sin filtros .......................................................................................................... 27

6.1.2 Intervenciones con filtros......................................................................................................... 27

6.1.3 Filtros con Fechas .................................................................................................................... 28

1 Introducción El presente documento pretende servir como guía de usuario para la utilización del módulo de Análisis de Información de la plataforma SOCYAL.



En el módulo de Análisis de Información se podrá analizar cualquier información de SOCYAL de otros módulos: Intervenciones, Valoraciones, SAD, Prestaciones económicas, Recursos, SUS, etc. Este análisis se realizará de tres posibles maneras:

- Cubos dinámicos

- Reporting a través de tablas cruzadas y listados.

- Reporting a través de pantallas de tipo “Index”.



-

2 Acceso a Cubos/Reporting Accederemos al menú “Análisis de Información” y elegiremos la opción de “Informes”.

Como vemos en la imagen, esta pantalla se divide en:

Tipo de Informe:

o Análisis: Deberemos elegir esta opción para trabajar con cubos dinámicos.

o Informes: Deberemos elegir esta opción para trabajar con reporting y listados.

Filtros: En la parte inferior izquierda existe un botón “Modificar filtros” que nos permitirá aplicar filtros a los informes o cubos. De esta manera no se explotarán todos los datos en conjunto.

Elección de cubos/informes: En la parte derecha existen tres listas desplegables que nos sirven para indicar con qué datos queremos trabajar.

o Área: Todos los cubos/informes están agrupados en áreas y es el primer elemento que deberemos elegir.

o Grupos: Dentro de cada área existen subgrupos que nos servirán para ser más específicos en los datos a analizar.

o Informes: Dentro de cada área pueden existir uno o más Informes/Cubos, aquí erigiremos el informe o cubo concreto con el queremos trabajar.

Título: Todos los cubos/informes tienen un título indicativo de los datos que se muestran pero mediante esta caja de texto podremos modificar el título que se muestra. Por ejemplo, si estamos analizando un cubo de Intervenciones y aplicamos un filtro por un trabajador social, en el título podríamos poner “Intervenciones realizadas por el trabajador social…”



3 Cubos Dinámicos La manera más rápida y flexible para analizar la información en SOCYAL se realiza a través de los cubos dinámicos. Estos están basados en dimensiones y en medidas.

Las dimensiones son cada uno de los niveles por los que podemos analizar los datos, áreas geográficas, UTs, Rangos de edades, rangos de fechas, etc. Con estas dimensiones se puede analizar rápidamente la información a nivel año, trimestres, meses, etc. Cuando trabajemos con los cubos podremos configurar las dimensiones que queramos utilizar.

Las medidas son los distintos tipos de contadores que mostrarán el resultado de los datos que analicemos en base a las dimensiones. Siempre son campos numéricos que mostrarán cuentas, importes, etc. Para cada cubo hay una medida por defecto y otras pre configuradas que podremos utilizar.

Una de las ventajas principales respecto a otros cubos OLAP, es que las consultas hacia la base de datos se realizan únicamente con los datos necesarios. Es decir, las medidas que se muestran en ese momento. Evidentemente los datos se muestran en función de los filtros aplicados. El objetivo es agilizar la consulta de grandes cantidades de datos.

3.1 Funcionamiento Como hemos visto anteriormente, para trabajar con los cubos, accederemos al menú “Análisis de Información” y elegiremos la opción de “Informes”.

Una vez que estemos en la pantalla de “Informes”, tendremos que seleccionar en tipo de informe Análisis.

Para explicar el funcionamiento vamos a utilizar un ejemplo de un cubo de Intervenciones. Para ello elegiremos:

Área: Recursos.

Grupos: Intervenciones (Recurso Persona).

Informes: Intervenciones Recursos.

Y pulsaremos sobre el botón “Ver”.



Como vemos en la imagen, este cubo está formado por las dimensiones (Recurso padre, recurso, UT, y año, trimestre y mes de inicio de la intervención) y la medida es la cuenta del número de recursos aplicados.

3.1.1 Barra de opciones

Todos los cubos tienen una barra superior de opciones que deberemos utilizar para cambiar sus dimensiones, medidas, comportamiento, exportaciones a Excel, etc.

Veamos en detalle para qué sirve cada opción.

Profundizar

En este cubo, está activado el despliegue de datos en AZUL ( ). Estos botones habilitan/deshabilitan la posibilidad de profundizar en la información, accediendo a más detalles, o bien colapsar dicha información de nuevo. El AZUL permite plegar y desplegar columnas de forma independiente, mientras que el ROJO pliega o despliega todas las columnas de la misma dimensión de forma simultánea.

Con el azul activado, podremos plegar y desplegar individualmente UTs, año de inicio del recurso o recursos.



Mientras que con el rojo, si desplegamos UT, se desplegaran todas las columnas UT y lo mismo ocurrirá con el año de inicio del recurso y recurso.

Mostrar solo datos

Esta opción es similar a la anterior, este botón está junto a los botones de profundizar ( ). Esta opción no muestra todas las columnas y permite al usuario acceder directamente a los totales.

Como vemos en la imagen, estamos accediendo a los totales a nivel trimestre, sin que estén visibles todas las columnas.

Mostrar datos detalle

A través de esta opción, podremos acceder al detalle de los datos de una medida en concreto. El botón

tiene una flecha verde apuntando hacia abajo ( ), una vez que lo pulsemos aparecerá una flecha verde a la izquierda de cada medida y si la pulsamos accederemos al detalle de la medida.



Por ejemplo: Cómo podemos ver en la imagen superior, hemos pulsado sobre la medida que contiene un “2” situada dentro de la columna del año 2011 y aparece justo debajo una nueva tabla con el detalle de los dos registros.

Los iconos junto/sobre el nombre de columna sirven para ordenar los resultados.

Para ocultar nuevamente los datos del detalle, tendremos que desplazar a la derecha el campo de visión si el número de columnas es muy elevado y pulsar la X roja.

Personalización de la perspectiva – dimensiones y medidas

El botón ( ) abre el panel de personalización de perspectiva (navegador OLAP). Este panel permite personalizar casi por completo la información que vemos y el modo en que la vemos.



Se nos ofrece un catálogo de las dimensiones que contiene la definición del cubo, presentándonos las columnas primero, las filas después, y las dimensiones disponibles para poner en cualquiera de esas categorías o usar de filtro.

El primero de los filtros es “(MEDIDAS)”, que contiene los campos que podemos mostrar como los valores resumidos de las celdas que no son ni filas ni columnas, y que son agregados definidos en el esquema del cubo.

Si pulsamos sobre “MEDIDAS”, accederemos a las distintas posibilidades y si pulsamos sobre aceptar y posteriormente aplicar, se mostrará el cubo con las nueva medida.

Para agregar una columna, utilizaremos el botón , mientras que para agregar una fila, utilizaremos el botón . Si tenemos más de una columna o más de una fila, podremos devolver una de ellas a la lista de filtros con .



También podremos reordenar cómo veremos las columnas y las filas con los botones y , que permiten cambiar las posiciones de las dimensiones.

Tanto las columnas, como las filas, como los filtros permiten especificar qué valores mostraremos, pero si la dimensión es un filtro, sólo podremos seleccionar uno de los valores, mientras que si se muestra, sea como fila o como columna, podremos seleccionar un conjunto de los valores disponibles.

Una vez hayamos añadido, eliminado, reordenado dimensiones o medidas, podremos pulsar en Aplicar o Cancelar para ver la nueva perspectiva o para descartar los cambios respectivamente.

Filtros

Como hemos visto antes, en la lista de “Filtro”, se nos ofrece un catálogo de las dimensiones que contiene la definición del cubo, presentándonos las columnas primero, las filas después.

Pulsando sobre cualquier dimensión, se podrán aplicar filtros sobre los datos del cubo. Veamos un ejemplo de filtro:

Otro ejemplo:



Una vez hayamos aplicado filtros, podremos pulsar en Aplicar o Cancelar para ver la nueva perspectiva o para descartar los cambios respectivamente.

Ordenación

El botón ( ) abre el panel de personalización de ordenación.

Invertir filas y columnas

El botón ( ) invierte las filas por las columnas, tal y como podemos ver en la imagen. De esta manera obtendremos otra perspectiva rápidamente.

Exportaciones

Todos los cubos pueden ser exportados a los formatos Xls y Pdf para ello utilizaremos los botones

( ).

Esta opción nos ofrece la posibilidad de exportar la consulta a un archivo, al pulsar cada uno de los botones, nos saldrá un cuadro de dialogo al que tendremos que indicar el nombre con el que queremos a guardar o abrir el archivo.

Veamos un ejemplo de exportación a Xls:



Y otro ejemplo de exportación a Pdf:

Guardar cubos

La opción de guardar nos sirve para crear cubos más aproximados a nuestras necesidades (ordenado, filtrado por una o varias dimensiones, cambio de medidas, etc.). Cuando tengamos un cubo configurado es el momento de guardar esta configuración, para guardar, pincharemos sobre los

botones de guardar o guardar como ( ).

Guardar: No pregunta por el nombre del informe y generará un nuevo cubo con el nombre formado por el nombre del cubo anterior más la fecha del guardado.

Guardar como: Nos mostrara un cuadro de dialogo que nos ofrece la posibilidad de dar un nombre y guardarlo (Ver imagen).



Los nuevos cubos estarán disponibles en la lista desplegable de informes, dentro la misma área y grupo en el que estábamos al realizar el guardado.

Gráficos

Las opciones de gráficos nos sirven para mostrar y configurar distintos tipos de gráficos. Para acceder a

ellos pincharemos sobre los botones ( ).

Mostrar gráfico: Cuando tengamos un cubo configurado es el momento de pinchar sobre el botón de mostrar gráfico. El gráfico es dinámico e irá adaptándose a los cambios que realicemos en el cubo. (Ver imagen).



Propiedades gráficos: Nos mostrara un cuadro de personalización en el que se podrán cambiar tipos de gráficos (Barras, Tartas, Lineales, etc.). colores fuentes, etc. (Ver imagen).



4 Reporting En SOCYAL se permite analizar la información y sacar listados a través de reporting. Esta otra manera de analizar la información está basada en informes predefinidos. Estos informes son siempre los mismos y no pueden configurarse. Sí que se podrán aplicar filtros y cambiar los títulos de los mismos.

Todos los informes serán de dos tipos, listados de detalle y tablas de filas y columnas con resúmenes de datos (Estos últimos son muy similares a los cubos dinámicos).

SOCYAL dispone aproximadamente de unos 200 informes de reporting que combinados con los filtros, dan unas posibilidades muy amplias a la hora de analizar la información.

4.1 Funcionamiento Como hemos visto anteriormente, para trabajar con los cubos, accederemos al menú “Análisis de Información” y elegiremos la opción de “Informes”.

Una vez que estemos en la pantalla de “Informes”, tendremos que seleccionar en tipo de informe Informes.

Para explicar el funcionamiento vamos a utilizar varios ejemplos basados en cita previa, talleres y horarios de profesionales. El resto de informes funciona de la misma manera.

4.1.1 Listado de cita previa

Área: Cita previa y Agenda - Grupos: Cita Previa - Informes: Listado Asunto.

Pulsamos sobre el botón “Ver”.



4.1.2 Talleres

Área: Talleres - Grupos: Talleres - Informes: Talleres (Rango Edad).


4.1.3 Horarios profesionales

Área: Otros - Grupos: Profesionales - Informes: Horarios atención.




5 Reporting a través de “Index” Anteriormente hemos visto cómo se permite analizar la información y sacar listados a través de reporting en SOCYAL. La manera que vamos a explicar ahora es exactamente igual que el reporting pero facilitándonos el análisis de la información al realizarse de una manera más directa. Se pueden aplicar filtros por todos los campos de búsqueda de la pantalla y llamar directamente a los informes.

Los informes son los mismos que vimos en reporting, es decir son fijos y no pueden configurarse. Sí que se podrán aplicar filtros y cambiar los títulos de los mismos.

5.1 Funcionamiento Como hemos visto anteriormente, para trabajar con reporting, accedíamos al menú “Análisis de Información” y elegíamos la opción de “Informes”. Ahora el acceso es distinto, desde las principales pantallas “Index” de cada módulo existirá un botón llamado “Informes” que utilizaremos para llamar a los informes.

Para explicar el funcionamiento vamos a utilizar varios ejemplos basados en Intervenciones y vencimientos de prestaciones económicas.

5.1.1 Index de Intervenciones

Si pulsamos el botón “Informes” desde la “Index” de intervenciones, aparecerá una ventana modal para que podamos seleccionar los distintos informes disponibles para cada módulo. En este caso cómo estamos en la pantalla de intervenciones los únicos informes disponibles serán los de Intervenciones.



Seleccionamos:

Grupos: Intervenciones o Intervenciones Titulares (Dependiendo del grupo tendremos distintos informes disponibles). En este caso seleccionamos Intervenciones Titulares.

Informes: Elegimos Intervenciones Titulares (Listado).

Título: Aquí podremos indicar el título del informe, por defecto nos propone el mismo título que el nombre del informe.

Pulsamos sobre el botón “Ver Informe”. Veamos en las imágenes inferiores el resultado.



5.1.2 Index de prestaciones económicas (Vencimientos)

Si pulsamos el botón “Informes” desde la “Index” de vencimientos de prestaciones económicas, aparecerá una ventana modal para que podamos seleccionar los distintos informes disponibles para cada módulo. En este caso cómo estamos en vencimientos los únicos informes disponibles serán los de vencimientos de prestaciones económicas.

Seleccionamos:

Grupos: AES (Expedientes Vencimientos). En este caso solo hay un grupo y viene dado por defecto.

Informes: Elegimos Prestaciones Económicas (AES - Exp. Vencimientos - Listado).

Título: Aquí podremos indicar el título del informe, por defecto nos propone el mismo título que el nombre del informe.

Pulsamos sobre el botón “Ver Informe”. Veamos en la imagen inferior el resultado.



5.1.3 Filtros desde Index

Los filtros se aplican a los listados sacados a través de las pantallas de tipo “Index”. A través de los filtros tenemos múltiples posibilidades a la hora de llamar a los informes pues nos permitirá sacar los mismos informes pero con condiciones adicionales por cada campo de búsqueda de las “Index”.

En estas pantallas siempre aparecen unos campos en la parte superior de cada columna para poder buscar y filtrar la información. Estos mismos campos son los que se utilizan para filtrar los informes. Si hay algún valor en estos campos se pasará como filtro a los informes a la hora de ser llamados.

La información que se mostrará será solo aquella que cumpla con las condiciones de los filtros. Veamos un ejemplo con Intervenciones.

Seleccionamos:

En la “Index” metemos el valor “Pescador” en el campo “Apellido 1” y ponemos en los campos desde y hasta “Fecha Inicio Intervención” el 31/11/2011. El informe que sacaremos tendrá solamente las intervenciones con fecha de inicio 30/11/2011 y realizadas para personas con el primer apellido “Pescador”.

Grupos: Intervenciones o Intervenciones Titulares (Dependiendo del grupo tendremos distintos informes disponibles). En este caso seleccionamos Intervenciones Titulares.

Informes: Elegimos Intervenciones Titulares (Listado).

Título: Aquí podremos indicar “Intervenciones Pescados 30/11/2011” o dejar el título por defecto.

Pulsamos sobre el botón “Ver Informe”. Veamos en las imágenes inferiores el resultado.



Como se puede apreciar en las dos imágenes, el número de registros de la “Index” como el del informe coincide pues en los dos casos se está aplicando los filtros. Si queremos quitar los filtros, bastará con quitar de los campos de la “Index” los valores y volver a llamar a los informes.



6 Filtros Los filtros se aplican tanto los cubos como a los listados sacados a través de reporting. Estos filtros son distintos a los vistos anteriormente en las pantallas de tipo “Index”. A través de los filtros tenemos múltiples posibilidades a la hora de analizar información pues nos permitirán analizar la misma información pero con ilimitadas condiciones.

Cada vez que visualicemos un cubo o listado, la información que se mostrará será solo aquella que cumpla con las condiciones de los filtros.

6.1 Funcionamiento Para aplicar filtros, accederemos al menú “Análisis de Información” y elegiremos la opción de “Informes”.

Una vez que estemos en la pantalla de “Informes”, tendremos que seleccionar en tipo de informe Informes o Análisis.

Posteriormente elegiremos el Área, Grupo e Informe deseado y ya estaremos en disposición de aplicar filtros. Para ello pulsaremos sobre el botón “Modificar filtros” y aparecerá la pantalla de filtros.

Como vemos en la imagen, esta pantalla se divide en:

Campo: En esta lista, se nos ofrece un catálogo de todos los campos por los que es posible aplicar un filtro.

Operador: En esta lista, están disponibles los siguientes operadores:

o Igual a

o Distinto

o Es nulo

o Es Mayor que

o No nulo

o Es mayor o igual que

o Es menor que



o Es menor o igual que

o Comienza

o Contiene

Valor: En esta caja de esto pondremos los valores que queremos aplicar conjuntamente al campo y al operador. Un ejemplo válido sería:

o Campo: Año.

o Operador: Igual.

o Valor: 2011

Filtros: En esta caja de texto veremos y podremos modificar los filtros que se vayamos añadiendo.

Añadir filtros: Este botón lo pulsaremos una vez que hayamos indicado, campo, operador y valor. Al pulsar este botón aparecerá en la caja de texto “filtros” el filtro elegido. Veamos un ejemplo:

Probar filtros: Este botón lo utilizaremos antes que el de “Aceptar filtros”, para ver si los filtros que hemos elegido son correctos. Al pulsar este botón sabremos que el filtro es correcto si devuelve el mensaje. “La consulta devuelve N resultados”. Veamos un ejemplo:

Borrar filtros: Este botón lo utilizaremos para borrar los filtros que tengamos en la pantalla.

Pulsando sobre los botones “Y” u “O”, podemos añadir más filtros. Además, existe la posibilidad de usar los botones de paréntesis para agrupar varios filtros dentro de una sola condición.

Aceptar filtros: Cuando hayamos indicado todos los filtros que necesitemos utilizaremos este botón y posteriormente pulsaremos el botón Ver. Se mostrará el cubo o informe elegido pero aplicando los filtros añadidos.



Para explicar el funcionamiento vamos a utilizar un ejemplo de un cubo de Intervenciones por UT, Estado y Año.

6.1.1 Intervenciones sin filtros

Área: Intervenciones y valoraciones - Grupos: Intervenciones - Informes: Intervenciones.


Como podemos ver en la imagen, tenemos 3 intervenciones en el año 2011 en la UT llamada “CMA”. En el siguiente ejemplo aplicaremos unos filtros para ver las diferencias.

6.1.2 Intervenciones con filtros

Área: Intervenciones y valoraciones - Grupos: Intervenciones - Informes: Intervenciones. Y pulsamos sobre el botón “Modificar filtros” para añadir los filtros que necesitemos.




Como podemos ver en la imagen superior, el cubo que se muestra tiene en cuenta los filtros que hemos añadido y por lo tanto: Solo saca datos de la UT llamada “CMA” cuyo estado sea “Abierta” y pertenezcan al segundo trimestre del 2011.

6.1.3 Filtros con Fechas

Para poder utilizar filtros con fechas deberemos utilizar los siguientes formatos:

o Fechas: Año-Mes-Día. Ej: ‘2011-09-01’

o Meses: Formateados a dos dígitos 00. Ej: 01 (Enero) o 12 (Diciembre).



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