Manual Diplomas

Introducción Este manual tiene la tarea de explicar el funcionamiento del procedimiento de registro e impresión de diplomas. A continuación explicamos que hay que hacer para que a un alumno se le registre un diploma

Formulario Alumno-Curso Es en la ficha de Alumno-Curso donde se deberán introducir los datos para que al alumno se le registre un diploma. A dicha ficha se podrá acceder desde el Area de alumnos, o pinchando en los enlaces a los alumnos que aparecen en los expedientes.

Cuando el alumno está en estado “INI” y anteriormente a realizar el procedimiento de fin del curso deberá introducir el campo de Grado de Aprovechamiento en aquellos alumnos que van a tener derecho a algún tipo de diploma o certificado de profesionalidad. Para ello, en la ficha alumno/curso deberá ir a la sección Datos de seguimiento de la acción y pulsar en el botón Modificar datos seguimiento.

Se le abrirá otra pantalla, donde deberá escoger el valor del grado de aprovechamiento siguiendo las siguientes reglas:

• Si el curso no es modulable

� Si el porcentaje de Horas de Falta es superior al 25% no tendrá derecho a ningún diploma.

� Si el grado de aprovechamiento es “4 NO APTO” sólo tiene derecho a

diploma de asistencia. � Si el grado de aprovechamiento es “3 APTO” sólo tiene derecho a

diploma de aprovechamiento. � Si el grado de aprovechamiento está vacío no se le permite introducir

datos del diploma.

• Si el curso es modulable aparecerán los módulos de los que consta para poder marcar la evaluación individualmente.

� Si el grado de aprovechamiento está vacío no se le permite introducir datos del diploma.

� Si el grado de aprovechamiento es “4 NO APTO” indica que el alumno

no ha terminado el curso con aprovechamiento por lo que puede tener derecho a diploma de asistencia por el total o las horas que haya acudido y derecho a diploma de aprovechamiento de aquellos módulos/unidades formativas que haya superado. Deberá marcar los módulos con aprovechamiento apto, exento o no apto.

Si no marca ningún modulo como NO APTO le dará un error.

� Si el grado de aprovechamiento es “3 APTO” indica que el alumno ha terminado el curso con todos los módulos/unidades formativas superadas y todos los módulos deberán aparecer como aprovechamiento APTO o EXENTO.

� Si el porcentaje de Horas de Falta es superior al 25% tendrá derecho al diploma de aprovechamiento de los módulos/unidades formativas de certificados de profesionalidad que hubiese superado con aprovechamiento.

• Si el alumno es baja a lo largo del curso, deberá introducir los datos relativos a la baja y marcar el grado de aprovechamiento como NO APTO (si va a generar algún diploma de asistencia y/o aprovechamiento) o bien dejarlo en blanco. Deberá marcar como baja a Si el módulo donde se produjo la baja y automáticamente pondrá a Si todos los módulos posteriores. Los módulos anteriores deberán marcarse a apto, exento ó no apto si procede.

Una vez introducidos los datos de seguimiento y cuando el alumno esté en estado de BAJA ó haya finalizado la acción formativa (“FIN”, “PRODIPLO”) se visualizará un enlace con el que se podrá visualizar la evaluación del alumno.

Para que un alumno pueda recibir un diploma es requisito necesario que el curso esté finalizado. A un alumno podrá introducirsele las horas y los módulos/unidades formativas siempre que su estado sea “FIN” “PREFIN”, “BAJA” o “PRODIPLO” y tenga valor en el campo de Grado de Aprovechamiento. No se coge automáticamente lo que tenga marcado en la evaluación del alumno para rellenar la parte de diplomas. En la ficha de alumno curso se podrá encontrar una sección denominada diplomas. En las pantallas siguientes vemos la sección de diplomas de un alumno de un curso modulable (véase el campo Curso Modulable con el valor “SI”) de una especialidad que no contiene unidades formativas.

Vista previa

Vista en edición

En las pantallas siguientes vemos la sección de diplomas de un alumno de un curso modulable (véase el campo Curso Modulable con el valor “SI”) de una especialidad que contiene unidades formativas.

Vista previa

Vista en edición

Funcionamiento general La entidad deberá de introducir las horas en la casilla de horas correspondiente al tipo de diploma que desea que se le conceda al alumno. En caso de que el curso sea modulable, la entidad deberá de señalar los módulos/unidades formativas correspondientes al tipo de diploma, y automáticamente se irán sumando el número de horas de cada módulo. Si tiene todos los valores inferiores puede marcar el campo superior y englobará a los que contiene, sino deberá marcar cada módulo o unidad formativa por separado. También debera marcar la formación complementaria si ha sido impartida. Es importante que se fije que el alumno se grabe con los valores correctos. Ejemplo: Queremos que un alumno reciba un diploma de aprovechamiento. Lo que haremos es marcar los módulos/unidades formativas a los que ha ido el alumno y se irán sumando las horas automáticamente.

En caso de que el curso no fuera modulable meteríamos las horas directamente en la casilla de las horas. Casos particulares

• Modulable sin unidades formativas Los alumnos podrán recibir un diploma por asistencia y/o por aprovechamiento, por los módulos a los que hayan asistido o hayan sido aprovechados. Para que reciban un diploma u otro lo que la entidad deberá de hacer es señalar los módulos que considere necesarios (ya sean de asistencia o de aprovechamiento, dependiendo del diploma que deseen dar). En caso de que sea necesario se podrán modificar el número de horas.

• Modulable con unidades formativas Los alumnos podrán recibir un diploma por asistencia y/o por aprovechamiento, por los módulos a los que hayan asistido o hayan sido aprovechados. Para que reciban un diploma u otro lo que la entidad deberá de hacer es señalar las unidades formativas que considere necesarios (ya sean de asistencia o de aprovechamiento, dependiendo del diploma que deseen dar). En caso de que sea necesario se podrán modificar el número de horas.

• No modulable

Los alumnos podrán recibir un diploma por asistencia o por aprovechamiento. Para recibir uno u otra diploma se deberá rellenar las horas de la casilla correspondiente.

Generación e Impresión de Diplomas Para poder generar e imprimir los diplomas, el expediente debe encontrarse en estado FIN, BAJA ó LIQ. Dentro del área de Alumnos, despliegue el procedimiento llamado Generación e impresión de diplomas y pulse el botón Ir.

A continuación le aparecerán todos sus cursos para los que puede generar los diplomas. Escoja el que le interese y pulse ejecutar.

Dentro del procedimiento que se le genera, escoja la opción de Seleccionar alumnos y marque todos aquellos que quiera generarle un diploma ya sea de asistencia y/o aprovechamiento. Mientras no se finalize el procedimiento podrá añadir aquellos alumnos que no seleccionó anteriormente. Puede eliminar la selección escogiendo la

actividad Deshacer selección de alumnos y le desaparecerán del procedimiento los alumnos que haya seleccionado previamente.

Los alumnos seleccionados aparecerán con estado PRODIPLO y si no lo hizo anteriormente le permitirá editar y marcar los módulos ó las horas para la generación de los diplomas.

Si quiere generar los diplomas de asistencia ejecute la actividad Generar Diplomas de Asistencia. Aparecerán todos los alumnos que tengan valores en los campos de diploma de asistencia. Marque aquellos para los cuales quiera generar el diploma.

Les aparecerá un documento por cada diploma de asistencia (ver Tipo Documento DIPLOASISTENCIA) en estado de edición.

Abra el documento y compruebe que es correcta la información que contiene. Si el curso es modulado aparecerán los contenidos formativos que tenía marcado el alumno. Si no es modulado, deberá introducirlos en el diploma. Le aconsejamos que

lea al final del documento los consejos de impresión antes de editar y/o imprimir el diploma.

Si el curso es no modulado deberá introducir los contenidos para lo cual deberá entrar en el diploma y pulsar el botón Editar. Le aparecerá el contenido del diploma. Deberá introducir los contenidos debajo de la línea en negrita Contenidos Formativos. Puede utilizar los iconos que aparecen al principio de la edición del documento para escoger tipo de letra, negrita, tamaño, etc si lo considera oportuno. Bajo ningún concepto elimine el código que aparece en verde.

El procedimiento a seguir para los diplomas de aprovechamiento es exactamente igual que el de asistencia. Eligiendo la actividad Generar Diplomas de Aprovechamiento, le aparecerán los alumnos que tienen derecho según lo marcado en la ficha alumno/curso al diploma de aprovechamiento.

Les aparecerá un documento por cada diploma de aprovechamiento (ver Tipo Documento DIPLOAPROVECHAMIENTO) en estado de edición.

Recuerde validar y firmar los diplomas, ya que los alumnos tienen que quedar en FIN al finalizar. La Administración cerrará el procedimiento una vez validado que es correcto.

Generación e Impresión de Certificados de prácticas No Laborales Los certificados de prácticas no laborales se crean de forma muy similar a los anteriores, pero hay que tener en cuenta algunos detalles. NOTA: No confunda los módulos de prácticas no laborales de los certificados de profesionalidad que ya aparecen en los diplomas de asistencia/aprovechamiento correspondientes con el certificado de prácticas no laborales que se realizan en empresas después de la finalización del curso que son a las que nos referimos en esta apartado. Sólo se podrán crear diplomas de aquellos alumnos que tengan los datos de prácticas correctamente añadidos y se encuentren en estado FIN. Para ello hay que ir a la ficha de alumno curso, a la que se accede desde el Area de alumnos, o pinchando en los enlaces a los alumnos que aparecen en los expedientes.

Después baje hasta la sección “Datos de practicas”.

Pulsando en el botón “Modificar datos de prácticas” nos aparecerá una nueva ventana emergente donde debe introducir todos los datos necesarios que aparecerán en el certificado (Empresa, Tutor, Fecha de inicio y Fecha de fin de las prácticas y número de horas. Las empresas con las que se haya creado un compromiso de prácticas deberán estar ya introducidas previamente en el sistema como terceros. Se verifica que las fechas introducidas son correctas. Una vez que hayamos introducido todos los datos obligatorios pulsamos “Guardar y cerrar” y automáticamente pasaran al registro del alumno en el curso (el sistema tendrá en cuenta si no pueden añadirse mas alumnos a las practicas de una determinada empresa y alertará de ello).

El siguiente paso es crear los certificados. Dentro del área de Alumnos, despliegue el procedimiento llamado “Certificado Módulo de Prácticas” y pulse el botón Ir

A continuación le aparecerán todos sus cursos para los que puede generar los diplomas. Escoja el que le interese y pulse ejecutar. Es importante tener en cuenta que no puede tener abierto para el mismo curso ningún procedimiento de diplomas. Hasta que no se finalice el anterior no se podrá crear ninguno nuevo. También es necesario que exista al menos un alumno con los datos de prácticas añadidos.

Dentro del procedimiento que se le genera, escoja la opción de Seleccionar alumnos y marque todos aquellos a los que quiera generarle un certificado. Mientras no se finalize el procedimiento podrá añadir aquellos alumnos que no seleccionó anteriormente. Puede eliminar la selección escogiendo la actividad Deshacer selección de alumnos y le desaparecerán del procedimiento los alumnos que haya seleccionado previamente.

Solo aparecerán en el listado alumnos con la sección de “datos de practicas” completada.

Los alumnos seleccionados aparecerán con estado PRODIPLO.

El siguiente paso es generar los certificados de prácticas. Para ello seleccionamos la opción “Generar Certificado de prácticas” y pulsamos ejecutar. A continuación seleccionamos de nuevo los alumnos a los que queremos generar los certificados, en principio todos los que estén en la lista.

Esto creara los diplomas de los alumnos seleccionados en modo EDIC.

Es necesario editar estos diplomas manualmente con el objetivo principal de añadir los módulos de formación práctica. Para ello hay que proceder uno a uno de la siguiente forma. Entramos en el diploma y pulsamos el botón “Editar”

Deberá introducir los contenidos debajo de la línea en negrita Contenidos Formativos. Puede utilizar los iconos que aparecen al principio de la edición del documento para escoger tipo de letra, negrita, tamaño, etc si lo considera oportuno. Bajo ningún concepto elimine el código que aparece en verde. Lo importante es que para que la impresión sea correcta, todo lo que quiera añadir como Capacidades profesionales del modulo de formación práctica deberá hacerse justo en el siguiente punto que deberá localizar en el diploma, entre las etiquetas <BR/> Y </TD>

Lo probable es que como minimo siempre sea necesario cambiar el color de la fuente. De forma que quede algo del estilo :

Recuerde validar y firmar los certificados, para que los alumnos recuperen el estado inicial que tenían. La Administración cerrará el procedimiento una vez validado que es correcto.

Consejos para la Impresión de Diplomas El diploma de asistencia se imprime en vertical en una hoja A4. Si tiene impresora en color quedará mejor ya que los escudos son en color. El de aprovechamiento en horizontal en la plantilla predefinida. Si su impresora es de doble cara actívelo y sino tendrá que imprimir una cara, sacar el diploma, darle la vuelta e imprimir la otra cara. Por lo menos la primera vez que imprima un diploma de aprovechamiento hágalo en una hoja en blanco y comprueba si se ajusta correctamente al diploma. Al editar un documento con la herramienta de terceros que viene con Sintrafor hemos comprobado que alguna vez nos cambia la configuración de la primera hoja introduciendo líneas en blanco y eliminando los códigos de justificación de texto. Si es su caso, deshaga el diploma, vuelva a generarlo, imprima la primera cara (que no debería ser necesario editarla ya que deberían aparecer todos los contenidos correctos), imprímala, edite la segunda cara para añadir los contenidos, guarde e imprima la segunda cara. Otra manera de editar e imprimir el diploma: imprimir el diploma a una impresora de PDF’s (p.e: PDFCreator, Nitro PDF, etc) y una vez que está en PDF ó bien editarlo con Acrobat Writer ó bien con una herramienta convertir el PDF a Word (Nitro PDF). Una vez editado, ya sea en word ó en PDF imprimir. Aún así deberá introducir los contenidos en el los diplomas de especialidades no moduladas para el caso de que un futuro tenga que reimprimir los diplomas. IMPORTANTE: Debido a la variedad amplia de impresoras del mercado no se atenderán incidencias de impresión de diplomas relacionadas con la impresora, ni con herramientas de conversión a PDF ó Word.