Manual de Usuario Next Contabilidad

Next Contabilidad Manual de Usuario

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Manual de Usuario

Next Contabilidad

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La información contenida en este documento es considerada como confidencial y su divulgación puede otorgar ventajas a empresas que ofrecen servicios similares Todo el material intelectual, metodológico y/o de trabajo es propiedad de Nextsoft Casa de Software C.A. y su divulgación puede derivar en acciones legales. La información aquí contenida sólo podrá ser utilizada con fines de evaluación y/o integración a

aplicaciones informáticas de terceros. Está expresamente prohibida la reproducción y/o divulgación total o

parcial de este documento sin el consentimiento por escrito de Nextsoft Casa de Software C.A.




TABLA DE CONTENIDO

I. INTRODUCCIÓN………………………………………………………………………………........................ 5

II. PERSONALIZACIÓN………………………………………………………………………………………………… 6

III. USUARIOS………………………………………………………………………………..……………………… 8

IV. SOPORTE Y ACCESO REMOTO……………………………………………………………………………….. 10

V. ACTUALIZACIONES………………………………………………………………………………………………… 10

VI. CONTACTO……………………………………………………………………………………………………………. 10

VII. OPERACIONES DEL SISTEMA………………………………………………………………………………… 10

1. Aspectos Generales……………………………………………………………………………….. 11

a. Menú Principal………………………………………………………………………… 11

b. Iconos de Acceso Rápido…………………………………………………………. 12

c. Botones de Acceso Directo……………………………………………………... 12

2. Seleccionar Empresa………………………………………………………………………………. 14

3. Mantenimiento………………………………………………………………………………………. 16

4. Tabla IPC………………………………………………………………………………………………… 17

5. Tabla de Contadores………………………………………………………………………………. 18

6. Tabla de Códigos CIIU…………………………………………………………………………….. 19

7. Plan de Cuentas……………………………………………………………………………………… 20

8. Fórmulas………………………………………………………………………………………………… 25

9. Activos……………………………………………………………………………………………………. 26

10. Tipos de Activos……………………………………………………………………………………… 28

11. Departamento de Activos………………………………………………………………………. 29

12. Centros de Costo……………………………………………………………………………………. 30

13. Auxiliares……………………………………………………………………………………………….. 31

14. Definición de Balances……………………………………………………………………………. 32

15. Configuración de Cuentas………………………………………………………………………. 33

16. Procesar Comprobantes…………………………………………………………………………. 35

17. Procesar Libro de Compras…………………………………………………………………….. 37

18. Procesar Libro de Ventas………………………………………………………………………… 42




19. Comprobante Automático del Libro de Compras……………………………………. 48

20. Comprobante Automático del Libro de Ventas………………………………………. 49

21. Conciliación de Cuentas…………………………………………………………………………. 50

22. Procesar Forma 30…………………………………………………………………………………. 52

23. Reexpresión Lineal………………………………………………………………………………… 55

24. Reexpresión por Capas…………………………………………………………………………… 56

25. Posición Monetaria………………………………………………………………………………… 57

a. Ejercicio Actual………………………………………………………………………… 57

b. Ejercicios Anteriores……………………………………………………………….. 58

26. Relación de Ingresos/Egresos…………………………………………………………………. 59

27. Cambio del Periodo Contable…………………………………………………………………. 60

28. Cierre Mensual………………………………………………………………………………………. 61

29. Cierre Mensual por Lotes……………………………………………………………………….. 61

30. Pre Cierre del Ejercicio…………………………………………………………………………… 62

31. Cierre del Ejercicio…………………………………………………………………………………. 62

32. Importar/Exportar Información……………………………………………………………… 63

33. Proteger Meses……………………………………………………………………………………… 65

34. Saldos Iniciales……………………………………………………………………………………….. 66

35. Consulta de Ejercicios Anteriores…………………………………………………………… 66

36. Auditar Información……………………………………………………………………………….. 67

37. Ajustar Comprobante…………………………………………………………………………….. 68

38. Cambiar Numeración de Comprobantes………………………………………………… 68

39. Servicios de Archivos……………………………………………………………………………… 69

40. Ajustar Retenciones de IVA……………………………………………………………………. 70

41. Importar de ZEUSCONT………………………………………………………………………….. 70

42. Barra de Identificación…………………………………………………………………………… 71

43. Barra de Menús……………………………………………………………………………………… 71

a. Empresas………………………………………………………………………………… 71

b. Archivos………………………………………………………………………………….. 71




c. Herramientas…………………………………………………………………………. 72

d. Reportes………………………………………………………………………………….

.

73

e. Especiales………………………………………………………………………………… 74

VIII. OPCIONES DEL SISTEMA……………………………………………………………………………………….. 75

IX. REPORTES………………………………………………………………………………………………………………

.

78

X. GLOSARIO DE TÉRMINOS.……………………………………………………………………………………… 81




I. INTRODUCCIÓN

Primero que nada, NextSoft le da la bienvenida a esta gran familia de soluciones en sistemas informáticos,

ofimática y servicios adjuntos, con la adquisición de Next Contabilidad: software diseñado y desarrollado

en Venezuela por un equipo integral y dedicado a brindar una metodología automatizada confiable, podrá

obtener, manejar y estudiar de manera fácil y ordenada toda la información económica y financiera

correspondiente al desenvolvimiento de su empresa.

Next Contabilidad ofrece al usuario realizar cómodamente desde una computadora operaciones como:

Posteo de Comprobantes, Procesar libro de compras, Procesar libro de ventas, Reportes, manejo Plan de

cuentas, Mantenimiento de la Empresa, entre otros.

Next Contabilidad es compatible con el sistema operativo Windows de Microsoft, brindando al usuario un

entorno gráfico y amigable, y con sólo tener un conocimiento básico en la operatividad de dicho sistema se

logra una rápida y sencilla adaptación del software de contabilidad.




II. PERSONALIZACIÓN

Next Contabilidad puede ser personalizado, esto con el fin de identificar y vincular al mismo con el usuario,

creando, a su vez, un registro de adquisición y uso en la Base de Datos de NextSoft, evitando copias ilegales

y licencias fraudulentas del sistema de contabilidad.

Para efectuar la personalización el usuario debe ingresar al menú “Especiales” y seleccionar la opción

“Opciones del Sistema”, seguidamente debe dirigirse a la pestaña “Personalizar”. En dicha pestaña el

usuario debe ingresar los datos correspondientes y presionar el botón PERSONALIZAR o la combinación de

teclas (ALT+P).

Si el usuario ya cuenta con un certificado de

autenticidad debe presionar el botón que se

muestra en la imagen, seguidamente se mostrará

una ventana que permitirá al usuario personalizar

el sistema con el certificado de autenticidad.




A continuación el usuario debe ingresar el nombre de la empresa, nº de Rif, llave de activación del sistema,

correo y teléfono móvil. Seguidamente debe presionar el botón PERSONALIZAR. El nº de teléfono es

opcional, sin embargo, siempre es recomendable que este sea incluido a la hora de personalizar.

Si el usuario tiene dudas a la hora de ingresar la llave de activación del producto puede presionar el botón

de ayuda ubicado a

la derecha de la caja

de texto “Llave”, la

ventana de ayuda

brindará al usuario

información

adicional sobre la

personalización y a

su vez le brindará al

usuario un ejemplo

de llave de

personalización.




III. Usuarios

Al iniciar el sistema el primer paso a seguir es el de iniciar sesión con un usuario y contraseña, Next

Contabilidad se instala con un usuario administrador por defecto llamado “Gerente” cuya contraseña es

“1”, seguidamente de ingresar los datos se debe presionar el botón ENTRAR. Este usuario puede ser

modificado en cualquier momento.

Para gestionar los usuarios almacenados en el sistema basta con dirigirse a “Opciones del Sistema”

ubicado en el menú

“Especiales”, en la

pestaña “Usuarios” se

muestra la lista de los

usuarios registrados en

Next Contabilidad hasta

el momento. Es posible

habilitar y deshabilitar un

usuario utilizando la

casilla ubicada a la

derecha del nombre del

mismo.




Para incluir un nuevo usuario en el sistema se debe presionar el botón AGREGAR o las teclas de acceso

directo (ALT+G). En la nueva ventana emergente se deben indicar el Id, el nombre y contraseña del nuevo

usuario. Next Contabilidad también permite configurar los permisos de acceso para cada usuario, en la

ventana de “Agregar usuario” se muestran todas las opciones del sistema organizadas por módulos, para

definir los permisos se debe activar (para ceder el acceso) o desactivar (para negar el acceso) la casilla

ubicada al lado de cada una de las opciones. Para finalizar se debe presionar el botón ACEPTAR o (ALT+A).

Los usuario pueden ser modificados presionando el botón MODIFICAR o (ALT+F), también pueden ser

eliminados presionando el botón BORRAR o (ALT+O).

Para cambiar el usuario seleccionado en cualquier momento

basta con presionar el icono de USUARIOS ubicado en la barra

de acceso rápido.




IV. SOPORTE Y ACCESO REMOTO

NextSoft, garantiza el soporte técnico sin ningún tipo de recargo económico, vía correo electrónico a:

[email protected]. Sin embargo, ofrece el soporte “on line” a clientes con tan sólo contar con una

conexión a Internet de Acceso de Banda Ancha (ABA).

V. ACTUALIZACIONES

Next Contabilidad permite actualizaciones gratuitas para la misma versión del sistema, suministrando

nuevos componentes de software, adecuándose a las nuevas exigencias y estándares tecnológicos.

VI. CONTACTO

Para cualquier información, requerimiento o sugerencia a NextSoft y sus productos, está a su disposición el

correo electrónico: [email protected] o la página web: www.next-soft.com.

mailto:[email protected]

mailto:[email protected]

http://www.next-soft.com/




VII. OPERACIONES DEL SISTEMA

Next Contabilidad ofrece al usuario un Menú Principal, ubicado en la parte superior de la pantalla, donde

se encuentran las funciones para el manejo cónsono del sistema. A su vez, muestran los iconos de acceso

directo a las operaciones con mayor utilización.

1. Aspectos Generales

Next Contabilidad cuenta con una gama de iconos para la fácil utilización del sistema, teniendo en

cuenta que la utilización del “mouse” generalmente ocupa un tiempo mayor en ejecución al del uso de

teclas de acceso directo (CTRL o ALT).

A. Menú Principal

Ubicado en la parte superior del sistema, debajo de la barra de identificación, permite realizar

todas las funciones establecidas concernientes a la contabilidad de la empresa. Las mismas estarán

activadas o desactivadas según a las atribuciones de cada usuario definido.

Next Contabilidad cuenta con otro Menú Principal, alternativo, ubicado en la parte superior

izquierda del Escritorio del

sistema. Éste puede visualizarse

y ocultarse según el gusto del

usuario, es desplazable por

cada módulo y, es de fácil

utilización con la ayuda del

“mouse”.




Para ocultarlo, el usuario sólo debe darle ‘click’ con el “mouse”

al botón de cerrar ubicado en la esquina superior derecha de

cada ventana. Y, ‘click’ al botón de apertura, en la parte

superior izquierda, para visualizarlo de nuevo.

B. ICONOS DE ACCESO RÁPIDO

Next Contabilidad le permite al usuario acceder de manera directa a las opciones más utilizadas

referentes a la contabilidad de la empresa. Cada una de ellas identificadas con el nombre de la

operación pertinente.

C. BOTONES DE ACCESO DIRECTO

Se han definido y estandarizado botones de acciones en los diversos módulos de trabajo, ubicados

estratégicamente en las Ventanas de Diálogo para una fácil visualización y uso.

Botones de acceso directo - Mantenimiento:

Nuevo (ALT+N): Crea un nuevo código de registro.

Buscar (ALT+B): Genera una búsqueda específica.

Grabar (ALT+G): Almacena los datos de la ventana de diálogo activa.




Borrar (ALT+O): Suprime registros de la ventana de diálogo activa.

Importar (ALT+I): Importa datos de un registro a otro.

Repre… (ALT+E): Asigna un representante legal a la empresa seleccionada en la ventana de diálogo activa.

Arriba (ALT+A): Borra los datos de la ventana de diálogo activa más no el registro, permitiendo introducir un nuevo código.

Salir (ALT+S): Permite salir de la ventana de diálogo activa. Responde a la tecla ESC.

Botones de acceso directo - Seleccionar Empresa:

Inicio (ALT+I): Desplaza al primer registro de la lista.

Final (ALT+F): Desplaza al último registro de la lista.

Orden (ALT+R): Ordena un listado de registros, según la preferencia del usuario.

Info… (ALT+I): Despliega la ventana de información de la empresa.

Aceptar (ALT+A): Confirma la operación en la ventana de dialogo activo.




Botones de acceso directo - Comprobantes:

Buscar (ALT+B): Genera una búsqueda específica.

Borrar (ALT+O): Suprime registros de la ventana de diálogo activa.

Salir (ALT+S): Permite salir de la ventana de diálogo activa. Responde a la tecla ESC.

Agregar (ALT+G): Agrega campos a un registro.

Modificar (ALT+F): Modifica los campos de un registro.

Info… (ALT+I): Despliega la ventana de información del movimiento del comprobante.

Intercalar (ALT+T): Permite intercalar un registro en el comprobante.

Arriba (ALT+A): Borra los datos de la ventana de diálogo activa más no el registro, permitiendo introducir un nuevo código.

2. Seleccionar Empresa

Next Contabilidad ofrece al usuario la posibilidad de manejar la información contable no solo de una,

sino de múltiples empresas, por lo que esta opción permite al usuario elegir de forma rápida y sencilla

la empresa con la que desea trabajar en el sistema.




La operación “Seleccionar empresa” despliega una ventana de búsqueda que contiene el listado de las

empresas registradas en el sistema, proporcionando a su vez información relevante perteneciente a

cada una de ellas como: nombre, código, período y fecha de registro.

Cada una de las ventanas de búsqueda presentes en Next Contabilidad cuenta con diversos botones

que facilitan al usuario el desplazamiento a través de su consulta, dichos botones permiten al usuario

ordenar los registros según el campo que

prefieran y dirigirse al final o al principio de

la lista de manera práctica. De igual manera,

es posible filtrar los registros presentados

en la ventana de búsqueda con solo

presionar las teclas de la computadora.




Si el usuario necesita conocer información más específica sobre alguna de las empresas registradas,

con solo presionar el botón INFO… o la combinación de teclas (ALT+I), se desplegará la ventana

“Información de la empresa”. Dicha ventana ofrece datos adicionales tales como: nº Rif, nº Nit,

dirección, teléfono, entre otros.

3. Mantenimiento

El módulo mantenimiento de empresas permite al usuario registrar nuevas empresas en Next

Contabilidad, y almacenar información muy detallada de cada una de ellas como: código, nombre, nº

Rif, nº Nit, dirección, teléfono, estado, ciudad, entre otros. De igual manera ofrece la posibilidad de

modificar o borrar las empresas registradas anteriormente.




La opción mantenimiento de empresas también

facilita al usuario otras opciones de utilidad como

lo son: importar información de otras empresas

registradas presionando el botón IMPORTAR o la

combinación de letras (ALT+I), o asignar un

representante legal a cada una de ellas

presionando el botón REPRE… o la combinación de letras (ALT+E).

4. Tabla IPC

Esta opción permite llevar un control del índice de precios al consumidor, y al igual que en la opción de

mantenimiento, es posible agregar nuevos registros y modificar o borrar registros existentes. Next

Contabilidad realiza dinámica y automáticamente los cálculos correspondientes al índice de precios al

consumidor, cálculos tales como: IPC del 1er Semestre, IPC del 2do Semestre, IPC Total e IPC Promedio.




Como ya se mencionó antes,

pueden consultarse todos los

registros almacenados en el

sistema presionando el botón

BUSCAR o (ALT+B), para

desplegar la ventana

“Búsqueda de tabla IPC”.

5. Tabla de Contadores

Next Contabilidad permite al usuario registrar información referente a los contadores como: código,

nombre, cédula, nº CPC, teléfono. Estos registros pueden ser modificados y eliminados. Para visualizar

información más detallada de un registro basta con presionar el botón DETALLES o la combinación de

teclas (ALT+D).




El usuario puede consultar la lista

de contadores almacenados en el

sistema con solo utilizar el botón

BUSCAR o las teclas (ALT+B). Esta

ventana de búsqueda facilita al

usuario la navegación a través de

los registros, mediante los

botones INICIO, FINAL y ORDEN.

Así mismo, también cuenta con la

función de filtrado para agilizar de

manera efectiva la consulta del

usuario.

6. Tabla de Códigos CIIU

La tabla de códigos CIIU, como su nombre lo indica es una tabla en la que se listan los códigos CIIU

(Clasificación Industrial Internacional Uniforme). Esta ventana contiene los botones de INICIO (ALT+I) y

FINAL (ALT+F) utilizados para que el usuario pueda desplazarse de manera más sencilla a través de los

registros.




7. Plan de Cuentas

Next Contabilidad permite al usuario gestionar de forma eficiente y detallada todas las cuentas de la

empresa, almacenando información como: c. cuenta, descripción, tipo, clase, entre otros.




Next Contabilidad permite al usuario asignar un

presupuesto a las cuentas, seleccionando la casilla

afirmativa en la etiqueta “Presupuesto” se revela un botón con el nombre DISTRIBUIR, al presionar

dicho botón, se mostrará la ventana “Distribución del monto presupuestado”, en la cual el usuario

puede asignar el presupuesto específico para cada uno de los meses.

Por otro lado, en lugar de ingresar

individualmente cada uno de los montos

presupuestados, presionar el botón OPCIONES en

la ventana puede agilizar de manera drástica este

proceso, puesto que este desplegará una ventana

de opciones en la que el usuario puede elegir

distribuir el monto establecido en el mes de enero

entre los doce meses, o asignar ese mismo monto

a todos los meses.

Otra posibilidad es la de asignar capas a una cuenta, seleccionando la casilla afirmativa en la etiqueta

“Capas” y eligiendo posteriormente la clasificación que va a asignarse a la misma: Monetaria,




Existencias, Costos de Ventas, Activos Fijos, entre otros.

El usuario puede ver todas las capas asignadas a una

cuenta al presionar el botón CAPAS o tecleando (ALT+C).

En esta ventana el usuario puede agregar otra capa a la

cuenta, modificarla o eliminarla utilizando los botones

AGREGAR, MODIFICAR y BORRAR o tecleando (ALT+G),

(ALT+F) y (ALT+O) respectivamente.

La ventana “Búsqueda de plan de cuentas” al igual que el resto de las ventanas de búsqueda, cuenta

con los botones de INICIO (ALT+I), FINAL (ALT+F) y ORDEN (ALT+R), para facilitar la consulta de los

registros al usuario.




Adicionalmente, esta ventana posee un botón denominado INFO… el cual cumple la función de

desplegar la ventana “Información de cuenta”, también puede activarse esta ventana tecleando

(ALT+N). En dicha ventana se detalla más a fondo la información de la cuenta. La pestaña “Información

general” muestra datos adicionales de la cuenta como: total débitos, total créditos, entre otros.

Mientras que la pestaña “Información de las capas” presenta información más específica de las capas

de la cuenta.

Cada uno de los botones presentes en la ventana ofrece más opciones que permiten al usuario obtener

incluso más información de las cuentas almacenadas en Next Contabilidad.

El botón GRÁFICOS abre la ventana “Graficar información”, en la cual el usuario puede determinar si

desea generar un gráfico de los saldos mensuales de la cuenta o uno de movimiento por periodo. El

botón GRAFICAR presente en esta ventana o la combinación de teclas (ALT+G) generará y mostrará el

gráfico correspondiente.




El botón MOVIMIENTOS despliega la ventana “Movimientos de la cuenta”, esta presenta la lista de

todos los movimientos realizados en la cuenta con información más detallada de los mismos como:

fecha, descripción de movimiento, débitos, créditos, entre otros.




El usuario puede filtrar los movimientos mostrados en la lista, seleccionando la referencia que prefiera,

cambiando la opción en la etiqueta “Filtro”. De ser

necesario también puede crear un filtro avanzado

seleccionando dicha opción y presionando el botón EXPRESIÓN para mostrar la ventana “Establecer

filtro de movimientos”. Esta ventana permite al usuario crear una serie de filtros personalizados para

los movimientos de la cuenta.

8. Fórmulas

Esta opción permite almacenar, modificar y eliminar fórmulas en Next Contabilidad utilizando los

botones GRABAR y BORRAR o tecleando (ALT+G) o (ALT+O) respectivamente, el usuario puede

registrar en esta ventana: código, descripción y la expresión de la fórmula en cuestión.




El usuario puede obtener un listado de las fórmulas registradas en el sistema utilizando el botón

BUSCAR, también puede utilizar los botones de INICIO y FINAL para desplazarse de forma inmediata al

principio y al final de la lista de registros. Así mismo, mediante las teclas (ALT+I) y (ALT+F) también

pueden efectuarse dichas funciones.

9. Activos

Next Contabilidad permite

al usuario gestionar todos

los activos de la empresa de

forma rápida y sencilla a

través de la opción

“Activos”.

El usuario puede incluir

información muy detallada y

específica de los activos de

la empresa. Información




general del activo como: una descripción del activo, tipo, marca, serial, costo de adquisición, costo

actual, entre otros.

Información sobre la

Depreciación del activo como:

meses de vida útil, valor de

rescate, meses depreciados,

depreciación mensual,

depreciación acumulada,

entre otros.

Información sobre el

proveedor del activo como:

nombre, dirección,

teléfonos, contacto, e-mail.

Nuevamente la ventana de búsqueda de activos permite al usuario filtrar la información mostrada

mediante la pulsación de las teclas de la computadora. Y cuenta con sus respectivos botones de INICIO

(ALT+I), FINAL (ALT+F) y ORDEN (ALT+R) respectivamente para facilitar al usuario la búsqueda del

registro que necesita.




10. Tipos de Activos

Next Contabilidad permite al usuario almacenar información referente a los tipos de activos, la

información que puede registrar de los tipos de activos comprende al código, descripción, cuenta real,

cta. depreciación y depreciación acumulada. Adicionalmente, el usuario tiene la opción de determinar

si el activo es depreciable o no en este punto. Los tipos de activos pueden ser modificados y eliminados

cuando el usuario lo requiera.




La ventana de “Búsqueda de tipos de activos”

se encuentra equipada con los botones de

INICIO y FINAL que al igual que las

combinaciones de teclas (ALT+I) y (ALT+F)

permitirán las usuario desplazarse de manera

más sencilla a través de la lista, al ubicarlo en

el primer registro o en el último según sea el

caso.

11. Departamentos de Activos

Para facilitar la gestión de los activos, el sistema permite almacenar también de forma separada los

departamentos de activos, almacenando información como: código y descripción del departamento.

El usuario puede acceder al listado de departamentos de activos registrados al presionar el botón de

BUSCAR o tecleando (ALT+B). Así mismo, cuenta con los botones de INICIO y FINAL, los cuales pueden

ser activados a su vez pulsando las combinaciones de teclas (ALT+I) y (ALT+F) respectivamente, con la

finalidad de permitir al usuario encontrar el registro que necesita de la forma más fácil y eficiente

posible.




12. Centro de Costos

Para la gestión de los centros de costos, Next Contabilidad permite al usuario almacenar el código y

descripción de los mismos, de igual manera, al igual que en los módulos descritos anteriormente, el

usuario podrá buscar, agregar, modificar y eliminar los centros de costo cuando lo necesite.

El usuario puede visualizar los centros de costo registrados en Next Contabilidad hasta el momento

utilizando el botón BUSCAR o las teclas (ALT+B). De igual manera, el usuario puede moverse desde el

primer registro hasta el último o viceversa mediante los botones INICIO y FINAL o (ALT+I) y (ALT+F)

respectivamente.




13. Auxiliares

Next Contabilidad también ofrece al usuario la posibilidad de almacenar toda la información necesaria

referente a los auxiliares, información específica como: código, nombre, nº Rif, nº Nit, entre otros. El

usuario puede agregar, consultar, modificar o eliminar los auxiliares registrados en el sistema cuando lo

necesite.




La búsqueda de auxiliares puede agilizarse

mediante la utilización de los botones

INICIO, FINAL y ORDEN ubicados en todas

las ventanas de búsqueda de Next

Contabilidad. Estos botones también

pueden ser activados pulsando las teclas

(ALT+I), (ALT+F) y (ALT+O)

respectivamente.

14. Definir Balances

Next Contabilidad ofrece la opción de definir los balances de la empresa, el usuario puede registrar en

el sistema el código y la descripción de cada uno de los balances. Al igual que en el resto de los

módulos, el usuario tiene la libertad de agregar nuevos registros o modificar y eliminar los existentes

cuando lo necesite.

La ventana “Búsqueda de definición de balances” muestra todos balances registrados en el sistema, el

usuario puede utilizar los botones de INICIO y FINAL o la combinación de teclas (ALT+I) y (ALT+F) para

encontrar de forma rápida y efectiva el registro que necesita.




15. Configuración de Cuentas

Esta opción permite al usuario definir y configurar las cuentas de la empresa según diferentes criterios.

El usuario puede realizar estas configuraciones mediante las pestañas “Cuentas nominales”, “Cuentas

de orden” y “Asiento automático de impuesto”.

En la primera pestaña

llamada “Cuentas

nominales” el usuario debe

establecer las cuentas que

definirán el resultado del

ejercicio, el superávit

acumulado, el déficit

acumulado, la actualización

capital y por último el R.E.I

acumulado.




En la segunda pestaña

denominada “Cuentas de

orden” el usuario deberá

establecer como el sistema

interpretará las cuentas de

orden, eligiendo entre las

opciones: ninguna, ingresos

costos o gastos.

Finalmente, en la tercera y

última pestaña llamada

“Asiento automático de

impuesto” el usuario

deberá establecer que

cuentas serán las

involucradas en el

comprobante automático

de los libros de compras y

ventas. De ser necesario el

usuario puede utilizar el

botón BUSCAR o pulsar las

teclas de acceso directo (ALT+B) para acceder al listado de cuentas registradas para la empresa en el

sistema. El usuario también puede activar y desactivar el asiento automático utilizando la casilla con la

etiqueta “Activar asiento automático”.




16. Procesar Comprobantes

Next Contabilidad permite al usuario gestionar sus comprobantes de manera sencilla y práctica, el

usuario solo debe ingresar el código del comprobante o buscarlo presionando el botón BUSCAR o

(ALT+B). Una vez ubicado el comprobante, el usuario podrá visualizar la descripción y la fecha del

mismo, a continuación el usuario debe presionar el botón ubicado a la derecha de la descripción.

Al presionar el botón se mostrara la lista de todos los movimientos del comprobante seleccionado con

sus respectivas cuentas y montos de débito y crédito. El usuario tiene la libertad de modificar y eliminar

los comprobantes a través de los botones MODIFICAR (ALT+F) y BORAR (ALT+O).

El usuario puede agregar nuevos

movimientos al comprobante

presionando el botón AGREGAR o la

combinación de teclas (ALT+G). Por cada

comprobante el sistema almacena: código

de cuenta, descripción del comprobante,

descripción del movimiento, centro de

costo, referencia, monto de débito,




monto de crédito y fecha del movimiento.

Para modificar el movimiento del

comprobante, el usuario debe presionar el

botón MODIFICAR o pulsar la

combinación de letras (ALT+F).

Al presionar el botón INFO… o (ALT+I) el

usuario podrá obtener información

mucho más detallada del movimiento

del comprobante seleccionado como:

referencia, centro de costo, auxiliar,

entre otros.

Al presionar el botón BUSCAR (ALT+B) el sistema mostrará una lista de todos los comprobantes

registrados en él, en la cual se podrá visualizar el código de comprobante, fecha, descripción, entre

otros. El usuario puede utilizar los botones de INICIO (ALT+I) y FINAL (ALT+F) que le permitirán dirigirse

al principio y al final de la lista para facilitar la búsqueda del comprobante, por otro lado el botón

ORDEN (ALT+R) le permitirá ordenar la consulta por código de comprobante o fecha según lo prefiera.




17. Procesar libro de compras

Con Next Contabilidad el usuario está en la capacidad de gestionar el libro de compras de forma eficaz

y sencilla. En la opción “Procesar libro de compras” el usuario puede visualizar todos los documentos

organizados por año y mes, algunos de los documentos son: facturas, notas de entrega, notas de

crédito, entre otros.




El usuario puede obtener información útil de estos documentos como los son: el nombre y Rif del

proveedor, la carpeta del documento, el número y tipo de documento, entre otros.

El usuario también puede

obtener las estadísticas del libro

de compras con solo presionar el

botón ESTADIS… o las teclas

(ALT+E). Estas estadísticas

incluyen información como: el

total de notas de entrega, total

de notas de crédito, total de

notas de débito, total de

compras exentas, total de base

imponible, total de impuesto,

total de compras de todo el periodo, etc. Todas estas estadísticas pueden filtrarse por proveedor, el

usuario solo debe cambiar la opción de la etiqueta

“Proveedor” por el nombre específico al que desea calcular las estadísticas. Next Contabilidad también

brinda al usuario la posibilidad de generar un gráfico a partir de las estadísticas calculadas pulsando el

botón GRAFICAR o la combinación de teclas (ALT+G).

Para gestionar las carpetas del

libro de compras el usuario

debe presionar el botón

CARPETAS o pulsar la

combinación de teclas

(ALT+C). En esta ventana el

usuario puede cambiar el

estado de las carpetas, es

decir, puede cerrarlas o

abrirlas pulsando el botón




ESTADO (ALT+E).

El usuario también puede agregar nuevas carpetas o modificar las que ya existen utilizando los botones

AGREGAR (ALT+G) y MODIFICAR (ALT+F). De igual manera el usuario está en la libertad de eliminarlas

si así lo desea presionando el botón BORRAR (ALT+O).

Por otro lado, el usuario también puede agregar nuevas facturas a una carpeta del libro de compras

presionando el botón AGREGAR ubicado en la ventana “Posteo del libro de compras” o pulsando las

teclas (ALT+G). En la nueva ventana emergente el usuario podrá ingresar todos los datos de la factura

que desea agregar a la carpeta. Alguna de la información que puede ingresar es: fecha, periodo de

aplicación, proveedor, tipo de compra, nº de factura, nº de control, tipo de transacción, crédito fiscal,

monto exento, tarifas, base imponible, impuestos, totales, entre otros




Así mismo, el usuario también puede modificar una factura existente en una carpeta, con solo

presionar el botón MODIFICAR o las teclas (ALT+F) del computador.

En el último paso para agregar o modificar una factura de compra se presenta la ventana de asiento

contable automático del libro de compras, en la cual el usuario especifica las cuentas a las que se

efectuarán los débitos y créditos.




De ser necesario el usuario puede consultar

la lista de proveedores presionando el botón

BUSCAR de las ventanas de “Agregar y

Modificar factura de compras” o la

combinación de letras (ALT+B). El usuario

puede moverse a través de la lista utilizando

los botones de INICIO (ALT+I) y FINAL

(ALT+F), también puede ordenar los datos

según el nombre o el Rif del proveedor

presionando el botón ORDEN o las teclas

(ALT+R).

A través de la ventana de búsqueda el

usuario puede modificar los registros de

los proveedores presionando el botón

MODIFICAR o (ALT+D), en la nueva

ventana emergente se modifican los

registros directamente desde la lista. En

esta ventana también pueden eliminarse

los registros pulsando el botón BORRAR o

(ALT+O).

Si el usuario coloca un

proveedor que no existe en la

casilla de Proveedor a la hora

de agregar o modificar una

factura de compra, se abrirá

automáticamente la ventana

que permitirá ingresar este




nuevo proveedor en Next Contabilidad. El usuario puede registrar en el sistema el nombre, nº de Rif,

nº de nit, entre otros.

Next Contabilidad también brinda al usuario la facilidad de comprobar que sea correcto y real el nº de

rif o el nº de nit ingresados al sistema, presionando el botón presente a la derecha de la

casilla de nº de Rif o presionando F11 en el teclado del computador.

18. Procesar libro de ventas

Al igual que en el módulo anterior, Next Contabilidad también permite al usuario gestionar los

documentos de ventas de la empresa de manera efectiva y fácil. En este módulo el usuario puede

observar todas sus facturas, notas de entrega, notas de crédito, notas de débito, entre otros,

organizadas por año y por mes.

Al igual que en el módulo anterior el usuario puede ingresar información al sistema como: nombre y nº

de rif del cliente, carpeta, nº del documento, base, monto I.V.A, tarifa, fecha, entre otros.




El usuario puede obtener

las estadísticas del libro de

ventas presionando el

botón ESTADIS… o las

teclas (ALT+E),

seguidamente deberá

indicar al sistema el periodo

al que se calcularan las

estadísticas. Alguna de la

información que cubren estas estadísticas es: total de ventas exentas, total base imponible, total de

impuesto cobrado, entre otros. Por otro lado, el usuario tiene la opción de calcular las estadísticas de

un cliente en específico cambiando la opción “todos” por

el nombre del cliente en cuestión. Adicionalmente a partir de dichas estadísticas puede generarse un

gráfico pulsando el botón GRAFICAR o las teclas (ALT+G).

Para gestionar las carpetas de ventas, al igual que las carpetas de compra, el usuario debe presionar el

botón CARPETAS o la combinación de teclas (ALT+C). Desde la nueva ventana emergente el usuario




puede cambiar el estado de las carpetas, es decir, abrirlas o cerrarlas presionando el botón ESTADO

(ALT+E).

Desde esta ventana también es posible agregar nuevas carpetas al libro de ventas o modificar las

existentes pulsando los botones AGREGAR (ALT+G) y MODIFICAR (ALT+F) respectivamente. Por otro

lado, el usuario también puede eliminar las carpetas presionando el botón BORRAR (ALT+O).

El proceso para agregar una nueva factura de venta es el mismo que para agregar una factura de

compra. El usuario debe presionar el botón AGREGAR en la ventana de “Posteo del libro de ventas” o

presionar las teclas (ALT+G) del computador.

En la ventana de “Agregar factura de venta” el usuario puede almacenar información como: fecha,

periodo de aplicación, nombre y nº de Rif del cliente, nº del documento, nº de control, tarifa, base

imponible, impuestos, entre otros.




De la misma manera, para modificar una factura de venta registrada en el sistema, el usuario debe

presionar el botón MODIFICAR ubicado en la ventana “Posteo de libro de ventas” o presionar la

combinación de teclas (ALT+F).




Al igual que en el proceso de

agregar factura de compras en el

último paso para agregar o

modificar una factura de ventas se

presenta la ventana de asiento

contable automático del libro de

ventas, en la cual el usuario definirá

las cuentas a las que se efectuarán

los débitos y créditos.

El usuario puede consultar su lista de

clientes presionando el botón BUSCAR o las

teclas (ALT+B) desde la ventana de “Agregar

factura de venta” o desde la ventana de

“Modificar factura de venta”. Al igual que en

el resto de las ventanas de consulta, la

búsqueda de clientes puede agilizarse con

los botones de INICIO (ALT+I) y FINAL

(ALT+F) puesto que estos permiten al

usuario desplazarse al principio y al final de

la lista con solo un ‘click’. Por otro lado, el

botón ORDEN (ALT+R) permite al usuario

ordenar la lista de clientes por nombre o por nº de Rif según le convenga.

Al presionar el botón MODIFICAR o las teclas de acceso directo (ALT+D), se muestra la ventana

“Modificar registro de clientes”. Los clientes pueden ser modificados directamente desde la lista de

esta ventana, también pueden ser eliminados presionando el botón BORRAR o las teclas del

computador (ALT+O).




Si el usuario ingresa un cliente que no

está registrado en el sistema al

momento de agregar o modificar una

factura de ventas, el sistema abrirá

automáticamente la ventana de

“Agregar cliente” para que el mismo

pueda ser registrado en Next Contabilidad. A través de esta ventana el usuario podrá almacenar en el

sistema: el nombre, nº de Rif, nº de Nit y tipo del cliente en el sistema.

Al igual que en el caso de los proveedores, la ventana de “Agregar cliente” ofrece al usuario la

posibilidad de utilizar el “Verificador de Rif en Línea”, con el cual podrá garantizar que el nº de Rif y el

nº de Nit que está ingresando en el sistema existan y sean correctos. Para utilizar esta opción el usuario

debe presionar el botón ubicado a la derecha de la etiqueta nº de Rif, otra manera consiste

en pulsar la tecla F11 de la computadora.




19. Comprobante automático del libro de compras

Next Contabilidad ofrece al usuario la posibilidad de gestionar los comprobantes automáticos tanto del

libro de compras como del libro de ventas de la empresa. El usuario puede gestionar información

como: el nº de carpeta, nº de comprobante, fecha de registro y descripción.

Al presionar el botón ACEPTAR o (ALT+A) el usuario podrá obtener un resumen detallado y amplio de

los comprobantes automáticos, parte de la información reflejada en el resumen es la de los totales de

las compras efectuadas: total de notas de entrega, total de notas de crédito, total de notas de débito

total de impuesto, entre otros. Otra información que se maneja es referente al movimiento de las

cuentas involucradas: cuenta, saldo anterior, débitos, créditos, saldo del mes, saldo actual, entre otros.




20. Comprobante automático del libro de ventas

Al igual que en los comprobantes automáticos del libro de compras, los comprobantes automáticos del

libro de ventas también pueden ser registrados en Next Contabilidad. Así mismo, la información de la

que dispone el usuario con respecto a los comprobantes automáticos del libro de ventas comprende a:

nº de carpeta, nº de comprobante, fecha de registro y descripción.

Al igual que en el caso anterior el usuario puede obtener un resumen detallado de los comprobantes

de ventas, mostrando información de los totales de las ventas efectuadas como: total de notas de

entrega, total de notas de crédito, total de notas de débito, total de impuesto, entre otros. Así mismo,

también muestra información referente al movimiento de las cuentas involucradas en las ventas como:

cuenta, saldo anterior, débitos, créditos, saldo del mes, saldo actual, entre otros.




21. Conciliación de cuentas

Next Contabilidad permite realizar procesos como la conciliación de cuentas. Para efectuar dicho

proceso el usuario solo debe indicar el periodo, el código de la cuenta que desea conciliar y presionar el

botón CONCILIAR o las teclas (ALT+O).

Presionando el botón MOVIM… o tecleando (ALT+M) se muestra una ventana en la que se puede

observar un listado de los movimientos de la cuenta.




Por otro lado el usuario también puede gestionar los ingreso y egresos no contabilizados para la cuenta

a conciliar presionando el botón ING/EGE… o (ALT+I). Desde la presente ventana el usuario puede

agregar o modificar un ingreso o un egreso no contabilizado a la cuenta, utilizando los botones

AGREGAR (ALT+G) y MODIFICAR (ALT+F), de ser necesario también podrá eliminarlos pulsando el

botón BORRAR (ALT+O).




22. Procesar forma 30

Next Contabilidad ofrece la posibilidad de procesar el registro de la forma IVA 00030. La información

que comprende la planilla se encuentra organizada en diferentes pestañas.

En la primera pestaña se manejara la información referente a los débitos fiscales, el usuario debe

indicar la base imponible y el débito fiscal para diferentes campos, como lo son: ventas internas no

gravadas, ventas de exportación, ventas internas gravadas por alícuota general, total ventas y débitos

fiscales para efectos de determinación, total débitos fiscales, entre otros.

En la segunda pestaña se maneja la información referente a los créditos fiscales, el usuario debe

establecer la base imponible y el crédito fiscal para: compras no gravadas y/o sin derecho a crédito




fiscal, importaciones gravadas por alícuota general, compras internas gravadas solo por alícuota

general, compras internas gravadas por alícuota reducidas, total compras y créditos fiscales del

periodo, entre otros.

La información contenida en la tercera pestaña hace referencia al crédito deducible, el usuario debe

determinar: excedentes créditos fiscales del mes anterior, devolución solicitada, ajustes a los créditos

fiscales de periodos anteriores y total créditos fiscales.




Las tres últimas pestañas del registro competen a la Autoliquidación. La pestaña “Autoliquidación 1”

maneja la siguiente información: total cuota tributaria, impuesto pagado en declaraciones sustitutivas,

retenciones descontadas, percepciones descontadas, entre otros.

En la segunda pestaña de Autoliquidación se detemina información como: total cuota tributaria del

periodo, excedente del crédito fiscal para el mes siguiente,retenciones acumuladas por descontar,

entre otros.




La última pestaña de Autoliquidación y del registro, maneja los siguientes datos: sub-total impuestos a

pagar, percepciones acumuladas en importaciones del periodo, cargos de percepciones en aduanas no

aplicado, sub-total impuesto a pagar, impuesto pagado por cuenta de terceros, impuesto percibido en

ventas realizadas, total a pagar, entre otros.

23. Reexpresión lineal

Next Contabilidad permite al usuario reexpresar cualquier monto de manera muy rápida y sencilla. El

usuario solo debe indicar la fecha origen, la fecha destino y el monto a reexpresar. Next Contabilidad

realizará los cálculos automáticamente y mostrará al usuario el valor reexpresado.




24. Reexpresión por capas

El sistema también ofrece la opción de reexpresión por capas. Una vez seleccionada la cuenta, en la

ventana se mostrara una lista con información de las capas de la cuenta.

Para agregar una nueva capa o para modificar una existente, el usuario debe utilizar los botones

AGREGAR (ALT+G) o MODIFICAR (ALT+F), al igual que en la reexpresión lineal, es necesario indicar el

origen, destino y monto a reexpresar, Next Contabilidad realizara los cálculos automáticamente y

presentará el monto reexpresado de la capa en la lista.

Las capas pueden ser eliminadas presionando el botón BORRAR o las teclas (ALT+O). El usuario puede




imprimir la reexpresión por capas utilizando el botón IMPRIMIR o tecleando (ALT+I).

25. Posición monetaria

Next Contabilidad ofrece al usuario la posibilidad de calcular la posición monetaria del ejercicio

contable actual de manera rápida y sencilla. Por otro lado, también permite al usuario calcular la

posición monetaria de ejercicios anteriores.

A. Posición monetaria del ejercicio actual

Para calcular la Posición monetaria del ejercicio actual, el usuario debe indicar al sistema la fecha

de inicio y la fecha final del ejercicio actual de la empresa.

Al presionar el botón ACEPTAR o la combinación de teclas (ALT+A) se mostrará al usuario la

ventana “Posición monetaria neta histórica”, en dicha ventana se muestran dos listas, una




perteneciente a los activos monetarios en la que se reflejan: cuenta, descripción y posición

monetaria neta histórica de cada activo, y otra lista en la que se presentan los pasivos monetarios

de los cuales se muestra: cuenta, descripción y posición monetaria neta histórica de cada pasivo.

Next Contabilidad también permite al usuario

obtener un gráfico de los resultados de la

posición monetaria calculada al presionar el

botón GRAFICAR o tecleando (ALT+G). Next

Contabilidad ofrece al usuario tres

posibilidades de gráficos, el usuario puede

elegir entre: composición de activos

monetarios, composición de pasivos

monetarios y finalmente, comparativo de activos y pasivos monetarios.

B. Posición monetaria de ejercicios anteriores

Para la realización del cálculo de la posición monetaria en ejercicios anteriores, el usuario debe

ingresar las fechas de origen y destino de los datos. El usuario puede elegir no reexpresar el




cálculo de la posición monetaria desactivando la casilla ubicada a la derecha de la etiqueta “Sin

Reexpresión”.

26. Relación de Ingresos/Egresos

Next Contabilidad brinda al usuario la posibilidad de obtener un análisis comparativo de la relación de

ingresos y egresos de la empresa. Para realizar dicho proceso el usuario debe ingresar el rango de

fechas que desea analizar y presionar el botón ANALIZAR o las teclas (ALT+A).

A continuación se muestra una ventana en la cual se especifica cada cuenta con su descripción, débitos,

créditos y diferencias. Así mismo, se expresan el total de ingresos, el total de egresos y la diferencia

entre ambos. El usuario puede filtrar el análisis para visualizar únicamente las cuentas con movimiento

seleccionando la opción “solo con movimiento” en la etiqueta “Mostrar Cuentas”.




Adicionalmente, el usuario cuenta con la opción de

graficar el análisis de la relación de ingresos y egresos

presionando el botón GRAFICAR o las teclas (ALT+G). El

usuario puede generar un gráfico de composición de

ingresos, de composición de egresos o un comparativo

de ingresos y egresos.

27. Cambio del periodo contable

Para cambiar el periodo contable, el usuario solo debe indicar el nuevo periodo contable comprendido

dentro del ejercicio actual de la empresa y presionar el botón ACEPTAR o las teclas (ALT+A).




28. Cierre mensual

Next Contabilidad realiza de forma rápida y efectiva el proceso de cierre mensual correspondiente al

periodo contable actual de la empresa y a su vez abre automáticamente el nuevo periodo de trabajo de

la misma.

29. Cierre mensual por lotes

Next Contabilidad, también permite realizar el cierre mensual de varios meses a la vez. El usuario debe

establecer el rango de los periodos que desea cerrar por lotes, indicando mes y año para cada una de

las fechas, seguidamente debe presionar el botón ACEPTAR o la combinación de teclas (ALT+A).




30. Pre cierre del ejercicio

Next Contabilidad puede realizar el pre cierre del ejercicio contable de forma rápida y práctica. Si el

usuario desea reversar la operación solo debe eliminar el comprobante.

31. Cierre del ejercicio

Next Contabilidad, también permite realizar el

proceso del cierre del ejercicio contable de forma

sencilla. Esta operación al igual que el pre cierre del

ejercicio puede ser reversada. Antes de realizar el

cierre del ejercicio, el usuario debe asegurarse de

que ningún otro usuario este trabajando a la vez

con la misma empresa.




32. Importar/Exportar Información

Otra opción de mucha utilidad que ofrece Next Contabilidad es la de Importar y exportar información.

Next Contabilidad permite al usuario importar el plan de cuentas a cualquier empresa del sistema.

Para realizar dicho proceso, el usuario primero debe indicar al sistema la ruta desde la que se

importaran los datos y luego pulsar el botón IMPORTAR o las teclas (ALT+I).




Por otro lado, el usuario puede exportar el plan de cuentas, los comprobantes, los libros de compra y

ventas delimitados por fecha o por mes aplicable, o simplemente puede exportar todo a la vez

seleccionando la casilla “Todo” de la lista a exportar. Al igual que a la hora de importar

información, en este caso el usuario también debe indicar la ruta destino a la cual desea exportar la

información.




33. Proteger meses

Next Contabilidad ofrece al usuario la posibilidad de proteger los meses del ejercicio contable. El

usuario puede seleccionar los meses que desea proteger o simplemente puede seleccionarlos todos

presionando el botón TODOS o tecleando (ALT+T).

Otra posibilidad es la de proteger los meses de los libros de compras y ventas presionando el botón

LIBROS o tecleando (ALT+L). El usuario debe elegir el año y el mes que desea proteger y activar la

casilla “Protegido” para habilitar la protección.




34. Saldos Iniciales

Esta opción permite al usuario observar los saldos iniciales de todas las cuentas registradas en la

empresa.

El usuario puede actualizar

los saldos iniciales de las

cuentas en cualquier

momento al presionar el

botón ACEPTAR o (ALT+A).

35. Consulta de ejercicios anteriores

Next Contabilidad permite al usuario gestionar los ejercicios contables cerrados de la empresa.

También es posible devolver los ejercicios o eliminarlos desde esta ventana.




36. Auditar Información

Next Contabilidad cuenta con una opción que permite al usuario realizar una auditoría a la información

de la empresa para garantizar la integridad de la misma y la ausencia de errores. El usuario solo debe

presionar el botón COMENZAR PROCESO o utilizar la combinación de teclas (ALT+C). El usuario debe

tomar en consideración que el proceso puede durar unos minutos, sin embargo, este puede ser

cancelado en cualquier momento sin problemas.

Luego de ser finalizado el proceso de auditoría,

Next Contabilidad mostrará al usuario una

ventana en la que se presentan los errores

detectados durante la auditoría de la

información. Los errores se presentan al usuario

de forma ordenada y con suficiente información

que le permita reconocer y corregir los mismos de

manera efectiva.




37. Ajustar comprobantes

De ser necesario, el usuario cuenta con la opción de ajustar los comprobantes. Esta operación puede

ser necesaria en caso de que el sistema sufra alguna interrupción repentina o alguna situación similar.

El usuario puede ajustar un comprobante en específico seleccionando la casilla “Un comprobante” e

indicando su número al sistema o puede ajustarlos todos simultáneamente

seleccionando la casilla “Todos los comprobantes”. Para realizar el

proceso de ajustar comprobantes el usuario debe asegurarse de que no hay otro usuario trabajando

con la empresa en cuestión en el momento de ejecutar el proceso.

38. Cambiar numeración de comprobantes

Otra opción de utilidad que ofrece Next Contabilidad al usuario es la de cambiar la numeración de los

comprobantes de la empresa. Para realizar dicho proceso el usuario debe indicar el número del

comprobante al que desea modificar la numeración, o pulsar el botón de BUSCAR o utilizar las teclas

(ALT+B) para consultar la lista de comprobantes, y luego determinar el nuevo número que quiere

asignar al mismo.




39. Servicio de archivos

Esta opción permite al usuario realizar un proceso de servicio y reconstrucción de índices de la

empresa, de manera que se garantice la integridad de la información. El usuario debe asegurarse de

que ningún otro usuario se encuentre trabajando con la empresa a la hora de realizar el servicio de

archivos. Por otro lado, el proceso puede tardar varios minutos y no puede ser cancelado, de ser

interrumpido de forma inesperada, el usuario deberá iniciar nuevamente el sistema y repetir el servicio

de archivos nuevamente.




40. Ajustar retenciones de IVA

Next Contabilidad ofrece al usuario la posibilidad de actualizar las retenciones de IVA de los

compradores cuyo estatus ha cambiado (1 o 2), es decir, si han cambiado su estatus de contribuyente

normal o contribuyente especial.

41. Importar de ZEUSCONT

Next Contabilidad permite al usuario importar el plan de cuentas desde Zeuscont hasta Next

Contabilidad. Para realizar la operación el primer paso que debe seguir el usuario es crear la nueva

empresa en Next Contabilidad teniendo el cuidado de mantener el formato del número de cuenta

establecido, seguidamente debe indicar al sistema el código de la empresa en Zeuscont y el código de

la empresa en Next Contabilidad, para finalizar, el usuario debe presionar el botón ACEPTAR o las

teclas de acceso directo (ALT+A) para completar la migración.




42. Barra de identificación

Ubicada en la parte superior de la pantalla principal de Next Contabilidad, muestra el nombre del

sistema y el nombre del usuario al que se personalizo el mismo.

43. Barra de menús

Ubicada debajo de la barra de identificación, permite al usuario acceder a opciones puntuales del

sistema, según sea su requerimiento.

A. Empresas

En el menú de empresas el usuario puede realizar

todas las operaciones que competen a todas las

empresas registradas en el sistema directamente:

seleccionar empresa, mantenimiento, tabla IPC, tabla

de contadores y tabla de códigos CIIU.

B. Archivos

En el menú de archivos el usuario trabajará

directamente con los registros de la base de datos del

sistema adicionando nuevos registros, eliminando o

editando los ya existentes. Algunas de las opciones

son: plan de cuentas, formulas, centro de costos,

auxiliares, entre otros.

“Control de Activos” a su vez, contiene los menús que permiten al usuario gestionar los activos de

la empresa: tipo, departamentos y activos.




C. Herramientas

En este menú el usuario realiza actividades

relacionadas con las operaciones contables

de la empresa: procesar comprobantes,

procesar libro de compras, procesar libro de

ventas, conciliar cuentas, entre otros.

El submenú “Comprobantes

automáticos de impuesto”

permite al usuario acceder y

gestionar los comprobantes

automáticos de impuesto de

compras y de ventas.

Por otro lado, el submenú “Herramientas para análisis” permite al usuario el acceso a las opciones




de: cálculo de posición monetaria de ejercicio actual y ejercicios anteriores, así mismo, también

permite al usuario acceder a la opción de Relación de Ingresos y Egresos.

D. Reportes

Mediante el menú de reportes el usuario tiene acceso a

todos los reportes que ofrece Next Contabilidad, el usuario

puede generar reportes de plan de cuentas, comprobantes,

saldos mensuales, movimientos, resumen de impuesto,

forma 30, entre otros.

El usuario también podrá

obtener reportes relacionados

a los estados financieros de la

empresa: balance general,

balance de comprobación,

ganancias y/o pérdidas, mayor

analítico, resumen del ejercicio

y diario legal.




Otros reportes al alcance del usuario son los relacionados a las compras y ventas, el usuario podrá

obtener reportes de: libro de compras, relación de compras, relación de facturas, libro de ventas y

relación de ventas.

E. Especiales

En este menú el usuario tiene acceso a operaciones

especiales y específicas referentes a la empresa, al

sistema y a la información almacenada en el

mismo: cambio del periodo contable, proteger

meses, saldos iniciales, opciones del sistema,

acerca de, entre otros.

El submenú de cierres

permite al usuario

efectuar los cierres

mensuales individuales y

por lotes. También

pueden efectuarse desde

aquí el pre cierre y cierres

de ejercicios.




El submenú de mantenimiento permite al usuario realizar operaciones de auditoría y corrección de

la información, para garantizar la integridad de la misma, algunas de las operaciones contenidas

en este submenú son: auditar información, ajustar comprobantes, servicio de archivos, ajustar

retenciones de IVA, entre otros.

VIII. OPCIONES DEL SISTEMA

Para acceder a opciones del sistema el usuario debe

ingresar al menú de “Especiales” y seleccionar la opción de

“Opciones del Sistema”.

Desde “Opciones del Sistema” se realizan todas las

configuraciones del sistema, estas configuraciones son las

que determinan el comportamiento de Next Contabilidad.

Todas las opciones de configuración posible se encuentran

organizadas en diferentes pestañas: general, usuarios,

impresión y personalizar.




En la primera pestaña de

“Opciones del Sistema” se

configuran todos los

parámetros generales con

los que trabajará el sistema,

como lo son: el monto de la

unidad tributaria y las

unidades tributarias a partir

de las cuales se aplicará la

retención. Así mismo,

también se determinará el

tipo de numeración que

contendrán los comprobantes, se definirán las diferentes tarifas de impuesto y se configurará si será

permitido que se abran múltiples modulos a la vez en el menú alternativo.

En la segunda pestaña se

realizan todas las

configuraciones

relacionadas a los

usuarios. Estas

configuraciones se

refieren a: habilitar o

deshabilitar un usuario,

agregar un nuevo usuario

al sistema y modificar o

eliminar un usuario

existente. También

pueden configurarse los

permisos de acceso de los usuarios desde esta pestaña.




En la tercera pestaña se

encuentran las opciones de

impresión del sistema.

Desde esta pestaña el

usuario puede determinar

el dispositivo de impresión

predeterminado. La

impresora rápida

predeterminada y

establecer las definiciones

para imprimir la forma 30.

A la hora de imprimir un

determinado reporte, el

usuario debe elegir le método de impresión del mismo, es decir, puede elegir entre vista previa,

impresora, archivo, ms Excel e impresora rápida.

En la cuarta y última

pestaña se maneja la

configuración referente

a la personalización de

Next Contabilidad. En

la cual el usuario debe

ingresar toda la

información de

identificación de su

certificado de

autenticidad para

completar la

personalización.




IX. Reportes

Next Contabilidad, permite emitir una gran variedad de reportes que le brindaran al usuario toda la

información que necesita conocer sobre el desarrollo y desempeño de la empresa. El usuario puede

obtener reportes referentes a los estados financieros, compras, ventas, comprobantes, plan de cuentas,

movimientos, entre otros.

El usuario tiene la libertad de elegir la forma en la que Next Contabilidad presentará el reporte a generar,

las opciones son las siguientes:

Vista Previa: El usuario podrá visualizar el reporte en pantalla, si lo desea puede imprimir el

reporte desde esta pantalla presionando el botón ubicado en la barra de “Vista Preliminar”.




Impresora: El usuario debe elegir la impresora a utilizar y realizar las configuraciones

necesarias para imprimir el reporte.

Archivo: La opción de archivo permite al usuario guardar el reporte en el equipo como un

archivo de texto.

MS Excel (.XLS): El usuario puede exportar su reporte como una hoja de cálculo de Excel.




Impresora Rápida: La opción de “Impresora rápida” hace referencia a una impresora matriz de

punto. Primeramente, el usuario debe seleccionar la impresora que se va a utilizar y presionar el botón

ACEPTAR.

Seguidamente, se presentará una ventana en la que se muestra una vista previa de la impresión, el

usuario debe presionar el botón IMPRIMIR o las teclas (ALT+I).




X. Glosario de Términos

Activo: Conjunto de todos los bienes y derechos con valor monetario que son propiedad de una empresa,

institución o individuo. Real Academia Española. (2016). Diccionario de la lengua española.

ALT: es una tecla ubicada en los teclados de computadoras. Alt debe ser presionada junto con otras teclas

para funcionar, por eso es llamada tecla modificadora. Diccionario de Informática y Tecnología. Alegsa, A.

Base de datos: es el conjunto de informaciones almacenadas en un soporte legible por un computador,

organizadas internamente por registros (formado por todos los campos referidos a una entidad u objeto

almacenado) y campos (cada uno de los elementos que componen un registro). Base de Datos. Molina,

M.

CIIU: La Clasificación Internacional Industrial Uniforme es la clasificación sistemática de todas las

actividades económicas cuya finalidad es la de establecer su codificación armonizada a nivel mundial. Es

utilizada para conocer niveles de desarrollo, requerimientos, normalización, políticas económicas e

industriales, entre otras utilidades. Wikipedia, Enciclopedia Libre.

Click: es el botón del ratón (mouse) asignado para las entradas en los sistemas, equivalente a la tecla

ENTER en el teclado. Programado generalmente el izquierdo, pudiendo cambiar su configuración para

comodidad del usuario. Ghenny Uzcátegui Baudino (2014).

Entorno gráfico: es un tipo de interfaz de usuario que utiliza un conjunto de imágenes y objetos gráficos

para representar la información y acciones disponibles en dicha interfaz. Se utiliza para facilitar la

interacción del usuario con la computadora. Manual de Windows. Microsoft Corporation.

Escritorio (de Windows): interface de software creada originalmente con el objetivo de generar un

espacio de cómodo y fácil acceso a los programas y operaciones disponibles de una computadora. Manual

de Windows. Microsoft Corporation.

Excel: es un software que permite realizar tareas contables y financieras gracias a sus funciones,

desarrolladas específicamente para ayudar a crear y trabajar con hojas de cálculo. Manual Básico de Excel

Microsoft Corporation.




Informática: es la ciencia que se ocupa del tratamiento automático de la información usando equipos

electrónicos llamados computadores. Dicho tratamiento consta de tres fases: la entrada de datos, su

procesamiento y la salida de los resultados. Introducción a la Informática. McGraw Hill.

IPC: El IPC o Índice de Precios al Consumidor es un indicador desarrollado por el Instituto Nacional de

Estadísticas con el fin de calcular mensualmente la evolución de la inflación. Se da a conocer en la primera

semana de cada mes. Bancafacil.cl, Superintendencia de Bancos e Instituciones Financieras (SBIF).

IVA: Impuesto al Valor Agregado. Es un tributo que grava la enajenación de bienes muebles, la prestación

de servicios y la importación de bienes, aplicable en todo el territorio nacional, que deberán pagar las

personas naturales o jurídicas …()… y demás entes jurídicos y económicos, públicos o privados… Ley del

Impuesto al Valor Agregado.

Mouse: es un periférico de entrada para interactuar con la computadora a través de un puntero mostrado

en pantalla en sistemas GUI (gráficos). Diccionario de Informática y Tecnología. Alegsa, A.

Nit: La identificación tributaria es un código único, generalmente de carácter alfanumérico, utilizado con el

fin de poder identificar inequívocamente a toda persona natural o jurídica susceptible de tributar,

asignado a éstas por los Estados, con el que confeccionan el registro o censo de las mismas, para efectos

administrativo-tributarios. . Wikipedia, Enciclopedia Libre.

Ofimática: es el conjunto de técnicas, aplicaciones y herramientas informáticas que se utilizan en

funciones de oficina para optimizar, automatizar y mejorar los procedimientos o tareas relacionados.

Diccionario de Informática y Tecnología. Alegsa, A.

RIF: Registro de Información Fiscal. Es un registro destinado al control tributario, en el cual deben

inscribirse las personas naturales o jurídicas… ()… susceptibles en razón de los bienes o actividades, de ser

sujetos o responsables del Impuesto Sobre la Renta (ISRL). Servicio Nacional Integrado de Administración

Aduanera y Tributaria.

SENIAT: Servicio Nacional Integrado de Administración Aduanera y Tributaria. Es el órgano de ejecución de

la administración tributaria nacional de finanzas. Su principal función es la recaudación y control de los




impuestos o tributos; disminuir la evasión fiscal y reducir la morosidad tributaria. Servicio Nacional

Integrado de Administración Aduanera y Tributaria.

Sistema operativo: Sistema tipo software que controla la computadora y administra los servicios y sus

funciones como así también la ejecución de otros programas compatibles con éste. Diccionario de

Informática y Tecnología. Alegsa, A.

Software: es todo programa o aplicación programada para realizar tareas específicas. El software se

ejecuta dentro del hardware. Diccionario de Informática y Tecnología. Alegsa, A.

Superávit: se refiere a la diferencia de los ingresos sobre los gastos (egresos) en una organización durante

un período determinado. Concretamente, el superávit de un Estado se debe a que recauda más por

impuestos, tasas, retenciones, etc., que lo que gasta en proveer servicios públicos y pagar deudas; es decir

que el superávit es lo contrario al déficit. Normalmente no entran en este concepto los préstamos para

hacer frente a alguna deuda ni los capitales de amortización. Wikipedia, Enciclopedia Libre.

Usuario: puede ser tanto una persona como un computador o aplicación, ya que el concepto está

vinculado al acceso a ciertos recursos o dispositivos. Sin embargo, se conoce como “Usuario Final” a la

persona a quien va destinado un producto cuando ya ha superado las etapas de desarrollo. Diccionario

General de Tecnología.

Ventana de diálogo: es una ventana especial para mostrar información al usuario o para obtener de éste

una respuesta. Son llamados así porque permiten una especie de diálogo entre el sistema y el usuario.

Diccionario de Informática y Tecnología. Alegsa, A.

Manual de Usuario Next Contabilidad

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