PLATAFORMA DE INTELIGENCIA DE NEGOCIOS PENTAHO 1.7

MANUAL DE USUARIO

Mayo, 2009 Quito - ECUADOR

NDICE:

Contenido ndice. 1.Introduccin...... 2.Conexin al Sistema 3.Ingreso al Sistema 4.Manejo de Reportes... 4.1.- Elementos de la Barra de Herramientas. 5.Administracin del Sistema...

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1.- Introduccin.A continuacin se presentar una breve resea para el adecuado uso de las vistas de anlisis y reportes dinmicos creados e implementados mediante el software open source Pentaho BI Suite 1.7. La plataforma de Pentaho BI permitir al usuario final acceder a diferentes reportes de anlisis previamente creados por los usuarios tcnicos; dichos reportes poseen varios enfoques del negocio, los cuales tienen la flexibilidad de manipularlos en tiempo real a travs de un navegador de Internet segn la conveniencia y necesidades especficas de cada usuario, ya sea a nivel de dimensiones (elementos cualitativos del negocio) o medidas (valores cuantitativos del negocio o clculos especficos), obteniendo as la informacin relevante que se desea para tomar decisiones. Es adecuado indicar que cada una las dimensiones que contienen los reportes permitirn agrupar o desplegar de diferentes maneras la informacin requerida gracias a los botones del men. Cada uno de los reportes generados con las herramientas de Pentaho tiene la posibilidad de representar en distintos tipos de grficos la informacin obtenida, los cuales tienen la opcin de personalizar su diseo para un mejor entendimiento de los mismos. De igual forma los reportes publicados en la plataforma BI pueden ser exportados a MS Excel o PDF permitiendo un manejo fcil de los mismos. Adems Pentaho posee una seccin de administracin para controlar el adecuado uso del sistema y su repositorio de soluciones BI, a la cual solo tendr acceso quien posea previamente asignado el perfil de Administrador y sus permisos correspondientes, gracias a que el sistema cuenta con seguridades para cada usuario a travs de un nombre de usuario y contrasea de ingreso.

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2.- Conexin al Sistema. Para conectarse a la plataforma BI de Pentaho se debe seguir los siguientes pasos: En el navegador de Internet de su preferencia (por ejemplo: Internet Explorer, Mozilla Firefox, Opera) ingrese la siguiente direccin URL: http://localhost:8080/pentaho

A continuacin aparece la pgina de inicio, donde usted ingresar sus datos de conexin asignados.

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3.- Ingreso al Sistema. Una vez que un usuario se haya conectado a la pgina de inicio del sistema, deber ingresar al mismo para hacer uso de los diferentes reportes que estn disponibles para su respectivo anlisis, ingresando en los casilleros sus datos de usuario asignados. Por ejemplo: Nombre de usuario: joe Contrasea: password

A continuacin se presentar la siguiente pantalla de inicio, donde tendr acceso a los reportes pulsando el men Reportes, la seccin de administracin del sistema a travs del men Admin y la opcin de salir del sistema a travs del men Logout. Nota: La seccin de administracin solo tienen acceso los usuarios que cumplan con el perfil de Administrador del Sistema y previamente hayan tenido asignados los permisos necesarios para ello, a travs de su usuario y contrasea.

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4.- Manejo de Reportes. Una vez que el usuario haya pulsado el men Reportes se presentar la siguiente pantalla, la cual agrupa en el primer directorio varios reportes y anlisis de ejemplo, adems en el directorio Pizza Hut se encuentran a disposicin del usuario todos los reportes personalizados segn las necesidades especficas de Pizza Hut.

Pulsar el directorio Pizza Hut y el sistema presentar los reportes disponibles en el repositorio de soluciones BI.

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En este caso se presentan los siguientes reportes:

Clientes. Tickets y Ventas. Mix de Productos. Promociones Cabecera. Promociones Detalle. Reporte Gerencial Consolidado.

A continuacin se mostrar un ejemplo que ilustre el uso y navegacin de los reportes para sacarles el mayor provecho a los mismos, vamos a tomar de base el reporte Mix de Productos. Una vez que nos encontramos dentro del directorio Pizza Hut, pulsamos el reporte deseado, en este caso Mix de Productos, a continuacin se despliega la siguiente pantalla, en donde ingresaremos el rango de fechas en el cual queremos analizar la informacin. -7-

Por ejemplo: Fecha Desde: 2007-12-01 Fecha Hasta: 2007-12-05 Es importante recalcar que las fechas ingresadas deben ser ingresadas en el formato adecuado, es decir formato numrico yyyy-mm-dd (ao-mes-da) utilizando la cantidad de dgitos mostrados en las etiquetas, es decir 4 para el ao, 2 para el mes y 2 para el da, de lo contrario se presentar una pantalla de error anunciando que debe volver a ingresar un rango de fechas correcto. Por ejemplo: 12 de Abril de 2008 2008-04-12

A continuacin pulsar el botn Run Report para que el reporte se ejecute y se podr visualizar el reporte con la informacin deseada, en donde se diferencia claramente 4 secciones: Cabecera, Barra de Herramientas, Cuadro de Datos y Filtros. Para este ejemplo el Cuadro de Datos muestra las medidas desplegadas (CANTIDAD, VENTA, MIX CANTIDAD, MIX VENTA), las dimensiones ocultas, solamente se desplegar por defecto la dimensin TIEMPO, y con los filtros respectivos, en este caso: DESPERDICIO=NO y FACTURAS VLIDAS=C

4.1- Elementos de la Barra de Herramientas.

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En este punto se puede construir una vista personalizada en la cual el reporte muestre diferentes enfoques de anlisis segn las necesidades especficas, en este caso queremos analizar nicamente las ventas realizadas por locales para lo cual a continuacin se realizar una explicacin de las funcionalidades disponibles en la barra de herramientas para lograr dicho objetivo.

Icon o

Nombre Navegador OLAP

Descripcin Se utiliza para definir el esquema general de su consulta, seleccionando las dimensiones para mostrar como filas o columnas y los miembros que se utilizarn como filtros, as mismo funciona con las medidas. El anlisis de Pentaho (Mondrian) utiliza el lenguaje MDX para la definicin de consultas multidimensionales de datos. El editor MDX despliega un cuadro de dilogo que le permite visualizar y/o editar la consulta actual MDX del reporte. Este botn ofrece la posibilidad de fijar el tipo de visualizacin y el tipo de orden de los datos del reporte, adems permite aplicar filtros hacia arriba o hacia abajo basados en rangos, y mostrar u ocultar las propiedades de miembro. Esta opcin le proporciona la capacidad de mostrar el o los padres de cada miembro (Jerarqua de la dimensin) de una consulta especfica en su propia fila o columna. Se utiliza para impedir la visualizacin de cabeceras repetidas cuando hay mltiples dimensiones anidadas en un acceso comn. Permite desplegar las propiedades del miembro en el reporte. Esta opcin oculta o muestra las filas que poseen datos con valor cero en el reporte. Esta es una de las ms potentes caractersticas de la vista de anlisis de Pentaho. Esta provee la capacidad de girar o trasportar (pvot) los datos del reporte entre sus ejes, -9-

Editor MDX

Configurar tabla OLAP Mostrar padres Ocultar repeticiones Mostrar propiedades Suprimir filas/columnas vacas Intercambiar ejes

intercambiando dimensiones/miembros de las filas con las dimensiones/miembros de las columnas y manteniendo el mismo enfoque de anlisis. A continuacin se presentan 3 botones de detalle, con los cuales se puede obtener diferentes modos para detallar la informacin del reporte en la vista de anlisis y as obtener diferentes comportamientos en nuestras consultas. Detallar miembro Abrir detalle Entrar en detalle En este modo, cualquier instancia de miembros que sean pulsadas sern expandidas (varias instancias de un miembro se muestran cuando usted tiene dimensiones anidadas en un eje). En este modo, slo la instancia del miembro que es pulsada ser expandida, aunque haya otras instancias del mismo miembro. En este modo, el miembro pulsado ser reemplazado por sus hijos, aislando el anlisis a esa seccin especfica. En el anlisis OLAP, los usuarios generalmente observan un nivel de informacin resumida que se ha agregado de los hechos detallados. Esta opcin permite describir un valor especfico que sea pulsado, es decir muestra el detalle de los hechos o registros individuales que resultan en el indicador resumido de dicha celda. Se utiliza para generar un grfico que represente la consulta actual del reporte. Este botn abre el cuadro de dilogo Propiedades de Grfico, el cual proporciona la capacidad de configurar diversos grficos con propiedades como: tipo de grfico, formato, tamao, color, ttulos, etc. Este botn abre el cuadro de dilogo Propiedades de Impresin, el cual proporciona la capacidad para definir ajustes relacionados con la impresin de un reporte como el ttulo, orientacin de la pgina, tamao de papel, y si desea o no imprimir el grfico en una pgina independiente. Los ajustes se almacenan para la sesin actual del usuario. Se utiliza para generar una versin en formato PDF (exportar a PDF) de la vista de anlisis del reporte actual, basado en los ajustes de impresin. Se utiliza para iniciar la herramienta MS Excel y generar una versin en formato .xls (exportar a MS Excel) de la vista de anlisis del reporte actual, basado en los ajustes de impresin.

Mostrar datos de origen

Mostrar grfico Configurar grficos

Configurar impresin

Exportar a PDF Exportar a Excel

Una vez que conocemos la funcionalidad y uso de cada una de las opciones de la barra de herramientas, vamos a continuar con el ejemplo del manejo del reporte Mix de Productos, en el cual queremos analizar nicamente las ventas realizadas por locales en ese perodo especfico de tiempo.

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Para esto pulsar el botn Navegador OLAP en donde seleccionaremos la dimensin LOCAL que se encuentra filtrada y la situamos en las filas pulsando el botn respectivo , despus de eso pulsamos la seccin de Medidas y dejamos seleccionado solamente la medida Ventas tal como se muestra en la imagen.

Pulsar el botn aceptar y a continuacin el botn aplicar, y los cambios a la consulta del reporte han sido aplicados correctamente y se desplegar la siguiente vista de anlisis, la cual muestra las ventas por locales en el perodo especfico.

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En este punto vamos a empezar a navegar dentro del reporte hasta encontrar la informacin que necesitamos utilizado las opciones de la barra de herramientas, por ejemplo en la siguiente imagen se puede ver como se puede explotar la dimensin LOCAL obteniendo un nivel de detalle superior, llegando a la informacin de un local especfico, cabe recalcar que tenemos seleccionadas las opciones: para evitar filas o columnas con valores cero y para detallar una instancia de miembro al pulsar el signo que se encuentra junto al nombre de dicho miembro (Se utiliza + para expandir y para contraer).

En muchos casos queremos ver nuestra informacin no solamente en base a los cdigos o identificadores sino tambin sus descripciones, para esto podemos utilizar la opcin , en este caso se puede ver la descripcin de cada local y de cada fecha.

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En otras ocasiones ser interesante ver la jerarqua de una dimensin para lo cual utilizamos la opcin , aqu podemos observar los padres de cada miembro dentro de la vista de anlisis, por ejemplo se muestra la estructura de la dimensin TIEMPO (Anio, Semestre, Trimestre, Mes, Semana, Week Part) hasta el miembro actual de la dimensin, en este caso Fecha.

La opcin

es muy importante ya que me permite intercambiar la informacin de

los ejes de la vista de anlisis obteniendo una forma de visualizacin distinta pero muy til, a continuacin se muestra un ejemplo claro:

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A continuacin se mostrar el funcionamiento de los modos de detalle faltantes, comenzando por la opcin , la cual detalla un instancia de miembro que sea pulsada, pero con la diferencia que expande o contrae dicha instancia para todos los miembros de la dimensin anidada.

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La opcin

permite aislar una seccin especfica que deseamos analizar, en este

caso llegamos al nivel CIUDAD dentro de la dimensin LOCAL ocultando a los padres del miembro (Se utiliza para expandir y para contraer).

Si se desea ver todos los registros que formaron un valor especfico, en este caso todas las ventas que suman la venta total del da 2007-12-05, se utiliza la opcin de datos de origen la cual presentar un cuadro con la descripcin de ese dato.

En la mayora de los casos un grfico puede resultar ms til que una tabla de valores al momento de realizar anlisis, debido a su facilidad de comprensin mostrando la misma informacin pero de una manera fcil, entendible e intuitiva;

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para esto existe la opcin

, la cual genera un grfico con la informacin de la

vista de anlisis. Es importante mencionar que no todos los tipos de grficos son buenas alternativas al momento de analizar informacin, as mismo que no todos los reportes permiten generar grficos entendibles debido a la cantidad de informacin y cruces de datos existentes, por lo cual es recomendable probar varias alternativas y generar grficos de reportes resumidos que no desplieguen demasiada informacin, ms bien sean consolidados.

Entonces para obtener un buen grfico que represente la informacin deseada, es adecuado manejar la opcin , que permite configurar las propiedades de diseo y presentacin del mismo, por ejemplo etiquetas, colores, tipo de grfico, etc.

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As mismo podemos configurar las propiedades de impresin (o exportacin) para la vista de anlisis del reporte.

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5.- Administracin del Sistema. Esta seccin permite al usuario(s) que posea el perfil de Administrador del Sistema dar mantenimiento y control del mismo para su adecuado funcionamiento y del respectivo repositorio de soluciones BI. Existen 2 secciones: Preferencias y Servicios y Actualizar (Refresh) en las cuales se encuentran agrupadas varias opciones para administrar el sistema, a continuacin se presentar una breve descripcin de cada una de ellas.

Icon o

Nombre

Descripcin

Preferencias y Servicios Elimina los archivos del repositorio de contenidos Limpiar el Repositorio. que sobrepasan el valor de la variable days_old, eliminando archivos viejos Esta pgina le permite configurar los permisos de Permisos. ejecucin y sobre escritura para el contenido de los usuarios y roles. Limpiar los esquemas Elimina todos los esquemas en cache de Mondrian. reservados de Mondrian. Calendario de limpieza Programa un horario de limpieza del repositorio de del repositorio de contenidos para ser ejecutada diariamente. contenidos. Esta pgina le permite administrar el contenido de Administracin de suscripcin y los horarios. Suscripcin Esta pgina le permite habilitar, deshabilitar, etc. Administracin del el planificador. Planificador Limpiar los datos Elimina todos los datos en cache de Mondrian. reservados de - 18 -

Mondrian Restaurar el Repositorio Actualizaciones de Software Restaura todos los archivos del repositorio desde los archivos de sistema y restaura todos los controles de acceso a las opciones por defecto definidas en el archivo pentaho.xml. Comprueba las actualizaciones importantes que estn disponibles para la Plataforma Pentaho BI. Actualizar (Refresh) Busca algunos workflows nuevos o actualizados y permite publicarlos en el motor de workflow. Adems intenta descargar algunos workflows borrados del motor. Refresca todas las preferencias del sistema de los documentos en C:/pentaho/bi-server/pentahosolutions/system. Meta datos utilizados para la presentacin de informes o reportes ad-hoc. Lee todos los archivos de soluciones BI y regenera el ndice del repositorio, actualizando las soluciones publicadas. Ejecuta todas las acciones globales de sistema definidas en el archivo pentaho.xml.

Motor de Workflow Shark Preferencias del Sistema Presentacin de Informes de Meta datos Repositorio de Soluciones Acciones Globales

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