Manual de Usuario ENTSYS - ceip.edu.uy · Departamento de Computación y contó con la...

Consejo de Educación Inicial y Primaria – CEIP

Programación - Dpto. Computación

Manual de Usuario

ENTSYS

Manual de usuario ENTSYS

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Contenido

1. Introducción .......................................................................................................................... 4

2. Participantes .......................................................................................................................... 4

3. Consideraciones generales .................................................................................................... 5

3.1 Funcionalidad ................................................................................................................ 5

3.2 Requerimientos ............................................................................................................. 5

3.3 Sugerencias ................................................................................................................... 5

4. Usuarios ................................................................................................................................. 6

4.1 Administrador de sistema ............................................................................................. 6

4.2 Administrador de documentos ..................................................................................... 6

5. Inicio de sesión al sistema ..................................................................................................... 7

6. Pantalla inicial ....................................................................................................................... 8

6.1 Barra lateral - Administrador de documentos .............................................................. 9

7. Documentos ........................................................................................................................ 10

7.1 Bandeja de entrada ..................................................................................................... 10

7.1.1 Acciones a los documentos ................................................................................. 12

7.2 Crear documento ........................................................................................................ 23

7.2.1 Crear documento para oficina actual .................................................................. 23

7.2.2 Agregar documento generado en otra oficina .................................................... 28

7.3 Ver documentos en oficinas inactivas. ........................................................................ 29

8. Remisión .............................................................................................................................. 31

8.1 Remitir documento ..................................................................................................... 31

8.2 Reimprimir remito ....................................................................................................... 32

9. Reportes .............................................................................................................................. 32

9.1 Por N° Gestión/Documento/Expediente ..................................................................... 32

9.1.1 Por N° Gestión ..................................................................................................... 34

9.1.2 Por N° Documento .............................................................................................. 34

9.1.3 Por N° Expediente ............................................................................................... 34

9.2 Por tipo y fecha del movimiento ................................................................................. 35

9.3 Por asunto ................................................................................................................... 36

9.4 Por carácter del documento ........................................................................................ 37

9.5 Por año ........................................................................................................................ 37

9.6 Por cédula .................................................................................................................... 38


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9.7 Por palabra clave ......................................................................................................... 39

10. Búsqueda ......................................................................................................................... 40

10.1 Búsquedas generales en el sistema ............................................................................ 40

11. Recuperar Documentos ................................................................................................... 40

12. Cambio de contraseña .................................................................................................... 41


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1. Introducción

El presente documento contiene información específica y necesaria para el correcto uso del

software ENTSYS. En el documento se detalla el alcance, las funcionalidades, requerimientos y

las distintas opciones de acciones dentro de ENTSYS.

La capacitación del sistema también cuenta con videos no-presenciales que se complementan

con el presente documento.

2. Participantes

El desarrollo de ENTSYS fue realizado en su totalidad por la Sección Programación del

Departamento de Computación y contó con la colaboración del Departamento Organización y

Métodos ambos dependientes de la División Planeamiento Administrativo del Consejo de

Educación y Primaria (CEIP).

Desarrolladores

MarcosBrumberg – Departamento de Computación

Santiago Figueredo– Departamento de Computación


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3. Consideraciones generales

3.1 Funcionalidad

ENTSYS es un sistema de administración y seguimiento de documentos de diferentes tipos

(expedientes, memo, nota, etc.) pertenecientes al Consejo de Educación Inicial y Primaria.

El sistema permite:

a) Ingreso y salida de un documento a una oficina

b) Estado y seguimiento de un documento específico

c) Autentificación

d) Remitos

ENTSYS está dirigido a las personas con conocimientos básicos en informática y que serán

Administradores de documentos. NO ADMINISTRADORES DE SISTEMA.

3.2 Requerimientos

Para el correcto uso del sistema ENTSYS se requiere:

a) PC con RED

b) Navegador web (IE 7. o posterior / Firefox)

3.3 Sugerencias a) A veces puede suceder que se realice algún cambio (nueva consulta o nuevo filtro de

búsqueda) y no actualice la pantalla. En este caso se debe presionar la tecla F5

recargar la pantalla.

b) Para mayor rendimiento se sugiere utilizar la tecla (TAB)


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4. Usuarios

4.1 Administrador de sistema

La administración será responsabilidad de Organización y Métodos en la División Planeamiento

Administrativo del CEIP. Dicha oficina será encargada de la creación y del mantenimiento de

los siguientes puntos:

Usuarios

Asuntos

Tipo documentos

Prioridades

Altas y bajas de novedades

Habilitar oficinas

Privilegios de Administrador de documentos (punto 4.2)

4.2 Administrador de documentos

Consiste fundamentalmente en la creación de un documento, movimiento,ingreso de

observaciones, remisión, seguimiento y consulta de los mismos. Las responsabilidades del

administrador de documentos son las siguientes:

Creación de documentos de su oficina o de otra

Ver documentos en su oficina

Mover documentos a otra oficina

Ver los movimientos

Agregar observaciones

Crear remitos

Realizar consultas


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5. Inicio de sesión al sistema Para acceder al sistema ENTSYS (link Internet Explorer) se debe tener un usuario y contraseña.

Dicho usuario debe ser previamente creado por el administrador del sistema. Una vez que se

tiene el usuario y contraseña se deben ingresar en los correspondientes campos y luego

confirmar el ingreso.

Imagen 5.1 Login. Ingreso al Sistema

Inicialmente el usuario y contraseña para el ingreso al sistema serán la misma . Siendo esta el

apellido y primera letra del nombre ( Ej.: Carlos Martinez será el usuario MARTINEZC). Una vez

confirmada la acción , por primera y única vez se pedirá el cambio de contraseña ( ventana

emergente , imagen 5.2) a la que el usuario desee ( admite mayúsculas , minúsculas y

números) la cual deberá ingresar dos veces , guardándose esa contraseña como válida .

Imagen 5.2 Cambio inicial de contraseña


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6. Pantalla inicial Una vez que se ingresa al sistema nos aparecerá la siguiente pantalla de inicio:

Imagen 6.1 Pantalla inicial

En esta pantalla se puede visualizar, en la parte superior una barra de información con los

siguientes componentes:

NOMBRE: nombre y apellido asociado al usuario que ingreso al sistema.

PERFIL: tipo de usuarioasociado al usuario que ingreso al sistema.

OFICINA:oficinaasociada al usuario que ingreso al sistema.

CAMBIAR CONTRASEÑA:permite cambiar la contraseña al usuario actual.

CERRAR SESIÓN: éste iconocierra la sesión del usuario en el sistema.

También se puede observar, a la izquierda de la imagen (imagen 6.1), unaBARRA LATERAL la

cual contiene las diferentes acciones que puede realizar el usuario dependiendo del tipo de

perfil del mismo.

Todos los componentes anteriormente mencionados son comunes a todas las pantallas del

sistema.


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6.1 Barra lateral - Administrador de documentos La barra lateral para el perfil de usuario Administrador de documentos contiene las funciones

categorizadas de siguiente forma:

DOCUMENTOS

o Bandeja de entrada

o Crear nuevo documento para oficina actual

o Agregar documento generado en otra oficina

o Ver documentos en oficinas inactivas

REMISION

o Remitir documentos

o Reimprimir remitos

REPORTES

o Por N° de Gestión /Documento / Expediente

o Por tipo y fecha del documento

o Por asunto

o Por carácter del documento

o Por año

o Por cédula de identidad

o Por palabra clave

BUSQUEDAS

o Búsquedas generales en el sistema

Para utilizar dicha barra, hacer clic sobre la Categoría (Documentos, Remisión, Reportes,

Búsquedas) y se desplegará un menú con las funciones mencionadas anteriormente.

ANTES DEL CLIC DESPUES CLIC

Imagen 6.2Barra lateral


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7. Documentos Contiene las funciones necesarias para poder crear, mover, seguir, observar, archivar y

consultar un documento.

Las opciones para trabajar con documentos se distribuyen de la siguiente manera:

Bandeja de entrada

Crear nuevo documento para oficina actual

Agregar documento generado en otra oficina

Ver documentos en oficinas inactivas

7.1 Bandeja de entrada En la bandeja de entrada se encuentran los documentos que están en nuestra oficina.

Imagen 7.1.1Bandeja de entrada

La anterior imagen muestra la pantalla inicial de la bandeja de entrada de una oficina. En la

parte superior se disponen los diferentes filtros de búsqueda de documento y en la parte

inferior muestra el resultado.

A cada documento se le puede realizar las siguientes acciones(ver más en detalle 7.1.1

Acciones a los documentos):

Confirmar: confirmar que se recibió el documento.

Ver: permite visualizar el contenido del documento.

Imprimir: imprimir documento.

Ver caratula: permite ver e imprimir la caratula que se adjunta al documento.


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Ver movimientos: permite ver e imprimir la caratula que se adjunta al documento.

Agregar Observaciones (Agregar Obs.): permite agregar observaciones al documento.

Ver observaciones (Ver Obs.): permite ver las observaciones del documento.

Archivar documento (Archivar Doc.): archiva el documento

Agrupar documento (Agrupar Doc.): permite agrupar el documento a otros

documentos

También existen 3 botones que cumple las siguientes funciones:

Limpiar: limpia todos los campos y los deja con los valores predeterminados. Se utiliza

para realizar una búsqueda o filtrado nuevo.

Filtrar: realiza la búsqueda o filtrado de documentos con los datos que especificamos.

Información Extendida: amplía la información de los documentos que se encuentran

en la grilla.

La siguiente imagen muestra el resultado de una búsqueda sin presionar el botón “Información

Extendida”.

Imagen 7.1.1.1 crear documento

Luego de presionar el boton “Información Extendida” (Hay mas datos adicionales. La imagen es

solo en forma ilustrativa).



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7.1.1 Acciones a los documentos

Como se menciono en el ítem anterior (7.1 Bandeja de entrada) a cada documentos se le

puede realizar distintas acciones. En esta sección se detalla cada una de las funciones.

Imagen 7.1.1.1 Acciones a documentos 1

Al presionar ( ) se despliega las acciones como ilustra la siguiente imagen.

Imagen 7.1.1.2Acciones a documentos 2

7.1.1.1 Confirmar documento

Los documentos enviados de otras oficinas aparecerán en rojo como muestra la imagen 7.3.5

hasta que no se confirme el movimiento. Se realiza la confirmación del movimiento cuando el

documento está físicamente en la oficina receptora.

Para confirmar un documento hacer clic en( ) y seleccionar “Confirmar”. En las siguientes

imágenes vemos un ejemplo de confirmación de documento.

Imagen 7.1.1.1.1Confirmar documento


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Imagen 7.1.1.1.2Confirmar documento

Observar que una vez confirmado, el documento quedará en negro y aparecerá en la oficina

emisora con estado CONFIRMADO.

7.1.1.2 Ver documento

Esta opción solo permite visualizar el contenido del documento. Oficina, asunto, sub-asunto,

descripción, palabra clave, tipo de documentos, interés, etc. No se pueden ver archivos

anexados ni observaciones ni movimientos del documento.

Para ver un documento hacer clic en( ) y seleccionar “Ver”.

Imagen 7.1.1.1.2Ver documento

7.1.1.3 Imprimir

Esta opción permite imprimir o guardar el documento en formato PDF. El documento en PDF

contiene la gestión, asunto, centro de interés, movimientos y las observaciones

correspondientes al documento. Se puede imprimir o guardar en la PC como archivo PDF

Para ver un documento hacer clic en( ) y seleccionar “Imprimir”.


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7.1.1.4 Ver carátula

Es el resumen del documento. Permite tener los datos de cómo fue ingresado al sistema. Para

ver carátula hacer clic en( ) y seleccionar “Ver carátula”.


La siguiente imagen muestra un ejemplo de la caratula de un documento. La misma se puede

Imprimir o Guardar en formato PDF haciendo clic en los correspondientes iconos.


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7.1.1.5 Ver movimientos

Para ver los movimientos de un documento hacer clic en( ) y seleccionar “Ver

movimientos”.

Imagen 7.1.1.1.5Movimientos documento


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7.1.1.6 Agregar observaciones

Un documento permite tener observaciones. Las observaciones no se pueden modificar ni

eliminar y permanecen junto al documento. Para agregar una observación hacer clic ( ) y

seleccionar “Agregar Obs.”.

Imagen 7.1.1.1.5Movimientos documento

Imagen 7.1.1.1.6Agregar observacion


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La primera parte de la imagen anterior muestra los campos más relevantes del documento

como usuario de creación, tipo de documento, etc. La segunda parte permite agregar las

observaciones que creamos pertinentes. Para confirmar la observacion hacer clic en el botón

“Confirmar”. En nuestro ejemplo se agrego la observación “Observación 1”.

Imagen 7.1.1.1.6 Agregar observacion


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7.1.1.7 Ver observaciones

Se pueden ver las observaciones que tiene un documento. Para ver una observación hacer clic

( ) y seleccionar “VerObs.”.

La siguiente imagen muestra las observaciones de un nota.Observar que se puede filtrar las

observaciones por la ofician observadora. Para eso hacer clic en ( ) y elegir la oficina. Debe

mostrar las observaciones realizadas por la oficina elegida.

Al hacer clic en ( ) se puede ver el detalle de la observación seleccionada.

7.1.1.8 Archivar documento

Permite archivar un documento, es decir el mismo no tendrá más movimientos.

Para archivar un documento hacer clic ( ) y seleccionar “Archivar Doc.”.

Imagen 7.1.1.1.7 Ver observaciones

Imagen 7.1.1.1.7 Ver observaciones


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Luego de hacer clic en “Archivar Doc.”, nos sale una ventana permitiendo agregar

observaciones al documento (para agregar observacion ver 7.1.1.1.6 Agregar observaciones).

NO ES OBLIGATORIO el ingreso de observaciones para archivar un documento.

7.1.1.9 Desarchivar documento

Para desarchivar un documento, se debe buscar los documentos que esten es estado

“ARCHIVO”. Para esto, debemos hacer clic en “DOCUMENTOS” de la barra lateral y luego clic

en “Bandeja de entrada”. Luego,se debe cambiar la opción de ESTADO, que por defecto esta

en PENDIENTE a ARCHIVO como muestra la siguiente imagen (imagen 7.1.1.1.9). Luego hacer

clic en el botón “Filtrar”.

Imagen 7.1.1.1.8 Archivar documento

Imagen 7.1.1.1.9Buscar documento con estado ARCHIVO


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Para desarchivar un documento hacer clic ( ) y seleccionar “Desarchivar Doc.”.

Luego de hacer clic en “Desarchivar Doc.”, nos sale una ventana permitiendo agregar

observaciones al documento (para agregar observación ver 7.1.1.1.6 Agregar observaciones).

7.1.1.10 Agrupar documento

Se puede agrupar otros documentos al documento seleccionado. Para agrupar documentos

hacer clic ( ) y seleccionar “Agrupar Doc.”.

Se abrirá una nueva ventana que despliega una lista de documentos que se encuentran en mi

oficina, de las que podre seleccionar los documentos a agrupar como ilustra la siguiente

imagen. Luego de seleccionar, presionar el botón “Agrupar”.

Imagen 7.1.1.1.9Desarchivar documento

Imagen 7.1.1.1.10Agrupar documento


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Luego de hacer clic en el botón “Agrupar” nos sale una ventana permitiendo agregar

observaciones al documento (para agregar observación ver 7.1.1.1.6 Agregar observaciones).

Una vez que se agrupa algún documento, nos aparece dos nuevas opciones más “Ver

agrupaciones” y “Desagrupar documentos”.

7.1.1.11 Ver agrupaciones

Se pueden ver los documentos agrupados al documento. Para ver la agrupación hacer clic

( ) y seleccionar “Ver agrupación”. Como se aprecia en la imagen , en el campo Agr.a N°

Gest. Se muestra en rojo el código de gestión correspondiente al documento principal (

documento al cual se le agruparon otros)

La siguiente imagen muestra un ejemplo.

Imagen 7.1.1.10 selección de documentos a agrupar

Imagen 7.1.1.11 Ver agrupación


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7.1.1.12 Desagrupar documentos

Se puede desagrupar o quitar documentos agrupados a otro documento. Para desagrupar

documentos hacer clic ( ) y seleccionar “Desagrupar Doc.”.

Aparecerá una nueva ventana con los documentos agrupados al documento como muestra la

siguiente imagen. Se selecciona el o los documento(s) que se desean quitar y se oprime el

botón“Desagrupar”.

Imagen 7.1.1.11 Documentos agrupados

Imagen 7.1.1.12 Desagrupar Doc.

Imagen 7.1.1.12 Seleccionar documento a desagrupar.


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7.2 Crear documento

7.2.1 Crear documento para oficina actual

Esta opción nos permitirá crear un documento a la oficina que tenga asociado el usuario que

ingresó al sistema. Para crear un documento de la oficina, se debe hacer clic en Crear un

documento de la oficina actual.

Para acceder a dicha opción hacer clic en “Documentos” y luego hacer clic en “Crear nuevo

documento para oficina actual”.


Significado de los campos de la imagen 7.1.1.1 Crear documento:

RECORDAR: Para la actualización de la tabla es necesario presionar (TAB)

Tipo de Documento: código del tipo de documento que se desea crear. Al hacer clic en

( ) se desplegaran los distintos tipos de documentos existentes en el sistema a ser

seleccionados . Depende del tipo de documento los campos extra que se deben

completar. Por ejemplo en la imagen (imagen 7.1.1.1) se eligió Tipo de Doc. 4 que es

un Acta y me pide que complete los campos de N° de Acta, Resolución y

Fecha.También , en caso de contar con esos datos , podemos ingresar información

respecto al antecedente del documento , pudiendo ingresar Nro. de carpeta , año y

nro. de legajo.


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N°/Año – Documento: este campo es automático y la numeración depende del tipo de

doc.

Oficina: oficina creadora del documento. Este campo es automático porque estamos

creando un documento para la oficina a la cual pertenecemos (oficina asociada al

usuario).

Carácter: código del carácter. Alhacer clic en ( ) se desplegaran para seleccionar los

distintos caracteres existentes en el sistema.

Estado: el estado del documento. Estos pueden ser PENDIENTE, CUMPLIDO,

ANULADO. Por defecto esta en PENDIENTE.

Interés: tema del documento. Estos pueden ser PERSONAL, INSTITUCIONAL-ESCUELA,

INSTITUCIONAL-INSPECCIÓN y GENERAL. Por defecto esta en GENERAL. Depende del

tema que se elija se deben llenar campos adicionales.

PERSONAL: se debe escribir la(s) cédula(s), nombre(s) y apellido(s) de las

persona (s). Al ingresar la cédula, si la persona está relacionada con el CEIP, el

nombre y apellido serán automáticos.

Imagen 7.1.1.2Tema interés PERSONAL

* Con la ( ) se puede eliminar una cédula.

* [Nueva fila] permite crear una fila para agregar otra cédula.


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INSTITUCIONAL-ESCUELA: se debe seleccionar las escuelas con interés en el

documento.

Imagen 7.1.1.3Tema interés – INSTITUCIONAL-ESCUELA

* Con la ( ) se puede eliminar una escuela.

* [Nueva fila] permite crear una fila para agregar otra escuela.

Al hacer clic en ( ) se despliega una ventana para la selección de escuelas como ilustra la

siguiente imagen:

Imagen 7.1.1.4 Tema interés – INSTITUCIONAL-ESCUELA – Selección escuela

Para seleccionar la escuela, presionar ( ). Para una mejor búsqueda puede utilizar en esta

ventana el filtro de departamento (Dpto) como por el nombre y/o número de la escuela .

Luego de seleccionar la escuela, la misma se ingresa a la tabla de escuela.(RECORDAR: Para la

actualización de la tabla es necesario presionar (TAB))


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Imagen 7.1.1.5Tema interés – INSTITUCIONAL-ESCUELA- Resultado

INSTITUCIONAL-INSPECCIÓN

Imagen 7.1.1.4Tema interés – INSTITUCIONAL-INSPECCIÓN

* Con la ( ) se puede eliminar una inspección.

* [Nueva fila] permite crear una fila para agregar otra inspección.

Al hacer clic en ( ) se despliega una ventana para la selección de escuelas como ilustra la

siguiente imagen:

Imagen 7.1.1.4 Tema interés – INSTITUCIONAL-ESCUELA – Selección escuela

Para seleccionar la inspección, presionar ( ).Para una mejor búsqueda puede utilizar en esta

ventana el filtro de nro de la inspeccion , departamento o y/o nombre de la misma.


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Luego de seleccionar la inspección, la misma se ingresa a la tabla de Inspección. (RECORDAR:

Para la actualización de la tabla es necesario presionar (TAB))

Imagen 7.1.1.5 Tema interés – INSTITUCIONAL-ESCUELA- Resultado

GENERAL: este tema no requiere campos adicionales.

Imagen 7.1.1.5 Crear documento - 2

Significado de los campos de la imagen 7.1.1.5 Crear documento-2:

Tema. Al hacer clic en ( ) se podrá visualizar y seleccionar los distintos asuntos

existentes en el sistema. Como lo muestra la siguiente figura , pudiendo elegirse ,

clickeando sobre el resaltado , el subtema que mejor describa al documento .Para

acotar mejor los temas puede utilizar el filtro de Buscar por Texto ingresando parte o

toda la palabra a buscar , o bien puede desplegar los subtemas en la opción Filtrar por

Tema

Imagen 7.1.1.6Temas y subtemas


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Sub Tema: Nombre del asunto. Depende de la elección del Tema, es campo

automático.

Extracto:información adicional del documento. Brinda información descriptiva y

adicional del documento, Si bien no es obligatorio su llenado es importante a la hora

de buscar un documento.

Palabra clave (OPCIONAL)::palabra que puede identificar al documento. Puede ser

muy útil para la búsqueda.

Luego de ingresar los datos del documento se debe confirmar la realización del documento.

Hacer clic en el botón CONFIRMAR (Enter).Esto presentara inmediatamente una pantalla

donde se muestra la caratula del documento , la cual debe anexarse físicamente al mismo .

NOTA: Al crearse un documento nuevo en el sistema el mismo le asignara un numero de

gestión como numero único del mismo , independientemente del número del tipo de

documento que correspondiese ( para memos , notas , etc )

7.2.2 Agregar documento generado en otra oficina

Consiste en crear un documento que no fue creado físicamente por la oficina asociada al

usuario que ingresó al sistema. Posee los mismo campos y funciona de igual manera que como

se detalló en el punto 7.1.1 Crear documento para oficina actualcon la salvedad que se debe

elegir la oficina que creó el documento físicamente.

Para acceder a dicha opción hacer clic en “Documentos” y luego hacer clic en “Agregar

documento generado en otra oficina”.

Imagen 7.1.2.1 Seleccionar oficinageneradora

Alhacer clic en ( ) se podrá visualizar y seleccionar los distintas oficinas existentes en el

sistema como muestra la siguiente imagen.


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Imagen 7.1.1.5 Búsqueda y selección de oficina

Se puede buscar las oficinas por niveles (ADMINISTRACION PUBLICA, ANEP, DIVISION,

DEPARTAMENTO, etc.) o se puede buscar por nombre.

Imagen 7.1.1.5 Resultado búsqueda de oficina

Para seleccionar la oficina, presionar o el código o el nombre ( los dos están resaltados).

Una vez seleccionada la oficina presionar TAB para actualizar la oficina , se mostrara el

nombre y dependencia jerárquica de la misma como lo indica la siguiente figura .

Imagen 7.1.1.6 Resultado oficina seleccionada

7.3 Ver documentos en oficinas inactivas.

Dado que la implementación del sistema se hará gradualmente , sumando oficinas, nos

encontraremos con la situación de que al dar salida a un documento (físico) a otra oficina ésta

no lo pueda recibir por el sistema porque aún no lo tiene . Entonces en el caso de que dicho

documento (físico) vuelva a la oficina que lo envió, la única forma de entrarlo a nuestra oficina

es optando por esta opción . El mecanismo es idéntico a la Bandeja de Entrada ( explicada

anteriormente) , solo que dentro de las opciones por documento que tenemos solo nos

permite Confirmar ( para entrarlo a nuestra oficina) y Ver , como lo muestra la siguiente

imagen:


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Imagen 7.3Confirmando un documentopara entrarlo a nuestra oficina


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NOTA: Al crearse un documento nuevo en el sistema el mismo le asignara un numero de

gestión como numero único del mismo , independientemente del número del tipo de

documento que correspondiese ( para memos , notas , etc )

8. Remisión

8.1 Remitir documento Para acceder a dicha opción hacer clic en “Remitos” y luego hacer clic en “Remitir documento”.

Imagen 8.1.1 Remisión de remitos

El remito es obligatorio para dar salida al documento en el sistema. El usuario debe elegir de la grilla que se muestra , todos los documentos a ser remitidos a la misma oficina. Primero debe elegir la oficina destinataria (clickeando en la lupa aparecerá una lista de las oficinas a usar), luego se deberá ingresar el Número de Gestión perteneciente al documento a remitir y presionar Tabulador, posteriormente seleccionar el documento a remitir, lo cual lo moverá de la grilla al carrito, luego de seleccionado todos los documentos a remitir hacer click en “Imprimir remito”; o si tenemos algún documento erróneo en el carrito seleccionar “limpiar carrito” y comenzar el proceso nuevamente. Una vez que se elige los documentos a remitir y la oficina destino, hacer clic en Imprimir

remito. Se crea un documento PDF el cual se puede imprimir o guardar.


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8.2 Reimprimir remito En caso de necesitarse reimprimir determinado remito hacer clic en “Remitos” y luego hacer

clic en “Reimprimir remito”.

Imagen 8.2.1Reimpresion de remitos

Se muestra una página donde aparecen todos los remitos emitidos hasta la fecha, de ser

necesario podemos acotar los remitos utilizando los filtros de búsqueda (Nro. Remito, Fecha,

Oficina destino) .Una vez seleccionado el remito a reimprimir darle clic a “Reimprimir”.

9. Reportes Se pueden realizar distintos tipos de consulta de acuerdo a las necesidades. Para ver las

consultas disponibles, ir a la Barra principal ->Consultas.

Para realizar las consultas se ingresan los datos correspondientes. El resultado de una consulta

será en formato PDF lo cual permite imprimir y/o guardado.

9.1 Por N° Gestión/Documento/Expediente Para realizar una consulta por N° Gestión/Documento/Expediente ir a Barra Lateral->Reportes

-> N° Gestión/Documento/Expediente. Luego se debe seleccionar el tipo de filtrado por el cual

se desea hacer la consulta como ilustra la siguiente imagen (imagen 8.1.1). Según la opción

seleccionada se pedirá los datos correspondientes a dicha selección.

El resultado de alguna de estas consultas será la información detallada del documento, esto es:

Datos generales

Asuntos

Interés

Movimientos

Observaciones


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Imagen 8.1.1 Opciones de listado


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9.1.1 Por N° Gestión

Para seleccionar Por N° Gestión se debe ir a Barra Lateral -> Reportes-> N°

Gestión/Documento/Expedientey luego seleccionar en Filtrar por: N° Gestión.

En N° Gestión ingresar el dato correspondiente y luego presionar el botón Listar Documentos.

9.1.2 Por N° Documento

Para seleccionar Por N° Documento se debe ir a Barra Lateral -> Reportes-> N°

Gestión/Documento/Expedientey luego seleccionar en Filtrar por: N° Documento.

Luego, el sistema pide el Tipo, Nro. y Año del documento. Se debe seleccionar el Tipo de

Documento e ingresar los datos correspondientes en los campos Nro/Año Documento y luego

presionar el botón Listar Documentos.

9.1.3 Por N° Expediente

Para seleccionar Por N° Expediente se debe ir a Barra Lateral -> Reportes-> N°

Gestión/Documento/Expedientey luego seleccionar en Filtrar por: N° Expediente.

Luego, el sistema pide el Tipo, Nro. y Año del documento. Se debe seleccionar el Tipo de

Documento e ingresar los datos correspondientes en los campos Nro/Año Documento y luego


Imagen 8.1.1.1 Listado por N° gestión



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9.2 Por tipo y fecha del movimiento Para seleccionar Por tipo y fecha de movimiento se debe ir a Barra Lateral -> Reportes->Por

tipo y fecha de movimiento.

Los movimientos corresponden a la oficina asociada al usuario que ingreso al sistema.

Luego, el sistema pide el Tipo de movimiento (ENTRADA o SALIDA) y el rango de fechas del

movimiento. Se debe seleccionar el Tipo de movimiento e ingresar el rango de fechas en los

campos Fecha inicial y Fecha final (al hacer clic en se despliega el calendario) y luego



Imagen 8.3.1 Listado por Tipo Movimiento


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9.3 Por asunto Para seleccionar Por asunto se debe ir a Barra Lateral -> Reportes->Por asunto.

Luego, el sistema pide que se seleccione el Asunto y el Tema. Una vez seleccionados, presionar

el botón Listar Documentos.

Importante: Si no se selecciona el Tema, el sistema igual realizara la consulta. Seleccionará

todos los documentos con el Asunto elegido.

Imagen 8.3.2 Resultado listado por tipo de movimiento

Imagen 8.3.2 Listado por asunto

Imagen 8.3.2 Resultado por asunto


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9.4 Por carácter del documento La búsqueda que permite es asociada a la oficina del usuario.Para seleccionar Por carácter se

debe ir a Barra Lateral -> Reportes->Por carácter.

Luego, el sistema pide que se seleccione carácter del documento (COMUN o URGENTE). Una

vez seleccionados, presionar el botón Listar Documentos.

9.5 Por año Para seleccionar Por año se debe ir a Barra Lateral -> Reportes->Por año.

Luego, el sistema pide que se ingrese el año del documento o el año del expediente. Se

ingresan en los campos Año documento y Año x Expediente respectivamente. Una vez

ingresados, presionar el botón Listar Documentos.

Imagen 8.4.1 Listado por carácter

Imagen 8.4.2 Resultado por carácter


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9.6 Por cédula Para seleccionar Por cédula se debe ir a Barra Lateral -> Reportes->Por cédula.

Luego, el sistema pide que se ingrese la cédula en el campo Cédula. Una vez ingresada,


Para realizar la consulta, cuando se realiza la creación del documento se debe haber ingresado

como tema de interés PERSONAL e ingresado la C.I.

Imagen 8.5.1 Listado por año

Imagen 8.5.2 Resultado por año


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9.7 Por palabra clave Para seleccionar Por palabra clave se debe ir a Barra Lateral -> Reportes->Por palabra clave.

Luego, el sistema pide que se ingrese la palabra clave en el campo Palabra clave. Una vez

ingresada, presionar el botón Listar Documentos.

Imagen 8.6.1 Listado por cédula

Imagen 8.6.2Resultado listado cédula

Imagen 8.8.1 Listado por palabra clave


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10. Búsqueda

10.1 Búsquedas generales en el sistema

Esta opción permite buscar todos los documentos que hay en el sistema, es decir, todos los

documentos que tiene cada oficina. Las acciones a los documentos esta restringida, solo se

permite:

Ver documento (ver 7.1.1.2 Ver documento)

Imprimir (ver 7.1.1.3 Imprimir)

Ver movimientos (ver 7.1.1.5 Ver movimientos)

Ver observaciones (ver 7.1.1.7 Ver observaciones)

11. Recuperar Documentos Esta opción nos permitirá recuperar documentos remitidos a oficinas destinos incorrectos.

Para poder recuperar el/los documentos se deberá ingresar el numero de gestión y luego

presionar en “Filtrar”. Aparecerá el documento a recuperar correspondiente a dicho número

Imagen 8.8.2 Resultado listado por palabra clave


Página 41

de gestión, hacer click en y elegir la opción “Recuperar doc.”. El

documento reaparecerá en la bandeja de entrada como documento en estado confirmado.

12. Cambio de contraseña En la barra principal hacer clic en Mis datos y luego en Cambiar mi contraseña.

Muestra los datos del usuario. Hacer clic en Cambio de contraseña. Mostrar la siguiente

pantalla.

Ingresamos la nueva contraseña en el campo Nueva contraseña? y luego la escribimos

nuevamente en el campo Confirme nueva contraseña. Hacer clic en Confirmar.

Imagen 7.10.1.1 Cambiar contraseña

Imagen 7.10.1.1 Cambiar contraseña

Manual de Usuario ENTSYS - ceip.edu.uy · Departamento de Computación y contó con la...

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