MANUAL DE USUARIO VIGILADO VALIDAR INFORMACIÓN – Vers. 3.0

1. Objetivo

Mediante este documento se pretenden describir las funcionalidades que tiene el módulo

Validar Información de los archivos requeridos a través de la Circular Única, Cartas Circulares

Externas y oros requerimientos a las entidades vigiladas de la Superintendencia Nacional de

Salud, para el perfil de usuario Vigilado.

2. Validar archivo

Nota: No se harán validaciones de firmas digitales, tenga en cuenta que en el proceso

de validación no se deben incluir archivos con firmas digitales. Los archivos que se

validan no quedan almacenados en los servidores de la Supersalud.

Es importante precisar que únicamente deben validar los archivos planos (.txt), los archivos de Word y pdf firmados digitalmente, se requieren de forma obligatoria en la Opción Cargue Archivo Oficial. Por favor tenga en cuenta que si realiza el proceso de validación de los archivos planos (.txt), pero NO los Carga firmados digitalmente por la opción Cargue Archivo Oficial, el proceso del envío se da como NO recibido.

Esta funcionalidad permite realizar la validación de los archivos por el usuario vigilado. Se

encuentra ubicada en el Panel de Usuario Vigilado (Ilustración # 1) por medio del enlace

Validar Archivo.

Ilustración 1-Panel de Usuario Vigiliado

2.1. Definición de parámetros para la validación

A continuación (Ilustración # 2) se presenta la interfaz para la validación de archivos, la cual

contiene los siguientes campos: Circular y el Año.

Por favor seleccione la CIRCULAR, a la que corresponde la información que van a reportar, por ejemplo: (CIRCULAR ÚNICA, Carta Circular 001 2013 PLAN DE IMPLEMENTACION NIF).

A continuación (Ilustración # 3) para seleccionar el periodo, al seleccionar el periodo de corte al que corresponde la información a reportar, tenga en cuenta que para cada Circular el Sistema RVCC, le desplegará los periodos establecidos y el número corresponde al código del periodo de corte, ejemplo (41 – Segundo Trimestre, 43 – Cuarto Trimestre)

Ilustración 3-Parametrización del archivo

Para poder hacer una correcta parametrización se deben ejecutar los siguientes pasos:

En primera instancia el usuario vigilado debe seleccionar la Circular a la que están asociados

los archivos.

Nota: Solo podrá seleccionar entre las circulares a las que esté asociado (Ilustración #

4).

Ilustración 3-Selección de Circular

Una vez seleccionada la Circular, se cargarán los años habilitados para realizar la validación,

se debe seleccionar el año. (Ilustración # 5).

Nota: Solo podrá validar archivos para el período actual o inferiores, no para períodos

de corte futuros.

Ilustración 4-Selección de Año

Por último se debe indicar el período de corte, según el año seleccionado previamente

(Ilustración # 6).

Ilustración 5-Selección de Período

Si el usuario vigilado a realizado correctamente la parametrización de su validación, debe

presionar el botón Siguiente ubicado en la parte inferior central de la interfaz (Ilustración # 7).

Ilustración 6-Enviar parametrización

Si el usuario vigilado está usando por primera vez la aplicación o está usando un navegador

web distinto al que trabaja normalmente, se le indicará un aviso de confirmación para que

acepte el uso de la herramienta (Ilustración # 8).

Nota: Es indispensable que se tenga instalado el plugin de Java (JRE) para el correcto

uso de la validación de archivos. En caso de no tenerlo instalado, se puede descargar

del siguiente enlace http://www.java.com/es/

Si ya lo tiene instalado debe entonces confirmar su uso para poder continuar con el

proceso de validación. La versión de la Máquina Virtual de Java a usar debe ser la 1.6 .

Confirme que su PC no tiene instaladas versiones anteriores de Java. Si aparece una

ventana de alerta con el mensaje “Desea impedir la ejecución de componentes que son

potencialmente no seguros (Ilustración 6a) seleccione la opción NO.

Ilustración 9-Confirmación uso de la máquina virtual de Java

2.2. Envío de los archivos a validación

Una vez se ha parametrizado correctamente la validación, se carga la interfaz de envío de

archivos (ver Ilustración # 10), donde el usuario vigilado procede a realizar la carga de los

archivos.

Para evitar problemas o retrasos en la ejecución de esta actividad se deben tener en cuenta

las siguientes acotaciones:

Los archivos que se suban a la aplicación deben estar en formato de texto. Se permiten

extensiones en minúsculas o mayúsculas (txt ó TXT)

Los archivos que el usuario vigilado validará deben coincidir con el estándar que se

indica en la circular respectiva

Para un ejemplo práctico siguiendo el estándar, se hará el proceso de envío de un

archivo tipo 131, que lo debe subir un usuario vigilado que pertenece a la entidad

ENTIDADXX, cuyo nit es 123456789 y pertenece al período # 40 (Primer Trimestre)

del año 2010

El estándar indica que debe ser de la siguiente forma:

Nombre del archivo: NITENTIDADPPANNO131.TXT

Finalmente el nombre de ese archivo debe ser 123456789402010131.TXT

Para el correcto funcionamiento de la aplicación, el computador debe tener disponible

conexión a internet al momento de subir y validar los archivos. Si se intentan subir o validar

los archivos y no se posee esta conectividad, se presentará el siguiente error:

Ilustración 11-Mensaje de error por pérdida de conexión a internet

Para el correcto funcionamiento de la aplicación en el instante de subir archivos, el

computador debe tener disponible conectividad con el servicio de transferencia de

archivos (FTP), pues sin ésta no se podrán llevar a cabo las respectivas

validaciones. Póngase en contacto con su departamento de Servicio Técnico

Cuando el usuario vigilado haya tenido en cuenta las acotaciones anteriores, se continúa con

el proceso de envío en la interfaz que se le provee (Ilustración # 12).

En dicha interfaz, el botón de Subir está inactivo, debido a que no se han seleccionado

archivos para su respectiva validación. (Ilustración # 13).

Campo Valor Descripción

NITENTIDAD 123456789 Nit de la entidad

PP 40 Período de corte

ANNO 2010 Año al que pertenece

TIPOARCHIVO 131 Tipo del archivo a validar

Icono que indica si el envío pasó las verificaciones de Cálculos (Integridad Referencial y Validación de Cruces).

Estructura

y

Icono que indica si el envío pasó las verificaciones de Estructura e Integridad Referencial y no se pudo llevar a cabo la validación de cruces por falta de archivos.

Ilustración 14-Interfaz para el envío de archivos

Primero se debe seleccionar el tipo de archivo a subir y se procede a dar clic en el botón

Examinar…

, sino se selecciona algún tipo de archivo y se da clic en el

botón Examinar… , la aplicación le informará al usuario que debe seleccionar el tipo de

archivo a subir (Ilustración # 15).

Ilustración 10-Aviso de selección de archivo

El usuario vigilado deberá buscar el archivo respectivo, en su computador, para asociar a la

aplicación (Ilustración # 16).

Ilustración 16-Selección del archivo a validar

Al seleccionar el archivo correcto, éste debe pasar por una serie de validaciones para que se

verifique que el archivo cumple con las condiciones mínimas para ser validado. De ser así, la

interfaz deberá quedar como la ilustración # 17. Indicando el nombre del archivo, su tamaño, la

ubicación de éste en el computador del usuario vigilado e informándole de la última vez que el

archivo fue modificado. Además el botón de subir se debe activar para continuar con el

proceso.

Ilustración 17-Información del archivo a validar

Como ayuda extra para que los vigilados puedan ver como esta conformados los archivos que

deben enviar, se ha dispuesto al lado derecho del validador de archivos un listado con

archivos de ejemplo, para visualizarlos implemente dar click sobre el archivo de interés.

Al subir el (los) archivo(s), se le indicará el resultado de la validación como lo muestra la

Ilustración # 18. Este resultado se hará para cada uno de los archivos que se han subido para

cumplir la validación, es decir, por cada uno de los archivos se indicará su respectivo resultado

individual y a su vez al final se indica el estado general del envío.

Ilustración 18-Resultado validación archivo

Para este caso, se muestra la información concerniente a la validación del archivo que el

usuario vigilado ha subido:

1. Archivo

Indica el nombre del archivo que se subió para ser validado.

2. Estructura Sección en la que se indica si el contenido del archivo coincide con los

estipulados por la respectiva circular.

3. Cálculos Sección en la que se indica si la información del archivo cumple con la integridad

referencial y validación de cruces.

4. Transferencia

Estado en el que se encuentra el archivo subido.

5. Log Estado del envío Sección en la que se indica el resultado de la validación del envío.

A

continuación se presentan las siguientes convenciones para el envío (es decir todos los

archivos subidos):

Icono que indica si el envío no pasó las verificaciones de Estructura

y Cálculos (Integridad Referencial y Validación de Cruces).

6. Detalle de la validación

En esta sección se muestran los resultados de la validación, mostrando en detalle si

algún paso es erróneo indicando la causa del por qué no pasó la prueba de validación.

Para el caso de la Ilustración # 18, el detalle de la validación indica que el archivo no

pasó, debido a que el código del departamento indicado en el archivo no posee el

código del municipio con el que se relaciona en el archivo.

Tenga en cuenta que el Sistema valida primero en TODOS los archivos la Estructura, por ejemplo:

Cantidad de campos por registro ó línea en el contenido del archivo.

Campos obligatorios.

El separador de campo sea el establecido en la Circular, por ejemplo coma (,)

Duplicidad de registros.

Campo Valor Descripción

NITENTIDAD 123456789 Nit de la entidad

PP 40 Período de corte

ANNO 2010 Año al que pertenece

TIPOARCHIVO 131 Tipo del archivo a validar

Icono que indica si el envío pasó las verificaciones de Cálculos (Integridad Referencial y Validación de Cruces).

Estructura

y

Icono que indica si el envío pasó las verificaciones de Estructura e Integridad Referencial y no se pudo llevar a cabo la validación de cruces por falta de archivos.

Como se muestra en la Ilustración # 19, cuando el resultado de la validación de estructura es “VALIDADO CORRECTAMENTE”

Luego que el resultado de la validación de Estructura es correcta, el Sistema verifica ó valida los Cálculos, por ejemplo:

Código del municipio

Total códigos de cuentas

Código de habilitación

Código del indicador

Ecuación contable

Sumatoria cuentas padre

Cruce Entre Archivos Cuando se presenten errores de validación se puede descargar individualmente, es decir por

cada uno de los archivos, los resultados de la validación, ó verificar el Resultado de la

validación en pantalla. De igual manera se puede acceder a un archivo comprimido donde se

agrupan todos los resultados. Cuando el resultado de la validación es “VALIDADO CORRECTAMENTE”, firme digitalmente TODOS los archivos (planos, .doc, .pdf) con las firmas Requeridas y trasmítalos por la opción Cargue Archivo Oficial. --Fin del documento.