VERSION 1 - 2011

MANUAL DEL USUARIO

BACK- SAP CAPACITACION USUARIO FINAL

MANUAL DE INVENTARIOS FISICOS

ICONOS

Por cada actividad si hay recomendaciones realizarlas con un icono de alerta, para que el lector o

usuario conozca algunas recomendaciones. Adjunto el modelo o ejemplo.

Icono Significado

Precaución

Ejemplo

Nota

Recomendación

Sintaxis

A

1. OBJETIVO DEL PROCESO

El proceso de realizar inventario físico se aplica para dar cumplimiento a los procedimientos

establecidos.

2. DIAGRAMA DE FLUJO

Si

Realizar ajustesRealizar ajustes

Facturar ajustesFacturar ajustes

Cuentas por cobrar

Cuentas por cobrar

Cerrar proceso y Notificar

resultados

Recibir resultados del

proceso

Recibir resultados del

proceso

No

FinFin

Recibir resultados del proceso, si

aplica

Recibir resultados del proceso, si

aplica

Recibir resultados del proceso, si

aplica

Recibir resultados del proceso, si

aplica

13

15

16

Administración de inventarios – Realizar inventario físico

Revisor FiscalAuditorAprobadorContador FísicoAdministrador de

inventariosSolicitante

Solicitar realización de Inventario físico

Solicitar realización de Inventario físico

SelectivoSelectivo

Definir e informar items a inventariar

Hacer corte de documentos

Realizar conteo físico

Realizar conteo físico

Generar documentos requeridos

Si

Definir cronograma y enviar notificación

Definir cronograma y enviar notificación

No

Recibir notificación y cronograma

Recibir notificación y cronograma

Recibir notificación y cronograma

Recibir notificación y cronogramaAA

AA

01

02

03

04 05

06

07

08

InicioInicio

Comparar inventario en libros

Vs. conteo físico

Hay diferencias?Hay diferencias?

Requiere nuevo conteo?

Requiere nuevo conteo?

Realizar recuento físico

Si

Si

Analizar resultados

Inventario selectivo?

Inventario selectivo?

No

Requiere ajustes?

Requiere ajustes?

Si

Recibir Informe de inventario a ajustar

Recibir Informe de inventario a ajustar

No

Aprueba ajustes?

Aprueba ajustes?

Notificar Rechazo de ajustes y justificación

Notificar Rechazo de ajustes y justificación

No

Si

No

Si

09

10

11

12

14

No

No

3. RESULTADO ESPERADO

Generar informe de los documentos de inventario aplicados, que puedan mostrar las diferencias

valorizadas de las existencias inventariadas y el registro estadístico del origen de dichas

diferencias, lo cual incluye las causaciones contables de las mismas.

4. Resumen y Descripción de la Transacción

Las transacciones principales que nos permiten realizar el inventario físico se relacionan en el

siguiente resumen:

MI01 Crear documento de inventario

MI02 Modificar documento de inventario

MI05 Modificar recuento de inventario

MI06 Visualizar recuento de inventario

MI21 Imprimir documento inventario

MI22 Visualizar documento de inventario

MI23 Visualizar datos inventario de material

MI24 Lista inventario

ADMINISTRACION

DE INVENTARIOS

En la pantalla de SAP presentamos la guía para llegar a estas transacciones

Descripción Proceso: Realizar el inventario general o por muestreo, de los bienes en stock dentro de los centros de distribución o los almacenes

Modulo: MM

Nombre Transacción ppales:

.MI01 – MI02-MI11 –MI21 – MI04-MI09-MI05-MI07-MI08 / MI 52 de inventario por muestreo

Ruta: Logística – Inventarios – Documentos para inventarios / Recuentos inventarios / Diferencia / Inventario por muestreo

Resumen del modelo de proceso empresarial

En este Manual se explica cómo se crea el documento de inventario de libre utilización mediante la transacción MI01.

RECOMENDACIONES

PASOS A SEGUIR

1.1. Acceda a la transacción:

Acceso mediante menús Logística >> Gestión de Materiales >> Inventario >> Crear >>

Acceso vía código de transacción

MI01

1.2.1 En la imagen "Crear documento de Inventario: Acceso", complete los campos con la información que se especifica en la tabla siguiente:

Bloqueo de contabilización por inventario

Indicador que especifica que durante el recuento de inventario no se podrán contabilizar

movimientos de mercancías para los stocks de un material contenidos en el documento

para inventario.

Utilización

El indicador se fija en todos los stocks afectados (stock de almacén, stock de lote o stock

especial) para todas las clases de stock y se anula una vez contabilizado el recuento de

inventario. Existen dos posibilidades para fijar el indicador de bloqueo:

justo al registrar el documento para inventario, si el recuento debe tener lugar de forma

inmediata;

poco antes del recuento, en el caso de que éste deba efectuarse más tarde. Puede fijar el

indicador mediante Documento para inventario -> Modificar en los datos de cabecera del

documento para inventario, o bien fijarlo mediante batch input

Fijar stock teórico

Indica que se han fijado los stocks teóricos de las posiciones de un documento para

inventario que aún no se han pagado.

Utilización

Este indicador origina que el stock teórico actual se conserve en el documento para

inventario. El sistema compara el stock contado con el stock teórico fijado para

comprobar si existen diferencias de inventario.

Procedimiento

Si el registro de los resultados del inventariado no se efectúa inmediatamente después

del inventariado físico, resultará oportuno fijar este indicador para que un eventual

movimiento de mercancías ya no modifique el stock teórico relevante para el inventario .

Incluir lotes con petición de borrado

Indica que en la selección también se pueden incluir lotes que estén marcados para

borrado.

Utilización

Marque este campo, en caso de que quiera incluir los lotes marcados para borrado de un

material en el documento para inventario

En resumen se recomienda marcar para el inventario cada uno de los flags establecidos en otras especificaciones para un proceso de inventario. Estas transacciones le permitirán escoger los bienes a inventariar no obstante en el presente manual se explicara en paginas siguientes como se realiza un inventario a un centro, un almacén y/o un grupo de materiales sin tener que escoger uno a uno cada uno de ellos.

1.2.2 Presione “ENTER“ una vez haya introducido los datos necesarios, luego aparecerá la siguiente pantalla, para designar los datos del código de material a solicitar en inventario de la ventana de escogencia presentada por el sistema, paso a paso escogiendo el texto breve del material para cada uno.

Los códigos de los materiales pueden escogerse o registrarse manualmente e incluso ser pegados desde una lista hasta la capacidad de posiciones que registra la ventana.

1.2.3 Fijada la lista de códigos de materiales de “Enter“ y le aparecerá en la parte inferior de la pantalla el siguiente registro de documento para inventario:

Nota: En la siguiente tabla, en la columna "R/O/C": "R" = Obligatorio, "O" = Opcional, "C" = Condicional

(Nombre campo)

Descripción R/O/C Acción de usuario y valores Comentarios

Fecha documento

Fecha de solicitud de creación del documento

R Día, mes y años en que se crea el documento de inventario.

Fecha planif. recuento

Fecha en que se planea ejecutar el documento

R Día, mes y año en que se planea la ejecución del inventario

Centro Un centro es una unidad de organización que sirve para subdividir una empresa en función de aspectos de: Almacenamiento, Producción, aprovisionamiento, ventas, mantenimiento y planificación de necesidades

R Número del centro al que pertenece el almacén al que se le realizara el inventario. Este campo es obligatorio si quiere hacer el inventario por centro.

Déjelo así.

Almacén Número de almacén al que se le crea documento para inventario.

R Digite él número del almacén al que le creara el documento de inventario. Este campo es obligatorio si quiere hacer el inventario por almacén.

Déjelo así.

Otras especificaciones

Fijar bloqueo de contabilidad

Indicador que especifica que durante los conteos del inventario no se podrán contabilizar movimientos de mercancías

R Fije el bloqueo de contabilidad si el inventario es el realizado una vez al año. Para el caso de entrega de almacenista a almacenista no lo fije para no bloquear los movimientos de los materiales.

El indicador se fija en todos los Stock afectados. (Stock de almacén, Stock de lote.)

Fijar Stock teórico

Este indicador origina que el Stock teórico actual se conserve en el documento para inventario.

O Fije el indicador Es importante fijar este indicador para que un movimiento eventual de mercancías no modifique el Stock teórico relevante para el inventario.

Referencia de Inventario

Indica el número o nombre de un documento externo para identificar el inventario.

O Digite un número o nombre que le describa el documento que está creando.

Tipos de Stock

Indica que el Stock para cada uno de los tipos se ve afectado por la operación movimiento de mercancías – Inventario.

R Fije los tipos de Stock:

Libre utilización

En control de calidad

Bloqueado

Incluye materiales inventariados

Selecciona para el inventario materiales ya inventariados

O Si está fijado este indicador, también se incluirán de nuevo en la selección para el

inventario los materiales ya inventariados.

Si no está fijado este indicador, se seleccionarán solamente los materiales y lotes no inventariados

Clasificación Opciones de la información que se despliega en el documento de inventario.

R Escoja la opción que quiera ver en el documento de inventario.

2.1 VERIFICAR Nº DE DOCUMENTO DE INVENTARIO:

Acceso mediante menús Logística >> Gestión de Materiales >> Inventario >> Documento para inventario >> Visualizar

Acceso vía código de transacción

MI03

Como observamos esta transacción nos permite evaluar por cada posición las diferentes ventanas de SAP,

el estatus de cada material en el inventario como por ejemplo: Al consultar el historial del inventario en una

posición observamos que a la fecha de consulta no tiene registro de conteo y la misma ventana en la parte

superior nos permite ir pasando por cada uno de los materiales que conforman el inventario. El siguiente

ejemplo se presenta cuando conocemos el número del documento de inventario.

2.1.1 Cuando no conocemos el documento de inventario, entramos a la misma transacción MI03

“Visualizar Documento de Inventario: Acceso”:

Si no conoce el No. de Documento de inventario debe dar click sobre el match code y se le

despliega el siguiente cuadro:

2.1.2 En esta pantalla se ingresa el Centro y el Almacén, a los cuales se les está haciendo el

inventario, y de un click en el icono de Ejecutar desplegando la pantalla “Visualizar

Documentos de Inventario Para Material”:

Como se puede observar en la columna “Status del Documento”, todos los materiales del

inventario están con Status “Documento Activo”, lo que quiere decir que se están inventariando

pero no se han contabilizado, también nos damos cuenta de cuál es el No. de Inventario del

conteo que se está realizando, como se resalta en la imagen anterior

3.1 MODIFICAR DOCUMENTO DE INVENTARIO.

Para modificar un documento de inventario

3.1 IMPRIMIR DOCUMENTO DE INVENTARIO

Acceso mediante menús Logística >> Gestión de Materiales >> Inventario >> Documento para inventario >> Imprimir

Acceso vía código de transacción

MI21

3.1.1 En la imagen “Entrar Recuento Inventario:Acceso”

De un click en el icono ejecutar y aparece la siguiente pantalla:

Digite aquí él número del

documento de inventario a

imprimir.

Lo normal es que el sistema

ya trae el número

automáticamente o si no

búsquelo.

Luego de click sobre el icono Visualización de impresión si necesita visualizar primero las

planillas y luego en el icono imprimir para listar las planillas para conteo.

La presentación de las planillas será la siguiente:

Luego de haber realizado el conteo respectivo a cada material que aparece en la lista, se pasa a

registrar en el sistema R/3.

4.1 REGISTRAR CONTEOS DE INVENTARIO

Acceso mediante menús Logística >> Gestión de Materiales >> Inventario >>

Recuento de Inventario >> Registrar

Acceso vía código de transacción MI04

Aquí se coloca la fecha y

la firma de la persona

que realizó el conteo.

4.1.1 En la imagen “Entrar Recuento Inventario: Acceso”:

Aquí debe escribir

la cantidad

contada.

Definido el documento de inventario a registrar se muestra en la pantalla la ventana para los

registros de las cantidades físicas contadas en el ejercicio.

Diligencie los siguientes campos:

(Nombre campo)

Descripción R/O/C Acción de usuario y valores Comentarios

Recuento cero

Indica que la cantidad contada es igual a cero.

R Fije este indicador en el caso de que la cantidad contada sea igual a cero.

En el caso de no fijar este indicador con un Stock cero, la posición se considerara como no contada.

Cantidad Indica la cantidad a mover en unidad de medida de entrada. La cantidad se convierte de forma automática en unidades de medida de almacén. (unidad de medida base)

R Introduzca aquí la cantidad que trae registrada en la planilla de conteo.

Si la cantidad es cero solo debe fijar el flag del cuadro de la derecha.

Para bajar de página y continuar digitando el conteo respectivo de click sobre el icono Página

siguiente o para devolverse o subir de página de click sobre el icono Pagina Anterior:

Digite aquí la

cantidad contada

Una vez haya registrado en el sistema R/3 las cantidades contadas y plasmadas en la planilla,

oprima el icono disquete para grabar.

Aparece un aviso en la parte inferior de la pantalla indicando que el recuento para el documento

100000087 ya quedo registrado.

Para Analizar las diferencias de inventario se realiza la transacción MI20 en la cual se registra el

documento de inventario a tratar.

Ejecutada la transacción se genera el listado de diferencias de inventario.

Para tratar el listado de diferencias inventario existen varios pasos o actividades que se ejecutan

según corresponda, como observamos en el ejemplo tenemos marcados los ítem que presentan

diferencias vs entre la cantidad teórica y la cantidad contada, en la misma ventana se muestra

que se puede modificar el recuento o realizar un registro del recuento, para el caso en cuestión

se decide modificar el recuento lo cual nos lleva nuevamente a la ventana de recuento se

registra el verdadero valor de recuento y se guarda.

a) Modificar Recuento: Con el cual se revisa y registran los datos reales del conteo en caso

de que al volver a realizar el conteo físico se deba realizar dichas modificaciones.

b) Aplicado y guardado el recuento se puede proceder a realizar la contabilización de las

diferencias siempre que estas existan como el ejemplo resaltado.

c) Ejecutada la contabilización el sistema nos lleva a la transacción MI07- Eliminar

diferencias, en esta primero nos muestra un encabezado y posteriormente lista los bienes

a tratar en dichas diferencias.

Se definen los motivos por los cuales se aplica dicha diferencia y el sistema realiza la

aplicación contable para que se genere el documento financiero correspondiente.

Posteriormente podemos observar la aplicación de las diferencias del inventario con el

documento generado contablemente a través de la MIGO, como se muestra en el ejemplo

adjunto.