Manual Excel y Access Avanzado 2007

MANUAL EXCEL Y ACCESS 2007

EXCEL 2007 Formato condicional Un formato condicional cambia el aspecto de un rango de celdas en funcin de una condicin verdadera o falsa (criterio), facilita el proceso de resaltar celdas o rangos de celdas interesantes, destacar valores inusuales, etc. Para aplicar formato condicional, realice lo siguiente: 1. Abra o cree un archivo de Excel el cual contenga datos que puedan ser evaluados a travs de criterios.

2.

Colquese en la celda o seleccione un rango se celdas al que aplicara el formato condicional y, vaya a la ficha Inicio, y en el grupo Estilos, presione el botn Formato condicional.

3.

Seleccione el tipo y subtipo de formato condicional que dese aplicar.

Campus Alameda; Alameda 20131

Tel/Fax (56-02) 3281780 - 3281770; Santiago-Chile [email protected]

Resaltar reglas de celdas Reglas superiores e inferiores

Establece el criterio basndose en el contenido de las celdas. Establece un criterio para buscar los valores ms altos o ms

Barras de datos

bajos en un grupo de celdas. Rellena las celdas con colores degradados mismos que en base a la longitud de la barra representan el valor contenido en la celda.

Escalas de color

Rellena las celdas con colores de diferentes tonos mismos que representan los valores superiores, medios e inferiores. Aplica un icono el cual representa los valores contenidos en las celdas. Permite establecer una nueva regla (criterio)personalizada.

Conjuntos de iconos Nueva regla Borrar reglas Administrar reglas

Elimina las reglas (criterios) establecidas en las celdas. Permite ver, editar o eliminar reglas (criterios).

4.

Escriba los criterios y especifique el formato a aplicar en caso que se cumpla la condicin y, presione Aceptar.

5.

Los datos que cumplan con el criterio especificado en la condicin, se mostraran con el formato seleccionado.



Herramientas para el manejo de datos Tablas (Listas) y Filtros La herramienta tabla antes denominada listas de Excel facilita el anlisis y la administracin de los datos de una tabla, ya que permite ordenar, filtrar, dar formato y utilizar funciones incorporadas vinculadas hacia los datos de la tabla. Para crear una tabla, realice lo siguiente: 1. Abra o cree un archivo de Excel el cual contenga datos numricos.

2.

Colquese en cualquier celda de la tabla de datos y, vaya a la ficha Insertar, y en el grupo Tablas, presione el botn Tabla.

3.

En la ventana Crear tabla, corrobore el rango de celdas donde se encuentran los datos de la tabla, o en su defecto especifquelos, si la tabla contiene encabezados de ttulo seleccione la casilla La tabla tiene encabezados, y presione Aceptar.

4. Se mostrar la tabla con un formato predeterminado mismo que puede cambiar a su gusto en cualquier momento, as mismo mostrar los indicadores de filtros en cada encabezado de columna con lo cual podr filtrar u ordenar los datos a su gusto.



5. Especifique en seguida la frmula o funcin para obtener un resultado de una o de todas las columnas de datos.

6. En cada celda donde introdujo la formula o funcin, al posicionarse en alguna de ellas aparecer un indicador de filtro con el cual podr seleccionar de forma individual para cada celda una funcin incorporada.

NOTA

Si aplica filtros en alguna de las columnas de datos y, a su vez, selecciona en alguna columna una funcin incorporada, los resultados automticamente de actualizarn tomando en cuenta solo los datos mostrados por el filtro.

Subtotales La herramienta subtotal, se utiliza para obtener diferentes resultados de varias filas de datos numricos relacionados entre s por medio de funciones incorporadas. Para crear subtotales, realice lo siguiente: 1. Abra o cree un archivo de Excel el cual contenga datos numricos.

2.

Colquese en cualquier celda de la tabla de datos y, vaya a la ficha Datos, y en el grupo Esquema, presione el botn Subtotal.Campus Alameda; Alameda 20134


3.

En la ventana Subtotales, marque las opciones necesarias para crear un subtotal a su gusto.

Para cada cambio en

Especfica que columna se tomar como referencia para el subbtotal.

Usar funcin

Permite seleccionar una funcin de un grupo de funciones predefinidas. Permite marcar las columnas de datos numricos que se incluirn en el Reemplaza el subtotal anterior con uno nuevo.Inserta el subtotal en la parte inferior de la tabla de datos.

Agregar subtotal a

subtotal.

Reemplazar subtotales actuales Resumen debajo de los datos Salto de pgina entre grupos

Inserta saltos de pgina entre grupos de datos.

4.

Enseguida los datos y subtotales sern mostrados a manera de esquema, mismo que podr controlar presionando los botones con nmero (1, 2, 3), o los botones de ms y menos (+, -), segn si desea mostrar u ocultar informacin.



Filtros Avanzados Los filtros avanzados, realizan la misma funcin que los filtros normales (autofiltros), es decir, muestran solo la informacin que cumple con el criterio determinado, pero con la diferencia que en el filtro avanzado los datos a filtrar pueden ser copiados hacia otro lugar dentro de la hoja activa, es decir, la hoja que contiene la tabla de datos. Para aplicar filtros avanzados, realice lo siguiente: 1. Abra o cree un archivo de Excel el cual contenga cuando menos una tabla de datos en alguna de las hojas.

2.

En seguida necesitar definir dos reas importantes, las cuales son: el rea de criterios (preferentemente debajo de la lista) y el rea de extraccin (cualquier lugar dentro de la hoja activa que tenga la misma cantidad de celdas que el rea de la lista). Como referencia para Ud. y el filtro copie los encabezados de la lista hacia las otras dos reas definidas y escriba los criterios en el rea definida para ese fin.



3.

Vaya a la ficha Datos, y en el grupo Ordenar y filtrar, presione el botn Avanzadas.

4.

En el cuadro de dialogo Filtro avanzado, especifique los rangos o escriba los nombres que hacen referencia al rea de la lista, de criterios y de extraccin.

NOTA:

Si los criterios especificados concuerdan con la informacin contenida en la tabla de datos, entonces solo dicha informacin ser mostrada.



Validacin de datos Est herramienta se utiliza para evitar la entrada de datos no validos en las celdas que contengan la validacin, es decir, solo permiten la escritura o seleccin de datos vlidos, por ejemplo no se permitirn nmeros con decimales en celdas donde se hayan validado para datos enteros. Para validar datos en las celdas, realice lo siguiente: 1. Abra o cree un archivo de Excel el cual contenga celdas con datos especficos a validar.



2.

Colquese en la celda que desea validar, o si son varias las celdas que llevarn la misma validacin, seleccinelas todas. Vaya a la ficha Datos, y en el grupo Herramientas de datos, presione el botn Validacin de datos.

3.

4.

En la ficha Configuracin de la ventana Validacin de datos, especifique el criterio de validacin para la celda o celdas seleccionadas.

Cualquier valor Nmero entero Decimal Lista Fecha Hora Longitud del texto

Permite cualquier tipo de dato, opcin predeterminada en todas las celdas. Permite solo datos numricos enteros. Permite solo datos numricos enteros y decimales. Permite seleccionar un elemento de una lista desplegable. Permite la introduccin de datos cronolgicos de fecha. Permite la introduccin de datos cronolgicos de hora. Permite la introduccin de cualquier carcter a manera de texto. Permite la introduccin de una frmula que calcule un valor lgico.

Personalizada

5. Vaya a la ficha Mensaje de entrada, escriba un ttulo y un mensaje que ser mostrado al posicionarse en la celda o celdas con la validacin.Campus Alameda; Alameda 20139


6. Vaya a la ficha Mensaje de error, seleccione un estilo para el mensaje de error, escriba un ttulo y el mensaje el cual ser mostrado al infringir la regla de validacin, y presione Aceptar.

NOTA El mensaje de entrada puede ser omitido, pero se recomienda su utilizacin para que el usuario sepa que deber introducir en las celdas validadas, as mismo sucede con el mensaje de error el cual tambin puede ser omitido, aunque Excel contempla un mensaje de error predeterminado cuando se infringe la validacin. 7. Se mostrar inmediatamente el mensaje de entrada en un cuadro de texto parecido a un comentario, solo necesitar introducir los datos solicitados en el mensaje.



8.

Si los datos introducidos no fueron aceptados, es decir, no cumplen con el requerimiento de la validacin, entonces se mostrar el cuadro de dialogo con el mensaje de error y, algunos botones segn el estilo seleccionado.

Nota

Cabe mencionar que el estilo Grave es el ms restrictivo de todos los estilos, ya que por ningn motivo permitir la entrada de los datos que no cumplan con la regla de validacin, mientras que los otros estilos Advertencia e Informacin si lo permitirn.

Consolidar datos Est herramienta se utiliza para combinar valores contenidos en rangos de celdas en uno solo y generar resultados a partir de funciones predeterminadas. Para consolidar datos, realice lo siguiente: 1. Abra o cree un archivo de Excel el cual contenga celdas con datos especficos a consolidar, estos datos pueden estar ubicados dentro de una misma hoja, aunque generalmente se encuentran en hojas diferentes, ya que dicha informacin se podra organizar por ejemplo: por da, por semana, por mes, etc., en cada hoja.

2.

Puede crear o copiar el mismo formato con los datos en comn que llevar el consolidado con respecto a las hojas de datos, en este caso de cada mes y, colquese en la primer celda (superior izquierda) del rango que se consolidar.

3.

Vaya a la ficha Datos, y en el grupo Herramientas de datos, presione el botn Consolidar.



4.

En la ventana Consolidar especifique la funcin que desea utilizar y agregue las referencias de los rangos que intervendrn en el consolidado, as mismo si lo requiere puede marcar algunas opciones adicionales como Crear vnculos con los datos de origen la cual a manera de autoesquema muestra los datos de origen para obtener el consolidado, etc.

NOTA Las referencias a los datos se agregan y se acomodan en forma alfabtica, por lo que al analizar la procedencia de los datos en el consolidado, si es que se utiliz la opcin Crear vnculos con los datos de origen es posible que no se encuentren en el mismo orden. 5. Aparecer el resultado con los datos ya consolidados, segn la funcin utilizada.

NOTA El consolidado podr crearse tantas veces como sea necesario utilizando diferentes funciones para cada vez, ya sea sustituyendo el consolidado anterior o crendolo en una nueva ubicacin.

Anlisis Y si Est herramienta para el anlisis de datos contiene otras sub-herramientas tales como: Escenarios, Buscar objetivo y Tablas de datos, con las cuales se puede realizar anlisis completos de la informacin, como proyecciones de datos o clculos a futuro, etc. Escenarios Un escenario es un conjunto de valores que Excel guarda y puede sustituir automticamente en la hoja de clculo. Puede utilizar los escenarios para prever el resultado de un modelo de hoja deCampus Alameda; Alameda 201312


clculo. Puede crear y guardar diferentes grupos de valores en una hoja de clculo y, a continuacin, pasar a cualquiera de estos nuevos escenarios para ver distintos resultados. Para crear escenarios realice lo siguiente: 1. Abra o cree un archivo de Excel el cual contenga datos identificados como celdas cambiantes y celdas de resultado, necesarias para el escenario.

2.

Colquese en la celda identificada como celda cambiante y, vaya a la ficha Datos, y en el grupo Herramientas de datos, presione el botn Anlisis Y si y, seleccione la opcin Administrador de escenarios.

3. En la ventana Administrador de escenarios se indicar si existen o no escenarios definidos, para crear un escenario presione el botn Agregar.

4. En la siguiente ventana escriba el nombre para el escenario y especifique las celdas cambiantes, as mismo s lo desea podr agregar comentarios y algn mtodo de proteccin y, presione Aceptar.



5. En la ventana siguiente, introduzca los valores para las celdas cambiantes y, presione Aceptar.

6. Regresar a la ventana Administrador de escenarios donde aparecer el escenario hasta ahora creado, si lo desea puede repetir los pasos 3, 4 y 5 para generar otro escenario diferente o en su defecto presionar alguno de los otros botones segn lo que desee realizar.

Agregar Eliminar Modificar Combinar

Crea nuevos escenarios. Elimina los escenarios seleccionados. Permite modificar algunas caractersticas del escenario. Permite combinar los escenarios de otras hojas o incluso de otros libros.



Resumen

Crea un informe tipo resumen o tabla dinmica de los escenarios creados.

Creacin de un Informe tipo resumen 1. 2. Cree todos los escenarios que necesite para el informe, repita los pasos anteriores 3, 4 y 5. En la ventana Administrador de escenarios, presione el botn Resumen.

3.

En la ventana Resumen del escenario, seleccione el tipo de resumen deseado y especifique las celdas de resultado.

4.

En seguida se mostrar el resumen del escenario a manera de autoesquema.

Buscar Objetivo Buscar objetivo es una herramienta la cual buscar la entrada de datos adecuados siempre y cuando el resultado esperado sea conocido. Para buscar un objetivo realice lo siguiente:Campus Alameda; Alameda 201315


1.

Abra o cree un archivo de Excel con los datos necesarios y adecuados para ser resueltos.

2.

Vaya a la ficha Datos, y en el grupo Herramientas de datos, presione el botn Anlisis Y si y, seleccione la opcin Buscar objetivo.

3.

En la ventana mostrada especifique la celda que definir con el valor conocido la cual debe forzosamente contener una frmula, defina tambin el valor para dicha celda y por ltimo la celda que cambiar respecto a los datos introducidos anteriormente.

4.

Despus de presionar el botn Aceptar, si se ha encontrado solucin a los datos introducidos estos sern mostrados en la tabla y si desea que estos sean agregados de forma permanente a las celdas presione Aceptar, sino desea que la tabla sufra ningn cambio entonces presione Cancelar.

Tablas de datos Las tablas de datos se utilizan para mostrar los resultados de las diferentes entradas posibles al mismo tiempo, basndose en el clculo de matrices. Para crear una tabla de datos realice lo siguiente:

1.

Abra o cree un archivo de Excel con datos adecuados para ser resueltos por la tabla de datos y, seleccione las celdas de referencia para la tabla de datos, la celda inicial del rango deber contener una frmula.Campus Alameda; Alameda 201316


2.

Vaya a la ficha Datos, y en el grupo Herramientas de datos, presione el botn Anlisis Y si y, seleccione la opcin Tabla de datos.

3.

En la ventana mostrada especifique las celdas de entrada de fila y columna, para obtener el resultado adecuado necesitar ver la distribucin de las celdas de referencia para indicar de forma correcta las celdas de entrada.

4.

Tras presionar el botn Aceptar, la tabla de datos se habr creado con los resultados esperados.

Objetos dinmicos Los objetos dinmicos como las tablas y los grficos dinmicos son herramientas que facilitan la interaccin con los datos de una tabla, permitiendo en tiempo real modificaciones al contenido, de formato y de su estructura.

Tablas dinmicas Las tablas dinmicas facilitan el anlisis, la organizacin y el resumen de datos complicados, para crear una tabla dinmica, realice lo siguiente:Campus Alameda; Alameda 201317


1. Abra o cree un archivo de Excel con datos adecuados para ser analizados por la tabla dinmica y, colquese en una celda dentro de la tabla de datos.

2.

Vaya a la ficha Insertar, y en el grupo Tablas, presione el botn Tabla dinmica y seleccione la opcin Tabla dinmica.

3.

En la ventana Crear tabla dinmica seleccione la tabla de datos de donde obtendr la tabla dinmica, o si los datos provienen de una fuente externa especifique su ubicacin, por ultimo indique donde colocar la tabla dinmica y presione Aceptar.



4.

Aparecer en la hoja de clculo el rea para la tabla dinmica, y solo tendr que arrastrar los campos adecuados hacia las reas correspondientes.

5.

Tras terminar con el arrastre y acomodo deseado de los campos, la tabla dinmica lucir de la siguiente manera:



NOTA Si el acomodo de los campos no fue el adecuado, podr moverlos a voluntad en cualquier momento con lo que cambiara de nuevo la estructura de la tabla dinmica, as mismo la funcin predeterminada (suma) puede ser de igual manera cambiada para generar otro resultado diferente.

Grficos dinmicos Los grficos dinmicos representan de forma grfica e interactiva los datos de una tabla facilitando su anlisis, para crear un grfico dinmico, realice lo siguiente: 1. Abra o cree un archivo de Excel con datos adecuados para ser representados en el grfico dinmico y, colquese en una celda dentro de la tabla de datos.



2.

Vaya a la ficha Insertar, y en el grupo Tablas, presione el botn Tabla dinmica y seleccione la opcin Grfico dinmico.

2. En la ventana Crear tabla dinmica con el grfico dinmico seleccione la tabla de datos de donde obtendr el grfico dinmico, o si los datos provienen de una fuente externa especifique su ubicacin, por ultimo indique donde colocar el grfico dinmico y presione Aceptar.



4.

Aparecer en la hoja de clculo el rea para la tabla dinmica y el grfico dinmico, y solo tendr que arrastrar los campos adecuados hacia las reas correspondientes.

5.

Tras terminar con el arrastre y acomodo deseado de los campos, la tabla dinmica y el grfico dinmico lucirn de la siguiente manera:



NOTA Si el acomodo de los campos no fue el adecuado, podr moverlos a voluntad en cualquier momento con lo que cambiara de nuevo la estructura de la tabla dinmica y por ende la del grfico dinmico, as mismo la funcin predeterminada (suma) puede ser de igual manera cambiada para generar otro resultado diferente.

Macros Las macros en Excel se utilizan principalmente para automatizar tareas repetitivas, grabando o programando en lenguaje VBA (Visual Basic para Aplicaciones) cada uno de los pasos que realizar al momento de su ejecucin. Una vez creada una macro, puede asignarla a un objeto (como un botn de barra de herramientas, un grfico o un control) para que pueda ejecutarla haciendo clic en ese objeto. Grabar una macro Cuando grabe una macro, es recomendable que primero anote y ensaye cada uno de los pasos antes de grabar la macro, esto le permitir tener una macro ms limpia, es decir, con los menos errores posibles. Para grabar una macro, realice lo siguiente:

1.

Vaya a la ficha Programador, en el grupo Cdigo, haga clic en Grabar macro.Campus Alameda; Alameda 201323


2.

En la ventana mostrada escriba un nombre adecuado para la macro, si lo desea puede asignar un mtodo abreviado el cual ejecutar la macro al presionar la combinacin de teclas asignadas, especifique en donde se guardar, es decir, el alcance de su funcionamiento, opcionalmente podr escribir una descripcin sobre su funcionamiento o creacin, por ultimo haga clic en Aceptar para iniciar la grabacin.

3.

3.

Realice todas y cada una de las acciones que desee grabar en el orden adecuado.

4.

Cuando termine la grabacin de las acciones, ser necesario detener la grabacin, para ello vaya de nuevo a la ficha Programador, en el grupo Cdigo, haga clic en Detener grabacin.

NOTA Tambin puede hacer clic en el botn en el lado izquierdo de la barra de estado para iniciar la grabacin de una nueva macro, o para detenerla presione el botn en el lado izquierdo de la barra de estado. Ejecutar una macro Ejecutar una macro significa que los pasos grabados o programados se realicen uno a uno de forma rpida y automtica con tan solo presionar un botn, mtodo abreviado, objeto, etc. Para ejecutar una macro, realice lo siguiente:



Asignar la macro a un objeto 1. En una hoja de clculo, haga clic derecho sobre el objeto insertado (imagen, grfico, control, etc.) al que desea asignar una macro existente y, a continuacin, haga clic en Asignar macro en el men contextual.

2.

En el cuadro Nombre de la macro, haga clic en la macro que desea asignar.

Asignar la macro a un botn 1. Vaya al botn Office y, haga clic en Opciones de Excel.



2.

En la ventana mostrada seleccione la opcin Personalizar y en el cuadro Comandos disponibles en seleccione la opcin Macros y en el listado de macros mostradas seleccione la que desee agregar un botn a la barra de herramientas de acceso rpido, por ultimo presione Agregar y en seguida Aceptar.

NOTA Puede cambiar la imagen del botn asignado a la macro y el nombre del mismo, presionando el botn Modificar.



3.

Tras presionar Aceptar en el paso 2, el botn se mostrar en la barra de herramientas de acceso rpido y solo necesitar presionarlo para ejecutar las acciones grabadas o programadas en la macro asignada.

Eliminar una macro 1. 2. Abra el libro que contiene la macro que desee eliminar. En la ficha Programador, en el grupo Cdigo, haga clic en Macros.

3.

En el cuadro Nombre de la macro, haga clic en el nombre de la macro que desee eliminar y, presione el botn Eliminar.



Formas de proteccin En Excel la informacin puede ser protegida a nivel de hoja, es decir, impide que se realicen cambios no deseados en los datos contenidos en las celdas bloqueadas de una hoja y permite tambin especificar que celdas sern las que si permitan modificaciones a su contenido, o a nivel de todo el libro, es decir, restringe la creacin u modificacin de hojas, as como de su estructura. Para proteger una hoja o un libro, realice lo siguiente: Proteccin de hoja 1. 2. Abra el libro que contiene la(s) hoja(s) que desee proteger y ubquese en una de ellas. Vaya a la ficha Revisar y, en el grupo Cambios, haga clic en Proteger hoja.

3.

En la ventana mostrada, deje marcada la casilla Proteger hoja y contenido de celdas bloqueadas para que la proteccin solo se realice a las celdas bloqueadas, si lo desea puede establecer una contrasea para que solo quien la conozca pueda desproteger la hoja y marque solo las casillas necesarias segn lo que desee permitir que sea modificable en las celdas bloqueadas y, presione Aceptar.

NOTA Cuando intente realizar alguna modificacin de las no permitidas en la hoja, Excel mandar el mensaje siguiente:



Proteccin de libro 1. 2. Abra el libro que desee proteger. Vaya a la ficha Revisar y, en el grupo Cambios, haga clic en Proteger libro y, en Restringir edicin, seleccione la opcin Proteger estructura y ventanas.

3.

En la ventana mostrada, marque las opciones necesarias segn la proteccin deseada y, presione Aceptar.

NOTA Cuando intente realizar alguna modificacin y est, no est permitida, Excel mostrar el mensaje siguiente:



1.

Formulas Excel 2007

Son frmulas predefinidas para realizar clculos con los datos que hay en las hojas. Todas las funciones se escriben con la siguiente sintaxis:

a) Signo "=" de comienzo de frmula b) Nombre de la funcin. Por ejemplo: "Suma" c) Parntesis obligatorio de apertura: "(" d) Argumentos opcionales, es decir los valores con que opera la funcin. e) Parntesis obligatorio de cierre: ")"

1.1

Funcin AO(Fecha) Devuelve el ao de una fecha. Deber escribirse una fecha entre los parntesis o una referencia a una celda que contenga un valor de tipo fecha.

Ejemplo:

1.2

Funcin MES(Fecha) Devuelve el mes de una fecha. Deber escribirse una fecha entre los parntesis o una referencia a una celda que contenga un valor de tipo fecha.



1.3

Funcin DIA(Fecha) Devuelve el da de una fecha. Deber escribirse una fecha entre los parntesis o una referencia a una celda que contenga un valor de tipo fecha.

1.4

=BUSCARV(valor;matriz;columna;ordenado) Busca un valor determinado en la primera columna de una matriz y devuelve el valor que se encuentra en otra columna de la matriz pero en la misma fila que el valor determinado de la primera columna. Esta funcin utiliza cuatro argumentos separados por punto y coma. El primer argumento es "valor", es decir, el valor que buscamos. Puede ser un nmero, un texto (entre comillas), o una referencia a una celda donde se encuentra el valor. El segundo argumento es "matriz", es decir, el rango de celdas donde se encuentran los valores con los que trabajamos. El tercer parmetro es columna, es decir, la columna que contiene el valor que buscamos. El ltimo parmetro es opcional, su valor ser cero (desordenado) o uno (ordenado), es decir, es un valor lgico (verdadero o falso) que indica que la primera columna de valor est ordenado o no. Si no se encuentra el valor produce un mensaje de error.

Ejemplo

Dada la siguiente nmina de un curso con su nota final, deseamos saber la nota de la alumna Montenegro

1.5

=COINCIDIR(valor_buscado;matriz_busqueda;tipo)



Esta funcin devuelve un nmero entero correspondiente a la posicin relativa de un elemento que se encuentra en una matriz. Sirve para saber en qu posicin numrica ocupa un elemento en una matriz. El parmetro valor_buscado puede ser un texto, un nmero o una referencia a una celda. La matrz_bsqueda ser el rango de celdas que contiene los valores. Tipo puede ser 0, 1, -1. Cero busca coincidencia exacta con la matriz ordenada o desordenada.

Ejemplo: Buscaremos que posicin ocupa la alumna Rengifo en la nmina anterior

Es decir, la alumna Rengifo ocupa la cuarta posicin en la lista1.6 =CONTAR(rango) Devuelve un nmero entero que corresponden con la cantidad de celdas numricas que contiene un rango de celdas determinado. Las celdas que contengan texto no son contadas. =CONTARA(rango) Devuelve un nmero entero que corresponden con la cantidad de celdas que no esten en blanco en un rango de celdas determinado, es decir, cuenta celdas ocupadas indistintamente de que contengan nmeros, textos u otro tipo de dato. =CONTAR.BLANCO(rango) Devuelve un nmero entero que corresponden con la cantidad de celdas numricas que contiene un rango de celdas determinado. Las celdas que contengan texto no son contadas. =CONTAR.SI(rango;criterio) Devuelve un nmero entero que corresponde con la cantidad de celdas que cumplen una determinada condicin especificada en un rango. En otras palbras, sirve para contar celdas que cumplen una determinada condicin. Las condiciones se encuentran en el primer argumento "rango", la condicin o criterio puede ser un literal entre comillas o una referencia a una celda Ejemplo con las distintas funciones Contar:

1.7

1.8

1.9



1.10

=DERECHA(texto;ncaracteres) Esta funcin se utiliza con datos o celdas de tipo texto. Devuelve, de un texto o una celda que contenga un texto, uno o varios caracteres por la derecha.

Ejemplo

1.11

=ENCONTRAR(Texto_Buscado;Texto;Numero_Inicial) Esta funcin devuelve un nmero entero correspondiente a la posicin en la que se encuentra un texto dentro de otro texto. El primer argumento es "Texto_Buscado", es decir, un texto entre comillas o una referencia a una celda que contenga un texto. El segundo argumento es "Texto", es decir, el texto en el que buscamos "Texto_Buscado" o bien una referencia a una celda. "Nmero_nicial" es un nmero entero que indica la posicin a partir de la cual vamos a buscar. Ejemplo: Buscaremos donde empieza el apellido Sandoval dentro de Nombres



As, el apellido Sandoval se encuentra ubicado en la posicin 16 dentro del Nombre presentado en celda B31.12 =EXTRAE(Texto;Numero_Inicial;NCaracteres) Devuelve una subcadena de texto de otro texto. "Texto" es el texto del que vamos a extraer o una referencia a una celda que contenga un texto. "Nmero_Inicial" es la posicin a partir de la cual vamos a extraer. "NCaracteres" es la cantidad de caracteres que queremos extraer. Extraeremos el apellido Sandoval del texto presentado en celda B3. Se puede hacer de dos formas, usando el nmero 16 como Nmero_Inicial o encontrando el Nmero_Inicial con la frmula ocupada en 1.11

Ejemplo:

1.13

=ESBLANCO(Referencia) Esta es una funcin lgica, es decir, devuelve el valor lgico "verdadero" o "falso". Si una determinada celda se encuentra vaca (no se ha escrito nada), Esblanco devuelve "verdadero". Si en la celda hay cualquier dato devolvera "falso". Esta funcin, para que tenga utilidad, debe utilizarse anidada con otra.



1.14

=FECHA(Ao;Mes;Dia) Convierte nmeros de serie en fechas reales. Por ejemplo: supongamos que disponemos de 40 das para terminar nuestras clases a partir de la fecha 19/12/2011. Deseamos saber la fecha de trmino de clases. Entonces en celda D4 digitaremos la frmula:

1.15

=HOY() Esta es una funcin que no lleva argumentos. Devuelve un dato de tipo fecha (la fecha del sistema). Por ejemplo, si deseamos mantener actualizada la antigedad en aos de los empleados de una empresa



1.16

=INDICE(Matriz;Fila;Columna) Devuelve un valor o una matriz de valores en el argumento "Matriz" determinado por los valores de "Fila" y "Columna. Tambin puede devolver una referencia. Si se obtiene una matriz de valores deber introducirse como frmula matricial. Ejemplo: deseamos mostrar la segunda nota de la alumna Antilef

1.17

=IZQUIERDA(Texto;NCaracteres) Igual que DERECHA, pero el inicio es por la IZQUIERDA Ejemplo:



1.18

=LARGO(Texto) Devuelve un nmero entero correspondiente a la cantidad de caracteres que contiene un texto o una celda determinada.

1.19

=MAX(Rango) y MIN(Rango) Devuelve el mximo valor numrico (o el mnimo) de un rango de celdas. El rango debe contener celdas numricas. Si contiene texto devolver 0.



1.20

=MAYUSC(Texto), MINUSC(Texto) y NOMPROPIO(Texto) MAYUSC y MINUSC convierten todos los caracteres de un texto en maysculas o minsculas. NOMPROPIO convierte en mayscula la primera letra de cada palabra de un texto y en minscula el resto de las letras de cada palabra

1.21

=PAGO(Interes;Nper;Va;Vf;0) Pago es una funcin financiera que devuelve el pago de un prstamo basndose en pagos constantes y en una tasa de inters constante. Inters es el tipo de inters del prstamo. Nper es el nmero total de pagos que hay que realizar. Va es el valor actual o el total del valor de los pagos. Vf es el valor futuro que para un prestamo sera 0. El ltimo argumento indica si el vencimiento del pago es al principio del perodo o al final. Ejemplo: Se pide un prstamo de ocho millones a un Inters anual de un 15% en un plazo de 96 meses. Calcular la cuota mensual de pago



1.22

=PAGOINT(Inters;Periodo;Nper;Va;Vf;0) PAGOINT es una funcin financiera que devuelve el "inters pagado" en un perodo especfico de los pagos peridicos constantes con una tasa de inters constante. Ejemplo: del ejemplo anterior calcular el inters mensual pagado

1.23

=PROMEDIO(Rango)



Calcula el promedio de un rango.

1.24

=SI(Condicin;Sicierto;Sifalso) Funcin condicional. Si una determinada "Condicin" se cumple entonces se ejecuta la expresin "Sicierto". En caso contrario (si la condicin no se cumple) se ejecuta "Sifalso.







ELEMENTOS BSICOS DE ACCESS 2007La nueva interfaz de usuario de Office Access 2007 incluye varios elementos que definen cmo se interacta con el producto. Estos nuevos elementos se eligieron para ayudar al usuario a controlar Access y encontrar ms rpidamente los comandos necesarios. El nuevo diseo tambin permite detectar con facilidad las caractersticas que, de lo contrario, se quedaran ocultos debajo de las capas de las barras de herramientas y los mens. Adems, el usuario podr comenzar a trabajar con mayor rapidez gracias a la nueva pgina Introduccin a Microsoft Office Access, que proporciona acceso rpido para comenzar a usar el producto, inclusive un conjunto de plantillas de diseo profesional. El elemento ms significativo de la nueva interfaz de usuario se denomina cinta de opciones, que forma parte de la Interfaz de usuario de Microsoft Office Fluent. La cinta de opciones es la cinta a la largo de la parte superior de la ventana del programa que contiene grupos de comandos. La cinta de opciones de Office Fluent proporciona una ubicacin nica para los comandos y reemplaza fundamentalmente los mens y barras de herramientas. En la cinta de opciones hay fichas que combinan los comandos de manera significativa. En Office Access 2007, las principales fichas de la cinta de opciones son Inicio, Crear, Datos externos y Herramientas de base de datos. Cada ficha contiene grupos de comandos relacionados y estos grupos incluyen algunos de los dems elementos de la nueva interfaz de usuario, como la galera, que es un nuevo tipo de control que presenta visualmente las opciones. Los principales elementos de la nueva interfaz de usuario de Office Access 2007 son: Introduccin a Microsoft Office Access La pgina que se muestra cuando se inicia Access desde el botn Inicio o un acceso directo de escritorio. Cinta de opciones de Office Fluent Es el rea situada en la parte superior de la ventana del programa donde se pueden elegir los comandos. Ficha de comandos: Comandos combinados de manera significativa. Ficha de comandos contextual Es una ficha de comandos que parece segn el contexto, es decir, segn el objeto con el que se trabaje o la tarea que se est llevando a cabo. Galera Es un control que muestra visualmente una opcin de modo que se ven los resultados que se van a obtener. Barra de herramientas de acceso rpido Es una sola barra de herramientas estndar que aparece en la cinta de opciones y permite obtener acceso con un solo clic a los comandos ms usados, como Guardar y Deshacer.Campus Alameda; Alameda 201343


Panel de exploracin Es el rea situada a la izquierda de la ventana donde se muestran los objetos de la base de datos. El panel de exploracin reemplaza la ventana Base de datos de las versiones anteriores de Access. Documentos con fichas Los formularios, tablas, consultas, informes, pginas y macros se muestran como documentos con fichas. Barra de estado Es la barra situada en la parte inferior de la ventana del programa en la que se muestra la informacin de estado y que incluye botones que permiten cambiar la vista. Minibarra de herramientas Es un elemento que aparece de manera transparente encima del texto seleccionado para que se pueda aplicar fcilmente formato al texto.

Introduccin a Microsoft Office AccessCuando se inicia Office Access 2007 haciendo clic en el botn Inicio de Windows o un acceso directo de escritorio (pero no haciendo clic en una base de datos), aparece la pgina Introduccin a Microsoft Office Access. Esta pgina muestra lo que se puede hacer para comenzar a trabajar en Office Access 2007.



Crear una Base de Datos Crear una base de datos en blanco1. En la pgina Introduccin a Microsoft Office Access, en Nueva base de datos en blanco, haga clic en Base de datos en blanco.

2. En el panel Base de datos en blanco, escriba un nombre de archivo en el cuadro Nombre de archivo. Si no especifica una extensin de nombre de archivo,Campus Alameda; Alameda 201345


Access la agrega automticamente. Para cambiar la ubicacin predeterminada del archivo, haga clic en Buscar una ubicacin donde colocar la base de datos (situado junto al cuadro Nombre de archivo), busque la nueva ubicacin y, a continuacin, haga clic en Aceptar. 3. Haga clic en Crear. Access crea la base de datos con una tabla vaca denominada Tabla1 y, a continuacin, abre Tabla1 en la vista Hoja de datos. El cursor se sita en la primera celda vaca de la columna Agregar nuevo campo. 4. Comience a escribir para agregar datos o puede pegar datos de otro origen, tal y como se describe en la seccin Haga clic en Crear. Se crea una nueva base de datos y se abre una nueva tabla en la vista Hoja de datos.



CONCEPTOS BSICOS DE ACCESS Abrir una base de datos de Access existente1. Haga clic en el botn de Microsoft Office Abrir. y, a continuacin, haga clic en

2. En el cuadro de dilogo Abrir, vaya a la base de datos que desee abrir. 3. Siga uno de estos procedimientos: Haga doble clic en la base de datos para abrirla en el modo predeterminado especificado en el cuadro de dilogo Opciones de Access o en el modo establecido por una directiva administrativa. Haga clic en Abrir para abrir la base de datos para acceso compartido en un entorno de multiusuario, de manera que cualquier usuario pueda leer y escribir en la base de datos. Haga clic en la flecha situada junto al botn Abrir y, a continuacin, en Abrir en modo slo lectura para abrir la base de datos en acceso de slo lectura y, de esta forma, poder verla pero no editarla. Otros usuarios pueden seguir leyendo y escribiendo en la base de datos. Haga clic en la flecha situada junto al botn Abrir y, a continuacin, en Abrir en modo exclusivo para abrir la base de datos en acceso exclusivo. Cuando tiene una base de datos abierta en acceso exclusivo, cualquiera que intente abrir la base de datos recibe el mensaje "el archivo ya est en uso". Haga clic en la flecha situada junto al botn Abrir y, a continuacin, en Abrir en modo exclusivo de slo lectura para abrir la base de datos en acceso exclusivo. Otros usuarios pueden seguir abriendo la base de datos pero estarn limitados al modo de slo lectura.

Abrir una base de datos mediante el botn de Microsoft Office Access1. Inicie Access. 2. Haga clic en el botn de Microsoft Office , y haga clic en la base de datos que desee abrir, si aparece en el panel derecho del men. -o bienCampus Alameda; Alameda 201347


3. Haga clic en el botn de Microsoft Office y, a continuacin, haga clic en Abrir. Cuando aparezca el cuadro de dilogo Abrir, escriba un nombre de archivo y, a continuacin, haga clic en Abrir. Se abre la base de datos.

Ms opciones al abrir una base de datos Si no encuentra la base de datos que desea abrir1. En el cuadro de dilogo Abrir, haga clic en Mi PC, o bien, haga clic en Mi PC en la lista desplegable Buscar en. 2. En la lista de unidades, haga clic con el botn secundario del mouse en la unidad en la que cree que podra estar la base de datos y, a continuacin, haga clic en Buscar. 3. Escriba los criterios de bsqueda en el cuadro de dilogo Resultados de la bsqueda y, a continuacin, haga clic en Buscar para buscar la base de datos. 4. Si encuentra la base de datos, haga doble clic en ella para abrirla. 5. Debe hacer clic en Cancelar en el cuadro de dilogo Abrir para que la base de datos se abra. A continuacin, cierre el cuadro de dilogo Resultados de la bsqueda.

CREAR TABLAS DE DATOS Crear una tabla de datos Qu es una tabla?Una tabla contiene datos sobre un tema en concreto, como empleados o productos. Cada registro de una tabla contiene informacin sobre un elemento, como un determinado empleado. Un registro se compone de campos, como un nombre, una direccin y un nmero de telfono. Los registros se suelen denominar tambin filas y los campos, columnas.Campus Alameda; Alameda 201348


Registro o Fila

Campo o columna

Cuando se crea una base de datos, los datos se almacenan en tablas, que son listas de filas y columnas basadas en temas. Por ejemplo, puede crear una tabla Contactos para almacenar una lista de nombres, direcciones y nmeros de telfono, o una tabla Productos para almacenar informacin sobre productos. Siempre debe empezar a disear una base de datos creando primero sus tablas, incluso antes de crear otros objetos de base de datos. Antes de crear tablas, debe examinar cuidadosamente sus requisitos y disear la base de datos para determinar las tablas que necesita.

Crear una tabla nuevaUna base de datos simple, como una lista de contactos, puede contener slo una tabla, pero hay muchas bases de datos que contienen varias tablas. Cuando crea una nueva base de datos, crea un nuevo archivo que sirve de contenedor para todos los objetos de la base de datos, incluidas las tablas. Puede crear una tabla creando una nueva base de datos, insertando una tabla en una base de datos existente o importando o vinculando una tabla desde otro origen de datos, como un libro de Microsoft Office Excel 2007, un documento de Microsoft Office Word 2007, un archivo de texto u otra base de datos. Cuando crea una nueva base de datos en blanco, se inserta automticamente una nueva tabla vaca. A continuacin, puede escribir datos para empezar a definir los campos.

Crear una tabla en una nueva base de datos1. Haga clic en el Botn Microsoft Office y, a continuacin, haga clic en Nuevo.

2. En el cuadro Nombre de archivo, escriba el nombre del archivo. Para cambiar la ubicacin, haga clic en el icono de carpeta para buscar la ubicacin.Campus Alameda; Alameda 201349


3. Haga clic en Crear. Se abre la nueva base de datos, se crea una nueva tabla denominada Tabla1 y se abre en la vista Hoja de datos.

Guardar una tablaHaga clic en el botn de Microsoft Office y, a continuacin, haga clic en Guardar. Mtodo abreviado de teclado Para guardar el archivo, presione CTRL+S.

Tipos de datosTodos los campos (campo: elemento de una tabla que contiene un elemento de informacin especfico, como un apellido. Un campo Tratamiento puede contener Don o Doa. Las bases de datos como Microsoft SQL Server hacen referencia a los campos como columnas) de una tabla tienen propiedades. stas definen las caractersticas y el comportamiento del campo. La propiedad ms importante de un campo es su tipo de datos. El tipo de datos de un campo determina la clase de datos que va a poder almacenar. Por ejemplo, un campo cuyo tipo de datos sea Texto podr almacenar datos que se compongan de caracteres de texto o numricos, mientras que un campo cuyo tipo de datos sea Nmero slo podr almacenar datos numricos. El tipo de datos de un campo determina otras muchas cualidades importantes del mismo, como: La forma de usar el campo en expresiones. El tamao mximo de un valor del campo. Si el campo se puede indizar. Los formatos que se pueden usar con el campo Cuando se crea un nuevo campo en la vista Diseo, se especifica su tipo de datos y, de forma opcional, sus dems propiedades.



Tabla Contactos abierta en la vista Diseo Tipo de datos Propiedades de campo

Tipos de datosImagnese un tipo de datos de un campo como un conjunto de cualidades que se aplica a todos los valores incluidos en el campo y que determina la clase de datos que pueden ser esos valores. Por ejemplo, los valores almacenados en un campo Texto slo puedenCampus Alameda; Alameda 201351


contener letras, nmeros y un conjunto limitado de caracteres de puntuacin. Adems, un campo Texto puede contener un mximo de 255 caracteres. En Access existen diez tipos de datos distintos: Tipo de Datos Usado Fotos digitales. En cada registro es posible adjuntar varios archivos. Este tipo de datos no estaba disponible en versiones anteriores de Access. Nmeros que se generan automticamente para cada registro. Valores monetarios. Fechas y horas. Hipervnculos, como direcciones de correo electrnico. Bloques de texto largos y texto que emplean formato de texto. Una utilidad tpica de un campo Memo sera una descripcin de producto detallada. Valores numricos, como distancias. Tenga en cuenta que existe un tipo de datos independiente para la moneda. Nmero Objeto OLE Texto S/No Documentos de Word. Valores alfanumricos cortos, como un apellido o una direccin. Valores booleanos.

Datos adjuntos Autonumrico Moneda Fecha/Hora Hipervnculo

Memo

MODIFICAR TABLAS DE DATOS Introducir y modificar datos en una tablaCuando se crea una base de datos, los datos se almacenan en tablas, que son listas de filas y columnas basadas en temas. Las columnas se denominan tambin campos y son los elementos de informacin de los que desea realizar un seguimiento. Las tablas se definen en funcin de los campos que desea registrar para una materia en concreto. En este artculo se explica cmo crear campos. Aprender a agregar campos a una tabla en la vista Hoja de datos y mediante una plantilla de campos. Aprender tambin a agregar unCampus Alameda; Alameda 201352


campo de otra tabla a la tabla con la que est trabajando y a definir tipos de datos de un campo.

Agregar campos a una tabla en la vista Hoja de datosLos elementos de informacin de los que se desea realizar un seguimiento se almacenan en campos (denominados tambin columnas). Por ejemplo, en una tabla Contactos podra crear campos para el apellido, el nombre, el nmero de telfono y la direccin, entre otros. Para una tabla Productos, podra crear campos para el nombre del producto, el identificador de producto y el precio. Es importante elegir los campos con cuidado. Por ejemplo, no es recomendable crear un campo para almacenar un campo calculado; es mejor dejar que Office Access 2007 calcule el valor cuando sea necesario. Cuando elija los campos, intente almacenar la informacin en sus partes ms pequeas posibles. Por ejemplo, en lugar de almacenar un nombre completo, es preferible almacenar el apellido y el nombre por separado. Por regla general, si necesita realizar informes, ordenar o realizar bsquedas o clculos con un elemento de informacin, ponga ese elemento en una columna independiente. Un campo tiene determinadas caractersticas que lo definen. Por ejemplo, cada campo tiene un nombre que lo identifica inequvocamente dentro de la tabla. Tambin tiene un tipo de datos en consonancia con la informacin que almacena. El tipo de datos determina los valores que se pueden almacenar y las operaciones que se pueden realizar, as como la cantidad de espacio de almacenamiento provista para cada valor. Cada campo tiene tambin un grupo de opciones denominadas propiedades que definen las caractersticas formales o funcionales del campo. Por ejemplo, la propiedad Formato define el formato de presentacin del campo, es decir, qu apariencia tendr cuando se muestre. Cuando se crea una nueva tabla, la tabla se abre en la vista Hoja de datos. Puede agregar inmediatamente un campo escribiendo informacin en la columna

Agregar nuevo campo. Agregar un nuevo campo a una tabla existente1. Haga clic en el Botn Microsoft Office y, a continuacin, haga clic en Abrir. Campus Alameda; Alameda 201353


2. 3. 4.

En el cuadro de dilogo Abrir, seleccione y abra la base de datos. En el panel de exploracin, haga doble clic en una de las tablas disponibles para abrirla. Escriba los datos en la celda situada debajo del ttulo de columna Agregar nuevo campo.

Agregar un nuevo campo a una tabla nueva1. 2. 3. Haga clic en el Botn Microsoft Office y, a continuacin, haga clic en Abrir. En el cuadro de dilogo Abrir, seleccione y abra la base de datos. En la ficha Crear, en el grupo Tablas, haga clic en Tabla.

Access inserta una nueva tabla en la base de datos y la abre en la vista Hoja de datos. 4. Escriba los datos en la celda situada debajo del ttulo de columna Agregar nuevo campo.

Buscar y reemplazar datos Buscar y reemplazar datos en una tablaPara poder seguir este procedimiento, debe abrir la tabla en la vista Hoja de datos. NOTA No puede ejecutar una operacin de bsqueda y reemplazo en un campo de bsqueda. Si desea reemplazar los datos de un control (como un cuadro de texto) en un formulario, ese control debe estar enlazado a la tabla de origen.

Buscar y reemplazar datos1. En la tabla, seleccione el campo (columna) en el que desee llevar a cabo la bsqueda. NOTA: Si desea buscar en toda la tabla, siga el procedimiento descrito en el paso 5. 2. En la ficha Inicio, en el grupo Buscar, haga clic en Buscar.



Mtodo abreviado de teclado Presione CTRL+B.Aparece el cuadro de dilogo Buscar y reemplazar. 3. Para buscar datos, en el cuadro de dilogo Buscar y reemplazar, haga clic en la ficha Buscar. Para ejecutar una operacin de bsqueda y reemplazo, haga clic en la ficha Reemplazar. 4. En el cuadro Buscar, escriba la cadena de bsqueda. Para reemplazar datos, escriba la cadena de reemplazo en el cuadro Reemplazar por. NOTA No escriba caracteres comodn en el cuadro Reemplazar por, a menos que los registros deban contenerlos. 5. De manera opcional, use la lista Buscar en para cambiar el campo en el que desea realizar la bsqueda o para buscar en toda la tabla. De forma predeterminada, la lista Buscar en contiene el nombre del campo seleccionado en el paso 1. Si desea buscar en toda la tabla, seleccione en la lista el nombre de la tabla.O bien, Si decide seleccionar otra columna, haga clic en la columna en la hoja de datos de la tabla. No es preciso cerrar el cuadro de dilogo. 6. De manera opcional, en la lista Coincidir, haga clic en Cualquier parte del campo. De este modo, se realiza la bsqueda ms amplia posible. 7. Asegrese de que est activada la casilla de verificacin Buscar los campos con formato y despus haga clic en Buscar siguiente.

Buscar y reemplazar datos en un formularioSi no tiene los permisos necesarios para ver y buscar en una tabla o si desea que los usuarios no vean algunos de los datos de una tabla, puede ejecutar operaciones de bsqueda y reemplazo en formularios abiertos en las vistas Formulario y Presentacin. Ambas operaciones buscan en la tabla subyacente enlazada al formulario. NOTA No se pueden ejecutar operaciones de bsqueda y reemplazo en un campo de bsqueda. Si desea reemplazar los datos de un control (como un cuadro de texto) en un formulario, ese control debe estar enlazado a la tabla de origen. Para obtener ms informacin sobre las listas de bsqueda, vea el artculo Agregar o cambiar una columna de bsqueda que permita almacenar varios valores. En las primeras secciones de ese tema, se explica cmo funcionan y cmo se crean los campos de bsqueda.

Buscar datos en un formulario1. Abra el formulario en el que desee buscar en la vista Formulario o Presentacin. 2. Seleccione el control que contiene la informacin en la que desee buscar. 3. En la ficha Inicio, en el grupo Buscar, haga clic en Buscar. O bien, Presione CTRL+B. Aparece el cuadro de dilogo Buscar y reemplazar.



4. Para buscar datos, haga clic en la ficha Buscar. Para ejecutar una operacin de bsqueda y reemplazo, haga clic en la ficha Reemplazar. 5. En el cuadro Buscar, escriba el valor de bsqueda. Para reemplazar datos, escriba la cadena de reemplazo en el cuadro Reemplazar por. NOTA No escriba caracteres comodn en el cuadro Reemplazar por, a menos que los registros deban contenerlos. 6. De manera opcional, use la lista Buscar en para cambiar el campo en el que desea realizar la bsqueda o para buscar en toda la tabla subyacente. De forma predeterminada, la lista Buscar en contiene el nombre del control seleccionado en el paso 1. Si desea buscar en la tabla subyacente al formulario, seleccione en la lista el nombre de la tabla. O bien, S decide seleccionar otro control (equivale a seleccionar otro campo de tabla), haga clic en ese control en el formulario. No es preciso cerrar el cuadro de dilogo. 7. De manera opcional, en la lista Coincidir, haga clic en Cualquier parte del campo. De este modo, se realiza la bsqueda ms amplia posible. 8. En la lista Buscar, haga clic en Todos y, a continuacin, en Buscar siguiente. Para reemplazar una cadena, haga clic en Reemplazar. Si est seguro de haber especificado la cadena de reemplazo correcta, haga clic en Reemplazar todos, pero tenga en cuenta que no se puede deshacer una operacin de reemplazo. Si cometiese un error, tendra que repetir la operacin de bsqueda y reemplazo, buscar los valores incorrectos y reemplazarlos con los correctos.

Buscar datos en un conjunto de resultados de consultaA continuacin se explica cmo usar el cuadro de dilogo Buscar y reemplazar para buscar registros en el conjunto de resultados devuelto por una consulta de seleccin. Recuerde que se pueden ejecutar nicamente operaciones de bsqueda en los resultados de consulta. Si desea cambiar o quitar datos mediante una consulta, vea los artculos Crear una consulta de actualizacin y Usar consultas para eliminar uno o varios registros de una base de datos.

Crear una consulta de seleccinAbra la base de datos que contiene los registros que desee buscar. En la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Diseo de consulta. Access inicia el Diseador de consultas, se muestra la ficha Diseo y se abre el cuadro de dilogo Mostrar tabla. Seleccione la tabla o las tablas que contienen los registros que desee buscar, haga clic en Agregar y, a continuacin, haga clic en Cerrar.



La tabla o tablas aparecen como una o varias ventanas en la seccin superior de la cuadrcula de diseo de consultas en las que se muestran todos los campos de cada tabla. En la siguiente tabla se muestra el diseador con una tabla tpica. Haga doble clic en los campos que desee buscar. Los campos seleccionados aparecen en la fila Campo situada en la seccin inferior del Diseador de consultas.



Puede agregar un campo de tabla por columna en la seccin inferior. Para agregar rpidamente todos los campos de una tabla, haga doble clic en el asterisco (*) situado en la parte superior de la lista de campos de tabla. En la siguiente tabla se muestra el diseador con todos los campos agregados. De manera opcional, puede especificar uno o varios criterios en la fila Criterios de la cuadrcula de diseo. De este modo, puede reducir el nmero de registros que va a devolver la consulta y es ms fcil buscar los datos.

PROPIEDADES DE LOS CAMPOSTodos los campos (campo: elemento de una tabla que contiene un elemento de informacin especfico, como un apellido. Un campo Tratamiento puede contener Don o Doa. Las bases de datos como Microsoft SQL Server hacen referencia a los campos como columnas.) De una tabla tienen propiedades. stas definen las caractersticas y el comportamiento del campo. La propiedad ms importante de un campo es su tipo de datos. El tipo de datos de un campo determina la clase de datos que va a poder almacenar. Por ejemplo, un campo cuyo tipo de datos sea Texto podr almacenar datos que se compongan de caracteres deCampus Alameda; Alameda 201358


texto o numricos, mientras que un campo cuyo tipo de datos sea Nmero slo podr almacenar datos numricos. El tipo de datos de un campo determina otras muchas cualidades importantes del mismo, como: La forma de usar el campo en expresiones. El tamao mximo de un valor del campo. Si el campo se puede indizar. Los formatos que se pueden usar con el campo.

Cuando se crea un nuevo campo en la vista Diseo (vista Diseo: ventana que muestra el diseo de estos objetos de base de datos: tablas, consultas, formularios, informes, macros y pginas de acceso a datos. En la vista Diseo, puede crear objetos de base de datos nuevos y modificar el diseo de otros existentes.), se especifica su tipo de datos y, de forma opcional, sus dems propiedades.

Tipos de datosEn la siguiente tabla se ofrece una lista de los tipos de datos disponibles en Microsoft Office Access 2007 junto a algunas directrices de uso y la capacidad de almacenamiento de cada tipo Imagnese un tipo de datos de un campo como un conjunto de cualidades que se aplica a todos los valores incluidos en el campo y que determina la clase de datos que pueden ser esos valores. Por ejemplo, los valores almacenados en un campo Texto slo pueden contener letras, nmeros y un conjunto limitado de caracteres de puntuacin. Adems, un campo Texto puede contener un mximo de 255 caracteres.



Tabla Contactos abierta en la vista Diseo Tipo de datos Propiedades de campo

En Access existen diez tipos de datos distintos:Datos adjuntos, como fotos digitales. En cada registro es posible adjuntar varios archivos. Este tipo de datos no estaba disponible en versiones anteriores de Access. Autonumrico Nmeros que se generan automticamente para cada registro. Moneda Valores monetarios. Fecha/Hora Fechas y horas. Hipervnculo Hipervnculos, como direcciones de correo electrnico. Memo Bloques de texto largos y texto que emplean formato de texto. Una utilidad tpica de un campo Memo sera una descripcin de producto detallada. Nmero Valores numricos, como distancias. Tenga en cuenta que existe un tipo de datos independiente para la moneda. Objeto OLE Objetos OLE (objeto OLE: objeto que admite el protocolo OLE para la vinculacin e incrustacin de objetos. Un objeto OLE de un servidor OLE (por ejemplo, una imagen de Paint de Windows o una hoja de clculo de Microsoft Excel), se puede vincular o incrustar en un campo, formulario o informe.), como documentos de Word. Texto Valores alfanumricos cortos, como un apellido o una direccin. S/No Valores booleanos.



Tipo de datos Texto

Memo

Uso Para caracteres alfanumricos, incluido texto, o texto y nmeros, que no se utilicen en clculos (por ejemplo, un Id. de producto). Para texto con una longitud de ms de 255 caracteres o que utilice formato enriquecido. Los ejemplos incluyen notas, descripciones extensas y prrafos con formato de texto, como negrita o cursiva.

Tamao Hasta 255 caracteres

Hasta 1 gigabyte de caracteres o 2 gigabytes de almacenamiento (2 bytes por carcter), de lo que es posible mostrar 65.535 caracteres en cualquier control nico. El tamao mximo de un archivo de base de datos de Office Access 2007 es 2 gigabytes. 1, 2, 4, 8 o 12 bytes (16 bytes cuando se usa en un Id. de rplica) Para obtener ms informacin, vaya a la entrada Nmero Tamao del campo de la tabla de referencia de propiedades de los campos. 8 bytes

Nmero

Use la propiedad Formato del texto de un campo Memo para especificar si el campo es compatible con el texto con formato. Establezca la propiedad Slo anexar de un campo Memo en S para conservar versiones anteriores del valor del campo cuando ste cambie. Para almacenar valores numricos (enteros o fraccionarios) que se van a utilizar en clculos, excepto valores monetarios. Para los valores monetarios use el tipo de datos Moneda.

Fecha/Hora

Para almacenar valores de fecha y hora. Observe que cada valor almacenado incluye un componente de fecha y uno de hora.

Moneda Para almacenar valores monetarios (moneda). Autonumrico Para generar valores exclusivos que se puedan utilizar como clave principal que Access inserta cuando se agrega un registro. Observe que los campos Autonumrico pueden incrementarse secuencialmente, en un incremento concreto o asignado aleatoriamente. S/No

8 bytes 4 bytes (16 bytes cuando se utiliza en un Id. de rplica)

Para valores booleanos: S/No, 1 bit (0,125 bytes) Verdadero/Falso o Activado/Desactivado.Campus Alameda; Alameda 201361


Objeto OLE

Para almacenar objetos OLE de programas de Microsoft Windows.

otros Hasta 1 gigabyte

Tipo de datos Datos adjuntos

Uso Para almacenar archivos binarios (es decir, archivos que no se pueden leer mediante un editor de texto), como imgenes digitales (fotos y grficos) o archivos creados mediante otros productos de Microsoft Office.

Tamao Datos adjuntos comprimidos, 2 gigabytes. Datos adjuntos sin comprimir, aproximadamente 700 kb, segn la medida en que puedan comprimirse los datos adjuntos. El tamao mximo de un archivo de base de datos de Office Access 2007 es 2 gigabytes.

En un campo Datos adjuntos es posible adjuntar ms de un archivo por registro.

Hipervnculo Para almacenar hipervnculos, que proporcionan acceso con un solo clic a pginas Web mediante una direccin URL (localizador uniforme de recursos) o a archivos mediante un nombre en formato UNC (convencin de nomenclatura universal). Tambin se pueden establecer vnculos con objetos de Access almacenados en una base de datos.

Asistente para bsquedas

Hasta 1 gigabyte de caracteres o 2 gigabytes de almacenamiento (2 bytes por carcter), de lo que es posible mostrar 65.535 caracteres en cualquier control nico. El tamao mximo de un archivo de base de datos de Office Access 2007 es 2 gigabytes. Para iniciar el Asistente para bsquedas a fin Si el campo de bsqueda de poder crear un campo que utilice un est enlazado a una tabla o cuadro combinado para buscar un valor en consulta, es el tamao de otra tabla, consulta o lista de valores. Observe la columna enlazada. que en realidad el Asistente para bsquedas Si el campo de bsqueda no es un tipo de datos. no est enlazado a otra columna (y almacena una lista de valores), es el tamao del campo Texto utilizado para almacenar la listaCampus Alameda; Alameda 201362


Propiedades de los camposUso de propiedad de Campo Tamao del campo Tipos de datos Texto Nmero Autonumrico Texto Memo Nmero Fecha/Hora Moneda Autonumrico S/No Hipervnculo Posiciones decimales Nmero Moneda Especificar el nmero de posiciones decimales que se va a usar a la hora mostrar nmeros Utilizado Establecer el tamao mximo de los datos almacenados como tipo de datos Texto, Nmero o Autonumrico. Personalizar la forma en que el campo aparece de forma predeterminada cuando se visualiza o se imprime

Formato

Nuevos valores

Autonumrico

Establecer si un campo Autonumrico se incrementa o recibe un valor aleatorio cuando se agrega un nuevo registro. Mostrar caracteres de edicin para guiar la especificacin de datos.

Mscara de entrada

Ttulo

Texto Nmero Fecha/Hora Moneda Todos los tipos de datos Texto Memo Nmero

Establecer el texto que aparece de forma predeterminada en los rtulos de los formularios, los informes y las consultas. Asignar de forma automtica el valor especificado a un campo cuando se agregue un nuevo registro.

Valor predeterminado



Fecha/Hora Moneda S/No Hipervnculo

Uso de propiedad de Campo Regla de validacin

Texto de validacin

Requerido

Permitir longitud cero

Tipos de datos Texto Memo Nmero Fecha/Hora Moneda S/No Hipervnculo Texto Memo Nmero Fecha/Hora Moneda S/No Hipervnculo Todos los tipos de datos excepto Autonumrico Texto Memo Hipervnculo Texto

Utilizado Proporcionar una expresin que debe ser verdadera para agregar o modificar el valor de este campo.

Especificar el texto que aparece cuando un valor escrito en este campo infringe la expresin del cuadro Regla de validacin.

Exigir que este campo contenga un valor en cada registro. Permitir la especificacin (al establecerla en S) de una cadena de longitud cero ("") en un campo Texto o Memo Acelerar el acceso de lectura a los datos de este campo al crear y utilizar un ndice. Los campos Memo e Hipervnculo son compatibles con los ndices nicamente en los primeros 255 caracteres del campo.

Indizado

Memo



Nmero Fecha/Hora Moneda Autonumrico S/No Hipervnculo

Un ndice de un campo hace que las operaciones de anexin, eliminacin y actualizacin tarden ms, ya que el ndice tiene que actualizarse para reflejar los cambios

Uso de propiedad de Campo Slo anexar

Tipos de datos Memo Hipervnculo

Utilizado Realizar un seguimiento del historial del valor del campo al establecer la propiedad en S. Seleccionar Texto enriquecido para almacenar los datos del campo como HTML y permitir la aplicacin de formato enriquecido. Seleccionar Texto sin formato para almacenar nicamente texto.

Formato del texto

Memo

Alineacin del texto Todos los tipos de datos excepto Datos adjuntos Mostrar el Selector de fecha Fecha/Hora

Especificar la alineacin predeterminada del texto de un control Especificar si Access muestra un selector de fecha (control de calendario) cuando los usuarios modifican el valor de un campo.

Mscara de entradaUna mscara de entrada es un conjunto de caracteres literales y caracteres de mscara que controlan lo que se puede y no se puede escribir en un campo. Por ejemplo, una mscara de entrada puede requerir a los usuarios que escriban fechas o nmeros de telfono segn lasCampus Alameda; Alameda 201365


convenciones de un pas o una regin determinada, tal y como se muestra en los siguientes ejemplos: AAAA-MM-DD ( ) ext

LAS RELACIONESUno de los objetivos de un buen diseo de base de datos es eliminar la redundancia de los datos (datos duplicados). Para lograr dicho objetivo, conviene desglosar los datos en muchas tablas basadas en temas para que cada hecho est representado slo una vez.

Tipos de Relaciones Relacin uno a variosConsidere una base de datos de seguimiento de pedidos que incluya una tabla Clientes y una tabla Pedidos. Un cliente puede realizar cualquier nmero de pedidos. Por lo tanto, para cualquier cliente representado en la tabla Clientes puede haber representados muchos pedidos en la tabla Pedidos. Por consiguiente, la relacin entre la tabla Clientes y la tabla Pedidos es una relacin de uno a varios. Para representar una relacin de uno a varios en el diseo de la base de datos, tome la clave principal del lado "uno" de la relacin y agrguela como un campo o campos adicionales a la tabla en el lado "varios" de la relacin. En este caso, por ejemplo, agregara un nuevo campo: (el campo Id. de la tabla Clientes) a la tabla Pedidos y le denominara Id. de cliente. Access utilizara entonces el nmero de identificador del cliente de la tabla Pedidos para localizar el cliente correcto de cada producto.

Una relacin de varios a variosConsidere la relacin entre una tabla Productos y una tabla Pedidos. Un solo pedido puede incluir varios productos. Por otro lado, un nico producto puede aparecer en muchos pedidos. Por tanto, para cada registro de la tabla Pedidos puede haber varios registros en la tabla Productos. Adems, para cada registro de la tabla Productos puede haber varios registros en la tabla Pedidos. Este tipo de relacin se denomina relacin de varios a varios porque para un producto puede haber varios pedidos, y para un pedido puede haberCampus Alameda; Alameda 201366


varios productos. Tenga en cuenta que para detectar las relaciones de varios a varios existentes entre las tablas, es importante que considere ambas partes de la relacin. Para representar una relacin de varios a varios, debe crear una tercera tabla, a menudo denominada tabla de unin, que divide la relacin de varios a varios en dos relaciones uno a varios. Debe insertar la clave principal de cada una de las dos tablas en la tercera. Como resultado, la tercera tabla registra cada ocurrencia, o instancia, de la relacin. Por ejemplo, la tabla Pedidos y la tabla Productos tienen una relacin varios a varios que se define mediante la creacin de dos relaciones uno a varios con la tabla Detalles de pedidos. Un pedido puede incluir muchos productos, y cada producto puede aparecer en muchos pedidos.

Una relacin uno a unoEn una relacin uno a uno, cada registro de la primera tabla slo puede tener un registro coincidente en la segunda tabla y viceversa. Este tipo de relacin no es comn porque, muy a menudo, la informacin relacionada de este modo se almacena en la misma tabla. Puede utilizar la relacin uno a uno para dividir una tabla con muchos campos, para aislar parte de una tabla por razones de seguridad o para almacenar informacin que slo se aplica a un subconjunto de la tabla principal. Cuando identifique esta relacin, ambas tablas deben compartir un campo comn.

Por qu crear relaciones de tabla? Las relaciones de tabla informan de los diseos de consultaPara trabajar con registros de ms de una tabla, a menudo se debe crear una consulta que combine las tablas. La consulta compara los valores del campo de clave principal de la primera tabla con el campo de clave externa de la segunda tabla. Por ejemplo, para devolver filas que enumeren todos los pedidos de cada cliente, deber crear una consulta que combine la tabla Clientes con la tabla Pedidos de acuerdo con el campo Id. de cliente. En la ventana Relaciones, puede especificar manualmente los campos que desea combinar. Sin embargo, si ya tiene definida una relacin entre las tablas, Office Access 2007 suministrar la combinacin predeterminada, de acuerdo con la relacin de tabla existente. Adems, si usa uno de los asistentes para consultas, Access utilizar la informacin recopilada de las relaciones de tabla ya definidas para presentarle selecciones bien fundamentadas y para rellenar de antemano los valores predeterminados de las opciones de la propiedad.

Las relaciones de tabla informan de los diseos de formulario e informeCampus Alameda; Alameda 201367


Al disear un formulario o informe, Office Access 2007 utiliza la informacin recopilada de las relaciones de tabla ya definidas para presentarle selecciones bien fundamentadas y para rellenar de antemano los valores predeterminados de las opciones de la propiedad. Las relaciones de tabla son la base con la que exigir integridad referencial y evitar los registros hurfanos en la base de datos. Un registro hurfano es el que hace referencia a otro registro que no existe por ejemplo, un registro de un pedido que hace referencia a un registro de un cliente que no existe. Al disear una base de datos, se divide la informacin en tablas, cada una de las cuales tiene una clave principal. A continuacin, se agregan claves externas a las tablas relacionadas que hacen referencia a dichas claves principales. Estos pares de clave principal y clave externa forman la base de las relaciones de tabla y de las consultas de varias tablas. Por lo tanto, resulta importante, que dichas referencias de clave principal y clave externa estn sincronizadas. La integridad referencial sirve para asegurarse de que las referencias permanecen sincronizadas y depende de las relaciones de tabla.

Descripcin de la integridad referencialAl disear una base de datos, se divide la informacin en muchas tablas basadas en temas para minimizar la redundancia de los datos. A continuacin, se proporciona a Office Access 2007 los medios para recopilar de nuevo la informacin, colocando campos comunes en tablas relacionadas. Por ejemplo, para representar una relacin de uno a varios se toma la clave principal de la tabla "uno" y se agrega como un campo adicional a la tabla "varios". Para recopilar de nuevo los datos, Access toma el valor de la tabla "varios" y busca el valor correspondiente en la tabla "uno". De este modo los valores de la tabla "varios" hacen referencia a los valores correspondientes de la tabla "uno". Suponga que tiene una relacin de uno a varios entre las tablas Transportistas y Pedidos y desea eliminar un transportista. Si el destinatario que desea quitar tiene pedidos en la tabla Pedidos, dichos pedidos quedarn "hurfanos" si elimina el registro Transportista. Los pedidos todava contendrn un Id.de transportista, pero el Id. ya no ser vlido, porque el registro al que hace referencia ya no existe. El propsito de la integridad referencial es evitar los registros hurfanos y mantener las referencias sincronizadas para que esta situacin hipottica no ocurra nunca. La integridad referencial se aplica habilitndola para una relacin de tabla. Una vez habilitada, Access rechazar todas las operaciones que infrinjan la integridad referencial de esa relacin de tabla. Esto significa que Access rechaza las actualizaciones que cambian el destino de una referencia, as como las eliminacionesCampus Alameda; Alameda 201368


que quitan el destino de una referencia. Sin embargo, es posible que tenga la necesidad perfectamente vlida de cambiar la clave principal de un transportista que tiene pedidos en la tabla Pedidos. Para tales casos, lo que realmente necesita es que Access actualice automticamente todas las filas afectadas como parte de una nica operacin. De ese modo, Access se asegura de que la actualizacin es completa y la base de datos no tiene un estado inconsistente con algunas filas actualizadas y otras no. Por ello, Access incluye la opcin Eliminar en cascada los registros relacionados. Cuando se aplica la integridad referencial, se selecciona la opcin Actualizar en cascada los campos relacionados y, a continuacin, se actualiza una clave principal, Access actualiza automticamente todos los campos que hacen referencia a la clave principal. Tambin es posible que tenga la necesidad vlida de eliminar una fila y todos los registros relacionados; por ejemplo, un registro Transportista y todos los pedidos relacionados de ese transportista. Por ello, Access incluye la opcin Eliminar en cascada los registros relacionados. Si aplica la integridad referencial y selecciona la opcin Actualizar en cascada los campos relacionados y, a continuacin, elimina un registro en la parte de la clave principal de la relacin, Access eliminar automticamente todos los campos que hagan referencia a la clave principal.

Crear una relacin de tablaSe puede crear una relacin de tabla mediante la ventana Relaciones o arrastrando un campo en una hoja de datos desde el panel Lista de campos. Cuando se crea una relacin entre tablas, los campos comunes no tienen que tener los mismos nombres, si bien sus nombres suelen coincidir. Sin embargo, dichos campos tienen que tener el mismo tipo de datos. No obstante, si el campo de clave principal es un campo Autonumrico, el campo de clave externa puede ser un campo de tipo Nmero si la propiedad Tamao del campo de ambos campos tiene el mismo valor. Por ejemplo, puede hacer coincidir un campo Autonumrico y un campo de tipo Nmero si la propiedad Tamao del campo de ambos campos es Entero largo. Cuando ambos campos comunes son campos de tipo Nmero, tienen que tener el mismo valor para la propiedad Tamao del campo.

Crear una relacin de tabla mediante la ventana Relaciones1. Haga clic en el botn de Microsoft Office Abrir. y, a continuacin, haga clic en

2. En el cuadro de dilogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.Campus Alameda; Alameda 201369


3. En el grupo Mostrar u ocultar de la ficha Herramientas de base de datos, haga clic en Relaciones.

4. Si an no ha definido ninguna relacin, aparecer automticamente el cuadro de dilogo Mostrar tabla. Si no aparece, en la ficha Diseo, en el grupo Relaciones, haga clic en Mostrar tabla. En el cuadro de dilogo Mostrar tabla se muestran todas las tablas y consultas de la base de datos. Para ver nicamente las tablas, haga clic en Tablas. Para ver nicamente las consultas, haga clic en Consultas. Para ver las tablas y las consultas, haga clic en Ambas. 5. Seleccione una o varias tablas o consultas y, a continuacin, haga clic en Agregar. Cuando termine de agregar tablas y consultas a la ventana Relaciones, haga clic en Cerrar. 6. Arrastre un campo (normalmente el campo de clave principal) de una tabla al campo comn (la clave externa) en la otra tabla. Para arrastrar varios campos, presione la tecla CTRL, haga clic en cada uno de los campos y, a continuacin, arrstrelos. Aparecer el cuadro de dilogo Modificar relaciones. 7. Compruebe que los nombres de campo mostrados son los campos comunes de la relacin. Si un nombre de campo es incorrecto, haga clic en l y seleccione un nuevo campo de la lista. Para exigir la integridad referencial de esta relacin, active la casilla de verificacin Exigir integridad referencial. Para obtener ms informacin sobre la integridad referencial. Haga clic en Crear.

Para crear una relacin uno a unoAmbos campos comunes (normalmente los campos de clave principal y de clave externa) tienen que tener un ndice nico. Esto significa que la propiedad Indexado de estos campos debe tener el valor S (sin duplicados). Si ambos campos tienen un ndice nico, Access crea una relacin uno a uno.

Para crear una relacin uno a variosEl campo ubicado en el lado "uno" de la relacin (normalmente, el campo de clave principal) tiene que tener un ndice nico. Esto significa que la propiedad Indexado deCampus Alameda; Alameda 201370


este campo debe tener el valor S (sin duplicados). El campo ubicado en el lado "varios" de la relacin no debe tener un ndice nico. Puede tener un ndice, pero debe permitir los duplicados. Esto significa que la propiedad Indexado de este campo debe tener el valor No o S (con duplicados). Cuando un campo tiene un ndice nico y el otro no, Access crea una relacin uno a varios

Eliminar una relacin de tablaPara quitar una relacin de tabla, es preciso eliminar la lnea de relacin en la ventana Relaciones. Coloque el cursor de modo que apunte a la lnea de relacin y, a continuacin, haga clic en la lnea. La lnea de relacin aparece con mayor grosor cuando est seleccionada. Con la lnea de relacin seleccionada, presione SUPRIMIR. Observe que si se quita una relacin, tambin se quita la integridad referencial para esa relacin si est habilitada. Como resultado, Access ya no evitar automticamente la creacin de registros hurfanos en el lado "varios" de una relacin. 1. Haga clic en el botn de Microsoft Office y, a continuacin, haga clic en Abrir.

2. En el cuadro de dilogo Abrir, seleccione y abra la base de datos. 3. En el grupo Mostrar u ocultar de la ficha Herramientas de base de datos, haga clic en Relaciones.

Aparecer la ventana Relaciones. Si an no ha definido ninguna relacin y es la primera vez que abre la ventana Relaciones, aparecer el cuadro de dilogo Mostrar tabla. Si aparece el cuadro de dilogo, haga clic en Cerrar. 4. En el grupo Relaciones de la ficha Diseo, haga clic en Todas las relaciones. Aparecern todas las tablas que tengan relaciones, mostrando las lneas de relacin. 5. Haga clic en la lnea de relacin correspondiente a la relacin que desee eliminar. La lnea de relacin aparece con mayor grosor cuando est seleccionada.Campus Alameda; Alameda 201371


6. Presione la tecla SUPRIMIR. O bien, Haga clic con el botn secundario y, a continuacin, haga clic en Eliminar. 7. Puede que Access muestre el mensaje Confirma que desea eliminar de forma permanente la relacin seleccionada de la base de datos?. Si aparece este mensaje de confirmacin, haga clic en S.

Establecer Tipos de Combinacin1. En el cuadro de dilogo Modificar relaciones, haga clic en Tipo de combinacin. Aparecer el cuadro de dilogo Propiedades de la combinacin.

2. Haga clic en la opcin que desee y, a continuacin, haga clic en Aceptar.

Qu es una clave principal?Una clave principal es un campo o conjunto de campos de la tabla que proporcionan a Microsoft Office Access 2007 un identificador exclusivo para cada fila. En una base de datos relacional como Office Access 2007, la informacin se divide en tablas distintas en funcin del tema. A continuacin, se utilizan relaciones de tablas y claves principales para indicar a Access cmo debe volver a reunir la informacin. Access utiliza campos de clave principal para asociar rpidamente los datos de varias tablas y combinar esos datos de forma significativa. Este enfoque funciona porque una vez definida la clave principal, se puede utilizar en otras tablas para hacer referencia a la tabla que contiene la clave principal. Por ejemplo, un campo Id. de cliente de la tabla Compradores podra aparecer tambin en la tabla Pedidos. En la tabla Compradores es la clave principal y en la tabla Pedidos es una clave externa. Una clave externa, en trminos simples, es la clave principal de otra tabla.



Clave principal

Clave externa

A menudo, un nmero de identificacin exclusivo, como un nmero de Id. o un nmero de serie o cdigo, sirve como clave principal en una tabla. Por ejemplo, en una tabla Clientes, cada cliente podra tener un nmero de Id. de cliente distinto. El campo Id. de cliente sera, en ese caso, la clave principal. Un buen candidato para una clave principal debe tener varias caractersticas. En primer lugar, debe identificar inequvocamente cada fila. En segundo lugar, nunca debe estar vaco ni ser nulo (siempre debe contener un valor). En tercer lugar, casi nunca (o, preferiblemente, nunca) debe cambiar. Access utiliza campos de clave principal para reunir rpidamente los datos de varias tablas. Un ejemplo de una mala eleccin de clave principal sera un nombre o una direccin, ya que tanto el nombre como la direccin contienen informacin que puede cambiar con el tiempo. Siempre debe especificar una clave principal para una tabla. Access crea automticamente un ndice para la clave principal, que permite agilizar las consultas y otras operaciones. Access comprueba tambin que cada registro tiene un valor en el campo de clave principal y que ste es siempre distinto. Cuando crea una nueva tabla en la vista Hoja de datos, Access crea automticamente una clave principal y le asigna un nombre de campo de "Id." y el tipo de datos Autonumrico. El campo est oculto de forma predeterminada en la vista Hoja de datos, pero se puede ver en la vista Diseo.



Definir la clave principalSi tiene una tabla en la que cada registro contiene un nmero de identificacin exclusivo, como un nmero de Id. o un nmero de serie o cdigo, ese campo podra convertirse en una buena clave principal. Para que una clave principal funcione correctamente, el campo debe identificar inequvocamente cada fila, no debe contener un valor vaco o nulo y casi nunca (o, preferiblemente, nunca) debe cambiar. Para definir explcitamente la clave principal, debe utilizar la vista Diseo. 1. Haga clic en el Botn Microsoft Office y, a continuacin, haga clic en Abrir.

2. En el cuadro de dilogo Abrir, seleccione y abra la base de datos. 3. En el panel de exploracin, haga clic con el botn secundario en la tabla en la que desea establecer la clave principal y, en el men contextual, haga clic en Vista Diseo. 4. Seleccione el campo o los campos que desea utilizar como clave principal. Para seleccionar un campo, haga clic en el selector de filas del campo que desee. Para seleccionar varios campo

Manual Excel y Access Avanzado 2007

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