Manual de usuario (SGS GS1). · Manual de usuario (SGS GS1). 3 Pantalla principal. Al acceder...

Sistema de gestión de servicio gs1

Manual de usuario

Versión 1

16 de Mayo de 2019

Manual de usuario (SGS GS1).

2

Introducción.

El sistema de gestión de servicio GS1 es un sistema web que trabaja por medio de

un servidor en la red, por lo que se necesita acceder desde un navegador

preferentemente Google Chrome, en la barra de dirección se debe agregar la

siguiente URL: https://gs1servicios.000webhostapp.com/ y aparecerá la siguiente

página:

Esta es la página de Inicio de sesión en la que se deben capturar los datos de un

usuario registrado en el sistema web, (Estos solo pueden ser agregados desde el

mismo sistema) al ingresar los datos correctamente se podrá tener acceso al

sistema web donde podrá realizar cualquiera de las acciones que se encuentran

dentro de este manual.

En caso de ingresar un dato incorrectamente el sistema impedirá el acceso

recargando la página y borrando los datos ingresados para iniciar sesión, solo con

un usuario registrado desde dentro del sistema se tendrá acceso, en caso de tener

cualquier problema con los usuarios se puede registrar en el apartado de incidencias

o contactando al desarrollador.

https://gs1servicios.000webhostapp.com/


3

Pantalla principal.

Al acceder correctamente al sistema se tendrá acceso a la pantalla principal,

mostrando los registros pendientes para GS1, con sus principales datos, un menú

horizontal superior (para accesar al resto del sistema) y la opción de modificar los

datos de un registro mediante el número de registro de cada servicio.

1.- Menú horizontal superior con acceso al resto del sistema.

2.- Menú desplegable con el resto de acceso al sistema.

3.- Números de registro de los servicios con enlace a modificación de datos del

número de registro que se quiere modificar.


4

Modificación de registro.

Al acceder a un número de registro mediante su enlace se abrirá la página de

modificación para el servicio seleccionado, en el que se podrá modificar los datos

de modelo, VIN, Monto de autorización o Refacciones registradas.

Al modificar los datos y presionar el botón Modificar mostrará un mensaje de éxito

o de error para modificar nuevamente el registro, se mostrará un mensaje como el

siguiente.

Para regresar a la página principal solo se debe dar clic en Regresar.


5

Guardar un nuevo registro.

Al acceder desde el menú superior horizontal a la página de Registrar, se mostrará

un formulario que debe llenarse para poder guardar un nuevo registro (servicio) que

se realizará.

Al llenar todos los campos y seleccionar los que así lo requieren podrá guardar un

nuevo registro, si el registro ya existe o los datos que ingreso no corresponden a los

solicitados la página mostrará un mensaje de error.

Se debe tener en cuenta que los datos a llenar se deben respetar conforme a lo que

cada campo solicita, por lo que se deben respetar los siguientes puntos.

• Número de registro: Introducir el identificador del servicio a registrar, entre

números y letras, también acepta guiones en caso de que el número a

registrar lo requiera.

• Aseguradora: Seleccionar un Cliente/Aseguradora registrado (Fuentes).

• Vehículo: Seleccionar un Vehículo registrado (Fuentes).

• Modelo: Año del vehículo con formato “2010”.

• VIN: Número de identificación del vehículo.

• Fecha de autorización: Seleccionar en calendario la fecha de autorización.

• Fecha de entrega: Seleccionar en calendario la fecha de entrega del servicio.

• Monto de autorización: Monto de autorización para el servicio se añade el

16% automáticamente al registrar el servicio.

• Taller: Seleccionar un taller registrado (Fuentes).

• Técnico encargado: Seleccionar un técnico registrado (Fuentes).

• Refacciones: Ingresar las refacciones para el servicio, se pueden incluir los

números de parte para las refacciones.


6

Una vez guardado el registro deberá mostrarse el mensaje de éxito o que ocurrió

un error en el guardado del registro, en el caso de que ocurra algún error se puede

ingresar nuevamente a Registrar para guardar el servicio, si el problema insiste se

puede registrar en incidentes para su atención.

En caso de ser exitoso el guardado, se mostrará un mensaje como el siguiente:

Solamente se debe dar clic en Regresar para entrar al menú principal y poder

realizar la acción que se desee.


7

Buscar un registro.

Para la opción de buscar se pueden obtener los servicios registrados en el sistema

por medio de un identificador, es decir, al ingresar el dato de número de registro,

aseguradora/cliente, fecha de entrega o técnico encargado se podrán mostrar los

registros relacionados a el campo donde se ingreso el dato a buscar.

Al buscar un registro por su número (Reporte/Siniestro) se mostrará solamente un

servicio que coincidirá con el número que se está buscando y el resultado será el

siguiente.


8

Si se busca un registro por la aseguradora o cliente, mostrará todos los servicios

vigentes relacionados a esa aseguradora o cliente, el resultado será el siguiente.

Para buscar un servicio por su fecha de entrega se debe seleccionar la fecha que

se desea buscar en el calendario, clic en buscar y mostrará los servicios registrados.


9

Por último, para buscar los servicios por el técnico encargado que tiene registrado,

se selecciona el nombre del técnico y se da clic en el botón de buscar para mostrar

los resultados de la búsqueda, como se muestra a continuación.

En el caso de ingresar un dato que no existe o que no tiene servicios relacionados

se mostrará un mensaje que, el dato que se está buscando no existe o no tiene

servicios registrados.

En la siguiente imagen se muestra un ejemplo de una búsqueda de un servicio con

una fecha de entrega, al no haber resultados para esa fecha muestra la leyenda en

la parte superior de la tabla “No hay servicios para entregar en esta fecha.” Ya que

no hay resultados.


10

Cotizaciones.

La página de cotizaciones muestra las opciones para registrar una nueva cotización

(1), para buscar una cotización mediante el nombre de un vehículo o por la refacción

que se registró para tener su cotización (2), mientras que en la parte inferior se

muestran todos los datos guardados de las cotizaciones registradas (3).

Registrar cotización (1).

Se deben llenar los campos con los datos que se indican, para vehículo se debe

seleccionar un datos guardado en Fuentes, para Modelo se debe ingresar el año

del modelo del vehículo, en Refacción se debe seleccionar un dato registrado en

Fuentes, en precio se ingresa el costo de la refacción referente al proveedor de la

cotización que se realizará, el periodo de entrega se debe ingresar el o los días que

tardará la refacción en entregarse, mientras que para proveedor se selecciona de

los datos que fueron guardados en Fuentes.


11

Buscar cotización (2).

Solo se debe seleccionar una de las opciones para buscar un registro de cotización

relacionado a la búsqueda que se quiere realizar de la cotización, esta puede ser

por cotización de vehículo registrado o por refacciones para mostrar en tablas los

resultados de la consulta y que se pueda realizar la comparación de precios o

periodos de entrega.

Y el resultado de la consulta será el siguiente:

Al repetirse datos como el proveedor, refacción o precio no se tendrá un control de

datos repetidos y todas las cotizaciones se almacenarán con un número de ID desde

el cual podrán hacer modificaciones al precio o periodo de entrega, para que puedan

tener sus datos actualizados cada vez que así se requiera, solo se debe dar clic al

id de la cotización que desee modificarse.

Cotizaciones registradas (3).


12

Se deben modificar los datos de la consulta y dar clic en Modificar.

Al realizarse la modificación de los datos de mostrará el siguiente mensaje y debe

darse clic a Regresar para volver al menú del sistema.


13

Usuarios.

La administración de usuarios se realiza desde está página, en la que se puede

agregar un nuevo usuario (1), modificar la contraseña de un usuario existente (2) y

eliminar un usuario para que su acceso al sistema sea eliminado (3).

Registro de usuarios (1).

Para registrar un nuevo usuario solo se debe llenar el campo de nombre y

contraseña, considerando guardar una contraseña que contenga mínimo 8

caracteres, por lo menos una mayúscula y un número.


14

Si el usuario se guarda exitosamente se mostrará la siguiente pantalla (no importa

qué tipo de usuario se seleccione).

Modificar contraseña de usuario (2).

Para esta función se debe ingresar el nombre tal y como fue registrado

anteriormente, y dar clic en modificar.

Si el nombre de usuario existe en la base de datos nos llevará a la siguiente pantalla,

donde se muestra el nombre del usuario a modificar y el campo donde se ingresará

la nueva contraseña.


15

Se debe recordar que la contraseña contenga mínimo 8 caracteres, por lo menos

una mayúscula y un número, si el guardado de la nueva contraseña es correcto, se

mostrará la siguiente pantalla con el mensaje de éxito o de que ocurrió un error.

Eliminar un usuario (3).

Para eliminar un usuario se debe ingresar el nombre exactamente como se registro

en el campo de eliminar un usuario.


16

Después se mostrará un mensaje de confirmación que, al aceptar eliminará al

usuario y redirigirá a la página y en caso de cancelar también redirigirá a la página

sin mostrar otro mensaje.


17

Fuentes.

Para los formularios de registro (servicio), buscar (servicio) y cotizaciones, se deben

seleccionar datos que referencian a fuentes, es aquí donde se registrarán todos

esos datos, que se tendrán disponibles para realizar nuevos registros de servicios

o cotizaciones.

Desde esta página y poniendo el ratón encima de la opción se podrán registrar

nuevos:

• Aseguradora/Cliente: Ingresando un cliente o aseguradora, dirección y

teléfono de contacto.

• Vehículo: Ingresando Marca y Modelo (nombre del vehículo).

• Taller: Ingresando Estado, Taller (con referencia o sucursal) y referencia

como ubicación, teléfono, contacto o referencias generales, cabe señalar que

al ingresar en un registro (servicio) nuevo el taller, automáticamente le

asignará el estado donde se encuentra.

• Partes/Refacciones: Este apartado es para cotizaciones, en la que se

registrará el nombre de la pieza a comprar y una referencia a la pieza.

• Técnico encargado: Se ingresará el nombre y puesto de los empleados que

se encargan de los servicios que lleva a cabo la empresa, así como un

numero identificador para los técnicos, que no supere los cinco caracteres en

números (ejemplo: 123, 1, 18349).

• Proveedores: También para cotizaciones, se registrará el nombre y contacto

del proveedor (puede ser correo electrónico, numero de teléfono, dirección,

etc.)

Cada fuente tendrá la opción de mostrar los datos que ya fueron registrados, el

botón para guardar una nueva fuente y un botón para mostrar la información

completa de cada fuente que fue guardada.

A continuación, se mostrará cómo acceder a fuentes y como poder registrar o

mostrar los registros guardados para cada una de las fuentes, las funciones de

mostrar fuentes guardadas, guardar fuente y registros las tienen todas las fuentes,

solo cambian los campos que requieren para hacer el registro de cada una de las

fuentes.


18

Para acceder solo se debe poner el ratón encima de las tres líneas horizontales y

seleccionar fuentes, como se muestra a continuación.

1. (General) En esta opción podremos consultar de manera rápida, los registros

de fuentes que ya están almacenados en el sistema para evitar repetir

registros.

2. Son los campos específicos para cada fuente, por lo que cambiarán, sin

embargo, los identificadores se asignan solos, a excepción de Técnicos

encargados, solo se deben llenar los campos y registrar.

3. Registrar es el botón que realiza la acción de guardar la información en la

base de datos y mediante un mensaje se muestra al usuario si se guardo o

no una nueva fuente.

4. Registros: Muestran en tablas los datos de la fuente en la que se dio clic


19

En caso de que el registro de la fuente sea exitoso, se mostrará el mensaje, en caso

de algún error se mostrará el mensaje y se indicará al usuario que acceda de nuevo

para realizar el registro de nuevo y guardarlo, en caso de que el registro no se

guarde se puede reportar en incidentes para solucionar el problema.

Si se accede al botón de Registros, se mostrará una tabla con los datos de las

fuentes guardadas, así como las opciones de regresar al inicio o regresar a fuentes.


20

Incidencias.

Esta página registra incidentes relacionados con el funcionamiento de la página, en

caso de que algún error sucede en el sistema y este persista, se puede realizar el

reporte del problema para que el desarrollador pueda realizar los ajustes necesarios

hasta solucionar el sistema.

Para acceder se debe poner el ratón sobre las tres líneas horizontales y seleccionar

la opción de incidentes, una vez que se encuentra en la página se puede realizar el

reporte del incidente, para hacerlo se necesita lo siguiente.

a) Seleccionar la página donde se genera el problema o error.

b) La fecha se llena por defecto y no es necesario hacer algún cambio.

c) Describir concretamente el problema o detallar el error que se genera.

d) Hacer clic en registrar para que se generé el reporte y que el desarrollador

pueda atenderlo.


21

Alertas.

Al guardar los registros (servicios) estos se almacenan permanentemente con una

fecha de entrega, la cual definirá el tiempo restante que tiene GS1 para entregar el

servicio, por lo que los servicios se muestran en unas alertas o tablas que muestran

los registros conforme al tiempo que tienen para entregarlos como se muestra a

continuación.

Cabe señalar que solo se puede acceder a las alertas desde la página principal,

colocando el ratón encima de las tres líneas horizontales en el menú superior

horizontal y seleccionando la opción de alertas, que desplegará la ventana con los

servicios pendientes, los cuales se sitúan dependiendo de el tiempo que tengan

restante para entregar.

Estos periodos van desde el vencido (ya paso su fecha de entrega), los que se

entregan en 1 o 2 días siguientes, los que se entregan en los próximos 3 – 4 días y

los servicios que tienen más de cinco días para entregarse.


22

Cancelación.

Un servicio puede ser cancelado (borrado) del sistema si esta ya no se entregará o

presentó problemas y tuvo algún tipo de cancelación, para ello solo debe abrir las

alertas como se menciono anteriormente, buscar el servicio y dar clic en el botón de

cancelar, el sistema mostrará una ventana de confirmación y en caso de eliminarlo,

mostrará la ventana con el mensaje referente al éxito o fracaso de su borrado.


23

Finalización.

Una vez que se ha finalizado un servicio (sin importar la fecha de entrega) se debe

finalizar dentro del sistema, ya que solo se sabe que su fecha de entrega venció,

pero no si el servicio ya fue entregado, por lo que se debe ingresar a alertas y

seleccionar la opción de finalizar.

Una vez que se haya dado clic al botón de finalizar se desplegará la siguiente

ventana, la cual pide datos de confirmación (se pueden modificar datos, incluido el

de monto de autorización, excepto las fechas y número de registro), al final de la

página solicita los datos de gastos, donde se debe ingresar los gastos generados

por los viáticos (1), tipo de transporte donde se traslado el técnico (avión, auto

arrendado, etc.) (2) y otros gastos generados durante la atención del servicio (3).

Estos datos se deben ingresar como se muestra en las siguientes imágenes.


24

Una vez modificado los datos (que así lo requieran) se deben registrar los gastos

generados durante la atención del servicio llenando:

a) Viáticos: Gastos de traslado, hospedaje, herramientas, etc. (ejemplo: 7000)

b) Transporte: Método de traslado (Ejemplo Avión).

c) Otros: Otro tipo de gastos se puede dejar en 0, (Ejemplo: 1500).

d) Botón para finalizar el servicio.


25

Al finalizar el registro mostrará un mensaje de error o el siguiente:


26

Balances.

Una vez finalizado el registro de cualquier servicio, se eliminará de los registros y

se almacenará la información en balances, donde, mediante los costos y el pago

realizado por el cliente, realizará el balance y mostrará la información referente al

balance de cada servicio con la opción de imprimir o guardar el PDF como un

reporte.

1. Información del balance.

2. Botón para generar reporte.

Al dar clic en el botón de Reporte el sistema generará un reporte con la información

del balance del servicio, mostrando los datos a lo largo de un reporte, así como la

opción de imprimirlo.


27

Al dar clic en imprimir desplegará la ventana siguiente, en la que se mostrará el

reporte en una hoja de tamaño carta (A4) con las opciones de imprimirla o guardarla

como PDF para ser almacenada dentro de la computadora como un reporte de

balance del servicio presentada.

Al guardar en PDF se deberá guardar en la computadora y seleccionar un nombre,

como por ejemplo AXA_356480.PDF ya que es la aseguradora o cliente a la que se

presento el servicio y el número de registro.


28

Para Sali del reporte solo se deber regresar a la página anterior.

Cerrar Sesión.

Para salir del sistema solo se debe desplegar el menú de las tres líneas

horizontales, desde cualquier parte del sitio y dar clic en Cerrar Sesión.

Manual de usuario (SGS GS1). · Manual de usuario (SGS GS1). 3 Pantalla principal. Al acceder...

Documents

Transcript of Manual de usuario (SGS GS1). · Manual de usuario (SGS GS1). 3 Pantalla principal. Al acceder...