Manual Introducción al Sistema....MANUAL DE USUARIO: INTRODUCCIÓN AL SISTEMA DGCP – Sistema...

MANUAL DE USUARIO: INTRODUCCIÓN AL SISTEMA

DGCP – Sistema Informático para la Gestión de las Compras y Contrataciones del Estado Dominicano Edic. /Rev.: V02.00

Fecha: 29/06/2015

Teléfono: 809-682-7407 Fax: 809-688-1584 Asistencia Técnica Correo Electrónico: [email protected] Teléfono: 809-682-7407, opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana.

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HOJA DE CONTROL DE DOCUMENTO

DOCUMENTO / ARCHIVO:

Título MANUAL DE USUARIO: INTRODUCCIÓN AL SISTEMA

Nombre Archivo DGCP-MAN-Manual Usuario Introducción al Sistema F01A-E4GC v02.00

Fecha 29/06/2015

Versión v02.00

Cliente Dirección General de Contrataciones Públicas- DGCP

Asunto / Detalle Manual de usuario Introducción Área de Trabajo

Soporte lógico Microsoft Word

Localización Santo Domingo - República Dominicana

REGISTRO DE CAMBIOS

Versión Páginas Fecha Modificación Motivo del cambio

00.00 24 04/12/2014 Creación de documento

00.01 24 22/12/2014 Revisión del Documento

00.01 24 23/01/2015 Adaptación al Formato DGCP

00.02 31 09/01/2015 Adjuntar datos Dpto. Asistencia técnica

00.03 31 23/01/2015 Ajuste de Presentación

00.04 32 27/01/2015 Ajustes del documento con el sistema

01.00 32 29/01/2015 Revisión Final del Documento

01.01 32 05/05/2015 Revisión y actualización del Documento

02.00 32 29/06/2015 Actualización del Documento Fase 1A

DISTRIBUCIÓN DEL DOCUMENTO:

Nombre Área

Jhonattan Toribio Tecnología

George Slujalvkosky Tecnología

Sandra Santana Capacitación

mailto:[email protected]


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CONTROL DEL DOCUMENTO

Este documento ha sido:

Nombre: Preparado por: Revisado por: Aprobado por:

Firma:

Angélica Consuegra

Marianelly Aparicio

Fecha:



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ÍNDICE

1. IMÁGENES ........................................................................................................................ 5 2. INTRODUCCIÓN ................................................................................................................ 6 3. OBJETIVO .......................................................................................................................... 7 4. REQUISITOS TÉCNICOS DE ACCESO AL SISTEMA ................................................................. 8 5. RECOMENDACIONES GENERALES DE USO ........................................................................ 11 6. INTRODUCCIÓN AL SISTEMA............................................................................................ 12 7. REGISTRO DE USUARIO ................................................................................................... 13 8. ÁREA DE TRABAJO........................................................................................................... 21 9. CONTENIDO DEL ÁREA DE TRABAJO ................................................................................. 22 10. MENÚ INICIO .................................................................................................................. 23

10.1 Menú Procesos. ................................................................................................................................ 23 10.2 Menú Proveedores. .......................................................................................................................... 24 10.3 Menú. ............................................................................................................................................... 24 10.4 Menú Ir a. ......................................................................................................................................... 25

11. RECUPERACIÓN DE CONTRASEÑA .................................................................................... 25 12. GLOSARIO DE TÉRMINOS ................................................................................................. 28 NOTAS: ................................................................................................................................... 30 NOTAS: ................................................................................................................................... 31



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1. IMÁGENES

Imagen 1. Compatibilidad del Sistema con diferentes navegadores ................................................. 8 Imagen 2. Confirmación de Java.......................................................................................................... 9 Imagen 3. Confirmación Flash player. ................................................................................................. 9 Imagen 4. Página de Entrada al Sistema ........................................................................................... 12 Imagen 5. Página de Entrada al Sistema ........................................................................................... 13 Imagen 6. Formulario de Registro de Usuario .................................................................................. 14 Imagen 7. Confirmación de envío de E-mail ..................................................................................... 15 Imagen 8. Confirmación de Registro de Usuario .............................................................................. 16 Imagen 9. Pantalla de entrada .......................................................................................................... 16 Imagen 10. Pantalla de editar datos del usuario .............................................................................. 17 Imagen 11. Opción de registro como usuario a una unidad de compras ........................................ 18 Imagen 12. Confirmación de existencia de entidad ......................................................................... 19 Imagen 15. Área de Trabajo .............................................................................................................. 21 Imagen 16. Menú Inicio ..................................................................................................................... 23 Imagen 17. Menú Procesos ............................................................................................................... 23 Imagen 18. Menú Proveedores ......................................................................................................... 24 Imagen 19. Menú ............................................................................................................................... 24 Imagen 20. Herramientas de trabajo ................................................................................................ 25 Imagen 21. Menú Ir a. ........................................................................................................................ 25 Imagen 22. Pantalla de Acceso para recuperación de contraseña .................................................. 25 Imagen 23. Pantalla para enviar correo recuperación de contraseña ............................................. 26 Imagen 24. Pantalla para enviar correo recuperación de contraseña ............................................. 26 Imagen 25. Enlace de recuperación de la contraseña ...................................................................... 26 Imagen 26. Cambiar Contraseña. ...................................................................................................... 27 Imagen 27. Cambiar Contraseña. ...................................................................................................... 27 Imagen 28. Contraseña cambiada. .................................................................................................... 27



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2. INTRODUCCIÓN

El presente documento le permitirá al usuario adquirir los conocimientos necesarios para acceder a su Área de Trabajo a través del Sistema Informático para la Gestión de las Compras y Contrataciones del Estado Dominicano. A la vez se presentarán de forma detallada y gráfica los pasos esenciales para hacer uso de la misma. En este manual podrá ver los requerimientos de uso del sistema, cómo podrá solicitar acceso a una entidad, y recuperar su contraseña, pasos que le ayudaran a realizar sus operaciones dentro del sistema.



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3. OBJETIVO

Establecer los pasos necesarios para el acceso al Área de Trabajo, a fin de que el usuario pueda hacer uso de las herramientas que el sistema le ofrece para realizar las operaciones correspondientes.



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4. REQUISITOS TÉCNICOS DE ACCESO AL SISTEMA

El Sistema es compatible con todos los navegadores disponibles en la web: Internet Explorer (8 o Superior), Firefox, Google Chrome, Safari y Ópera.

Imagen 1. Compatibilidad del Sistema con diferentes navegadores

Para obtener un óptimo resultado del sistema el usuario también precisa tener instaladas

en su computador las siguientes aplicaciones:

JAVA (Oracle): se requiere para la firma y carga de documentos. Para cargar

documentos, esta tecnología sólo es necesaria en Internet Explorer versiones 7, 8

y 9.

Para confirmar la instalación de JAVA Oracle, puede consultarse el siguiente link:

http://java.com/es/download/installed.jsp, el mismo lo re direccionará a la

siguiente pantalla donde pulsando el botón de podrá realizar la

verificación. Ver. Imagen 2


http://java.com/es/download/installed.jsp


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Imagen 2. Confirmación de Java

Flash Player (Adobe): para confirmar si lo tiene instalado visite:

http://helpx.adobe.com/es/flash-player/kb/find-version-flash-player.html.

Este link lo direccionará a la siguiente pantalla dónde pulsando el botón

Comprobar ahora podrá verificar si tiene instalada la aplicación. Ver. Imagen 3

Imagen 3. Confirmación Flash player.


http://helpx.adobe.com/es/flash-player/kb/find-version-flash-player.html


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Correo Electrónico : Es preciso que el usuario cuente con un correo electrónico

activo que permitirá:

Realizar el registro de ingreso al sistema.

Recibir notificaciones y mensajes de oportunidades.

Comunicación con las instituciones compradoras y otros proveedores.



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5. RECOMENDACIONES GENERALES DE USO

Para garantizar el uso de la documentación en el sistema de e-Procurement del Sistema de Compras y Contrataciones Públicas se recomienda trabajar con los siguientes formatos: A. Convertir los documentos a PDF. El sistema acepta archivos de un tamaño máximo de 15 MB, de esta forma se podrá optimizar el tamaño del mismo. B. En todos los archivos, y especialmente los de Excel, deberá definirse siempre el área de impresión para que el destinatario vea correctamente la información que quiere transmitir.



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6. INTRODUCCIÓN AL SISTEMA

Para ingresar a la página por primera vez, deberá acceder a través del siguiente link:

https://training03.vortal.biz/STS/DGCP/Login.aspx

Una vez dentro de la página le aparecerá la siguiente pantalla, en donde tendrá las opciones de:

A. Botón inicio: volver a la página de inicio en el sistema.

B. Registrarse como usuario: registrarse por primera vez en el sistema.

C. Buscar procesos de contratación: buscar los diferentes procesos de contratación realizados en el sistema, sin estar registrado como usuario en el sistema.

D. Buscar, ver y descargar los planes anuales de compras y contrataciones: buscar PAAC por año, adquisiciones, entidad, valor desde / hasta, sin estar registrado como usuario en el sistema.

Imagen 4. Página de Entrada al Sistema


https://training03.vortal.biz/STS/DGCP/Login.aspx


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7. REGISTRO DE USUARIO

Para registrarse como usuario del sistema se debe acceder a la página a través del link facilitado en el tema anterior en este manual de introducción al sistema. Una vez que haya ingresado en la página del Sistema Informático para la Gestión de las

Compras y Contrataciones del Estado Dominicano, deberá hacer clic sobre la pestaña que se encuentra en la parte superior izquierda de la barra de menú. Ver. Imagen 5.

Imagen 5. Página de Entrada al Sistema

Este enlace re direccionará al usuario a un formulario; como el que se presenta en la

Imagen 6. En el mismo se solicitará la información correspondiente a los datos del

usuario. (Debe tenerse en cuenta que todos los campos son obligatorios excepto la

foto).



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Imagen 6. Formulario de Registro de Usuario

La información solicitada se corresponde a:

Nombre y Apellidos: identificación completa del usuario. (cédula o

pasaporte).

País de la entidad: localización geográfica de la entidad a la que pertenece

el usuario.

Nombre de la entidad: nombre de la entidad o institución a la que

pertenece, si es independiente colocar su nombre y apellido.

E-mail: correo electrónico que se usará para confirmar el registro y para

comunicación con el usuario.

Nombre de usuario: es el nombre o identificación que se usa para

acceder al sistema después de haberse formalizado el registro.

Contraseña/confirmar contraseña: palabra clave que permitirá validar la

identidad del usuario (debe tener un mínimo de ocho caracteres, una letra

en mayúscula y combinar letras y números, la sistema indicará la calidad

de la contraseña).

Pregunta de seguridad: pregunta que presentará el sistema en caso de

haber olvidado la contraseña.

Respuesta a la pregunta de seguridad: contestación que debe dar el

usuario a la pregunta de seguridad para confirmar su identidad. Se

recomienda guardar la respuesta.



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Teléfono móvil de seguridad: número de teléfono para confirmar la

identidad del usuario. Al momento de digitar el número debe separarse con

guion (Ej. 809-555-5555).

Añadir Foto: permite agregar una foto del usuario (Manual Configuración

de usuario).

Luego de finalizar el formulario Registro de Usuario, deberá hacer clic en el botón

.

El sistema mostrará una ventana indicando que se ha enviado un E-mail a la cuenta de

correo registrada en el paso anterior, en la cual se confirma que la solicitud ha sido

realizada.

Imagen 7. Confirmación de envío de E-mail

Para activar el registro es preciso hacer clic en el enlace contenido en el correo electrónico recibido e indicar los datos de usuario y contraseña en la página que se mostrará.



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Imagen 8. Confirmación de Registro de Usuario

En la Imagen 8 se muestra como acceder al sistema para continuar el proceso de registro.

Imagen 9. Pantalla de entrada



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Después de colocar su nombre de usuario y contraseña, le aparecerá la siguiente información donde deberá modificar sus datos y de manera obligatoria cambiar la contraseña.

Imagen 10. Pantalla de editar datos del usuario

Luego deberá hacer clic en el botón que se encuentra en la parte superior e inferior derecha de la pantalla.



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Una vez se hace clic en el botón , el sistema presentará la siguiente pantalla:

Imagen 11. Opción de registro como usuario a una unidad de compras

Deberá seleccionar la opción que le aparece: Solicitud de registro como usuario de una

unidad de compras / proveedor, luego pulsar el botón .



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A continuación el sistema le muestra la siguiente pantalla:

Imagen 12. Confirmación de existencia de entidad

Nota: Deberá escribir correctamente el nombre y el RNC de la entidad.

Se requiere completar la siguiente información para la validación de la Entidad:

País de mi entidad: Ubicación geográfica de la entidad o institución a la

que pertenece el usuario. La misma será dada por defecto según lo que se

definió en el Registro de Usuario.

Nombre de la entidad: Nombre de la entidad o institución a la que

pertenece el usuario (si es una persona independiente deberá colocarse

los nombres y apellidos). El nombre de la entidad será el mismo que fue

definido en el registro de usuario.

RNC: Código de Registro de la Unidad de Compras.

Luego de completada la información deberá hacerse clic en el botón . Si la entidad existe: aparecerá la información de la misma con el logo o foto de la entidad

y podrá solicitar acceso haciendo clic en el botón y luego el botón

. Si la entidad no existe: deberá comunicarse con la Asistencia Técnica de la DGCP, a los teléfonos que se detallan en el pie de esta página.



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Imagen 13. Solicitud de Acceso a la Entidad.

Después de haber solicitado acceso a la entidad, el sistema le muestra la siguiente pantalla, en donde deberá esperar la aprobación de la solicitud.

Imagen 14. Esperando Aprobación de la entidad solicitada

Nota: será preciso esperar la aprobación del acceso a la entidad, hasta que este no se efectúe el usuario no podrá acceder al área de trabajo del sistema. Una vez confirmada la aceptación deberá hacer clic en el logo de la foto en la parte3 superior derecha y pulsar la opción salir , a continuación realizar login nuevamente.



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8. ÁREA DE TRABAJO

El Área de Trabajo es la página de entrada al sistema, en la misma están disponibles varias aplicaciones que permiten al usuario visualizar de forma rápida la situación actual de la entidad. Para ello, es posible configurar funciones de acuerdo a las necesidades de cada usuario. La información qué muestra después de que el usuario accede al sistema es la siguiente:

Imagen 15. Área de Trabajo



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9. CONTENIDO DEL ÁREA DE TRABAJO

a) Botón inicio: pulsando sobre el mismo regresará siempre al Área de Trabajo.

b) Contadores de mensajes y tareas: haciendo clic en estos botones es posible conocer rápidamente el número de mensajes y tareas no leídos, sin tener que abandonar el Área de Trabajo.

c) Identificación: este cuadro informa acerca de la hora local, nombre de la entidad

en la que está trabajando; además, pulsando sobre la foto de perfil se despliega un menú donde encontrará configuraciones de usuario, el nombre del usuario, las Configuraciones de unidad de compras, Reportar un error, Acceder a la ayuda y la opción Salir, que permite cerrar la sesión de usuario.

d) Menú inicio: se encuentran disponibles diferentes módulos para poder desarrollar sus funciones dentro del sistema. Siempre y cuando tenga los permisos requeridos.

e) Últimos Expedientes: Área que permite acceder rápidamente a los últimos

expedientes trabajados.

f) Bloques de Área de Trabajo: esta zona se divide en 3 bloques (superior, izquierdo y derecho) que permitirá el acceso a diferentes funcionalidades del sistema.

Bloque superior: Área con 6 categorías que permitirá al usuario tener una percepción rápida acerca de lo que está ocurriendo en el sistema, tales como: tareas pendientes, procesos en edición, procesos publicados, procesos activos, procesos en espera de aprobación y aclaraciones. Pulsando en cada uno de ellos se accede directamente a la información que muestran.

Bloques izquierdo y derecho: pueden contener las siguientes aplicaciones en función de la personalización del Área de Trabajo de cada usuario.

I. Agenda: lista de actividades del usuario en formato calendario. II. Alertas en el Área de Trabajo: lista de tareas pendientes asignadas

al usuario. Son visibles las generadas automáticamente por el sistema (tareas de apertura y de aprobación) y las referentes a un proceso en concreto.

III. Sugerencia del día en Smarty: alertas del sistema. IV. Mensajes: lista de los últimos mensajes recibidos con indicación de

cuales han sido leídos. V. Expedientes: lista de los últimos expedientes gestionados (posibilita

elegir).



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10. MENÚ INICIO

En este menú encontrarán diferentes módulos para poder desarrollar sus funciones dentro del sistema. Siempre y cuando se cuente con los permisos requeridos.

Imagen 16. Menú Inicio

10.1 Menú Procesos.

A través de este menú desplegable el usuario podrá efectuar una serie de actividades comprendidas en los siguientes puntos: A. Procesos de la Unidad de Compra: en esta opción podrá ver todos sus procesos,

organizados por pendiente de aprobación, borrador, publicado, listos para evaluar, en evaluación, informe de selección, cancelados así como también tendrá la opción de crear nuevo proceso.

B. Informe del Proceso de Selección: muestra los diferentes informes del proceso de selección elaborados por el sistema o por el comprador, los cuales han sido enviados a los proveedores, cuenta con la opción de búsqueda y una búsqueda avanzada para encontrar rápidamente el informe deseado.

C. Unidades de Contratación: la unidad de contratación permite agrupar los procesos en función de las distintas áreas de contratación con poder de compra, pudiendo asociar equipos a ellas. también se podrá visualizar qué tipo de procesos gestiona cada unidad de contratación, de igual forma podrá crear, activar, desactivar, borrar y ver la unidades de contratación existentes.

D. Tipos de Procesos: desde esta opción podrá crear diferentes tipos de procesos en el sistema.

E. Gestión del Plan Anual de Compras y Contrataciones (PACC): son las apropiaciones presupuestarias aprobadas para cada ejercicio, los estimados, las fuentes de financiamiento, nacional o internacional, el método de compra y contratación previsto y la calendarización física y financiera de los recursos necesarios, desde esta opción el usuario podrá crear el PAAC, así como también se presenta la opción de búsqueda y búsqueda avanzada del PAAC.

Imagen 17. Menú Procesos



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10.2 Menú Proveedores.

Al hacer clic en este menú se desplegará las siguientes funciones:

A. Directorio de DGCP: el usuario comprador podrá buscar, ver e invitar empresas proveedores del Estado.

B. Cuestionarios de evaluación de Proveedores: el comprador podrá crear cuestionarios de evaluacion a los proveedores.

C. Sanciones a Proveedores: buscar, crear o borrar sanciones a proveedores del Estado.

Imagen 18. Menú Proveedores

10.3 Menú.

En este menú están disponibles las siguientes opciones:

A. Menú de búsqueda: desde este apartado podrá ver los diferentes procesos creados en el sistema.

B. Menú del comprador: vía mediante la cual podrá ver los informes de los procesos del sistema, los procesos, tipos de procesos, crear procesos, unidades de contratación, el Plan Anual de Compras y Contrataciones, proveedores, directorio DGCP, sanciones a proveedores, contratos.

Imagen 19. Menú

C. Herramientas de trabajo: al hacer clic en esta opción el sistema pondrá a disposición una serie de herramientas tales como la herramienta mensajes, tareas, alertas, plantilla de mensajes y constancias DGCP.



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Imagen 20. Herramientas de trabajo

10.4 Menú Ir a.

Mediante esta opción el sistema muestra otra vía más para crear procesos, desde aquí se podrá: crear procesos de compras menores, compras por debajo del umbral, comparación de precios, invitar a proveedor y editar mi perfil.

Imagen 21. Menú Ir a.

11. RECUPERACIÓN DE CONTRASEÑA

Si olvidara o perdiera la contraseña se deberán seguir las siguientes instrucciones para su recuperación:

Acceder al sistema.

Imagen 22. Pantalla de Acceso para recuperación de contraseña

Hacer clic en la opción que se encuentra en la parte superior derecha de la pantalla principal.



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El sistema le solicitará el nombre de usuario.

Imagen 23. Pantalla para enviar correo recuperación de contraseña

Hacer clic en el botón enviar correo.

Imagen 24. Pantalla para enviar correo recuperación de contraseña

El sistema enviará un correo electrónico con el enlace que permitirá al usuario recuperar su contraseña.

Imagen 25. Enlace de recuperación de la contraseña



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Una vez se hace clic en el enlace anterior, se visualiza la siguiente pantalla:

Imagen 26. Cambiar Contraseña.

Por Último, deberá recordar la respuesta a la pregunta de seguridad colocada en el registro de usuario, procederá a completar los datos que solicita el formulario, finalizado este proceso hará clic en el botón cambiar contraseña y realizara el registro de entrada con la contraseña actualizada.

Imagen 27. Cambiar Contraseña.

Imagen 28. Contraseña cambiada.



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12. GLOSARIO DE TÉRMINOS

1. AGENDA: lista de actividades del usuario en formato calendario.

2. APLICACIÓN: es una herramienta informática que permite realizar de manera

automática diferentes procesos de trabajos.

3. ÁREA DE TRABAJO: es la entrada al sistema, en ella, están disponibles varias

aplicaciones que ayudan al usuario, de una forma rápida a trabajar en procedimientos

y a establecer mecanismos de trabajo a través del sistema.

4. DARSE DE ALTA: es la instrucción que permitirá iniciar el Registro de Usuario.

5. ENTIDAD: es la empresa o institución estatal.

6. MENÚ DE INICIO: menú en el que se encuentran disponibles diferentes opciones

para trabajar en el sistema.

7. NAVEGADOR: es el software que permite acceder al internet.

8. NOMBRE COMERCIAL: un nombre comercial es “el nombre, denominación,

designación o abreviatura que identifica a una institución, empresa o establecimiento.

9. NOMBRE LEGAL: es el nombre de la razón social bajo la cual la institución lleva a

cabo sus operaciones.

10. SISTEMA: es un sistema que sirve de base para hacer funcionar un conjunto de

módulos informáticos compatibles.

11. NIT: Código de Registro de la Unidad de Compras.

12. BUHO: es el tutor de ayuda en línea en el área de trabajo del sistema.



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13. SUGERENCIAS DEL DIA DE BUHO: alertas del sistema.

14. USUARIO: es el individuo que tendrá autorización de utilizar en el sistema.



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Manual Introducción al Sistema....MANUAL DE USUARIO: INTRODUCCIÓN AL SISTEMA DGCP – Sistema...

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