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***** MANUAL DE USUARIO ***** Página 1 de 154

Contenido Introducción 3

Prerrequisitos 8

Instalación del Sistema 10

Registro y Activación 11

Notas sobre versión Demo 17

Operatoria del Sistema 18

Artículos 22

Pedidos 35

Fichas Técnicas 52

Banquetes 64

Estudio de Clientes 81

Maestro de Códigos de Venta 88

Registro de Ventas 93

Registro de Compras 109

Confirmar 116

Históricos 119

Proveedores 132

Presupuesto 137

Empleados 141

Interfaz con otros sistemas de Gestión de Almacén 144

Integración con Gestores de Ventas 146

Pasos a seguir para montar el sistema 148

Trabajo en Red 150

Funcionamiento en hoteles con múltiples Puntos de Venta 152


Contenido Web Guía Multimedia

Paseo por el Sistema

Artículos

Pedidos

Fichas Técnicas

Banquetes

Estudios de Clientes

Códigos de Ventas

Registro y Análisis de Ventas

Registro de Compras

Confirmación de Pedidos

Datos Históricos

Proveedores

Presupuesto

Empleados

Condiciones de Venta

Contactar

Soporte

Preguntas Frecuentes

Servicios

http://www.chefexact.com/mm_restaurant.php

http://www.chefexact.com/mmRestaurantSecciones.php

http://www.chefexact.com/mmRestaurantArticulos.php

http://www.chefexact.com/mmRestaurantPedidos.php

http://www.chefexact.com/mmRestaurantFichas.php

http://www.chefexact.com/mmRestaurantBanquetes.php

http://www.chefexact.com/mmRestaurantClientes.php

http://www.chefexact.com/mmRestaurantCodigos.php

http://www.chefexact.com/mmRestaurantVentas.php

http://www.chefexact.com/mmRestaurantCompras.php

http://www.chefexact.com/mmRestaurantConfirmar.php

http://www.chefexact.com/mmRestaurantHistoricos.php

http://www.chefexact.com/mmRestaurantProveedores.php

http://www.chefexact.com/mmRestaurantPresupuesto.php

http://www.chefexact.com/mmRestaurantEmpleados.php

http://www.chefexact.com/condiciones.php

https://www.chefexact.com/contactar.php

https://www.chefexact.com/soporte.php

http://www.chefexact.com/faq.php

https://www.chefexact.com/servicios.php


Chefexact Restaurant Sin lugar a dudas, el mundo de la alta tecnología en el que hoy estamos

inmersos ha impregnado velocidad y eficiencia a los negocios. Es por ello que

en la actualidad resulta sumamente costoso, complicado y por si fuera poco,

ineficiente, conducir cualquier actividad sin el soporte o ayuda de un software

apropiado para la gestión.

Chefexact Restaurant es un software hecho a la medida para un profundo y

muy profesional control de restaurantes, catering, centros de producción de

alimentos, hoteles, etc. En él se reúnen todas las gestiones y actividades

necesarias para realizar todas sus operaciones gestión y control de una forma

muy sencilla pero a la vez operativa y eficaz, orientado en todo momento a

facilitar el trabajo, de forma que se puedan tomar las mejores decisiones y se

pueda conducir la empresa (negocio) por caminos de rentabilidad y eficiencia.

Este software está diseñado para una amplia gama de usos, convirtiéndose en

una herramienta imprescindible para eventos, bodas, banquetes de

restaurantes, hoteles, catering, y en general para todo tipo de negocios donde

se elaboren y vendan alimentos, lo que lo hace un complemento ideal e

indispensable de control en cualquier empresa de restauración.

En él usted podrá elaborar sus pedidos y estimar en cada momento los

consumos en los cuales va a incurrir, confeccionar (elaborar) sus recetas (fichas

técnicas) panificación y control de banquetes, bodas , eventos ,platos a la carta

realizar estudios de afluencia de clientes, registrar sus ventas y a través de

ellas deducir consumos (según fichas) y realizar pedidos automáticos a

proveedores por mejor oferta y precio por producto , reflejar las compras de su

negocio, llevar históricos, en fin, hacer que su actividad de gestión se convierta

en un control integrado y preventivo.

***** MANUAL DE USUARIO ***** Página 4 de 154 Para un control exhaustivo, Chefexact Restaurant se basa fundamentalmente

en los cálculos de costos, existencias, consumos, diferencias de consumos ,

confección de pedidos a proveedores, a partir de los datos y gastos que nos

proporcionan las fichas técnicas.

Para llevar a cabo su tarea, en el sistema se incluyen 12 secciones:

1. Artículos.

Esta sección permite la gestión (como su nombre lo indica) del

clasificador de artículos de sistema, así como un agrupamiento por

familias de los artículos para una rápida localización de los mismos. En

ella gestionan las existencias, la detección de déficit en existencia en

base a stock mínimo fijado, así como la toma física o inventarios.

2. Pedidos.

En esta sección se confeccionan las operaciones de pedidos o compras, o

sea, permite la confección de los pedidos que se realizan para proveer

determinada área del restaurante, hotel o catering. Para el surtido de

los almacenes.

3. Fichas técnicas (escandallos).

Con esta sección se elaboran y planifican las normas de consumo por

oferta o plato, permitiendo un control minucioso de los beneficios

obtenidos con las cantidades y los precios de los artículos (netos y

brutos) así como con los ratios fijados.

4. Banquetes.

La sección de banquetes o menús permite la confección, desglosando

cada unas de las ofertas o platos que en éste se empleen, así como el

pedido necesario para compra o extracción con los gastos generados

por el evento (además de los incurridos por los productos) descuenta


los salarios, energía, teléfono, etc., permitiendo deducir el beneficio

bruto y neto (después de amortización) generado por el banquete.

5. Estudio de clientes y ventas.

Esta sección da la facilidad de la realización de múltiples estudio de

clientes y ventas para distintos eventos. Esta opción es muy importante,

pues de cada uno de ellos se puede llevar la información diaria

(histórica) referente a los clientes, ventas y ratios aplicados, pudiéndose

estimar el comportamiento medio de estos, así como deducir consumos

(costo) por PAX. O cliente y llevar control de consumos de empleados

6. Maestro de códigos de venta.

Facilita la gestión y mantenimiento de los códigos de venta empleados

en el negocio, para enlazarlos cada uno de ellos con su respectiva ficha

de técnica (escandallo).

7. Registro de ventas.

En esta sección de una forma sencilla podrá llevar el registro de sus

ventas desglosadas por producto vendido en hasta 4 turnos distintos de

venta durante el día, además de poder realizar un amplio número de

análisis de sus ventas y consumos. Bien manualmente introduciendo las

cantidades vendidas por las comandas de cada plato como un releve

clásico de cocina, o a través de un enlace con interfaz hacia su gestor de

ventas, el software está preparado para ello.

8. Compras.

Esta sección es para dar entrada a todas las compras que efectuamos a

los proveedores, para un control estricto y exacto de los productos que

que dispone el negocio.


9. Confirmar.

Sección para la corrección de las cantidades servidas en los pedidos

solicitados (sección de pedidos y banquetes) y la confirmación (hacia

históricos) de los pedidos despachados en almacén. En caso de que se

realicen pedidos internos

10. Históricos.

Es aquí donde se almacenan de forma permanente e invariable los

pedidos e inventarios que se efectúan en el sistema, permitiendo

consulta de operaciones anteriores, y sirviendo como base para realizar

los estudios sobre costos y otros datos.

11. Proveedores.

Esta sección constituye una especie de libro de direcciones integrado con

el sistema, permitiendo reflejar los datos necesarios e importantes de los

suministradores.

12. Presupuestos.

Esta sección es donde reflejamos los conceptos o gastos incurridos en

las operaciones de cualquier establecimiento o empresa que caen fuera

de los costes propiamente de la gestión gastronómica. Esta razón es por

la cual se ha incorporado en el sistema una sección para la planificación,

establecimiento y gestión de los presupuestos de operaciones.

13. Empleados.

Esta sección es de gran utilidad en cualquier establecimiento, negocio o

departamento, para llevar la gestión del personal, lo cual puede ayudar

a agilizar la cobertura de cualquier fallo en el personal, y la previsión o

planificación de descansos y/o vacaciones, localización rápida del

personal, tiempos de validez de permisos, entre otros datos útiles.

***** MANUAL DE USUARIO ***** Página 7 de 154 Como se puede apreciar en la breve descripción de las secciones del sistema

dada anteriormente, Chefexact Restaurant es la herramienta ideal para la

gestión efectiva, abarcando todas las aristas y sus operaciones del quehacer en

el sector de Alimentos y Bebidas dentro de cualquier negocio o establecimiento.


PRERREQUISITOS

Chefexact es un sistema que corre perfectamente en cualquier versión de

Windows desde Windows 98 SE, o sea, se ejecuta en las versiones Windows

98, Windows ME, Windows 2000, Windows XP, Windows Server 2003 y

versiones superiores compatibles con el API Win32.

Se recomienda, para un correcto funcionamiento y obtener desempeños

aceptables del software, disponer de una PC con las siguientes características:

PC con microprocesador Pentium 3 o superior, no menor de 500 MHz de

velocidad. Recomendado Pentium 4 con 1GHz de velocidad o superior.

128 Mb de RAM. Recomendada 256 Mb o superior.

250 Mb de espacio disponible en el disco duro como memoria para la

instalación, pues para su funcionamiento el programa va aumentando

sus necesidades en dependencia de volumen de información introducido.

Recomendado 1 Gb o más.

Monitor Super VGA con 16 bits de colores por píxel y una resolución no

menor a 800x600 píxeles. Recomendada 1024x768 píxeles para ganar en

comodidad, lográndose un mejor espacio de trabajo y distribución de los

datos dentro de las ventanas que muestra el software. El programa se

adapta a la resolución vigente en el sistema operativo, reajustando

automáticamente sus componentes visuales.

Tener instalado o instalar algún visor de archivos PDF en la PC para

poder leer los manuales de usuario, que están elaborados en este

formato. Se recomienda tener instalado el Acrobat Reader 6.0 o superior.


Debido a que el software utiliza como motor generador de listados el

Crystal Reports 7, se recomienda no tener instalado ningún software que

emplee una versión diferente de dicho motor de reportes, pues pudiera

provocar conflictos entre las Bibliotecas de Enlaces Dinámicos (archivos

DLLs) y dentro de propio sistema operativo, provocando que ninguno de

los programas que hacen empleo de él funcione correctamente.


INSTALACIÓN DEL SISTEMA

La instalación del sistema puede ser realizada desde un CD, el cual al ser

introducido en el lector cargará automáticamente el instalador (a través del

autorun). En caso contrario, o sea, que no se ejecute de forma automática, se

puede proceder ejecutando de forma manual (a través del explorador) el

ejecutable SETUP.EXE que se encuentra en la raíz del disco.

Otra variante de instalación es descargando desde el sitio de Internet, el

instalador y ejecutándolo manualmente (como el segundo de los casos

anteriores). De cualquiera de las formas el resultado será el mismo.

Durante el proceso de instalación el software, le guiará y solicitará información

personal como el nombre, compañía, entre otros, además de la ruta o destino

donde se depositarán (copiarán) los archivos del sistema.

El resto del proceso de instalación transcurre si novedad alguna para el usuario,

el cual deberá, una vez culminada la instalación, ejecutar la aplicación por

primera vez y proceder al registro de la misma, que se discute a continuación.

Si hemos instalado previamente una versión demostrativa, se debe desinstalar

esta para instalar la versión comprada.


REGISTRO Y ACTIVACION

El registro y activación del software es un aspecto que transcurre, a diferencia

de la mayoría de los programas, en cada ejecución del sistema. La protección

contra piratería informática se realiza a nivel de hardware y no de software

como se hace comúnmente (llave o número serie), es decir, a través de una

llave HASP conectada por USB (ver figura 1).

Esta llave la obtiene el usuario al abonar la cantidad especificada en el contrato

de venta, con lo cual se le envía de forma inmediata por correo postal o a

través de una agencia de mensajería.

En cada ejecución del programa se chequea cada un breve período de tiempo

la presencia, en una ranura USB, de la llave HASP. De no estar presente se

cierra automáticamente, impidiendo su funcionamiento. Para que la aplicación

funcione correctamente, la llave HASP debe estar SIEMPRE conectada a una

ranura USB. La perdida de dicha llave dejará sin utilidad la aplicación, pues no

podrá efectuar la ejecución de esta. Es mediante esta llave con lo que el

software lo identifica como nuestro cliente, y de esta forma prestarle mejores y

más seguros servicios.

Figura 1: Llaves HASP por USB utilizadas para el registro del software.

***** MANUAL DE USUARIO ***** Página 12 de 154 Con este método de las llaves USB se evita la piratería del software. Además,

protege al usuario del uso mal intencionado del programa, puesto que una

persona que no tenga en su poder dicha llave no podrá ejecutar el software, ni

para consultas ni para modificaciones.

Con este método de registro usted podrá instalar el software en tantas

estaciones de trabajo como quiera, pero podrá utilizar a la vez sólo una (PC).

Para disponer de un trabajo simultáneo en varias estaciones de un mismo

establecimiento debe o bien adquirir tantas llaves como estaciones.

Para que el usuario pueda valorar el alcance de este software, se encuentra

disponible en el sitio web del producto una versión demostrativa, con

funcionalidad limitada y tiempo de prueba restringido.

El sistema brinda la muy funcional y valiosa opción del trabajo en dos idiomas:

inglés y español. Por defecto se ejecuta con el idioma español como

predeterminado (ver en la esquina inferior izquierda), pero el usuario puede

modificarlo cuantas veces lo desee o considere necesario para su confort y

mejor trabajo. Esta opción (de cambiar de un idioma a otro) permanece

habilitada en cada una de las ejecuciones subsiguientes del programa, de forma

que se pueda alternar de uno a otro cuando sea necesario.

Durante la primera ejecución del programa el sistema solicita los datos

personales de quien lo administrará o de quien empleará (nombre de usuario y

contraseña). Esto impide que intrusos o personas mal intencionadas originen

modificaciones en los datos (ver figura 2).

En esta ventana (figura 2) usted determinará los privilegios que tendrá cada

usuario que agregue. Si no modifica ninguno de los privilegios que aparecen

por defecto, entonces el usuario será administrador del sistema y podrá agregar

o eliminar usuarios tanto como quiera, y acceder a todas las secciones del

***** MANUAL DE USUARIO ***** Página 13 de 154 sistema. Caso contrario, o sea, modifica opciones, usted podrá definir el nivel

de acceso a las secciones en la que podrá trabajar.

OJO: es importante definir siempre un usuario que sea administrador pues de lo

contrario se perdería la posibilidad de dar altas o bajas a usuarios.

Figura 2: Imputación de datos personales durante el registro.

En las subsiguientes cargas del programa sólo se le solicitará identificar su

usuario (como medida de seguridad) como se muestra en la figura 3.


5

1

2

43

Figura 3: Identificación de usuario durante las cargas del sistema.

Válido a destacar en la figura 3 es el botón con título CAMBIAR

IDENTIFICACIÓN (punto 1), mediante el cual el usuario puede cambiar su

identidad, o sea, modificar su nombre de usuario y/o contraseña según lo

desee, apareciendo una pantalla como la que se muestra en la figura 4. Para

poder efectuar esta operación es necesario imputar el nombre de usuario y

contraseña actual donde se solicita y, en vez de ingresar al sistema se debe

presionar el botón en cuestión. La opción desplegada es similar a la de la figura

2, pero con la diferencia que están deshabilitas las opciones para modificar los

privilegios, lo cual impide que usuario mal intencionados logren accesos no

concedidos por el administrador.

En la misma figura 3, el punto 5 señala una lista desplegable que permite

seleccionar el idioma con que se trabajará en el sistema, pudiendo elegir entre

el español y el inglés.


Figura 4: Modificación de los datos del usuario.

Por otro lado, punto 2 de la figura 3, permite el mantenimiento de los usuarios,

o sea, da la posibilidad de dar altas o bajas de usuarios. Para poder emplear

esta opción, es necesario que antes se haya imputado un nombre de usuario y

contraseña con privilegios para agregar / eliminar usuarios (un administrador),

caso contrario, o sea, con datos incorrectos o de usuarios sin privilegios

necesarios, el sistema impedirá el uso de esta opción.

Al ejecutar esta opción se despliega un menú que permite elegir entre dos

opciones: agregar un nuevo usuario o eliminar usuarios actuales.

Con la primera de las opciones, se muestra una ventana como la que aparece

en la figura 2, en la cual el administrador fija los privilegios que va a tener el

usuario que esta agregando, o sea, si es otro administrador o si simplemente es

un usuario, y en este caso tendrá que fijar aquellas secciones en las cuales se

le permitirá trabajar.

Con la segunda opción se da la posibilidad de eliminar usuarios existentes. Al

ejecutarla se muestra una ventana como la que aparece en la 5, en la cual se

muestran todos los usuarios del sistema, pudiéndose marcar aquellos que se

***** MANUAL DE USUARIO ***** Página 16 de 154 quiere eliminar. Para hacer efectiva la eliminación, se debe ejecutar la acción a

través del botón ELIMINAR.

Figura 5: Baja de usuarios.


NOTAS SOBRE VERSION DEMO

Nuestra versión demostrativa, como su nombre lo indica, pretende un

acercamiento del usuario, mostrando a plenitud su funcionalidad pero limitando

el uso, por razones obvias, del software.

Para ello nuestra aplicación limita, entre otras cosas a:

Un número máximo de 5 creaciones por sección, es decir, una cantidad no

superior a los 5 pedidos, 5 fichas, 5 banquetes, etc.

Trabajar con una cantidad máxima de 10 artículos (productos) por sección.

Esto excluye la sección de artículos en la cual permite introducir y trabajar

con un número ilimitado de productos.

No permitir la impresión ni exportación de los listados (reportes) generados

por programa.


OPERATORIA DEL SISTEMA

Chefexact Restaurant es un software con una interfaz de usuario acorde con las

exigencias de cualquier profesional, pues cada opción se encuentra en cada

momento fácil de obtener y operar. En la figura 6 se muestra una vista general

del sistema, el cual a groso modo se puede dividir en tres regiones

fundamentales:

AZUL. Es la región superior. Dentro de ella, en la parte izquierda se

encuentra el título y versión actual que se está corriendo del sistema

(punto 1). En la parte derecha se encuentran dos botones, el primero

para minimizar la aplicación (punto2) y el segundo (punto 3) disponible

para cerrar o abandonar la aplicación.

ROJA. Esta región no es más que la barra de secciones: al escoger cada

una de las secciones (botones de la barra) se estará conmutando o

cambiado de una a otra. A medida de que esto va sucediendo, dentro de

cada opción de la barra se van desplegando las opciones propias de cada

sección. Más adelante se abordará con profundidad de esta barra.

VERDE. Es aquí donde se ubica en realidad cada una de las secciones

de trabajo del sistema, cada una de las cuales va apareciendo a medida

que se van escogiendo la sección de la barra. En ella es donde se ubica

realmente el área de trabajo y la imputación de datos al sistema por

parte del especialista o personal que opere el sistema.


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31 2

Figura 6: Vista general del sistema.

Como ya se había mencionado anteriormente, Chefexact Restaurant cuenta con

12 secciones estrechamente relacionadas (intercambian información unas con

otras), y ellas son:

Administración y gestión del maestro de artículos.

Confección, mantenimiento y gestión de pedidos.

Elaboración y cálculo de fichas de técnicas (escandallos).

Elaboración y cálculo de banquetes.

Estudio de afluencia de cliente y volúmenes de ventas.


Maestro de códigos de venta y enlace con fichas técnicas.

Registro de ventas diarias y por turnos de trabajo (si se requiere).

Registro de Compras diarias por proveedor.

Pedidos pendientes por corrección y confirmación hacia históricos.

Históricos de inventarios y pedidos confirmados.

Libro de proveedores con sus datos necesarios.

En la barra que aparece en la parte izquierda de la interfaz del sistema (ver

figura 6, punto 4), se puede seleccionar la sección en que se desea trabajar en

cada momento, pudiendo cambiar de una a otra tanto como se quiera, sin

perdida de la información, pues el sistema esta guardando en cada instante los

datos imputados.

En la figura 7 se muestra detalladamente la funcionalidad de la barra de

secciones, y se explica brevemente la función de cada botón situado en ella.


Sección de Artículos

Confección de PedidosConfección de Fichas Técnicas (Escandallos)Confección de Banquetes y estudios de factibilidad de éstosEstudios de GramajesEstudios de Clientes y VentasMaestro de Códigos de Venta y Enlace con Fichas TécnicasImputación de Ventas desglosadasImputación de Compras por Proveedor

Histórico de Pedidos e InventariosMaestro de Proveedores / Libro de Direcciones

Área que se despliega debajo de cada botón en la barra(sección de trabajo del sistema) y que contiene lasopciones fundamentales a aplicar o efectuar sobrela sección en cuestión

Confirmación de pedidos solicitados (despachados) hacia históricos

Figura 7: Barra de selección de secciones.

A continuación se procede a explicar cada una de las secciones en detalles.


ARTICULOS

Esta sección es de gran utilidad, sobre todo para negocios en los cuales no

existen sistemas de control de almacenes (economato) y no se puede actualizar

de forma automática esta información, lo que hace aplicable al sistema tanto a

entornos de grandes empresas como a negocios más pequeños.

Como ya se había mencionado, en esta sección se lleva a cabo todo el

mantenimiento referente al maestro de artículos y familias, además de incluirse

todas las funciones básicas necesarias para llevar a cabo esta tarea.

De cada artículo, además de las cuestiones básicas (código, descripción, unidad

de medida y precio) se lleva el control de la existencia actual, el stock mínimo

deseado en almacén y una columna para la captura de inventario o toma física

(existencia real). En la figura que se muestra a continuación (figura 8) se puede

apreciar una vista real de esta sección.


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6 7 8 9 10 11 12

14

5

13

4

Figura 8: Sección de artículos.

La sección de artículos, a su vez está compuesta por 14 partes o puntos

fundamentales:

1 En el área señalada por este punto se muestra el icono (dibujo) que

identifica la sección y el título de la misma, lo cual permite de una forma

muy fácil identificar en donde nos encontramos en cada momento. Esta

región es común para cada una de las secciones.

***** MANUAL DE USUARIO ***** Página 24 de 154 2 En esta área se encuentran las familias en las cuales están agrupados

(para una rápida localización) los artículos del sistema, además de las

funciones básicas para la gestión de las mismas, proveyéndose al usuario

tres botones para su mantenimiento:

AGREGAR Permite incorporar nuevas familias.

ELIMINAR Permite dar de baja a una familia ya existente.

Ojo primero hay que eliminar los artículos y después la familia

MODIFICAR Permite cambiar los datos (ya imputados) de la familia.

QUITAR TODAS Permite eliminar todas las familias de una vez.

3 En está área se ubica una caja de edición y un botón. En la caja de

edición se puede especificar un criterio de filtrado a través de una palabra

o parte de ella que identifique parcial o totalmente el (los) articulo(s) a

través de su descripción, para una búsqueda rápida del (de los)

producto(s) deseado(s). Es válido aclarar que este criterio de filtrado se

efectúa en conjunción con el filtrado por familia (prefijo).

A través del botón de esta área es que se ordena efectuar el filtrado. En

las siguientes secciones se referirá a esto simplemente como conjunto de

filtrado y proceden de forma similar a este, por lo que no se explicará y

se dará por hecho que conocen su principio de funcionamiento.

4 Lista desplegable que indica si se tiene conexión con almacén

(actualización automática de precios y existencias).

5 Es el área en la cual se muestra el maestro de artículos (sus datos),

pudiéndose navegar (examinar), eliminar, agregar y editar esta

información. En ella se muestra de cada artículo:


Código Punto 6 de la figura 8. Soporta valores de 13 dígitos, lo

que permite trabajar con códigos de barra USA (12 dígitos) y EUR

(13 dígitos).

Descripción Punto 7 de la figura 8.

Unidad de medida Punto 8 de la figura 8.

Precio unitario Punto 9 de la figura 8.

Existencia en almacén Punto 10 de la figura 8. Indica (cuando

se está enlazado a un sistema de almacenes), la existencia

reflejada en almacén.

Existencia actual Punto 11 de la figura 8. No es más que la

existencia calculada por Chefexact Restaurant a través de las

operaciones efectuadas.

Stock mínimo deseado en almacén para el producto Punto 12.

Inventario o toma física (punto 13 de la figura 8). Es columna se

emplea para imputar los valores obtenidos del conteo y a través de

la opción correspondiente en la barra de herramientas, fijarla como

existencia actual y/o guardarla (pasarla) al histórico.

14 Barra de navegación. En ella se incluyen botones (en ese orden) para:

Ir al primer artículo o registro de la tabla a la que esta asociada,

que en este caso es la tabla que se corresponde con el maestro de

artículos.

Ir al artículo anterior.

Ir al siguiente.

Ir al último.

Agregar.

Eliminar.

Editar.

Actualizar valores editados (confirmar o reflejar cambios).

Cancelar cambios.

Refrescar datos.


De forma similar al punto anterior, en las siguientes secciones no se

abordará sobre este control, pues trabaja de igual forma.

Además de lo descrito anteriormente, y como funciones básicas de la sección,

Chefexact Restaurant permite realizar sobre los artículos las operaciones que a

continuación se describen:

1. Alta de productos.

Es aconsejable dar de alta a los productos nuevos por la sección de

compras, pues asigna automáticamente un código de referencia según a la

familia a la que pertenece y sin duplicidad y manteniendo un consecutivo.

Aconsejamos reutilizar las familias que proporciona el software adaptándolas

modificando su texto

2. Baja de productos.

Para dar de baja a un producto basta con pararse en la fila deseada (fila del

producto) y presionar o bien el botón (-) de la barra de navegación o la

combinación de teclas CTRL + DEL y confirmar la eliminación. Si lo que se

quiere es eliminar un grupo continuo de productos, se sitúa en el primero o

el último y se mueve hacia arriba o hacia abajo (según se desee o escoja)

con las teclas SHIFT y FECLA ARRIBA o FECLA ABAJO (ambas

presionadas) y cuando se tengan seleccionados todos los productos se

presiona de igual conforma las teclas CTRL + DEL o el botón (-) de la

barra de navegación.

Esta opción es válida para los productos incluidos en el resto de las

secciones (incluso la sección de proveedores), por lo que no se tocará más

adelante en cada una de ellas y se dará por hecho su conocimiento.

***** MANUAL DE USUARIO ***** Página 27 de 154 3. Modificación.

Esta opción es muy sencilla de manipular, pues para modificar los datos de

los productos basta con pararse en la fila y columna deseada o escribir allí el

valor, o si se quiere modificar sólo una parte de él se puede presionar la

tecla F2 para editar sobre su valor.

Se recomienda cargar el fichero de artículos y familias (incluidos en la

instalación), el cual contiene un clasificador que puede ayudar a comprender la

forma en que se debe construir para su negocio. Las familias y los artículos

importados pueden ser reutilizados, o sea, modificados o reemplazados en

cualquier momento, ajustándolos a los de la instalación propiamente, lo cual

acorta mucho el tiempo de configuración del programa.

Dado que en empresas o negocios, cuando el número de artículos es lo

suficientemente grande se dificulta mucho la búsqueda de estos, Chefexact

Restaurant provee una forma muy simple y efectiva de localización: por familias

(prefijos de códigos).

Específicamente de las familias, podemos decir que estas se conforman a través

de un prefijo de artículo y que el éxito del agrupamiento es posible siempre y

cuando se le de alta a nuevos productos respetando el convenio que se este

empleando aconsejamos reutilizar las que vienen con el software cambiándole

el nombre si fuese necesario y eliminado las que no utilicen , pero como

dijimos en paginas anteriores ante de eliminar una familia hay que primero

eliminar los artículos que la componen muy importante hacer esto , pues si no

es así ,eliminamos el nombre de la familia pero no los productos con lo cual

crearía existencias que no hay . Ahora si por ejemplo queremos crear nuestras

propias familias pues no queremos reutilizar las que trae el programa, y si se

quiere ubicar todos los aceite dentro de la familia aceites con prefijo 1001,

entonces al ubicar un nuevo aceite ( al darle de alta a un nuevo producto), este

tendrá que llevar formato 1001XXXX, siendo la ultima parte un número válido

***** MANUAL DE USUARIO ***** Página 28 de 154 y no utilizado previamente por otro artículo. Esto se asigna automáticamente y

sin error dándole entrada a los productos por la sección de compras siempre

La lista de familias, siempre contiene (por defecto) un elemento con título

“TODOS LOS ARTICULOS”, refiriéndose, com o su nom bre lo indica, a todos

los artículos contenidos en el sistema. A continuación de esta aparece la lista de

todas las familias ya imputadas.

Al seleccionar un elemento dentro de esta lista, automáticamente se efectúa un

filtrado de los elementos (artículos) mostrados en la tabla o rejilla (área

correspondiente al punto 5 de la figura 8), lo cual permite localizarlos

rápidamente. Esto constituye un elemento de búsqueda adicional al ya

tradicional filtro mostrado en el área (región) número 3 de la misma figura.

Además de las cuestiones antes mencionadas, sobre la sección de artículos es

posible realizar un basto número de operaciones, las cuales se pueden acceder

en la barra de secciones, entre las opciones que se despliegan. En la figura que

se muestra a continuación (figura 9) aparece una vista de éstas.


Genera un correo electrónico de forma automática hacia el proveedorseleccionado con un fichero adjunto cuyo contenido es el pedidode reposición por el deficit de existencia actual

Guardar los datos imputados en la columna de inventariosvalores confirmados (definitivos) en una fecha determinada

Esta opción fija los valores imputados en la columna deinventario como las existencias actuales de cada artículo

Limpia los valores fijados en la columna de inventarios, o sea,fija en cada producto el valor de esta columna a 0 (cero)

Despliega un menú con las diferentes opciones de impresiónpara la sección de artículos

Crea de forma automática un pedido (en la sección de pedidos)con fecha actual y cuyo contenido es el pedido de reposición (iguala la opción anterior)

Restaura los datos referentes a artículos (maestro de artículosy filtro de familias) salvado previamente hacia un fichero

Salva los datos actuales de los artículos, o sea, maestro de artículosy filtro de familias hacia un fichero

Esta opción fija los valores imputados en la columna Almacén oen la columna Existencias Actuales como los inventarios de cadaartículo, en depedencia de sí se tiene conexión con almacén o no.

Similar a la opción anterior, pero en este caso transfiere los valoresde la columna Almacén hacia la columna Existencia.

Figura 9: Funciones desplegadas para artículos en la barra de secciones.

Comenzaremos por explicar las opciones relacionadas con los inventarios o

tomas físicas, que son las tres primeras entre las desplegadas dentro de la

barra de secciones. La secuencia de pasos lógicas para fijar y registrar una

toma física o inventario es:

1. Fijar la existencia actual real de cada uno de los artículos. Esta opción se

puede realizar automáticamente mediante la opción de activar el icono

transferir existencias a inventario , y así nos evitamos rellenar a mano

esa columna.


2. En caso de una imputación incorrecta o error en múltiples artículos y se

quiere limpiar dicha columna (de inventarios), se puede efectuar a través

de la tercera opción: LIMPIAR INVENTARIO.

3. Luego de una minuciosa revisión de los datos imputados, se guardan en

el histórico estos valores (para futuras consulta, revisiones o cálculos de

consumos) a través de la primera de las opciones: GUARDAR

INVENTARIO.

4. Posterior a esto se debe fijar como existencia actual la real. Esto se

efectúa a través de la según de las opciones desplegadas: FIJAR

INVENTARIO.

En relación a los inventarios, se recomienda realizarlos como máximo cada 30

días, o sea, que el período máximo entre un inventario y otro no exceda un

mes, para que la cantidad de información (pedidos, confirmaciones, etc.) sea

razonablemente pequeña, logrando con esto que los resultados sean exactos y

se puedan tomar las decisiones para corregir posibles problemas de

administración en el negocio.

Seguido de las tres primeras opciones antes descritas, se encuentran la de

reportes. Al ejecutarla, se despliega un menú emergente (pop up menú) con

tres reportes básicos:

1. TODOS LOS ARTICULOS. Esta opción del menú de reportes de

artículos lista todos los artículos del maestro de artículos con sus

respectivos datos (ver figura 10).

2. ARTICULOS CON EXISTENCIA. Similar a la opción anterior pero en

este caso sólo se listan o muestran aquellos artículos que contiene o

posee existencia (ver figura 11).


3. ARTICULOS CON NECESIDAD DE REPOSICION. Funcionalmente

igual a la opción de artículos con existencia, pero en este caso se

relacionan sólo aquellos artículos que es necesario reponer o comprar

pues su existencia actual está por debajo (es inferior) al stock mínimo

deseado (ver figura 12).

Después de la opción de reportes dentro de la barra de secciones, aparecen dos

opciones muy similares y que en principio manejan la misma información

mostrada en el último de los reportes relacionados anteriormente (necesidad de

reposición). La primera de las opciones (enviar pedido de reposición por

correo electrónico), como su nombre lo indica, permite enviar un listado

(como fichero en formato Microsoft Word) con aquellos productos que es

necesario reponer y la cantidad mínima parar cubrir lo requerido, o sea, un

pedido. Esta opción es muy útil, pues permite enviar directamente a la central

de la compañía en caso de ser una cadena de establecimientos el pedido para

surtir el almacén. Ver figuras 13 y 14 que ilustran el correo electrónico con el

pedido generado automáticamente. Esta opción es opcional el software dispone

de otros mecanismos más eficaces para realizar esta labor.

Muy similar a esta opción antes descrita, está la de crear un pedido de forma

automática con estos mismos artículos. Este pedido, como es lógico, contendría

como artículos (en su composición) los deficitarios y como cantidades por cada

uno de ellos la requerida para completar el stock mínimo. Esta opción es una

variante más especializada para realizar los pedidos pues nos lo lleva a la

sección de pedidos y desde esa sección lo llevamos a compras

automáticamente con nuestro asistente de compras ver sección de pedidos.

Además lo podemos imprimir en la sección de pedidos con anterioridad a la

compra y realizar un análisis más profundo de los artículos con necesidad de

reposición, y escoger de ellos los que realmente se requieran (esto se explicará

con un poco más de detalle en la sección de pedidos, donde se explica todas

las facilidades sobre pedidos).

***** MANUAL DE USUARIO ***** Página 32 de 154 Como último par de acciones, y no menos importantes, las de salvar y restaurar

los datos de artículos y familias. Ellas permiten el poder tener copias de

seguridad con la valiosa información ya introducida y de un valor incuestionable

para la empresa o negocio, además de permitir el intercambio de información

entre personas o centro de una misma empresa que operen distantes el mismo

sistema Chefexact Restaurant.

Figura 10: Reporte del maestro o clasificador de artículos (todos).


Figura 11: Reporte de los artículos con existencia.

Figura 12: Reporte de los artículos con necesidad de reposición.


Figura 13: Mensaje generado automática con la necesidad de reposición.

Figura 14: Fichero adjunto del mensaje (generado automáticamente).


PEDIDOS

Una de las funciones más realizadas en la gestión de cocina o ventas

gastronómicas lo constituyen los pedidos. Un mal manejo de los recursos

conduce, sin duda alguna, a una ineficiencia inevitable, es por ello que una

correcta elaboración de los pedidos constituye la base fundamental para un

buen control.

Para una correcta elaboración de un pedido:

Chefexact Restaurant brinda una sofisticada sección de pedidos que permite

una confección, mantenimiento y gestión de una manera sencilla y muy

profesional con un control minucioso de las cantidades e importes, propiciando

rendimientos sorprendentes.

Para la gestión de pedidos, Chefexact Restaurant ofrece, las opciones

desplegadas dentro de la barra de secciones, funciones básicas y extendidas,

tal y como se muestra en la figura 15.


Solicitar el pedido actual a almacén, salvando los datos en la secciónde Confirmaciones para corrección de cantidades en despacho odéficit de productos.

Agregar un nuevo pedido al sistema

Modificar la descripción del pedido actual

Eliminar el pedido actual

Desplegar menú con las diferentes opciones de impresiónpara la sección de pedidos

Fijar el stock mínimo (existencia mínima deseada) por artículo a travésde los datos del pedido actual

Restaurar los pedidos salvado previamente hacia un fichero

Salvar los datos actuales de los pedidos hacia un fichero

Envíar el pedido actual o los pedidos seleccionadas por correoelectrónico (adjunto como fichero en el mensaje) hacia el proveedorseleccionado

Muestra un diagrama con los 20 productos que más inciden en elpedido (muy útil para de una forma rápida detectar los productosque más deterioran el coste).

Figura 15: Funciones suministradas para la gestión de pedidos.

Básicamente se pueden elaborar dos tipos de pedidos fundamentales.

Pedidos a almacén.

No son más que los pedidos diarios, o sea, a aquellos que necesita el Chef o

responsable de un punto de venta para servir o dar de comer una cantidad

determinada de comensales en caso de que en el negocio se realicen

despachos de productos internos. Es decir por tener almacenes centrales

como suele ocurrir en muchos hoteles, o negocios grandes, si no es así no

es necesario realizar este tipo de pedido, y lo realizaríamos como se explica

seguidamente.

***** MANUAL DE USUARIO ***** Página 37 de 154 Pedidos externos o a proveedores.

Son los pedidos que se necesita hacer, para reponer las cantidades

consumidas en el restaurant o negocio). En otras palabras, es el pedido

que necesita hacer el establecimiento para mantener su stock de

productos.

En la figura 16 se muestra una vista de cómo luce la sección de pedidos.

14 15 16 17 2118 19 20

22

23 24 25 26

13

1

2

3 64

58

9

107 11

12

27

Figura 16: Confección de pedidos.

***** MANUAL DE USUARIO ***** Página 38 de 154 De la figura anterior, cada punto se corresponde con:

1 En el área señalada por este punto muestra el icono (dibujo) que

identifica la sección de pedidos y el título de la misma, lo cual permite de

una forma muy fácil identificar en donde nos encontramos en cada

momento.

2 Lista desplegable en la cual se muestran todos los pedidos incorporados o

introducidos al sistema. De cada uno de ellos se muestra el identificador

válido asignado por el sistema y su descripción o nombre. Está lista de

muy importante, pues permite conmutar o cambiar cada vez que se

quiera o sea necesario de un pedido a otro, lo cual provoca que se

actualicen de forma automática el resto de los controles de la sección con

los datos del nuevo pedido seleccionado. Es importante destacar que,

para una localización más efectiva y rápida de los pedidos, éstos se

encuentran ubicados u organizados en orden alfabético por su nombre.

7 Similar al punto 2 pero para las hojas del pedido actual.

8 Botón que permite agregar una nueva hoja al pedido actual.

9 Botón que permite eliminar la hoja actual del pedido vigente.

10 Botón que al pulsarlo muestra una venta para modificar (especificar) la

descripción de la hoja actual.

11 Similar al consumo total del punto 6, pero limitado a la hoja actual. Esto

es un dato muy útil, pues permite localizar de una forma rápida y sencilla

donde se encuentran las mayores incidencias en los totales de consumos.

***** MANUAL DE USUARIO ***** Página 39 de 154 12 Permite, conjuntamente con el botón que se encuentra a su lado

derecho, aumentar de forma automática un por ciento determinado a

todos los artículos que componen la hoja actual. Esto es útil cuando por

determinadas razones se quiere provocar un consumo adicional en toda

la hoja del pedido.

13 Se corresponde con el área donde realmente se muestran los artículos

que componen el pedido. En cada momento se muestran solamente los

artículos que componen la hoja actual. A medida que se va cambiando, o

bien de pedido o de hoja, se van actualizando los artículos que se

muestran. En los subsiguientes puntos se especifican los datos de cada

uno de los productos.

14 Código del producto.

15 Descripción del producto.

16 Unidad de Medida del producto.

17 Precio unitario del artículo en el momento de la confección del pedido.

18 Por ciento de Incremento. Se corresponde con un margen adicional fijado

por producto, lo cual causa un por ciento adicional en el consumo del

artículo en cuestión. Si se quiere aumentar de forma automática a todos

los productos un determinado por ciento se hace a través del punto 12

(donde se imputa dicho valor) y se efectúa la operación. Si se quiere

aumentar sólo a determinados artículos, se realiza manualmente,

parándose en la casilla % y marcando el valor manualmente.

***** MANUAL DE USUARIO ***** Página 40 de 154 20 Casilla de marcado donde se selecciona si el producto se va a emplear o

no. Esto permite que si en determinado momento si se decide no

emplear uno o varios productos, no es necesario eliminarlos de la hoja,

sino que sencillamente se deshabilitan y automáticamente no influyen

(aportan) en el consumo y las cantidades del mismo.

21 Disponibilidad. Esta valiosa columna muestra en cada momento la

disponibilidad actual del producto en almacén (si se tiene conexión con

almacén se muestra el resultante de descontar de la columna ALMACEN

en la sección de artículos el valor solicitado y nos muestra si hay

existencia o no, en caso de no tener conexión, como es lo habitual en la

mayoría de los establecimientos nos muestra las (EXISTENCIA) de

Chefexact al descontar la cantidad solicitada. Para mayor comprensión

pongamos el siguiente ejemplo: supongamos que tenemos que emplear

un producto, cuya existencia actual es de 10 unidades y requerimos en el

pedido 15 unidades, en este caso se muestra en esta columna -5, lo que

significa que abra un sobre giro de 5 unidades de ese producto en el

pedido.

22 Barra de navegación. Para mayor información ver explicación sobre la

barra de navegación en la sección de artículos.

23 Botón que permite incorporar productos a las hojas de pedidos. Al

pulsarlo despliega una ventana que permite, de una forma sencilla y

precisa, incorporar artículos a la hoja de pedido actual. Este punto se

explicará con profundidad más adelante.

26 Da la posibilidad de actualizar los precios y/o descripción de los productos

que componen a la hoja actualmente seleccionada con los valores

vigentes o actualizados. Esto es muy importante, pues permite darle

continuidad a un pedido y hacerlo reutilizable si queremos.

***** MANUAL DE USUARIO ***** Página 41 de 154 27 Redondeo. Opción de mucha utilidad, pues permite realizar los cálculos,

stocks y reportes para los pedidos con aproximación por exceso en una

unidad decimal para las cantidades seleccionadas. Esto permite que las

cantidades solicitadas sean exactas.

Una vez creadas tantos pedidos y hojas como sea necesario se procede a

agregarles los productos a las hojas tantos como se necesiten para

confeccionar los pedidos. (A cada una por separado)

4 5 6 7 8

14

15

1 2

9

10 11 12 13

3

Figura 17: Ventana que permite agregar productos a las hojas de pedido.

Chefexact Restaurant brinda una amplia gama de reportes para la sección de

pedidos. Los reportes generados pueden ser agrupados en tres categorías

fundamentales de acuerdo a su alcance, mostrándose en el menú desplegado

para impresión de la siguiente forma:


HOJA ACTUAL.

UTILIZADOS.

En este reporte se muestran sólo aquellos productos que han

sido marcados para confeccionar la hoja del pedido (ver

columna 20 de la figura 16). En la figura 20 se puede

apreciar un ejemplo de este reporte listo para imprimirse.

TODOS.

Muestra todos los productos que conforman la hoja del

pedido, sin importar si están marcados o no. Este reporte se

puede apreciar en la figura 21. Nótese que se marcan

aquellos productos que realmente se utilizan.

TOTALIZADO.

En este reporte se muestran sólo aquellos productos

seleccionados en la hoja del pedido y se totalizan por código,

o sea, si un producto aparece más de una vez, entonces se

suman sus gramajes. Estos es un reporte muy útil, pues en

ocasiones es conveniente desglosar en las hojas del pedidos,

los productos para poder repartir los productos a las

diferentes personas que elaborarán los platos, pero a la hora

de hacer el pedido final a almacén de todos los productos se

necesita contar las cantidades finales (totalizadas) para hacer

un solo pedido que contemple todo lo necesitado y lo

integre. Un ejemplo de este reporte se puede apreciar en la

figura 22.


PEDIDO.

UTILIZADOS.

En este reporte se muestran sólo aquellos productos que han

sido marcados para confeccionar el pedido. En la figura 23 se

puede apreciar un ejemplo de este reporte listo para

imprimirse.

TODOS.

Muestra todos los productos que conforman el pedido, sin

importar si están marcados o no. Este reporte se puede

apreciar en la figura 24. Nótese que se marcan aquellos

productos que realmente se utilizan.

TOTALIZADO.

En este reporte se muestran sólo aquellos productos

seleccionados, pero se totalizan por código, o sea, si un

producto aparece más de una vez, entonces se suman sus

gramajes. Estos es un reporte muy útil, pues en ocasiones es

conveniente desglosar en los pedidos los productos en

diferentes hojas de pedido para poder repartir los productos

a las diferentes personas o áreas en que se elaborarán los

platos, pero a la hora de hacer el pedido final a almacén de

todos los productos se necesita contar con las cantidades

finales (totalizadas) para hacer un solo pedido que

contemple todo lo necesitado y lo integre. Un ejemplo de

este reporte se puede apreciar en la figura 25.


INTEGRAR. Esta opción permite unir varios pedidos en un solo

reporte, donde aparecen los valores totales de cada producto, o sea,

el correspondiente a la suma de todos ellos (ver figura 26). Al

ejecutar esta opción se muestra una ventana (ver figura 18) con

todos los pedidos disponibles (excepto el pedido actual, que por

defecto ya va incluido). Esta opción es muy importante para realizar

un único pedido general, para unir los pedidos de varios puntos de

venta o de distintos establecimientos de la misma compañía.

Figura 18: Integración de múltiples pedidos.

Otra de las funciones desplegadas en la barra de herramientas para la sección

de pedidos es la de Solicitud de Pedidos, es con esta función con la que

solicitamos el pedido y lo archivamos (en el sistema) en la sección de

Confirmación para corregir las cantidades finales despachadas por Almacén en

caso como hemos explicado si realicemos pedidos internos , además de los

datos básicos del pedido, como para que se solicita (ver figura 19) la fecha de

ejecución (despacho) numeración , hora etc.… en el empleo dado al pedido se

puede poner una observación, la cual puede ser muy importante para

especificar detalles propios de ese pedido y que es necesario guardar. En

cuanto al empleo o uso dado al pedido debemos destacar que existen varios

***** MANUAL DE USUARIO ***** Página 45 de 154 tipos: restaurant, banquete, comedor de empleados o contra conceptos de

presupuesto. En el caso de uso para, restaurant, banquete o empleados, se

indica para qué se utilizó el pedido y queda reflejado en su casilla

correspondiente.

En caso en que se escoja como forma de cargo o uso de un concepto de

presupuesto, se estará marcando el pedido a solicitar para análisis del

cumplimiento del presupuesto establecido, no tomándose en cuenta para el

cálculo de los costes propiamente. Ver sección de Presupuesto.

Así mismo el sistema brinda la cómoda opción de poder transferir un pedido

para proveedores a la sección de compras de forma automática, habilitando la

casilla de compras y poderlo realizar de forma asistida es decir por mejor

proveedor y precio y producto recomendamos esta valiosa función pues los

ahorros en compras son sorprendentes.

Con esta opción se evita compras a proveedores muy caros de esta forma

siempre nos sugiere el mejor y nos lo manda a compras desglosado por

proveedores de forma automática, y de esta forma ya no hay que darle

entrada manual al mismo (pedido) por la sección de compras, pues nos lo

traslada a esta sección automáticamente , una vez que está en esta sección de

compras lo confrontamos, con las entradas correctas y lo confirmarnos a

existencias de Chefexact automáticamente, realizando esta operación en

segundos y sin fallos.

Existen conceptos o gastos incurridos en las operaciones de cualquier

establecimiento o empresa que caen fuera de los costes propiamente de la

gestión gastronómica. Esta razón es por la cual se ha incorporado en el sistema

una sección para la planificación, establecimiento y gestión de los presupuestos

de operaciones.

***** MANUAL DE USUARIO ***** Página 46 de 154 Otra opción es la posibilidad de mandar mail con los pedidos En la figura 27 se

muestra una vista del documento generado (listo para enviarse) con los datos

del pedido.

Sin lugar a dudas, la tarea de deducir los stocks mínimos es una tarea que no

es nada sencilla, pues estos valores se deducen de consumos medios en

periodos de tiempo válidos y efectivos para la reposición. De cualquier manera,

realizar estos cálculos de forma manual resulta muy engorroso. Es por ello que

Chefexact Restaurant incluye en la sección ventas el poder crear pedidos

automáticos según consumos de ficha técnica y llevarlos de forma automática a

la sección de pedidos, para que si quiere fije los consumos de ese periodo como

stock mínimo, a través de una opción, entre las desplegadas en la barra de

secciones, que permite fijar los stocks a través de los valores contenidos en el

pedido, permitiendo tres opciones: de la hoja de pedidos actual, de todo el

pedido actual (todas las hojas del pedido) o lo resultante de la unificación o

integración de varios pedidos.


Figura 19: Solicitud de pedidos.

Figura 20: Reporte de hoja del pedido a almacén (sólo los marcados).


Figura 21: Reporte de la hoja del pedido (todos los productos).

Figura 22: Reporte de la hoja del pedido totalizado por artículos.


Figura 23: Reporte de pedido a almacén (sólo los productos marcados).

Figura 24: Reporte del pedido (todos los productos).


Figura 25: Reporte del pedido totalizado por artículos.

Figura 26: Pedidos unificados (integración de varios pedidos en uno solo).


Figura 27: Fichero adjunto con los datos del pedido a enviar por correo.

Figura 28: Diagrama de incidencia de artículos en el pedido.


FICHAS TÉCNICAS

Las fichas técnicas (escandallos o recetas) juegan un papel sumamente

importante en cualquier establecimiento de servicios gastronómicos. Ellas

permiten, además de fijar un estándar por plato o producto que se ofrezca,

ofrecen además un control de los recursos y los gastos asociados con las

ventas.

Chefexact Restaurant incorpora toda una sección destinada a la gestión de las

fichas técnicas, abarcando todo el espectro de opciones y facilidades necesarias

para la confección y mantenimiento de recetas.

La sección de fichas técnicas, como su nombre lo indica, permite una

confección fácil y con la certeza necesaria para conocer en cada momento los

posibles beneficios de las ventas de estos productos elaborados, además de

servir como fuente para la elaboración de banquetes, bodas, eventos (ver en la

siguiente sección).

En la figura 29 se muestra una vista del área de trabajo de la sección de fichas

técnicas, la cual, como se puede apreciar, muestra un ambiente con varias

aspectos coincidentes a la de la sección de pedidos.

En el sistema se pueden elaborar tantas fichas como se desee, permitiendo de

esta manera que usted tenga en un formato confiable todo su recetario,

pudiéndola llevar donde usted desee sin tener que cargar con el tedioso

montón de papeles, pues una vez montadas las bases de datos, usted puede

salvarlas y restaurarlas tantas veces como le sea necesario, así como

intercambiar con otros profesionales del sector, enviándolas por correo

electrónico. A la central de la compañía en caso de ser una cadena de

establecimientos


1

2

3

4

25 26

12

5

13 14 15 16 17 1918 20 21

9 10 11

8

7

24

23

6

22

27

Figura 29: Vista del área de trabajo de la sección de fichas técnicas.

De la figura anterior, cada punto se corresponde con:

1 Icono y título que identifica la sección de fichas técnicas.

2 Lista desplegable en la cual se muestran todas las fichas técnicas

incorporadas o introducidas al sistema. De cada una de ellas se muestra

su identificador válido asignado por el sistema y su nombre. Permite

cambiar cada vez que se quiera o sea necesario de una ficha a otra, lo

cual provoca que se actualicen de forma automática el resto de los

controles de la sección con los datos de la nueva ficha seleccionada. La

disposición o ubicación de las fichas dentro de la lista es según su orden

alfabético.

***** MANUAL DE USUARIO ***** Página 54 de 154 3 En esta área se encuentran los datos generales de la ficha técnica. Está

región contiene información importante que permite, en cada momento,

valorar los resultados que arroja la confección de la receta. Los aspectos

que en ella se contemplan son:

Precio según ficha.

Es el precio básico que se obtiene en la confección de la ficha,

mediante los consumos y precios de cada artículo y la aplicación

del ratio correspondiente.

% Descuento en venta.

Es un valor imputable, o sea, para introducir opcionalmente si

queremos. Determina el por ciento de descuento que se le aplicará

al importe total de la ficha para deducir el precio de venta final.

Valores negativos indican incrementos en el precio final.

Precio de venta final.

Precio de venta que se obtiene de quitar del precio básico el por

ciento de descuento en venta.

Media de ratios.

Cálculo automático del promedio de ratios aplicados a la ficha.

Consumo total.

Consumo total de la ficha a precio de costo, o sea, sin aplicarle a

los artículos sus respectivos ratios de venta. Similar a los pedidos.

Beneficio bruto.

Ganancia bruta que se obtiene de deducir (quitar) del precio de

venta final, el valor de la ficha a precio de costo (consumo total).


Costo por moneda.

Es la razón entre el importe a precio de costo (consumo total) y el

precio de venta final de la ficha. Para mayor información, consultar

en la sección de pedidos cómo se obtiene este valor.

Costo por ración.

Es el costo total de la ficha entre la cantidad de raciones.

Peso total.

Es el peso que se obtiene de sumar las cantidades útiles

(utilizables) de cada producto. Este valor se emplea conjuntamente

con el peso por ración para deducir la cantidad de raciones que se

obtiene de la ficha técnica (receta).

Con excepción de % de descuento, el resto de los valores son calculados

de forma automática, o sea, a medida que se va confeccionando la ficha

se van actualizando.

4 Región en la cual se puede imputar o calcular las raciones que se

obtendrán de la ficha, así como el precio de cada ración.

Peso por ración.

Valor que puede resultar muy útil para deducir la cantidad de

raciones que se obtiene de una receta grande. Ejemplo:

bombones, bolas de helado, galletas, panes, pastelitos, etc.

Se calcula el valor deseado como sigue: se toma la suma de las

cantidades de cada producto empleado que compone la ficha y se

divide por el valor especificado (peso por ración). Trabaja

conjuntamente con el botón del punto 5, a través del cual se

obtiene el número de raciones. Es aconsejable pasar las cantidades

en las fichas a unidades que se puedan sumar fiablemente,

ejemplo: botellas de vino a litros, huevos (unidades) a gramos,

etc. y re calcular el precio. O fijarlo en artículos ya con ese valor.


Cantidad de raciones por ficha.

Especifica la cantidad de raciones que se obtiene de la ficha. Este

valor se puede obtener de forma automática o se puede fijar

manualmente (si se conoce) para obtener el precio de cada ración.

Precio por ración.

Es el valor resultante de dividir el precio total de las fichas entre la

cantidad de raciones que se obtiene de esta.

5 Ver explicación del punto 4 para comprender su funcionamiento.

6 En esta región es donde se imputan los ratios con que se confeccionará la

ficha. Es de vital importancia pues define los márgenes de ganancia. A

través de ellos es que se calcula el precio final de la ficha.

Para cada ratio se guarda:

ID (punto 9).

Identificador válido (único para la ficha) generado por el sistema y

asignado a cada ratio que se agrega o incorpora a la ficha.

Nombre (punto 10).

Descripción o nombre otorgado por el usuario al ratio. Esta

información se puede editar y modificar en la tabla de ratios.

Ratio (punto 11).

Valor numérico que indica el margen de ganancia que se le

aplicará a cada producto que lo emplee. Este valor se puede

modificar en la tabla de ratios de la ficha.


Además de estos tres puntos descritos anteriormente, se encuentran dos

botones que permiten el mantenimiento de los ratios, y ellos son:

AGREGAR (punto 7).

Permite agregar un nuevo ratio a la ficha, asignando de forma

automática y segura un identificador válido para el ratio a agregar.

Muestra una ventana que solicita descripción del ratio. Se fija, por

defecto, como valor del ratio introducido 1, para que el usuario lo

modifique y fije el valor deseado posteriormente.

CARGAR (punto 8).

Permite de una forma muy rápida y sencilla, descargar los ratios

que se encontraban en otra ficha (ya elaborada) sin tener que

introducir los valores manualmente, lo que como es lógico, elimina

las posibilidades de cometer algún error al introducir los valores y

agiliza mucho el trabajo. Al presionar este botón, se muestra una

ventana (ver figura 30) que contiene una lista desplegable con

todas las fichas del sistema (por supuesto, sin la ficha actual) de la

cual se escoge la que contiene los ratios que se desean descargar.

Para eliminar algún ratio que se haya introducido por error o que ya no

se desee, se procede de forma análoga a como se hace en la sección de

artículos y pedidos por los productos.


que componen la ficha técnica. En los subsiguientes puntos se especifican

los datos de cada uno de los productos.

13 Ratio de la ficha. Al situarnos en cada casilla de esta columna, la celda se

convierte en una lista desplegable, en la cual están contenidos todos los

ratios introducidos. De ella se selecciona el ratio deseado para el

producto de la fila.


Esta forma de trabajo permite eliminar la posibilidad de errores al fijar el

ratios de cada producto, pues no se trabaja con su valor físico, sino con

una referencia al ratio, lo que es muy sencillo, y para los cálculos trabajo

es igual a si se imputará el valor como tal.

Otra gran ventaja es que si queremos actualizar un determinado ratio, no

es necesario ir artículo por artículo, sino que basta con actualizarlo en la

columna 11 de la sección 6 de ratios y este se propagará por toda la ficha

y recalcula todos sus valores.

14 Código del artículo introducido en la ficha.

15 Descripción del artículo.

16 Unidad de Medida.

17 Precio unitario del artículo en el momento de la confección de la ficha.

18 Cantidad a emplear.

19 Merma.

No es más que la pérdida en peso que produce el producto durante la

confección de la ficha. Ejemplo de ello es la descongelación de carnicol,

vegetales, etc.

20 No aprovechable.

Valor que indica la cantidad no útil del producto y que se debe desechar

para confeccionar el producto final (ficha técnica). Ejemplo: nervios,

grasa, cáscaras en frutas, etc.

21 Valor añadido.

Es un valor que se le puede agregar al producto por encima de lo que

produce. Puede resultar útil para productos que por determinadas

razones se hace muy difíciles de conseguir o caros.

***** MANUAL DE USUARIO ***** Página 59 de 154 22 Región donde se muestra la presentación o imagen de la ficha una vez

confeccionada. Esta opción es de una importancia notoria, pues permite

tener una idea de la presentación del producto final.

23 Permite cargar una foto de la ficha.

Chefexact Restaurant, además de poner en manos del usuario una

herramienta poderosa para cálculos precisos, permite tener recetarios con

fotos de los platos ya confeccionados, lo cual es muy útil.

A través de este punto se puede seleccionar un archivo JPG

correspondiente a una foto del plato. Dicha imagen se almacenará en las

bases de datos del sistema y se salvará con la información de la ficha,

permitiendo que se pueda enviar con el resto de la información y

trasportar muy fácil o intercambiar por correo electrónico.

24 Permite eliminar la imagen actual de la ficha.

25 Botón que permite incorporar artículos a la ficha. Al pulsarlo despliega

una venta que permite, de una forma sencilla y precisa, incorporar

artículos a la hoja de pedido actual. Para mayor información, ver

incorporación de artículos a los pedidos en la sección anterior.

26 Botón que da la posibilidad de actualizar los precios de los productos que

componen la ficha técnica. Esto es muy importante, pues permite darle

continuidad o vigencia a la ficha independientemente que cambien los

precios, pues no es necesario actualizar manualmente y no se corre el

riesgo de aportar valores erróneos con las valoraciones.

27 Este botón muestra una ventana en la cual se puede introducir un texto

con observaciones de la ficha técnica. Esta opción es muy útil, pues aquí

se puede dar una explicación detallada de la elaboración o modo de

confección (preparación) de la receta, exponiéndose cuestiones técnicas y

pasos a seguir para obtener los resultados deseados.


Figura 30: Selección de ficha técnica para descargar ratios.

Al fijar la cantidad a emplear de determinado producto en una ficha técnica o

banquete si no podemos ponerlo en gr, kg, ltr, cl. etc. , por ser por ejemplo

un barril de cerveza, botellas, latas etc., en lugar de poner la cantidad, lo que

se imputa es la porción que se emplea de la unidad o mejor dicho que parte de

la unidad (como un todo) se está utilizando. Por ejemplo, supongamos que de

determinado producto por ejemplo botella de brandy, y se emplean 100mL. En

este caso si el código del producto esta expresado en 1L (1000mL) el cálculo

sería:

100 mL / 1000 mL = 0.1 partes, que es lo equivalente a 100mL en 1000mL,

imputándose en la ficha 0.1 en vez de 100.

Ahora bien, si el código hubiese contenido (capacidad) 750mL, resultaría:

100 mL / 750 mL = 0.1333 partes, que es lo equivalente a 100mL en 750mL,

imputándose en la ficha 0.1333 en vez de 100.

Para que quede más claro pongamos otro ejemplo: supongamos que de

determinado producto empleamos 250g y viene en latas de 2kg, el cálculo

resultaría:

250g / 2000g = 0.125 partes, que es lo equivalente a 250g en 2kg,

imputándose en la ficha 0.125 en vez de 250. Nótese que ambas cantidades

***** MANUAL DE USUARIO ***** Página 61 de 154 deben estar expresadas en la misma unidad de medida. En este caso se

convirtió 2kg en 2000g.

El cálculo de las cantidades a emplear de estos producto en la confección de las

fichas técnicas, se realiza del modo antes descrito, cuando los artículos están

expresados en cantidades unitarias, tales como lata, botella, pomo, barriles de

cerveza, etc., y se necesita expresarlas en unidades de venta para elaborar

determinada receta trago o plato. Y que nos den las unidades necesarias a

pedir en los pedidos y las unidades gastadas en estudios de consumo, de esta

manera sabríamos no los litros de cerveza que gastamos o tenemos que pedir,

sino los barriles o botellas o cualquier otro articulo

En la figura 31 se aprecia las funciones u opciones que se despliegan en la

barra de secciones, y que son aplicables a las fichas técnicas.

Restaura las fichas técnicas salvadas previamente hacia un fichero

Salva los datos actuales de las fichas técnicas hacia un fichero

Reporte / Diagrama de incidencia en consumos de los artículos(de acuerdo a su valoración) en la ficha técnica

Reporte de la confección de la ficha de técnica

Agregar una nueva ficha técnica al sistema

Modificar la descripción de la ficha técnica actual

Elimina el ficha técnica actual

Figura 31: Opciones desplegadas en la barra de secciones para fichas.

***** MANUAL DE USUARIO ***** Página 62 de 154 Como se puede apreciar en la figura anterior, Chefexact Restaurant brinda dos

tipos de reportes sobre las fichas técnicas.

REPORTE DE CONFECCION DE FICHA TECNICA (figura 32).

Este reporte contiene, además de los datos generales de la ficha (explicados

anteriormente), información sobre:

Artículos que componen la ficha.

Cantidades a emplear por artículo.

Ratios aplicados.

Merma.

Cantidad no aprovechable.

Valor añadido.

D educción por artículo de…

Rendimiento por artículo.

Precio neto del rendimiento.

Importe de la cantidad empleada.

Costo por unidad monetaria del artículo (según consumo).

DIAGRAMA DE INCIDENCIA EN CONSUMOS DE LA FICHA (figura 33).

Este diagrama tiene una importancia notoria, pues permite, de una forma

muy sencilla, reflexionar sobre aquellos artículos y sus consumos que

encarecen más la confección de la ficha. En él se muestran, a modo de

barras verticales, por cada artículo que compone la ficha, su importe final.


Figura 32: Reporte de ficha técnica.

Figura 33: Reporte (diagrama) de incidencias en consumos.


BANQUETES

La celebración de congresos, juntas, reuniones, bodas, eventos, etc., acarrea

(por lo general) la celebración de banquetes, Coffee Break, entre otras

actividades, lo cual hace que estas se conviertan en una actividad frecuente en

el ámbito gastronómico.

Dado el volumen de platos u ofertas que en estas actividades se maneja, su

confección y control se hace una tarea ardua, es por ello que el chef o

especialista a cargo de dicha actividad necesita un soporte (ayuda) para

representar y desempeñar tan precisa labor, y que le permita de forma

preventiva, estimar los consumos (pedidos, gasto de personal, teléfono,

alquiler, etc.) en los cuales va a incurrir, además de los pedidos que debe hacer

para la elaboración de las ofertas.

Chefexact Restaurant incorpora una sección completa a este tema, poniendo en

manos del usuario (especialista que opera el sistema) todas las herramientas

necesarias para hacer que este tipo de actividades (banquetes) se conviertan

en operaciones altamente rentables.

La sección de banquetes, como su nombre lo indica, permite la confección,

mantenimiento y gestión de banquetes, menús, bodas, eventos y estimar con

un alto grado de exactitud, los beneficios o ganancias que se pueden obtener.

En Chefexact Restaurant cada banquete consta de tres partes fundamentales:

Datos generales.

Grupo de ratios.

Conjunto de platos u ofertas.

***** MANUAL DE USUARIO ***** Página 65 de 154 En la figura 34 se muestra una vista general de la sección, y se detallan cada

una de sus partes.

1

2

3

24 25

12

13 14 15 16 17 1918 20

7 8 9

6

5

23

22

4

21

10 11

26

27

Figura 34: Confección de banquetes.

El funcionamiento de la sección de banquetes tiene muchas analogías con la

sección de fichas y con la de pedidos. De una parte, funciona similar a las

fichas con los ratios y algunos aspectos de los datos generales, además que

cada plato u oferta en realidad viene siendo una ficha técnica, pues describe los

consumos a incurrir en la confección de la misma. Por otro lado, el

funcionamiento de dichas ofertas se manipula de forma análoga a como se

hace en la sección de pedidos con las hojas, o sea, se introducen tantas ofertas

como se necesiten o se vayan a realizar y se va alternando de una a otra tanto

como se quiera.

***** MANUAL DE USUARIO ***** Página 66 de 154 En relación a los banquetes es válido destacar que:

Por artículo sólo se especifica la cantidad bruta, a diferencia de las fichas

que se imputan además la merma, la cantidad no aprovechable y el valor

agregado.

La cantidad especificada es para un PAX. Recuérdese que para las fichas

es posible confeccionarlas para más de un PAX.

A continuación se procede a explicar en detalle cada uno de los puntos

representados en la figura 34.

1 Icono y título que identifica la sección de banquetes.

2 Lista desplegable en la cual se muestran todos los banquetes

incorporados o introducidos en el sistema. De cada uno de ellos se

muestra su identificador válido asignado por el sistema y su nombre.

Permite cambiar cada vez que se quiera o sea necesario de un banquete

a otro, lo cual provoca que se actualicen de forma automática el resto de

los controles de la sección con los datos del nuevo banquete

seleccionado. La disposición o ubicación de los banquetes dentro de la

lista es según su orden alfabético.

3 En esta área se encuentran los datos generales del banquete. Está región

contiene información importante que permite, en cada momento, valorar

los resultados que arroja el montaje del banquete. Los aspectos que en

ella se contemplan son:

Previsión de Clientes.

Estimado de PAX o comensales que asistirá al banquete.


Consumo del Pedido (Banquete).

No es más que el consumo o gasto total en que se incurre para la

preparación de los platos u ofertas del banquete. Se deduce

(obtiene) de la suma, para cada artículo, de la multiplicación del

precio unitario, con la cantidad a emplear, y todo esto multiplicado

por la cantidad total de comensales, en otras palabras, se valora el

banquete, oferta por oferta, especificado para un cliente y se

multiplica por la cantidad total de comensales, valorando de forma

global el banquete.

Precio de Venta por PAX.

Es el precio básico que se obtiene en la confección del banquete

para cada comensal, mediante los consumos y precios de cada

artículo y la aplicación de los ratios de venta correspondiente.

Precio de Venta Total.

Similar al precio de venta por PAX, pero aplicado a todos los

comensales, o sea, resulta de la multiplicación del precio de venta

por PAX con la previsión de clientes.

% Descuento en Venta.

Determina el por ciento de descuento que se le aplicará al importe

total (precio de venta total) del banquete para deducir el precio de

venta final. Valores negativos indican incrementos en el precio

final. Esta opción puede ser muy útil cuando se quiere negociar el

precio del evento (oferta) con un cliente.

Precio de venta final por PAX.

Precio de venta que se obtiene de quitar del precio de venta por

PAX, el por ciento de descuento en venta.


Precio de venta final.

Similar al valor anterior pero aplicado al precio de venta total. Este

valor define el importe final que se cobrará por el servicio.

Beneficio bruto.

Ganancia bruta que se obtiene de deducir (quitar) del precio de

venta final, el valor del banquete a precio de costo (consumo

total).

Media de ratios.

Cálculo automático del promedio de ratios aplicados en el

banquete.

Personal fijo.

Este aspecto recoge dos valores: especificación de la cantidad de

días por la que laboraron y el monto total de lo que se les pago en

el período. Con esto se deduce la cantidad que se le pago por día,

que es lo que se necesita para deducir el beneficio neto del

banquete.

Personal externo.

Monto total de lo que se pago al personal externo que se contrato.

Seguridad social.

Opera similar al personal fijo pero para la seguridad social.

Portadores energéticos.

Opera similar al personal fijo pero para los portadores energéticos.

Teléfono.

Similar al anterior.


Alquileres.

Similar al anterior.

Amortización.

Se imputa el por ciento de amortización que se aplicará. Este valor

define que parte del ingreso se utilizará para resarcir (cubrir) otros

gastos (roturas, etc.). Automáticamente se calcula, al lado de este

valor, el importe que representa este por ciento.

Otros gastos.

Es aquí donde se imputan todos los otros gastos en que se incurre

para la preparación del banquete y que no encaja con ninguno de

los conceptos antes descritos.

Beneficio neto.

Es el beneficio final que se obtendrá del banquete al deducir todos

los gastos, o sea, gastos en salarios, seguridad social, teléfonos,

portadores energéticos, alquileres y amortizar. En otras palabras,

es el dinero limpio que ingresamos sin compromisos o deuda de

pago alguna.

Costo por moneda.

Es la razón entre el importe a precio de costo (consumo total) y el

precio de venta final del banquete. Define los centavos (dinero)

que tenemos que emplear para ganar la unidad, es decir, un dólar

o euro, en dependencia de la moneda que se este empleando.

Costo por PAX.

Es el gasto que se incurre en cada PAX.


Los valores antes descritos son auto calculables: consumo del pedido,

precio de venta por PAX, precio de venta total, precio de venta final por

PAX, precio de venta final, beneficio bruto, media de ratios, beneficio

neto y el costo por moneda. El esto de los valores se imputan o

introducen por el usuario.

4 En esta región es donde se imputan los ratios con que se confeccionará el

banquete. Es de vital importancia pues define los márgenes de ganancia

(a través de ellos es que se calcula el precio final).

Para cada ratio se guarda:

ID (punto 7).

Identificador válido (único para el banquete) generado por el

sistema y asignado a cada ratio que se agrega o incorpora.

Nombre (punto 8).

Descripción o nombre otorgado por el usuario al ratio. Esta

información se puede editar y modificar en la tabla de ratios.

Ratio (punto 10).

Valor numérico que indica el margen de ganancia que se le

aplicará a cada producto que lo emplee. Este valor se puede

modificar en la tabla de ratios del banquete.

Además de estos tres puntos descritos anteriormente, se encuentran dos

botones que permiten el mantenimiento de los ratios, y ellos son:

AGREGAR (punto 5).

Permite agregar un nuevo ratio al banquete, asignando de forma

automática y segura un identificador válido para el ratio a agregar.

Muestra una ventana que solicita descripción del ratio. Se fija, por


defecto, como valor del ratio introducido 1, para que el usuario lo

modifique y fije el valor deseado posteriormente.

CARGAR (punto 6).

Permite de una forma muy rápida y sencilla, descargar los ratios

que se encontraban en otro banquete (ya elaborado) sin tener que

introducir los valores manualmente, lo que como es lógico, elimina

las posibilidades de cometer algún error al introducir los valores y

agiliza mucho el trabajo. Al presionar este botón, se muestra una

ventana (similar a la de la figura 30 para las fichas) que contiene

una lista desplegable con todos los banquetes del sistema (por

supuesto, sin incluir el banquete actual) de la cual se escoge la

que contiene los ratios que se desean descargar.

Para eliminar algún ratio que se haya introducido por error o que ya no

se desee, se procede de forma análoga a como se hace en la sección de

artículos y pedidos por los productos.

10 En esta región está contenida una lista desplegable con todos los platos y

ofertas que componen el banquete actual. A medida que se va

conmutando de uno a otro se van actualizando los datos de los artículos

que componen el nuevo plato seleccionado. Además se encuentran 4

botones para la gestión y mantenimiento de ofertas, que son:

Agregar.

Permite incorporar nuevos platos (en blanco) al banquete actual.

Eliminar.

Eliminar el plato actual y todo su contenido. Los datos del

banquete se actualizan automáticamente.


Modificar.

Permite cambiar el nombre o descripción del plato actual.

Traer ficha (se explica en el siguiente punto).

11 Este botón es de una importancia vital, pues permite la descarga o

incorporación al banquete de fichas ya existentes o elaboradas

en el sistema. Esto posibilita el no tener que montar el plato en el

pedido de banquetes si este ya fue confeccionado (previamente) en una

ficha técnica. Si transferimos los datos de la ficha a banquetes se le

agregan las cantidades brutas necesarias para un comensal (PAX) y el

valor neto resultante al confeccionar la receta (anteriormente se había

explicado).

Al realizar todas estas operaciones y cálculos de forma automática,

permite importar recetas grandes de la fichas a banquetes, y darnos una

precisión extraordinaria.


que componen la oferta o plato dentro del banquete actual. En los

subsiguientes puntos se especifican los datos de cada uno de los

artículos.

13 Ratio o margen comercial queremos darle al banquete. Al situarnos en

cada casilla de esta columna, la celda se convierte en una lista

desplegable, en la cual están contenidos todos los ratios o márgenes

comerciales introducidos. De ella se selecciona el ratio deseado para el

producto de la fila. Esta forma de trabajo permite eliminar la posibilidad

de errores al fijar el ratios de cada producto, pues no se trabaja con su

valor físico, sino con una referencia al ratio, lo que es muy sencillo, y

para los cálculos trabajo es igual a si se imputará el valor como tal.


Otra gran ventaja es que si queremos actualizar un determinado ratio, no

es necesario ir artículo por artículo, sino que basta con actualizarlo en la

columna 9 de la sección 4 de ratios y este se propagará por todo el

banquete (oferta por oferta) y recalcula todos sus valores.

14 Código del artículo introducido en el banquete.


16 Unidad de Medida.

17 Precio unitario del artículo en el momento de la confección del banquete

o de la última actualización realizada.

18 Cantidad a emplear del artículo para confección un plato (para un PAX).

19 Neto. Es el valor que resulta de descontar del peso bruto las mermas y

partes no aprovechables (ver sección de fichas). Este valor es opciones

imputarlo. En el caso que se descargue o importe automáticamente una

ficha para el banquete, dicho valor se calcula automáticamente.

20 Disponibilidad. Esta valiosa columna muestra en cada momento la

disponibilidad actual del producto en almacén al descontar la cantidad

solicitada. Para mayor información consultar la sección de pedidos. Ver

disponibilidad en la sección de pedidos para mayor información.

21 Región donde se muestra la presentación o imagen del plato u oferta

actual una vez confeccionado.

22 Permite cargar una foto del plato. A través de este punto se puede

seleccionar un archivo JPG correspondiente a una foto del plato. Dicha

imagen se almacenará en las bases de datos del sistema y se salvará con

la información del banquete, permitiendo que se pueda enviar con el

resto de la información y trasportar muy fácil o intercambiar por correo

electrónico.


23 Permite eliminar la imagen actual del plato.

24 Botón que permite incorporar artículos al banquete (oferta actual). Al

pulsarlo despliega una venta que permite, de una forma sencilla y

precisa, incorporar artículos al plato actual. Para mayor información, ver

incorporación de artículos a los pedidos en la sección anterior.

25 Botón que da la posibilidad de actualizar los precios de los productos que

componen el banquete (plato actual). Esto es muy importante, pues

permite darle continuidad o vigencia al banquete independientemente

que cambien los precios, pues no es necesario actualizar manualmente y

no se corre el riesgo de aportar valores erróneos con las valoraciones.

26 Esta check box permite el forzar o no a una nueva página entre plato y

plato en cada reporte de banquete. Es muy útil, pues quizás se necesite

repartir las hojas impresas del banquete entre varias personas (cocineros)

y si estas están una a continuación de la otra se hace complejo.

27 Similar al redondeo en los pedidos (ver sección de pedidos).

Además de todas las funciones expuestas anteriormente, Chefexact Restaurant

despliega en la barra de secciones varias opciones generales, las cuales se

muestran en la figura 35, y son muy similares a las de la sección de fichas

técnicas:

Mantenimiento: adicionar, modificar, eliminar.

Reportes.

Diagramas.

Salva / restaura de la información (datos).

***** MANUAL DE USUARIO ***** Página 75 de 154 Adicionalmente se agrega una opción de solicitud de banquetes, la cual, similar

a la opción con igual nombre en la sección de pedidos, permite solicitar los

consumos (en términos de artículos) en los cuales se incurre en el banquete,

mostrándose una ventana (ver figura 36) en la cual se solicita fecha en la cual

se produce el consumo y opcionalmente observaciones al respecto.

Restaura los banquetes salvados previamente hacia un fichero

Salva los datos actuales de los banquetes hacia un fichero

Reporte / Diagrama de incidencia en consumos de los artículos(de acuerdo a su valoración) en el banquete

Despliega menú con los diferentes reportes a obtener paralos banquetes

Agregar un nuevo banquete al sistema

Modificar la descripción del banquete actual

Elimina el banquete actual

Solicita el pedido de los productos a emplear en la confeccióndel banquete

Crea automáticamente un pedido (sección de pedidos) con losartículos (sus respectivas cantidades) que conforman elbanquete.

Figura 35: Opciones para banquetes desplegadas en la barra de secciones.


Figura 36: Solicitud de pedido de banquete.

Chefexact Restaurant genera una amplia gama de reportes para banquetes. A

continuación se ofrece una explicación de cada uno de ellos:

Reporte de la confección del banquete con presentación (foto). Esta

variante de reporte a su vez se subdivide en:

Reporte con encabezado (ver figura 37).

En este reporte aparecen, divididos por platos y ofertas, todos

los datos del banquete, incluyendo la tabla de cabecera son los

resultados finales del banquete, o sea, con los precios,

beneficios obtenidos, etc.

Otra versión de este mismo sin encabezado (figura 38). Este

se emplea para repartir entre los que confeccionaran las

ofertas del banquete, que no tienen por que saber las

ganancias que se obtendrán del mismo. Puede resultar muy

útil para poder distribuir bien todos los ingredientes que llevan

los diferentes platos.


Reporte de la confección del banquete sin presentación (foto). Este a

su vez se subdivide en dos reportes: con encabezado (figura 39) y sin

encabezado (figura 40). Funciona similar al grupo de reportes

anteriormente descrito con la única diferencia que no se muestra la

presentación o foto de cada uno de los platos que compone el

banquete.

Reporte de pedido. Este reporte resulta sumamente importe, pues a

través de la composición de cada una de las ofertas y la previsión de

clientes, determinar los artículos y las cantidades necesarias de cada

uno de ellos a solicitar al almacén (ver figura 41).

Diagrama de banquete. Permite tener una visión gráfica y rápida de

aquellos productos que más afectan en los gastos de preparación del

banquete (ver figura 42).

Figura 37: Reporte de banquete con encabeza y presentación (foto).


Figura 38: Reporte del banquete sin encabezado y con presentación.

Figura 39: Reporte de banquete con encabeza y sin presentación (foto).


Figura 40: Reporte del banquete sin encabezado y sin presentación.

Figura 41: Reporte de pedido para banquete.


Figura 42: Diagrama de incidencias en consumo del banquete.


ESTUDIO DE CLIENTES

En esta sección, como ya se había descrito anteriormente, permite realizar

estudios de comportamiento de afluencia de cliente y ventas a un determinado

restaurante servicio del establecimiento (ver figura 43), permitiendo con esto

el cálculo de:

TOTAL DE CLIENTES.

No es más que el total de clientes en el período especificado.

MEDIA DE CLIENTES.

Es el promedio de los clientes que han asistido. Es un valor muy útil, pues

permite en un momento dado estimar la media de clientes en determinado

punto de venta, y utilizar este valor para realizar el pedido correspondiente.

VOLUMEN TOTAL DE VENTAS.

Venta total del período especificado.

VENTA POR CLIENTE.

Venta media por cliente. Se obtiene de la división del volumen total de

ventas entre el total de clientes.

MEDIA DE RATIOS APLICADOS.

Promedio de los ratios aplicados.

CONSUMO (COSTO) por CLIENTE.

Es un valor de notable importancia para la deducción del per cápita por

cliente (presupuesto), y se deduce de quitar de la venta por cliente el ratio

aplicado. Este es el valor que se introduce en el pedido al ejecutar la acción

del botón CALCULAR que está al lado de la caja de edición del presupuesto

por cliente.


1

2

3

8

9

12

1011

1413

15

16

4 5 6 7

17

Figura 43: Introducción de datos – estudios de clientes.

A continuación se procede a explicar cada uno de los puntos que señalizados en

la figura 43.

1 Icono y título que identifica la sección de estudio de clientes y volúmenes

de venta.

2 Lista desplegable en la cual se muestran todos los estudios de clientes

incorporados o introducidos en el sistema. De cada uno de ellos se

muestra su identificador válido asignado por el sistema y su nombre.

Permite cambiar cada vez que se quiera o sea necesario de un estudio a

otro, lo cual provoca que se actualicen de forma automática el resto de

los controles de la sección con los datos del nuevo estudio seleccionado.

La disposición o ubicación de los estudios de consumo dentro de la lista

es según su orden alfabético.

***** MANUAL DE USUARIO ***** Página 83 de 154 3 Se corresponde con el área donde realmente se muestran los datos que

componen el estudio de clientes actual. En los subsiguientes puntos se

especifican las columnas a introducir para cada día del estudio.

4 Fecha en que se produce la acción, o sea, es la fecha para la cual se

están introduciendo los valores de la fila. Una vez que se introduce la

primera fecha del estudio, automáticamente el sistema, cuando se agrega

un nuevo registro en el estudio, asigna la fecha para este. Es decir, si la

primera fecha del estudio es 25/02/2006, cuando se agrega un nuevo

registro, el sistema asigna para este el 26/02/2006.

5 Número de clientes que asistieron al restaurant o evento en la fecha

especificada en la ficha (punto 4).

6 Venta total del día.

7 Ratio empleado o aplicado en el día para deducir los precios de venta.

8 En esta región se especifica el rango o período de fecha para el cual se

quiere mostrar el análisis, o sea, se especifica fecha inicial y final, lo cual

provoca (al modificarse) que se calcule de forma automática el resto de

los valores para el nuevo período especificado.

9 Se calcula de forma automática y contiene el total de clientes del período.

10 Contiene la cantidad media de clientes del período. Se calcula de la

división del total de clientes entre la cantidad de días contenidos en el

rango especificado.

11 Similar al punto 9 pero en este caso se corresponde con las ventas.

12 Correspondiente a la venta media por clientes, o sea, se divide el total de

las ventas del período entre el total de cliente.

***** MANUAL DE USUARIO ***** Página 84 de 154 13 Media de los ratios aplicados en el período.

14 Consumo a precio de costo por cliente. Resulta de la división venta media

por cliente entre la media de ratios aplicados.

15 Lista desplegable que permite elegir el parámetro sobre el cual se

construirá el diagrama, o sea, si se tomarán como datos para el diagrama

o bien la cantidad de clientes, las ventas o el ratio aplicado.

16 Región donde se muestra el diagrama en tiempo real de parámetro

especificado en el punto 15.

17 Permite captar (automáticamente) desde la sección de ventas hacia el

estudio de clientes, las ventas efectuadas para cada uno de los días que

componen el estudio.

Además de las opciones descritas anteriormente, para los estudios se tienen las

funciones que despliegan en la barra de secciones (ver figura 44).


Restaura los estudio de clientes salvados previamente hacia un fichero

Salva los datos actuales de los estudios de clientes hacia un fichero

Reporte / Diagrama por aspecto a evaluar (cantidad en unidades)en el estudio de clientes actual

Despliega menú con las diferentes opciones de reportes paralos estudios de clientes

Agregar un nuevo estudio de clientes al sistema

Modificar la descripción del estudio de clientes actual

Elimina el estudio de clientes actual

Figura 44: Funciones para estudios de clientes en la barra de secciones.

En cuanto a reportes, en esta sección se tienen:

ESTUDIO.

Muestra el reporte del estudio de clientes actual. Ver figura 45.

REPORTE MIXTO.

Es una combinación del reporte del estudio con el de diagramas, en el cual

se muestra la información (datos) en el rango especificado y además se

incluye el diagrama para el parámetro escogido.

DIAGRAMA.

Muestra el diagrama del estudio de clientes actual para el parámetro

escogido (clientes, ventas o ratios). Ver figuras 46, 47 y 48.


Figura 45: Reporte del estudio de clientes.

Figura 46: Diagrama de estudio de clientes (parámetro – clientes).


Figura 47: Diagrama de estudio de clientes (parámetro – ventas).

Figura 48: Diagrama de estudio de clientes (parámetro – ratios).


MAESTRO DE CODIGOS DE VENTA

En esta sección, como su nombre lo indica, se le da mantenimiento al maestro

de códigos de venta, o sea, de los productos a la venta y sus respectivos

precios.

Cada código de venta se enlaza con una y sólo una ficha técnica, y a su vez

esta ficha técnica podrá estar enlazada sólo con un código de venta. Este

enlace es de vital importancia para poder deducir a través de las ventas los

consumos de los artículos empleados para confeccionar estas ofertas.

En la figura 49 se muestra una vista del área de trabajo de esta sección.

2

11

3 4 5 6 7

1

8 9

10

14

12 13

Figura 49: Mantenimiento de códigos de venta y enlace con fichas técnicas.

***** MANUAL DE USUARIO ***** Página 89 de 154 A continuación se procede a explicar cada uno de los puntos señalados en la

figura 49:

1 Icono y título que identifica la sección de códigos de venta y enlace con

fichas técnicas.

2 Se corresponde con el área donde realmente se muestran los códigos de

venta introducidos en el sistema. En los subsiguientes puntos se

especifican las columnas a introducir para cada día del estudio.

3 Código de Venta del Producto (PLU).

4 Descripción del producto.

5 Precio de Venta.

6 Ficha con la cual esta enlazado el producto. Si está en blanco, como es

lógico, es que no esta enlazado, caso contrario, o sea, contiene un

número, este se corresponde con el código de la ficha asociada o

enlazada.

7 Descripción o nombre de la ficha con la que esta enlazado el producto

(ver punto 6).

8 Botón que permite enlazar el producto actualmente seleccionado (fila

actual del punto 2) con la ficha técnica actualmente seleccionada en el

punto 11. Una vez enlazado el producto con la ficha, esta última se

elimina del punto 11, pues ya no esta libre, o sea, ya esta enlazada con

un producto de venta.

9 Permite eliminar el enlace del producto actual con la ficha asociado. Una

vez que se ejecuta esta acción, si el producto estaba enlazado, se libera

la ficha, quedando nuevamente disponible en el punto 11.

***** MANUAL DE USUARIO ***** Página 90 de 154 10 En esta región se puede establecer un filtrado por descripción de los

códigos de venta. Esta opción es muy útil sobre todo cuando se tiene

gran cantidad de ofertas a la venta.

11 Región donde se encuentran todas la fichas técnicas introducidas en el

sistema y que actualmente no están enlazadas con ningún código de

venta. A continuación se explican las columnas que se muestran para

cada ficha técnica.

12 Código asignado por el sistema a la ficha técnica.

13 Descripción de la ficha técnica.

14 Similar al punto 10 pero para las fichas técnicas.

En la figura que se muestra a continuación (figura 50) se muestran las opciones

desplegadas en la barra de secciones y válidas para el maestro de códigos de

venta.

Restaura los datos referentes a códigos de ventasalvado previamente hacia un fichero

Salva los datos actuales de los códigos de venta y enlacescon fichas de técnicas hacia un fichero

Despliega un menú con las diferentes opciones de impresiónpara la sección del maestro de códigos

Figura 50: Opciones en la barra de secciones para los códigos de venta.

***** MANUAL DE USUARIO ***** Página 91 de 154 En cuanto a reportes para esta sección tenemos 3 tipos:

PENDIENTES DE ENLACE.

Muestra un reporte que contiene un listado con los códigos de ventas

introducidos en el sistema y que aún no tienen enlace con una ficha técnica.

Ver figura 51.

ENLAZADOS.

Similar al anterior pero para aquellos productos ya enlazados con fichas

técnicas. Ver figura 52.

TODOS.

Muestra un reporte que contiene todos los códigos de venta introducidos en

el sistema. Ver figura 53.

Figura 51: Códigos de Venta pendientes de enlace.


Figura 52: Códigos de Venta enlazados.

Figura 53: Maestro de Códigos de Venta (todos).


REGISTRO DE VENTAS

Como complemento a la sección anterior, y para aquellos negocios en los

cuales no se tenga una interfaz de enlace entre Terminales de Punto de Venta y

Chefexact Restaurant, se ofrece esta sección de registro manual de ventas, en

la cual se registran las operaciones de ventas realizadas, además se realizan

análisis de los consumos.

Es válido destacar que lo que se registra es un resumen de ventas por producto

ofertado, o sea, las cantidades vendidas de cada oferta. Para cada una de ellas

sólo es necesario imputar el código de venta o seleccionar aquellos productos

que fueron vendidos, y las cantidades respectivas. En la figura 54 se muestra

una vista del área de la sección de ventas.

1

2 3

4

5 76 8 9

10 11 12

Figura 54: Imputación manual de ventas diarias por turnos.

***** MANUAL DE USUARIO ***** Página 94 de 154 A continuación se procede a explicar cada uno de los puntos de la figura

anterior.

1 Icono y título que identifica la sección de registro de ventas.

2 Es donde se fija la fecha en la cual se imputarán (visualizarán) las ventas.

Es muy importante definir correctamente este valor, pues de lo contrario

se estarían introduciendo los valores en días erróneos.

3 Se define, en caso se que así se trabaje, el turno para el cual se estarían

registrando las ventas. En el sistema ofrece disponibilidad para cuatro

turnos de trabajo. En caso que no se empleen turnos en el punto de

venta, se procede a imputar o registrar todas las ventas en el primer

turno de trabajo.

4 Región donde se imputan o registran los valores correspondientes a las

ventas para el día y el turno de trabajo seleccionado. En los puntos

subsiguientes se explica el significado de cada uno de las columnas de la

tabla.

5 Define el código de venta del producto vendido. Es importante destacar

que sólo se podrán registrar ventas para aquellos productos (códigos)

que tengan enlazada correctamente una ficha técnica (ver sección

anterior) y, por supuesto, existan en el maestro de códigos de venta.

6 Descripción del código de venta. Este valor se rellena automáticamente al

imputar el código de venta y es de sólo lectura, o sea, de modo

informativo, pues el usuario no puede introducir ningún valor.

7 Similar al punto anterior pero para el caso del precio de venta.

8 Se corresponde con la cantidad vendida del producto y es imputado por

el usuario. Define el total de ventas en el turno del producto.

***** MANUAL DE USUARIO ***** Página 95 de 154 9 Se calcula automáticamente y contiene el subtotal o suma parcial del

producto, o sea, la valoración a precio de venta de las unidades vendidas

del producto.

10 Este botón permite que se incorporen de forma sencilla, los productos

que componen la venta. Para ello se despliega una ventana como la que

se muestra en la figura 55. Este aspecto se abordará con más

profundidad.

11 Valor calculado automáticamente que contiene la cantidad total o suma

total de todas las cantidades vendidas.

12 Similar al anterior, pero en este caso se expone el importe total de toda

la venta.

Abordando con más profundidad el registro de las ventas, y como ya se había

mencionado anteriormente, existen dos formas básicas:

1. Imputación manual.

Consiste en la introducción manual de las unidades de cada plato o

producto que tengamos enlazado y vendido. Se van anotando las

unidades (cantidades) a la tabla con ayuda de las comandas como si se

tratara de un releve clásico y una vez hecha esta operación

seguidamente rebaja de existencias activando el icono creado para tal

fin (punto 4 de la figura 54).

2. A través de una interfaz que vuelque las ventas desde su gestor de

venta, una vez realizada la operación se rebajan de existencias de igual

manera que explicamos en el punto 1.


3. Selección de los códigos que conforman la venta.

En este caso se despliega una ventana como la que se muestra en la

figura 55. Sólo se muestran aquellos códigos que están debidamente

enlazados con fichas técnicas y que no forman parte de los ya

registrados en la venta actual. En la figura 55 se marca en el punto

aquellos productos vendidos se agregan a la venta a través del punto 6.

De cualquier forma que se realice el registro o imputación de las ventas, el

resultado será el mismo.

Aunque recomendamos a ser posible integrar Chefexact Restaurant con el

software de ventas que se esté empleando en el establecimiento (en caso de

que se tenga) para ganar en eficiencia (disminuir trabajo humano y ganar en

certeza de información – disminuir posibilidades de errores), pues al tener una

interfaz que sea capaz de enlazar ambos sistemas se realizaría la transferencia

de forma automática. Para mayor información en cuanto al desarrollo de

interfaces con Chefexact Restaurant, consultar al final la sección de

“Integración con gestores de venta”. Nota: los esqueletos de la interfaz se

encuentran disponible y gratis pudiéndoselas descargar desde nuestra web

www.chefexac.com, o consultar con soporte técnico de Chefexact

http://www.chefexac.com/


12 53 4

6 7 Figura 55: Venta para la selección e imputación de los productos vendidos.

Además de las opciones mencionadas anteriormente, en la barra de secciones

se despliegan varias opciones para operaciones con las ventas, las cuales se

muestran en figura 56.

Restaura los datos referentes a las ventas salvado previamentehacia un fichero

Salva los datos actuales de las ventas hacia un fichero

Despliega un menú con las diferentes opciones de impresiónpara la sección de ventas

Opción para deducción de consumos a través de las ventas ylos enlaces de los códigos de venta con las fichas técnicas

Muestra diagrama correspondiente a las ventas, en dos modoso tipos de reportes: totales por producto o por fecha.

Eliminar ventas en un período especificado

Figura 56: Opciones desplegadas en la barra de secciones para las ventas.

***** MANUAL DE USUARIO ***** Página 98 de 154 Las tres primeras opciones de la figura 56 se corresponden con las posibilidades

de reportes de la sección, que básicamente son:

Reportes generales de las ventas. En ellos se muestran de varias formas

o en diferentes formatos los valores imputados como ventas (figura 57).

En este caso se selecciona el período que se quiere analizar, el turno de

venta que se quiere ver o todos los turnos y el tipo de reporte, que en

este caso puede ser uno de los siguientes:

Resumen de venta por producto.

En este caso se muestra un reporte que contempla las ventas

totalizadas por productos en el período especificado para el turno


Desglose de venta por producto por turno por fecha.

Similar al anterior pero detalla las ventas por turno por fecha (ver

figura 62).

Desglose de venta por turno por fecha.

Muestra un reporte donde se detallan las ventas de los turnos de

trabajo por fecha (ver figura 63).

Desglose de venta por fecha.

En este reporte se muestra el volumen de venta por día (figura 64).

Reportes de análisis de consumos. En este caso se realiza un análisis de

los consumos incurridos para la venta (figuras 58 y 59). Este punto se

analizará más adelante.

Diagramas de ventas. Permite analizar de forma gráfica las ventas, ya

sea por productos o por fecha en un período determinado (ver figura


60). En dependencia del tipo de diagrama seleccionado, se muestra el

gráfico deseado (ver figura 71 y 72).

Figura 57: Ventana de selección de reportes.

Para el caso de los análisis de consumos, la idea es tratar de deducir los

consumos teóricos, a través de las fichas técnicas enlazadas a los códigos de

venta, en los cuales se ha incurrido para la venta, es por ello la importancia de

una correcta confección de la ficha y de un posterior enlace con el código de

venta. Al seleccionar la opción de análisis de consumos entre las opciones

desplegadas en la barra de secciones, se muestra una venta como la de la

figura 58 y 59, en la cual se selecciona el tipo de análisis a realizar, el cual

puede ser:

Deducción de consumo teórico.

Como su nombre lo indica, deduce el consumo incurrido para las

ventas (ver figura 58). En este caso se imputa el período a analizar y

se escoge si se quiere conformar un pedido (sección de pedidos) de

forma automática. Además se elige si se quiere un reporte detalla (se

especifica por producto consumido, aquellas cantidades empleadas

por ficha, figura 65) o simplemente ver la deducción sin entrar en

detalles (figura 66).


A nálisis de diferencias de consum os teóricos…

En este caso se comparan los consumos contra una de las referencias

que se muestran a continuación, permitiendo determinar las

diferencias en consumos (ver figura 59). En la parte inferior de la

ventana se muestra un panel donde se especifica de donde se va a

tomar la referencia que puede ser del Chefexact (existencias que va

llevando el sistema) o de Almacén (en caso que se quiera tomar

como referencia lo tiene el sistema de almacén al cual se está

conectado).

Inventario Inicial contra Inventario Final.

Partiendo de un inventario inicial y las operaciones realizadas en el

período, comparar contra las existencias finales reflejadas en un

inventario final. De igual forma permite realizar un análisis

detallado (figura 67) o sin detalle (figura 68). Es bueno aclarar

que todas las operaciones (pedidos confirmados, compras, ventas,

etc.) se considerar desde el día siguiente al inventario inicial y

hasta el mismo día del inventario final.

Inventario Inicial contra Existencia Actual.

Similar al anterior pero en este caso se compara contra la

existencia actual, con lo cual se puede hacer un análisis en

cualquier momento que se desee durante el mes. También

permite analizar de forma detallada (figura 69) o no (figura 70).

En este caso las fechas están marcadas o se consideran las

operaciones desde el día siguiente al inventario inicial y hasta la

fecha actual.

Los consumos teóricos que se reflejan en los reportes antes expuestos se

calculan a través de los enlaces que se establecen entre los códigos de venta y

las fichas técnicas, originándose automáticamente a partir de las ventas

***** MANUAL DE USUARIO ***** Página 101 de 154 directas. Para un mayor análisis de los consumos (detallado) por departamento,

consultar los análisis de la sección de “H istóricos”.

Figura 58: Ventana de selección del análisis del consumo teórico.

Figura 59: Ventana de selección del análisis de consumo a realizar.


Figura 60: Selección del tipo de diagrama.

Figura 61: Resumen de venta por producto.


Figura 62: Desglose de venta por producto por turno por fecha.

Figura 63: Desglose de venta por turno por fecha.


Figura 64: Desglose de venta por fecha.

Figura 65: Deducción de consumos (detallado).


Figura 66: Deducción de consumos (sin detalle).

Figura 67: Consumos: inventario inicial / inventario final (detallado).


Figura 68: Consumos: inventario inicial / inventario final (sin detalle).

Figura 69: Consumos: inventario inicial / existencia actual (detallado).


Figura 70: Consumos: inventario inicial / existencia actual (sin detalle).

Figura 71: Diagrama de ventas totalizado por productos.


Figura 72: Diagrama de ventas diarias.


REGISTRO DE COMPRAS

A lo largo de esta guía se ha estado hablando de pedidos de reposición, envíos

a proveedores, pero todo esto forma parte de un apoyo o ayuda para la

actividad de compra. Realmente en esta sección es donde se realizan las

operaciones de compras (recepción), detallándose los productos y

suministradores.

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Figura 73: Área de trabajo – sección de compras.

***** MANUAL DE USUARIO ***** Página 110 de 154 Similar a la sección de registro de ventas, en esta se selecciona la fecha para la

cual se introducirán los resúmenes de compras diarias y el proveedor que

suministro la mercancía.

A continuación se procede a explicar cada uno de los puntos de la figura 73.

1 Icono y título que identifica la sección de registro de compras.

2 Es donde se fija la fecha en la cual se imputarán (visualizarán) las

compras para el proveedor actualmente seleccionado. Es muy importante

definir correctamente este valor, pues de lo contrario se estarían

introduciendo los valores en días erróneos.

3 Se define el proveedor para el cual se estarán registrando o visualizando

las compras. En esta lista desplegable se muestran los proveedores

introducidos en la sección de proveedores, y en caso de no haber ningún

proveedor no se permite introducir compra alguna. En la lista aparecen

los proveedores ordenados alfabéticamente según su nombre o

descripción.

4 Región donde se imputan o registran los valores correspondientes a las

compras para el día y el proveedor seleccionado. En los puntos

subsiguientes se explica el significado de cada uno de las columnas de la

tabla.

5 Define el código del artículo comprado. Este valor se introduce

automáticamente al agregar los artículos que componen la venta (ver

punto 11). Valido destacar que si en la compra aparece algún artículo

nuevo (como producto) se le dará alta a través del botón del punto 12.

6 Descripción del artículo. Este valor se rellena automáticamente al agregar

el artículo a la compra y es de sólo lectura, o sea, de modo informativo,

pues el usuario no puede introducir ningún valor.

***** MANUAL DE USUARIO ***** Página 111 de 154 7 Similar al punto anterior pero para el caso de la unidad de medida.

8 En esta columna se fija el precio de compra del artículo, que puede (en la

mayoría de los casos) diferir del precio actual. Por defecto, al agregar el

artículo a la compra se fija el precio actual del maestro de artículos.

9 Cantidad total comprada del artículo.

10 Se calcula automáticamente y contiene el subtotal o suma parcial del

artículo, o sea, la valoración de las unidades adquiridas del artículo.

11 Este botón permite que se incorporen de forma sencilla, los artículos que

componen la compra. Para ello se despliega una ventana como la que se

muestra en la sección de pedidos (figura 18).

12 Permite dar de alta, en el maestro de artículos, a nuevos productos. En

este caso se muestra una ventana como la de la figura 74. En ella se

selecciona la familia en la cual se ubicará el producto, y para ella se

genera un nuevo código para el artículo. Posteriormente se agrega la

descripción, unidad de medida y precio de adquisición.

13 A través de este botón se confirma la compra actual. En tal caso se

registra la operación, asentándose en la existencia actual de cada uno de

los productos que componen la compra, la existencia resultante (adición).

Para el caso de precio se ponderan, o sea, se realiza una revalorización

de cada uno de los precios de los productos adquiridos. Una vez

confirmada una compra, no se podrá hacer ningún tipo de modificación.

14 En este punto se muestra de forma automática el total de la compra

realizada para el proveedor actual en la fecha seleccionada.


Figura 81: Alta de nuevos artículos en la compra (maestro de artículos).

Al igual que las secciones anteriormente tratadas, en esta se despliegan tres

opciones fundamentales en la barra de secciones (ver figura 75).

Salva los datos actuales de las compras hacia un fichero

Restaura los datos referentes a las compras salvadaspreviamente hacia un fichero

Despliega un menú con las diferentes opciones de impresiónpara la sección de compras

Eliminar compras en un período especificado.Las compras que se eliminarán serán sólo para el proveedorseleccionado actualmente, o sea, con el que se esté trabajando.

Figura 75: Opciones desplegadas para las compras en la barra de secciones.

De las secciones anteriores cabe destacar las de impresión o reportes (ver

figura 76). Básicamente el sistema consta de cuatro tipos de reportes

generales. En ellos se muestran de varias formas o en diferentes formatos los

valores imputados como compras. En este caso se selecciona el período que se

quiere analizar, el proveedor (suministrador) y el tipo de reporte, que en este

caso puede ser uno de los siguientes:


Resumen de compra por artículo (producto).

En este caso se muestra un reporte que contempla las compras

totalizadas por artículos en el período especificado para el proveedor


Desglose de compra por artículo por proveedor por fecha.

Similar al anterior pero detallado las compras por proveedor por fecha

(ver figura 78).

Desglose de compra por proveedor por fecha.

Muestra un reporte donde se detallan las compras de los proveedores

por fecha (ver figura 79).

Desglose de compra por fecha.

En este reporte se muestra el volumen de compra por día (figura 80).

Figura 76: Ventana de elección de reporte de compras.


Figura 77: Reporte de compras totalizadas por artículos.

Figura 78: Reporte de compras por artículos por proveedor.


Figura 79: Reporte de compras por artículos por proveedor.

Figura 80: Reporte resumen de compras diario.


CONFIRMAR

La sección de Confirmar surge para representar el estado intermedio por el que

transitan los pedidos desde el momento en que se solicitan al almacén (desde

la sección de pedidos o banquetes) y su confirmación final cuando son servidos

y se verifican las cantidades realmente despachadas, momento en el cual se

reflejan los valores finales por producto y se confirma el pedido, pasando a

integrar el conjunto de datos históricos para futuros análisis o consultas (ver

figura 81). Se corrigen las cantidades solicitadas con lo servido , solo si hace

pedidos almacenes centrales , si no realiza pedidos internos como es el caso de

muchos restaurantes , no tendría que rectificar nada, simplemente los confirma sin

corregir tal cual, pues serian consumos internos, esta opción está pensada para

negocios que dispongan de despacho de mercancías internamente, como es el caso

de hoteles o complejos Nota: la entrada a los productos de proveedores es

obligatorio darle entrada por la sección de compras

Figura 81: Confirmación de pedidos.

***** MANUAL DE USUARIO ***** Página 117 de 154 Esta sección ofrece como única posibilidad de modificación de datos la

corrección de las cantidades despachadas por producto para el pedido, y entre

las funciones (dentro de la barra secciones) se ofrecen las siguientes:

Eliminar (desechar) el pedido pendiente actual.

Reporte de solicitud (con consecutivo de albaran) para almacéndel pedido pendiente actual.

Confirmar el pedido pendiente actual como válido y efectuado,salvando los datos del mismo en la sección de Históricos parafuturas consultas y cálculos de consumos.

Salvar hacia un fichero los pedidos pendientes por confirmar.

Limpiar (fijar con valor 0) las cantidades reflejadas actualmenteen el pedido pendiente para la imputación total (artículo por artículo)de las realmente despachadas.

Cargar desde un fichero pedidos pendientes por confirmar.

Figura 82: Barra de sección y opciones – Confirmaciones.

Es importante destacar que las solicitudes de pedidos que se entregan al

almacén deben ser los generadas en esta sección y no las que se pueden

imprimir desde la sección de pedidos o banquetes, pues que estos últimos no

llevan impreso el albaran consecutivo y final para el pedido, mediante el cual se

puede tener referencia (desde la sección de históricos) cuando se quiera

realizar cualquier verificación o revisión del vale en papel (despacho) contra el

reflejado en el sistema.

En la figura que se muestra a continuación se expone un reporte de solicitud de

pedidos valido para envió a almacén. Nótese que aparece un reglón en blanco

por cada producto en el cual el almacenero debe reflejar la cantidad realmente

despachada para que una vez que el vale retorne al que realizó la solicitud,

pueda de una forma fiable y rápida reflejar las cantidades reales.


Figura 83: Reporte de solicitud de pedido a almacén.


HISTORICOS

En esta sección es donde se almacenan los datos históricos de las operaciones

realizadas. En otras palabras, es donde van a parar las confirmaciones de

pedidos (sección de pedidos o banquetes) y los inventarios (sección de

artículos).

Esta información es sumamente valiosa pues permite realizar consultas a

operaciones realizadas anteriormente. Además, permite tener la información

real de los consumos o pedidos realizados a economato para deducciones de

consumos, diferencias contra ventas y comportamiento del costo según salidas

de almacén consumos brutos (ver sección de ventas). Como se puede apreciar

en la figura 84, la sección se divide en dos partes fundamentales: inventarios y

pedidos confirmados.

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Figura 84: Área de trabajo – sección de históricos.

***** MANUAL DE USUARIO ***** Página 120 de 154 A continuación se procede explicar en detalle cada una de las parte señaladas y

que componen el área de trabajo de la sección (figura 84):

1 Icono y título que identifica la sección de históricos.

2 Área de inventarios.

3 Lista desplegable en la que se muestran los inventarios realizados. En

esta lista aparecen los inventarios ordenados según su fecha. Además, se

muestra el monto total del inventario. A medida que se va alternando

(seleccionando) de un inventario a otro se van actualizando la tabla con

los valores respectivos. En los subsiguientes puntos se muestran los

valores almacenados para cada artículo con existencia durante el

inventario.

4 Código de artículo.


6 Unidad de medida.

7 Precio durante la captura del inventario.

8 Cantidad o existencia del artículo durante el conteo.

9 Área de pedidos confirmados.

10 Muestra una lista desplegable en la cual aparecen los pedidos

confirmados, ya sean estos desde la sección de pedidos o de banquetes.

Los pedidos aparecen con su identificador y su descripción, ordenados

alfabéticamente según su nombre. A medida que se va cambiando de un

pedido confirmado a otro se van actualizando el resto de los controles de

la región. En los subsiguientes puntos se explican estos valores.

***** MANUAL DE USUARIO ***** Página 121 de 154 11 Código del artículo que compone el pedido confirmado actual

(seleccionado en la lista de pedidos confirmados).

12 Descripción de artículo del pedido confirmado.

13 Unidad de medida.

14 Precio del artículo fijado en el pedido cuando se realizó la confirmación.

15 Cantidad despachada en el pedido del artículo.

16 Fecha de la confirmación de pedido.

17 Número de clientes para los cuales se solicitó el pedido.

18 Importe total del pedido.

19 Este valor indica el uso final que se le dio al pedido, el cual puede ser uno

de los siguientes valores:

BANQUETE Empleado en la preparación de un banquete.

RESTAURANT Empleado para confeccionar plato o productos

Para la venta.

EMPLEADOS Utilizado en los menús de empleados.

20 Observaciones agregadas referentes al pedido.

Además de las opciones mencionadas anteriormente, al entrar en la sección, y

de forma similar al resto, se despliegan una serie de funciones a aplicar sobre

los datos históricos almacenados, las cuales se muestra en la figura 85.


Salva los datos históricos actuales hacia un fichero

Restaura los datos históricos salvados previamente hacia un fichero

Despliega un menú con las diferentes opciones de impresiónpara la sección de históricos (inventarios y pedidos confirmados)

Permite eliminar datos históricos previos a la fecha especificada

Muestra una ventana en la cual se elige el tipo de análisis que sequiere realizar sobre los datos historicos.

Figura 85: Barra de sección – sección de históricos.

Sobre estas opciones mostradas en la figura 85, cabe destacar la primera y la

ultima, en las cuales:

REPORTES.

Despliega un submenú en el cual se puede escoger entre listar el inventario

(figura 95) actualmente seleccionado o el pedido confirmado (figura 92).

ANALISIS.

Esta opción, como su nombre lo indica, permite realizar una serie de análisis

sobre los datos históricos, entre los que se encuentran:

o Cálculo del consumo acumulado (ver figura 86).

Realiza un cálculo, en el período especificado, de los departamentos

escogidos para el análisis (ver figura 93).

o Diferencias de consumos Chefexact vs. Almacén (ver figura 87).

Este valioso reporte permite la detección inmediata y automática de

diferencias entre el sistema de almacén (en caso de estar conectado)

y los valores deducidos por Chefexact a través de las operaciones

realizadas. En esta ventana se permite seleccionar la muestra de


artículos a la cual se le realizará el análisis, pudiéndose elegir entre:

todos los artículos, artículos con existencia y/o artículos con

necesidad de reposición. Una muestra de este reporte se muestra en

la figura 94.

o Análisis de diferencias de consumos (ver figura 88).

Permite analizar las diferencias en consumos de forma detallada (por

departamentos) entre Chefexact y Almacén, o en el mismo Chefexact

en caso de no estar conectado a almacenes centrales. En este

reporte existen dos variantes:

Inventario Inicial contra Inventario Final.

Partiendo de un inventario inicial y las operaciones realizadas en el

período, comparar contra las existencias finales reflejadas en un

inventario final (ver figura 95).

Inventario Inicial contra Existencia Actual.

Similar al anterior pero en este caso se compara contra la

existencia actual, con lo cual se puede hacer un análisis en

cualquier momento que se desee durante el mes (ver figura 96).

o Calculo de costes (ver figura 87).

Permite realizar un cálculo de los costes brutos sin inventarios finales

de los diferentes departamentos durante un período de tiempo

determinado. Para ello se tiene que llevar en la sección de clientes,

un estudio por restaurant o banquetes, comedor empleados, e

imputar el número de clientes (pasantes, PAX) y las ventas.

Para el caso del gasto de manutención de empleados se trabaja similar, se

ponen los pasantes reales y en vez de la venta lo que se imputa es el costo

de los pedidos diarios que consuman. Es importante destacar que los


empleados (PAX) no afectan el coste en los resultados generales, pues no se

tienen en cuanta más que para un análisis individual de ellos.

OJO: es muy importante enlazar cada departamento en el cuadro de dialogo

que sale al pedir el análisis de costos en cada estudio, en la casilla

correspondiente, para que no se produzcan errores en los cálculos, pues al

definirlos una vez ya quedan prefijados automáticamente para el siguiente

análisis. Es decir enlazar restaurant con restaurant, banquetes con banquete,

empleados con empleados, y el sistema siempre los recordará.

También es necesario e imprescindible imputar en los estudios de clientes las

ventas, clientes y ratios, de estos servicios, para poder realizar los análisis

eficazmente, tarea esta que no toma más que unos minutos al día y sí

propicia que el control sea mucho más preciso y efectivo.

Existen dos variantes para el cálculo del coste: sobre los clientes y sobre las

ventas. En el caso del coste sobre los clientes lo que se calcula es el consumo

medio incurrido en cada cliente El coste sobre las ventas permite obtener el

valor porcentual del coste por unidad monetaria que se ingresa.

Una vez seleccionado los parámetros para el análisis de costes, se puede

elegir entre los tres siguiente la forma de visualización de los resultados.

Análisis de costes (ver figura 97).

Gráfico de comportamiento (ver figura 98).

Reporte mixto (ver figura 99).

ELIMINAR.

Permite eliminar los datos históricos anteriores a una fecha determinada.

Puede resultar muy útil para liberar la enorme cantidad de información que

se puede generar en un período, por ejemplo, 5 años y que ya no es


necesario revisar. Al escoger esta opción se despliega una ventana como la

que aparece en la figura 90. La opción de actualizar existencias (para el

caso de los pedidos confirmados que queremos eliminar) se utiliza para

restablece los valores de los productos de los pedidos, que por algún motivo

nos hemos equivocado con ellos, como por ejemplo un pedido para

proveedores que lo confirmamos como gasto de venta, de esta manera

restablece nuevamente esos valores como existencia, y elimina el pedido o

pedidos solo se debe de activar en estos casos.

Figura 86: Ventana de selección del cálculo del consumo acumulado.

Figura 87: Comparativo de consumos Chefexact vs. Almacén.


Figura 88: Ventana de selección del análisis de diferencias de consumos.

Figura 89: Ventana de selección del cálculo de costes.


Figura 90: Imputación de fecha corte para eliminación de datos históricos.

Figura 91: Reporte de inventarios.


Figura 92: Reporte de pedido confirmado.

Figura 93: Reporte de consumos acumulados.


Figura 94: Diferencias de consumos Chefexact vs. Almacén.

Figura 95: Análisis de consumos (Inventario Inicial / Inventario Final).


Figura 96: Análisis de consumos (Inventario Inicial / Existencia Actual).

Figura 97: Análisis de costes.


Figura 98: Gráfico de comportamiento del coste.

Figura 99: Reporte mixto.


PROVEEDORES

Como complemento al sistema, y para facilitar la labor de compra y envío de

pedidos a los proveedores, en el sistema se lleva en especie de una libreta de

contactos con las informaciones de los proveedores o suministradores.

Además, en esta sección de proveedores se imputan los datos personales del

negocio en el cual se este llevando el control de consumos a través de

Chefexact: nombre del encargado del sistema, correo electrónico y nombre de

la empresa. En la figura 100 se muestra una vista del área de trabajo de la

sección.

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Figura 100: Área de trabajo – sección de proveedores.

***** MANUAL DE USUARIO ***** Página 133 de 154 A continuación se detallan cada uno de los puntos señalados en la figura 100

para una mejor compresión del modo de funcionamiento de la sección:

1 Icono y título que identifica la sección de proveedores.

2 Área de datos de proveedores.

3 Nombre del proveedor o empresa suministradora.

4 Dirección

5 Código postal.

6 Número telefónico.

7 Número de fax.

8 Dirección de correo electrónico.

9 Sitio Web (URL).

10 Caja de edición donde se imputa el fragmento de texto por el cual se

filtrará en la lista de proveedores. Permite, cuando se tiene una lista o

libreta de proveedores lo suficientemente grande, filtrar para buscar de

una forma mucho más rápida al proveedor a través de su nombre.

11 Botón que permite efectuar el filtrado especificado en el punto anterior.

12 Datos personales del chef, operador del sistema o comprador con cuyo

nombre se enviarán los mensajes a los proveedores.

13 Dirección de correo electrónico de la persona especificada en el punto

anterior.

14 Nombre de la empresa o negocio.

***** MANUAL DE USUARIO ***** Página 134 de 154 15 Logotipo de la empresa. Con este se trabaja similar a las fichas técnicas y

los banquetes (fotos o presentación). Para evitar posible errores al cargar

un nuevo logotipo, se recomienda una vez que se realiza la operación

cerrar el software (Chefexact Restaurant) y cargarlo (ejecutarlo)

nuevamente. Además, la imagen que se inserte debe tener:

7.5cm x 2.2cm (3”x1”) de tam año, para que se ajuste correctam ente en

los reportes.

16 Botón que permite guardar en la base de datos la información personal

imputada en los puntos 12, 13, 14, 15 y 19.

17 Permite cargar una imagen (desde un archivo BMP) con las

especificaciones dadas en el punto 15.

18 Mediante este botón se puede eliminar el logotipo fijado.

19 Posibilita escoger el formato de exportación de los ficheros adjuntos que

se enviarán por email, pudiéndose escoger entre:

DOC Documento de Microsoft Word.

XLS Libro de Microsoft Excel.

Esta variedad de formatos permite que el usuario escoja la opción más

cómoda para el envió, pues si lo que quiere es agregar determinado texto

o explicación y hacer ciertas modificaciones lo más recomendable es

hacerlo en DOC. Y si finalmente lo que quiere es hacer un post

procesamiento de la información, o sea, realizar algún cálculo, lo mejor

seria enviarlo en XLS.

Además de las facilidades anteriormente mencionadas, en la barra de secciones

se despliegan las opciones mostradas en la figura 108, aplicables a la sección

de proveedores.


Restaura el libro de proveedores salvado previamente hacia un fichero

Salva los datos de los proveedores (libro) hacia un fichero

Reporte del libro de proveedores

Prepara un correo electrónico con destinatario el proveedor actualy con pie de firma el especificado en los datos personales

Figura 101: Área de trabajo – sección de proveedores.

De dichas opciones cabe destacar las dos primeras:

REPORTES.

Permite generar un reporte del libro de proveedores (ver figura 102).

EMAIL.

Posibilita el enviar directamente un correo electrónico al proveedor

actualmente seleccionado sin necesidad de escribir sus datos (figura 103).


Figura 102: Reporte de proveedores.

Figura 103: Envío de correos electrónicos desde la sección de proveedores.


PRESUPUESTO Existen conceptos o gastos incurridos en las operaciones de cualquier

establecimiento o empresa que caen fuera de los costes propiamente de la

gestión gastronómica. Esta razón es por la cual se ha incorporado en el sistema

una sección para la planificación, establecimiento y gestión de los presupuestos

de operaciones. En la figura que se muestra a continuación se presenta una

vista de la sección.

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3 4 5

Figura 104: Sección de Presupuesto.

1 Icono y título que identifica la sección de presupuesto.

2 Área de datos de presupuesto. Definición de conceptos del presupuesto y

valores de gastos mensuales.

***** MANUAL DE USUARIO ***** Página 138 de 154 3 Botón para replicado (duplicación) de valores de conceptos o meses.

Cómodas opciones para la imputación de valores.

4 Modificaciones de valores (incrementos o decrementos) por conceptos o

meses en cantidades absolutas (valores).

5 Modificaciones de valores (incrementos o decrementos) por conceptos o

meses en valores porcentuales (porcientos).

6 Facilidad para la visualización de meses específicos. Muy útil para evitar

confusiones a la hora de chequear o imputar valores.

Además de las opciones presentadas anteriormente, y similar al resto de las

secciones del sistema, se introduces otras facilidades en la barra de

herramientas o funciones de la sección propiamente. A continuación se

presentan dichas opciones.

Restaura presupuesto salvado previamente hacia un fichero

Salva valores de presupuesto hacia un fichero

Reporte del presupuesto con los valores por meses

Reporte con el cálculo de los consumos y por concepto por mes

Reporte con análisis del complimiento de los consumos por conceptodel mes seleccionado y acumulado a la fecha

Figura 105: Opciones de la barra de funciones para la sección de Presupuesto.

De las opciones anteriores, es valido presentar los resultados de las tres

primeras en las figuras subsiguientes, en las cuales se muestra de forma

elocuente la utilidad de cada una de ellas.


Figura 106: Reporte de Presupuesto con valores por meses.

Figura 107: Reporte de Consumos por meses.


Figura 108: Análisis de Consumos contra Presupuesto del Mes y Acumulado.


EMPLEADOS

De gran utilidad resulta en cualquier establecimiento, negocio o departamento,

la gestión del personal, lo cual puede ayudar a agilizar la cobertura de cualquier

falla en el personal, la previsión o planificación de descansos y/o vacaciones,

localización rápida del personal, tiempos de validez de permisos, entre otros

datos útiles. Es por ello que Chefexact incorpora una sección de gestión de

Empleados. En la figura que se muestra a continuación aparece una vista de la

sección en cuestión.

1

2

5

4

3

Figura 109: Vista de la sección de Empleados.

A continuación se presentan las explicaciones de los puntos señalados en la

figura anterior:

1 Icono y título que identifica la sección de empleados.

***** MANUAL DE USUARIO ***** Página 142 de 154 2 Lista para localización rápida de empleados.

3 Datos del empleado seleccionado actualmente en la lista (punto 2).

4 Botón para cargar imagen correspondiente a la foto del empleado actual.

5 Botón para eliminar imagen (foto) actual.

Además de las opciones anteriores, también se incluyen otras en la barra de

funciones de la sección de empleados, las cuales se presentan a continuación:

Reporte con la ficha del empleado actual

Enviar email empleado actual (dirección de correo establecida)

Agregar (incorporar) un empleado al sistema

Eliminar empleado actualmente seleccionado

Reporte con listado de emplados e informaciones fundamentales

Restaura datos de empleados salvados previamente hacia un fichero

Salva datos de empleados hacia un fichero

Figura 110: Opciones de la barra de funciones para la sección de Empleados.

A continuación mostraremos figuras con los reportes generados en esta

sección.


Figura 111: Listado de Empleados.

Figura 112: Ficha de Empleado.

***** MANUAL DE USUARIO ***** Página 144 de 154 INTERFAZ CON OTROS SISTEMAS DE GESTION DE ALMACEN

Ciertamente puede resultar tedioso y muy complicado para negocios lo

suficientemente grandes (con grandes volúmenes de compras y usos de

productos) tener que actualizar manualmente el maestro de artículos con las

altas de productos y las ponderaciones de precios.

Es por ello que en el sistema se le dio soporte a esta información (maestro de

artículos) en un formato de base de datos los suficientemente difundido y

estándar como se pudo: DBF, para facilitar actualizar, o mejor dicho, volcar o

descargar el maestro de artículos del centro hacia esta tabla, la cual se

encuentra ubicada en la dirección especificada durante la instalación del

sistema Chefexact y que lleva por nombre (el fichero) PRECIOS.DBF.

Esta base de datos contiene los siguientes campos:

Código del producto.

Descripción.

Unidad de medida.

Precio.

Existencias.

Stock mínimo.

Inventario.

Almacén.

Los tres primeros campos son de cadenas de caracteres, mientras que el resto

se corresponden con valores numéricos.

Con esta información mostrada anterior, no resulta nada difícil para el

especialista de sus empresas elaborar un pequeño programa que le permita en

cada momento actualizar los datos de sus productos, para obtener los valores

***** MANUAL DE USUARIO ***** Página 145 de 154 correctos de consumo y estimar en cada momento los gastos reales en los

cuales está incurriendo. En este caso (enlazado con sistema de almacenes, se

deberán actualizar como existencia el campo con nombre ALMACEN.


INTEGRACION CON GESTORES DE VENTAS

Sería de mucha utilidad poder integrar el sistem a “C hefexact R estaurant” con

otros sistemas de gestión de ventas. Una forma viable para hacerlo es

desarrollando una pequeña interfaz (propia de cada gestor de venta) que sea

capaz de volcar las ventas del día hacia la base de datos de ventas del sistema.

La tabla de ventas del sistema esta diseñada en Paradox 7 y contiene la

siguiente estructura:

FECHA Tipo Date.

En este campo va la fecha correspondiente a la venta.

TURNO Short Integer.

Contiene el turno de la venta. Esto es viable cuando se tiene un lugar

que labora durante periodos prolongados de tiempo al día y emplea más

de un turno de venta, y se fijan los valores:

1. Primer turno.

2. Segundo turno.

3. Tercer turno.

4. Cuarto turno.

En el caso de que no se labore con turnos de trabajo siempre fijar este

valor a (1).

CODIGO Integer.

Se corresponde con el código (PLU) del producto vendido, que es el

mismo número imputado en la sección de CODIGOS. Ojo: cada código

DEBE estar asociado a una ficha antes de fijar la venta.


DESCRIPCION String(100).

Contiene la descripción del producto vendido. En la opción de imputación

manual de las ventas esto se toma automáticamente del maestro de

códigos, pero en este caso debe fijarse por el sistema interfaz que se

desarrolle.

PRECIO Money.

Se corresponde con el precio al cual se ejecutó la venta del producto.

CANTIDAD Integer.

Recoge la cantidad vendida por producto o plato. No se contemplan

ventas parciales.

SUBTOTAL Money.

Subtotal = Cantidad * Precio

Previo a esto se deben desarrollar los siguientes pasos:

1. Elaborar la ficha técnica o escandallo de cada uno de los platos o

productos para la venta (sección de fichas).

2. Dar de alta a cada uno de los códigos de ventas (PLU) con su respectiva

descripción y precio de venta (sección de códigos).

3. Enlazar cada código de venta con su respectiva ficha técnica (sección de

códigos).


PASOS A SEGUIR PARA MONTAR EL SISTEMA

A continuación se relacionan una serie de pasos lógicos para dejar puesto a

punto el sistema una vez instalado:

1. Montar la sección de artículos ya sea de forma manual (por no tener

almacenes centrales con un sistema de gestión de economato) o a través

de una interfaz (programa) que permita importar desde el sistema de

gestión los datos del maestro de artículos. Por otro lado se pueden

utilizar los artículos puestos como ejemplo en el sistema, haciendo los

cambios pertinentes en el clasificador (códigos, descripción, precios, etc.)

y las familias para poderlos localizar fácilmente.

2. Fijar el inventario inicial con las existencias reales en la casilla (columna)

de inventario, guardarlo y fijarlo, empleando las opciones para inventario

en la barra para la sección de artículos.

3. Elaborar todas las fichas técnicas con todos los platos y bebidas de la

instalación.

4. Montar los pedidos, reposición o exterior.

5. Montar todos los códigos de venta empleados con sus respectivos

precios de venta y enlazarlos con su ficha técnica correspondiente. Muy

importante, el precio básicamente se saca de la ficha y finalmente se fija

por el usuario (se redondea a un valor cómodo).

6. Crear (de ser posible) una interfaz que permita importar de forma

automática desde el sistema de gestión la información detallada de las

ventas. Caso contrario se deben introducir manualmente las ventas. Con

esta información se pueden deducir automáticamente los pedidos de

reposición según consumos por ficha técnica. Las ventas se deben


registrar diariamente y en caso de que se tengan turnos de trabajo

desglosar las ventas de cada uno de ellos.

7. Crear o montar tantos banquetes como sean necesarios (en caso de que

se de este tipo de eventos).

8. Montar en la sección de compras las altas o adquisiciones de artículos.

Esto se hace para negocios que no cuenten con un sistema de gestión

de economato.

9. Realizar estudios de gramaje, sobre todo para determinar los consumos

medios por PAX que se originan en buffet (en caso de que se ofrezca

este servicio) y trasladarlos a pedidos diarios y a pedidos al exterior,

para de esta forma hacer los pedidos sobre la base de datos lógicos con

precisiones considerables.

10. Montar la sección de estudios de clientes si queremos llevar históricos de

afluencia y poder deducir previsiones de clientes.

11. Fijar los datos personales (nombre, empresa, correo electrónico) en el

apartado de proveedores y guardarlo para que trabajen las funciones de

Email. Instalar Outlook Express y configurar el correo en la PC. Fijar en

esta sección todos los datos que se tengan de los proveedores.

12. Fijar los stocks mínimos de almacén en la sección de artículos en la

columna correspondiente. Esto se puede hacer bien manualmente o a

través de un pedido preestablecido para un número de PAX

determinado.

13. Configurar la impresora.


TRABAJO EN RED

Para poder el sistema en varias estaciones de trabajo se debe seguir la

siguiente secuencia de pasos:

1. Instalar el software (correr el instalador) en cada una de las estaciones

donde estará disponible.

2. Copiar la carpeta del software instalado en una carpeta de red

com partida, i.e. copiar la carpeta “C hefexact Suite”, norm alm ente

ubicada en “C :\Archivos de Program a” hacia la otra PC (servidor). Esto

es sólo de una PC. Ojo: esto debe hacerse sólo una vez (de cualquiera

de las estaciones instaladas) y siempre antes de hacer cualquier

operación, o sea, inmediatamente después de haber terminado la

instalación o instalaciones. Importante: no es necesario instalar el

programa en el servidor (siempre y cuando no se emplee el software en

él).

3. La carpeta del servidor (en este caso “C h efexact Suite”) debe estar

com partida con “A cceso T otal” para los usuarios que utilizarán el

programa en las estaciones de trabajo.

4. Conectar la carpeta compartida (Chefexact Suite) como unidad de red

(permanente) en cada una de las estaciones de trabajo.

5. Eliminar el acceso directo ubicado en el Desktop por el instalador y en su

lugar situar un acceso hacia el ejecuta ubicado en la unidad de red

instalada. Ojo y muy importante: verificar que la carpeta de trabajo del

acceso creado sea la misma del ejecutable al cual se le hizo el acceso

directo (todo esto es en el acceso directo). Esto es válido tanto para

“C hefexact” com o para “C hefexact R estaurant”.


6. C orrer la aplicación “C hefexact” o “C hefexact R estaurant” desde el nu evo

(nuevos) acceso (accesos) creado (creados) e imputar el registro en

cada estación de trabajo, así como imputar el usuario y la contraseña de

cada uno de ellos.

Con estos pasos anteriores ya estará listo, quedando centralizada la

información, visible, accesible y compartida para cada uno de ellos.


Chefexact Restaurant EN HOTELES CON MULTIPLES

PUNTOS DE VENTA

1. Instalar la versión o programa principal según dicen las explicaciones de

la guía de usuario, ya sea en Cocina Central o Departamento de A+B.

2. Realizar la interfaz para conexión a almacenes centrales del

establecimiento. Este enlace es opcional, pues no limita el buen

funcionamiento del software, simplemente agiliza las operaciones. O

adaptar el maestro de artículos con los productos y familias de la

instalación , mejor esta segunda opción

3. Transferir todos los datos necesarios para el buen funcionamiento. Salvar

esta información.

4. Instalar los programas adicionales que necesitemos (uno por punto de

venta – estación de trabajo) para reflejar todas las operaciones. Cargar

las existencias (artículos) que fueron salvadas previamente de la estación

(programa) principal, con lo cual ya dispone cada punto de venta con

todas las existencias de la instalación y los mismos códigos.

5. Comprobar en la sección de artículos para las estaciones

correspondientes a los puntos de venta que el sistema está configurado

para funcionar sin conexión con almacenes centrales.

6. Montar todas las fichas técnicas de las ofertas que se ofrecen en cada

punto de venta. Si estuvieran estas ya elaboradas en el programa

principal, las salvamos y cargamos en cada estación de trabajo donde

esté instalado el software (ver manual de usuario para mayor

información). Esto se hará sólo para las fichas técnicas necesarias

acordes a la oferta de cada punto de venta.


7. Enlazar las fichas técnicas ya introducidas con los respectivos códigos de

venta en la sección de códigos de venta.

8. Introducir las ventas DIARIAS al final de cada servicio manualmente. A

través de las comandas como un releve clásico de cocina .O preparar

una interfaz para volcarle las ventas desde el sistema de gestión y

registro de ventas. El software está preparado para ello y los esqueletos

de interfaces los puede bajar gratis desde nuestra web.

9. Hacer un pedido inicial para abastecimiento, o sea, un pedido en el cual

se reflejen las existencias actuales del punto de venta. Llevarlo a

compras automáticas mediante la opción que brinda el programa. Una

vez en la sección de compras, lo comprobamos con lo servido por

economato y lo trasferimos a existencias de Chefexact, con lo cual se

crean almacenes independientes por punto de venta.

10. Fijar mediante las opciones correspondientes de la sección de artículos el

inventario inicial con las existencias que se han confirmado para ese

punto de venta en concreto (todo de forma automática). Repetir este

proceso con todos los puntos de venta.

11. Esperar para operar al día siguiente con compras y ventas, o sea,

comenzar a introducir la información con fecha siguiente a la fijada en

las operaciones anteriormente descritas.

12. Al día siguiente vamos operando normalmente con las ventas y creamos

pedidos automáticos a medida que necesitemos reponer los artículos

consumidos, y vamos confirmándolos a salidas, y nuevamente a compras

para desde ese apartado confirmarlo a entradas, con lo que conseguimos

tener actualizado nuestras existencias y mantener actualizado siempre

nuestro almacén del punto de venta. Así se podrá controlar tanto como


se quiera, debiendo quedar en existencia en cada momento las

reflejadas por el programa.

13. A medida que se realiza un pedido automático en los puntos de ventas,

lo salvamos y lo enviamos vía email, a través de la red o mediante un

una memoria, y diskette, para que lo carguen en la estación donde se

centralizará toda la información (programa principal) para que lo

confirme, reflejándose de esta forma, en una central todas las

operaciones de los departamentos o puntos de ventas.

14. En el programa principal (estación central) es donde se integran todos

los pedidos de los diferentes puntos de venta para fijar el stock mínimo,

se confirman todos los consumos totales de la instalación. Aquí es donde

se controlará (normalmente) el buffet y desde donde se todos los

análisis globalmente, para saber los gastos generales y consumos.

Igualmente es donde se fijaran los stock mínimos generales, y se

realizan los pedidos las necesidades de reposición de todo el centro.

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