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MANUAL DE USUARIO PARA EL SISTEMA DE INFORMACIÓN WEB PARA LA GESTIÓN DOCUMENTAL EN LA EMPRESA PRONTOALUM HNS

OSCAR STIVEN OVALLE FAJARDO JHON JAIRO BERNAL

UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS FACULTAD TECNOLÓGICA

SISTEMATIZACIÓN DE DATOS BOGOTA D.C.

2017

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PARA MANUAL DE USUARIO PARA EL SISTEMA DE INFORMACIÓN WEB PARA LA GESTIÓN DOCUMENTAL EN LA EMPRESA PRONTOALUM HNS

OSCAR STIVEN OVALLE FAJARDO JHON JAIRO BERNAL

MONOGRAFIA PARA OPTAR EL TÍTULO DE TECNÓLOGO EN SISTEMATIZACIÓN DE DATOS

TUTOR CARLOS ALBERTO VANEGAS

UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS FACULTAD TECNOLÓGICA

SISTEMATIZACIÓN DE DATOS BOGOTA D.C.

2017

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Contenido

INTRODUCCION ..................................................................................................... 5

1. OBJETIVOS ...................................................................................................... 6

2. MANUAL DE USUARIO CONTRATOS: ........................................................... 7

2.1 PAGINA INICIO .......................................................................................... 8

2.2 INGRESAR CONSTRUCTORA Y OBRA ................................................... 9

2.3 INGRESAR CONTRATO .......................................................................... 12

2.4 CONSULTAR CONTRATO ....................................................................... 14

2.5 ELIMINAR CONTRATO ............................................................................ 15

2.6 EDITAR CONTRATO................................................................................ 17

2.7 INGRESAR OTROSI ................................................................................ 19

2.8 CONSULTAR OTROSÍ ................................................................................. 20

2.9 EDITAR OTROSI .......................................................................................... 22

2.9 INGRESAR POLIZA ..................................................................................... 23

2.10 BUSCAR POLIZA ....................................................................................... 25

2.11 EDITAR POLIZA ......................................................................................... 26

3. MANUAL DE USUARIO EMPLEADOS: ......................................................... 27

3.1 INGRESAR EMPLEADO .......................................................................... 27

3.2 CONSULTAR EMPLEADO ....................................................................... 29

3.3 EDITAR EMPLEADOS ............................................................................. 31

TABLA DE ILUSTRACIONES

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Figura 1 ventana principal .................................................................................................. 8 Figura 2 contraseña ........................................................................................................... 8 Figura 3 Pestaña Inicio ...................................................................................................... 9 Figura 4 submenú gestión comercial ................................................................................. 9 Figura 5 Submenú contrato ............................................................................................. 10 Figura 6 lista de contrato ................................................................................................. 10 Figura 7 filtro obra ............................................................................................................ 10 Figura 8 adicionar obra .................................................................................................... 11 Figura 9adicionar constructora ......................................................................................... 11 Figura 10 alerta contrato .................................................................................................. 12 Figura 11 submenú contrato ............................................................................................ 12 Figura 12 adicionar contrato ............................................................................................ 12 Figura 13 adicionar nuevo contrato .................................................................................. 13 Figura 14 alerta nuevo contrato ....................................................................................... 13 Figura 15 submenú contrato ............................................................................................ 14 Figura 16 lista de contratos .............................................................................................. 14 Figura 17inactivar contrato .............................................................................................. 15 Figura 18 filtrar contrato ................................................................................................... 15 Figura 19 filtrar contrato eliminar ..................................................................................... 16 Figura 20 inactivando contrato ......................................................................................... 16 Figura 21alerta contrato eliminado ................................................................................... 17 Figura 22 lista de contrato editar ...................................................................................... 17 Figura 23 editar contratos ................................................................................................ 17 Figura 24 alerta editar contratos ...................................................................................... 18 Figura 25 consultar contrato ............................................................................................ 18 Figura 26 información contrato ........................................................................................ 18 Figura 27 submenú ingresar otrosí .................................................................................. 19 Figura 28 icono adicionar otrosí ....................................................................................... 19 Figura 29 formulario adicionar otrosí................................................................................ 20 Figura 30 alerta adicionar otrosí ...................................................................................... 20 Figura 31 submenú consultar otrosí ................................................................................. 20 Figura 32 filtrar otrosí ....................................................................................................... 21 Figura 33 consultar otrosí ................................................................................................ 21 Figura 34informacion otrosí ............................................................................................. 21 Figura 35 editar otrosí ...................................................................................................... 22 Figura 36 formulario editar otrosí ..................................................................................... 22 Figura 37alerta editar otrosí ............................................................................................. 23 Figura 38submenu ingresar póliza ................................................................................... 23 Figura 39 lista pólizas ...................................................................................................... 23 Figura 40 adicionar póliza ................................................................................................ 24 Figura 41 formulario adicionar póliza ............................................................................... 24 Figura 42alerta adicionar póliza ....................................................................................... 24 Figura 43 submenú consultar póliza ................................................................................ 25 Figura 44 submenú póliza ................................................................................................ 25 Figura 45 buscar póliza.................................................................................................... 25 Figura 46 filtrar póliza ...................................................................................................... 26 Figura 47 información póliza ............................................................................................ 26 Figura 48 editar póliza ..................................................................................................... 26 Figura 49 formulario editar póliza ..................................................................................... 27

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Figura 50 alerta editar póliza ........................................................................................... 27 Figura 51 Submenú ingresar empleado ........................................................................... 28 Ilustración 52 formulario ingresar empleado ................................................................... 28 Figura 53 guardar empleado ............................................................................................ 29 Figura 54 alerta guardar empleado .................................................................................. 29 Figura 55 lista consultar empleado .................................................................................. 30 Figura 56 filtrar empleado ................................................................................................ 30 Figura 57 información empleado ...................................................................................... 31 Figura 58 icono editar empleado ...................................................................................... 31 Figura 59 formulario editar empleado .............................................................................. 32 Figura 60 actualizar empleado ......................................................................................... 32

INTRODUCCION

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Este manual tiene como objetivo orientar al usuario a la hora de usar el sistema de información para la gestión sistema de información web para la gestión documental en la empresa Prontoalum hns El motivo para realizar este documento fue mostrar todas las operaciones que se pueden ejecutar en la aplicación, algunas se basan en crear, modificar y consultar, en la explicación de cada una de ellas se tienen en cuenta los dos tipos de roles (administrador, usuario) que existen, para dar entender los diferentes permisos que tiene cada rol en el sistema. A lo largo del escrito se podrá observar paso a paso los aspectos esenciales para poder entender cada funcionalidad del sistema y así realizar un fácil manejo del aplicativo.

1. OBJETIVOS

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Proporcionar una guía detallada para el lector, del funcionamiento de la

interfaz y del sistema de información web para la gestión documental

Dar a conocer todas las funciones del aplicativo, ilustrando y explicando detalladamente cada opción.

Mostrar al usuario el alcance de cada operación que se puede realizar en la aplicación.

2. MANUAL DE USUARIO CONTRATOS:

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Estando en la pagina principal a la cual se ingresa con el siguiente link www.prontoalum.com se inicia sesión con el usuario de administrador Esta es la página principal del Administrador, se digita el usuario y contraseña como lo vemos en la fig.1 y fig.2.

Figura 1 ventana principal

Figura 2 contraseña

2.1 PAGINA INICIO

9

En la fig.3 encontraras la página de inicio donde te saldrá una tabla de notificaciones de los documentos vencidos en la plataforma o que se encuentran por vencer

Figura 3 Pestaña Inicio

2.2 INGRESAR CONSTRUCTORA Y OBRA

Para ingresar constructora y/o obra se debe ir al clic en link gestión comercial de la fig. 4

Figura 4 submenú gestión comercial

Inmediato se desprende un submenú le damos clic en contratos según la fig. 5

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Figura 5 Submenú contrato

Se debe ingresar a adicionar contrato en el signo mas que se observa en la fig. 6

Figura 6 lista de contrato

Inmediatamente se desprende el formulario que se observa en la fig.7 de contrato le damos en el signo más que esta en la casilla de contrato

Figura 7 filtro obra

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Al dar clic se redirecciona a la pestaña ingresar obra como en la fig. 8 y/o constructora si al adicionar la obra ya la constructora existe solo se debe seleccionar en el listado siguiente, si no debe adicionarse primero en el segundo formulario la constructora dándole en el signo más (+).

Figura 8 adicionar obra

Se agrega la constructora de acuerdo a la fig.9 y se le da guardar los campos deben estar completos de lo contrario no dejara guardar.

Figura 9adicionar constructora

Para verificar que se ha guardad saldrá un mensaje de registro exitoso le damos aceptar de acuerdo a la fig.10

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Figura 10 alerta contrato

2.3 INGRESAR CONTRATO En la fig.11 ingreso debe haber registrado constructora y obra damos en el submenú contratos

Figura 11 submenú contrato

En la fig.12 desprende la lista de contratos existentes como lo vemos a continuación no sale contrato ya que aún no existen contratos se le da en la opción adicionar

Figura 12 adicionar contrato

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Se presenta en la fig.13 formulario el cual debemos diligenciar completamente los datos del contrato, la fecha de terminación de contrato debe ser mayor a la fecha de inicio contrato lo cual el sistema no permitirá el ingreso de este error, por otro lado, se podrá filtrar la obra y constructora si por algún motivo no se encuentran ir al paso de este manual ítem 2.2 ingresar contrato y obra.

Ya al ingresar todos los campos del formulario se da guardar

Figura 13 adicionar nuevo contrato

Se guardan inmediatamente los datos del contrato y sale una alerta de registro creado exitosamente y se ve en la tabla de contratos como lo observamos en la fig.14

Figura 14 alerta nuevo contrato

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2.4 CONSULTAR CONTRATO

Vamos al submenú de contratos en la fig.15.

Figura 15 submenú contrato

En la fig.16 nos mostrara una tabla de todos los contratos y unos campos en el cual podemos filtrar el contrato por (nombre de contrato, obra, constructora y estado del contrato).

Figura 16 lista de contratos

Seleccionamos uno de los filtros como en la fig.17 y le damos buscar ejemplo constructora bolívar y estado activo podemos también limpiar los campos para una nueva búsqueda

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Figura 17inactivar contrato

Al consultar ya sale la siguiente información como lo muestra la fig. 18.

Figura 18 filtrar contrato

2.5 ELIMINAR CONTRATO Vamos a submenú contrato y filtramos el contrato que vamos a eliminar en la fig.19 (2.4 consultar contrato) y damos clic en el icono de editar

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Figura 19 filtrar contrato eliminar

Como en la fig.20 colocamos en el estado inactivo y guardamos el contrato se eliminará inmediatamente

Figura 20 inactivando contrato

Se genera alerta de registro actualizado como en la fig.21.

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Figura 21alerta contrato eliminado

2.6 EDITAR CONTRATO Como en la fig.22 vamos a submenú contrato y filtramos el contrato que vamos a eliminar (2.4 consultar contrato) y damos clic en el icono de editar

Figura 22 lista de contrato editar

Se nos presentara un formulario en el cual podemos ver los campos a modificar en el contrato según la fig.23.

Figura 23 editar contratos

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Se genera alerta de registro actualizado como lo observamos en la fig.24

Figura 24 alerta editar contratos

Vamos a submenú contrato y filtramos el contrato que vamos a eliminar fig.25 (2.4 consultar contrato) y damos clic en el icono de consultar

Figura 25 consultar contrato

Como en la fig.26 se nos presentará un formulario en el cual podemos ver los campos de toda la información del contrato con su pdf, pero esta información no se podrá modificar y se podrá retornar a la lista de contratos

Figura 26 información contrato

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2.7 INGRESAR OTROSI Para ingresar otrosí debe ir al clic en link gestión comercial como lo indica la fig.27.

Figura 27 submenú ingresar otrosí

Inmediato se desprende un submenú le damos clic en otrosí según fig. 28

Figura 28 icono adicionar otrosí

Sale el formulario para ingresar el otrosí, se llenan los campos del otrosí según fig.29 y se filtra el contrato para darle relación el cual modificara si la fecha o el valor del contrato

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Figura 29 formulario adicionar otrosí

El otrosí se guarda inmediatamente y se le da aceptar de acuerdo ala fig.29

Figura 30 alerta adicionar otrosí

2.8 CONSULTAR OTROSÍ

En la fig.31 para consultar otrosí debe ir al clic en link gestión comercial

Figura 31 submenú consultar otrosí

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Inmediato se desprende un submenú le damos según fig.32 clic en otrosí

Figura 32 filtrar otrosí

Inmediatamente filtramos el otrosí por nombre o por contrato le damos en el icono consultar según la fig.32

Figura 33 consultar otrosí

Nos mostrará el formulario de la información del otrosí de acuerdo a la fig.34 pero no se dejará modificar y podemos retornar a la lista de otrosí

Figura 34informacion otrosí

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2.9 EDITAR OTROSI Consultamos otrosí según ítem 2.9 y damos en el icono editar como en la fig. 35

Figura 35 editar otrosí

Cambiamos los datos que queremos modificar y le damos actualizar según fig. 36

Figura 36 formulario editar otrosí

Saldrá una ventana emergente de registro actualizado exitosamente le damos aceptar según fig.37.

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Figura 37alerta editar otrosí

2.9 INGRESAR POLIZA Para ingresar póliza debe ir al clic en link gestión comercial según fig.38.

Figura 38submenu ingresar póliza

Inmediato se desprende un submenú le damos clic en póliza según fig.39.

Figura 39 lista pólizas

Se muestra una tabla donde se encuentran todas las pólizas de los contratos le damos clic en el icono más para insertar póliza del contrato según fig.40.

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Figura 40 adicionar póliza

En el formulario a continuación se debe filtrar el contrato y llenar todos los campos y le damos guardar según fig.41.

Figura 41 formulario adicionar póliza

Saldrá una alerta de registro creado exitosamente le damos aceptar según fig.42.

Figura 42alerta adicionar póliza

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2.10 BUSCAR POLIZA

Para buscar póliza debe ir al clic en link gestión comercial según fig.43.

Figura 43 submenú consultar póliza

Inmediato se desprende un submenú le damos clic en póliza según fig.44.

Figura 44 submenú póliza

Se muestra una tabla donde se encuentran todas las pólizas de los contratos le damos clic en el icono buscar póliza del contrato según fig.45.

Figura 45 buscar póliza

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Saldrá una plantilla donde vamos a insertar el nombre o el contrato de esa póliza y damos buscar e inmediatamente nos suelta los resultados en una tabla y damos en la lupa consultar según fig.46.

Figura 46 filtrar póliza

Saldrá en una pantalla toda la información de la póliza del contrato la cual no dejará modificar ninguno de los campos y retornamos a la página de pólizas según fig.47.

Figura 47 información póliza

2.11 EDITAR POLIZA Seguimos los pasos de consultar póliza y damos en el icono editar póliza según fig.48.

Figura 48 editar póliza

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En el formulario llenamos los campos y damos actualizar según fig.49.

Figura 49 formulario editar póliza

Sale alerta de registro exitoso le damos clic en aceptar según fig.50.

Figura 50 alerta editar póliza

3. MANUAL DE USUARIO EMPLEADOS:

3.1 INGRESAR EMPLEADO

Se ingresa al submenú gestión de empleados y se le da clic en empleados donde mostrará la siguiente pantalla, vamos al signo más y damos clic y saldrá el formulario para diligenciar los datos del empleado según fig.37..

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Llenamos los datos completamente del empleado y le damos guardar según fig.52.

Figura 51 Submenú ingresar empleado

Ilustración 52 formulario ingresar empleado

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Vemos que sale una alerta de registro creado exitosamente le damos captar según fig.54.

3.2 CONSULTAR EMPLEADO

Se ingresa al submenú gestión de empleados y se le da clic en empleados donde mostrara la siguiente pantalla, y le damos en la lupa de buscar según fig.55.

Figura 53 guardar empleado

Figura 54 alerta guardar empleado

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Dentro de los filtros podremos poner la (identificación, nombre, apellido, cargo, estado) una o varias opciones para realizar el filtro y damos buscar. Podemos dar en la lupa del listado para observar la información completa según fig.56.

Figura 55 lista consultar empleado

Figura 56 filtrar empleado

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Así se verá la información completa al darle clic en la lupa la cual no dejará editar la información según fig.57..

3.3 EDITAR EMPLEADOS

Seguimos los pasos del ítem 3.2 consultar empleado y damos clic en el lápiz para editar la información del empleado según fig.58.

Figura 57 información empleado

Figura 58 icono editar empleado

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Enseguida sale el formulario con los datos actuales cambiamos lo datos que se le van a hacer actualización según fig.59.

Y le damos guardar en seguida sale alerta de registro de actualización exitosamente le damos aceptar según fig.60.

Figura 59 formulario editar empleado

Figura 60 actualizar empleado

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