Contratos 1. verificar que lo que voy a contratar se encuentre presupuestado a. ADPRO>presupuestos>informes>insumo dnde se usab. ADPRO>almacn>productos>informes>informe de insumos2. Si no se encuentra presupuestado debemos solicitar la creacin de los insumos o tem que se requiera diligenciar formatos R54001-1, R54002-1a. Generar la descripcin detalladab. Consultar unidad (segn Excel)c. Revisin del formato y firma por el ing. Guillermo d. Enviar a ing. Javier corredor para la creacin de insumo o Item y realizar el ajuste del presupuesto e. Responsable Ing. John Ninasivincha Carrizales.3. Generacin de contratos generales a. Se usa cuando se realizar un solo pago b. Se utiliza para negociaciones que no tienen valor fijo ( caja menor, servicios pblicos, negociaciones que dependan del dlar. c. Definir tipo de contrato de acuerdo a la actividad econmica del contratista segn RUC d. El valor del contrato debe incluir el IGV e. Indicar condiciones de pago f. El responsable de la generacin de contratos ser el responsable de la administracin g. Luego de tener el contrato listo solicitar aprobacin del Ing. Guillermo h. Aprobacin del contrato por el Ing. Guillermo i. Responsable de la generacin de contratos es el Sr. Roberto Pantigoso 4. Actas de contratos generales a. Se elaboraran las valorizaciones del subcontratista en funcin al contrato generado por el administrador. b. Al elaborar las actas se deber de generar los descuentos de almacn y los descuentos necesarios.c. La valorizacin aprobada ser enviada al administrador o gestor del contrato a bien de que se generen las actas en el sistema (SINCO) en el periodo de la actividad. d. Una vez generada el acta en SINCO administracin enviara al Contratista el acta para su facturacin.e. Una vez presentada la factura por el contratista, se ingresara en SINCO la Factura del Contratista a bien de registrarla f. Una Vez ingresada la Factura se pedir la aprobacin por parte del Ing, Guillermo g. Se imprime acta y se firman por los responsables.h. Se pasa a contabilidad para su ingreso al sistema contable. i. Una vez terminado el proceso se enva a Lima a oficina de administracin para Pago.j. Recordar que en el acta general se debe colocar el tem e insumo cantidad y valor unitario discriminando el IGV si requiere.

5. CONTRATOS POR GRUPOS a. Se utilizan para actividades que tienen valor fijo b. Se utilizan cuando se requiere utilizar uno o ms insumos de un tem pero no todosc. Ejemplo alquiler de equipos, mano de obra, arriendos, d. CONDICIONES : i. Definir el tipo de contrato ii. Forma de pago 1. si requiere o no retencin de garantas2. si requiere o no anticipo (mximo 30%)3. si requiere IGV colocar siempre el 18%e. Una vez establecida las condiciones se guarda el contrato y se ingresa se ingresa a detalles del contrato f. Se activa la flecha para crear grupo g. Se digita el nmero de tem, numero de insumo, la cantidad siempre es uno y su valor es de acuerdo a la unidad de medida y el valor unitario de la cotizacin. h. Se hace click nuevamente en la flechita para cerrar el grupo i. Luego damos click en guardar j. Luego entramos a grupos de contratacin. k. En la casilla de cantidad digitamos la cantidad requerida. l. El proceso anterior ser cclico para cada tem requerido. m. Una vez generado el contrato se solicita la aprobacin al Ing. Guillermon. Una vez aprobado se enva para su firma al contratistao. El responsable de la generacin del contrato en SINCO es Roberto Pantigoso p. El responsable de Generar la solicitud junto con el presupuesto son responsabilidad de los Residentes. 6. Actas de contratos por grupos a. Cuando el contrato tiene anticipo esta ser la primera acta b. Los anticipos se amortizaran en las valorizaciones mensuales hasta que se acabe el contrato i. Nota : ADPRO > CONTRATOS>ANTICIPOS>BUSCAR CONTRATO >NUEVO ANTICIPO c. Aprobar anticipos como cualquier acta d. Generar valorizaciones mensuales teniendo en cuenta posibles descuentos cargados a los contratistas ya sea por salidas de almacn o por negociaciones propias de una ejecucin e. Una vez generada el acta se enva al contratista para que elabore la factura siempre y cuando este dentro del periodo de facturacin. f. Una vez el contratista envi su factura, se ingresa Al acta en SINCO para consignar su nmero de factura y fecha de Factura. g. Luego se aprueba por el Ing. Guillermo, se Imprime y Luego se Firma. h. Una Vez firmada y aprobada se pasa a contabilidad para registro en Sistema para su pago ( envi para administracin y finanzas ) i. En caso de que tengan retencin de garantas se elabora el acta en la siguiente Ruta: i. ADPRO>CONTRATOS>CORTES DE PROYECTO>DEVOLUCION DE RETENCIONES.ii. INGRESAR NUMERO DE CONTRATO Y SE DA EN NUEVA DEVOLUCION j. Informes de contratos que son Importantes : i. ADPRO > CONTRATOS>INFORMES >RELACION DE PAGOS ii. ADPRO > CONTRATOS>INFORMES >ESTADO DE CONTRATO 7. Correo Diego : Dcastaneda@pavcol.com

ALMACEN 1. PEDIDOSa. se debe generar el pedido por parte del residente cuando est seguro que el insumo que va a solicitar esta dentro del presupuesto de lo contrario realizar la solicitud de creacin y /o ajuste al ingeniero de costos. Ingresar ADPRO > almacn>pedidos proyecto>adicionar>digitar el N de insumo requerido y relacionar la cantidad al tem de presupuesto.b. Lo ideal es ajustar el presupuesto para insumos que no existen o que su disponibilidad es inferior a la requerida, esto en la etapa de pedido, para no hacerlo en la salida. c. Adjuntara fichas tcnicas, planos despieces y otros d. Solicitar la aprobacin del pedido por el Ing. Guillermo 2. ORDEN DE COMPRA a. El administrador de obra elaborara la Orden de Compra de acuerdo a la cantidad solicitada en la siguiente Ruta:ADPRO > ALMACEN>PEDIDOS >COMPRAR PEDIDO PROYECTO b. De acuerdo al pedido dar click en comprar, escoger proveedor y generara la orden de compra c. Ingresara condiciones de pago y entrega de insumos y as mismo modificara valor unitario del insumo requerido d. Si es necesario ajuntara archivos como despieces o fichas tcnicas, si es necesario.e. En caso de necesitar ms de un proveedor para cubrir el pedido, ingresamos a editar rdenes de compra sobre la OC inicial, Disminuimos su cantidad y el saldo automticamente genera a un pedido auto generado. f. Ser Necesario Generar una Nueva Orden de Compra Con el Nuevo Proveedor con la cantidad restante. g. Solicitar la aprobacin de las OC por el Ing. Guillermo, en caso tal de que no lo pueda aprobar ( por reasignacin) factiblemente se requiera asignar las rdenes de compra para llevarlas a un 100% de su asignacin en la siguiente ruta ADPRO>ALMACN>COMPRAS>ASIGNACIN RDENES DE COMPRAh. Se aprueba la oriden de compra i. Se enva al proveedor j. NOTA: SI PIDO 100 UND DEBO DE COMPRAR 100 UND.

3. ENTRADAS DE ALMACEN a. Una vez el proveedor enva insumos con gua de remisin, orden de compra y/o factura el jefe de almacn procede a recibir los materiales y a generar la entrada de almacn. b. Para lo que necesita : i. Proveedor ii. Numero de orden de compra iii. Numero de gua de remisin iv. Fecha de la gua de remisin Responsable Jefe de Almacen c. Digitara la cantidad de material de insumos que realmente llegan con esa gua de remisin y en un proceso similar dar entrada si es necesario al resto de materiales que lleguen a posterior bajo la misma orden de compra. d. En caso de que finalmente no va a llegar la totalidad de insumos previo acuerdo con el proveedor se debe cerrar la orden de compra, para que automticamente se ajuste a la entrada real de almacn y libere la cantidad restante al presupuesto Ruta :

ADPRO>almacn>compras>cerrar orden de compra

Responsable Administrador de obra e. una Vez creada la Entrada a almacn se programara y aprobara previa recepcin de factura la cual se asignara N de factura y fecha en la entrada a alancen. f. Posteriormente se programara y se aprobara la entrada, se imprime y junto a la factura se enviara a continuacin para su ingreso al sistema ( siempre que est dentro del periodo de facturacin) g. Una vez generado todos los pasos y aprobaciones se enviara a administracin y finanzas para pago. h. Responsable es el Jefe de Almacn4. Salidas de almacn :a. Una vez se encuentren los insumos en inventario se procede a dar salidas de acuerdo a los requerimientos por parte de los residentes el cual debe de estar soportados por un vale de Salida b. En caso de entregar insumos a un contratista los insumos a entregar debe de tener una autorizacin por RESIDENCIA Y el ALMACENISTA deber cargar dicha salida o descuento al contratistaDevoluciones Reintegro a obra por salida Almacn salidas devoluciones a proveedor / habilitar a Alex estas opciones /