MANUAL DE USUARIO

SISTEMA DE ADMINISTRATIVO

DE CONTABILIDAD

UANCV

PERU

INDICE

1. Sistema administrativo de Contabilidad sus componentes 1 2. Ingreso al sistema Contabilidad General 1 3. Ingreso al comprobante diario 2 4. Ingreso a Cuentas por pagar (Autorizaciones de pago) 2 5. Estados financieros 5 6. Ingreso a Recursos Finacieros 6 7. Ordenes de giro 6 8. Tipos Reportes 6 9. Formato de orden de giro 7 10. Reporte gerencial por tipo de documentos 8 11. Remuneraciones (menu principal) 9 12. Elaboracion de planillas 10 13. Tipos de reporte 11 14. Formato boleta de pagos 12 15. Resumen reporte de conceptos remunerativos 12 16. activos fijos 14 17. Menu principal y kardex 14 18. Modulo de Presupuesto 15

19. Presupuesto analitico de ingresos 16

20. Distribucion de gastos 16

21. Aprobacion de documentos 17

22. Ejecucion Presupuestal 18

23. Reportes de Ejecución presupuestal de gastos por centros de costos 19

24. Suministros (logística) 20

25. Cotizaciones 20

26. Formato de cotizaciones 21

27. Cuadro comparativo 22

28. Ordenes de Compra 23

29. Ordenes de servicio 24

30. Ayuda Interactiva 25

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El presente se detalla de la siguiente forma:

- Contabilidad General, - Recursos Financieros (Tesorería), - Remuneraciones, - Presupuesto, - Activos Fijos (Patrimonio) y - Suministros (Logística)

CONTABILIDAD GENERAL:

El sistema está instalada en los terminales de la Oficinas administrativas

Aparecerá Ejercicio del año a procesar:

Inmediatamente se visualiza el control de seguridad del usuario, para escribir Usuario y las contraseña respectiva:

Inmediatamente se visualiza el menú principal de las operaciones principales del sistema administrativo.

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COMPROBANTE DIARIO:

En esta opción se visualiza los asientos contables y la verificación respectiva de las transacciones realizados desde otros módulos,

CUENTAS POR PAGAR (AUTORIZACIONES DE PAGO)

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A continuación se visualiza siguiente pantalla:

Compromiso de pagos por la prestación de servicios y otros

Autorización de Pago:

En esta opción se realiza adelantos al personal docente y administrativo, entregas a rendir cuenta, Anticipos – Bienes y servicios, Devoluciones a clientes y finalmente otros pagos

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Entregas a rendir cuentas:

En modulo se puede habilitar dinero, para ciertos casos de excepcionalidad y los mismos deben rendir cuentas:

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Los estados financieros son informes y documentos con información

económica, también conocido con el nombre de estados contables, estos informes exponen la situación económica en que se encuentra una Universidad,

como así también sus variaciones y evoluciones que sufren durante un período de tiempo determinado, es de gran de utilidad para la entidad, analistas y terceros que cumplan un rol para con la misma (comunidad universitaria).

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RECURSOS FINANCIEROS (TESORERÍA)

En el siguiente modulo, Órdenes de Pago u Órdenes de Giro.

Se visualiza siguiente pantalla

Opciones de reportes:

- Ordenes de Giro, Cheque, Listado de cheques pagados, cheques en cartera, ordenes de giro emitidos, pagos a proveedor, pagos a trabajador, pagos por tipo de documento, resumen anual de ordenes giro pagados, resumen anual de

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ordenes de giro en cartera, pagos efectuados por gastos operativos, pagos efectuados por inversiones, importes girados, estado de cuentas corrientes, resumen anual de compras pagadas, resumen anual de servicios pagados, pagos por tipo de documento (se considera reporte de ratio para una toma de decisión de la Autoridad Universitaria, donde refleja gastos de forma anula mediante el sistema), consistencia de datos y detalle de detracciones.

Formato de Orden de Giro

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Reporte de gerencial por tipo de documentos: Debe seleccionar año que desea reportar. El reporte tiene varias opciones, imprimir directamente a la impresora, ver en pantalla, generar en formato pdf, exportar a un archivo tipo xls y/o ver en un gráfico, para mejor explicación de gastos por tipo de documentos. Consolidado anual de pagos por tipo de documento ejercicio 2018

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REMUNERACIONES, Ubicar icono de Planillas, con un clic y se visualizara la siguiente ventana: menú principal de navegación

Se aprecia las principales operaciones, los mismos que se subdivide en: Transacciones; Maestro de trabajadores, Periodos laborales, Parámetros por cada trabajador, Datos de descuentos judiciales, datos para pagos en línea, Remunerar (Crear, modificar planillas, por tipo de planilla y condición laboral), adelantos de personal, (T-registro, PDT-PLAME), AFP net, Histórico de planillas. Mantenimiento de tablas; Conceptos remunerativos, Conceptos PDT, Plantilla

descuentos por trabajador, Aportes e impuestos, AFP s Configuración de Plantillas, Ingresos Calculados, Afectación CTS y vacaciones, etc. Impuesto a la Renta 5ta Categoría; configuración, actualización de impuestos,

CTS; Datos por trabajador, provisión semestral, Registro de depósitos. Reportes; Aportes a AFP, Conceptos remunerativos, Descuentos varios al trabajador, Datos para PLAME en xls.

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Remunerar o elaboración de planillas: Elegir opción remunerar, y crear tipo de planilla de pagos, seleccionando tipo de gasto, operativo o inversiones, en caso de operativos, al personal docente y administrativo, inversiones al personal obrero: Por tipo de gastos, condición laboral, y seleccionar tipo de planilla

Al momento de crear sale siguiente mensaje para su conformidad de en las configuraciones:

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Calculo automático de remuneración: Use opción remunerar: Se puede apreciar a un docente con tiempo completo se remunera Reportes:

- Planilla de pagos, Boletas de Pagos, listado de conceptos remunerativos, listados de tipos de descuento, listado de aportaciones, listado líquido a pagar, listado de pagos en el banco, planillas de pagos de descuento judicial, asiento contable de planilla actual, detalle de faltas y tardanzas, otros.

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Las boleta de pagos de remuneraciones se envía vía correo electrónico de cada trabajador,

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ACTIVOS FIJOS (PATRIMONIO) Ubicar al icono (ACT) de activos fijos ingreso son su usuario selecciones mes activo y ingresar Se lleva control en forma mensual, se aprecia menú principal de activos fijos:

Los activos, están clasificados por Grupo, Clase, Tipo, a su vez se le asigna a un responsable, de una unidad orgánica (Filiales, Facultes, Escuelas profesionales, etc). A su vez tiene un codificador de activos para llevar un control eficiente de los bienes de la Universidad. Kardex:

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PRESUPUESTO: Seleccionar en el menú de navegación presupuesto y ingresar

FORMULACIÓN DE INGRESOS DE LA UANCV REPORTE:

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PRESUPUESTO ANALITICO DE INGRESOS: En esta opción se ingresa presupuesto anual de ingresos por Escuelas Profesionales. Facultades y localidades.

DISTRIBUCION DE GASTOS: La distribución de gastos hasta el último nivel de clasificador de gastos, los cual debe estar aprobado por la oficina de Presupuestos de la oficina de Planificación Universitaria, esta a su vez debe ser mensual izado, formulado y distribuido equitativamente.

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PRESUPUESTO ANALITICO.

APROBACION PRESUPUESTAL DE COMPROMISO:

Los documentos generados en la Unidad de Abastecimientos, en esta opción se da la aprobación de presupuesto mediante sistema, luego aprobados por la Unidad de Contabilidad, y sus sellos respectivos, posterior emisión de orden de pagos de tanto ordenes de compra, ordenes de servicios y otros documentos varios.

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APROBACION POR TIPOS DE DOCUMENTO:

EJECUCION DE GASTO PRESUPUESTAL: En esta opción se debe descargar todos los ejecutados, solicitar documentación de la Unidad de Tesorería, para la buena ejecución de gastos de la UANCV.

REPORTES DE PRESUPUESTO:

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Reportes de Ejecución presupuestal de gastos por centros de costos

CONSOLIDADO DE GASTOS ANUAL

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SUMINISTROS (LOGÍSTICA) En esta opción ubicar sub menú de suministros para usar operaciones como cotizaciones, ingresando para registrar datos de los suministros a cotizar que se muestra en la siguiente pantalla.

El módulo, logística cuenta con los siguientes sub sistemas: Cotizaciones. Cuadro comparativo, Ordenes compra, Ordenes de Servicio, Ingreso de Almacenes (altas), Salidas de Almacenes (altas), Recepción de compras, etc. COTIZACIONES: Se puede realizar lista de artículos y para luego enviar a proveedor, en caso excepcional permite imprimir cotizaciones en blanco.

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Formato de Cotizaciones: con proveedor y en blanco

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CUADRO COMPARATIVO: El hacer cuadro comparativo se ubica en la opción de suministros, y luego cuadro comparativo, previamente debes tener el número de cotización, indicar fecha y realizar la operación respectivo según el manual interactivo.

Reporte de cuadro comparativo:

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ORDENES DE COMPRA. Se realiza una vez que el cuadro comparativo tenga la buena pro y/o autorización de la Autoridad Universitaria, autorización y listos para realizar la orden de compra, seleccionando suministros y luego orden de compra según manual interactivo. Menú de Orden de Compra:

Reporte de orden de Compra.

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ORDENES DE SERVICIO: Seleccionar en el menú suministros y luego ordenes de servicio, para luego ingresar al módulo para realizar operaciones como: locación de servicios, servicios de aguas, luz, telefonía, etc. y/o usar manual interactivo en el menú del sistema ayuda (video). Menú de órdenes de servicio.

Formato.

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AYUDA INTERACTIVO - VIDEO Recurrir a video interactivo, casos prácticos las principales operaciones del sistema instalada en el terminal de la oficina.