Manual Intermedio Parte 1[1].pdf

Fórmulas

1. QUÉ SON LAS FÓRMULAS

Una fórmula relaciona valores o datos entre sí a través de ciertos operadores, y da como resultado otro valor. Las

fórmulas pueden tener varias formas, ya que pueden utilizar referencias, funciones, textos, valores y nombres para realizar diferentes tareas.

Por ejemplo, aquí te muestro un ejemplo de fórmula. Puedes ver cómo relaciona los valores (los números 8, 2 y 1) a través de los operadores (los operadores son, en este caso, la multiplicación y la suma) y obtiene un nuevo valor como resultado.

Para introducir una fórmula en una celda de Excel, lo primero que debes escribir es el signo igual =. Luego escribiríamos los valores, referencias y operadores de la fórmula. Para acabar, se haría lo mismo que al introducir datos: pulsar la tecla o el botón Introducir de la barra de fórmulas.

Por defecto, en las celdas que tienen fórmulas, se ve el resultado de las fórmulas en la hoja de cálculo, mientras que la fórmula en sí aparece en la barra de fórmulas.

El resultado de una fórmula puede ser un valor numérico, un valor lógico (un valor lógico es un tipo de datos de Excel que sólo puede tomar dos valores: puede ser VERDADERO o FALSO) o un texto.

Los operadores son símbolos que indican el tipo de operación que se tiene que hacer en la fórmula.

Los operadores que puedes usar para crear tus fórmulas son:

Operadores aritméticos: sirven para hacer operaciones matemáticas, dando como resultado un número.

Suma +

Resta -

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Fórmulas

Recuerda que dijimos que,

para introducir un número negativo en una celda,

podías poner un signo me-nos (-) delante del número o poner el

número entre paréntesis ( ). Pues bien, para

indicar nú-meros nega-tivos en una fórmula, no debes utilizar los paréntesis, sino que tienes que poner el

signo - delante del número. Por ejem-plo, si en

una fórmula pones =2*-3, el resultado será el valor negativo -6.

Multiplicación *

División /

Porcentaje %

Función exponencial ^

Operadores comparativos o de comparación: se utilizan para comparar dos valores entre sí (por ejemplo, podrían comparar si un valor es igual a otro valor), y devuelven un valor lógico; es decir, devuelven VERDADERO o FALSO, dependiendo de si la comparación es verdad o no.

Igual =

Distinto <>

Mayor >

Mayor o igual >=

Menor <

Menor o igual <=

Operador de texto: el operador de texto (&) une dos valores de texto para producir un nuevo valor, que será el resultado de añadir un texto a continuación del otro. Este operador se llama concatenación.

Aquí tienes algunos ejemplos de fórmulas:

Fórmula Resultado =25-3 22

=3^2+5 14 =5% 0,05

=50*10% (el 10% de 50) 5 =10*(2+20) 220

=20>=40 FALSO =10>3 VERDADERO

="Una" & " prueba" Una prueba

Todos los operadores, menos % y -, actúan sobre dos valores. Esto quiere decir que, a partir de dos valores, obtienen un nuevo valor como resultado. El operador - puede actuar sobre dos valores (restar un número de otro) o sobre uno sólo. Cuando actúa sobre un único valor, significa valor negativo.

Cuando introduces una fórmula que tiene varios operadores, ten en cuenta que los operadores tienen una prioridad u orden de cálculo, es decir, el orden en que se ejecutan los distintos operadores.

El orden de evaluación de operadores, ordenados de mayor a menor prioridad es el siguiente:

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Si una fórmula tiene operado-res que tienen

la misma prioridad, se ejecutarán de izquierda a derecha. Si quieres cam-biar el orden en el que se ejecutarán los operadores, utiliza los pa-

réntesis.

Por ejemplo, la fórmula =2*2+6 produce un resultado de 10 (primero hace la multiplicación, que da como resultado 4, y luego hace la suma), mientras que si pones los paréntesis =2*(2+6) obtienes el valor 16 (primero se suman 2 más 6, y luego se multiplica el resultado por 2). Otro ejemplo podría ser =1+2*5, que da como resultado 11, y =(1+2)*5, que da 15.

Además,cadaoperadoractúasobreunostiposdedatosdeterminados. Si, al escribir las fórmulas, introduces un tipo de dato distinto del esperado, Excel intentará convertir el valor al tipo esperado.

Por ejemplo, en la fórmula ="20"+"30" ponemos los números como si fueran texto, al escribirlos entre comillas ("). Pero esta fórmula da como resultado 50, porque Excel convierte los valores de texto a números.

Otro ejemplo sería ="1/4/2007"-"1/3/2007", que daría como resultado el valor 31. Como las fechas se guardan internamente como un número, la fórmula con el operador de resta es correcta.

La conversión de datos también se realiza cuando el operador espera un valor lógico, tomándose el valor 0 como el valor lógico FALSO y el resto de números como VERDADERO.

Si la fórmula que has escrito no se puede calcular correctamente, se indica con un mensaje de error en la celda. Los mensajes de error comienzan con el signo #.

Excel puede corregir muchos errores de sintaxis a medida que escribes las fórmulas. Por ejemplo, si falta algún paréntesis (es decir, que no hay el mismo número de paréntesis de abertura que de cierre), Excel te avisará de esto y te propondrá una posible solución.

Los distintos valores de error que puede mostrar Excel al introducir fórmulas son:

#¡DIV/0!: error de división por cero, en la fórmula se ha puesto una división que divide un número por cero.

#N/A: se produce cuando un valor no está disponible para una fórmula.

#¿NOMBRE?: se ha utilizado un nombre que Excel no reconoce.

#¡NULO!: se ha indicado una intersección no válida de dos áreas.


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#¡NUM!: número usado de forma incorrecta o no válida.

#¡REF!: referencia a una celda no válida.

#¡VALOR!: operando o argumento equivocado. Aparece si los valores que acompañan a los operadores de una fórmula no se pueden convertir al tipo correcto.

######: es un marcador de columna, que indica que el tamaño de la columna es demasiado pequeño para que quepan los datos que hay. También aparece cuando se utiliza una fecha o una hora negativas.

2. REFERENCIAS A CELDAS

Cuando un dato se debe utilizar varias veces para realizar cálculos, puede ser interesante escribirlo una sola vez en una

celda y después hacer referencia a él en varias fórmulas.

Por ejemplo, en la imagen anterior puedes ver cómo se hace referencias a las celdas A3 y A5 en las fórmulas que hay en la columna C. Al escribir fórmulas que hacen referencia a estas celdas, estas fórmulas harán las operaciones que indiques con los valores que tengan estas celdas.

Así, en el primer caso tenemos que la fórmula indica que se tiene que sumar el contenido de la celda A3 y el contenido de la celda A5. Los valores de estas celdas son 10 y 3, por lo que el resultado de la fórmula es el valor 13, que es lo que se ve en la celda.

Si cambiaras el valor que hay en la celda A3 o el de la celda A5, los resultados de las fórmulas en las que aparecen estas celdas cambiarían.

Las referencias indican la posición de las celdas en las que se deben buscar datos. Para hacer una referencia, tienes que escribir el nombre de la columna y la fila que definen la celda.

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Fórmulas

Las referencias pueden iden-tificar celdas o grupos de celdas en una hoja de cál-culo. Algunos ejemplos de referencias a

una celda pue-den ser A1, D7 o F5, mientras que algunos ejemplos de referencias de grupos (rangos de celdas) son

B4:C8 o A2:D6.

En Excel hay tres tipos de referencias:

Relativas: en este tipo de referencias, la posición de la celda se basa respecto a la celda en la que estemos introduciendo la fórmula. Si cualquiera de las celdas cambia de posición, las referencias se actualizan para ajustarse a la nueva situación.

Estas referencias se indican mediante el nombre de la columna y de la fila: A1, E5, B2:C4...

Absolutas: se indica la posición exacta donde se encuentra la celda en la hoja de cálculo. Para indicar que una referencia es absoluta, se pone el signo $ antes de la letra de columna y del número de fila.

Por ejemplo: $B$1, $D$5... Estas referencias indicarán siempre estas celdas de la hoja, aunque copies o muevas las celdas, o se inserten o eliminen filas o columnas delante de la celda

Mixtas: este tipo es una combinación de las dos de antes. Indica a Excel que tiene que encontrar la celda combinando la referencia de una fila o columna exacta con una fila o columna relativa.

Para indicar este tipo de referencia, debemos escribir el signo $ antes de la fila o la columna absoluta. Por ejemplo: $A1, B$3...

Cuando hayas escrito una fórmula, podrás cambiar entre los distintos tipos de referencias que hay poniendo el cursor de texto en la referencia que quieras cambiar y pulsando la tecla .

Por ejemplo, si tienes una referencia a la celda D2 y pulsas varias veces , esta referencia irá cambiando de esta forma:

D2 (relativa) $D$2 (absoluta) D$2 (mixta) $D2 (mixta)

Al escribir una fórmula o editar una celda que tiene una fórmula, Excel recuadra las celdas a las que se hace referencia en la fórmula con un color, que es el mismo color con el que aparece la referencia a la celda en la fórmula. Esto te puede ayudar a la hora de trabajar con las referencias.


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Excel tiene unos operadores que nos ayudan a la hora de construir referencias:

Rango ( : ): crea una referencia a todas las celdas que hay entre las dos celdas que escribas. Por ejemplo, B1:C4, donde B1 es la esquina superior izquierda y C4 la inferior derecha. Unión ( , ): crea una referencia que incluye las dos referencias.

Por ejemplo, C3,C5. Intersección ( ): este operador es un espacio, y crea una

referencia para las celdas comunes a las dos referencias. Por ejemplo, A3:C3 B2:B4.

Para hacer referencia a filas o columnas completas, puedes usar también las siguientes formas de referenciar:

Todas las celdas de la columna: A:A. Todas las celdas de la fila: 2:2. Todas las celdas de las columnas B a D: B:D. Todas las celdas de las filas 1 a 4: 1:4.

Otra forma más sencilla de introducir referencias en las fórmulas es mediante la selección de las celdas con el ratón. Una vez has escrito el signo = en la celda, sólo tienes que hacer clic en la celda a la que quieras hacer referencia o arrastrar sobre el rango de celdas para la referencia; estas celdas pasan automáticamente a formar parte de la fórmula.

En Excel hay otro estilo de referenciar a las celdas, llamado F1C1 (el estilo de referencia predeterminado, que hemos visto hasta ahora, se llama estilo A1). En este estilo de referencia F1C1, la posición de la celda se indica mediante una F seguida de un número de fila y una C seguida del número de columna.

Para indicar una referencia relativa en este estilo, hay que ponerla como F[2]C[1], que indica la celda que está 2 filas más abajo y una columna más hacia la derecha, o F[-2]C[-3], que indica la celda que está dos filas más hacia arriba y tres columnas más hacia la izquierda.

Una referencia absoluta podría ser F3C5, que indica la celda que está en la tercera fila y la quinta columna, mientras que una referencia mixta podría ser F2C[1] o F[1]C4.

Para poner este estilo de referencia, accede a Opciones de Excel,

en el menú del Botón de Office , ponte en la categoría

Fórmulas y activa la casilla Estilo de referencia F1C1.

Este modo de referencia normalmente no se usa mucho en Excel; sólo se utiliza a veces cuando se crean macros.

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Si el nombre de la hoja tie-ne algún espa-cio en blanco o algún carácter no alfabético (es decir, que no sea letra ni número: el sig-no -, coma (,), punto (.), pun-to y coma (;), mayor (>), menor (<), igual (=)...), tendrás que

poner comillas sencillas al principio y al final del nom-bre de la hoja. Por ejemplo:

='Libros comprados'!B3.

3. REFERENCIAS A OTRAS HOJAS

De la misma manera que hemos hecho referencia a celdas que están en la misma hoja de cálculo, también podemos

referenciar celdas que estén en otras hojas.

Para esto, tienes que indicar el nombre de la hoja antes de poner la referencia de la celda y separar el nombre de la hoja y la celda por un signo de exclamación (!). Por ejemplo, Hoja4!A2 hace referencia a la celda A2 de la hoja llamada Hoja4.

En estos casos, y para que no te equivoques al poner las referencias, suele ser más cómodo que señales las celdas directamente con el ratón.

Para esto, mientras estés escribiendo una fórmula y quieras hacer referencia a celdas de otra hoja, sólo tienes que hacer clic en la hoja con el ratón y seleccionar la celda o celdas elegidas. Excel pondrá la referencia automáticamente, poniendo el símbolo de admiración y las comillas simples (si son necesarias).

Estas referencias a celdas de otra hoja se comportan igual que el resto de referencias: podemos hacer operaciones con ellas, ponerlas como referencias relativas, absolutas o mixtas...

También es posible hacer referencia a una celda o a un grupo de celdas en un rango de hojas de un libro. Por ejemplo, puedes hacer referencia a la celda C3 de las hojas Hoja1, Hoja2 y Hoja3 de tu libro.

Estas referencias se llaman referencias 3D y se suelen utilizar con funciones de Excel (más adelante explicaremos lo que son y cómo se utilizan las funciones).

Para indicar una referencia 3D, es decir, una referencia a una o varias celdas de varias hojas, primero tenemos que indicar el rango de hojas. Lo pondremos con dos puntos entre los nombres de la primera y de la última hoja. A continuación pondremos el signo ! y la celda o el rango de celdas.

Por ejemplo, Hoja1:Hoja3!A5 hace referencia a la celda A5 de las hojas que estén entre las hojas Hoja1 y Hoja3 del libro, incluidas estas dos hojas. La referencia Hoja2:Hoja4!B2:D5 incluye las celdas del rango B2:D5 que estén entre las hojas Hoja2 y Hoja4, ambas incluidas.


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4. MOVER Y COPIAR FÓRMULAS

Cuando las celdas que tienen fórmulas se mueven a otra zona de la hoja, los valores o las referencias que tienen no cambian.

Por ejemplo, en la hoja anterior, al mover la celda B4 a otro lado, la fórmula sigue haciendo referencia a las celdas B2 y B3.

Sin embargo, si mueves las celdas a las que se hace referencia en una fórmula, Excel actualiza las fórmulas para que se ajusten a las nuevas posiciones.

Por ejemplo, si movemos la celda B2, B3 o ambas a otro lugar, Excel cambiará la fórmula de la celda B4 de forma que siga apuntando al sitio donde hemos movido la celda o celdas.

Ten cuidado si mueves celdas y las pones sobre otras celdas a las que se hace referencia en alguna fórmula. En este caso, como la fórmula haría referencia a unas celdas que ya no están, porque has puesto sobre ellas otras celdas, la fórmula dará como resultado el valor de error #¡REF!.

Cuando copiamos celdas que tienen fórmulas, el comportamiento es diferente según sean las referencias de estas fórmulas relativas o absolutas.

Si las referencias de una fórmulas son relativas, al copiar la celda de la fórmula, Excel las actualiza automáticamente (también ajusta las partes relativas de las referencias mixtas).

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Las referencias absolutas no cambian al copiar celdas, porque este tipo de referencias siempre se refieren a una zona exacta de la hoja de trabajo.

Si eliminas una celda, una fila o una columna que pertenece a un determi-nado rango en una referencia (por ejemplo, si tienes el

rango A2:A7 en una fórmu-la y eliminas la celda A4), Excel ajustará automática-

mente el rango de la fórmula y no dará error de referencia.

Es decir, que si las referencias son absolutas, al copiar la celda con la fórmula, esta fórmula sigue haciendo referencia a las mismas celdas que antes: no se actualizan las referencias.

Si se elimina una celda, una fila o una columna, las referencias de las fórmulas se ajustarán (tanto si son referencias absolutas, relativas o mixtas), excepto si se hace referencia a algo que se haya eliminado, ya que, en este caso, la fórmula mostrará el mensaje de error #¡REF!.

Cuando insertas celdas, filas o columnas, Excel también cambia las referencias de las fórmulas para que sigan apuntando a las mismas celdas (ya sean las referencias absolutas, relativas o mixtas).

Cuando tenemos referencias 3D que afectan a un rango de hojas, hay que tener en cuenta lo que puede suceder al mover, insertar y eliminar hojas:

Al eliminar una hoja que esté dentro del rango de una referencia 3D, los valores de la hoja eliminada se quitarán de la fórmula que utilice esta referencia a la hora de realizar el cálculo.

Si insertas una nueva hoja dentro del rango de hojas de la referencia 3D, Excel incluirá los valores de la nueva hoja en los cálculos de la fórmula. Se añadirán a los cálculos el mismo rango de celdas que estuviera seleccionado en las otras hojas de la referencia 3D.

Si mueves hojas que están dentro del rango hasta ponerlas fuera del rango, los valores de estas hojas se eliminarán del cálculo.

Si mueves la primera o la última hoja del rango, el cálculo se ajusta para poner el nuevo rango de hojas entre ellas.


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5. NOMBRES EN LAS FÓRMULAS

En lugar de utilizar la referencia a una celda o a un rango de celdas en las fórmulas, puedes asignarles nombres, para que

sea más sencillo el crear o entender lo que hacen las fórmulas.

La forma más sencilla de asignar un nombre en la celda en la que te encuentras es ponerte en el cuadro de nombres e introducir el nombre. Para poner un nombre a un rango de celdas se haría de la misma forma, pero seleccionando primero el rango de celdas a nombrar.

Hay que tener en cuenta ciertos aspectos al introducir nombres:

El primer carácter del nombre tiene que ser una letra, un signo de subrayado (_) o una barra invertida (\). El resto de caracteres del nombre pueden ser letras, números, puntos y caracteres de subrayado.

No puedes usar espacios (puedes usar el carácter de subrayado (_) o un punto para separar las palabras).

El nombre puede tener hasta 255 caracteres de largo.

No puedes poner nombres que sean iguales a una referencia de celdas (por ejemplo, no puedes poner el nombre C2 o B$4).

Además, puedes usar letras mayúsculas y minúsculas. Sin embargo, ten en cuenta que no se diferencian entre mayúsculas y minúsculas en los nombres (no puede existir un nombre llamado Libros_comprados y otro nombre Libros_COMPRADOS).

Para utilizar un nombre en una fórmula, simplemente escribe este nombre en el lugar adecuado de la fórmula. Excel reconocerá el nombre y utilizará la celdas o rango de celdas representado por ese nombre.

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En el primer ejemplo anterior, el nombre Solic_Virus hace referencia a la celda B5, mientras que, en el segundo ejemplo, el nombre Pendientes hace referencia al rango de celdas C3:C6 (SUMA es una función de cálculo de Excel; más adelante veremos las funciones).

Por otro lado, muchas veces los datos de tu hoja tienen rótulos o títulos en la parte de arriba, abajo, izquierda o derecha, que representan las categorías de la información que aparece en la hoja.

Por ejemplo, en este caso tenemos la información clasificada en cada uno de los tres primeros meses del año y para cada tipo de libro (novelas, libros técnicos, libros de historia, infantiles y otros).

Excel permite convertir estos rótulos o títulos en nombres, de forma que se puedan utilizar directamente en las fórmulas.

Para esto, tras seleccionar las celdas que forman la tabla (incluyendo los rótulos de fila y de columna), pulsa el botón

Como el pri-mer carácter de un nombre no puede ser un número, si un rótulo o título empieza por un núme-ro, Excel añade un símbolo de subrayado (_) delante. Ade-más, también sustituye los espacios por

este símbolo de subrayado (_).

del grupo de comandos Nombres definidos de la ficha Fórmulas de la Cinta de opciones.

En el cuadro de diálogo que se mostrará puedes indicar dónde están los rótulos o títulos.

Tras aceptar el cuadro se crearán los nombres, con lo que ya los podrás utilizar el las fórmulas que insertes en las celdas (por ejemplo, podrías poner en una celda la fórmula =SUMA(Novelas), para obtener el total de novelas vendidas).

Si quieres hacer referencia a una celda en concreto, recuerda que la celda es la intersección entre una fila y una columna. Por lo tanto, para hacer referencia a ella, podrás utilizar el rótulo o nombre de fila y de columna (por ejemplo, =Marzo Técnicos).


Fórmulas

En el grupo de comandos Nombres definidos de la ficha Fórmulas tienes otras opciones relativas a la creación y administración de nombres.

Para ver y trabajar con los nombres que existan en un libro (modificarlos, borrarlos, ver las celdas a las que hacen referencia...),

Puedes or-denar la lista de nombres ascendente o descen-

dentemente haciendo clic en el título de la columna adecuada.

Además, desde el botón Filtro puedes filtrar los nombres para ver sólo un subcon-

junto de ellos (por ejemplo, los nombres locales a una hoja de cálculo o globales a todo el libro, o los nombres con valores que tengan algún tipo de

error).

utiliza el cuadro Administrador de nombres, que puedes mostrar

pulsando el botón .

En las distintas filas de este cuadro aparecen los nombres definidos, su valor actual, la referencia de celdas, su ámbito (es decir, si está a nivel del libro de trabajo o de alguna hoja de cálculo en particular) y un comentario o información adicional.

Con el botón Editar podrás cambiar el nombre, la referencia de celdas o los comentarios del nombre seleccionado, mientras que Eliminar lo borrará.

Si pulsas el botón Nuevo aparecerá el cuadro Nombre nuevo. Este cuadro es el que proporciona una mayor flexibilidad a la hora de crear nuevosnombres,porquepuedeselegir el ámbito (el libro o una determinada hoja) o incluir un comentario.

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Por ejemplo, es más cómodo y se entiende mejor trabajar con una fór-mula del tipo

=SUMA(Libros VendidosEnero)

que hacer-lo con otra del estilo

=SUMA(B5:F5), aunque el

resultado sea el mismo.

Fórmulas

Otra forma de crear nuevos nombres es seleccionar la celda o celdas a las que quieres hacer referencia y pulsar el botón

de la ficha Fórmulas de la Cinta de opciones.

De esta forma también aparecerá el cuadro Nombre nuevo, mostrándose la referencia a la celda o rango de celdas en el campo Hacer referencia a.

Excel pone en principio referencias absolutas para definir nombres porque, de esta manera, no cambian si se mueve o copia la celda que tiene el nombre. Si quieres utilizar nombres con referencias relativas, tendrás que modificar las referencias que aparecen en este campo.

Otra de las cosas que podemos hacer con los nombres es, en lugar de hacer referencia a una celda o a un grupo de celdas, poner un nombre a una fórmula o a un valor sin tener que ponerlo en una celda de la hoja de cálculo. Para esto tienes que escribir el signo = seguido del valor o de la fórmula como referencia del nombre, en el cuadro Nombre nuevo.

Al crear una fórmula, en lugar de escribir los nombres que quieras usar, también puedes pulsar el botón y elegir el nombre que quieres insertar.

El uso de nombres puede hacer que las fórmulas sean más sencillas de entender y que sea más fácil el cambiar o modificar las fórmulas de las hojas de cálculo.

Una vez que has introducido nombres en la hoja de cálculo, puedes actualizar la hoja, cambiando cualquier referencia a celda o celdas que tengan nombre por el propio nombre. Esto se hace desde la opción Aplicar nombres del menú del botón .


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ACTIVIDADES

Microsoft Excel 2007 Avanzado

Fórmulas

Vamos a escribir fórmulas en un libro de Excel que te he creado para que practiques. Veremos cómo hacer varias operaciones

con los datos que hay en el libro a través de estas fórmulas.

Para empezar, ejecuta Excel y abre el libro Fórmulas.xlsx, que encontrarás entre los archivos de la lección.

En la Hoja1 hay unos datos sobre la venta de coches durante unos meses. Tendrás que escribir las fórmulas adecuadas en la fila y en la columna del TOTAL, para que aparezca el número de coches vendidos en cada mes y para cada modelo.

El total general (el que aparece en la celda F10) lo puedes calcular por filas o por columnas; es decir, sumando los valores totales de enero, febrero, marzo y abril o sumando los valores totales de los coches vendidos de cada modelo. De cualquiera de las dos formas, el resultado será el mismo.

Cuando acabes, pasa a la Hoja2. Aquí tenemos los datos de población de unos países. Tendrás que escribir las fórmulas en la columna Densidad para calcular la densidad de población.

Te recuerdo que la densidad de población es el número de personas que viven por kilómetro cuadrado. Se calcula dividiendo el número total de personas del país entre la extensión del país. Esta es la fórmula que tendrás que introducir para calcular la densidad.

Después de haber escrito estas fórmulas sencillas, vamos a introducir alguna un poco más complicada. Para ello, ponte en la Hoja3.

Puedes ver los partidos ganados, empatados y perdidos de varios equipos durante dos meses. Lo que tienes que hacer en esta hoja es escribir las fórmulas en la columna de Puntuación final para que se calcule la puntuación de cada equipo. Para esto tienes que tener en cuenta que:

Cada partido ganado vale 3 puntos.

Cada partido empatado vale 1 punto.

Los partidos perdidos no valen ningún punto.

Con todo esto, la puntuación final será:

Puntuación final = Partidos ganados * 3 + Partidos empatados * 1

Tendrás que escribir las fórmulas siguiendo este modelo.

Para acabar la actividad, añade una nueva hoja al final del libro. En esta nueva hoja pondremos un resumen de los coches vendidos de varios modelos. Primero introduce los siguientes datos en la hoja:


ACTIVIDADES


A continuación, asigna nombres a las celdas de totales de coches vendidos de los modelos Sevilla, 220 y 320. Para ello, te tendrás que ir hasta la Hoja1; puedes utilizar los nombres Total_Sevilla, Total_220 y Total_320 para poner los nombres a las celdas adecuadas.

Una vez ya tengas estos nombres puestos a las celdas, vete otra vez a la Hoja4 (la hoja nueva que has creado) e introduce, en la celda B5, una fórmula que ponga el total de coches vendidos del modelo Sevilla. Para ello, utiliza el nombre que has asignado a la celda.

En la celda B8 tendrás que utilizar también los nombres que has puesto y, en este caso, tendrás que sumar los coches vendidos de los dos modelos.

Cuando acabes, guarda tu libro con el nombre de Coches.xlsx.



Fórmulas

Vamos a ver lo que hay que hacer y las cosas que hay que tener en cuenta para introducir las fórmulas en el libro de Excel. Sigue los siguientes pasos si tienes algún problema

para realizar la actividad:

Abre Excel y abre el libro que te indico. Empezaremos introduciendo las fórmulas de totales de coches vendidos en cada mes (es decir, los totales que hay en la fila 10).

Empieza colocándote en la celda B10 y escribe la siguiente fórmula: =B5+B6+B7+B8+B9. Podrás escribirla directamente o, después de escribir cada operador de suma, hacer clic en la celda que quieras introducir en la fórmula.

El resto de fórmulas de la fila se escribirían de la misma manera. En la celda C10 iría la fórmula =C5+C6+C7+C8+C9, en la D10 tendrías que introducir =D5+D6+D7+D8+D9 y en la E10 la fórmula sería =E5+E6+E7+E8+E9.

Pero hay otra forma más rápida de introducir las fórmulas, una vez ya has escrito la primera fórmula, la de la celda B10: podrías copiar esta celda y pegarla en las celdas C10,

D10 y E10. Puedes hacer la copia a través de los botones de Copiar y Pegar o utilizando el controlador de relleno. De cualquiera de estas formas, podrás poner la fórmula en todas las celdas de la fila con sólo escribirla una vez.

En cuanto a las celdas de la columna F, que indican el número total de coches que se han vendido de cada modelo, las fórmulas que tendrías que introducir serían:

En la celda F5: =B5+C5+D5+E5 En la celda F6: =B6+C6+D6+E6 En la celda F7: =B7+C7+D7+E7 En la celda F8: =B8+C8+D8+E8 En la celda F9: =B9+C9+D9+E9

De la misma manera que antes, podrás escribirlas una o una o escribir la primera fórmula y copiarla en las otras celdas.

El total general (el dato de la celda F10) lo puedes escribir de dos formas: sumando el total de coches vendidos en cada uno de los meses o sumando el total de coches vendidos de cada uno de los distintos modelos (el resultado será el mismo en los dos casos). En cada uno de estos dos casos, la fórmula sería: =B10+C10+D10+E10 o =F5+F6+F7+F8+F9.

Otra posibilidad en esta hoja es poner nombres a los rangos de celdas, y luego utilizar estos nombres para obtener las cantidades totales. Para esto, selecciona las celdas A4:E9 y pulsa el botón , que está en el grupo de comandos Nombres definidos de la ficha Fórmulas de la Cinta de opciones. En el cuadro de diálogo que aparecerá, indica que los rótulos están en la fila superior y en la columna de la izquierda de la selección.

SOLUCIÓN

Al aceptar el cuadro se crearán los nombres a partir de los rótulos de la tabla. Entonces, las fórmulas que podrías introducir en las celdas para obtener los totales serían:

En la celda B10: =SUMA(Enero) En la celda F5: =SUMA(Sevilla) En la celda C10: =SUMA(Febrero) En la celda F6: =SUMA(_220) En la celda D10: =SUMA(Marzo) En la celda F7: =SUMA(_320) En la celda E10: =SUMA(Abril) En la celda F8: =SUMA(Daitona) En la celda F9: =SUMA(Lobo)

La hoja que conseguirás será como la siguiente:

Pasemos a las fórmulas de la Hoja2. En este caso, las fórmulas que tenemos que introducir para calcular la densidad serán igual al número de habitantes dividido entre la extensión de cada país:

En la celda D5: =B5/C5 En la celda D6: =B6/C6 En la celda D7: =B7/C7 En la celda D8: =B8/C8 En la celda D9: =B9/C9 En la celda D10: =B10/C10

Puedes hacerlo de la misma forma que hemos dicho antes: escribirlas una a una, escribir la primera y copiarla en las otras celdas, o escribir la primera y utilizar el controlador de relleno para copiarla en las otras celdas.

Las fórmulas de la Hoja3 tendrán el número total de puntos que tiene cada equipo, según los partidos que haya ganado, empatado y perdido.



Para empezar, veremos cuál sería la fórmula de la celda H6: podríamos coger los partidos que ha ganado en el mes de enero y multiplicarlos por 3, para obtener el número de puntos por esos partidos; luego le sumaríamos la cifra resultante de multiplicar las partidos empatados en el mes de enero por 1 punto que vale cada empate. A continuación sumaríamos los partidos que ha ganado en febrero multiplicados por 3, y luego los partidos empatados en febrero multiplicado por 1 punto. Con todo esto, la fórmula resultante sería: =B6*3+C6*1+E6*3+F6*1.

De la misma forma, las fórmulas del resto de celdas serían:

En la celda H7: =B7*3+C7*1+E7*3+F7*1 En la celda H8: =B8*3+C8*1+E8*3+F8*1 En la celda H9: =B9*3+C9*1+E9*3+F9*1

Otra forma de calcular los puntos sería sumar primero los partidos ganados en los dos meses y luego multiplicarlos por 3; luego sumar el número de partidos empatados en los dos meses, y luego multiplicarlos por 1. De esta manera, las fórmulas serían:

En la celda H6: =(B6+E6)*3+(C6+F6)*1 En la celda H7: =(B7+E7)*3+(C7+F7)*1 En la celda H8: =(B8+E8)*3+(C8+F8)*1 En la celda H9: =(B9+E9)*3+(C9+F9)*1

De cualquiera de estas dos formas, el resultado será el siguiente:

Después de añadir una nueva hoja al libro (a través de la etiqueta de hoja Insertar hoja de cálculo o desde la opción Insertar hoja del menú del botón ) y escribir los datos que te indico en el enunciado, vete a la Hoja1, sitúate en la celda F5 y pon el texto Total_Sevilla en el cuadro de nombres. Con esto habrás asignado este nombre a esta celda.

Asigna, de la misma manera, los nombres Total_220 y Total_320 a las celdas F6 y F7, respectivamente.

Otra forma de asignar los nombres a las celdas es, después de ponerte en la celda a la que quieras poner el nombre, pulsar el botón (que está en el grupo de comandos Nombres definidos de la ficha Fórmulas de la Cinta de opciones) e indicar el nombre que quieras ponerle a la celda en el cuadro de diálogo que aparecerá.

Una vez ya hayas puesto los nombres a estas celdas, vamos a utilizar estos nombres en las fórmulas de la Hoja4 (la nueva hoja que has creado). Las fórmulas que tendrás que introducir en las celdas son las siguientes:

En la celda B5: =Total_Sevilla En la celda B8: =Total_220+Total_320

Con esto, la hoja se quedará así:

Cuando hayas acabado, guarda el libro con el nombre Coches.xlsx, a través de la

opción Guardar como del menú del Botón de Office .

Funciones

1. QUÉ SON LAS FUNCIONES

Desde el punto de vista de Excel, podemos decir que una función es una fórmula que ya está escrita y que se puede

utilizar para hacer distintos tipos de operaciones.

A una función le damos unos valores, que son los que se utilizan para hacer los cálculos y dar otro valor como resultado. Estos valores que utiliza la función se llaman argumentos.

Las funciones nos ayudarán a la hora de hacer cálculos, ya que no tendremos que escribir fórmulas para realizar las operaciones, sino que podremos utilizar las funciones disponibles. Esto nos podrá ayudar sobre todo en operaciones largas o complicadas.

Las funciones deben estar dentro de una fórmula para que funcionen y produzcan resultados.

Para utilizar las funciones, tenemos que escribir su nombre seguido de los argumentos entre paréntesis. Los distintos argumentos que están dentro del paréntesis se separan por punto y coma ( ; ).

Ten en cuenta esta forma de escribir las funciones, porque, si no las escribes así, Excel te indicará un error en la celda en la que hayas introducido la función.


Funciones

Cuando escribas una función o una fórmula que

tenga parénte-sis, fíjate cómo Excel resalta los paréntesis durante un momento, al cerrarlos. De esta forma

puedes com-probar que emparejas

correctamen-te todos los paréntesis, para que no te dé error la

fórmula.

La función SUMA es una de las que más utilizarás en Excel. Esta función sirve para sumar los números que le demos como argumentos. En los argumentos de una función puedes poner valores concretos o referencias a celdas o a conjuntos de celdas. Por ejemplo: =SUMA(5;13;2), =SUMA(C5;C6;C7) o =SUMA(C5:C7).

A la hora de introducir funciones, ten en cuenta las siguientes cosas:

Los paréntesis indican a Excel dónde empiezan y terminan los argumentos de la función. Tienes que escribir los paréntesis sin dejar espacios antes o después de cada uno.

No utilices ningún símbolo como indicativo de miles en los números. Para indicar cómo se tienen que mostrar los resultados, tendrás que poner en la celda el formato de número adecuado.

Los argumentos de una función pueden ser números, referencias a celdas, textos, valores lógicos, constantes, fórmulas, matrices o valores de error.

El argumento de una función puede ser incluso otra función. En este caso, esta segunda función se llama función anidada.

Si quieres no poner un argumento en una función, escribe un punto y coma como marcador de lugar.

Si al escribir una función aparece un mensaje de error, tienes que comprobar que todos los paréntesis cuadren, que los argumentos de la función estén en la posición adecuada y que sean del tipo correcto.

2. SUMA AUTOMÁTICA

La función SUMA es una de las más utilizadas en las hojas de cálculo. Además, con su uso se puede reducir bastante el

tamaño de las fórmulas y simplificarlas.

Excel te facilita el utilizar esta función SUMA a través del botón Suma , que está en el grupo de comandos Modificar, y desde la barra de estado.

Mientras estás haciendo la hoja de cálculo, a veces es normal utilizar fórmulas provisionales para comprobar algún total, por ejemplo, la suma de un rango de datos u otros valores. Excel te facilita este trabajo, incorporando en su barra de estado unas determinadas funciones.

2

Funciones

Al seleccionar más de una celda con valores en la hoja de cálculo, en la barra de estado se muestra la suma de los valores de las celdas seleccionadas, su media o promedio y el recuento, que cuenta el número de celdas no vacías.

Ten en cuen-ta que tiene

sentido aplicar estas funciones sobre valores numéricos. Para valores no numéricos sólo tiene sen-tido la función

Recuento, porque cuenta el número de celdas selec-cionadas que tienen alguna

cosa.

Aparte de esta infor-mación, puedes mostrar los resultados de otras funciones básicas relati-vas a las celdas seleccio-nadas. Para esto, utiliza el menú contextual de la barra de estado (es decir, el que aparece al pulsar con el botón derecho del ratón sobre ella).

Desde este menú contextual puedes activar o desactivar la informa-ción que quieres que apa-rezca o no aparezca en la barra de estado.

En principio están activadas las opciones Promedio, Recuento y Suma, que son los datos que aparecen por defecto en la barra de estado.

Aparte de estas funciones también puedes activar Mínima y Máxima, para obtener los valores mínimo y máximo del rango de celdas, o Recuento numérico, que cuenta la cantidad de números que hay en la selección.

Ten en cuenta que, para que aparezca toda esta información en la barra de estado, tienes que seleccionar más de una celda con valores.

En el grupo de comandos Modificar de la ficha Inicio de la Cinta de opciones tienes el botón Suma , que te facilitará el crear fórmulas para sumar el contenido de las celdas. Cuando se usa este botón, Excel escribe la función y hasta sugiere el rango que se va a añadir.


Funciones

Para introducir fórmulas con este botón, selecciona una celda que esté debajo o a la derecha de los datos a sumar y pulsa en el botón Suma . Excel escribirá en la celda la fórmula con la función SUMAy resaltará el rango de celdas que se sumarán.

Al realizar la autosuma de esta forma, también se

calcula el total general (que en este ejem-plo está en la celda F10).

Aunque es lo mismo sumar las filas que las columnas, Excel lo calcula sumando las columnas.

Si la fórmula es correcta, acéptala para introducirla en la celda. Cuando el rango que te propone Excel no es correcto o no es el que quieres, puedes cambiarlo seleccionando con el ratón las celdas o el rango de celdas que quieras o teclearlo directamente en la fórmula antes de aceptarla.

Otra forma de realizar sumas automáticas es seleccionando el rango de celdas a sumar. Ten en cuenta que, en este caso, los resultados aparecerán automáticamente en las primeras celdas libres.

Para insertar sumas en las filas y en las columnas a la vez, tienes que seleccionar un rango de celdas que incluya tanto las celdas de los valores a sumar como las celdas en blanco donde se pondrán los resultados.

Por ejemplo, en la imagen que te enseño, si pulsáramos el botón Suma , los totales aparecerían en las celdas B10:F10 y F5:F10.

Si pulsas las teclas + + , también se introducirá una autosuma con la función SUMA. Esta combinación de teclas es equivalente a pulsar el botón Suma .

El botón Suma tiene una lista desplegable, donde puedes elegir otras funciones, aparte de SUMA. Para ver esta lista, pulsa en la flecha que hay a su derecha .

4

Funciones

Seleccionando la función que quieras, se incluirá rápidamente esta función en el rango correspondiente, de la misma manera que has visto con la SUMA.

Eligiendo la opción Más funciones, accederás al cuadro de diálogo Insertar función, que veremos a continuación.

3. INSERTAR UNA FUNCIÓN

Excel te puede ayudar al introducir funciones, guiándote al introducir los argumentos, para que la sintaxis de la función

sea correcta.

Si conoces la sintaxis correcta de la función, podrás escribirla directamente en una celda. Cuando hablamos de sintaxis de una función, nos referimos a los argumentos que tiene, al tipo de estos argumentos, al orden en el que se tienen que poner, etc.; es decir, a la forma de escribir correctamente todos los elementos de la función para que no cause ningún error.

Sin embargo, si no conoces exactamente su sintaxis, lo mejor es pedir información a Excel. Mediante el botón Insertar función , que está en la barra de fórmulas, accederás a un cuadro de diálogo desde el que puedes seleccionar la función que quieres incluir en la fórmula que estás creando.


Funciones

Por ejemplo, podrías poner una fórmu-la que fuera

=4+POTEN-CIA(6;4). En este caso,

al introducir la función

POTENCIA, el resultado de la fórmula y el de la función no sería igual.

Al seleccionar una función en la lista de funciones de este cuadro, en la parte de abajo puedes ver una pequeña descripción de esta función seleccionada. Por lo tanto, si quieres saber qué hace una determinada función, sólo tienes que seleccionarla en esta lista.

Las funciones se clasifican en distintas categorías, para que sea más sencillo el buscar y encontrar la función que quieras. Si seleccionas una categoría, sólo aparecerán en la lista las funciones de esa categoría.

Una vez seleccionada la función que quieres insertar, acepta el cuadro. Entonces pasaremos a introducir los argumentos de la función.

Excel proporciona otra ventana para ayudarte a introducirlos. Puedes ver la cantidad de argumentos que debes introducir y, además, Excel te describe cuál es el significado de cada argumento.

Fíjate cómo Excel te dirige en la creación de la función: te indica lo que hace la función, el número de argumentos, una pequeña descripción de los argumentos, si los argumentos son de tipo numérico o de otro tipo, etc.

Al ir introduciendo los argumentos, Excel te muestra tanto el valor de la función, debajo de la lista de argumentos, como el valor de la fórmula, en la parte de abajo del cuadro de diálogo.

Recuerda que una función puede estar incluida en una fórmula que utilice el resultado de esta función. En estos casos, el resultado de la fórmula no tiene por qué ser igual que el resultado de la función que estamos introduciendo.

En la barra de fórmulas se va construyendo la fórmula según lo que vayas indicando en los cuadros de diálogo: se inserta el nombre de la función, los argumentos...

6

Funciones

Si introduces el signo = y seleccionas

una función en esta lista, es lo mismo que si pulsas el botón de Insertar función

de la barra de fórmulas.

Aunque, a veces, el re-sultado de la búsqueda no siempre acier-ta con lo que estás buscan-do, esta forma

de buscar funciones pue-de ahorrarte mucho tiempo e incluso te

permite saber si realmente Excel tiene o

no una función que te pueda servir para lo que quieres

hacer.

Para acabar, recuerda que una función debe estar en una fórmula. Si no es así, Excel entenderá el nombre de la función como texto y lo introducirá así en la celda.

De hecho, cuando introduces el signo = al principio de una celda, Excel te muestra en el cuadro de nombres una lista de funciones que puedes utilizar (pulsa en la flecha del cuadro de nombres para desplegar esta lista).

4. INSERTAR REFERENCIAS

Aveces sabemos lo que queremos hacer, pero no sabemos si Excel tiene alguna función que nos puede ayudar.

Excel tiene un montón de funciones que puedes utilizar, por lo que el recorrerlas todas para buscar la función que necesitas puede ser agotador. En estos casos, podemos hacer que el propio Excel nos sugiera una función o un conjunto de funciones adecuadas.

Para esto, al acceder al cuadro de Insertar función, tienes que describir la función con tus propias palabras en el cuadro de texto de la parte de arriba de este cuadro de diálogo, para que Excel busque si hay alguna que se ajusta a lo que indicamos. A continuación, al pulsar en el botón Ir, Excel realizará la búsqueda e indicará un conjunto de funciones que se ajustan a lo que has introducido.


Funciones

En las fun-ciones puede haber argu-mentos opcio-nales, que no son necesarios para calcular la función. Los argumentos que no son

opcionales, es decir, que son obligatorios para la fun-

ción, aparecen en negrita en este cuadro de diálogo, mientras que

los argumentos opcionales no.

Normalmente, los argumentos de una función están situados en celdas de la hoja de cálculo. Excel te facilita la tarea de indicar las celdas que vas a utilizar como argumentos de la función; como podrás comprobar, es tan fácil como hacer clic con el ratón en estas celdas o arrastrar sobre ellas.

Cuando estés en un cuadro de diálogo y necesites indicar la referencia de una celda o de un conjunto de celdas, Excel colocará el botón Minimizar diálogo o Contraer diálogo . Si lo pulsas, el cuadro de diálogo disminuirá de tamaño, permitiéndote ver la hoja de cálculo.

Para indicar una celda, sólo tendríamos que hacer clic en ella, mientras que para indicar un rango de celdas, podemos pulsar y arrastrar entre las celdas del rango.

Una vez hayas indicado la celda o celdas que actuarán como argumento, pulsa el botón Maximizar diálogo para maximizar el cuadro y dejarlo como estaba antes.

Es importante entender que en un mismo cuadro de diálogo puede aparecer más de un botón Minimizar diálogo . Ten en cuenta que no es lo mismo pulsar en uno o en otro: por ejemplo, si pulsas en el botón del primer argumento de una función, estarás indicando la referencia a las celdas para este argumento y no para cualquiera de los otros que pueda tener la función.

Por último, indicarte que, al introducir una función, Excel puede introducirte automáticamente algunas referencias a celdas en los argumentos de la función (por ejemplo, si introduces una función en la celda de debajo o en la de la derecha de una serie de datos). De esta manera, Excel intenta ahorrarte trabajo, al poner las referencias que él cree que son las adecuadas. Si no son esas las que quieres, siempre puedes cambiar el rango que te pone automáticamente Excel.

5. FUNCIONES ANIDADAS

Una función anidada es una función que se utiliza como argumento de otra función.

Al calcular el resultado de la función, Excel calcula primero las funciones que actúan como argumentos (las funciones anidadas) y después el resultado de la función exterior, teniendo en cuenta ya el resultado de las funciones interiores.

8

Funciones

Al poner fun-ciones anida-das, puedes llegar hasta

64 niveles de anidamiento. Es decir, en el ejemplo

que estamos viendo, los argumentos de la función

POTENCIA po-drían ser otras funciones, y así hasta 64

niveles.

El botón

hace lo mismo que el bo-tón Insertar función

de la barra de fórmulas. Ade-más, fíjate que desde aquí

también pue-des acceder a las sumas automáticas

.

Por ejemplo, si tenemos la función RAIZ(POTENCIA(10;2)), primero se calculará el resultado de la función interior, es decir de POTENCIA(10;2), cuyo resultado es 100, y después se calculará el resultado de la exterior, teniendo en cuenta ya este resultado, es decir, RAIZ(100), cuyo resultado es 10.

Tienes que tener en cuenta que la función anidada (la que está dentro de la otra) tiene que devolver un resultado que sea el adecuado para la función de fuera. Por ejemplo, en este caso, si la función POTENCIA devolviese un valor que no fuese un número, la función RAIZ daría un error al intentar calcularse.

Otro ejemplo podría ser el siguiente:

En este ejemplo, la función PROMEDIO tiene tres argumentos: dos son valores numéricos (el número 10 y el número 20), y el tercer argumento es la función REDONDEAR. La función REDONDEAR tiene 6,29 como primer argumento y 0 como segundo argumento, y devuelve el valor 6.

Indicarte también que, de la misma forma que puedes introducir referencias a celdas en una función como argumentos, también puedes utilizar los nombres que hayas definido.

Desde el grupo de comandos Biblioteca de funciones de la ficha Fórmulas de la Cinta de opciones también puedes insertar funciones.

Puedes pulsar los distintos botones para desplegar las funciones pertenecientes a cada una de las categorías y seleccionarlas directamente desde ahí: funciones financieras , funciones de texto

, matemáticas y trigonométricas , etc.


Funciones

Aquí tienes información sobre algunas de las funciones que hemos utilizado a lo largo de la lección:

La función POTENCIA eleva un número a una determinada potencia. ¿Qué significa esto?

Elevar un número a una potencia significa multiplicar este número por sí mismo las veces que se indica en la potencia. Lo verás mejor con unos ejemplos:

4 elevado a 2 = 42 = 4*4 = 16 2 elevado a 3 = 23 = 2*2*2 = 8

Estas potencias son sencillas, pero con esta función puedes calcular potencias más complejas, como:

4 elevado a 7 = POTENCIA(4;7) = 4*4*4*4*4*4*4 = 16384 2 elevado a 7/5 = POTENCIA(2;7/5) = 2,639... 4 elevado a 2,6 = POTENCIA(4;2,6) = 36,758...

También puedes utilizar el operador ^ para indicar una potencia. Por ejemplo:

POTENCIA(2;3) = 2^3 = 2*2*2 = 8

La función RAIZ calcula la raíz cuadrada de un número. Esta función sólo tiene un argumento, que es el número del que quieres calcular su raíz cuadrada.

Raíz cuadrada de 16 = RAIZ(16) = 4, porque 4*4=16 Raíz cuadrada de 25 = RAIZ(25) = 5, porque 5*5=25

Raíz cuadrada de 13,6 = RAIZ(13,6) = 3,6878...

El número que le pasamos como argumento a la función RAIZ debe ser positivo; si el argumento es un número negativo, la función dará un error.

La función REDONDEAR sirve para redondear un número con el número de decimales que indiquemos. Por ejemplo, si redondeamos el número 1,234 con 1 cifra decimal, el resultado será 1,2.

REDONDEAR(1,234;1) = 1,2 REDONDEAR(7,3262;0) = 7

REDONDEAR(7,3262;1) = 7,3 REDONDEAR(7,3262;3) = 7,326

REDONDEAR(4,282;1) = 4,3

La función CONTAR sirve para contar el número de celdas que tienen números, entre las celdas que le pasamos como argumento.

La función HOY devuelve la fecha actual del ordenador; esta función no tiene argumentos.

Al insertar esta función en una hoja de cálculo, cada vez que se actualicen las fórmulas de la hoja, esta función HOY se actualizará y cambiará su resultado, dando como resultado el día actual.

10


ACTIVIDADES


Funciones

En esta actividad vamos a utilizar funciones para obtener varios resultados a partir de los datos que hay en las celdas

de las hojas de cálculo.

Primero utilizaremos el comando para la suma automática que tiene Excel, para que veas lo rápido y fácil que puede llegar a ser, y luego insertaremos otras funciones.

Una vez estés en Excel, abre el libro Funciones.xlsx, que está entre los trabajos del curso.

En la Hoja1 hay datos sobre los coches vendidos durante unos meses. Utiliza el comando de suma automática ( o ) para que aparezcan los valores correspondientes en la fila y en la columna del TOTAL.

Cuando hayas puesto los totales, selecciona las distintas celdas de los totales y fíjate en las fórmulas que ha introducido Excel. Comprueba si realizan las operaciones con los datos adecuados.

A continuación, ponte en la Hoja2. En esta hoja puedes ver las notas de un alumno en varias asignaturas, a lo largo de cuatro cursos.

Lo que queremos hacer en esta segunda hoja es calcular las notas medias de cada asignatura en todos los cursos, y las notas medias de cada uno de los cursos, teniendo en cuenta todas las asignaturas. También queremos saber la nota media final; es decir, la nota media de todos los cursos, contando todas las asignaturas.

Puedes hacer esto utilizando también el comando de suma automática ( o ). Pero ten en cuenta que, esta vez, tendrás que desplegar la lista de cualquiera de estos botones y elegir la función adecuada.

Cuando acabes, pasa a la Hoja3. Aquí tenemos en forma de tabla los datos de temperaturas en una ciudad durante cinco años, agrupados por meses.

En la parte de abajo de la hoja puedes ves otra tabla, donde tendrás que poner las fórmulas adecuadas para calcular la temperatura media de cada año y ver cuál ha sido la temperatura máxima y la mínima en cada año.

Las fórmulas que tendrás que utilizar para cada uno de estos casos son PROMEDIO, MAX y MIN, poniendo en cada caso el rango de celdas a tener en cuenta para el cálculo.

Cuando ya tengas hecho esto, crea una nueva hoja en el libro (a la que Excel asignará por defecto el nombre Hoja4). En esta nueva hoja vamos a introducir unos datos y a utilizar varias funciones. Empieza introduciendo los siguientes datos en las celdas de las columnas A y B:


ACTIVIDADES


A partir de estos datos, vamos a crear otros datos en la columna C. En cada celda de esta columna tendrá que aparecer el valor que haya en la celda correspondiente de la columna B seguido con lo que haya en la columna A. Para esto, tendrás que usar la función CONCATENAR, que está en la categoría de funciones de Texto.

La función CONCATENAR une o junta los argumentos que le introduzcas. Por ejemplo, si pones en una celda la función =CONCATENAR("Hola";" amigo"), da como resultado Hola amigo.

En la hoja que estamos haciendo, en los argumentos de la función CONCATENAR tendrás que poner una referencia a las celdas correspondientes. Al final, el resultado será así:

Ahora utilizaremos, en las celdas de la columna D, la función ALEATORIO. Esta función no tiene argumentos, y devuelve un número al azar que estará entre 0 y 1. Para hacer más grande el número que devuelve la función ALEATORIO, tendrás que multiplicar lo que te de esta función por 100.

Cuando ya tengas esto, en las celdas de la columna E utiliza la función REDONDEAR para poner el número que has obtenido en la columna D sin ninguna cifra decimal (o sea, que en la función REDONDEAR, el segundo argumento será 0).

Con todo esto, la tabla que hayas creado tendrá un aspecto parecido al siguiente (aunque ten en cuenta que los números de las columnas D y E cambiarán, debido a la función ALEATORIO):

Como actividad opcional, puedes intentar poner la función ALEATORIO y la función REDONDEAR en una sola celda, para practicar con funciones anidadas. Es decir, tendrías la función REDONDEAR, cuyo primer argumento sería la función ALEATORIO multiplicada por 100, y el segundo argumento sería 0. Si quieres, puedes intentar hacer esto en las celdas de la columna F.

También puedes seguir practicando intentando utilizar en otras celdas la función ALEATORIO.ENTRE. Esta función tiene dos argumentos y devuelve un número al azar que está entre los valores que tengan estos dos argumentos. Recuerda que, si necesitas más información sobre estas o sobre otras funciones, puedes consultar la ayuda de Excel.

Ten en cuenta que, cada vez que se calcula la hoja (cada vez que se modifica algún valor), la función ALEATORIO vuelve a calcularse, por lo que cambian los valores de las celdas. Lo mismo le ocurre a la función ALEATORIO.ENTRE.

Para acabar, guarda el libro asignándole el nombre Mis funciones.xlsx.



Funciones

SOLUCIÓN

Empezaremos viendo cómo hacer la primera parte de las actividades que te propongo: la utilización de la función suma automática de Excel.

Para poner los totales en las celdas correspondientes de la Hoja1, primero debes seleccionar las celdas con los datos numéricos, teniendo en cuenta que tienes que seleccionar una fila más por abajo y una columna más por la derecha.

Una vez ya tengas seleccionadas estas celdas, pulsa el botón Suma (del grupo de comandos Modificar de la ficha Inicio de la Cinta de opciones) o el botón (del grupo de comandos Biblioteca de funciones de la ficha Fórmulas). Con esto ya tendrás los totales en las celdas correspondientes; compruébalo.

También podrías ir introduciendo las fórmulas una a una. Por ejemplo, te podrías poner en la celda F5 y pulsar el botón Suma o para crear la fórmula que iría en esa celda. Así podrías hacer con el resto de celdas, comprobando cada vez que el rango de celdas que pone Excel en la función SUMA en cada celda es el adecuado.

Para poner las fórmulas de la media de las notas en la Hoja2 lo haríamos de manera parecida. Primero tendremos que seleccionar el rango de celdas adecuado y, de la misma forma que antes, seleccionar una fila y una columna más.

Después de seleccionarlas, pulsa en la flechita que hay a la derecha de los botones Suma o y, en la lista de funciones que aparece, selecciona la opción Promedio. Excel introducirá en las celdas que están abajo y a la derecha de las celdas seleccionadas la función PROMEDIO con las referencias a las celdas correspondientes. Esta función es la que nos permite obtener las notas medias que queríamos.

Igual que antes, también puedes poner la función PROMEDIO celda por celda (poniéndote en la celda que quieras, desplegando la lista del botón Suma o

, eligiendo Promedio y comprobando que las referencias a las celdas son las correctas). Incluso puedes introducir esta función de forma totalmente manual, poniéndote en la celda, pulsando el botón Insertar función , seleccionando esta función e introduciendo las referencias a las celdas. Como puedes ver, cuando se puede, lo más cómodo es utilizar el comando de suma automática.

En cuanto a las fórmulas de la Hoja3, vamos a ver cómo se podrían introducir de forma manual. Primero nos tendremos que poner en la celda en la que vayamos a introducir la fórmula (por ejemplo, empezaremos por la celda B14). Entonces pulsaremos el botón Insertar función y seleccionaremos la función PROMEDIO (está en la categoría de funciones Estadísticas).

Para indicar las celdas, puedes introducir el rango de celdas directamente en el campo de texto del primer argumento (en el caso de la celda B14, el rango de celdas sería B5:M5), o puedes pulsar el botón de Minimizar diálogo (también llamado Contraer diálogo) y seleccionar el rango de celdas pulsando y arrastrando entre ellas con el ratón.

Después de introducir la fórmula en la celda B14, puedes introducir el resto de fórmulas de esta columna de la misma forma, o puedes copiar esta celda y pegarla en las celdas de

debajo (utilizando los botones de Copiar y Pegar o arrastrando el controlador de relleno de esta celda hasta las celdas de debajo).

Una vez tengas las celdas de la temperatura media para cada año, puedes pasar a las celdas de las temperaturas máximas. Ponte en la celda C14 e introduce la función MAX (hazlo de la misma forma que antes: pulsa el botón Insertar función , selecciona la función, que también está entre las funciones estadísticas, y selecciona el rango de celdas). En el caso de la celda C14, el rango de celdas es el mismo que para la función de la celda B14, es decir, B5:M5.

Introduce la función MAX en las celdas C15 a C18 (ya sabes cómo: poniendo la función celda a celda o copiando y pegando la fórmula de la celda C14).

Para las celdas de las temperaturas mínimas, hazlo de la misma forma que te acabo de decir, pero, esta vez, utiliza la función MIN.



Con todo esto, las fórmulas que te quedarán en las celdas de la tabla del resumen serán las siguientes:

Celda B14: =PROMEDIO(B5:M5) Celda B15: =PROMEDIO(B6:M6) Celda B16: =PROMEDIO(B7:M7) Celda B17: =PROMEDIO(B8:M8) Celda B18: =PROMEDIO(B9:M9)

Celda C14: =MAX(B5:M5) Celda D14: =MIN(B5:M5) Celda C15: =MAX(B6:M6) Celda D15: =MIN(B6:M6) Celda C16: =MAX(B7:M7) Celda D16: =MIN(B7:M7) Celda C17: =MAX(B8:M8) Celda D17: =MIN(B8:M8) Celda C18: =MAX(B9:M9) Celda D18: =MIN(B9:M9)

Otra forma de introducir estas funciones sería ponerte en la celda en la que vayas a poner la fórmula, desplegar la lista del botón Suma o y seleccionar la opción adecuada (primero tendrías que seleccionar Promedio, luego Máx y luego Mín). Excel te pondrá la función y se quedará esperando que confirmes o cambies el rango de la misma; en estos casos, deberás poner el rango de celdas adecuado, pulsando y arrastrando entre las celdas.

Al poner estas fórmulas, es posible que Excel te ponga un triángulo en una esquina de las celdas y, al ponerte en las celdas, que aparezca una etiqueta que te indique un posible error. Como en este caso no se trata de ningún error, puedes pulsar en la etiqueta y seleccionar la opción Omitir error para que desaparezca este aviso.

Crea una nueva hoja en el libro, colócate en ella y escribe los datos que te indico en el enunciado. Puedes introducir los números del 1 al 6 utilizando el controlador de relleno,

y el texto Equipo con las opciones de Copiar y Pegar o con el controlador de relleno.

Introduce la función CONCATENAR en la celda C1. Los argumentos de esta función están en celdas de la hoja de cálculo, por lo que podrás utilizar el botón de Minimizar diálogo para indicarlos (el primer argumento será la celda B1 y el segundo la celda A1).

Una vez tengas esta fórmula, cópiala en el resto de celdas de la columna C.

En las celdas de la columna D utilizarás la función ALEATORIO. Ponte en la celda D1 y escribe =100*, luego pulsa el botón Insertar función , selecciona la función ALEATORIO, que está en la categoría de Matemáticas y trigonométricas, y acepta las ventanas hasta volver a la hoja de cálculo. Copia de nuevo esta celda en las celdas de debajo de ella.

Pasa a la celda E1 e introduce la función REDONDEAR, utilizando el botón Insertar función . Como primer argumento de esta función selecciona la celda D1 y, como segundo argumento, escribe el valor 0. Copia la función que has creado para el resto de celdas de la columna E.

Las fórmulas y las funciones que tendrás en las celdas serán:

Celda C1: =CONCATENAR(B1;A1) Celda E1: =REDONDEAR(D1;0) Celda C2: =CONCATENAR(B2;A2) Celda E2: =REDONDEAR(D2;0) Celda C3: =CONCATENAR(B3;A3) Celda E3: =REDONDEAR(D3;0) Celda C4: =CONCATENAR(B4;A4) Celda E4: =REDONDEAR(D4;0) Celda C5: =CONCATENAR(B5;A5) Celda E5: =REDONDEAR(D5;0) Celda C6: =CONCATENAR(B6;A6) Celda E6: =REDONDEAR(D6;0)

Celdas D1 a D6: =100*ALEATORIO()

Si quieres poner las dos funciones en una celda, la fórmula que tendrías que poner sería =REDONDEAR(100*ALEATORIO();0). Los pasos que tendrías que seguir serían los siguientes:

Utiliza el botón de Insertar función y selecciona la función REDONDEAR.

En el primer argumento, escribe 100*. A continuación, tenemos que introducir otra función, por lo que tendrás que pulsar en la flecha que aparece a la derecha del cuadro de nombres y seleccionar la opción Más funciones. Busca la función ALEATORIO e introdúcela.

Para introducir el segundo argumento de la función REDONDEAR, tendrás que pulsar en su nombre, en la barra de fórmulas, con lo que aparecerá otra vez el cuadro de los argumentos para esta función. Pon el valor 0 en el segundo argumento y acepta la creación de la función.

Esta fórmula será la misma para todas las celdas de la columna.

Guarda el libro a través de la opción Guardar como del menú del Botón de Office .

Formato avanzado de celdas

1. FORMATOS DE NÚMERO

En esta lección vamos a ver algunos aspectos avanzados sobre el formato de las celdas. Ya sabes que el formato de las celdas se

refiere al tipo y color de la letra, al color de fondo, a la alineación, etc.

Al crear una hoja nueva, las celdas tienen por defecto el formato General. A veces, Excel cambia este formato por otro más adecuado, al escribir ciertos datos. Por ejemplo, si pones el símbolo de moneda o el signo de porcentaje al escribir un número, Excel cambia el formato al de moneda o de porcentaje, según corresponda.

Desde el grupo de comandos Número de la ficha Inicio de la Cinta de opciones puedes establecer ciertas características del formato de los números.

Desde la lista superior puedes ver y cambiar el formato de la celda o celdas seleccionadas, estableciendo el formato de número, moneda, porcentaje, fechas...

Los botones también sirven para cambiar el formato:

Formato de número de contabilidad : selecciona el formato de contabilidad con el símbolo de moneda que elijas.

Estilo porcentual : pone el dato de la celda como un porcentaje.

Estilo millares : pone el formato de contabilidad sin símbolo de moneda, mostrando también el símbolo separador de miles.

Aumentar decimales , Disminuir decimales : muestra más o menos decimales en el número.

Para indicar el formato de los números también puedes utilizar el cuadro de diálogo del Formato de celdas, desde su ficha Número, que recuerda que puedes mostrar desde el botón Iniciador de cuadro de diálogo del grupo de comandos Número, Fuente o Alineación, o desde el menú contextual de las celdas (el que aparece al pulsar el botón derecho del ratón sobre ellas).

En la ficha Número de este cuadro de diálogo puedes ver todos los formatos que hay, agrupados en diferentes categorías.

Cuando seleccionas uno u otro formato, en el apartado Muestra podrás ver una muestra de la celda activa aplicando ese formato. Para ver la muestra en el cuadro de diálogo, la celda activa tiene que tener datos que se puedan ajustar al formato que hayas elegido.



Recuerda que puedes asig-nar formato de texto a los números, para que Excel los

trate como tex-to. Para esto, puedes poner un apóstrofo ' delante del nú-mero o utilizar el código de formato @, como luego veremos.

En la categoría Número podrás indicar el número de decimales con el que verás el número en pantalla (siempre que quepa en la celda), si se va a usar el punto (u otro carácter, según establezcas en la Configuración regional de Windows) como separador de miles y especificar el formato para los números negativos.

En las categorías Fecha y Hora dispones de varias formas de mostrar las fechas y horas en la celda (con dos o cuatro cifras para el año, con el número del mes o el nombre del mes, con los segundos o que no aparezcan los segundos, en formato de 12 o 24 horas, etc.).

En cuanto al formato de Moneda, el dato de la celda se verá según la moneda que tengas establecida en tu ordenador (en la Configuración regional). Recuerda que nosotros usaremos las letras u.m. (abreviatura de unidades monetarias) para indicar la moneda.

Por lo tanto, si estás en España, por ejemplo, al poner el número en formato de moneda lo podrás ver con el símbolo del euro (€) y con dos decimales. Según el país en el que estés (o, mejor dicho, según la Configuración regional que tengas en tu ordenador), aparecerá un símbolo de moneda u otro.

Recuerda que para acceder a la Configuración regional de tu equipo, puedes utilizar el Panel de control de Windows, a través del elemento Reloj, idioma y región (o Configuración regional y de idioma, si estás viendo el Panel de control en su vista clásica).

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Si sólo pones dos secciones, la primera sección se

utilizará para los números positivos y

para los ceros, mientras que la segunda se utilizará para los números negativos; si sólo pones una sección, se utilizará

para todos los números.

Excel también mostrará el símbolo separador de miles y de decimales según esté indicado en la Configuración regional.

Además de estos formatos, desde la categoría Especial también puedes utilizar formatos típicos de número, como pueden ser el número de teléfono, el de la seguridad social, etc.

2. FORMATOS PERSONALIZADOS

Cuando creas un libro, los formatos disponibles son los que hay en la ficha Número. A veces, puede pasar que estos formatos

que tiene Excel no sean suficientes para lo que quieras hacer y querrás crear tu propio formato.

Al crear nuevos formatos, Excel los pone automáticamente dentro de la categoría Personalizada y estarán disponibles en todas las hojas del libro de trabajo.

En los formatos que especifiques tú mismo, podrás indicar hasta tres formas de números y una última de texto. Cada una de estas secciones del formato personalizado estará separada por un punto y coma ( ; ).

Las distintas opciones del formato las tendrás que poner con el siguiente orden:

1. Formato para números positivos. 2. Formato para números negativos. 3. Formato para ceros. 4. Formato para texto.

Por ejemplo, el formato que ahora te enseño en la siguiente imagen es un formato personalizado. Fíjate cómo se utiliza el punto y coma ( ; ) para separar las distintas secciones.

Cada una de las secciones de este formato personalizado se refiere al formato que se utilizará para los números positivos, negativos, ceros y para el texto.



Si quieres incluir un formato de texto, tienes que ponerlo en la última posición. Ahí pondrás, entre comillas, el texto que quieras que aparezca en la celda al escribir un texto en ella. Si incluyes el carácter @, el texto que escribas en la celda se verá en la posición en la que hayas puesto dicho carácter.

Si el formato personalizado no tiene un apartado de texto, si escribes texto en la celda, no se le aplicará ningún formato.

Para crear un formato personalizado, selecciona la categoría Personalizada y modifica alguno de los tipos disponibles que ya aparecen en esta categoría.

Ten en cuenta que la modificación de un formato de los que ya tiene Excel para crear uno nuevo, no significa que el formato original de partida desaparezca.

4


Para indicar los colores, tenemos las siguientes posibilida-

des: [Negro], [Blanco], [Azul], [Verde], [Rojo],

[Amarillo], [Magenta] y

[Aguamarina]. El color debe ser lo primero que aparezca en la sección.

Para crear nuevos formatos, ten en cuenta los siguientes aspectos:

Para indicar una cifra en un número, usa el 0 y el signo #. El 0 indica que la cifra o dígito se presentará siempre, mientras que # sólo muestra las cifras significativas (es decir, que no muestra los ceros sin valor del número). El carácter de subrayado ( _ ) crea un espacio del tamaño del

ancho de un carácter. Para poner el color del formato de la celda, indica el color entre

corchetes. Por ejemplo: [Verde]. Para mostrar puntos en el formato, no hay más que añadirlos al

formato. Para impedir que aparezca cualquier tipo de número

(positivos, negativos o cero), no pongas nada en la sección correspondiente.

Cuando seleccionas un tipo de formato personalizado, se activa el botón Eliminar, de forma que puedes borrar este formato que has creado.

También es posible introducir formatos personalizados que dependan del valor de la celda. Por ejemplo, podría interesar destacar un resultado negativo con el color rojo y un valor positivo con el color azul.

Para esto tendrás que poner la condición entre corchetes al inicio del formato. Por ejemplo el formato:

[Azul][>1000]#.###;[Rojo][<-1000]#.###;#.###

presentará los valores mayores de 1000 en color azul, los menores de 1000 en color rojo y los demás en negro, que es el color por defecto. Más adelante veremos más cosas y más posibilidades sobre formatos condicionales.

Utiliza la ayuda de Excel para crear formatos personalizados que puedan serte útiles en tus hojas de cálculo. Puedes crear prácticamente cualquier formato de número que se adapte a lo que quieras hacer, como códigos, números de orden, de empleados, cantidades, notas, etc.



Aquí te muestro los códigos más utilizados a la hora de crear formatos personalizados:

#: Marca de lugar para dígito. Este símbolo sólo muestra las cifras significativas del número, no aparecen los dígitos no significativos.

0: Marca de lugar para dígito. Su comportamiento es el mismo que el anterior, con la única diferencia de que, si el número la celda tiene menos dígitos que los que indica el formato, se añaden los ceros extras hasta completar el formato.

?:Marcadelugarparadígitos.Secomportacomolosanteriores, pero, en este caso, se añaden ceros no significativos para que las comas decimales queden alineadas.

coma ( , ): Simboliza la coma decimal.

%: Porcentaje. Excel multiplica el valor por 100 e incluye el carácter %.

punto ( . ): Separador de miles o millares.

\: Escribe textualmente el carácter que le sigue en el formato. Para incluir un carácter \, tienes que ponerlo entre comillas dobles.

_: Deja el ancho de un carácter en blanco en el formato.

"texto": Presenta el texto que esté entre comillas.

@: Si escribes un texto en la celda, aparecerá en el lugar donde esté puesto este símbolo en el formato.

Para introducir formatos de fechas y horas, algunos de los códigos que tiene Excel son:

m: Los meses como 1 - 12.

mm: Los meses como 01 - 12.

mmm: Los meses como ene - dic.

mmmm: Los meses como enero - diciembre.

d: Los días como 1 - 31.

dd: Los días como 01 - 31.

ddd: Los días como lun - sáb.

dddd: Los días como lunes - sábado.

aa: Los años como 00 - 99.

aaaa: Los años como 1900 - 9999.

h: Las horas como 0 - 23.

hh: Las horas como 00 - 23.

m: Los minutos como 0 - 59.

mm: Los minutos como 00 - 59.

s: Los segundos como 0 - 59.

ss: Los segundos como 00 - 59.

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3. ESTILOS DE CELDA

Los estilos están disponi-bles en todas las hojas de cálculo del mismo libro.

En ocasiones utilizarás un conjunto de características de formato (tipo de fuente, tamaño, color, tramas, etc.) en varios

lugares de la hoja de cálculo.

En estos casos, puede ser útil el tener una forma de aplicar todo este conjunto de formatos de una vez, sin tener que ir indicando cada característica una a una.

Para esto, Excel dispone de los estilos de celda. Un estilo es una combinación de formatos (por ejemplo, el tipo y tamaño de la letra, el color, la alineación...) que se pueden aplicar de forma conjunta.

Si aplicas un estilo a unas celdas y, luego, cambias alguno de los formatos de este estilo, las celdas sobre las que lo habías aplicado cambiarán para ajustarse a estas nuevas características de formato.

Excel tiene disponibles varios estilos al trabajar con un libro nuevo. Además de estos, puedes crear nuevos estilos o copiar estilos que existan en otros libros.

Para aplicar un estilo a la celda o celdas seleccionadas, utiliza el menú del botón , que está en el grupo de comandos Estilos de la Cinta de opciones.

Observa los distintos estilos predefinidos que te ofrece Excel, en los que se modifica la fuente y el tamaño de la letra, el color del texto o de fondo de la celda, etc. Para aplicar un estilo en la celda, simplemente tienes que seleccionarlo.



La característica de la vista previa activa de los programas de Office permite ver el efecto que tendría la aplicación de cualquiera de estos efectos simplemente pasando sobre él.

Al aplicar un estilo a una o varias celdas, cambiaremos, con una sola acción, el color del texto y del fondo de las celdas, sus bordes, la fuente y tamaño de la letra, etc., según estén definidas estas características en el estilo.

Ten en cuenta que, al aplicar un estilo sobre una celda, todos los formatos que estuvieran aplicados en la celda desaparecerán.

Para crear un estilo, selecciona la celda que tiene los formatos que formarán el estilo y después dale un determinado nombre al estilo. De esta forma, después de seleccionar la celda, accede la opción Nuevo estilo de celda del botón .

En este cuadro de diálogo puedes ver un resumen de las distintas características que forman el estilo que estás creando.

Tras indicar el nombre que asignarás al nuevo estilo, si la celda seleccionada ya tiene el conjunto de formatos que quieres almacenar en este estilo, simplemente tendrás que darle un nombre al estilo y aceptar el cuadro para añadirlo a la lista de estilos.

Si no es así, puedes utilizar el botón Aplicar formato para establecer las características de formato que formarán parte del estilo.

Tras indicar el nombre que asignarás al nuevo estilo, establece todas sus características de formato a través del botón Aplicar formato. En este caso, se abrirá el cuadro de Formato de celdas, donde podrás indicar las características del nuevo estilo como si estuvieras dándole formato a una celda: puedes seleccionar la alineación, la fuente, los bordes a aplicar, etc.

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La opción Combinar es-tilos del menú

del botón

permite copiar estilos de un libro a otro, y así aprovechar el trabajo con los estilos que ya hiciste en el

otro libro.

Si quieres copiar un formato en más de una celda, pulsa

dos veces en el botón Copiar

formato . Entonces po-drás hacer clic en las celdas en las que

quieras aplicar el formato; para acabar,

pulsa la

tecla .

En este cuadro de creación del nuevo estilo se indican, con unas casillas de verificación, los distintos formatos que formarán parte del estilo. Si quieres que alguna de estas características no quede incluida en el estilo, desactiva la casilla correspondiente.

Si, una vez creado, quieres modificar las características de un estilo, abre la lista de estilos desde el botón , haz clic con el botón derecho sobre dicho estilo y selecciona la opción Modificar.

Para eliminar un estilo, selecciona la opción Eliminar desde este menú contextual del estilo. Ten en cuenta que, al eliminar un estilo, las celdas sobre las que lo habías aplicado recuperarán el estilo Normal, y que no puedes eliminar el estilo Normal.

Un botón que te puede ser útil es Copiar formato , que se encuentra en el grupo de comandos Portapapeles. Este botón permite copiar un determinado formato o estilo de una celda en otra.

Para utilizar este comando, primero tienes que ponerte en la celda donde has aplicado el estilo o el conjunto de formatos que quieres utilizar en otro sitio, y pulsar el botón Copiar formato . A continuación, pulsa en la celda donde quieres aplicar este formato.

4. BUSCAR POR FORMATO

Para acabar la lección, vamos a ver una utilidad de Excel que te puede servir para encontrar una determinada celda.

Ya sabes que puedes usar las opciones de Buscar y Reemplazar para encontrar determinados valores o fórmulas en la hoja de cálculo. Pues bien, la búsqueda también puede basarse en un determinado formato.

Así, podrías buscar las celdas en las que se ha utilizado una determinada fuente de texto, en las que se ha aplicado un borde, etc.

Para esto, elige la opción Buscar (o Reemplazar) del menú del

botón (que está en el grupo de comandos Modificar de la

ficha Inicio de la Cinta de opciones). En el cuadro de diálogo que aparecerá, pulsa en el botón Opciones.



No necesitas indicar ningún valor a buscar cuando haces una búsqueda por formato, aunque pue-des combinar las dos posibi-lidades (buscar un determina-do texto que, además, tenga el formato que hayas indica-

do).

Entonces podrás ver un botón con el nombre Formato. Utilizando este botón, podrás indicar un formato de búsqueda, es decir, indicar que por lo que se buscará será una cierta característica de formato.

Para esto aparecerá un cuadro de diálogo con las mismas fichas y controles que el cuadro de Formato de celdas, desde el que podrás indicar las características del formato a buscar.

Podrás seleccionar un determinado formato de número, buscar las celdas con una determinada fuente, con un cierto borde, de un color concreto, etc.

Para empezar la búsqueda, pulsa en el botón Buscar siguiente del cuadro de diálogo Buscar y reemplazar. Excel irá buscando las celdas que tengan el formato especificado y se irá colocando en ellas.

Otra posibilidad que hay a la hora de indicar el formato a buscar es elegirlo a partir de una celda de la hoja de cálculo. Para esto, despliega la lista del botón Formato, pulsando en la flecha que aparece a su derecha , y selecciona la opción Elegir formato de celda.

El cursor se transformará en una especie de cuentagotas con el que podrás pulsar en la celda que tenga el formato que quieres buscar en el resto de la hoja de cálculo. De esta forma podrás indicar todas las características del formato a buscar en un solo paso.

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ACTIVIDADES



Ahora vamos a introducir unos datos en una hoja de un libro de Excel y a utilizar las herramientas que hemos visto en la

lección para mejorar la presentación de estos datos.

Abre Excel e introduce los datos que te muestro a continuación en la Hoja1. Cuando acabes, guarda el libro con el nombre de Coches vendidos.xlsx.

Como ves, en esta hoja tenemos los datos de coches vendidos durante varios meses en distintas provincias. Lo primero que vamos a hacer con estos datos es calcular los totales. Tendrás que introducir la función adecuada en las celdas de la columna y de la fila del total (esto lo puedes hacer celda a celda o utilizando el comando de la suma automática).

A continuación, pon el formato de todos los datos de la tabla (es decir, de las celdas B5 a F10) con el separador de miles y sin ninguna cifra decimal (utiliza el cuadro de diálogo del Formato de celdas).

Combina y centra el título de la tabla (celda A2) en las celdas A2..F2. Haz lo mismo con los datos de las celdas A12 (combinándolos y centrándolos en las celdas A12..F12) y de A13 (de A13 a F13).

Pon el título de la tabla (celda A2) en color rojo, en la fuente Verdana y tamaño 14. Alinea los datos de las celdas A12 y A13 a la derecha y pon el formato de la fecha de la celda A13 de forma que aparezca el día de la semana y el nombre del mes.

Asigna un estilo a las celdas con los datos de la tabla (las celdas B5 a F10) y otro estilo a las celdas que actúan de títulos o rótulos en la tabla. Por ejemplo, puedes utilizar el estilo 20% - Énfasis4 para las celdas de datos y el estilo Énfasis1 para las celdas de rótulos.

Aparte de aplicar los estilos, puedes seguir cambiando el formato de las celdas. Por ejemplo, puedes asignar un borde de color azulado en las celdas de datos, para separar las distintas filas. Otra cosa que puedes hacer es centrar los rótulos de los meses y poner en negrita todos los textos de los rótulos (meses y provincias). También puedes poner en negrita los datos de los totales.

Después de hacer esto, tu hoja de cálculo se verá de forma parecida a la siguiente:

Finalmente, haz que no se vean las líneas de división de las celdas.

Guarda el libro y sal de Excel.




SOLUCIÓN

Si has entendido lo que te he explicado en la lección, seguro que no tendrás ningún problema para hacer las actividades. Te indico los pasos que puedes seguir para hacer

la hoja de cálculo que te indico:

Empieza introduciendo los datos en la hoja de cálculo que aparece al abrir Excel. Seguro que ya sabes cómo hacerlo: ponte en la celda, escribe el dato y pulsa o el botón Introducir de la barra de fórmulas.

Cuando los tengas escritos, guarda el libro dándole el nombre Coches vendidos.xlsx. Para esto, accede a la opción de menú Guardar o Guardar como del menú del Botón de

Office o pulsa el botón Guardar de la barra de herramientas de acceso rápido.

Para introducir las funciones que calculen las sumas, primero tienes que seleccionar las celdas de la tabla que tengan datos, seleccionando una fila más por abajo y una columna más por la derecha.

A continuación, pulsa el botón Suma (que está en el grupo de comandos Modificar) para poner los totales en la columna de la derecha y en la fila de abajo. Recuerda que es siempre una buena idea el comprobar que Excel ha introducido bien las funciones, para que sumen las celdas adecuadas.

Si quisieras introducir las fórmulas una a una, te tendrías que poner en la celda en la que fueras a introducirla, pulsar el botón Suma , comprobar que el rango de celdas es el correcto y aceptar.

Selecciona las celdas B5..F10 con el ratón, pulsa el Iniciador de cuadro de diálogo del grupo de comandos Número, Fuente o Alineación y ponte en la ficha Número. A continuación, selecciona la categoría Número, marca la casilla para que se muestre el separador de miles e indica que no se muestre ninguna cifra decimal (pon el valor 0 en el campo Posiciones decimales). Acepta el cuadro de diálogo.

Para combinar y centrar las celdas indicadas, selecciona las celdas A2..F2 y pulsa el botón Combinar y centrar . Puedes poner las características de formato del título ahora, aprovechando que lo tienes seleccionado: para ello puedes utilizar las listas de Fuente , Tamaño de fuente y Color de fuente del grupo de comandos Fuente de la Cinta de opciones. También puedes acceder al cuadro del Formato de celdas y, desde la ficha Fuente, poner estas características de formato.

Selecciona las celdas A12..F12 y pulsa otra vez Combinar y centrar . Luego pulsa Alinear texto a la derecha , para poner el texto alineado al lado derecho.

Combina y centra las celdas A13..F13 de la misma forma, y alinea la celda a la derecha también. Luego accede al cuadro de Formato de celdas (por ejemplo, utilizando el Iniciador de cuadro de diálogo del grupo de comandos Número, Fuente o Alineación) y, en la ficha Número, selecciona la categoría Fecha y elige un tipo de fecha en el que aparezca el día de la semana y el nombre del mes.

Para asignar los estilos a las celdas, primero selecciona las celdas adecuadas y luego selecciona el estilo desde el menú del botón , que está en el grupo de comandos Estilos.

Para establecer el borde azulado, selecciona las celdas de datos (B5..F10) y, desde la ficha Bordes del cuadro Formato de celdas, indica que se deben mostrar los bordes horizontales de las celdas: tras seleccionar el color y el estilo de la línea, haz clic en los botones adecuados de la sección Borde (o en el sitio adecuado del cuadro de la previsualización de las celdas).



Utiliza los botones Negrita para establecer este estilo y Centrar para centrar los textos de los rótulos.

Para que no se vean las líneas de división de las celdas, desactiva la opción Ver del apartado Líneas de la cuadrícula, que se encuentra en el grupo Opciones de la hoja de la ficha Diseño de página de la Cinta de opciones. Para activar o desactivar la visualización

de estas líneas de división, también puedes usar el botón de la ficha Vista.

Con esto ya tendrás tu libro tal como te indico en el enunciado. Pulsa el botón Guardar para guardar el libro.

Temas y formato condicional

1. TRABAJAR CON TEMAS

Para mejorar el aspecto de tus hojas existen características avanzadas de Excel, que permiten una modificación del

formato de una manera más profesional.

Ya sabemos cómo establecer el formato de las celdas, desde los controles de la Cinta de opciones, desde el cuadro de Formato de celdas. Además, también disponemos de los estilos, que puedes aplicar a través del botón .

Aparte de estas posibilidades, Excel y otros programas de Office disponen de los temas, que son un conjunto de colores, fuentes y efectos, que se pueden aplicar a un libro para cambiar su diseño general.

En el grupo de comandos Temas (que está en la ficha Diseño de página de la Cinta de opciones) se encuentran varios botones que muestran listas desplegables, desde las cuales podemos aplicar temas y trabajar con ellos.

En la lista que se muestra al pulsar el botón puedes ver los temas disponibles en Excel.

Si quieres aplicar alguno de ellos, simple-mente debes seleccio-narlo. El cambio de tema afectará a todas las hojas del libro, afectando al formato de las celdas de todas sus hojas.

En cada una de las opciones corres-pondientes a los temas puedes ver una pequeña previsualización o muestra de sus colores y fuentes, para que te hagas una idea del aspecto que podrían tener las celdas.



Desde el menú del botón

también

puedes buscar más temas en el sitio web de Microsoft Office Online o buscar otros temas en tu

disco duro o en una ubicación

de red.

De esta forma, puedes cambiar el aspecto general de las hojas del libro, simplemente cambiando el tema.

Los estilos del libro se adaptarán al tema, por lo que, si has aplicado algún estilo a alguna celda, cambiará el formato de la celda para ajustarse al estilo.

Los cuadros de selección de color están divididos en varias partes: en la sección Colores del tema puedes seleccionar alguno de los colores que están definidos en el tema actual, pero también seleccionar alguno de los Colores estándar o elegir Más colores para seleccionar exactamente el color que quieras.

Si has utilizado algún color del tema (para la fuente de una celda, su relleno, las líneas del borde o cualquiera de los otros elementos de las hojas), al cambiar el tema este color cambiará, para adaptarse a los colores definidos en el nuevo tema. Por el contrario, si has utilizado un color estándar u otro color, este color no se verá modificado al cambiar el tema, sino que seguirá igual.

Lo mismo ocurre con las fuentes: si has utilizado alguna de las fuentes del tema en una celda, cambiará al cambiar el tema, mientras que, si has usado alguna de las otras fuentes disponibles, seguirá igual al cambiar el tema.

Pues bien: estos elemen-tos (los colores del tema y las fuentes del tema) se pueden ver y modificar desde los otros controles del grupo de comandos Temas.

Aunque selecciones un determinado tema, puedes cambiar los colores del mismo eligiendo otra combinación desde la lista del botón

. De esta forma, si seleccionas otra combinación de colores, cambiarán únicamente los colores de las celdas de las hojas del libro, permaneciendo las fuentes igual, sin modificar.

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De la misma forma que con los colores, podrías seleccionar una combinación de fuentes desde el botón para cambiar el aspecto del libro. En este caso, los colores no se verían modificados.

Si accedes a la opción Crear nuevos colores del tema desde el menú del botón , podrás ver los colores del tema. Como ves, la combinación de colores está compuesta de cuatro colores de texto y de fondo, de seis colores de énfasis y de dos colores de hipervínculo.

En el apartado de Muestra puedes ver el aspecto

general al ir cambiando los colores. Por otro lado, el botón Resta-

blecer permite recuperar los colores

originales de la combinación

de colores.



Los temas se comparten en-tre los progra-mas de Office, para que pue-das utilizarlos en cualquiera

de ellos y puedas crear documentos que tengan el mismo aspecto

uniforme.

Desde este cuadro puedes cambiar los colores del tema, creando un nuevo conjunto de colores con el nombre que indiques en el campo Nombre.

De manera similar, desde la opción Crear nuevas fuentes del tema del menú del botón puedes cambiar las fuentes del tema, creando una nueva combinación de fuentes. En este caso, disponemos de una fuente para el cuerpo y otra fuente para los encabezados o títulos.

El último botón del grupo de comandos Temas es . Los efectos se aplican a las formas, líneas y rellenos. No puedes crear tu propio conjunto de efectos, pero puedes elegir el que quieres utilizar, si no te gusta el que se aplica en el tema seleccionado.

Si, después de crear una combinación de colores y de fuentes y de seleccionar unos efectos, quieres guardar todos estos formatos como un tema, puedes hacerlo a través de la opción

Guardar tema actual del menú del botón .

Excel te pedirá un nombre de archivo para el tema, y lo guardará en la carpeta de temas de Office. A partir de ese momento, este tema

aparecerá disponible en el menú para que lo puedas aplicar en

los documentos que quieras.

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2. APLICAR FORMATOS CONDICIONALES

Aunque con un formato personalizado puedes poner el color de la fuente de una celda dependiendo del valor que tiene,

hay una manera más adecuada y más potente de hacer esto.

El formato condicional sirve para aplicar unos determinados formatos (color de la fuente o de relleno, estilos, bordes, etc.), según la condición que indiquemos.

Lo primero que tenemos que hacer es seleccionar la celda o celdas sobre las que vamos a trabajar. A continuación, utiliza las distintas opciones del menú del botón , que está en el grupo de comandos Estilos, en la ficha Inicio de la Cinta de opciones, para asignar formatos condicionales, modificarlos o eliminarlos.

Los dos primeros submenús sirven para resaltar las celdas que cumplan las condiciones que se indican: las que sean mayores, menores o iguales a un determinado valor, las que tengan valores únicos o valores duplicados, los valores más altos o más bajos, etc.

Las opciones del submenú Resaltar reglas de celdas se basan en el valor de la celda y, en función de si se cumple o no la condición, cambian el formato de la celda.

Incluso puedes obtener el va-lor a comparar

desde una celda del libro, escribiendo la referencia a la celda (como si fuera una fór-mula, es decir, con el formato

=ColumnaFila) o pulsan-do el botón Minimizar

diálogo y haciendo clic

en dicha celda.

Al seleccionar cualquiera de ellas, se mostrará un cuadro en el que introduciremos el valor a utilizar en la comparación y el formato que se aplicará a las celdas que cumplan esta condición.



En los datos de la hoja puedes ver el efecto que obtendrías si aceptarás el cuadro con los parámetros que tengas en ese momento. Si pulsas el botón Cancelar, se cancelará este comando y no se aplicará el comando de formato condicional en las celdas de la tabla.

Las opciones del submenú Reglas superiores e inferiores permiten cambiar el formato de los valores más altos o más bajos: por ejemplo, podrías cambiar el formato de los 6 valores más altos o más bajos, de los 25% más altos o más bajos o de los que estén por encima o por debajo de la media.

Desde la lista del cuadro de diálogo se indica el formato a aplicar a las celdas que cumplan la condición. Puedes utilizar alguno de los formatos predefinidos que proporciona el programa o indicar tú mismo el formato, utilizando la opción Formato personalizado. De esta forma se abrirá el cuadro de Formato de celdas que ya conoces, por lo que no tendrás problemas en establecer el formato adecuado desde sus distintas fichas y controles.

El submenú Escalas de

color muestra una gradación

de colores en las cel-

das, donde el tono de color representa los valores

(por ejemplo, los valores

superiores con un color más verde y los va-lores inferiores con un color más rojo).

Las opciones de formato condicional del submenú Barras de datos muestran barras en las celdas, donde la longitud de cada barra representa el valor de la celda en relación a las otras. Una barra corta indica que el valor de la celda es bajo

en relación a los valores de las otras celdas, mientras que una barra larga indica un valor alto.

El tipo de formato condicional Conjuntos de iconos muestra un icono en la celda, que sirve para clasificar el valor de la misma (por ejemplo, valores altos, medios y bajos). Puedes clasificar los valores de tres a cinco categorías, además de elegir distintos tipos de iconos.

El formato condicional con los conjuntos de iconos se basa en la distribución proporcional de los valores de las celdas (por ejemplo, si el valor está por encima del 80% se muestra un icono, si está entre el 80% y el 60% se muestra otro, y así sucesivamente).

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Por ejemplo, en la siguiente hoja hemos utilizado formatos condicionales, para poder analizar y entender los datos de una forma más rápida y clara:

En las celdas B4..E10 hemos establecido un formato condicional del tipo Barras de datos, que nos permite ver de un vistazo las mayores y menores notas de los distintos exámenes para los alumnos.

Por otra parte, en las celdas F4..F10 tenemos dos formatos condicionales del tipo Resaltar reglas de celdas. Uno pone el fondo de la celda en color rojo claro y el texto en rojo oscuro y en cursiva, si el valor de la celda es menor que 5, mientras que, si el valor de la celda es mayor que 7, el fondo de la celda se pone en color verde claro. De esta forma vemos si el alumno ha suspendido o ha sacado una buena nota media.

3. FORMATO CONDICIONAL AVANZADO

Aparte de estas opciones de formato condicional, también puedes crear formatos condicionales avanzados, en los que

puedes especificar las condiciones de una manera más personalizada que con las opciones predefinidas.

La opción Administrar

reglas abre un cuadro de diá-logo en el que puedes ver las reglas de for-mato condicio-nal existentes en las celdas seleccionadas o en cualquier hoja del libro. Desde este cuadro tam-bién puedes añadir nuevas reglas, así

como modificar o eliminar las ya existentes.

crearás una regla de formato condicional manualmente, mientras que Desde la opción Nueva regla del menú de

desde el submenú Borrar reglas puedes borrar las reglas de las celdas seleccionadas o de toda la hoja.

Al seleccionar la opción Nueva regla, en la parte superior del cuadro de diálogo que aparecerá seleccionaremos el tipo de regla de formato condicional que queremos aplicar, mientras que en la parte inferior configuraremos dicha regla.



En la regla Utilice una

fórmula que determine las

celdas para aplicar forma-to la condición se basa en la fórmulas que introduzcas;

debes empezar la fórmula con un signo = y

debe dar como resultado un valor lógi-co, es decir,

VERDADERO o FALSO.

Los parámetros de configuración de la regla cambian según el tipo de regla. Por ejemplo, en este caso podemos indicar si aparecerán barras de color en las celdas según su valor, barras de datos con longitud mayor o menor o iconos.

En los campos Tipo podemos indicar los valores que se utilizarán para las barras o los iconos: el valor más alto y más bajo de las celdas, según un porcentaje o un percentil, según el resultado de una fórmula o indicar el valor exacto.

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El tipo de regla Aplicar formato únicamente a los valores con rango inferior o superior permite cambiar el formato a las celdas con los valores mayores o menores. En este caso, puedes indicar el número de celdas a tener en cuenta o indicar un porcentaje superior o inferior del rango de valores.

En cuanto a la regla Aplicar formato únicamente a las celdas que contengan, desde la primera lista del apartado de configuración de la regla puedes indicar si para la condición de la regla se compararán valores con la celda, un texto o una fecha, o se cambiará el formato de las celdas en blanco, sin espacios en blanco, con valores de error o sin errores.

La lista supe-rior del cuadro

del Admi-nistrador de

reglas permite seleccionar si quieres ver las reglas de la selección de celdas actual, todas las reglas existentes en la hoja actual del libro o selec-cionar otra

hoja para ver las reglas que hay en ella.

En esta segunda lista indicaremos cuál es el criterio que seguiremos para comparar el valor que tenga la celda.

En los campos de la condición de algunas de las reglas también puedes utilizar el botón de Minimizar diálogo , de forma que podrías indicar cómodamente una referencia de celdas, en lugar de un valor constante.

Tras indicar los parámetros de la regla, desde el botón Formato puedes indicar el formato que se aplicará a la celda cuando se cumpla la condición que hemos puesto.

Por otro lado, al seleccionar la opción Administrar reglas del botón , podrás seleccionar una regla y pulsar los botones Editar regla o Eliminar regla para modificarla o eliminarla de la lista de reglas de formato. El botón Nueva regla permite añadir nuevas condiciones, de la misma forma que con la opción Nueva regla

.del menú de



Puedes cam-biar el orden de prioridad de las reglas utilizando los botones

Subir y

Bajar

del cuadro de diálogo.

Puedes aplicar las reglas de formato de condicional que quieras. Estas reglas se evalúan por orden de prioridad según aparezcan en este cuadro: primero se evalúan las reglas que están en la parte de arriba, y luego las reglas de abajo.

El formato condicional puede ayudar a analizar los datos visualmente, a encontrar valores y a identificar modelos o tendencias.

4. INSERTAR DIBUJOS E IMÁGENES

Con lo que ya sabes hasta ahora ya puedes crear hojas de cálculo y darles formato, haciendo que se vean de una forma

agradable.

Ahora vamos a ver cómo podemos mejorar todavía más la presentación de tus hojas: añadiendo objetos de dibujo (como rectángulos, círculos y otras formas más sofisticadas), imágenes, objetos WordArt, etc.

Desde los distintos botones de la ficha Insertar de la Cinta de opciones podemos insertar en la hoja distintos tipos de objetos, imágenes, cuadros de texto, objetos WordArt, gráficos, hipervínculos, etc.

Desde el menú del botón puedes dibujar líneas, flechas, rectángulos, elipses y otras formas más complejas.

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También pue-des modificar el formato de los objetos de dibujo desde el cuadro de diá-logo Formato

de forma, al que pue-des acceder

desde el menú contextual del

objeto.

Pulsando y arrastrando los pe-queños controles blancos que hay al-rededor de los dibujos que crees po-drás cambiar su tamaño, mientras que el circulito verde que hay sobre ella permite girar el dibujo. Para mover los dibujos, pulsa sobre ellos y arrás-tralos hasta la posición que quieras.

Al seleccionar un objeto de dibujo, aparece la ficha contextual Formato en la Cinta de opciones, que dispone de todas las herramientas que permiten trabajar con este tipo de objetos: colores, tipos de línea, girar, etc.

Desde la lista del botón puedes seleccionar un color de relleno, utilizar un degradado de colores, una textura o una imagen como relleno. Además, si seleccionas la opción Más colores de relleno, puedes indicar, además del color, la transparencia que tendrá este relleno.

El botón establece el color, ancho y estilo de la línea de la forma, mientras que aplica efectos, como sombras, resplandor, un reflejo o efectos tridimensionales.



Recuerda que también

puedes utilizar los botones de Iniciador

de cuadro de diálogo para acceder a distintos cuadros de

diálogo, donde ver y modificar todas las pro-piedades de la

imagen.

Desde el grupo de comandos Insertar formas puedes añadir más objetos de dibujo o cuadros de texto, así como cambiar la forma seleccionada a otra distinta o convertirla a una forma libre para modificarla de la manera que quieras.

Parainsertarunaimagenenlahojadecálculo,desdelafichaInsertar

de laCintadeopciones,utilizaelbotón o ,

para añadir alguna de las imágenes que proporciona Office.

Al insertar o seleccionar una imagen que hayas insertado, puedes ver la ficha contextual Formato, que en este caso tiene varios controle para hacer distintas operaciones con la imagen.

Entre otras posibilidades, puedes aumentar o disminuir el brillo de la imagen , aumentar o disminuir su contraste ,

colorearla , recortarla o restablecer sus

propiedades y ponerla como estaba al insertarla .

Además de poder añadir dibujos e imágenes, en Excel también puedes insertar objetos WordArt (que son textos decorativos con efectos vistosos), gráficos SmartArt (que representan visualmente cierta información o concepto) o gráficos a partir de los datos que tengas en la hoja de cálculo.

12


ACTIVIDADES



En esta práctica debemos partir del libro Coches vendidos.xlsx, que podrás encontrar entre los archivos de la lección.

Vamos a asignar varios formatos condicionales, de forma que veamos, de un solo vistazo, cómo han ido las ventas de los coches en cada una de las ciudades.

Aplica un formato condicional a las celdas B5..H5, de forma que se muestre en estas celdas alguno de los iconos , dependiendo del valor de dicha celda comparado con los otros.

Asigna este mismo formato condicional a los rangos de celdas B6..H6, B7..H7, B8..H8 y B9..H9.

Establece un formato condicional de tipo barra de datos a las celdas I5..I9, para ver visualmente la distribución de las ventas de coches entre las distintas ciudades.

El último formato condicional lo aplicaremos a las celdas B5..H9: haz que las celdas con los 6 valores más bajos se muestren con su fuente en color rojo.

Con todo esto, la hoja debe tener un aspecto como el que te muestro a continuación:

Cambia el tema actual del libro. Por ejemplo, puedes probar a aplicar el tema Metro o Fundición.

Cambia la combinación de colores del tema aplicado, asignando la combinación Escala de grises, para darle un aspecto más serio al documento.

Inserta la imagen Coche.jpg, que también puedes encontrar entre los archivos de la lección, en la hoja de cálculo.

Vamos a comprobar cómo cambia el formato condicional al cambiar los datos: cambia el valor de la celda C6 a 22.000, el valor de D7 a 3.200 y el de F8 al valor 3.210.

Para finalizar la actividad, guarda el libro con todos los cambios que has hecho en él.




SOLUCIÓN

La creación de los formatos condicionales no es difícil: primero tienes que seleccionar las celdas que se van a ver implicadas en la regla de formato condicional y luego

seleccionar la regla adecuada en la lista del menú , que está en el grupo de comandos Estilos de la Cinta de opciones.

En el primer caso, tras seleccionar las celdas B5..H5, selecciona el grupo de iconos indicado en el enunciado desde el submenú Conjuntos de iconos de este botón

. A continuación, selecciona las celdas B6..H6 y vuelve a seleccionar este tipo de formato condicional. Selecciona las celdas B7..H7 y selecciona otra vez este formato condicional; sigue seleccionando este formato condicional en los rangos de celdas B8..H8 y B9..H9.

Observa las diferencias entre la asignación de formato condicional que hemos realizado y la que obtendríamos si seleccionáramos las celdas B5..H9 y eligiéramos este mismo tipo de formato condicional: el formato condicional que hemos creado nosotros nos sirve para ver la evolución de las ventas de coches en cada ciudad de manera independiente.

Selecciona un formato condicional desde el submenú Barras de datos del menú del botón a las celdas I5..I9.

Selecciona las celdas B5..H9 y selecciona la opción Reglas superiores e inferiores - 10 inferiores del menú del botón . En el cuadro de diálogo que aparece, indica el valor 6 en el primer campo y la opción Texto rojo en la segunda lista (recuerda que, si quisieras personalizar el formato que deben seguir las celdas que cumplan la condición, es decir, las que tienen los 6 valores más pequeños, podrías seleccionar la opción Formato personalizado de esta segunda lista):

Para cambiar el tema del libro, elige el nuevo tema desde la lista del botón ,

que está en el grupo de comandos Temas de la ficha Diseño de página de la Cinta de opciones. Tras seleccionar el tema adecuado, puedes cambiar la combinación de colores del mismo desde la lista del botón , que se encuentra en el mismo grupo de comandos.

Para añadir la imagen indicada, utiliza el botón , que se encuentra en el grupo de

comandos Ilustraciones de la ficha Insertar.

Tras insertar la imagen en la hoja, puedes pulsar en ella y arrastrarla, para colocarla en la posición que quieras, o utilizar los controles que aparecen rodeando a la imagen al seleccionarla, para cambiarle el tamaño o girarla. Si quieres modificarla de alguna otra manera (cambiarle el brillo o el contraste, establecer una línea de contorno para la imagen, añadirle algún efecto de sombra, reflexión, bisel o giro tridimensional, etc.), puedes utilizar los distintos controles de la ficha Formato (que aparece en la Cinta de opciones al seleccionar la imagen).

Al cambiar los valores de las celdas que te indico en el enunciado, puedes comprobar que cambian también los distintos iconos, barras y demás formato condicional que se base en estos valores.

Guarda el libro desde la opción Guardar del menú del Botón de Office o pulsa

el botón Guardar de la Barra de herramientas de acceso rápido.

Más sobre la edición de hojas

1. PEGADO ESPECIAL

En esta lección vamos a ver más utilidades y opciones sobre la edición de hojas de cálculo de Excel que te pueden ayudar en

tu trabajo.

Ya sabes cómo cortar o copiar y pegar datos de Excel: utiliza los

botones de Cortar , Copiar y Pegar de la ficha Inicio

de la Cinta de opciones (o las combinaciones de teclas equivalentes) o pulsa y arrastra con el ratón.

Aparte de estas posibilidades estándar, Excel dispone de varias opciones de Pegado especial, lo que nos permitirá hacer procesos de pegado más complejos.

Para esto, tras hacer una operación de copia, pulsa en la flecha

del botón y selecciona la opción Pegado especial.

En el cuadro de diálogo que aparece al seleccionar esta opción podemos indicar qué parte de los atributos de la celda queremos pegar en la nueva posición.

Entre las distintas opciones de pegado están:

Todo: pega todos los atributos de la celda en la nueva posición. Esto significa pegar su contenido, su formato, sus comentarios, etc. Fórmulas: pega las fórmulas del mismo modo en que están

escritas en la barra de fórmulas.



Ten en cuenta que el Pegado

especial sólo estará dispo-nible cuando

hayas utilizado el comando Copiar, no

cuando hayas utilizado

Cortar.

Valores: sólo pega los valores como se muestran en las celdas. Formatos: pega sólo el formato de la celda copiada en la celda

o celdas destino, de forma que, a partir de ese momento, aunque parezca que estén vacías, tendrán asociado un formato.

El resto de opciones de pegado son:

Comentarios: sólo se copian las notas o comentarios de las celdas.

Validación: se copian las reglas de validación de entrada de datos.

Todo utilizando el tema de origen: pega el contenido de la celda en el formato del tema de documento tienen los datos copiados.

Todo excepto bordes: pega los valores y los formatos, pero no los bordes de las celdas copiadas.

Ancho de las columnas: establece el ancho de la columna al valor del ancho que tiene la celda que has copiado.

Formatos de números y fórmulas: pega las fórmulas y todas las opciones de formato de números de las celdas que has copiado.

Formatos de números y valores: pega los valores y todas las opciones de formato de números de las celdas que has copiado.

Como ves, este comando permite separar las partes de los datos copiados a la hora de pegar en el destino. Además, en el apartado de Operación hay una serie de operaciones matemáticas que puedes seleccionar, para combinar los datos del área que has copiado con los del área en la que vas a pegar.

Fíjate que se puede Sumar, Restar, Multiplicar y Dividir o no seleccionar ninguna de las operaciones. Por defecto no se hace ninguna operación.

La casilla de Saltar blancos del cuadro del Pegado especial la tendrás que activar cuando haya celdas en blanco en el área que hayas copiado y no quieras escribir encima de las celdas del área de pegado. Si quieres trasponer una selección de celdas, es decir, cambiar filas por columnas, activa la casilla de verificación Transponer.

Desde las opciones del menú del botón también puedes

ejecutar algunos de los comandos más habituales del Pegado especial, como la opción de pegar fórmulas, valores o transponer.

2


La opción Pegar vínculos (o el botón equivalente Pegar vínculos del cuadro de diálogo Pegado especial) pega los datos y establece un vínculo con el origen de los datos. O sea, que si los datos del origen (de las celdas copiadas) cambian, los datos pegados también cambiarán.

LaopciónPegarcomohipervínculo pega los datos como un hipervínculo, de forma que, al pulsar sobre él, te desplaces hasta los datos de origen.

Para acabar, recuerda que también puedes usar el botón Copiar formato , que permite copiar el formato de una celda a otra u otras

Desde las opciones del submenú

Como imagen puedes pegar

los datos copiados como una imagen estática o pe-gar vínculos de imagen, que

se trata de una imagen espe-cial vinculada a los datos de origen,

por lo que, si cambias estos datos, también cambiará la imagen.

de una forma rápida y sencilla.

2. ORGANIZAR CON PANELES

Si has creado una hoja de cálculo grande, puede ser que, en algún momento, quieras ver dos o más partes al mismo tiempo. Para

hacer esto, Excel permite dividir la ventana en dos o cuatro paneles.

Recuerda que otra posibilidad disponible es la creación de nuevas ventanas con el mismo libro, que puedes ejecutar desde el botón

de la ficha Vista de la Cinta de opciones.

Sin embargo, con la división en paneles no puedes acceder a cada panel a través de la barra de tareas de Windows, cosa que sí puedes hacer al abrir nuevas ventanas con el mismo libro, y tampoco puedes minimizar una ventana del libro.

Al dividir una hoja en paneles, cualquier cambio que hagas en un panel se hace también en los otros, ya que estás trabajando en la misma hoja de cálculo.

Para dividir la hoja en paneles, arrastra el cuadro de división que aparece en la parte superior de la barra de desplazamiento vertical o el de la parte derecha de la barra de desplazamiento horizontal .

Si creamos una división horizontal en la ventana (utilizando el cuadro de división de la barra de desplazamiento vertical ), cada sección creará tendrá su propia barra de desplazamiento vertical, pero la misma barra de desplazamiento horizontal.



Si la división es vertical, pasará lo contrario, habrá una sección a la izquierda y una a la derecha; cada sección tendrá su propia barra de desplazamiento horizontal y las dos tendrán la misma barra de desplazamiento vertical.

Al crear divisiones, puedes desplazarte dentro de un panel, mientras que el otro panel permanece en la misma posición, sin moverse.

Estas divisiones son útiles si queremos dejar fija una sección y desplazarnos por otra. Esto te puede servir para recorrer las celdas de datos de una hoja dejando fijas las celdas de títulos, o para copiar y pegar datos en una hoja con un gran tamaño.

Para quitar la división, haz doble clic en cualquier punto de la barra de división que divide los paneles.

Por otro lado, también puedes inmovilizar paneles, de forma que tendremos filas y columnas que permanecen fijas o bloqueadas al desplazarte por la hoja de cálculo.

En este caso, lo primero que tenemos que hacer es seleccionar una fila, columna o celda, según como queramos inmovilizar la hoja:

Para dividir horizontalmente y bloquear filas, debes seleccionar la fila situada debajo del punto en el que quieres incluir la división.

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Con el coman-do de Inmovi-lizar paneles siempre se

fija la sección superior o la izquierda, de-pendiendo de si has seleccio-nado una fila o una colum-na. Si tienes seleccionada una celda, se inmoviliza la sección supe-rior izquierda.

De manera similar, para dividir verticalmente, selecciona la columna de la derecha del punto donde debe aparecer esta división. Para bloquear filas y columnas y dividir la hoja en cuatro

paneles, selecciona la celda situada por debajo y a la derecha del punto donde quieres que aparezca la división.

a la opción Inmovilizar paneles desde el botón del grupo de comandos Ventana de la ficha Vista de la Cinta de opciones, para dividir la hoja en paneles, bloqueando las filas o columnas correspondientes.

Después de seleccionar la fila, columna o celda adecuada, accede

Las otras opciones del menú de este botón crean paneles bloqueando la primera fila o la primera columna de la hoja.

De forma parecida a las divisiones, la inmovilización de paneles es útil si quieres separar unos datos de otros en la misma hoja de cálculo, lo que es de gran ayuda en hojas con listas muy extensas.



Si te pones en una celda, podrás ocultar la fila o colum-na en la que se encuentra, mientras que, si seleccionas varias celdas, podrás ocultar todas las filas o columnas que abarque dicha selec-

ción.

Por ejemplo, en la imagen anterior hemos inmovilizado los títulos o encabezados de la tabla de datos (hemos seleccionado la fila 5 y hemos ejecutado el comando Inmovilizar paneles). De esta forma, podemos ver siempre los títulos al desplazarnos hacia abajo por la lista de personas, lo que nos puede ayudar a la hora de trabajar con los datos, añadir nuevas personas, etc.

Al inmovilizar paneles, en el menú del botón la opción Inmovilizar paneles cambia a Movilizar paneles para que puedas desbloquear las filas o las columnas inmovilizadas.

3. OCULTAR FILAS, COLUMNAS Y HOJAS

Otra posibilidad de edición de las hojas es el ocultar determinadas filas o columnas.

Esto te puede servir para que no te molesten unas celdas mientras estás trabajando con otras. Una vez ya hayas acabado la edición, puedes volver a mostrar las filas o columnas ocultas.

Lo primero es seleccionar las filas o columnas que queremos ocultar. Puedes seleccionar una sola fila o columna, así como varias filas o columnas, que pueden estar seguidas o no.

A continuación, pulsa el botón (que está en el grupo de comandos Celdas de la ficha Inicio de la Cinta de opciones) y despliega el submenú Ocultar y mostrar.

Desde las opciones de este submenú puedes ocultar las filas o las columnas seleccionadas. T a m b i é n puedes utilizar este submenú para volver a mostrar las filas o columnas ocultas.

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Otra mane-ra de ocultar una fila o una columna es a través del menú con-textual que aparece al

pulsar con el botón derecho del ratón sobre el título de fila o de columna, eligiendo la

opción Ocultar.

Si hacemos una selección que incluye algunas celdas ocultas y copiamos o cortamos, Excel también copiará o cortará las celdas ocultas.

Si quieres que no se incluyan determinadas celdas al copiar o cortar, es posible que sea necesario mostrar las celdas ocultas para poder indicar claramente las celdas adecuadas.

También puedes copiar únicamente las celdas visibles, sin necesidad de mostrar las celdas ocultas para seleccionar las adecuadas. Para esto, sigue los siguientes pasos:

Primero selecciona el rango de celdas que tiene las celdas que quieres copiar, aunque este rango de celdas contenga celdas ocultas.

En el menú del botón (en la ficha Inicio de la

Cinta de opciones), selecciona la opción Ir a Especial (o selecciona la opción Ir a y pulsa el botón Especial en el cuadro de diálogo que aparece).

En el siguiente cuadro de diálogo (Ir a Especial), selecciona la opción Sólo celdas visibles y acepta.

De esta forma se seleccionarán únicamente las celdas visibles que estén dentro del rango de celdas que tienes seleccionado. A continuación, podrías mover las celdas, cortarlas, copiarlas y pegarlas en otro sitio.

Realmente, lo que hacemos al ocultar filas o columnas es establecer su alto o ancho, respectivamente, al valor 0. Por lo tanto, también puedes ocultar una fila o columna cambiando el tamaño de la misma.

Para volver a mostrar las filas o las columnas ocultas, primero realiza una selección de celdas, que incluya una fila por encima y una por debajo de las filas ocultas, o una columna por la izquierda y una por la derecha de las columnas ocultas.

A continuación, selecciona la opción Mostrar filas o Mostrar columnas en el submenú Ocultar y mostrar del botón . Otra posibilidad es utilizar la opción Alto de fila o Ancho de columna en este mismo botón e introducir un valor en el cuadro de diálogo.

La opción Ocultar hoja del botón oculta la hoja u hojas seleccionadas, con lo que ya no se verán en la lista de hojas de la parte inferior izquierda de la ventana. Para mostrar las hojas ocultas, utiliza la opción Mostrar hoja.


Si tienes más de dos libros abiertos, al

pulsar el botón Ver en para-

lelo para activar esta opción, ten-

drás que elegir el libro con el que compa-rarás el libro

actual.


4. COMPARAR LIBROS

Durante el trabajo con tus libros también te puede ser útil el comando Ver en paralelo , que te permite ver de una forma

rápida las diferencias que pueden haber entre dos libros de Excel.

Con este comando te podrás mover por los dos libros a la vez y buscar las diferencias entre ellos.

Lo primero que tenemos que hacer es abrir los dos libros que queremos comparar. Para comparar libros se utilizan los botones Ver en paralelo , Desplazamiento sincrónico y Restablecer posición de la ventana , que se encuentran en el grupo de comandos Ventana de la ficha Vista de la Cinta de opciones. Para iniciar esta comparación, pulsa el botón Ver en paralelo .

Entonces podrás ver las ventanas de los dos libros a la vez. Si está activo el botón Desplazamiento sincrónico , te podrás desplazar por los dos libros al mismo tiempo: al mover uno, también se moverá el otro.

De esta manera podrás ir viendo las ventanas de los dos libros a la vez, para buscar las posibles diferencias que existan entre ellos.

El botón Restablecer posición de la ventana te permite volver a poner las ventanas de los libros que estás comparando en sus posiciones iniciales, por si has movido alguna y quieres volver a tenerlas como estaban al principio.

Para cerrar la comparación de los libros en paralelo, pulsa el botón Ver en paralelo .

8


ACTIVIDADES



En esta actividad vamos a empezar practicando el uso del comando Pegado especial de Excel.

Abre en Excel el libro Edición.xlsx, que está entre los archivos del curso.

En la Hoja1 puedes ver los datos de temperaturas medias en tres ciudades. Realiza una copia de los datos de la tabla en otra posición de esta misma hoja, teniendo en cuenta que hay que cambiar las filas por las columnas (transponer).

Una vez hecho esto, utiliza otra vez el comando de Pegado especial para sumar el valor 2 a los valores de temperatura de la Ciudad 1, en la nueva tabla que acabas de crear. Para ello puedes escribir este valor de 2 en otra celda de la hoja, copiarlo y utilizar el comando Pegado especial sobre los datos de la Ciudad 1.

Haz lo mismo para restar el valor 1 a los datos de temperatura de la Ciudad 3 de la nueva tabla. Con todas estas acciones, tu hoja quedará como la siguiente:

Ponte en la Hoja2. Para empezar, haz los pasos necesarios para conseguir inmovilizar la fila de títulos de los datos de la tabla (fila 5), de forma que, al movernos por las filas que estén por debajo, esta fila siga viéndose en todo momento.

Para que esta hoja quede mejor, haz que no se vean las líneas de división de las celdas. Inserta también en la hoja la imagen Dibujo.bmp, que está entre los ficheros del curso. Si es necesario, ajusta el tamaño y la posición de la imagen para que quede como te muestro a continuación.

Añade las reglas de formato condicional necesarias a las celdas con los valores de las temperaturas, de forma que los 5 valores de temperatura más altos se vean con el texto en color rojo, mientras que los 5 valores más bajos se vean en color azul.

Para acabar, añade una flecha que señale a la celda C30, que indicará que esta es la temperatura más baja de todos los datos que tenemos. Pon esta flecha en color rojo.

Este es el resultado que tienes que obtener:

Guarda el libro con el nombre de Temperaturas.xlsx y sal de Excel.




SOLUCIÓN

Aquí tienes algunas indicaciones que puedes seguir para hacer las actividades de esta lección:

Abre el libro Edición.xlsx que te indico. Para copiar los datos, primero tenemos que seleccionarlos: pulsa y arrastra con el ratón desde la celda A4 hasta la celda D10. A continuación, pulsa el botón Copiar o la combinación de teclas + .

Ahora que ya tenemos copiados los datos al portapapeles, ponte en otra celda de la hoja

(por ejemplo, en la celda A13), pulsa en la flecha del botón y selecciona la

opción Pegado especial. En la ventana que aparece, activa la casilla Transponer y acepta (en este cuadro de diálogo deben estar seleccionadas las casillas Todo y Ninguna, en los apartados de Pegar y Operación, respectivamente). Otra forma equivalente de hacer

esto es seleccionar directamente la opción Transponer en el menú del botón . De

cualquiera de estas dos maneras, el resultado que obtendrás será como el siguiente:

Ponte ahora en otra celda de la tabla (por ejemplo, en la celda A19) y escribe en ella el valor 2. Selecciona esta celda y pulsa de nuevo el botón Copiar (o su combinación de teclas).

A continuación, selecciona las celdas con los datos de las temperaturas de la Ciudad 1 de la tabla que has copiado (en nuestro caso, de la celda B14 a la celda G14) y accede al

cuadro de diálogo Pegado especial a través del botón . En este cuadro de diálogo,

selecciona la operación Sumar y acepta.

Para restar 1 de los datos de temperatura de la Ciudad 3, escribe el valor 1 en otra celda (por ejemplo, la celda B19), selecciona esta celda y cópiala. Luego selecciona las celdas con los datos de temperaturas de la Ciudad 3 (en nuestro caso, B16..G16), accede al Pegado especial, selecciona la operación Restar y acepta.

Con esto ya tendrás la Hoja1 como te pido en el enunciado.

Pasemos a lo que hay que hacer en la Hoja2. Para inmovilizar la fila de títulos, selecciona primero la fila 6, haciendo clic sobre el título de esta fila. Luego pulsa el botón

(que está en la ficha Vista de la Cinta de opciones, en el grupo de comandos Ventana) y selecciona la opción Inmovilizar paneles. De esta forma, Excel inmovilizará el panel superior de la hoja (de la fila 1 a la 5), con lo que tendremos los títulos siempre visibles, al desplazarnos hacia abajo por la hoja de cálculo.

Oculta las líneas de división de las celdas desactivando la opción Ver del apartado Líneas de la cuadrícula, que se encuentra en el grupo Opciones de la hoja de la ficha Diseño de página de la Cinta de opciones. Para esto también puedes utilizar las opciones

del botón , que está en la ficha Vista.

Pulsa en el botón para insertar la imagen (este botón se encuentra en el grupo

de comandos Ilustraciones de la ficha Insertar). Arrastra la imagen y cambia su tamaño desde los controles que aparecen alrededor de ella.

Selecciona las celdas C6..C53, pulsa el botón (del grupo de comandos Estilos de la ficha Inicio) y selecciona la opción Reglas superiores e inferiores - 10 mejores. En el cuadro de diálogo que aparecerá, indica 5 en el primer campo y Texto rojo en la lista, como formato a aplicar a las celdas con los 5 valores más altos. Acepta para aplicar esta regla de formato condicional a las celdas seleccionadas.

Manteniendo la selección de celdas, vuelve a pulsar , eligiendo esta vez Reglas superiores e inferiores - 10 inferiores. Tras introducir el valor 5 en el primer campo del cuadro de diálogo, selecciona la opción Formato personalizado en la lista e indica el color azul como color de fuente. Acepta hasta volver a Excel.

Pulsa el botón del grupo de comandos Ilustraciones de la ficha Insertar y selecciona la flecha; a continuación, pulsa y arrastra para crear un dibujo de este tipo en la hoja. Para cambiar el color o alguna otra característica de la flecha, utiliza las herramientas contextuales que aparecen en la ficha Formato de la Cinta de opciones al seleccionar el dibujo de la flecha. Por ejemplo, puedes cambiar su color, ancho o estilo de línea o de flecha desde el botón , o añadir una sombra, un resplandor, un reflejo u otro efecto desde el botón .



Todas estas características de la flecha también las puedes cambiar a través del cuadro de diálogo de Formato de forma, que puedes mostrar pulsando con el botón derecho del ratón sobre la flecha y seleccionando la opción Formato de forma.

Guarda el libro desde la opción Guardar como del menú del Botón de Office .

Crear gráficos

1. INTRODUCCIÓN

Ya sabemos que en Excel podemos incluir dibujos e imágenes en las hojas de cálculo, para mejorar su presentación y su

diseño. Además, también tenemos la posibilidad de incluir elementos gráficos en las hojas de cálculo para ver de otra forma los valores que hay en una tabla de datos.

El añadir este tipo de elementos gráficos no es simplemente para mejorar la presentación de la hoja. Muchas veces es mucho más sencillo entender e interpretar un gráfico que estudiar una tabla con montones y montones de cifras.

Un gráfico en Excel representa de una forma visual los datos de una hoja de cálculo.


Crear gráficos

Lo normal es seleccio-nar rangos

rectangulares de celdas,

pero también puedes selec-cionar celdas no adyacen-tes, que no

estén seguidas (recuerda que,

para esto, puedes utilizar

la tecla ).

También se usan los gráfi-cos incrustados cuando quie-res mostrar más de un

gráfico en la misma hoja de

cálculo.

Los gráficos se pueden incrustar en una hoja de cálculo o bien crearlos en una hoja distinta (normalmente llamada hoja de gráfico); en este segundo caso, esta hoja se comporta igual que cualquier otra hoja de Excel (tiene su propio nombre, puedes copiarla o eliminarla, etc.).

Los datos que se utilizan al crear un gráfico se vinculan automáticamente a la hoja de cálculo, de forma que cualquier cambio que hagas en los datos de la hoja se verá también reflejado en el gráfico.

Cuando vayamos a crear un gráfico, lo primero que tenemos que hacer es seleccionar los datos que se mostrarán en el gráfico.

En un gráfico se representa el valor que hay en las celdas de la hoja de cálculo, de forma que puedes analizar de una forma rápida y sencilla los datos, compararlos entre ellos, ver las posibles tendencias, etc.

Los datos de cada una de las celdas se llaman puntos de datos, y aparecen en los gráficos en forma de líneas, columnas, etc. (dependiendo del tipo de gráfico de que se trate). Estos puntos de datos se agrupan en series de datos, y se distinguen entre sí por sus colores o diseños.

2. CREACIÓN DEL GRÁFICO

Un gráfico incrustado es un elemento más de la hoja de cálculo, al igual que el texto, una imagen o cualquier otro elemento

gráfico. Por lo tanto, podrás cambiar su tamaño, la posición donde está en la hoja, etc., seleccionándolo y arrastrando con el ratón.

Este tipo de gráficos se suelen utilizar cuando quieres ver o imprimir un gráfico y otra información en una misma hoja (por ejemplo, la tabla de origen, otros datos, otros gráficos u otros objetos).

Antes de crear el gráfico, tenemos que seleccionar los datos a partir de los que se creará el gráfico. Tienes que incluir en la selección los rótulos o títulos de las distintas series de datos de la tabla, si quieres que se muestren en el gráfico; si no lo haces, no te preocupes: después podrás añadir estos rótulos, si quieres.

2

Crear gráficos

En el grupo de comandos Gráficos de la ficha Insertar de la Cinta de opciones esta ficha están los tipos de gráficos que tiene Excel. Al pulsar en uno de los botones de un tipo, se abrirá un menú con los subtipos de gráficos, para que selecciones el que quieras utilizar.

Como ves, podemos crear gráficos de columnas, de líneas, circulares y otros tipos (radiales, de anillo, de burbuja...).

Con la opción Todos los ti-

pos de gráfico (o pulsando el Iniciador

de cuadro de diálogo

de este grupo de comandos Gráficos) se

abrirá un cua-dro de diálogo con todos los tipos de gráfi-co disponibles, para que pue-das seleccionar el tipo desde

allí.

Además, muchas veces habrá subtipos en dos dimensiones y subtipos tridimensionales. Selecciona el que más te interese para cada ocasión.

Aunque el tipo pueda ser el detalle más importante del gráfico, no te preocupes si después no te gusta el que has elegido, ya que podrás cambiarlo fácilmente.

Al seleccionar el tipo que queramos, se creará directamente el gráfico en la hoja. A continuación, podrás modificarlo de la forma que quieras, añadirle o eliminarle elementos, cambiar su formato, etc., para personalizarlo completamente.

Al seleccionar un gráfico, aparecen en la Cinta de opciones tres fichas: Diseño, Presentación y Formato. Estas herramientas contextuales de gráficos permiten trabajar con el gráfico seleccionado y todos sus elementos.


Crear gráficos

Desde la ficha Diseño puedes seleccionar distintas opciones de diseño y formato del gráfico, así como cambiar el tipo de gráfico, su ubicación o los datos que está mostrando. La ficha Presentación se utiliza para mostrar, ocultar o cambiar la posición de los elementos del gráfico, mientras que desde Formato podemos cambiar el formato de los distintos elementos (colores, estilos de línea, efectos especiales...).

Imagínate que no nos gusta cómo se muestra el gráfico con el tipo seleccionado o que quieres ver cómo quedaría con otro tipo. Pues bien,

puedes cambiar su tipo desde el botón .

En el cuadro que aparece puedes seleccionar el tipo y subtipo de gráfico que quieres utilizar en el gráfico.

Puedes situar un gráfico en cualquier lugar de la hoja, así como cambiar su tamaño y otras características.

Al seleccionar un gráfico, Excel resalta en la hoja de cálculo, cuál es el rango que está siendo representado en el mismo. Además, también se señalan las celdas que se utilizan en otros elementos del gráfico, como las que actúan de rótulos de las series de datos y las que representan a las distintas categorías de valores.

4

Crear gráficos

Según lo que te interese

comprobar en los datos de la hoja, será más conveniente poner los da-tos represen-tados de una forma u otra. Ten en cuenta que, a veces, la información que tengas

en la hoja de cálculo sólo

tendrá sentido de una deter-minada forma.

El eje vertical del gráfico también se llama eje Y o valor, mientras que el eje hori-zontal también se llama eje Y o categoría.

Con el botón puedes cambiar los datos de los ejes del

gráfico: los datos que se han colocado en el eje vertical se mueven al eje horizontal y viceversa.

De la misma formaque cualquier otroobjeto deExcel, tambiénpuedes eliminar un gráfico. Primero selecciónalo y luego pulsa la tecla .

Ten en cuenta que, al hacer clic con el ratón en alguno de los elementos del gráfico (leyenda, títulos, área de trazado...), se selecciona este elemento y no el gráfico mismo: debes hacer clic en alguno de los lados o en una zona libre del gráfico para seleccionarlo. Luego veremos más detenidamente los distintos elementos de un gráfico.

3. CAMBIAR EL ASPECTO

El tipo de gráfico es la característica que más puede influir en el aspecto general del gráfico, aunque también podemos

realizar otros cambios en el mismo que pueden cambiar radicalmente su diseño.

Excel proporciona varios diseños y estilos predefinidos (desde los grupos Diseños de gráfico y Estilos de diseño de la ficha Diseño de la Cinta de opciones), de manera que puedes aplicarlos para cambiar rápidamente el gráfico, en lugar de ir añadiendo o cambiando cada uno de los elementos del gráfico manualmente.

Hay diseños con título del gráfico, con leyenda, con títulos en los ejes, etc.

Para cambiar el título del gráfico o los títulos que puedas añadir al eje vertical y al horizontal, pulsa en dicho título para seleccionarlo y, a continuación, haz clic otra vez para que aparezca el cursor de texto.

En cuanto a los estilos de diseño del gráfico, de manera similar a los estilos de la hoja de cálculo, son combinaciones de colores y formatos que se aplican de forma conjunta al gráfico, cambiando su aspecto general.


Crear gráficos

Normalmente pondrás un gráfico en una hoja de gráfico cuan-do quieras

ver un gráfico separado de los datos de la hoja de cálculo en los que se basa. También puede ser útil si quieres ver o cambiar gráficos de gran tamaño o muy com-

plejos, porque así podrás

trabajar mejor con ellos.

Aunque hayas aplicado un diseño o un estilo determinado al gráfico, siempre puedes personalizarlo, añadiendo o eliminando los elementos que quieras o cambiando el formato de los ya existentes.

Otra característica que podemos establecer es la ubicación del gráfico, es decir, dónde estará situado. Podemos incrustarlo como un objeto más de la hoja de cálculo (como en este caso) o en otra hoja aparte, en cuyo caso estará situado en una hoja de cálculo independiente que sólo tendrá el gráfico, llamada hoja de gráfico.

Tras seleccionar el gráfico o seleccionar la hoja de gráfico en la

que se encuentra el gráfico, el comando permite transformar un

gráfico incrustado en una hoja de gráfico o al revés.

Al poner un gráfico en una hoja de gráfico, Excel crea esta hoja situándola delante de la hoja de cálculo donde están los datos que se representan en el gráfico.

Tras seleccionar unos datos en una hoja de cálculo, puedes utilizar la tecla para crear directamente un gráfico basado en el tipo

+predeterminado en una hoja de gráfico con estos datos (la combinación de teclas crea directamente un gráfico incrustado).

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Crear gráficos

Puedes cam-biar el tipo de gráfico pre-determinado seleccionando el tipo y subti-po de gráfico adecuado en el cuadro de diálogo donde

aparecen todos los tipos de gráfico y pulsando el botón Esta-

blecer como predetermi-

nado.

4. ELEMENTOS DEL GRÁFICO

Vamos a centrarnos ahora en los elementos que podemos mostrar en el gráfico.

Hemos comentado que desde la ficha Presentación de la Cinta de opciones puedes mostrar, ocultar o cambiar los elementos del gráfico. Por ejemplo, puedes mostrar u ocultar el título del gráfico o de los ejes, la leyenda, el área de trazado, etc.

Por ejemplo, desde

el botón puedes

seleccionar si quieres mostrar o no el título del gráfico, así como si mostrarlo encima del gráfico o superpuesto en el mismo.


Crear gráficos

Desde las opciones del botón puedes mostrar u ocultar

las líneas de la cuadrícula del gráfico, que son líneas horizontales o verticales que parten desde los ejes y se extienden por el área de trazado del gráfico. Estas líneas sirven para facilitar la lectura de los datos del gráfico.

Las etiquetas de datos muestran los valores adecuados en los puntos de datos del gráfico, que son los valores que se están representando en estos puntos.

Otra característica que a veces se suele utilizar al crear una hoja

correspondiente. Para lo que puedes utilizar el botón de gráfico es la de mostrar, a la vez que el gráfico, la tabla de datos

.También puedes poner la tabla de datos en un

gráfico incrus-tado, aunque la mayoría de veces no

tendrá mucho sentido ha-cerlo, porque normalmente incrustarás un gráfico en la

misma hoja de cálculo donde tengas los

datos repre-sentados.

De esta forma se mostrará, pegada a la parte de abajo del gráfico, la tabla de datos que está siendo representada.

Además de utilizar la opción Ninguno de los menús de los botones de esta ficha Presentación, si quieres eliminar algún elemento del gráfico también puedes seleccionarlo y pulsar la tecla .

8

Crear gráficos

5. FORMATO DE ELEMENTOS

Aparte de elegir los elementos que quieres mostrar o no en el gráfico, puedes configurarlos y cambiar su formato, para que

se tengan el aspecto que quieras.

Una manera de hacer esto es a través del cuadro de diálogo que aparece al acceder a la opción Más opciones, dentro del menú del elemento adecuado, en los botones de la ficha Presentación.

En cada categoría de este cuadro de diálogo existen distintas opciones, desde las que puedes configurar prácticamente cualquier característica del elemento de que se trate.

Otra manera de cambiar el aspecto de un elemento del gráfico es seleccionar este elemento y, a continuación, utilizar los controles de la ficha Formato de las herramientas contextuales del gráfico.

Desde el grupo de comandos Estilos de forma puedes seleccionar algún estilo predefinido para el elemento seleccionado, así como indicar tú mismo su relleno, contorno o el efecto que se le aplicará.

Desde el botón puedes seleccionar el color de la línea del contorno del elemento, así como el grosor de esta línea y el tipo de línea (continua, a puntos, a rayas...).

Desde el botón , además de elegir un color como relleno del elemento, puedes seleccionar un degradado, una imagen o una textura como relleno.


Crear gráficos

En la lista del grupo de comandos Se-lección actual se muestra el elemento del gráfico que tienes selec-cionado en

cada momen-to, para que sepas sobre lo que estás trabajan-

do. También puedes utilizar esta lista para seleccionar los distintos

elementos del gráfico.

Desde el apar-tado Entradas

de leyenda (Series) pue-des cambiar el orden en el que se mues-tran las series en el gráfico, lo que pue-de ser útil en ocasiones. Este cuadro tam-bién permite intercambiar los datos

representados en las filas y columnas del

gráfico.

Ya hemos dicho que, para seleccionar un elemento del gráfico, debes pulsar sobre él. Con el teclado también puedes seleccionar los distintos componentes del gráfico: pulsando las teclas o pasarás de un elemento a otro, mientras que con las teclas y accederás a los elementos de una misma categoría.

Desde el botón , que está en el grupo de comandos Selección actual (tanto en la ficha Formato como en Presentación), también puedes cambiar el formato del elemento seleccionado desde un cuadro de diálogo.

Recuerda: cuando quieras hacer un proceso con un determinado elemento (cambiarlo de color, aplicarle algún efecto tridimensional o alguna otra característica de formato), deberás seleccionarlo primero, ya sea haciendo utilizando el ratón o con el teclado.

De cualquiera de estas formas podríamos establecer las propiedades que quisiéramos para todos los elementos del gráfico, si no nos gusta las que pone Excel según el estilo seleccionado.

6. AÑADIR DATOS

Si, una vez creado un gráfico, quieres representar en este gráfico otras series de datos, no es necesario volver a crearlo.

Desde el botón del grupo de comandos Datos de la

Cinta de opciones (en la ficha Diseño) puedes cambiar el rango de celdas que se representarán gráficamente, cambiando las celdas a las que se hace referencia en el campo Rango de datos del gráfico de este cuadro de diálogo.

10

Crear gráficos

Para agregar o añadir datos a un gráfico ya existente también puedes utilizar el ratón para extender el rango de los datos representados en el gráfico.

Al seleccionar un gráfico, Excel te indica, con un rectángulo azul, el rango de datos representados, y con un rectángulo verde, los rótulos de las series de datos.

Ten en cuenta que el tamaño del gráfico no cambia al aña-dir más datos al mismo,

por lo que es posible que, al añadir nuevos datos, tengas que cambiar manualmente el tamaño, para que el

gráfico quede más claro.

Para agregar más datos, haz que estos datos que quieres incorporar al gráfico entren en el rango, arrastrando uno de los controladores de tamaño del rango (es decir, uno de los pequeños cuadrados que aparecen en las esquinas del rango).

Por ejemplo, si en la imagen anterior quisieras incorporar la serie del tercer trimestre al gráfico, lo único que tendrías que hacer es pulsar en el controlador de tamaño inferior derecho y arrastrarlo hacia la derecha, para que abarque también estos datos.

Otra forma de añadir datos a un gráfico es mediante los comandos de Copiar y Pegar: tendrías que copiar las nuevas series de datos que quisieras añadir al gráfico, seleccionar el gráfico y pegarlas.

Si cambias los datos en la hoja de cálculo, Excel actualizará inmediatamente el gráfico.

Si eliminas un rango de datos en la hoja que estás representando en el gráfico, el gráfico se actualizará. Pero no al revés: si se elimina una serie en el gráfico, no se elimina el rango en la hoja de datos.



ACTIVIDADES


Crear gráficos

Ahora utilizaremos lo que hemos aprendido en la lección para crear varios tipos de gráficos en Excel.

Abre Excel e introduce la siguiente tabla de datos en la Hoja1, aplicando el formato necesario para que se muestre como te enseño:

Crea un gráfico de columnas para ver la evolución de las ventas de coches durante cada uno de los meses. Ten en cuenta que, en el eje horizontal o de categorías deben mostrarse los meses, mientras que las distintas marcas se representarán en distintas series de columnas.

Como título del gráfico, pon el texto Primer cuatrimestre de 2007, en el eje de las X aparecerá el texto Meses, mientras que en el eje de las Y aparecerá el texto Unidades vendidas.

El gráfico debe aparecer en una hoja de gráfico nueva.

Una vez tengas creado el gráfico, prueba a cambiar su estilo, probando entre los estilos de diseño proporcionados por Excel. Deja el gráfico con el estilo que más te guste.

Después, haz que no aparezca en el gráfico la serie Opel.

Cuando acabes, pasa a la Hoja2 del libro e introduce los siguientes datos:

En este caso, tenemos los resultados de dos encuestas realizadas en dos meses distintos, sobre la intención de voto a unos candidatos. Lo primero que haremos será crear un gráfico a partir de los datos de la encuesta del mes de enero: selecciona las celdas A3..F4 y crea un gráfico de tipo Circular 3D.

Como título del gráfico, pon el texto Encuesta de enero, haz que no se muestre la leyenda y que se muestren los rótulos o etiquetas de datos, con el valor de cada porción del gráfico circular. Coloca este gráfico debajo de los datos de esta hoja.

A continuación, crea un gráfico circular del mismo tipo que el anterior, pero esta vez con los datos de las celdas A5..F5. Como consejo, puedes crear el gráfico partiendo de las celdas A3..F5, y luego quitar la serie correspondiente a Enero. En este caso, pon el título Encuesta de marzo, sí se debe ver la leyenda y muestra también las etiquetas de datos. Coloca este gráfico al lado del otro.

Con todo esto, tu hoja debe tener un aspecto parecido al siguiente:

Con estos dos gráficos podemos ver, de un vistazo, los candidatos que tienen mayor apoyo de la gente, que cada vez hay mayor gente indecisa (los que contestan "no sabe/no contesta"), etc.

Vamos a crear un último gráfico para completar la actividad. Ponte en la Hoja3 y escribe los siguientes datos:


ACTIVIDADES


Puedes ver las notas de un alumno durante unos años. Crea un gráfico de líneas a partir de estos datos (elige el subtipo Línea con marcadores).

No pongas ningún título al gráfico ni a ninguno de los ejes. Si quieres, puedes probar a cambiar el estilo de diseño del gráfico, cambiar el formato de la leyenda (poniéndole un relleno o un contorno), cambiar el formato de las líneas de la cuadrícula o del área de trazado, etc.

Con este gráfico puedes ver, de una forma rápida, la evolución de las notas del alumno a lo largo de los cuatro cursos. Viendo el gráfico, puedes darte cuenta de que, en el curso 2005/2006, las notas del alumno bajaron ligeramente, y que, en el siguiente curso, se recuperaron. También puedes ver que las notas de matemáticas han tenido tendencia a subir (cada año lo ha hecho mejor), mientras que las notas de lengua han tenido una tendencia a bajar a lo largo de los distintos cursos.

Guarda todo lo que has hecho en un libro con el nombre Gráficos.xlsx.



Crear gráficos

SOLUCIÓN

Sigue estos pasos para hacer lo que te indico en las actividades de esta lección:

Abre Excel e introduce los datos que te indico. Para aplicar el formato adecuado al título de la tabla (el texto Coches vendidos), primero ponlo en negrita (botón Negrita ), luego selecciona las celdas A1..E1 y pulsa el botón Combinar y centrar .

Para poner los bordes a las celdas de la tabla, puedes seleccionar las celdas adecuadas y acceder a la ficha Bordes del cuadro de diálogo Formato de celdas, que puedes mostrar desde los botones Iniciador de cuadro de diálogo de los grupos de comandos del formato (en la ficha Inicio) o desde la opción Más bordes del menú del botón Bordes .

Cuando ya tengas escritos los datos, puedes crear el gráfico a partir de ellos: selecciona las celdas A3..E9, ponte en la ficha Insertar de la Cinta de opciones, despliega el menú

del botón y selecciona el primer tipo de gráfico (Columna agrupada en 2D).

En principio, en el eje horizontal (eje X o eje de categorías) aparecerán las distintas marcas de coches, y los meses serán las distintas series de columnas. Para poner el gráfico

como te indico en el enunciado, pulsa el botón de la ficha Diseño de la Cinta

de opciones.

Para que aparezcan en el gráfico los títulos y rótulos de los ejes, puedes seleccionar, desde el grupo Diseños de gráfico de la ficha Diseño, un diseño que tenga estos elementos, además de la leyenda del gráfico. Otra posibilidad es, desde la ficha Presentación, indicar que se deben mostrar estos elementos, desde los botones correspondientes.

De cualquiera de estas maneras, tras crear estos elementos en el gráfico, pulsa sobre ellos para editar el texto e introducir el adecuado.

Para que el gráfico aparezca en una hoja de gráfico nueva, pulsa el botón y

selecciona la opción Hoja nueva. Al aceptar, se creará una hoja de gráfico con este gráfico.

Cambia el estilo del gráfico desde el menú de los Estilos de diseño, que está en la ficha Diseño de la Cinta de opciones.

Para quitar la serie de la marca Opel del gráfico, lo único que tienes que hacer es seleccionarla en el gráfico y pulsar la tecla . Para seleccionar la serie en el gráfico, haz clic con el ratón en cualquiera de las columnas de la serie (asegúrate que se selecciona toda la serie y no sólo una de las columnas). Con esto, la serie se eliminará del gráfico, pero no de la hoja de datos que está en la Hoja1.

Si luego quisieras incluir otra vez esta serie en el gráfico, podrías utilizar las órdenes de Copiar y Pegar: selecciona los datos de la serie en la Hoja1 (serían las celdas A6..E6), cópialos, ponte en la hoja del gráfico y pega los datos ahí; de nuevo la serie Opel se mostraría en el gráfico.

También podrías quitar o añadir series en el gráfico utilizando el botón e

indicando las series o el rango de datos a añadir o eliminar del gráfico.

Pasa a la Hoja2 y escribe los datos que te indico en el enunciado de la actividad. Cuando ya lo hayas hecho, crea el gráfico de la misma forma que antes: selecciona las celdas A3..F4 y elige el primer tipo de gráfico de la sección Gráfico circular 3D, desde el botón de la ficha Insertar de la Cinta de opciones.

Cambia el título del gráfico y elimina la leyenda (seleccionando este elemento y pulsando o seleccionando la opción Ninguno en el menú del botón , que está en la ficha Presentación).

Para mostrar los rótulos o etiquetas de datos, selecciona la opción adecuada en el menú del botón , según la posición donde quieras mostrarlos el en gráfico.

Para crear el segundo gráfico de esta hoja, selecciona las celdas A3..F5. Crea el gráfico

de la misma forma que antes y, a continuación, pulsa el botón , selecciona la serie

Enero y quítala del gráfico. Con esto tendremos los datos adecuados representados en el gráfico. En este caso, recuerda que no debes eliminar la leyenda del gráfico.

Si necesitas cambiar la posición de alguno de los gráficos, pulsa sobre una zona libre del gráfico y arrástralo hasta donde quieras ponerlo. Si quieres cambiar su tamaño, primero selecciona el gráfico (haciendo clic en alguno de sus lados o en una zona libre) y luego pulsa y arrastra en alguno de los controladores de tamaño que aparecen en su borde. También puedes cambiar el tamaño del área de trazado (que es el área donde aparece el dibujo circular del gráfico, donde se representan los datos), de la leyenda o de cualquier otro elemento; para ello, primero tendrás que seleccionar el elemento y luego cambiar su tamaño arrastrando los controladores de tamaño que aparecen en sus esquinas.



Continuemos con el siguiente gráfico: escribe primero los datos adecuados en la Hoja3 del libro. Luego selecciona las celdas A3..D7, pulsa el botón y elige el subtipo de gráfico Línea con marcadores (que es el primero de la segunda fila de subtipos en 2D).

Si quieres, puedes cambiar el tamaño del gráfico, para verlo mejor, o aplicarle un determinado estilo de diseño. Tu hoja puede quedar de manera parecida a como te enseño a continuación:

Guarda el libro pulsando el botón Guardar o con la opción Guardar o Guardar

como del menú del Botón de Office , indicando el nombre Gráficos.xlsx.

Colocar datos en la Web

1. INSERTAR HIPERVÍNCULOS

Excel, al igual que el resto de programas de la familia de Office 2007, está preparado para trabajar y crear documentos con

tecnología de web, es decir, que trabajan a través de Internet o de una red local que funcione de la misma forma, es decir, una intranet.

Por ejemplo, Excel (al igual que cualquier otra aplicación de Office 2007), permite guardar los documentos que hagas como páginas web, en formato HTML (el HTML es un lenguaje estándar, y es el que se utiliza para crear las páginas web de Internet).

Una de las características de Excel relacionada con Internet es la posibilidad de insertar hipervínculos en las hojas de cálculo, para permitir “navegar” entre ellas.

Un hipervínculo es un elemento (es decir, texto, una imagen o cualquier otro objeto), que permite, al pulsar con el ratón sobre él, abrir otro documento o una página web.

Es decir, que al hacer clic sobre un hipervínculo se “salta” a otro lugar. Este otro lugar puede ser otra zona del mismo libro, un libro de Excel distinto, una dirección de Internet, etc. Incluso podemos hacer que, al pulsar en un hipervínculo, se abra el programa de correo electrónico para mandar un e-mail a alguien.

En la ficha Insertar de la Cinta de opciones está el botón .

Al pulsar en él, indicaremos que queremos que el objeto seleccionado (que puede ser la celda o celdas seleccionadas o cualquier otro elemento de la hoja de cálculo) tenga un hipervínculo.

Al pulsar este botón aparecerá el cuadro de diálogo Insertar hipervínculo, donde tenemos que indicar dónde queremos saltar al hacer clic sobre el hipervínculo. El lugar donde saltaremos puede ser un documento que tengas en tu equipo, un lugar distinto de este mismo documento o una dirección de Internet, entre otros.



Los hipervín-culos son los que utilizamos para movernos entre las pá-ginas web de Internet, que es lo que se conoce como "navegar" por Internet. Los hipervíncu-los también se llaman

hiperenlaces o, simplemente vínculos.

Si no sabes la dirección exacta del sitio que quieres abrir al pulsar el hipervínculo, puedes buscarla bien con el botón Buscar archivos o bien con el botón Explorar el Web , según a lo que quieras acceder.

Por ejemplo, si pulsas en Explorar el Web , se abrirá tu explorador de Internet y podrás “navegar” por las páginas de Internet hasta encontrar la que quieras abrir al pulsar el hipervínculo de tu libro. Entonces, podrías copiar su dirección (que aparece en la barra de direcciones del navegador de Internet) y pegarla en el cuadro de diálogo de Excel. Otra forma de indicar la dirección de la página en la que nos encontremos es minimizar el navegador; entonces la dirección de la página aparecerá en el cuadro de diálogo de Insertar hipervínculo, con lo que podremos aceptar para crear el hipervínculo a dicha página.

Si creas un hipervínculo a un libro de Excel, puedes saltar al principio del libro o a un lugar más concreto del mismo. Para esto último, utiliza el botón Marcador.

Si has creado algún nombre en el libro y quieres saltar directamente a esta ubicación, simplemente tendrás que indicarlo en este cuadro de diálogo. También puedes seleccionar la hoja de cálculo a la que quieras ir y poner la celda en el cuadro Escriba la referencia de celda (así podrías saltar a la celda C15 de la Hoja3, por ejemplo).

2


En la sección Vincular a podemos indicar si queremos crear el vínculo a otro lugar de este mismo libro, a un nuevo libro (en este caso, tendremos que decir qué nombre tendrá este nuevo documento) o a una dirección de correo electrónico.

También puedes crear un hipervínculo a una dirección de correo electrónico escribiendo esta dirección directamente en la celda. Por ejemplo, si escribes [email protected] en una celda, Excel detectará que esto es una dirección de e-mail y creará un hipervínculo, de forma que, al pulsar en él, se abrirá el programa de correo electrónico, para que podamos escribir y mandar un mensaje a esta dirección.

Por último, el botón Info. en pantalla permite escribir un texto que aparecerá cuando pases el puntero del ratón por encima del hipervínculo (sin hacer clic en él).

En la hoja de cálculo, Excel indica que hay un hipervínculo poniendo en color azul el texto de la celda. Una vez utilices el hipervínculo (es decir, hayas pulsado en él), este color cambiará para indicarte que ya has visitado la ubicación a la que hace referencia. Ten en cuenta que esto no te impide volver a utilizar el hipervínculo.

Otra forma de seleccionar un hipervínculo sin activar

el vínculo es pulsar sobre la celda o ele-mento mien-tras mantienes

pulsada la

tecla . Si

celda, también puedes utilizar las teclas de

dirección para seleccionar la

celda.

Cuando te pones con el puntero del ratón por encima de un hipervínculo, Excel convertirá el cursor del ratón en una mano para indicar que puedes hacer clic en el hipervínculo.

Si pulsas en un hipervínculo, te trasladarás a la ubicación a la que apunta este hipervínculo; entonces, ¿qué tienes que hacer para seleccionar la celda o elemento, sin desplazarte al vínculo asociado?

Si quieres seleccionar una celda con un hipervínculo, mantén pulsado el botón del ratón durante un poco sobre ella, para que Excel se dé cuenta de que quieres seleccionar la celda y no ir a la dirección del hipervínculo.

,

el hipervínculo está en una



También pue-des acceder a este cuadro desde el botón

Opciones de Excel del menú del Botón de

Office ,

seleccionando la categoría

Personalizar para irte hasta esta sección.

2. MOVERSE ENTRE LOS VÍNCULOS

Al utilizar los hipervínculos para ir moviéndote entre las distintas hojas y libros de Excel, es posible que te llegues a

perder entre tanto salto.

Excel dispone de unos botones que te pueden ayudar en la navegación entre los distintos vínculos. Estos botones no aparecen por defecto en ninguna ficha de la Cinta de opciones, pero los podemos mostrar en la barra de herramientas de acceso rápido.

Paraesto,puedespulsarelbotónPersonalizarbarradeherramientas de acceso rápido y seleccionar la opción Más comandos.

Desde el cuadro de diálogo que aparecerá puedes elegir los botones y controles que quieres que aparezcan en la barra de herramientas de acceso rápido. Desde la lista Comandos disponibles en puedes seleccionar los botones y controles que quieres mostrar en la lista de la parte izquierda del cuadro, para que te sea más fácil el encontrar el comando que buscas.

Los botones que nos permiten desplazarnos entre los vínculos por lo que desplazas son Atrás y Adelante .

Si los añades a la barra de herramientas de acceso rápido, con el botón Atrás podrás acceder al anterior lugar que has visitado. Si pulsas este botón, se activará el botón Adelante , con el que podrás ir al siguiente documento o página que habías visto.

4


Si has navegado por Internet utilizando un navegador (por ejemplo, Internet Explorer o Mozilla Firefox), seguro que te serán familiares estos controles y entenderás el funcionamiento sin problemas, porque también funcionan de igual manera en estos programas.

Para saber la dirección o ruta a la que estás accediendo puedes utilizar el campo Ubicación. Para ver este campo, puedes selecciona la

opción Preparar - Propiedades, en el menú del Botón de Office

con esto mostrarás el Panel de información del documento, en cuya parte superior está este campo Ubicación.

;

Este campo Ubicación puede servir, además de poder comprobar la ruta y nombre del documento que estás mostrando, para copiar este vínculo y compartirlo con otras personas.

También puedes mostrar el campo Ubicación en la barra de herramientas de acceso rápido. De esta forma, desde este campo, aparte de ver y copiar la dirección del documento, también puedes acceder a distintas direcciones, escribiendo la dirección a la que quieras acceder ahí. Además, este campo tiene una lista, donde se van guardando las direcciones a las que has estado accediendo, de forma que puedes volver a utilizarlas sin tener que escribirlas de nuevo.

Si quieres cambiar el destino de un hipervínculo existente en una hoja, selecciona la celda u objeto que tiene dicho hipervínculo, pulsa

de nuevo en el botón y haz los cambios que quieras en el

cuadro de diálogo.



Si trabajas en una empresa, una aplicación de esta carac-terística puede ser colocar los libros en la intranet o red local de tu empresa, para que tus compañeros tengan acceso a ellos y pue-dan ver los

datos.

Para quitar un hipervínculo, pero sin borrar también el contenido de la celda o el objeto en el que está este hipervínculo, pulsa con el botón derecho del ratón y selecciona la opción Quitar hipervínculo en el menú contextual.

Fíjate cómo en ocasiones hemos hablado de direcciones, tanto si nos referimos a una dirección de Internet, una dirección de tu red local o un simple libro que tengas en tu propio ordenador.

Lo importante al trabajar con hipervínculos es conocer la dirección de la información a la que quieres acceder, sin importarte el lugar físico en el que se encuentre (puede estar en un libro de tu ordenador, en una página web de Estados Unidos, etc.).

3. GUARDAR COMO PÁGINA WEB

Hasta ahora hemos visto cómo podemos trabajar en Excel como si estuviéramos en un navegador de Internet, utilizando

hipervínculos entre libros.

Otro aspecto en relación a Internet es la posibilidad de colocar tus libros u hojas de cálculo como páginas web en la World Wide Web, para que la gente que esté accediendo a Internet pueda verlos.

Imagínate lo que podemos lograr con esto:

La gente que vea los datos de esta manera no necesita tener Excel para poder ver los datos que pones en la Web. Para ello sólo necesitarán tener instalado un explorador o navegador de web.

También es mucho más fácil mantener actualizados los datos que vamos a compartir, ya que todas las personas tendrán acceso a la misma información.

Ya sabes que desde el submenú Guardar como del menú del

Botón de Office puedes guardar el libro actual en el formato

propio de esta versión de Excel, en formato de versiones anteriores o en otros formatos.

Si seleccionas la opción Otros formatos de este submenú podrás guardar el libro con alguno de los otros formatos disponibles en Excel.

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Ten en cuen-ta que las

posibilidades de Excel son mayores que

las del formato HTML, por lo que se pueden perder algunas características de la hoja o del libro al guardarlo

como página web.

Si, en el cuadro de diálogo Guardar como, seleccionas la opción Página Web (*.htm;*.html) en la lista Tipo, el libro se guardará en el formato HTML, es decir, como una página web.

El formato de Página Web de un sólo archivo (*.mht;*.mhtml) (que también puedes seleccionar desde la lista Tipo) incluye, en el mismo archivo donde está el código HTML, las imágenes y demás recursos codificados, por lo que un único archivo de disco tenemos todo lo necesario. Este formato se denomina MIME HTML (Multipurpose Internet Mail Extension HTML), pero no está totalmente estandarizado, por lo que la página resultante puede mostrarse diferente según el navegador que utilices, e incluso hay algunos navegadores no lo soportan.

Podemos indicar si vamos a guardar como página web todo el libro, la hoja en la que nos encontremos o seleccionar previamente un rango de celdas, para guardar solamente esas celdas.

A través del botón Cambiar título podrás indicar el título de la página web que se creará. Este título será el nombre que aparecerá en la barra de título de la ventana del explorador de Internet al abrir la página web creada.



Si quieres cambiar la pá-gina web que has hecho (en formato HTML, con extensión htm), puedes abrir este fichero htm desde Excel

directamente, cambiar lo

que quieras y guardarlo.

Desde el botón Herramientas puedes seleccionar Opciones Web. Desde el cuadro de diálogo que aparecerá puedes establecer algunas opciones que se tendrán en cuenta al guardar el libro con el formato HTML.

Por ejemplo, según el navegador que selecciones en la lista superior de la ficha Exploradores, se activarán o desactivarán ciertas opciones de la página web creada, para que sea compatible con el navegador seleccionado.

En la ficha Archivos puedes indicar si los archivos auxiliares de la página web (por ejemplo, imágenes) se colocarán en una carpeta independiente y se utilizarán nombres largos para estos archivos, entre otras opciones. En la ficha Imágenes puedes seleccionar la resolución de las imágenes que se crearán (en píxeles por pulgada).

Después de guardar el libro como una página web, pulsando en el botón Guardar, puedes seguir trabajando con el archivo HTML creado desde el propio Excel. De todas formas, recuerda que el libro original (en formato de Excel, con extensión xlsx) sigue existiendo, por lo que lo puedes abrir y trabajar con él tal como lo estabas haciendo hasta ahora.

Además del archivo HTML creado, también se crea una carpeta (con el nombre NombreFicheroHTML_archivos), donde se guardan los archivos (imágenes, vídeos, sonidos, etc.) que son necesarios para mostrar la página web.

Lo que ahora nos interesa es saber cómo van a ver este libro los usuarios que accedan a él a través de un explorador, es decir, a través de la Web. Puedes verlo en la siguiente imagen, en la que se ha utilizado el navegador Internet Explorer:

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Tanto los datos como los gráficos se han convertido al formato HTML, mostrándose de forma estática. Es decir, que sólo los puedes ver, no puedes volver a calcular algún valor, modificar el gráfico, etc.

Por otra parte, fíjate en las etiquetas de hoja de cálculo en la parte de abajo, casi igual como aparecen en el propio Excel. Estas etiquetas también permiten desplazarte por las distintas hojas desde la página web, como si estuviéramos en Excel.

Para acabar el capítulo, vamos a ver algunas opciones más respecto a la creación de páginas web a partir de los libros de Excel.

Si abres un fichero HTML que hayas creado (con extensión htm o html) para modificarlo desde Excel, en el menú del Botón de

Office podrás ver la opción Convertir. Esta opción aparecerá

debido a que podemos convertir el fichero abierto desde su formato HTML al formato propio de Excel (con extensión xlsx).

Si desde la opción Guardar como - Otros formatos pulsas el botón Publicar se abrirá un cuadro desde el que también podrás crearás un archivo HTML, pero, en este caso, seguirías trabajando con el documento original en Excel.

Desde la sección Elemento a publicar de este cuadro puedes seleccionar la hoja que quieres publicar en HTML, así como indicar si quieres publicar todo el libro o únicamente un rango de celdas.

La opción Con-vertir también aparece en el menú del Bo-

al abrir

un libro de Ex-cel hecho con alguna versión anterior del programa,

para convertir-lo al formato de esta ver-sión. En lugar de utilizar esta opción, obten-drías el mismo resultado si accedieras a

Guardar como y seleccionaras el formato de libro de Excel

(xlsx).

tón de Office



La casilla Abrir la página en

el explora-dor Web hace que, después de publicar el libro, se mues-tre el fichero HTML creado en el navega-

dor.

Si activas la casilla Volver a publicar automáticamente cada vez que se guarde el libro, te asegurarás de que la página web muestra el mismo contenido que el libro de Excel del que proviene.

Al guardar libros u hojas de cualquiera de las maneras que hemos visto, las páginas web que se crean se pueden ver prácticamente con cualquier navegador.Así, los datos suelen transformarse en tablas HTML y los gráficos en un formato adecuado para páginas web: GIF o JPEG.

Sin embargo, recuerda que, de esta forma, lo único que pueden hacer los usuarios que acceden a través de la Web a estos datos es verlos.

Ten en cuenta, si vas a poner la página en Internet, que hay exploradores que no soportan los acentos o los nombres largos, por lo que, en este caso, lo mejor es poner el nombre de la página web que crees sin acentos, sin espacios y sin símbolos, y que el nombre no tenga más de ocho caracteres.

4. OTROS FORMATOS DE ARCHIVO

Otro formato que también se suele utilizar en Internet es PDF, ya que es adecuado para documentos que van a ser leídos e

impresos, al conservar el diseño y formato de los mismos.

Para poder crear documentos PDF desde Excel debes instalar primero un complemento o plug-in en el programa. Este complemento está disponible para su descarga gratuita desde Microsoft Office Online.

Entre la ayuda de Excel dispones de información sobre los formatos PDF y XPS, que son parecidos. El complemento permite crear documentos a partir de libros de Excel en estos dos formatos.

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Puedes acceder a la página de Microsoft Office Online que permite descargar e instalar este complemento desde la ayuda de Excel o directamente desde un navegador web. Si accedes directamente, deberás realizar una búsqueda hasta llegar al lugar adecuado.

En este Centro de descarga de Microsoft dispones de parches, actualizaciones, complementos, plantillas y otras utilidades para los programas de esta empresa. Ten en cuenta que, si accedes a una página de otra empresa para descargar sus complementos, el aspecto o el proceso de descarga puede variar del de Microsoft; sigue las instrucciones e indicaciones en cada caso concreto.

D e s p u é s de instalar este c o m p l e m e n t o , en el submenú Guardarcomo, en el menú del Botón

de Office ,

aparecerálaopción PDF o XPS, que permite guardar el libro actual en cualquiera de estos dos formatos.



Si está activa la casilla Abrir

archivo tras publicación, tras crear el archivo a partir del

documento de Excel se abrirá en el progra-ma que tengas asociado en tu sistema a los documentos PDF (o XPS, si estás creando un documento de este tipo).

Si seleccionas esta opción PDF o XPS, en la sección Optimizar para del cuadro que aparecerá puedes seleccionar la opción correspondiente al aspecto más importante en tu documento: el tamaño del archivo o la calidad de impresión.

Si el archivo que crees tiene que tener una calidad alta, selecciona Estándar (publicación en línea e impresión), mientras que, si es más importante el tamaño del archivo que la calidad de impresión, selecciona Tamaño mínimo (publicación en línea).

Desde el botón Opciones puedes establecer otras opciones de creación del documento: el intervalo de páginas que se publicarán, si quieres publicar todo el libro de Excel, las hojas seleccionadas o las celdas seleccionadas, etc.

Al pulsar el botón Publicar se creará el archivo PDF o XPS. Sobre todo en el caso de crear un PDF, podrías colocarlo también en Internet a disposición de los usuarios, ya que es un formato bastante conocido y extendido.

12


ACTIVIDADES



Vamos a practicar lo que hemos visto en la lección: primero completaremos un libro de Excel y luego lo guardaremos

como página web.

Abre en Excel el libro Datos.xlsx, que está entre los archivos de la lección.

Primero vamos a añadir varios elementos a este libro. En la Hoja1 hay una tabla con los datos de la temperatura de una ciudad en todos los meses del año. Escribe la función adecuada en la celda B17 para calcular la temperatura media de ese año (si quieres, puedes ayudarte del botón de suma automática para introducir esta función).

A continuación, inserta un hipervínculo en esta hoja, de forma que, cuando pulsemos en la celda A2 (la que tiene el texto Temperaturas medias), nos vayamos a la Hoja3 de este mismo libro.

Ponte en la Hoja3 de este libro e inserta la imagen Dibujo.bmp, que también está entre los archivos de la lección. Pon esta imagen debajo del texto que hay en esta hoja:

Inserta un hipervínculo en esta imagen, de forma que, al pulsar en ella, se abra una página web de Internet. Por ejemplo, puedes hacer que este hipervínculo abra la página http://www.msn.es.

Cuando hayas hecho todas estas modificaciones, guarda el libro con el mismo nombre (Datos.xlsx). A continuación, guárdalo como una página web, asignando el nombre Página1.htm a esta página HTML.

Abre el navegador de Internet que tengas en tu ordenador (normalmente suele ser Internet Explorer o Mozilla Firefox) y muestra la página web que acabas de crear. Pulsa en el hipervínculo de la Hoja1 (el que estará en el texto Temperaturas medias) y observa cómo nos desplazamos a la Hoja3 de este libro. Luego pulsa sobre la imagen y fíjate cómo nos vamos a la dirección de Internet que hayamos indicado (para esto, recuerda que tienes que estar conectado a Internet; si no lo estás, el explorador no podrá mostrar esta página de Internet).

Para acabar, cierra el explorador de Internet y sal de Excel.




SOLUCIÓN

Veamos primero lo que tenemos que hacer para cambiar el libro según te indico en el enunciado de la actividad.

Abre Excel y abre el libro Datos.xlsx (puedes utilizar la opción Abrir del menú del

Botón de Office ).

Empecemos viendo cómo insertar la función en la celda B17. Podemos hacerlo de varias formas: por ejemplo, podemos seleccionar las celdas B5..B17, pulsar la flechita que hay a la derecha de los botones Suma o y seleccionar la opción Promedio (el botón Suma está en la ficha Inicio de la Cinta de opciones, mientras que está en la ficha Fórmulas). Se introducirá en la celda B17 la fórmula =PROMEDIO(B5:B16), que es la que calcula la temperatura media en el año.

Otra forma de hacerlo sería ponerte directamente en la celda B17 y seleccionar la función Promedio, desde la lista de los botones Suma o . Tras comprobar que las referencias a las celdas son las adecuadas, acepta la fórmula. Y otra forma de introducir esta función es pulsar el botón Insertar función , seleccionar esta función e introducir las referencias a las celdas.

Para poner el hipervínculo de esta hoja, ponte en la celda A2 y pulsa el botón ,

que está en la ficha Insertar de la Cinta de opciones. En el cuadro de diálogo que aparecerá, selecciona Lugar de este documento, en la sección Vincular a; a continuación, selecciona la Hoja3 y acepta la ventana.

Al insertar el hipervínculo, Excel cambiará el tipo de letra y el tamaño del texto de esta celda. Si quieres volver a ponerlo como estaba antes, selecciona el tipo de letra Cambria, el tamaño 14, el estilo Negrita y un color rojo para la fuente de texto desde el grupo de comandos Fuente de la ficha Inicio de la Cinta de opciones. También puedes indicar todas estas características a través de la ficha Fuente del cuadro de diálogo del Formato de celdas (accesible desde los botones Iniciador de cuadro de diálogo de los grupos de comandos del formato de la ficha Inicio).

Pasa a la Hoja3, ponte en la ficha Insertar de la Cinta opciones y pulsa el botón .

Selecciona la imagen Dibujo.bmp y acepta el cuadro para insertarla en la hoja. Si quieres mover la imagen, puedes pulsar sobre ella con el ratón y arrastrarla hasta otro sitio.

Para insertar un hipervínculo a esta imagen, selecciónala y pulsa otra vez el

botón . En este caso, tienes que seleccionar Archivo o página Web existente

en la sección Vincular a e introducir la dirección de la página en el campo Dirección.

Una vez hayas insertado el hipervínculo en esta imagen, si pulsas en ella te irás hasta la dirección que has puesto. Si quieres seleccionar la imagen, mantén pulsada la tecla mientras pulsas con el ratón en la imagen.

Guarda el libro pulsando el botón Guardar o a través de la opción Guardar del

menú del Botón de Office .

Accede a la opción Guardar como - Otros formatos del menú del Botón de Office .

En el cuadro de diálogo que se abre, selecciona el formato Página Web (*.htm;*.html) en la lista Tipo, selecciona la opción Todo el libro, escribe el nombre Página1.htm y guarda la página. También podrías asignar un título para la página web que se creará o pulsar el botón Publicar para indicar el elemento a publicar como página web y si quieres volver a publicar automáticamente la página cada vez que se modifique el libro origen de Excel.

Abre tu navegador de Internet (normalmente, puedes acceder a los navegadores desde el menú de Inicio de Windows) y abre el archivo Página1.htm que acabas de crear. Pulsa en el hipervínculo de la Hoja1 y luego en el de la Hoja3, comprobando que te llevan adonde deben.


ACTIVIDADES


En esta actividad final vamos a practicar varias de las cosas que hemos visto durante el curso. Crearemos un libro de

Excel en el que introduciremos fórmulas, funciones y gráficos, aparte de otras cosas.

Introduce los siguientes datos en un libro nuevo de Excel. Fíjate que tienes que poner en negrita los textos de los títulos, y pon también el ancho de las columnas de la A a la D a 18:

Este libro nos servirá para calcular el tiempo que podemos tardar en ir de una ciudad a otra, según la distancia que haya entre ellas y según la velocidad a la que vayamos. Cuando hayas escrito estos datos, pon el formato según te indico a continuación:

Vamos a escribir las fórmulas que calculen lo que queremos. Primero tienes que escribir, en la celda B4, una fórmula que calcule los kilómetros por minuto, a partir de los kilómetros por hora que indicamos en la celda A4. Para calcular los kilómetros por minuto, como una hora tiene 60 minutos, sería:

kilómetros por minuto = kilómetros por hora / 60

Final

En las celdas D8 a D12 tienes que escribir las fórmulas que calculen los minutos que tardaremos en recorrer esa distancia, según el valor de kilómetros por minuto que tenemos en la celda B4. Para calcular este tiempo, tienes que seguir la fórmula:

tiempo (minutos) = distancia / kilómetros por minuto

Establece el formato de las celdas D8..D12 a Número, sin ninguna cifra decimal. Pon el formato de la celda B4 como Número también, pero con dos cifras decimales.

Para comprobar que has escrito las fórmulas bien y que todo funciona correctamente, prueba a cambiar el valor de los kilómetros por hora (el valor de la celda A4) y fíjate cómo cambia el tiempo que necesitamos para recorrer esta distancia.

Ponte ahora en la Hoja2. En esta hoja pondremos las notas de unos alumnos durante el curso, en la asignatura de matemáticas:

Esta hoja nos servirá para obtener la nota final de cada alumno, que se calculará según las notas de los distintos exámenes y la de los trabajos que haya hecho el alumno durante el curso. Primero, escribe las funciones adecuadas en las celdas de la columna F para calcular la nota media de los cuatro exámenes.

A continuación, calcularemos la nota final, en las celdas de la columna H. Esta nota final será la nota media más los puntos que tenga el alumno por los trabajos.

Para acabar con esta hoja, pon un formato condicional a las celdas de las notas (que son las celdas B6..F8 y H4..H8), de forma que, si la nota es menor que 5, el texto de la celda aparezca en color rojo.

Pasa a la Hoja3 para seguir con la actividad e introduce los siguientes datos:


ACTIVIDADES


Esta hoja tendrá los resultados de una votación en varias provincias. Lo primero que tienes que hacer es calcular el número total de votos que ha obtenido cada partido; pon este resultado en las celdas de la fila 8.

Luego aplica algunos estilos de celda a las celdas de la tabla. Por ejemplo, puedes aplicar un estilo a la primera fila de títulos, otro a los nombres de las ciudades, otro a la última fila con los totales y otro a los datos propiamente dichos. Tu hoja puede tener un aspecto similar al siguiente:

Para finalizar, crea un gráfico con los datos de esta tabla. Los datos que se representarán en el gráfico serán los de las celdas A3..F7, el tipo de gráfico será de Columnas y el subtipo Columna agrupada 3D. En el eje de categorías (eje X) deben aparecer las provincias, mientras que los distintos partidos estarán representados en las distintas series del gráfico.

Pon también el texto Provincia en el eje de categorías (eje X) del gráfico y el texto Votos en el eje de valores (eje Z). Sitúa el gráfico en una hoja de gráfico.

Con este gráfico podrás ver, de una forma rápida, qué partido ha ganado en cada provincia y comparar los resultados de los distintos partidos en cada provincia.

Guarda el libro con el nombre Final.xlsx y sal de Excel.



SOLUCIÓN

En esta actividad combinaremos varias de las características de Excel que hemos visto hasta ahora. Aquí te indico varias cosas que tienes que tener en cuenta para crear el

libro:

Escribe los datos en el libro que aparece al abrir Excel. Seguro que no tienes ningún problema para hacer esto. Recuerda que puedes indicar el formato del texto de las celdas a través de los controles y botones del grupo de comandos Fuente de la ficha Inicio de la Cinta de opciones; indica la alineación centrada de los distintos textos en negrita desde el grupo de comandos Alineación. También puedes utilizar el cuadro de diálogo del Formato de celdas para establecer todas estas características.

En cuanto a los bordes, puedes usar el botón Bordes , mientras que el color de relleno de las celdas lo puedes indicar con la paleta de colores del botón Color de relleno (también desde el grupo de comandos Fuente). También puedes usar el cuadro del Formato de celdas para indicar estos formatos.

La fórmula de la celda B4 es sencilla, porque está formada simplemente por una división. La forma más fácil de introducirla es ponerte en esta celda, escribir el signo igual ( = ), hacer clic en la celda A4 (para que se introduzca una referencia a esta celda en la fórmula) y, a continuación, escribir el resto de la fórmula, que será /60. Con todo esto, la fórmula resultante será:

=A4/60

Por supuesto, también puedes escribir esta fórmula directamente en la celda; al escribir A4, Excel sabrá que te estás refiriendo a esa celda.

Ponte ahora en la celda D8, para escribir la fórmula que va ahí. Según lo que hemos dicho en el enunciado, esta fórmula será la distancia (que tenemos en la celda C8) dividido por la velocidad (los kilómetros por minuto, que tenemos en la celda B4):

=C8/B4

Puedes escribir la fórmula directamente en la celda o escribir el signo igual ( = ), hacer clic en la celda C8, escribir el signo de división ( / ), hacer clic en la celda B4 y aceptar la fórmula.

Si copiamos esta fórmula en las celdas que están debajo (las celdas D9 a D12), las referencias a las celdas se actualizarán (es decir, se introducirán las fórmulas =C9/B5, =C10/B6...). Esto no es exactamente lo que queremos, ya que el valor por el que dividimos (la celda B4) no debería cambiar, sino que debería ser siempre el mismo. Para evitar esto, una vez que hayas introducido la fórmula de la celda D8, pon el cursor en la referencia de la celda B4 y conviértela en una referencia absoluta, pulsando la tecla . La fórmula se quedará entonces como:

=C8/$B$4

Final

Ahora ya podemos copiar la fórmula de la celda D8 en las celdas de bajo, con lo que se introducirán las fórmulas =C9/$B$4, =C10/$B$4, =C11/$B$4 y =C12/$B$4.

Para finalizar con esta hoja, el formato de las celdas lo puedes establecer a Número, con las cifras decimales indicadas, a través de la ficha Número del cuadro del Formato de celdas.

Después de introducir los datos de la Hoja2, escribe las funciones de la columna F. Recuerda las distintas formas de que dispone Excel para hacer esto: selecciona las celdas B4..F8, pulsa en la flechita del botón Suma o y selecciona la función Promedio; selecciona las celdas F4..F8 y selecciona la función Promedio a través de estos mismos botones; ponte en la celda B4 e introduce la fórmula manualmente (pulsando el botón Insertar función , seleccionando la función PROMEDIO e indicando las referencias a las celdas B4..E4 como argumento), y luego copia esta función en las celdas de debajo.

De cualquiera de las maneras, las fórmulas que se tienen que introducir en las celdas son:

Celda F4: =PROMEDIO(B4:E4) Celda F5: =PROMEDIO(B5:E5) Celda F6: =PROMEDIO(B6:E6) Celda F7: =PROMEDIO(B7:E7) Celda F8: =PROMEDIO(B8:E8)

En las celdas de la columna H, calcularemos la nota final con fórmulas. Ponte en la celda H4 y escribe la fórmula =F4+G4 (recuerda que, la forma más sencilla de introducirla es escribir el signo igual ( = ), pulsar en la celda F4, escribir el signo de suma ( + ) y hacer clic en la celda G4. Copia esta fórmula en las celdas de debajo, con lo que se quedarán:

Celda H4: =F4+G4 Celda H5: =F5+G5 Celda H6: =F6+G6 Celda H7: =F7+G7 Celda HF: =F8+G8

Selecciona las celdas en las que vas a aplicar el formato condicional y despliega el menú del botón ; selecciona la opción Resaltar reglas de celdas - Es menor que. En la ventana que aparecerá, escribe el valor 5 en el campo de la izquierda y selecciona Texto rojo en la lista de la derecha. Para indicar el formato, también podrías seleccionar la opción Formato personalizado en esta lista e indicar manualmente el formato que se aplicaría a las celdas que cumplieran la condición.



Tras aceptar la ventana del formato condicional, podrás ver que, en los exámenes que el alumno haya suspendido, la nota aparece en color rojo. Si la nota media o la nota final es suspenso, también se ve en color rojo.

Para que las notas medias y finales se vean mejor, puedes poner estas celdas con el formato de Número, con una cifra decimal.

Pasemos a lo que tenemos que hacer en la Hoja3. Tras escribir los datos, selecciona las celdas B4..F8 y pulsa el botón Suma o . Con esto pondrás en las celdas de la fila 8 la función SUMA, para calcular el número total de votos de cada partido. Ésta es la forma más rápida y sencilla de hacer esto, pero recuerda que también puedes hacer lo mismo de otras formas.

Para poner los estilos a las celdas, selecciona primero las celdas adecuadas y luego elige el estilo desde la lista del botón , que está en la ficha Inicio de la Cinta de opciones. También puedes poner en negrita las celdas de la primera y última filas (la fila con los encabezados o títulos y la de los totales), así como centrar los textos de la primera fila de la tabla.

Para crear el gráfico, selecciona las celdas A3..F7, despliega el menú del botón

y selecciona el subtipo Columna agrupada 3D (que es el primer subtipo en la sección Columna en 3D, en el menú de este botón).

Tras crear el gráfico, pulsa el botón de la ficha Diseño (entre las herramientas

contextuales del gráfico), para cambiar los datos representados en las filas y columnas del gráfico, de forma que en el eje de categorías (eje X) se representen las provincias.

Para mostrar los rótulos o títulos en los ejes del gráfico, selecciona un diseño de gráfico que tenga estos elementos (desde la lista Diseño de gráfico de la ficha Diseño) o indícalo desde

el menú del botón (que está en la ficha Presentación de la Cinta de opciones).

Si quieres cambiar el aspecto del gráfico, puedes seleccionar un estilo para el mismo desde la lista Estilo de diseño de la ficha Diseño.

Utiliza el botón de esta misma ficha Diseño para indicar que el gráfico se debe

mostrar en una hoja de gráfico, y no incrustado en una hoja de cálculo.

Si quieres, puedes probar a cambiar el gráfico, modificando el aspecto de sus elemento (color de fondo o de contorno, sombras, etc.), añadiendo algún elemento más (por ejemplo, las etiquetas de datos en la parte superior de cada columna), etc., para que el gráfico se muestre como más te guste.

Pulsa el botón Guardar de la Barra de herramientas de acceso rápido o accede

a la opción Guardar del menú del Botón de Office para guardar el libro, poniendo

el nombre que te indico en el enunciado de la actividad.

Formato de párrafo (I)

1. ALINEACIÓN DEL TEXTO

El formato de un texto es el aspecto que tiene, según el tipo de letra, su tamaño, color, alineación, sangría, interlineado,

separación de caracteres y otras características que ya iremos viendo.

Hay tres tipos de formatos que puedes aplicar al texto de un documento:

Formato de carácter: tipo de fuente, tamaño, color, etc.

Formato de párrafo: alineación, interlineado, sangría, tabulaciones, etc.

Formato de página: alineación vertical, paginación, etc.

Hasta ahora hemos visto cómo escribir y darle formato de carácter al texto cambiando el tipo de fuente, color, negrita, cursiva, etc. Veamos cómo dar formato a los párrafos.

El formato de párrafo consiste en cambiar la posición de sus líneas de texto para que tenga un mejor aspecto.

La Alineación es la forma de colocar las líneas de texto de un párrafo respecto a los márgenes derecho e izquierdo de la página:

Alinear a la izquierda: líneas pegadas al margen izquierdo de la página, con el borde derecho del texto de forma desigual.

Centrar: sitúa cada línea de texto entre los márgenes derecho e izquierdo.

Alinear a la derecha: líneas pegadas al margen derecho de la página, dejando el borde izquierdo del texto de forma desigual.

Justificar: líneas pegadas al margen izquierdo y derecho poniendo espacios entre las palabras, excepto la última línea.



La alineación se aplica a to-das las líneas de texto del

párrafo donde sitúes al cursor o a todo el tex-to que hayas seleccionado.

Para aplicar los distintos tipos de alineación, pulsa los botones siguientes:

Fíjate en que, para justificar el texto, Word pone espacios entre las palabras. Así todas las líneas, excepto la última, ocupan el espacio entre el margen izquierdo y derecho.

Si quieres alinear varios párrafos, tienes que seleccionarlos primero.

La división automática de palabras que hayas hecho a un documento cambiará al aplicar una alineación.

Para aplicar un determinado tipo de alineación a un texto debes tener en cuenta:

Si quieres aplicar una determinada alineación a todo el documento y aún no has empezado a escribirlo, la alineación que elijas se mantendrá en todo el texto.

Si quieres aplicar una alineación a todo o parte del documento pero ya has escrito el texto, selecciona el texto y aplica la nueva alineación. Ten en cuenta que, si escribes más texto, el nuevo texto seguirá la alineación del párrafo anterior.

Para alinear un determinado párrafo, no es necesario seleccionarlo previamente, simplemente sitúa el cursor en alguna parte del párrafo y aplica la alineación que quieras.

2. LA BARRA DE REGLA

Con la barra de regla puedes ajustar el ancho del margen de las páginas y utilizar tabulaciones.

Como ya sabes, El margen de la página es el espacio entre el borde del papel y donde empieza el texto.

Te recuerdo que cada página tiene cuatro márgenes: izquierdo, derecho, superior e inferior.

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La barra de regla pue-des ocultarla o mostrar-la cuando

quieras con la opción Regla en la ficha Vis-ta o pulsando el botón Regla

.

Si muestras el documento en la vista Diseño de impresión, verás cómo aparece una regla horizontal para indicar los márgenes izquierdo y derecho; y otra regla vertical, para indicar los márgenes superior e inferior de la página.

Si la página se muestra muy grande para verla toda entera en la pantalla, puedes hacerla más pequeña utilizando el control deslizante Zoom que está en la barra de estado.

La escala de la regla está graduada en centímetros. Al cambiar el tamaño del documento con el zoom, la escala de la regla se adapta a su tamaño.

En ambos extremos de la regla horizontal hay dos zonas de color oscuro, que indican los límites de los márgenes de la página.



Puedes ajustar los márgenes arrastrando los marcadores margen izquierdo de la página y margen derecho de la página.

Si muestras la ficha Diseño de página y pulsas Márgenes del grupo Configurar página, se despliega y puedes elegir unos determinados márgenes ya prefijados.

También puedes seleccionar la opciónMárgenes personalizados, mostrándose un cuadro de diálogo donde puedes indicar el ancho de los cuatro márgenes de la página.

También pue-des mostrar

este cuadro de diálogo pul-

sando el botón Iniciador del cuadro de

diálogo del grupo Confi-

gurar página.

Como siempre, si escribes más texto en el documento o cambias su formato, el texto se readapta al documento.

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3. SANGRAR EL TEXTO

La sangría es la separación que hay desde el borde del texto hasta los márgenes.

Desde la barra de regla puedes cambiar la sangría en el borde izquierdo y derecho del texto. Para ello, arrastra uno de los marcadores hasta otra posición en la regla.

Haciendo clic sobre uno de los marcadores y arrastrando hasta otra posición en la regla, se desplaza el borde del párrafo del texto en el que está el cursor.

No debes confundir los márgenes con las sangrías.

El margen es la distancia existente entre el borde físico del papel y el área de texto.

La sangría es una distancia adicional que se mide a partir del margen y que se utiliza para estructurar el texto o para crear el efecto deseado.

En la parte izquierda de la barra de regla puedes arrastrar cualquiera de los tres marcadores:

Sangría primera línea : sólo cambia la sangría de la primera línea del párrafo.

Sangría francesa : cambia la sangría de todas las líneas del párrafo, excepto de la primera línea.

Sangría izquierda : cambia la sangría de todas las líneas del párrafo.



Otra forma de ajustar la sangría del párrafo es indicando el valor de la sangría en Aplicar sangría, dentro del grupo Párrafo de la ficha Diseño de página.

Hay dos valores: uno para la sangría izquierda y otro para la sangría derecha .

Otra forma de ajustar la sangría es en el cuadro que aparece al pulsar Iniciador del cuadro de diálogo del grupo Párrafo.

En la sección Sangría puedes indicar la distancia entre los bordes del texto y los márgenes de la página.

Para aumentar o disminuir la sangría izquierda, también puedes pulsar los botones Disminuir sangría y Aumentar sangría , dentro del grupo Párrafo en la ficha Inicio.

Cada vez que cambias la sangría, el borde del texto se desplaza hasta uno de los puntos de la regla que tiene en la parte de abajo: son las tabulaciones.

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4. UTILIZAR LAS TABULACIONES

Los puntos que hay en la parte de abajo de la barra de regla son las tabulaciones que vienen por defecto

separadas por 1,25 cm.

Otro elemento que puedes poner en la barra de regla son las tabulaciones. Vamos a ver para qué puedes utilizarlas.

Sólo con hacer clic en la barra de regla, se crea una tabulación. Si pulsas la tecla Tab , el cursor salta a la siguiente tabulación.

En el extremo izquierdo de la barra de regla está el botón de tabulación con un símbolo en forma de L. Cada vez que lo pulsas, cambia el tipo de tabulación.

Éstos son los tipos de tabulaciones disponibles:

Tabulación izquierda : el texto se coloca a la derecha de la tabulación.

Tabulación centrada : el texto se sitúa con la tabulación en el centro.

Tabulación derecha : el texto se coloca a la izquierda de la tabulación.

Tabulación decimal : el texto escrito antes del punto o coma decimal se sitúa a la izquierda de la tabulación y el escrito después estará a la derecha.

Barra de tabulación : línea vertical que se muestra alineada con la tabulación.

Además de las tabulaciones anteriores, desde el botón de tabulación puedes incluir en la barra una Sangría de primera línea o una Sangría francesa .

Supón que te has equivocado en la tabulación y quieres cambiarla de sitio o borrarla. Para quitar una tabulación, sólo tienes que arrastrarla fuera de la regla y desaparece. También puedes arrastrarla a otra parte de la regla para situarla en otro lugar.

Si quieres añadir tabulaciones con mayor precisión, puedes hacerlo escribiendo la posición en de la tabulación en la regla indicándolo en centímetros.



Para ello, pulsa Iniciador del cuadro de diálogo del grupo Párrafo y, en el cuadro que aparece, pulsa el botón Tabulaciones...

Una vez has puesto todas las tabulaciones en la regla, pulsando sólo la tecla Tab , trasladas el cursor de una tabulación a otra.

Como ves, las tabulaciones te pueden servir para organizar datos en forma de columnas.

5. CARACTERES NO IMPRIMIBLES

Además del texto del documento, Word pone una serie de marcas para indicar espacios, tabulaciones, formatos, etc.

Todas estas marcas o códigos son invisibles, pero puedes hacer que se muestren u oculten pulsando el botón Mostrar todo .

En el texto anterior se ven los códigos o marcas. Observa que en la separación entre palabras hay un pequeño punto que Word interpreta como un espacio. El carácter significa final de párrafo y se inserta cada vez que pulsas la tecla .

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No debes borrar ninguna de estas marcas. Por ejemplo, si borras el signo de final de párrafo, se pierde el formato del párrafo que está situado después de ese signo.

Por eso, si borras alguna por un descuido, debes restablecerlas inmediatamente pulsando el botón Deshacer .

Este tipo de códigos o marcas sólo sirven para comprobar lo que realmente has introducido. Por ejemplo, puede que en lugar de una tabulación hayas introducido espacios.

Pulsa el Botón de Office , pulsa el botón Opciones de Word. y selecciona la opción Mostrar.

En el apartado Mostrar siempre estas marcas de formato, puedes indicar qué caracteres no imprimibles quieres mostrar en el documento.



ACTIVIDADES

Microsoft Word 2007 - Avanzado


En estas actividades tienes que escribir el texto y darle el formato adecuado para que se vea como te muestro a

continuación:

Pon en marcha Word y utiliza un nuevo documento.

Ajusta los marcadores de sangría y escribe el texto del título centrado con la fuente Times New Roman a 12, en negrita, con subrayado y de color marrón.

El texto del párrafo que está debajo del título irá en fuente Arial con un tamaño de 11.

Prepara las tabulaciones y escribe los subtítulos EQUIPO, DEPORTE y PUNTUACIÓN con fuente Verdana a 12, en negrita, con subrayado y de color azul.

Añade los datos en fuente Tahoma a 10 separando cada bloque por una línea de guiones pulsando la tecla .

Sal de Word y guarda el documento con el nombre que quieras.




En estas actividades tendrás que dar formato a los párrafos y aplicar tabulaciones para organizar el texto en columnas:

Pon en marcha Word desde el menú Inicio o haciendo doble clic en el icono de un acceso directo.

Muestra la barra de regla si no aparece. Para visualizarla, activa la opción Regla en la ficha Vista o pulsa el botón Regla , que está en la barra de desplazamiento vertical de la ventana del documento.

Arrastra el marcador de sangría derecho hasta el 12 de la escala de la regla.

Selecciona la fuente Times New Roman y tamaño 12 en las listas de Fuente y Tamaño de fuente en el grupo Fuente de la ficha Inicio. Pulsa Negrita y Subrayado .

Escribe el texto del título en mayúsculas. Para centrarlo, pulsa el botón Centrar .

Selecciona el título y pulsa la parte derecha del botón Color de fuente . Al desplegarse, pulsa en la opción Más colores y elige un color marrón.

Pulsa la tecla para añadir otro párrafo.

Primero ajusta el tipo de fuente Arial y tamaño de 11. Después escribe el texto. Para adaptarlo a los dos márgenes laterales, pulsa el botón Justificar .

Estando el cursor en el párrafo, ajusta el marcador de sangría izquierda y el de primera línea para que el texto se vea como aparece en el enunciado.

Añade otro párrafo pulsando la tecla .

Asegúrate de que el botón de tabulación tenga el aspecto de tabulación izquierda y haz clic en la posición 2 de la regla.

Pulsa en el botón de tabulación hasta que tenga el aspecto de tabulación centrada y haz clic en la posición adecuada de la regla para incluir la tabulación.

Haz lo mismo para seleccionar y colocar la tabulación derecha en la posición de la regla que se ve en el enunciado.

Selecciona la fuente Verdana a 12, en negrita.

Pulsa la tecla Tab y escribe EQUIPO. Repite lo mismo para escribir DEPORTE, y PUNTUACIÓN a nivel de cada una de las tres tabulaciones.

SOLUCIÓN

Selecciona EQUIPO y pulsa el botón Subrayado . Repite lo mismo con los subtítulos DEPORTE y PUNTUACIÓN.

Selecciona toda la línea de subtítulos, pulsa el botón Color de fuente , pulsa en la opción Más colores y aplica un color azul.

Añade un nuevo párrafo.

Pulsa en el botón de tabulación hasta que tenga el aspecto de tabulación decimal y haz clic en el 9 de la regla.

Cambia la fuente a Tahoma y el tamaño a 10 y escribe los datos de las columnas.

Para separar los bloques de distintos deportes, escribe una línea de varios guiones pulsando varias veces la tecla .

Si quieres ver cómo debe quedar el documento, puedes abrir el archivo Torneos.docx, que encontrarás entre los Trabajos de la lección.

Para guardar el documento, pulsa el Botón de Office en la ventana de Word y, en el cuadro de diálogo que aparece, pulsa Guardar o Guardar como. También puedes pulsar el botón Guardar .

Para cerrar Word, pulsa el Botón de Office y, en el cuadro de diálogo que aparece, pulsa X Salir de Word. También puedes pulsar Cerrar en la ventana de Word.

Formato de párrafo (II)

1. ESPACIO ENTRE LAS LETRAS

Hay veces en que para resaltar un texto, puedes aumentar el espacio entre sus letras, para darle otro aspecto. Para ello,

puedes poner tú mismo espacios entre las letras, pero esto es lento y aburrido.

Word puede hacer este trabajo por nosotros. Lo primero que hay que hacer es seleccionar el texto al que vas a ajustar la separación entre sus letras o caracteres.

Pulsa el botón Iniciador de cuadro de diálogo en el grupo Fuente... y, en el cuadro de diálogo que aparece, muestra la ficha Espacio entre caracteres.

En la lista Espaciado puedes elegir la separación que quedará entre los caracteres o letras del texto:

Normal: espacio que tenga el tipo de letra. Expandido: aumenta el espacio entre las letras. Comprimido: disminuye el espacio entre las letras.

En la lista En: de la misma línea, puedes indicar la cantidad de espacio que quieras exactamente.

En la Vista previa puedes ver cómo aumenta o disminuye la separación entre los caracteres del texto al cambiar los parámetros del cuadro de diálogo.



2. INTERLINEADO Y ESPACIADO

Vamos a seguir viendo más cosas sobre el formato de los párrafos.

Una de las cosas que puedes hacer es ajustar el espacio entre las líneas de texto de los párrafos y también la separación entre los párrafos.

El interlineado sirve para indicar el alto de cada línea de texto del párrafo. La separación o espacio entre las líneas depende del tipo de letra o fuente que utilices y de su tamaño.

Una forma de cambiar el interlineado, es pulsando el botón Interlineado en el grupo Párrafo de la ficha Inicio. Entonces se despliega mostrando varias opciones.

Puedes elegir entre los valores que aparecen en el menú. Por ejemplo, si eliges 2,0, el texto seleccionado se separa con doble espacio.

Con las opciones Agregar espacio antes del párrafo y Agregar espacio después del párrafo , puedes añadir espacio entre los párrafos.

Otra forma de añadir con precisión espacio antes y después de un párrafo, es indicándolo en Espaciado, que está en el grupo Párrafo de la ficha Diseño de página.

Si pulsas el botón Interlineado y seleccionas Opciones de interlineado, aparece el cuadro de diálogo Párrafo.

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Desplegando la lista Interlineado puedes indicar el alto de cada línea de texto del párrafo.

Éstos son los tipos de interlineado que puedes elegir:

Sencillo: el interlineado es el mismo que el alto del tipo y tamaño de fuente que utilices.

1,5 líneas: el espacio entre las líneas aumenta una línea y media.

Doble: el espacio entre las líneas será el doble. Si el tamaño de la fuente es de 12 puntos, el interlineado doble es de 24 puntos.

Mínimo: Word ajusta el espacio entre las líneas para acomodar tamaños de fuentes o gráficos más grandes, que de otra forma no entrarían en el interlineado indicado.

Exacto: interlineado fijo que no se ajusta a la fuente, por lo que, si hay partes del texto que no se ven completamente porque la tapa la línea siguiente o la anterior, tendrás que aumentar dicho interlineado.

Múltiple: puedes aumentar o reducir el interlineado en cualquier porcentaje.



Word utiliza por defecto el interlineado Sencillo.

En la sección Espaciado puedes establecer la separación entre un párrafo y otro:

Anterior: espacio de separación antes del párrafo. Posterior: espacio de separación después del párrafo.

Según el tipo de interlineado que selecciones, en la parte de abajo del cuadro de diálogo puedes ver en la Vista previa el aspecto que tendrán las líneas de los párrafos.

Cuando escribes el texto de un documento, los párrafos están juntos. Si quieres separarlos unos de otros para cambiar el aspecto del documento, es mejor ajustar el espacio entre párrafos que introducir párrafos en blanco pulsando la tecla Intro .

3. AÑADIR BORDES Y SOMBREADO

Hay funciones de Word que sirven para mejorar el aspecto del texto de los documentos.

Por ejemplo, para destacar un título o un párrafo, por ser más importante que los otros, puedes poner:

Bordes: líneas que rodean a un párrafo. Sombreado: rellena el párrafo de un color.

Para aplicar los bordes y sombreados a un párrafo, sólo tienes que poner el cursor sobre sus líneas. También puedes seleccionarlo todo o la parte del párrafo a la que vayas a poner un borde o un sombreado.

Después, para aplicar un borde, pulsa la parte derecha del botón Bordes y, cuando se despliega, selecciona el tipo de borde que quieras aplicar: superior, inferior, derecho, izquierdo, etc.

Para eliminar cualquier tipo de borde que hayas aplicado a un párrafo, selecciona la opción Sin borde.

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Pulsando el botón Línea horizontal, podrás elegir entre distintos tipos de líneas para incluir una línea

horizontal de separación del texto en un documen-to cuando

pulses el botón Bordes y selecciones Línea hori-

zontal.

Para cambiar el ancho del borde que

rodea a un pá-rrafo, desplaza los marcadores de la sangría derecha y sangría iz-

quierda en la barra de regla.

También podemos establecer un tipo de borde no sólo con una línea, sino con distintas formas y colores. Para ello, pulsa la parte derecha del botón Bordes y selecciona la opción Bordes y sombreado...

En la ficha Bordes tienes que seleccionar y ajustar algunos parámetros para elegir la forma del borde.

En la sección Valor eliges el tipo de borde: Ninguno, Cuadro, Sombra, 3D y Personalizado.

En la lista Estilo puedes elegir la forma o tipo de línea para el borde. Puedes recorrer la lista arrastrando la barra de desplazamiento.

Recuerda que un borde no es más que un conjunto de líneas que rodean un determinado párrafo.

Si quieres ocultar o mostrar alguna de las partes del borde, en la sección Vista previa pulsa los botones Borde izquierdo , Borde derecho , Borde superior , Borde inferior para las líneas que forman el borde: izquierda, derecha, arriba y abajo.

En las listas Color y Ancho puedes elegir estas dos características de las líneas del borde.

Una vez tengas elegido el formato del borde, acepta el cuadro de diálogo. Todo lo que abarca el párrafo donde estaba el cursor se verá rodeado por el borde.



El Sombreado consiste en rellenar el párrafo de un color que puedes elegir entre los que hay en este cuadro.

Para rellenar de color un párrafo con un sombreado, pulsa en la parte derecha del botón Sombreado y elige el color que quieras aplicar.

Puedes elegir cualquier color de los que se muestran o seleccionar la opción Más colores... para elegir otros colores.

Para ver el aspecto que tendrá el párrafo con un color, puedes situar el puntero del ratón en uno de los colores y verás el párrafo con el sombreado de ese color.

Para eliminar un sombreado, selecciona la opción Sin color.

Otra forma de ajustar el sombreado de un párrafo es desplegando el botón Bordes , seleccionando la opción Bordes y sombreado... y mostrando la ficha Sombreado.

En Relleno puedes elegir el color del sombreado. En la lista Estilo eliges el nivel de claridad del sombreado con el color del relleno que hayas elegido.

Cómo siempre, en la Vista previa puedes ver cómo quedará el efecto en el texto antes de aplicarlo.

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Si seleccionas la primera palabra del párrafo antes de aplicar la letra capital,

Word convierte en letra capital toda la pala-

bra.

4. LETRA CAPITAL

Si te fijas en la primera letra de este párrafo que estás leyendo, verás que es más grande que las otras. Lo mismo sucede con

la primera letra de todos los capítulos de este manual. A este tipo de letra se le llama letra capital.

Seguro que en algunos libros, periódicos o revistas has visto cómo la primera letra del texto era mucho más grande que las otras y que incluso ocupaba dos o tres líneas.

Para convertir en letra capital la primera letra de un párrafo, primero sitúa el cursor en cualquier parte del párrafo.

Después, muestra la ficha Insertar y pulsa el botón Letra capital en el grupo Texto.

Puedes elegir entre situar la letra capital En texto o fuera de él, En margen. Para quitar una letra capital, elige la opción Ninguno.

Si seleccionas Opciones de letra capital..., se muestra un cuadro de diálogo donde puedes indicar otras opciones.

Según la opción que elijas en la Posición, la letra capital puede ir incluida en el bloque de texto o fuera de él, en el margen.

En la sección Opciones puedes indicar el tipo de Fuente de la letra capital, y establecer el número de Líneas que ocupa la letra y la Distancia desde el texto a la que debe quedar.

Puedes pulsar dentro del marco para poder editar el texto de la letra capital, cambiar su tamaño, color, etc.

Combinando bordes y sombreado en la letra capital, puedes aplicarle un recuadro para conseguir un mejor aspecto.



ACTIVIDADES



Aquí te indico lo que tienes que hacer en estas actividades:

Pon en marcha Word.

Abre el documento La Navidad.docx, que encontrarás entre los Trabajos de la lección.

Este documento tiene un título principal, varios subtítulos escritos en mayúsculas y el texto de cada uno de los capítulos.

Aplica la alineación de forma que el título esté centrado, los subtítulos a la izquierda con un poco de sangrado y el resto del texto ajustado a los dos márgenes.

Ajusta la separación entre los párrafos para que no queden pegados unos a otros. Ten en cuenta que los subtítulos deben quedar más separados del párrafo anterior que del siguiente.

Incluye una letra capital en la primera letra del primer párrafo del texto del primer capítulo, con la posición En texto, la fuente Lucida Calligraphy ocupando 2 líneas y de color azul oscuro. Al resto de párrafos, les sangras la primera línea.

Cambia el color del texto del título y de los subtítulos y les añades bordes y sombreados.

El título debe ir en fuente Comic Sans MS a 16 de tamaño, en negrita y un color verde al texto. Aplica luego un Borde del tipo Cuadro con color verde algo oscuro y un sombreado de color verde más claro.

A los subtítulos les aplicas una fuente Calibri a 14 de tamaño, en negrita y un color canela oscuro al texto, con un sombreado de color amarillo claro.

Cuando termines cierra el programa Word y te guardas el documento con el nombre que quieras.




SOLUCIÓN

Si tienes alguna duda de cómo hacer las actividades que te he indicado, consulta los puntos que siguen:


Pulsa el Botón de Office y después el botón Abrir. En el cuadro Abrir, selecciona la carpeta donde se encuentra el archivo y abre el archivo La Navidad.docx.

Sitúa el cursor en el texto del título y pulsa el botón Centrar para centrarlo.

Selecciona todo el documento, excepto el título, y pulsa Justificar para adaptarlo a los dos márgenes laterales.

A las líneas de texto siguientes las seleccionas y aplicas la Alineación izquierda :

A) Turrones de cocción (Alicante, Jijona, guirlache, terrónico, etc.)B) Turrones de molienda (mazapanes, turrón de piedra, etc.)

Sitúa el cursor en el primer subtítulo (INTRODUCCIÓN) y arrastra el marcador de sangría de la primera línea hacia la derecha para aplicar algo de sangrado al texto.

Sitúa el cursor en el texto del título. Muestra la ficha Diseño de página y en Espaciado ajusta el espaciado anterior a 6 pto y el posterior a 18 pto.

Para el espaciado del resto del texto, primero lo seleccionas y después le aplicas un espaciado anterior de 0 pto y posterior de 12 pto.

Haz lo mismo con el primer subtítulo para ajustar el espaciado anterior a 18 pto y el posterior a 6 pto.

El formato de los subtítulos lo aplicarás sólo al primero y después lo copias al resto de subtítulos con el botón Copiar formato .

Para convertir en letra capital la primera letra de un párrafo, sitúa el cursor sobre el párrafo. Después, en la ficha Insertar, pulsa el botón Letra capital en el grupo Texto y elige Opciones de letra capital...

Selecciona la opción En texto y elige la fuente Lucida Calligraphy ocupando 2 líneas y acepta para crear la letra capital.

Muestra la ficha Inicio y pulsa la parte derecha del botón Color de fuente . Al desplegarse, elige un color azul oscuro.

Para sangrar la primera línea de un párrafo, en la barra de regla arrastra el marcador de sangría de la primera línea hacia la derecha.

Para el título aplica una fuente Comic Sans MS a 16 de tamaño, en negrita y un color verde al texto.

Para aplicar el borde y el sombreado, sitúa el cursor sobre el título, pulsa en la parte derecha del botón Bordes , selecciona la opción Bordes y sombreado... y muestra la ficha Bordes o la ficha Sombreado para ajustar cada uno de ellos.

Para el título, en la ficha Bordes seleccionas el borde de tipo Cuadro y despliegas la lista Color para elegir un color verde oliva algo oscuro. En la ficha Sombreado despliegas la lista Relleno y seleccionas un color verde oliva más claro.

Selecciona el texto del primer subtítulo y le aplicas una fuente Calibri a 14 de tamaño, en negrita y un color canela oscuro al texto. Después, pulsas la parte derecha del botón Sombreado y seleccionas el color amarillo claro.

Haz doble clic en el botón Copiar formato y haz clic a la izquierda de cada una de las líneas de texto con subtítulos para aplicarles el mismo formato que al primero. Cuando termines, pulsa la tecla .

Puedes abrir el documento La Navidad Final.docx, que encontrarás entre los Trabajos de la lección, para ver cómo debería quedar el documento una vez lo hayas terminado.



Formato de página (I)

1. ALINEACIÓN VERTICAL DEL TEXTO

Vamos a ver cómo darle formato a las páginas.

En Word puedes ajustar el texto verticalmente dentro de la página. Esto es útil cuando la página no tiene mucho texto, como puede ser una portada de un proyecto o trabajo.

Puedes indicar una determinada alineación vertical del texto en lugar de añadir líneas en blanco, es decir, crear párrafos pulsando repetidamente la tecla Intro .

La alineación vertical es una característica del formato de página y no del párrafo, ya que realmente está indicando cómo debe distribuirse todo el texto de la página entre los márgenes superior e inferior.

Laalineación verticalno puede verse en el modo de vista Borrador. Para comprobar el resultado, deberás ver el documento, bien en Vista preliminar o bien en el modo de vista Diseño de impresión.

Para aplicar la alineación vertical, pulsa el botón Iniciador de cuadro de diálogo en el grupo Configurar página y muestra la ficha Diseño. Despliega la lista Alineación vertical y elige la opción que quieras.



Al desplegar la lista Alineación vertical puedes elegir entre cuatro opciones:

Al insertar un salto de pá-gina manual, Word desplaza los siguien-tes saltos de página

automáticos para ajustar-los a la nueva distribución de páginas, pero no moverá de posición los

saltos de pá-gina manua-les que hayas

puesto.

Superior: ajusta la parte superior del texto con el margen superior. Esta alineación es la que aparece por omisión.

Centrada: los párrafos se ajustan con respecto al centro de la página, a medio camino entre el margen superior e inferior.

Justificada: distribuye los párrafos de forma equilibrada entre los márgenes superior e inferior.

Abajo: ajusta la parte inferior del texto con el margen inferior.

2. SALTOS DE PÁGINA

Cuando abres un nuevo documento, Word crea una página para que comiences a escribir.

A medida que vas escribiendo, cuando el texto llena toda la página, Word añade una página nueva para que puedas seguir poniendo texto. Así, el documento tendrá las páginas que necesite para contener el texto que escribas.

Cuando vamos escribiendo y Word tiene que crear una nueva página, incluye una separación entre ellas llamada salto de página automático.

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Los saltos de página

automáticos no se pueden eliminar. Para eliminar un salto de pá-gina manual, selecciónalo y pulsa la tecla

.

Tú puedes insertar un salto de página en cualquier lugar del documento, por lo que se llamará salto de página manual. Para ello, primero sitúa el cursor en el punto del documento donde quieras que comience la nueva página.

A continuación, muestra la ficha Insertar y pulsa el botón Salto de página. Para ver la marca de un salto de página manual, tienes que mostrar los caracteres no imprimibles pulsando, en la ficha Inicio, el botón Mostrar todo .

Si pulsas en el botón Página en blanco, se insertan dos saltos de página manuales, uno detrás del otro, dejando entre ellos una página en blanco.

En el texto siguiente se muestran los dos tipos de saltos de página, el automático y el manual.

La forma de mostrarse un salto de página depende del modo de vista en el que estés:

En la vista Borrador un salto de página automático aparece como una línea de puntos horizontal, mientras que un salto de página manual se ve de la misma forma, pero con las palabras Salto de página incluidas en la línea y sólo se ve si pulsas el botón Mostrar todo .

En la vista Esquema no aparecen los saltos de página manuales ni automáticos.

En las vistas Diseño de impresión, Lectura de pantalla completa y Vista preliminar, el salto de página, independientemente de su tipo, se muestra tal y como aparecerá al imprimirse, es decir, como una separación entre una página y otra.



Para ver la distribución en páginas del documento, lo mejor es mostrarlo con la vista Diseño de impresión con el aumento de Zoom adecuado para ver varias páginas.

Si insertas un salto de página después del primer párrafo de una página de dos líneas, el resto pasa a la página siguiente, quedando una página con sólo dos líneas que están entre los saltos de página.

3. BORDE DE PÁGINA

Veamos cómo poner un borde a toda una página para adornarla. Puede servirnos para decorar la portada o varias páginas de

una revista o de un libro.

Para poner un borde a la página, en la ficha Diseño de página, pulsa el botón Bordes de página.

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Aplica bordes de página a algunas

páginas de tus documentos para mejorar su aspecto.


Esta ficha es prácticamente igual que la de Bordes para los párrafos, pero aquí puedes elegir el dibujito que se aplicará como borde de la página seleccionándolo en la lista Arte.

Hay muchos diseños para aplicar en el borde de página. Seguro que entre ellos hay alguno que te gusta.

En la lista Aplicar a puedes elegir entre aplicar el borde a Todo el documento o sólo a algunas páginas o secciones. Una sección es una parte de un documento en la que puedes aplicar ciertas propiedades sólo a esa parte sin que afecte al resto del documento.

Cuando ya tengas ajustados los parámetros necesarios, pulsa Aceptar para crear el borde en la página.

Si estás mostrando el documento con la vista Borrador, como el borde de la página no se ve con esta vista, Word te cambiará a la vista Diseño de impresión.

Para ver todo el borde de la página que se sitúa por la zona de los márgenes, cambia el Zoom para poder ver toda la página entera.

Si pulsas el botón Color de página en la ficha Diseño de página, puedes elegir el color de fondo que se aplicará a todas las páginas del documento.



ACTIVIDADES



Éstas son las actividades que tienes que hacer:

Pon en marcha Word y abre el documento La Navidad.docx, que encontrarás entre los Trabajos de la lección.

Separa en la primera página los tres primeros párrafos donde pone:

Información de costumbres tradicionales La Navidad

Valencia, 10 de diciembre de 2007

Distribuye los tres párrafos de la primera página en vertical para que ocupen toda la página.

Adorna todas las páginas, excepto la primera, con un borde de página utilizando el motivo siguiente: .

Sal de Word y guarda el documento con el nombre que quieras.




SOLUCIÓN

Para ayudarte a hacer las actividades que te he indicado en esta lección, aquí te muestro algunos consejos para hacerlas:


Pulsa el Botón de Office y después el botón Abrir. En el cuadro Abrir, selecciona la carpeta donde se encuentra el archivo y abre el archivo La Navidad.docx.

Muestra el documento en el modo de vista Diseño de impresión utilizando los botones que hay a la derecha, en la barra de estado.

Para separar en la primera página del documento a los tres primeros párrafos, inserta un salto de página manual después del tercer párrafo. Veamos estos pasos con más detalle.

Sitúa el cursor al final del párrafo donde pone: Valencia, 10 de diciembre de 2007. Después muestra la ficha Insertar y pulsa el botón Salto de página.

Sitúa el cursor al principio del documento pulsando las teclas + .

Para distribuir los tres párrafos de la primera página en alineación vertical, pulsa el botón Iniciador de cuadro de diálogo en el grupo Configurar página y muestra la ficha Diseño. Despliega la lista Alineación vertical y elige la opción Justificada para que las tres líneas de los tres párrafos se sitúan distribuyéndose a lo largo de la página.

En la ficha Vista, pulsa el botón Una página para ver toda la página completa.

Vuelve a situar el cursor al final del párrafo donde pone: Valencia, 10 de diciembre de 2007. Después pulsa la tecla para eliminar el espacio hasta el final de la página.

Sitúa el cursor al principio del documento y, en la ficha Diseño de página, pulsa el botón Bordes de página.

Despliega la lista Arte y selecciona el diseño . Despliega la lista Aplicar a y selecciona Esta sección - Todas excepto primera pág. Acepta para aplicar el borde.



Formato de página (II)

1. MANTENER EL TEXTO JUNTO

Hay veces en las que, al final de una página, las líneas de un párrafo no caben y hay unas líneas al final de una página y el

resto de líneas están al principio de la página siguiente.

Para que el aspecto del texto quede bien, es mejor que ningún párrafo quede dividido entre dos páginas.

Para mantener juntas todas las líneas del último párrafo de una página cuando está dividido entre dos páginas, primero sitúa el cursor en el párrafo que está dividido.

Después, en la ficha Inicio, pulsa el botón Iniciador de cuadro de diálogo en el grupo Párrafo y muestra la ficha Líneas y saltos de página.



Dentro del apartado Paginación hay cuatro opciones para que puedas controlar el que un texto permanezca junto o no:

Control de líneas viudas y huérfanas: impide que se imprima la última línea de un párrafo en la parte superior de la página (línea viuda) o la primera de un párrafo en la parte inferior de la página (línea huérfana).

Conservar con el siguiente: si quieres que varios párrafos seguidos se muestren juntos en la misma página, sitúa el cursor en cualquier lugar del primer párrafo y, si son varios párrafos, selecciónalos y activa esta opción.

Conservar líneas juntas: las líneas de un párrafo se muestran siempre unidas en una misma página.

Salto de página anterior: para mantener un párrafo al principio de la página, coloca el cursor en el párrafo y activa esta opción. De esta forma, Word inserta un salto de página inmediatamente antes del párrafo. Siempre puede eliminarse desactivando la opción con la que lo has insertado.

En todo caso estas opciones sólo sirven para los casos en los que el salto de página de una página a otra sea automático.

Si la división se produce por un salto de página manual, tendrás que ser tú mismo quien arregle la distribución del texto.

Debes tener en cuenta lo siguiente a la hora de ajustar la paginación de un documento en Word:

El texto oculto, al hacerse visible, afectará a los saltos de página.

La división de palabras puede afectar a los saltos de página, al crearse más o menos líneas en un párrafo. Por ello, es recomendable ajustar la división de palabras antes que la paginación.

La inclusión de notas al pie de página hará que Word deje espacio para ellas y salte a la página siguiente.

Los gráficos no pueden dividirse, por lo que se trasladarán enteros a la página siguiente si no caben en la anterior.

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2. NUMERAR LÍNEAS

Seguro que alguna vez te habrán dicho: “Busca y lee la página 23 del libro”. Entonces vas pasando páginas mirando su

número hasta encontrar la página que te han dicho y te pones a leerla.

Para ir rápidamente a una de las páginas de un documento muy largo, necesitas que sus páginas estén numeradas. A veces, incluso también las líneas tienen que estar numeradas.

Veamos primero cómo podemos numerar las líneas de texto en los documentos de Word.

Para ello, muestra la ficha Diseño de página y pulsa el botón Números de línea para desplegarlo.

Puedes elegir entre distintas opciones, según cómo quieras numerar las líneas del documento:

Ninguno: elimina los números de línea del documento.

Continua: incluye en el margen izquierdo un número de línea a nivel de cada línea, desde la primera a la última línea del documento.

Reiniciar en cada página: incluye un número de línea, pero en cada página comienza desde el número 1.

Reiniciar en cada sección: incluye un número de línea, pero en cada sección comienza desde el número 1.

Suprimir del párrafo actual: elimina los números de línea del párrafo en el que se encuentra el cursor, reenumerándose las líneas a partir del siguiente párrafo.



También puedes configurar la numeración de líneas para que se adapte a lo que quieras hacer con el documento.

Para ello, pulsa el botón Números de línea y elige Opciones de numeración de líneas... En el cuadro de diálogo que aparece, pulsa el botón Números de línea.

En el cuadro Números de línea, tienes que activar la opción Agregar números de línea.

Si quieres que la numeración de líneas comience en un número que no sea el 1, lo escribes en Iniciar en.

En Desde el texto puedes poner la distancia entre los números de línea y el borde izquierdo del texto.

En Intervalo puedes poner cada cuántas líneas quieres que se vea el número de línea, por si no quieres que se vea en todas las líneas.

Tras pulsar el botón Aceptar, las líneas se muestran numeradas como hayas indicado.

Si eliges Reiniciar en cada página, la numeración de líneas vuelve a comenzar a partir de 1 o del número que hayas puesto en Iniciar en, en cada página.

En la siguiente numeración de líneas, en Intervalo se ha indicado un 2 para que se muestre uno de cada dos números de línea.

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3. NUMERAR PÁGINAS

Para numerar las páginas de un documento, muestra la ficha Insertar y pulsa el botón Números de página.

Puedes desplegar las opciones Principio de página, Final de página, Márgenes de página o Posición actual, dependiendo de en qué parte de la página quieras colocar los números de página.

En cada opción (Principio de página, Final de página, etc.) puedes desplegar una galería de diseños y elegir un diseño de número de página.

Al incluir el número de página al final de la página, se incluye dentro de lo que se llama Pie de página. Se muestra entonces una nueva ficha llamada Diseño en la cinta de opciones.

Si pulsas el botón Número de página y eliges Formato del número de página, se muestra un cuadro de diálogo para establecer el formato de los números de página.

Si despliegas la lista Formato de número, puedes elegir si numeras las páginas con números, con letras, etc., bien en mayúsculas o en minúsculas.



Las formas de numerar las páginas pueden ser:

Números arábigos (1, 2, 3, ...)

Números romanos tanto en mayúsculas (I, II, III, IV, ...) como minúsculas (i, ii, iii, iv, ...)

Letras minúsculas (a, b, c, d, e, ...) o mayúsculas (A, B, C, D, ...)

En Iniciar en puedes indicar el número con el que quieres que comience la numeración.

Si la primera página del documento es una tapa o una portada, no se muestra el número de página. Para que no se muestre el número de página en la primera página del documento, sitúa el cursor en el pie de página y activa la opción Primera página diferente.

Si, además, quieres que la segunda página del documento comience con el número de página 1 en lugar de con el 2, en Iniciar en debes indicar un 0.

Puedes eliminar los números de página de un documento pulsando el botón Número de página y seleccionando la opción Quitar números de página.

Una vez hayas terminado de dar formato a los números de página, pulsa el botón Cerrar encabezado y pie de página .

4. DIVIDIR EN SECCIONES

Un concepto importante en Word es el de sección. En muchas ocasiones, para aplicar un formato a una parte del documento

y no a otra, es necesario dividir el documento en unas partes llamadas secciones.

Un documento se puede dividir en cualquier número de secciones y dar el formato que quieras a cada sección.

Una sección puede ser tan corta como un único párrafo, ocupar una o varias páginas o ser tan larga como el documento entero.

En Word puedes dividir un documento en cualquier número de secciones y dar el formato que quieras a cada sección.

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Al dividir un documento en secciones, podrás aplicar un formato en una parte del documento y otro en otra.

Para insertar un salto de sección, sitúa el cursor en la posición donde quieras iniciar una nueva sección, muestra la ficha Diseño de página y pulsa el botón Saltos.

Desde este botón puedes insertar saltos de página y también saltos de sección.



Los saltos de sección se

eliminan igual que los saltos de página: lo seleccionas y pulsas la tecla

.

Dentro del apartado Saltos de sección elige el tipo de salto que indica el lugar en el que quieras iniciar la siguiente sección.

Puedes seleccionar entre distintas posibilidades para controlar los saltos de sección:

Página siguiente: Word introduce un salto de página en el salto de sección, por lo que la nueva sección comenzará en la página siguiente.

Continua: el salto de sección se insertará donde está el cursor, dentro de la misma página.

Página par: la nueva sección comenzará en la siguiente página que tenga número par.

Página impar: la nueva sección comenzará en la siguiente página con número impar.

Todos los formatos de sección, como el número de columnas, orientación de la página, márgenes, bordes de página, etc., se almacenan en el salto de sección.

Si eliminas un salto de sección, también borrarás el formato de la sección y el texto pasará a formar parte de la siguiente sección, adquiriendo su formato.

Si estás en el modo de vista Diseño de impresión no notarás ninguna diferencia al incluir un salto de sección.

Puedes pasar al modo de vista Borrador para poder ver dónde están los saltos de sección que tenga el documento.

A continuación te indico algunas situaciones en las que es necesario insertar una sección:

Utilizar un tamaño, orientación o márgenes del papel distinto en una parte del documento.

Crear una zona con un número de columnas distinto al de otra parte del documento.

Cambiar para una parte del documento el formato, posición o secuencia de los números de página.

Crear distintos encabezados y pies de página.

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Puedes aplicar dos saltos de sección y dejar un cierto texto en medio. Así podrás aplicarle distintos cambios de formato al texto encerrado en la sección sin que le afecte al resto del documento.

Sin embargo, lo más frecuente será insertar un salto de sección de Página siguiente, para cambiar el formato del documento de una página a otra.



ACTIVIDADES



A continuación te indico las actividades que tienes que hacer:

Pon en marcha Word y abre el documento Aventuras.docx, que encontrarás entre los Trabajos de la lección.

Haz que ningún párrafo quede partido o dividido entre una página y otra. Si algún subtítulo queda al final de una página, haz que se mantenga unido al párrafo siguiente.

Numera las líneas del documento, recorre el documento y luego quita esta numeración.

Numera las páginas del documento de forma que en la primera página comience con el número 2 como número de página y que esté situado en la parte inferior de las páginas y en el centro.

Guarda el documento con el nombre que quieras y sal de Word.




SOLUCIÓN

Si tienes alguna duda de cómo hacer alguna de las actividades, consulta los puntos que siguen:


Pulsa el Botón de Office y después el botón Abrir. En el cuadro Abrir, selecciona la carpeta donde se encuentra el archivo y abre el archivo Aventuras.docx.

Para evitar que un párrafo quede dividido entre dos páginas, recorre las páginas del documento y si encuentras un párrafo entre dos páginas, sitúa el cursor sobre él.

Después, en la ficha Inicio, pulsa el botón Iniciador de cuadro de diálogo en el grupo Párrafo, muestra la ficha Líneas y saltos de página y activa la opción Conservar líneas juntas. Repite esto para cada uno de los párrafos divididos.

Al ajustar uno de los párrafos, el subtítulo "Tierra firme" queda al final de la página.Selecciónalo junto al párrafo siguiente (que estará en la página siguiente). Después accede a la ficha Líneas y saltos de página del cuadro de diálogo Párrafo y activa la opción Conservar con el siguiente.

Sitúa el cursor al inicio del documento pulsando las teclas + y muéstralo en modo de vista Diseño de impresión si no está en este modo.

Para numerar las líneas de texto, muestra la ficha Diseño de página y pulsa el botón Números de línea para desplegarlo y elige Continua.

Pulsa la tecla para ir recorriendo las páginas del documento.

Para quitar los números de línea, pulsa el botón Números de línea para desplegarlo y elige Ninguno.

Para numerar las páginas de un documento, sitúa el cursor al inicio del documento, muestra la ficha Insertar y pulsa el botón Números de página. Despliega la galería de diseños de la opción Final de página y elige un diseño de número de página, de forma que el número quede en el margen inferior y en el centro de la página.

Pulsa el botón Números de página y selecciona Formato del número de página y, en el cuadro de diálogo que aparece, introduce 2 en Iniciar en y acepta.

Termina la numeración saliendo del pie de página pulsando el botón Cerrar encabezado y pie de página .

Recorre el documento pulsando la tecla para ver que todas las páginas están numeradas.



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