Manual Janium

Tema 0. Consideraciones generales

1. Introducción al sistema Janium

Janium es un sistema de gestión bibliotecaria, estructurado de forma

modular.

Los módulos que componen el sistema son:

� Administración

� Catalogación

� Circulación

� Publicaciones periódicas

� Adquisiciones

� Suscripciones

� Reportes

� Catálogo al público

Cada uno de los módulos del sistema puede utilizarse de forma

independiente, definiéndose permisos y accesos para cada uno de

ellos, de acuerdo al criterio y la necesidad de la institución.

A lo largo de este manual, iremos viendo cómo trabajar y configurar

cada uno de estos módulos.

Sin embargo, antes es necesario conocer como se estructura y se

define la información en el sistema Janium, para así poder entender

el funcionamiento de la aplicación.

2. Estructura de datos

Janium organiza la información del sistema utilizando para ello varios

elementos conectados entre si.

� Bibliotecas

� Ubicaciones / Colecciones

� Registros bibliográficos

� Registros de autoridades

� Usuarios (Staff)

2.1 Bibliotecas

Uno de los principales aspectos a la hora de configurar nuestro

sistema, es definir las bibliotecas que lo componen.

En función de cómo diseñemos nuestra biblioteca, o red de

bibliotecas, podremos establecer cómo se realizará la

catalogación de contenidos, de acuerdo a los siguientes

supuestos:

- Catalogación centralizada. En el caso de que la institución

posea una única biblioteca o que, si hay más de una sede,

la catalogación se realice desde una biblioteca central, y el

resto de las bibliotecas utilicen los registros contenidos en

ella.

- Catalogación autónoma. Cada biblioteca cataloga sus

propios registros, y puede consultar y utilizar los registros

del resto de bibliotecas para anexar sus ítems.

En Janium, podemos crear tantas bibliotecas como necesitemos, y

dotar a cada una de ellas de unas características propias. Es

posible configurar para cada una de las sedes sus propias reglas

de catalogación, políticas de préstamo, perfiles de usuario, etc.

2.2 Ubicaciones /Colecciones

[Definición de ubicación y colección]

2.3 Registros bibliográficos

Los registros bibliográficos almacenan la información de nuestra

base de datos. Es importante diferenciar entre el concepto de

documento y el de ítem.

El documento es la unidad de información donde el catalogador

introduce los datos correspondientes a un registro.

El ítem es cada uno de los ejemplares de que la biblioteca dispone

de ese registro. Cada uno de estos ítems tiene características

propias, puesto que pueden definirse diferentes estados,

ubicaciones o incluso sedes si, como vimos anteriormente, la

catalogación se realiza de manera centralizada.

2.3.1 Estructura de un documento

En el sistema Janium, la información de un documento se divide

en dos tablas principales, bib y bibdata.

En la tabla bib se almacenan los datos relativos a las etiquetas

utilizadas.

En la tabla bibdata se guardan los datos de control, tales como la

biblioteca en que se encuentra el registro, fecha de creación,

etcétera…

A continuación se detalla la estructura de cada tabla

Tabla bib

Campo Tipo Modificador

ficha_no integer not null

tag character varying (20) not null

tagord integer not null

texto text

Indexes: "ix_bib" UNIQUE, btree (ficha_no, tag, tagord)

Tabla bibdata



nbiblioteca integer

nformato integer

acceso integer not null

modificado character varying (320)

feccreado character varying (10)

fecmod character varying (10)

numcontrol character varying (50)

orden text

Indexes: "ix_bibdata" UNIQUE, btree (ficha_no) "ix_bibdata_control" btree (numcontrol) "ix_bibdata_formato" btree (nformato) "ix_orden_bibdata" btree (orden)

2.3.2 Clases de documentos

En la siguiente tabla, se muestran las distintas clases de

documentos que utiliza el sistema Janium para la gestión de los

registros bibliográficos

Clase Subnivel 1 Subnivel 2

Libros ítems

revistas copias/suscripciones ítems

copias/suscripciones existencias MARC textuales

copias/suscripciones existencias MARC codificadas

analíticas

Mapas ítems

audiovisuales ítems

2.4 Registros de autoridades

De manera similar a los registros bibliográficos, el sistema

estructura las autoridades definidas en el sistema en dos tablas,

aut y autdata.

En la tabla aut se encuentran los datos relativos a la autoridad

definida.

En la tabla autdata se almacenan los datos de control.

A continuación se detalla la estructura de cada tabla

Tabla aut



tag character varying (20) not null

tagord integer not null

texto text

Indexes:

"ix_aut" UNIQUE, btree (ficha_no, tag, tagord)

Tabla autdata



nbiblioteca integer

nformato integer

acceso integer

creado character varying (320)

modificado character varying (320)

feccreado character varying (10)

fecmod character varying (10)

numcontrol character varying (50)

orden text

Indexes: "ix_autdata" UNIQUE, btree (ficha_no) "ix_autdata_control" btree (numcontrol) "ix_autdata_formato" btree (nformato) "ix_orden_autdata" btree (orden)

2.4.1 Clases de autoridades

En Janium podemos definir varias clases de documentos al

registrar autoridades.

En la siguiente tabla se detallan las diferentes clases o tesauros

que podemos utilizar, así como los elementos de cada una de

ellas.

Formato Elementos

MARC - Autor

- Materia

- Serie

- Subencabezamiento

Listas de autoridades

(no MARC)

- Autor

- Materia

- Serie

- Clasificación / Signatura

2.5 Usuarios (Staff)

Janium permite la creación de cuentas de usuarios de staff, así

como múltiples perfiles. De esta forma, podemos crear perfiles

específicos para cada uno de los módulos que incluye la

aplicación, proporcionando los permisos correspondientes de

acuerdo al diseño de nuestra biblioteca.

Cabe señalar que un mismo miembro del staff puede tener

asignado más de un perfil, lo que nos facilita la tarea de organizar

al personal de nuestra red, adecuando cada perfil a un puesto

concreto.

Como veremos posteriormente, los usuarios del sistema también

pueden ser asignados a diferentes perfiles.

3. Tipos de documentos

Una de las mayores ventajas del sistema Janium es su versatilidad y

la posibilidad de poder catalogar nuestros registros en múltiples

formatos.

Janium integrará los datos indistintamente de la procedencia y el

formato en que se encuentren y permitirá tanto a los miembros del

staff como a los usuarios del servicio el acceso a todos nuestros

fondos de forma unificada y homogénea.

A continuación se detallan los diferentes tipos de documentos que

soporta el sistema con sus correspondientes formatos de

catalogación.

Tipo de documento Tipo de registro Formato

Registro bibliográfico Registros MARC - unimarc

- MARC21

- IBERMARC

Registros no

MARC

- General

- DUBLIN CORE (básico)

- DUBLIN CORE

(Cualificado)

Registro de

autoridades

Registros MARC - Unimarc

- MARC21

- IBERMARC

Registros no

MARC

Archivos Registros MARC - Unimarc

- MARC21

- IBERMARC

Registros no

MARC

- DUBLIN CORE (básico)

- DUBLIN CORE

(Cualificado)

- General

- Preguntas/Respuestas

- ISAD-G

- EAS

Casos especiales Registros no

MARC

- DUBLIN CORE (Básico)

- DUBLIN CORE

(Cualificado)

- General

- Preguntas/Respuestas

Así mismo, Janium permite trabajar con distintas clases de

documentos.

Clase de documento

Libros MARC - Libro

- Enciclopedia

- Tesis

- Reporte de trabajo

Revistas MARC

Fotografías MARC

Fotografías DUBLIN CORE

Libros no MARC

Tema 1. Catálogo al público.

1. Búsqueda rápida

2. Buscando avanzada

a. Búsqueda avanzada

b. Búsqueda por número

3. Desplegando registros bibliográficos

4. Limitando los resultados

5. Bibliografías

6. Usando la función Tags

a. Creando Tags públicas y privadas

b. Marcando registros bibliográficos con tags.

c. Desplegando registros bibliográficos marcados con tags

7. Buscando registros bibliográficos en Otros catálogos (vía Z39.50)

8. Buscando información en sitios web.

9. Buscando información en el Referencista electrónico

10. Utilizando los Servicios de Alerta

11. Utilizando los Servicios al Usuario

12. Renovando préstamos desde los Servicios al Usuario.

13. Utilizando la función de Chat.

14. Utilizando la función Cambio de idioma del sistema.

Búsqueda rápida

El módulo de Catálogo al Público es la herramienta con que nuestros usuarios podrán realizar consultas en nuestros fondos

bibliográficos, así como gestionar parte de su información personal (préstamos, etiquetas de su interés, servicios de alerta,

etc.)

A lo largo de este manual, vamos a explicar cómo trabajar con el sistema de catálogo al público, así como la forma de

modificar puntos concretos de su configuración.

El acceso al sistema se realiza desde la dirección http://[nombredela institucion].janium.net/opac En el caso de nuestro

sistema de demostración, podemos acceder en la dirección http://demo.janium.net/opac

Por defecto, el usuario acceder a la pantalla de búsqueda rápida, aunque es posible configurar la aplicación para muestre otra

sección por defecto.

http://demo.janium.net/opac

En la pantalla de búsqueda rápida podemos ver diversos elementos que permiten al usuario realizar consultas sobre nuestro

catálogo, delimitando los resultados en función del criterio que desee utilizar.

También tenemos acceso al resto de secciones de la aplicación.

Búsqueda rápida

Vamos a detallar cada uno de estos elementos, para posteriormente realizar diversas búsquedas.

Banner corporativo

Muestra la imagen de la institución. Normalmente está formado por dos logos, uno a cada lado de la pantalla, aunque

también es posible agregar una única imagen de izquierda a derecha, así como imágenes animadas, fragmentos de código

HTML, animaciones en Flash, etc…

El parámetro que se utiliza para modificarlo es doblelogo

Barra de menú

Nos permite desplazarnos por las secciones del catálogo en línea. Es una barra de menú contextual, lo que quiere decir que el

contenido se va modificando en función del apartado en que nos encontremos.

Banner corporativo

Barra de menú

Cuadro de búsqueda

Es el espacio donde introducimos los términos a buscar. Es importante señalar que si introducimos más de un término, el

sistema lo asociará utilizando el operador booleano AND por lo que si escribimos, por ejemplo, “ley concursal” Janium

realizará una búsqueda por “ley AND concursal”

No es necesario escribir los términos con tildes o diferenciando entre mayúsculas y minúsculas. El sistema reconoce todas las

variables posibles para realizar la búsqueda.

Selector de búsqueda

Antes de realizar la búsqueda, podemos seleccionar

como queremos realizar, seleccionando si queremos que

se ejecute basándonos en un criterio alfabético o bien por palabra clave.

Cuadro de búsqueda

Selector de búsqueda

En el primer caso, el sistema despliega la lista en orden alfabético a partir de la palabra buscada. En la búsqueda por la

palabra clave, despliega los registros que contengan la palabra o palabras buscadas, independientemente del orden donde se

encuentren en el registro.

Indices

En el momento de realizar nuestra consulta, debemos seleccionar el índice por el que deseamos buscar.

Podemos configurar el sistema para cambiar la ordenación de los índices, así como ocultar aquellos que no queramos utilizar.

Para ello, el parámetro a modificar es opac_indices_opcionales

Los índices ISBN, ISSN y Clasificación no pueden utilizarse con la

búsqueda por palabra clave.

Limitadores de búsqueda

Es posible utilizar limitadores de búsqueda en el momento de realizar

nuestra consulta.

Indices

Limitadores de búsquedas

Utilizando los desplegables situados en la parte derecha de la pantalla, podemos seleccionar en qué biblioteca, qué formato,

qué colección o qué tipo de material deseamos buscar.

También es posible usar varios de estos limitadores de forma simultánea.

A partir de la versión 11.03 del sistema, también podemos limitar la búsqueda en función del estado del ejemplar. Si está

prestado, disponible, reservado, etc. Este limitador funciona exactamente igual que el resto y podemos combinarlo con

cualquiera de los anteriores.

Búsqueda en otro catálogo

A través de la búsqueda rápida, podemos realizar

consultas en otros catálogos externos a nuestra

biblioteca.

Para ello, seleccionamos la búsqueda en otro catálogo y, desplegando la lista de catálogos externos configurados en nuestro

sistema, elegimos la fuente que deseamos utilizar.

Al seleccionar un catálogo diferente, no podemos utilizar los limitadores de búsqueda, pero si los índices.

Búsqueda en web

También podemos realizar búsquedas en otras páginas

web desde nuestro OPAC.

En este caso, el proceso es algo diferente. En primer

lugar, introducimos el término a buscar. Después seleccionamos la opción búsqueda web, desplegamos

Búsqueda en otro catálogo

Búsqueda en web

la lista donde aparecerán los sitios web configurados en nuestro sistema, y por último, hacemos clic en la flecha que se

encuentra a la derecha de la lista. Tanto los catálogos externos como las webs donde podemos realizar consultas se

configuran a través del módulo de administración, por lo que podemos modificar ambos listados tantas veces como lo

deseemos.

Búsqueda avanzada

En la búsqueda rápida hemos visto como realizar una consulta de forma sencilla. Si hacemos clic en la opción de menú

“búsqueda avanzada”, el sistema nos mostrará el menú para este tipo de búsqueda

Búsqueda avanzada. Pantalla principal

La ventana de búsqueda avanzada se divide en dos apartados: búsqueda por número y búsqueda avanzada propiamente

dicha.

Búsqueda por número

En la búsqueda por número introducimos el valor que deseamos consultar, y seleccionamos el índice por el que realizar la

búsqueda.

Búsqueda avanzada

Búsqueda por número

Búsqueda avanzada

Es posible realizar una consulta hasta por 8 índices simultáneos, seleccionando para ello los elementos que aparecen a la

izquierda de cada uno de los cuadros de texto, y utilizando los operadores booleanos que se encuentran a la derecha de cada

uno de ellos.

Es importante destacar que ambas búsquedas son excluyentes, es decir, que podemos realizar una búsqueda por número o

una búsqueda utilizando los índices, pero no ambas a la vez. Y en el caso de tener elementos de búsqueda en ambos

apartados, el sistema realizará una búsqueda por número.

Desplegando registros

Una vez que hemos realizado una consulta, no importa si es una búsqueda rápida, por número o avanzada, el sistema nos

mostrará uno de los siguientes tres posibles resultados:

No hay registros

Esto indica que el

sistema no ha

encontrado ningún

registro que cumpla con

las condiciones de búsqueda fijadas.

Listado de registros

La búsqueda ha obtenido más de un registro que cumple

con las condiciones requeridas, y el sistema nos muestra la

relación de todos ellos para que podamos consultarlos,

limitar la búsqueda o crear una bibliografía.

Este listado puede variar en función de la búsqueda

realizada. Por ejemplo, si buscásemos un término concreto

por orden alfabético y por el índice Tema, el sistema nos

devolvería una relación de términos coincidentes, a partir de

la primera palabra escrita, como se puede ver en el

No hay registros

siguiente ejemplo, donde hemos realizado una consulta del término “biología”, utilizando el ordenamiento alfabético y el

índice Tema.

Listado de términos coincidentes

Detalle de un registro

Si nuestra búsqueda encuentra un solo registro que cumple con las condiciones de búsqueda, entonces nos muestra el detalle

en pantalla.

Vamos a

utilizar

este último

apartado

para

mostrar los

diferentes

elementos

del detalle

de un

registro y

Detalle de registro

posteriormente volveremos a revisar el sumario de registros.

Información del registro

El sistema nos muestra la información

bibliográfica del registro

En este apartado podemos visualizar los

datos relativos al registro, y desde los

elementos indexados podemos efectuar

búsquedas directas sobre diferentes

campos.

Seleccionando la opción

podremos visualizar las etiquetas que

conforman el registro bibliográfico.

Información bibliográfica

Información de ejemplares

En caso de que el registro tenga asociados ejemplares, en este apartado podremos visualizar cada uno de los ítems asociados

al registro, así como su localización, colección, tipo de material

y estado.

También podemos modificar la forma en que se ordenan los

diferentes campos, haciendo clic sobre

lo que nos mostrará una ventana adicional para ordenar la

información según nuestro criterio.

Finalmente, es posible compartir la información de un registro. Para ello, haciendo clic en el botón el sistema

nos desplegará un pequeño apartado donde podremos seleccionar el modo de compartir nuestro registro.

Por defecto, el sistema permite enviar un enlace estático (permalink) y exportar la información

a través de redes sociales como Facebook, Twitter o Tuenti. Otras redes sociales son

configurables.

Solicitar un préstamo.

Desde la información de los ejemplares, podemos realizar la solicitud de un préstamo. Para

ello, basta con marcar uno de los cuadros que se encuentran a la izquierda de cada ejemplar.

Eso hará que aparezca un nuevo elemento sobre la información bibliográfica .

Haciendo clic en ese botón, el sistema nos mostrará una ventana donde deberemos introducir nuestro número de cuenta para

solicitar el préstamo del ejemplar seleccionado.

Una vez solicitado el material, se muestra en pantalla la solicitud correspondiente y activa la opción de impresión del equipo.

La solicitud de préstamo debe ser enviada a la impresora configurada en el módulo de préstamo de la biblioteca.

Compartir

No es un mensaje a un correo electrónico, ni un mensaje que se presente en alguna pantalla del sistema. La solicitud se

genera con intención de ser impresa. La ventaja de utilizar esta función es tener los datos exactos del material solicitado, ya

que el usuario puede cometer un error al escribir la clasificación o bien omitir o abreviar los datos del título y autor del

material.

Limitando resultados

Cuando una búsqueda obtiene más de un resultado, el sistema nos muestra un sumario con la lista de registros

correspondiente.

Si aún queremos limitar o depurar más la

búsqueda, podemos hacerlo haciendo clic en el

botón lo que nos mostrará una

nueva ventana donde podremos definir diversos

parámetros de limitación para obtener una lista

más depurada.

Limitar resultados

Una vez introducidos los parámetros deseados, y haciendo clic en el botón Limitar, el sistema nos mostrará una nueva

ventana con el listado de registros obtenidos (si los hubiera) donde podremos escoger entre aceptar el resultado de la

limitación o volver a la lista anterior.

Bibliografía

Para finalizar con el uso de los resultados de búsqueda, es posible

que el usuario almacene sus propias bibliografías.

Para ello, una vez que tenemos el listado de registros en pantalla,

podemos seleccionar los que nos interesen, marcando el cuadro

que se encuentra a la izquierda de cada uno de ellos, tal y como se

ve en la imagen.

En el momento en que seleccionamos un registro, aparece sobre la

lista de resultados un nuevo botón

Si hacemos clic sobre él, Janium nos muestra una nueva ventana

donde podremos escoger la forma de trabajar con nuestra

bibliografía

Registros seleccionados

En esta pantalla podemos realizar las siguientes acciones:

- Guardar nuestra bibliografía

- Enviarla por correo.

- Imprimirla

- Imprimirla a través del sistema

Así mismo, podemos seleccionar entre 4 formatos diferentes de visualización

- Abreviado

- Bibliográfico

- Etiquetas

- Bibliográfico sin copias.

Bibliografía

Buscando en otros catálogos (z39.50)

Podemos configurar el acceso a otros catálogos Z39.50, y realizar búsquedas desde nuestro Opac. El sistema realizará la

búsqueda como si estuviera efectuando la consulta en nuestra propia base de datos, y mostrará los resultados de la misma

forma.

Búsqueda en otros catálogos

Resultado de búsqueda en otros catálogos.

Buscando en sitios web

Es posible agregar

otras páginas web

donde queremos

realizar nuestras

búsquedas. En este

caso, el proceso es

un tanto diferente,

puesto que no

ejecutamos una

búsqueda

seleccionando el

índice que queramos

utilizar, sino

haciendo clic sobre

el icono que

aparece a la derecha

de la lista

desplegable.

Esto abrirá una nueva ventana adicional, donde veremos el resultado de la búsqueda realizada en la página web

seleccionada.

Servicios de alerta

Janium permite

configurar un apartado

en el catálogo al

público donde los

usuarios podrán

encontrar información

organizada en

diferentes categorías.

Los registros

agrupados en estas

categorías se

mantendrán en ellas

durante el tiempo

especificado, de forma

que podemos

gestionar estas listas

como un sistema de novedades o, si no limitamos el periodo de tiempo, podemos usarlo como listados fijos. Por ejemplo, la

bibliografía recomendada de un profesor o una asignatura.

Servicios al usuario

Hasta ahora hemos utilizado el catálogo al público sin identificarnos como

usuario. Janium permite utilizar nuestra cuenta de usuario para acceder a

servicios al usuario adicionales.

Una vez identificados, Janium ofrece un nuevo menú de servicios al usuario,

donde podemos escoger entre diversas opciones, tanto de uso del catálogo

como de personalización y modificación de nuestros datos de usuario.

Tags.

Así mismo, accediendo al Opac con nuestra cuenta de usuario, podemos gestionar nuestros tag o etiquetas. Para acceder a

esta función, sólo

es necesario

hacer clic en el

nuevo botón que

aparece en la

barra de menú

lo que nos

mostrará una

nueva pantalla.

También

podemos acceder

a ella desde la

lista de registros

obtenidos a partir

de una búsqueda,

seleccionando los

registros que resulten de nuestro interés, y haciendo clic en el mismo botón, asignarles una nueva etiqueta o añadirles a una

ya existente.

Cuestionario Práctico

1) ¿Es posible realizar búsquedas en páginas web? ¿Y en páginas web basadas en gestores de contenido?

2) ¿Qué diferencias existen entre la búsqueda rápida y la búsqueda por número? ¿Y entre la búsqueda por número y la

búsqueda avanzada?

3) ¿Es posible filtrar los resultados de una búsqueda después de realizarla? Si la respuesta es afirmativa, ¿cómo?

4) Detalla cómo realizar una búsqueda de libros cuyo autor sea Cervantes, publicados antes del año 2000.

5) ¿Serías capaz de guardar el resultado de la búsqueda anterior con una etiqueta personal?

6) ¿Y enviar el listado por correo electrónico?

7) Quiero publicar en mi muro de Facebook información relativa a un registro. ¿Cómo lo hago? ¿Necesito acceder al

sistema con mi cuenta de usuario para poder hacerlo?

8) ¿Cómo modifico las listas del servicio de alerta para que cuando acceda con mi cuenta de usuario vea sólo las que yo

quiera?

9) Detalla como tengo que renovar mi préstamo. Al hilo de esto... Si cambio de domicilio, ¿cómo solicito al personal de

la biblioteca que cambien mis datos?

10) Por último… ¿Cómo hago para que el sistema recuerde cual es el idioma que quiero usar?

Referencista (Biblioteca Digital)

Janium permite estructurar un sistema de búsquedas predefinidas dentro de su catálogo al público.

La estructura de este referencista, o biblioteca digital, se establece en forma de árbol.

El sistema puede realizar 3 tipos distintos de acciones:

Búsquedas en el catálogo.

Mostrar un nuevo nivel en el referencista.

Direccionar al usuario a una página web.

No hay límite en los niveles o elementos que se pueden incluir en el referencista.



Parámetros de configuración de un elemento del referencista

Nombre Descripción Valores posibles

Id_grupo Número que representa al grupo

GrupoNombre con que se identifica al grupo. Sensible a mayúsculas y minúsculas

Orden de despliegue Posición en la que aparecerá el elemento dentro del referencista

URL imagenDirección donde se encuentra la imagen que se utilizará para el elemento.

Descripción Descripción

Código del estado Indica si el elemento es visible o no. 1= visible

0= oculto




Acción Indica cual va a ser la función que va a realizar el elemento. 1= Realiza búsquedas en el catálogo

2= Crea un enlace a un grupo dentro del referencista

3= Crea un enlace a una página web.

TipoIndica el tipo de búsqueda a realizar. Sólo sirve si el valor de Acción es 1. A= Búsqueda alfabética

P= Búsqueda por Palabra Clave




InstruccionesIndica al referencista los valores de búsqueda, de acuerdo a lo definido en los campos Acción y Tipo

Si el Tipo es Palabra Clave, los valores deben introducirse en mayúsculas y sin tildes: LITERATURA NOT KING

Si el Tipo es Alfabético, los valores deben introducirse separados y sin acentosSi Acción=2, debe introducirse el nombre del grupo.

Si Acción=3, se introduce la URL de destino.



No. IndiceIdentifica el índice en que se va a realizar la búsqueda, cuando Acción=1

Nivel de seguridadIndica el nivel que debe tener el usuario para poder ver este elemento.

BibliotecaEn un sistema multibiblioteca, permite seleccionar la biblioteca en que se realizará la búsqueda.

UbicaciónIndica en qué colección o ubicación se desea realizar la búsqueda.

Formato Permite seleccionar el formato de los materiales a localizar.


Elementos de configuración

Con el parámetro num_col_busq_pred es posible cambiar el número de columnas que muestra el referencista.

También podemos generar URLs fijas para acceder a las búsquedas y secciones configuradas sin tener que entrar al catálogo. Para ello se sigue la siguiente estructura:


Acceso a la función http://servidor/janium-bin/janium_login_opac_re_lnk.pl

Ejecución del elemento con número ORDEN en el grupo con número GRUPO

http://servidor/janium-bin/janium_login_opac_re_lnk.pl?grupo=GRUPO&ejecuta=ORDEN

Entrar al grupo con número GRUPO, sin ejecutar ningún elemento http://servidor/janium-bin/janium_login_opac_re_lnk.pl?grupo=GRUPO&ejecuta=NO

Elementos de configuración

Por último a partir de la nueva versión, 11.03, el sistema permite insertar elementos en el referencistadentro de un IFRAME, por lo que podemos generar una web entera con enlaces permanentes de búsqueda.


Crear una biblioteca digital con la siguiente estructura

Ejercicio práctico

Menú principal

Temática

Historia Arte Geografía

Palabra clave

Gatos

Internet Mondragon Google JaniumVisualizar archivo de

Flash.

Módulo de Catalogación

A través del módulo de catalogación, podemos gestionar el fondo bibliográfico de nuestro sistema.

Podemos no solo catalogar nuestros propios registros, sino también capturar información de otros catálogos, así como administrar los ítems y objetos digitales relacionados con cada registro.

Es posible realizar importaciones y exportaciones de registros.

Por último, a través del módulo de catalogación también podremos imprimir etiquetas.

A lo largo de este documento vamos a mostrar cada uno de los apartados que conforman el módulo de catalogación del sistema Janium.

Menú principal

En primer lugar, es posible acceder al catálogo al público desde el módulo de catalogación.

Sin embargo, vemos que la barra de menú difiere de la que se utiliza en el OPAC normal.

Esto se debe a que, al ser un elemento contextual, se adapta al módulo donde estamos, y muestras las opciones propias del mismo.

A través del OPAC podremos realizar búsquedas en nuestro catálogo o en otros vía Z39.50, bien para gestionar nuestros registros o para consultar y, llegado el caso, capturar información desde otras bases de datos.

Búsqueda de registros

Creación de registros

Para crear un registro, debemos acceder a la opción de menú “Creación de registros bibliográficos”.

Seleccionamos el tipo de material así como la biblioteca en la que deseamos agregar el registro, y hacemos clic en el botón Crear.

Esto nos mostrará una

nueva pantalla donde

podremos introducir

los datos relativos a

nuestro nuevo registro.

Vamos a detallar los

diferentes aspectos a

tener en cuenta en la

página de captura.

En la página de captura es posible introducir toda la información que previamente hemos definido para el tipo de material seleccionado.

Janium permite una catalogación “a medida”, es decir, que podemos catalogar utilizando para ello las etiquetas que decidamos.

Creación de registros. Página de captura

Para insertar una nueva etiqueta o subcampo, únicamente debemos situar el puntero junto al valor numérico de cada subcampo para que el sistema nos muestre un menú contextual como el que se muestra a continuación.

Creación de registros – Página de captura

Es importante señalar que Janium controla el proceso de inserción de nuevas etiquetas y subcampos.

Esto quiere decir lo siguiente:

- Si una etiqueta existente no puede ser añadida a la página de captura por generar una inconsistencia, el sistema no permitirá incluirla.

- El sistema únicamente mostrará las etiquetas y subcampos que no se hayan incluido en la página actual, de forma que se elimina la posibilidad de duplicados por error.

Creación de registros – Página de captura

Desde la página de captura no sólo podemos crear un nuevo registro.

También podemos borrar un registro existente o duplicarlo.

Creación de registros – Página de captura - Autoridades

Así mismo, podemos realizar una búsqueda de autoridad desde la página de captura, para incluirla en nuestro registro.

Para ello, hacemos clic en el título correspondiente y escribimos el término a buscar en nuestra lista de autoridades.

El sistema nos mostrará el resultado de dicha búsqueda, y seleccionando la autoridad correspondiente, el sistema nos la incluirá en la ficha del registro.

Gestión de ejemplares (ítems).

Una vez creado el registro, podemos asignarle los ejemplares o ítems que corresponda. Para ello, tenemos dos opciones.

- Podemos crear un nuevo item, haciendo clic en “Nuevo item”. Este proceso es automático.

- Podemos realizar una copia de un ejemplar ya existente, haciendo clic en el cuadro de selección situado a la izquierda de un ítem ya existente. En este caso, el sistema nos mostrará la ventana “Administración de ítems” para que podamos modificar (si es necesario) los datos correspondientes.

Gestión de ejemplares (ítems). – Administración de ítems

Desde la pantalla “Administración de ítems” podemos:

-Editar el ítem. Modificar la información asociada a un ejemplar (biblioteca, tipo de préstamo, disponibilidad, etc.)

- Imprimir etiquetas o seleccionarlo para una impresión posterior junto con otros ítems.

- Realizar copias del ejemplar.

- Asociarle un objeto digital.

-Asignarle una nota informativa.

Gestión de ejemplares (ítems). – Ficha de ítem

A través de la ficha de ítem, el usuario puede introducir toda la información relativa al ejemplar.

Los campos en rojo son obligatorios.

Gestión de ejemplares (ítems). – Impresión de etiquetas

Podemos realizar una impresión concreta del ítem, seleccionar el tipo de etiqueta que deseamos o imprimir todo el lote.

También podemos editar la lista de etiquetas a imprimir.

Gestión de ejemplares (ítems). – Notas

Es posible asignar notas a un ítem, para registrar información relevante.

Gestión de ejemplares (ítems). – Objetos digitales

Es importante señalar que el sistema Janium tiene la función de objetos digitales que consiste en relacionar un archivo electrónico (en formato PDF, DOC, RTF, TXT, HTML, XLS, ZIP, PPT, etc.,) al registro bibliográfico.

Si el archivo electrónico relacionado es "de texto", el sistema Janium indexará las palabras del archivo para su búsqueda y recuperación a través del índice Texto completo.

Es decir, el sistema puede buscar palabras existentes en los archivos electrónicos de texto relacionados con los registros a través del índice Texto completo.

Los objetos digitales pueden ser cualquier archivo electrónico (txt, rtf, doc, xml, ppt, html, pdf, avi, mp3, etc.), la visualización o ejecución del archivo dependerá de que el ordenador del usuario tenga el visor necesario para ese archivo (por ejemplo: para archivos pdf se requiere Acrobat Reader, para archivos doc se requiere Office u OpenOffice).

Las portadas de los documentos pueden ser bmp, png, tiff, gif, jpeg o cualquier otro tipo de formato de imagen: Incluso pueden vincularse imágenes de diferentes formatos y tamaños, Janium se encargará de ajustar el tamaño al correspondiente a la celda de la portada.

Gestión de ejemplares (ítems). – Objetos digitales - Ficha

Es necesario rellenar la ficha para incluir el objeto digital en el registro. Una vez creado, el objeto ya aparece en el detalle del ítem.

Captura de registros vía Z39.50

Si queremos capturar registros de otros catálogos, sólo necesitamos realizar una búsqueda en la base de datos deseada, seleccionar el registro correspondiente y hacer clic en el botón “copiar”

Captura de registros vía Z39.50

Janium copiará el registro en nuestra base de datos, de acuerdo a las preferencias establecidas. A partir de ese momento, ya podemos trabajar con el nuevo registro de la misma forma que si lo hubiéramos creado de forma manual.

Importar registros bibliográficos

Dentro del módulo de catalogación, encontramos la opción para importar registros bibliográficos a nuestra base de datos.

Para ello, debemos definir las características del fichero que vamos a transferir al sistema, además de los parámetros de carga.

Exportar registros bibliográficos

Finalmente, también podemos exportar nuestros registros a un fichero.

Tenemos la opción de exportar un rango de registros y la posibilidad de exportar también la información relativa a los ítems asociados a cada uno de ellos.

Cuestionario práctico

1) ¿Cuántas etiquetas como máximo puede tener la ficha de creación de un registro?

2) Describe cómo buscar una autoridad desde la ficha de captura de un registro.

3) ¿Qué necesitas para agregar un catálogo Z39.50 al listado de catálogos? Agrega el catálogo de la Biblioteca Virtual Miguel de Cervantes.

4) Realiza una captura de un libro cualquiera, buscando por el término “madrid” en la Biblioteca Virtual Miguel de Cervantes. Crea 3 ítems. 1 de ellos debe ser una copia de uno de los otros 2.

5) Asigna a un ejemplar creado en el punto 4 un objeto digital. Debes realizar el proceso, subiendo el objeto a tu servidor, y comprobando que cuando se realice una búsqueda en el Opac, se pueda acceder a él.

6) Cambia el estado de uno de los ejemplares creados anteriormente, al estado “No disponible”. Si todos están en ese estado, entonces cámbialo a “Perdido”.

7) Realiza una exportación de, al menos, 100 registros. Guarda también la información relativa a sus ejemplares.

8) ¿Cuál es la etiqueta que se utiliza para las listas de alerta? Añade el registro capturado en el punto 3 a una lista de alerta nueva, llamada “Cervantes”

9) Imprime el código de barras de los tres ejemplares.

10) Borra los ejemplares y el registro capturado. ¿Ha quedado el sistema igual que estaba con esta operación?

Manual de Janiumlink

Introducción ..... ...........................................................2

Entorno.........................................................................3

Menú principal ........................................................................ 3

Cuadro de búsqueda ............................................................... 5 Fuentes de búsqueda .............................................................. 6

Realizar una búsqueda .................................................8

Opciones de búsqueda ............................................................. 9 Gestión de resultados .............................................................. 10

Exportación ............................................................................ 13

Refinar nuestra búsqueda ........................................................ 16

Búsquedas avanzadas ..................................................22

Combinación de términos......................................................... 23

Personalizar nuestro Janiumlink ..................................25 Búsquedas guardadas ............................................................. 26 Alertas .................................................................................. 26

Conclusiones ................................................................28

Manual de Janiumlink Página 2

Introducción

El concepto de meta buscador define una herramienta que podemos

utilizar para realizar búsquedas en múltiples bases de datos y fuentes de

documentación, de forma sencilla y rápida.

Gracias a Janiumlink, podremos acceder fácilmente al contenido

documental de las bases de datos contratadas utilizando un mismo entorno,

y teniendo la opción posterior de guardar nuestras búsquedas, actualizarlas,

así como de exportar los resultados obtenidos a múltiples formatos.

A través de este sencillo manual vamos a ver las funciones más

habituales y las herramientas que Janiumlink pone a nuestra disposición

para realizar nuestras búsquedas de forma ágil y dinámica.

Una vez definido nuestro entorno de trabajo, realizaremos algunas

búsquedas, aumentando progresivamente su complejidad.

Para terminar, veremos cómo personalizar nuestra aplicación,

creándonos una cuenta personal donde podremos guardar nuestras

búsquedas y programar alertas cuando los resultados de las mismas

cambien.


Entorno

Una vez accedemos a nuestro Janiumlink, vamos a definir las

diferentes partes del entorno de trabajo de nuestro meta buscador

Desde nuestro menú principal, podemos acceder a las diversas

secciones de Janiumlink. Aunque alguna de ellas las veremos

posteriormente, cuando personalicemos nuestro meta buscador, vamos a

detallar cada apartado.

Menú principal

Búsqueda simple. Es la opción por defecto que nos muestra

Janiumlink al iniciar nuestra sesión.

Búsqueda Avanzada. Nos da acceso a un mayor número de

opciones para definir nuestra búsqueda.

Entorno

Menú principal


Historial de búsqueda. Nos muestra las búsquedas realizadas

durante nuestra sesión de trabajo.

Búsquedas guardadas, Área de trabajo, Alertas y Mi

cuenta. Estas son opciones que veremos cuando personalicemos

nuestro Janiumlink. Para acceder a estos apartados, necesitamos

crear una cuenta privada en nuestra aplicación. Aunque veremos

Búsqueda avanzada

Historial de búsqueda


este tema con más profundidad en “Personalizar mi Janiumlink”

baste decir por ahora que, como usuarios, podemos definir

nuestra propia área de trabajo, donde guardar nuestras

búsquedas y programar alertas para nuevos contenidos.

Ayuda. Nos muestra una ventana de ayuda, en inglés.

Salir. Como su nombre indica, seleccionando esta opción,

salimos de la aplicación. Es importante remarcar que Janiumlink

no pregunta si queremos cerrar la aplicación o no, y que las

búsquedas que hayamos realizado, así como los registros

obtenidos a partir de éstas, no se guardarán una vez se cierre la

ventana de nuestro navegador, a no ser que nos hayamos

preocupado de guardarlas.

Cuadro de búsqueda

Debajo del menú principal, encontramos el cuadro de búsqueda, que es donde introduciremos el término sobre el que deseamos realizar nuestra

consulta.

Podemos realizar búsquedas por diferentes tipos de elemento, tal y como se puede ver al desplegar las opciones que se encuentran a la derecha del cuadro.

Ayuda


Fuentes de búsqueda

Antes de realizar una consulta, debemos seleccionar en qué bases de datos y/o fuentes queremos hacerla. Para esto, Janiumlink nos muestra un

listado de todas las fuentes disponibles.

Cuadro de búsqueda

Fuentes de búsqueda


Este listado de fuentes se configura cuando se genera la aplicación. El

cliente puede pedir que al añadir cada fuente, se organicen de una forma u otra, de forma que le resulte más sencillo acceder a cada una de las bases

de datos. En el ejemplo mostrado en la página anterior, las fuentes se han

organizado en varios grupos, en función a su temática o naturaleza.

Podemos seleccionar las fuentes que deseemos, marcando el cuadro de selección que se encuentra a la izquierda de cada nombre. También podemos, seleccionar todo un grupo, lo que hará que se marquen

automáticamente todas las fuentes incluidas en el mismo.

Una vez escogidas las fuentes que deseamos utilizar, ya estaremos listos para realizar nuestra búsqueda.


Realizar una búsqueda

Efectuar una búsqueda en Janiumlink es sencillo. Únicamente

debemos seleccionar las fuentes en las que deseamos buscar, introducir el

término de búsqueda en el campo de texto, seleccionar el tipo de concepto

que queremos (palabra clave, título, descripción, etc) y hacer click en Ir.

El sistema comenzará a buscar en todas y cada una de las fuentes

seleccionadas, mostrando los resultados en pantalla, tal y como se muestra

a continuación.

Como vemos, hay nuevos elementos que han aparecido en nuestra

pantalla.

Podemos encontrar un resumen de todas las fuentes donde hemos

buscado, donde se nos detalla el número de registros que se han

encontrado en cada una de ellas.

Haciendo click en cada nombre, el sistema nos mostrará los registros

encontrados en esa fuente concreta, de forma que podemos acceder a una

búsqueda total o parcial, según nos interese.

Resultado de búsqueda

Búsqueda por fuentes.


Opciones de búsqueda

Una vez que hemos realizado una prueba sencilla, vamos a modificar

las opciones de búsqueda, de forma que nuestra siguiente búsqueda nos

muestre un resultado más concreto.

Para ello, debemos hacer click sobre Opciones de búsqueda

para obtener la siguiente ventana de opciones:

Estas opciones de búsqueda se aplicarán a las siguientes búsquedas

que realicemos. Utilizando este cuadro de opciones, vamos a configurar

nuestra siguiente consulta basándonos en los siguientes parámetros:

- Eliminaremos los resultados cuyo título esté duplicado.

- Mostraremos sólo una línea por registro.

- Ordenaremos los resultados por autor, de forma Ascendente

- Únicamente queremos buscar libros.

- Por último, solo queremos los registros publicados en el año 2008.

Ahora que tenemos claro cómo queremos buscar, no tenemos más

que modificar los parámetros de búsqueda de Janiumlink, de la forma que

vemos a continuación

Opciones de búsqueda

Ventana de opciones de búsqueda


¿Sencillo, verdad? De esta manera, podemos realizar una búsqueda

más concreta, y encontrar los registros que realmente necesitamos en

nuestras fuentes.

Sin embargo, hay que tener cuidado. Al modificar las opciones de

búsqueda, éstas se quedan así, hasta que volvamos a modificarlas, o

cerremos nuestra sesión. Eso quiere decir que si después de realizar esta

búsqueda, queremos ejecutar otra con diferentes parámetros, debemos

volver a modificar nuestras opciones, tal y como hemos visto en el ejemplo

anterior.

Gestión de resultados

Las opciones de búsqueda están bien pero... ¿Qué ocurre cuando

hemos realizado una consulta y vemos que se nos ha olvidado alguna

opción? ¿Debemos repetir la búsqueda si únicamente queremos ordenar

nuestros resultados de una forma concreta, o si queremos eliminar

duplicados? Obviamente, no.

Como comentábamos antes, una vez que realizamos una consulta,

aparecen varios elementos en nuestra pantalla que antes no estaban.

Uno de esos elementos es el menú Gestión de resultados.

Ventana de opciones de búsqueda modificada


A través de este módulo, podemos realizar algunas modificaciones en

nuestra búsqueda, sin tener que repetirla. Veamos algunas opciones:

- Despliegue. Seleccionando entre Registro de una sola línea,

Detalle resumido de registros y Detalle completo de los registros,

obtendremos más o menos información de nuestros resultados en

la ventana de búsqueda.

- Desduplicación. Podemos utilizar esta opción para eliminar

duplicados en nuestros registros, bien sea por Título, Título 3111,

URL o Anfitrión.

- Ordenar. Como vemos en la imagen, podemos ordenar nuestros

registros por varios elementos. También podemos elegir si

queremos que la ordenación sea de forma ascendente (sombreado

en verde) o descendente (sombreado en rojo).

Gestión de resultados


- Filtro. Esta es una opción interesante. Aunque lo veremos en más

profundidad en el apartado Refinar nuestra búsqueda, vamos a

hacer un pequeño ejemplo que nos sirva de introducción.

Supongamos que hemos hecho una búsqueda con el término food.

Una vez obtenidos nuestros resultados, queremos afinar más la

búsqueda, mostrando únicamente los registros en los que también

aparezca la palabra alimentos. La opción Filtro nos permite

realizar una búsqueda “dentro” de la búsqueda. De esta forma,

podemos ajustar aún más nuestros resultados.

Como punto final a esta parte de las opciones para gestionar nuestros

registros, una puntualización. Únicamente la opción Filtro ejecuta una nueva

búsqueda, mientras que el resto simplemente se realizan desplegando el

listado y seleccionando la opción deseada. Por ejemplo, si queremos

visualizar nuestros registros con mayor o menor detalle, Janiumlink no

efectuará una nueva búsqueda. Simplemente se limitará a cambiar la

presentación de nuestra ventana de resultados. Lo mismo ocurrirá si

queremos ordenar nuestro listado por Titulo, por ejemplo.

Opciones de Ordenar


Exportación

En ocasiones, nos interesará guardar nuestros resultados, bien para

consultarlos cuando no tengamos acceso a Janiumlink, como parte de una

investigación, para enviarlos por e-mail, etc.

A través del módulo de Gestión de resultados, podemos exportar el

resultado de nuestra búsqueda en múltiples formatos. La disponibilidad de

los mismos dependerá de la configuración de nuestro sistema. En el sistema

que estamos utilizando para este manual, tenemos configuradas las

opciones de exportación en Texto y en HTML

Vamos a realizar una exportación en HTML de los resultados que

hemos obtenido en nuestra búsqueda anterior. Es importante señalar que al

exportar, no guardamos todos los resultados listados, sino únicamente

aquellos que hayamos marcado para ello. Y también es importante saber

que Janiumlink no muestra ningún mensaje de error al realizar una

exportación “vacía”, esto es, sin haber marcado registro alguno.

Simplemente guarda un fichero en blanco.

Para exportar nuestros resultados, marcamos los registros que

deseemos guardar en nuestro fichero HTML en la ventana de resultados.

Opciones de exportación


Podemos cambiar entre los resultados de una y otra fuente, y marcar los

que nos interesen de cada una de ellas. El sistema tomará nota de los

registros marcados, independientemente de la lista en la que se

encuentren.

Una vez marcados los elementos que deseamos exportar,

simplemente debemos hacer click sobre HTML (o el formato que deseemos)

para que Janiumlink nos muestre una ventana de guardado

donde simplemente aceptaremos, guardando el fichero con el nombre

que nos muestra, en la carpeta por defecto donde guardamos los ficheros

que descargamos cuando navegamos.

Una vez guardado, podemos acceder a nuestro fichero, para

comprobar que la exportación se ha realizado de forma correcta.

Ventana de guardado


También podemos enviar nuestros resultados directamente por e-

mail, en cualquiera de los formatos que tenemos configurados. Para ello,

simplemente haremos click en Enviar resultados por Email, lo que nos

mostrará la siguiente ventana

Fichero exportado

Enviar por Email


donde introduciremos la dirección de nuestro destinatario y el

formato en que deseamos enviar el resultado de nuestra búsqueda. Es

importante puntualizar que enviar los resultados por mail tiene la misma

norma que exportar, por lo que debemos marcar los registros en nuestra

ventana de resultados, antes de poder enviarlos. De no ser así, el sistema

nos mostrará un mensaje de error, y no podremos realizar el envío.

Refinar nuestra búsqueda.

El último módulo que ha aparecido al realizar nuestra búsqueda,

quizás sea el más interesante a la hora de depurar nuestra consulta.

Utilizando este módulo, podemos aumentar el grado de precisión de

nuestra consulta. A primera vista, podemos observar que hay una lista de

términos, o etiquetas, ordenados alfabéticamente. Estos son los términos

que se repiten en los registros que nuestra búsqueda ha encontrado.

Haciendo click en cualquiera de ellos, generaremos una segunda

consulta, donde Janiumlink únicamente nos mostrará los registros donde

ambos términos (el que usamos para realizar la búsqueda y el que hemos

escogido de la lista de etiquetas) aparezcan.

Por seguir con el ejemplo, hemos realizado una búsqueda con el

término food. Veamos que ocurre cuando hacemos click sobre la etiqueta

alimentos.

Janiumlink lanza una segunda búsqueda, en la que nos mostrará

únicamente los registros en los que aparezca la palabra food y, de estos

Refinar resultados


resultados, seleccionará los que incluyan el término alimentos. ¿Cómo

podemos saber qué búsqueda está realizando el sistema?

Simplemente, observando como el parámetro de búsqueda ha

cambiado.

Vemos que una vez realizada esta segunda consulta, el módulo de

Refinar resultados ha cambiado la lista de etiquetas. ¿Qué ha ocurrido?

Simplemente, que Janiumlink ha realizado una nueva búsqueda y,

por tanto, los términos que se repiten son distintos. La nueva lista

corresponde a las palabras que más se repiten en los registros que hemos

buscado por la palabra food y, que a su vez, incluyen la etiqueta alimentos.

De tal forma, que si ahora hiciésemos click en un elemento cualquiera de la

nueva lista (por ejemplo, comida), lanzaríamos una tercera búsqueda,

donde Janiumlink buscaría los registros donde se encuentre la palabra food,

que también incluyan la palabra food y, por último, la etiqueta que hayamos

seleccionado (comida).

Como vemos, es una forma muy sencilla de ir refinando nuestras

búsquedas. Sin embargo, el módulo Refinar aún tiene alguna herramienta

más que nos facilitará la depuración de nuestras consultas.

Búsqueda refinada


Haciendo click sobre Más opciones, accederemos a la ventana de

opciones de refinado, donde podremos realizar el proceso de forma aún más

directa y ágil.

Lo primero que vemos al abrir la ventana, es una lista de etiquetas

que puede resultar un tanto confusa al principio. Sin embargo, es realmente

sencilla una vez que entendemos cómo funciona. Utilizaremos varios

sombreados para referirnos a cada parte de la ventana, de forma que sea

más sencillo identificar los elementos a los que vamos a hacer referencia.

Así, en primer lugar encontramos la lista de etiquetas donde podemos

ver los términos que más se repiten en los registros de nuestra búsqueda.

Podemos modificar la forma de visualizar esta lista, utilizando para

ello las opciones de representación, pudiendo elegir entre ver nuestro Top

100 en forma de lista, en forma de nube(por defecto), y si queremos que

esté ordenada de forma alfabética (por defecto), por número de

repeticiones, etc.. También podemos definir cuál es el umbral que queremos

para nuestra lista. Es decir, cual es el número mínimo de repeticiones que

queremos mostrar en nuestra lista. Si, por ejemplo, definimos que nuestra

umbral sea 5, todos aquellos términos que se repitan menos de esas veces,

no aparecerán en nuestra lista.

Por último, podemos definir el tamaño de nuestra fuente de texto,

para ver nuestra lista de forma más cómoda.

Hasta aquí, quizás podríamos decir que no hay mucha ventaja entre

acceder a la ventana de refinar, y utilizar el módulo que aparece en la

pantalla principal.

Ventana refinar


Vamos a trabajar un poco con las opciones que aparecen en la parte

inferior de la ventana Refinar, donde realmente veremos cómo este módulo

puede ayudarnos a depurar nuestra consulta de una manera

tremendamente fácil y potente.

Partimos desde una búsqueda nueva. Para ello, seguimos los pasos

que hemos ido viendo a lo largo del manual:

- Seleccionamos las fuentes en las que queremos buscar.

- Introducimos el término deseado en el cuadro de búsqueda.

Probemos con cat.

- Podemos definir si queremos opciones de búsqueda, tales como

que nos ordene el resultado de una determinada manera, o buscar

por un tipo de material, o en una fecha concreta. En nuestro caso,

dejaremos las opciones por defecto.

- Lanzamos la búsqueda, y obtenemos el listado correspondiente de

registros. También vemos que nuestro módulo de Refinar

resultados nos mostrará su lista correspondiente. Ésta variará en

función de las opciones de búsqueda, las fuentes, y también del

momento en que se realice la consulta, puesto que la introducción

de nuevos registros en las fuentes es constante.

- Si hacemos clic en Más Opciones, veremos algo parecido a esto

¿Qué podemos hacer ahora?

Vemos que, por defecto, la opción Refinar resultados actuales

utilizando… está marcada. Si hacemos clic en cualquier término de nuestra

Ventana refinar con el término “cat”


lista de etiquetas, veremos que ese término aparecerá en el cuadro de texto

situado a su derecha. Hacemos click en pictures, obteniendo lo siguiente

Si hiciésemos clic en el botón Refinar, lanzaríamos una nueva

búsqueda, donde Janiumlink buscaría entre los registros con la palabra cat,

aquellos que incluyan la palabra pictures.

Vaya... Parece que no hemos avanzado mucho, ¿verdad? Eso ya lo

hacíamos desde el módulo anterior, sin tener que abrir la ventana Refinar…

Lo cierto es que si.

Pero… ¿Y si en lugar de hacer clic en Refinar, hacemos clic en otro

término de la lista? Probemos. Seleccionamos Flickr, y vemos que nuestro

cuadro de texto cambia

Janiumlink ha unido ambos términos para refinar la búsqueda de una

sola vez. ¿Qué quiere decir esto?

Antes, cuando realizamos el ejemplo de refinar la búsqueda de los

registros que contenían food, haciendo click en alimentos, y después en

comida, teníamos que realizar tres búsquedas para encontrar todos los

registros donde apareciesen las tres etiquetas.

Sin embargo, a través de la ventana de depuración, lo que hacemos

es ahorrarnos búsquedas, al unir varios términos de depuración en una sola

consulta. Podemos seguir seleccionando otras etiquetas para aumentar el

grado de refinamiento de nuestra consulta. Cuando estemos satisfechos,

simplemente haremos click en Refinar, para lanzar la búsqueda que englobe

todos los términos que queremos.

Es importante ser conscientes de que, cuanto más depuremos

nuestra búsqueda, más posibilidades tenemos de no encontrar registros.

Siguiendo con el ejemplo, hemos seleccionado las etiquetas pictures,

flickr y adoption, y hemos hecho click en Refinar.


Vemos que nuestra depuración no nos muestra ningún resultado.

¿Hemos hecho algo mal? Lo cierto es que no.

Simplemente, hemos seleccionado tres etiquetas que aparecían en el

listado de la búsqueda que hicimos con el término cat. Y aunque las tres

(pictures, flickr y adoption) aparecían en varios de los registros que

obtuvimos con nuestra consulta, eso no quiere decir que los tres términos

vayan a aparecer en el mismo registro.

Si queremos realizar una búsqueda inicial por varios términos, y

decidir si queremos que todos aparezcan en el registro, o sólo algunos, es

mejor utilizar la función de Búsqueda avanzada, que veremos a

continuación.

Búsqueda refinada sin resultados


Búsqueda avanzada

Hasta ahora, hemos visto la forma de realizar una consulta por un

solo término y, después, depurar esa búsqueda a partir del resultado de la

misma, utilizando la herramienta refinar.

Sin embargo, podemos realizar otro tipo de consultas, utilizando el

apartado de Búsqueda avanzada.

El sistema, en principio, no difiere mucho de la búsqueda simple.

Únicamente introducimos los elementos sobre los que queremos consultar,

y seleccionamos las fuentes de datos para realizar la búsqueda. Así, si

quisiéramos repetir el ejemplo anterior, podríamos rellenar los campos de

esta forma

Búsqueda avanzada


para después simplemente lanzar la búsqueda.

Después de que Janiumlink ha realizado la búsqueda, podemos

trabajar con los resultados de la misma manera que hemos venido haciendo

con los registros de una búsqueda simple, exportándolos, enviándolos por

email, depurándolos, etc..

¿Eh! Pero teníamos 4 términos de búsqueda, ¿no es cierto? ¿Qué ha

pasado con adoption?

Lo cierto es que el entorno de trabajo no permite introducir más que

tres términos de búsqueda... ¿O sí?

Combinación de términos

Janiumlink utiliza una estructura bastante simple para concatenar

elementos de búsqueda. Como hemos podido ver en algunos ejemplos

anteriores, la sintaxis es sencilla. Por ejemplo, si queremos buscar

resultados que incluyan food y alimentos, Janiumlink buscará

food AND alimentos

Existen, básicamente, tres condicionantes (llamados Booleanos,

aunque eso realmente no importa para este manual) que podemos utilizar:

- AND

- OR

- NOT

Veamos algunos ejemplos:

- food AND alimentos. Buscará los registros en los que ambos

términos aparezcan.

- food OR alimentos. Buscará los registros en los que, al menos

uno de los dos términos aparezca.

- food NOT alimentos. Buscará los registros en los que aparezca

food, pero en los que no aparezca alimentos.

Cuadros de búsqueda


- food AND alimentos AND global OR local. Buscará los

registros en los que aparezcan food y alimentos y, dentro de esos,

en los que aparezca global o local.

- food NOT alimentos AND world. Buscará los registros en los

que aparezca la palabra food, pero no mostrará los que incluyan la

palabra alimentos y world.

¿Para qué nos sirve todo esto? Bueno, porque de esta forma,

utilizando los condicionantes, podemos realizar consultas aún más

complejas. Por ejemplo,

Búsqueda booleana


Personalizar nuestro Janiumlink

Ahora que hemos aprendido a realizar consultas simples y complejas,

veamos cómo guardar y utilizar nuestro entorno de trabajo para optimizar

el tiempo que dedicamos a realizar nuestras búsquedas.

Lo primero es crearnos una cuenta para poder tener nuestro área

personal.

Para ello, hacemos click en Mi cuenta, dentro del Menú Principal, y

veremos una ventana como esta

Dado que no tenemos cuenta, hacemos click en Nuevo usuario? Cree

un perfil personal para introducir nuestros datos, y crear nuestra cuenta.

Una vez hecho eso, ya tenemos nuestro área de trabajo, al que

podremos acceder cada vez que trabajemos con Janiumlink. En él, podemos

definir nuestras opciones de búsqueda por defecto (independientes de las

búsquedas que el sistema define de forma estándar), las fuentes de datos

que utilizamos con mayor frecuencia, acceder a nuestras búsquedas

guardadas, etc.


Búsquedas guardadas

Podemos guardar las búsquedas que hacemos, de forma sencilla.

Cuando hemos realizado una consulta (no importa si es simple o

avanzada, o si hemos utilizado elementos booleanos o no) hacemos click en

Guardar búsqueda.

lo que cargará la ventana de guardado de búsquedas. Si bajamos

hasta abajo, podremos hacer clic en Salvar, guardando nuestra búsqueda.

Alertas

Las alertas son un elemento sumamente importante a la hora de

utilizar nuestro sistema.

Básicamente, una alerta consiste en programar nuestro Janiumlink

para que nos avise cuando el resultado de una consulta varíe. De esta

forma, podemos realizar una búsqueda, y dejar a Janiumlink a cargo de

avisarnos si se introducen nuevos registros en la lista.

Para guardar una alarma, el proceso es tan sencillo como guardar

una búsqueda.

Guardar búsqueda

Búsquedas guardadas


Después de efectuar una consulta, hacemos click en Guardar como

alerta

lo que nos llevará a la ventana de guardado de alertas, donde en la

parte inferior podremos definir el tiempo de duración de la alerta y

guardarla

Después de guardarla, nuestra alerta aparecerá en nuestro área

personal, donde podremos modificarla o borrarla.

Guardar como alerta

Opciones de guardado de alerta

Listado de alertas guardadas


Conclusiones

Janiumlink es una potente herramienta de búsqueda de información.

A través de este manual, hemos pretendido mostrar de forma clara y

concisa algunas de sus funcionalidades.

Obviamente, algunas cosas se han quedado en el tintero. Nuestro

objetivo no era tanto diseccionar la aplicación hasta su última opción, sino

presentar una visión global de la misma, y proporcionar las herramientas

necesarias a quien se acerca a Janiumlink por primera vez, o a quien lleva

un tiempo trabajando con él, y desea un texto de referencia rápida.

Esperamos, por ello, que los conceptos expuestos en el presente

manual sirvan como piedra de toque para comenzar a trabajar con nuestra

aplicación de una forma sencilla y funcional.

Para cualquier ampliación de los temas expuestos, no duden en

ponerse en contacto con nosotros, para que podamos ayudarles a seguir

ampliando su conocimiento de una herramienta completa y compacta como

es nuestro Janiumlink.

Circulación

A través del módulo de circulación, es posible gestionar todos los procesos relacionados con los usuarios

Circulación

Préstamos

Devoluciones

Renovaciones

Creación y modificación de usuarios

Gestión de multas

Reservas de ejemplares

Gestión de consultas de usuarios

Gestión de inventario de fondos bibliográficos

Chat con usuarios del catálogo al público.

Para empezar a trabajar con el módulo de catalogación, es necesario identificar al usuario sobre el que vamos a trabajar, para acceder a su información.

Circulación - Préstamo

Una vez cargado el usuario, el sistema nos muestra un resumen de los ejemplares prestados durante la sesión, así como los títulos que tiene en su poder.

Para realizar un préstamo, únicamente hay que introducir el código de barras y hacer clic en “Aceptar”.

Circulación - Préstamo

Para realizar una devolución, introducimos el código de barras y hacemos clic en “Aceptar”.

Circulación - Devolución

Desde la pantalla de Administración de usuarios, podemos gestionar la información relativa a los usuarios del sistema.

Circulación – Administración de usuarios

El sistema permite crear, pagar, condonar y borrar multas (monetarias y administrativas) de los usuarios.

Circulación – Gestión de multas

Los usuarios de Janium pueden solicitar información a través del sistema.

Podemos gestionar las solicitudes de usuarios internos y externos, así como obtener un listado de solicitudes ya contestadas, que el sistema almacena como histórico.

Por último, podemos realizar cambios en los domicilios asignados a un usuario.

Circulación – Administración de solicitudes

Janium facilita la realización de un inventario.

A partir de un fichero con una relación de ejemplares localizados físicamente en una o varias bibliotecas de nuestro sistema, podemos cotejar la información con los registros que se encuentran en el sistema.

Circulación – Inventario de fondos bibliográficos

En la ficha de creación, introducimos la información principal de cada usuario.

Esta información se almacena en 5 tablas dentro del sistema (usuario, perfil_usuario, usuario_perfil, acceso y domicilio).

Circulación – Ficha de creación de usuarios

Dentro del apartado de parámetros generales del usuario, podemos modificar el estado del mismo, así como el tipo de domicilio.

Esto último es importante de cara a la política de préstamos.

Circulación – Parámetros generales de usuario

Janium permite que un usuario tenga asociados más de un perfil.

Es importante tener en cuenta que si un usuario posee más de un perfil, el número total de préstamos será la suma de préstamos máximos de los perfiles asociados.

La duración del préstamo dependerá de lo establecido por el sistema para el perfil con que se realiza la operación.

Circulación – Administración de perfiles de usuario

Como hemos visto anteriormente, el usuario también puede tener asignados más de un domicilio.

Circulación – Administración de domicilios

Dentro de la configuración de la cuenta del usuario, es posible asignarle una foto.

Para ello debemos seleccionar el fichero correspondiente y asociarlo a la ficha del usuario. Janium puede utilizar cualquier formato visible en un navegador web (.png, .jpg, .bmp, .tiff, .gif, etcétera).

Circulación – Agregar una foto al perfil del usuario

Un miembro del staff puede generar notas informativa acerca de un usuario. Esta información será visible desde la pantalla de despliegue del usuario.

Circulación – Notas asociadas a usuarios

Podemos realizar una selección de los usuarios del sistema, de acuerdo a diversos parámetros (estado, perfil, biblioteca, categorias, nivel de acceso, función y tipo de domicilio) para posteriormente exportar esa información en un fichero a nuestro ordenador.

Circulación – Creación de archivo para actualización de usuarios

Janium permite a sus usuarios realizar solicitudes, que el staff puede consultar y responder a través del módulo de circulación.

Circulación – Responder solicitudes de usuarios internos

Circulación – Responder solicitudes de usuarios externos

Janium permite a sus usuarios realizar solicitudes, que el staff puede consultar y responder a través del módulo de circulación.

Así mismo, el sistema almacena las solicitudes ya respondidas en un histórico, de forma que un miembro del staff podrá consultarlas más adelante.

Circulación – Lista de solicitudes respondidas

1) ¿Cuántos perfiles distintos puede tener un usuario?

2) ¿Cómo podemos buscar a un usuario en el sistema? ¿Una misma búsqueda puede mostrar más de un usuario? Si es así, ¿cómo?

3) ¿Dónde es conveniente alojar las fotografías asociadas a los perfiles de los usuarios? ¿Qué formato es el único que reconoce Janium?

4) Crea 5 usuarios, cada uno con un perfil distinto.

5) Completa la creación de cada uno de ellos, rellenando la información correspondiente a sus domicilios, fotografías…

6) Realiza un préstamo a cada usuario creado. Comprueba en la información del usuario que el préstamo se ha realizado.

7) Agrega una nota en uno de los usuarios creados. Comprueba que la información es visible en su perfil.

8) ¿Qué es necesario para realizar un inventario del sistema? Detalla los pasos a seguir para realizar un inventario.

9) Realiza un inventario del sistema. Explica las conclusiones que obtienes.

10) ¿Qué es necesario para una carga de usuarios? Detalla el proceso para realizar una carga de usuarios en el sistema.


Autoridades

A través del módulo de catalogación, podemos acceder al menú general de Autoridades.

Desde esta página principal, podremos

-Realizar búsquedas en nuestro catálogo.

-Crear nuevas autoridades

-Importar registros cargando un fichero de autoridades en nuestro sistema

-Exportar autoridades de nuestro sistema en un fichero a nuestro ordenador.

Autoridades

Podemos realizar búsquedas de los registros de autoridad existentes en nuestro sistema.

Para ello, seleccionamos el tipo de autoridad que deseamos buscar, e introducimos el término de consulta.

Autoridades

Una vez realizada la consulta, el sistema muestra una relación de registros que cumplen con los criterios de búsqueda.

Janium también ofrece la posibilidad de visualizar referencias cruzadas y jerárquicas por cada uno de los registros obtenidos en la búsqueda.

Autoridades

Al seleccionar un registro, el sistema nos muestra la ficha de la autoridad, para modificarla si es necesario.

En esta pantalla podemos definir, estableciendo los valores correspondientes en los campos 14, 15 y 16 de la etiqueta 008, la posibilidad de buscar esta autoridad desde la ficha de creación de un registro

Autoridades

Autoridades

Janium permite importar un fichero con registros de autoridades para utilizarlos en nuestro sistema.

Debemos seleccionar el formato que tiene el archivo de importación, así como la biblioteca en la que queremos aplicar las autoridades y el formato de las mismas.

Finalmente, es necesario establecer el nivel de acceso, así como los parámetros de sustitución de contenidos.

Autoridades

Para finalizar, podemos exportar registros de autoridad de nuestro sistema.

Únicamente introducimos el rango de registros que deseamos exportar y el sistema nos guardará la información en un fichero de texto en nuestro equipo.

Autoridades


1) ¿Cómo se accede al menú principal de autoridades?

2) Crea una autoridad en el sistema, y habilita que pueda ser agregada desde la ficha de creación de registro bibliográfico.

3) ¿Qué formatos de archivo puedes utilizar para realizar una importación de registros de autoridades?

4) ¿Cuál es el límite de registros que se puede importar? ¿Y exportar?

5) Crea al menos 4 autoridades, relacionadas entre ellas.

6) Exporta 100 registros de autoridad en un fichero a tu equipo.

Manual de Publicaciones Periódicas

Tabla de ContenidoIntroducción 2Suscripciones 2

Crear Suscripción 2

Editar Suscripción 3

Control de Cronología y Numeración 5

Predicción 9

Recepción 10

Después de crear Suscripción 10

Modificar fascículo 13

1. Datos que afectan a las existencias MARC 13

2. Datos que afectan a los registros de ítemes 15

Modificar siguientes predicciones 17

Reclamaciones 21

Automáticas 21

Manuales 23

Recepciones rápidas 24

Seleccionar fascículos 26

Preferencias 28

Introducción

El Módulo de Publicaciones Periódicas permite controlar todo el flujo de trabajo relacionado con las suscripciones, recepciones de números o fascículos y reclamaciones. Entre éstos eventos, según la configuración que se haya hecho, se realizan automáticamente varias acciones, como la creación de registros de ítemes para los fascículos recibidos y la generación de existencias Marc para la suscripción correspondiente. Con base en los patrones de cronología que se seleccionaron para la publicación, el sistema predice los números que se van a recibir. La institución puede crear sus propios patrones conforme sean necesarios. Gran parte del comportamiento del módulo depende de los parámetros configurados en el Módulo de Administración; si se requiere un nuevo parámetro, puede solicitarlo al administrador o consultar al departamento de soporte.

El flujo normal de trabajo inicia con la creación de registros de suscripciones, continúa con la selección de un patrón de cronología, sigue con la predicción y finaliza con la recepción.

Suscripciones

1. Crear SuscripciónPara crear una suscripción se siguen los siguientes pasos:

1. Desde la ventana de Suscripciones de Publicaciones Periódicas, que es la que se despliega cuando se ingresa al módulo, se busca el registro para el que se va a crear la suscripción. Para ello se hace clic en el botón Buscar ficha.

2. Una vez que se encuentre el registro y se despliegue el detalle, se selecciona haciendo clic en el botón Seleccionar.

3. Regresará a la ventana de Suscripciones de Publicaciones Periódicas, insertando el número de ficha del registro seleccionado y, si lo tiene, el número de clasificación del registro.

Janium - Manual de Publicaciones Periódicas

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4. Antes de crear la suscripción, es necesario seleccionar la Biblioteca, el Estado y la Ubicación que tendrá esa suscripción. Por ejemplo, una publicación se registra una sola vez, pero se tiene dos suscripciones, una para la Biblioteca Central y otra para la Biblioteca de Ciencias. En la biblioteca Central, esa suscripción se encuentra en la ubicación Hemeroteca y con estado Disponible.

5. Después de identificar el registro y seleccionar la Biblioteca, el Estado y la Ubicación, se hace clic en el botón Crear.

El sistema creará el registro de suscripción y lo desplegará en la parte inferior de la ventana. Si ya existen otros registros de suscripción (aunque sea de otras publicaciones), listará el recién creado entre ellos.

2. Editar Suscripción1. Desde la lista de suscripciones se hace clic sobre el título de la publicación cuya suscripción se desea editar.


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Para crear una suscripción se debe seleccionar sólo registros creados con los formatos correspondientes a publicaciones periódicas. Un registro creado con el formato de Libro no permitirá crear la suscripción. El sistema se instala con el formato SERIAL o PUB.PER., que permiten crear suscripciones.

Si se desea que para esta suscripción, el sistema asigne automáticamente otro número de clasificación, diferente al del registro descriptivo, a los ítemes creados al recibir los fascículos, puede ingresar esa clasificación en el campo Clasificación.

2. Despliega el registro de la Suscripción. Para editarla se hace clic en el botón Actualizar. Los campos de la suscripción son los siguientes.

Campo Descripción Copia Número que el sistema asigna automáticamente a la suscripción.

No. de ficha Número del registro descriptivo para el que se creó la suscripción.

Biblioteca La biblioteca a la que pertenece la suscripción. Los fascículos recibidos serán para esta biblioteca.

Ubicación La ubicación en la que estarán los fascículos recibidos con esta suscripción.

Código proveedor El código del proveedor del que se recibe esta suscripción. Los avisos de reclamaciones se enviarán a la dirección de correo ingresada en el registro de este proveedor.

Estado El estado que tendrán los ítemes creados al recibir los fascículos.

Desplegar Existencias en Opac

Si las existencias Marc creadas al recibir fascículos se desplegarán en el Catálogo al Público, se ingresa el valor “1” (uno), de otra manera se ingresa “0” (cero).

No. título del proveedor

Si el proveedor asigna un número específico al título cuya suscripción recibimos de él, puede ingresarlo en este campo.

Número de suscripción

Si la suscripción tiene un número específico, ya sea asignado por el proveedor o por la institución, puede ingresarlo en este campo.

Código Universal del Producto

Si los fascículos de esta suscripción contienen el Código Universal del Producto, puede ingresarlo aquí.

Categoría 1 y Categoría 2

A cada ítem creado al recibir un fascículo se le asignarán dos categorías estadísticas. Estas categorías son las mismas utilizadas en el Módulo de Catalogación.

No. de días para reclamar

El número de días que pasarán, después de la fecha en que debió recibirse el fascículo y en los que se generarán los reclamos al proveedor.

Tipo material A cada ítem creado al recibir un fascículo se le asignará un Tipo de Material. Estos Tipos son los mismos utilizados en el Módulo de Catalogación.

Circula Si los ítemes que se crearán podrán ser prestados, se ingresa el valor “1” (uno), de otra manera se ingresa “0” (cero).

Número de piezas Número de piezas que forman un ítem y se agrupan bajo un solo código de barras.

Número de clasificación

El número de clasificación que se asignará a los ítemes creados al recibir los fascículos. Puede ser el ingresado al crear el registro de suscripción o el del registro descriptivo.

Nivel de acceso Si este registro va a estar restringido a ciertos operadores,

Generar existencias MARC

Si al recibir fascículos se crearán existencias MARC se ingresa el valor “1” (uno), de otra manera se ingresa “0” (cero).

Activar existencias Si al recibir fascículos creará un registro de ítem por cada fascículo, se ingresa el valor “1” (uno), de otra manera se ingresa “0” (cero).

Ciclo El fondo presupuestal con el que se paga la suscripción al proveedor.

No. ciclo El número de ciclo fiscal, dentro del presupuesto, del que se extraen los fondos.

Nivel de enlace El número de niveles que hay para esta suscripción. Cada nivel representa un tipo de fascículo. Por ejemplo, Si se están recibiendo dos tipos: los de la edición regular y los del suplemento, cada uno tiene su propia designación cronológica y numérica, por lo tanto se usan dos tipos y se tiene dos niveles.


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3. Después de haber hecho los cambios en los campos correspondientes, se hace clic en el botón Actualizar. Desplegará un mensaje indicando que se han actualizado exitosamente los datos.

Ahora que se creó el registro de suscripción se puede predecir y recibir fascículos para esa suscripción. Para ello es necesario seleccionar primero un Control de Cronología y Numeración en el que se basará para hacer las predicciones.

3. Control de Cronología y NumeraciónTodas las suscripciones de las que se va a predecir y recibir fascículos necesitan un control de cronología y numeración para un tipo de edición. Una publicación puede tener su edición regular y un suplemento, que se publican con diferentes frecuencias, en cuyo caso requieren de dos controles de cronología y numeración diferentes, uno para la edición regular y otro para el suplemento.

1. Para seleccionar un Control de Cronología y Numeración, se hace clic sobre el número de la suscripción correspondiente.

2. Desplegará la ventana para Crear Control de Cronología y Numeración.


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3. En esta ventana se selecciona el control de cronología y numeración que se va a usar para la suscripción. Para seleccionarlo es necesario conocer la designación cronológica y numérica de la publicación. Este control indica al sistema que los fascículos se publican con una frecuencia o periodicidad específica y están numerados con base en uno o más niveles específicos (año, tomo, época, número, etc.), además de contener una fecha que incluye día, mes y año o sólo uno o dos de éstos elementos cronológicos.

Al seleccionar un control de cronología y numeración, la ventana se actualiza para desplegar los campos definidos para ese control.

El primer dato que hay que seleccionar es el Tipo de fascículo, es decir si se trata de fascículos de la edición Regular, de un Suplemento, un Anuario o un Indice. El Tipo de fascículo va a determinar el Nivel de enlace de las existencias. Para un fascículo de la edición regular, el nivel de enlace sería uno (“1”), para un suplemento sería dos (“2”), etc.

4. Al haber seleccionado un control específico, se van a desplegar uno o más campos en la ventana, en este ejemplo, el control de cronología con la descripción Diario año número (año mes día), fue definido desde el Módulo de Administración con dos designaciones numéricas: año y número, además de tres designaciones cronológicas: año, mes y día. Por esa razón se despliegan esos campos. Si se selecciona un control de cronología diferente, se desplegarían los campos definidos para ese control.

En este ejemplo, el siguiente campo es el de “año”. En él se ingresa el número del año en el que iniciará la predicción de los fascículos. Si la publicación es un diario, y se va a comenzar a registrar a partir del año 20, se ingresa ese número. No se trata del año de la designación cronológica, sino de la designación numérica, si la publicación tuviera una designación de “volumen”, aquí se ingresaría el volumen a partir del cual se va a comenzar a predecir.


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Los controles que aparecen como opciones se crean desde el Módulo de Administración y si no hay ninguno que se ajuste a la publicación, puede ser creado por el administrador.

Estos Tipos de Fascículo también se crean en el Módulo de Administración y si hace falta uno, el administrador lo puede crear fácilmente.

El siguiente campo de este control de cronología es el de “no.” (número). Si ya se ingresó el valor de la designación numérica del nivel anterior (es decir el año), ahora se ingresa el número de ese año a partir del cual se va a iniciar la predicción. Por ejemplo 6847.

Con los valores ya ingresados en los dos primeros campos (año y no.), el control se ve como en la siguiente imagen.

Después de ingresar los valores de la designación numérica, a partir de los cuales va a iniciar la predicción, se ingresan los valores de la designación cronológica.

En el ejemplo, se debe ingresar el año en que se publicó el número ingresado en la designación numérica anterior, es decir el número 6847. Este número se publicó en el 2003, por lo que se ingresa ese año.

En seguida se ingresa el mes, en número de dos dígitos, al tratarse de septiembre, se ingresa “09”.

Finalmente se ingresa el día en que se publicó el fascículo, que en este caso es el día 19.

Así, los datos del primer fascículo, a partir del que se comenzará la predicción, y por tanto la predicción, son los siguientes.


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El último dato que hace falta para establecer el inicio de las predicciones es el de la fecha de recepción. Esta fecha se ingresa con el formato aaaa-mm-dd o utilizando el calendario que se abre al hacer clic sobre la leyenda calendario. En este ejemplo, ingresaremos la fecha 2003-09-19.

Ya con los datos del patrón completos, se hace clic sobre el botón Crear.

El sistema creará automáticamente un control cronológico a partir del que comenzará a predecir y desplegará la pantalla de kardex para comenzar a predecir y recibir.


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Los datos “year”, “month” y “day” se despliegan en inglés para que sean reconocidos por el sistema al crear las existencias MARC, que contiene los códigos en ese idioma. Sin embargo, no se desplegarán en inglés a los operadores ni en el catálogo al público, a menos que la configuración del módulo en Administración, defina códigos de cronología en inglés u otro idioma para publicaciones extranjeras.

Esta fecha es importante porque si se comienza a predecir a partir de números ya pasados, por ejemplo desde hace un año, las fechas de recepción de cada fascículo serán también pasadas y puede ser que si se corren los programas de Generación de Reclamaciones de Publicaciones Periódicas y de Envío de Reclamaciones antes de recibirlos, produzca mensajes reclamándolos.

Este proceso se realiza una sola vez por cada tipo de fascículo cuyos números se vayan a recibir.

4. PredicciónAhora que la publicación tiene un registro de suscripción y éste tiene un control de cronología y numeración, es posible predecir y recibir los fascículos.

Desde la ventana de kardex, que se despliega después de crear un control de cronología y numeración, se hace clic sobre el botón Predecir.

El sistema va a hacer una predicción de los fascículos del año y los desplegará en la parte inferior de la ventana.


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Estos fascículos sólo han sido predichos, aún no se han recibido en el sistema. Entre otras cosas, esta predicción es útil para revisar el control d e c r o n o l o g í a y n u m e r a c i ó n seleccionado, así como para verificar la exactitud d e l a s f e c h a s y numeraciones de cada fascículo. Mientras no se anulen y borren, los fascículos predichos, y aún no recibidos, van a desplegarse como parte del kardex del tipo de f asc í cu lo de es ta suscripción. Cada vez que se haga clic en el botón Predecir, hará la predicción de un nuevo lote de un año.

Cada fascículo que vaya a ser recibido debe ser predicho antes. El sistema predice lotes de fascículos, permitiendo así listarlos para revisar cualquier posible excepción y hacer cambios en uno o más de ellos antes de recibirlos.

5. RecepciónDespués de crear Suscripción

Ahora que ya se han predicho los fascículos que se van a recibir, basta con seleccionar (marcándolo con el cuadrito de la izquierda), el o los que se están recibiendo y hacer clic en el botón Recibir.

El sistema recibirá el fascículo y, si está configurada la suscripción para que lo haga, creará un registro de ítem para ese fascículo y lo incluirá en las existencias MARC.


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Esta es la forma de recibir inmediatamente después de haber creado una suscripción y de haber seleccionado un control de cronología y numeración, así como de haber predicho los fascículos esperados. La rutina de recepción es más rápida y simple, pues la suscripción, el control y las predicciones ya fueron hechas; sólo basta con identificar el título de la suscripción y marcar el o los fascículos que se están recibiendo.

Después de haber recibido uno o más fascículos, desplegará los que aún están pendientes de recibir, es decir con estado Esperado.

Si se desea recibir varios fascículos a la vez, se marcan y se hace clic en el botón Recibir.


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Si se desea ver todos los fascículos, tanto los recibidos como los esperados o reclamados o anulados, se selecciona la opción para verlos en el campo de Selección de Fascículos.


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D e s d e e l despliegue de todos l o s f a s c í c u l o s también se pueden recibir los esperados.

También se puede seleccionar para que despliegue sólo los fascículos reclamados o anulados.

Modificar fascículoEs posible que de los fascículos predichos alguno llegue a la institución con una numeración y/o fecha diferente a la esperada, en tales casos es posible modificar los datos para recibirlo con la numeración y fecha en que realmente se publicó.

Para ello se hace clic sobre el número de ID del fascículo correspondiente; este número es asignado por el sistema y es único para cada fascículo predicho en la suscripción.

El sistema abrirá el registro del fascículo, para editarlo se hace clic en el botón Actualizar. Los campos que están relacionados con la designación cronológica y numérica, y que son los que se pueden modificar para alterar la numeración y fecha de un número, son los siguientes.

1. Datos que afectan a las existencias MARC

Campo Descripción

1er nivel numeración Después de crear la suscripción se seleccionó un control de cronología y numeración; dependiendo del control que se haya seleccionado, los fascículos tienen uno o más niveles de numeración, en este ejemplo el primer nivel de numeración es el de año. Por lo tanto, cada fascículo tendrá un valor numérico en este nivel, que identifique al año; los fascículos predichos corresponden al año 20, si este fascículo en particular se publicó con otro año, se puede cambiar aquí.

2o. nivel numeración El segundo nivel de numeración en este ejemplo es el de número (“no.”), pues así está definido en el control de cronología y numeración seleccionado para la edición regular antes de predecir. Si este fascículo en particular se publicó con un numero diferente al predicho, que es el 6853, puede modificarse aquí.

3er. nivel numeraciónY niveles siguientes.

El sistema mantiene hasta 8 niveles de numeración. Si, por ejemplo, la publicación tuviera una designación numérica como: Año 27 Tomo 2 Epoca 4 Volumen 15 Número 19987, entonces después de crear la suscripción, para la edición regular, se tendría que haber seleccionado un control de cronología y numeración que tuviera esos niveles, es decir con 5 niveles.


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Campo Descripción

1er nivel cronología Después de crear la suscripción se seleccionó un control de cronología y numeración. Dependiendo del control que se haya seleccionado, los fascículos tienen uno o más niveles cronológicos. Los más comunes son AÑO, MES y DÍA en ese u otro orden. Con ellos el sistema va a calcular la fecha de publicación de cada fascículo y la insertará donde corresponda, ya sea en las existencias MARC y/o en los registros de ítemes. en este ejemplo el primer nivel de numeración es el del año en que se publica el fascículo. En este caso se trata del año 2003. Si este fascículo se publicó en otro año, puede cambiarlo aquí.

2o. nivel cronología El segundo nivel de cronología, de acuerdo al control, es el del mes. Que en este ejemplo es Septiembre. Los meses se ingresan en números, del 01 para Enero al 12 para Diciembre. Si este fascículo en particular se publicó en otro mes, puede modificarlo aquí.

3er. nivel cronología El tercer nivel es el del día. Si este fascículo se publicó en un día diferente al predicho, puede cambiarlo aquí.

4o nivel cronología El sistema permite ingresar hasta un cuarto nivel de cronología, si lo hay; pero los más usados son los tres primeros.

Todos los cambios que se hagan en los niveles de numeración y cronología afectarán a las existencias MARC creadas automáticamente al recibir el fascículo. Por ejemplo, si un fascículo fue predicho con un número y una fecha específicos, pero se publicó con otro número y en otra fecha, y es cambiado en estos campos, al crear la existencia MARC, se creará con los nuevos datos, es decir con el nuevo número y la nueva fecha.

Siguiendo con el ejemplo, los campos de niveles de numeración y cronología del registro del fascículo seleccionado, serían los siguientes.


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El pr imer n ive l de numeración corresponde a la designación numérica “año” y el segundo nivel a la designación “no.”.

No usa los niveles restantes porque el control de cronología utilizado se configuró con sólo esos dos.

El pr imer n ive l de cronología corresponde al año, el segundo al mes y el tercero al día.

2. Datos que afectan a los registros de ítemesOtro campo que debe modificarse es el de Fascículo. El sistema inserta en él los datos que necesita para crear registros de ítemes.

Es posible que si se cambió la fecha del fascículo, tanto en el campo correspondiente de Nivel de cronología, como en el de Fascículo, deba cambiarse en el campo Fecha esperado. Esto depende más de la frecuencia o periodicidad de la publicación, pues en una publicación diaria, como la del ejemplo, el sistema asume que se espera recibir el mismo día en que se publica. Así, si se modificó un fascículo, para indicar que se publicó el 26 de Septiembre en lugar del 25 (como se esperaba), hay que modificar esa fecha de esperado para que el sistema no genere reclamos.


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Como el fascículo llegó con una numeración y una fecha diferentes a las predichas, se puede modificar ingresando los valores reales en los niveles de numeración y c r o n o l o g í a correspondientes. En este ejemplo, el número 6853 se publicó como 6853-4 y en lugar de publicarse el 25 de septiembre, se publicó el 26. De esta manera, los operadores pueden hacer l o s c a m b i o s correspondientes en cada fascículo.

Si se hizo un cambio en los campos de niveles de numeración y/o cronología, es necesario que también se hagan en el de Fascículo.

Si el cambio no se hace en todos los campos correspondientes, tanto los de niveles como el de Fascículo, podría generar una existencia MARC y un registro de ítem con datos diferentes para un mismo fascículo.

Después de hacer los cambios se hace clic en el botón Actualizar. Ahora el fascículo tiene los nuevos datos y puede ser recibido.

Los números o fascículos recibidos se ven en el Catálogo al Público como en la siguiente imagen.


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Del registro del fascículo, los campos mencionados antes (niveles de numeración y de cronología y fecha esperado), son los únicos que se deben modificar para cambiar los datos de publicación del fascículo. Muchos de los otros campos son actualizados automáticamente por el sistema. Si desea modificar alguno de los campos editables y tiene dudas, por favor consulte al área de soporte.

Modificar siguientes prediccionesEn ocasiones puede ser que la numeración y fechas de los fascículos tengan que alterarse para que a partir de cierto número apliquen otros números y fechas. Por ejemplo en el caso de una predicción diaria de números consecutivos, pero el número 6854, que debió publicarse el 26 de septiembre, se publicó hasta el 25 de octubre y todos los que le siguen se publicaron después de esa fecha, haciendo que entre el 25 de septiembre y el 25 de octubre quedara un hueco de un mes; sin embargo el sistema predijo fascículos para esos días.En esos casos se debe modificar el registro de Control de Cronología de la Suscripción. En este registro el sistema guarda y actualiza la información del siguiente número o fascículo que deberá predecir. Pero antes es necesario anular y borrar los fascículos ya predichos.1. Desde la lista de números predichos y aún esperados, se puede hacer clic en el cuadro de selección de la columna para seleccionar todos los fascículos listados.

2. Una vez que estén marcados todos los fascículos, se hace clic en el botón Anular. Esto anula las predicciones.


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A diferencia de marcar uno por uno, ésta opción marca todos los registros listados.

3. Al anular los fascículos predichos, estos desaparecen de la lista, por lo que en la ventana ya no deben desplegarse. Ahora hay que borrarlos, para ello se selecciona la opción para listar los fascículos anulados.

4. Listará los fascículos anulados. Desde esa lista se vuelven a seleccionar todos y se hace clic en el botón Borrar.

Con esto, todos los fascículos borrados desaparecen y es posible editar el control de cronología de la suscripción para modificar el que tiene que ser predicho y poner los nuevos datos. Al borrarlos, desaparecen de la lista y si se seleccionara ver los números esperados, ya no los desplegaría.

5. Para editar el Control de Cronología de la Suscripción se hace clic sobre el ID de la suscripción activa.


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Es importante que los fascículos que se van a borrar hayan sido anulados antes. Se debe tener cuidado p a r a n o b o r r a r f a s c í c u l o s y a recibidos.

6. Desplegará el registro de Control de Cronología de esa Suscripción, para editarlo se hace clic en el botón Actualizar. Los campos que se pueden modificar para iniciar una nueva predicción con nuevos datos, son los siguientes.

Campo Descripción

1er. nivel numeración Después de crear la suscripción se seleccionó un control de cronología y numeración; dependiendo del control que se haya seleccionado, los fascículos tienen uno o más niveles de numeración, en este ejemplo el primer nivel de numeración es el de año. En este registro de control, el sistema actualiza este campo conforme se predicen fascículos, de tal manera que va a insertar el siguiente que se va a predecir. En este ejemplo el último año que se predijo fue el 20, y como el control creado en el Módulo de Administración indica que va a cambiar de año después de 365 números, el que sigue es el 21. Pero aún no hemos recibido todos los del año 20, por lo tanto cambiaremos el año para que sea 20. Así, cuando indiquemos al sistema que haga una predicción, iniciará con el año 20.

2o. nivel numeración El segundo nivel de numeración en este ejemplo es el de número (“no.”), pues así está definido en el control de cronología y numeración seleccionado para la edición regular antes de predecir. Como el último fascículo predicho fue el 7211, el número siguiente que va a predecir es el 7212. Sin embargo, la mayoría de los números predichos fue anulada y borrada (los que no se anularon y borraron fueron los que ya se habían recibido y contenían numeraciones y cronología reales). Como hubo un hueco antes del número 6854, que debió publicarse en septiembre, pero se publicó hasta octubre, hay que indicar al sistema que vuelva a predecir a partir de ese número. Por lo tanto, se ingresa el número 6854.

3er. nivel numeraciónY niveles siguientes.

El sistema mantiene hasta 8 niveles de numeración. Si, por ejemplo, la publicación tuviera una designación numérica como: Año 27 Tomo 2 Epoca 4 Volumen 15 Número 19987, entonces después de anular y borrar los fascículos predichos, se tendrían que modificar cada nivel para reflejar la numeración correcta en cada uno.

1er. nivel cronología Según el control de cronología que se seleccionó después de crear la suscripción, este nivel corresponde al año de la fecha. Como ya se han anulado y borrado los fascículos, hay que ingresar el año del primer fascículo que se usará como base para predecir los nuevos. En el ejemplo tiene 2004, porque ya predijo los del 2003, pero vamos a cambiarlo a 2003 para hacer de nuevo la predicción con fechas correctas.

2o. nivel cronología En este nivel se ingresa el mes, en formato numérico de dos dígitos. El mes que se debe ingresar es el que corresponde a aquél con el que va a iniciar la predicción el sistema. Como se desea predecir fascículos a partir de octubre, se ingresa 10.

3er nivel cronología El tercer nivel corresponde al día en que se publica el primer fascículo con el que comenzara la predicción. En este ejemplo se trata del día 25.

Fecha esperado Para que el sistema no genere reclamos de fascículos que aún no se publican, se debe actualizar esta fecha con los datos correctos, en el formato aaaa-mm-dd. Actualmente el sistema contiene la fecha del que asume como próximo fascículo, pero como hubo un hueco, se debe cambiar la fecha ingresando la que corresponde a aquélla en que se espera el primer fascículo de la nueva predicción; por ejemplo 2005-10-25.

Estos cambios deben hacerse porque el sistema tiene datos del próximo fascículo que debe predecir, y a partir de ése, también va a predecir los que siguen; sin embargo, como hay un hueco de un mes, esos datos ya no son los correctos, de tal forma que hay que cambiarlos.


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Después de hacer los cambios se guarda el registro haciendo clic en el botón Actualizar.

Ahora el sistema está listo para predecir a partir de un nuevo fascículo recién modificado. Si se hace la predicción, comenzará con el nuevo fascículo.


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El sistema predice bloques de un año, lo que permite revisar la información de los fascículos y hacer las posibles modificaciones que hagan falta.

6. ReclamacionesAutomáticasCuando uno o más fascículos no llegan en las fechas en que se esperan, el sistema genera la o las reclamaciones correspondientes. Estas se hacen con base en el campo Fechas esperado de cada fascículo y con el valor ingresado en el campo No. de días para reclamar del registro de la copia o suscripción.

Desde el Módulo de Administración, el administrador del sistema debe correr la opción de Generación de reclamaciones de publicaciones periódicas.

Luego de generarlas, se corre el programa para Envío de avisos de publicaciones periódicas (reclamaciones).

Al correr este programa, desde el Módulo de Administración, el sistema enviará correos electrónicos a las direcciones de los proveedores, con las reclamaciones recién generadas.


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Si un fascículo no ha sido predicho, no puede ser reclamado.

Un mensaje de correo electrónico, enviado a un proveedor, es como el de la siguiente imagen.

En la lista de fascículos esperados, los que se han reclamado aparecen con estado Esperado, marcado con rojo.


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Si los números que se desea reclamar tienen fechas de esperado equivalentes a números de días pasados mayores al número que tiene el Proveedor en el campo Período de cancelación en días, los va a anular y no enviará la reclamación. Por ejemplo, si un fascículo tiene como fecha esperado 2005-08-10 (10 de agosto del 2005), y el registro del proveedor tiene 3 días en el campo Período de cancelación en días, pero se corre el programa de Generación de reclamaciones el 2005-08-15 (15 de agosto del 2005), el número no va a ser reclamado, pues ya pasaron más de 3 días y ha sido puesto como Anulado. Para que envíe la reclamación se debe correr el programa el 11, 12 ó 13 de agosto.

Los t ex tos de l mensaje, el de inicio y el de final, se pueden modificar desde el Módulo de Administración.

Manuales Uno o más fascículos también pueden ser reclamados manualmente, para ello se marcan y se

selecciona la razón del reclamo.

D e s p u é s d e seleccionar la razón del reclamo, se hace clic en el botón Reclamar.

El sistema mantendrá esperado e l o los fascículos, pero los marcará con color rojo (Esperado).


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Si se marca uno o más fascículos, y se reclaman manualmente, cuando se generen los avisos de reclamos para los proveedores, además de esos números incluirá también los fascículos que no han llegado, según los parámetros de días para reclamar y días para cancelar, aunque el operador no los haya reclamado. Es decir el programa de Generación de reclamaciones revisa los parámetros y marca como reclamados, poniéndolos con rojo, aquéllos fascículos que debieron llegar y no llegaron.

Si un fascículo que ha sido reclamado llega a la institución, sólo basta con marcarlo y recibirlo.

7. Recepciones rápidasLa rutina de recepción de fascículos, cuando ya se ha creado la suscripción, el control de cronología y se ha predicho, es muy simple.

Desde cualquier ventana se hace clic en la opción Recepciones.

Abre una ventana de búsqueda para localizar la suscripción de la que se va a recibir el fascículo.

En esta ventana se puede buscar por número SISAC, ISSN, UPC (Código Universal del Producto) o Número de suscripción. También se puede buscar a través de las Búsquedas Avanzadas si se hace clic en el botón Buscar ficha.


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Al ser recibido cambia de estado y ya no será reclamado.

Si se busca por alguno de los números (SISAC, Suscripción, ISSN o UPC), y existe una suscripción con uno de esos datos, desplegará la ventana de recepción de fascículos de esa suscripción.

En esa ventana se marca o selecciona el fascículo que se está recibiendo y se hace clic en el botón Recibir.

El sistema hará la recepción y desplegará de nuevo la ventana de búsqueda de suscripciones para buscar otra de la cual se va a recibir su propio fascículo.

Se pude buscar otra suscripción por cualquiera de las opciones disponibles. Si se hace clic en el botón Buscar ficha, abrirá una nueva ventana con las opciones de las Búsquedas Avanzadas. Desde ellas se puede usar cualquiera de las opciones para recuperar el registro de la publicación cuyo fascículo se va a recibir.

Al encontrar el registro de la publicación cuyos fascículos se desea recibir, se selecciona haciendo clic en el botón Seleccionar del detalle.


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Si corresponde, se puede marcar y recibir automática-mente más de un solo fascículo.

Con ello, el sistema detectará que se va a recibir uno o más fascículos para esa suscripción y desplegará la lista de fascículos predichos y esperados, para que se seleccione el o los que se van a recibir.

8. Seleccionar fascículosSi después de haber predicho los fascículos de una suscripción, se desea ver la lista de sólo algunos de ellos, se puede seleccionar un rango de fascículos.

1. Desde la ventana de Suscripciones de publicaciones periódicas se hace clic sobre el ID de la suscripción cuyos fascículos se desea seleccionar.

2. Despliega la lista de Tipos de Fascículos (Regular, Suplemento, Anuario), que hay para esa suscripción. De esa lista se hace clic cobre el Tipo de Fascículo.


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3. Desplegará la lista de fascículos esperados o kardex para esa suscripción. Desde esa lista se ingresa el rango de fechas en los campos Fecha inicio y Fecha fin. Luego se selecciona la opción para ver Todos.

El sistema desplegará sólo los fascículos que correspondan al rango de fechas ingresado. Si se desea ver sólo un fascículo, se ingresa la misma fecha en los campos de Fecha inicio y Fecha fin.


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Por omisión, cada vez que se abre el kardex o lista de fascículos de una suscripción, despliega los que están Esperados.

9. PreferenciasCuando se crean o buscan registros de suscripciones hay que ingresar ciertos valores. Esos valores se pueden seleccionar como parte de las preferencias del operador para que aparezcan o se desplieguen automáticamente y no tenga que ingresarlos en cada ventana.

Para definir los valores por omisión se hace clic en el botón Mis preferencias.

Despliega la ventana para modificar las preferencias del operador.


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Además de los valores por omisión, esta ventana despliega en la parte inferior algunas de las opciones definidas en las Opciones del Catalogador para la cuenta con la que se ingresó al módulo. Este despliegue es útil. para saber si el operador puede o no realizar ciertas funciones.

Cada preferencia se describe en seguida.

Preferencia Descripción

Nivel de acceso Cuando se va a crear una suscripción se puede asignar un Nivel de acceso para que sólo los operadores que tengan el mismo nivel o mayor puedan verla y editarla. Si en Mis Preferencias se ingresa un valor, todas las suscripciones que cree el operador tendrán ese nivel de acceso.

No. de piezas Si cada fascículo de una publicación se compone de más de una pieza, por ejemplo si cada número impreso siempre llega acompañado de un CD, el número de piezas podría ser de 2. En este campo de Mis Preferencias se puede ingresar un número para que siempre que el operador cree una suscripción, inserte ese número automáticamente en el campo No. de piezas de cada suscripción.

Biblioteca Si un operador crea suscripciones sólo de una biblioteca específica, se puede seleccionar esa biblioteca, para que todas las suscripciones que cree tengan ese valor.

Formato Cuando un operador va a buscar en las Búsquedas Rápidas, puede aparecer seleccionado por omisión el formato que se ingrese aquí. Este campo forma parte de las Opciones del Catalogador, definidas en el Módulo de Administración, por lo que afecta también a los operadores de Catalogación.

Ubicación Al crear suscripciones hay que seleccionar una ubicación, en este campo se puede seleccionar una ubicación que aparezca siempre por omisión.

Estado Todas las suscripciones, fascículos y registros de ítemes tienen un estado. Aquí se selecciona el estado que tendrán por omisión todas las suscripciones cuando se creen.

Tipo de Material Todas las suscripciones y los ítemes creados a partir de la recepción de fascículos, tienen un Tipo de Material. Ese tipo se puede seleccionar en este campo, para que aparezca por omisión al crear los registros.

Categoría 1 y 2 Cada suscripción y registro de ítem tiene dos Categorías de tipo estadístico. En este campo se seleccionan las dos categorías que van a aparecer seleccionadas por omisión al crear las suscripciones y al crear automáticamente registros de ítemes.

Moneda Cuando se creen registros de ítemes a partir de los fascículos recibidos, el sistema les asignará la Moneda que se haya seleccionado aquí.

Foco en búsquedas numéricas

Cuando un operador vaya a hacer la búsqueda numérica, de una publicación, para crear suscripciones, aparecerá marcada por omisión la búsqueda seleccionada aquí.

Foco en recepción de fascículos

Cuando se seleccione la opción Recepciones, y se vaya a buscar una publicación para recibir un o más fascículos, la opción de búsqueda que aparezca marcada será las que se seleccione aquí.

Búsqueda por omisión en

Al buscar publicaciones en la base de datos, para crear una suscripción o recibir fascículos, aparecerá seleccionada la Biblioteca que se haya definido aquí.

Desplegar en OPAC Cuando se crean suscripciones se selecciona si las existencias se desplegarán en el Catálogo al Público. En este campo se asigna un valor por omisión.

Item puede circular Si los ítemes creados a partir de los fascículos recibidos pueden circular, se puede ingresar el valor “Sí” para que lo inserte por omisión en esos ítemes.

Item es permanente Los registros de ítemes tienen un campo donde se indica sin son permanentes. Si se desea asignar un valor por omisión a ese campo, para los ítemes que se creen al recibir, se selecciona en este campo.

Activar existencias MARC pub. per.

Si se van a crear existencias MARC de los fascículos recibidos, se selecciona el valor en este campo, para que aparezca por omisión en las suscripciones que se van a crear.

Crear ítems desde pub. per.

Si se van a crear registros de ítemes por cada fascículo recibido, se selecciona el valor en este campo, para que aparezca por omisión en las suscripciones que se van a crear.


29

Además de poder definir estos valores por omisión, en Mis Preferencias se despliegan otros, que fueron definidos en las Opciones del Catalogador, desde el Módulo de Administración. Estos valores pueden ser útiles para informar al operador de algunas de las funciones que puede o no realizar.

Preferencia Descripción

Usar Z39.50 Si el operador puede hacer búsquedas de tipo Z39.50 a otras bases de datos. Duplicar registros Si el operador puede o no duplicar registros descriptivos o catalográficos. Puede editar Si el operador puede editar registros bibliográficos, de existencias MARC y de

autoridades. Editar BIB Si el operador puede editar registros descriptivos o bibliográficos. Editar AUT Si el operador puede editar autoridades. Editar existencias Pub.

Per.Si el operador puede editar existencias MARC de publicaciones periódicas.

Exportar Regs. Si el operador puede exportar registros de la base de datos. Importar Regs. Si el operador puede importar registros a la base de datos. Imprimir etiquetas Si el operador puede imprimir etiquetas de lomo, bolsillo y códigos de barras.


30

Adquisiciones

Version la versión

Índice general

1. Introducción 5

2. Flujo de Adquisiciones 72.1. Orden de Compra . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7

2.1.1. Crear orden de compra . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72.1.2. Editar orden de compra . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8

2.2. Líneas de Orden de Compra . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 102.2.1. Usuario ligado a línea de orden de compra . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 112.2.2. Ordenar copias de material que ya existe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 132.2.3. Ordenar nuevo material . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 162.2.4. Editar línea de orden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19

2.3. Recepción de material ordenado . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 232.3.1. Recibir material . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 232.3.2. Editar Recepción . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25

2.4. Facturar material . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 292.4.1. Crear facturas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 292.4.2. Editar Facturas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32

2.5. Reclamaciones de material . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 352.5.1. Crear Reclamación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 352.5.2. Editar Reclamación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37

2.6. Cancelar Líneas de Ordenes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 392.7. Proveedores . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40

2.7.1. Editar Proveedor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 422.7.2. Editar Ciclo de Proveedor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44

2.8. Fondos y Ciclos de Fondos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 462.8.1. Fondos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 472.8.2. Ciclos de Fondos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48

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4 Índice general

Capítulo 1

Introducción

El Módulo de Adquisiciones permite controlar fondos, proveedores, órdenes de compra, recepciones, cancelacionesy reclamaciones de cualquier tipo de material, incluyendo suscripciones. Para lograr resultados que satisfagan lasnecesidades de la institución es necesario configurar los parámetros relacionados con el módulo. En este documentose describe el flujo de trabajo con el módulo y la configuración previa que hay que realizar; en los ejemplos del flujose asume que ya se ha parametrizado.

El flujo normal del proceso de adquisición del material, una vez que se ha configurado el módulo, inicia con lacreación de una orden de compra y de sus respectivas líneas, sigue con la recepción y termina con la facturación;en algún momento se puede también reclamar o cancelar un material ordenado.

Las estadísticas pueden obtenerse con el Módulo de Reportes, que permite obtener listados de cualquier dato yfiltrarlos de acuerdo a diferentes criterios.

5

6 Introducción

Capítulo 2

Flujo de Adquisiciones

2.1. Orden de Compra

Las órdenes de compra son las primeras que deben crearse para iniciar el flujo de adquisiciones. Cada orden decompra se identifica con una clave que puede ser asignada por el sistema automáticamente o por la institución.

2.1.1. Crear orden de compra

1. Para crear un orden de compra se selecciona la opción Ordenes de compra de la barra de opciones, comoen la imagen 2.1.

Figura 2.1: Selección de Ordenes de Compra

2. Abrirá el menú de Ordenes de Compra, como el de la imagen 2.2.

Figura 2.2: Menú de Ordenes de Compra

3. En el campo No. orden del área para Crear órdenes de compra se ingresa la clave que se va a asignar ala orden de compra que se desea crear. Esta clave puede ser alfanumérica y de hasta 30 caracteres. Si no seingresa, el sistema asignará el número de orden con el prefijo “O.”, por ejemplo “O.1, O.2, O.3”, etc.

4. En el campo Biblioteca del área para Crear órdenes de compra, se selecciona la biblioteca para la que seestá creando la orden de compra.

7

8 Flujo de Adquisiciones

5. En el campo Proveedor del área para Crear órdenes de compra, se selecciona el proveedor al que se enviarála orden de compra.

6. En el campo Tipo orden del área para Crear órdenes de compra, se selecciona el tipo de orden que se vaa crear.

La Biblioteca, el Proveedor y el Tipo de Orden son creados previamente, durante la configuración delsistema, pero es es necesario pueden crearse nuevos parámetros.

7. Después de seleccionar estos datos se hace click en el botón Crear para crear la orden, como en la imagen2.3.

Figura 2.3: Opciones de Creación de Orden de Compra

8. Desplegará la ventana para agregar líneas de orden de compra a esa orden. Los datos de la orden activa sedesplegarán en la parte superior. Se puede agregar líneas de orden a la orden activa o volver al menú paracrear y/o editar otras órdenes haciendo click en la opción Ordenes de compra . Es decir, si se desea laslíneas de orden pueden agregarse posteriormente.

2.1.2. Editar orden de compra

1. Si es necesario pueden editarse los datos de la orden haciendo click sobre la información de la orden activa,como en la imagen 2.4.

Figura 2.4: Selección de orden para editar

2. Desplegará el registro de la orden, si se va a editar se hace click en el botón Actualizar , como en la imagen2.5, de otra manera se hace click en Cancelar para regresar al despliegue de la orden y agregar líneas.

2.1 Orden de Compra 9

Figura 2.5: Registro de orden

Figura 2.6: Edición de registro de orden

3. Si se edita, despliega un registro similar al de la imagen 2.6.

4. Los campos adicionales mostrados en el modo de edición son los siguientes:

No. orden. Un número identificador interno (ID) que asigna el sistema a la orden. No es el mismo queasigna Janium en el área para Crear ordenes de compra.

Fecha creación. La fecha en que se crea la orden; es asignada automáticamente por el sistema.


Fecha modificación. La fecha en que se modifica el registro de la orden; es asignada automáticamentepor el sistema.

Fecha de envío correo. La fecha en que se envió por correo la orden; se ingresa manualmente.

Fecha de reclamación. La fecha en que se reclamó al proveedor esta orden.

Fecha de cancelación. La fecha en que se canceló la orden.

Notas. Un texto auxiliar sobre la orden.

Instrucciones. Las instrucciones que deben seguirse al recibir los materiales ordenados o durante elproceso que dure la orden activa.

5. Si se modifica o agrega algún dato, se hace click en el botón Actualizar para guardar los cambios, desplegaráun mensaje indicando que se han actualizado exitosamente, hacer click en el botón OK para volver a laventana de creación de líneas de orden ligadas a esta orden.

2.2. Líneas de Orden de Compra

Después de crear una orden, se agregan los títulos o descripción de los materiales que se van a ordenar alproveedor. Cada línea de orden representa un título o material, del que se pueden ordenar una o más copias, conun fondo específico y para una biblioteca en particular.

1. Si la orden de compra no está activa, desde el sumario de órdenes, haciendo click sobre el ID, se seleccionaaquélla a la que se va a agregar las líneas, como en la imagen 2.7.

Figura 2.7: Selección de orden desde Sumario de Ordenes de compra

2. Despliega la orden como registro activo y la opción para agregar líneas. Hacer click en el botón Agregar

línea , como en la imagen 2.8.

3. Abre una nueva ventana con los campos para agregar la línea, como la de la imagen 2.9.

4. Las áreas y campos de esta ventana se describen en el esquema de la imagen 2.10 en forma resumida.

5. Se puede crear líneas de materiales nuevos o que ya estén en la base de datos. Si se agrega uno que ya existe,puede buscarse con el botón Buscar ítem , el sistema insertará los datos de la descripción del material selec-cionado.

2.2 Líneas de Orden de Compra 11

Figura 2.8: Botón para Agregar línea de orden

Figura 2.9: Ventana para agregar línea de orden de compra

2.2.1. Usuario ligado a línea de orden de compra

1. Independientemente de que se cree un nuevo registro o de que se utilicen datos de un registro bibliográfico yaexistente, si un usuario ha solicitado la compra del material, se puede buscar y seleccionar en la base de datosde usuarios para ligarlo a la orden y notificarle cuando se reciba. Para ello se hace click en el botón Buscarusuario, como en la imagen 2.11 de ejemplo.

2. Abrirá una ventana de búsqueda de usuarios, ingresar el número de cuenta o el apellido, si se ingresa ésteúltimo hacer click en el botón Buscar, como en la imagen 2.12.

3. Listará el o los usuarios que satisfacen los criterios de búsqueda. Seleccionar el que se desea ligar a la línea deorden haciendo click sobre su ID, como en la imagen 2.13.

4. Insertará el ID y el nombre del usuario en los campos correspondientes, como los de la imagen 2.14.


Figura 2.10: Esquema de áreas de la línea de orden de compra

Figura 2.11: Selección de opción para buscar usuario

Figura 2.12: Búsqueda de usuario para ligarlo a línea de orden de compra


Figura 2.13: Selección de usuario para ligarlo a línea de orden de compra

Figura 2.14: Datos de usuario en línea de orden de compra

2.2.2. Ordenar copias de material que ya existe

1. Hacer click en el botón Buscar ítem . como en la imagen 2.15 de ejemplo.

Figura 2.15: Botón para buscar ítem para línea de orden de compra

2. El sistema abrirá una nueva ventana de Búsqueda Avanzada (igual a la del Catálogo al Público y Catalo-

gación), desde la que se ingresa el valor de búsqueda y se selecciona el o los índices por los que se va a buscar,como en la imagen 2.16 de ejemplo.

3. Buscará el registro y si hay resultados desplegará el sumario o el detalle. Desde el detalle, hacer click en el


Figura 2.16: Búsqueda de un material para ordenarlo en una línea de orden

botón Comprar , como en la imagen 2.17.

Figura 2.17: Detalle de registro para línea de orden de compra

4. Insertará los datos del registro seleccionado en el área de Descripción, como se muestra en la imagen 2.18.

5. Nótese que al seleccionar un registro que ya existe, la opción para Crear Registro Bibliográfico desaparece, puesasume que al utilizar los datos de un título ya catalogado, no es necesario crear un nuevo registro bibliográfico.

6. En el área del Precio se ingresan los siguientes campos.

Cantidad. El número de copias o ejemplares del título o material que se va a ordenar.

Precio. El precio por cada copia o ejemplar.

Descuento. El tipo de descuento que aplica el proveedor. Estos tipos se configuran previamente.

Monto/Porcentaje. Según el tipo de descuento este campo va a modificarse. Si no se va a obtener ningúndescuento no se podrá ingresar ninguna cantidad; sin embargo si se seleccionó un tipo de descuento pormonto, podrá ingresarse el porcentaje o la cantidad del descuento. Estos valores se definen durante laconfiguración de los tipo de descuento.

7. Después de ingresar los datos del precio la ventana aparece como la de la imagen 2.19.

8. En el área de Fondo se seleccionan el fondo y el ciclo que se va a usar para pagar la factura correspondientea esta línea de orden. Los campos son los siguientes.

Fondo. El fondo creado durante la configuración.

Ciclo. El ciclo ligado al fondo, también es creado durante la configuración y contiene el monto delpresupuesto asignado.


Figura 2.18: Datos de registro ya existente insertados en la línea de orden de compra

Figura 2.19: Datos del área del Precio y cantidad de la línea de orden de compra

Despliega además, el saldo del monto comprometido y el del monto disponible. Estos montos se actualizanautomáticamente conforme se utiliza el ciclo para ordenar materiales en esta u otra orden.

9. Después de seleccionar el fondo y el ciclo fiscal, la ventana aparece como la de la imagen 2.20.

10. En el área de Biblioteca y categorías estadísticas se selecciona la Biblioteca a la que pertenecerá el material


Figura 2.20: Datos del área de Fondos de la línea de orden de compra

que se va a ordenar, así como su Ubicación, Tipo de Material y Estado. También se le asignan dosCategorías. Los campos son los siguientes.

Biblioteca. La biblioteca a la que pertenece el o los materiales ordenados.

Ubicación. La ubicación que tendrán las copias que se van a ordenar.

Tipo de material. El tipo de material que tendrán las copias que se van a ordenar. Este tipo de materialse relaciona con el comportamiento que tendrán en Circulación.

Estado del material. El estado que tendrán las copias que se van a ordenar. Este estado puede sermodificado posteriormente desde Catalogación.

Categoría 1. Una categoría estadística.

Categoría 2. Una segunda categoría estadística.

11. Después de seleccionar la biblioteca y las categorías, la ventana aparece como la de la imagen 2.21.

12. Una vez que se han completado los datos de la línea de orden, para ordenar nuevas copias de un material queya existe en la base de datos, se hace click en el botón Agregar línea, como en la imagen 2.22.

13. Desplegará la ventana de la orden de compra activa con la nueva línea recién agregada, como en la imagen2.23.

2.2.3. Ordenar nuevo material

1. Después de hacer click en el botón Agregar línea desde el detalle de la orden de compra, abrirá una ventanacon los campos para agregar la línea.


Figura 2.21: Datos del área de Biblioteca y categorías de la línea de orden de compra

Figura 2.22: Agregar línea para ordenar copias de material que ya existe

2. En el área de Descripción se ingresan los datos del material que se va a ordenar. Cada línea de orden describeun solo material, aunque de él se ordenen una o más copias o ejemplares. Los campos de la Descripción pueden


Figura 2.23: Orden con una línea de orden

configurarse para que aparezcan otros en lugar de los que se muestran en los ejemplos. Por omisión el sistemase instala con campos de tipo bibliográfico.

3. Ingresar en la Descripción los datos del material, como se muestra en la imagen 2.24 de ejemplo.

Figura 2.24: Datos de Descripción en línea de orden

4. Si se desea que se cree un registro bibliográfico en la base de datos, con la información ingresada en la descrip-ción, se marca el campo Crear Registro. Al hacerlo desplegará tres nuevos campos: Formato. Bibliotecay Nivel de Seguridad.

Formato. Seleccionar el formato que tendrá el registro bibliográfico que se va a crear con los datos dela línea de orden de compra.

Biblioteca. Seleccionar la biblioteca a la que pertenecerá el registro bibliográfico.

Nivel de Seguridad. El número del nivel de seguridad que se desea asignar al registro. Cualquier usuariocon un nivel de seguridad menor no podrá verlo. Si no se desea asignar ningún nivel de seguridad, se dejaen blanco.

5. Un ejemplo de los campos para Crear Registro Bibliográfico se despliega en la imagen 2.25.

6. En el campo No. Partes se ingresa el número de unidades físicas, cuando hay más de uno, que componencada unidad del material que se va a ordenar. Por ejemplo, si se trata del título de un libro que además estáacompañado de un CD, se podría ingresar en este campo el número 2.

7. Si se tratara de una suscripción, se marca el campo Crear Suscripción, y se activará y desplegará el área deInformación para suscripciones, en la que se ingresan los datos de la suscripción, con los siguientes campos.

Núm. de suscripción. El número con que se identifica a la suscripción. Si se utiliza un registro de labase de datos con una suscripción, este número es el de dicha suscripción.


Figura 2.25: Datos para Crear nuevo Registro Bibliográfico desde línea de orden de compra

Núm. días suscripción. Número de días en los que la suscripción estará vigente.

No. copias. Número de copias o ejemplares de cada fascículo recibido por la suscripción.

No. fascículos. Número de fascículos o números recibidos durante la suscripción.

Fecha renovación. Fecha en que debe renovarse la suscripción.

8. Un ejemplo de los datos ingresados en el área de Información para suscripciones es el de la imagen 2.26. En

Figura 2.26: Datos del área de Información para suscripciones

este ejemplo se mostrará el caso de la orden de un material sin información de suscripciones.

9. Los datos del área del Precio se describen en la sección 6 sobre el precio, del apartado para Seleccionar material

que ya existe y el procedimiento es el mismo.

10. Los datos del área de Fondos se describen en la sección 8 sobre los fondos, del apartado para Seleccionar

material que ya existe y el procedimiento es el mismo.

11. Los datos del área de Biblioteca y Categorías se describen en la sección 10 sobre la biblioteca, y categorías,del apartado para Seleccionar material que ya existe y el procedimiento es el mismo.

12. Los datos del área de Información para suscripciones se describen en la sección 7 sobre las suscripciones, delapartado para Seleccionar material que ya existe y el procedimiento es el mismo.

13. Una vez completados los campos de las diferentes áreas, se hace click en el botón Agregar línea, como en laimagen 2.27 de ejemplo.

14. Cerrará la ventana de la línea y desplegará el detalle de la orden de compra con la nueva línea recién agregada(junto con las líneas que ya existan), como en la imagen 2.28.

15. Conforme se agregan líneas de orden, los datos de las copias se actualizan automáticamente y se desplieganen el detalle de la orden de compra, como en el ejemplo de la imagen 2.29.

2.2.4. Editar línea de orden

Si es necesario se pueden editar las líneas de orden. Sin embargo, no es posible modificar todos los campos, puesalgunos son controlados por el sistema.

Las líneas de Orden de compra ya facturadas no pueden editarse ni ser borradas, sólo se puede ver elregistro, pero no podrán ser modificadas.


Figura 2.27: Agregar línea de orden de nuevo material

Figura 2.28: Orden de compra con dos líneas

Figura 2.29: Datos de las copias de una orden


1. Antes de editar cualquier línea hay que identificar y seleccionar la orden de compra correspondiente.

2. Para editar una línea, desde el sumario de líneas de orden se hace click sobre el ID de la línea que se deseaeditar, como en la imagen 2.30.

Figura 2.30: Selección de línea de orden para editar

3. Despliega el registro de la línea con todos los datos, como el de la imagen 2.31 de ejemplo.

Figura 2.31: Registro de línea de orden

4. Para editarlo se hace click en el botón Actualizar. Si no se desea editar la línea, se hace click en el botón


Cancelar. Si la Línea de Orden ya fue facturada, no podrá actualizarse y no desplegará los botones Actualizary Borrar.

5. Los campos del registro de línea de orden son los siguientes.

No. de orden. El ID o número interno de la orden de compra, asignado por el sistema, a la que perteneceesta línea de orden.

No. de línea. El número de línea, asignado por el sistema, dentro de la orden de compra.

No. de fondo. El fondo seleccionado para esta línea.

Ciclo. El ciclo de fondo con el que se va a pagar el material de la línea de orden.

Biblioteca. Biblioteca a la que pertenecerán los materiales ordenados.

No. de solicitud. El número de la solicitud, si la hay, con la que se pidió que se comprara el material.

Número de suscripción. El número de la suscripción relacionada con la línea de orden. La suscripciónya debe estar creada desde el Módulo de Catalogación, de tal forma que al identificarla en Adquisiciones,hace una relación de los datos de la suscripción con la línea de orden.

Días de suscripción. Días que durará la suscripción

Fecha renovación suscripción. Fecha en la que debe renovarse la suscripción.

Número de copias a recibir. El número de copias o ejemplares de cada fascículo recibido por lasuscripción.

Número de fascículos. Número de fascículos o números recibidos durante la suscripción.

No. de ficha. Si los datos del material se ligaron a un registro que ya existe en la base de datos, elnúmero de la ficha aparece en este campo.

Descripción 1. El primer campo de los datos que describen el material que se va a ordenar. Este campose puede configurar para que describa otro tipo de dato.

Descripción 2. El segundo campo de los datos que describen el material que se va a ordenar. Estecampo se puede configurar para que describa otro tipo de dato.

Descripción 3. El tercer campo de los datos que describen el material que se va a ordenar. Este campose puede configurar para que describa otro tipo de dato.

Descripción 4. El cuarto campo de los datos que describen el material que se va a ordenar. Este campose puede configurar para que describa otro tipo de dato.

Descripción 5. El quinto campo de los datos que describen el material que se va a ordenar. Este campose puede configurar para que describa otro tipo de dato.

No. moneda. La moneda con la que cobra el proveedor los materiales ordenados.

Tipo de cambio. El tipo de cambio de la moneda con la que cobra el proveedor los materiales (la delcampo de No. moneda), con relación a la moneda base.

No. tipo de descuento. El tipo de descuento que aplicará el proveedor a esta línea de orden.

Porcentaje de descuento. El porcentaje, si lo hay, que descontará el proveedor al costo de los materialesordenados en esta línea.

Monto de descuento. El monto o cantidad que descontará el proveedor al costo de los materialesordenados en esta línea.

Precio. El precio por unidad del material ordenado, en la moneda en la que cobra el proveedor.

Cantidad. La cantidad de copias o ejemplares del material ordenado en esta línea.

No. de partes. El número de unidades físicas, cuando hay más de uno, que componen cada unidad delmaterial que se va a ordenar. Por ejemplo, si se trata del título de un libro que además está acompañadode un CD, se podría ingresar en este campo el número 2.

Categoría 1. La categoría estadística a la que van a pertenecer los materiales que se están ordenando.

Categoría 2. Otra categoría estadística a la que van a pertenecer los materiales que se están ordenando.

Id del usuario. El ID del usuario que está ligado a esta línea de orden, puede ser el usuario que hasolicitado que se compre el material.

2.3 Recepción de material ordenado 23

Nombre. El nombre del usuario que está ligado a esta línea de orden, puede ser el usuario que hasolicitado que se compre el material.

Fecha creación. La fecha en que se creó la línea de orden.

Fecha de envío. La fecha en que se envió la orden con esta línea.

Tipo de cancelación. El tipo de cancelación que se aplicó a esta línea si es que ha sido cancelada.

Fecha cancelación. La fecha en que se canceló la línea de orden.

6. Si se ha modificado algún dato se hace click en el botón Actualizar para guardar los cambios. Despliega unmensaje indicando que se han actualizado exitosamente los datos, hacer click en el botón OK del mensaje.Regresará al sumario de líneas de orden.

2.3. Recepción de material ordenado

La recepción de cada material ordenado es un proceso muy simple. Cada línea de orden creada mantiene unacuenta de la cantidad de unidades ordenadas y recibidas.

2.3.1. Recibir material

1. Desde el sumario de órdenes, haciendo click sobre el ID, se selecciona la orden de la que se van a recibir losmateriales, como en la imagen 2.32.


2. Despliega la orden como registro activo y las líneas asociadas a esa orden. Cada línea incluye, entre otrosdatos, la columna Rec. (Recibidos) con los números recibidos, sin embargo si no se ha recibido aún ninguno,el dato se mantiene en cero, como se muestra en la imagen 2.33.

3. Hacer click sobre el número de la columna Rec. correspondiente a”Recibidos” de la línea para la que se vana recibir los materiales, como en la imagen 2.34 de ejemplo. En este ejemplo es el número cero (“0”), pues nose ha recibido ninguna copia. Si ya se hubiera recibido una o más copias previamente, el número cambiaría,pero también se haría click sobre él para recibir más copias.

4. Abrirá la ventana de Recepción, en la que se puede modificar el número de copias que se están recibiendo.El sistema asume que se recibe el mismo número de copias que las que se ordenaron, pero se puede indicarque se están recibiendo menos o más. Si se está recibiendo un número de copias diferente al ordenado, hayque modificar dicho número manualmente; en el campo Cantidad se ingresa el número de copias recibidas.También se puede ingresar una fecha de recepción diferente a la utilizada por el sistema, en cuyo caso se debeingresar la fecha manualmente en el campo Fecha recepción, en el formato AAAA-MM-DD.


Figura 2.33: Columna de copias de línea de orden recibidas

Figura 2.34: Selección de opción para recibir materiales de una línea

Una vez que se confirma o modifica el número de copias se hace click en el botón Crear, como en la imagen2.35.

Figura 2.35: Ventana de recepción de copias de línea de orden

5. Cerrará la ventana de Recepción y desplegará en el sumario de líneas el nuevo número de copias recibidaspara la línea correspondiente, como se muestra en la imagen 2.36 de ejemplo. También actualizará el númerototal de copias recibidas para la orden activa.

6. Si se va a recibir un número de copias diferente del ordenado se sigue un procedimiento similar al anteri-or. Desde el sumario de líneas se hace click sobre el número cero de la columna de Recepción de la líneacorrespondiente, como en la imagen 2.37.

7. Abrirá la ventana de Recepción, con el número de copias que se espera recibir, como la de la imagen 2.38.


Figura 2.36: Línea de orden con tres copias recibidas

Figura 2.37: Recepción de copias de una segunda línea de orden

Figura 2.38: Ventana de recepción de dos copias

8. En el campo Cantidad se borra el número desplegado y se ingresa el nuevo número de copias que se va arecibir, por ejemplo 1, como en la imagen 2.39.

9. Después de modificar el número de copias recibidas se hace click en el botón Crear, como en la imagen 2.40.

10. Cerrará la ventana de recepción y en el sumario de líneas desplegará el nuevo número de copias recibidas comoen el ejemplo de la imagen 2.41.

2.3.2. Editar Recepción

Por cada línea de orden, de la que se haya recibido al menos un ítem o ejemplar, se crea un registro deRecepción.


Figura 2.39: Ventana de recepción de tres copias

Figura 2.40: Recepción de tres copias

Figura 2.41: Línea de orden con tres copias recibidas

Aunque en general no es necesario, el registro de Recepción se puede editar si el sistema está configuradopor el administrador para permitir la edición de recepciones. Los únicos campos que se pueden modificarson los de la Fecha de recepción y de la Cantidad de copias recibidas.

En estos ejemplos se asume que la configuración permite la edición de registros de recepciones

1. Para editar una recepción, desde el sumario de líneas de orden se hace click sobre el número de copias recibidasde la línea cuya recepción se desea editar, como en la imagen 2.42.

2. Abrirá la ventana de Recepción correspondiente a la recepción que se seleccionó. Esta ventana lista las re-cepciones ya hechas. Para editarlo se hace click sobre el ID de la recepción que se desea editar, como en la


Figura 2.42: Selección de Recepción desde línea de orden

imagen 2.43.

Figura 2.43: Selección de recepción para editar

3. Abre el registro de la recepción seleccionada, como el de la imagen 2.44.

Figura 2.44: Registro de recepción

4. Los campos de este registro son los siguientes.

Identificador. El ID o número interno que asigna el sistema al registro de la recepción

No. de orden. El número de orden, asignado por el sistema, al que pertenece la línea cuya recepción seva a editar.


No. de línea. El número de línea al que pertenece la recepción que se va a editar.

Fecha recepción. La fecha en que se recibieron la o las copias.

Cantidad. La cantidad de copias recibidas.

5. Si se desea hacer algún cambio se hace click en el botón Actualizar y abrirá el registro en modo de edición,como el de la imagen 2.45.

Figura 2.45: Registro de recepción en modo de edición

6. Después de hacer los cambios se hace click en el botón Actualizar para guardarlos. Desplegará un mensajeindicando que los datos se han actualizado exitosamente, hacer click en el botón OK de dicho mensaje. Cierrael registro de edición de recepción y regresa al sumario de líneas.

7. Si se ha ordenado más de un ejemplar o copia de un material, es posible que en una fecha se reciba un númerode ejemplares inferior o diferente al ordenado, y en otra fecha o fechas posteriores se reciban los ejemplaresrestantes. En tal caso, Janium registra cada recepción de forma independiente y crea un registro de Recepciónpor cada una, como en la imagen 2.46 de ejemplo, en la que se despliegan tres recepciones, la primera de 3ejemplares en una fecha específica, la segunda de un ejemplar en otra fecha, y la tercera de un ejemplar enotra fecha, para hacer un total de 5 ejemplares.

Figura 2.46: Recepciones de los ejemplares ordenados

2.4 Facturar material 29

2.4. Facturar material

Después de que se ha ordenado el material, puede facturarse. Generalmente se factura después de recibir, sinembargo se puede facturar aún antes de haber recibido los materiales.

El parámetro “facturas” de la Configuración General del Módulo de Administración, permite definir sise puede facturar más de las copias ordendas y sin haberlas recibido.

Después de facturar para un orden, ya no es posible recibir ni reclamar materiales, pues se asume quela factura de un proveedor representa un embarque o envío que es aceptado en el momento de ingresarlos datos de la factura al sistema. De otra manera, es conveniente no facturar en Janium si se requierereclamar materiales o aún se espera recibirlos.

2.4.1. Crear facturas

La creación de facturas está relacionada con los ciclos de fondos utilizados para ordenar y pagar el material.Si, por ejemplo, el registro de ciclo de fondo no tiene un valor en el campo Porcentaje Comprometido,el sistema no sabrá cuánto se pude comprometer de ese fondo y no podrá facturar. Por tal razón esimportante crear y configurar los fondos y ciclos de fondos con todos los campos que reflejen las condicionespresupuestales de la institución.

1. Desde el sumario de órdenes, seleccionar la orden de compra cuyos materiales se van a facturar, como en laimagen 2.47.


2. Despliega la orden como registro activo y las líneas asociadas a esa orden. Cada línea incluye, entre otrosdatos, la columna Rec. con los números recibidos; como en la imagen 2.48.

3. Hacer click en la opción Facturación de la barra de opciones, como en el ejemplo de la imagen 2.49.

4. Desplegará la ventana de Creación y Edición de facturas. En el área para Crear Facturas despliega la ordenactiva, es decir la que se seleccionó desde el sumario de órdenes, y que es para la que se va a facturar.

5. Si se desea facturar para otra orden que no es la activa, se puede hacer click en el botón Seleccionar orden,como en la imagen 2.50.Al hacerlo desplegará una lista o sumario de órdenes para seleccionar aquélla para la que se va a facturar.

6. Una vez que se llegue a la ventana de Creación y Edición de facturas, en el área para Crear facturas seingresan los datos de la nueva factura.


Figura 2.48: Orden de compra con ejemplares recibidos

Figura 2.49: Selección de la opción para facturar

Figura 2.50: Botón para seleccionar orden

7. Los datos para facturar son los siguientes.

ID de Orden. El número identificador interno de la orden para la que se va a facturar.

Número de Factura. El número de la factura enviada por el proveedor.

Número de cheque. El número de cheque con el que se va a pagar la factura.

Fecha de Factura. La fecha que aparece en la factura enviada por el proveedor.

Fecha de Pago. Fecha en que se está pagando la factura.

8. Una vez ingresados estos datos se hace click en el botón Crear, como en la imagen 2.51 de ejemplo.


Figura 2.51: Datos para crear factura

9. El sistema reconocerá cuántas líneas de orden hay para esa orden y las desplegará para marcar las que se vana facturar. Hay que recordar que no siempre se recibe y factura todo lo que se ordenó a un proveedor. Cadalínea debe marcarse para facturarla. Si todas las líneas de orden se van facturar, hay que marcar todas, comoen la imagen 2.52.

Figura 2.52: Selección de líneas para factura

10. Una vez marcadas las líneas que se van a facturar, se hace click en el botón Facturar líneas, como en laimagen 2.53. Si no se desea facturar se hace click en el botón Cancelar.

Figura 2.53: Botón para facturar líneas

11. Después de facturar las líneas desplegará el sumario de las líneas de factura recién creadas y la informaciónde la orden activa para la que se ha facturado, como se muestra en la imagen 2.54.


Figura 2.54: Líneas de Factura de una Orden

12. El área de Edición de líneas de la Facturas despliega la lista de las facturas ya creadas, por si se desea editaralguna de ellas.

13. Si se desea facturar otras órdenes de compra se hace click en la opción Ordenes de compra de la barra deopciones para seleccionar otra orden.

2.4.2. Editar Facturas

Después de crear facturas es posible que sea necesario editar algún dato, para ello se siguen los siguientes pasos.

1. Desde cualquier ventana seleccionar la opción Facturación de la barras de opciones, como en el ejemplo dela imagen 2.55.

Figura 2.55: Selección de la opción de facturación

2. Desplegará la lista o sumario de facturas, desde la que se selecciona la que se desea editar, para ello se haceclick sobre el ID de la factura correspondiente, como en la imagen 2.56.

3. Despliega la ventana de la Factura activa con sus líneas correspondientes. Para editar una línea de factura sehace click sobre el ID, como en la imagen 2.57.

4. Desplegará el registro de la línea de factura, si se va a editar se hace click en el botón Actualizar , como enla imagen 2.58, de otra manera se hace click en Cancelar para regresar a las líneas de la factura activa.


Figura 2.56: Selección de factura para editar

Figura 2.57: Selección de Línea de Factura

5. La mayoría de los campos de la Línea de Factura son controlados por el sistema, pues los datos son tomadosde otros registros e insertados automáticamente en el campo correspondiente. Estos campos son los siguientes.

Número de factura. Número único que el sistema asigna a la factura. Todas las líneas relacionadascon la factura tendrán el mismo número en este campo.

No. de línea factura. Número de la línea de factura asignado por el sistema. Cada línea de facturarelacionada con una orden, tiene un número único que la identifica dentro de la orden.

No. de fondo. El fondo que se seleccionó al crear la línea de orden. Es ingresado automáticamente porel sistema.

No. de orden. El número de la orden asignado por el sistema, al que están ligadas las líneas de ordenque se facturaron. Es ingresado automáticamente por el sistema.

No. de línea de orden. El número de la línea de orden que se facturó y al que está ligada la línea defactura. Es ingresado automáticamente por el sistema.

Ciclo. El ciclo fiscal con que se está pagando la factura. Es ingresado automáticamente por el sistema.

No. de ficha. El número del registro bibliográfico (o ficha) al que se ligó la línea de orden. Si no se ligóa ningún registro ya existente, este campo aparece vacío. Es ingresado automáticamente por el sistema.

Descripción 1. El primer campo para describir el material que se ordenó en la línea de orden.

Descripción 2. El segundo campo para describir el material que se ordenó en la línea de orden.

Descripción 3. El tercer campo para describir el material que se ordenó en la línea de orden.

Descripción 4. El cuarto campo para describir el material que se ordenó en la línea de orden.

Descripción 5. El quinto campo para describir el material que se ordenó en la línea de orden.


Figura 2.58: Registro de Línea de Factura

No. moneda. La moneda con la que se pagó al proveedor la factura en la que están las líneas. Esingresado automáticamente por el sistema.

Tipo de cambio. El tipo de cambio de la moneda con la que se pagó al proveedor con relación a lamoneda base. Es ingresado automáticamente por el sistema.

No. tipo de descuento. El tipo de descuento que se aplicó en la línea de orden. Es ingresado automáti-camente por el sistema.

Porcentaje de descuento. El porcentaje que se descontó al total de la línea de orden. Es ingresadoautomáticamente por el sistema.

Monto de descuento. Similar al porcentaje, pero en este campo se registra el monto que se descontóal total de la línea de orden. Es ingresado automáticamente por el sistema.

Precio. El precio por cada unidad, copia o ejemplar que se está ordenando en la línea. Es ingresadoautomáticamente por el sistema.

Cantidad. El número de unidades, copias o ejemplares que se están ordenando en la línea. Es ingresadoautomáticamente por el sistema.

No. de partes. El número de partes que componen una unidad, copia o ejemplar. Por ejemplo si unlibro incluye un CD, se podría ingresar “2”.

Notas. Cualquier nota que los operadores deseen ingresar sobre la línea de factura.

Instrucciones. Cualquier instrucción que se deba seguir respecto de la línea de factura.

6. Si se ha modificado algún dato se hace click en el botón Actualizar para guardar los cambios. Despliega unmensaje indicando que se han actualizado exitosamente los datos, hacer click en el botón OK del mensaje.Regresará al sumario de líneas de factura.

7. También se puede ver el detalle de una factura, y editarla si es necesario, seleccionando la Orden de Compra

desde el Sumario de órdenes de compra, lo que desplegará las Líneas de Orden correspondientes, y si yase ha facturado para esa orden, la columna Estado desplegará el número de factura. Para ver las líneas de

2.5 Reclamaciones de material 35

esa factura se hace click sobre el número de la factura, como en la imagen 2.59.

Figura 2.59: Selección de Factura desde sumario de líneas de orden

8. Desplegará la lista o sumario de líneas de facturas, desde la que se selecciona la que se desea editar, para ellose hace click sobre el ID de la línea correspondiente, como en la imagen 2.60.

Figura 2.60: Selección de Línea de Factura

2.5. Reclamaciones de material

Los materiales ordenados y no recibidos pueden reclamarse a los proveedores. Cada línea de orden, aún no ligadaa una factura, contiene una opción para reclamar uno o más ejemplares o copias. Por cada reclamación se crea unregistro de reclamación en la base de datos.

Después de facturar ya no es posible reclamar un ejemplar, pues se asume que con el ingreso de los datosde la factura enviada por el proveedor, se está aceptando el embarque o pedido.

Si se recibe un material que ha sido reclamado, la reclamación se anula, pero el registro de Reclamaciónno se borra. Al recibir el material, desplegará un mensaje indicando que la reclamación se anula, comoen la imagen ??.

2.5.1. Crear Reclamación

1. Para reclamar, primero es necesario identificar la orden de compra; para ello, desde el sumario de órdenes sehace click sobre el ID de la orden para la que se va a reclamar el material, como en la imagen 2.61.

2. Despliega la orden como registro activo y las líneas asociadas a esa orden. Cada línea incluye, entre otrosdatos, la columna Rec. (Recibidos) con los números recibidos, y la columna Cant. (Cantidad) con el número


Figura 2.61: Selección de orden para reclamar

de ejemplares ordenados, como se muestra en la imagen 2.62.

Figura 2.62: Líneas de Orden

3. Desde este sumario de líneas de orden se puede recibir o reclamar material. Para reclamar se hace click sobreel número de la columna Rec. correspondiente a “Reclamados” de la línea para la que se van a reclamar losmateriales, como en la imagen 2.63.

Figura 2.63: Selección de opción para Reclamar material de una línea de orden

4. Desplegará una ventana de Reclamación, desde la que se puede ingresar cuántos ejemplares se están recla-

2.5 Reclamaciones de material 37

mando, en qué fecha y el motivo o razón de la reclamación. Por omisión despliega la fecha actual y el númerode ejemplares que se ordenaron. Si los datos son correctos, se hace click en el botón Reclamar, como en laimagen 2.64.

Figura 2.64: Ventana de Reclamación

5. Cerrará la ventana y volverá a la del sumario de líneas de orden, creando automáticamente un registro dereclamación. Ahora, el número de ejemplares reclamados cambia para desplegar aquéllos que fueron reclama-dos. El número de reclamados también se actualiza en los datos de la orden de compra de la parte superiorde la ventana, como en la imagen 2.65.

Figura 2.65: Líneas de orden con reclamados

6. Si se desea reclamar material para otras líneas, se debe seguir el mismo procedimiento. La imagen 2.66 muestraun ejemplo en el que se va a reclamar material de otra línea de orden.

2.5.2. Editar Reclamación

1. Desde cualquier ventana seleccionar la opción Reclamaciones de la barras de opciones, como en el ejemplode la imagen 2.67.

2. Despliega la lista o sumario de reclamaciones, desde la que se selecciona la que se desea editar haciendo clicksobre el ID de Orden/Línea correspondiente, como en la imagen 2.68.

3. Despliega el registro de la reclamación seleccionado, si se va a editar se hace click en el botón Actualizar ,como en la imagen 2.69, de otra manera se hace click en Cancelar para regresar al despliegue de las líneas

de orden de la orden de compra activa.


Figura 2.66: Reclamación de material de una segunda línea de orden

Figura 2.67: Selección de la opción de Reclamaciones

Figura 2.68: Selección de línea de Reclamación

4. Los campos del registro de Reclamación son los siguientes.

No. de orden. El número de la orden a la que pertenecen los materiales reclamados. Es ingresado automáti-camente por el sistema.

No. de línea. El número de línea de orden correspondiente a los materiales reclamados. Es ingresado au-tomáticamente por el sistema.

Tipo de reclamación. Este parámetro se crea durante la configuración del módulo. La institución puedecrear los tipos de reclamación que necesite. Este campo pretende reflejar la razón o motivo de la reclamación.

2.6 Cancelar Líneas de Ordenes 39

Figura 2.69: Registro de Reclamación

Fecha de reclamación. La fecha en que se creó la reclamación. Es ingresado automáticamente por el sistema.

Cantidad. La cantidad de ejemplares o copias reclamadas.

No. de partes. El número de unidades físicas, cuando hay más de uno, que componen cada unidad delmaterial que se está reclamando. Por ejemplo, si se trata del título de un libro que además está acompañadode un CD, se podría ingresar en este campo el número 2.

Fecha de envío. La fecha en que se envió la reclamación al proveedor.

No. de reclamaciones. El número de reclamaciones enviadas al proveedor.

Código del estado. El estado en que se encuentra la reclamación. Si se cambia, la reclamación ya no sedesplegará en la lista o sumario de reclamaciones.

Respuesta. La respuesta del proveedor a la reclamación.

Fecha de respuesta. La fecha en que se recibió la respuesta del proveedor.

2.6. Cancelar Líneas de Ordenes

Para cancelar una línea de orden sólo es necesario cambiar su estado seleccionando el que corresponda a lacancelación, como en la imagen 2.70. Las razones de cancelación o estados son configurados por la institución.

Después de cambiar el estado de una línea de orden ya no se podrá recibir materiales de esa línea. Los balancesde los fondos se ajustarán de acuerdo a las líneas canceladas.


Figura 2.70: Cancelación de una línea de orden

2.7. Proveedores

Desde el módulo se puede revisar y actualizar la información de los Proveedores y sus ciclos. No se puede borrardicha información porque eso está permitido sólo a los operadores con acceso al módulo de Administración.

1. Desde cualquier ventana se selecciona la opción Proveedores de la barras de opciones, como en el ejemplode la imagen 2.71.

Figura 2.71: Selección de la opción de Proveedores

2. Despliega la lista o sumario de Proveedores a los que se les ha ordenado material, como la de la imagen2.72.

Puede ser que no todos los Proveedores definidos en la configuración se desplieguen en esta lista, pues sóloincluye aquéllos a los que se les ha ordenado material. Para ver todos los Proveedores configurados, se utilizala opción correspondiente del Módulo de Administración.

2.7 Proveedores 41

Figura 2.72: Lista o sumario de proveedores

3. Este sumario incluye la siguiente información.

El código del Proveedor, el Ciclo de Proveedor, el Monto facturado por cada proveedor, los días de esperapara reclamar al proveedor, los días de espera para cancelar la orden y el total de descuento otorgadopor cada proveedor.

Cuando se crea una línea de orden para ordenar a un proveedor y se selecciona un ciclo de fondo parapagar el material, el sistema crea automáticamente un ciclo del proveedor, que es el que se despliegaen este sumario de proveedores. Cada Ciclo de Proveedor puede tener diferentes descuentos yperíodos de reclamo y cancelación que los ingresados en el parámetro del Proveedor.

4. Un ejemplo de varios Proveedores y Ciclos de proveedor se muestra en la imagen 2.73 de ejemplo, en ella cadaciclo de proveedor se creó a partir de un ciclo de fondo. cada ciclo de fondo representa una partida presupuestal.Para el año 2002 se crearon dos ciclos, uno para el primer semestre y otro para el segundo semestre. Al utilizaresas partidas o ciclos de fondos, se crearon ciclos de proveedor, que son los que se despliegan en la columnaCiclo.

Figura 2.73: Esquema de la lista o sumario de proveedores


5. Cuando hay más de un Ciclo, se puede utilizar el selector de ciclos para listar sólo los correspondientes a unciclo específico. El selector de ciclos se muestra en la imagen 2.74.

Figura 2.74: Selector de Ciclos de Proveedor

6. Si hay varios Ciclos de Proveedor y se desea listar sólo los relacionados con un solo Proveedor, se puede utilizarel selector de proveedores, como el de la imagen 2.75.

Figura 2.75: Selector de Proveedor

2.7.1. Editar Proveedor

1. Si se desea ver los detalles o editar un proveedor de la lista, se hace click en el proveedor correspondiente,como en la imagen 2.76.

2. Despliega el registro del proveedor seleccionado, si se va a editar se hace click en el botón Actualizar , comoen la imagen 2.77, de otra manera se hace click en Cancelar para regresar al sumario de proveedores. Enesta ventana no se crean ni borran proveedores, sólo pueden actualizarse. Para crear y/o borrar proveedores,

2.7 Proveedores 43

Figura 2.76: Selección de proveedor para ver o editar

se utiliza la opción correspondiente del Módulo de Administración.

Figura 2.77: Registro de Proveedor

3. Los campos del registro del proveedor son los siguientes.

Código del proveedor. Código, de hasta 30 caracteres, con el que se va a identificar al proveedor. Porejemplo Swets, Blackwell, etc.

Proveedor. Nombre completo o descripción del proveedor. Por ejemplo Swets & Zeitlinger, Blackwell’s BookServices, etc.


No. moneda. La moneda en la que cobra el proveedor. Si no cobra en la moneda local, cuando se pague aeste proveedor, el sistema hará la conversión según el tipo de cambio ingresado en las Monedas.

No. tipo de descuento. El tipo de descuento que aplica el proveedor cuando le ordenamos material. Lostipos de descuento se crean y editan en el Módulo de Administración.

Código de cliente. El código con el que el proveedor identifica a la institución.

Período de reclamo en días. El número de días que pasan antes de reclamar al proveedor los materialesordenados y no recibidos.

Período de cancelación en días. El número de días que pasan antes de cancelar la orden de los materialesordenados y no recibidos.

Categoría 1. Una categoría estadística para identificar al proveedor. Las categorías se configuran previamente.

Categoría 2. Una segunda categoría estadística para identificar al proveedor. Las categorías se configuranpreviamente.

Activo, 1=Sí, 0=No. Si el proveedor está activo, se ingresa el valor uno (“1”). Si se trata de un proveedoral que ya no se le va a ordenar material, pero se desea mantener en la base de datos, se ingresa el valor cero(“0”).

Atención. El nombre de la persona, contacto o empresa al que va a ir dirigida la correspondencia enviada aeste proveedor.

Calle. La calle del domicilio del proveedor, a la que se le enviará la correspondencia.

Ciudad. La ciudad del domicilio del proveedor, a la que se le enviará la correspondencia.

Código del estado. El código del estado, región o departamento del domicilio del proveedor, al que se leenviará la correspondencia. La región de algunos países está dividida en estados, zonas o regiones, que seidentifican con un código, por ejemplo NL para el estado de Nuevo León.

Código Postal. El código postal del domicilio del proveedor, a la que se le enviará la correspondencia.

País. El país del domicilio del proveedor, a la que se le enviará la correspondencia.

Teléfono. El o los teléfonos del proveedor. Conviene incluir los códigos o claves internacionales.

FAX. El número de fax del proveedor.

Correo electrónico. La cuenta de correo electrónico del contacto por parte del proveedor. Por [email protected]

WEB. La página o sitio web del proveedor. Por ejemplo http://www.swets.com/web.

Notas. Cualquier nota adicional sobre el proveedor, que sea de utilidad al personal u operador del módulode Adquisiciones.

2.7.2. Editar Ciclo de Proveedor

La primera vez que se utiliza un Ciclo de Fondo para pagarle a un Proveedor, se crea automáticamente unCiclo de Proveedor. Este ciclo es útil para definir ciertos parámetros que podrían ser diferentes a los del registro delProveedor, pero que sólo van a aplicar durante la vigencia del ciclo, por ejemplo durante un año o un semestre.

1. Si se desea ver los detalles o editar un ciclo de proveedor de la lista, se hace click en el ciclo correspondiente,como en la imagen 2.78.

2. Despliega el registro del Ciclo de Proveedor seleccionado, si se va a editar se hace click en el botón Actualizar ,como en la imagen 2.79, de otra manera se hace click en Cancelar para regresar al sumario de proveedores.En esta ventana no se crean ni borran ciclos de proveedores, sólo pueden actualizarse. Para borrar ciclos deproveedores, se utiliza la opción correspondiente del Módulo de Administración.

2.7 Proveedores 45

Figura 2.78: Selección de Ciclo de Proveedor

Figura 2.79: Registro de Ciclo de Proveedor

3. Los campos del registro de Ciclo de Proveedor son los siguientes.

Código de proveedor. Código, de hasta 30 caracteres, con el que se va a identificar al proveedor. Por ejemploSwets, Blackwell, etc. Este campo es ingresado automáticamente por el sistema.

Ciclo. El ciclo creado por el sistema con base en el Ciclo de Fondo, que se utilizó al ordenar por primera vezun material utilizando dicho Ciclo de Fondo.

Monto total. El monto o cantidad gastada utilizando el Ciclo de Fondo específico, y que se ha pagado alProveedor. Por ejemplo, si se ha utilizado el Ciclo de Fondo 2003 para pagar al Proveedor Gandhi, un totalde 679.50 pesos, el sistema insertará en el campo Monto del Ciclo de Proveedor esa cantidad.


Período de reclamo en días. El número de días que pasan antes de reclamar al proveedor los materialesordenados y no recibidos durante este ciclo. Este valor se inserta automáticamente tomándolo del campoPeríodo de reclamo en días del registro del Proveedor. Si se desea hacer una excepción que aplique sólodurante la vigencia del ciclo, por ejemplo durante un semestre o un año, se modifica en este campo sin tenerloque cambiar en el Proveedor.

Período de cancelación en días. El número de días que pasan antes de cancelar la orden de los materialesordenados y no recibidos. Este valor se inserta automáticamente tomándolo del campo Período de cancelación

en días del registro del Proveedor. Si se desea hacer una excepción que aplique sólo durante la vigencia delciclo, por ejemplo durante un semestre o un año, se modifica en este campo sin tenerlo que cambiar en elProveedor.

Tipo de descuento 1. Si en una Línea de Orden (en la que se utilizó el Ciclo de Fondo a partir del cual secreó este Ciclo de Proveedor), se seleccionó un Tipo de Descuento, el sistema inserta dicho tipo de descuentoen este campo.

Monto descuento 1. Monto del descuento aplicado, por cada ejemplar o copia, según el tipo de descuentoconsignado en el campo Tipo de descuento 1.

Tipo de descuento 2. Si en una Línea de Orden (en la que se utilizó el Ciclo de Fondo a partir del cualse creó este Ciclo de Proveedor), se seleccionó un Tipo de Descuento, diferente a otro ya seleccionado en otraLínea de Orden, el sistema inserta dicho tipo de descuento en este campo.


Tipo de descuento 3. Si en una Línea de Orden (en la que se utilizó el Ciclo de Fondo a partir del cual secreó este Ciclo de Proveedor), se seleccionó un Tipo de Descuento, diferente a otro ya seleccionado en otrasLíneas de Orden, el sistema inserta dicho tipo de descuento en este campo.






2.8. Fondos y Ciclos de Fondos

Los fondos representan a las cuentas o presupuestos con que se pagará a los proveedores los materiales facturados.Cada Fondo debe tener al menos un Ciclo de Fondo relacionado para poder pagar con él. Por ejemplo, se puedeconfigurar un Fondo para Material Bibliográfico y un Ciclo de Fondo para el año 2003, de tal forma que el total delpresupuesto para material bibliográfico en el año 2003, sea de 700 000.00. Esta cantidad se consigna en el Ciclo de

Fondo, mientras que en el Fondo se define que se trata de una partida para comprar Material Bibliográfico. Así, alconfigurarlos, el Fondo para Material Bibliográfico se crea una sola vez, mientras que cada Ciclo de Fondo se creaconforme se vaya necesitando, es decir para el 2003, luego para el 2004 y así sucesivamente.

2.8 Fondos y Ciclos de Fondos 47

Figura 2.80: Selección de la opción de Fondos

2.8.1. Fondos

1. Desde cualquier ventana seleccionar la opción Fondos de la barras de opciones, como en el ejemplo de laimagen 2.83.

2. Despliega la lista o sumario de Fondos con los que se ha ordenado material. Si se desea ver los detalleso editar un Fondo de la lista, se hace click en el fondo correspondiente, como en la imagen 2.81.

Figura 2.81: Selección de fondo

3. Despliega el registro del Fondo seleccionado, si se va a editar se hace click en el botón Actualizar , como en laimagen 2.82, de otra manera se hace click en Cancelar para regresar al sumario de fondos. En esta ventana nose crean ni borran Fondos, sólo pueden actualizarse. Para borrar Fondos se utiliza la opción correspondientedel Módulo de Administración.

4. Los campos del registro de Fondo son los siguientes.

No. de fondo. Número asignado al fondo. Cada nuevo registro de fondo tendrá un número único. No esnecesario recordarlo, pues los Fondos se recuperan por su descripción.


Figura 2.82: Registro de Fondo

Biblioteca. La biblioteca para la que se define este Fondo. Por ejemplo, si los fondos presupuestales sedistribuyen por bibliotecas, se puede crear uno por cada una.

Descripción. La descripción o nombre completo del fondo.

Número de cuenta. Si el fondo o presupuesto es identificado con un número de cuenta o partida, puedeingresarse en este campo.

Categoría 1. Una categoría definida previamente para fines estadísticos o de reportes.

Categoría 2. Una segunda categoría definida previamente para fines estadísticos o de reportes.

Categoría 3. Una tercera categoría definida previamente para fines estadísticos o de reportes.

Categoría 4. Una cuarta categoría definida previamente para fines estadísticos o de reportes.

Notas. Cualquier nota adicional sobre el fondo.

2.8.2. Ciclos de Fondos

Los ciclos de fondos representan la cantidad de dinero o recursos que se destinan a una partida, fondo o pre-supuesto. Generalmente se crean para definir con cuánto dinero se cuenta en un período de tiempo específico, porejemplo durante un año o un semestre.

1. Desde cualquier ventana seleccionar la opción Fondos de la barras de opciones, como en el ejemplo de laimagen 2.83.

2. Despliega la lista o sumario de Fondos con los que se ha ordenado material. Si se desea ver los detalleso editar un Ciclo de Fondo de la lista, se hace click en el Ciclo de fondo correspondiente, como en la imagen2.84.

3. Despliega el registro del Ciclo de Fondo seleccionado, si se va a editar se hace click en el botón Actualizar ,como en la imagen 2.85, de otra manera se hace click en Cancelar para regresar al sumario de fondos. Enesta ventana no se crean ni borran Ciclos de Fondos, sólo pueden actualizarse. Para borrar Ciclos de Fondos

se utiliza la opción correspondiente del Módulo de Administración.

4. Los campos del registro de Ciclo de Fondo son los siguientes.


Figura 2.83: Selección de la opción de Fondos

Figura 2.84: Selección de Ciclo de Fondo

No. de fondo. El fondo a partir del que se creó este Ciclo de Fondo.

Ciclo. El nombre o número de este Ciclo de Fondo. Como cada ciclo representa a una cantidad o monto dedinero asignado en un período de tiempo, conviene nombrarlo con el nombre de ese período de tiempo, porejemplo 2000, 2001, 2002, 2003.1, 2003.2, etc.

Monto total. El monto total asignado a este Ciclo de Fondo.

Porcentaje comprometido. El porcentaje del monto que se puede comprometer para crear Líneas de

Ordenes y antes de facturarlas. Cuando se alcance este porcentaje el sistema desplegará un mensaje indicandoque de la cantidad total, se ha llegado al límite de la que se puede comprometer. Sin embargo, al facturaruna o más líneas que utilicen este Ciclo de Fondo, liberará la cantidad correspondiente y la asignará al Monto

Facturado. Por ejemplo, si en un año se cuenta con un presupuesto para Libros de 100,000.00 pesos, y se indicaen este campo que se puede comprometer el 95 por ciento, al crear Líneas de Orden se puede utilizar sólo el95 % de esa cantidad. Pero cada vez que se facturen las Líneas de Orden, liberará de este compromiso lo quese está gastando en esas Líneas.

Permitir comprometer fondos 1=Sí, 0=No. Se usa para definir si al crear Líneas de Orden va a com-prometer del presupuesto o ciclo la cantidad correspondiente o no la va a comprometer, de tal manera quesi no la compromete, no contaría en el cálculo que hace según el campo de Porcentaje Comprometido. Si sepuede comprometer la cantidad de este presupuesto al ordenar materiales, se asigna el valor uno (“1”), de otramanera se asigna el valor cero (“0”).


Figura 2.85: Registro de Ciclo de Fondo

Permitir crear órdenes de compra 1=Sí, 0=No. Si se puede crear Líneas de Orden utilizando estepresupuesto se asigna el valor uno (“1”), de otra manera se asigna el valor cero (“0”). Si no se permite, cuandose desee crear una Línea de Orden usando este presupuesto, desplegará un mensaje indicando que no estápermitido por el fondo y no se podrá crear la Línea de Orden, a menos que se utilice otro Ciclo de Fondo quesí lo permita.

Permitir efectuar pagos 1=Sí, 0=No. Este campo se va a utilizar en versiones futuras para definir su sepodrá pagar con este presupuesto o Ciclo. Si no se permitirá, desplegará un mensaje indicándolo cuando sevaya a facturar.

Monto comprometido. Cuando se creen Líneas de Orden utilizando este Ciclo, la cantidad correspondientese comprometerá y desplegará en este campo. Cuando se facturen y paguen esas Líneas de Orden, la cantidadya no estará comprometida, por lo que el campo se actualizará automáticamente para reflejar el cambio. Esdecir al crear una Línea de Orden compromete lo correspondiente a la cantidad del precio total de la líneaen el ciclo de fondo; al facturar libera esa cantidad del compromiso y la carga al monto facturado y al montopagado. Cuando la cantidad comprometida es cero, significa que no hay Líneas de Orden pendientes por pagar.

Monto facturado. Despliega la cantidad total que se ha facturado utilizando este presupuesto o Ciclo.

Monto pagado. Despliega la cantidad total que se ha pagado utilizando este presupuesto o Ciclo.

Balance libre. Despliega el monto no utilizado y disponible de este presupuesto o Ciclo.

Balance de efectivo. Este campo se utilizará en versiones futuras.

No. copias ordenadas. Despliega el número de ejemplares o copias que se han ordenado usando este pre-supuesto o Ciclo.

No. copias faltantes. Despliega el número de ejemplares o copias que no se han recibido y que ordenaronusando este presupuesto o Ciclo.

No. copias pagadas. Despliega el número de ejemplares o copias que se han pagado usando este presupuestoo Ciclo.

Precio promedio ordenado. Despliega el promedio de los precios por ejemplar o copia, que se ha ordenadocon este ciclo.


Precio promedio pagado. Despliega el promedio de los precios por ejemplar o copia, que se ha pagado.

Descuento promedio. Despliega el promedio de los descuentos que se han aplicado a los materiales ordena-dos.

Tema 9. Reportes

Módulo de reportes 2012

2

A través del módulo de reportes de Janium, podemos realizar consultas a

nuestro sistema.

En la pantalla principal del módulo, veremos dos opciones claramente

diferenciadas

Configuración de reportes

Plantillas

A través de cada una de las dos opciones podremos acceder a una

funcionalidad del sistema.


3

Utilizando la primera sección (Configuración de reportes) podemos generar

un reporte nuevo, seleccionando el área en que deseamos realizar nuestra

consulta y posteriormente incluir los campos que nos interesen.

Por el contrario, a través de Plantillas, tendremos a nuestra disposición las

búsquedas ya definidas en sesiones de trabajo anteriores, para volver a

ejecutarlas.

Configuración de reportes

Una vez que desplegamos la

lista de configuración de

reportes, podemos

seleccionar el área sobre el

que vamos a realizar nuestra

consulta.

Al hacerlo, el sistema nos

muestra un listado de

elementos sobre los que

consultar o, directamente, abre

la ventana siguiente para que

comencemos a “construir”

nuestra consulta.

En la pantalla de selección de

campos, incluiremos los

campos que vamos a visualizar

en la consulta.


4

En la pantalla de orden de campos, seleccionaremos la ordenación de

nuestra consulta, utilizando los campos disponibles como índice.

En la pantalla Configurar filtro, definimos las condiciones de búsqueda de

nuestro reporte.

A través de la

opción Plantilla,

podremos guardar y

modificar nuestro

reporte, para

utilizarlo

posteriormente

como una búsqueda

guardada.


5

Por último, podemos especificar cual va a ser la salida por defecto de

nuestro reporte.

Uso de plantillas

Como hemos visto anteriormente, podemos almacenar nuestros reportes

mediante el uso de plantillas, para poder utilizarlos posteriormente.

Para ello, únicamente es necesario seleccionar la plantilla correspondiente

dentro de la lista que nos muestra en sistema


6

lo que nos cargará el reporte previamente almacenado, con el que

podremos trabajar, bien sea ejecutándolo o modificando sus parámetros

para realizar una nueva consulta a partir de él.

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