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Manual de Usuarios AutoSoft Taller ® Versión 2.50 Básica URL: www.AutoSoftTaller.com Feedback: [email protected] Santa Rita Investments Inc. PO Box 970518 Boca Raton, FL 33497 Telf. (561) 350.9232 Fax. (561) 829.7116 Impreso en los Estados Unidos de América. Copyright © 2001 – 2004 Santa Rita Investments Inc.

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Tabla de Contenido Introducción 8 C A P I T U L O 1 9 Preguntas Más Frecuentes 9 C A P I T U L O 2 12 Instalación de la aplicación 12 Instalación 12 Ejecución por primera vez 17 Instalación tipo Servidor (Activación) 17 Instalación en red 19 Instalación tipo Cliente 19 Definición de directorios de datos 20 Localización de datos compartidos 20 Arranque después de la configuración de inicio 21 C A P I T U L O 3 23 Antes de comenzar 23 Importación de Datos 23 Reindexación de datos 26 Respaldos y recuperación de datos 26 Respaldo de datos 27 Recuperación de datos 28 Adaptación de AutoSoft Taller a su país 30 Identificación 31 Impuesto 31 Número Tributario 31 Registro Fiscal 31 Cambio de Moneda 32 Formato de Número Telefónico 33 Navegador 34 Usuarios y Privilegios 35 Creación de Usuarios 36 Asignación de Privilegios a Usuarios 37 Asignación de un Usuario como Miembro de un

Grupo 38

Creación de Grupos de Usuarios 38 Barras de Herramientas 40 Menú Lateral de Acceso Rápido 40 Barra de Herramientas de Navegación y

Administración 40

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C A P I T U L O 4 43 Maestros 43 Datos del Taller y Configuración General 44 Número Tributario y Registro Fiscal 44 Servidor SMTP 44 Logotipo 44 Valor del porcentaje de Impuesto 44 Configuración de Inventario 45 Ciudades 46 Colores 46 Tipo de Proveedor 46 Cuenta de Usuario 46 C A P I T U L O 5 47 Clientes 47 Creación, Actualización de Clientes 49 Inclusión de vehículos desde clientes 50 C A P I T U L O 6 53 Vehículos 53 Inclusión de Vehículos 55 C A P I T U L O 7 59 Personal de Mano de Obra 59 C A P I T U L O 8 61 Proveedores 61 C A P I T U L O 9 62 Compañías de Seguros 62 C A P I T U L O 1 0 64 Repuestos de Inventario 64 Inclusión de Repuestos en Inventario 65 Código Principal y Código Alterno 65 Inactivo 66 Configuración 66 Etiquetas 66 Ocultar 66 Pestaña de Datos Generales 67 Sub-Item 67 Tipo 67 Marca 67 Descripción corta 67

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Descripción de Compra 67 Descripción de Venta 68 Origen 68 Condición 68 Días de Garantía 68 Seriales 68 Observaciones 68 Pestaña de Costos/Precios 69 Impuesto 69 Costos 69 Precios de venta 69 Precio de venta por defecto 70 Pestaña Existencia 71 Unidades 71 Punto de Reorden 71 Almacén 72 Ubicación 72 Seriales Ingresados 72 Pestaña Proveedores 73 Pestaña Foto 74 C A P I T U L O 1 1 76 Repuestos de No Inventario 76 La Tercera Opción 77 C A P I T U L O 1 2 79 Trabajos de Mano de Obra 79 C A P I T U L O 1 3 81 Marcas y Modelos de Vehículos 81 C A P I T U L O 1 4 83 Presupuestos de Reparación 83 Pestaña Principal 85 Pestaña Detalles 86 Pestaña Mano de Obra 89 Detalles de la Mano de Obra (Ctrl+I) 90 Asignación del Trabajo de Mano de Obra

(Ctrl+M) 91

Asistente de Pintura 95 Pestaña Repuestos 97 Asistente de Repuestos 97

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Imprimir Solicitud de Cotización (Solo Para

Repuestos de No Inventario) 103

Tipo de Precio Aplicado (Solo Para Repuestos de Inventario)

103

Repuestos Suministrados por el Seguro o el Cliente

103

Pestaña Externos 105 Pestaña Aparte 106 Pestaña Fotografías 107 Historial de Vehículos 110 C A P I T U L O 1 5 112 Facturas de Reparación 112 Impresión de Facturas 113 Pago de Facturas 114 Facturación de Ítems de Inventario 115 Facturación de Repuestos de Inventario 117 C A P I T U L O 1 6 121 Cuentas por Cobrar 121 C A P I T U L O 1 7 122 Reporte de Ganancias 122 C A P I T U L O 1 8 125 Ordenes de Trabajo/Ingreso de Vehículo 125 Asignar Trabajos de Mano de Obra 126 Orden de Trabajo 129 C A P I T U L O 1 9 132 Status/Egreso de Vehículos 132 C A P I T U L O 2 0 135 Ordenes de Compra (Introducción) 135 Orden de Compra (No Inventario) 136 Creación de una Orden de Compra (No Inventario) 136 Orden de Compra (Inventario) 137 Creación de una Orden de Compra (Inventario) 137 Recepción de Ordenes de Compra (Inventario) 139 Recepción de Facturas 141 Devoluciones de Compras 142 Control de Pagos 143 Cheques 145

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C A P I T U L O 2 1 146 Reportes 146 Funciones de Vista Preliminar 146 Envío de Reportes por Correo Electrónico 146 Exportación a Archivos en Diferentes Formatos 147 Menú Reportes 149 Presupuestos Pendientes 149 Listado de Presupuestos 149 Vehículos Perdida Total 149 Resumen de Facturación 149 Vehículos Facturados por Productor 149 Cuentas por Cobrar 150 Facturas con Repuestos Pendientes 150 Listado de Inventario 150 Ganancias por Presupuesto o Factura (Reporte

de Ganancias) 150

Editor de Formatos de Impresión 151 Otros Reportes 153 Imprimir Cuentas por Pagar 153 Listado de Ordenes Pendientes 153 Pagos y/o Créditos Efectuados 153 Pagos Efectuados 153 Anexo A. Instrucciones para Compartir el Disco Duro del

Servidor 155

Asignación de Unidad de Red Compartir Directorio 157 Anexo B. Mas Configuraciones de Registros 160 Claves Compartidas (Seguridad) 160 Registro de Eventos 161 Grupos 161 Privilegios 161 Usuario 161 Claves Locales: Introducir Preferencias 161 Auto Tab When Full (Tab Automático) 162 Confirmar Borrado 162 Confirmar Guardar al Salir 162 Confirmar Guardar al Navegar 163 Siglo Actual 163 Formato de Número Telefónico Preferencias en Facturas 163 Reiniciar Año 163 Anexo C. Otras Opciones de Fichas 164 Licencia Para el Usuario Final 165

I N T R O D U C C I O N

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Introducción

n un mercado tan competitivo donde cada día el margen de ganancia depende mas de la productividad, todo taller de servicio, reparación y reconstrucción automotriz, independientemente de su tamaño y

ubicación, necesita de la ventaja que la informática ofrece, para obtener información precisa y al instante necesaria para tomar decisiones correctas y que al mismo tiempo permita mantener control sobre el proceso de producción de su empresa. Santa Rita Investments Inc. consciente de esto y atendiendo los comentarios y sugerencias que recibimos de muchas personas que nos escriben de todos los países de habla hispana, y para cumplir con su objetivo de ofrecer un producto de mayor calidad, que pueda ser utilizado en cualquier taller y brinde los resultados deseados a sus usuarios, ha desarrollado AutoSoft Taller 2.50 Básica, para poner a su alcance más funciones y ventajas, que ratifican a nuestro programa como líder indiscutible en el mercado hispano. AutoSoft Taller 2.50 Básica ha sido desarrollado por profesionales para llenar el vacío existente, de programas específicamente desarrollados y orientados para atender las necesidades del sector de empresas de servicio y reparación automotriz hispanos, sin importar su tamaño ni ubicación. Una lista de clientes satisfechos en mas de 10 países que crece cada día, confirma la fácil adaptabilidad de AutoSoft Taller a cualquier país y su capacidad para controlar los procedimientos y cubrir las necesidades propias del mercado. Esperamos que AutoSoft Taller 2.50 Básica contribuya de manera efectiva en el control de los procesos y el manejo de la información en su empresa, recuerde que nuestro departamento de desarrollo, tal como lo ha hecho hasta ahora, continua trabajando y analizando la factibilidad de sus sugerencias y el nacimiento de nuevas tecnologías, para aplicarlas y mejorar cada ves más nuestro programa.

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P R E G U N T A S M A S F R E C U E N T E S

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Preguntas Más Frecuentes

¿Cómo se guardan los datos? Pulsando sobre el icono Guardar de la barra de herramientas. Este icono sólo estará encendido cuando algunas de las ventanas de procesos (Presupuestos, Clientes, Vehículos, Facturas, etc.) estén activadas y el registro haya sido modificado.

¿Cómo crear un registro nuevo? Seleccione primero el proceso que se desea realizar (crear clientes, presupuestos, vehículos, etc.), después pulse sobre el icono Nuevo de la barra de herramientas.

¿Cómo imprimir la orden de trabajo interna? Inicialmente debe darle ingreso al Vehículo, pulsando sobre el icono Órdenes de Trabajo/Ingresos .Una vez allí, pulse sobre Nuevo , Coloque el número de la matrícula, guarde los datos y pulse sobre el botón Imprimir Orden. AutoSoft Taller automáticamente mezcla todas las órdenes pendientes para el vehículo ingresado. Para efectos de la aplicación, las órdenes pendientes son todos aquellos presupuestos de un vehículo que no hayan sido anulados o facturados. En AutoSoft Taller 2.50 es posible imprimir la orden de trabajo desde los presupuestos, ubique el presupuesto deseado, active la pestaña de detalles y pulse sobre el botón Orden de Trabajo.

¿Cómo cambiar el propietario a un vehículo? Debe pulsar sobre el icono de Vehículos y en el área donde aparecen los datos del cliente, se debe pulsar sobre el icono Cambiar . Al activarse los campos de datos, basta con colocar el número de cliente, documento de identidad o el nombre. (Debe poseer el privilegio para Modificar campos especiales).

¿Cuándo se cambia de propietario a un vehículo, o el vehículo a su propietario, debo crear un presupuesto nuevo? No. Simplemente debe ubicar el o los presupuestos que desea actualizar (deberían ser sólo los pendientes) y escribir nuevamente la matricula del

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Vehículo, para que la aplicación se traiga los datos actualizados del mismo. Recuerde guardar para que los cambios tengan efecto.

¿Puedo Eliminar Presupuestos o Facturas? No. Solamente pueden ser anulados.

¿Por qué a veces no puedo modificar un presupuesto? Cuando un presupuesto es facturado, AutoSoft Taller lo bloquea para que no pueda ser modificado. Es un mecanismo de seguridad que garantiza que los datos no van a ser cambiados, después que fue creada la factura a partir de esos datos.

¿Si una Factura es anulada, que ocurre con el presupuesto? Cuando se anulan facturas, AutoSoft Taller habilita nuevamente el presupuesto que dio origen a dicha factura (si ese es el caso), para que dicho presupuesto pueda ser facturado nuevamente.

¿Por qué a veces no puedo reimprimir una factura? Como medida de seguridad, para evitar reimpresiones, AutoSoft Taller bloquea una factura cuando es impresa correctamente (respondiendo que SI fue impresa de manera correcta). Si se contesta afirmativamente por error, o se desea reimprimir una factura, el usuario debe tener asignado el privilegio de Administrador. (Ver Capítulo Antes de Comenzar).

¿Es estrictamente necesario utilizar el Control de Status y darle egreso a cada vehículo? Es recomendable ya que muchos reportes de la aplicación dependen de esta información: reportes como el de vehículos en el taller, clientes por llamar o los vehículos pendientes por facturar, dependen exclusivamente de esta información.

¿Puedo modificar la fecha y hora de creación de un presupuesto? Si. Solamente es necesario poseer el privilegio de Modificar campos especiales.


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¿Puedo eliminar Clientes o Vehículos? Si, pero solamente de aquellos vehículos a los cuales NO se les haya creado ningún presupuesto. Una vez que se ha incluido al menos un presupuesto para un cliente, con su respectivo vehículo, dicho presupuesto, cliente y vehículo no podrán ser eliminados.

¿Para que sirven las pestañas de Externos y Aparte de la ventana de presupuestos? Los trabajos Externos, como su nombre lo indica, son aquellos trabajos y/o servicios que son realizados fuera de su taller por otras empresas y que deben ser facturados de igual manera como un servicio realizado. Algunos ejemplos pueden ser las rectificaciones de transmisiones, de frenos, carga de gas, niquelados y muchos otros según cada caso particular de cada taller. Los trabajos Aparte son aquellos que generalmente son solicitados por el cliente, pero que no deben ser cargados a la Compañía de Seguro o Empresa. Casos típicos como pintura de algunas piezas adicionales, pulitura del vehículo, revisiones e infinidad de otros servicios que por cualquier motivo no deben aparecer reflejados en el presupuesto, pero si en la orden de trabajo de los operarios.

I N S T A L A C I O N D E L A A P L I C A C I Ó N

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Instalación de la Aplicación

a instalación de la aplicación es sumamente sencilla, algunos cambios específicos dependerán de si se trata de una instalación para Servidor o para estación Cliente.

Instalación El CD de instalación se auto ejecuta al introducirlo en la unidad de CD-ROM, sin embargo, si esto no sucede puede ejecutar el programa INSTALAR.EXE que se encuentra en la raíz del disco de instalación. Si descargó la versión Shareware de Internet, usted deberá tener un archivo denominado AUTOSOFT25.EXE que se debe encontrar en la carpeta donde realizó la descarga. Una vez ejecutado, aparecerá una ventana similar a la siguiente:

La aplicación lo guiará paso a paso por el proceso de instalación.

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En primer lugar, debe leer cuidadosamente el contrato de licencia, si esta de acuerdo haga clic en Acepto los términos del contrato de licencia. Si no está de acuerdo con el contrato, por favor, no continúe con la instalación.

Luego debe completar los datos del usuario, por lo general esta información es extraída de su sistema operativo, de no ser así o de estar errada, por favor corríjala. Luego especifique si desea instalar la aplicación para que sea compartida por todos los usuarios del computador donde se esta haciendo la instalación, o sólo para la configuración del usuario actual. La ventana debe lucir como sigue:


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Posteriormente le pedirá que proporcione la carpeta donde se va a instalar la aplicación, la cual por defecto es “C:\AutoSoft2.50”. Puede cambiarla pulsando en “Cambiar…”, sin embargo es recomendable mantener el directorio por defecto.

Si pulsa en “Cambiar…” y ubica el Disco (C:), se mostrará la siguiente ventana:

Escriba el nombre de la carpeta o elíjala de la lista que se muestra. N O T A : Si elige la carpeta “Archivos de programas” y esta utilizando como sistema operativo Windows XP, puede tener problemas para compartir esta carpeta en la RED, en el caso que desee compartir las bases de datos con otros usuarios.


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Una vez seleccionado el lugar de instalación, debe elegir el tipo de instalación que desea mediante la siguiente ventana:

Existen dos tipos de instalación: SERVIDOR: Seleccione instalar AutoSoft Taller tipo Servidor en un sólo computador para ser usado como monousuario, si este computador esta conectado a una red, puede compartir el disco duro, o la carpeta donde este instalado el programa, para de esa forma dar acceso a los datos compartidos a otra computadora que este conectada a la red tipo cliente. El resto de las computadoras pertenecientes a la red deberán instalarse tipo Cliente. CLIENTE: Esta es la opción que usted debe escoger cuando AutoSoft Taller se va a utilizar en una estación Cliente que está conectada a una red y en la que previamente se ha realizado una instalación tipo Servidor. En este sentido, la primera instalación a realizarse en caso de querer utilizar AutoSoft Taller en una red, debe ser la instalación tipo Servidor, la cual debe realizarse en el computador principal. Antes de comenzar la copia de los archivos, se le presenta un resumen de la instalación, revísela con cuidado y de estar correcta, continúe con la instalación, la ventana luce como la siguiente:

Debe haber una instalación tipo servidor instalada en la red, para que puedan ejecutarse las estaciones tipo cliente.


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Al pulsar sobre Instalar, comenzará el proceso de copiado de archivos. Este proceso es sumamente rápido y solamente durará unos pocos minutos. Durante la copia de los archivos, se podrá apreciar una ventana similar a la siguiente.

Para terminar la instalación se le presentará la siguiente ventana:


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Haga clic en Finalizar para terminar. Ejecución por primera vez Puede ejecutar AutoSoft Taller 2.50 Básica pulsando sobre el icono creado en el escritorio de su computador. Dicho icono debe lucir similar al siguiente:

También puede ejecutar la aplicación haciendo click en “Inicio”, “Todos los Programas”, “AutoSoft Taller 2.50 Básica”. Instalación tipo Servidor (Activación) Al ejecutar la aplicación por primera vez, AutoSoft Taller generará un “Código de Instalación” en la ventana Configuración de Inicio en letras rojas como se muestra en la gráfica siguiente, tome nota de este número y del “Número de Serie” que encontrara en el reverso del CD o en el manual de usuario si usted adquirió la versión física, si adquirió la versión descargable, entonces recibirá inmediatamente después de su compra, un correo electrónico con el “Número de Serie” de su versión.

La primera instalación que usted debe realizar es tipo servidor en la computadora destinada para tal fin. La activación de su aplicación dependerá del tipo de instalación que usted hizo.


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Una vez que usted tenga a la mano el “Código de Instalación” y el “Número de Serie”, deberá completar el formato “Solicitud de Activación” que conseguirá en la página Activación en nuestro sitio en Internet www.autosofttaller.com. En el correo electrónico que recibió por su compra, viene anexo un link para la página Activación en nuestro sitio en Internet, también tendrá acceso a esta página pulsando el botón Solicitar Activación ubicado en la ventana de Configuración de Inicio. Inmediatamente después de enviar la solicitud, recibirá un correo electrónico conteniendo el “Número de Activación” para su aplicación. Al recibir su número de activación, abra el menú Ayuda y seleccione Activación, coloque el número de activación en la casilla destinada para este fin y pulse OK. Este número de activación es único para el computador donde se instaló AutoSoft Taller, incluso si altera parte del Hardware o tiene que desinstalar e instalar de nuevo la aplicación, el número de activación seguirá siendo el mismo, solamente si trata de instalar el programa como servidor en otro computador o en el mismo computador pero en distinto disco, se le solicitará la activación nuevamente. La Licencia de Usuario Final, establece que sólo puede estar activada una instalación tipo servidor por cada copia de la aplicación distribuida, se ha establecido este sistema de activación, para controlar que se cumpla esta parte del contrato, a menos que su licencia de usuario final establezca lo contrario, usted como propietario de una licencia de AutoSoft Taller, esta comprometido a cumplir con esta restricción.


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Se admiten como normales hasta un máximo de 3 activaciones anuales. De superarse esta cantidad, como política de seguridad el usuario deberá demostrar las razones para activar una cuarta vez o adquirir una nueva licencia.

Instalación en Red Si va a instalar AutoSoft Taller en dos o más computadores, recuerde que debe realizar primero la instalación en la estación Servidor y posteriormente en cada una de las estaciones Clientes. Para instalar AutoSoft Taller en las estaciones clientes, debe ejecutar el programa de instalación en cada una de las ellas y seleccionar Cliente en la ventana Tipo de Instalación. Deberá tener compartido el disco duro del servidor o la carpeta donde fue instalada la aplicación donde se encuentra el directorio “DATA”, para poder tener acceso a esta desde cada una de las estaciones. Para cualquier duda acerca de cómo compartir discos duros y conceptos de red, consulte la documentación de Windows® o a un especialista en materia de redes. En la sección Anexos 1 de este manual o comunicándose con Servicio al Cliente ([email protected]), también podrá encontrar ayuda.

Instalación tipo Cliente Las instalaciones tipo Cliente no requieren activación, la ventana para la activación es omitida cuando la aplicación se ejecuta desde estas estaciones. El limite de estaciones Cliente en una red, es determinado por la capacidad de la misma. Antes de ejecutar la aplicación desde cualquiera de las estaciones tipo Cliente, es imprescindible haber realizado primero la instalación tipo Servidor y ésta debe encontrarse en ejecución cada vez que se desee utilizar la aplicación desde cualquiera de las estaciones tipo Cliente, de lo contrario aparecerá el siguiente mensaje:

y el programa no se podrá ejecutar, además el servidor debe tener compartido el disco duro o la carpeta donde fue instalada la aplicación donde se encuentra

Refiérase al manual de su sistema operativo para los detalles de cómo crear una red local (LAN) o contrate los servicios de personal especializado.


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el directorio “DATA”, para que esta pueda ser accesada desde las estaciones tipo Cliente de la red.

Definición de los Directorios de Datos Una vez que el disco duro del servidor ha sido compartido y el funcionamiento de la red es el adecuado, deberá indicarle a la aplicación los directorios en los cuales están ubicadas las bases de datos. Existen dos directorios, los cuales se encuentran dentro de la carpeta donde fue instalada la aplicación. Los directorios son los siguientes: -Datalocal: son aquellos datos locales propios de la aplicación que residen en cada computadora (en caso de una red, son los datos de cada estación). -Data: son los datos de la aplicación o datos compartidos. Aquí están almacenados los clientes, facturas, presupuestos y todo el conjunto de información que se va creando durante el uso de la aplicación. Este directorio se crea automáticamente en el disco duro del Servidor. La ventana siguiente muestra los directorios de bases de datos, definidos para el computador Servidor.

Localización de los datos compartidos En las instalaciones tipo Cliente, la carpeta “Data” no existirá, por lo tanto debe ingresar la dirección en la red, del disco y el directorio donde están los datos del Servidor, en el campo Datos Compartidos. Por ejemplo: “f:\AutoSoft2.50\data\”, donde “f” es la unidad donde se instalo la aplicación

Recuerde que si está trabajando en red, el directorio DATA indicado en la instalación tipo cliente, debe ser el del Servidor. Si cada una de las computadoras Clientes no apuntan sus datos compartidos (DATA) hacia el Servidor, estas instalaciones no se ejecutaran.


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en el servidor, direccionada para esta estación, también puede pulsar “…” para elegir el directorio de la lista tipo árbol, allí seleccionará el Directorio “Data” del servidor como destino de archivos compartidos, en la siguiente gráfica se muestra un ejemplo de la definición de los directorios de bases de datos en una instalación tipo Cliente.

Es imprescindible que la unidad de disco duro donde fue instalado AutoSoft Taller como Servidor o la carpeta donde fue instalada la aplicación donde se encuentra la carpeta “Data” este compartida, para poder tener acceso desde las estaciones Clientes a la ubicación de instalación de AutoSoft Taller en el Servidor. Si tiene cualquier duda, puede comunicarse con Servicio al Cliente ([email protected]), solicitar asistencia a personal con conocimientos en el área o consultar la ayuda para redes de Windows®. En el Anexo 1 de este manual, se presenta una explicación detallada de cómo compartir unidades en la red y como definir o ubicar el directorio compartido del servidor.

Arranque después de la Configuración de Inicio Una vez que estos pasos han sido cumplidos, la aplicación se ejecuta y muestra la pantalla de solicitud de clave de usuario, la cual inicialmente es Administrator, este nombre de usuario esta pre-establecido en el servidor si la aplicación esta en periodo de prueba y no requiere de ninguna contraseña. En la figura de la siguiente pagina, se observa la pantalla de solicitud de clave de usuario, vista en la computadora servidor. Una vez que usted realice la activación de la aplicación, el mensaje indicando que esta se encuentra en modo de demostración y la cuenta de días restantes de uso desaparecerá.

Si en alguna oportunidad, al abrir el programa en una estación cliente, recibe un mensaje indicando que “la ruta de archivos no es valida, el directorio pudo haber sido borrado o una conexión de red no existe” revise que su conexión a la red este activa y pulse en reinstalar y repita el paso anterior.


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Usted goza de 30 días de uso gratis de AutoSoft Taller, contados a partir de la fecha de instalación, transcurrido este tiempo no será posible el acceso a la aplicación. Usted puede realizar su compra y activar su licencia durante o después de finalizado el periodo de demostración, directamente en www.autosofttaller.com o simplemente pulse sobre el botón COMPRAR.

En las estaciones Clientes, también puede ingresar a la aplicación mediante el nombre de usuario Administrador, mientras son creados los Usuarios y sus respectivos Privilegios, diríjase a la sección de Usuarios y Privilegios para ver la manera de crear usuarios, contraseñas y privilegios para garantizar el control y la seguridad en el uso de la aplicación.

A N T E S D E C O M E N Z A R

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Antes de Comenzar

i usted tiene instalada una versión anterior a AutoSoft Taller 2.50 Básica, puede importar todos sus datos para no perder la información ya almacenada. Toda la información sobre clientes, presupuestos,

facturas, vehículos y en general, toda la información almacenada en las bases de datos de las versiones anteriores, será trasladada a la versión 2.50 en todas sus condiciones. Si este es su caso, ahora es el momento para realizar la importación de los datos.

Importación de Datos Este proceso debe realizarse en el Servidor. Es importante que realice primero la importación de datos antes de introducir cualquier información en la aplicación, ya que la importación de datos sustituye toda la información en las tablas de la versión 2.50 Básica, con los datos importados desde la versión anterior. También es preciso mencionar que los datos relacionados a cuentas de usuarios, moneda y otras configuraciones no serán importados, por lo cual será necesario configurar nuevamente estas opciones y crear los usuarios y claves de la aplicación nuevamente. Para importar los datos existentes de la versión anterior, diríjase al menú Archivo y seleccione Importar Datos como se ve en la figura, para que se abra la ventana de Importación de Datos.

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La importación de datos, eliminara cualquier información ingresada antes de la realización de la importación, una vez realizado este proceso, no hay forma de recuperar los datos reemplazados.

Una vez seleccionada la versión con los datos fuente, pulse “siguiente” y la aplicación automáticamente detectará la carpeta Data de la antigua versión y la seleccionará como su fuente para la importación de datos.

La aplicación incluso detectará la carpeta de datos “Data” de la versión 1.05 de demostración, pero si en la misma computadora tiene también una versión activada, seleccionara automáticamente la carpeta “Data” de la versión activada. Una vez seleccionada la carpeta de datos fuente pulse Finalizar, el proceso de importación tardará dependiendo del tamaño de las bases de datos y la velocidad de procesamiento del computador.

A continuación le ofrecemos una lista de instrucciones a tomar en cuenta para el proceso de importación.

Haga un respaldo de las bases de datos EN BLANCO o vacías AutoSoft Taller 2.50 Básica antes de realizar la importación, lea la


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sección dedicada a este proceso para saber como realizar este paso, este respaldo conteniendo las bases de datos vacías, será necesario en caso de que por alguna razón la importación falle.

No utilice la computadora para ninguna otra tarea durante el proceso de importación, NO IMPORTA LA CAPACIDAD DEL COMPUTADOR, no es recomendable ocupar el tiempo de proceso y memoria en otras acciones.

Realice la importación de datos preferiblemente en horas no laborables de su empresa, ya que el proceso pude llegar a durar mucho.

Es recomendable que el programa fuente (AutoSoft Taller 1.05 o 2.00 Básica) esté cerrado antes y durante el proceso de importación de datos.

Espere, tenga paciencia y no intente cancelar la importación. Una vez concluida la importación, salga y vuelva a entrar al programa.

El proceso de importación de datos, consta de 9 fases de complejos procesos, en los cuales se realiza una serie de comparaciones, actualizaciones de las tablas y grabado de datos. En cada fase se realizan los siguientes procesos:

o Fase 1: Importación y grabado de datos de la antigua versión a la nueva versión 2.50.

o Fase 2: Realización de ajustes en presupuestos para adaptar los datos importados a las nuevas tablas.

o Fase 3: Realización de ajustes en las facturas para adaptar los datos importados a las nuevas tablas.

o Fase 4: Recuperación de los tipos de proveedores precargados en la versión 2.50.

o Fase 5: Recuperación de los repuestos de no inventario precargados en la versión 2.50.

o Fase 6: Recuperación de los trabajos de mano de obra precargados en la versión 2.50.

o Fase 7: Recuperación de las marcas de los vehículos precargados en la versión 2.50.

o Fase 8: Recuperación de los modelos de los vehículos. o Fase 9: Reindexación de los datos.

Si se ve obligado a repetir la importación de datos, realice los siguientes pasos:

Recupere el respaldo que realizo de las bases de datos en blanco o vacías y reinstálelo en el programa. Lea la sección dedicada a este proceso para obtener la información completa de cómo realizar este paso.

Comience nuevamente la importación de datos siguiendo todas las instrucciones.


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Cuando haya finalizado el proceso de importación, su nueva versión de AutoSoft Taller 2.50 Básica, contendrá todos los datos de su anterior versión, además de los datos precargados en esta versión tales como más de 22.000 modelos de vehículos y aproximadamente 2.000 trabajos de mano de obra.

Reindexación de Datos La función Reindexar Datos es un proceso que permite crear nuevamente los índices de las bases de datos del programa, en caso de que sufran algún daño. Este proceso nunca debería ser necesario de realizar, pero está disponible en caso de que por fallas en la red, cortes de electricidad inesperados o apagadas incorrectas del computador, el índice de las bases de datos se pierda. Usted sabrá si requiere reindexar los datos cuando aparezca un mensaje de error indicando que se ha perdido un índice o se realice una búsqueda y el resultado encontrado no coincida con la búsqueda efectuada. La realización innecesaria de reindexación de datos, no daña o afecta los datos ni el desempeño de la aplicación.

Respaldos y Recuperación de Datos El respaldo de datos puede realizarse desde cualquier computadora de la red y no es necesario que se cierre la aplicación en las estaciones Clientes. Los datos a los cuales se les hará respaldo, son los datos guardados, es decir, si los datos en periodo de ingreso que aun no se hayan guardado para el momento en que se realice el respaldo de los datos, no serán incluidos, por lo tanto aunque el proceso no exige que las estaciones clientes estén cerradas, se recomienda que por lo menos primero se termine el ingreso de datos en todas las estaciones y después se realice el respaldo. Se sugiere realizar respaldos o “backups” periódicos, de los datos del programa, sobre todo en regiones donde el servicio eléctrico sea de baja calidad o si no se tiene instalado un regulador de voltaje para proteger las computadoras, también si sus computadoras no están protegidas con programas anti-virus o simplemente por precaución en caso de que suceda un problema inesperado. El respaldo de datos se graba en el disco duro del computador, en una carpeta que usted destine para este fin, sin embargo le sugerimos que después grabe estos respaldos en CDs, ZIPs o cualquier otra unidad de grabado externo, ya que si deja los respaldos en el disco duro del computador y este se daña, de todas formas perderá todas la información.


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Respaldo de Datos Para realizar un respaldo de los datos existentes en el programa, diríjase al menú Archivo y seleccione Respaldos y Recuperación de Datos, abra la ventana del Asistente de respaldos de datos.

Seleccione la opción Realizar un respaldo de los datos actuales y atienda las instrucciones, pulse el botón Siguiente hasta llegar a la próxima ventana.

Cree una carpeta destinada para el almacenamiento de los respaldos y denomínela Respaldos, presione el botón para localizar esta carpeta y presione OK.


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Una vez ubicada la carpeta escriba un nombre para el archivo de respaldo, puede denominarlo por ejemplo con la fecha en que los datos son tomados.

Después de pulsar Siguiente, AutoSoft Taller realizara el respaldo de los datos en fracciones de segundos, agrupando todos los datos en una solo archivo con extensión .SRI, verá un mensaje indicándole que el respaldo de datos se ha realizado de manera exitosa, como se muestra en la siguiente figura.

Recuperación de Datos La recuperación de datos debe realizarse solo desde el Servidor y la aplicación debe estar cerrada en todas las estaciones Clientes, un mensaje será desplegado por la aplicación y la recuperación de datos no será posible, hasta que esto se cumpla. Para recuperar datos de un respaldo previo, seleccione la opción y pulse el botón Siguiente, lea y cumpla con las instrucciones necesarias para efectuar la recuperación de los datos y pulse el botón Siguiente hasta llegar a la ventana para el ingreso del archivo de datos.


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Los archivos de datos con extensión .SRI, son archivos comprimidos utilizados por AutoSoft Taller para la realización de respaldos de datos.

Localice y seleccione el archivo que contiene los datos que se desea recuperar, tal como se muestra en la siguiente gráfica, y pulse Siguiente.

A la aplicación le tomara breves segundos colocar la data contenida en el archivo seleccionado, en el lugar de la data existente. Pulse en Finalizar una vez concluido el proceso.


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Adaptación de AutoSoft Taller a su País AutoSoft Taller en español, está diseñado para ser utilizado en cualquier país de habla hispana. Para ello, puede cambiar los títulos de algunos campos para que estos aparezcan en pantalla y en los reportes, según usted necesite o sea exigido por las leyes de su país. Para hacer esto, simplemente modificaremos algunos Registros de la Aplicación. Estos cambios deben realizarse independientemente en cada computadora de la red, ya que son cambio locales, es decir, cada computador puede tener configuraciones diferentes. Por ser campos de uso constante, sugerimos abreviar el titulo de los campos, ya que en algunas ventanas y en algunos reportes, el tamaño de este es reducido, se sugiere utilizar las letras iniciales de la denominación del documento para abreviarlo. El procedimiento es el mismo para cada titulo a modificar, sólo varia al momento de seleccionarse el campo objeto de nuestro ajuste. Para realizar el ajuste, abra el menú Archivo, seleccione Modificar Registro y seguidamente se abrirá el Editor de Registro de la Aplicación, pulse sobre el signo positivo ubicado al lado de Claves Locales, luego sobre el signo positivo al lado de Mensaje y por último en el signo positivo al lado de Titulo.


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Varíe el tamaño de la ventana y navegue entre los registros para localizar el registro deseado. Identificación Este registro muestra el título o nombre del campo donde se ingresa el documento de identidad del cliente, llámese Documento Nacional de Identificación, Cédula de Identidad, Número de Seguro Social, etc. Pulse sobre el registro y después sobre el botón Editar Valor, ingrese el titulo en el área texto que deberá aparecer en pantalla y en los reportes por ejemplo: DNI, C.I., etc., y después en OK. Impuesto Este registro muestra el titulo o nombre con el cual se distingue en su país el impuesto legal que es cargado al cliente en cada factura, en algunos países es conocido como Impuesto al Valor Agregado (IVA). Pulse sobre el registro y después sobre el botón Editar Valor, ingrese el título en el área texto que deberá aparecer en pantalla y en los reportes y después en OK. Número Tributario Este registro muestra el título o nombre para el número de identificación tributaria asignado a su empresa, por el respectivo organismo recaudador de impuestos de su país. Pulse sobre el registro y después sobre el botón Editar Valor, ingrese el título en el área texto que deberá aparecer en pantalla y en los reportes y después en OK. Registro Fiscal Este registro muestra el titulo o nombre del número de identificación fiscal asignado a su empresa por el respectivo organismo fiscal en su país y que

Probablemente en su país no sea utilizado al Número Tributario, ya que es utilizado en pocos países, puede dejarlo en blando o utilizar este campo según su criterio.


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aparece en sus declaraciones de impuestos. Pulse sobre el registro y después sobre el botón Editar Valor, ingrese el título en el área texto que deberá aparecer en pantalla y en los reportes y después en OK. Los números de Registro Fiscal y Tributario así como el porcentaje a cobrar por concepto de Impuesto en las facturas, son ingresados en el maestro de Datos del Taller y Configuración General mencionado más adelante. Cambio de Moneda De ser necesario puede adaptar la aplicación para que utilice la moneda de curso legal en su región o país. Para esto, iremos nuevamente a los Registro de la Aplicación y haremos el mismo procedimiento anterior, con la diferencia que después de abrir Mensaje, abriremos Lenguajes y de la lista seleccionamos Español y después Editar Valor. El programa inicialmente trae marcada la opción Uso de configuración de las Ventanas del Sistema para mostrar fecha y moneda, lo cual significa que AutoSoft Taller asumirá el formato de números, fecha, signo de moneda y hora, según el país seleccionado en la pestaña Opciones Regionales de la ventana de Opciones Regionales y Lenguaje disponible en el Panel de Control del sistema operativo. Si usted desmarca esta opción, puede variar estos formatos a su gusto. Si por alguna circunstancia necesita reingresar el símbolo de Euro, utilice los mecanismos de Microsoft Word® según su teclado como por ejemplo Alt 0128. Es preciso recordar en este momento, que todos estos cambios son de tipo local (en cada computador), por lo que necesitará aplicar estos mismos procedimientos en cada uno de los computadores en donde haya instalado AutoSoft Taller. En la figura siguiente se muestra la pantalla de cambio de moneda y configuración del lenguaje.


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Usted también puede modificar la cantidad de decimales que se mostrarán en los campos de moneda, hasta un máximo de 4 decimales serán asumidos como validos. Si usted no desea que se muestren decimales, seleccione 0 en el campo Decimales para que la aplicación redondee los montos a un número entero inmediato inferior si el decimal no supera .49 y a un inmediato superior si es mayor a .50. El programa continuara tomando en cuenta internamente un total de 4 decimales al realizar los cálculos aunque se haya establecido no mostrar decimales. Presione Aplicar y después Cerrar una vez que termine de realizar los ajustes.

Formato de Números Telefónicos AutoSoft Taller ofrece la posibilidad de ajustar el formato del campo de número telefónico a sus necesidades. Este campo tendrá el formato que usted determine, según el tipo de carácter que ingrese en el registro como se explicará a continuación. Para realizar ajustes en este formato, después de abrir las Claves Locales, abra Introducir las Preferencias y elija Formato de Números Telefónicos. Verá que el formato pre-determinado de la aplicación es (999)-999.9999, o sea usted dispone de hasta 15 espacios en los cuales si ingresa un 9, ese lugar aceptara el ingreso de cualquier carácter numérico, si ingresa una A, aceptara el ingreso de cualquier carácter alfabético, si ingresa una X, aceptara cualquier carácter alfa-numérico y en el lugar donde ingrese un paréntesis, coma, punto o cualquier otro carácter, ese lugar será ocupado por dicho carácter en el campo, ejemplos:

- (99)99-99-99 acepta un código de área de 2 cifras numéricas y un teléfono de 6 cifras numéricas separadas por paréntesis.

- 9999999999 acepta un número de hasta 10 cifras numéricas sin ninguna separación.


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- 999-AAAAAAAA acepta teléfonos compuestos por números y letras como por ejemplo 800-AUTOSOFT.

- (0999)R99-9999 acepta un código de área de 3 cifras numéricas anteponiendo automáticamente un “0” y un teléfono de hasta 5 cifras numéricas anteponiendo una “R” automáticamente.

En resumen, las propiedades de mensajes tienen que ver con títulos, cadenas de textos y confirmaciones que contiene AutoSoft Taller en todos sus módulos. Existen muchos otros parámetros relacionados al registro de preferencias de AutoSoft Taller, que pueden ser ajustados a gusto del usuario como los valores de confirmaciones de mensajes, errores, advertencias y muchos otros más, pero por razones de estandarización es recomendable hacerlo con mucha precaución o no alterarlos.

Navegador AutoSoft Taller 2.50 le ofrece un módulo llamado Navegador, el cual es una herramienta muy útil no solo para el rápido acceso a determinadas fichas y fases del proceso, sino que también le ayudara a mantener un orden lógico en el proceso de reparación o servicio de un vehículo.

Usted puede adaptar su aplicación para que el navegador se abra automáticamente al iniciar esta y establecer su tamaño dependiendo de la resolución de su monitor. Para realizar esto diríjase al Registro de la Aplicación y haga el mismo procedimiento anterior con la diferencia que esta vez abra Navegador y pulse sobre “Al iniciar la aplicación” y después sobre “Tamaño de la ventana” para seleccionar la opción de su preferencia.


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El tamaño del Navegador también pude ser ajustado moviendo la barra ubicada en el extremo superior izquierdo de este, también tendrá la opción de moverlo utilizando la rueda central del ratón.

Usuarios y Privilegios AutoSoft Taller le permite incluir usuarios, crear grupos de usuarios y asignar privilegios a estos. Dichos privilegios, le permitirán o no a los usuarios realizar algunas operaciones, tales como modificar, eliminar, cancelar y otros. Para acceder las opciones de usuarios, puede seleccionar la opción Modificar Cuentas de Usuario desde el Menú Archivo.


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Recuerde que el nombre de usuario inicial de acceso para poder ingresar a la aplicación por primera vez es Administrator y no requiere contraseña. Una vez abierta la ventana Editor de Cuentas de Usuario, usted podrá ingresar y actualizar todos los Usuarios, crear Grupos de Usuarios y asignar los respectivos privilegios. A continuación se muestra el aspecto de la ventana:

Creación de usuarios Es recomendable (pero no indispensable) incluir a cada uno de los usuarios de la aplicación. Para ello, pulse sobre el botón Agregar para que aparezca la siguiente ventana.

Coloque el Nombre del Usuario, (el cual deberá ingresar en la aplicación al iniciarse), luego introduzca el Nombre Completo y si lo desea, una breve descripción de la función y/o posición del Usuario en la empresa o el objetivo para el que fue creado el usuario. En estos momentos, si pulsa OK el usuario será creado, pero es recomendable que antes asigne una contraseña y los privilegios respectivos. Para esto pulse sobre la pestaña Contraseña y proceda a la asignación de la contraseña de acceso. En la siguiente página podrá ver la ventana Información del Usuario donde podrá crear la contraseña y establecer otras opciones.


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Si pulsa sobre la casilla Definir Contraseña, la aplicación le solicitará (con reconfirmación) la contraseña de acceso asignada a dicho usuario, la cual le será solicitada al ingresar a la aplicación.

Asignación de Privilegios a Usuarios Para asignar los privilegios de cada usuario debe pulsar sobre la pestaña Privilegios, de esta manera verá la siguiente ventana:

Resalte el privilegio que desea otorgar y presione Reconocer, para quitar privilegios realice la misma operación en sentido contrario y presionando sobre Quitar.


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Asignación de un Usuario como Miembro de un Grupo Al crear un usuario nuevo, automáticamente este será asignado al grupo de Administrador el cual tiene todos los privilegios asignados, eventualmente usted puede cambiarlo de grupo o sencillamente no asignarlo a ningún grupo especifico, y solo asignarle los privilegios, como se explico anteriormente.

Creación de Grupos de Usuarios Usted puede crear grupos de usuarios y otorgarles privilegios específicos, así al crear un nuevo usuario, solo tendría que incluirlo en el grupo al que debe pertenecer. Para esto pulse sobre la pestaña Grupos en el Editor de Cuentas de Usuario y después en Agregar, ingrese la información del grupo: nombre (secretarias, supervisores, etc.) y descripción. Asigne los privilegios que tendrá reconocidos dicho grupo de la misma manera que se hace para los usuarios, después de esto presione OK.

Este nuevo grupo aparecerá listado en la pestaña Grupos del Editor de Cuentas de Usuarios y podrá ser seleccionado en la pestaña Miembros del Grupo cuando tenga editada la información de un usuario.

Como medida de seguridad, la aplicación incluye a cada nuevo usuario dentro del grupo Administrador, lo cual podría otorgar al usuario ciertos privilegios no deseados o inconvenientes. Tenga la precaución de siempre comprobar que cada usuario pertenezca al grupo correcto. El grupo Administrador otorga TOTAL libertad de acción al usuario dentro del sistema y por consiguiente, solo debe agrupar a personas con el más alto nivel dentro de la organización y conocimiento de la aplicación.

Los usuarios que formen parte del Grupo Administrador, tienen la capacidad de cambiar la contraseña de los demás usuarios sin necesidad de conocerla.


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En el siguiente cuadro se muestra cada privilegio y las funciones que otorga.

PRIVILEGIO FUNCION Administrador Este privilegio le da derechos al usuario para modificar

los registros de la aplicación, crear y modificar cuentas de usuarios y ver los eventos de la aplicación, pero no puede eliminar, modificar y/o agregar datos ni imprimir reportes. Este privilegio sólo debe ser asignado a personal conocedor de la aplicación y con cierta responsabilidad en la empresa.

Agregar Permite al usuario Incluir registros en cualquiera de las operaciones de la aplicación, por ejemplo puede crear nuevos presupuestos, facturas, colores, modelos y en general todos los procesos de inclusión de la aplicación.

Agregar Mano de Obra y Repuestos.

Para agilizar la trascripción y elaboración de presupuestos, AutoSoft Taller posee una base de datos en la que se pueden incluir sobre la marcha, los tipos de repuestos de los vehículos. Si este privilegio es asignado al usuario, cada vez que se incluya un tipo de repuesto nuevo o mano de obra nueva, la aplicación preguntará si desea incluirse en la lista de repuestos o de manos de obra. Esto es especialmente útil, ya que de esta manera, a medida que la aplicación va creciendo, no será necesario introducir cada uno de los repuestos y manos de obras, ya que podrán seleccionarse de una lista, o sencillamente la aplicación auto completará la descripción o código del mismo. Posteriormente se explicará con detalle esta función.

Procesar pagos a Facturas

Este privilegio que permite al usuario recibir y/o realizar pagos a facturas, incluyendo la información relacionada al pago de la misma (Fecha, Nro. de Cheque y otros).

Eliminar Privilegio que permite al usuario eliminar registros en cualquier módulo de la aplicación. (Siempre que sea posible).

Imprimir Privilegio que permite al usuario imprimir reportes. Modificar Cliente Mediante este privilegio, el usuario puede modificar el

cliente o propietario que ha sido asignado a un vehículo. Este proceso es muy común cuando ocurre un cambio de dueño o una asignación errada del propietario al vehículo.

Modificar Permite al usuario modificar registros. Modificar campos especiales.

En la aplicación existen campos especiales que solamente pueden ser modificados bajo estricta vigilancia si se posee este privilegio asignado. Entre estos campos tenemos la fecha de creación del presupuesto, la cual inicialmente es asignada automáticamente.

Una vez creados los usuarios y asignados los privilegios, podemos empezar a sacarle el máximo provecho a la aplicación, para ello veremos ahora las barras de herramientas principales.


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Barras de Herramientas AutoSoft Taller posee dos barras de herramientas principales, de las cuales se generan todas las operaciones de la aplicación, a pesar que dichas opciones también pueden ser seleccionadas a través del menú. Las barras de herramientas y sus funciones son las siguientes.

Menú Lateral de Acceso Rápido

Barra de Herramienta de Navegación y Administración


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Nuevo: Permite incluir nuevos registros en cada uno de los procesos como clientes, presupuestos, facturas y otros. Eliminar: Mediante este botón usted puede eliminar el registro visualizado en el proceso o ventana activa. Algunas restricciones aplican en la eliminación de registros en algunos módulos. Guardar: Permite almacenar o salvar los datos modificados en la ventana activa. Volver: Permite revertir el conjunto de cambios realizados sobre los datos de la ventana activa (a partir de la última vez que se guardó). Imprimir: Según sea el caso, este icono permite imprimir presupuestos, reportes, facturas y otros. Vista Preliminar: Permite pre-visualizar la salida antes de que se imprima. Cortar (CTRL.- X): Elimina el contenido de la selección y lo copia en una localidad de memoria para poder utilizarlo en otras áreas. Copiar (CTRL.- C): Copia en memoria el contenido de la selección. Pegar ((CTRL.- V): Inserta en la ubicación del cursor el contenido de la selección copiada o cortada con los comandos anteriores. Deshacer: Revierte el último cambio efectuado. A diferencia del comando volver, el cual restaura los datos desde la última vez que se grabó, deshacer solamente realiza cambios sobre la última acción. Primero: Muestra en pantalla los datos relacionados al primer registro almacenado. Anterior: Permite avanzar regresivamente a través de los diversos registros, para ir visualizándolos uno a uno. Siguiente: Permite avanzar progresivamente a través de los diversos registros, para ir visualizándolos uno a uno. Ultimo: Muestra los datos relacionados con el último registro almacenado.


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Buscar: Como su nombre lo indica, permite acceder el generador de búsquedas, el cual es una herramienta para localización de datos por diversos campos. Lista: Muestra por pantalla un listado general de todos los datos almacenados en el proceso activo. Cambio de Usuario: Activa la ventana de solicitud de clave. Como su nombre lo indica, permite que el usuario activo abandone la sesión para que otro ingrese con su clave. Calculadora: Activa la calculadora. Navegador: Activa o desactiva el navegador de procesos.

Estos iconos se activarán o desactivarán según la factibilidad de uso de cada uno de los procesos que invocan. Como puede apreciase claramente, la Barra de Menú Lateral de Acceso Rápido está representada por varios botones que permiten visualizar los iconos o procesos que están contenidos en ellos. Cuando la resolución de su monitor no permita que se muestre la totalidad de los iconos en la pantalla, aparecerán dos flechas indicando que usted puede subir o bajar los iconos para visualizar el resto. La figura siguiente muestra esta situación:

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Maestros

ediante los maestros, podemos mantener actualizados los datos o tablas “fijas” de las cuales se alimentan los módulos de Clientes, Vehículos, Presupuestos, Facturas y otros. Una vez pulsado sobre

el botón de Maestros del Menú Lateral de Acceso Rápido, se tendrá acceso a las siguientes opciones:

A continuación se explicará con detalles cada una de estas opciones.

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Datos del Taller

Configuración de Inventario

Listado de Ciudades

Listado de Colores

Tipo de Proveedor

Cuentas de Usuarios

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Datos del Taller y Configuración General Esta es la información de su taller que se imprimirá en sus facturas, presupuestos, órdenes de compra, reportes, e-mail, etc., incluye: Nombre de la empresa, dirección, teléfonos, e-mail, y otros. También contiene otros campos: Número Tributario y Registro Fiscal Estos títulos pueden ser modificados a criterio del usuario en el Editor de Registros de la Aplicación, (diríjase al capitulo 3 sección de adaptación de AutoSoft Taller a su país), debe ingresar los números de identificación de su empresa para el pago de sus impuestos. En la mayoría de los países, solamente se utiliza un sólo número de identificación.

Servidor SMTP AutoSoft Taller permite enviar correos electrónicos sin necesidad de utilizar programas externos, para que esta función esté disponible, deberá ingresar en este campo el nombre del servidor de correo saliente (Outgoing Mail Server) de su proveedor de correo electrónico. Contacte su proveedor de correo electrónico para que le suministre esta información. Logotipo Ingrese en este campo la ubicación del archivo en formato .jpg, .bmp o .gif que contiene el logotipo de su empresa, este archivo debe estar localizado en una sección del servidor que este compartida en la red, para poder ser accesado desde cualquier computador. La aplicación crea al instalarse, una carpeta llamada Imágenes dentro del directorio AutoSoft 2.50, recomendamos utilizarla para almacenar los archivos como el logotipo de la empresa y las fotos de los vehículos, así mismo recomendamos que la resolución de su logotipo sea de aproximadamente 720 píxeles de ancho por 300 píxeles de alto.

Valor del Porcentaje de Impuesto Ingrese en estos campos las tazas de impuestos que usted deberá cobrar a sus clientes. AutoSoft Taller 2.50 Básica permite el ingreso de dos tazas de impuesto para los países en que las tazas de impuesto por venta y servicios sean distintas. Estas serán las tazas de impuestos asumidas por la aplicación en las facturas y presupuestos, sin embargo, la taza para productos y repuestos puede variarse de manera manual en cualquier de estos, sin afectar la taza ingresada en este campo. Previo a esto, usted ya debe haber adaptado el nombre de este impuesto según las leyes de su país.

La siguiente figura muestra la ventana de Datos del Taller.

Si la aplicación esta instalada en un servidor con Windows XP o 2000, no podrá utilizar la carpeta My Pictures (Mis Imágenes) para almacenar el logotipo de su empresa y las fotos de los vehículos, ya que el acceso a esta carpeta a través de la red es limitado por el servidor, utilice una carpeta en el mismo disco compartido del servidor en la red.

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Configuración de Inventario En esta sección, usted asigna que tipo de código de barra que se utilizara como código principal y código alterno para identificar los repuestos que formaran parte del inventario. La aplicación le permite utilizar un código creado por usted o el código original de los repuestos o ambos códigos, para identificar y buscar determinado repuesto en el inventario. En la ficha del repuesto de inventario, la aplicación le mostrará como luce el código principal seleccionado. AutoSoft Taller acepta códigos hasta 14 caracteres alfanuméricos.

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Ciudades Ingrese aquí las ciudades más comúnmente usadas al momento de llenar la información de los clientes, esto también puede hacerse sin problema a medida que usted ingresa los datos. Esta función le permitirá que el nombre de la ciudad se auto complete sin necesidad de escribirlo totalmente una vez que ha sido incluido en el maestro.

Colores La aplicación al instalarse, ya trae un amplio banco de colores de vehículos que servirán para auto completar el nombre del color al ingresar los datos, usted también puede agregar todos los colores que necesite y no estén listados. Esto agiliza enormemente la inclusión de datos.

Tipo de Proveedor La aplicación trae incluidos 4 tipos de proveedores:

• Proveedor de Repuestos • Proveedor de Servicios • Trabajos Externos • Proveedor de Insumos

Usted es libre de agregar o eliminar tipos de proveedores según sus necesidades. Por ejemplo, podría clasificar los proveedores según la marca de repuestos que representa. Esta característica es especialmente útil para emitir listados de proveedores según el producto que suministran.

Cuentas de Usuario Este icono le permite tener acceso a las opciones de usuarios. Consulte en el Capítulo Antes de Comenzar, la sección Usuarios, Claves de Acceso y Privilegios. Como medida de seguridad, aconsejamos que la persona de más jerarquía pertenezca al grupo de Administrador que ya viene creado por la aplicación y posee todos los privilegios. Después cree grupos por nivel jerárquico, funciones o responsabilidades en la empresa, Ejemplo: Jefes de Departamento, secretarias, y otros. Recuerde que usted puede otorgar a determinado usuario varios privilegios al mismo tiempo sin necesidad de incluirlo en ningún grupo, esto esta diseñado para que de una manera sencilla, el administrador otorgue privilegios a cada uno de los empleados que utilizarán la aplicación, según su criterio.

Al momento de crearse un usuario, la aplicación automáticamente lo designara como Administrator, retírelo de este grupo si esto no es deseado, esto es una medida de precaución ya que si usted creara un usuario y eliminará el Administrator sin darle este privilegio a otro usuario, seria imposible ingresar a la aplicación como Administrator nuevamente.

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Clientes

ediante el módulo de clientes, usted puede crear, actualizar, eliminar, buscar y consultar todos los datos relacionados a los clientes, bien sean estos personas jurídicas (empresas) o personas

naturales. La ficha Clientes está conformada por un área de búsqueda por nombre, un área de datos del cliente, del contacto y una sección donde puede ingresar y/o ver los vehículos asignados o propiedad de dicho cliente. A continuación se muestra la ventana de clientes:

En el campo BUSCAR CLIENTE POR NOMBRE, podemos colocar cualquier cadena de texto, aunque no esté concluida y la aplicación automáticamente mostrará los datos del cliente que más se aproximen a la cadena de caracteres buscada, o mostrará una lista de clientes en caso de que existan más de una coincidencia o similitud Así por ejemplo, si se desea mostrar una lista de todos los clientes cuyo apellido sea González, bastará con escribir dicha palabra en el campo de búsqueda y al pulsar Enter, la aplicación mostrará los resultados.

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Recuerde que la búsqueda de clientes permite localizar trozos de palabras por coincidencia. Por ejemplo, si desea localizar un cliente cuyo nombre o apellido no recuerda muy bien, podrá colocar solamente parte del mismo. Si tomamos el caso de un cliente de apellido Ferrante, bastaría con introducir Ferra o rrante y AutoSoft Taller mostrará una lista con todos los clientes cuyo nombre coincida con la búsqueda solicitada. Para realizar otras búsquedas por campos diferentes al nombre, debe pulsar sobre el icono Buscar de la barra de edición. Al pulsar sobre este icono aparecerá un generador de búsquedas en el cual podrá seleccionar el campo que desea buscar. Dichos campos variarán dependiendo del módulo en donde se encuentre. La ventana siguiente muestra una búsqueda por “DNI.” (Documento Nacional de Identidad), en la cual aparecieron 2 coincidencias de la cadena buscada (“9674”). Recuerde que puede activar la casilla Todas las Concordancias y Permitir Concordancia Parcial para que muestre la lista de todas las coincidencias.

Este método de búsqueda es realmente útil ya que le permite moverse entre los diferentes registros localizados y simultáneamente visualizar los datos en la ventana de Cliente para ver si corresponde al cliente que se desea localizar,

Cabe señalar que la aplicación distingue en color rojo, el titulo de los campos que obligatoriamente deben contener datos para que el ingreso de datos se guarde como un registro válido, por ejemplo el Nombre en la ficha Cliente.

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esta visualización también es posible en otros. En el módulo de Clientes, usted podrá realizar búsquedas por: nombre del Cliente, nombre del contacto, documento de identificación, cargo del contacto o ID del Cliente. De esta manera, podemos localizar rápidamente a cualquier cliente al realizar una búsqueda con cualquier dato que tengamos.

Creación y Actualización de Clientes Como ya es conocido, en AutoSoft Taller para crear un Cliente, deberá pulsar sobre el icono Nuevo en la barra de edición, una vez que haya abierto la ficha Cliente. Posteriormente, la aplicación automáticamente asigna un número de Identificación (ID) auto incrementado, el cual puede ser visualizado en la parte superior derecha de la ficha del Cliente. Este número podrá ser utilizado posteriormente para ubicar un cliente en el módulo de vehículos. AutoSoft Taller está constantemente en modo de edición, por lo que no será necesario indicarle que se desean realizar cambios. Sencillamente usted puede realizar las modificaciones de datos que desee y posteriormente Guardar los datos para su almacenamiento definitivo. Para ello deberá pulsar, como es costumbre sobre el botón .

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Si usted antepone a la dirección de Correo Electrónico al prefijo Mailto:, por ejemplo: mailto:[email protected], AutoSoft Taller convierte la dirección en un hyper link, permitiéndole enviar un correo electrónico a la dirección del cliente, con solo hacer click sobre la dirección, si tiene instalado en su computador un programa para envíos y recepción de correos como Microsoft® Outlook®. La dirección de Página Web, también es convertida en hyper link.

Inclusión de Vehículos desde Clientes Desde el módulo de clientes usted puede incluir el vehículo correspondiente a dicho cliente. Para ello es preciso pulsar sobre el icono Incluir ubicado en la esquina inferior izquierda en el área de vehículos de su propiedad. En la siguiente gráfica podrá ver la ficha Vehículos accesada desde Clientes.

Ingrese la matrícula del vehículo, el campo Marca es autocompletable, por lo cual a medida que usted vaya ingresando las letras iniciales la marca se completara, AutoSoft Taller contiene pre-instalada una base de datos con mas de 100 marcas de vehículos incluyendo motos. Recuerde que si desea ver la lista completa en cada campo, debe pulsar simultáneamente las teclas Shift y ?. La aplicación también contiene una base de datos de más de 22.500 distintos modelos de vehículos con su respectivo motor, usted también puede ingresar más marcas y modelos en las fichas destinadas para esto.

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Seleccione la Compañía de Seguros emisora de la póliza que ampara al vehículo o ingrésela pulsando el botón en caso de no estar incluida, así mismo seleccione o ingrese el nombre del productor de seguros, o si así lo desea, simplemente indique ---Particular-- en estos campos si el vehículo no tiene póliza de seguros o el trabajo a realizar no esta amparado por la aseguradora. Usted puede seleccionar los campos de ID Seguro/Empresa y Productor de Seguros bien sea colocando su número de ID o seleccionando directamente de la lista en el campo nombre. A continuación se muestra la ventana de Vehículos, desde el módulo de Clientes.

También usted puede incluir Clientes desde la ventana de Vehículos. Dicho procedimiento será explicado con detalle en el módulo respectivo. Recuerde que para cada cliente pueden asignarse la cantidad de vehículos que sean necesarios, pero un vehículo solo puede asignarse a un cliente, es decir que los vehículos no pueden tener múltiples propietarios. AutoSoft Taller le permite ver los datos del vehículo de un cliente con solo hacer click sobre el vehículo listado en la sección Vehículos de su Propiedad. AutoSoft Taller también le permite realizar cambios de propietario del vehículo, una vez creado el cliente o propietario nuevo. Esta función será explicada en el módulo de Vehículos. Después de ingresados todos los datos del vehículo, presione OK.

En AutoSoft Taller existen campos Autocompletables, los cuales se irán explicando a lo largo del Manual de Usuarios. El Productor de Seguros y La Cia. de Seguros son uno de ellos. Si se desea ver la lista completa mientras el cursor está en cualquiera de estos campos, usted puede hacerlo pulsando Shift ? (Signo de Interrogación cerrado). Además de esto, este campo también permite ubicación por tecleo (tecla caliente).

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Recuerde que para desplazarse entre los diferentes registros, puede utilizar los botones de movimiento para incluir, eliminar o guardar los datos, debe utilizar los botones , y para realizar búsquedas o ver la lista de todos los clientes, debe utilizar los botones .

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Vehículos

ulsando sobre el icono de Vehículos ubicado en el menú lateral de acceso rápido, se tiene acceso la ficha en donde se ingresarán y actualizarán los datos relacionados con los vehículos de los clientes.

Desde esta ficha usted puede Incluir, Modificar, Eliminar, Consultar o Imprimir los datos de los vehículos y asignar la empresa de seguro o el productor al cual está asociado determinado vehículo. La ventana de vehículos lucirá como la siguiente:

La flexibilidad de la aplicación, le permite al usuario elegir desde donde comenzar el ingreso de estos datos, probablemente le sea más conveniente desde Clientes, o quizás le guste más desde Vehículo, la práctica trabajando con la aplicación le ayudara a decidirse. Como puede observarse, en la parte superior existe un campo destinado a la búsqueda de vehículos por matrícula. Esta búsqueda, al igual que la existente en Clientes, permite localizar cadenas de concordancias parciales.

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Por ejemplo, si desea ubicar un vehículo del que usted solo recuerda que la matrícula termina en “GZ” ingrese estas letras y presione Enter, si existe más de un vehículo con las letras buscadas, la aplicación mostrará una lista con las coincidencias para que usted escoja la que busca.

Este método de búsqueda es realmente útil, le permite moverse entre los diferentes registros localizados y desplegados en la ventana y simultáneamente visualizar los datos en la ficha de Vehículo, para que usted pueda ver si corresponde al vehículo que se desea localizar, esta visualización también es posible en los módulos de Clientes y Presupuestos de Reparación. Si desea ubicar un vehículo del que sólo recuerda que la matrícula incluye las letras “89T” de manera consecutiva, solamente deberá escribir dichas letras, si recuerda que tiene un 7 y un 2 pero no recuerda si son consecutivos, escriba 7*2 y así sucesivamente, en todos los casos obtendrá un listado si existe más de un vehículo con la concordancia buscada. Recuerde que puede realizar búsquedas por otros campos distintos a la matrícula, mediante el icono Buscar .

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Inclusión de Vehículos Como se ha hecho anteriormente, es necesario que el usuario pulse sobre el icono Nuevo para incluir o crear los datos del Vehículo. Usted puede Incluir los datos del propietario o cliente desde el módulo de Vehículos pulsando sobre el icono Nuevo , también puede si es necesario, cambiar el propietario de un vehículo, para esto solamente deberá pulsar sobre el icono Cambiar para poder realizar el cambio, estos ajustes generalmente se realizan cuando el vehículo cambia de propietario o sencillamente fue asignado de manera errónea a otro cliente en el momento de la inclusión de los datos. Estos dos botones se encuentran ubicados al lado de los Datos del Cliente (Propietario) como puede verse en la siguiente figura.

Al igual que todos los campos auto-completar de la aplicación, cuando se incluye o modifica el cliente asignado al vehículo, usted puede obtener la lista general de clientes y ubicarlo más fácilmente en el caso de que no recordemos el nombre o código del mismo. Para ello ubique el cursor en el campo de Nombre de los datos del cliente y pulse las teclas Shift y ? simultáneamente.

Recuerde que para Incluir o Modificar el Propietario de un vehículo, el usuario debe poseer asignado el privilegio Modificar Campos Especiales.

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Si conoce el número de ID del cliente o el número de identificación personal, también usted puede introducirlo en los campos respectivos para actualizar los datos. Tanto el ID del Cliente como el nombre y número de identidad personal, son campos de tipo Auto completar, lo que significa que responden tanto a los filtros de búsquedas explicados anteriormente como las listas de búsquedas activadas mediante Shift y ?. De igual manera, estos campos realizan filtrado sobre información introducida parcialmente. Por ejemplo, si desea buscar un cliente cuyo apellido es González, pero no recuerda el resto del nombre, puede tipear Gonza o González o sencillamente Gon. Si posteriormente a esto, pulsa sobre Shift y ? simultáneamente, aparecerá una lista que solamente contendrá aquellos clientes cuyos nombres comiencen por esas iniciales introducidas. También puede ir escribiendo el nombre, AutoSoft Taller irá completando dicho nombre a medida que progresa en la escritura. Si el nombre es único, es muy probable que con sólo introducir algunas pocas letras localice rápidamente al cliente, para que sea asignado al vehículo mostrado en pantalla.

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Si desea ver una lista general de vehículos, basta con pulsar sobre el icono Lista , de la barra de edición. Una vez hecho esto, aparece una ventana con la cuadro de todos los vehículos incluidos en la aplicación. Dicha ventana permite realizar búsquedas mediante Tecleo Caliente, es decir, que usted puede teclear la matrícula y la aplicación se ubicará sobre el registro coincidente, en caso de que lo hubiera. En la siguiente figura se muestra la ventana de Registro Disponible para vehículos.

Esta búsqueda es sumamente útil, ya que se puede ir recorriendo la lista de vehículos, mientras se visualiza en la ventana de vehículos (detrás) los datos del vehículo seleccionado. De igual manera, también podrá realizar búsquedas utilizando otros campos, mediante la opción Buscar de la barra de edición.

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Los campos que puede utilizar para realizar búsquedas son: Fecha de ingreso del vehículo, ID del cliente, ID de la compañía de seguros, ID del productor de seguros, Matrícula del vehículo, y Serial o VIN (Vehicle Identification Number).

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Personal de Mano de Obra

ngrese en esta ficha los datos de las personas cuya función dentro de la empresa es estrictamente de labor física. Este personal no cumple labores de oficina.

Mediante este módulo, se pueden incluir y actualizar los datos de los técnicos u operarios de su taller (mecánicos, chapistas o latoneros, armadores, preparadores y/o cualquier otra figura laboral presente en su empresa). El personal presente en estas fichas, aparecerá listado en el módulo de Asignación de Trabajo de Mano de Obra al que podrá acceder desde dos puntos: desde la pestaña Mano de Obra en el módulo de Presupuesto de Reparación y/o desde el módulo de Ingreso de Vehículos. Si cualquiera de estas fichas, es marcada Inactivo, en nombre de la persona existente en esa ficha, no aparecerá listado en el módulo Asignación de Trabajos de Mano de Obra.

Más adelante se explicará cómo asignar trabajos de mano de obra a dicho personal, con el respectivo ingreso del tiempo y del valor de las labores, para controlar los costos y pagos asociados al trabajo de mano de obra y su relación con los presupuestos y reparaciones realizadas.

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En AutoSoft Taller usted puede establecer el pago por hora que el empleado percibirá y de esta manera, cada vez que al empleado le sea asignado un trabajo de mano de obra, la aplicación automáticamente ingresara el pago por hora del empleado. De esta manera no será necesario que se ingrese el pago por hora del empleado cada vez que se le asigna un trabajo de mano de obra. También puede dejar este campo en blanco en el caso de que el monto a pagar al empleado sea establecido por mutuo acuerdo según la tarea a realizar. Para realizar alguna búsqueda referente con el personal, utilice el icono de buscar ubicado en la barra de herramientas de navegación y administración. Si desea ubicar todas las concordancias parciales, por ejemplo, apellido, nombre, calle de la dirección u otro dato, sin importar que esté o no ubicado al inicio de la información presente en el campo, coloque asteriscos tanto al principio como al final de la palabra clave de búsqueda, por ejemplo: si desea ver todo el personal que vive en la calle Maneiro, puede simplemente escribir *manei* o *neiro* en el campo de concordar valor, así la aplicación le mostrará todas las concordancias sin tomar en cuenta las letras que existan antes o después de la palabra que usted. Esta forma de búsqueda funciona para todas las ventanas activas, excepto para búsquedas en campos numéricos cuya información sea utilizada por la aplicación para realizar cálculos. En los campos de búsqueda ubicados en las fichas de datos, no es necesario incluir asteriscos para obtener resultados en búsquedas por concordancias parciales. Recuerde que para desplazarse entre los diferentes registros, puede utilizar los botones de movimiento para incluir, eliminar o guardar los datos, debe utilizar los botones , y para realizar búsquedas o ver la lista de todo el personal, debe utilizar los botones .

P R O V E E D O R E S

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Proveedores

ediante este módulo, usted puede mantener actualizados los datos de sus Proveedores, para que los mismos puedan ser seleccionados en los módulos donde sean necesarios. Además de esto, usted

puede definirles categorías o tipos de proveedores, con el fin de poder imprimir reportes de proveedores según su tipo, para clasificar y organizar de una manera más eficientes los mismos. La figura siguiente muestra la ventana de proveedores.

En algunos países, la legislación tributaria impone que para algunos servicios, es obligatoria la aplicación de ciertas retenciones en los pagos, las cuales formarán parte de los impuestos gubernamentales. Es por ello que existe un campo denominado Porcentaje de retención, el cual es aplicado sobre las facturas recibidas por dicho proveedor y este monto es retenido en el momento de la cancelación.

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C O M P A Ñ I A S D E S E G U R O S

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Compañías de Seguros

a ficha de Compañías de Seguros o empresas aseguradoras, permite mantener actualizados los datos de las personas jurídicas o empresas que contratan el servicio, es decir, a nombre de quien, generalmente,

se emitirá la factura final del servicio. En este orden de ideas, AutoSoft Taller fue diseñado pensando en el trabajo cotidiano con empresas de seguros o empresas con flotillas, a quienes se les factura el servicio, a pesar de que la reparación es efectuada al vehículo propiedad del asegurado o perteneciente a dicha flotilla. Pero independientemente de si el trabajo es realizado a una empresa de seguros, a una empresa particular o directamente al cliente, AutoSoft Taller tiene la flexibilidad de permitir emitir facturas y controlar el proceso del servicio a cualquiera de estos, permitiendo emitir el presupuesto y la factura tanto a nombre del propietario del vehículo, como a nombre de la empresa contratante, sea esta compañía de seguros o no. Esta enorme flexibilidad, permite abarcar todo el espectro de tipos de clientes que pueden solicitar el servicio, especificando claramente el destino final del mismo. Recuerde que al igual que en todos los procesos de actualizaciones de datos, debe utilizar los iconos de la barra de edición para Incluir, Eliminar, Guardar o Consultar los datos de Compañías de Seguros o Empresas. Un truco importante a la hora de crear las empresas con las que constantemente se trabaja, es colocar un número al inicio del nombre de la empresa, para que esta sea seleccionada más rápidamente en el momento de la elaboración del presupuesto. Esta técnica es especialmente útil porque recuerde que los campos en donde se seleccionan las empresas de seguros son de tipo auto completar, y si existen muchas empresas con nombres similares, la selección o búsqueda de la empresa es algo más lento.

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C O M P A Ñ I A S D E S E G U R O S

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Así por ejemplo, si nuestras empresas de seguros son las siguientes: Seguros La Seguridad Seguros Adriática Seguros Banvalor Seguros Banesco Cuando se vaya a seleccionar utilizando auto completar, todas las empresas de seguros poseen un grupo de iniciales comunes, lo que retrasaría la selección de la misma. Mientras que si nuestras empresas son denominadas (apropiadamente en el nombre) de la siguiente manera: 1 Seguros La Seguridad 2 Seguros Adriática 3 Seguros Banvalor 4 Seguros Banesco Entonces cuando se desee seleccionar una empresa de seguro para asociarla al vehículo o al presupuesto, bastará con tipear el número, y la función de auto-completación automáticamente mostrará la empresa cuyo nombre inicia en dicho número. La siguiente figura muestra la ventana de Compañías de Seguros.

Nota: Lo antes expuesto es sólo una sugerencia, el usuario es libre de elegir la forma de ingreso de datos que mejor le parezca. Los números antes del nombre de la empresa aseguradora, saldrán también impresos en presupuestos, facturas y reportes.

R E P U E S T O S D E I N V E N T A R I O

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Repuestos de Inventario

on los ítems (repuestos, refacciones, lubricantes, accesorios, etc.) que usted utiliza constantemente en las reparaciones e instalaciones que realiza a los vehículos de sus clientes en el taller

Estas partes deben ser adquiridas por medio del módulo Ordenes de Compra (INVENTARIO), para que la aplicación ingrese la cantidad recibida en la compra y reste la cantidad que egrese por medio de facturas. Cualquier variación en las cantidades de algún ítem que no fuese generada por alguno de los dos movimientos antes mencionados, sólo será posible por medio de un ajuste realizado por un usuario con ese privilegio, de esta manera, AutoSoft Taller llevara un control preciso de las cantidades en inventario. En esta ficha usted crea un nuevo ítem, refacción o repuesto de inventario, le asigna códigos, características, proveedores, descripciones, costos, precios, seriales y otras características más. Además de esto, usted aquí puede configurar sus tipos de códigos de barra si no lo hizo en la Configuración de Inventario o desea cambiarlo. Al incluir una de estas partes en algún presupuesto, orden de compra, reporte, o factura, la aplicación la auto-completará utilizando la información que usted ingreso en su ficha, además, la reconocerá como una parte perteneciente al inventario. Al lado derecho de la ficha de Repuestos de Inventario, verá la información del ítem que está resaltado en la lista de repuestos en forma de árbol, ubicada en el lado izquierdo de la ficha, utilice las teclas de navegación del teclado o de la barra de herramientas para moverse entre registros.

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Inclusión de Repuestos de Inventario Como ya es costumbre, deberá pulsar sobre el botón Nuevo de la barra de edición para crear un registro de repuesto vacío e iniciar la inclusión de repuestos de inventario. Recuerde que una vez creado un repuesto con el inventario inicial, en caso de que lo hubiere, las entradas y salidas de inventario deben realizarse a través de los procedimientos de recepción de facturas (previa orden de compra) y facturación de las ventas (bien sea como servicio o como venta directa del repuesto).

Fuera de las pestañas en la ficha, podemos distinguir los siguientes campos.

Código Principal y Código Alterno Como ya fue explicado en la Configuración del Inventario, estos códigos servirán de identificación del repuesto para los usuarios. Dichos códigos pueden ser creados por usted o puede utilizar el código que originalmente tenga el repuesto asignado por el fabricante o proveedor. Este código puede ser ingresado manualmente o utilizando un scanner y puede ser variado en cualquier momento sin que por esto se pierda la relación entre el repuesto y los movimientos de ingreso o salida de este, ya que la aplicación internamente le asigna otro código que usted no puede ver ni variar, en otras palabras, cambie el dato que cambie, la integridad de los datos se mantendrá. Si usted varía algún código, en las facturas, órdenes de compras y presupuestos guardados con el código viejo, no ocurrirá cambio alguno, el cambio aparecerá reflejado en futuras facturas, presupuestos, etc.

Es recomendable llenar totalmente las fichas para así obtener el máximo beneficio de todas las funciones de la aplicación.


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Inactivo Usted puede decidir entre eliminar determinado registro de Repuesto de Inventario o simplemente marcarlo como Inactivo. Si el usuario tiene signado el privilegio de Eliminar, al hacerlo desaparecerá el registro de la aplicación y no será posible realizar ningún tipo de operación con el ítem eliminado ni podrá recuperarlo, pero si lo marca Inactivo, el registro permanecerá visible pero no será utilizado para ninguna operación, usted tendrá la ventaja de poder utilizar la información contenida en el registro inactivo y activarlo nuevamente si lo requiere.

Configuración Este botón permite el acceso desde esta ficha, a la ventana de Configuración de Inventario explicada anteriormente en el Capitulo 4. Recuerde que dependiendo de la cantidad de caracteres a utilizar y de si son numéricos o alfanuméricos, le convendrá un tipo de código de barra más que otro.

Etiquetas Usted puede imprimir cualquiera de los códigos principal o alterno en gran variedad de formatos de etiquetas, definir cuantas etiquetas imprimir y desde donde comenzar la impresión para evitar el desperdicio de papel. Recuerde que puede seleccionar el tipo de etiqueta a utilizar de una lista de estándares predeterminados. De esta manera resulta muy sencillo y basta con adquirir en cualquier tienda, el tipo de formato de etiquetas que se desee utilizar para marcar los repuestos o partes de inventario, en caso de que dichos repuestos no posean códigos y usted desee emplear un código propio.

Ocultar Este botón, oculta los detalles de la ficha de Repuesto de Inventario y solamente deja visible el árbol que lista los repuestos existentes. Presione este botón nuevamente para visualizar los detalles. En AutoSoft Taller 2.50 Básica, la ficha Repuestos de Inventario también ofrece 5 pestañas, para la inclusión de los datos de los ítems, estas son:

• Datos Generales • Costos/Precios • Existencia • Proveedores • Foto

Le recomendamos que si usted hace un cambio importante en la ficha de algún repuesto, que comprometa su posterior identificación por parte de algún otro usuario, escriba la información cambiada o anterior en el campo de Observaciones para que futuros usuarios conozcan la existencia de una relación entre la información anterior y la actual.


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Puede asignar una letra a las filas de estantes y un número a las repisas de cada estante, ejemplo: D-15 para localizar más rápido la mercancía al momento de venderla o al realizar inventarios, si tiene varios almacenes, anteponga el código del almacén a la ubicación, ejemplo: DEP1-D-15.

Pestaña de Datos Generales Ingrese en esta pestaña el tipo, marca, condición, origen y las descripciones del ítem, los títulos en color rojo, indican que la información en estos campos es obligatoria. Esta pestaña además permite indicar si el ítem esta cubierto por alguna garantía y si el ítem es serializado.

Sub-Item Un repuesto es un Sub-Item cuando forma parte de otro repuesto (Item Principal), este sub-item también puede tratarse por separado. Al marcar que un repuesto es un Sub-Item, debe existir en el inventario el Item Principal del que forma parte. Un signo “+” aparecerá al lado del Item Principal en el árbol de lista de repuestos, indicando que tiene Sub-Items, cuando estos están visibles, aparece un signo “-” indicando que están visibles todos los sub-ítems.

Tipo AutoSoft Taller trae instalado un listado de tipos de repuestos, este es el normalmente utilizado en las ensambladoras de vehículos. Seleccione el tipo de repuesto que más se adapte al repuesto o refacción que está ingresando.

Marca Este campo se refiere a la marca del fabricante del repuesto o refacción que se esta ingresando en el inventario, por defecto se listan las marcas de vehículos, ya que algunos talleres acostumbran a especificar la marca del vehículo a la cual pertenece un repuesto especifico, sin embargo usted es libre de tipear cualquier nombre de marca o si lo desea incluirla dentro de la ficha de marcas para que esta sea listada en futuras inclusiones tal y como se explica en la sección de Marcas y Modelos de Vehículos.

Descripción Corta Ingrese una descripción del ítem que sea corta, no necesariamente tiene que ser la descripción original, usted puede denominarla de la manera que le parezca más corto, referencial o familiar, como se conozca o identifique comúnmente a la parte o se acostumbre referirse a ella. Esta descripción es usada para ubicar rápidamente el ítem en otros módulos y no saldrá impresa en los presupuestos, facturas u órdenes de compra

Descripción de Compra Ingrese la descripción del repuesto que usted necesita que aparezca al momento de ser incluido en una orden de compra. Si desea puede incluir el número de parte según el proveedor, modelo, marca y demás información necesaria por el proveedor para identificar correctamente el repuesto.


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Descripción de Venta Es la descripción del repuesto que aparecerá en las facturas y en los presupuestos. Automáticamente la aplicación ingresa en este campo la misma descripción que se haya ingresado como descripción de compra, pero si lo desea, modifíquela como usted prefiera que aparezca al momento de facturar o presupuestar el repuesto que se está ingresando.

Origen Indique si el ítem es original o no. Tener esta información sobre el origen del repuesto, le permitirá incluir ítems idénticos y diferenciarlos por el origen. Esta opción también le servirá como filtro al momento de generar reportes.

Condición Seleccione de la lista, la condición en la que se encuentra el ítem ingresado. Puede seleccionar entre Nuevo, Usado o Reparado. Las combinaciones posibles que permiten las opciones de origen y condición en la ficha de Repuesto de Inventario, le brindan una amplia posibilidad para diferenciar los ítems en el inventario y generar reportes.

Días de Garantía Le permite ingresar el número de días de garantía que el proveedor le brinda a usted por este ítem o el número de días que usted da de garantía por este ítem al cliente.

Seriales AutoSoft Taller 2.50 Básica ofrece la posibilidad de incluir en el inventario, ítems serializados. Al estar marcada esta condición, se activan en la pestaña Existencia, los campos para el ingreso de seriales del ítem.

Observaciones Escriba en este campo, cualquier observación que considere importante sobre el ítem, sobre todo, ya que la flexibilidad de la aplicación le permite cambiar incluso hasta los códigos, es importante que escriba en este campo los cambios realizados o cualquier información que sea de utilidad para cualquier otro usuario. Este campo es mucho más extenso de lo que parece, lo cual le permite escribir detalladamente información que puede ser de mucha importancia y debe ser del dominio de todos los usuarios. En la siguiente figura, podrá apreciar la pestaña Datos Generales de la ficha Repuestos de Inventario.


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Pestaña de Costos Precios Esta pestaña esta dividida en tres secciones, en ella ingresará la información sobre impuesto, costos y precios de venta del ítem.

Impuesto Ingrese el impuesto que debe cargarse al precio de venta de este ítem, la aplicación asumirá que el ítem esta pechado con el mismo porcentaje ingresado en la ventana de Datos del Taller y Configuración General, si usted no varia este dato. También puede indicar si el ítem esta exento de impuestos.

Costos En esta sección, usted debe ingresar los costos bien sea sin o con impuesto Los campos de ingreso de costos están relacionados, son dependientes el uno del otro, lo cual significa que usted puede ingresar el costo que y la aplicación automáticamente actualizara los demás campos relacionados. En el campo de Otros costos, puede ser usado para ingresar por ejemplo: seguros, costos de envío, gastos imprevistos, desperdicios, etc.

Precios de Venta En esta sección AutoSoft Taller le ofrece una tabla con hasta 4 niveles de precios: Máximo, Oferta, Mayor y Mínimo. La aplicación utiliza el monto ingresado en el campo Ganancia %, para calcular los precios utilizando la formula de Margen de Ganancia:

Precio = Costo / {(100 – Ganancia %) / 100}

Le sugerimos que si decide crear sus propios códigos de barra, utilice códigos cortos, trate que todos los códigos creados sigan una lógica y tengan la misma longitud, así también tendrá la posibilidad de seleccionar el tipo de código de barra y el tamaño de etiquetas que más le convenga.

Tenga cuidado al ingresar la cantidad de etiquetas a imprimir, la aplicación automáticamente ingresa como cantidad de etiquetas a imprimir, la misma cantidad que hay en existencia.


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De esta manera si usted, por ejemplo, desea obtener un beneficio de 30% en el precio de determinado ítem cuyo costo es de €100.00, simplemente ingrese 30.00 en el campo Ganancia %, el precio sin impuesto será de €142.86, si la tasa de impuesto a las ventas de este ítem es de 15%, el precio con impuesto será de €164.29 (€142.86 x 1.15), ya que para calcular el impuesto a un precio, la aplicación utiliza la formula de Mark-Up. Tanto en esta sección como en la de Costos, los campos están relacionados, son dependientes, razón por la cual una variación en cualquiera de ellos varia los demás. De esta manera, la flexibilidad de la aplicación le permitirá ingresar el monto que usted desee utilizar como precio, no obliga al usuario a seguir una regla de ingreso de datos predeterminada, por ejemplo: usted puede ingresar el precio de venta con impuesto directamente en dicho campo, la aplicación calculara y le mostrara el precio sin impuesto y el respectivo Margen de Ganancia (Ganancia %).

Precio de venta por defecto Usted tiene 5 opciones para seleccionar el precio de venta por defecto que usted desea que aparezca automáticamente en los presupuestos o facturas al incluir este ítem. Los precios por defecto pueden ser:

o Precio Máximo o Precio Oferta o Precio Mayor o Precio Mínimo o Precio Variable

Si selecciona Máximo, Oferta, Mayor o Mínimo, al ingresarse este ítem en un presupuesto o factura, la aplicación ingresara en el campo precio, el monto que exista en el campo precio sin impuesto relacionado con el precio por defecto elegido, este precio no es posible cambiarlo ni en el presupuesto ni en la factura. Si usted selecciona Precio Variable, la aplicación ingresara en el campo precio, el monto que exista en el campo precio sin impuesto referente al Precio Máximo, pero usted podrá variar este precio como guste.

Imprima las etiquetas conteniendo el código que usted utilizará para facturar el repuesto o parte de inventario. Haga clic en vista preliminar para ver como lucirán las etiquetas y si va a utilizar un lector de barras o scanner, debe asegurarse de que esté bien calibrado para que sea capaz de leer la etiqueta sin dificultad.


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Pestaña Existencia Esta pestaña le permite el ingreso de las unidades existente del respectivo ítem, con la ubicación y los seriales en caso de tenerlos

Unidades Cuando el usuario ingresa un nuevo repuesto de inventario, este campo podrá ser editado y el usuario podrá ingresar la cantidad de Unidades en existencia al momento en que se crea el registro, esto le servirá por ejemplo si opta por ingresar en la aplicación, el Inventario Inicial de su almacén, sin la necesidad de una orden de compra. Una vez guardado el ingreso, este campo nunca más será editable en este ítem y la información contenida en este campo, será el resultado de los movimientos de ingreso y egreso que sufra el ítem, este dato solamente podrá ser variado mediante un ajuste realizado por un usuario que goce de ese privilegio.

Punto de Reorden Ingrese la cantidad de unidades de existencia mínima para este ítem en particular. Es muy importante no dejar este campo en blanco, si al crear el ítem no sabemos que cantidad ingresar, a medida que sepamos la rotación de inventario o la frecuencia de venta de cada ítem, sugerimos ingresar este dato para aprovechar al máximo la automatización de las ordenes de compra. También pueden incidir en la cantidad a ingresar como punto de re-orden, otros factores como por ejemplo: costo del ítem, tamaño, descuentos por volúmenes de compra, presentación, etc. Este dato es de suma importación ya

Tenga presente que el usuario que este incluido en el grupo Administrador, poseerá el privilegio de realizar ajustes en el campo Unidades en la pestaña Existencia de la ficha Repuestos de Inventario. Por esto es muy importante que solo personal autorizado forme parte de este grupo.


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que la aplicación lo utiliza para ayudarnos a tener siempre en existencia la mercancía que vendemos con más frecuencia. Este dato será tomado en cuenta cuando en las Ordenes de Compra para Inventario.

Almacén Ingrese el nombre del almacén o depósito donde se encuentra el ítem de inventario y distíngalos con un código. Esto es de mucha utilidad si usted no tiene reunida toda su mercancía en un sólo sitio por razones de espacio u otras. Desde aquí, puede crear nuevos almacenes pulsando sobre el icono Nuevo ubicado a la derecha del campo.

Ubicación Ingrese la ubicación exacta en la que se encuentra el repuesto dentro del almacén o deposito, esta información le será de incalculable ayuda si usted posee amplios almacenes llenos de mercancía, para localizar rápidamente una pieza para la venta o durante un inventario.

Seriales Ingresados En esta sección podrá ingresar los seriales del ítem, de ser este el caso, usted deberá indicar esta condición en la pestaña de Datos Generales, para que el campo Seriales Ingresados se active en la pestaña Existencia. El titulo del campo mostrara la cantidad de seriales ingresados, sobre la cantidad total de seriales pendientes por ingresar. Usted puede ingresar los seriales manualmente o si estos son consecutivos, la aplicación le permitirá ingresar gran volumen de seriales utilizando el botón Generar Serie. Para ingresar los seriales, simplemente presione el icono Nuevo ubicado a la derecha del campo para crear un nuevo registro en blanco. Usted puede combinar el ingreso manual de seriales, con el ingreso de seriales por medio del generador de serie, por ejemplo, ingrese los seriales no consecutivos de manera manual y cuando llegue a una serie de seriales consecutivos, presione el botón Generar Serie. Cuando se abra la ventana del generador de serie, ingrese el número serial que inicia la serie y después indique cuantos números seriales deben ser generados, después presione OK y estos aparecerán en el campo Seriales Ingresados.


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Podrá visualizar en el titulo, la cantidad de seriales ingresados sobre la cantidad de seriales pendientes por ingresar, debe ingresar todos los seriales pendientes por ingresar para poder guardar el ingreso. Si ingresa un serial errado o desea borrar algún serial ingresado, simplemente colóquese sobre este y presione el botón Eliminar . En la siguiente gráfica, podrá apreciar la pestaña Existencia tal como luce con datos ingresados incluyendo los seriales.

Pestaña Proveedores Usted puede ingresar en esta pestaña todos los proveedores que desee o hayan disponibles para este ítem. Presione el icono Nuevo ubicado en la esquina inferior izquierda del campo para crear un nuevo registro en blanco. En el campo Ultimo costo bruto, la aplicación ingresará el costo con el cual este ítem se adquirió, en la ultima orden de compra emitida al respectivo proveedor, cada vez que sea generada una nueva orden de compra, la aplicación actualizara este costo en el campo Ultimo costo bruto del proveedor. Si no tiene creada la ficha de Proveedor, usted puede crearla desde esta pestaña pulsando sobre el botón Crear Nuevo Proveedor. Si desea borrar un proveedor de esta lista, colóquese sobre este y presione el botón Eliminar. Seguidamente puede apreciar una gráfica de la pestaña Proveedores de la ficha de Repuestos de Inventario.


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Pestaña Foto En esta pestaña usted puede incluir una fotografía del ítem para tener una identificación más precisa de este. Al pulsar sobre el botón ubicado a la derecha del campo, la aplicación solicita que se ubique el nombre del archivo de foto que se desea incluir. AutoSoft Taller genera en su instalación en el servidor, una carpeta denominada Imágenes, con la intención de que el usuario guarde en ella, todos los archivos de imágenes y fotografías tales como el logotipo de la empresa y las fotos de los vehículos, usted también puede utilizar esta carpeta para guardar las fotos de los ítems. Las fotos también pueden ser almacenadas en cualquier otra carpeta si no desea utilizar la carpeta Imágenes, pero cualquiera que esta sea debe encontrarse en el servidor y en un directorio que esté en el mismo disco donde se encuentran las bases de datos que están siendo compartidas, de lo contrario la imagen no podrá ser visualizada en las estaciones clientes. La primera vez que se utilice la aplicación para ubicar fotos, la búsqueda se iniciará en el directorio predeterminado por Windows, pero a partir de ese momento, todas las fotos serán buscadas en la carpeta de donde se seleccionó la última vez.


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Recuerde que por razones de espacio y velocidad de acceso a los datos, AutoSoft Taller no almacena las fotos en las bases de datos, sino que direcciona el archivo gráfico directamente, si posteriormente el archivo de foto es borrado, renombrado o movido a otra carpeta en el disco duro, este no podrá ser encontrado por la aplicación. Recuerde pulsar sobre el icono Guardar , una vez concluido el ingreso de los datos en la ficha.

T R A B A J O S D E M A N O D E O B R A

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Repuestos de No Inventario

on repuestos de no inventario, aquellos que aunque siendo propiedad de la empresa en un momento dado, por diversas razones (demanda, costo, uso, etc.) la empresa NO le interesa mantener una existencia de este y

por consiguiente, no se justifica incluirlos como parte del inventario de repuestos. Esta política de uso es muy frecuente en aquellos talleres multi-marca, es decir, que no son especialistas en ninguna marca de vehículo en especifico, sino que realizan reparaciones a cualquier marca y modelo de vehículo, en cuyo caso, lo más probable es que su forma de trabajar consista en adquirir de los proveedores, solamente los repuestos que necesita según los vehículos que tengan orden de reparación, ya que quizás por la amplia variedad de marcas y repuestos, no es política comercial de su empresa mantener existencias. Si esta es la naturaleza de su empresa, entonces quizás todos sus repuestos podrían ser de No Inventario. Usted puede ingresar la información de un repuesto de no inventario directamente en la ficha donde le asignara un código principal, le incluirá en el tipo de repuesto que usted considere lo caracteriza e ingresará su descripción de venta. Usted tendrá acceso a esta ficha desde la creación de presupuestos o facturas para agilizar el proceso de ingreso de datos. A continuación se muestra la ventana o ficha en la cual puede apreciar los campos solicitados.

Estos sólo pueden ser adquiridos por medio del módulo de las Ordenes de Compra (NO INVENTARIO). Esta denominación también puede ser utilizada para reunir o categorizar como repuestos de no inventario, repuestos de descripción genérica, y así se

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aprovecha este repuesto para utilizarlo en diversos presupuestos y/o facturas, sin importar la marca o el modelo del vehículo en cuestión, en otras palabras, esta denominación de repuestos de no inventario cumpliría básicamente una función de agilización en la trascripción de los presupuestos y facturas. La aplicación trae cargados mas de 500 descripciones genéricas de repuestos de no inventario, las cuales pueden ser modificadas según sus necesidades. Todos los repuestos creados como de no inventario, están disponibles en el campo Descripción de la pestaña Repuestos tanto en el módulo de Presupuestos como en el de Facturas, mediante el mecanismo de auto-completación. Esto significa que si es incluido un repuesto de no inventario como el que aparece en la figura anterior, a partir del momento de su creación, cada vez que ingresemos la palabra Capot en el campo de descripción en la pestaña de repuestos en los módulos de presupuestos y/o facturas, la aplicación automáticamente irá completando la descripción mientras la escribimos.

La Tercera Opción Durante la creación de un presupuesto o una factura, al ingresar un repuesto o ítem nuevo, si el usuario tiene reconocido el privilegio de Agregar Mano de Obra y Repuestos, aparecerá una ventana que le preguntará en donde (de que tipo) desea incluir el nuevo ítem, como inventario o como no inventario. Si por el contrario el usuario no tiene reconocido este privilegio, la ventana con esta pregunta no aparecerá, pero en ambas casos, el usuario tendrá una tercera opción. Supongamos que no deseamos que el repuesto en cuestión, forme parte del inventario y por su poco uso u origen, tampoco deseamos incluirlo como de no inventario, y además necesitamos velocidad para poder trabajar en las siguientes tareas, AutoSoft Taller le permitirá al crear presupuestos o facturas, si no desea ingresar el ítem en ninguna de las dos opciones posibles, simplemente incluirlo en el trabajo que estamos haciendo para terminar pronto y comenzar a procesar el siguiente. Esto también está diseñado para que usuarios sin el privilegio para Agregar Mano de Obra y Repuestos, puedan ingresar repuestos en Presupuestos de Reparaciones sin tener que crear e ingresar estos repuestos. Después de aprobado el presupuesto, si hay repuestos pendientes por crear e ingresar en el inventario, estos deberán entonces ser ingresados por un usuario que tenga reconocido dicho privilegio, de esta forma, se busca confidencialidad en los datos, que los registros sean creados en la medida de lo posible por una sola persona, para mantener una lógica y evitar la posibilidad de repeticiones de descripciones o errores.


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En la siguiente figura se muestra una lista de repuestos de no inventario, en donde puede apreciarse como se mencionó anteriormente, la posibilidad de su uso como repuesto de descripción genérica para crear presupuestos y facturas, lo cual es especialmente útil cuando no se lleva inventario de los mismos, debido entre otras cosas, a que se solicitan según las ordenes de reparación, porque no se desea mantener existencia de estos.

Es importante insistir y dejar clara la diferencia entre repuestos de inventario y de no inventario. Los repuestos de no inventario no se crean y codifican con existencia, costo, ganancia y otras variables porque no nos interesa llevar un control de estos, no los tendremos en existencia, solo se adquieren según las ordenes de trabajo de los vehículos en proceso. Los repuestos de no inventario pueden tener una descripción genérica para crear los presupuestos y facturas de manera más rápida. Por el contrario, los repuestos de inventario poseen todas las características de cualquier ítem creado y codificado como parte del inventario de la empresa. De estos repuestos nos interesa tener datos como: precio de compra, ganancia, existencia, fecha de la última compra y muchas otras variables más. Esto significa que mediante las órdenes de compra de inventario y la facturación de las reparaciones y ventas, se actualizará la existencia de cada repuesto o ítem y se obtendrán datos relacionados a costos y ganancias. Para los efectos de control de ganancias en los repuestos de inventario, tanto en presupuestos como en facturas, es posible establecerle a un ítem de no inventario su costo, esto es de suma importancia ya que aunque en la ficha de repuestos de no inventario no existe un campo de costo, este si es posible especificarlo en el presupuesto o factura y de esta forma poder generar un reporte de ganancias fiable.


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Trabajos de Mano de Obra

os Trabajos de Mano de Obra, también llamados labores, son todas aquellas tareas de reparaciones o servicios que usted presta en su empresa, que son ejecutados por personal a su cargo y que considera

que deben ser estandarizados y codificados para su uso constante en la elaboración de presupuestos y facturas. AutoSoft Taller 2.50 Básica trae creadas mas de 2400 fichas con diversas descripciones de trabajos de mano de obra codificadas, las cuales usted puede modificar para adaptar a su taller, además usted también puede crear trabajos de mano de obra, por ejemplo por marcas y modelos, especificándolo en la descripción o sencillamente crear labores genéricas que puedan ser empleadas en la reparación o servicio de cualquier modelo de vehículo. Puede incluir el precio por tiempo de labor y establecer el tiempo estimado para la realización del trabajo. Ingrese en el campo Detalle, una descripción del trabajo a realizar. La lógica que usted utilice al crear y estandarizar los códigos de los Trabajos de Mano de Obra, dependerá en gran medida de si su taller se especializa en prestar determinados servicios a cualquier tipo de vehículo, es taller especializado en determinada marca o hace cualquier trabajo sin importar la clase de vehículo, este factor le agilizara y ahorrará muchísimo tiempo al momento de presupuestar o facturar. Al igual que en los módulos anteriores de inventario, usted puede crear el código y después de ser necesario, lo puede cambiar, lo cual le permitirá al usuario corregir o reorganizar su estructura de códigos a medida que utiliza la aplicación sin poner en riesgo la integridad de los datos. Existen empresas especializadas que ofrecen libros y/o programas que contienen tablas de tiempo de labor para diferentes servicios y reparaciones, de una amplia gama de marcas y modelos de vehículos, en futuras versiones de AutoSoft Taller, será posible la integración con algunos de estos sistemas. Para ver un listado de las fichas de Mano de Obra cargadas en la aplicación, una vez abierta la ventana Trabajos de Mano de Obra, presione sobre el icono Lista ubicado en la barra de herramientas de navegación, ubíquese sobre el registro deseado y presione Enter para visualizar la ficha respectiva.

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Para realizar una búsqueda, pulse sobre el icono Buscar , ubicado en la barra de herramientas de navegación, seleccione el filtro de búsqueda entre: Código, Descripción del trabajo, Precio por hora o Precio total del trabajo e ingrese el valor a concordar. La aplicación mostrara hasta un máximo de 1000 concordancias. Como se explico en la sección de fichas de personal de mano de obra, en AutoSoft Taller los Trabajos de Mano de Obra, pueden ser asignados al personal desde cualquiera de los siguientes dos módulos: Presupuestos de Reparación (Pestaña Mano de Obra) o desde Ordenes de Trabajo/Ingreso de Vehículos. El funcionamiento del proceso de asignación de mano de obra es similar accesado desde cualquiera de los dos módulos, simplemente ahora usted podrá realizar la asignación de mano de obra, desde el modulo que le sea más cómodo Por favor diríjase a la sección del manual dedicada a cada uno de los módulos antes mencionados, para obtener información sobre este proceso desde módulos específicos.

Recuerde que puede ver la lista completa o parcial de los campos tipo auto completar presionando Shift + ?. En el caso de la lista de mano de obra, pulsando estas teclas permite seleccionar de la lista la descripción de mano de obra que deseemos.

M A R C A S Y M O D E L O S D E V E H I C U L O S

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Marcas y Modelos de Vehículos

or medio de este módulo usted puede mantener actualizadas las bases de datos de las marcas o modelos de vehículos. AutoSoft Taller 2.50 Básica trae preinstaladas mas de 100 marcas de vehículos y motos y

mas de 22000 modelos de vehículos con sus respectivos motores, sin embargo, existen diferencia de marcas, modelos y motores en cada país y cada día la lista de modelos aumenta, la flexibilidad de la aplicación le permite modificar, incluir y eliminar marcas y modelos para adaptar esta base de datos a sus necesidades. Es importante resaltar que el proceso de inclusión de marcas y modelos también puede realizarse sobre la marcha, durante el uso productivo de la aplicación desde el módulo de Vehículos, en el momento de la creación o asignación del vehículo al propietario o Cliente. Al igual que en los otros módulos, la inclusión, eliminación y guardado de marcas y modelos, puede realizarse mediante los botones de la barra de edición. Si desea ver la lista de todas las marcas, pulse sobre el icono lista Recuerde que si desea incluir modelos a una marca específica, deberá primero localizar y seleccionar la marca de la lista y luego pulsar sobre el botón Nuevo Modelo , el cual se encuentra dentro de la ficha de Marcas y Modelos de Vehículos. Es importante delegar la creación y actualización de marcas, modelos y motores a una persona con cierta jerarquía en la empresa y conocimientos de esta área, para evitar la duplicación o ingreso erróneo de datos. También es recomendable establecer estándares para los modelos de los vehículos, en relación a las características que serán incluidas en el nombre o descripción del mismo o si así lo desea, simplemente continúe el mismo patrón ya presente en la base de datos de AutoSoft Taller. El seguir un orden en el ingreso y actualización de la base de datos de Marcas y Modelos de Vehículos, contribuirá a mantener una organización y fácil ubicación del modelo de vehículo necesitado. A continuación se muestran los gráficos de la inclusión de marcas y modelos de vehículos y de los registros disponibles en la base de datos para marcas y modelos.

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M A R C A S Y M O D E L O S D E V E H I C U L O S

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Utilizando la función Vista Preliminar, podrá imprimir, mandar por correo electrónico o guardar en archivos con formato .pdf, .doc y .html, listados parciales o completos de marcas y modelos de vehículos. Diríjase al Capitulo 21 para ver una explicación de todas las funciones disponibles en la Vista Preliminar.

P R E S U P U E S T O S D E R E P A R A C I O N

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Presupuestos de Reparación

a elaboración de presupuestos en un taller es uno de los procesos más delicados y tediosos, por esto AutoSoft Taller contiene poderosas herramientas que permiten agilizar la creación de estos.

Una vez que se ha pulsado sobre el icono Presupuestos de Reparación existente en la sección de Ventas del menú lateral o en el Navegador, se abre la ventana mostrando la pestaña Principal del módulo de presupuestos de reparación. En la parte superior de la ventana, podrá apreciar los campos de búsquedas, a los cuales hay acceso desde cualquier pestaña. Todas las búsquedas son realizadas por coincidencias parciales de caracteres, como fue explicado anteriormente. También puede realizar búsquedas navegando entre los registros, para lo cual se ofrece la posibilidad de ocultar los presupuestos Anulados, Perdida Total y/o Facturados, haciendo la selección correspondiente y ahorrar tiempo al solo ver los presupuestos pendientes. Para crear un presupuesto Nuevo, solo debe pulsar sobre el botón en la barra de edición.

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Una vez que se han blanqueado los campos como se ve en la figura anterior, usted puede comenzar a introducir los datos, empezando por la matrícula del vehículo. Al introducir la matrícula correspondiente al vehículo que desea crearle el presupuesto, toda la información existente sobre el vehículo, incluso los datos del cliente son traídas al presupuesto, si lo desea puede proceder a Guardar los datos. El número del presupuesto y la fecha del mismo, son campos no editables. Usted solamente podrá cambiar la fecha del presupuesto si posee el privilegio de Modificar Campos Especiales. Cada una de las pestañas presentes en el módulo de Presupuestos de Reparación, le permiten acceder a las áreas que componen cada presupuesto, para el ingreso de los datos correspondientes. Podemos distinguir las siguientes pestañas:

Principal Detalles Mano de Obra Repuestos Externos Aparte Fotografías

Si desea cambiar el tamaño de la ventana de presupuestos, basta con ubicar en cursor en alguna de las esquinas de dicha ventana. Aparecerá una doble fecha que indicará que pulsando en ese sitio podrá ajustar el tamaño de la ventana a su gusto o comodidad. Esta alternativa es válida en la mayoría de las ventanas de AutoSoft Taller.

Seguidamente procederemos a ver la función y utilización de cada pestaña en el Presupuesto de Reparaciones.

En la creación de presupuestos solamente puede introducir Números de matrícula de vehículos que ya han sido creados, ya que el campo de matricula funciona mediante Auto completación y no permite crear presupuestos sin haber incluido la matrícula del vehículo.


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Pestaña Principal

Reúne toda la información del Vehículo y del Cliente, la cual proviene de la creación del Cliente y el Vehículo en los módulos respectivos. El número de presupuesto es asignado automáticamente al igual que la fecha y hora de la creación del mismo. Los únicos campos editables en esta pestaña son: el Odómetro, donde puede ingresar el recorrido del vehículo y especificar la unidad de medida en Kilómetros (Km.) o Millas (Mi), la empresa de seguros (Seguro/Empresa) emisora de la póliza que cubre dicho vehículo, el Productor o corredor de la empresa de seguros y el Número de la póliza. En la parte inferior dentro de la pestaña Principal, encontrará 4 botones:

El botón para Anular presupuestos, el de Perdida Total utilizado cuando la empresa de seguros decreta al vehículo como irreparable, el botón Facturar que le abrirá una nueva ventana con todos los datos del vehículos existentes en el presupuesto directamente en el módulo de Facturas de Reparación, y por último el botón Sin Orden, para marcar cuando se reciba la orden de reparación por parte del cliente o la aseguradora, según sea el caso. Al pulsar sobre este último botón, la aplicación registrará la fecha y la hora en que es recibida o activada la orden de reparación del vehículo. La siguiente figura muestra únicamente la pestaña Principal con su contenido.


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Pestaña Detalles

Pulsando sobre la pestaña Detalles se tiene acceso a los totales y otros datos relacionados con el presupuesto, como el número de siniestro, observaciones y datos opcionales. Debido a que AutoSoft Taller esta diseñado pensando en su relación de trabajo con las empresas aseguradoras, este solicita datos como el número de Siniestro, Ajustador y montos del Ajuste, Depreciación y/o Penalizaciones y otros datos relacionados directamente con el ámbito de los seguros. Sin embargo, esta información puede dejarse en blanco si el trabajo a realizar no esta amparado por la póliza de seguros o el vehículo en proceso de reparación, no esta cubierto por ninguna póliza. Esta estrecha relación con las empresas de seguros, trae como consecuencia de que en algunos países la figura del perito o ajustador, cumpla un papel muy importante en la elaboración y resultado final del presupuesto. Es por ello que han sido considerados campos como el de Ajuste y funciones como Ajustar Presupuesto, las cuales representarían el resultado de la modificación final del precio, según lo acordado con el representante de la empresa de seguros. La figura siguiente muestra la ventana de Presupuestos de Reparación con la pestaña Detalles activada.


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El campo Elaborado Por es automáticamente llenado por la aplicación, tomando la información del nombre del usuario en sesión al elaborarse el presupuesto, sin embargo el contenido puede ser modificado en cualquier momento. Ingrese el número de Siniestro, este es el número que la aseguradora asigno al caso. Los campos de Ajustador y Cotizado en, son de tipo auto completación, usted podrá incluir aquí, el nombre del perito o ajustador de la empresa de seguros y el nombre de cualquiera de los proveedores al cual se le solicita cotización para la reparación. Estos tres datos son opcionales y no existe ningún tipo de restricción por parte de la aplicación, condicionado a su llenado. AutoSoft Taller 2.50 posee además un módulo para controlar el avance de cada vehículo dentro del proceso de producción del taller. En la elaboración de presupuestos, se pueden marcar las opciones que se aplicarán a cada reparación, para que la aplicación pueda dar estimaciones del porcentaje reparado de cada vehículo o status del vehículo. Marque los elementos que aplican para el control de status en el cuadro e ingrese cualquier observación relevante en el área destinada para esto. Mas adelante la función y utilización de este módulo será explicado con detalle.

En la pestaña Detalles del módulo de Presupuestos de Reparación existen 3 botones, dos en la parte inferior, debajo del campo de observaciones y uno al lado derecho del total final.

Permite imprimir la Orden de Trabajo directamente desde el módulo de Presupuestos de Reparación.

Permite acceder al Reporte de Ganancias y visualizar en detalle, los costos y precios de Mano de Obras, Repuestos y Trabajos Externos, que determinan la ganancia o pérdida reflejada en el presupuesto. Esta es una herramienta de valor incalculable ya que le permite consultar este reporte durante la realización del presupuesto, para que usted tenga la información y realice los ajustes necesarios para alcanzar la utilidad deseada en cada trabajo, antes de someterlo a consideración del cliente. Más adelante este reporte será abordado con más detenimiento.


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Pulsando el icono presente al lado derecho de los campos monetarios más importantes, se tiene acceso a una nueva función de Conversión de Monedas.

La función de Conversión de Monedas trae el Euro como moneda base, pero usted puede cambiar la moneda base según su país. Para esto seleccione la moneda de su país en el campo Moneda como se muestra en la figura anterior. Utilice esta función si desea conocer en diferentes monedas, el monto desde donde se accedió a la tabla o cualquier monto que ingrese en el campo Convertir cuya equivalencia necesita saber en otra moneda. Si desea cambiar la rata o taza de cambio de alguna moneda, simplemente presione el botón para abrir la ventana del Editor de Registros de la Aplicación, elija la moneda cuya taza desea cambiar, pulse Editar Valor, realice el ajuste, presione OK y cierre la ventana. En el lado derecho de la pestaña Detalles, puede ver todos los totales del presupuesto que inciden en el total final. Es importante mencionar que el campo denominado Deprec./Penalic se refiere al monto o porcentaje deducible de la póliza, en otras palabras, un monto no cubierto por la empresa aseguradora y que por lo general debe ser cancelado por el propietario del vehículo, este monto debe ser restado de la factura final para que coincida con el monto de la orden de reparación autorizada por la empresa aseguradora. Si el asegurado desea una factura aparte por dicho monto, deberá crear y emitir dicha factura desde el módulo Facturas de Reparación. Cabe señalar que usted puede realizar búsquedas en cualquier momento y ubicado en cualquier pestaña del modulo de Presupuestos de Reparaciones, utilizando los campos ubicados en la parte superior de la ventana. Estos


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campos de búsquedas están disponibles en todas las pestañas, permitiéndole realizar búsquedas mientras visualiza la pestaña que más le interese.

Pestaña Mano de Obra

Pulse sobre la pestaña Mano de Obra, la cual inicialmente estará en color rojo indicando que no se ha introducido ningún dato en la misma, para proceder a la introducción de las Manos de Obra o Servicios en el presupuesto. La ventana lucirá similar a la siguiente:

Cada vez que se desee introducir una línea de mano de obra, deberá pulsar sobre el icono Incluir dentro de la ventana de presupuestos, o si ya lo hizo y termino de editar una línea, basta con pulsar la tecla ↓ para que sea creada automáticamente una nueva línea. Si por el contrario se desea Eliminar una línea de Mano de Obra, se deberá pulsar sobre el icono respectivo. Como se menciono en el capitulo dedicado a las fichas de Trabajos de Mano de Obra, AutoSoft Taller 2.50 Básica trae cargadas más de 2400 descripciones de mano de obra codificadas, las cuales usted puede utilizar y/o modificar para adaptar a su empresa. Para ingresar una mano de obra seleccionándola desde las fichas existente, ubíquese sobre el campo Código o el campo Descripción y presione las teclas Shift y ? simultáneamente, seleccione el registro deseado y presione Enter para que el registro sea ingresado en el presupuesto. Para avanzar entre los campos utilice la tecla Tab.


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A medida que usted va usando la aplicación, se ira alimentando más la base de datos, de descripciones “estándares” de trabajos de mano de obra y servicios. El uso de las teclas calientes Shift y ? para la introducción de registros seleccionados desde las fichas, es especialmente útil para agilizar la transcripción de los trabajos de mano de obra y así realizar los presupuestos de manera eficaz. Si el ingreso de la descripción de Mano de Obra es realizado de manera manual, al introducirse descripciones que ya han sido incluidas en las fichas de Mano de Obra, la aplicación automáticamente auto completa el campo a medida que usted escribe. En AutoSoft Taller, existe un menú en el cual hay información adicional del ítem y se pueden realizar algunos ajustes. Para acceder a este menú, ubique el cursor sobre la línea que contiene el dato en cuestión y presione el botón derecho del ratón. Desde este menú entre otras cosas, podemos realizar la Asignación de Trabajos de Mano de Obra, directamente desde la pestaña Mano de Obra en el Prepuesto de Reparación.

Detalles de la Mano de Obra (Ctrl-i) Ubicando el cursor sobre alguno de las líneas de mano de obra y pulsando (ctrl.-i), podrá acceder a la ventana de detalles de Mano de Obra, donde podrá especificar el porcentaje de descuento o el porcentaje del impuesto, por defecto la aplicación establece como impuesto el porcentaje establecido por el usuario en el modulo de datos del taller, en el campo de impuesto de mano de obra, en la siguiente figura se puede apreciar como luce esta ventana.


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Asignación del Trabajo de Mano de Obra (Ctrl+m) Desde la pestaña Mano de Obra en AutoSoft Taller, se puede realizar la Asignación del Trabajo de Mano de Obra, abriendo el menú de información y ajuste con el botón derecho del ratón o mediante las teclas calientes (ctrl+m). Este menú muestra datos y permite diferentes ajustes, dependiendo del módulo desde donde es abierto.

Presione Ctrl+M – Asignación del trabajo en el menú, y se abrirá la siguiente ventana.

Es muy importante recordar, que si el usuario tiene asignado el privilegio de Agregar Mano de obra y repuestos, cada vez que se introduzca una descripción de mano de obra que no esté en la tabla maestra, la aplicación preguntará si se desea incluir dicha descripción. Queda a criterio del usuario decidir si la descripción introducida merece o sería conveniente incluirla en la tabla de Trabajos de Mano de Obra.


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Seleccione de la lista del personal previamente ingresado en las fichas de Personal de Mano de Obra (Personal MO), la o las personas que realizaran dicho trabajo y presione el botón Asignar, seguidamente ingrese el Costo por Hora y el tiempo estimado Horas y Minutos para realizar dicha labor. Usted notara el cambio en el monto del campo Ganancia una vez que se asigna y se ingresa la información de costo y tiempo de una labor. Cabe destacar que la manera de utilizar esta función, dependerá del tipo de relación laboral, existente entre la empresa y su personal. Si la empresa paga un salario a su personal, esta función le servirá solo para asignar los trabajos de mano de obra a su personal y que esto salga reflejado en la Orden de Trabajo impresa. Pero si usted paga a su personal por cada labor que realiza, (destajo), esta función le será de más utilidad ya que por cada trabajo realizado en su taller, usted cargara un costo específico por Mano de Obra, y de esta manera, obtendrá un resultado más exacto al momento de calcular el Reporte de Ganancias. Además, cada vez que se realiza una asignación de trabajos de mano de obra, se genera una Cuenta por Pagar a favor de cada persona a la que se le ha asignado una labor, por el Total a Pagar de la asignación de trabajo. Dicha cuenta por pagar será listada en el módulo de Control de Pagos. Si su personal cobra salario, entonces ingrese “0” en el campo Costo por Hora al asignar los trabajos, para que no se generen cuentas por pagar. De ser este su caso, le sugerimos que calcule un monto por concepto de mano de obra lo mas preciso posible e ingréselo en el campo Otros Costos en el Reporte de Ganancias, para así obtener en este reporte un resultado más cercano a la realidad. Recuerde que la veracidad de la información ingresada, incide directamente en el resultado del Reporte de Ganancias y afecta las Cuentas por Pagar.


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Una vez ingresados los datos de costo y tiempo, presione OK, ubíquese en el siguiente registro y repita la operación para la Asignación de los Trabajos de Mano de Obra de cada labor presente en el presupuesto. La asignación de estos trabajos, puede ser realizada en cualquier momento. Continuando con en ingreso de Mano de Obra, recuerde que al ubicarse bien sea en el campo Código o Descripción, a medida que va escribiendo, puede pulsar las teclas calientes Shift + ?, para ver un listado de las coincidencias más cercanas a la cadena de texto ingresada. En la siguiente figura, el usuario inició la introducción de la descripción colocando “Pintar Par”. Una vez hecho esto, pulsó sobre las teclas Shift + ? simultáneamente, para desplegar la lista de las descripciones de mano de obra que inician en “Pintar Par”. AutoSoft Taller filtra esta información y solamente muestra las descripciones que coinciden, de tal forma que usted pueda seleccionar más rápidamente, cual es la descripción de mano de obra que desea ingresar.

Una vez que seleccione la descripción que busca, presione Enter y movilícese hacia los demás campos de esa misma línea, utilizando la tecla Tab como se menciono anteriormente. De esta manera podrá crear extensos presupuestos en tan sólo minutos, esta es una herramienta útil que permite el filtrado de los datos, ya que solamente muestra las opciones disponibles según la cantidad de letras coincidentes introducidas, reduciendo a cero el margen para errores de trascripción. En la ventana anterior, puede apreciarse que fueron incluidos registros de los trabajos de mano de obra de la tabla maestra, sin necesidad de transcribir nuevamente toda la descripción. Así se logra no sólo estandarizar labores,


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sino también agilizar increíblemente la elaboración de extensos presupuestos con labores que generalmente son repetitivas y constantes. A pesar de que la Mano de Obra está basada en la información existente en las fichas de Trabajos de Mano de Obra, esto no significa que no podamos incluir descripciones de Trabajos de Mano de Obra nuevas, cada vez que sea necesario, y decidir si estas deben ser incluidas o no en la fichas, para su uso posterior, cuando sea requerida dicha descripción de Mano de Obra. Por ejemplo, si se posee el privilegio de Agregar Mano de Obra y Repuestos y se introduce “Revisar Niveles de Fluidos” en la descripción, AutoSoft Taller busca en las fichas de Trabajos de Mano de Obra para verificar si dicha descripción existe. De no ser así, la aplicación despliega un mensaje preguntando si desea agregar una nueva Mano de Obra en las fichas de Trabajos de Mano de Obra.

Si responde afirmativamente, se abrirá una ventana como la siguiente.

Ingrese el Código y demás datos referentes a la nueva mano de obra y presione OK, a partir de ese momento, la descripción “Revisar Niveles de Fluidos” existirá en las fichas de Trabajos de Mano de Obra (Trabajos de MO) y por consiguiente, estará disponible en la lista de selección, además se auto completará mientras se transcribe. De esta manera usted podrá crear


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registros de Trabajos de Mano de Obra a medida que realiza presupuestos sin perdida de tiempo. Asistente de Pintura AutoSoft Taller ofrece en la pestaña Mano de Obra, un Asistente para los trabajos de pintura, el cual le permite seleccionar directamente de una figura, las partes del vehículo que se van a presupuestar para pintura y automáticamente ingresa esta información en la pestaña. Esta herramienta también contribuye enormemente para la rápida creación de presupuestos, a la vez que permite separar de una manera segura, cada una de las partes a ser pintadas (las más comunes). En las siguientes figuras se muestra un ejemplo de la utilidad del asistente de mano de obra de pintura.

Una vez marcadas en el asistente de pintura las piezas a pintar, al presionar OK se cierra al Asistente de Pintura y los respectivos trabajos de manos de obra de las piezas seleccionadas, se agregan al presupuesto tal como se puede apreciarse en la figura de la siguiente página.

Los códigos y descripciones que la aplicación ingresa al presupuesto por trabajos de mano de obra para pintar las partes seleccionadas en la figura, vienen pre-cargados en la aplicación, pero pueden ser variados a criterio del usuario, por ejemplo si desea asignarle otro código o una descripción más acorde con el nombre que en su país se le da a la parte a pintar, además puede agregarle el tiempo y costo de la mano de obra.


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Recuerde que los códigos y descripciones existentes de trabajos de mano de obra del asistente de pintura, pueden ser variados por el usuario pero NO pueden ser eliminados. Al ingresar los precios y tiempos de los trabajos de mano de obra por pintura, movilizándose con la tecla Tab, el presupuesto se vería así:

Usted puede realizar búsquedas en cualquier momento, utilizando los campos ubicados en la parte superior de la ventana de presupuestos. Dichos campos de búsquedas están visibles en todas las pestañas, razón por la cual puede realizar búsquedas mientras visualiza la pestaña que más le interese.


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Pestaña Repuestos

En la pestaña Repuestos en el módulo de Presupuestos de Reparación, usted puede realizar la inclusión de las refacciones involucradas en el trabajo a realizar al vehículo. Para ello, cada vez que se desee incluir un repuesto, debe pulsar como ya es costumbre, en el icono Incluir . Igualmente, si desea eliminar algún repuesto, debe ubicarse en la línea a eliminar y pulsar sobre el icono Eliminar , dentro de la ventana de repuestos. El título de la pestaña de repuestos estará en color rojo cuando no han sido incluidos repuestos. La siguiente figura muestra la pestaña Repuestos del módulo de Presupuestos de Reparación.

Asistente de Repuestos En esta pestaña existe un asistente de repuestos que le permite seleccionar de manera rápida los repuestos o refacciones que desea incluir en su presupuesto. Al abrir el Asistente de Repuestos, la aplicación le solicitará que elija entre dos tipos de repuestos: De Inventario o de No Inventario.

Es muy importante recordar, que si el usuario tiene asignado el privilegio de Agregar Mano de Obra y Repuestos, cada vez que se introduzca una descripción de repuesto que no esté en las fichas, la aplicación preguntará si se desea incluir dicha descripción. Queda a criterio del usuario decidir si la descripción introducida merece o sería conveniente tenerla en las fichas de Repuestos. Por otra parte, cada repuesto que es incluido en las fichas de repuestos, podrá ser escogido o introducido mediante auto completación mientras se introducen repuestos en el campo de descripción de de estos.


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Si selecciona Inventario, AutoSoft Taller le mostrará la ventana de Repuestos de Inventario para que seleccione el o los repuestos que desea incluir en el presupuesto.

Marque los repuestos y presione OK para que la información de estos, sea incluida en la pestaña Repuestos. Si el repuesto deseado no se ha agregado al inventario, pulse el botón cancelar, cree una nueva línea de repuesto, introduzca la descripción de venta del repuesto y presione “tab”, la aplicación le informará que dicha descripción no existe y le dará la opción de incluir uno nuevo, seleccione nuevo repuesto de inventario y complete la información.


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Si selecciona No Inventario, la aplicación le mostrará una tabla con la lista de todos los repuestos de no inventario que existen en las fichas Repuestos de No Inventario. Esta opción es sumamente útil, especialmente en aquellos talleres que no manejan inventario de repuestos. Recuerde que los repuestos de no inventario también son incluidos en los presupuestos mediante auto completación, esta función está presente en la descripción del repuesto. La figura siguiente muestra la ventana de Repuestos de No Inventario del Asistente de Repuestos.

La lista de la izquierda, muestra los repuestos disponibles, mientras que en la derecha se muestran los repuestos seleccionados y que serán incluidos en el presupuesto. Puede seleccionar los repuestos de no inventario utilizando cualquiera de estos 3 procedimientos:

• Haciendo doble click sobre cada repuesto (uno por uno). • Seleccionando varios repuestos a la vez (manteniendo la tecla

Shift o la tecla Ctrl presionada mientras selecciona) y posteriormente pulsando sobre el botón de traslado (> o <).

• Seleccionando uno o más repuestos y arrastrar y soltar, es decir, pulsar sobre los repuestos seleccionados sin soltar el botón izquierdo del ratón y arrastrar la selección hacia la parte de Repuestos Seleccionados o viceversa.

En la siguiente figura se muestra un ejemplo de repuestos seleccionados.


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Después de seleccionar los repuestos pulse OK y estos aparecerán automáticamente en la pestaña Repuestos en el presupuesto. Una vez ahí, usted puede ajuste las cantidades e ingresar el precio en cualquier momento. Recuerde que desde esta pestaña también tiene acceso al menú de información y ajustes que se despliega colocando el cursor sobre el ítem del que se desea más información y después presionando el botón derecho del ratón. Entre otras cosas, desde este menú podrá seleccionar el tamaño óptimo de las columnas, agregar o eliminar elementos, ver la ficha de detalles, ver el costo, descuento e impuesto.


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En la siguiente secuencia de gráficos, podrá ver la pestaña Repuestos después de ingresados los repuestos de no inventario y posteriormente con el menú de información y ajustes desplegado.

Recuerde que usted puede seleccionar e ingresar repuestos tanto de inventario como de no inventario en el presupuesto, en cualquier momento durante el proceso de creación del presupuesto, hasta que este sea facturado.


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Varíe el tamaño de cualquier columna para que la opción Tamaño optimo de columnas este disponible, la aplicación ajusta el tamaño de las columnas según los datos presentes en estas, de la manera de permitirnos una mejor visualización de los datos, aprovechando el ancho de la ventana, recuerde que también puede mover de ubicación cualquier columna según su gusto como se muestra en la siguiente figura

Si por alguna circunstancia, alguno de los repuestos en el presupuesto esta exento de impuesto, simplemente márquelo en la columna respectiva según se demuestra en la siguiente figura.


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Imprimir Solicitud de Cotización (Solo para los repuestos de NO Inventario) La función de este botón es imprimir un listado de los repuestos de no inventario, para ser enviada a los proveedores y solicitarles que realicen una cotización de los mismos. Si usted posee un Fax/Modem instalado en su computador, usted puede enviar directamente la solicitud de cotización (lista de repuestos) a su proveedor directamente desde el computador. Consulte la ayuda del programa para envío de faxes o a un técnico especializado, quien con unos sencillos pasos automatizará aún más sus procedimientos.

Tipo de Precio Aplicado (Solo para los repuestos de Inventario) Seleccione de la lista el precio que aplica a la cotización según sea el caso, (condiciones de ventas con el cliente, ofertas existentes, etc.), por ejemplo: si selecciona Precio Predeterminado, la aplicación asignará a los repuestos de inventario el precio que esté predeterminado en la ficha de cada uno de ellos, esta opción es muy útil cuando los repuestos tienen asignados diferentes niveles de precios. Si selecciona Máximo, Oferta, Mayor o Mínimo, la aplicación ingresará el nivel de precios seleccionado para todos los repuestos sin tomar en cuenta el precio predeterminado en las fichas y si selecciona Precio Variable, la aplicación ingresará el precio máximo del repuesto pero le permitirá ajustarlo a su gusto. Esta selección solamente funciona para los repuestos de inventario.

Repuestos Suministrados por el Seguro o el Cliente Si se presenta el caso en que algunos de los repuestos fueran suministrados por la empresa aseguradora o el cliente, usted puede indicarle a la aplicación esta situación, activando esta opción en la ventana de Detalles del ítem. Para esto ubíquese en el ítem, presione el botón derecho del ratón y elija del menú de información y ajustes la opción Detalles del ítem. Otra manera de abrir la ventana de Detalles del ítem, es con las teclas calientes Ctrl + I presionadas simultáneamente mientras esta ubicado en el ítem susceptible del ajuste. Una vez abierta la ventana de detalles del ítem, marque la opción y presione OK.


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En la Orden de Trabajo que será impresa para distribuir entre los operarios y/o encargados del taller, se verá el mensaje Repuesto Suministrado, junto a cada repuesto que tenga esta opción marcada, para que todos los involucrados en el proceso tengan conocimiento de cuales son los repuestos que no serán suministrados por su empresa. Al marcar esta opción, AutoSoft Taller marca o identifica con color amarillo estos ítems en el presupuesto y no toma en cuenta su valor para los cálculos del presupuesto, ya que este es un repuesto que no será adquirido por su taller. Esta función es sumamente útil, sobre todo en aquellos países donde las empresas de seguro tienen como política el suministro de los repuestos al taller. También ayuda a mantener un control sobre aquellos repuestos que fueron o serán suministrados por el cliente o la empresa aseguradora, para realizar y mantener un seguimiento de estos.

La última columna de la pestaña de Repuestos es la referente a los Ajustes. Ingrese en esta columna el monto acordado como resultado de la discusión de precios que en algunos países sucede, entre los propietarios de los talleres y los ajustadores o peritos de las empresas de seguro. Si algún Precio Total es ajustado, deberá ingresar el mismo monto existente en el campo Precio Total, en el campo Ajuste de los repuestos que no sean ajustados, para que el resultado de la función Ajustar Presupuesto en la pestaña Detalles y el total de Ajuste sean correctos. En la figura de la siguiente página se muestra el ajuste en solo los dos primeros repuestos y el tercer repuesto que no es ajustado, mantiene el mismo precio.


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Pestaña Externos

Puede que en alguna reparación existan ciertos trabajos que son realizados fuera del taller o por personas o empresas ajenas al mismo. En la pestaña Externos, usted puede ingresar, modificar o eliminar dichos trabajos. El titulo de esta pestaña cambia a color azul para indicar la presencia de datos. Todos estos trabajos externos son impresos en el presupuesto y totalizados al final del mismo. También son indicados en la Orden de Trabajo. Utilice los botones Incluir para abrir una nueva línea de ingreso de datos y el botón Eliminar para eliminar datos, o si prefiere, utilice el menú de información y ajustes al cual hay acceso presionando el botón derecho del ratón una vez ubicado sobre el registro. En esta pestaña también existe la columna de Ajuste y la opción Exento de Impuestos para ser utilizadas en los casos que sea necesario.


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En la Capitulo 20 veremos el proceso de Recepción de Facturas por concepto de trabajos externos.

Pestaña Aparte

La pestaña Aparte es utilizada en los casos en que el cliente desea realizar al vehículo, trabajos adicionales pero estos no pueden ser incluidos en el presupuesto de reparación, emitido para la empresa aseguradora, quizás porque dichos trabajos no están cubiertos por la póliza de seguros o no se desea realizar otro presupuesto adicional. Esta pestaña esta dividida en una sección para el ingreso de Trabajos de Mano de Obra y otra para el ingreso de los Repuestos, cada una posee su respectivo asistente y funcionan similares a las pestañas de Mano de Obra y Repuestos vistas anteriormente. Utilice los botones Incluir para abrir una nueva línea de ingreso de datos y el botón Eliminar para eliminar datos, o si prefiere, utilice el menú de información y ajustes al cual hay acceso presionando el botón derecho del ratón una vez ubicado sobre cualquier ítem.

La aplicación NO toma en cuenta los trabajos de Mano de Obra ni los Repuestos ingresados en la pestaña Aparte, al momento de facturar el presupuesto. Usted debe crear una nueva factura e ingresar en ella los trabajos y/o repuestos apartes solicitados por el cliente para su proceso de pago o inclusión en Cuentas por Cobrar.


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Como puede distinguirse en la figura, el titulo de la pestaña Aparte cambia a color azul, para indicar la presencia de datos. Es muy importante destacar que los trabajos incluidos en esta pestaña, no son tomados en cuenta en el total del presupuesto pero si son listados en la orden de trabajo del taller. Es decisión de su empresa el emitir o no una factura por concepto de estos trabajos autorizados por el cliente. Los trabajos apartes tampoco son incluidos en el cálculo del Reporte de Ganancias.

Pestaña Fotografías

La última pestaña del módulo de Presupuestos de Reparación, tiene que ver con la inclusión de las fotografías del vehículo. AutoSoft Taller permite incluir hasta un máximo de cuatro fotos, pero solamente se imprimirán en los presupuestos y las facturas las primeras dos. Al inicio aparecen cuatro cuadros indicando que no hay fotos incluidas. Pulse sobre el icono ubicado en la parte inferior derecha , para acceder a la ventana de ubicación de archivos fotográficos.


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Usted también puede abrir la ventana de ubicación de archivos fotográficos, pulsando en cualquier parte dentro del cuadro de cada fotografía. Al pulsar sobre el botón localizado a la derecha de cada campo, la aplicación solicita que se ubique el nombre del archivo fotográfico que se desea incluir en el presupuesto. AutoSoft Taller genera en la instalación en el servidor, una carpeta denominada Imágenes, con la intención de que el usuario guarde en ella, todos los archivos de imágenes y fotografías tales como el logotipo de la empresa, las fotos de los repuestos de inventario y las fotografías de los vehículos. Las fotos también pueden ser almacenadas en cualquier otra carpeta si no desea utilizar la carpeta Imágenes, pero cualquiera que sea la carpeta, esta siempre debe encontrarse en el servidor y en un directorio que este en el mismo disco donde se encuentran las bases de datos que están siendo compartidas y que pueda ser accesazo desde las estaciones clientes, de lo contrario, la imagen no podrá ser visualizada en las estaciones clientes. La primera vez que se utiliza la aplicación para ubicar fotos, la búsqueda se iniciará en el directorio predeterminado por Windows®, pero a partir de ese momento todas las fotos serán buscadas en la carpeta donde se seleccionó la última vez. Recuerde que por razones de espacio y velocidad, AutoSoft Taller no almacena las fotos en los archivos de base de datos, solo la dirección en la que está ubicada, si posteriormente el archivo de foto es borrado, renombrado

Las fotos deben encontrarse siempre en el servidor y en un directorio que esté en el mismo disco donde se encuentran las bases de datos que están siendo compartidas, o en la carpeta Imágenes, de lo contrario la imagen no será visualizada en las estaciones clientes.


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o movido a otra carpeta en el disco duro, no podrá ser encontrada por la aplicación Es buena costumbre nombrar los archivos que contienen las fotos del vehículo, con un nombre que lo identifique con este, como por ejemplo el número de matrícula del vehículo. Si son varias fotos, podrá colocar un número incrementado para evitar la duplicidad de nombres de archivos, por ejemplo: E 1234 ABC-1, E 1234 ABC-2 y así sucesivamente. Siguiendo la costumbre anterior, al abrirse la ventana de ubicación de archivos fotográficos y localizados estos archivos, la ventana luciría como la siguiente.

Una vez ubicados e ingresados los archivos de fotos, presione OK para que las fotografías sean anexadas al presupuesto.


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También podría tomarse como una buena costumbre, el estandarizar la identificación de las fotos (nombre físico del archivo), con el número del presupuesto al que corresponden esas fotos. No existe una definición fija de la manera como deben llamarse los archivos de imágenes que estarán asociados a los presupuestos, pero siempre es recomendable utilizar nombres que permitan ubicar y reconocer rápidamente, cada una de las fotos de los vehículos. Por último debemos hablar sobre el icono ubicado en la esquina superior derecha del módulo. Este icono sirve para indicar al usuario si el vehículo relacionado con el presupuesto, ha sido o no ingresado el taller. Este icono es visible en todo momento desde el módulo de Presupuestos de Reparación. Este tiene dos estados posibles:

En este estado, el icono indica que el vehículo no ha sido ingresado al taller.

En este estado, el icono indica que el vehículo ha sido ingresado al taller.

El ingreso del vehículo al taller, es realizado en el módulo Ordenes de Trabajo/Ingreso del Vehículo que analizaremos mas adelante. Con la utilización y aprovechamiento de las funciones del módulo de Presupuestos de Reparación, AutoSoft Taller le brinda muchas ventajas que le permiten la realización de extensos presupuestos, de una manera rápida, sencilla y flexible. Este módulo le ayudará a mantener una buena organización de su empresa, permitiéndole la posibilidad de centralizar toda la información relacionada con el trabajo a realizar en determinado vehículo, en un sólo lugar.

Historial de Vehículos Usted puede visualizar el historial de un vehículo desde el módulo de Presupuestos de Reparación, utilizando los campos de búsqueda presentes en el área superior de la ventana. Para obtener resultados más precisos, puede utilizar los filtros Matrícula o Nombre del Cliente. Por ejemplo, si conoce la matrícula o parte de esta del vehículo objeto de nuestra búsqueda, ingrésela en el campo respectivo y presione Enter, de inmediato se abrirá una pequeña ventana mostrando los Elementos


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encontrados coincidentes con la búsqueda realizada, si ingresamos las letras “DAF”, la ventana mostrara las matriculas que tienen las letras “DAF” existentes en las fichas de vehículos, como se puede ver en la siguiente figura.

Supongamos que recordamos que la matrícula que buscamos es 380-DAF, ubíquese sobre dicha matrícula y presione Enter. Una vez hecho esto, la ventana mostrara la matricula junto con los números de los respectivos presupuestos existentes, elaborados para dicho vehículo tanto facturados como sin facturar, como se ve en la siguiente figura.

A medida que usted se movilice entre los presupuestos, AutoSoft Taller le mostrará la pestaña principal de cada uno de ellos para que usted los visualice, si desea ubicarse en alguno de estos presupuestos, simplemente presione Enter. Si en lugar de utilizar la matrícula del vehículo para ver el historial, desea utilizar el nombre del cliente, el funcionamiento es idéntico. Esta forma de visualizar el historial de un vehículo, funciona de la misma manera en el módulo de Facturas de Reparación, claro esta, con los filtros de búsqueda disponibles en dicho módulo. La aplicación no genera reportes que muestren el historial de algún vehículo desde ninguno de los módulos antes mencionados.

F A C T U R A S D E R E P A R A C I O N

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Facturas de Reparación

L módulo de Facturas de Reparaciones, es muy similar al de Presupuestos de Reparación, posee las mismas pestañas para mantener una estandarización de las tareas y toda la información sobre

el trabajo realizado al vehículo en un solo módulo. Pero lógicamente posee además la pestaña Pagos destinada para el ingreso de estos. Al igual que el resto de los módulos, debe pulsar el icono Nuevo para crear una factura en blanco, después de esto la aplicación blanquea los campos y usted debe ingresar el número del presupuesto que se desea facturar, utilice las teclas calientes Shift + ? si desea ver una lista de los presupuestos pendientes por facturar, presione Enter una vez ubicado el presupuesto deseado y después Tab para que la aplicación se traiga los datos del presupuesto ingresado, para que estos puedan ser visualizados y revisados por el usuario. En la gráfica puede ver una factura lista para el ingreso del número del presupuesto que se desea facturar, o de los datos si se desea comenzar la factura desde cero.

Puede realizar búsquedas navegando entre las facturas y ocultando las Anuladas y/o las Pagadas, para ver solo las pendientes, marcando la selección correspondiente en el borde inferior de la ventana.

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También puede crear una factura a partir de cero, en cuyo caso, dejando en blanco el campo de Presupuesto, se ingresa el número de matrícula del vehículo que se desea facturar y se procede al ingreso de datos, el cual es idéntico al utilizado en la creación de un Presupuesto de Reparación. Debido a que el número de factura es controlado por la aplicación (Numero Lógico), probablemente este sea diferente de la numeración de los talonarios de facturación de su empresa, por esto AutoSoft Taller ofrece un campo llamado Número Físico, para que el usuario ingrese el correspondiente número de factura según los libros de su empresa, y mantener así una relación entre el número de factura de imprenta (Número Físico) y el correspondiente a la factura de AutoSoft Taller (Número Lógico). En el campo Factura a Nombre de (Ver Figura) se debe seleccionar si la Factura debe ser emitida a nombre de la empresa o seguro o a nombre del cliente o propietario del vehículo, ya que estos son datos de vital importancia a la hora de la impresión. Por defecto la impresión de la factura será a nombre del Seguro o Empresa. Una vez presente toda la información en la factura, verifíquela, ingrese el número físico y pulse sobre el icono Guardar para grabar los datos ingresados para su posterior impresión.

Impresión de Facturas Una vez que se ha impreso la factura o se ha cerrado una Vista Preliminar de esta aunque no haya sido impresa, la aplicación le solicitara confirmar si la factura fue impresa correctamente. Si se responde afirmativamente, la factura es bloqueada y solo el usuario con el privilegio de Administrador podrá


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realizar nuevas impresiones. AutoSoft Taller no permite modificar el presupuesto asociado a la factura asumiendo que dicho trabajo ha sido concluido, además automáticamente coloca dicha factura como cuenta por cobrar. Si por el contrario se contesta que la factura no fue impresa correctamente, se podrá imprimir nuevamente la misma. Para anular una factura, es imprescindible desactivar el campo Con Orden.

Pago de Facturas Para ubicar una factura en particular, puede hacerlo mediante el campo respectivo de búsqueda, ubicado en la parte superior de la ventana. Los campos o tipos de búsquedas son muy flexibles, y permiten al usuario localizar una factura de manera rápida, son muy útiles cuando no se posee la información exacta del número de factura de la cual se esta recibiendo el pago o esta siendo solicitada. En la figura siguiente se muestra la ventana mencionada anteriormente.

También utilice estos campos de búsqueda para revisar el historial de facturación de determinado vehículo o cliente, de la misma manera que fue explicado en el módulo de Presupuesto de Reparación. Para poder recibir pagos a facturas, el usuario debe poseer el privilegio para Procesar Pagos a Facturas, si ya lo posee ubíquese en la pestaña Pagos y pulse el botón para abrir la ventana de ingreso de pagos a facturas de clientes. En la figura de la siguiente página, puede apreciar esta ventana.


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Los campos de esta ventana varían dependiendo de la forma de pago. Para pagos con tarjeta de crédito, la aplicación detecta automáticamente el tipo de tarjeta al ingresarse el número de esta. Puede recibir pagos parciales o abonos ingresando el monto recibido en el campo Monto a pagar o si el pago es igual al monto pendiente, pulse el botón . El número de documento puede ser ajustado según las necesidades del usuario e incluso es posible repetir el número en el caso de que sea necesario, siempre y cuando el usuario posea el privilegio para Procesar Pagos a Facturas. El contador del número de documento, se auto incrementará comenzando desde el último número ingresado por el usuario. Pulse el botón cuando desee imprimir un reporte con el historial de pagos recibidos a cuenta de la presente factura. Ubíquese sobre un pago y pulse el botón para imprimir un recibo por el monto del pago.

Facturación de Items de Inventario Si su empresa vende repuestos, accesorios, cauchos, lubricantes, etc., o es tienda de conveniencia, usted puede utilizar el módulo de Facturación de Reparaciones para procesar estas ventas de manera rápida. Por cuanto no existirá relación entre la factura de venta de estos ítems y un presupuesto determinado, al momento de crear esta factura ingresaremos un número de matrícula de un “vehículo indeterminado”, perteneciente a un “cliente” que previamente hemos creado para utilizarlo en la facturación de ítems de inventario. Para crear el vehículo indeterminado, ingrese a la ficha Marca y Modelo de Vehículos para crear una marca y un modelo como se muestra en la gráfica de la siguiente página o denomínelo según su criterio, con un término que no se relacione con una marca o un modelo existente. Después ingrese en la ficha Clientes para crear un cliente que puede denominar “Ventas al Detal”, e ingrésele un vehículo con un número de matrícula fácil de recordar por ejemplo: 1111.


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Recuerde que esta matrícula solo se utilizara para emitir facturas de ventas de ítems de inventario, en las cuales no deseamos que exista relación entre los artículos vendidos y una marca de vehículo en especifico, ni existe un presupuesto de reparación, también la utilizaremos porque no nos interesa ingresar y guardar los datos del cliente y lo que buscamos es rapidez. La ficha de este cliente después de ingresado el vehículo luciría así:

Ahora cuando desee facturar un repuesto, accesorio, lubricante y en general cualquier ítem de inventario a la venta en su tienda y no requiere del ingreso de los datos del cliente ni del vehículo, simplemente ingrese la matrícula 1111 en la factura y listo. Futuras versiones de AutoSoft Taller ofrecerán un módulo de Punto de Venta.


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Facturación de Repuestos de Inventario AutoSoft Taller, le permite facturar cantidades superiores a las disponibles en las fichas de repuestos de inventario. Esta virtud le permite incluir en facturas ítems sin tener cantidades en inventario suficientes, flexibilizando así el proceso de facturación. Los ítem serializados también disfrutan de esta virtud, pero usted deberá ingresar los seriales de los ítems que no se encuentran en inventario, como se explicara seguidamente . Tenga siempre presente que al realizar esto, estará creando una existencia negativa del ítem en cuestión, una vez que ingresen al inventario cantidades por concepto de compras, la existencia se actualizara restándose la existencia negativa a la cantidad recibida por la compra Veamos un ejemplo haciendo una factura desde cero, en otras palabras, realizando una factura sin un presupuesto previo. Supongamos que un cliente desea comprarnos 4 alternadores pero solamente tenemos 2 en inventario. Al pulsar sobre el botón Guardar o tratar de cerrar el módulo, aparecerá un mensaje como el siguiente.

Después de haber presionado OK, aparecerá la siguiente ventana desde donde seleccionaremos los seriales de la existencia disponible en el inventario.


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Una vez hecho esto, se activará el campo junto al botón para el ingreso de seriales de las unidades no disponibles en inventario, como se puede distinguir en la próxima figura.

Presione para proceder a ingresar los seriales necesarios. Si desconoce que serial debe ingresar, simplemente ingrese cualquier número de manera temporal, ya que una vez que usted realice alguna compra de este ítem, podrá actualizar la información de la factura con los seriales de los ítems comprados.

Deberá presionar cada vez que desee ingresar un serial, para que la aplicación traslade dicho número a la sección de Seriales Seleccionados, hasta haber ingresado la totalidad de los seriales requeridos. Una vez hecho esto, se le indicará que la cantidad seleccionada esta correcta como puede verse en la siguiente figura, pulse OK para concluir el ingreso de seriales.


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Una vez ubicado en la factura, al usted pulsar el botón para guardar los datos ingresados, la aplicación le avisara que están siendo facturadas unidades de determinado ítem, que exceden la cantidad en existencia del mismo, y le preguntara si desea poner este ítem como pendiente por entregar o no, como se muestra en la siguiente gráfica.

Si usted contesta afirmativamente, la totalidad de las unidades facturadas del ítem, serán puestas como pendientes por entregar y la cantidad en existencia, no será alterada. Si contesta negativamente, la totalidad de unidades facturadas de dicho ítem, serán restadas del inventario y por consiguiente se creara una existencia negativa, como si la totalidad de las unidades facturadas han sido entregadas y por consiguiente se asume que ninguna unidad está pendiente por entregar. Si decide cancelar la operación, la factura no será grabada y podrá realizar los cambios que desee para posteriormente guardar los cambios. Cabe destacar que al seleccionarse la opción de poner el ítem como pendiente, esto se refiere a la totalidad de las unidades reflejadas en la factura de dicho ítem, incluso las disponibles en el inventario. Si desea entregar las unidades existentes en inventario y dejar como pendientes por entregar las demás, simplemente ingrese el ítem en la factura dos veces, una por la cantidad de unidades existentes en inventario y otra por las unidades faltantes y ponga estas como pendientes por entregar.


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La marca en el campo Pendiente en la factura, señalará los ítems que están en esta situación. Presionando sobre el botón usted podrá imprimir un listado de únicamente los seriales de los ítems presentes en la factura. En el caso de que sean ingresados más seriales de los necesarios, aparecerá un mensaje como el siguiente.

Si esto sucede, deberá retirar o deseleccionar la cantidad de seriales necesarios para que haya coincidencia con la cantidad en la factura. Deberá siempre deseleccionar primero los seriales de las unidades inexistentes en el inventario y después los de las unidades que si existen en el inventario. Debe tener precaución ya que es probable que si usted modifica facturas viejas que involucren un mismo ítem del cual no hay existencia suficiente, se cree disparidad entre la cantidad en inventario de dicho ítem y la cantidad de seriales existentes en inventario, si esto sucede el usuario que tenga asignado el privilegio de Administrador, podrá realizar los ajustes pertinentes.

C U E N T A S P O R C O B R A R

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Cuentas Por Cobrar Mediante este pequeño pero funcional módulo, usted puede llevar el control de las cuentas por cobrar e imprimir reportes de las mismas, individualizados y filtrados por fecha. La siguiente figura muestra la ventana de cuentas por cobrar.

Usted puede seleccionar no solo el cliente del cual desea obtener el reporte de cuentas por cobrar (o todos si así lo desea), sino que también le permite seleccionar el periodo de tiempo que desea que abarque el reporte.

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R E P O R T E D E G A N A N C I A S

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Reporte de Ganancias

ste reporte fue creado para cubrir la necesidad del usuario, de saber cuanto es la utilidad generada en determinado presupuesto o factura. Además puede ser utilizado para el análisis de resultados basados en la

ganancia o la perdida de determinado trabajo, usted puede tener acceso a este reporte desde el módulo de Presupuestos de Reparación o Facturas de reparación. El resultado generado por este reporte no es exacto, ya que existen muchas variables que no son tomados en cuenta para generar el resultado, ejemplo: gastos por electricidad, nómina, seguros, licencias, etc., incluso muchos de estos gastos ni siquiera son manejados por la aplicación, pero el resultado de este reporte será lo más cercano posible a la realidad, en la medida en que los datos ingresados gocen de exactitud y exista organización en la actualización de los costos en los que se incurre, mediante la compra de repuestos y pago de mano de obra. Sin embargo, usted podrá ingresar en el campo Otros Costos dentro del reporte, gastos imprevistos o que no existan en el presupuesto o factura y así lograr un resultado más preciso. El objetivo de este reporte en ningún momento es de aspecto contable ya que AutoSoft Taller no es un programa de contabilidad, el objetivo es simplemente brindar información que le ayudará a tomar decisiones acertadas, al mostrarle un resultado de las ganancias o perdidas generadas en base a los costos asociados a cada reparación o servicio. Futuras versiones de AutoSoft Taller, ofrecerán interconexión para transferencia de datos contables con programas especializados. Pulse el icono desde el menú Ventas en la barra de acceso rápido, ingrese el número del presupuesto o de la factura de la cual desea saber la ganancia y presione OK, utilizando este mismo procedimiento usted podrá abrir varios reportes simultáneamente de diferentes presupuestos o facturas para realizar comparaciones. Al introducir el número de presupuesto o factura, AutoSoft Taller le desplegará una ventana con el resumen de ganancias del presupuesto indicado, como lo muestra la figura siguiente:

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Pulse el botón ubicado en la pestaña Detalles en el módulo de Presupuestos de Reparación o en el modulo de Facturas de Reparación, para obtener información en cualquier momento durante la realización de un presupuesto o factura. Los datos utilizados para el cálculo de este reporte, provienen de las siguientes áreas:

1. Repuestos. Si usted ingresa adecuadamente los costos de los repuestos, bien sea de inventario o no y mantiene organizados sus datos con respecto al porcentaje de ganancia y venta, la aplicación automáticamente calculará la ganancia asociada a cada repuesto, y por consiguiente al total de ellos.

2. Mano de Obra. Para que AutoSoft Taller determine la ganancia con

respecto a la mano de obra, debe asignar para cada presupuesto y para cada ítem de la mano de obra, el personal asociado a la misma y el monto a pagar por dicha labor. Este dato es especialmente útil para talleres con personal a destajo, a cuyo personal se le emiten pagos por


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un determinado monto acordado por cada labor efectuada o por tiempo de labor. Para aquellos casos en los que existe un salario a pagar a cada operario, cada administrador deberá determinar la manera más útil y conveniente para determinar los costos asociados a cada presupuesto por concepto de nomina.

3. Trabajos Externos. Estos son los trabajos realizados por terceros

fuera o dentro del taller, recuerde siempre asignar el costo del trabajo para que el sistema calculo la ganancia de los mismos.

4. Otros Costos. AutoSoft Taller permite al usuario introducir un valor

calculado externamente, el cual podría provenir del área de pintura, reproceso, repuestos y/o accesorios no incluidos en el trabajo, también podrían anexarse costos asociados a servicios como agua, luz, teléfono, licencias, permisos, rentas, etc. Existen gerentes de talleres que han logrado determinar un monto fijo de costos asociados a cada vehículo por el tiempo de permanencia en el taller y por el área o espacio que ocupa el vehículo en el mismo.

Finalmente puede imprimir, enviar por correo electrónico o archivar en formato .pdf, .doc o .html como se explica en el Capitulo 21, el Reporte de Ganancias y/o Pérdidas.

O R D E N E S D E T R A B A J O / I N G R E S O D E V E H I C U L O

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Ordenes de Trabajo/Ingreso de Vehículo

l modulo de Ordenes de Trabajo/Ingreso de Vehículos , permite entre otras cosas realizar el ingreso del vehículo e informar al usuario si un vehículo se encuentra o no en el taller y de esta forma poder

mantener un Status del mismo. También desde este módulo, se puede imprimir la hoja de Orden de Trabajo que contiene toda la información sobre el trabajo a realizar al vehículo, con la particularidad de poder crear una sola orden de trabajo para un vehículo que posee múltiple presupuestos pendientes, para ser distribuida entre el personal, además, al igual que desde la pestaña Mano de Obra en el módulo de Presupuestos de Reparación, también se pueden asignar los trabajos de mano de obra respectivos. Una vez abierto el modulo, presione como es costumbre, sobre el icono Nuevo en la barra de herramientas de navegación y administración, para realizar el ingreso del vehículo.

Al introducir la matricula del vehículo, la aplicación automáticamente muestra los presupuestos pendientes para dicho vehículo, así como también si tiene orden de reparación (O/R) (dicha orden de reparación debe ser ingresada en el presupuesto, esta indica la hora y fecha de ingreso), un mensaje escrito en rojo aparecerá en la ventana en caso de que el vehículo seleccionado no tenga presupuestos pendientes.

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En la próxima gráfica vera un ejemplo de un vehículo con dos presupuestos, de los cuales uno tiene Orden de Reparación.

Asignar Trabajos de Mano de Obra Al pulsar el botón se abrirá la ventana para la Asignación de Trabajos de Manos de Obra y/o servicios. La única diferencia entre esta ventana y la que se utiliza para la asignación de los trabajos de mano de obra, desde la pestaña Mano de Obra en el módulo de Presupuestos de Reparación, es que en esta usted puede ver todos los presupuestos pendientes del vehículo. En cambio desde el presupuesto, solo se pueden asignar los trabajos de mano de obra para el presupuesto desde donde se abre la ventana, aunque el vehículo tenga más de un presupuesto pendiente.


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Como puede observar, en la ventana de Asignación de Trabajo de Mano de Obra, se pueden identificar 5 áreas:

• Area Superior: Los datos del vehículo. Debajo de estos los presupuestos pendientes así como el monto total de mano de obra presupuestada y ganancia.

• Area Central Izquierda: Los códigos de las Manos de Obra que corresponden al presupuesto seleccionado.

• Area Central Derecha: Detalles de la mano de obra: precio por horas, tiempo estimado, precio total, ganancia calculada y la descripción de la mano de obra seleccionada según el código.

• Area Inferior Izquierda: Los diferentes operarios o trabajadores involucrados y que podrían ser asignados a los trabajos.

• Area Inferior Derecha: La asignación del o los trabajadores para cada una de las manos de obra seleccionada en la parte central izquierda (Código).

Realice las asignaciones de trabajos de mano de obra, de la siguiente manera: Elija el presupuesto y a la derecha vera los códigos que distinguen cada mano de obra, seleccione el código y vera la Descripción con el Detalle de la mano de obra existente en el presupuesto, marque en la lista de personal ubicada a la izquierda, las personas a las cuales se le asignará la realización de la labor presente en el campo descripción.

Una vez hecho esto, pulse el botón Asignar e ingrese el pago por hora que recibirán y el tiempo estimado de labor. Presione OK al terminar.


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También puede utilizar los botones Nuevo para abrir una nueva línea para el ingreso de personal, y el botón Eliminar si desea eliminar personal al que previamente se le haya asignado un trabajo, o si prefiere, utilice el menú de información y ajustes al cual hay acceso presionando el botón derecho del ratón, una vez ubicado sobre cualquier personal asignado. Repita el procedimiento antes descrito hasta asignar todos los trabajos de mano de obra. Cabe destacar que la asignación de estos trabajos, puede ser realizada en cualquier momento durante la realización del presupuesto o ejecución del trabajo. También puede asignar los trabajos de mano de obra, a presupuestos que no tengan Orden de Reparación (OR). La aplicación resta el costo del trabajo ingresado, al precio existente en el presupuesto, y le muestra al usuario cual es la ganancia por concepto de la realización de esta labor o trabajo de mano de obra. Cada vez que se realiza una asignación de trabajos de mano de obra, se genera una Cuenta por Pagar a favor de cada persona a la que se le ha asignado una labor, por el Total a Pagar de la asignación de trabajo. Dicha cuenta por pagar será listada en el módulo de Control de Pagos. En el caso de que su personal cobre salario y no por trabajo realizado, entonces ingrese “0” en el campo Costo por Hora al asignar los trabajos, para que no se generen cuentas por pagar. De ser este su caso, le sugerimos que calcule un monto por concepto de mano de obra o nómina lo mas preciso posible, e ingréselo en el campo Otros Costos en el Reporte de Ganancias, para así obtener en este reporte un resultado mas cercano a la realidad.


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Recuerde que la veracidad de la información ingresada, incide directamente en el resultado del Reporte de Ganancias y afecta las Cuentas por Pagar.

Orden de Trabajo Pulse el botón para obtener una Vista Preliminar de la Orden de Trabajo. Para imprimir la Orden de Trabajo, presione sobre el botón . Es importante destacar que este modulo resume en una sola orden de trabajo, todas las labores y repuestos de todos los presupuestos pendientes listados, esto es de extrema importancia, ya que si a un vehículo en particular se le realizan dos o más presupuestos debido por ejemplo a que uno es dirigido a la compañía de seguros por algún accidente o percance y el otro son reparaciones por parte del cliente que no están cubiertas por la póliza de seguros, el sistema estará en capacidad de generar una sola orden de trabajo, para que los operarios realicen todo el trabajo sin estipular si pertenecen a presupuestos distintos. AutoSoft Taller imprimirá en una o más hojas, todos los presupuestos pendientes, independientemente de si tienen orden de reparación o no, recuerde que un presupuesto está pendiente mientras no haya sido facturado o anulado. Una vez que la orden de trabajo es impresa, la aplicación mostrará un anuncio: La orden de trabajo ya fue impresa. Este anuncio resaltado en color rojo, es una referencia útil ya que nos indica que la orden de trabajo ya ha sido impresa y que si por algún motivo se realizan cambios dentro del presupuesto, y es necesario reimprimir la orden de trabajo, el usuario esté en cuenta que una orden anterior ya puede estar siendo llevada a cabo por los operarios. Cuando existen repuestos en el presupuesto que serán suministrados por el cliente o la aseguradora, AutoSoft Taller indicará en la orden de trabajo que dichos repuestos serán suministrados por terceros, imprimiendo la frase Repuesto Suministrado al lado de cada uno de estos. De igual manera, si es colocado algún valor en el campo Depreciación Penalización de la pestaña Detalles del módulo Presupuestos, en la orden de trabajo aparecerá la información indicando esta situación. Esto sirve para recordar a todos los involucrados en la parte administrativa y de toma de decisiones dentro de la empresa, que dicho monto no es reconocido por la empresa de seguros y debería ser pagado por el cliente o propietario del vehículo. En la siguiente página podrá apreciar como luce una vista previa de una Orden de Trabajo.


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En AutoSoft Taller es posible enviar por correo electrónico cualquier Vista Preliminar, así como crear y almacenar dichos reportes en archivos con formatos .pdf, .doc y .html. También puede realizar ajustes en el formato de impresión utilizando el Editor de Formatos de Impresión, estas funciones están explicadas mas adelante en el Capitulo 21.


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El módulo de Ordenes de Trabajo/Ingreso de Vehículos le permite el control efectivo de todos los costos de mano de obra, asociando a una reparación o servicio, para determinar nuestro margen de utilidad en esta área, que junto con las demás variables, afectan el total final de la ganancia. Si la asignación de trabajos de mano de obra se maneja de una manera correcta y se controlan y actualizan los datos relacionados a los repuestos y sus costos, el cálculo de la ganancia estimada para cada trabajo será bastante aproximado y contribuirá notablemente a mejorar y controlar la rentabilidad de su taller. Recuerde que como todos los presupuestos pendientes del vehículo son reflejados al imprimirse la Orden de Trabajo interna, es muy importante facturar los presupuestos que ya han sido finalizados, para que no sean incluidos en futuras órdenes de trabajo, o anular aquellos presupuestos que no sean válidos o no se vayan a ejecutar. Para mantener siempre una información fidedigna sobre los vehículos en proceso y los vehículos terminados, es imprescindible dar egreso o de baja al vehículo una vez que este ha sido reparado y sale de las instalaciones del taller, controlando la entrada, progreso de las reparaciones y salida de los vehículos mediante el módulo de Control de Status, como será explicado con mayor detalle en el capitulo siguiente.

S T A T U S / E G R E S O D E V E H I C U L O

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Status/Egreso de Vehículo

l módulo Status/Egreso de Vehículo es imprescindible en el uso de AutoSoft Taller, ya que es la única manera de indicarle a la aplicación que el proceso de reparación de determinado vehículo ha finalizado, o

lo que es lo mismo, es la única forma de darle egreso o de baja al vehículo terminado, es el final del movimiento físico del vehículo dentro del taller. Desde esta ventana, al dar de baja o egresar el vehículo, la aplicación pasa el presupuesto o trabajo finalizado a un listado de pendientes por facturar, hasta que dicho presupuesto es facturado. (Ver menú de reportes). Esto es sumamente útil para llevar un control de los vehículos pendientes por facturar, especialmente de aquellos vehículos que por cualquier motivo, son reparados y entregados sin orden de reparación del seguro y que deben facturarse en el momento de que dicha orden llegue. La ventana Status también tiene como función, recibir y reunir la información sobre la fase del proceso de reparación en la cual se encuentra el vehículo y de esta manera, mantener informado a todos los involucrados sobre la situación del mismo. Si su taller no es muy grande, o su organización le permite mantener actualizado el avance del vehículo, esta información es especialmente útil para el área administrativa, en virtud de que podrán informar al cliente de una manera genérica y muy rápida, el estado en el que se encuentra la reparación de su vehículo. En futuras versiones de AutoSoft Taller, esta información podría estar disponible en Internet para consulta de los clientes, se podrá enviar por correo electrónico o directamente en forma de mensaje a otros equipos electrónicos. Como fue mencionado en capítulos anteriores, el control en la ventana status, se establece marcando cuales son los elementos aplicables de reparación a cada presupuesto, la siguiente figura muestra el área destinada para esta asignación en la pestaña Detalles de Presupuestos de Reparación.

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Las opciones de áreas designadas para los diversos elementos de reparación, pueden ser marcadas según sea el caso en cada presupuesto y según el trabajo que se va a realizar sobre el vehículo. Dichas áreas están clasificadas en:

Latonería (Trabajos sobre la carrocería o chapa del vehículo) Pintura Enderezado Mecánica Electricidad Armado Lavado/Pulitura

Una vez iniciada la reparación, se podrá ir marcando en la ventana de Status, el avance en el proceso de reparación o servicio de cada vehículo, o la fase en la que se encuentra, para que la aplicación mantenga actualizado el proceso. Una vez concluido el proceso o terminado el vehículo, deberá indicarle a la aplicación que la reparación ha finalizado y darle egreso al vehículo. Este proceso cerrará el respectivo presupuesto pendiente para dicho vehículo y lo mantendrá como pendiente por facturar, hasta que dicha operación se haga efectiva. En la siguiente figura se muestra un ejemplo ilustrativo.

Es muy importante recordar, que el botón de egreso de vehículos que aparece en la ventana de Control de Status, solamente debe ser pulsado cuando ha concluido la reparación del vehículo. Si después de dar ingreso a un vehículo, este no es reparado, la salida debe realizarse desde el módulo de órdenes de reparación/ingresos de vehículos, eliminando el registro del ingreso de dicho vehículo, para que AutoSoft Taller mantenga los presupuestos como pendientes.


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Como puede observarse, la aplicación muestra una Barra de Progreso de la reparación. La flexibilidad de la aplicación permite marcar como listo un vehículo cuyo trabajo está totalmente finalizado sin tener que facturarlo inmediatamente (barra de progreso en 100%), pero se debe dar de baja al vehículo. Se sugiere dar de baja o egresar el vehículo al momento de ser entregado al cliente y no al momento de facturarse, para esto simplemente pulse el botón Egreso ubicado en la ventana de Status, pero cada empresa puede hacerlo de la manera que le parezca mejor, siempre con el objetivo de que no aparezcan vehículos en el taller que en realidad no están. El control que permite la ventana Status es organizativamente hablando, un gran beneficio para aquellos talleres que manejan un gran volumen de vehículos, ya que permite mantener una visión general de las reparaciones. El uso de la ventana de Status no es obligatorio, pero es una herramienta de mucha ayuda que proporciona información cuando se desea conocer la situación de la reparación y datos en general. Otra ventaja importante de su uso, es que mediante este módulo, se mantienen actualizados los datos relacionados con las fechas de ingreso y egreso de vehículos. En próximas versiones estarán disponibles reportes estadísticos relacionados con tiempos promedios de reparación, volumen de reparaciones y un sin fin de reportes útiles para la gerencia de su empresa.

O R D E N D E C O M P R A ( N O I N V E N T A R I O )

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Ordenes de Compra (Introducción)

utosoft Taller 2.50 ofrece un conjunto de funciones muy dinámicas que le permiten al usuario, emitir Ordenes de Compras rápidamente, manteniendo un seguimiento de todo el proceso de recepción de

ordenes y facturas de una manera eficaz. Las órdenes de compra están divididas en dos tipos: de No Inventario y de Inventario. Como será explicado seguidamente, el uso de determinado módulo de órdenes de compra, depende de si se desea comprar ítems de inventario o no. Por favor diríjase a los capítulos 10 y 11 para ver las características que definen y diferencian estos tipos de ítems. AutoSoft Taller permite realizar órdenes de compra a partir de cero, sin vínculo con presupuestos, para esto usted puede Incluir, Eliminar, Modificar o utilizar el Asistente, para crear la lista de repuestos que se van a solicitar al proveedor. Pero si usted desea crear una nueva orden de compra, trasladando los datos desde el módulo de presupuestos, la aplicación puede importar los datos y permite cualquier ajuste para que sean editados a su conveniencia. La posibilidad que ofrece AutoSoft Taller de incluir ítems serializados en las fichas de Repuestos de Inventarios, permite el ingreso de los seriales de los repuestos de inventario adquiridos, en el proceso de recepción de las ordenes de compra, de manera manual o utilizando el generador de series si los seriales son consecutivos. La factibilidad de utilizar AutoSoft Taller 2.50 en redes, permite la creación, emisión, aprobación y control de órdenes de compras, por parte de los miembros del Departamento de Compras, en un proceso muy dinámico. Si hasta el momento su empresa realizaba las órdenes de compra de manera manual, ahora con la utilización de los módulos de compras, el tiempo requerido para la elaboración, recepción y para el control en la asignación de repuestos por presupuestos, disminuirá significativamente. AutoSoft Taller es indiscutiblemente, una poderosa herramienta que le permitirá realizar este proceso de manera precisa, eficiente y rápida.

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Orden de Compra (No Inventario) Como su nombre lo indica, este módulo sirve para la emisión de Ordenes de Compras para la adquisición de los repuestos o refacciones de No Inventario, que como definimos anteriormente, cuando nos referimos a la ficha de Repuestos de No Inventario, son las partes de las cuales por varias razones, a usted no le interesa guardar en inventario, este módulo esta asociado con los presupuestos para facilitar y agilizar su elaboración.

Creación de una Orden de Compra (No Inventario) Como ya es costumbre, deberá pulsar sobre el botón Nuevo de la barra de edición para crear una Orden de Compra en blanco e iniciar la inclusión de los ítems de no inventario. Para crear una orden de compra de no inventario desde cero, presione el botón Nuevo Repuesto de esta forma se creará una línea en blanco que le permitirán ingresar los ítems, si por el contrario desea importar los ítems desde un presupuesto, ingrese el número del presupuesto en el campo designado para esto. Si desea seleccionar los ítems directamente desde las fichas de repuestos de no inventario, presione en el botón para abrir el Asistente de Repuestos. Recuerde que debe utilizar el botón Eliminar para quitar repuestos no deseados y Guardar los cambios. Para recibir las Ordenes de Compra (No Inventario), simplemente ingrese el correspondiente número de factura en el Módulo de Recepción de Factura.


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Orden de Compra (Inventario) Los ítems a incluir en estas Ordenes de Compra (Inventario), son los existentes en las fichas de Repuestos de Inventario, son los ítems de los cuales necesitamos mantener control de las cantidades existentes en cualquier momento, entre otras razones por su uso frecuente y/o demanda constante dentro del taller. Al ingresar al módulo de Ordenes de Compra (Inventario), abra una Orden de Compra en blanco de la manera acostumbrada, al igual que en el módulo anterior, usted puede comenzar una Orden de Compra desde cero sin vincularla a ningún presupuesto existente y crearla utilizando para ello Incluir, Eliminar, Modificar o utilizar el Asistente para visualizar y crear la lista de ítems que se van a solicitar al proveedor. Usted puede comprar y recibir ítems serializados, puede definir el porcentaje de impuesto a pagar de manera individualizada, (especificándolo en los casos en que el impuesto varíe dependiendo del ítem).

Creación de una Orden de Compra (Inventario) Igual que en las órdenes de compra de no inventario, usted puede crear una orden de compra de inventario desde cero o importando los repuestos desde el módulo de presupuestos o desde las fichas de repuestos de inventario, utilizando el asistente de repuestos. Pulse sobre el botón Nuevo de la barra de edición para crear una Orden de Compra en blanco e iniciar la inclusión de los ítems de inventario. Inmediatamente después de ingresar el Proveedor, se activara el botón Importar ubicado en el extremo inferior izquierdo de la ventana al lado del


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asistente, al pulsarlo, se abrirá la ventana de Importación de Presupuestos, en ella se listarán los presupuestos disponibles, que no son otros que los presupuestos existentes y pendientes por ejecutar, estos no necesariamente deben tener Orden de Reparación. Esta ventana se muestra en la gráfica siguiente.

Identifique los presupuestos para los cuales desea generar la Orden de Compra por su número, marque los presupuestos deseados y utilice cualquiera de las formas descritas anteriormente en la sección del Asistente de Repuestos de la pestaña de Repuestos del módulo de Presupuestos de Reparación, para darle ingreso como seleccionados. La aplicación también le permitirá seleccionar entre dos opciones, las cantidades a ordenar de cada repuesto, usted podrá: ajustar las cantidades a pedir para cumplir con los presupuestos ó ajustar las cantidades a pedir para cumplir con el punto de re-orden. En el primer caso, la aplicación colocará automáticamente en la Orden de Compra, la cantidad necesaria de cada repuesto, sólo para cumplir lo requerido en los presupuestos, en el segundo caso, la aplicación colocará automáticamente en la Orden de Compra, la cantidad necesaria de cada repuesto para cumplir con lo requerido en los presupuestos más la cantidad necesaria para cumplir con el punto de re-orden y de esta manera, mantener una existencia disponible de dicho ítem en el inventario. En todos los casos, AutoSoft Taller primero verificará las cantidades existentes en inventario de todos los ítems involucrados y tomará en cuenta estas cantidades para saber cuanto falta para cumplir con los presupuestos o con los puntos de re-orden.

Recuerde que si su empresa también se dedica a la venta de repuestos, lubricantes, y otros productos relacionados, este será módulo que deberá utilizar para emitir las ordenes de compras.


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Una vez que sea realizada la importación de los repuestos solicitados en los presupuestos, en la columna Presupuesto #, de cada ítem importado, aparecerá el número del presupuesto de donde proviene. Esta información desaparecerá si el usuario varía manualmente la cantidad a ordenar ingresada por la aplicación. Si algún ítem está incluido en varios presupuestos o inclusive varias veces en un mismo presupuesto, la aplicación tomará en cuenta todas las cantidades para realizar el cálculo, el ítem aparecerá en la orden de compra tantas veces como la aplicación lo consiga repetido bien sea en un mismo presupuesto o en varios, pero lo diferenciará por medio del número del presupuesto de donde proviene el ítem. Si usted desea utilizar la información ingresada automáticamente por la aplicación, pero además desea ordenar más cantidad de un determinado ítem ya presente en la Orden de Compra, o desea agregar un ítem nuevo en la orden de compra, simplemente abra una nueva línea utilizando el botón Nuevo Repuesto e ingréselo, utilice el botón Eliminar para retirar de la orden ítems no deseados y presione Guardar una vez concluido el ingreso de datos. AutoSoft Taller le permite enviar por correo electrónico la orden de compra al proveedor. Usted puede ingresar directamente la dirección de correo electrónico del proveedor en el campo previsto para esto e incluir un mensaje. Para que esto sea posible, deberá haber ingresado la dirección saliente SMTP de su servidor de correo electrónico, AutoSoft Taller no necesita de ningún programa adicional para realizar esta función.

Recepción de Ordenes de Compra (Inventario) Para agilizar el proceso de recepción de mercancías, AutoSoft Taller 2.50 le permite ingresar en la columna Recibido del módulo de Ordenes de Compra de Inventario, la cantidad parcial o total recibida de determinado ítem en determinado momento, incluso, si usted esta generando la orden de compra al mismo tiempo que esta recibiendo la mercancía, la aplicación le permite ingresar los respectivos datos en ambas columnas y después guardar toda la información ingresada. Usted puede ingresar entregas parciales mientras no haya presionado el botón Recibir, una vez pulsado este botón, si la cantidad recibida no es igual a la cantidad solicitada, deberá seleccionar cualquiera de las 3 alternativas posibles, donde puede recibir automáticamente todas las cantidades ordenadas, puede crear una nueva Orden de Compra (Back Order) con las cantidades que no se recibieron o dejar la orden tal como se recibió. Recuerde que siempre puede revertir la operación en caso de cambiar de opinión si aún no ha guardado la información ingresada.


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Una vez recibida y guardada la orden de compra, esta no podrá ser modificada. Una Orden de Compra debe estar Recibida, para que usted pueda ingresar la factura correspondiente en el módulo Recepción de Factura. AutoSoft Taller automáticamente detecta si existe en la orden de compra algún ítem serializado, así cada vez que usted reciba una entrega de ítems con seriales, al usted pulsar Guardar o tratar de cerrar la ventana de orden de compra, la aplicación mostrara una ventana indicándole que debe incluir los seriales correspondientes al ítem de la orden de compra.


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Presione OK para que se abra la ventana de ingresos de seriales. En ella usted podrá ver el código del ítem, la existencia actual, la descripción corta y la cantidad de unidades que debería haber. Ingrese los seriales de la misma manera como se indica en la pestaña Existencia de la ficha Repuestos de Inventario del capítulo 10. La ventana luce como la siguiente gráfica.

Recepción de Facturas Este módulo se utiliza para ingresar las facturas por concepto de compras para inventario, de compras no inventario y también por concepto de otros gastos de la empresa como por ejemplo: luz eléctrica, teléfono, materiales de oficina, seguros, rentas, permisos, trabajos externos, etc. Los únicos egresos cuya factura, en caso de existir, no se ingresa en este módulo, son las relacionadas con los pagos al personal por concepto de mano de obra, ya que una vez asignado el trabajo de mano de obra, automáticamente este monto se convierte en cuenta por pagar, por consiguiente, a este monto se le accesa directamente en el módulo Control de Pagos, que veremos mas adelante. Para proceder a la Recepción de Facturas, simplemente abra una hoja nueva de la forma acostumbrada, seleccione el proveedor emisor de la factura o ingréselo en caso de no existir en las fichas, si proviene de una factura no generada por Ordenes de Compra, por ejemplo: pago de alquiler, servicio de luz eléctrica, etc., ingrese el número de la factura en cuestión y después utilice el botón de Nuevo , para ingresar la información relativa a esta factura. Si por el contrario proviene de una Orden de Compra, ingrese el número de la factura y el número de la Orden de Compra, de inmediato la aplicación le mostrara la información que contiene la orden de compra. El único campo modificable de esta información es el de precios, cualquier ajuste realizado en este campo, actualizará el costo del referido ítem en su ficha de inventario. Recuerde que una orden de compra debe estar como


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Recibida, para que la correspondiente factura pueda ser ingresada. La figura siguiente muestra la ventana de Recepción de Facturas.

Devoluciones de Compras Este módulo le permite devolver repuestos de inventario al proveedor, actualizando, la cantidad devuelta con respecto a la existencia. Si el ítem a devolver es serializado, deberá eliminar los seriales correspondientes a los ítems a devolver. Este proceso genera una nota de crédito a favor del taller la cual puede ser descontada el momento de realizar pagos al proveedor mediante el módulo Control de Pagos. Abra una forma en blanco de la manera acostumbrada, ingrese el nombre del proveedor y el número de la Orden de Compra, al aparecer la información contenida en la orden de compra, ingrese las cantidades a devolver y guarde. El crédito será reflejado al momento de procesarse el pago de la factura a la cual se le hizo la devolución.


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Control de Pagos En esta sección, usted realizará los pagos a las facturas ingresadas en la sección de Recepción de Facturas y a las cuentas pendientes por pagar por concepto de asignación de trabajos de mano de obra, dependiendo de la opción que marque en la ventana. Si el pago a realizar es por el monto total de la factura, basta con marcar la opción Pagar en la misma línea de la factura, para que esta línea se marque y el botón Realizar Pago y/o Crédito ubicado en el extremo inferior derecho de la ventana se active, pulse este botón para aplicar el pago. Si por el contrario el pago es por un monto menor al total pendiente de la factura (abono), simplemente ingrese el monto a pagar en el campo de Pago. Si además existe un crédito pendiente por alguna devolución en la factura a pagar, el monto correspondiente aparecerá al lado del botón Usar Crédito, presiónelo y el monto total del crédito pendiente, será ingresado en el campo Crédito Usado, si el crédito no será utilizado en su totalidad, después de presionar el botón Usar Crédito, ingrese el monto a descontar. Usted puede filtrar el listado de facturas por pagar variando la fecha de vencimiento y el listado de los proveedores, AutoSoft Taller le permite ver los detalles de cualquier factura de la lista colocándose sobre la misma y pulsando el botón Detalles de la Factura ubicado en el extremo inferior izquierdo de la ventana, de la misma manera, puede ver los pagos efectuados a dicha factura pulsando el botón de Pagos Efectuados, también pulsando el botón Imprimir Cuentas por Pagar, imprimirá un listado de las facturas por


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pagar que concuerden con la selección hecha en los filtros de fecha de vencimiento y proveedor. La siguiente figura muestra una ventana típica de control de pagos de facturas recibidas.

Por el contrario, la figura siguiente muestra una ventana de control de pagos de mano de obra.


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Cheques El control de Pagos/Egresos tiene como objetivo principal imprimir y mantener un registro de todos y cada uno de los cheques elaborados por la empresa. En un taller con un alto volumen de reparaciones y con una lista relativamente grande de proveedores, la impresión de cheques puede llevar un tiempo precioso que puede ser aprovechado en otras labores. Al igual que en módulos anteriores, es preciso pulsar el icono Nuevo para poder incluir o realizar un cheque. La elaboración de cheques ha sido optimizada para impresoras matriz de punto, aunque puede utilizarse en cualquier tipo de impresoras. El control de Pagos/Egresos no tiene fines contables, solamente pretende solventar un cuello de botella en muchos de los talleres. Es una solución puntual a un problema puntual.

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Reportes

odos los reportes, listados y documentos emitidos por AutoSoft Taller, pueden ser enviados por correo electrónico, pueden ser archivados en formatos .pdf, .doc y .html, y el usuario puede realizar fácilmente

búsquedas dentro de reportes extensos desde la ventana de Vista Preliminar. Además puede hacer modificaciones según se explica mas adelante en el punto referente al Editor de Formatos de Impresión. Los reportes serán fidedignos en la medida en que se ingrese la información correcta y se cumpla con los pasos organizativos previstos en la aplicación, por esta razón, servirán y pueden ser utilizados para corregir errores de omisión o procedimiento y como ayuda en la toma de decisiones en su empresa.

Funciones de Vista Preliminar En AutoSoft Taller, el usuario puede desde la Vista Preliminar de cualquier reporte, listado y documento, utilizar ciertas funciones disponibles en la barra ubicada en el borde inferior de la pantalla. La mayoría de las funciones disponibles desde la ventana Vista Preliminar, se desactivan para reportes de Listados Completos si este contiene más de 1000 registros. Este sacrificio es necesario para mantener el tiempo de proceso de emisión de los reportes, dentro de un margen aceptable, tomando en cuenta entre otros factores, la velocidad de proceso más común de los computadores disponibles en el mercado. Le recomendamos que para ahorrar tiempo, si el reporte que desea emitir es muy extenso, lo ejecute desde la computadora Servidor. Envío de Reportes por Correo Electrónico Presionando el botón usted puede enviar por correo electrónico reportes, presupuestos, facturas y en general cualquier listado y/o documento que tenga en la vista preliminar. Para realizar esta función AutoSoft Taller, no utiliza ningún programa externo como Microsoft Outlook®, pero es imprescindible que esté presente la dirección de email de su empresa y el servidor SMTP en el maestro Datos del Taller, para que el envío se realice exitosamente, además por supuesto debe estar conectado a Internet.

T

CAPITULO

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Después de pulsado este botón, la aplicación mostrara la ventana de ingreso de Datos de envío de correo electrónico que se muestra a continuación.

Escriba el Asunto al que se refiere el correo y la Dirección de e-mail del destinatario, también puede incluir un mensaje al destinatario y marcar si se desea incluir en el contenido del correo. El documento se está enviando en formato .html, lo cual significa que será visible en el cuerpo del correo. Cabe destacar que las imágenes como fotografías y el gráfico del Reporte de Ganancias no son visibles en formato .html. El sistema de envío de correos de AutoSoft Taller, envía automáticamente una copia del correo a la dirección de correo electrónico del taller, definida en los datos del taller, con el objeto de mantener una copia de todos los correos que sean enviados por este método. El correo electrónico que recibirá el destinatario, tendrá anexo un archivo en formato .pdf, el cual es visible utilizando el programa Adobe® Acrobat®. Le recordamos que una copia en español de este programa, esta disponible para descargar gratuitamente en la sección de descargas de nuestra página Web www.autosofttaller.com y en el CD que recibió si adquirió la opción física. Al abrir el archivo anexo al correo en formato .pdf, el destinatario vera el documento incluyendo todas las imágenes, como el logotipo de su empresa, fotografías, gráficos, etc. Exportación a Archivos en Diferentes Formatos También en Vista Preliminar están los botones , los cuales permiten realizar exportaciones del documento en pantalla a archivos en formatos Adobe® Acrobat® (.pdf), Microsoft® Word (.doc) y.html. El formato .pdf de Adobe® Acrobat® y el formato .doc de Microsoft® Word, le ofrecen similares opciones al usuario como por ejemplo: envío del documento por correo electrónico, posibilidad de modificarlo, etc. Quizás la

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diferencia más resaltante entre ambos formatos, sea que el formato .doc de Microsoft® es más común, y que el documento puede ser fácilmente trasladado a otros formatos de Microsoft® como por ejemplo: Excel®, PowerPoint®, etc. El formato .html le permite abrir el documento utilizando Microsoft® Internet Explorer®, o cualquier otro navegador o editor de archivos HTML asociado en su sistema, lo cual le será de utilidad si desea publicar en Internet reportes, presupuestos, facturas, etc., para que sus clientes, proveedores y asociados, tengan disponibilidad a estos. Futuras versiones de AutoSoft Taller, permitirán a los clientes consultar por Internet el status de la reparación de sus vehículos, solicitar citas, etc. Para crear un archivo con el documento en cualquiera de los formatos antes mencionados, simplemente pulse el botón del formato deseado para que se abra la ventana Archivo de Salida como puede ver en la gráfica siguiente.

Pulse sobre el botón punteado y seleccione de la lista la carpeta donde desea guardar el archivo, escriba el nombre con el que denominara el archivo y presione OK. Procure evitar espacios en blanco al nombrar archivos.

Después del proceso de creación del archivo, se abrirá el programa necesario para ver dicho archivo, dependiendo del formato seleccionado.

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También desde la ventana de Vista Preliminar, se puede mandar a imprimir el reporte en pantalla y puede realizar búsquedas dentro del documento en pantalla, presionando el botón , esta herramienta es muy útil sobre todo en extensos reportes. Para cerrar la Vista Preliminar simplemente pulse o presione la tecla ESC.

Menú Reportes Muchos reportes pueden ser impresos directamente desde la ventana activa, pulsando sobre el botón Imprimir de la barra de herramientas de navegación. Existen determinados reportes que son ejecutados desde ciertas ventanas en los módulos con las cuales están relacionados, y otros están disponibles en el menú Reportes donde podemos conseguir los siguientes: Presupuestos Pendientes Muestra un listado de los presupuestos pendientes por facturar o por llamar al cliente, los presupuestos que posean Orden de Reparación, serán resaltados en color amarillo. Mediante este reporte usted puede mantener una visión general de las reparaciones pendientes y efectuadas. Listado de Presupuestos Este es un potente reporte capaz de mostrar al usuario, todos los presupuestos realizados según la combinación de filtros o condiciones que se requiera que cumplan. Vehículos Perdida Total Podría suceder que algún vehículo ingresado al taller para reparación, sea decretado como pérdida total por la compañía aseguradora y se nos olvide darlo de baja del taller, generándose así un listado incorrecto de vehículos en el taller. Este reporte listará los vehículos existentes en el taller, pero que han sido declarados como pérdida total para que el usuario pueda tomar alguna decisión al respecto. Resumen de Facturación Como su nombre lo indica, este reporte nos permite determinar el monto facturado según las fechas y condiciones ingresadas, al igual que ver los totales por concepto de Mano de Obra, Repuestos, Trabajos Externos, Retención y Cobrado respectivamente. Vehículos Facturados por Productor De mucha utilidad cuando se tiene estrecha relación con los productores o sociedades de corretaje de seguros y se desea o se necesita llevar un control de los vehículos provenientes por esa vía, bien sea para control de siniestralidad, control de órdenes pendientes o si es el caso, el pago de comisiones o gratificaciones a los productores de seguros en base a los vehículos reparados de sus asegurados en un determinado lapso de tiempo.

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Cuentas por Cobrar Es el reporte que le informa el monto adeudado por las empresas o clientes a las cuales les presta servicio. Usted puede determinar el lapso de tiempo y/o dividir el reporte por empresas o personas naturales. Facturas con Repuestos Pendientes Le permite estar enterado de los vehículos ya facturados y/o entregados al cliente, y a los cuales quedo pendiente por instalar algún repuesto al momento de facturar el trabajo o entregar el vehículo. Esto ocurre cuando no está disponible algún repuesto y sin embargo se debe o se podría entregar el vehículo mientras dicho repuesto es despachado por el proveedor. Muy común en momentos de falta de disponibilidad, vehículos no comunes en el mercado local y un sin fin de razones que no permitieron la instalación del repuesto para el momento de la entrega. Esta condición es activada en la pestaña Repuestos en el módulo de Facturas de Reparaciones. Listado de Inventario Este reporte contiene toda la información referente a los repuestos de inventario existentes en las fichas, usted puede filtrar el reporte de cualquier forma posible. Utilice este reporte para realizar inventarios de repuestos en sus almacenes, conocer el nivel de sus inventarios, el valor, etc. Ganancias por Presupuesto o Factura (Reporte de Ganancias) Este reporte muestra la diferencia resultante entre el monto facturado y los costos reflejados en el presupuesto o factura, que podría ser interpretada como Ganancia Bruta de un trabajo. Este reporte puede consultarse durante la realización de un presupuesto para así hacerle ajustes o una vez concluido y facturado el trabajo. Usted puede abrir múltiples ventanas de manera de poder hacer comparaciones entre los resultados de varios presupuestos y/o facturas.

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Editor de Formatos de Impresión Usted puede modificar el formato de impresión de cualquier reporte y cambiar los títulos, ubicación, tamaño o incluso eliminar campos, para imprimir las facturas, presupuestos, etc., a su gusto o según sus necesidades.

En el menú Reportes abra el Editor de Formatos de Impresión, seleccione el formato de impresión que desea modificar y presione Modificar.

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Todos los objetos que forman parte de cualquier documento, reporte o listado, pueden ser cambiados, modificados e incluso eliminados. Usted puede cambiar de color y tamaño los textos, puede cambiar el tamaño de campos, de los cuadros, mover el logotipo, eliminar las fotos, y muchas cosas mas, pero si no posee conocimientos de programación o manejo de base de datos, evite cambiar los códigos de los campos, ya que estos retornan valores que de ser modificados incorrectamente, podrían generar errores al momento de imprimir el reporte. La función Vista Preliminar no funciona si se trata de abrir directamente desde el Editor de Formatos de Impresión, si lo intenta y recibe un mensaje de error inesperado, presione ignorar. Para tener una visualización de los

Si el menú Formato y las barras de herramientas aparecen en ingles, usted puede cambiarlas al español dirigiéndose a Panel de Control, Opciones de Región y Lenguaje y realizando el cambio en la pestaña Opciones Regionales.

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cambios realizados, deberá cerrar el Editor de Formatos de Impresión guardando los cambios realizados y abrir el documento, reporte o listado modificado, una vez hecho esto entonces abra la Vista Preliminar para visualizar los cambios realizados en el formato de impresión. Cada vez que usted abre un documento, reporte o listado en el Editor de Formatos de Impresión para modificarlo, la aplicación como medida de seguridad guarda una copia del original, de esta manera si usted comete un error o no esta conforme con los cambios realizados, siempre podrá recuperar el formato de impresión original con solo ubicarse sobre el formato modificado y presionar el botón Recuperar. Esta función de recuperación esta diseñada sobre todo si el usuario hace algún cambio en el código de algún objeto, que genere un error en la aplicación. Si usted ha realizado una serie de modificaciones y no desea retornar el formato de impresión a su apariencia original, solo para corregir algún detalle, le sugerimos que trate de corregir el problema sin utilizar la función de recuperación, ya que tendrá que volver a realizar todas las modificaciones en el documento nuevamente.

Otros Reportes Imprimir Cuentas por Pagar Usted tiene acceso a este reporte desde el módulo de Control de Pagos, imprima un listado de las facturas por pagar o las cuentas que por concepto de mano de obra estén pendientes por pagar, según las opciones de filtro que seleccione en los campos de fecha, proveedor, presupuesto, personal, etc. Listado de Ordenes Pendientes Este reporte se ejecuta desde el módulo de Ordenes de Compra Para Inventario y en el se listan todas las órdenes de compra de inventario que tienen aun ítems pendientes por recibir. Pagos y/o Créditos Efectuados Ejecute este reporte desde los módulos de Recepción de Facturas o Control de Pagos para visualizar los pagos que haya realizado a la factura activa, así como los créditos hechos a su cuenta por concepto de devoluciones y otros. Al pulsar el botón vera una ventana con el detalle de los pagos efectuados y/o créditos aplicados. Pagos Efectuados Le permite listar los pagos efectuados a personal de su empresa según el número del presupuesto y nombre del empleado. Este reporte esta disponible en el módulo de Control de Pagos.

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Desde cualquier módulo utilizando la función de Vista Preliminar, usted podrá ver en pantalla un listado que puede enviar por correo electrónico, imprimir o archivar en un formato determinado, con uno o todos los registros disponibles en dicho módulo. Un listado de registros estará disponible pulsando el botón Lista ubicado en la barra de herramientas de navegación, solamente para realizar búsquedas en pantalla. Como política de atención al cliente y para mantener un mejoramiento continuo de nuestros productos, le agradeceremos mucho toda su colaboración en indicarnos el Reporte, Listado y Documento que a usted le interesaría disponer. Por favor no dude en comunicarnos su sugerencia a [email protected], con gusto nuestro departamento técnico realizará una evaluación y analizará la factibilidad de su propuesta, para su implementación en futuras versiones.

A N E X O A

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Instrucciones Para Compartir el Disco Duro del Servidor

os siguientes procedimientos fueron realizados en un computador con sistema operativo Windows XP® instalado, las graficas fueron capturadas tanto en español como en ingles, pero en términos

generales ofrecen una idea clara de los pasos a seguir en otras versiones de Windows®. Abra en el Servidor la carpeta “Mi Computadora” o también llamada “Mi PC”, coloque el cursor sobre de la unidad de disco duro “C” (o donde usted haya instalado AutoSoft Taller) y haga click con el botón derecho del ratón, luego seleccione “Compartir y Seguridad” del menú como se muestra a continuación:

Aparecerá la ventana de la Propiedades del Disco Duro (C:), elija la pestaña Compartir y pulse sobre el texto “Si usted entiende el riesgo pero de todas formas desea compartir la raíz de la unidad, haga click aquí”, luego marque las casillas “Compartir esta carpeta en la red” y “Permitir a los usuarios de la red cambiar mis archivos”, luego pulse en “Aplicar”, (vera un corto proceso de ajuste de permisos de los archivos) y luego pulse en OK o Aceptar.

L

ANEXO

A

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Para verificar que el proceso se hizo correctamente y que el disco duro del servidor esta compartido y disponible en la red, abra nuevamente “Mi PC”, debajo del icono del disco duro debe haber aparecido una mano como se demuestra en la figura siguiente:

A N E X O A

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Aunque se tomo como ejemplo sistemas operativos Windows XP para mostrar este proceso, no existe mucha diferencia entre este sistema y otros más antiguos al momento de realizar el mismo procedimiento.

Asignación de la Unidad de Red Compartir Directorio

signando una letra para identificar una conexión directa al directorio Data del Servidor en la red, le permitirá ver este directorio como si se tratara de una Unidad y creará una conexión directa entre las

computadoras que compartirán los datos. Para realizar esto abra “Mi PC” en la computadora Cliente, luego seleccione en el menú Herramientas la opción “Conectar a Unidad de Red…” como se muestra en la siguiente figura:

Extienda el listado de letras disponibles para la Unidad y seleccione la primera letra disponible o la letra que desee para denominar dicha unidad haciendo click sobre ella. Recuerde que este paso sólo se puede realizar si usted previamente compartió el disco duro del servidor o por lo menos la carpeta donde se instalo el programa.

A

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Ahora pulse en “Examinar”, localice en la nueva ventana “Mis Sitios de Red” y pulse en el pequeño signo “+” que esta al lado. Continúe de la misma manera abriendo (descendiendo) por el árbol de direcciones hasta que localice el nombre del Servidor. Dentro de este debe localizar el subdirectorio donde instaló AutoSoft Taller 2.50 Básica (si usted no realizó ningún cambio en la instalación, por defecto el directorio se debe llamar AutoSoft 2.50). Dentro de dicho directorio deberá ubicar y seleccionar la carpeta AutoSoft 2.50. Una vez seleccionada pulse OK.

De esta manera usted ha asignado a la carpeta Autosoft 2.50 del Servidor donde se encuentran los datos de AutoSoft Taller 2.50 Básica, una letra que la identifica como una Unidad, para que esta carpeta pueda ser accesada directamente desde la estación Cliente.

Marque la casilla “Conectar de nuevo al Iniciar sesión” y luego pulse en “Finalizar”.

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Para verificar que el paso anterior fue realizado perfectamente, en “Mi PC” ahora también deberá ver la nueva conexión creada para acceder a la carpeta Autosoft 2.50 del Servidor desde la computadora Cliente como si fuese otra unidad, esta se distingue por un icono semejante a una conexión de tubería de agua debajo de un disco duro. Si después de este paso, se abre una ventana mostrando todas las tablas contenidas en la carpeta Data, simplemente ciérrela. Ahora en la ventana de Configuración de Inicio de AutoSoft Taller, pulse sobre el botón que esta al lado del campo donde van los Datos Compartidos para proceder a buscar la conexión que acabamos de crear en el paso anterior. Se abrirá una nueva ventana, será muy fácil localizar la conexión recientemente creada ya que estará distinguida con la letra que le asignamos a la nueva Unidad o lo que es lo mismo, la carpeta Data del Servidor. Una vez localizada la conexión, pulse sobre ella para resaltarla, luego pulse en OK, después en Finalizar.

Realice este mismo procedimiento en cada estación Cliente, para crear su red local.

Recuerde que si esta trabajando en red, el directorio de los Datos Compartidos en las instalaciones tipo cliente, deberá que ser el directorio “Autosoft 2.50” ubicado en el servidor, de lo contrario el programa NO funcionará en las instalaciones tipo cliente.

A N E X O B

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Más Configuraciones de Registros

ediante las opciones o configuración de registros, se pueden cambiar muchos parámetros, los cuales van desde valores relacionados al idioma y lenguaje, hasta controles de los mensajes

del sistema, reglas en las búsquedas y muchos otros. Estas opciones son de uso delicado para la aplicación y sólo deben ser modificadas con criterio y supervisión por personal debidamente autorizado. Como ya ha sido explicado anteriormente, para tener acceso a las opciones del registro, debe abrir el menú Archivo y seleccionar la opción Modificar Registro, como lo muestra la siguiente figura.

Claves Compartidas: Seguridad Este grupo de configuraciones están referidas a los parámetros de seguridad de la aplicación y tienen efecto sobre todas las computadoras de la red, lo que significa que las condiciones seleccionadas en cada una de las categorías, afectaran no solo la estación Servidor que es donde se realiza el ajuste sino también las estaciones Clientes.

M

ANEXO

B

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En la siguiente figura podrá apreciar las categorías que conforman este conjunto de Claves.

Registro de Eventos AutoSoft Taller tiene la capacidad de registrar todos los eventos que se realizan en la aplicación. Con el registro de eventos habilitado, el Administrator puede dirigirse al menú Archivo y abrir la ventana Registro de Eventos de la Aplicación, donde podrá ver el tipo de evento, el usuario, la hora y muchos datos más. Usted puede deshabilitar esta función para que la aplicación no registre ningún evento y de esta forma en computadores lentos lograr un leve aumento en la velocidad, sin embargo esto no es recomendado ya que perdería la propiedad de monitoreo de las acciones llevadas a cabo por usted o sus empleados en el caso que sea necesario repasar o revisar algún evento. Grupos Esta categoría se refiere a los distintos Grupos de Usuario existentes en la aplicación. Utilícela para modificar los privilegios que son reconocidos al Grupo. Privilegios Esta categoría permite ver los distintos privilegios existentes y su descripción. Usuario Esta categoría contiene una clave para cada usuario definido.

Claves Locales: Introducir Preferencias Mediante esta configuración usted puede modificar la manera como AutoSoft Taller se comporta mientras modifica los datos en los campos de clientes, vehículos, facturas y todos los demás módulos relacionados con la

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introducción de datos por el teclado. Además incluye algunas configuraciones de confirmaciones de borrado y salvado entre otras. A continuación se explica cada una de ellas.

Auto Tab When Full (Tab automático) Esta función afecta la manera como AutoSoft Taller permitirá el salto o cambio entre los diversos campos de edición. Las opciones están en inglés, debido a que son funciones provenientes del lenguaje nativo en que fue desarrollada la aplicación. Las dos alternativas son: Always Require Tab to Leave (Siempre requiere Tab para dejar).

Los que quiere decir que para cambiar o dejar un campo, es preciso pulsar sobre la tecla TAB, aunque el campo esté lleno. Por ejemplo, si el cursor se encuentra sobre el campo serial, y el mismo es llenado por completo, el cursor no cambiará al siguiente campo hasta que sea pulsada la tecla TAB. Leave Texbox When Full (Dejar Campo de Texto cuando esté lleno). Todo lo contrario a la propiedad anterior, es decir, cuando se llene un campo, el cursor automáticamente pasará al siguiente.

Confirmar Borrado Mediante esta preferencia se puede configurar la solicitud de confirmación o no al momento de borrar un registro. Las alternativas son Requerir confirmación o Borrar Sin Confirmación.

Confirmar Guardar al Salir Como su nombre lo indica, permite configurar AutoSoft Taller para que pregunte si desea guardar los datos al momento de salir de cualquier módulo. Las opciones son: Preguntar antes de Guardar o Guardar sin preguntar.

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Confirmar Guardar al Navegar Navegar a través de los datos es la acción de moverse a través de los registros, utilizando los botones Primero, Siguiente, Anterior y Ultimo, los cuales se encuentran en la barra de edición (barra de herramientas superior). En este sentido, si se configura para Guardar sin Preguntar, AutoSoft Taller Guardará los datos sin solicitar confirmación.

Siglo Actual Relacionado con las funciones de fecha. Normalmente este valor es tomado de la fecha de la aplicación y no requiere cambio. Formato de Números Telefónicos Favor ver página 33. Preferencias en Facturas -Ocultar Anuladas Con esta opción establezca si desea se muestren o no las facturas anuladas en el módulo Facturas de Reparación. -Ocultar Pagadas Establezca si prefiere o no que se muestren las facturas pagadas en el módulo Facturas de Reparación.

Reiniciar Año Tiene que ver con las funciones y recálculos para el problema del año 2000 e indica el año de reinicio de conteo. Este valor tampoco debe ser modificado en condiciones normales de uso.

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Otras Opciones en Fichas

or razones de comodidad de uso y espacio en el área de trabajo, existen tres módulos que no se encuentran en la pestaña de Fichas, si no que se encuentran en el menú de Fichas ubicado en la barra de herramientas

de navegación y administración.. Estas opciones son:

• Almacenes o Depósitos • Productores de Seguros • Peritos o Ajustadores

El ingreso y actualización de los datos en estas fichas, se realizan mediante los mismos procedimientos utilizados en todos los módulos ya conocidos en AutoSoft Taller e igualmente pueden incluirse por la segunda vía, es decir, dentro de los módulos en los cuales son referenciados. Así por ejemplo, usted puede incluir almacenes desde el módulo de Repuestos de Inventario, o peritos (ajustadores) desde el módulo de presupuestos.

P

ANEXO

C

L I C E N C I A

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Licencia Para el Usuario Final AVISO PARA EL USUARIO: LEA CUIDADOSAMENTE ESTE CONTRATO. AL UTILIZAR LA APLICACIÓN O UNA PARTE DEL MISMO, USTED ACEPTA TODOS LOS TÉRMINOS Y CONDICIONES DE ESTE CONTRATO, INCLUYENDO, EN PARTICULAR, LAS LIMITACIONES REFERENTES A: USO, ESTABLECIDAS EN LA CLÁUSULA 2; TRANSFERENCIA, ESTABLECIDAS EN LA CLÁUSULA 4; GARANTÍA, ESTABLECIDAS EN LAS CLÁUSULAS 6 Y 7, RESPONSABILIDAD, Y ESTABLECIDAS EN LA CLÁUSULA 8. USTED ACEPTA QUE ESTE CONTRATO ES EXIGIBLE COMO CUALQUIER CONTRATO POR ESCRITO NEGOCIADO Y FIRMADO POR USTED. SI USTED NO ESTÁ DE ACUERDO, NO UTILICE ESTE SOFTWARE. SI HA ADQUIRIDO LA APLICACIÓN EN UN MEDIO TANGIBLE (por ejemplo en un CD-ROM), SIN LA OPORTUNIDAD DE REVISAR ESTA LICENCIA, Y NO ACEPTA ESTE CONTRATO, USTED PODRÁ OBTENER LA DEVOLUCIÓN DE LA CANTIDAD QUE ORIGINALMENTE PAGÓ SI: (A) NO UTILIZA LA APLICACIÓN Y (B) REGRESA LA APLICACIÓN, CON LA PRUEBA DE PAGO, AL SITIO DONDE LO ADQUIRIÓ EN UN PLAZO DE TREINTA (30) DÍAS A PARTIR DE LA FECHA DE COMPRA.

1. Definiciones. "Software" significa (a) todo el contenido de los archivos, disco(s), disco(s) de CD-ROM u otro medio con el cual este Contrato se adjunta, incluyendo, sin limitación (i) información computacional o de programas de cómputo de Santa Rita Investments Inc. o de terceros; (ii) imágenes digitales, fotografías incorporadas, galería de imágenes, sonidos, u otros trabajos artísticos ("Archivos de Contenido"), (iii) material escrito o archivos con información relacionada ("Documentación") y (iv) fuentes; y (v) actualizaciones, versiones modificadas, ampliaciones, complementos y copias de la aplicación, en caso de existir, que Santa Rita Investments Inc. le ha otorgado a Usted bajo licencia (conjuntamente, "Actualizaciones"). Los términos "Uso" o "Utilización" significan acceder, instalar, descargar, copiar o de cualquier otra forma obtener beneficios de la utilización de las funciones de la aplicación de acuerdo con la Documentación. "Número Permitido" significa 1 (uno o una) a no ser que se indique lo contrario conforme a una licencia válida (por ejemplo una licencia de volumen o distribución) otorgada por Santa Rita Investments Inc. "Computadora" significa un dispositivo electrónico que acepta información en forma digital o en forma similar y que manipula dicha información para obtener un resultado específico basado en una secuencia de instrucciones. "Santa Rita Investments Inc." significa Santa Rita Investments Inc., una sociedad del estado de la Florida, con domicilio en 600 S. Dixie Highway, Suite 209, Boca Raton, Florida 33432, Estados Unidos de América.

2. Licencia de Software. Siempre que Usted cumpla con los términos de este Contrato de Licencia para Usuario Final (el "Contrato"), Santa Rita Investments Inc. le otorga una licencia no exclusiva para utilizar la aplicación para los fines descritos en la Documentación. Algunos materiales de terceros incluidos en la aplicación podrán estar sujetos a términos y condiciones diversas, los cuales típicamente se describen en un archivo "Léame" localizado cerca de dichos materiales.

2.1. Uso General. Usted podrá instalar y utilizar una copia con instalación en modo de servidor de la aplicación en una computadora compatible, limitándose al Número Permitido de computadoras; o

2.2. Uso en un Servidor. Usted podrá instalar una copia de la aplicación en su servidor de red con el fin de compartir las bases de datos con otras computadoras dentro de su red interna, limitándose los servidores al Número Permitido y los clientes o instalaciones para clientes a un número ilimitado siempre y cuando al menos un servidor debidamente registrado y activado este funcionando en dicha red, o podrá instalar una copia de la aplicación en un servidor de red dentro de su red interna para el único y exclusivo fin de utilizar la aplicación sin compartir datos o instrucciones. No se permite ningún otro uso en red, incluyendo sin limitación, al uso de la aplicación de forma directa o mediante comandos, datos o instrucciones de o a una computadora

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que no pertenezca a su red interna, para servicios primarios (hosting services) de Internet o Web o por cualquier usuario que no tenga licencia para utilizar esta copia de la aplicación mediante una licencia válida de Santa Rita Investments Inc.

2.3. Copia de Seguridad. Usted podrá hacer una copia de seguridad de la aplicación, siempre y cuando su copia de seguridad no esté instalada, o se utilice en cualquier computadora. Usted no podrá transferir los derechos respecto de una copia de seguridad a menos que transfiera todos los derechos respecto al Software como se establece en la Cláusula 4.

2.4. Uso en Domicilio Particular. Usted, en su carácter de usuario principal de la computadora en la que la aplicación está instalada, no podrá instalar la aplicación en una de sus computadoras en su domicilio particular. Al menos que sea desinstalado de la computadora principal e instalado en la computadora de su domicilio particular. Sin excepciones este software no podrá utilizarse al mismo tiempo que la aplicación instalado en la computadora principal.

2.5. Archivos de Bases de Datos. A menos que se especifique lo contrario en los archivos "Léame" asociados a los Archivos de Bases de Datos, que podrán incluir derechos y restricciones específicos con respecto a dichos materiales, Usted podrá mostrar, modificar, reproducir y distribuir cualquiera de los Archivos de Bases de Datos incluidos en la aplicación. Sin embargo, Usted no podrá distribuir los Archivos de Bases de Datos de forma independiente, es decir, en el caso en que los Archivos de Contenido constituyan el valor principal del producto distribuido. Los Archivos de Bases de Datos no podrán utilizarse en la producción de material calumnioso, difamatorio, fraudulento, lascivo, obsceno o pornográfico, ni en cualquier otro material que infrinja los derechos de propiedad intelectual de terceros o en cualquier otra forma ilegal. Usted no podrá reclamar ningún derecho de marca con respecto a los Archivos de Bases de Datos u obras derivadas de los mismos.

2.6. Programas de fuentes. En el caso que la aplicación incluya programa de fuentes:

2.6.1. Usted podrá usar el programa de fuentes tal y como se ha descrito anteriormente en el Número Permitido de computadoras e imprimir dicho programa de fuentes en cualquier dispositivo de impresión conectado a dichas computadoras.

3. Derechos de Propiedad Intelectual. La aplicación y las copias que Santa Rita Investments Inc. le ha autorizado a realizar son propiedad intelectual de Santa Rita Investments Inc. y de sus proveedores. La estructura, organización y código de la aplicación constituyen secretos industriales e información confidencial valiosa de Santa Rita Investments Inc. y de sus proveedores. La aplicación está protegido por derechos de autor, incluyendo sin limitación por la ley de derechos de autor (copyright law) de los Estados Unidos de América, por las disposiciones de los tratados internacionales y las leyes aplicables del país en el que se va a utilizar. Usted no podrá copiar la aplicación, excepto en los términos de la Cláusula 2 ("Licencia de software"). Cualquier copia que esté autorizado a realizar de conformidad con este Contrato debe contener el mismo aviso de derechos de autor reservados así como los avisos sobre propiedad que aparecen en la aplicación. Usted acepta no modificar, adaptar o traducir la aplicación. Usted también acepta no utilizar la ingeniería en reversa, descompilar, desmontar o de cualquier otra forma tratar de descubrir el código fuente de la aplicación excepto en la medida en que esté expresamente autorizado a descompilar bajo la ley aplicable, sea esencial que realice lo anterior para lograr operar la aplicación con otro programa y Usted primeramente haya solicitado a Santa Rita Investments Inc. que le proporcione la información necesaria para lograr dicha operación y Santa Rita Investments Inc. no le haya proporcionado dicha información. Santa Rita Investments Inc. tiene el derecho de imponer condiciones razonables y de solicitar el pago de una cuota razonable antes de proporcionarle dicha información. Cualquier información proporcionada por Santa Rita Investments Inc. o que Usted obtenga, según lo permitido por el presente Contrato, sólo podrá utilizarse para los propósitos aquí descritos y no podrá revelarse a terceros ni utilizarse para crear ningún programa que sea substancialmente parecido a

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la expresión de la aplicación. Toda solicitud de información debe dirigirse al departamento de Servicio al Cliente de Santa Rita Investments Inc. Las marcas se utilizarán de conformidad con la práctica aceptada de marcas, incluyendo la identificación de los nombres de los propietarios de las marcas. Las marcas sólo se podrán utilizar para identificar los trabajos de impresión generados por la aplicación y dicho uso de cualquier marca no le otorga derechos de propiedad con respecto a dicha marca. A excepción de lo expresamente indicado arriba, este Contrato no le otorga ningún derecho de propiedad intelectual con respecto al Software. Usted por el presente reconoce y acepta que la aplicación incluye información confidencial que constituye (i) un secreto industrial conforme a la Ley de Propiedad Industrial de los Estados Unidos y (ii) un secreto industrial conforme a los Artículos correspondientes al Código Penal perteneciente al país donde se este utilizando la aplicación.

4. Transferencia. Usted no podrá arrendar, alquilar, otorgar licencias ni autorizar la copia total o parcial de la aplicación en otra computadora a excepción de lo permitido expresamente por el presente Contrato. Sin embargo, Usted podrá transferir todos los derechos respecto al uso de la aplicación a otra persona física o legal siempre y cuando: (a) también transfiera este Contrato, la aplicación y cualquier otro software o equipo incluido o preinstalado junto con la aplicación, incluyendo las copias, Actualizaciones y versiones anteriores, así como las copias del programa de fuentes convertido a otros formatos, a dicha persona física o legal; (b) no retenga ninguna copia, incluyendo copias de seguridad y copias grabadas en una computadora; y (c) la parte receptora acepte los términos y condiciones de este Contrato y cualesquier otros términos o condiciones bajo las cuales Usted adquirió legalmente una licencia respecto al Software. No obstante lo anterior, Usted no podrá transferir copias educativas, de prelanzamiento o gratuitas de la aplicación. Santa Rita Investments Inc. se reserva el derecho de activación de la aplicación si sospecha la copia o transferencia ilegal del mismo, y acepta hasta un máximo de 3 solicitudes anuales de activación por parte de Usted, siempre y cuando sus datos concuerden con nuestros registros.

5. Software para Varios Entornos / Software para Varios Idiomas / Software en Varios Medios / Copias Múltiples / Grupos / Actualizaciones. Si la aplicación puede utilizarse en varias plataformas o idiomas, si Usted recibe la aplicación en varios medios, si de cualquier otra forma recibe varias copias de la aplicación, o si Usted recibe la aplicación incorporado a otro software, el número total de las computadoras en las que todas las versiones de la aplicación han sido instaladas no podrá exceder del Número Permitido. Usted no podrá alquilar, arrendar, otorgar licencias, prestar o transferir ninguna versión o copia de dicho software que no utilice. Si la aplicación es una Actualización de una versión anterior de la aplicación, Usted debe contar con una licencia válida de la versión anterior para utilizar la Actualización. Usted podrá continuar utilizando la versión anterior de la aplicación en su computadora después de recibir la Actualización como ayuda en la transición a la Actualización, siempre que: la Actualización y la versión anterior estén instaladas en la misma computadora; la versión anterior o las copias de la misma no se transfieran a otra persona o computadora a menos que todas las copias de la Actualización se transfieran a dicha persona o computadora; y Usted reconoce que cualquier obligación de proporcionar soporte técnico o activación de la versión anterior de la aplicación que Santa Rita Investments Inc. pudiera tener podrá terminar al hacerse disponible la Actualización.

6. SIN GARANTÍA. La aplicación se le proporciona "TAL CUAL" y Santa Rita Investments Inc. no proporciona garantía alguna en lo relacionado con su utilización o rendimiento. SANTA RITA INVESTMENTS INC. Y SUS PROVEEDORES NO GARANTIZAN NI PUEDEN GARANTIZAR EL RENDIMIENTO O LOS RESULTADOS QUE USTED PUDIERA OBTENER AL UTILIZAR LA APLICACIÓN. EXCEPTO POR CUALQUIER GARANTÍA, CONDICIÓN, REPRESENTACIÓN O TÉRMINO, EN LA MEDIDA EN QUE LOS MISMOS NO PUEDAN O PUDIERAN SER EXCLUIDOS O LIMITADOS POR LA LEGISLACIÓN APLICABLE EN SU JURISDICCIÓN, SANTA RITA INVESTMENTS INC. Y SUS PROVEEDORES NO OTORGAN GARANTÍAS, CONDICIONES, REPRESENTACIONES O TÉRMINOS, (EXPRESOS O IMPLÍCITOS, YA SEA POR ESTATUTO, JURISPRUDENCIA, DERECHO CONSUETUDINARIO, USO U OTROS), EN RELACIÓN CON OTRAS CUESTIONES, INCLUYENDO, SIN LIMITACIÓN LA NO INFRACCIÓN DE LOS DERECHOS DE TERCEROS,

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COMERCIABILIDAD, INTEGRACIÓN, CALIDAD SATISFACTORIA O ADECUACIÓN PARA CUALQUIER PROPÓSITO EN PARTICULAR. 7. Términos adicionales para productos de prelanzamiento. Si el producto que acompaña al presente contrato es una versión de prelanzamiento o software versión beta ("Software de prelanzamiento"), será aplicable la Cláusula a continuación. En el caso de que cualquier disposición de la presente Cláusula entre en conflicto con cualquier otro término o disposición del presente Contrato, lo dispuesto en esta Cláusula regirá por encima de otro(s) término(s) y disposición(es) en lo que se relaciona con la aplicación de prelanzamiento, pero sólo en la medida de lo necesario para resolver el conflicto. Usted reconoce que la aplicación es una versión de prelanzamiento, que no se trata de un producto final de Santa Rita Investments Inc. y que puede contener errores de programación o de otro tipo y problemas que podrían causar fallos de sistema o de otro tipo y pérdida de datos. Por ello, la aplicación de prelanzamiento se proporciona "TAL CUAL" y Santa Rita Investments Inc. rechaza toda garantía u obligaciones de responsabilidad hacia Usted de cualquier tipo. Usted reconoce: que Santa Rita Investments Inc. no le ha prometido ni garantizado que la aplicación de prelanzamiento será anunciado o puesto a disposición de nadie en el futuro, que Santa Rita Investments Inc. no ha expresado o implicado obligación ninguna hacia Usted acerca del anuncio o introducción de la aplicación de prelanzamiento, que Santa Rita Investments Inc. puede decidir no introducir un producto similar a, o compatible con, la aplicación de prelanzamiento. Igualmente reconoce que Usted asume todos los riesgos derivados de cualquier investigación o desarrollo que Usted pueda realizar en relación con la aplicación de prelanzamiento o cualquier producto con él relacionado. Durante el tiempo que este Contrato sea válido, si Santa Rita Investments Inc. así se lo pidiese, tendrá que proporcionar a Santa Rita Investments Inc. información y comentarios acerca del periodo de prueba y del uso de la aplicación de prelanzamiento, incluidos informes de errores y problemas. Si la aplicación de prelanzamiento se le ha proporcionado de conformidad a un contrato escrito por separado, (Contrato para productos de prelanzamiento), el uso que Usted haga de la aplicación de prelanzamiento está igualmente regulado por dicho contrato. Usted acuerda que no tiene intención y certifica que de hecho no otorgará licencias, arrendará, prestará, alquilará, o transferirá la aplicación de prelanzamiento. Tras la recepción de una versión posterior tampoco lanzada al mercado, de la aplicación de prelanzamiento, o el lanzamiento por Santa Rita Investments Inc. de una versión comercial al mercado de la aplicación, tanto si se tratase de un producto individual como si forma parte de un producto mayor, Usted accede a devolverlo o destruir todas las versiones anteriores de la aplicación de prelanzamiento que haya recibido de Santa Rita Investments Inc. y a regirse por los términos del Contrato de licencia de usuario final, para cualquiera de las mencionadas versiones posteriores de la aplicación de prelanzamiento. Excepto en el caso de que se contradiga alguna condición o término de esta Cláusula, si se encuentra ubicado fuera de los EE.UU. Usted se compromete a devolver o destruir todas las versiones no lanzadas al mercado de la aplicación de prelanzamiento, en un plazo de treinta (30) días una vez concluido su periodo de prueba, cuando la fecha sea anterior al lanzamiento al mercado público de la primera partida de dicho programa. Santa Rita Investments Inc. se reserva el derecho al uso de toda versión de prueba o prelanzamiento por los usuarios, después del lanzamiento de la versión final, para tal fin Santa Rita Investments Inc. puede incluir código que limite el uso de dicho software al caducar su periodo de prueba o al alcanzar la fecha que se estima que la versión final pueda estar disponible en el mercado.

8. LIMITACIÓN DE RESPONSABILIDAD. EN NINGÚN CASO SANTA RITA INVESTMENTS INC. O SUS PROVEEDORES SERÁN RESPONSABLES ANTE USTED POR CUALQUIER DAÑO, RECLAMACIÓN O COSTOS DE CUALQUIER NATURALEZA, NI DE NINGÚN DAÑO RESULTANTE, INDIRECTO, INCIDENTAL, PUNITIVO O ESPECIAL, NI DE PERJUICIOS O PÉRDIDA DE AHORROS, AÚN EN EL CASO QUE UN REPRESENTANTE DE SANTA RITA INVESTMENTS INC. HUBIERA SIDO NOTIFICADO DE LA POSIBILIDAD QUE SE PRODUZCAN DICHAS PÉRDIDAS, DAÑOS O PERJUICIOS, RECLAMACIONES O COSTOS, NI DE NINGUNA RECLAMACIÓN PRESENTADA POR TERCEROS. LAS LIMITACIONES Y EXCLUSIONES ANTERIORES SE APLICARÁN EN LA MEDIDA EN QUE LO PERMITA LA LEGISLACIÓN APLICABLE EN SU JURISDICCIÓN. LA RESPONSABILIDAD CONJUNTA TOTAL DE SANTA RITA INVESMENTS INC. Y SUS PROVEEDORES CONFORME O EN RELACIÓN CON ESTE CONTRATO YA SEA CONTRACTUAL O EXTRACONTRACTUAL

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(INCLUYENDO EN CADA CASO RESPONSABILIDAD POR NEGLIGENCIA SIN LIMITACIÓN ALGUNA) O DE CUALQUIER OTRA FORMA, SE LIMITARÁ A LA CANTIDAD PAGADA POR LA APLICACIÓN, EN CASO DE EXISTIR. Nada contenido en este Contrato limita la responsabilidad de Santa Rita Investments Inc. ante Usted en el caso de muerte o lesiones resultantes de la negligencia de Santa Rita Investments Inc. o por daño causado por engaño (fraude). Santa Rita Investments Inc. actúa en nombre de sus proveedores con el fin de renunciar, excluir y/o limitar las obligaciones, garantías y responsabilidad tal y como se establece en este Contrato, pero no con otros objetivos o fines. Para obtener más información, por favor contacte a Servicio al Cliente de Santa Rita Investments Inc.

9. Reglas de exportación. Usted está de acuerdo en que la aplicación no podrá ser enviado, transferido o exportado a ningún país, ni se utilizará en ninguna forma que prohíba la Ley de Administración de Exportaciones de los Estados Unidos de América (United States Export Administration Act) o cualquier otra ley, restricciones o reglamentos de exportación (conjuntamente "Leyes sobre Exportación"). Asimismo, si la aplicación se identifica como un elemento controlado de exportación según las Leyes sobre Exportación, Usted declara y garantiza no ser ciudadano de, o no ser residente en, una nación bajo embargo (incluyendo sin limitación a Irán, Irak, Siria, Sudán, Libia, Cuba, Corea del Norte y Serbia) y que las Leyes sobre Exportación no le prohíben de ninguna forma recibir la aplicación. Todos los derechos para utilizar la aplicación se otorgan bajo la condición que dichos derechos se perderán si Usted incumple los términos de este Contrato.

10. Ley Aplicable. Este Contrato se regirá e interpretará de conformidad con las leyes substantivas vigentes en el Estado de la Florida, en los tribunales respectivos de la ciudad de Boca Ratón en los Estados Unidos de América. Este Contrato no se regirá por las disposiciones sobre el conflicto de leyes de cualquier país o por la Convención de las Naciones Unidas sobre los Contratos de Compraventa Internacional de Mercaderías, cuya aplicación queda expresamente excluida.

11. Disposiciones Generales. Si se determina que cualquier parte de este Contrato es nula y no exigible, lo anterior no afectará la validez del resto del Contrato, que permanecerá válido y exigible de conformidad con sus términos. Este Contrato no perjudicará los derechos conferidos en las leyes de cualquier parte que opere como consumidor. Este Contrato sólo se podrá modificar mediante un escrito firmado por un representante autorizado de Santa Rita Investments Inc. Santa Rita Investments Inc. podrá otorgar una licencia para las Actualizaciones con términos adicionales o diferentes. El presente Contrato representa el acuerdo completo entre Santa Rita Investments Inc. y Usted en relación con la aplicación y reemplaza cualquier representación, discusión, compromiso, comunicación o publicidad anterior relacionada con la aplicación.

12. Notificación a los Usuarios Finales del Gobierno de los EE.UU. La aplicación y la Documentación constituyen "Elementos Comerciales" (Commercial Items), tal y como se define dicho término en el 48 C.F.R. §2.101, consistente en un "Software Informático Comercial" y "Documentación de la aplicación Informático Comercial", tal y como se utilizan dichos términos en el 48 C.F.R. §12.212 o el 48 C.F.R. §227.7202, según corresponda. De conformidad con el 48 C.F.R. §12.212 o el 48 C.F.R. §§227.7202-1 hasta 227.7202-4, según corresponda, se han otorgado licencias a los usuarios finales del gobierno de EE.UU. para la aplicación Informático Comercial y Documentación de la aplicación Informático Comercial (a) únicamente como Elementos Comerciales y (b) únicamente con los derechos que se conceden al resto de usuarios finales sujetos a los términos y condiciones descritos en el presente Contrato. Los derechos sin publicar quedan reservados conforme la ley derechos de autor (copyright laws) de los Estados Unidos de América. Santa Rita Investments Inc., 600 S Dixie Highway Suite 209, Boca Raton, FL 33432, USA. Para los Usuarios Finales del Gobierno de EE.UU., Santa Rita Investments Inc. acepta cumplir todas las leyes de igualdad de oportunidades aplicables incluyendo, de ser apropiado, las disposiciones de la Orden Ejecutiva 11246, con las reformas correspondientes, así como las disposiciones contenidas en el 41 CFR partes 60-1 hasta 60-60, 60-250, y 60-741. La cláusula y

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normativas del programa de acción afirmativa contenidas en la frase anterior se incorporarán por referencia a este Contrato.

13. Cumplimiento con Licencias. En caso de ser una empresa u organización, Usted está de acuerdo en que si Santa Rita Investments Inc. o un representante autorizado de Santa Rita Investments Inc. así lo solicita, tendrá que documentar y certificar completamente dentro del plazo de 30 (treinta) días que el uso de cualquier software de Santa Rita Investments Inc. en dicho momento cumple con las licencias válidas de Santa Rita Investments Inc.

Si Usted tiene preguntas con relación a este Contrato, o si desea solicitar información adicional a Santa Rita Investments Inc., por favor utilice la dirección y la información de contacto incluida en este producto para ponerse en comunicación con la oficina de Santa Rita Investments Inc. que presta servicio en su jurisdicción.

Santa Rita Investments Inc. y AutoSoft Taller son marcas o marcas registradas de Santa Rita Investments Incorporated en los Estados Unidos de América y/o en otros países.

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