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MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN

EN CONTROL Y SEGURIDAD BASC

M-SG-01

FECHA DE EMISIÓN: 01/09/2015

VERSIÓN: 05

DOCUMENTO CONTROLADO

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MANUAL DEL

SISTEMA DE GESTIÓN

EN CONTROL Y

SEGURIDAD

BASC



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INTRODUCCIÓN

Logística Total es una reconocida compañía Colombiana con más de 10 años de experiencia en el

mercado, prestadora de flexibles alternativas para la conexión manejo y transporte de mercancías en

tránsito aduanero a través de la figura de OTM y transporte de mercancías de procedencia nacional.

Desde sus fundadores, sus principios y teniendo en cuenta la necesidad de ayudar a las industrias

colombianas en sus operaciones de abastecimiento, Logística Total se creó bajo un esquema de

compromiso, seguridad y responsabilidad para cubrir un mercado de más de 800 compañías directas y

de alrededor de 8000 indirectas que hacen del uso de esta figura aduanera y de transporte, una

herramienta de generación valor y competitividad

El presente Manual tiene por objeto definir, controlar y regular la estructura del Sistema de Gestión en

Control y Seguridad BASC en LOGÍSTICA TOTAL S.A.S, su desarrollo, implementación, puesta en

funcionamiento y aplicación, así como el compromiso de la gerencia y de todo el personal de la

empresa con la Seguridad, de acuerdo con la Política y los Objetivos de Seguridad establecidos, la

norma y estándares BASC.

Los ítems y elementos necesarios para un eficaz sistema de gestión en control y seguridad, tales como

factores humanos, políticas, objetivos y la cultura organizacional se han considerado cuidadosamente

en la implementación de este manual.

Este manual es un documento de referencia el cual plasma los deseos e intenciones de la organización

en cuanto a seguridad y control refiere para la aplicación de sus procesos al interior y exterior de la

empresa, con sus empleados, clientes, proveedores y socios.



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1. DEFINICIONES

ANÁLISIS DEL RIESGO

Uso sistemático de la información disponible, para determinar la frecuencia con la cual pueden ocurrir

eventos especificados y la magnitud de sus consecuencias.

ESTÁNDARES BASC

Conjunto de requerimientos aplicables, complementarios a esta norma y de obligatorio cumplimiento en

función al alcance de SGCS, en las empresas que implementan un sistema de Gestión en control y

seguridad Basc.

AUDITORIA DEL SISTEMA DE CONTROL Y SEGURIDAD

Examen sistemático, documentado e independiente, para determinar si las actividades y resultados

relacionados con la Gestión en Control y Seguridad, cumplen las disposiciones preestablecidas y si estas

se aplican en forma efectiva y son aptas para alcanzar los objetivos.

COMPETENCIA

Idoneidad para conocer o solucionar un asunto derivado de la formación, entrenamiento y experiencia de

cada individuo. Capacidad productiva de un individuo que se define y mide términos de desempeño, en

un determinado contexto laboral, y refleja los conocimientos de habilidades, destrezas y actitudes

necesarias para la realización de un trabajo efectivo y de calidad.

CONTROL

Actividad de monitorear los procesos y tomar medidas preventivas, correctivas y de mejora, para evitar

eventos indeseables en el futuro.

EFECTIVIDAD

Capacidad de lograr las metas y objetivos con optimización de los recursos.



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EFICIENCIA

Es la medida de la utilización de los recursos para cumplir las metas y los objetivos planeados.

EVALUACIÓN DEL RIESGO

Proceso usado para determinar las prioridades de gestión del riesgo mediante la comparación del nivel de

riesgo contra normas predeterminadas, niveles de riesgo objeto y otros criterios.

GESTIÓN DEL RIESGO

Proceso sistemático tendiente a la administración de los riesgos.

MEJORA CONTINUA

Actividades recurrentes para aumentar la capacidad de cumplir los requisitos.

PELIGRO

En una fuente o situación con potencial de perdidas en términos de lesiones, daño a la propiedad y/o

procesos, al ambiente o una combinación de estos.

RIESGO

Posibilidad de que suceda algo que tendrá impacto en los objetivos. Se mide en términos de

consecuencias y posibilidad de ocurrencia

2. ALCANCE

El Sistema de gestión en control y seguridad Basc, rige en la Ciudad de Bogotá, de acuerdo por la

normatividad implementada para la aplicación y mantenimiento de estándares de seguridad definidos por

la organización mundial Basc bajo la norma BASC versión 4 de 2012 y los Estándares aplicables como

Operadores Logístico y Transporte de Carga Terrestre, El sistema de seguridad aplica para todos los

procedimientos y actividades de la empresa realizadas en Bogotá. .



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3. POLITICA DE GESTIÓN INTEGRAL

Para Logística Total, es un reto permanente prestar servicios de transporte

multimodal cumpliendo los requisitos y expectativas de los clientes, desarrollando

actividades de prevención de accidentes o enfermedades laborales que puedan

afectar a nuestros colaboradores o contratistas y prevenir cualquier actividad ilícita

como la contaminación de la carga, lavado de activos, contrabando y/o terrorismo

en la cadena de suministro.

Es por esto, que se han identificado los peligros, evaluado los riesgos y se han

fijado los controles necesarios en cada proceso de manera que nos permita

promover la mejora continua al interior de la compañía. Contamos con un alto

compromiso gerencial que se evidencia a través de la asignación de los recursos,

la estandarización de procesos, seguimiento permanente a las operaciones y el

cumplimiento de los requisitos legales aplicables. Nuestros colaboradores son

personas competentes y comprometidas con el desarrollo sostenible de la

compañía.

JAVIER FRANCISCO RUIZ ROJAS

Gerente General

10 de marzo del 2015 Versión: 02



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4. OBJETIVOS DE GESTIÓN INTEGRAL

Prestar un servicio de transporte multimodal de manera oportuna, confiable y segura.

Identificar y controlar los riesgos que puedan afectar el desarrollo de las actividades en la cadena

logística.

Prevenir lesiones, enfermedades laborales o daños causados por el desarrollo de las actividades.

Cumplir los requisitos legales aplicables a la naturaleza de la compañía.

Desarrollar actividades de promoción y prevención en Seguridad vial durante el desarrollo de las

operaciones de transporte y al interior de la compañía.

Identificar los peligros, evaluar los riesgos e implementar controles que ayuden a mantener unas

condiciones adecuadas para el desarrollo del trabajo.

Contar con colaboradores comprometidos a través del fomento de actividades de bienestar,

formación y la aplicación de prácticas seguras para el desarrollo de procesos.

Promover la mejora continua mediante la aplicación de prácticas seguras que brinden confiabilidad

en el desarrollo de los procesos.



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5. ORGANIGRAMA

6. PROCESOS

Logística Total., ha estructurado el Sistema de Seguridad Basc, bajo un enfoque basado en procesos,

siguiendo los lineamientos de la norma BASC Versión 4 / 2012 y los estándares aplicables como Operador

Logístico, fijando objetivos, llevando a cabo el análisis de riesgos de acuerdo con las diferentes

actividades, siempre promoviendo la mejora continua de los proceso.

Esta sección está compuesta por el “mapa de procesos” en el cual se puede evidenciar las principales

actividades organizacionales y la interacción entre los mismos.



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Igualmente se ha desarrollado una caracterización por cada proceso la cual contiene los siguientes ítems:

OBJETIVO: Describe el propósito general del proceso

ALCANCE: Describe el inicio y el final del proceso

RESPONSABLE: Cargos que apoyan el desarrollo del proceso.

REQUISITOS: Es la relación de requisitos aplicables al proceso.

PROVEEDORES: Proceso o persona que provee información para las entradas del proceso

ENTRADAS: Procesos o partes interesadas que aportan entradas al proceso, información necesaria para

desarrollar las actividades que conforman el proceso.

ACTIVIDADES PRINCIPALES: Conjunto de actividades que se desarrollan dentro del proceso para generar

un resultado.



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SALIDAS: Corresponde a las entradas procesadas.

DOCUMENTOS SOPORTE: Corresponde a la información interna o externa necesaria para el desarrollo de

actividades.

RECURSOS: Infraestructura o requerimientos necesarios para el desarrollo del proceso.

INDICADOR: Herramienta que indica el desempeño del proceso y los logros alcanzados.

MONITOREO Y CONTROL: Mecanismos para el control de los procesos.

7. EXCLUSIONES

El Sistema de Gestión en Control y Seguridad Basc de LOGÍSTICA TOTAL S.A.S, cubre todos los requisitos

de la norma y estándares en mención, las exclusiones se encuentran identificadas en la matriz de

cumplimiento anexo al presente manual.

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MATRIZ DE CUMPLIMIENTO NORMA BASC

NUMERAL REQUISITO CUMPLIMIENTO DOCUMENTO PROCESOS

4.1 Generalidades

Logística Total, cuenta con un Sistema de Gestión en Control y Seguridad Basc, estructurado bajo la metodología por procesos, describiendo por medio de caracterizaciones las principales actividades y la interacción entre las mismas.

Manual del Sistema de

Gestión en Control y Seguridad BASC

Planificación

4.2 Política de Control

y Seguridad

La Gerencia de Logística Total, estableció una política de Gestión Integral la cual fue implementada para todo el personal de la compañía, utilizando diferentes medios de sensibilización, dentro de los que se encuentran publicación, charlas, volantes informativos entre otros.

Política de Gestión Integral

Planificación.

4.3 4.3.1

Generalidades – Planeación

Para la transición de la norma y estándares Basc versión 4 / 2012 del Sistema de Gestión en Control y Seguridad Basc de Logística Total, desarrollo un diagnostico inicial el cual describe claramente los requisitos normativos y el estado de la compañía frente a los mismos, adicionalmente, fueron planificados los cambios en los procesos y/o documentos del Sistema.

Diagnostico Evaluación

4.3.2 Objetivos del SGCS

La compañía ha establecido objetivos del Sistema de gestión integral, los cuales han sido direccionados para dar cumplimiento a la política. Estos objetivos son medidos a través de indicadores de gestión los cuales son actualizados a intervalos definidos.

Cuadro de indicadores

Evaluación / Planificación

4.3.3. Gestión del Riesgo

Para gestionar los riesgos se ha implementado una matriz de riesgos por procesos la cual es analizada por la Gerencia anualmente a menos que se presenten cambios o se presente la materialización de un riesgo. La metodología implementada fue bajo la norma NTC ISO 31000.

Matriz de gestión de Riesgos

Planificación


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4.3.4. Requisitos legales y de otra índole.

Con el fin de asegurar la actualización de los requisitos legales se ha definido un procedimiento para el control y una matriz de documentos legales la cual es actualizada de manera permanente de acuerdo con los requisitos identificados.

Matriz de Identificación y

cumplimiento de requisitos legales

Evaluación

4.3.5. Previsiones

Con el objetivo de asegurar el cumplimiento del Sistema de Gestión en Control y Seguridad Basc, la Gerencia de Logística Total asigna los recursos necesarios a través del establecimiento anual de un presupuesto.

Presupuesto Apoyo

4.4 4.4.1

Estructura, Responsabilidad y

Autoridad

Para asegurar la implementación del sistema de seguridad se ha asignado al Gerente Administrativo, para realizar la implementación y sensibilización de cada uno de los estándares aplicables. Las responsabilidades han sido definidas a través de los perfiles de cargo. La Gerencia General ha realizado un nombramiento para el representante del sistema.

Perfiles de Cargo Planificación

4.4.2

Entrenamiento, capacitación y

toma de conciencia

Para gestionar las competencias del personal se han definido perfiles de cargo los cuales describen las principales funciones del personal. Anualmente se establece un cronograma de capacitaciones, identificando las principales necesidades de acuerdo al cargo desempeñado. Con el objetivo de generar conciencia en el personal sobre las actividades desarrolladas se realizan comités y actividades de sensibilización.

Matriz de capacitaciones.

Apoyo


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4.4.3. Comunicaciones

Logística Total cuenta con los siguientes mecanismos para asegurar la comunicación y sensibilización del personal: - Cartelera - Volantes informativos. - Capacitaciones - Material didáctico - Intranet

Volantes informativos /

Intranet Todos los procesos

4.4.4 Documentación

del sistema

Durante el proceso de implementación del sistema de seguridad se establecieron procedimientos, instructivos y documentos que soportan las actividades de los procesos y los controles establecidos, los documentos permiten implementar el sistema de manera efectiva.

Procedimientos Todos los procesos

4.4.5 Control de los documentos

Para el control de documentos se estableció un procedimiento de control de documentos y registros que incluye cada uno de los parámetros de la norma. El procedimiento describe los mecanismos para asegurar la legibilidad, preservación, actualización, control y distribución de documentos. El control de documentos es realizado a través de un listado maestro de documentos.

Procedimiento de control de

documentos / Listado Maestro de

Documentos.

Evaluación

4.4.6 Control

Operacional

Con el fin de asegurar el control de las operaciones la compañía ha establecido procedimientos operativos, los cuales permite realizar seguimiento y control de manera permanente durante todas las etapas del proceso en la prestación de servicios de OTM y transporte de carga terrestre.

Procedimiento Comercial /

Procedimiento Operativo

Realización del Servicio


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4.4.7 Preparación y respuesta a

eventos críticos.

Con el objetivo de preparar al personal para reaccionar ante una emergencia se llevan a cabo simulacros operativos y de emergencia, adicionalmente en la matriz de riesgos se ha identificado el plan de contingencia para la atención adecuada de cada uno de estos riesgos identificados.

Matriz de Riesgos / Plan de Emergencia

/ contingencia Todos los procesos

4.5 4.5.1

Verificación Seguimiento y

Medición

Logística Total ha establecido un procedimiento para asegurar el monitoreo y medición de los procesos a través de indicadores de gestión y datos estadístico que permitan evaluar el desempeño del proceso y el cumplimiento de los requisitos establecidos, estos indicadores son evaluados a intervalos definidos.

Procedimiento de Monitoreo / Cuadro de

Indicadores

Todos los procesos

4.5.2. Auditoria

Para llevar a cabo las auditorías internas se ha establecido un procedimiento y formatos para la programación, agenda y listas de verificación con el fin de asegurar la objetividad del ejercicio de auditoría y promover la identificación y corrección de posibles desviación en los diferentes procesos. Las auditorias son realizadas anualmente.

Procedimiento de auditorias

Todos los procesos

4.5.3. Control de Registros

Para garantizar el control de los registros del Sistema de Gestión en Control y Seguridad, se ha documentado un procedimiento que relaciona las disposiciones para la identificación, almacenamiento y protección de los registros. Adicionalmente, se controlan en el listado maestro de registros (Ver Listado maestro de registros).

Procedimiento de control de registros

Todos los procesos

4.6 4.6.1.

Mejora continua

LOGÍSTICA TOTAL S.A.S a través del análisis y aplicación de

herramientas como acciones correctivas y preventivas, resultados

de auditorías internas, revisiones al sistema, análisis de datos,

identificación y evaluación de riesgos, seguimiento a proveedores

y clientes entre otros, permite determinar y garantizar un

Planes de acción Planificación


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mejoramiento continuo al sistema de gestión en control y seguridad BASC.

4.6.2

Acción correctiva y/o preventiva.

Contamos con procedimientos para la documentación y seguimiento de acciones correctivas, preventivas o de mejora las cuales permite promover la mejora continúa de los procesos. Identificando las causas reales o potenciales que se puedan presentar durante el desarrollo de las actividades.

Procedimiento de Acciones correctiva

y preventivas. Todos los procesos

4.6.3 Revisión por parte

de la gerencia.

Anualmente el Gerente General realiza una revisión al Sistema de Gestión en Control y Seguridad BASC, con el propósito de garantizar que las disposiciones establecidas en los procesos se estén cumpliendo, sean adecuadas y eficaces para la organización y genere un mejoramiento continuo permanente. Como resultado de la revisión gerencial se puede obtener la mejora continua de los procesos, la asignación de los recursos y la eficacia del Sistema de gestión en control y seguridad.

Revisión Gerencial Planificación


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ESTÁNDARES OPERADOR LOGÍSTICO Y TRANSPORTE TERRESTRE


1.1 1.1.1

Procedimientos de Seguridad

El proceso de selección de clientes se encuentra establecido, es responsabilidad del proceso comercial, se llevan a cabo verificaciones en bases de datos y solicitud a cada cliente de los documentos legales, adicionalmente el área financiera realiza un estudio de seguridad el cual permite identificar cualquier desviación en la información suministrada por el Asociado de Negocio.

Procedimientos asociados de negocio.

Listado de clientes

Apoyo

1.1.2


Logística Total cuenta con un procedimiento para la selección de proveedores, que incluye criterios de selección y verificación, asegurando la trazabilidad de los servicios y la legalidad del proveedor que prestara los servicios para la compañía.

Procedimiento de Proveedores

Planificación

1.1.3.

Procedimientos de

Seguridad

Por medio del control de proveedores y clientes se registra el número del certificado Basc y vigencia del mismo, con el objetivo de realizar seguimiento a los procedimientos establecidos.

Control de Proveedores / Control de Clientes

Evaluación

1.1.4


No aplica: La compañía no cuenta con clientes o proveedores que tengan certificaciones externas.

*

Evaluación

1.1.5

Procedimientos de

Seguridad

Con el objetivo de realizar seguimiento a los asociados de negocio la compañía cuenta con un listado denominado control de proveedores el cual relaciona cuando cuando un asociado de negocios es Basc o no, esto permite generar mayor control.

Control de proveedores

Evaluación


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NUMERAL REQUISITO CUMPLIMIENTO DOCUMENTO PROCESO

1.1.6

Procedimientos de

Seguridad

Como mecanismo de divulgación y vinculación de los Asociados de negocio, Logística Total ha establecido boletines que describen temas de interés respecto a la cadena logística, dicho documento es enviado por correo electrónico a los clientes.

Boletines

Evaluación

1.1.7

Procedimientos de

Seguridad

Logística Total cuenta con un instructivo que describe claramente los requisitos que se deben cumplir al momento de desarrollar las actividades operativas, teniendo en cuenta los requerimientos del cliente.

Instructivo Instrucciones

Generales para OTM

Operaciones

1.1.8

Procedimientos de

Seguridad

Como mecanismo de divulgación y vinculación de los Asociados de negocio, Logística Total ha establecido un boletín que describe temas de interés respecto a la cadena logística, dicho documento es enviado por correo electrónico a los clientes.

Boletines

Comercial / Evaluación

1.1.9

Procedimientos de

Seguridad

Como mecanismo de selección y aprobación se han firmado acuerdos de seguridad con los proveedores críticos para la prestación de los servicios.

Acuerdos de Seguridad

Evaluación

1.1.10

Procedimientos de

Seguridad

Dentro del proceso de selección y aprobación de clientes, Logística Total realiza visitas a los cliente verificando que cumplan con unos estándares, además se lleva a cabo la verificación de cada uno de ellos.

Procedimientos de

Proveedores

Evaluación

1.1.11

Procedimientos de

Seguridad

Cuando por alguna razón Logística Total, genere cambio en accionistas y/o ingreso de uno nuevo, deberán ser verificados todos los documentos de carácter personal, realizar visita domiciliaria y verificación de antecedentes.

Carpeta de Accionistas

Evaluación


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1.1.12

Procedimientos de

Seguridad

Dentro de los procedimientos operativos se ha establecido que no se subcontrataran actividades con terceros que no se encuentren seleccionados y aprobados por la compañía.

Procedimiento de Asociados de Negocio

Evaluación

1.2.

Prevención de

Lavado de activos y financiación del

terrorismo

Logística Total a través del procedimiento comercial ha establecido criterios de prevención contra el lavado de activos y financiamiento del terrorismo, los cuales son tenidos en cuenta por cada comercial antes de la aprobación de clientes. Por medio de la firma de circular 170 y manual Siplaft se han establecido mayores controles y seguimiento al proceso.

Procedimiento de Asociados de Negocio /

Manual Siplaft

Comercial


2. Seguridad del Contenedor y de la Carga

2 2.1.1

Seguridad del Contenedor, Furgón

/ ULD

Durante las actividades de transporte terrestre de carga el

cargue y descargue de mercancía es responsabilidad del

importador y exportador, durante las operaciones se

asegura el control documental y el cumplimiento de los

requisitos legales para el transporte de mercancía.

Procedimientos

operativos

Inspección de contenedores


2.1.2 Seguridad del

Contenedor / furgón / ULD

LOGÍSTICA TOTAL S.A.S en sus operaciones cuya

selectividad es física coordina con el operador portuario la

inspección, finalizada la inspección se colocan precintos de

seguridad y barras de seguridad de Logística Total y se

notifica a Bogotá por la WEB el número de precinto y barra

asignada, los funcionarios de puerto coordinan y envían las

fotos de la inspección al coordinador de cierres para su

Procedimientos Operaciones

Operaciones.


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validación al momento de la llegada de la carga. Para el uso

precintos y barras de seguridad, se ha documentado un

protocolo en donde se establece la metodología para

administrar y controlar el uso de los mismos.

Adicionalmente, para todas las operaciones manejadas por

Logística Total cuyos contenedores tienen asignada barra de

seguridad, se realizan inspecciones al contenedor teniendo

en cuenta la guía para inspección de contenedores (Ver

protocolo para la inspección de contenedores).

2.1.3 Seguridad del


Se ha establecido un instructivo describiendo el

procedimiento a seguir en caso de presentarse sellos

comprometidos y los mecanismos para reportar a las

autoridades competentes.

Instructivo

Operaciones

2.1.4. Seguridad del


Cuando el transporte de mercancía es realizado por

Logística Total, es responsabilidad del inspector realizar la

inspección del vehículo y conductor antes del cargue. Esta

inspección incluye los 7 puntos exigidos por la norma.

Procedimiento de

Transporte

Operaciones


Contenedor / furgón

No aplica: La compañía no realiza almacenamiento de

contenedores durante el desarrollo de sus operaciones.

*

*


Contenedor / furgón No aplica: La compañía no cuenta con áreas de almacenaje.

*

*


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2.2. 2.2.1

Seguridad en Vehículos

Logística Total cuenta con un procedimiento para el manejo de las operaciones de transporte que permite evidenciar los controles y seguimientos al proceso. Toda la carga es perfilada antes del cargue con el objetivo de establecer los protocolos de seguridad.

Procedimiento de Transporte

Realización del servicio

2.2.2. Seguridad en

Vehículos

Actualmente la compañía adelanta la implementación del

plan estratégico de seguridad vial, el cual incluye la

formación y seguimiento a los contratistas de transporte.

PESV

Transporte / Evaluación

2.2.3. Seguridad en

Vehículos La compañía no cuenta con una flota propia de vehículos, sin embargo lleva a cabo la verificación e inspección de los vehículos de terceros antes del cargue.

Inspección

Transporte

2.2.4.

Seguridad en Vehículos

La compañía cuenta con inspectores que realizan la verificación de vehículos y registran toda la información tanto del vehículo, conductor, propietario o poseedor ante el sistema Silogtrans.

Procedimientos de

Transporte

Transporte

2.2.5 Seguridad en

Vehículos

La compañía ha establecido un protocolo de seguridad para el manejo de las operaciones de transporte. Los riesgos de la carga se identifican y se perfilan antes de la asignación del transporte.

Procedimientos de transporte

Transporte

2.2.6 Seguridad del

Transporte

La compañía no cuenta con una flota propia de vehículos, sin embargo lleva a cabo la verificación e inspección de los vehículos de terceros en puerto.

Inspección Transporte

2.2.7 Seguridad del

Transporte

La compañía ha establecido un formato para la inspección de vehículos el cual es aplicado en puerto.

Inspección Transporte


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2.3. Seguridad de los

remolques y de la carga

No Aplica: La compañía no cuenta con remolques. * *

2.3.1 Seguridad de los


No aplica: La compañía no cuenta con zonas de cargue o almacenamiento de mercancía.

Procedimientos de Transporte

Transporte



Las operaciones de transporte de carga se realizan por medio de transportadores tercerizados que han sido previamente seleccionados.

* *



Los clientes son previamente seleccionados antes de la prestación de servicios de OTM o Transporte Terrestre.

Procedimiento Comercial

Comercial / Transporte



Durante todas las etapas del proceso la compañía cuenta con controles de tráfico y seguimiento por medio de satelitales a la carga hasta el destino final.


Transporte



No Aplica: La compañía no cuenta con remolques. * *



No Aplica, Logística Total no cuenta con remolques. * *



Por medio de inspección de vehículos se puede identificar cualquier actividad sospechosa que se presente durante el desarrollo de las actividades.

Procedimientos Operativos

Transporte


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2.4 2.4.1

Seguridad del transporte en ruta

La compañía controla de manera permanente los vehículos que se encuentren en servicio a través de dispositivos de seguridad y rastreo satelital. Contamos con controladores de tráfico ubicados en 2 turnos para asegurar el control de las operaciones de manera oportuna.

Control de vehículos Transporte

2.4.2 Ruta predeterminada

y revisiones de seguridad Aleatorias

Todos los servicios prestados por Logística Total cuentan con un control de ruta y seguimiento de vehículos a través de puestos de control y rastreo satelital. Las rutas han sido analizadas por el Jefe de seguridad, identificando los riesgos y controles según el tipo de carga.


Transporte

2.4.3 Revisiones

documentadas y no anunciadas

Periódicamente se lleva a cabo la revisión de las operaciones y el seguimiento, por medio de la verificación de operaciones.

Inspecciones Realización del

servicio

2.4.4.

Reporte de Anomalías encontradas en

revisiones regulatorias del

gobierno

Logística Total cumple con todos los requisitos legales exigidos para compañías de transporte, la legislación colombiana y los procedimientos establecidos. Cualquier actividad sospechosa se reporta a las autoridades competentes.

Actividades sospechosas


2.5. 2.5.1

Requerimientos de sellos de alta

seguridad.

Durante las operaciones de transporte de carga terrestre se ubican sellos de seguridad administrados el procedo de transporte y administración.

Procedimiento de sellos

Transporte

2.5.2 Requerimientos de

sellos de alta seguridad

Se ha establecido un procedimiento para el manejo de los sellos, ubicación y control durante las diferentes etapas del proceso.

Procedimiento Transporte

2.6. 2.6.1

Carga Consolidada Durante las operaciones se llevan a cabo diferentes controles con el objetivo de proteger la carga.




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2.6.2 Requerimientos de

sellos ISO PAS 17712

Todos los contenedores involucrados en las operaciones cuentan con sellos de seguridad y controles durante todas las operaciones, los cuales son responsabilidad del exportador y/o transportador asignado.

Procedimiento Operativo


2.6.3

Exigencia de aplicación sellos ISO PAS 17712 en cada

parada.

Durante las operaciones de OTM se lleva a cabo la ubicación de sellos de alta seguridad, los cuales pueden ser ubicados por el importador, la DIAN o el transportador. Para el caso de la carga consolidada es responsabilidad del transportador establecer los controles en cada una de las etapas del proceso.



2.6.4

Requerimientos de regulaciones escritas

para el manejo de sellos.

La compañía cuenta con procedimientos operativos para el manejo de sellos.



2.6.5

Requerimientos de procedimientos para el reconocimiento y

reporte de sellos comprometidos.

Se ha estipulado un instructivo para el manejo de sellos y control de cambios, con el objetivo de evitar cualquier tipo de falsificación.

Instructivo Realización del

Servicio


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3. Controles de acceso físico


3. Controles de acceso físico

Para controlar el ingreso y salida de los empleados, visitantes y contratistas, LOGÍSTICA TOTAL S.A.S cuenta con un sistema de control biométrico, en donde se registra huella, hora de ingreso y salida de empleados de las instalaciones. Para visitantes y/o contratistas se cuenta con control de acceso por medio de la asignación de carnet y control de visitantes.

Procedimiento de control de Acceso

Evaluación

3.1. 3.1.1.

Empleados

Todo el personal cuenta con carné de identificación, proceso de selección, documentación reglamentaria y verificaciones como pasado judicial vigente.

Carpetas de Empleados Pasado judicial

Procedimiento de manejo de carné

Apoyo

3.1.2 Empleados Logística Total desarrolla sus actividades en una oficina abierta por lo cual se ha determinado que todas las áreas se consideran críticas.

Organigrama

Todos los procesos

3.1.3 Empleados Es responsabilidad del Gerente Administrativo y la Asistente Administrativa el control de entrega y devolución de carnés.

Procedimiento

Evaluación

3.1.4 Empleados

Se estableció un procedimiento para llevar a cabo las actividades de eliminación de accesos y devolución de dispositivos tanto de empleados, visitantes o contratistas.

Procedimiento

Evaluación


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3.1.5. Empleados Todos los trabajadores portan el carné de identificación en un lugar visible durante la permanencia en las instalaciones.

Procedimiento

Evaluación

3.2. 3.2.1

Visitantes / Vendedores / proveedores de Servicio.

Los proveedores y visitantes son registrados en un formato para control, adicionalmente se cuenta con carnés de identificación, los cuales son asignados dejando un documento con foto en la recepción. Adicionalmente el visitante deberá permanecer acompañado de una persona responsable en la compañía.

Procedimiento de control de

acceso. Registro de visitantes

Apoyo

3.2.2 Visitantes / Vendedores / proveedores de Servicio

En la recepción el visitante, proveedor y/o vendedor debe dejar un documento con foto diferente a la cedula de ciudadanía. Es responsabilidad de la recepcionista el control y registro de los visitantes.

Control de Ingreso

Evaluación


El visitante deberá permanecer acompañado de una persona responsable en la compañía. Cuando se anuncia el ingreso de personal la persona responsable sale a la recepción para realizar el acompañamiento necesario.

Control de Ingreso

Evaluación


La compañía cuenta con un procedimiento para la asignación y devolución de carnés de identificación.

Procedimiento

Evaluación


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3.3 3.3.1

Verificación de correo y Paquetes.

Todo el correo y paquetes recibidos por la compañía cuentan con una revisión y registró antes de la distribución.

Instructivo de Revisión de

Correo

Evaluación

3.4. 3.4.1.

Identificación y retiro de Personas no autorizadas

La compañía ha establecido procedimientos para identificar, dirigirse y retirar personas no autorizadas.

Procedimiento

Evaluación

3.5. 3.5.1.

Personal de Seguridad La compañía no cuenta con personal de seguridad al interior de la compañía.

*

Evaluación

3.6. 3.6.1.

Inspecciones No aplica: La compañía no cuenta con área para parqueo de vehículos o almacenamiento de carga.

*

Evaluación

3.6.2. Inspecciones No aplica: La compañía no realiza almacenaje de contenedores y vehículos.

*

Evaluación

4. Seguridad de Personal


4.1 4.1.1

Verificación preliminar al empleo

Logística Total, realiza un proceso de selección y verificación antes de la contratación de los trabajadores.

Procedimiento Gestión

Humana

Apoyo

4.1.2. Verificación preliminar al

empleo

Logística Total, cuenta con un procedimiento de Recursos humanos que incluye la selección y verificaciones pre empleo, adicionalmente es solicitado el pasado judicial y visita domiciliaria.

Procedimiento Recursos humanos

Pasado judicial Visita domiciliaria

Apoyo


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empleo

Todos los trabajadores cuentan con visita domiciliaria pre empleo, actividad que se encuentra incluida en el procedimiento de Gestión Humana.

Autorización Visitas domiciliarias

Registro de formas y huellas Actualización de datos

Gerencial /

Apoyo


empleo

Actualmente la compañía no realiza la aplicación de pruebas de consumo. Sin embargo ha implementado un programa de prevención el cual incluye una política y actividades de sensibilización

Programa de prevención de

consumo de alcohol, drogas y otras adicciones.

Evaluación / Gestión Humana

4.2 4.2.1

Verificación y Mantenimiento del personal después de la contratación

Por medio de una base de datos se realiza el control y actualización de la información de los trabajadores que incluye todos los aspectos requeridos.

Base de datos trabajadores

Gestión Humana

4.2.2 Verificación y

Mantenimiento del personal después de la contratación

Anualmente se realiza la actualización de datos de todos los trabajadores y se verifica la información correspondiente.

Actualización de datos

Gestión Humana

4.2.3 Verificación y


Anualmente se realiza la actualización de registros fotográficos para todos los trabajadores, archivo que se mantiene digitalmente.

Registro fotográfico

Gestión Humana

4.2.4. Verificación y


Logística Total cumple con todas las afiliaciones establecidas por la ley.

Planilla de pagos seguridad

social

Gestión Humana



La compañía ha establecido un programa de concientización para la prevención de consumo de alcohol, drogas y otras adicciones.

Programa de prevención de consumo de alcohol, drogas y

otras adicciones.

Gestión Humana


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La compañía cuenta con un procedimiento para retirar y eliminar permisos una vez un trabajador ha sido desvinculado.

Procedimiento de dotación

Gestión Humana

4.3 4.3.1

Procedimiento de terminación de vinculación

laboral.

Logística total cuenta con un procedimiento para el retiro de personal.

Procedimiento

Recursos Humanos

5.1.

Seguridad de Procesos Procedimientos de seguridad

requeridos para el manejo de carga.

Todas las operaciones son controladas a través de los procedimientos operativos establecidos en la compañía.


Realización del

servicio

5. SEGURIDAD EN LOS PROCESOS

5. Seguridad en los Procesos

Por medio de la identificación de los principales riesgos, la compañía ha establecido procedimientos operativos para el control y seguimiento de las operaciones de OTM y Transporte Terrestre de Carga.

Procedimientos Operativos /


Realización del Servicio.

5.1. 5.1.1.

Manejo y Procesamiento de Información y

Documentación de carga

Los procedimientos operativos establecen claramente los controles y seguimientos operativos que se generan durante todas las etapas del proceso.

Procedimientos Operativos /


Realización del

Servicio.

5.1.2. Manejo y Procesamiento de

Información y Documentación de carga

Se establecieron políticas para el control de firmas y sellos en los diferentes procesos.

Política de firmas y sellos Planificación


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5.2. 5.2.1

Entrega, Recepción de Carga y Contenedores.

Para asegurar que la información sea consistente y clara la compañía cuenta con filtros de verificación en el área de operaciones.

Procedimientos operativos

Realización del

servicio

5.2.2. Entrega, Recepción de Carga

y Contenedores.

Toda la información de las operaciones se establece desde el inicio de las operaciones hasta el cierre de un DO.


Realización del

servicio

5.2.3 Entrega, Recepción de Carga

y Contenedores.

Toda la información registrada en los documentos de transporte es verificada por parte de los responsables de servicio al cliente.


Realización del

servicio


y Contenedores.

La información operativa se encuentra registrada en la web para control y seguimiento de todas las operaciones.


Realización del

servicio

5.2.5 Entrega, Recepción de Carga

y Contenedores.

La información operativa es verificada oportunamente durante todas las etapas.


Realización del

servicio


y Contenedores.

Todos los conductores son seleccionados y aprobados antes del cargue, el proceso incluye verificación de documentos y antecedentes.


Realización del

servicio


y Contenedores.

Los procedimientos operativos permiten evidenciar la trazabilidad de la carga durante todas las etapas.


Realización del

servicio


y Contenedores.

Las operaciones de OTM y Transporte cuentan con registros fotográficos de las operaciones. Información que es administrada por servicio al cliente y transporte.


Realización del

servicio


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y Contenedores.

La compañía no realiza transporte de carga peligrosa o controlada por políticas internas. No contamos con espacios para el almacenamiento de sustancias.


Realización del

servicio

5.3. 5.3.1.

Discrepancia en la carga Se ha establecido un procedimiento para el manejo de faltantes o sobrantes de carga cuando se presentan.

Procedimientos Operativos Operaciones

5.3.2. Discrepancia en la carga

Cuando se presenten novedades estas son notificadas directamente a la Gerencia con el objetivo de crear un canal directo de comunicación y establecer las decisiones que haya que tomar.

Procedimientos Operativos Operaciones

5.4. 5.4.1.

Control de Materias Primas y Material de Empaque

No aplica: La compañía no realiza manipulación de carga durante el desarrollo de las actividades de OTM y Transporte Terrestre.

* *

5.4.2 Control de Materias Primas

y Material de Empaque

No aplica: No se almacena ni maneja material de empaque. * *

5.4.3. Control de Materias Primas


No aplica: La compañía no realiza manipulación de carga. * *

5.4.4. Control de Materias Primas


No aplica: La compañía no maneja material de empaque ni materia prima. * *


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6. Seguridad Fisica


6. Seguridad Física

Las actividades de Logística Total no incluyen manipulación de carga, por tal motivo no cuenta con zonas de almacenaje o parqueo de vehículos.

* Todos los procesos

6.1. 6.1.1.

Seguridad de Perímetro

Logística Total presta sus servicios en oficinas adecuadas las cuales se encuentran ubicadas en un edificio con seguridad perimetral y controles de acceso.

Inspecciones Todos los procesos

6.1.2 Seguridad de Perímetro No Aplica: Logística Total dentro de sus servicios no almacena carga de ningún tipo.

* *

6.1.3 Seguridad de Perímetro Se han establecido inspecciones con el objetivo de realizar seguimiento y revisiones periódicas al perímetro.

Inspecciones

Evaluación

6.2. 6.2.1

Puertas y Casetas La puerta principal es controlada de manera permanente todo el personal que ingresa es registrado. La compañía cuenta con cámaras

Plano Registro de visitantes

Registro de empleados

Apoyo

6.2.2 Puertas y Casetas Las puertas asignadas para el ingreso de personal se encuentran controladas por medio de un sistema biométrico.

Inspecciones

Evaluación

6.3 6.3.1.

Estacionamiento de vehículo La oficina no cuenta con espacios para estacionamiento de vehículos ajenos a la compañía.

*

*

6.3.2. Estacionamiento de vehículo No aplica: La compañía no maneja ningún tipo de equipo para el manejo de carga.

*

*


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6.4 6.4.1.

Estructura de los Edificios

Las instalaciones de LOGÍSTICA TOTAL S.A.S cuentan con la infraestructura adecuada para el desarrollo normal de las operaciones. Adicionalmente, bimestralmente se hacen inspecciones físicas a las instalaciones, seguridad, equipos, orden y aseo con el fin de identificar deficiencias y tomar las acciones de solución (ver reporte de inspección física).

Inspecciones

Evaluación

6.4.2 Estructura de los Edificios Se han establecido inspecciones con el objetivo de realizar seguimiento y revisiones periódicas al perímetro.

Inspecciones Evaluación

6.5 6.5.1.

Control de Cerraduras y llaves

LOGÍSTICA TOTAL S.A.S cuenta en la oficina del Gerente General con una cajilla de seguridad de llaves, la cual contiene las llaves de todas las puertas de las oficinas, áreas críticas, escritorios y archivos. Cuando se entregue llaves a un funcionario se deja constancia en un acta de entrega de llaves. Adicionalmente se cuenta con un listado de asignación de llaves para el control y recuperación de las mismas.

*

Apoyo

6.5.2. Control de Cerraduras y

llaves

6.6. Iluminación

No Aplica: porque LOGÍSTICA TOTAL S.A.S no presta el servicio de almacenamiento en sus instalaciones. Sin embargo, las oficinas y áreas perimétricas cuentan con suficiente iluminación que permiten el control y vigilancia de las instalaciones. Las oficinas cuentan con ventanas que permiten el ingreso de luz

*

*


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natural. A su vez, cuentan con lámparas de tubos lo que permite la adecuada iluminación al interior de la organización.

6.7 6.7.1

Sistema de Alarmas y videocámaras de vigilancia

La organización cuenta con un circuito cerrado de televisión con cámaras ubicadas a nivel interno y externo de la organización que graban las 24 horas, la cobertura de monitoreo permite visualizar todo el edificio, este sistema es monitoreado por Gerencia General quien almacena los videos de grabación de los dos últimos meses.

*

Apoyo

6.7.2.

6.7.3. Sistema de Alarmas y

videocámaras de vigilancia La compañía no cuenta con monitoreo externo por parte de una compañía de seguridad.

* Apoyo

6.7.4. Sistema de Alarmas y

videocámaras de vigilancia

Se han establecido planes de emergencia que incluyen mecanismos para alarmas y evacuación oportuna.

Plan de Emergencia Evaluación


6.8 6.8.1.

Otros criterios de seguridad

Logística Total ha nombrado un responsable de seguridad encargado de realizar seguimiento a las actividades programadas y asegurar el cumplimiento de los requisitos.

Nombramiento

Planificación

6.8.2. Otros criterios de seguridad La compañía cuenta con un plano de zonas sensibles y distribución de la oficina.

Plano

Evaluación


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6.8.3. Otros criterios de seguridad

Se han asignado lockers en el área administrativa para guardar los objetos personales del personal, estos se encuentran cerrados con llave bajo la responsabilidad de la persona asignada.

Inspección

Evaluación

6.8.4 Otros criterios de seguridad

Actualmente la compañía no cuenta con un servicio de seguridad externo, pero hace parte del frente empresarial de la zona quien cuenta con reacción inmediata.

Teléfonos de contacto

Evaluación

6.8.5 Otros criterios de seguridad La compañía ha asignado teléfonos celulares corporativos con el objetivo de asegurar la comunicación entre las diferentes áreas.

Relación de celulares

Administrativo

6.8.6. Otros criterios de seguridad

Actualmente la compañía no cuenta con un servicio de seguridad externo, pero hace parte del frente empresarial de la zona quien cuenta con reacción inmediata.

Teléfonos de contacto

Evaluación

6.8.7. Otros criterios de seguridad Se han establecido procedimientos de seguridad para la atención de emergencias.

Plan de contingencia /

Simulacros

Evaluación

7. 7.1

7.1.1

Seguridad de tecnología de informática

Protección con contraseñas

Todos los equipos de cómputo de LOGÍSTICA

TOTAL S.A.S, tienen asignada una clave

personal e intransferible para el inicio de

sesión, la cual es creada por el usuario.

Perfiles de Usuarios

Apoyo


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La clave asignada se cambia cada quince días teniendo en cuenta la solicitud automática del sistema. Cuando el sistema solicita el cambio de contraseña, el usuario asigna su propia clave. Para el software contable y software operativo, el Gerente Administrativo y Financiero es quien asigna y controla las claves de los usuarios teniendo en cuenta el perfil de cada cargo.

7.1.2. Seguridad de tecnología de

informática Protección con contraseñas

Se han establecido procedimientos para el seguimiento de las actividades desarrolladas por el área de tecnología.

Instructivos

Evaluación

7.2. 7.2.1

Responsabilidades Todos los equipos cuentan con claves de acceso al sistema y definición de perfiles de acuerdo con las actividades desarrolladas.

Perfiles de cargo

Evaluación

7.2.2 Responsabilidades

La compañía cuenta con un sistema de protección de información, a través servidores los cuales permite hacer backup e la información e identifican cualquier novedad que se pueda presentar durante el desarrollo de las actividades.

Mantenimiento

Evaluación


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7.2.3 Responsabilidades

Durante el proceso de selección se ha establecido una política de protección de la información la cual es firmada y en la cual se describen las responsabilidades por la información y el manejo de la misma.

Políticas

Evaluación

7.2.4. Responsabilidades La información cuenta con backup de la información periódicamente, la cual es guardada fuera de las instalaciones.

Backup

Evaluación

7.2.5. Responsabilidades

La compañía cuenta con un servicio de soporte tecnológico externo encargado del seguimiento al funcionamiento de la red y los equipos de cómputo.

Instructivos de Tecnología

Evaluación

7.3 7.3.1

Protección a los Sistemas y Datos

La compañía cuenta con un sistema de protección de información, a través servidores y programas de protección que permiten detectar cualquier novedad a nivel de información.

Software

Evaluación

7.3.2 Protección a los Sistemas y

Datos

El software utilizado por la compañía es totalmente licenciado, el control es responsabilidad del área de tecnología.

Licencias de software

Evaluación

8. Entrenamiento en seguridad y conciencia sobre amenazas

8.1 8.1.1.

Capacitaciones Anualmente se establece un cronograma de capacitaciones en donde se establece los temas que deberán ser cubiertos durante el año con el

Matriz de Capacitaciones

Evaluación


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objetivo de mantener las competencias y asegurar la actualización de las personas ante nuevos temas.

8.1.2. Capacitación

De manera permanente la compañía realiza

charlas y comités con el personal en donde se

dan a conocer cambios y se mantiene

actualizada la información.

Comités

Operaciones


Dentro del cronograma de capacitaciones se establecen actividades para dar a conocer al responsable de la correspondencia la información acerca de la manipulación de paquetes e identificación de actividades.

Registros de capacitación

Evaluación


Por medio de volantes e información permanente se da a conocer a todos los trabajadores aspectos para reportar actividades sospechosas.

Material de sensibilización

Evaluación

8.1.5. Capacitación Todo el personal es capacitado en temas relacionados con las actividades que realiza en la compañía.

Capacitaciones

Todos los procesos


Por medio de políticas y acuerdos establecidos en los contratos de trabajo se establecen los parámetros para confidencialidad de la información.

Políticas

Todos los procesos

8.1.7. Capacitación Se han establecido programas de capacitación sobre diversos temas de seguridad para todos los trabajadores.

Programa de capacitaciones

Evaluación


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Aunque la compañía no ha establecido un programa de incentivos, el personal participa activamente del desarrollo de las actividades y es consciente de la importancia de la prevención de actos delictivos.

Capacitaciones

Todos los procesos


Con el objetivo de implementar los procedimientos fue diseñada una intranet la cual se encuentra disponible para todo el personal.

Intranet

Todos los procesos

CONTROL DE CAMBIOS

Versión Modificación Fecha

1 Documento nuevo 15-02-2011

2 Fueron actualizadas las actividades de la norma versión 3 / 2008. 17-05-2012

3 Se llevó a cabo la revisión y actualización de la norma y los estándares Basc versión 4 / 2012

10-03-2013

4 Se actualizo el logo y el organigrama 25-05-2014

5 Fue actualizado el organigrama, política y objetivos y la matriz de cumplimiento incluyendo todos los estándares como operador logístico y transportador Terrestre.

01-09-2015

ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

Marcela Avendaño

Coordinador de Seguridad

José Cortes

Gerente Administrativo

Javier Ruiz

Gerente General

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