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Manual de Usuario Tralix Facturador Online™

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2 Notas, advertencias y precauciones

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Todas las declaraciones, información y recomendaciones en este documento se supone que son exactas pero son presentadas sin ninguna garantía de ningún tipo, explícita o implícita. Los usuarios deben tomar responsabilidad total de los productos. Para obtener la versión más actualizada de este documento contacte a su representante de soporte técnico.

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Tralix Facturador Online™ – Manual de Usuario Copyright © 2009 Tralix Corporation

Versión: 3.6.10 PD. 22/05/2012

Revisión: 185

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Manual de Usuario Tralix Facturador Online™

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Contenido

1 Notas, advertencias y precauciones ...............................................................................4

Nota sobre el esquema de facturación de la empresa .........................................................4

2 Introducción ...................................................................................................................4

3 Habilitar Tralix Facturador Online™ en XSA ...................................................................5

4 Roles ..............................................................................................................................5

4.1 Administración de usuarios en Tralix Facturador Online™ ........................................6

4.2 Usuario “Administrador” ........................................................................................10

4.3 Usuario “Facturación” ............................................................................................10

4.4 Usuario “Facturación Sucursal” ..............................................................................11

5 Configuraciones previas ...............................................................................................12

5.1 Tipos de CFD(I) .......................................................................................................12

5.2 Plantillas de Impresión ...........................................................................................14

5.3 Configuración de decimales a usar .........................................................................15

5.4 Configuración de campos del complemento para donatarias .................................16

6 Acceso al sistema .........................................................................................................18

6.1 Descripción de la interfaz de usuario ......................................................................19

7 Uso de Facturador Online ............................................................................................20

7.1 Línea de productos .................................................................................................20 7.1.1 Buscar líneas de productos .........................................................................................................................21 7.1.2 Nueva línea de productos ...........................................................................................................................21 7.1.3 Modificar líneas de productos.....................................................................................................................23 7.1.4 Eliminar líneas de productos .......................................................................................................................24

7.2 Productos ...............................................................................................................25 7.2.1 Buscar productos .......................................................................................................................................26 7.2.2 Nuevo producto .........................................................................................................................................26 7.2.3 Modificar Productos ...................................................................................................................................28 7.2.4 Eliminar productos .....................................................................................................................................28

7.3 Extras .....................................................................................................................29 7.3.1 Nuevo dato extra .......................................................................................................................................30 7.3.2 Modificación de dato extra .........................................................................................................................30 7.3.3 Eliminar un dato extra ................................................................................................................................31

7.4 Comprobantes Fiscales Digitales ............................................................................32 7.4.1 Nuevo CFD(I) ..............................................................................................................................................32 7.4.2 Búsqueda de un comprobante generado.....................................................................................................45 7.4.3 Cancelación de un comprobante generado .................................................................................................46

8 Legislación y Normatividad ..........................................................................................47

9 Información de soporte técnico ...................................................................................47

10 Glosario, acrónimos y abreviaciones ........................................................................47

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4 Notas, advertencias y precauciones

1 Notas, advertencias y precauciones A lo largo de este manual, usted encontrará 3 tipos de mensajes que se consideran importantes para el correcto uso de su Tralix Facturador Online™:

NOTA: Un mensaje de NOTA proporciona información importante que le ayudará a hacer mejor uso de Tralix Facturador Online™.

ADVERTENCIA: Un mensaje de ADVERTENCIA proporciona información importante que debe tomar en cuenta para la correcta operación de Tralix Facturador Online™.

PRECAUCIÓN: Un mensaje de PRECAUCIÓN indica el riesgo de pérdida de datos, daños en el hardware, e incluso lesiones. Este mensaje incluye siempre una recomendación sobre cómo evitar el daño.

Nota sobre el esquema de facturación de la empresa

NOTA: Para fines prácticos, en este manual haremos referencia de forma general a CFD(I) cuando aplique para los dos esquemas de facturación: CFD o CFDI. En los casos específicos en que sólo aplique a uno de los dos esquemas de facturación, se hará la especificación pertinente.

2 Introducción Tralix Facturador Online™ es un complemento sin costo adicional para clientes de XML Signature Appliance™, diseñado para la generación de Comprobantes Fiscales Digitales (CFD) bajo los estándares definidos por el SAT cuando la empresa no cuenta con un ERP o sistema administrativo, ya que permite dar de alta los productos o servicios y agruparlos por línea o por tipo de impuestos aplicados. Tralix Facturador Online™ no maneja reportes de ningún tipo. Información tal como número de facturas emitidas, folios usados, folios cancelados, informe de usuarios que realizaron facturas, etc., se puede consultar en la pantalla principal de XSA (con un usuario con rol Administrador) y en las bitácoras del sistema.

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3 Habilitar Tralix Facturador Online™ en XSA Para activar Tralix Facturador Online™, se tiene que llevar a cabo la habilitación del módulo desde la aplicación XSA, la cual se realiza de la siguiente forma: 1. Ingresar a XSA con un usuario con rol de Administrador XSA 2. Deberá ingresar a la opción de menú Configuración, submenú Módulos, y marcar la

casilla correspondiente a FACTURACIÓN 3. Guardar los cambios, tal como se muestra en la Ilustración 1

Ilustración 1

NOTA: Para mayores detalles, consulte su Manual de Instalación y Configuración, sección Administración del Appliance XSA.

4 Roles

Dado que Tralix Facturador Online™ forma parte de XSA, los roles que aquí se manejan, se crean desde XSA. De los roles que existen en XSA, para el Facturador Online se utilizan 3, los cuales se describen brevemente y se verán con mayor detalle en los siguientes apartados:

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6 Roles

1) Administrador. Los usuarios con este rol tienen acceso a Tralix Facturador Online™ de manera automática; las sucursales para las que puede emitir facturas desde esta aplicación, serán las mismas en las que tiene acceso desde XSA. Este usuario será capaz de crear/cancelar CFD(I) así como llevar la administración de líneas de productos y productos en las sucursales que tiene acceso. Únicamente deberá seleccionar la sucursal cuando inicie sesión en Tralix Facturador Online™. También es responsable por la administración de usuarios con acceso a Facturador Online desde la interfaz de XSA.

2) Facturación. El usuario con este rol podrá consultar facturas desde Facturador Online ™ para la(s) sucursal(es) que se le asigne(n). Este usuario no es multiempresa.

3) Facturación Sucursal. El usuario con este rol podrá emitir facturas desde el Facturador Online ™ de su XSA para la(s) sucursal(es) que se le asigne(n). Este usuario no es multiempresa.

4.1 Administración de usuarios en Tralix Facturador Online™ La administración de usuarios para Tralix Facturador Online™ se lleva a cabo desde la interfaz de XSA de la siguiente manera: 1. Ingresar en XSA con un usuario Administrador. 2. Hacer clic en la opción Configuración > Usuarios para facturación. 3. La pantalla se muestra en la Ilustración 2. 4. Presione el botón Nuevo para dar de alta nuevos usuarios de facturación, o bien,

puede eliminar o modificar usuarios que anteriormente haya dado de alta, presionando las ligas correspondientes al usuario y acción que desea realizar.

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Ilustración 2

Para dar de alta un nuevo usuario, al presionar el botón Nuevo, se le presentará la pantalla mostrada en la Ilustración 3. En ella deberá: 1. Seleccionar el Rol del Usuario (Facturación Sucursal o Facturación). 2. Proporcionar el User Id, que será el identificador único de su usuario. Es recomendable

poner un nombre descriptivo, ya que será el que el usuario utilizará para registrarse en el sistema.

3. Proporcionar el Email o correo electrónico del usuario que está creando. Este dato es muy importante pues el sistema envía la información de acceso a la dirección de email registrada.

4. Proporcionar el Nombre del usuario de facturación. 5. Opcionalmente, proporcione el Apellido Paterno del usuario. 6. Opcionalmente, proporcione el Apellido Materno del usuario. 7. Seleccione de la lista de la izquierda, las Sucursales en las que desea que el usuario

tenga derechos de facturación y envíelas a la lista de la derecha haciendo uso de las flechas entre las dos listas.

Finalmente, presione el botón Guardar para almacenar los cambios, o bien, el botón Cancelar para salir sin guardar los cambios.

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8 Roles

Ilustración 3

Desde XSA, también es posible crear otros usuarios que puedan tener acceso a Tralix Facturador Online™; para esto se requiere entrar en XSA con un rol de Administrador XSA o bien Administrador de Usuarios. Con estos roles, se pueden dar de alta usuarios, asignándoles cualquiera de los roles “Facturación”, “Facturación Sucursal” o “Administrador”. En estos casos, en el alta de los usuarios, se le asignará(n) la(s) sucursal(es) en las que tendrá derechos desde Tralix Facturador Online™.

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NOTA: Para mayores detalles sobre el alta de usuarios, consulte su Manual de Instalación y Configuración, sección Administración del Appliance XSA.

Después de la creación del usuario, el sistema enviará un mensaje a la dirección de correo electrónico que especificó en el formulario, con la información de la cuenta creada y datos de acceso al sistema, tal como se ve en la Ilustración 4.

Ilustración 4

La primera vez que un usuario ingrese al sistema, se le pedirá modificar la contraseña que se le envió por correo, tal como se muestra en la Ilustración 5.

Ilustración 5

NOTA: Dependiendo del servicio contratado o del modelo de XSA adquirido, la cantidad de usuarios recurrentes que permite Tralix Facturador Online™, varía entre 1 y 10.

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10 Roles

4.2 Usuario “Administrador” El usuario Administrador, tendrá acceso a Tralix Facturador Online™ en todas sus opciones, y tendrá derechos en las mismas empresas y sucursales que tiene asignadas en XSA. Los usuarios con este rol en XSA son capaces de emitir/cancelar comprobantes en varias empresas con Tralix Facturador Online™. Es necesario que el usuario haya sido asignado a las empresas con las que trabajará.

4.3 Usuario “Facturación” El usuario con este rol, será capaz de administrar productos y líneas de productos, así como de consultar y cancelar los CFD(I) generados en Tralix Facturador Online™. Sin embargo, no podrá generar nuevos comprobantes fiscales ni administrar información de tipo Extra. En la pantalla de la Ilustración 6 se pueden ver las opciones de menú a las que este usuario tendrá acceso.

Ilustración 6

Un usuario de tipo Facturación no tiene acceso a XSA (Ilustración 7). XSA indicará que el usuario es exclusivamente de facturación.

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Ilustración 7

4.4 Usuario “Facturación Sucursal” El usuario Facturación Sucursal, cuenta con los privilegios para administrar CFD(I) (generar nuevos comprobantes o cancelarlos), así como la administración de productos y líneas de productos, tal como se ve en la Ilustración 8.

Ilustración 8

Un usuario de tipo Facturación Sucursal no tiene acceso a XSA (Ilustración 9). XSA indicará que el usuario es exclusivamente de facturación.

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12 Configuraciones previas

Ilustración 9

5 Configuraciones previas Antes de comenzar a trabajar con Tralix Facturador Online™, el usuario con rol Administrador deberá realizar configuraciones previas en XSA. Las configuraciones previas requeridas se describen a lo largo de esta sección.

NOTA: Para mayor referencia, consulte el Manual de Usuario XSA.

5.1 Tipos de CFD(I) Antes de poder trabajar con Tralix Facturador Online™ es necesario asignarle el tipo de comprobante (factura, nota de crédito, nota de cargo, etc.) con el que se emitirán los comprobantes. Todos los tipos de comprobantes están asociados al menos a una serie en XSA. Por medio del menú Integración, submenú Tipos de CFD, se configura el tipo de CFD(I) que se va a emplear para Tralix Facturador Online™. Para esto deberá marcar la casilla que indica Modo manual (ver Ilustración 10).

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NOTA: Para mayor referencia, consulte la sección “Menú: Integración Submenú: Tipos de CFD” del Manual de Usuario XSA.

ADVERTENCIA: Para poder utilizar Tralix Facturador Online™ es necesario configurar, al menos, un tipo de CFD(I) en modo manual. Siempre es posible configurar más tipos de comprobantes teniendo series disponibles en el sistema.

Ilustración 10

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14 Configuraciones previas

5.2 Plantillas de Impresión Una vez que ha dado de alta el tipo de CFD(I), deberá cargar la(s) plantilla(s) de impresión que le permitirá(n) generar los CFD(I) en formato PDF. Por medio del menú Integración, submenú Plantilla de impresión, podrá cargar una plantilla personalizada .xprint, o bien, podrá seleccionar usar la plantilla predeterminada. Ver Ilustración 11.

NOTA: Para mayor referencia, consulte la sección “Menú: Integración Submenú: Tipos de CFD” del Manual de Usuario XSA.

Ilustración 11

El formato de impresión se puede personalizar con logotipo de la empresa, para lo cual sólo deberá cargar la imagen (ver Ilustración 12).

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Ilustración 12

NOTA: Cualquier modificación que se requiera en las plantillas de impresión, es necesario validarlas con un integrador de Tralix, ya que estas plantillas tienen limitaciones y no siempre será posible mostrar información no fiscal.

5.3 Configuración de decimales a usar Ingresando a XSA con un usuario con privilegios de Administrador, es posible llevar a cabo la configuración del número de decimales que Facturador Online utilizará en su operación. Para hacerlo, hay que ir a la opción de menú Configuración, submenú Avanzada. Seleccione la sección Facturador Manual. Aquí deberá indicar el número de decimales que usará en su aplicación. Presione el botón Modificar (Ilustración 13), para hacer algún cambio.

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16 Configuraciones previas

Ilustración 13

En la pantalla mostrada en la Ilustración 14, indique si usará 2 o 6 decimales, y presione el botón Guardar para continuar.

Ilustración 14

NOTA: XSA redondeará todas las operaciones que realice, tanto en los cálculos de importes como de impuestos; de acuerdo al número de decimales configurados.

NOTA: Para más información al respecto, consulte el Anexo 20 de la Resolución Miscelánea Fiscal, en el cual se define el uso de hasta 6 decimales para la información de los comprobantes fiscales.

5.4 Configuración de campos del complemento para donatarias

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Ingresando a XSA con un usuario con privilegios de Administrador, es posible llevar a cabo la configuración de valores por defecto para el Complemento de Donatarias. Para hacerlo, hay que ir a la opción de menú Configuración, submenú Avanzada. Seleccione la sección Configuración de Complementos y luego presione el botón Modificar (Ilustración 15).

Ilustración 15

A continuación se hace una breve descripción de lo que deberá poner en cada campo:

CAMPO VALOR

Fecha de autorización Fecha del oficio en que se haya informado a la organización civil o fideicomiso, la procedencia de la autorización para recibir donativos deducibles, o su renovación correspondiente otorgada por el Servicio de Administración Tributaria.

Leyenda donatarias Este comprobante ampara un donativo, el cual será destinado por la donataria a los fines propios de su objeto social. En el caso de que los bienes donados hayan sido deducidos previamente para los efectos del impuesto sobre la renta, este donativo no es deducible. La reproducción no autorizada de este comprobante constituye un delito en los términos de las disposiciones fiscales.

No. de autorización Número del oficio en que se haya informado a la organización civil o fideicomiso, la procedencia de la autorización para recibir donativos deducibles, o su renovación correspondiente otorgada por el Servicio de Administración Tributaria.

La información anterior se encuentra publicada en el documento:

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18 Acceso al sistema

http://www.sat.gob.mx/cfd/donat/donat.pdf

6 Acceso al sistema Tralix Facturador Online™ se soporta en los principales navegadores de internet, tales como Google Chrome™, Mozilla – Firefox™, Internet Explorer™ 7 o superior. Todos deben tener activada la opción de ejecutar Javascript. Para ingresar al sistema, deberá tener su usuario y contraseña, mismos que le llegarán por correo electrónico cuando sea creado su usuario (Ver Ilustración 4).

NOTA: Facturador Online™ ha tenido problemas cuando se utiliza desde Internet Explorer 9, ya que la aplicación no se muestra correctamente. En el resto de los navegadores no causa problemas.

NOTA: La sesión en Tralix Facturador Online™ se mantiene activa durante 20 minutos. Si después de este tiempo el usuario no ha realizado ninguna actividad que implique el cambiar de página o enviar información al servidor, se cerrará en automático la sesión.

Es importante señalar que un usuario en XSA, puede estar asignado a una o varias empresas y cada empresa en XSA puede tener más de una sucursal; lo que implica que cuando el usuario intente ingresar a Tralix Facturador Online™, deberá seleccionar con qué sucursal va a trabajar en esa sesión. Si va a trabajar con varias sucursales, deberá cerrar la sesión una vez terminada las actividades con la sucursal seleccionada en el momento de ingresar al sistema, e ingresar nuevamente seleccionando la otra sucursal con la cual trabajará. Repitiendo este procedimiento por cada sucursal con la que se necesita trabajar. En la pantalla mostrada en la Ilustración 16 se puede ver la pantalla de inicio de sesión, en donde se solicita el usuario y contraseña.

Ilustración 16

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Al dar clic en la liga Acerca de XSA 3.4.0, se muestra la información sobre la versión de componentes instalados (Ilustración 17).

Ilustración 17

Si a un usuario se le han asignado privilegios para facturar a más de una sucursal, se presentará la Ilustración 18, que le permitirá seleccionar la sucursal en la que desee iniciar sesión.

Ilustración 18

6.1 Descripción de la interfaz de usuario

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20 Uso de Facturador Online

Independientemente de la opción de menú en que se encuentre, hay elementos comunes en cada pantalla que se describen a continuación (Ilustración 19).

Ilustración 19

1) Nombre de la empresa y usuario que está en sesión. 2) Menús para realizar tareas, las cuales se describirán en apartados posteriores. 3) Botones de acción sobre los datos mostrados. 4) Paginador, que permite el desplazamiento entre registros anteriores o posteriores

(cuando exista más de una página con información a desplegar). 5) Cajas de selección para elegir registros. 6) Listado que muestra la información según el menú en que se encuentre. El listado se

puede ordenar tomando como criterio el nombre de la columna (para ordenar, dar clic en el nombre de la columna).

7 Uso de Facturador Online A continuación se describe la funcionalidad de Facturador Online, en sus diferentes secciones.

7.1 Línea de productos Las líneas de productos tienen la función de agrupar productos que manejen el mismo tipo y tasa de impuesto, con la finalidad de que cada concepto que se vaya a agregar a una factura se pueda seleccionar fácilmente de acuerdo a la línea en la que se haya dado de alta.

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Al hacer clic en el menú Línea de Productos se mostrará el listado de líneas de productos que se han agregado y se activarán las acciones de Buscar, Nuevo y Eliminar (Ilustración 20).

Ilustración 20

7.1.1 Buscar líneas de productos

Para encontrar una línea de producto específica: 1. Haga clic en Buscar 2. Proporcione el nombre o parte del nombre que desea localizar 3. Seleccione el tipo de impuesto en el que se clasifica la línea buscada (Ilustración 21).

Ilustración 21

7.1.2 Nueva línea de productos

Por medio del botón Nuevo, podrá dar de alta una línea de producto. Para esto: 1. Escriba el Nombre con el que identificará esta línea (Ilustración 22).

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22 Uso de Facturador Online

Ilustración 22

Los impuestos de una línea de productos se dividen en Impuestos e Impuestos

Locales. Para indicar la tasa del Impuesto, presione el botón Agregar Impuesto

correspondiente. 2. Para indicar la Tasa del impuesto (sólo escriba números con dos decimales menores

a 100, ya que el sistema los convierte a porcentajes automáticamente) 3. Seleccione el Tipo de impuesto (TRASLADO o RETENCIÓN). 4. Seleccione el Impuesto (Cuando seleccione el impuesto TRASLADO, el impuesto

podrá ser IVA o IEPS. Cuando seleccione el impuesto RETENCIÓN, (el impuesto podrá ser IVA o ISR). Ver la Ilustración 23.

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Ilustración 23

5. Para indicar la tasa del Impuesto Local, presione el botón Agregar Impuesto

correspondiente. 6. Indique la Tasa del impuesto (sólo escriba números hasta con dos decimales

menores a 100, ya que el sistema los convierte a porcentajes automáticamente) 7. Seleccione el Tipo de impuesto (TRASLADO o RETENCIÓN), así como el nombre del

impuesto. Ver la Ilustración 24.

Ilustración 24

NOTA: En caso de tratarse de una Línea de Productos exenta de impuestos, los campos Tasa de impuesto, Tipo de impuesto e Impuesto no serán necesarios.

8. Para finalizar la captura, presione el botón Aceptar para guardar los cambios realizados

y regresar al listado de líneas de productos, o bien, presione el botón Cancelar para regresar sin guardar los cambios realizados.

7.1.3 Modificar líneas de productos

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24 Uso de Facturador Online

Al dar clic sobre algún renglón de la tabla (Ilustración 20), aparecerá una ventana para modificar la línea de productos seleccionada. Modifique los campos que desee y haga clic en Aceptar (Ilustración 25).

Ilustración 25

Las pantallas para modificar registros, se manejan tal como se describió en la sección anterior (7.1.2 Nueva línea de productos).

7.1.4 Eliminar líneas de productos

Si desea descartar una línea de productos:

1. Seleccione la casilla correspondiente a la línea que desea eliminar

2. Haga clic en el botón Eliminar.

3. A continuación dé clic en la ventana de confirmación (Ilustración 26).

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ADVERTENCIA: Esta acción no puede deshacerse.

Ilustración 26

NOTA: En caso de que la línea de productos tenga asociados productos, no podrá eliminarse.

7.2 Productos Dé clic en la opción de menú Productos y se mostrará la lista de los productos que ya se hayan agregado con anterioridad (Ver Ilustración 27). Los productos son los conceptos que se podrán incluir al generar un comprobante fiscal digital. El catálogo de productos está disponible a nivel de empresa.

Ilustración 27

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26 Uso de Facturador Online

NOTA: Producto puede ser también nombrado como Concepto dentro de la aplicación.

7.2.1 Buscar productos

Para buscar un producto: 1. Haga clic en el botón BuscarProporcione el Número de identificación 2. Seleccione la Línea de Productos (Puede seleccionar una o todas) 3. Proporcione parte o toda la Descripción del producto buscado (Ilustración 28). En caso

de dejar los campos en blanco, el sistema mostrará todos los productos registrados.

Ilustración 28

4. Presione el botón Aceptar para ver el listado de los productos que satisfacen sus

criterios de búsqueda, o el botón Cancelar para regresar al listado anterior.

7.2.2 Nuevo producto

Puede dar de alta tantos productos como necesite, para dar de alta un producto: 1. Presione el botón Nuevo.

2. Deberá llenar todos los campos requeridos, los cuales se encuentran marcados con *

(Ver Ilustración 29).

Número de identificación: Proporcione un número o clave de identificación del producto.

Línea de Productos: Seleccione la línea a la que pertenece el producto que se está registrando.

Unidad: Indique la unidad del producto en venta.

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Descripción: Descripción del producto en venta.

Valor unitario: Costo por unidad.

Descuento: En caso de que el producto tenga un descuento, proporciónelo en este campo. El descuento en este campo se proporciona en pesos, no en porcentaje.

Motivo del descuento: Describa el motivo del descuento.

Impuesto variable: En el caso en que su producto requiera un cambio manual en el monto del impuesto, al momento de generar su CFD(I), deberá marcar esta casilla.

3. Al finalizar, presione el botón Aceptar para salvar los cambios y crear el producto, o bien Cancelar para salir sin guardar.

Ilustración 29

ADVERTENCIA: Es importante que seleccione la línea de productos correspondiente al impuesto que se aplicará al producto.

NOTA: El campo Descripción permite 512 caracteres.

Los descuentos se aplican a nivel del producto y puede hacerse de dos maneras: a) Asignar el descuento en la definición del producto b) Asignar el descuento al producto al momento de crear el comprobante (el monto del

descuento se verá reflejado hasta generar el CFD(I)).

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28 Uso de Facturador Online

7.2.3 Modificar Productos

Para modificar los datos de alguno de los productos: 1. Haga clic sobre algún registro de la pantalla mostrada en la Ilustración 27 y aparecerá

una ventana con los datos del producto a modificar. 2. Usted podrá modificar todos los campos a excepción del Número de identificación

(Ilustración 30). 3. Realice los cambios necesarios sin olvidar proporcionar los campos marcados como

obligatorios. 4. Presione Aceptar para guardar los cambios y salir, o bien, presione Cancelar para salir

sin guardar los cambios.

Ilustración 30

7.2.4 Eliminar productos

Para eliminar un registro o más: 1. Marque la(s) caja(s) de selección correspondiente(s) 2. Haga clic en el botón Eliminar. 3. Para finalizar, confirme que desea eliminar el producto (Ver Ilustración 31).

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ADVERTENCIA: Esta acción no puede deshacerse.

Ilustración 31

7.3 Extras La información extra es toda aquella información que no es de carácter fiscal pero es útil que esté en la impresión de un CFD(I) (PDF). Para poder incluir este tipo de información a la hora de crear un CFD(I), se deben generar campos de datos extra, los cuales serán opcionales.

NOTA: Después de que se agreguen los campos extras, éstos serán visibles dentro del formulario para crear una factura.

Para ingresar a esta sección haga clic en la liga Extras ubicada en el menú, mostrando la lista de extras dadas de alta y los botones de acción de Nuevo y Eliminar (Ilustración 32).

Ilustración 32

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30 Uso de Facturador Online

7.3.1 Nuevo dato extra

Puede dar de alta tantos datos extras como necesite. Para crear un nuevo dato extra:

1. Presione el botón Nuevo. 2. Proporcione los datos del campo extra:

Identificador: Valor único asignado al dato extra. Asigne sólo letras sin espacios.

Descripción del dato extra.

Valor: Valor por defecto asignado al dato extra. Puede ser una cadena de caracteres.

Tipo: Seleccione el tipo de dato extra (CONCEPTO o FACTURA)

Ilustración 33

3. Presione el botón Aceptar para guardar los cambios y regresar, o bien el botón

Cancelar para regresar sin realizar modificaciones

7.3.2 Modificación de dato extra

Una vez generado un dato Extra, podrá modificar sus datos, a excepción del Identificador. Para modificar un extra:

1. Dé clic en el registro de información de la tabla de datos extras que desea modificar.

La pantalla muestra los mismos campos que cuando fue dado de alta, mostrando

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bloqueados los campos que no pueden ser modificados (Ilustración 34).

2. Modifique los valores de los campos que requiera.

Ilustración 34

3. Presione el botón Aceptar para guardar los cambios y regresar, o bien el botón

Cancelar para regresar sin realizar modificaciones

7.3.3 Eliminar un dato extra

Para eliminar un dato extra, será necesario: 1. Seleccionarlo de la tabla en la pantalla del listado de Extras. Puede eliminar uno o varios

simultáneamente. 2. Presione el botón Eliminar. 3. Confirme que desea eliminar los registros (Ilustración 35).

Ilustración 35

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32 Uso de Facturador Online

7.4 Comprobantes Fiscales Digitales

En el menú CFD / CFDI se muestran las opciones para generar, buscar o cancelar comprobantes. Es la opción a la que se deberá ingresar para generar una factura. Aquí se van a ingresar todos los datos necesarios para generar una nueva factura.

Para ingresar, haga clic en el menú CFD; se desplegará la lista completa de CFD(I) que se han generado con anterioridad. La Ilustración 36 muestra la pantalla para el esquema de facturación CFD.

Ilustración 36

La Ilustración 37 muestra la pantalla para el esquema de facturación CFDI.

Ilustración 37

7.4.1 Nuevo CFD(I)

Para crear un nuevo CFD(I) haga clic en el botón Nuevo de la pantalla mostrada en la Ilustración 36.

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Manual de Usuario Tralix Facturador Online™

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Ilustración 38

En la Ilustración 38 se muestran los apartados de la ventana, los cuales se describirán a detalle en las siguientes 6 subsecciones.

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34 Uso de Facturador Online

7.4.1.1 Datos del Socio comercial

El Socio Comercial es el cliente al que se le generará el CFD(I). Si ya está dado de alta, haga clic en Buscar (Ilustración 39) y selecciónelo de la lista. Puede ayudarse con el menú de búsqueda agregando parte del RFC y/o del nombre (Ilustración 40).

Ilustración 39

Ilustración 40

Ilustración 41

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35

Los datos que debe proporcionar para crear un Socio Comercial son:

Identificador: Clave que se utiliza para facilitar la identificación de un Socio Comercial, el cual puede asociarse a una clave de manejo interno de su empresa, el Nombre Comercial de la empresa, etc.

Nombre: Nombre o razón social de su socio comercial.

RFC: Registro Federal de Contribuyentes del socio comercial que está registrando.

Calle: Nombre de la calle del domicilio fiscal del socio comercial.

Número Exterior: Número exterior del domicilio fiscal del socio comercial.

Número Interior: Número interior (si existe) del domicilio fiscal del socio comercial.

Colonia: Nombre de la colonia del domicilio fiscal del socio comercial.

Localidad: Nombre de la localidad del domicilio fiscal del socio comercial.

Referencia: Este valor se puede utilizar para poner información adicional sobre la ubicación de la empresa del socio comercial.

Municipio: Nombre del municipio al que pertenece el domicilio fiscal del socio comercial.

Estado: Nombre del estado al que pertenece el domicilio fiscal del socio comercial.

País: País al que pertenece el domicilio fiscal del socio comercial.

C.P.: Código postal asignado al domicilio fiscal del socio comercial.

Código GLN: Se refiere a “Global Location Number” o Número Mundial de Localización y está destinado a la identificación inequívoca y no ambigua de locaciones físicas, legales o funcionales.

Presione el botón Aceptar para guardar los cambios y salir, o bien el botón Cancelar para salir sin guardar los cambios realizados.

7.4.1.2 Datos del embarque

En este apartado se indican los datos a donde será enviada la mercancía y es opcional. Por defecto se manejan los datos del Socio Comercial. Estos datos pueden ser modificados y no necesariamente tendrán que ser los mismos datos del Socio Comercial.

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36 Uso de Facturador Online

Ilustración 42

Ilustración 43

7.4.1.3 Datos del CFD(I)

Es el apartado donde se selecciona la fecha asignada al CFD(I), el tipo de comprobante con el que se emitirá la factura y la serie a la que pertenece. El Folio se asigna automáticamente de manera consecutiva.

Ilustración 44

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NOTA: Para factura manual se deben tener series separadas de la facturación por sistema contable; es decir, se requieren series especiales para Tralix Facturador Online™.

Los criterios de la fecha dependen del esquema en el que la empresa esté operando y son: Para empresas en el esquema CFD, la fecha que aparece por default es del día actual.

Por disposición oficial no es posible generar facturas con fechas anteriores a la actual y máximo un día después. (Tralix Facturador Online™ permitirá seleccionar la fecha para creación del comprobante entre la última fecha en la que se emitió un comprobante con la serie en particular y el día actual. Es decir, si el último comprobante emitido para la serie configurada en Tralix Facturador Online™ se emitió el día 3 de diciembre y hoy es el día 10 de diciembre, entonces la aplicación permitirá seleccionar una fecha entre el 3 y 10 de diciembre para generar el siguiente comprobante, pero hay que tener en cuenta la disposición oficial del SAT).

Para empresas en el esquema CFDI, la fecha que aparece por default es del día actual. Por disposición oficial, únicamente se podrán emitir facturas con 72 horas anteriores a la actual y no se pueden emitir con fecha posterior.

Seleccione la fecha en la opción de Calendario (Ilustración 45). Únicamente estarán activas las fechas permitidas.

Ilustración 45

Tipo de comprobante. Usted podrá seleccionar el tipo de comprobante que va a emitir. En la lista se despliegan los tipos de CFD(I) dados de alta desde XSA y configurados para su uso en Tralix Facturador Online™. Serie. Usted deberá seleccionar la serie que corresponda al comprobante que está emitiendo. Esta opción dependerá del valor seleccionado del parámetro Tipo de comprobante.

Datos Factura Original. Cuando se crea un CFD(I) que corresponde a un pago parcial, deberá incluirse la información de la factura original.

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38 Uso de Facturador Online

Al dar clic en el botón Datos Factura Original, se presenta la pantalla de la Ilustración 46, en donde se pide proporcionar la siguiente información:

Folio Fiscal de la factura Original

Fecha y hora en la que la factura original fue creada

Monto por el cual se expidió la factura original.

Ilustración 46

Para capturar la fecha y hora de la factura original, se presenta un calendario (al dar clic en el icono correspondiente), en el cual deberá seleccionarse la hora y la fecha (Ilustración 47).

Ilustración 47

Para finalizar, presione el botón Aceptar de la Ilustración 47.

7.4.1.4 Conceptos

Haga clic en el botón Agregar Concepto de la Ilustración 48 y seleccione de la lista (Ilustración 49) el producto que desee agregar al comprobante. Una vez seleccionado, usted puede editar la cantidad, el valor unitario y el descuento. Repita la operación por cada Concepto.

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Ilustración 48

Si el concepto que requiere no está cargado, vaya al menú de Producto y agregue el concepto que necesite. Repita la operación por cada producto que necesite agregar.

Ilustración 49

Cuando haya seleccionado el producto, usted podrá modificar la cantidad (de productos que está facturando), el valor unitario y el descuento.

NOTA: El campo valor acepta cualquier número de decimales para la realización de los cálculos y como mínimo maneja dos decimales (al poner 1.1 maneja 1.10; al capturar 1, maneja 1.00).

Repita la operación por cada concepto que desee agregar a su factura. Si el concepto que requiere no existe en el catálogo de productos, vaya al menú de Producto y agregue el (los) concepto(s) que necesite (vea la sección 7.2.2 Nuevo producto).

NOTAS:

En caso que la facturación sea por un servicio, se tiene que dar de alta la descripción del servicio en el nombre del producto en el catálogo para que esté disponible al momento de emitir el comprobante.

En caso de facturación de ventas a crédito, se puede dar de alta un producto cuya descripción sea una leyenda (Por ejemplo "tipo y cantidad de mercancías conforme a tira o comprobante anexo con número de operación N y fecha F"

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El total se calcula considerando el valor unitario y el descuento del producto que aparecen automáticamente cuando se seleccionan. En caso que cambie la cantidad, el valor unitario o el descuento, se deberá dar un <<Enter>> para que el total sea actualizado. Si se ha incluido algún concepto de más, puede ser removido por la liga Quitar. No será posible quitar el último concepto. En caso de requerirlo, es necesario cancelar la creación del comprobante y repetir el proceso de creación.

7.4.1.4.1 Información extra a nivel concepto

Cuando se han agregado campos extras de tipo CONCEPTO (para mayor información, consultar la sección 7.3 Extras), se mostrará la liga + Descripción y presionándola se podrán agregar los campos de extras previamente configurados:

Descripción fiscal extra: Estos datos se concatenarán al final de la descripción del producto que se está incluyendo como concepto.

Descripción no fiscal extra: El contenido de este campo no será parte de la cadena original (Ilustración 50).

Opcionalmente, se listarán los campos extras de tipo Concepto. Aquí se puede agregar la información extra requerida relacionada a un concepto y esta información se concatenará a la descripción del concepto.

Ilustración 50

NOTA: La descripción extra no fiscal soporta hasta 512 caracteres, pero es posible que por la configuración de la plantilla de impresión, esta información

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no se vea reflejada.

Ilustración 51

7.4.1.4.2 Información aduanera

Aduana: Al presionar la liga + correspondiente a la columna Aduana, usted podrá agregar la información aduanera correspondiente a su comprobante, tal como se ve en la siguiente pantalla (Ilustración 52).

Ilustración 52

La información que deberá capturar, es el número, la fecha (que podrá seleccionar de un calendario) y la aduana. Se podrá agregar más información aduanera por medio del botón Agregar Aduana (Ilustración 53).

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42 Uso de Facturador Online

Ilustración 53

7.4.1.4.3 Impuesto variable

En el caso en que uno o varios de sus conceptos capturados tengan impuestos variables, se presentará una pantalla en la cual se mostrará la siguiente información (Ilustración 54):

Subtotal calculado

Descuentos

Impuestos (Con el impuesto y la tasa que se especificó, de acuerdo a la línea de productos a la que pertenece el producto)

Total: Total calculado hasta el momento.

Ilustración 54

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NOTAS:

La información presentada en pantalla será un sumarizado de los distintos impuestos que contenga su CFD(I).

La información contenida en los campos Subtotal y Total no pueden ser modificados. Estos valores serán calculados automáticamente en la vista previa.

Los montos variables de impuestos, siempre deberán ser numéricos y de máximo dos decimales.

En esta pantalla podrá ingresar la información correspondiente a los impuestos variables, de acuerdo a los cálculos que usted haya realizado de forma manual y presione el botón Aceptar.

7.4.1.5 Información comercial

Son atributos que expresan condiciones comerciales sobre el pago que se efectuará por el comprobante fiscal digital (Ilustración 55):

Forma de pago: Atributo requerido para precisar la forma de pago que aplica para el comprobante fiscal digital. Se utiliza para expresar “Pago en una sola exhibición” o número de parcialidades pagadas contra el total de parcialidades (Parcialidad 1 de N).

Método de pago: Atributo opcional de texto libre para expresar el método de pago de los bienes o servicios amparados por el comprobante. Se entiende como método de pago leyendas tales como: cheque, tarjeta de crédito o débito, depósito en cuenta, etc.

Moneda: Atributo obligatorio que indica la moneda que se está manejando. Se muestra una lista con 3 opciones: MXN (Pesos mexicanos), USD (Dólares) y EUR (Euros). El tipo de moneda se especifica a nivel del comprobante no a nivel de concepto.

Tipo de cambio: Atributo obligatorio para indicar el tipo de cambio de la moneda que se está manejando (Manejar 1 por defecto para pesos mexicanos).

Condiciones de pago: Atributo opcional para expresar las condiciones comerciales aplicables para el pago del comprobante fiscal digital.

Ilustración 55

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7.4.1.6 Complemento de donatarias

En esta sección (Ilustración 56), cuando está seleccionada la opción Agregar Donatarias, se muestran los tres campos relativos a este complemento, con la información por defecto configurada como se indica en la sección Configuración de campos del complemento para donatarias.

Ilustración 56

7.4.1.7 Información extra a nivel factura

En esta sección se mostrarán los datos extras de tipo FACTURA que fueron agregados previamente (para mayor información, consultar la sección 7.3 Extras), mostrándose la etiqueta y el (los) campo(s) de texto donde se ingresará el valor (Ilustración 57).

Ilustración 57

NOTA: Es importante considerar que para que la información EXTRA se pueda visualizar en los CFD(I), debió haberse contemplado previamente en la plantilla de impresión; de lo contrario, no será visible la información en el PDF del comprobante.

7.4.1.8 Vista previa

Una vez llenados los campos necesarios para la generación de un CFD(I), haga clic en el botón Generar para que aparezca la vista previa del comprobante. Revise la información de su nuevo CFD(I), si es correcta y completa haga clic en Aceptar, en caso contrario haga clic en Cancelar y modifique lo que sea necesario (Ilustración 58).

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Ilustración 58

NOTA: En caso de detectar un error en un CFD(I) que ya se ha enviado al cliente, deberá cancelarlo, notificar a su cliente y generar un nuevo CFD(I).

7.4.2 Búsqueda de un comprobante generado

Para buscar un CFD(I): 1. Haga clic en el botón Buscar 2. Complete los parámetros de búsqueda en la ventana de Filtro de CFD(I) (Ilustración 59).

Entre más parámetros incluya en la búsqueda el resultado será más preciso.

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46 Uso de Facturador Online

Ilustración 59

7.4.3 Cancelación de un comprobante generado

Para cancelar un registro o más (Ilustración 60): 1. Marque la caja de selección de cada registro a cancelar. 2. Haga clic en el botón Cancelar. 3. Confirme si desea cancelar el(los) comprobante(s) seleccionado(s).

Ilustración 60

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NOTAS:

La fecha de cancelación no se guarda en el sistema, sin embargo, en el reporte mensual que genera XSA para ser entregado al SAT (Para las empresas que se encuentran en esquema CFD), se verá reflejada la fecha de cancelación del comprobante.

Para las empresas en esquema CFDI, al cancelar un CFDI se envía la solicitud al PAC, para que éste realice la cancelación y el envío de ésta hacia el SAT de manera simultánea, haciendo uso de un Timbre para esta operación

8 Legislación y Normatividad La información concerniente a la factura electrónica, comprobantes fiscales digitales y sus resoluciones particulares, remítase a la siguiente página: http://www.sat.gob.mx/sitio_internet/asistencia_contribuyente/principiantes/comprobantes_fiscales/default.asp

9 Información de soporte técnico Para información sobre soporte técnico en Tralix, consulte los documentos vigentes de Manual de Soporte Técnico, Tralix SLA Modalidad Soporte Mesa de Servicio y Tralix Matriz de Escalación Mesa de Servicio vigentes publicados en Tralix Intranet Partners.

10 Glosario, acrónimos y abreviaciones

CFD Comprobante Fiscal Digital es un mecanismo alternativo de comprobación de ingresos, egresos y propiedad de mercancías en traslado que utiliza tecnología digital en su generación, procesamiento, transmisión y almacenamiento. Los estándares de CFD se encuentran definidos en el Anexo 20 de la Resolución Miscelánea Fiscal.

CFF Código Fiscal de la Federación es un ordenamiento jurídico de observancia federal que establece conceptos y procedimientos para la obtención de ingresos fiscales. Establece la forma en que se ejecutarán las resoluciones fiscales, los recursos administrativos, además de indicar el sistema que se deberá de seguir para resolver situaciones que se presenten ante el Tribunal Fiscal de la Federación. Regula además la aplicación de las leyes fiscales en caso de presentar alguna laguna o duplicidad en las mismas.

CSD Certificado de Sello Digital Para que una empresa sea emisora de CFD es obligatorio que cuente con un sello digital amparado por un certificado expedido por el SAT. Los certificados de sello digital (CSD) son expedidos por el SAT y son para uso específico de Comprobantes Fiscales Digitales. Por medio del CSD la empresa emisora sella o firma electrónicamente la cadena original de los CFD que emita en la matriz y/o cada una de sus sucursales. De este

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48 Glosario, acrónimos y abreviaciones

modo se conoce el origen del CFD, junto con la unicidad y las demás características que tienen los certificados digitales (integridad, no repudio, autenticidad y confidencialidad). La empresa puede pedir un sello digital para cada una de las sucursales, establecimientos o locales, donde emita comprobantes fiscales digitales o compartir el mismo sello entre ellas. Para más información ingrese a: http://www.sat.gob.mx/sitio_internet/e_sat/comprobantes_fiscales/15_6547.html

Documentos Comerciales

Son todos los comprobantes extendidos por escrito en los que se deja constancia de las operaciones que se realizan en la actividad mercantil, de acuerdo con los usos y costumbres generalizados y las disposiciones de la ley. Estos son de vital importancia para mantener un apropiado control de todas las acciones que se realizan en una compañía o empresa.

PDF Portable Document Format o Formato de Documento Transportable. Formato estándar de documentos digitalizados que pueden consultarse con un lector de PDF como el Acrobat Reader de Adobe Systems(r).

SAT Servicio de Administración Tributaria. Es un órgano desconcentrado de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público que tiene la responsabilidad de aplicar la legislación fiscal y aduanera, con el fin de que las personas físicas y morales contribuyan proporcional y equitativamente al gasto público; de fiscalizar a los contribuyentes para que cumplan con las disposiciones tributarias y aduaneras; de facilitar e incentivar el cumplimiento voluntario, y de generar y proporcionar la información necesaria para el diseño y la evaluación de la política tributaria. En su página de internet se definen los requisitos de la información mensual y su formato, especificaciones, periodicidad, etc. Dependiendo del régimen del contribuyente. Para consultarla, acuda a: http://www.sat.gob.mx

Sello Digital Desde el punto de vista de los trámites electrónicos ante el SAT, cuando los contribuyentes remitan un documento digital a las autoridades fiscales, recibirán el acuse de recibo que contenga el sello digital. El sello digital es el mensaje electrónico que acredita que un documento digital fue recibido por la autoridad correspondiente y estará sujeto a la misma regulación aplicable al uso de una FIEL. En este caso, el sello digital identifica a la dependencia que recibió el documento y se presume, salvo prueba de lo contrario, que el documento digital fue recibido en la hora y fecha que se consignen en el acuse de recibo mencionado. Desde el punto de vista de CFD, el sello digital son una serie de caracteres alfanuméricos que representan la firma electrónica del CFD en sí, garantizando autenticidad y no repudio. Lo que realmente se firma en un CFD es la CADENA ORIGINAL del CFD.

TXT .txt es la extensión para los archivos en formato de texto plano.

URL Uniform Resource Locator es una secuencia de caracteres, de acuerdo a un formato estándar, que se usa para nombrar recursos, como documentos e imágenes en Internet, por su localización.

XML eXtensible Markup Language. Es un metalenguaje extensible de etiquetas desarrollado por el World Wide Web Consortium (W3C). El carácter de metalenguaje implica que es un lenguaje usado para hacer referencia a otros lenguajes. Por lo tanto XML no es realmente un lenguaje en particular, sino una manera de definir lenguajes para diferentes necesidades. XML juega un rol preponderante en la actualidad ya que permite la compatibilidad entre sistemas para compartir la información de una manera segura, fiable y fácil. Se usa para homogeneizar la transferencia de datos y establece un estándar para la representación de la información.

XSA XML Signature Appliance™ es un producto de Tralix para la generación, resguardo y envío de Comprobantes Fiscales Digitales.