Excel II

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¿Qué es Excel?

Excel es un programa de hojas de cálculo de Microsoft Office system. Permite crear y aplicar formato a libros (un conjunto de hojas de cálculo) para analizar datos y tomar decisiones fundadas sobre aspectos de su negocio. Concretamente, se puede usar para hacer un seguimiento de datos, crear modelos para analizar datos, escribir fórmulas para realizar cálculos con dichos datos, dinamizar los datos de diversas maneras y presentarlos en una variedad de gráficos con aspecto profesional.

Entre los escenarios más comunes de uso de Excel se incluyen:

Contabilidad Se pueden usar las eficaces características de cálculo de Excel en muchos informes contables y financieros (por ejemplo: estados de flujo de efectivo, balances de ingresos o estados de resultados).

Definición de presupuestos Ya sea que sus necesidades sean personales o empresariales, puede crear cualquier tipo de presupuesto en Excel (por ejemplo: planes de presupuesto de marketing, presupuestos de eventos o presupuestos de jubilación).

Facturación y ventas Excel también es útil para administrar datos de ventas y facturación, y en éste se pueden crear fácilmente los formularios que se necesiten (por ejemplo: facturas de ventas, albaranes u órdenes de compra).

Informes Con Excel, se pueden crear diversos tipos de informes para mostrar resúmenes o análisis de datos (por ejemplo: informes que miden el rendimiento de los proyectos, que muestran la variación entre los resultados reales y los proyectados, o que se pueden usar para pronosticar datos).

Planeación Excel es una gran herramienta para crear planes profesionales u organizadores útiles (por ejemplo: planes semanales de clases, planes de estudios de marketing, planes de impuestos para fin de año u organizadores para ayudarlo con la planificación de comidas semanales, fiestas o vacaciones).

Seguimiento Se puede usar Excel para hacer el seguimiento de los datos en una planilla de horas o en una lista (por ejemplo: planillas de horas para hacer un seguimiento del trabajo o listas de inventario con las que se hace un seguimiento al inventario).

Uso de calendarios Gracias a su área de trabajo con cuadrícula, Excel se presta para crear cualquier tipo de calendario (por ejemplo: calendarios académicos para hacer el seguimiento de las actividades durante el año escolar o calendarios del año fiscal para hacer el seguimiento de eventos empresariales e hitos).

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La ventana de Microsoft Excel muestra una hoja con una cuadrícula de filas y columnas. Cada recuadro, o celda, tiene una referencia que indica su posición en la fila y en la columna, por ejemplo A1 en cada celda se va a alojar un dato distinto de la información.

LIBRO DE TRABAJO: Los documentos creados en Excel se denominan LIBROS, cada una de ellos se componen de varias hojas de cálculo almacenadas en un mismo archivo, que se identifican por su extensión .xlzx. Está formada por 16.384 columnas (XFD) y 1.048.576 filas. El ancho máximo de las columnas es de 255 caracteres, (En la versión 2003, está formada por 256 columnas y 65.536 filas y su extensión es .XLS)

CELDA: Cada una de las casillas rectangulares que componen una hoja de cálculo y constituye la unidad básica de la misma se denomina celda. Las celdas se organizan en filas y columnas y su nombre se crea precisamente combinando la letra de la columna con el número de la fila en que se encuentran. Nº total de caracteres que puede contener una celda 32.767 caracteres.

FÓRMULA: Son los elementos esenciales de una hoja de cálculo. Introduciendo estos elementos en las celdas, convertimos la hoja en una calculadora que actualiza los resultados cada vez que se modifica una variable. Una fórmula puede consistir en una operación con constantes o puede hacer referencia a otras celdas. Un ejemplo del primer caso sería la expresión =8+5 que da siempre el mismo resultado, en cambio, una fórmula del segundo tipo, como =B3-10, devolverá un resultado diferente en la celda que la contiene cada vez que el contenido de la celda B3 varíe. Las fórmulas pueden escribirse directamente en las celdas, o bien a través de la Barra de Fórmulas, que es la forma más correcta. Toda fórmula debe ir precedida del signo igual (=) que la identifica como tal en el programa.

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Barra de Fórmulas

Información general de las fórmulas:

Las fórmulas son ecuaciones que pueden realizar cálculos, devolver información, manipular el contenido de otras celdas, comprobar condiciones, etc. Una fórmula siempre comienza con el signo igual (=) o con el signo más (+). A continuación, se ofrece una muestra de los tipos de fórmulas que se pueden escribir en una hoja de cálculo. =5+2*3 Suma 5 al resultado de multiplicar 2 por 3.

=A1+A2+A3 Suma los valores de las celdas A1, A2 y A3.

=RAIZ(A1) Usa la función RAIZ para devolver la raíz cuadrada del valor

contenido en A1.

=HOY() Devuelve la fecha actual.

=MAYUSC("hola") Convierte el texto "hola" en "HOLA" mediante la

función de hoja de cálculo MAYUSC.

=SI(A1>0) Comprueba si la celda A1 contiene un valor mayor que 0.

Orden en que Excel ejecuta las operaciones en las fórmulas

En algunos casos, el orden en el que se ejecuta el cálculo puede afectar al

valor devuelto de la fórmula. Por tanto, es importante comprender cómo se

determina el orden y cómo puede cambiar el orden para obtener los

resultados deseados.

Orden de cálculo

Las fórmulas calculan los valores en un orden específico. Las fórmulas de

Excel siempre comienzan por un signo igual (=). Excel interpreta los

caracteres detrás del signo igual como una fórmula. Tras el signo igual están

los elementos que se van a calcular (los operandos); por ejemplo, constantes

Insertar función Muestra la lista de funciones de uso más

frecuente

Celda Cancelar Contenido de la celda

Aceptar o Enter

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o referencias a celdas. Éstos se encuentran separados por operadores de

cálculo. Excel calcula la fórmula de izquierda a derecha, según el orden

específico de cada operador de la fórmula.

Prioridad de operadores

Si se combinan varios operadores en una única fórmula, Excel ejecutará

las operaciones en el orden que se indica en la siguiente tabla. Si una

fórmula contiene operadores con la misma prioridad (por ejemplo, si una

fórmula contiene un operador de multiplicación y otro de división), Excel

evaluará los operadores de izquierda a derecha.

Operador Descripción

: (dos puntos)

(un solo espacio)

; (punto y coma)

Operadores de referencia

– Negación (como en –1)

% Porcentaje

^ Exponenciación (Alt+094)

* y / Multiplicación y división

+ y - Suma y resta

& Conecta dos cadenas de texto (concatenación)(Alt+038)

= < > <= >= <

>

Igual Distinto Menor o igual Mayor o igual Menor (Alt+060) Mayor (Alt+62)

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Uso de paréntesis

Para cambiar el orden de evaluación, escriba entre paréntesis la parte de la

fórmula que se calculará en primer lugar. Por ejemplo, la siguiente fórmula da

un resultado de 11 porque Excel efectúa la multiplicación antes que la suma.

La fórmula multiplica 2 por 3 y, a continuación, suma 5 al resultado.

=5+2*3

Por el contrario, si se utilizan paréntesis para cambiar la sintaxis, Excel

sumará 5 y 2 y, a continuación, multiplicará el resultado por 3, con lo que se

obtiene 21.

=(5+2)*3

En el siguiente ejemplo, los paréntesis que rodean la primera parte de la

fórmula indican a Excel que calcule B4+25 primero y después divida el

resultado por la suma de los valores de las celdas D5, E5 y F5.

=(B4+25)/SUMA(D5:F5)

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Partes de la Ventana Hay que señalar que la versión 2007 y 2010 del programa presentan una clara diferencia respecto a versiones anteriores en lo que a su interfaz se refiere. Las herramientas que antes se repartían entre la Barra de menús y las diferentes barras de herramientas ahora se distribuyen entre la Barra de herramientas de acceso rápido y la Cinta de opciones

Bajo la Cinta de opciones se halla la Barra de fórmulas, acompañada del cuadro de nombres que nos indica la celda o el rango seleccionado. La parte central de la pantalla está ocupada por el Área de trabajo con sus celdas, acompañada de las típicas Barras de desplazamiento vertical y horizontal. Esta última comparte el espacio horizontal con las etiquetas de las hojas. Al pie de la pantalla, la Barra de estado incluye por defecto el estado de la celda seleccionada, los iconos de acceso directo a las vistas, el botón de Zoom y el botón deslizante del zoom. Utilizando el menú contextual de esta barra es posible configurarla para que muestre diferente información.

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La cinta de opciones, la Barra de herramientas de Acceso rápida, la ficha

Archivo, Al hacer clic en la pestaña Archivo, se ven muchos de los comandos

básicos que se veían al hacer clic en el botón de Microsoft Office o

en el menú Archivo en versiones anteriores de Microsoft

Office,como Abrir, Guardar e Imprimir.

En la ficha Archivo podrá ver la Vista Backstage de Microsoft Office. La Vista Backstage es donde se administran los archivos y sus datos, creando, guardando, inspeccionando metadatos o información personal ocultos y configurando opciones etc., están especialmente diseñados y orientados a los resultados y facilitan enormemente el trabajo con las diferentes herramientas del programa, que permiten realizar modificaciones de este entorno.

La cinta de opciones está diseñada para facilitar la tarea de localizar los comandos necesarios para ejecutar una acción. Cada una de la fichas de la cinta reúne los grupos de comandos relacionados con una actividad concreta (Insertar, diseñar la página, introducir fórmulas, etc.) para pasar de una ficha a otra basta con pulsar sobre su correspondiente pestaña o con la rueda del mouse. Además de las fichas normales, y en función del elemento seleccionado, pueden aparecer en la Cinta de opciones fichas contextuales que incluyen las herramientas de edición propias de dicho elemento (Herramientas de imagen, Herramientas de tabla, etc). Junto a algunos títulos de los grupos de herramientas aparece un pequeño icono que da acceso a un cuadro de diálogo o a un panel de opciones relacionado con la categoría a la que pertenecen.

Movimiento a través de la hoja con el teclado

Para moverse Presione del teclado Arriba o abajo una fila <> ó <> Izquierda o derecha de una columna <> ó <> Al comienzo de una fila la tecla <Inicio> A la última celda con información <Ctrl> + <Fin> Al principio de la hoja <Ctrl> + <Inicio> Una pantalla hacia abajo <Av Pág> Una pantalla hacia arriba <Re Pág> Avanzar a una hoja <Ctrl>+ Av Pág> Retroceder una hoja <Ctrl + Re Pág> Para acceder a cualquier comando de La cinta de opciones <ALT y la letra> que aparece en la información sobre teclas acerca de la función que desee utilizar

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Para seleccionar con el teclado

Para Presione del teclado

Extender la selección <Shift>+ las flechitas de movimiento Seleccionar una columna entera <Ctrl> + <Espacio> Seleccionar una fila entera <Shift> + <Espacio> Shift+Fin+, Shift+Fin+;Shift+Fin+ Extiende la selección Además del método de selección con el teclado, tiene el método de selección con el ratón o mouse. El apuntador del ratón con forma de una cruz nos indica que podemos hacer una selección

Para seleccionar con el ratón, basta con dar un clic sostenido sobre el área deseada hasta que esté sombreada. En la barra de Fórmula aparecen cuantas columnas y/o renglones se están seleccionando.

Se puede seleccionar fácilmente columnas enteras, dando un clic sobre los encabezados de las columnas y extendiendo el ratón hasta seleccionar cuantas columnas se deseen. De la misma forma se pueden seleccionar filas o

renglones completos dando un clic sobre el encabezado de las filas. Para seleccionar filas, columnas o celdas que no están contiguas, se utiliza

la tecla <Ctrl> y se usan los mismos métodos descriptos anteriormente. Finalmente para seleccionar toda la hoja se puede hacer con el botón que se encuentra a la izquierda del encabezado de la columna A y arriba del renglón 1 (Botón Seleccionar Todo) o Ctrl+E

Introducir y modificar datos en las celdas

La introducción de datos a una hoja de cálculo, se debe hacer celda por celda. Para cambiar la información de una celda, simplemente se vuelve a escribir sobre ella. Si no se desea borrar la información contenida sino realizar algunos cambios, presione la tecla <F2> o haga doble clic sobre la celda y se cambia o añade la información.

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Use la tecla <Tab> para moverse a la siguiente celda de la derecha. Use la tecla <Shift> + <Tab> para moverse una celda a la izquierda. Use la tecla <Enter> para moverse una celda hacia abajo. Use la tecla <Shift> + <Enter> para moverse una celda hacia arriba. Para copiar las celdas en lugar de moverlas: Mantenga presionada la tecla <Ctrl> mientras arrastra el mouse (ratón), Utilice los comandos Cortar, Copiar o Pegar: Realice la selección y haga clic con el botón secundario (derecho) del mouse para ver el menú contextual y luego seleccionar el comando adecuado. Para borrar datos de una celda: Seleccione la celda y presione la tecla Supr. Si comete un error: Haga un clic en el botón Deshacer. Para rellenar un rango de celdas: Para rellenar un rango de celdas con el mismo texto o valor, escriba el texto o el valor en una de las celdas y, a continuación, arrastre el controlador de relleno en cualquier dirección.

Para buscar la función correcta fácil y rápidamente: Haga clic en el botón Insertar función de la barra de fórmulas y obtendrá ayuda para encontrar la función que necesite y crear una fórmula.

Mensajes de error

En algún momento puede producirse el hecho que nos equivoquemos en la realización de una fórmula y ésta intente realizar cálculos con datos erróneos. Por ejemplo, podemos intentar =C1+C2 habiendo un texto en C1 y un número en C2, por lo que Excel devolverá un mensaje de error. Observe los siguientes mensajes de error y su causa:

#¡DIV/0! Se está intentando dividir un número entre 0 #N/A Valor no disponible #¿NOMBRE? Se ha utilizado un nombre que Excel no reconoce #¿NULO! Intersección no válida de dos áreas #¡NUM! Número utilizado de forma incorrecta #¡REF! Referencia no válida a una celda #¡VALOR! Operando o argumento erróneo ####### Columna demasiado estrecha para ver los datos

Arrastre el controlador de relleno

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Puede ajustar el espaciado y la alineación de los datos: arrastrando o haciendo doble clic en la línea del encabezado. Puede girar el contenido de las celdas 90 grados hacia arriba o hacia abajo. Seleccione la celda y, a continuación, haga clic en Orientación (Ficha Inicio), del grupo Alineación, seleccione la orientación que desee.

Insertar encabezados y pies de página

Incluida en el grupo de herramientas Texto de la ficha Insertar encontraras la herramienta Encabezado y pie de página. Al activar esta herramienta, la hoja se muestra con la vista Diseño de página, y con el encabezado seleccionado y lista parar ser editado. A la vez que se añade el encabezado, se muestra la ficha Herramientas para encabezados y pie de página, que nos permiten modificar el diseño de estos elementos, como ser el número de página, la fecha, la hora, el nombre del archivo y el nombre de la hoja. Además, nos permite crear encabezados y pies de página diferentes para páginas pares e impares o diferentes sólo para la primera página así como ajustar su escala con el resto del documento y alinearlos con los márgenes de la página.

Formato condicional

Estos permiten indicar a Excel que aplique automáticamente un determinado formato a la celda, como por ejemplo un sombreado de celda o un color de fuente, si se cumple una cierta condición especificada.

Base de Datos

Es una planilla con datos ordenados y clasificados adecuadamente, cada integrante de la BD que ocupa una fila se llama Registro y cada dato individual como nombre, precio, número, fechas etc. se denominan Campos. Para que una BD funcione correctamente, no debe tener filas ni columnas en blanco, cada registro debe ocupar exactamente una fila, la fila de títulos debe distinguirse de las filas de los registros por tener distinto formato o por tener títulos tipo texto encabezado datos numéricos en por lo menos una de las columnas.

A los números que no precisan cálculos en Excel, por ejemplo, los números de teléfono, se les puede dar formato de texto aplicando dicho formato a las celdas vacías antes de escribirlos.

Escribir fechas u horas

1. En la hoja de cálculo, haga clic en una celda. 2. Escriba una fecha o una hora tal como se indica a continuación:

Para la fecha utilice una barra oblicua o un guión para separar sus componentes; por ejemplo, escriba 05/09/2002 o 5 de septiembre de 2002.

Sugerencia: Para escribir la fecha actual, presione CTRL+; (punto y coma).

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Para escribir una hora según el formato de 12 horas, escriba un espacio y, a continuación, a o p detrás de la hora; por ejemplo, 9:00 p. De lo contrario, Excel escribirá la hora como a.m.

Sugerencia: Para indicar la hora actual, presione CTRL+MAYÚS+; (punto y coma).

Secuencia de fechas/texto/valores/celdas

Otra forma de crear una secuencia de números es:

1. Introducir en la celda el texto Ej.: lunes, Enero, Producto1, luego seleccionar el

área o rango donde desea completar, incluyendo la celda inicial.

2. Abrir la ficha Inicio, luego del grupo Modificar seleccionar la opción

Rellenar, y luego hacer clic en Series...

3. Del cuadro seleccionar Lineal y luego Aceptar.

Escribir los mismos datos en otras hojas de cálculo

Si ya ha escrito datos en una hoja de cálculo, puede rellenar rápidamente las celdas correspondientes de otras hojas.

1. Haga clic en la ficha de la hoja de cálculo que contiene los datos. A continuación, mantenga presionada tecla CTRL mientras hace clic en las fichas de las hojas que desea rellenar.

Nota: Si no ve la ficha que desea, haga clic en los botones de desplazamiento de las fichas para mostrar la que va a usar y, a continuación, haga clic en la ficha correspondiente.

2. En la hoja de cálculo, seleccione las celdas que contengan los datos escritos.

3. En la ficha Inicio, en el grupo Modificar, haga clic en Rellenar y, a

continuación, en Otras hojas.

4. En Rellenar, seleccione la opción deseada.

Notas: Los datos que escriba aparecerán en todas las hojas de cálculo seleccionadas y pueden reemplazar de forma accidental los datos existentes. Para evitarlo vea las hojas al mismo tiempo. En la ficha Vista, en el grupo Ventana, haga clic en Nueva ventana. Este grupo contiene los comandos y cuadros de diálogos para: Insertar una imagen desde el archivo, insertar imágenes prediseñadas, Formas y gráficos SmartArt.

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Ver saltos de página

1. Para quitar todos los saltos de página manuales, haga clic en Vista previa de salto de página. Haga clic con el botón secundario en cualquier celda de la hoja de cálculo y haga clic en la opción Restablecer todos los saltos de página del menú contextual.

Sugerencia: También puede quitar saltos de página en vista previa de salto de página si los arrastra fuera del área de impresión.

Para ver de vuelta la planilla sin los saltos marcados haga clic del Vista Normal ó Diseño de página.

Cómo ver hojas de cálculo al mismo tiempo

1. En la ficha Vista, en el grupo Ventana, haga clic en Nueva ventana. Cambie a la nueva ventana y, a continuación, haga clic en la ficha de la hoja de cálculo que desee ver.

2. Repita los pasos 1 y 2 para cada hoja de cálculo que desee ver.

En la ficha Vista, en el grupo Ventana, haga clic en Organizar todo. Para cancelar una selección de varias hojas, haga clic en cualquier hoja no seleccionada. Si no se puede ver ninguna hoja no seleccionada, haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en la ficha de hoja de una hoja seleccionada y, a continuación, elija Desagrupar hojas.

Dividir una hoja en varias ventanas.

Al dividir la pantalla en varias ventanas es posible visualizar distintas partes de la hoja de cálculos grandes al mismo tiempo.

1. Del grupo Ventana, seleccionar la opción Dividir. Arrastrar las líneas de división a la posición deseada.

2. Para eliminar la división se debe y seleccionar de vuelta la opción Dividir ó hacer doble clic sobre las líneas de división.

3. Para Cerrar el archivo actual, seleccione Cerrar del Botón del Office o usar el teclado presionando <Ctrl> + <F4> clic sobre el botón Cerrar ventana. Si no se ha guardado el archivo o si se hicieron modificaciones desde la última vez que se guardó, el Excel preguntará si se quiere guardar el archivo.

4. Para Salir del Microsoft Excel utilice del Botón del Office, la opción Salir del Excel, o usar la combinación de teclas <Alt> +<F4> o clic en el botón Cerrar.

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A partir de aquí realizaras ejercicios prácticos siguiendo las instrucciones del manual y del Instructor. Completa con las fórmulas y los pasos.

Práctica 1

Utilizando Operadores Matemáticos

Abre la carpeta que te indique el instructor, y luego el archivo Ejercicios de Excel II. Posteriormente guarda el libro con tu nombre y apellido. Posesiónate en la hoja “Práctica1” Cargue los datos en la hoja de cálculo, los números deben ser escritos sin los puntos utilizando el teclado numérico.

A B C D E F G

1 Paraguay Refrescos S. A.

2

3 Margen de Utilidad

4

5

6

7

8 Producto Costo Unitario

P. Venta Unitario

Utilidad Unitaria

Producción Mensual

Margen de Utilidad Mensual %

9 Coca Cola 2000 2800 1000000

10 Coca Cola Diet 2300 3200 900000

11 Fanta Diet 1900 2500 800000

12 Sprite 1800 2300 700000

13 Coca Cola Zero 2100 2900 600000

14 Totales

1. Cambia el color y el nombre de la hoja por Refrescos S. A.

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2. Seleccionar el rango B9:F14, y cambia el formato de los nº a Moneda (Gs).

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3. Selecciona el rango G9:G14 y cambia al estilo porcentual. Sin Decimales.

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En esta planilla, determinaremos el margen de utilidad de una compañía por cada producto, como también el total. Escribe el desarrollo de la fórmula.

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1. Calcula la Utilidad Unitaria ----------------------------------------------------------

2. Calcula el Margen de Utilidad Mensual ------------------------------------------

3. Calcula los totales ---------------------------------------------------------------------

4. Calcular el Porcentaje (%) -----------------------------------------------------------

(Utiliza referencia absoluta donde sea necesario F4).

Referencias Relativas: Cuando se crea una fórmula, normalmente las referencias de celda o de rango se basan en su posición relativa respecto a la celda que contiene la fórmula. Por ejemplo, en el caso de la fórmula de la Utilidad Unitaria.

Referencias Absolutas: Si no desea que Excel ajuste las referencias cuando se copie una fórmula en una celda diferente, utilice una referencia absoluta. Por ejemplo, para calcular el Porcentaje (%), se deberá Dividir el margen de utilidad mensual y el total. Para tal menester es necesario establecer cuál o cuáles son las celdas que permanecerán fijas o constantes, esto se hace agregando el signo del $, dólar a la fórmula ó con la tecla de función F4. Ej.=F9/$F$14. 5. Centra los títulos principales (A1:G1 y de A3:G3), luego cambia la fuente,

tamaño, color(Ctrl+1) ------------------------------------------------------------------

6. Selecciona el rango A8:G8, y cambia la alineación como esta en el modelo

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7. Mejora el aspecto de la planilla agregando bordes. Selecciona toda la planilla.

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8. Selecciona el rango de los productos A9:A13 y la utilidad unitaria D9:D13, para

luego crear un gráfico, Circular 3D.

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Después trabaje con las nuevas Herramientas de gráficos para personalizar el diseño y dar formato al gráfico, para ello utilice las fichas: Diseño, Presentación y Formato. Selecciona el Diseño 6. Agregue un título, y etiquetas a los datos, como esta en la muestra.

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9. Haga una vista previa de impresión (Ctrl+F2). Configura la página, cambia la orientación por horizontal, centra horizontal y verticalmente la página, y agrega un encabezado y un pie de página.

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Terminado el ejercicio compara los resultados con la muestra

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Práctica 2

Creación de series I

Excel permite crear series de datos a partir del valor inicial de la primera celda o celdas. Simplemente tenemos que utilizar el cuadro de llenado y Excel creará una serie automática. Posesiónate en la “Práctica 2 hoja1” del Ejercitario y realiza lo siguiente.

1. Copia los siguientes datos:

2. Selecciona el rango: A1:D1

3. Arrastra el cuadro de llenado + unas cuantas celdas hacia abajo: hasta D4. Suelta el botón del ratón

Observa cómo Excel ha creado una serie automática de los datos que hemos preparado. Y con las etiquetas inteligentes que se despliegan automáticamente como consecuencia de la realización de diferentes operaciones podemos ahorrarnos tiempo y trabajo en copiar celdas, rellenar meses, días, etc.

Otra forma de crear series es arrastrar el cuadro de llenado pero con el botón derecho del ratón. Al soltar el botón, Excel mostrará un menú contextual con varias opciones.

Desde este menú existen opciones para crear series automáticas así como tendencias lineales o geométricas.

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Si escogemos la opción Series... nos aparecerá un cuadro donde podemos crear este tipo de series. Para ello escoja la opción de Autorrellenar y Aceptar

Cambie el nombre de la etiqueta de la hoja por Creación de series y su color.

Creación de series II

1. Escribe en cualquier celda en la columna A, dentro de la misma hoja, el número 1.

2. Arrastra hacia abajo cuatro o cinco celdas el cuadro de llenado con el botón derecho del ratón y escoge la opción Series...ó (Inicio/Modificación/Rellenar/Series)

3. Escribe en la casilla inferior Incremento el número 5 y activa la opción Geométrica.

4. Acepta el cuadro.

5. Excel ha creado una tendencia geométrica a partir del valor inicial.(Vea la columna A)

6. Repita para los demás columnas, agregando el siguiente incremento.

La columna B tiene una serie del tipo Lineal con un incremento de 5

La columna C tiene una serie del tipo Lineal con un incremento de 1

Haga clic en la hoja con el nombre de “Práctica 2 Incremento Lineal” y siga las instrucciones.

1. Selecciona las celdas A1:F13 y cópialo a la celda A20.

2. Selecciona las celdas B6:B13 y arrastre el control de llenado con el botón derecho del mouse hasta F13, elije Series.

3. Deberá tener un incremento Lineal de 50, y deberá estar marcado en la Serie en Filas. Compara con el modelo terminado. Cambia el formato de los títulos, la Orientación y el ajuste .de los subtítulos. (Inicio/Alineación/Ajustar texto). Y aplica bordes y rellenos a la planilla.

4. Para la segunda tabla, el incremento es Geométrico de 1,5 unidades, selecciona la serie en Filas, disminuye los decimales y mejora el aspecto de la tabla. (Ctrl+1). Guarda los cambios.

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Este es el modelo terminado

En el relleno lineal el incremento se suma a la serie

Compara los resultados con el modelo terminado.

En el relleno Geométrico el incremento se multiplica por la serie

Organización de Producción Internacional Informe del Volumen de Exportaciones en Países de América Latina

Año

En millones de dólares

Productos Argentina Brasil Paraguay Bolivia Perú

Algodón 550 825 1238 1856 2784

Cereales 500 750 1125 1688 2531

Trigo 450 675 1013 1519 2278

Legumbres 400 600 900 1350 2025

Ganados 350 525 788 1181 1772

Verduras 300 450 675 1013 1519

Frutas 250 375 563 844 1266

Lácteos 200 300 450 675 1013

Para crear una lista personalizada:

Menú Archivo/Opciones/Avanzadas/General, elegir Modificar lista personalizada, seleccionar $A$6:$A$13, luego Importar, aceptar. Escribir Algodón en cualquier celda y luego arrastrar con el control de llenado.

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Práctica 3

Formato condicional

Estos permiten indicar a Excel que aplique automáticamente un determinado formato a la celda, como por ejemplo un sombreado de celda o un color de fuente, si se cumple una cierta condición especificada. Resalta celdas interesantes, enfatiza valores pocos usuales y visualiza datos usando barras de datos, escalas de color y conjuntos de iconos basados en criterios Desde el cuadro Administrador de reglas en función de las necesidades que el usuario tenga en cada momento así como borrar las que ya no sean útiles. Por su parte, en el cuadro Nueva regla de formato se debe seleccionar el tipo de regla que se va a editar y especificar el estilo de formato y las condiciones que debe cumplir dicha regla. La herramienta Formato condicional incluye además las opciones necesarias para borrar las reglas aplicadas a una serie de celdas seleccionadas, a toda la hoja, a una tabla o a una tabla dinámica.

Abra la hoja “Práctica 3 Formato condicional”. En el tema 1. Supongamos que se lleva una base de datos de caja, en donde se colocan los ingresos y los egresos realizados por cada fecha, concepto y grupo. Siga las instrucciones.

1. Averigüe cuál fue el mayor saldo que supera los 2500 en la cuenta Reposición de caja. (seleccione el rango G6:G20).

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2. Aparecerá un cuadro para definir las opciones de formato escribe 2500 en la casilla de aplicar formato a las celdas que son MAYORES QUE: descuelgue las opciones y Elije Relleno verde con texto verde oscuro y acepte. Se marca 2900.

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3. Ahora elimine la condición aplicada.

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4. Seleccione los mismos datos, de la herramienta Formato Condicional, averigüe que saldos superan los 2500 y los que están por debajo de 1000, seleccione la opción Nueva regla…del cuadro de diálogo, en la casilla Estilo de formato: elegir Conjuntos de iconos, en la casilla Estilo de icono: elegir 3 símbolos (sin círculo), luego en la casilla Tipo elegir Número, y en Valor escribir 2500, en la segunda casilla de Tipo, elegir Número, y en Valor escribir 1000. Acepte.

Observe como aparecen los símbolos dentro de los valores.

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Realiza el tema 2 dentro de la misma hoja

1. En el segundo ejercicio destaque con un relleno rojo claro aquellas facturas vencidas, es decir cuya fecha de vencimiento es al mes anterior o pasado a la fecha actual…Sigue las instrucciones en la hoja…elegir mes pasado.

2. Ahora prepare la primera planilla para su posterior impresión para ello, seleccione los rangos B1:G20.

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3. Haga una vista previa de Impresión (Ctrl+F2).

4. Configura la página.

5. En la ficha Página, cambie la orientación a Horizontal, y el tamaño de papel a Carta, en la ficha Márgenes, Centra Horizontal y verticalmente en la página, en la ficha Encabezado y pie de página, personalice el Encabezado, escribiendo en la Sección central “Informe elaborado por… inserta el nombre del archivo. Luego cambie la fuente, estilo, tamaño, color.

6. Personalice el Pie de página, insertando una imagen en la sección izquierda (el logo del Caes), Si es necesario cambie su tamaño. En la sección derecha inserta la fecha actual.

7. Luego imprime el archivo. Cuando quiera desactivar el área de impresión, seleccione la herramienta Área de impresión y elije Borrar Área de impresión.

Práctica 4

Tablas dinámicas I

Utilice un informe de tabla dinámica para resumir, analizar, explorar y presentar datos de resumen. Utilice un informe de gráfico dinámico para ver esos datos de resumen contenidos en un informe de tabla dinámica y ver fácilmente comparaciones, patrones y tendencias. Ambos informes le permiten tomar decisiones informadas sobre datos críticos de su empresa. Las secciones siguientes ofrecen información general sobre los informes de tabla dinámica y de gráfico dinámico. Una tabla dinámica nos permite modificar el aspecto de una lista de elementos de una forma más fácil, cómoda y resumida. Además, podemos modificar su aspecto y mover campos de lugar. Derivan su nombre del hecho de que pueden cambiar su diseño pivoteando los encabezados de fila y columna dinámicamente.

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A menudo, se utiliza un informe de tabla dinámica, cuando se desea comparar totales relacionados, sobre todo si tiene una lista larga de números para sumar y desea realizar comparaciones distintas con cada número. En los informes de tabla dinámica, cada columna o campo de los datos de origen se convierte en un campo de tabla dinámica que resume varias filas de información. Para crear un informe de tabla dinámica, debe definir los datos de origen, especificar una ubicación en el libro y diseñar los campos. Para crear tablas dinámicas hemos de tener previamente una tabla de datos preparada (asegúrese de que el rango de celdas tiene encabezados de columna) y posteriormente siga uno de los procedimientos siguientes:

1. Posesiónate sobre la hoja Práctica 4. Cambia el color y el nombre de la hoja

por Precios por mes y crea la siguiente tabla de datos: Para los productos y los meses deberá utilizar el control de llenado. Copia como esta en el modelo.

2. De la ficha Insertar/Tablas/Tabla dinámica y a continuación en Tabla

dinámica

3. Aparecerá el cuadro de diálogo Crear tabla dinámica

4. Seleccione una tabla o rango. (seleccione toda la tabla Hoja1!$A$1:$C$7).

5. Elija dónde desea colocar el informe de tabla dinámica:

6. Hoja de cálculo existente: Ubicación: clic en A15 (debe seleccionarse Hoja

Precio por mes!$A$15) y aceptar.

7. Aparece el panel de la lista de campos de la tabla dinámica.

Y la barra de Herramienta de Tabla Dinámica, que consta de dos fichas Opciones y Diseño.

Microsoft Excel 23

Los campos del origen de los datos están situados en la parte derecha del cuadro de diálogo.

Cómo funciona la lista de campos de tabla dinámica

Un origen de

datos externo

contiene datos

estructurados

organizados como

uno o varios

campos

(denominados

también columnas)

que se muestran en

la lista de campos.

Mueva un campo al área de Filtro de informe

en la lista de campos, lo que a su vez moverá el campo al área de filtro de informe en el informe de tabla dinámica.

Mueva un campo al área de etiqueta ó Rótulos

de columna en la lista de campos, lo que a su vez moverá el campo al área de etiqueta de columna en el informe de tabla dinámica.

Mueva un campo al área de etiqueta ó Rótulos

de fila en la lista de campos, lo que a su vez moverá el campo al área de fila de columna en el informe de tabla dinámica.

Mueva un campo al área de ∑ Valores en la

lista de campos, lo que a su vez moverá el campo al área de valores en el informe de tabla dinámica.

Aquí veremos la estructura final que tendrá la tabla. Lo que hay que hacer es “arrastrar” o marcar los campos de la derecha hacia la posición deseada en el interior de la tabla.

8. Seleccionar los campos para agregar al informe, según se ve en la ilustración:

2 3

4 5

1

24 Microsoft Excel

Observa el resultado de la tabla dinámica. Hemos diseñado la estructura para que nos muestre los productos en su parte izquierda, los meses en columnas, y además, el precio de cada producto en la intersección de la columna.

Observa también que se han calculado los totales por productos y por meses.

9. Cambie el Diseño del Informe, Mostrar en forma de esquema: (Se usa para esquematizar los datos al estilo clásico, sin bordes

----------------------------------------------------------------------------------------------

10. Modifique el precio del mes de Enero por 10000.

----------------------------------------------------------------------------------------------

11. Si modificamos algún dato de la tabla Precio x mes, también se actualiza la tabla dinámica.

----------------------------------------------------------------------------------------------

Al actualizar una tabla, Excel compara los datos originales. Pero si se han añadido nuevas filas, tendremos que indicar el nuevo rango.

12. En la tabla Precio x mes añade dos productos más con precios diferentes,

Bebidas Julio 5000

Limpieza Agosto 6400

13. Ubique el cursor en el informe de la tabla dinámica Precio x mes, selecciona de la ficha Opciones/el icono Cambiar origen de datosy a continuación clic en Cambiar origen de datos, selecciona todos los datos incluyendo los nuevos =Precio x mes!$A$1:$C$9, pulsa aceptar.

Microsoft Excel 25

Es posible también mover los campos de sitio simplemente arrastrando su botón gris hacia otra posición. Por ejemplo, puede ser que queramos ver la tabla con la disposición de los campos al revés, es decir, los productos en columnas y los meses en filas. Guarda los cambios.

Practica 5

Tablas dinámicas II

Abra la hoja “Practica 5 Tabla Dinámica II”

1. Cambia el nombre de la etiqueta de la hoja por Venta de la Región

2. Sigue las instrucciones de la hoja.

3. Para agregar un gráfico (clic en la tabla dinámica) y seleccione la ficha Opciones/Herramientas/Gráfico Dinámico, luego elegir el tipo. (clic en la planilla) Mueva el gráfico en una hoja Nueva con el nombre de Gráfico de Venta de la Región. Finalmente guarda los cambios y realiza el siguiente ejercicio.

26 Microsoft Excel

Practica 6

Tablas dinámicas III

1. Posesiónese en la hoja “Práctica 6 Gastos de la Oficina”, y copia la siguiente tabla.

A B C D F

1 Empresa Mes Importe Iva Total

2 Copaco Enero Gs 513.200

3 Ande Febrero Gs 502.605

4 Essap Marzo Gs 600.000

5 Tigo Enero Gs 750.000

6 Luminotecnia Abril Gs 25.000

7 Internet Febrero Gs 120.000

8 Combustible Febrero Gs 200.000

2. Cambia el formato de los nº a la moneda Gs, sin decimales.

Calcula el Iva y el Total. ----------------------------------------------------------

3. Y luego crea una nueva Tabla Dinámica. Ubícala en la misma hoja en la celda A12.

4. Para elaborar la tabla siga los pasos de la hoja anterior. En el diseño de la tabla dinámica seleccione el campo Empresa (como rótulo de Fila), el campo Mes (como rótulo de la columna). Los campos Importe y Total Datos (como Valores). Mostrar en forma de esquema. Seleccione un estilo visual para la tabla dinámica.

5. Prueba a mostrar los gastos del mes de Febrero. (vea el modelo)

Mes Valores

Febrero

Total Suma de Importe

Total Suma de Total

Empresa Suma de Importe Suma de Total

Ande 502605 552865,5 502605 552865,5

Combustible 200000 220000 200000 220000

Internet 120000 132000 120000 132000

Total general 822605 904865,5 822605 904865,5

Microsoft Excel 27

6. Prueba a mostrar en porcentaje la suma del total, en lugar del monto monetario. Selecciona el valor de una celda (C18), clic en la ficha Opciones/Grupo campo Activo/Configuración de campo (menú contextual). Se desplegará el cuadro de diálogo, haga clic Resumir por y elija el tipo de cálculo Suma, luego de la ficha Mostrar valores como, seleccione de la lista mostrar valores como: % del Total General y aceptar. Puede también hacer lo mismo con el menú contextual/Resumir datos por…Selecciona el rango B15:B18, y del menú contextual, elige Formato Número/Contabilidad.

Mes Valores

Febrero

Total Suma de Importe

Total Suma de Total

Empresa Suma de Importe Suma de Total Ande Gs 502.605 61,10% Gs 502.605 61,10%

Combustible Gs 200.000 24,31% Gs 200.000 24,31%

Internet Gs 120.000 14,59% Gs 120.000 14,59%

Total general Gs 822.605 100,00% Gs 822.605 100,00%

7. Cree un gráfico dinámico en la misma hoja. Ubique el cursor dentro de la planilla. Y de la ficha. Opciones/Gráfico Dinámico, ó de la ficha. Insertar/tabla dinámica/Gráfico dinámico.

Tipo de gráfico: Cilindro Agrupado.

Mostrar los Campos: Empresa, Importe e Iva.

Filtrar las empresas: Ande, Essap, Tigo

Elegir el Diseño 1: agregar un título: Gastos de la Oficina.

Cambiar el estilo de Diseño para el Gráfico.

8. Utilice las fichas de Formato, Presentación, Diseño de la herramienta del gráfico.

9. Cambia el Estilo de la tabla dinámica aplicando bordes. (ficha Diseño). Inserte varias filas vacías por encima de la planilla y agrega con WordArt un título como nombre de la Empresa. Guarda los cambios.

28 Microsoft Excel

Modelo terminado

Eliminar un informe de tabla dinámica

1. Haga clic en el informe de tabla dinámica que desee eliminar.

De esta forma, se muestran las Herramientas de tabla dinámica y se agregan las fichas Opciones y Diseño.

2. En la pestaña Opciones, en el grupo Acciones, haga clic en Seleccionar y, a continuación, en Toda la tabla dinámica.

3. Presione SUPR.

Nota Eliminar un informe de tabla dinámica asociado con un informe de gráfico dinámico convierte dicho informe de gráfico dinámico en un gráfico estándar que ya no se puede dinamizar ni actualizar.

Eliminar un informe de gráfico dinámico

1. Haga clic en el informe de gráfico dinámico que desee eliminar.

2. Presione SUPR.

Nota Eliminar un informe de gráfico dinámico no elimina el informe de tabla

dinámica asociado

Microsoft Excel 29

Práctica 7

Algunas funciones especiales

En el Libro de ejercicios Excel II tiene varias hojas con Funciones especiales para desarrollarlos. Las hojas Nueva Americana, Balances de Sumas y Saldos, Calificaciones y Ejercicio de fechas y horas. Siga las instrucciones como se indican en las hojas. Aquí se describe algunas fórmulas que vas a aplicar en estos ejercicios.

Para nombrar los rangos de celdas

1. Práctica en la hoja Práctica 7-A Nueva Americana, primero selecciona el rango de celdas que quieras nombrar, por ejemplo el rango C5:C12 la Cuota_ mensual, luego escribe el nombre de la misma en el cuadro de nombre, finalmente pulsa Enter. Ó de la ficha Fórmulas, en el grupo Nombres definidos, haga clic en Asignar nombre a un campo y luego aceptar.

2. Cuando tengas que calcular el total, máximo mínimo o promedio. Solo utiliza la función adecuada Ejemplo: =Suma(cuota_mensual).

Si desea eliminar el nombre a un rango

En la ficha Fórmulas, en el grupo Nombres definidos, haga clic en-administrador de nombres, seleccione un nombre, haga clic en Eliminar o pulse la tecla Suprimir.

3. Calcula el Costo total

-----------------------------------------------------------------------------------------------

La función Condicional =SI() (Ficha Fórmulas/Biblioteca de funciones/ )

Utilizando la función lógica =Si(prueba_lógica;valor_si_verdadero;valor_si_falso)

Comprueba si se cumple una condición y devuelve un valor si se evalúa como VERDADERO y otro valor si se evalúa como FALSO)

4. Calcula el Descuento considerando la siguiente condición: "SI la cuota es <= a 4, entonces que descuente un 10% del costo total", y "SI la cuota es > a 4, entonces que descuente 5% del costo total"

-----------------------------------------------------------------------------------------------

5. Calcula el total a cobrar

-----------------------------------------------------------------------------------------------

6. Cambia el formato del rango E5:G12, a la moneda Gs, sin decimales.

30 Microsoft Excel

La validación de datos

En muchas hojas de cálculo que cree, los usuarios escribirán datos para obtener los resultados y cálculos que desee. Asegurar la entrada válida de datos es una tarea importante. Puede que desee restringir la entrada de datos a un rango determinado de fechas, limitar las opciones empleando una lista o asegurarse de que sólo se entran números enteros positivos. También es esencial proporcionar una ayuda inmediata para dar instrucciones a los usuarios y mensajes claros cuando se escriban datos no válidos para hacer que el proceso de entrada de datos se lleve a cabo sin problemas. La validación de datos es muy similar al formato condicional, salvo que esta característica tiene una función muy concreta y es validar el contenido de una celda; pudiendo incluso mostrar un mensaje de error o aviso si llegara al caso. 1. En la hoja Práctica 7-A Nueva Americana, y aplica una validación al rango

D5:D12.

-----------------------------------------------------------------------------------------------

En la ficha Configuración: En Permitir, seleccione Número entero.

En Datos seleccione entre. En mínimo escribe 1. En máximo escribe 5

En la ficha Mensaje de entrada

Escribe en Título: Esta celda sólo admite.

En el cuadro Mensaje de entrada: escribe: entre 1 a 5 cuotas

En la ficha Mensaje de error

Escoge en Estilo: el tipo Advertencia.

En título escribe Se ha producido un error

En Mensaje de error: escribe: Sólo puede escribir una cuota que va entre 1 a 5

cuotas.

2. Pruebe la validación de datos para asegurarse de que funciona correctamente. Trate de escribir datos válidos y no válidos en las celdas para asegurarse de que la configuración funciona como pretende y que los mensajes están apareciendo como espera. Ahora cambia una cuota por 6, aparecerá la advertencia.

Si deseas eliminar una validación, de la Ficha Datos/grupo Herramienta de datos/Validación de datos, haga clic sobre Borrar Todos y luego aceptar.

Microsoft Excel 31

En la hoja Práctica 7-B Calificaciones, considera lo siguiente:

1. Calcula el Promedio de nota Final

-----------------------------------------------------------------------------------------------

2. Calcular la calificación de los alumnos con la función lógica “SI” para que salga en forma de texto, dependiendo de una escala de calificaciones, deberá anidar, las funciones para poder sacar diferentes respuestas dentro de una misma fórmula (hasta 64 funciones se pueden anidar).

En la celda F2 escriba la función =SI Como prueba_lógica escribe E2<4,99; como valor_si_verdadero, escribe entre comillas “Aplazado”, luego en valor_si_falso escribir de vuelta la función SI, se abrirá un corchete donde irá completando con

los datos que figuran a continuación, y así sucesivamente por cada nota se elige la función SI a esto se le denomina función anidada dentro de otra función.

Si el promedio final es de 0 a 4,99, aparecerá la palabra “Aplazado”

Si el promedio final es de 5 a 6,99, aparecerá la palabra “Buena”

Si el promedio final es de 7 a 9,5, aparecerá la palabra “Distinguida”

Si el promedio final es de 9,6 a 10, aparecerá la palabra “Sobresaliente”

Deberá salir en la barra de fórmula =SI(E2<4,99;”Aplazado”;SI(E2<6,99;”Buena”;SI(E2<9,5;”Distinguida”;SI(E2<10;”Sobresaliente”))))

Arrastrar el resultado para los demás alumnos con el control de llenado.

Modelo terminado

Función =PROMEDIO (Número1; número2…) Esta función devolverá la media

aritmética de los números o el rango encerrado entre paréntesis.

32 Microsoft Excel

Función =MAX(Número1;número2…) Devuelve, el valor máximo de una lista de

argumentos.(10) _________________________________________________

Función =MIN(Número1;número2…) Devuelve, el valor mínimo de una lista de

argumentos.(4) __________________________________________________

Función =CONTARA(valor1;valor2) Cuenta el número de celdas no vacías u los

valores que hay en la lista de argumentos.(10) _________________________

Función =CONTAR.SI(rango; criterio) Cuenta las celdas en el rango que

coincidan con la condición dada. ____________________________________

Función =MODA.UNO(Número1;número2…) Devuelve el valor más frecuente o

que más se repite en matriz o rango de datos.(3,5) ______________________

Función =MEDIANA (Número1;número2…) Devuelve la mediana o el número

central de un conjunto de números.(7) ________________________________

Función =PAGO (interés/12;periodo*12;capital)

Función de Búsqueda de tablas, Esta función aplica a la planilla que está por

debajo de la hoja Práctica 7-B Calificaciones.

Función =CONSULTAV: es similar a =BUSCARV. Busca un valor en la columna a

la izquierda de la tabla y devuelve un valor en la misma fila desde una columna

especificada, de forma predeterminada, la tabla auxiliar se ordena de forma

ascendente.

Con este ejercicio añade a la nota en números la calificación en palabras que

figura en la tabla auxiliar.

(Lo que tiene de especial este ejemplo es que la tabla auxiliar no da la calificación

en palabras para todas las notas. En la tabla auxiliar, no figura la nota 7, sin

embargo, la fórmula funciona como es debido 7 es bueno, lo mismo una nota que

va entre 7,50 o cualquier nota mayor o igual a 6, pero sin llegar a 8.

Para que funcione la búsqueda de la tabla auxiliar, debes tener en cuenta lo

siguiente:

a) El rango de la tabla auxiliar como segundo argumento debe incluir todas las

columnas (nota y Calificación) y todas las filas, sin los títulos.

b) La primera columna de la tabla auxiliar (las notas en nº) debe estar ordenada

de menor a mayor.

c) El rango de la tabla se fija con F4 para poder extender la fórmula.

En la celda C34, aplica la función =CONSULTAV

-----------------------------------------------------------------------------------------------

Finalmente agrega 4 filas por encima de la tabla y escribe con letras del WordArt

el nombre de una Institución Académica ó Colegio.

Microsoft Excel 33

Modelo terminado

Realiza el ejercicio de la hoja Práctica 7-C Balance

Utilizando la función =SI

Calcula el Deudor considerando lo siguiente: Si él DEBE>HABER, entonces

deberá restar él DEBE-HABER, y si No, la celda se queda vacía. (La celda vacía

se representa con “”)(4.790.000)

-----------------------------------------------------------------------------------------------

Calcular el Acreedor considerando lo siguiente: Si el HABER>DEBE, entonces

deberá restar él HABER-DEBE, sino la celda se queda vacía. (La celda vacía se

representa con “”)(Gs -)

-----------------------------------------------------------------------------------------------

En la hoja Práctica 7-D Fechas y Horas

1. Calcula una fecha de vencimiento de una lista de Facturas

(Fecha de Emisión+Plazo) ----------------------------------------------------------------

2. Calcula la Duración de días que median entre Fechas

(Fecha de Finalización-Fecha de inicio) -----------------------------------------------

Función =AHORA() Devuelve el momento actual en fecha y hora (sólo cambia

cuando se realiza un cálculo en la hoja, no se actualiza constantemente.

Función =HOY() Devuelve la fecha actual en la hoja de cálculo,

independientemente de cuándo se abre el libro.

3. Calcula la duración de días laborables entre la fecha inicial y fecha final. Los

días laborables no incluyen los fines de semana ni otras fechas que se

identifiquen en el argumento festivos excluyendo los feriados

Función =DIAS.LAB(fecha_inicial;fecha_final;[Festivos]. No olvides de fijar el

rango de feriados (vacaciones).

34 Microsoft Excel

Utilice DIAS.LAB para calcular el incremento de los beneficios acumulados de los

empleados basándose en el número de días trabajados durante un período

específico.

Calcule la duración en días hábiles

Orden de trabajo

Fecha de inicio

Fecha de finalización Duración

A-002 28/06/2013 12/07/2013

A-008 25/06/2013 30/06/2013

B-123 06/05/2013 14/06/2013

A-054 27/06/2013 30/06/2013

B-007 20/05/2013 06/07/2013

Días feriados

01/05/2013

14/05/2013

15/05/2013

12/06/2013

15/08/2013

29/09/2013

25/12/2013

Microsoft Excel 35

Práctica 8

Base de Datos

Es una planilla con datos ordenados y clasificados adecuadamente, cada integrante de la BD que ocupa una fila se llama Registro y cada dato individual como nombre, precio, número, fechas etc. se denominan Campos. Para que una BD funcione correctamente, no debe tener filas ni columnas en blanco, cada registro debe ocupar exactamente una fila, la fila de títulos debe distinguirse de las filas de los registros por tener distinto formato o por tener títulos tipo texto encabezado datos numéricos en por lo menos una de las columnas. Seleccione la hoja Práctica 8 Filtros, siga las instrucciones, Ubicar el cursor dentro de la BD.

1. En la ficha Inicio, en el grupo Modificar, haga clic en Ordenar y Filtrar, luego clic en Filtro. Con los Filtros se pueden hacer consultas específicas, con los menús colgantes se pueden elegir las opciones deseadas.

2. Abra la consulta del campo SUCURSAL, para averiguar cuántos empleados trabajan en Capiatá. (desmarcar la casilla (Seleccionar todo), y luego tildar solo la casilla correspondiente a Capiatá, y Aceptar). Para sacar la consulta, haga clic en la opción Borrar Filtro de “Capiatá”.(parecido a las tablas dinámicas)

3. Clic sobre Apellidos. Ordene la lista de A a Z

-----------------------------------------------------------------------------------------------

4. El jefe del Dpto. de Ventas desea saber cuáles son los clientes que realizaron compras, por menos de Gs. 2.500.000. Clic en la consulta de Compras/Filtros de númerosmenor que…(escribe la cifra entera) en el cuadro de Autofiltro personalizado.

5. Borrar el Filtro de “Compras”. El Jefe también desea conocer el importe Total de compras de la Sucursal de Capiatá. Para ello utilice los Filtros Avanzados, de la Ficha Datos/Ordenar y filtrar/Avanzadas. El cuadro de diálogo de Filtros avanzados.

En Acción, seleccionar la opciónCopiar a otro lugar

En Rango de la lista: selecciona $A$4:$F$24

En Rango de criterios: selecciona $I$4:$I$5

En Copiar a: selecciona el rango de salida Filtros!$A$30:$F$30, y aceptar.

36 Microsoft Excel

Con los filtros Avanzados puede copiar los registros que satisfacen el criterio a un segundo rango obteniendo una sub-base de datos. Para borrar todo Inicio/Modificar/Borrar todo.

6. Desactive los filtros, elimine los comentarios y actualice los cambios.

Práctica9 Ejercicios con funciones financieras

La función PAGO

En la siguiente hoja Práctica 9-A PAGO, realizarás algunos ejercicios de PAGO, PAGOINT, PAGOPRIN

La función PAGO te devuelve la mensualidad que debes pagar al pedir un

préstamo con interés constante. Los tres primeros argumentos son obligatorios y

son (por orden):

Tasa: Interés del préstamo en porcentaje y casi siempre dividido entre 12.

Nper: Nº de cuotas totales del préstamo.

VA: Cantidad pedida.

El resultado de la función PAGO sale en negativo, entonces antepone la función =ABS, o un signo (-) negativo al VA.

=PAGO(INTERÉS/12;PLAZOS;-CAPITAL)(€515,93)

De esa mensualidad que sale con la función PAGO sabes que parte es de interés (para el banco) y que parte es del capital (para ir rebajando la cantidad pedida), la suma de las dos debe dar el PAGO. Pues bien, la función PAGOINT te dice que parte de interés pagas en un mes concreto

PAGOINT: Devuelve el interés pagado en un período específico por una inversión basándose en pagos periódicos constantes y en una tasa de interés constante. . Los cuatro argumentos obligatorios son:

Tasa: Igual que en la función PAGO

Periodo: Es la cuota o mes concreto del que quiero averiguar el interés.

Por ejemplo de un préstamo a 60 plazos quiero saber cuánto pago de

interés en la cuota 20, en Periodo iría un 20

Microsoft Excel 37

NPer: Igual que en PAGO

VA: Igual que en PAGO.

=PAGOINT(B3/12;B5;B4;-B2)(€182,29)

La función PAGOPRIN devuelve la parte de capital principal de un PAGO en una cuota concreta. Los argumentos de la función PAGOPRIN son idénticos a la función PAGOINT.

=PAGOPRIN(B3/12;B5;B4;-B2)(€333,64)

La Cantidad Final=Pago x Plazos (B8*B4)(€30.955,85)

Realiza el segundo ejercicio de la misma hoja Se desea ahorrar $20.000 en 16 meses, depositando una cantidad constante cada mes, utilizando la función PAGO, Determinar la cantidad que debe depositar, asumiendo que podrá devengar un 6% anual de interés en su cuenta de ahorros.

=PAGO(C21/12;D21;B21;-F21)($1.204)

Búsqueda de objetivos

Abre la hoja con el nombre de Práctica 9-B Buscar objetivo:

Hay veces en los que al trabajar con fórmulas, conocemos el resultado que se desea obtener, pero no las variables que necesita la fórmula para alcanzar dicho resultado. Por ejemplo, imaginemos que deseamos pedir un préstamo al banco de Gs.2.000.000 y disponemos de dos años para pagarlo. Veamos cómo se calcula el pago mensual:

(Fórmulas/Biblioteca de Funciones/Financieras)

38 Microsoft Excel

Utilizarás La función =PAGO (tasa;nper;va;vf;tipo) y la función =PAGO(interés/12;período*12;capital) nos da la cuota mensual a pagar según un capital, un interés y un período en años.

Tasa es el interés del préstamo (4,50%/12) (B2/12)

Nper: es Nº. Total de pagos del préstamo (2 x 12) años (B3*12)

Va: es el valor o cantidad total pedida, de una serie de pagos futuros (2.000.000)

Capital (B1)

1. Escribe en la celda B5 la fórmula: =PAGO(B2/12;B3*12;B1). Utiliza el

asistente de Pegar Función.

2. Quita los decimales.

3. Vemos que la cuota a pagar es de Gs. (87.296) entre paréntesis significa (negativo)

La función =PAGO () siempre nos dará el resultado en números negativos. Si queremos convertirlo en resultado positivo, debemos encerrar la función en otra función: la función =ABS() Esta función convierte cualquier número en positivo (valor absoluto) (Fórmulas/Biblioteca de Funciones/Matemática y trigonométrica)

4. Modifica la función y escribe: =ABS(PAGO(B2/12;B3*12;B1))

COMANDO BUSCAR OBJETIVO

El comando Buscar Objetivo, resuelve las fórmulas de atrás hacia delante. Se utiliza cuando se conoce el resultado que se quiere, pero se necesita determinar cuánto debe cambiar un solo valor para obtener el resultado.

Para trabajar con la opción de Buscar objetivo, hay que tener presente lo siguiente:

Una celda cambiante (variable) debe tener un valor del que dependa la fórmula para la que se desea encontrar una solución específica.

Una celda cambiante no puede contener una fórmula.

Si el resultado esperado no es el deseado, debemos deshacer la acción.

Ahora podemos variar los valores de las tres casillas superiores para comprobar diferentes resultados.

Imaginemos que sólo disponemos de Gs.80.000 para pagar cada mes. El banco actual nos ofrece un interés del 4,5%, así que vamos a ver qué interés tendríamos

Microsoft Excel 39

que conseguir para llegar a pagar las 80.000 que podemos pagar. Podríamos ir cambiando manualmente la celda del interés hasta conseguir el resultado requerido, pero a veces hay cálculos complejos y nos llevaría tiempo ir probando con decimales hasta conseguirlo.

Para ello, tenemos la opción Buscar objetivo, a través de la cual Excel nos proporcionará el resultado buscado

De la Ficha Datos/Herramientas de datos/Análisis Y Si/Buscar objetivo.

En la opción Definir la celda: seleccionar la cuota mensual (B5)

En la opción Con el valor: escribir 80000 (el monto que disponemos)

En la opción para cambiar la celda: seleccionar él interés ($B$2) como ves a continuación y acepta el cuadro.

Excel avisa que ha hallado una solución al problema.

6. Acepta este último cuadro de diálogo.

Sin embargo, si observas la celda del interés, aparece en (-3,89%) negativo, por lo que el resultado no ha sido el esperado (evidentemente, el banco no nos va a pagar el interés a nosotros), por lo que nos vemos obligados a cambiar otra celda. Deshaga la última acción.

El capital no podemos cambiarlo. Necesitamos los Gs 2.000.000, así que vamos a intentarlo con los años. Clic en los años.

7. Vuelve a preparar las siguientes casillas:

Repite los pasos anteriores.

Acepta la solución de Excel.

Observa que han aparecido decimales, pero ya sabemos que podemos cambiar el número de meses a pagar si es que no podemos tocar el interés. Quita los decimales. (2,2) Necesitaremos dos años y dos meses.

Posiblemente otro banco nos ofrezca un interés más bajo, por lo que podemos volver a buscar un nuevo valor para el período. Guarda los cambios.

40 Microsoft Excel

EJEMPLO 2: Otro problema que se puede resolver con Buscar Objetivo

Podría ser el siguiente caso:

Se quiere pedir un préstamo para comprar un automóvil pero el pago mensual máximo que permite su presupuesto es de $250. ¿Cuál es el automóvil más caro que puede adquirirse y cuánto debe prestar? En la misma hoja verá el modelo que debe probar. Clic en la cantidad prestada

Este es el resultado de la búsqueda de Objetivo:

Debemos hacer un préstamo de $8.982,87 para pagar una cuota mensual de $250..

Microsoft Excel 41

Práctica 10

Tablas de datos de una y dos variables

Abra el Ejercitario, haga clic en la hoja Práctica 10 Tablas variables.

Las tablas de datos forman parte de una serie de comandos a veces denominados herramientas de ANÁLISIS Y SI (análisis Y si: proceso de cambio de los valores de celdas para ver cómo afectan esos cambios al resultado de fórmulas de la hoja de cálculo. Por ejemplo, variar la tasa de interés que se utiliza en una tabla de amortización para determinar el importe de los pagos.). Una tabla de datos es un rango de celdas que muestra cómo afecta el cambio de algunos valores de las fórmulas a los resultados de las mismas. Las tablas de datos constituyen un método abreviado para calcular varias versiones en una sola operación, así como una manera de ver y comparar los resultados de todas las variaciones distintas en la hoja de cálculo. Existe otro método para buscar valores deseados llamados tablas de variables. En Excel se hallan dos tipos de tablas:

Tabla de una variable: utilizada cuando se quiere comprobar cómo afecta un valor determinado a una o varias fórmulas.

Tabla de dos variables: para comprobar cómo afectan dos valores a una fórmula.

A continuación modificaremos la tabla de amortización del préstamo de forma que Excel calcule varios intereses y varios años al mismo tiempo. Para crear una tabla hay que tener en cuenta:

La celda que contiene la fórmula deberá ocupar el vértice superior izquierdo del rango que contendrá el resultado de los cálculos.

Los diferentes valores de una de las variables deberán ser introducidos en una columna, y los valores de la otra variable en una fila, de forma que los valores queden a la derecha y debajo de la fórmula.

El resultado obtenido es una matriz, y deberá ser tratada como tal

Prepara la siguiente tabla. En ella, hemos dispuesto varios tipos de interés y varios años para ver distintos resultados de una sola vez.

Calcula la cuota mensual en la celda B5 con la función PAGO

=PAGO (B2/12;B3*12;-B1))(Gs 87.296)

1. Selecciona el rango B5:F9 y accede a la ficha Datos/Herramientas de datos/Análisis Y Si/Tabla de datos

42 Microsoft Excel

En la opción Celda de entrada (fila) selecciona los años ($B$3)

En la opción Celda de entrada (columna) selecciona el interés ($B$2)

2. Como ves a continuación y acepta.

.

3. A continuación, carga los diferentes % de interés, como esta en el ejemplo.

4. Debes seleccionar el rango C6:F9 y arreglarlo de forma que no se vean decimales, formato millares

5. Prueba cambiando con otros valores él % de interés. Vea el ejemplo.

Capital Gs 2.000.000

Interés 4,50%

Años 2

Años

Cuota mensual Gs 87.295,62 1 2 3 4

4,50% 170.757 87.296 59.494 45.607

4,25% 170.528 87.073 59.271 45.382

4,00% 170.300 86.850 59.048 45.158

3,80% 170.117 86.672 58.870 44.979

De esta forma podemos comprobar de una sola vez varios años y varios tipos de interés. Actualiza los cambios.

Microsoft Excel 43

Práctica 11

Escenarios

Abre la hoja Práctica 11-A Escenario 1, cambia color de la hoja.

Calcula la cuota mensual

Un Escenario es un grupo de celdas llamadas (Celdas cambiantes) que se guarda con un nombre. Cada escenario representa un conjunto de suposiciones del tipo “que pasa si”, que se puede aplicar a un modelo para ver los efectos en otras partes del mismo y se utiliza para almacenar y sustituir en la hoja de cálculo automáticamente al evocar dicho escenario.

Un clic dentro de la planilla.

Supongamos que pretendéis averiguar qué pasaría si por motivos de devaluación del Gs, cambiará el monto del capital y del interés del banco por el plazo de 2 años.

1. En la Ficha Datos, en el grupo Herramientas de datos, haga clic en Análisis Y si y, después, en Administrador de escenarios y haga clic en Agregar

2. En el cuadro Nombre del escenario, escriba en las casillas tal y como está en la muestra: Capital: 2.000.000.

3. En el cuadro Celdas Cambiantes, especifique las referencias de las celdas que desee cambiar ($B$1:$B$3). Aceptar

44 Microsoft Excel

4. En el cuadro de diálogo Valores del escenario, introduzca los valores que desee para las celdas cambiantes. Aceptar.

Vuelve a salir el administrador de escenario, pulsa Agregar. Para agregar un segundo escenario.

En el cuadro Agregar Escenario

1. Cambia el nombre del escenario: Capital: 2.500.000.

2. En Celdas cambiantes: Selecciona $B$1:$B$3, acepta.

3. En el cuadro Valores del escenario.

Microsoft Excel 45

4. Modifica en la celda cambiante $B$1 por 2500000

5. Modifica en la celda cambiante $B$2 del interés: por 0,045 y luego Acepta.

6. Y agrega un tercer escenario.

7. Cambia el nombre del escenario: Capital: 2.500.000 al 5%

8. Modifica en la celda cambiante $B$1 por 2500000 9. Modifica en la celda cambiante $B$2 del interés: por 0,050 y luego Acepta.

Acabamos de crear tres escenarios con distintas celdas cambiantes para un mismo modelo de hoja y una misma fórmula. Dentro del cuadro del Administrador de escenario.

10. Selecciona el primer escenario de la lista (Capital: 2.000.000) y pulsa en Mostrar. Observa el resultado en la hoja de cálculo.

11. Haz lo mismo para los otros dos escenarios. Muéstralos y observa el resultado.

Podemos también crear un resumen de todos los escenarios existentes en una hoja para observar y comparar los resultados.

12. Pulsa en Resumen y acepta el cuadro que aparece.

Observa que Excel ha creado una nueva hoja en formato de sub-totales (o en formato tabla dinámica si se hubiera elegido la otra opción). Esta hoja puede ser tratada como una hoja de sub-totales expandiendo y encogiendo niveles. Cambia el nombre de la hoja por Resumen de escenario I. Guarda los cambios.

46 Microsoft Excel

Del Ejercitario, realiza el ejercicio correspondiente a Práctica 11-B Escenarios 2, deberá calcular el campo Adelanto con el propósito de saber cuánto Gs. se les adelantó a los empleados por los meses de Enero, Marzo y Mayo respectivamente. Para ello deberá ir modificando los valores del adelanto para cada mes como está en la hoja de ejercicio y luego vas mostrando para ver por cada mes los resultados. Actualiza los cambios.

Estos son los datos que debes modificar.

Celdas Adelanto Adelanto Adelanto

cambiantes enero Marzo Mayo

$G$5 Gs 200.000 Gs 1.000.000 Gs 650.000

$G$6 Gs 1.500.000 Gs 950.000 Gs 800.000

$G$7 Gs 900.000 Gs 1.200.000 Gs 900.000

$G$8 Gs 1.000.000 Gs 1.500.000 Gs 2.000.000

$G$9 Gs 1.000.000 Gs 1.100.000 Gs 1.200.000

$G$10 Gs 850.000 Gs 1.000.000 Gs 660.000

$G$11 Gs 900.000 Gs 2.000.000 Gs 1.000.000

$G$12 Gs 800.000 Gs 950.000 Gs 500.000

Práctica 12

Subtotales

Del Ejercitario habilita la siguiente hoja llamada Práctica 12 Subtotales y realiza el siguiente ejercicio.

En listas de datos agrupados por un campo, es útil mostrar a veces no sólo el total general de una columna, sino también los sub-totales parciales de cada elemento común.

1. Selecciona todo el rango de datos (A1:C6). 2. De la ficha Datos/Esquema/subtotales

Marca País Ventas

MAZDA Argentina 12000000

RENAULT Francia 10000000

TOYOTA Brasil 8000000

ISUZU Colombia 15000000

KIA Corea 23000000

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Excel nos muestra por defecto una configuración para crear sub-totales.

En Para cada cambio en: seleccionar Marca,

En Usar función: Suma

En Agregar subtotal a: Ventas

Acepta el cuadro.

Observa la agrupación que ha hecho Excel, calculando las ventas por marcas y obteniendo las sumas parciales de cada una de ellas

En el margen izquierdo de la ventana se muestran unos controles para obtener mayor o menor nivel de resumen en los subtotales.

2. Pulsa los botones y observa el resultado.

3. Vuelve a la ficha Datos/Esquema/Subtotales.

4. Abra la lista de Usar función y elija la función PROMEDIO.

5. Desactiva la casilla Reemplazar subtotales actuales porque borraría los que ya hay escritos. Acepta.

6. Pulsa un clic uno a uno en los 3 botones y observa el resultado. Pruebe con los botones Mostrar detalles y Ocultar detalles.

7. Acceda a Datos/Subtotales y pulsa en Quitar todos.

48 Microsoft Excel

Si se quisiera crear subtotales por otro campo (por ejemplo el campo País), deberíamos primero ordenar la lista por ese campo (Inicio/Modificar/ordenar y filtrarorden personalizado) para que Excel pueda agrupar posteriormente la tabla. Guarda y cierra el libro.

Práctica 13

Inmovilizar paneles, dividir una hoja en varias ventanas

1. Abra la hoja Práctica 13 Base de Datos del Ejercitario, ordena en forma ascendente por Apellido y luego por Nombre y luego por Importe de menor a mayor.

-----------------------------------------------------------------------------------------------

2. Prueba a ordenar por el color de fuente, rubro actividad, (Comercial)(rojo). 3. Luego enumera la lista.

Un problema que aparece cuando tenemos planillas muy extensas en su tamaño: es probable que no nos entre en la pantalla y no podamos verla toda a la vez, entonces la solución es elegir “fijar” filas y columnas de referencia, de esta forma, puede llevar el cursor a un valor fuera de los límites de la pantalla, sin perder de vista los títulos de las columnas, los Nombres y Apellidos de los integrantes de esta lista:

1. Ubica el cursor en la celda D6 (bajo Categorías) inmediatamente por debajo de la fila de títulos e inmediatamente a la derecha de la columna de apellidos.

2. Luego selecciona de la Ficha Vista/Ventana/Inmovilizar panelesInmovilizar paneles. Aparecerá una línea gruesa señalando la región fijada. Ahora pruebe a moverse con las barras de desplazamiento hacia la celda K6 (Importe) y la celda F54, sabrá de qué rubro se trata y a quién pertenece.

Microsoft Excel 49

3. Para eliminar la inmovilización de paneles, elija Ficha Vista/Ventana/Inmovilizar panelesMovilizar paneles.

Dividir una hoja en varias ventanas

Al dividir la pantalla en varias ventanas es posible visualizar distintas partes de la hoja de cálculos grandes al mismo tiempo.

1. Para ello ubique el cursor en la celda A16. y luego seleccione Ficha Vista/Ventana/Dividir. Aparece una barra que puede arrastrar a la posición deseada, con su propia barra de desplazamiento. Pruebe a moverse por la planilla.

2. Para eliminar la división haga doble clic en la barra ó elija Ficha Vista/Ventana/Quitar división.(doble clic en la regla)

Selección del área de impresión

Es posible seleccionar sólo un rango de celdas para que se imprima. Para hacer esto.

Selecciona el rango a imprimir A1:K20

1. Ve a la ficha Diseño de Página/Configurar página/Área de impresiónEstablecer área de impresión y el rango de celdas queda rodeado con unas líneas entrecortadas.

2. Haz la vista preliminar, selecciona el botón Configurar, de la ficha Página, cambia la orientación a Horizontal, en Márgenes tilda las casillas Centrar en la hoja Horizontal y Verticalmente, aumenta el encabezado y el pie a 2cm, luego de la ficha Encabezado y pie de Página personaliza un encabezado en la sección Central que diga Informe de … y a continuación escribe tu nombre y apellido, selecciona la fuente que quieras, luego personaliza un pie de página, en la sección Izquierda Inserta la fecha &[Fecha], en la sección central Inserta un nº de página &[Página] y escribe después del campo la preposición de, luego haz clic al icono de Total de Páginas &[Páginas]. Cambia la fuente a elección. Acepta, observe los resultados. Cierra la vista preliminar.

50 Microsoft Excel

Desactiva la opción de área de impresión. Ficha Diseño de Página/Configurar página/Área de impresiónBorrar área de impresión.

Establecer saltos de páginas e imprimir títulos

1. Clic sobre el icono Vista previa de salto de página, de la barra de estado. (se muestran como líneas azules cortadas) Para establecer los saltos de página ubica el cursor en la celda A34 Selecciona de la ficha Diseño de Página/Configurar página/saltos/Insertar saltossalto de página repite lo mismo en la celda A 67. Haz la vista preliminar y ve las tres hojas de la planilla.

2. Para que los títulos se repitan en todas las hojas, clic Ficha Diseño de Página/Configurar página/Imprimir títulos. En la opción Repetir filas en el extremo superior haga clic sobre la flecha roja para contraer el cuadro, y poder seleccionar las filas 5 (donde están los títulos que deseas imprimir en todas las hojas) a la derecha, haz una vista preliminar del documento. (cambiar la vista a normal para salir de la vista previa de los saltos de página)

3. Si desea que se imprima las coordenadas llamadas Títulos de las filas y columnas, clic Ficha Diseño de Página/Configurar página/Opciones de hoja y luego se tildará la opción Encabezados Imprimir. Haga una vista preliminar. Guarda los cambios y cierre el libro del Ejercitario. Abra el libro de Consolidación.

Mostrar todas las hojas de un libro

Por lo que sabes, solamente puedes ver una hoja por vez: si pasas a una nueva hoja, (Ctrl+Avpág), dejas de ver la anterior (Ctrl+Repág). Pero también es posible acomodar las hojas en la pantalla de modo que todas estén a la vista al mismo tiempo. Por ejemplo el libro de Consolidación posee 3 hojas.

1. Selecciona Ficha Vista/Ventana/Nueva ventana. No vas a notar ningún cambio, pero ahora hay dos ventanas superpuestas. Fíjate en la barra de tareas.

2. Vuelve a repetir el mismo paso hasta de disponer de tres ventanas en total.

3. Ficha Vista/Ventana/selecciona la opción Organizar Todo. Aparece un cuadro que nos ofrece distintas opciones para organizar, marca Mosaico y luego aceptar.

La pantalla quedará dividida en tres. Cierra todas las ventanas. Abre de vuelta el libro del Ejercitario.

Microsoft Excel 51

Imprimiendo rangos irregulares

A veces hay que imprimir rangos “que no encajan” o sea 2 planillas que deben imprimirse en una misma hoja, una al lado de la otra, por ejemplo como está en la figura. (Práctica 3 Formato condicional y Práctica 7-A Nueva Americana) El problema no consiste en la impresión propiamente dicha, sino en cómo acomodar ambos rangos, siendo que tienen distintos anchos de columna y altos de fila. Hay una manera:

1. Abra la hoja Formato Condicional (Cooperativa CAES) Selecciona el rango B1:G20.

2. Puede elegir Copiar/Copiar como una imagen(no se actualiza)

3. Ó pulsar(Ctl+C)

4. Abra la hoja de Nueva Americana, Ubica el cursor en la celda H1 hacemos clic el icono Pegar de la Cinta Inicio(aparecen nuevas opciones del submenú)

5. De otras opciones de pegado elegir Imagen vinculada(M)

Lo que acabamos de pegar al costado de la primera planilla es una “foto” de la segunda. Si modificamos algún dato en el rango original, se modificará también la imagen pegada.

6. Guarda los cambios y cierra el ejercicio.

Modelo final

52 Microsoft Excel

Práctica 14

Consolidación

Para resumir y registrar resultados de hojas de cálculo independientes, puede consolidar datos de cada una de estas hojas en una hoja de cálculo maestra. Las hojas pueden estar en el mismo libro que la hoja de cálculo maestra o en otros libros. Al consolidar datos, lo que se hace es ensamblarlos de modo que sea más fácil actualizarlos y agregarlos de una forma periódica o específica. Por ejemplo, si tiene una hoja de cálculo de cifras de gastos para cada una de las oficinas regionales, podría utilizar una consolidación para resumir estas cifras en una hoja de cálculo de gastos corporativa. Esta hoja de cálculo maestra podría contener totales de ventas y promedios, niveles de inventario actuales y los productos más vendidos de toda la organización. Para consolidar datos, utilice el comando Consolidar del grupo Herramientas de datos de la ficha Datos.

1. Abra el libro Consolidación Avanzado, completa las operaciones en las 2 hojas y luego en la hoja Resumen

2. En la ficha Datos, en el grupo Herramientas de datos, haga clic en Consolidar.

3. En el cuadro Función, haga clic en la función de resumen (función de resumen: tipo de cálculo que combina datos de origen en un informe de tabla dinámica o una tabla de consolidación, o cuando se insertan subtotales automáticos en una lista o base de datos. Algunos ejemplos de funciones de resumen son: Sumar, Contar y Promedio.) que desea que utilice Microsoft Office Excel para consolidar los datos. (Elige la función Suma)

4. Si la hoja de cálculo se encuentra en otro libro, haga clic en Examinar para buscar el archivo y, a continuación, haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Examinar.

5. La ruta de acceso del archivo se escribe en el cuadro Referencia seguido de un signo de exclamación.(si van a escribir)

6. Abra la hoja 1º SEMESTRE, seleccione el rango C6:C13 sale el nombre que le asignó al rango y, a continuación, haga clic en Agregar. Abra

la hoja 2º SEMESTRE, seleccione (si ya no lo está) el rango y, a continuación, haga clic en Agregar. y luego aceptar, cuando ya están todos los datos de las hojas agregadas.

Microsoft Excel 53

7. Para consolidar los datos del precio venta total, elimine todas las referencias anteriores y repita los pasos anteriores seleccionando los rangos correctos.

8. Otra forma de CONSOLIDAR, sin utilizar el cuadro de diálogo es de la siguiente manera: Seleccione la celda donde introducirá la fórmula, empiece con el signo + ó =, haga clic en la hoja de cálculo que inicia la referencia y seleccione la celda que contiene el rango que desea consolidar (Abra la hoja 1º Semestre, clic sobre D6, pulse la tecla +, abra la hoja 2º Semestre, clic sobre D6 y finalmente para que salga el resultado pulse Enter) y automáticamente el resultado se consolida en la hoja de Resumen quedando en la barra de fórmula lo siguiente ='1º SEMESTRE'!D6+'2º SEMESTRE'!D6 (para el Precio costo total)

En síntesis, los vínculos son útiles cuando desea tomar datos procedentes de distintos libros. Por ejemplo: cada libro fuente puede ser responsabilidad de un departamento diferente en una empresa y el director puede reunir la información que desea analizar estableciendo vínculos a distintos libros. Cada vez que un departamento modifique sus datos, la hora del director reflejará inmediatamente los cambios. Guarde los cambios y cierre el libro.

54 Microsoft Excel

Práctica 15

Auditoria de hojas

Esta sencilla opción sirve para saber a qué celdas hace referencia una fórmula determinada, posibles errores en fórmulas, etc.

1. Botón Office/Nuevo/Libro en Blanco/Crear… Copiar la siguiente tabla en un libro nuevo, calcula los Beneficios (5%) y el Sueldo Neto.

A B C D

1 Nombre y

apellido

Sueldo Beneficios

5%

Sueldo Neto

2 María, López 1.650.000

3 José, Latorre 2.200.000

4 Amalia, González 2.000.000

5 Luis, Ugarriza 1.800.000

2. Crea una sencilla hoja con sus fórmulas:

3. Sitúa el cursor en la celda D2

4. De la ficha Fórmulas/grupo Auditoria de Fórmulas/clic en Rastrear precedentes ó Rastrear dependientes

Excel nos muestra que la fórmula hace referencia al rango B2:C2 (precedentes) y que a su vez, otra celda, la D2, depende del resultado de la celda actual (dependientes).

A través de esta opción podemos localizar qué celdas dependen de otras en sus fórmulas, a qué celdas hace referencia la fórmula, etc. Incluso podemos, en caso de error, localizar el mismo (Comprobación de errores/ Rastrear error). Si desea ver la fórmula en cada celda en lugar del valor resultante, seleccione Mostrar fórmulas.

5. De la Ficha Fórmulas/Auditoría de Fórmulas/Quitar flechas.

Microsoft Excel 55

Práctica 16

Proteger un archivo con contraseña

Para guardar el libro con el nombre de Auditoría de libros o de Fórmulas con una contraseña.

Haga clic en la ficha Archivo desde la Vista Backstage, haga clic en Guardar

como.

Haga clic en la opción Herramientas y, a continuación, en Opciones

generales.

Siga uno o ambos procedimientos:

Si desea que los revisores escriban una contraseña para poder ver el libro,

especifique la contraseña en el cuadro Contraseña de apertura.(123)

Si desea que los revisores escriban una contraseña para poder guardar los

cambios en el libro, especifique la contraseña en el cuadro Contraseña de

escritura.(123),confirme las contraseñas y acepta.

Utilice contraseñas seguras que combinen letras en mayúsculas y minúsculas, números y símbolos. Las contraseñas no seguras son aquellas que no combinan estos elementos. Un ejemplo de contraseña segura sería Y6dh!et5 y de contraseña no segura, Casa27. Las contraseñas deben tener 8 o más caracteres. Una frase con 14 o más caracteres es todavía mejor

Es fundamental que recuerde la contraseña. Si la olvida, Microsoft no puede recuperarla. Guarde las contraseñas que anote en un lugar seguro, lejos de la información que ayudan a proteger.

Quitar una contraseña

Es posible eliminar la contraseña que pusimos a un archivo, si así lo deseamos. Abra el archivo con la contraseña y luego:

1. Haga clic en la ficha Archivo desde la Vista Backstage, haga clic en Guardar

como.

2. Haga clic en Herramientas y, a continuación, en Opciones generales.

3. Seleccione la contraseña y presione SUPRIMIR ó cambiar.

4. Haga clic en Aceptar.

5. Haga clic en Guardar.

6. Si se le pregunta si desea reemplazar el archivo existente, haga clic en Sí.

56 Microsoft Excel

Otra alternativa para Proteger hojas de cálculo de Excel 2010

1. Haga clic en la pestaña Archivo. Se abrirá la vista Backstage, haga clic en Información.

2. En Permisos, haga clic en Proteger libro.

3. De las opciones de Proteger libro. Seleccionar Cifrar con contraseña Establezca una contraseña para el documento.

Cuando seleccione Cifrar con contraseña, aparece el cuadro diálogo Cifrar documento. En el cuadro Contraseña, escriba una contraseña ejemplo (123) Importante:

Si quiere eliminar una contraseña, de la ficha Archivo haga clic en Información. En Permisos, En proteger libro, vuelva a ingresar en Cifrar con contraseña, y del cuadro elimine la contraseña y acepte.

Proteger elementos de la hoja de cálculo o libro

Para impedir que un usuario cambie, mueva o elimine por accidente o premeditadamente datos importantes, puede proteger determinados elementos de la hoja de cálculo o libro, con o sin una contraseña. La protección de elementos del libro u hoja no debe confundirse con la seguridad mediante contraseña de nivel de libro. La protección de elementos no protege un libro frente a usuarios malintencionados.

En el mismo libro donde estás probando las opciones de Auditoria de libros realiza lo siguiente:

1. En el grupo Celdas de la ficha Inicio, haga clic en Formato y luego en Formato de celdas.(Ctrl+1)

Microsoft Excel 57

2. En la pestaña Protección, desactive la casilla Bloqueada y, a continuación, haga clic en Aceptar.

3. Luego en la hoja seleccione las celdas B2:D5, vuelva a Bloquear las Celdas, tildando la casilla Bloqueada.

Para evitar que se muestre una fórmula en la barra de Fórmula, haga lo siguiente:

1. En la hoja de cálculo, seleccione las celdas que contienen las fórmulas que desea ocultar. B2:D5

2. En el grupo Celdas de la ficha Inicio, haga clic en Formato y luego en Formato de celdas.

3. En la pestaña Protección, active la casilla Oculta y, a continuación, haga clic en Aceptar

4. Ahora Proteja la hoja, En el Grupo Celdas, de la ficha Inicio, Formato de Celdas, en la pestaña Protección, seleccione Proteger Hoja, del cuadro Contraseña para proteger la hoja, escriba una contraseña (123), acepta y a continuación, vuelva a escribir la misma contraseña para confirmarla.

5. En la lista Permitir a los usuarios de esta hoja de cálculo, seleccione los elementos que desee que los usuarios puedan cambiar. Y desactive las casillas de verificación para impedir que modifique las distintas opciones que aparecen en el cuadro.

Más ejemplos de elementos que puede seleccionar:

58 Microsoft Excel

Desactive esta casilla de verificación Para impedir que los usuarios

Seleccionar celdas bloqueadas

Muevan el puntero a celdas que tienen activada la casilla de verificación Bloqueado en la ficha Protección del cuadro de diálogo Formato de celdas. De forma predeterminada, los usuarios pueden seleccionar celdas bloqueadas.

Seleccionar celdas desbloqueadas

Muevan el puntero a celdas que tienen desactivada la casilla de verificación Bloqueado en la ficha Protección del cuadro de diálogo Formato de celdas. De forma predeterminada, los usuarios pueden seleccionar celdas desbloqueadas, y pueden presionar la tecla TAB para desplazarse por las celdas desbloqueadas de una hoja de cálculo protegida.

Formato de celdas

Cambien cualquiera de las opciones de los cuadros de diálogo Formato de celdas o Formato condicional. Si aplicó formatos condicionales antes de proteger la hoja de cálculo, el formato seguirá cambiando si un usuario especifica un valor que satisfaga una condición diferente.

Intenta borrar con la tecla Supr cualquier celda que contenga un dato (B2:D5), producirá un mensaje de error. La hoja está protegida por completo.

1. Ahora de la ficha Revisar en el grupo Cambios, haga clic en Desproteger hoja. (123)

2. O de la ficha Archivo haga clic en Información. En proteger libro/Permisos, haga clic en Desproteger (escriba la contraseña 123.

Microsoft Excel 59

Práctica 17

Insertar comentarios

Es posible la inserción de comentarios en una celda a modo de anotación personal. En el libro de Auditoria, inserta una pequeña anotación.

1. Sitúa el cursor en C1 y pulsa el botón derecho del Mouse y luego selecciona Insertar Comentario. Ó desde la ficha Revisar/Comentarios/Nuevo Comentario

2. Escribe el siguiente texto:

Beneficio aplicado según la última reunión del consejo de administración

3. Pulsa clic fuera de la casilla amarilla.

Dependiendo de qué opción esté activada en la ficha Revisar/Comentarios, podemos, Eliminar, mostrar todos los comentarios u ocultar, mostrar entradas manuscritas, modificar comentario.

4. Sitúa el cursor sobre la celda que contiene el comentario.

5. Pulsa el botón derecho del ratón sobre esa misma celda.

Desde aquí, podemos modificar o eliminar el comentario.

Si deseas imprimir el comentario, primero debe activar mostrar u ocultar comentarios, luego, en la ficha Diseño de página, en el grupo Configurar Página, haga clic en el iniciador del cuadro de diálogo Configurar Página, en la ficha Hoja, dentro del cuadro Comentario, haga clic en la opción, Al final de la hoja o Como en la hoja. Guarde los cambios y cierre el libro.

Práctica 18

Importar datos de Word a Excel

A veces puede ser útil importar una tabla de Word a Excel si deseamos agregar algún tipo de fórmula que disponemos y no queremos volver a teclear todos los datos en un libro de Excel

Ingresa al Microsoft Word. Abre el archivo de Documento “Salarios de Altos Funcionarios Públicos” para Importar, de la carpeta que te indique el profesor.

60 Microsoft Excel

1. En Microsoft Word, seleccione las filas y columnas de la tabla que desee

copiar.

Haga clic en icono Copiar de la ficha Inicio.

2. Abra un libro del Microsoft Excel.

3. Haga clic en la celda A1.

Las celdas de la tabla copiada sustituyen a las celdas existentes en el área.

4. Haga clic en Pegar.

5. Para ajustar el formato, haga clic en Opciones

de pegado, situado junto a los datos, y

después haga clic en Coincidir con formato

de destino(C) para utilizar cualquier formato

previamente aplicado a las celdas de Excel, o

bien en Mantener formato de origen(M) para

hacer coincidir el formato de la tabla de Word

tanto como sea posible.

6. Guarda el libro con el nombre de Ejercicio 18

Nota: Excel pega el contenido de cada celda de la tabla de Word en una celda de Excel independiente. Si desea dividir los datos en más celdas, por ejemplo, dividir nombre y apellido de modo que queden en celdas separadas, utilice de la ficha Datos/Herramientas de datos/el comando Texto en columnas.

Importar datos de Excel a Word

Al importar datos de Excel a Word además de lo visto anteriormente podemos hacer que los datos se actualicen en Word si realizamos algún cambio en Excel.

1. Para realizar este proceso, abra del Ejercitario, la hoja de Práctica 7 Nueva Americana y seleccione A4:G16, luego pulse Ctrl+C o del icono Copiar.

2. Ingresa al Word en el Documento de funcionarios públicos para Importar, haga un salto de página (Ctrl. +Enter) y pulsa Ctrl.+V con el botón Pegar

3. Después de pegar los datos en Word, aparece un indicador de pegado, donde podemos ver distintas opciones.

Mantener formato de Origen(M) Usar estilos de destino(E) Vincular y mantener formato de

Origen(V) Vincular y usar estilos de destino(V) Imagen(I) Mantener sólo texto(T)

4. Por defecto nos conserva el mismo formato de origen que tenía en la hoja de Excel.

Microsoft Excel 61

5. Si queremos vincular los datos de Excel para que se actualicen en Word podemos escoger la opción Vincular y mantener formato de Origen(V).

Guarda el documento con el nombre de Datos importados y cierra el archivo y vuelve a abrirlo.

Práctica 19

Macros

Si hay tareas de Microsoft Excel que realiza reiteradamente, puede grabar una macro para automatizarlas. Una macro es una acción o un conjunto de acciones que se puede ejecutar todas las veces que desee. Cuando se crea una macro, se graban los clics del mouse y las pulsaciones de las teclas. Después de crear una macro, puede modificarla para realizar cambios menores en su funcionamiento

Cuando trabajamos con un libro personalizado, es decir, que nos hemos definido con una serie de características específicas como puedan ser el tipo de letra, el color de ciertas celdas, los formatos de los cálculos y características similares, perdemos mucho tiempo en formatear todo el libro si disponemos de muchas hojas. Con las macros lo que se pretende es automatizar varias tareas y fusionarlas en una sola, añadiendo por ejemplo un botón en nuestro libro que al pulsar sobre él realice todas esas tareas. Esta unidad tratará de manera muy sencilla el tema de macros sin entrar en profundidad con el lenguaje de programación utilizado por MS Excel, el Visual Basic Application (VBA), ya que esto ocuparía un curso entero y se sale del objetivo del curso.

Antes de grabar una macro

Compruebe que se muestra la ficha Programador en la cinta de opciones. Dado que la ficha Programador no se muestra de manera predeterminada, haga lo siguiente:

1. Haga clic en la pestaña Archivo, elija Opciones y, a continuación, haga clic en la categoría Personalizar cinta de opciones.

2. En Personalizar cinta de opciones, en la lista Fichas principales, haga clic en Programador y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Crear una macro automáticamente

3. Para grabar una macro debemos acceder a la pestaña Vista y despliega el submenú Macros y dentro de este submenú seleccionar la opción Grabar macro...

Además de esta opción en el menú podemos encontrar las siguientes opciones:

62 Microsoft Excel

Ver Macros... - Donde accedemos a un listado de las macros creadas en ese libro.

Usar referencias relativas - Con esta opción utilizaremos referencias relativas para que las macros se graben con acciones relativas a la celda inicial seleccionada.

Al seleccionar la opción Grabar macro..., lo primero que vemos es el cuadro de diálogo Grabar macro donde podemos dar un nombre a la macro (no está permitido insertar espacios en blanco en el nombre de la macro).

Podemos asignarle un Método abreviado: mediante la combinación de las tecla CTRL + "una tecla del teclado". El problema está en encontrar una combinación que no utilice ya Excel.

En Guardar macro en: podemos seleccionar guardar la macro en el libro activo, en el libro de macros personal o en otro libro.

En Descripción: podemos describir cuál es el cometido de la macro o cualquier otro dato que creamos conveniente.

Para comenzar la grabación de la macro pulsamos el botón Aceptar y a continuación, si nos fijamos en la barra de estado, encontraremos este botón en la barra de estado donde tenemos la opción de detener la

grabación.

A partir de entonces debemos realizar las acciones que queramos grabar, es conveniente no seleccionar ninguna celda a partir de la grabación, ya que si seleccionamos alguna celda posteriormente, cuando ejecutemos la macro, la selección nos puede ocasionar problemas de celdas fuera de rango.

Una vez concluidas las acciones que queremos grabar, presionamos sobre el botón Detener de la barra de estado, o accediendo al menú de Macros y

haciendo clic en Detener grabación

4. Puede también seleccionar del grupo Código en la pestaña Programador, haga clic en Grabar macro y luego haga clic en Aceptar para comenzar a grabar.

5. Realice algunas acciones en la hoja de cálculo como escribir algún texto,

Microsoft Excel 63

seleccionar algunas columnas o filas o rellenar con algunos datos.

6. En el grupo Código en la pestaña Programador, haga clic en Detener grabación.

Ejecutar una macro

Una vez creada una macro, la podremos ejecutar las veces que queramos.

Antes de dar la orden de ejecución de la macro, dependiendo del tipo de macro que sea, será necesario seleccionar o no las celdas que queramos queden afectadas por las acciones de la macro.

Por ejemplo si hemos creado una macro que automáticamente da formato a las celdas seleccionadas, tendremos que seleccionar las celdas previamente antes de ejecutar la macro.

Para ejecutar la macro debemos acceder al menú Ver Macros..., que se encuentra en el menú Macros de la pestaña Vista, y nos aparece el cuadro de diálogo Macro, donde tenemos una lista con las macros creadas.

Debemos seleccionar la macro deseada y pulsar sobre el botón Ejecutar. Se cerrará el cuadro y se ejecutará la macro.

En cuanto al resto de botones:

Cancelar - Cierra el cuadro de diálogo sin realizar ninguna acción.

Paso a paso - Ejecuta la macro instrucción por instrucción abriendo el editor de programación de Visual Basic.

Modificar - Abre el editor de programación de Visual Basic para modificar el código de la macro. Estos dos últimos botones son para los que sepan programar.

Eliminar - Borra la macro.

Opciones - Abre otro cuadro de diálogo donde podemos modificar la tecla de método abreviado (combinación de teclas que provoca la ejecución de la macro sin necesidad de utilizar el menú) y la descripción de la macro.

Un detalle importante a tener en cuenta es que, si ejecutamos una macro, no es posible deshacer la acción desde la herramienta deshacer común, por lo que es interesante ir con pies de plomo al ejecutar macros que vayan a realizar cambios importantes.

Otra forma de ejecutar una macro. Abra el libro que contiene la macro.

64 Microsoft Excel

1. En la ficha Programador, en el grupo Código, haga clic en Macros.

2. En el cuadro Nombre de la macro, haga clic en la macro que desea

ejecutar.

3. Siga uno de los procedimientos siguientes:

Para ejecutar una macro en un libro de Excel, haga clic en Ejecutar.

Sugerencia También puede presionar CTRL+F8 para ejecutar la

macro. Puede interrumpir la ejecución de la macro presionando ESC.

Ejercicio

En un libro en blanco, sitúate en la celda A1 y escribe Prueba de macros. Pulsa INTRO para guardar la información en la celda y luego sitúate de nuevo en ella.

1. Ve a la Ficha Vista o la ficha Programador/Código

2. Abre el submenú Macro, Selecciona Usar referencias relativas

3. Y elije la opción Grabar macro... Aparece el cuadro de diálogo Grabar macro.

4. Escribe el nombre de la macro, Formato1. Y pulsa Aceptar. Ahora estamos grabando, vamos a realizar las acciones necesarias para dar formato a nuestra hoja de trabajo.

5. Presiona sobre el botón Negrita de la sección Fuente, en la pestaña Inicio.

6. Presiona sobre el botón Cursiva de la sección Fuente.

7. Escoge el tipo de fuente Arial Black

8. Escoge el tamaño de la fuente en 14 puntos, color rojo

Ya hemos concluido con el formato de una cabecera de datos, por tanto concluimos la grabación de la macro.

9. Presiona sobre el botón detener de la barra de herramientas, o accede al menú Macro y selecciona Detener grabación, ó de la Ficha Programador/Código/Detener macro.

Ahora vamos a comprobar que funciona correctamente la macro creada.

En la hoja 2

1. Escribe en la celda A1 Liquidación de Sueldos.

2. Ve a la Ficha Vista o la ficha Programador/Código

3. Abre el submenú Macros/Elige Ver Macros.

Microsoft Excel 65

4. Selecciona la macro creada Formato1 y pulsa sobre Ejecutar. Observa como las celdas seleccionadas adoptan el formato automáticamente.

5. Puede crear un botón de Control, seleccione de la ficha Programador/Controles/Insertar/Controles de formularios.

6. Seleccionar Control (de formularios), luego arrastrar y dibujar un cuadro, aparece un cuadro de Asignar macro (elegir Formato1) y aceptar, luego cambiar el nombre del botón por Formato1.

7. Escribir en otra celda Planilla de Costos, y probar la macro con el botón

8. Practica otros ejemplos con el Profesor.

9. Elimina las macros creadas. (Macros/Eliminar)

10. Cierra el libro sin guardar los cambios.

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Bibliografía de Consulta

PC Update La Nación, CURSO ACTUALIZADO DE INFORMÁTICA Microsoft EXCEL. Diario La Nación, Asunción, Paraguay.

ABC, Manual de Informática, Edit. Casei Associats S.A. Barcelona, 1997. Edita Azeta S.A. Asunción, Paraguay.

Microsoft Excel 2000. Claudio Sánchez Guías Visuales, Barcelona 2000

Microsoft Excel para Contadores 2004, Alejandro A. Pazos/ Matias S. García Fronti

Buenos Aires, Argentina 2003 OmiCron System WWW. Geocities.com/Silicon Vallery/Network/1030/ExcelTop.html

Este manual fue elaborado por las instructoras del Área de Informática del Caes: Prof. Arq. Mirian B. Villalba y la Sra. Prof. Grazzia Scarzo, para uso exclusivo en el Centro de Adiestramiento en Servicio, Facultad de Ciencias Económicas de la Universidad Nacional de Asunción.