MANUAL DEL USUARIO

PROGRAMA BASE DE DATOS DE SIVICOS

DEFINICIONES El programa de SIVICOS es una herramienta que le permite a los usuarios externos del Instituto radicar las solicitudes para obtener la certificación de la Inspección Sanitaria de Puertos de Exportación e Importación, la cual hacen los usuarios utilizando el modulo de Tramites en Línea disponible en nuestra pagina Web que les permite radicar sus solicitudes, sin necesidad de trasladarse hasta nuestra sede principal. El proceso de ingreso de la información suministrada por las dependencias es el siguiente: Si usted es usuario del sistema de SIVICOS y tiene USUARIO Y CONTRASEÑA siga las siguientes recomendaciones: En su escritorio ósea en la pantalla del monitor se ha creado un acceso directo; el cual usted puede abrirlo ubicando el cursor encima del icono y dándole doble QUICK y el sistema lo abre automáticamente,

y a continuación aparecerá en su pantalla un despliegue con el logo del Instituto.

El cual le pedirá el nombre del usuario cuya composición será la siguiente: La inicial de su primer nombre, primer apellido completo y la inicial de su segundo apellido por ejemplo; si su nombre es LIBARDO LOPEZ GUERRERO, su usuario será // llopezg // y su contraseña que inicialmente se la dará el grupo de informática. La CONTRASEÑA de inicio para cada USUARIO NUEVO que se cree para utilizar el programa inicialmente es del 1,...,8; la cual una vez haya ingresado a la aplicación tendrá la oportunidad de cambiar cambiar y solo va hacer únicamente de su conocimiento. Una vez digitado el USUARIO y la CONTRASEÑA pulsando la tecla Enter o dándole Click en aceptar damos inicio al programa y a las diferentes opciones de trabajo que nos brinda, esto se puede ver en la siguiente pantalla.

Esta pantalla para cada rol de usuario presenta activos los siguientes iconos que el usuario puede manipular los cuales se detallan a continuación. TRAMITES - UTILIDADES. MENU DE TRÁMITES:

Esta opción contiene los menús que necesita el usuario interno para estudiar y dar el concepto de los certificados que solicitan los usuarios, para esto seleccionan Actividad en Puertos; como se muestra en la grafica anterior. LA OPCION ACTIVIDAD EN PUERTOS

• Al desplegar este menú aparece la siguiente ventana como se muestra a continuación; en ella podemos seleccionar el puerto al cual pertenezco como usuario, y una vez lo selecciono le doy buscar para que el sistema me cargue todos los radicados que están para estudio de certificación en el puerto.

Una vez tengo mis radicados en pantalla, el sistema me permite ubicar el radicado que necesito para trabajar más rápidamente digitándolo en la opción de radicado como se muestra en la grafica siguiente. Este paso me permite ver en detalle los datos suministrados por en usuario al momento de radicar, los cuales puedo manipular en el evento de alguna equivocación por parte del usuario.

1. GENERACIÓN DE ACTA El Primer paso que debe hacer como revisor para el estudio del trámite; es generar el Acta del certificado, esto lo hace ubicándose en el menú de Acta como se muestra en la grafica siguiente;

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En esta opción se da Generar Acta para que el sistema la genere con todos los productos radicados por el usuario; una vez hecho este paso, proceda a revisar la mercancía y detalle en el acta lo encontrado en la revisión. IMPRESIÓN DE ACTA Luego de generarla procedo a imprimir el documento pulsando el Boton Imprimir como y m despliega una ventana como se muestra en la siguiente grafica

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Luego diríjase al programa y busque nuevamente el radicado como lo muestra la grafica y actualice la información de los datos radicados con lo que encontró en la revisión, estos campos se pueden editar; una vez hizo esto guarde para actualizar el cambio.

2. PRODUCTOS Pase al menú de Productos como lo muestra grafica siguiente; aquí el sistema le muestra todos los productos que radico el usuario, compare cada producto radicado con lo encontrado en la revisión y si necesita hacer alguna actualización, ubique el cursor en la fila del producto que necesita actualizar y diríjase al icono de pulse para que el sistema le traiga los datos de ese lote y proceda realizar el cambio respectivo; una vez hecho esto damos guardar. Esto lo puede hacer para cada uno de los productos radicados, si es necesario; todos los campos que se muestran son editables.

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3. RESULTADO Esta opción me permite generar el resultado del estudio, él tramite debe tener numero de acta, debo completar los campos con la información como se muestra en la grafica siguiente.

Pulse Pulse

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Una vez genero el resultado procedo a la impresión del certificado de la siguiente manera: Pulso en botón imprimir y aparece una ventana como se muestra en la siguiente grafica.

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LA OPCION RECLASIFICAR ACTIVIDAD PUERTOS Puede acceder a este menú como se muestra en la grafica siguiente y tiene las opciones relacionadas a continuación:

Digite el numero de radicación y le da buscar para que le traiga los datos del radicado, en esta ventana puede actualizar el radicado por los tres ítems relacionados.

1. RECLASIFICAR POR ERROR DE RADICACION Esta opción la utiliza cuando el usuario al momento de hacer la radicación comete un error en la selección del puerto, este menú le permite al funcionario de puerto reclasificarlo y le puede aparecer en su área de trabajo.

2. RECLASIFIAR POR CERTIFICADO EN PUERTO DIFERENTE A LUGAR DE INSPECCION.

Esta opción se utiliza cuando el peticionario ha radicado en el puerto origen y la certificación va hacer expedida en el puerto de última barrera, por ejemplo; el origen de la mercancía es buenaventura puerto de origen y la mercancía va ha salir por Cúcuta. 3. ABRIR TRAMITE PARA MODIFICACION Esta opción solo esta disponible para el usuario del coordinador de área, y la utiliza cuando el certificado ha salido con un error al momento de sus emisión y que necesita ser corregido.

LA OPCION CONSULTAS Y LISTADOS (Información de Tramites) La utilizan cuando necesitan los reportes para informes; como se muestra en la grafica

Como se muestra en la grafica siguiente

MANUAL DEL USUARIO

APLICATIVO DE BUENAS PRACTICAS CLINICAS

1. DEFINICIONES El programa de Buenas Practicas Clínicas es una herramienta que le permite al grupo de Buenas Practicas Clínicas de la Subdirección de Medicamentos y Productos Biológicos ejercer un control sobre la información que reportan los usuarios al Instituto para el Programa de Buenas Practicas Clinicas. Grupo de Buenas Practicas Clinicas Este grupo es el encargado del ingreso de la información suministrada por el usuario y generarle numero de consecutivo en el aplicativo. El modulo permite Radicar, Agregar Instituciones Patrocinadoras y Comités de Ética . 2. COMO ACCEDER Y OPERAR EL APLICATIVO Si usted es usuario del aplicativo de Sívicos y tiene USUARIO y PASSWORD de ingresa debe tener un rol de le permita tener acceso a los Menú de Buenas Practicas Clínicas para esto siga las siguientes recomendaciones: En el escritorio sé su computador se ha creado un acceso directo; el cual usted puede abrirlo ubicando el cursor encima del icono dándole doble CLICK y el sistema lo abre automáticamente,

a continuación aparecerá en su pantalla un despliegue con el logo del Instituto.

el cual le pedirá el nombre del usuario cuya composición será la siguiente: La inicial de su primer nombre, primer apellido completo y la inicial de su segundo apellido por ejemplo; si su nombre es Adriana Venegas Saavedra, su usuario será avanegass y su contraseña la suministrada inicialmente por el grupo de informática y tecnología, esta contraseña se debe cambiar una vez se ingrese al aplicativo por la opción de utilidades cambio de password solo debe ser conocida por el usuario. Una vez digitado el USUARIO y la CONTRASEÑA pulsando la tecla enter o dándole Click en ingresar damos inicio al programa y a las diferentes opciones de trabajo que nos brinda, esto se puede ver en la siguiente pantalla.

1. MENU DE BUENAS PRACTICAS CLINICAS : Este menú le permite al grupo de Buenas Practicas Clínicas de la Subdirección de Medicamentos y Productos Biológicos Radicar la información reportada por los usuarios mediante el modulo de

Radicar BPC, Ingresar los datos de los Patrocinadores y Comités de Ética mediante el modulo de Agregar Persona y generar consultas mediante el Modulo de Reportes. Para acceso a este menú se ingresa al aplicativo de Sívicos por el menú de tramites que tiene el modulo de Buenas Practicas Clínicas con las siguientes opciones como se muestra en la siguiente figura siguiente.

1.1. Radicar PBC :

Este modulo le permite a los funcionarios del grupo de Buenas Practicas Clínicas ingresar la información reportada por los usuarios y darle un numero de consecutivo de radicación en el aplicativo, muestra la siguiente ventana

Para acceder a ingresar la información damos clic en: 1. NUEVO (1) : Esta opción permite activar las diferentes opciones con los datos que se muestran en la grafica. 2. CAMPO DE DATOS GENERALES (2) : Se debe ingresar los datos que se muestran en este modulo y contiene datos que son necesarios para que el sistema permita generar radicado. 3. MODULO DE REPORTES DE EVENTOS (3) : Este modulo permite ingresar los datos del paciente reportado por el usuario, tiene campos obligatorios y no obligatorios; Aunque todos los datos se deben completar para tener un reporte mas completo, como se muestra en la grafica anterior.

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4. REPORTES DE MEDICAMENTOS (4) : Este modulo permite ingresar los datos del Medicamento suministrado al paciente, tiene campos obligatorios y no obligatorios; Aunque todos los datos se deben ingresar para tener un reporte mas completo, como se muestra en la grafica siguiente.

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5. REPORTES DE ANTECEDENTES (5) : Este modulo permite ingresar los datos de los antecedentes del paciente, tiene campos obligatorios y no obligatorios; Aunque todos los datos se deben ingresar para tener un reporte mas completo, como se muestra en la grafica siguiente.

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6. REPORTES DE REACCIONES (6) : Este modulo permite ingresar los datos de las reacciones del estudio del paciente, no tiene campos obligatorios; Aunque todos los datos se deben ingresar para tener un reporte mas completo, como se muestra en la grafica siguiente.

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2. MENU AGREGAR PERSONA : Este menú me permite ingresar la información de las Instituciones de los Comités de Ética y de los Patrocinadores, se ingresa como se muestra en la grafica:

Se ingresa al modulo dando clic en agregar persona y muestra la siguiente ventana:

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Se debe :

1. Seleccione el tipo de identificación del Patrocinador o Comité de Ética. 2. Digite la identificación del Patrocinador o Comité de Ética. 3. Seleccione tipo de persona ( Patrocinador – Comité Ética). 4. Seleccione País del Patrocinador o Comité de Ética. 5. Seleccione Ciudad del Patrocinador o Comité de Ética. 6. Digite Nombre del Patrocinador o Comité de Ética. 7. Digite Dirección del Patrocinador o Comité de Ética. 8. Digite email del Patrocinador o Comité de Ética. 9. Digite Teléfono y Fax del Patrocinador o Comité de Ética. 10. Agregar Persona.

3. MENU REPORTES : Este menú me permite consultar la información registrada en la base de datos, se puede consultar por diferentes campos, se ingresa como se muestra en la grafica:

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Se ingresa al modulo dando clic en agregar persona y muestra la siguiente ventana:

Permite consultar bajo los parámetros descritos en la ventana, ejemplo: por identificación y despliega los datos que se encuentran registrados en la base con esa identificación grafica anterior. 3. CONSULTA Y ACTUALIZACION DE REPORTES RADICADOS : Este menú me permite consultar la información registrada en la base de datos, se puede consultar por diferentes campos, se ingresa como se muestra en la grafica:

LA OPCION VISITAS IVC El modulo IVC, dentro del aplicativo de sivicos consta principalmente de 2 menus en el cual se realizara el ingresio y consulta de la informacion asociada a las vistas de Inspeccion vigilancia y Control realizadas por la Subdireccion de alimentos a los establecimientos de su competencia.

1. Ingreso de Censo de Establecimientos.

En la opcion del menu Establecimientos podemos realizar el ingreso de nuevos establecimientos objeto de vigilancia. Debemos seleccionar y dar click sobre la opcion Registrar nuevo establecimiento.

Al seleccionar dicha opción nos remite a un formulario de ingreso de información con 3 pestañas de opciones la cual almacenara información propia y asociada al establecimiento que se pretende ingresar. a. Datos Generales: En esta pestaña del formulario se ingresa la información

propia del establecimiento, como numero de identificación tipo de identificación, tamaño de la empresa, razón social, ubicación discriminando si existen sucursales del establecimiento.

La direccion del establecimirento debe diligenciarse a traves del teclado virtual dispuesto para dicha tarea, donde estan las abreviaturas de las descripciones geograficas mas comunes. Ejem AV – Avenida.

b. Productos / Actividades: Esta pestaña nos permitirá asociar al establecimiento los diferentes tipos de productos y actividades desarrolladas por el mismo. Se enmarca en un total de 20 Grupos de Alimentos cada uno de ellos con diferentes categorías y actividades que se pueden realizar a los productos que abarcan. Se puede seleccionar más de una categoría de alimentos de diferentes grupos; lo mismo sucede con las actividades. Las categorías de alimentos y actividades que queden en la lista de color verde serán aquellos que queden asociados al establecimiento que se está ingresando.

c. Contactos: Se ingresaran los datos básicos del representante legal y del

administrador del establecimiento si este último aplica. En este modulo es necesario utilizar nuevamente el teclado virtual dispuesto para el ingreso de direcciones. Después de haber realizado el ingreso de información de esta última pantalla se da click en el botón de registrar datos; de manera automática realizara la verificación de datos obligatorios en el formulario, si falto el diligenciamiento de un campo obligatorio el aplicativo le informara que campo se debe completar y nuevamente se deberá dar click en el botón de registrar datos.

2. Actualizacion de datos de un establecimiento registrado.

En la opcion del menu Establecimientos – Actualizacion de datos de un establecimiento registrado podemos realizar la actualizacion de los datos asociados a un establecimiento existente en el aplicativo. Nos enviara a un formulario donde se tienen 2 opciones de ingreso a. Identificacion: Numero de Identificacion con el cual el establecimiento fue

ingresado por primera vez.

b. Establecimiento: Razon Social del Establecimiento.

En cualquiera de las dos opciones es preciso escribir mas de 5 caracteres para poder realizar la busqueda de manera mas exacta, si se diligencio el campo identificacion dar click en Nit, de lo contrario dar click en el boton nombre.

Despues de haber realizado la consulta en la base de datos se mostraran los demas controles con la informacion asociada al establecimiento buscado. Si la busqueda da como resultado mas de un establecimiento es necesario seleccionarlo dando click en el listado donde aparece razon social, sucursal, etc; para que de esta manera actualise los controles de acuerdo al establecimiento que se seleccione.

Las opciones de actualizacion disponibles en este formulario es cambiar el estado del establecimiento, ingresar nuevos productos, asociar nuevas actividades y cambiar la informacion de los contactos del establecimiento. Despues de realizar cualquier cambio en algunos de los controles se activara el boton de Guardar Cambios, permitiendo realizar el cargue respectivo de la nueva informacion asociada al establecimiento. .

3. Repostes de Visitas.

La segunda funcionalidad del modulo de IVC es el reporte de visitas realizadas a los establecimientos registrados con anterioridad. Para cada visita es necesario ingresar informacion basica y opcional que se detallara en el presente item.

Para iniciar con el proceso de ingreso de visitas se debe acceder a traves del menu Visitas – Informe de Visita.

La pantalla donde nos remite el aplicativo de manera inicial nos permitira el diligenciamiento de de dos campos. Nos enviara a un formulario donde se tienen 2 opciones de ingreso. c. Identificacion: Numero de Identificacion con el cual el establecimiento fue

ingresado por primera vez.

d. Establecimiento: Razon Social del Establecimiento.

En cualquiera de las dos opciones es preciso escribir mas de 5 caracteres para poder realizar la busqueda de manera mas exacta, si se diligencio el campo identificacion dar click en Nit, de lo contrario dar click en el boton Nombre.

Los datos arrogados mostraran los establecimientos que cumpla con el parametro de busqueda ingresado y se debe seleccionar el establecimiento o sucursal especifico sobre el cual se va a ingresar el informe de vista realizado. Al hacer dicha selección nos indicara cual es la ubicación (Departamento Municipio), y la fecha d ela ultima visita realizada al establecimiento.

Al dar click en el boton informe, se visualizaran todos los controles minimos necesarios a diligenciar para la visita ejecutada. Como primera medida deben indicar los profesionales encargados de realizar la visita al establecimiento anteriormente seleccionado. Se realiza la selección a traves de la lista de fondo blanco para transladar a cada ptrofesional involucrado a lista de color verde. En la pestaña activa del formulario (Parte inferior), se debera indicar la fecha de realizacion de la visita, la cual debe cumplir con la siguiente condicion, no ser menor a la fecha de la ultima vista y no ser superior a la fecha actual. En el campo de horas de desplazamiento se debe indicar cual fue el tiempo transcurrido entre el punto de trabajo del profesional al establecimiento vistado. Por otro lado el objetivo de la vista se debera seleccionar una de las opciones disponibles en dicha lista.

Al pasar a la siguiente pestaña de concepto, se debera indicar el concepto final que se le dio a la visita. Al seleccionar el concepto de la vista se le debe indicar a que aplica y las causales que llevaron a tomar la decision de la aplicación del concepto selecionado; si el concepto selecionado es pendiente o favorable condicionado se debera indicar la fecha maxima de cumplimiento de

requerimientos y si es desfavorable debera indicar el oficio remitido a la oficina juridica de la aplicación de la medida sanitaria. La siguiente pestaña que se debe diligenciar es las observaciones generales de la visita; donde por parte del profesional se podra indicar aspecto relevante de dicha vista efectuada.

En la pestaña de datos generales se puede seleccionar las siguientes opcciones de acuerdo al desarrollo de la visita realizada. a. Requerimientos a Recordar: Ingreso de requerimientos solicititados por el

INVIMA, al establecimiento visitado con el fin de dar cumplimiento a la normatividad vigente.

b. Hubo Medidas Sanitarias: Si el concepto fue desfavorable se le aplica medida sanitaria, indicando a que aplica y loas observaciones sobre la misma.

c. Hubo Toma de Muestras: Si en la visita se hizo toma de muestras a metrias primas o productos se debe indicar a cuales y en que cantidad se realizo la muestra.

d. Hubo Acompañamiento: Si al realizar la visita se realizo acompañamiento por

funcionarios de otra entidad se debe diligenciar la informacion solicitada en dicha pestaña.

4. Reportes de Visitas.

El modulo de visitas permitira realizar consulta a las visitas realizadas a cada establecimiento por establecimiento.

La consulta realizada se podra visualizar la informacion relacionada a las vistas realizadas a determinado establecimiento, mostrando si hubo requerimientos minimos, toma de muestras, medidas sanitarias y decomisos de proeductos..