MANUAL DE USO DE LA HERRAMIENTA

RETENISR WEB

El ingreso al sistema se realiza por medio de las

aplicaciones WEB de SAT www.sat.gob.gt/aplicaciones,

en donde debe acceder el usuario (NIT del agente

retenedor) y contraseña que se asignó a través del envío

del formulario SAT 0901 por medio de BancaSAT. Los

colaboradores ingresan de la misma manera solo que

con el NIT personal y clave que se asignaron con su

contrato personal de BancaSAT.

Al ingresar al sistema se le permitirá al usuario titular

utilizar el mismo (con todas las opciones) o delegar roles

a los usuarios que desee. Es indispensable que los

usuarios a quienes se les delegará el uso del sistema,

cuenten con acceso a las aplicaciones WEB de SAT por

medio de su contrato personal de BancaSAT.

La delegación debe realizarse por medio de la opción

“Administración de Cuenta”, en la cual ingresará el (los)

NIT del (de los) usuario(s) a quien(es) desee delegar el

uso del sistema. Los roles delegables son:

Supervisor, Operador Régimen General y Operador

Régimen Asalariados.

Posteriormente, el usuario a quien se le han delegado

opciones, podrá utilizar el sistema ingresando en la

dirección indicada, digitando usuario (NIT del usuario

delegado), contraseña y seleccionando el cuadro

“Colaborador”.

RÉGIMEN ASALARIADOS

Rol de Supervisor:

El usuario delegado como Supervisor tendrá acceso a las

siguientes opciones:

1. Declaraciones Empleados

a) Impresión Autorización Masiva 2. Declaraciones Agente Retenedor.

a) Declaración Anual b) Conciliación Anual c) Excesos Devoluciones

3. Generación del Formulario SAT 105.

Rol Operador Régimen Asalariados.

El usuario tendrá acceso a las siguientes opciones:

1. Sujeto de Retención

2. Declaraciones Empleados

a) Declaración Proyectada b) Declaración Actualizada c) Declaración Definitiva d) Impresión Autorización Masiva

3. Declaraciones Agente Retenedor.

a) Declaración Anual b) Conciliación Anual c) Excesos Devoluciones

4. Carga Inicial

5. Exportar Definitivas

6. Generación del Formulario SAT 105. 1. Sujeto de Retención

En esta pantalla debe ingresar la información general del

empleado sujeto de retención colocando entre otros

datos importantes; la fecha de inicio de labores,

información de Otros patronos o Expatronos, si aplica.

En esta pantalla se registra la fecha final de labores en

los casos cuando se termina la relación laboral. Y si se

vuelve a contratar al mismo empleado que terminó la

relación anteriormente, se coloca un cheque de nuevo

en inicio de labores indicando la fecha.

2. Declaraciones Empleados

Para operar las declaraciones ante el patrono debe

ingresar a la opción Declaraciones Empleados, donde

debe seleccionar que tipo de declaración desea ingresar

(Proyectada, Actualizada o Definitiva). Conforme trabaje

estas declaraciones el sistema le asignará estados de:

generada, autorizada, anulada o pagada.

a) Declaración Proyectada (Formulario SAT-

1109) (Inicio de relación laboral ó inicio de

período)

En esta pantalla el sistema importará, en los

casos que corresponda, los datos de Otros

patronos y Expatronos ingresados

anteriormente en la pantalla de “Sujeto de

Retención”, por lo que únicamente debe

digitar los ingresos a obtener con el patrono

actual, deducciones y créditos que servirán

para que el sistema automáticamente

determine el impuesto.

En esta pantalla el Agente de Retención tiene

la opción, a solicitud del empleado, de no

utilizar o renunciar al derecho del 50% de

crédito estimado por IVA, solo debe dar clic

en el cuadro que está junto a la casilla

“Menos Crédito Estimado por IVA” y el

sistema no aplicará este crédito.

La declaración al tener estado de “generada”

puede anularse para ser modificada, pero al

asignarle estado de “autorizada”, el sistema

no permite la modificación de la misma, si

desea realizar algún cambio solo podrá

hacerlo por medio de generar una

Declaración Actualizada.

b) Declaración Actualizada (Formulario SAT-

1109)

Pantalla donde puede realizar cambios a la

Declaración Proyecta durante el período de

imposición.

Al ingresar observará que la pantalla difiere

de la proyectada ya que muestra casillas

adicionales después de la renta imponible,

las cuales sirven para mostrar el crédito de

lo retenido por expatrono(s) y las

retenciones practicadas a la fecha por el

patrono actual, adicionalmente otra que

suma las dos casillas descritas. La casilla de

renta con el patrono actual se puede

modificar desde esta pantalla, pero las de

otros patronos y expatronos deben

modificarse previo a ingresar a esta pantalla

a través de la opción “Sujeto de Retención”

en el menú principal.

La declaración Actualizada al ser generada

puede anularse, pero si se autoriza ya no se

podrá modificar. Para poder realizar algún

cambio se debe generar otra actualización.

c) Declaración Definitiva (Formulario SAT-

1109)

Por medio de esta pantalla podrá realizar la

última modificación correspondiente al

periodo de imposición. El sistema mostrará

los datos de la Declaración Proyectada o los

datos de la última actualización autorizada.

En esta opción ingresará el monto del

Impuesto al Valor Agregado correspondiente

a la planilla presentada ante la SAT.

La declaración definitiva con estado de

“generada” puede anularse y en estado de

autorizado podrá también anularse siempre

y cuando no se hubiera generado el

formulario SAT 108 “Conciliación de

Retenciones a Empleados en Relación de

Dependencia”, pues con la generación de

este formulario cierra completamente el

ciclo.

Adicionalmente cuando la declaración

definitiva es autorizada y se determina que

es procedente el saldo o el total de las

retenciones practicadas, el sistema generará

un icono para visualizar, imprimir o guardar

la constancia de retención.

d) Impresión Autorización Masiva En esta opción del sistema se pueden imprimir las declaraciones ante el patrono, tanto Proyectada, Actualizada o Definitiva, debe seleccionar el mes o los meses que desea imprimir así como el estado de las declaraciones: Generada, Autorizada, Anulada o Pagada. También puede realizar la búsqueda para imprimir masivamente por rango de número de declaraciones.

3. Declaraciones Agente Retenedor.

Son generadas automáticamente al ingresar a la opción

de Declaraciones Agente Retenedor, cuenta con estados

de generada, autorizada, anulada y presentada. Estas

declaraciones son: “Declaración Anual de Retenciones a

Empleados en Relación de Dependencia” formulario SAT-

107, “Conciliación a las Retenciones de Empleados”

formulario SAT-108 y el “Detalle de las Devoluciones

Efectuadas a Empleados en Relación de Dependencia”

formulario SAT-114.

a) Declaración Anual (Formulario SAT-107) La Declaración Jurada Anual de Conciliación de Retenciones, en estado generada y autorizada puede ser anulada. Sin embargo, una vez sea presentada ya no se podrá anular sino únicamente rectificar. Esta declaración debe ser presentada a la SAT directamente desde el sistema RetenISR Web.

b) Conciliación Anual (Formulario SAT-108) La Conciliación Anual en estado generada puede ser anulada y en estado de autorizada se puede anular siempre y cuando no exista una Declaración Anual con estado de generada. Al autorizar la conciliación, debe presentarla a la SAT directamente desde el sistema RetenISR Web. Al concluir la Declaración y Conciliación Anual (Formulario SAT 107 y 108) termina el proceso.

c) Excesos Devoluciones (Formulario SAT-114) El Detalle de las devoluciones realizadas a empleados en relación de dependencia, es

un reporte que el agente retenedor debe imprimir y los empleados a quienes se les ha realizado la devolución deben firmar el documento, para que posteriormente sea presentado físicamente ante la Administración Tributaria, para dar cumplimiento a lo establecido en el reglamento de la Ley del Impuesto Sobre la Renta y presentar físicamente dicho reporte ante la SAT. Este detalle también cuenta con estados de generado y autorizado que se pueden anular y rectificar.

4. Carga Inicial

Para facilitar el proceso inicial de la Carga de los empleados en relación de dependencia, podrá generar un archivo en Excel con los datos que se especifican en la estructura o formato Excel. Para obtener la estructura y parámetros del archivo que se debe conformar con datos extraídos desde otros sistemas, de Clic Aquí Para obtener el formato Excel que le servirá para vaciar los datos en donde conformará el archivo de carga masiva ir a “Descargar Manual de Usuario” Al tener generado el archivo, en esta pantalla debe buscar el archivo Excel en el directorio guardado, presionando la tecla Examinar y al pegarlo se realiza el proceso de carga inicial de las declaraciones proyectadas presentadas ante el patrono.

7. Exportar Definitivas

Este proceso sirve al agente de retención para no

digitar año con año las declaraciones proyectadas.

Le permite generar las declaraciones proyectadas

tomando como base las Declaraciones Definitivas

del año inmediato anterior, para que se verifiquen y

sean ratificadas previamente a ser autorizadas.

RÉGIMEN GENERAL

Rol de Supervisor:

El usuario delegado como Supervisor tendrá acceso a las

siguientes opciones:

1. Impresión de Constancias de Retención

2. Generación de Formulario de pago SAT 105.

Rol Operador Régimen General.

El usuario tendrá acceso a las siguientes opciones:

1. Generación de Constancias

2. Impresión de Constancias

3. Carga de documentos (Carga masiva)

4. Generación del Formulario SAT 105.

1. Generación de Constancias:

Esta opción se utilizará para elaborar constancias de

retención del ISR e ISPF. Para ello el usuario debe digitar

el NIT del proveedor y los datos de la(s) factura(s) sobre

la(s) que se emitirá la Constancia de Retención. Por

default el sistema muestra el mes actual, sin embargo el

usuario puede seleccionar otro mes anterior al período

actual, por medio del combo que está en la parte

superior izquierda de la pantalla. El Sistema permite

trabajar simultáneamente dos períodos que aun no se

han cerrado (actual-anterior). En esta misma pantalla,

el usuario selecciona la Actividad y el Concepto por los

cuales realizará la retención. Los cálculos serán

efectuados de forma automática con base en los valores

ingresados por el usuario.

Es importante indicar, que se puede ingresar más de una

factura para generar una constancia, de igual forma

permitirá seleccionar varios conceptos de retención para

una misma factura. Para los conceptos de Premios de

lotería y Dietas no es obligatorio el ingreso de datos en

las casillas de serie y número de factura.

Para los casos de retención por concepto de Impuesto

Sobre Productos Financieros, se debe generar una

constancia exclusivamente por este impuesto.

Posterior al ingreso de los datos del proveedor y de la(s)

factura (s) debe primero dar clic en seleccionar todas o

las facturas que desee formen parte de la constancia,

luego dar clic en el botón “Agregar”. Dando la opción de

imprimir una constancia por cada factura ingresada o

bien continuar agregando más facturas del mismo

proveedor, para emitir una constancia consolidada. Si

se ha cometido algún error en el ingreso de datos puede

eliminar al dar clic en la equis (X) roja ubicada al lado

derecho de la información de la factura agregada. Al

estar seguro de haber ingresado los datos correctamente

de clic en el botón “Autorizar” que aparece al final de la

información de las facturas agregadas. En este momento

debe ingresar la fecha con que será emitida la (s)

Constancia (s) de retención.

La impresión de las constancias la puede realizar una a

una seleccionando el icono que aparece al extremo

derecho de la línea de la constancia. La misma es

generada en archivo PDF.

Una vez autorizada la constancia puede imprimirla. Al

salir de la opción de impresión de la constancia si desea

ver el detalle debe dar clic a la función F5 y digitar

nuevamente el NIT del retenido con lo cual le mostrará la

información de las constancias. Si desea volver a

imprimir la constancia deberá presionar F5 e ingresar el

NIT del contribuyente y dar clic en imprimir.

Al finalizar el mes, la información esta lista para formar

parte del recibo de pago mensual del ISR e ISPF.

Las constancias autorizadas, previo a la Generación del

Formulario de Pago SAT 105, pueden ser anuladas.

Posterior a dicha Generación deberá realizar una

rectificación.

2. Impresión de Constancias

Adicional a la opción de imprimir constancias

individuales desde la pantalla de ingreso de información,

el usuario puede realizar la impresión de forma masiva,

por medio de la opción “Impresión de Constancias”.

En esta opción debe ingresar el rango de fechas de las

constancias, o el correlativo de constancias autorizadas

que desea imprimir.

El sistema le mostrará el listado de constancias de

retención realizadas de acuerdo al parámetro de

búsqueda ingresado. El usuario tiene la opción de

seleccionar una, varias o todas las constancias. El

sistema imprimirá de forma masiva las constancias

seleccionadas.

3. Carga de Documentos

El sistema permite la carga masiva de documentos, por

medio de generar un archivo Excel que contenga la

siguiente información:

NIT

Serie de factura

Número de Factura

Fecha de Factura (dd/mm/aa)

Código de Actividad o 1 Actividad Mercantil o 2 Actividad No Mercantil o 3 Otros conceptos

Código de Concepto o 1 Ventas o 2 Servicios Profesionales o 3 Arrendamientos o 4 Servicios profesionales, técnicos o de

naturaleza no mercantil prestados por personas individuales

o 5 Servicios de arrendamiento prestados por personas individuales

o 6 Dietas o 7 Servicios técnicos prestados por

personas jurídicas o 8 Servicios de arrendamiento prestados

por personas jurídicas o 9 Premios por loterías, rifas, sorteos,

bingos y eventos similares (Importe Neto)

o 10 Intereses afectos (Decreto 26-95)

La carga masiva se realizará por medio de la opción

“Carga de Documentos”, el sistema devolverá el

resultado de la carga. Un archivo se considera válido si

el 100% de su contenido es correcto, de lo contrario se le

detallarán los errores cometidos, para que corrija y

vuelva a cargar la información.

Al cargar el archivo correcto, tendrá la opción de

imprimir de forma masiva las Constancias de Retención

ingresando la fecha con la que serán impresas.

Generación De Formulario SAT 105

Para la generación del formulario de pago SAT 105, es

necesario que el 100% de las constancias del régimen

general y que las declaraciones proyectadas ante el

patrono del régimen asalariados, se encuentren con

estado autorizado.

La opción para generar el formulario SAT 105 se

encuentra en el menú “Procesos Especiales”.-

El usuario ingresará manualmente la información de los

valores relacionados con facturas especiales.

El sistema calculará de forma automática los valores de

retención por concepto de Régimen General y

Asalariados del ISR e ISPF.

Al verificar que la información generada es la correcta, el

usuario debe autorizar el formulario SAT 105 y

posteriormente generar el archivo para envío de

declaración electrónica, el cual debe ser transmitido por

medio de BANCASAT.

La obligación tributaria se dará por concluida hasta el

momento que se realice la presentación y pago del

formulario por medio de BancaSAT.

Estructura y Parametros de Archivo Excel - Asalariados

Columna Campo Formato Decimales Descripción Ejemplo

A NIT asalariado** GENERAL N/A NIT del empleado sin guion 19

B Fecha de inicio de Labores** GENERAL N/A Fecha en que el sujeto de retención inicio labores con agente

retenedor

'10/06/2009'

C NIT Otro Patrono (1) GENERAL N/A NIT del otro patrono 35

D Renta Neta Otro Patrono (1) GENERAL 2 Renta neta percibida de ese patrono. 11300

E Fecha Inicio Labores GENERAL N/A Fecha de inicio de labores con otro patrono 1 '10/12/009'

F Retención Practicada GENERAL 2 Retenciones practicadas en caso de traslado de responsabilidad 0

G NIT Otro Patrono (2) GENERAL N/A NIT del otro patrono 47

H Renta Neta Otro Patrono (2) GENERAL 2 Renta neta percibida de ese patrono. 5000

I Fecha Inicio Labores GENERAL N/A Fecha de inicio de labores con otro patrono 2 '10/01/2009'

J Retención Practicada GENERAL 2 Retenciones practicadas en caso de traslado de responsabilidad 50

K NIT Otro Patrono (3) GENERAL N/A NIT del otro patrono 51

L Renta Neta Otro Patrono (3) GENERAL 2 Renta neta percibida de ese patrono. 5000

M Fecha Inicio Labores GENERAL N/A Fecha de inicio de labores con otro patrono 3 '01/01/2009'

N Retención Practicada GENERAL 2 Retenciones practicadas en caso de traslado de responsabilidad 50

O NIT ExPatrono (1) GENERAL N/A NIT del Expatrono 35

P Renta Neta Expatrono (1) GENERAL 2 Renta neta percibida de ese patrono. 5000

Q Fecha Inicio GENERAL N/A Fecha de inicio de la relación laboral con Expatrono 1 '01/01/2007'

R Fecha Fin GENERAL N/A Fecha de finalización de la relación laboral con Expatrono 1 '25/05/2009'

S Retención Practicada GENERAL 2 Retención practicada durante el periodo de trabajo 500

T NIT ExPatrono (2) GENERAL N/A NIT del Expatrono 47

U Renta Neta Expatrono (2) GENERAL 2 Renta neta percibida de ese patrono. 5000

V Fecha Inicio GENERAL N/A Fecha de inicio de la relación laboral con Expatrono 2 '01/01/2007'

W Fecha Fin GENERAL N/A Fecha de finalización de la relación laboral con Expatrono 2 '25/05/2009'

X Retención Practicada GENERAL 2 Retención practicada durante el periodo de trabajo 500

Y NIT ExPatrono (3) GENERAL N/A NIT del Expatrono 51

Z Renta Neta Expatrono (3) GENERAL 2 Renta neta percibida de ese patrono. 5000

AA Fecha Inicio GENERAL N/A Fecha de inicio de la relación laboral con Expatrono 3 '01/01/2007'

AB Fecha Fin GENERAL N/A Fecha de finalización de la relación laboral con Expatrono 3 '25/05/2009'

AC Retención Practicada GENERAL 2 Retención practicada durante el periodo de trabajo 500

AD Renta Neta ** GENERAL 2 Renta neta percibida con el agente retenedor 80000

AE Cuotas IGSS ** GENERAL 2 Deducción por contribuciones de seguro social y otros planes de

previsión social.

4085.03

AF Primas Seguros** GENERAL 2 Valor primas por seguros de vida no dótales, de accidentes,

personales y gastos médicos.

0

AG Pensiones ** GENERAL 2 Valor cuotas de pensiones alimenticias fijadas por sentencia judicial. 0

AH Otras Deducciones ** GENERAL 2 Aguinaldo, Bono 14 y prestaciones IGSS 14986.94

AI Otros Gastos ** GENERAL 2 Donaciones, fianzas, colegiaturas profesionales y otros. 0

OBSERVACIONES:

1. El doble Asterisco (**) significan que el campo es de carácter obligatorio, el resto pueden ser casillas en blanco (sin espacios)

2. Las fechas deben escribirse entre comillas simples.