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MANUAL DEL USUARIO FACTURA-E Versión en Línea
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MANUAL DEL USUARIO
FACTURA-E
Versión en Línea
Contenido
Página Principal ......................................................................................................................... 3
Datos de la empresa .................................................................................................................. 7
Parámetros de funcionamiento ................................................................................................. 9
Alianzas PAC*........................................................................................................................... 12
Control de Sellos ...................................................................................................................... 13
Folios administrativos .............................................................................................................. 14
Modelos de comprobantes ..................................................................................................... 16
Facturas ........................................................................................................................ 16
Recibos de Honorarios .................................................................................................. 16
Recibos de Arrendamientos ......................................................................................... 16
Notas de crédito ........................................................................................................... 16
Cartas Porte .................................................................................................................. 16
Cotizaciones .................................................................................................................. 16
Personalizados .............................................................................................................. 16
SFacil Mi-NUBE ........................................................................................................................ 19
Conceptos ................................................................................................................................ 20
Cambiar ................................................................................................................................ 22
Borrar ....................................................................................................................... 22
Importar ..................................................................................................................... 22
1. Importación de Conceptos desde Csv ......................................................................... 22
Clientes .................................................................................................................................... 26
Agregar .................................................................................................................... 26
Importar ..................................................................................................................... 32
1. Importación de Clientes desde CSV ............................................................................. 32
Comprobantes fiscales ............................................................................................................ 37
Facturas ........................................................................................................................ 37
Recibos de Honorarios .................................................................................................. 37
Recibos de Arrendamientos ......................................................................................... 37
Notas de crédito ........................................................................................................... 37
Cotizaciones .................................................................................................................. 37
Cartas Porte .................................................................................................................. 37
Agregar ....................................................................................................................... 39
Cambiar ...................................................................................................................... 45
Borrar ......................................................................................................................... 45
Cancelar Comprobante ................................................................................................ 45
Descargar PDF .............................................................................................................. 46
Descargar XML ............................................................................................................. 46
Enviar Email ................................................................................................................ 47
Multiusuario ............................................................................................................................ 52
Alta de Usuario ............................................................................................................ 52
Inicio de Sesión Multiusuario .............................................................................................. 53
Portal de descargas de SFACIL FACTURA-E en LÍNEA .............................................................. 56
Página Principal Ingrese la dirección electrónica http://sfacilenlinea.com/website/ para visualizar la página
Web de la aplicación. Debe de entrar a la opción de MIS SOLUCIONES. En esta página
puede encontrar información de los diferentes servicios que tenemos en línea.
Factura Electrónica
Soluciones en la Nube
Kiosco de Nómina
Al seleccionar MIS SOLUCIONES entrará a esta página que la direccionará al portal de
FACTURA EN LÍNEA.
Una vez que el usuario ingresa al sitio web, lo primero que observa es la página principal
del portal como se muestra a continuación:
Para iniciar sesión debe introducir su RFC y contraseña para luego oprimir el botón
“Entrar”.
*La contraseña la recibió al contratar el servicio de factura en línea.
Una vez ingresando con las credenciales proporcionadas por Software Fácil, en la
pantalla principal podemos ver el menú de opciones.
1. Una gráfica en la cual nos muestra las ventas de la empresa (ésta se puede
visualizar por año).
2. Los conceptos que tenemos capturados.
Datos de la empresa Al entrar por primera vez se le solicitará que ingrese los datos de identificación de la empresa y su
domicilio fiscal. Los pasos a seguir para capturar los “Datos de la empresa” son los siguientes:
1. Posiciónese en la pestaña “Datos de Identificación” y capture los datos que se le solicita
en los campos correspondientes, presione el botón “Grabar” para guardar la información.
2. Posiciónese en la pestaña “Domicilio Fiscal” y capture los datos que se le solicita en los
campos correspondientes, presione el botón “Grabar” para guardar la información.
Parámetros de funcionamiento Esta opción le permite configurar la operación del sistema y los datos a capturar.
Los pasos a seguir para capturar los “Parámetros de Funcionamiento” son los
siguientes:
1. Posiciónese en la pestaña “Generales” y capture los datos en los campos con la
información según corresponda.
2. Capture el número de decimales que requiere utilizar en los precios, en los totales del comprobante y en las cantidades, el valor por omisión es 2, modifíquelo si requiere capturar más decimales, por ejemplo si modifica el valor a 4 podría capturar importes y/o cantidades como 25.3012, 1.2019, etc.
3. Presione el botón “Grabar” para guardar la información.
4. Posiciónese en la pestaña “Régimen Fiscal” y capture el que corresponda en cada
uno de los distintos tipos de comprobantes que expida, presione el botón
“Grabar” para guardar la información.
5. En la pestaña de “Comprobantes” podrá configurar las siguientes tres opciones:
permitir borrar los comprobantes timbrados, realizar el envió automático de sus
comprobantes y expedir comprobantes con impuesto IEPS, para activar estas
opciones solo debe cambiar a la opción “Si”.
6. En la pestaña de “Impuestos Locales” podrá configurar los nombres y
porcentajes de los impuestos locales a trasladar y retener.
Alianzas PAC* Esta opción le permite registrar el “Usuario” y “Contraseña” que se le envió cuando
contrató el servicio de timbrado de factura en línea, presione el botón “Grabar” para
guardar la información.
*PAC. Iniciales de Proveedor Autorizado de Certificación de Comprobantes Fiscales
Digitales a través de internet.
Control de Sellos Para la captura de los Sellos Digitales realice los siguientes pasos:
1. Use los botones “Seleccionar archivo” para cargar los archivos “.key” y “.cer” del Sello.
Nota: Ponga mucha atención en que estos archivos correspondan al Sello
Digital y no al archivo de la Fiel pues es común que usuarios se confundan
y como resultado los comprobantes que expidan no serán válidos.
1.1. Indique la ruta donde se tiene guardada la clave privada “.key” del Sello Digital. Para
hacerlo posicione el cursor sobre el botón “Examinar”.
1.2. Indique la ruta donde se tiene guardado el archivo “.cer” del Sello Digital. Para
hacerlo posicione el cursor sobre el botón “Examinar”.
2. Anote la contraseña que asignó para el Certificado de Sello Digital.
3. Anote la contraseña que asignó para la revocación del Certificado de Sello Digital.
4. Presione el botón “Subir a Servidor y Descifrar” para guardar la información.
5. En esta ventana se despliegan los certificados previamente capturados.
Folios administrativos Para la captura de los Folios Administrativos realice los siguientes pasos.
1. Seleccione según sea el caso el tipo de comprobante que expide.
2. Opcionalmente puede capturar la serie que desee utilizar para el tipo de comprobante
seleccionado.
3. Indicar el folio del primer comprobante que expedirá con el sistema.
4. Presione el botón “Grabar” para guardar la información.
5. En esta ventana se despliegan los folios ya capturados.
Modelos de comprobantes Los modelos de comprobantes que se incluyen son para:
Facturas
Recibos de Honorarios
Recibos de Arrendamientos
Notas de crédito
Cartas Porte
Cotizaciones
Personalizados
Por cada tipo de comprobante incluye varios modelos, seleccione el que desee utilizar
y presione el botón “Guardar Selección” para activar el modelo, por ejemplo:
El sistema cuenta con modelos predeterminados para cada uno de los diferentes tipos de
comprobantes que emite: factura, honorarios, arrendamimiento, notas de crédito
descuento, devolución y bonificación (el procedimiento seria el mismo que el de las
facturas).
Nota: Si requiere un formato personalizado comuníquese a
[email protected] para indicarle el procedimiento y hacerle la cotización
correspondiente.
SFacil Mi-NUBE En esta opción el usuario podrá cargar y guardar una copia de sus comprobantes
recibidos.
1. Use el botón “Seleccionar archivo” para seleccionar el archivo que desea cargar al
servidor.
2. Presione el botón “Subir a Servidor” para grabar el archivo al servidor.
En esta ventana se despliegan sus archivos que haya subido al servidor.
Por omisión le fueron asignados 100 Mb, si desea más espacio solicítelo a su proveedor
de sistemas o al correo [email protected].
Conceptos En esta opción puede agregar, cambiar y borrar los conceptos que les sean convenientes.
También podrá exportar a Excel y Word para consultar sus conceptos para facturar.
Agregar
Permite capturar nuevos Conceptos de acuerdo a los productos y/o servicios que otorgue
la empresa. Al agregar un concepto se despliegan los siguientes campos a capturar.
Clave: Capture la clave que le permitirá identificar el concepto y seleccionarlo para su
facturación alfanumérico hasta de 30 caracteres.
Tipo: Indique cualquiera de los tipos ya sea Producto (P) o Servicio (S).
Nombre: Capture el nombre que le asignará a su producto o servicio.
Descripción: En caso de requerir hacer una referencia amplia de su producto o servicio
indicarlo.
Unidad de Medida: Capture la unidad a utilizar, por ejemplo: Lt = Litro; Kg = Kilogramo.
Precio 1: Anote el precio regular del producto y/o servicio.
Precio 2: Este precio le servirá por ejemplo si maneja otro con promoción.
Precio 3: En caso de manejar otro precio de lista podrá anotarlo en este espacio.
Moneda: Indique el tipo de moneda con el que se factura.
IVA: Indique la tasa que corresponda aplicar sobre el producto y/o servicio.
Presione el botón “Grabar” para guardar la información.
Cambiar
Permite modificar los datos de los conceptos.
Borrar
Permite eliminar los conceptos solo si estos no han sido facturados.
Exportar a Excel
Esta opción le permite exportar su catálogo de concepto a un archivo de Excel.
Exportar a Word
Esta opción le permite exportar su catálogo de concepto a un archivo de Word.
Importar
1. Importación de Conceptos desde Csv
Vaya a la pestaña de “Conceptos | Catálogo de Conceptos”
En la siguiente ventana nos muestra el botón presiónelo para importar el catálogo
de conceptos desde un archivo con extensión “csv”.
Presione el botón “Seleccionar archivo” (el archivo se deberá llamar
“catalogo_conceptos.csv”), para consultar el layout del archivo consulte la última página),
después seleccionamos el botón “Subir a Servidor” si el archivo está correcto nos
mostrará un mensaje habilitándonos el botón de “Importar Conceptos”
Para finalizar la importación presionamos el botón “Importar Conceptos”, a continuación
nos mostrará en pantalla la cantidad de conceptos importados.
Layout del Catálogo de Conceptos
Dato Longitud Tipo Observaciones
Clave 30 Alfanumérico Campo obligatorio
Tipo Puede ser cualquiera
de los siguientes 4
valores:
P
S
Alfanumérico Campo obligatorio.
Producto
Servicio
Nombre 500 Alfanumérico Opcional.
Unidad 15 Alfanumérico Campo obligatorio.
Precio 1 20 Numérico Campo obligatorio.
Precio 2 20 Numérico Campo obligatorio.
Precio 3 20 Numérico Campo obligatorio.
Moneda Puede ser cualquiera
de los siguientes 2
valores:
DL
MX
Alfanumérico Campo obligatorio.
IVA Puede ser cualquiera
de los siguientes 4
valores:
E
0
11
16
Numérico Campo obligatorio.
Ret. IVA Puede ser cualquiera
de los siguientes 2
valores:
Si
No
Alfanumérico Campo obligatorio
en clientes que
proceda.
Clientes En esta opción podrá agregar, cambiar, borrar y exportar a Excel o Word para consultar
su catálogo de clientes.
Agregar
1. Generales
En esta opción podrá capturar nuevos clientes, enseguida se despliegan los datos a
capturar cuando se da de alta a un cliente.
Clave: Capture la clave que le permitirá identificar el Cliente y seleccionarlo para su
facturación.
Tipo: Indique cualquiera de los tipos ya sea nacionales, extranjeros o público en general según sea el caso. RFC: Capture la información según corresponda. CURP: Capture la información según corresponda.
Apellido Paterno: Capture la información según corresponda. Nombre Comercial: Capture la información según corresponda. Moneda: Seleccione la moneda en la que le factura al Cliente. Teléfono: Capture la información según corresponda. Fax: Capture la información según corresponda. Email: Capture el correo electrónico que utilizará el sistema para el envío de los comprobantes a sus Clientes. Email CC: Opcionalmente puede capturar un correo electrónico alterno que utilizará el sistema para el envío de los comprobantes a sus Clientes. Página Web: Llene la información según corresponda. Id. Fiscal: Para Cliente extranjeros capture este dato. País: Para Cliente extranjeros capture este dato. Nacionalidad: Para Cliente extranjeros capture este dato. Observaciones: Le permite hacer anotaciones sobre el Cliente. Aplicar Impuestos Locales: Le permite especificar si le aplican Impuestos Locales a este Cliente. Desglosar el IEPS: Le permite seleccionar si para este cliente se desglosara el IEPS del precio del producto o se integra al mismo. Calcular IVA al IEPS: Opción para especificar si le aplica el impuesto IEPS al IVA para este cliente.
2. Domicilio fiscal Capture la información según corresponda:
3. Contacto Capture la información según corresponda:
4. Datos comerciales y porcentajes Capture la información según corresponda:
Exportar a Excel
Esta opción le permite exportar su catálogo de clientes a un archivo de Excel.
Exportar a Word
Esta opción le permite exportar su catálogo de clientes a un archivo de Word.
Importar
1. Importación de Clientes desde CSV
Vaya a la pestaña de “Clientes| Catálogo de clientes”
En la siguiente ventana nos muestra el botón presiónelo para importar el catálogo
de clientes desde un archivo con extensión “csv”.
Presione el botón “Seleccionar archivo” (el archivo se deberá llamar
“catalogo_clientes.csv”, para consultar el layout del archivo consulte la última página),
después seleccionamos el botón “Subir a Servidor” si el archivo está correcto nos
mostrará un mensaje habilitándonos el botón de “Importar Clientes”
Para finalizar la importación presionamos el botón “Importar Clientes”, a continuación nos
mostrará en pantalla la cantidad de clientes importados.
Layout para importar clientes
Dato Longitud Tipo Observacione
s
Clave 20 máx. Alfanuméric
o
Campo
obligatorio
Tipo Cualquiera
de los
siguientes 6
valores:
NF
G
Nacional
Moral
Nacional
Física
Extranjero
Publico en
general
Alfanuméric
o
Campo
obligatorio
RFC 12 o 13
caracteres
Alfanuméric
o
Campo
obligatorio
Moneda Cualquiera
de los
siguientes 2
valores:
DL
MN
Alfanuméric
o
Campo
obligatorio
País 2 Caracteres:
MX, EU, etc.
Alfanuméric
o
Campo
obligatorio
Estado 2 caracteres,
código de
estado: Ej.
01,02,26, etc.
Numérico Campo
obligatorio
Porc. IVA 20 máx. Numérico Campo
obligatorio
Porc. Ret.
IVA
20 máx. Numérico Campo
obligatorio
Porc. Ret.
ISR
20 máx. Numérico Campo
obligatorio
CURP 18 máx. Alfanuméric
o
Campo
opcional
Razón
social
20 máx. Alfanuméric
o
Campo
opcional
Apellido
Paterno
30 máx. Alfanuméric
o
Campo
opcional
Apellido
Materno
30 máx. Alfanuméric
o
Campo
opcional
Nombres 30 máx. Alfanuméric
o
Campo
opcional
Nombre
Comercial
180 máx. Alfanuméric
o
Campo
opcional
Tel. 30 máx. Alfanuméric
o
Campo
opcional
Fax. 30 máx. Alfanuméric
o
Campo
opcional
Email1 60 máx. Alfanuméric
o
Campo
opcional
Email2 CC 60 máx. Alfanuméric
o
Campo
opcional
Página Web 60 máx. Alfanuméric
o
Campo
opcional
ID Fiscal 30 máx. Alfanuméric
o
Campo
opcional
Nacionalida
d
30 máx. Alfanuméric
o
Campo
opcional
Calle 100 máx. Alfanuméric
o
Campo
opcional
No. Exterior 15 máx. Alfanuméric
o
Campo
opcional
No. Interior 15 máx. Alfanuméric
o
Campo
opcional
Entre Calle 40 máx. Alfanuméric
o
Campo
opcional
Y Calle 40 máx. Alfanuméric
o
Campo
opcional
Colonia 50 máx. Alfanuméric
o
Campo
opcional
Localidad 50 máx. Alfanuméric
o
Campo
opcional
Municipio 50 máx. Alfanuméric
o
Campo
opcional
Código
Postal
10 máx. Alfanuméric
o
Campo
opcional
Obs. Cliente 150 máx. Alfanuméric
o
Campo
opcional
Contacto
Nombre
80 máx. Alfanuméric
o
Campo
opcional
Contacto
Tel.
30 máx. Alfanuméric
o
Campo
opcional
Contacto
Fax.
30 máx. Alfanuméric
o
Campo
opcional
Contacto
60 máx. Alfanuméric
o
Campo
opcional
Comprobantes fiscales Los tipos de Comprobantes Fiscales que puede expedir son:
Facturas
Recibos de Honorarios
Recibos de Arrendamientos
Notas de crédito
Cotizaciones
Cartas Porte
En cualquier tipo de comprobante, al entrar a capturar le aparecerá una ventana como la
siguiente:
Las opciones disponibles son:
Agregar
Permite capturar nuevos comprobantes fiscales.
Al “Agregar” o “Cambiar” un comprobante de tipo “Carta Porte” le arrojará la siguiente
ventana:
Datos a capturar:
Fecha: Capture la fecha de expedición del comprobante, por omisión el sistema le asigna
la fecha que tenga en su computadora.
Hora: Por omisión el sistema le asigna la hora que tenga en su computadora.
Serie: Seleccione la que corresponda.
Folio: Por omisión el sistema le asigna el que corresponda de acuerdo al consecutivo.
Moneda: Este dato indica el tipo de moneda que utiliza, las opciones disponibles son
moneda nacional o dólares.
Referencia: Utilice este dato como identificador de su comprobante (ejemplo: nombre del
vendedor, orden de compra, etc.).
Pago: Seleccione el método de pago que se utiliza.
Observaciones: Puede hacer anotaciones sobre la factura.
Origen/Destinatario: Aquí debe ingresar las direcciones del origen y destinatario.
Datos de lo que se transporta: Aquí especifica peso, valor, descripción etc. de lo que se
estra transportando.
Al “Agregar” o “Cambiar” cualquier otro tipo de comprobante le arrojará la siguiente
ventana:
Datos a capturar:
Fecha: Capture la fecha de expedición del comprobante, por omisión el sistema le asigna
la fecha que tenga en su computadora.
Hora: Por omisión el sistema le asigna la hora que tenga en su computadora.
Serie: Seleccione la que corresponda.
Folio: Por omisión el sistema le asigna el que corresponda de acuerdo al consecutivo.
Moneda: Este dato indica el tipo de moneda que utiliza, las opciones disponibles son
moneda nacional o dólares.
Referencia: Utilice este dato como identificador de su comprobante (ejemplo: nombre del
vendedor, orden de compra, etc.).
Pago: Seleccione el método de pago que se utiliza.
Observaciones: Puede hacer anotaciones sobre la factura.
Concepto: Por cada concepto que requiera incluir en el comprobante seleccione la clave,
capture la cantidad, el precio y oprima el botón "Agregar"; repita este proceso para el
resto de los conceptos a facturar.
Cambiar concepto:
Con esta opción se puede cambiar o modificar un concepto que se haya seleccionado y no
corresponda al comprobante a timbrar.
Eliminar concepto agregado:
Permite eliminar un concepto asignado a la factura.
Generar Previo:
Permite visualizar la información capturada antes de timbrarla usando el botón descargar
PDF.
Ejemplo de previo de factura:
Una vez que confirmo que este correcta su factura use el botón “CFDI”.
NOTA: Para Cotizaciones no procede esta opción.
Ejemplo de la factura ya timbrada:
Cambiar
Permite modificar los datos del comprobante solo si el comprobante no ha sido timbrado.
Borrar
Permite eliminar un comprobante solo si el comprobante no ha sido timbrado.
Cancelar Comprobante
Si el comprobante cuenta con un dato incorrecto esta opción permite cancelarla para generar uno nuevo.
Una vez cancelado le muestra un botón que le permite descargar el acuse de cancelado.
Ejemplo:
Descargar PDF
Permite guardar en el disco de su computadora el PDF del comprobante.
Descargar XML
Permite guardar en disco el XML del comprobante.
Enviar Email
Le permite enviar vía correo electrónico el comprobante PDF/XML a su cliente.
Exportar a Excel
Esta opción le permite exportar su catálogo de clientes a un archivo de Excel.
Exportar a Word
Esta opción le permite exportar su catálogo de clientes a un archivo de Word.
Facturar Cotización
Esta opción le permite generar una factura a partir de una cotización previemente realizada.
A continuación nos mostrará la siguiente ventana:
Debemos indicar a qué tipo de comprobante emitiremos, las opciones son:
FA. Factura.
RH. Recibos de Honorarios.
Para este ejemplo seleccionaremos la opción de ‘Factura’:
Nos muestra la ventana de captura del comprobante, donde podremos timbrarla,
guardarla o cancelar la captura utilizando los botones correspondientes.
Una vez generado nuestro comprobante, regresaremos al módulo de Cotizaciones para
seguir capturando nuevos comprobantes.
Consultar Ventas.
Esta opción le permite consultar las ventas que ha realizado en el año por medio de una
gráfica donde presenta las ventas registradas por mes.
Multiusuario Si cuenta con la versión de multiusuario podrá ver a sus usuarios con la cuenta maestra
(RFC) entrando a Empresa|Usuarios:
Alta de Usuario
Para dar de alta un usuario nuevo debe dar clic en para que aparezca la siguiente
ventana donde deberá introducir la información del usuario y dar clic en grabar:
Inicio de Sesión Multiusuario
Para iniciar sesión con la cuenta maestra (RFC) debe ir a www.sfacilenlinea.com/empresa
e introducir su RFC y contraseña:
Para iniciar sesión con cualquier otra cuenta que no sea la maestra (RFC) debe ir a
www.sfacilenlinea.com/empresa y dar clic en MULTI USUARIOS o ir directamente a
http://www.sfacilenlinea.com/empresa/Default2.aspx :
En la siguiente ventada se deben introducir 3 campos, RFC, Usuario y contraseña:
Portal de descargas de SFACIL FACTURA-E en LÍNEA Ingrese a la dirección electrónica http://www.SFacilenLinea.com/DESCARGAS/ para
visualizar la página web de la aplicación Portal de descargas de SFACIL FACTURA-E en
LINEA. Una vez que el usuario ingresa al sitio web, lo primero que observa es la página
principal del portal como se muestra a continuación:
Para realizar la descarga de los comprobantes debe de introducir el RFC Emisor y RFC
Receptor como se muestra a continuación:
Al seleccionar Entrar aparecerá una pantalla con el listado de sus comprobantes con las
opciones de:
Descargar PDF: Permite guardar en el disco de su computadora el PDF del comprobante.
Descargar XML: Permite guardar en disco el XML del comprobante.
