Manual Microsoft Excel - Unamer34's Weblog · Para finalizar e l trabajo con una planilla de...

ITEM Instituto Técnico de Enseñanza Moderna

Microsoft Excel Página 1

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FF Introducción ¿Qué es Excel?.......................................................................................... 3 Cargando los datos.................................................................................... 4 ¡Me equivoqué! ¿Qué hago? ..................................................................... 4 Grabando el trabajo ................................................................................... 4 Moviendo los datos con el mouse.............................................................. 6 Cosmética .................................................................................................. 7 Para terminar el trabajo con una planilla.................................................... 7 FF Más a fondo El puntaero de estirar................................................................................. 9 Las fórmulas .............................................................................................. 13 Otro ejemplo: No todo es relativo............................................................... 15 FF La cosmética La “pinta” de una planilla............................................................................ 19 Filas y columnas ........................................................................................ 25 Imágenes e ilustraciones ........................................................................... 29 FF Impresión La presentación preliminar......................................................................... 33 Preparar página ......................................................................................... 34 Imprimir ...................................................................................................... 37 Resumiendo... ............................................................................................ 38 FF Los gráficos Generalidades............................................................................................ 39 Un ejemplo................................................................................................. 39 Cosmética .................................................................................................. 41 Un segundo gráfico.................................................................................... 44 Impresión de gráficos................................................................................. 45 Gráficos en la misma hoja.......................................................................... 46



FF Libros de más de una hoja Un ejemplo con una planilla de varias hojas .............................................. 47 Manipulando las hojas ............................................................................... 49 FF Las funciones especiales La condicional ............................................................................................ 51 La función de búsqueda en tablas ............................................................. 53 Funciones de fechas .................................................................................. 58 FF Los diálogos ¿De dónde sales los objetos de diálogo? .................................................. 60 La barra de desplazamiento....................................................................... 61 Listas desplegables o cuadros combinados............................................... 63 Botones de opción ..................................................................................... 65 Otras opciones........................................................................................... 67



FF Introducción ââ ¿Qué es Excel? Excel es un programa que permite manipular toda la información que habitualmente se maneja en planillas: desde algo tan simple como una lista de nombres hasta algo tan complejo como un presupuesto Cuando entramos en Excel, la pantalla de la PC se asemeja a un gran bloc de papel cuadriculado. Cada hoja de este bloc está dividida en filas (designadas con números) y columnas (designadas con letras). Cada casillero o "celda" de la hoja se designa con la letra de su columna y el número de su fila. Como en la batalla naval. En estas celdas podemos cargar datos de diferentes tipos. Las teclas de flechas nos permiten viajar por la planilla y pasar de una celda a la otra. Barra de Menú

Celda corriente

Barra de estado

Barras de desplazamiento

Una columna

Una línea o fila

Barra de

Barra Estándar

Hoja de cálculo Solapas para cambiar de hoja



El cuaderno puede tener muchas de estas hojas. Las solapas, como las de una agenda telefónica, permiten pasar de una hoja a otra, haciendo un clic sobre ellas. Para los casos más simples nos vamos a arreglar con una sola hoja. ââ Cargando los datos Para armar una lista basta escribir los datos que se deseen en los casilleros correspondientes. El procedimiento es el siguiente: � Usamos las teclas de cursor para colocarnos en la celda donde vamos a escribir el dato (celda corriente, aparece con un recuadro). � Escribimos el dato. Da lo mismo que sea una palabra, un número o una

� Oprimimos la tecla ENTER ââ ¡Me equivoqué! ¿Qué hago? ¿Qué hacemos si nos equivocamos al escribir un dato? � Si descubrimos el error antes de oprimir ENTER (o de abandonar la celda), podemos cancelar el ingreso de ese dato oprimiendo la tecla ESC. � Si, en cambio, ya le habíamos dado ENTER, simplemente lo escribimos de nuevo. � Mientras estamos escribiendo un dato, antes de oprimir ENTER o de abandonar la celda, podemos borrar parte de lo que estamos escribiendo, usando la tecla BACKSPACE. � Si tenemos que borrar un dato ya ingresado, porque lo escribimos en la celda equivocada, ubicamos el cursor en la celda que contiene el dato a borrar y oprimimos la tecla SUPR. ââ Grabando el trabajo Toda planilla que queramos conservar debe ser grabada. De lo contrario, al dar por terminada la sesión, al abandonar Excel y apagar la computadora, perderemos el trabajo que hayamos hecho. No es razonable esperar hasta terminar para grabar. Se recomienda ir haciendo grabaciones periódicas. Si, por ejemplo, adoptamos la costumbre de grabar cada quince minutos y nos sorprende un corte de luz, en el peor de los casos perdemos lo que hicimos en los últimos quince minutos. En el momento de grabar un trabajo hay que tomar tres decisiones, y comunicárselas al programa. Esas decisiones son: * En qué disco guardar * En qué carpeta o directorio * Con qué nombre lo grabamos ÙÙ El disco



En toda computadora hay por lo menos dos unidades de disco disponibles: una disquetera y un disco fijo. Normalmente, la disquetera se designa con la letra A y el disco fijo con C. Puede haber otras posibilidades: una segunda disquetera (que seria la B), una unidad de CD-ROM (probablemente la D), otro disco fijo, etc. Cuando grabamos, tenemos que indicarle al programa en cuál de todas estas unidades queremos grabar. ÙÙ La carpeta o directorio Ahora bien, el disco fijo está dividido en distintos directorios o carpetas. Es como tener distintas habitaciones dentro del disco de modo de poder guardar cada tipo de trabajo en una habitación diferente. Ayudan a mantener el disco más ordenado. Los programas como Excel muestran un diagrama que indica cómo cada habitación se comunica con las demás. De nuevo, hay que indicarle al programa en cuál de los directorios existentes vamos a guardar nuestro trabajo. ÙÙ El nombre del archivo Al archivo hay que darle un nombre para poder ubicarlo en el futuro. Elegimos un nombre que nos sugiera algo. Un nombre tal que, si lo volvemos a ver en el futuro nos haga acordar "Ah, sí, este es el archivo que hice para Fulano". ÙÙ ¿Cómo grabar? � Tomamos las opciones “Archivo”, “Guardar”. Aparece el siguiente cuadro, donde Excel pide todos datos explicados anteriormente (dónde lo graba, qué nombre, etc.). � Hacemos un clic en la caja “Guardar en” y seleccionamos el disco y directorio donde vamos a grabar el archivo de la lista que se descuelga. � Escribimos un nombre para el archivo en la caja “Nombre de archivo”. � Hacemos un clic en “Guardar”. Una vez ejecutados todos estos pasos, el archivo se guarda en el disco. ââ Moviendo datos con el mouse



El Portapapeles es una ubicación de almacenamiento temporal para la información cortada o copiada.

Seleccionar un rango es

pintar un conjunto de

celdas arrastrando

el mouse.

Un rango es cualquier conjunto de celdas que formen un rectángulo.

� Con el cursor en forma de cruz gorda, hacemos un clic en la primer celda que forma parte del rango que deseamos copiar y mantenemos el botón apretado. � Sin soltar el botón, desplazamos el puntero hasta la última celda del rango. � Soltamos el botón. Ahora tenemos seleccionado un rango. � Mientras tenemos seleccionado este rango, y sin apretar el botón del mouse, apoyamos el puntero sobre la línea gruesa que rodea el rango seleccionado. En un momento dado, la forma de puntero cambiará a una flecha. � Con el puntero bajo esta forma, apretamos el botón del mouse y lo mantenemos oprimido. � Sin soltar el botón (y sin que se nos acalambre

el dedo) movemos el rango seleccionado una columna, que será la nueva posición del rango. Un borde gris nos indicará que estamos moviendo el rango. � Soltamos el botón. El rango seleccionado se habrá movido hacia la nueva posición.

El puntero flecha sirve, entonces, para mover una celda o rango de celdas de un punto a otro de la planilla. ÙÙ Otra forma de mover y copiar datos: el portapapeles Existe un segundo método para mover o copiar datos de un punto a otro de la planilla: usando el portapapeles. � Seleccionamos el rango a mover. � Tomamos las opciones “Edición”, “Cortar”. En este momento, el rango cortado es mantenido momentáneamente en el portapapeles. � Hacemos un clic en el lugar donde se quiere poner la copia. � Tomamos las opciones “Edición”, “Pegar”. Excel pone en esta celda una copia de lo que mantenía en el portapapeles.

Los datos se corren una fila más abajo. De modo que la combinación

de los comandos de “Cortar” y “Pegar” sirve para mover datos. Usando los comandos “Edición”, “Copiar”, en vez de “Edición”, “Cortar” el resultado es repetir, duplicar los datos. La principal ventaja de este método es que no depende de nuestro pulso a la hora de agarrar el objeto con el mouse.

ââ Cosmética



El contenido de dos planillas puede ser el mismo. Son los mismos datos. Sin embargo, pueden diferir en el aspecto de esos datos: en su formato. Agrupamos bajo el nombre de formato a un conjunto de opciones que hacen al aspecto exterior de los datos, a la "pinta" de la planilla. A la cosmética. Las opciones de formato son muchas. En esta sección se verán un par de ellas, para seguir aprendiendo a dialogar con Excel a través de sus menúes y opciones. Por ejemplo, vamos a poner en negrita la palabra que encabeza la primera columna de una lista. Para ello: � Hacemos un clic sobre la celda cuyo aspecto se quiere a cambiar. � Tomamos las opciones “Formato”, “Celdas”. Aparece un nuevo tipo de cuadro o menú. Es como un conjunto de fichas o tarjetas que contienen todas las características de formato que pueden modificarse en una celda o rango de celdas: el tipo de letra, el sombreado interior, la alineación, etc. � Hacemos un clic en la solapa de la ficha “Fuentes”. Aparece esa ficha a la derecha. � Hacemos un clic en “Negrita”, dentro de la

� Hacemos un clic en “Aceptar”. ââ Para terminar el trabajo con una planilla Para finalizar el trabajo con una planilla de cálculos tomamos las opciones “Archivo”, “Cerrar”, pero si queremos terminar de trabajar con Excel elegimos “Archivo”, “Salir”. En cualquiera de los dos casos, Excel nos preguntará si deseamos guardar la planilla antes de cerrar, en el caso de que no haya sido previamente guardada.



FF Más a fondo Las planillas que hicimos con los conocimientos del capítulo anterior eran simples listas de datos. Datos literales (palabras, textos) y datos numéricos. Pero Excel sirve para hacer planillas "de cálculo". Eso significa que se pueden hacer cálculos con los datos. La planilla que se muestra a la derecha es una planilla "de cálculo". Esta planilla permite saber de cuánta plata dispone una persona en un momento dado. Simplemente, suma la cantidad que lleva en el bolsillo más lo que tiene depositado en el banco y le resta sus deudas. La planilla contiene tres tipos de datos bien diferentes: textos, números y una fórmula. Es este último elemento el que hace que la planilla sea "de cefecto, la fórmula de la celda B5 hace que Excel calcule automáticamente el saldo. Como las fórmulas son lo más importante que maneja Excel, merecen que las expliquemos en detalle. Para calcular el saldo hay que sumar la cantidad de plata que hay en el banco, más el efectivo, menos las deudas. O sea:

82O+150-22O Es la cuenta que tiene que hacer la fórmula cargada en B5. Pero lo que tenemos que escribir nosotros en esa celda es:

=B2+B3-B4 En efecto, para indicarle a Excel que realice un cálculo tenemos que observar dos reglas básicas: * Las fórmulas siempre comienzan con un signo igual "=" * No se escriben los números que se suman o restan sino los celdas que los contienen. En este sentido, la fórmula =B2+B3-B4 indica a Excel que debe hacer:

820+150-220 La mitad de la gracia de los programas como Excel pasa por el uso de fórmulas. ¿Cuál gracia? Ahora mismo vamos a comprobarlo. Si aún no la tenemos, armamos



Una referencia es la coordenada de una celda, contenida en una fórmula escrita en otra celda.

la planilla explicada anteriormente. Copiamos los títulos y los números, sin olvidar que en B5 no se escribe un número sino la fórmula que dimos más arriba. Ahora supongamos que, revisando el bolsillo trasero del pantalón, tenemos la suerte de encontrar un billete de $ 20. Eso significa que nuestro efectivo ahora es 170. Bien, escribimos esa cantidad en la celda B3. Al darle ENTER iVoilá! la planilla informa que el saldo ahora es $ 770. Eso es lo que se llama el recálculo automático que tiene

Excel: al modificar el contenido de una celda, automáticamente el cambio se propaga hacia todas las celdas que dependan de ella. Este recálculo

automático funciona gracias a que en la fórmula de saldo no figuran los 150 de efectivo, Sino la celda que los contiene, B3. Se dice que la fórmula escrita en B5 contiene una referencia a B3. Una planilla es tanto más flexible cuanto más fórmulas referenciadas haya. Por flexible entendemos la posibilidad de que, al modificar un valor, se modifiquen automáticamente todos los valores que dependan de él. A medida que veamos otros ejemplos vamos a ir dándonos cuenta de la importancia de esté aspecto.

ÙÙ Otras planillas Aunque una planilla como la anterior sugiere aplicaciones financieras, con Excel pueden realizarse cálculos de todo tipo... ...cálculos de tiempos ...estadísticas deportivas ...presupuestos ...y, en general, cualquier cálculo, por complejo que sea, que pueda resolverse

ââ El puntero de estirar Para probar ejemplos un poco más complejos (e interesantes) tenemos que aprender una función muy útil del mouse: el puntero de estirar. El puntero de estirar; tiene forma de una cruz fina y aparece cuando el centro de la cruz gorda se apoya sobre el punto que se ve en la esquina inferior derecha de la celda corriente. ÙÙ Estirando una palabra El uso de este puntero hay que verlo en un ejemplo. � Escribimos una palabra cualquiera en el casillero B3. Por ejemplo, Microsoft. � Apoyamos el puntero con el puntito que aparece en la esquina inferior derecha de la celda para que aparezca el puntero de estirar.



� Oprimimos el botón del mouse y lo mantenemos apretado. � Sin soltar el botón, bajamos el puntero cinco celdas. � Soltamos el botón. La palabra original queda repetida seis veces. ÙÙ Estirando un número Lo mismo pasa cuando el dato estirado es un número. Por ejemplo, escribiendo un número cualquiera en el casillero C3 y estirándolo exactamente como hicimos en el caso anterior, el número se repetirá todo a lo largo del rango estirado. ÙÙ Estirando listas Un caso especial del puntero de estirar es la generación de listas. � Coloquemos un 1 en A1 y un 2 en A2. � Seleccionemos este par de celdas con el puntero de seleccionar (la cruz gorda). � Buscamos el puntero de estirar (la cruz fina). � Oprimimos el botón del mouse y lo mantenemos apretado. � Sin soltar el botón, bajamos el puntero cinco celdas. � Soltamos el botón. Excel genera la serie 1,2,3,4, etc. Esto se explica porque el par de celdas que estiramos contenía el comienzo de una serie: la serie de los números naturales. Excel continúa la serie. Si repetimos la experiencia en otro lugar de la planilla pero comenzando con los valores 100 y 90, la serie continúa con 80, 70, 60, etc. ÙÙ Listas especiales Además de las listas numéricas, Excel también reconoce otras series: * Si estiramos una celda que contenga la palabra lunes, se genera la serie de los días de la semana. * Si estiramos una celda que contenga la palabra enero, se genera la serie de los meses del año. * Si estiramos una celda que contenga una expresión tal como Depto.1, Excel

o.2, Depto.3, etc. Practiquemos las distintas variantes de esta operación hasta estar seguros de entender cómo trabaja. Luego podemos pasar al siguiente ejemplo. ÙÙ Un inventario



El siguiente es otro ejemplo de planilla de cálculo: un inventario. Supongamos el caso de una librería que vende diversos ítems: lápices, cuadernos, reglas y escuadras. Al comenzar la semana, hay un stock inicial. Durante la semana se producen entradas (entregas de material por parte de los proveedores) y salidas (consecuencia de la venta al público). Al final de la semana habrá un stock que será igual al stock inicial, más las entradas y menos las salidas. El control y la evolución de este inventario pueden seguirse mediante una planilla de cálculo como la de la derecha. La planilla de la figura contiene textos (los nombres de los ítems y los títulos de las columnas); números (los valores de stock inicial, entradas y salidas) y fórmulas (el cálculo de los stocks finales). Copiamos los datos tal como se ven en la figura, dejando en blanco la columna de stock final. En la celda E2 debemos escribir la fórmula que calcula el stock final. Esta fórmula es:

=B2+C2-D2 Esta fórmula calcula el stock final del primer ítem. En la fila 3 debería escribirse una

cular el stock del segundo ítem. O sea:

=B3+C3-D3 Pero no. No hay nada que escribir. Ocurre que para Excel, estas dos fórmulas son equivalentes: lo que la primera fórmula hace con los datos de la fila 2, la segunda lo hace con los de la fila 3. Y lo mismo para el resto de las filas. En términos relativos (relativos a la fila en que se encuentran) las tres fórmulas son iguales. Si son iguales, ¿para qué escribirlas nosotros? Ya vimos que hay un procedimiento que permite repetir un dato (número, texto o fórmula) a lo largo de una columna o de una fila: el puntero de estirar. � Nos paramos (haciendo un clic) en la celda que contiene la fórmula a copiar. O sea, la E2. � Buscamos el puntero de estirar: la cruz fina que aparece cuando el puntero se apoya sobre el cuadradito que hay en la esquina inferior derecha de la celda. � Manteniendo apretado el botón izquierdo del mouse, estiramos hasta E5 � Soltamos el botón. La fórmula queda repetida cuatro veces. Lo bueno de poder hacer esto es que, en general, las planillas tienen sólo un puñado de fórmulas diferentes, que se repiten a lo largo de una fila o de una columna. La posibilidad de obtener estas series de fórmulas mediante la técnica de "estirarla" con el puntero es una de las cosas que hacen de Excel una herramienta tan poderosa.



Probemos ahora cómo "funciona" esta planilla. Cambiando los valores de stock inicial, entradas y salidas, cambiarán automáticamente los valores correspondientes de stock final. Otra vez: hagamos unas cuantas pruebas hasta comprender cómo trabaja esto. ÙÙ Otro ejemplo: Presupuesto de ventas Este es un ejemplo más complejo. Una empresa quiere hacer el pronóstico de ventas para el primer cuatrimestre del año. Piensa comenzar con ventas por $ 400 (bueno, no es una empresa muy grande) e ir creciendo mes a mes según porcentajes estimados: 12% para febrero, 14% para marzo y 10% para abril. Si los costos representan 40% de las ventas, ¿cuánto ganarán al cabo de los cuatro meses? En otras palabras, queremos una planilla de cinco columnas, una para cada mes y otra para el total; y tres filas: ventas, costo y margen. Habrá algunos títulos y referencias que ocuparán filas y columnas adicionales. Más o menos tiene que quedar como la que se muestra en

Armar esta planilla no consiste en copiar lo que ve en la Figura 5. Parte de la información de la planilla es el resultado de fórmulas. Fórmulas que no pueden deducirse mirando la figura. Es necesario ir de a poco, estudiando lo que la planilla hace. Para comenzar: � Escribimos el título general, Presupuesto de ventas, en la celda D1. � Escribimos los títulos Crecimiento esperado, Ventas, Costo y Margen en las celdas A5, A7, A9 y A11, respectivamente. � Escribimos la palabra Enero en la celda C3. � Maniobramos con el mouse hasta que aparezca la cruz fina. � Manteniendo apretado el botón del mouse, estiramos hasta la celda F3. � Soltamos el botón. Aparecerán automáticamente los cuatro meses. � En la celda G3 escribimos la palabra TOTAL. Todos estos son los datos literales, los textos. Ahora hay que seguir con los números. Tal como está planteado el problema sabemos que: * Las ventas de enero son $ 400. * Los coeficientes de crecimiento son 12%, 14% y 10% para febrero, marzo y abril, respectivamente. Copiamos entonces estos datos: $ 400 en C7, 12% en D5, 14% en E5 y 10% en F5. ââ Las fórmulas



Una vez puestos los datos literales y los numéricos, lo que sigue son las fórmulas. Comencemos por la fórmula para el costo del mes de enero. En la celda C9, debemos escribir una fórmula que represente el cálculo del 40% de las ventas presentes en la celda C7. Esta fórmula es =40%*C7 En efecto, recordemos una vez más que: * Las fórmulas deben comenzar con un signo igual. * No escribimos $400 sino C7, la celda que lo contiene. De la misma forma, para el cálculo del margen debemos escribir, en la celda C11, =C7-C9. Este par de fórmulas (ventas y costo) vale para enero. Pero también valen para el resto de los meses. Y para el total: el costo de febrero será cuarenta por ciento de las ventas de febrero, el costo de marzo será igual al cuarenta por ciento de las ventas de marzo y así siguiendo hasta que el costo total tendrá que ser igual al cuarenta por ciento de las ventas totales. De modo que podemos estirar el par de fórmulas para que se repita el cálculo en el resto de los meses y en el total. Entonces... � Hacemos un clic en la celda C9. � Manteniendo apretado el botón llevamos el puntero hasta C11 � Soltamos el botón. Ahora tenemos seleccionado el rango a estirar, C9:C11. � Buscamos el puntero de estirar (la cruz fina) apoyando el centro de la cruz gorda en el puntito que está abajo a la derecha del rango seleccionado. � Oprimimos el botón del mouse y lo mantenemos apretado. � Sin soltarlo, estiramos hasta alcanzar la columna G (la del total). � Soltamos el botón. Las fórmulas de costo y de margen aparecerán repetidas para todo el cuatrimestre. Las fórmulas fueron copiadas, pero las celdas sólo muestran ceros. Esto es porque el costo y el margen dependen de las ventas. Y las fórmulas de ventassido definidas. Por ejemplo, la fórmula de costo de febrero (celda D9) dice que ese costo es 40% de D7. Y está bien, pero como la celda D7 aún está vacía, ese 40% da cero. Esto es más importante de lo que parece. Que una fórmula arroje un resultado incorrecto no quiere decir que la fórmula sea incorrecta. Puede ser, como en este caso, que el problema esté en alguna de las celdas que figuran como dato en la

Para continuar con la planilla tenemos que escribir la fórmula para el cálculo de las ventas de febrero. Según el enunciado, hay que aumentar las ventas de enero en un 12%.



Es decir que las ventas de febrero serán

400+400*12% O sea, lo que valían en enero (400), más un 12% de ese valor. De acuerdo con las reglas que ya sabemos, la fórmula a escribir en la celda D7 será:

=C7+C7*D5 De nuevo hay que estirar esta fórmula (escrita para febrero) a marzo y a abril. Como antes: � Hacemos un clic en D7, donde está la fórmula a estirar. � Buscamos la cruz fina (el puntero de estirar) apoyando la cruz gorda en el puntito que está en el ángulo inferior derecho de la celda D7. � Manteniendo apretado el botón del mouse, estiramos hasta F7. � Al soltar el botón, aparecen los valores de ventas. Al aparecer estas fórmulas (con sus resultados) también aparecen los valores de costo y margen. Estos valores estaban en cero, mientras las ventas no estaban definidas. Al modificarse las celdas de ventas, se modifican las que dependen de ellas. Salvo en la columna de total, ya que las ventas totales siguen sin calcular. ÙÙ Calculando los totales Las ventas totales podrían calcularse mediante la siguiente fórmula:

=C7+D7+E7+F7 Es obvio que las ventas totales pueden calcularse como la suma de las cuatro ventas parciales. Y es igualmente obvio que no es una forma muy práctica. Pensemos lo que sería calcular el total no de cuatro sino de veinte valores parciales. Para casos así, Excel maneja algunas fórmulas especiales. Por ejemplo, la función

=SUMA(C7:F7) Lo que va entre paréntesis es el rango que contiene los números a sumar. Los dos puntos quieren decir desde...hasta. Desde C7 hasta F7. La función indica que hay que sumar todos los valores que se encuentran entre las celdas C7 y F7, inclusive estas dos. Pero tampoco hay que escribir esto. Hay un recurso muy bueno: el botón de Autosuma. Este botón escribe la función sumatoria automáticamente. Puede usarse de varias maneras, pero una de las más prácticas es la



siguiente: � Hacemos un clic en la celda C7, primer valor a sumar. � Manteniendo apretado el botón del mouse, llevamos el puntero hasta la celda G7. � Soltamos el botón. Ahora tenemos seleccionado el rango que contiene los

� Hacemos un clic sobre el botón de Autosuma. Excel escribe la sumatoria en el casillero libre del rango seleccionado. Este botón de Autosuma sirve tanto para totalizar valores en fila (como ha sido en este caso) como en columna. Todo depende de qué rango seleccionemos. ââ Otro ejemplo: No todo es relativo Los del consorcio nos han pedido un informe de gastos. Los datos que nos pasaron fueron estos: Sueldos: 1.174 Cargas sociales: 560 Gas: 856 Luz: 406 Artículos de limpieza: 85 Seguros: 125 Reparaciones: 590 Lo que quieren saber es: * ¿Cuánto se gastó en total? * ¿Qué porcentaje de ese total representa cada rubro? ÙÙ Comenzamos Abrimos una planilla en blanco y cargamos los datos en dos columnas: los rubros en columna A y los valores en la columna C. No nos preocupamos demasiado por la pinta porque ya sabemos que más tarde podemos cambiar la tipografía, mover datos, etc. Completando con algunos títulos debe quedar más o menos así... ÙÙ Cálculos Como primera medida, calculamos el total de gastos. � Hacemos un clic en la celda C2, primer valor a sumar.



� Manteniendo apretado el botón del mouse, llevamos el puntero hasta la celda C9. � Soltamos el botón. Ahora tenemos seleccionado el rango que contiene los

� Hacemos un clic sobre el botón de Autosuma. Excel escribe la sumatoria en el casillero libre del rango seleccionado. Pintamos el rango C2:C9 porque es el que contiene los valores a sumar (C2:C8) más una celda adicional (C9) para alojar el total. La otra cosa que hay que calcular es el porcentaje que cada gasto representa del total. Por ejemplo, el total de gastos da 3.796, y el gasto en sueldos da 1.174. Entonces, dividiendo esos dos valores resulta 1174/3796 = 0.30927 Esto significa que el gasto en concepto de sueldos representa el 31% del gasto total. Queremos conocer este porcentaje para el resto de los rubros. Parece fácil. La fórmula que escribimos antes, siguiendo las reglas de Excel debe ser =C2/C9. Luego estiramos esa fórmula al resto de la lista. Veamos: � Escribimos en la celda D2 la fórmula =C2/C9. � Hacemos un clic en D2, donde está la fórmula a estirar. � Buscamos la cruz fina (el puntero de estirar) apoyando la cruz gorda en el puntito que está en el ángulo inferior derecho de la celda D2. � Manteniendo apretado el botón del mouse, estiramos hasta D8. � Al soltar el botón, aparecen los valores deseados. ¿O no?

No, luego de hacer todo esto el resultado es algo parecido a la figura de la izquierda. ¿Parecía fácil? Enseguida lo explicamos.

ÙÙ Investigando el problema Cada vez que aparece un resultado sospechoso hay que investigar qué cálculo está haciendo Excel para obtener ese resultado. Hagamos un clic en D3 donde, evidentemente, hay un resultado sospechoso. Arriba, en la que llamamos la barra de fórmulas aparece el cálculo que pretende hacer Excel:

=C3/C10 Donde nosotros escribimos C2, Excel escribió C3. Y donde escribimos C9, escribió C10. Lo primero está bien: toma el gasto en el rubro cargas sociales. Pero en vez de dividirlo por el total, por el mismo total que antes, lo divide por C10 que es una celda



vacía. Y eso está mal. Una celda vacía es como si valiera cero. Y no se puede dividir por cero. Excel siempre hace las cosas así. Toma en cuenta la posición relativa de las celdas. Cuando escribimos la fórmula original en D2, Excel razona: "tengo que dividir el valor que está a la izquierda por el valor que está siete celdas más abajo" Respecto de D2, esos valores son C2 y C9. Pero al aplicar la fórmula más abajo (en D3) los valores que están "a la izquierda y siete celdas más abajo" son C3 y C10. Divide el gasto en cargas sociales por una celda vacía. Algo habría que hacer en la fórmula original para que Excel sepa que en todas las copias de la fórmula tiene que dividir por C9. Que no tome C9 en forma relativa sino absoluta. ¿Cómo se hace? Bien, seria fantástico poder explicar esto de manera lógica y razonada. Pero no podemos. El que inventó Excel decidió que las referencias absolutas se indican así:

=C2/C$9 Ese signo $ entre la C y el 9 está fijando la coordenada de la celda. Más

fijando el 9, el indicador de la fila. Antes, al hacer las copias, ocurrió que el C9 se convertía en C10, en C11 etc. Como queremos evitar que cambie ese 9, se le pone delante el signo $. No seria lo mismo poner:

=C2/$C9 porque ese signo $ estaría fijando la C, que no es la que necesita ser fijada (no está cambiando). En todo caso podría ponerse:

=C2/$C$9 fijando la C (no lo necesita pero tampoco molesta hacerlo) y el 9. Hecha la modificación, estiremos la nueva fórmula y, ahora si, debería quedar como es debido. ÙÙ El formato de porcentaje Para terminar esta planilla, usemos las opciones de Formato que ya conocemos para darle un aspecto más elegante. Por ejemplo, la planilla quedaría mucho mejor si los coeficientes obtenidos se vieran como un tanto por ciento, en vez de quedar expresados como un número decimal.



Es más fácil de comprender 31% que 0,30927. Puede hacerse. Efectivamente, entre las opciones de “Formato”, “Celdas”, figura una ficha que permite cambiar el aspecto

darles, por ejemplo, aspecto de porcentaje. Esto ya lo sabemos hacer: � Hacemos un clic en D2, primera celda del rango cuyo aspecto vamos a cambiar. � Manteniendo apretado el botón del mouse, bajamos el puntero hasta D8. Ahora tenemos seleccionado todo el rango. � Tomamos las opciones “Formato”, “Celdas”. � Hacemos un clic en la solapa “Número”. � En la caja de la izquierda (Categoría), hacemos un clic en porcentaje � En la caja de decimales, indicamos 0. � Hacemos un clic en “Aceptar”. Con esto, los porcentajes quedan como debe ser, y con dos dígitos. De manera similar, podemos cambiar el tamaño de las letras, poner negrita, etc.



FF La cosmética ââ La “pinta” de una planilla Aquí llamamos "cosmética" a cambiarle la pinta a una planilla, pero no su contenido. Ya hemos hecho algún trabajo de cosmética: hemos actuado sobre el tamaño de las letras, la alineación de los textos, la cantidad de decimales de los números, etc., usando las opciones de “Formato”. Pero el trabajo de cosmética incluye también otros comandos y opciones.

Con un adecuado manejo de estas opciones podemos hacer que la planilla de la figura de la izquierda se

vea como en la figura de la derecha, o sea, con un poco más de “pinta”. ÙÙ Opciones Formato, Celdas Comencemos por las opciones de Formato. El manejo básico es el siguiente: � Seleccionamos el rango cuyo aspecto se desea cambiar. � Tomamos las opciones “Formato”, “Celdas”. � Aparece un menú de seis fichas en el cual cambiamos las opciones deseadas. � Hacemos un clic en “Aceptar”. El método es el mismo cualesquiera sean las opciones a cambiar: tipografía, color, alineación, etc. A continuación explicamos algunas de ellas como para familiarizarnos con su apariencia. De todas formas estaría bien tomarnos un tiempo para probarlas a todas. Tipografías Con esta opción podemos cambiar el tipo y tamaño de letra usado en la planilla. Por ejemplo, vamos a poner más grande el título de la planilla del “Informe mensual”. Para eso: � Pintamos (arrastrando el mouse} el rango cuya tipografía queremos cambiar. En nuestro caso, basta hacer un clic en la celda A1. � Tomamos las opciones “Formato”, “Celdas”. � Del menú de fichas que aparece, elegimos la ficha “Fuentes”.

El tamaño de las letras se mide en

puntos. Hay 72 puntos en una

pulgada (2,54 cm)



� En la caja “Tamaño” de fuente hacemos un clic en 14. Es el tamaño en puntos. � Hacemos un clic en Aceptar. Usando las otras opciones de la ficha “Fuentes”, Podemos cambiar muchas otras características de la tipografía. Pero el procedimiento es siempre el mismo.

De la misma manera podríamos poner en Negrita los encabezamientos del rango A2:D2 y los totales del rango C7:D7. ÙÙ Bordes Esta opción permite dibujar líneas alrededor de las celdas. Nos puede servir para hacer el recuadro que rodea la planilla que estamos trabajando. Para eso: � Pintamos (arrastrando el mouse) el rango donde queremos dibujar los bordes. En nuestro caso, es el rango A1:D7. � Tomamos las opciones “Formato”, “Celdas”. � Del menú de fichas que aparece, elegimos la ficha “Bordes”. � En “Estilo” marcamos la línea doble. En “Preestablecidos”, marcamos “Contorno”. � Hacemos un clic en “Aceptar”. O sea que el procedimiento es más o menos el mismo tanto si queremos cambiar el tipo de letra como si queremos dibujar un borde.

Cambia el tamaño de la

fuente seleccionada

Seleccione la casilla de verificación

Fuente normal para establecer el tipo de fuente, el tamaño y

los efectos del estilo Normal

Proporcionan estilos

adicionales, como tachado, superíndice y

subíndice

Pueden elegirse distintos tipos de

línea para el subrayado

Es la forma de la letra, la tipografía

propiamente dicha

Cambia el estilo de la

fuente



ÙÙ Tramas Queda muy bien sombrear una celda para destacar su contenido o un título. Como las celdas de los totales en la planilla de ejemplo. Para eso: � Pintamos (arrastrando el mouse) el rango que queremos sombrear. En nuestro caso, C7:D7. � Tomamos las opciones “Formato”, “Celdas”. � Del menú de fichas que aparece, elegimos la ficha “Tramas” � En “Color” indicamos un gris claro. O el color que más nos guste. � Hacemos un clic en “Aceptar”. No abusemos de los colores. Al imprimir una planilla color en una impresora blanco y negro, los colores se transforman en grises que no pueden ofrece el mismo contraste que brindan los colores en pantalla. Aun usando una impresora color no hay por qué convertir a la planilla en un muestrario de colores.

Permite cambiar el color

de la línea

Seleccione una opción bajo “Estilo” para especificar el tamaño y el estilo de la línea de un borde. Si desea

cambiar un estilo de línea de un

borde existente, seleccione la

opción estilo de línea que desee y

haga clic en el área del borde, en el estilo de borde

donde desea que aparezca el nuevo

estilo de línea

Agrega un borde alrededor de la parte

exterior del rango de las celdas seleccionadas

Agrega un borde a las cuadrículas internas en el

intervalo de las celdas seleccionadas

Quita los bordes de las

celdas seleccionadas

Haga clic en uno o más

botones para agregar o quitar bordes en las

celdas seleccionadas



ÙÙ El formato de los números Esta fue la opción que usamos líneas atrás para que un número se vea como un tanto por ciento. Ahora vamos a usarla para eliminar los decimales de los valores de la planilla ejemplo. � Pintamos (arrastrando el mouse) el rango donde queremos eliminar los decimales. En este caso, D3:D7. � Tomamos las opciones “Formato”, “Celdas”. � Del menú de fichas que aparece, elegimos la ficha “Número”. � En la caja “Categoría” hacemos un clic en “Número”. � Hacemos un clic en “Aceptar”. La imagen más abajo muestra los distintos formatos numéricos posibles agrupados en categorías. En el cuadro izquierdo de la ficha están las categorías (General, Número, Porcentaje, etc.). Según qué categoría tengamos seleccionada, aparecerán opciones adicionales para indicar cantidad de decimales, signo monetario, etc. Ya vimos algo de esto en pasos anteriores al utilizar el formato de porcentaje, por ejemplo. Conforme vayamos haciendo clic en las distintas categorías y ajustando el formato, “Muestra” expondrá el nuevo aspecto de la celda seleccionada. Acá podríamos ponernos a contar cada una de las categorías y sus variantes. Pero no tiene mucho sentido. Con un poco de paciencia, no es demasiado difícil entender cómo usar cada una de las opciones. De nuevo, lo mejor que podemos hacer es tomarnos un tiempo para probarlas a todas y ver qué es lo que hace cada una.

documento con las opciones

seleccionadas

Seleccione un color en el cuadro “Color” y, a continuación,

seleccione una trama en el cuadro “Trama” para dar formato a la selección con colores

de la trama

Seleccione un color para cambiar el color

del fondo de la selección



ÙÙ Alineación Ya vimos en los primeros ejemplos que, en principio, Excel acomoda los textos a la izquierda de la celda y los números a la derecha. Pero esto puede cambiarse actuando sobre otra de las opciones de formato. Si queremos centrar los nombres de la planilla ejemplo, hacemos así: � Pintamos (arrastrando el mouse) el rango cuya alineación queremos cambiar. En nuestro caso, B2:D2. � Tomamos las opciones “Formato”, “Celdas”. � Del menú de fichas que aparece elegimos “Alineación” � En “Horizontal”, seleccionamos “Centrar”. � Hacemos un clic en “Aceptar”. Opciones de alineación horizontal * General: Aplica la alineación predeterminada, según el tipo de datos. Los datos

remo izquierdo de la celda y los números, las fechas y las horas se alinearán, a la derecha. Los valores lógicos VERDADERO y FALSO se centrarán. Si se cambia la alineación, no se cambiará el tipo de datos.

cantidad de decimales)

Los distintos formatos están agrupados en

categorías

Muestra el aspecto del valor seleccionado con el formato

actual

Haciendo clic sobre una celda o rango

con el botón derecho del mouse,

aparece un menú contextual, donde hay opciones para

cambiar el formato y otras propiedades



* Izquierda: Alinea el contenido en el extremo izquierdo de la celda. Si se especifica un número en el cuadro Sangría, Microsoft Excel alineará el contenido de la celda desde la izquierda el número espacios de caracteres especificado. Los espacios de caracteres se basan en la fuente y el tamaño de fuenteseleccionado en la ficha General del cuadro de diálogo Opciones (menú Herramientas). * Centrar: Centra el contenido en la celda. * Derecha: Alinea el contenido en el extremo derecho de la celda. * Rellenar: Repite los caracteres de la celda situada en el extremo izquierdo a lo largo del rango. seleccionado. Todas las celdas del rango seleccionado que desee rellenar deberán estar vacías. Por ejemplo, puede crearse un efecto similar al de un

) o un asterisco ( * ) en una celda y utilizando esta opción para repetir la cadena de caracteres a lo largo de una fila. * Justificar: Divide el contenido de la celda en varias líneas dentro de la celda y ajusta el espacio entre palabras para que todas las líneas tengan el mismo ancho que la celda. * Centrar en la selección: Centra el contenido de la celda situada en el extremo izquierdo de una selección en el rango seleccionado. Todas las demás celdas en el rango seleccionado deberán estar vacías. Las celdas no se combinan y los datos pueden aparecer en otra celda que no sea la celda situada en el extremo izquierdo. Opciones de alineación vertical Seleccione una opción en el cuadro Vertical para cambiar la alineación vertical del contenido de las celdas. Por configuración predeterminada, Microsoft Excel alinea el texto verticalmente en la parte inferior de una celda. La alineación horizontal predeterminada es General. Retorno automático Ahora miremos la celda D2 de la figura. ¿Cómo fue hecho ese efecto? Con la opción

ustificar” de la alineación vertical. Cuando un dato es demasiado largo para la celda que lo contiene, tenemos la posibilidad de "abrir" la celda en varios renglones. A diferencia de lo que pasaba en otros programas y otras épocas, en Excel "fila" no es lo mismo que "renglón". Una fila puede tener varios renglones. Entonces: � Seleccionamos la celda (o rango de celdas) donde se quiere lograr este efecto. O sea D2.



� Tomamos las opciones “Formato”, “Celdas”. � Elegimos la ficha “Alineación”. � Marcamos en alineación horizontal “Centrar” y en alineación vertical “Justificar”. � Hacemos un clic en “Aceptar”.

ââ Filas y columnas Otra manera de contribuir al aspecto profesional de la planilla es el adecuado manejo de filas y columnas: su tamaño y posición. Insertando (o eliminando) convenientemente filas y columnas la planilla puede hacerse más legible. Lo mismo ocurre con el ancho de las columnas y la altura de las filas. ÙÙ Inserción de filas y columnas En la planilla de la siguiente figura vamos a insertar una columna entre las columnas A y B. Para eso: � Colocamos el cursor en la celda donde se hará la inserción. La nueva columna se insertará a la izquierda de la columna actual. Entonces tenemos que hacer un clic en cualquier celda de la columna B.

Establece la proporción de giro de texto en la celda

seleccionada. Utilice un número

positivo en el cuadro “Grado”

para girar el texto seleccionado de la

parte inferior izquierda a la parte superior derecha

en la celda. Utilice grados negativos para girar el texto

de la parte superior izquierda a la parte inferior derecha en

la celda seleccionada

Cambia la orientación del contenido de la celda a vertical

Ajusta el texto en la celda en

varias líneas. El número de

líneas ajustadas depende del ancho de la

columna y de la longitud del

contenido de la celda

Reduce el tamaño de los caracteres de la fuente de

forma que todos los datos de la celda seleccionada se ajusten a la columna. El

tamaño del carácter se ajusta de forma automática si cambia el ancho de la columna. El tamaño de

fuente aplicado permanece inalterado

Combina dos o más celdas

seleccionadas en una sola. La referencia de celda de una celda

combinada es la celda de la parte superior derecha del

rango originalmente seleccionado



� Tomamos las opciones “Insertar”, “Columnas”. La planilla se abre, haciendo lugar a la nueva columna. Si fuera el caso de insertar una fila, el procedimiento es similar.

� Colocamos el cursor en la celda donde se hará la inserción. La nueva fila se insertará por encima de la fila. � Tomamos las opciones “Insertar”, “Filas”. La planilla se abre, haciendo lugar a la nueva fila. Al hacer la inserción, toda fórmula que hubiera en la planilla ajusta sus referencias de

inalterables. Esto ocurre independientemente de que haya referencias relativas o absolutas. Siempre Excel hace "lo correcto". ÙÙ Inserción de rangos Los casos anteriores corresponden a la inserción de toda una fila o toda una columna. Hay una tercera posibilidad: la inserción de rangos de celdas. Como en la planilla de la derecha. Enseguida lo explicamos: � Seleccionamos el rango que queremos insertar. � Tomamos las opciones “Insertar”, “Celdas”. Aparece el cuadro que se muestra a continuación. � Indicamos “Desplazar las celdas hacia abajo”. � Hacemos un clic en “Aceptar”.

¿Cómo se entienden las distintas opciones de este cuadro? Las dos últimas están más o menos claras y son equivalentes a lo ya visto: permiten insertar toda una columna o toda una fila. Pero en el caso de insertar solamente un rango de celdas el resto de la columna (o la fila) deberá desplazarse hacia la

derecha (o hacia abajo). Para esto se usan las dos primeras opciones. El ejemplo visto es el de desplazar las celdas hacia abajo. La siguiente planilla muestra el resultado de la inserción de un rango de celdas desplazando las celdas hacia la derecha. Para insertar varias filas o columnas se pinta previamente un bloque con varias filas o columnas. En el ejemplo de las dos planillas anteriores, pintando el rango B3:C5 se pueden insertar dos columnas, tres filas, o un rango de dos columnas de ancho y tres filas de alto.

La combinación CONTROL + (signo de más) equivale a “Edición”, “Insertar celdas”



ÙÙ Supresión de filas y columnas Así como se puede insertar filas, columnas o bloques, también es posible suprimirlos. En la planilla de ejemplo vamos a suprimir, por ejemplo, la fila 3. El procedimiento es muy fácil: � Colocamos el cursor en cualquier celda de la fila a eliminar. Por ejemplo, en C3. � Tomamos las opciones “Edición”, “Eliminar”. � En el cuadro que aparece marcamos “Eliminar toda la fila”. � Hacemos un clic en “Aceptar”.

Respecto a este cuadro, podemos hacer el mismo comentario que hicimos al hablar de la inserción de celdas. Las dos últimas opciones permiten eliminar toda una fila o toda una columna. Pero, de nuevo, podríamos eliminar solamente un bloque de celdas.

En ese caso el resto de la columna (o la fila) deberá desplazarse hacia la izquierda (o hacia arriba) ocupando el hueco que dejan las celdas eliminadas. Para esto se usan las dos primeras opciones de este cuadro.

Por ejemplo, la planilla de la izquierda muestra el resultado de la supresión de un rango de celdas

desplazando las celdas hacia arriba. La planilla de la derecha muestra el resultado de la supresión de un rango de celdas desplazando las celdas hacia la izquierda. Para suprimir varias filas o columnas se pinta previamente un bloque con varias filas o columnas. En el ejemplo de las planillas anteriores, pintando el rango B3:C5 se pueden eliminar las columnas B y C, las filas 3 a la 5, o todo el rango pintado. ÙÙ Ancho de columnas Regulando convenientemente el ancho de las columnas se mejora la visualización de los datos de la planilla. Para eso: � Nos paramos en cualquier celda de la columna cuyo ancho vamos a cambiar. Por ejemplo, hacemos un clic en A3. � Tomamos las opciones “Formato”, “Columna”. Aparece un nuevo submenú. � De este submenú, tomamos la opción “Ancho”. Aparece el siguiente cuadro.

La combinación CONTROL – (signo

de menos) equivale a “Edición”,

“Eliminar”



� Escribimos 20 (el valor del nuevo ancho). � Hacemos un clic en “Aceptar”. Dentro de las opciones del submenú de la opción “Columna” nos interesan: * Ajustar a la selección: Excel asigna automáticamente el ancho

necesario para visualizar todos los datos de esa columna. O sea, elige el ancho del dato más largo de la columna. * Ancho estándar: Restituye el ancho estándar de la planilla. Cambiando el ancho con el mouse El ancho de la columna puede ajustarse también con el mouse. Para eso: � Llevamos el puntero a la parte superior de la columna, en la zona gris, sobre la separación entre esa columna y la siguiente. El puntero cambia de forma y se convierte en una doble fecha. � Apretamos el botón del mouse y lo mantenemos apretado. � Sin soltar el botón, movemos el puntero hacia la derecha (para ensanchar) o hacia la izquierda (para angostar). � Cuando tenemos la columna con el ancho adecuado, soltamos el botón. ÙÙ Altura de filas Aunque no es tan común como el caso de las columnas, regulando convenientemente la altura de las filas también se puede mejorar la visualización de los datos y el aspecto de la planilla en general. Por ejemplo, para cambiar la altura de la fila 3, en la planilla de ejemplo: � Hacemos un clic en cualquier celda de la fila cuya altura se quiera cambiar. Por ejemplo, D3. � Tomamos las opciones “Formato”, “Fila”. Aparece un submenú. � De este submenú tomamos la opción “Alto”. � En el cuadro que aparece escribimos 15 (el valor del nuevo alto). � Hacemos un clic en “Aceptar”. En este submenú tenemos también la opción “Ajustar a la selección” para que Excel asigne automáticamente la altura necesaria para visualizar los datos de esa fila.

La combinación CONTROL + Barra espaciadora selecciona la columna donde se encuentra el cursor en ese momento



Cambiando la altura can el mouse La altura de la fila también puede ajustarse con el mouse. Para eso: � Llevamos el puntero a la parte izquierda de la fila, en la zona gris, sobre la separación entre esa fila y la siguiente. El puntero cambia de forma y se convierte en una doble fecha. � Presionamos el botón del mouse y lo mantenemos apretado. � Sin soltar el botón, movemos el puntero hacia abajo (para aumentar la altura) o hacia arriba (para reducirla). � Cuando tenemos la fila con la altura adecuada, soltamos el botón. ââ Imágenes e ilustraciones

Otra posibilidad de Excel es incorporar dibujos en una planilla. No estamos hablando de gráficos ni de dibujos geométricos sino de ilustraciones. Ilustraciones como ésta vienen normalmente con Excel y con otros programas Windows. Se trata de archivos con extensión WMF (Windows Metafile), CLP (Cíiparts), BMP (mapa de bits) u otras

(extensiones) similares. Si usted dispone de estos archivos en su disco, podrá incorporarlos como ilustraciones en una planilla. Deberá conocer en qué directorio de su disco se encuentran. Para insertar una imagen o ilustración: � Ubicamos el cursor en el punto de la planilla donde queremos colocar la ilustración. En nuestro caso, en A1. � Tomamos las opciones “Insertar”, “Imagen”. Aparece el siguiente cuadro. Imágenes prediseñadas Abre la Galería de imágenes, donde puede seleccionar la imagen que desee insertar en el archivo o actualizar la colección de imágenes. La Galería de imágenes es una herramienta para obtener vistas preliminares e insertar imágenes prediseñadas, imágenes, sonidos, clips de vídeo y animaciones. También puede utilizar la Galería de imágenes para organizar sus imágenes por categorías o palabras clave, lo que le facilitará encontrar aquella que desee. Puede agregar a la Galería nuevas imágenes procedentes de otros programas o de un sitio especial de Microsoft en Web. ¿En qué se diferencian las imágenes prediseñadas de las La ficha “Prediseñada” contiene vistas preliminares de imágenes vectoriales creadas mediante una serie de instrucciones que indican a su equipo dónde dibujar formas, por ejemplo, líneas, curvas y cuadros. Este tipo de imágenes también suele recibir el

La combinación SHIFT + Barra

espaciadora selecciona la línea

donde se encuentra el cursor en ese

momento



nombre de imágenes vectoriales o basadas en objetos y se crean mediante programas como Microsoft Draw. La Galería de imágenes admite formatos de archivos de imágenes prediseñadas con las siguientes extensiones: .CGM, .WMF, .EMF, .CDR, .EPS, .DRW y .WPG. Para insertar una imagen prediseñada seleccione la categoría, luego la imagen y haga clic en el botón “Insertar”.

La ficha “Imagen” contiene vistas preliminares de fotografías digitales, imágenes digitalizadas y otros mapas de bits. Un mapa de bits (también llamado imagen tipo Paint o de trama) está compuesto por una serie de pequeños puntos, de forma muy parecida a un trozo de papel gráfico con ciertos cuadrados rellenos para constituir formas y líneas. Los mapas de bits se crean mediante programas como Microsoft Paint o digitalizando una imagen. La Galería de imágenes es compatible con formatos de archivos de imágenes con la siguiente extensión: .BMP, .TIF, .PNG, .GIF, .JPG, .PCD y .PCX. Los mismos pasos que realizó para insertar una imagen en la ficha “Prediseñada” los realiza para insertar una imagen. Para saber qué formato de archivo tiene una imagen seleccionada en la Galería de imágenes, haga clic en el botón “Propiedades”. Agregar un clip de sonido al documento Desde la ficha “Sonido”, puede agregar un clip de sonido a la planilla.

� Haga clic en la ficha “Sonido”. � En la lista de categorías, haga clic en la categoría que desee. � Desplácese por la galería de clips de sonido para encontrar el que desee. � Para escuchar un sonido antes de insertarlo, haga clic en él y, a continuación, haga clic en el botón “Reproducir”. Para detener la reproducción, presione ESC. � Para insertar el clip de sonido en la

planilla, haga doble clic en él, o bien, haga clic sobre él y luego clic en el botón



Insertar un vídeo La ficha “Vídeo” contiene clips de vídeo y otros tipos de archivos de "películas" animadas. La Galería de imágenes puede importar e insertar en la planilla clips de vídeo y animaciones con formatos de archivo compatibles con el Reproductor multimedia de Windows 95 (por ejemplo, aquéllos con extensión .AVI). Sin embargo, la Galería de imágenes no es compatible con las pistas de CD-ROM. Para reproducir clips de vídeo en la Galería de imágenes o en la planilla debe tener instalados en su PC los controladores adecuados. Con Windows 95 se instalan automáticamente algunos de los controladores más comunes. Desde archivo � Ubicamos el cursor en el punto de la planilla donde aparecerá la ilustración. � Tomamos la opción “insertar”, “Imagen”, “Desde archivo”. Aparece el siguiente

cuadro, similar al de apertura de un archivo (de hecho lo que estamos haciendo es abrir un archivo). � En “Buscar en” elegimos el disco y la carpeta donde se encuentran las ilustraciones. � Luego hacemos clic en el nombre de la imagen que deseamos insertar. Se mostrará una vista previa a la derecha del cuadro. � Damos clic en “Insertar”.

Autoformas Las autoformas son un conjunto de formas previamente diseñadas que incluye

variedad de líneas y señaladores, flechas de bloque, símbolos de organigrama, cintas y estrellas, y llamadas. Para insertar una autoforma, haga clic en “Autoformas” y a continuación seleccione la categoría de autoforma de la barra de herramientas Autoforma, y dentro de esa categoría la autoforma deseada. Para insertar una forma con un tamaño predeterminado, luego de elegir la forma, haga clic en la hoja de cálculo. Para insertar una forma con otro tamaño, arrastre el puntero para hacer que la forma tenga el tamaño que desee. Para mantener la proporción



entre el ancho y el alto de la fórmula, mantenga presionada la tecla MAYÚSCULAS mientras arrastra el puntero. Para alinear la forma con las líneas de división de la celda, mantenga presionada la tecla ALT mientras arrastra el puntero. ÙÙ WordArt Inserta un objeto WordArt (texto con efectos especiales) en la planilla. Para insertar un objeto WordArt: � Seleccionamos “WordArt” desde la opción “Imagen” del menú “Insertar”. � Seleccionamos de la galería un efecto para el texto y damos clic en “Aceptar”. � Escribimos el texto y con la fuente, tamaño y efecto de la letra que deseamos y

� El objeto aparecerá incrustado en la planilla.

Luego de estas operaciones, la ilustración aparecerá sobre la planilla, en la celda corriente. Al hacer un clic sobre la ilustración insertada aparecen unos "puntos de agarre", tomando la ilustración de estos puntos podemos agrandarla o achicarla.

Una ilustración, como cualquier

otro objeto, puede tomarse con el

mouse y llevarse a otra parte de la

planilla



FF Impresión Una vez hecha una planilla, una vez grabada, el paso siguiente es imprimirla. Este tema es tan simple o tan complejo de hacer como se nos ocurra realizarlo. Podemos comenzar de a poco, para luego ir viendo opciones cada vez más avanzadas. En principio hay que conocer tres comandos: � Presentación preliminar � Preparar página � Imprimir En estos tres comandos están todas las opciones que permiten pasar la información de la pantalla al papel. La forma de uso no depende de qué planilla usemos. Los

trabajan siempre de la misma manera. Así que abramos una cualquiera de las planillas con las que practicamos hasta el momento y comencemos de una vez. ââ La Presentación preliminar Lo normal, luego de imprimir una planilla, es quedar disconforme. Nos damos cuenta de que está mal centrada, o de que no hay margen suficiente para encarpetarla, o de que nos equivocamos con el tamaño de la hoja. Modificamos entonces esos parámetros y volvemos a imprimir para darnos cuenta de que hay otras cosas que debemos cambiar. Y esto sin hablar de los errores que podamos detectar en el contenido de la planilla una vez impresa. De modo que, lo más probable, es que terminemos con cinco o seis hojas arrugadas y en el canasto de papeles hasta obtener una hoja impresa que nos deje satisfechos. Para evitar este derroche de tiempo y ayudar a la conservación de los bosques, podemos pedirle a Excel que nos muestre en la pantalla una foto de lo que va a salir por la impresora. Es lo que se llama vista previa o presentación preliminar. Para obtener esta foto se deben tomar las opciones “Archivo”, “Vista preliminar”. La pantalla de Excel muestra entonces un aspecto como la mostrada más arriba.



El objeto de esta pantalla no es leer en detalle la planilla impresa. Solamente ver el aspecto general presentará la hoja. Cómo quedan los márgenes, el centrado, etc. En esta pantalla podemos: * Avanzar a lo largo de la impresión usando las teclas de desplazamiento o las teclas AVPAG o REPAG o los botones “Siguiente” y “Anterior” de la barra de herramientas de la vista preliminar. * Acercarnos o alejarnos. Con el botón “Zoom” pomos elegir entre dos niveles de alejamiento. Y otras cosas que iremos detallando a lo largo del capítulo. En general, lo que vemos en la presentación preliminar no nos convence y decidimos hacer algunos ajustes. Entonces hacemos un clic en “Cerrar”, para salir la presentación preliminar y hacer los cambios que corresponda. ââ Preparar página Estos cambios se refieren en general a las características de la hoja: tamaño, márgenes, etc. Para hacerlos se deben tomar las opciones “Archivo”, “Configurar página”. Eso nos lleva al menú de fichas. Cada una de las cuatro fichas de este menú controla distintas características de la página. Podemos recorrer las fichas en la forma que ya conocemos, cambiando todas las opciones que queramos. Más tarde vamos a explicarlas en detalle. De todas formas, es conveniente tomarse un tiempo para recorrerlas a todas. Como siempre, para terminar, hacemos un clic en “Aceptar”. ÙÙ Las opciones de Configurar página Con un poco de práctica, no deberíamos tener problemas para entender para qué y cómo se usan las distintas fichas del menú de Configurar página. A modo de guía, mostramos estas fichas en las próximas hojas. Ficha Página Desde esta ficha cambiamos las opciones relacionadas con el papel que vamos a utilizar, por ejemplo, el tamaño del papel, la orientación (si es vertical u horizontal), la escala en que va a ser impresa la hoja de cálculo, etc. Desde la opción “Primer

podemos indicar como será la numeración de las hojas; “Automático” es para comenzar la numeración de las páginas por el número "1" (si es la primera página de la tarea de impresión) o por el número siguiente en la secuencia (si no es la primera página de la tarea de impresión), un número cualquiera es para especificar un número de comienzo de numeración de página que no sea el "1". Una breve descripción de las demás opciones se dan en la siguiente imagen.



Ficha Márgenes Desde esta ficha podremos cambiar los márgenes izquierdo, derecho, superior e inferior de la hoja, así como también los márgenes de encabezado y pie de página. También podemos centrar la planilla en forma horizontal o vertical en la hoja.

hojas impresas

Haga clic en la resolución que desee para especificar la calidad de impresión

del libro activo. La resolución es el número de puntos por pulgada lineal

(ppp) que aparecerá en la página impresa

Haga clic en Carta, Oficio o en otras opciones de tamaño, para indicar el tamaño en que desee

imprimir la planilla

Reduce la hoja de cálculo o la selección cuando se imprime para que

se adapte al número de páginas especificado. Active la casilla de

verificación “Ajustar a” y, a continuación, introduzca un número el

cuadro “páginas de ancho por”

Reduce o aumenta el tamaño de la hoja de cálculo impresa. Active la casilla de verificación “Ajustar al” y, a continuación, escriba un porcentaje en el

cuadro “% del tamaño normal”

Especifica la orientación de la página impresa

Para centrar los datos de la página entre los márgenes, active

la casilla de verificación “Verticalmente”,

“Horizontalmente” o ambas

Introduzca un número en los cuadros “Encabezado” o “Pie de página” para

ajustar la distancia entre el encabezado y la parte superior de la página o entre el pie y la parte inferior de la página. La distancia deberá ser menor que los valores de los márgenes para evitar que el encabezado o el pie de página

oculten los datos

Especifique la configuración de los márgenes. Para

especificar la distancia entre los datos y el borde de la página impresa, ajuste las medidas en los cuadros “Superior”, “Inferior”,

“Izquierda” y “Derecha”

Muestra la apariencia del documento con las

opciones seleccionadas



Ficha Encabezado y pie de página Un encabezado es un texto (de una o más líneas) que se Imprime al comienzo de cada una de las páginas que formarán la impresión. Como en algunos libros en que aparece el nombre del libro o del autor en todas las páginas. Un pie de página es un texto (de una o más líneas) que se imprime al final de cada una de las páginas que formarán la impresión. Por ejemplo, el número de página.

Las opciones “Encabezado” y “Pie de página” permite elegir entre una serie de

res: número de página, nombre del archivo, nombre de hoja, etc. Si ninguna de estas variantes nos sirve tenemos la posibilidad de diseñar un encabezado o un pie de página personalizados. Para eso están los botones “Personalizar encabezado...” y “Personaliz Haciendo un clic sobre alguno de estos dos botones aparece el siguiente cuadro (es el mismo para el encabezado o el pie). Tenemos tres campos posibles: uno a la izquierda, otro al centro y otro a la derecha. Cada una de esas tres cajas permiten escribir el texto correspondiente a cada región. Este texto puede ser absolutamente cualquiera. En este cuadro disponemos de 7 botones alineados sobre la parte central. En el orden en que aparecen, sirven para... * cambiar la tipografía del encabezado o parte de él. Podemos pintar el texto correspondiente y hacer un clic sobre el botón “Fuente” (el primero del grupo de botones). Eso lleva a un cuadro que contiene las opciones habituales de tipografía.

Este es el aspecto del encabezado

actual

Este es el aspecto del

pie de página actual

Lista descolgable que permite elegir entre

varios encabezados estándares

Lista descolgable que permite elegir entre

varios pies de página

estándares Haciendo clic en estos botones vamos a otro cuadro done podemos

diseñar un encabezado o pie de página distinto a los

estándares



* es posible incluir ciertas variables especiales en el encabezado o pie de página, que las insertamos haciendo clic en el botón correspondiente: el número de página, el número total de páginas, la fecha actual, la hora actual, el nombre del archivo y el nombre de la hoja (el que figura en la solapa de la hoja). Ficha Hoja Desde esta ficha modificamos aspectos propios de la hoja de cálculo, como pueden ser el área de impresión, los títulos, etc. Para seleccionar el rango de la hoja de cálculo que deseamos imprimir, hacemos clic

de impresión” y marcamos directamente en la hoja de cálculo el área que vamos a imprimir. Con el botón “Contraer diálogo”, situado en el extremo derecho de este cuadro de diálogo, desplazamos de forma temporal el cuadro de

r el rango, seleccionando las celdas de la hoja de cálculo. Cuando finalizamos, hacemos clic en el botón otra vez para presentar todo el

Seleccionamos la opción “Imprimir títulos” para imprimir las mismas columnas o filas

n cada página de una hoja de cálculo impresa. Si deseamos especificar alguna fila como el título horizontal de cada página, seleccionamos “Repetir filas en extremo superior”. Si deseamos títulos verticales en cada página, seleccionamos “Repetir columnas a la izquierda”. A continuación, en la hoja de cálculo, seleccionamos una celda o celdas en las columnas de título que deseamos. También podemos usar el botón “Contraer diálogo” de la misma manera que en el

ââ Imprimir Habiendo hecho los cambios, volvemos a hacer una presentación preliminar. Si todavía quedara algún parámetro por ajustar, cerramos la presentación y volvemos a

Controla el orden en que se numerarán e imprimirán cuando no encajan en una

página

Seleccione “Líneas de división” para

imprimir las líneas horizontales y

verticales. “Blanco y negro” se utiliza

para impresoras que no son en color. La opción “Calidad de borrador” reduce el tiempo de impresión

Para imprimir los números de fila o las

letras de columna con el estilo de

referencia A1, o filas y columnas

numeradas con el estilo de referencia

F1C1, active la casilla de verificación

“Títulos de fila y columna”



la opción de preparar página. Así hasta quedar conformes. Entonces, procedemos a ara eso usamos las opciones “Archivo”, “Imprimir”.

ââ Resumiendo... En pocas palabras, el procedimiento para imprimir podría resumirse así: � Tomamos las opciones “Archivo”, “Vista preliminar”, para ver en la pantalla lo que va a salir por el papel. � Hacemos un clic en “Configurar”, para ir a las opciones de “Configurar página”. � Cambiamos las opciones de preparación de página, según nuestros deseos. � Hacemos un clic en “Aceptar” (dentro de “Configurar página”). Volvemos

� Si hay que ajustar algo más, volvemos al paso 2. � Si todo está como es debido, hacemos un clic en “Imprimir”. � Hacemos un clic en “Aceptar”.

Seleccione una impresora. La

información que aparece debajo del cuadro

“Impresora” se aplicará a la impresora seleccionada

“Propiedades” se utiliza para cambiar las

opciones de la impresora

seleccionada. Los valores que se especifiquen se aplicarán a la planilla activa

Organiza las páginas

numeradas cuando se

imprimen varias copias de un

documento. Se imprime una copia

completa del documento antes

de imprimir la primera página de la copia siguiente

Utilice “Selección” para imprimir solo la parte

seleccionada de la planilla, “Hojas activas” para imprimir la hoja que está utilizando y “Todo el libro” para

imprimir todas las hojas del libro

Seleccione “Todas” para imprimir toda la planilla,

“Páginas” para imprimir desde y hasta el número de página

indicado



Comparativa de detectives

0

10

20

30

40

S.Holmes

MissMarple

DickTracy

M.Smart

Resuletos

No resuletos

FF Los gráficos ââ Generalidades Como toda planilla que se precie, Excel puede tomar un cuadro de valores y presentarlos en forma de gráficos. Si luego se modifican los valores del cuadro, también se alterará el gráfico. Y, por supuesto, un gráfico hecho en Excel puede imprimirse. ââ Un ejemplo Veamos cómo se hace para graficar en Excel con un ejemplo tomado de la vida real. Una importante consultora nos encarga un estudio sobre la actividad de algunos detectives, tanto oficiales como privados. La muestra comprende a Sherlock Holmes, Miss Marple, Dick Tracy y Maxwell Smart.

Según los datos de que disponemos, Sherlock Holmes atendió un total de 43 casos; 35 resueltos y 8 sin resolver. Los datos para los demás detectives, respectivamente son: Miss Marple 31, 20 y 11; Dick Tracy 40, 35 y 5 y Maxwell Smart 28, 8 y 20 (y

bueno...). Estos datos, junto con algunos cálculos asociados, están resumidos en la tabla de arriba. Queremos presentar estos datos en forma de gráfico. Un gráfico de barras que muestre la cantidad de casos resueltos y no resueltos por cada profesional. Más o menos como el que se muestra acá. No se incluyen los totales porque el gráfico quedaría desproporcionado: las barras de totales serían mucho más altas que las demás.



ÙÙ El Asistente de gráficos A pesar de lo que dijimos antes, el gráfico no lo vamos a hacer nosotros. Para eso está el Asistente de gráficos. Es un duende (o un demonio) que nos va a hacer el favor de construir el gráfico para nosotros. Nos formulará unas cuantas preguntas donde le diremos cómo es el gráfico que queremos. ÙÙ Llamando al Asistente � Seleccionamos el rango que contiene los datos a graficar. En el ejemplo, es el rango A1:C5. � Tomamos las opciones “Insertar”, “Gráfico”. Entonces aparece el Asistente. El rango no incluye la fila de totales porque ya dijimos que eso no lo queríamos graficar. Incluimos, en cambio, todo dato tipo texto que queramos tener en el gráfico. Como queremos que el gráfico indique a qué detective y rubro corresponde cada barra tenemos que incluir la columna A y la fila 1. Por todo esto es que seleccionamos el rango A1:C5. Una vez que aparece el Asistente, empiezan las preguntas. Primera pregunta El Asistente pide que se le diga qué tipo de gráfico queremos. Hay de todo: Líneas, Barras, Columnas, Torta, etc. El que corresponde al gráfico que estamos haciendo es el tipo Columnas (es casual que sugiera justo el que queríamos). En general: � Hacemos un clic en el tipo de gráfico deseado. En nuestro caso “Columnas”. � Hacemos un clic en “Siguiente” para pasar a la segunda pregunta.

Segunda pregunta En su segunda pregunta, el Asistente pide que le seleccionemos los datos a graficar. Como eso ya lo habíamos hecho antes de tomar la opción, esta pregunta aparece ya contestada. La opción “Series en” indica que las serie de datos viene de las filas o columnas de la hoja de cálculo. Pasamos a la siguiente pregunta.



Tercera pregunta El gráfico está casi listo. En este último paso el Asistente hace una serie de preguntas adicionales para darle los toques finales. Por ejemplo, podemos darle un título general a la

ica, títulos para los ejes X e Y, mostrar o no líneas de división entre los valores, ubicar la leyenda, etc. Todo esto desde las diferentes fichas del tercer paso.

Cuarta pregunta Para situar el gráfico en una hoja de gráfico nueva hacemos clic en “En una hoja nueva” y, a continuación, escribimos un nombre para la hoja del nuevo gráfico. Al hacer clic en “Como objeto en” situamos el gráfico como un objeto incrustado en la hoja de cálculo que seleccionamos. Hacemos clic en “Terminar”. Luego de unos segundos, Excel añade una nueva hoja al cuaderno en la que aparece el gráfico tal como lo queríamos. Bueno, detalle más, detalle menos. Enseguida lo vemos. ÙÙ Resumen En general, los pasos que se siguen desde la planilla hasta el gráfico son: � Seleccionamos el rango que contiene los datos a graficar. � Tomamos las opciones “Insertar”, “Gráfico”. Aparece el Asistente. � Hacemos un clic en el tipo de gráfico deseado. � Hacemos un clic en “Siguiente” para pasar a la segunda pregunta. � Hacemos un clic en “Siguiente” para pasar a la tercer pregunta. � Ajustamos lo referente a leyendas y otras opciones. � Hacemos un clic en “Siguiente” para pasar a la cuarta pregunta. 8) Seleccionamos si queremos la gráfica como una nueva hoja o como un objeto. Hacemos clic en “Terminar”. ââ Cosmética Por muy hábil que sea el Asistente y por muy bien que hayamos contestado sus preguntas lo más probable es que el gráfico no haya quedado 100% como lo queríamos. Tal como ocurre con las planillas, después del trabajo grueso, hay que



Los puntos de agarre son

equivalentes al color negro que

aparece cuando se selecciona un

rango de celdas en la planilla. Indican

que tenemos seleccionado ese objeto y no otra

cosa

hacer algunos retoques. Es lo que nosotros llamamos cosmética. Ese es el siguiente paso. Pero antes hay que hacer una... ÙÙ Reflexión teórica: objetos y propiedades Cada una de las partes que componen el gráfico es un objeto: el eje horizontal es un objeto, el cuadro de leyendas es un objeto, las barras son objetos. A su vez, cada objeto tiene propiedades: la escala del eje, la posición del cuadro de leyendas, el color de las barras, etc., son las propiedades de esos objetos. Los retoques que hay que hacerle al gráfico consisten en cambiar ciertas propiedades a ciertos objetos. Por ejemplo, el cuadro de leyendas quedaría mejor abajo del gráfico en vez de a la derecha. Según la anterior definición de objetos y propiedades, podría decirse que al objeto "leyenda" hay que cambiarle la propiedad "posición". Si este asunto de los objetos y sus propiedades parece demasiado teórico, calma. Una vez que lo tengamos claro, será muy fácil manejar las opciones que vamos a usar ahora. Además, esta forma de trabajar aparece en muchos otros programas. A lo mejor habremos oído hablar de la programación “orientada a objetos". Bueno, está relacionado con esto. Para cambiarle las propiedades a un objeto (en este caso, la posición al cuadro de leyendas) hay varias formas. Pero, por ahora, la más fácil de entender es la siguiente:

� Hagamos un clic sobre el cuadro de leyendas. Aparecerán unos puntos, los puntos de agarre. � Tomamos la opción “Formato”.

� Tomamos la primera opción, “Leyenda seleccionada”. Cuando tenemos seleccionado (agarrado) un objeto, la primera opción de “Formato” corresponde al objeto que esté seleccionado en ese momento. Si tomamos esa opción aparece un menú tipo fichas con todas las propiedades que es posible modificarle al objeto en cuestión. Este grupo de fichas será diferente según cuál sea el objeto que hayamos agarrado. En particular hay una ficha que dice "Posición". Hacemos un clic en esa solapa. En la ficha aparece una serie de opciones, una de las cuales es "Inferior". La tomamos y hacemos un clic en “Aceptar”. El cuadro de leyendas se reubicará tal como

Igual se hace con toda otra cosa que queramos cambiar: el color de las barras, el tamaño de los números, la escala de los ejes o lo que sea.



ÙÙ Resumen: para cambiar una propiedad en un objeto del gráfico � Hacemos un clic sobre el objeto cuya propiedad se va a cambiar. Aparecen los puntos de agarre. � Tomamos el menú “Formato” y la primer opción de él. � En el menú de fichas que aparece buscamos la ficha que contiene la propiedad a cambiar. � Cambiamos esa propiedad. � Hacemos un clic en “Aceptar”. Podríamos practicar todo esto cambiando alguna otra propiedad. Por ejemplo, ¿no quedaría mejor si el texto de las leyendas fuera un poco más grande? Bien, con las leyendas capturadas volvamos a tomar “Formato”, “Leyenda seleccionada”. Busquemos la ficha "Fuentes" y elijamos un tamaño de letra un poco mayor que el actual. Por ejemplo, 18. Al hacer clic en “Aceptar” veremos la leyenda más grande.

a o borde del objeto seleccionado. Si el objeto dibujado es una

línea, al hacer clic en “Ninguna” puede hacerla

invisible

Aplica la configuración

predeterminada de la línea o borde del

objeto seleccionado

Seleccione una opción en el cuadro “Estilo” para especificar el estilo de línea para una línea o

borde, el cuadro “Color” cambia el color del borde. La opción “Grosor” cambia

el ancho de la línea de borde

Agrega una sombra a la parte inferior y a la parte

derecha del objeto seleccionado

Controla la tipografía de la

leyenda

Controla la ubicación de la

leyenda con respecto al

gráfico

Configura el relleno del área ocupada por la

leyenda



Totales

S. Holmes

Miss Marple

Dick Tracy

M. Smart

Así de fácil, con una sola observación: Hay objetos que, a su vez, están formados por objetos más pequeños. Por ejemplo, las leyendas en conjunto son un objeto pero cada una de las leyendas es también un objeto. Cuando se manipula un objeto con subobjetos hay que tener cuidado: el primer clic captura el objeto global. Un segundo clic captura el subobjeto. En todos los casos, la primera opción a “Formato” corresponderá al objeto, o subobjeto capturado. Y el conjunto de fichas que aparecerá en cada caso será diferente. ââ Un segundo gráfico Vamos a hacer otro gráfico. Un gráfico de torta que muestre qué fracción del total de casos relevados atendió cada profesional. Similar al siguiente. Aquí hay un problema. Los datos necesarios para este gráfico son los nombres de los detectives, en la columna A, y los totales de casos, en la columna D. Es decir, se trata de dos rangos separados. No importa, Excel permite seleccionar rangos separados. ÙÙ Para seleccionar rangos separados � Seleccionar, en la forma habitual, el rango A1:A5. � Manteniendo apretada la tecla CONTROL, seleccionar el rango D1:D5. El mantener apretada la tecla CONTROL hace que al seleccionar la segunda parte del rango no se deseleccione el anterior. Con este rango seleccionado, hacemos más o menos como en el priTomamos las opciones “Insertar”, “Gráfico”. A continuación comienza el diálogo con el Asistente, tal como se hizo en el ejemplo anterior. Rápidamente, las preguntas que formula se contestan como sigue: � Elijamos como tipo de gráfico la torta plana (gráfico “Circular”). Clic en

� Hacemos clic en “Siguiente”. � Sacamos la marca a la opción “Mostrar leyenda” en la ficha “Leyenda”. � Nos pasamos a la ficha “Rótulos de datos” y elegimos “Mostrar rótulo”. Clic en

� Presionamos “Terminar”. Fácil ¿no? Ahora podemos hacerle algunos retoques: agrandar el título, encerrarlo en un recuadro, agrandar los nombres de los detectives, cambiar el color de las



porciones, etc. Tal como hicimos en el primer gráfico. Elija usted los títuletc., hasta dejar el gráfico lo más elegante posible. ÙÙ Opciones específicas para los gráficos de torta Podemos aprovechar para ver unas cuantas opciones que no vimos en el gráfico anterior. Algunas son propias del gráfico de torta. Cambiando el tamaño de la torta Si la torta es demasiado grande, o demasiado chica, puede cambiársele el tamaño.

Para poder hacerlo hay que ejecutar un clic en una zona muy precisa del gráfico. No es fácil de describir con palabras. Imaginemos a la torta contenida en un plato cuadrado. Hay que hacer el clic dentro del plato pero sin tocar la torta ni ningún otro objeto. Si el clic está bien hecho aparecerán los puntos de agarre en los extremos del cuadrado.

Una vez obtenidos los puntos de agarre: � Tomando el cuadrado por las esquinas podemos cambiar el tamaño de la torta. � Tomando el plato por el borde sin tocar la torta la podemos mover de un lado a otro. Separar una porción Si se hace un clic en una porción, aparecen los puntos de agarre sobre la torta. Si se hace un segundo clic aparecen los puntos de agarre sobre esa porción (recuerde el asunto de objetos y subobjetos). Ahora es posible agarrar la porción con el mouse y separarla del resto de la torta. ââ Impresión de gráficos El procedimiento para imprimir un gráfico es más o menos igual al seguido para la impresión de planillas. � Nos paramos en la hoja correspondiente al gráfico a imprimir y tomamos las opciones “Archivo”, “Vista preliminar”. Excel muestra una "foto" de lo que va a salir por el papel. � Si hay que hacer algunos ajustes hacemos un clic en “Configurar...” � Tocamos las opciones que haya que tocar. � Hacemos un clic en “Aceptar”. � Si todavía hace falta cambiar otra opción, volvemos al paso 2.



� Si está todo en orden, hacemos un cli � Hacemos un clic en “Aceptar”. El cuadro que aparece con “Configurar...” tiene básicamente las mismas opciones que las que vimos al hablar de impresión de planillas. Podemos cambiar el tamaño de la hoja, la orientación, los márgenes, etc. Exactamente como en el caso de una planilla. Cada vez que cambiamos una o más opciones y hacemos un clic en “Aceptar”, Excel vuelve a la presentación preliminar y muestra la foto de la futura

ââ Gráficos en la misma hoja En todos los gráficos explicados aquí se tomó la opción “Insertar”, “Gráfico”, y en la pregunta 4 le marcábamos “En una hoja nueva” . Esto hace que el gráfico aparezca en una hoja aparte de aquella donde está la planilla con los datos. Si se desea que el

la misma hoja que los datos el procedimiento es muy similar: � Tomamos las opciones “Insertar”, “Gráfico” � Respondemos las preguntas del Asistente como en el caso de gráficos en hoja aparte. � En la pregunta 4 marcamos “Como objeto en”. � La gráfica que incrustada en la hoja como un objeto, al que podemos mover, cambiar el tamaño y otras propiedades ya vistas. ÙÙ Cosmética de un gráfico insertado en la misma hoja Como antes, una vez que aparece el gráfico, según las respuestas dadas a las preguntas del Asistente, hay que hacerle los ajustes y retoques tal como se vio en los párrafos anteriores. Pero para manejarse dentro de un gráfico insertado en la misma hoja, hay que conocer un par de cosas. Haciendo un clic sobre el gráfico... ... Aparecen los puntos de agarre. En este momento es posible tomar el gráfico por el medio y llevarlo a otra parte. O tomarlo de los puntos y cambiarle el tamaño. Como ocurre con otros objetos en Windows. Haciendo un clic sobre una parte del gráfico... Aparece seleccionado el objeto en el que hicimos clic. A este objeto lo tratamos como ya vimos.



FF Libros de más de una hoja Todas las planillas vistas hasta ahora constaban de una única hoja. Cada dato estaba en una celda definida por la columna y la fila a la que pertenecía. Excel también maneja planillas de varias hojas. Por eso tenemos que hablar de libros de cálculo (no ya simplemente planillas). Al pie del libro se ven unas solapas que permiten pasar de hoja en hoja haciendo un clic sobre ellas. Por ejemplo, podríamos tener un libro de doce hojas, cada una conteniendo un informe mensual. Incluso podría haber una decimotercera hoja conteniendo un informe consolidado para todo el año. Tendríamos entonces toda la información anual contenida en un único archivo. ¿Qué significa para nosotros la posibilidad de tener planillas "multipágina"? Veamos un ejemplo. ââ Un ejemplo con una planilla de varias hojas Una empresa tiene tres plantas en distintas ciudades del país y prepara un informe de costos. En lugar de utilizar tres archivos diferentes, usaremos un único archivo

con tres hojas, una para cada planta. La imagen muestra estas tres hojas. Estas planillas no presentan ninguna característica especial: son planillas de una sola hoja que no requieren referencias tridimensionales. La única fórmula es la del total (en C9) que puede escribirse u obtenerse mediante el botón de autosuma. Usando este archivo tenemos toda la información del problema. Pasando de hoja en hoja (clic en las solapas) observamos los datos de cada planta. ÙÙ Vinculando planillas: las fórmulas tridimensionales ¿Y esto es todo? No. Lo más interesante de los libros de muchas hojas viene ahora. Podríamos

agregarle una cuarta hoja al archivo con la consolidación de las otras tres. La siguiente figura muestra el esqueleto de esta cuarta hoja.



En esta hoja los totales por planta son tomados de los totales obtenidos en las hojas anteriores. Por ejemplo, el total de Paysandú (celda B5) se toma de la celda C9 de la hoja 1. Por lo tanto, en la celda B5 de la hoja 4, debería escribirse

=Hoja1!C9

Pero como ocurre en todas las fórmulas, la referencia a la celda del total puede obtenerse directamente con el mouse mediante los siguientes pasos: � Hacemos un clic en la celda donde queremos escribir la fórmula. En este ejemplo, es la celda B5 de la hoja 4. � Escribimos ahí un signo igual (estamos por escribir una fórmula). � Hacemos un clic en la solapa correspondiente a la hoja de donde vamos a tomar el valor. En este ejemplo, la hoja 1. � Hacemos un clic en la celda C9 de esa hoja. Con esto, Excel pone la referencia al total de Paysandú. � Oprimimos ENTER para dar por ingresada la fórmula. De la misma forma, obtenemos las referencias a los totales de Mercedes y Guichón. El total general es

n referencias tridimensionales. De esta manera puede obtenerse con el botón de Autosuma: � Seleccionamos el rango B5:B9 de la hoja 4. � Hacemos un clic en el botón de Autosuma. Excel escribe la fórmula del total. Ya está lista nuestra planilla tridimensional. Cada vez que modifiquemos un valor parcial (por ejemplo, el costo de materia prima en Guichón) se modificará el total general de la hoja 4. ÙÙ Cambiando el nombre de las hojas Además del nombre del archivo (con todas sus hojas), se le puede dar nombre a cada hoja. En principio, las hojas son nombradas por Excel como Hoja1, Hoja2, etc. Para darles un nombre diferente, se hace un doble clic en la solapa de la hoja y a continuación se ingresa el nuevo nombre de la hoja. Ora manera es dando un clic con el botón derecho sobre la hoja y seleccionamos la opción “Cambiar nombre”. En el archivo del ejemplo, no estaría mal cambiar el nombre de las hojas a Paysandú, Mercedes, Guichón y Total. No hay que olvidar que el nombre de la hoja figura en las referencias tridimensionales a las celdas. Al cambiar Hoja1 por Paysandú, cambia también la



referencia. Así, en la hoja de totales, la fórmula escrita en la celda C5 cambiará

=Paysandú!C9

Este cambio es muy útil. La próxima vez que leamos esta fórmula, recordaremos inmediatamente que se refiere a un dato correspondiente a la planta de Paysandú. ÙÙ Algunos comentarios En este ejemplo, usamos referencias tridimensionales muy sencillas. Pero estas referencias pueden ser mucho más complejas. Por ejemplo, la siguiente es una fórmula que podría figurar en un libro de muchas hojas:

=Hoja1!C4*Hoja2!A7+Hoja3!A1 Esta fórmula multiplica el valor contenido en la celda C4 de la hoja 1, por el valor contenido en la celda A7 de la hoja 2 y al resultado le suma el valor contenido en la celda Al de la hoja 3. Por otra parte, en una planilla multipágina, los rangos también tienen tres dimensiones. Por ejemplo, en la siguiente sumatoria:

=SUMA(Hoja1:Hoja3!C5:E10) El rango entre los paréntesis tiene treinta y seis celdas: tres hojas de profundidad, tres columnas de ancho y seis filas de alto. ââ Manipulando las hojas Cuando el libro tiene varias hojas aparecen nuevas cosas por hacer. Por ejemplo, si bien la forma básica de moverse de hoja en hoja es usando las solapas, no siempre todas las solapas están a la vista en la parte inferior de la pantalla. Unos botones adicionales en la esquina inferior derecha de la pantalla permiten viajar a lo largo de la serie de solapas. De izquierda a derecha, estos botones muestran la primera de las solapas; corren la serie una solapa a la izquierda, la corre una solapa a la derecha y muestran la solapa correspondiente a la última

Con un clic acáse ve la última

solapa

Para ver unasolapa más a la

derecha

Para ver unasolapa más a la

izquierda

Para ver laprimer solapa

del libro



hoja. Hacer clic en estos botones no produce un cambio de hoja. Solamente desplaza la serie de solapas. Luego habrá que hacer clic en la solapa deseada. ÙÙ Cambiando las hojas de lugar También puede cambiarse el orden de las hojas tomándolas con el mouse por las solapas y llevándolas a una nueva posición como se hace con cualquier otro objeto. ÙÙ Para agregar hojas al libro � Nos paramos en la hoja donde vamos a hacer la inserción. � Tomamos las opciones “Insertar”, “Hoja de cálculo”. Excel agrega la nueva hoja por delante de la hoja corriente. ÙÙ Para eliminar hojas del libro � Nos paramos en la hoja que queremos eliminar. � Tomamos las opciones "Edición", “Eliminar hoja”. Excel advierte que la hoja

� Hacemos un clic en “Aceptar” para proceder a la eliminación.



FF Las funciones especiales Ya conocemos una de las funciones especiales: la sumatoria (SUMA). Pero Excel tiene muchas más. Funciones para hacer cálculos tan inverosímiles como los logaritmos, las funciones trigonométricas o las fórmulas estadísticas. Aquí nos ocuparemos de todo eso. De todos modos, veamos algunas de las funciones más importantes. ââ La condicional No es el nombre de una chacarera, sino de una de las funciones especiales. Veámosla trabajar en un ejemplo.

Un colegio ha organizado un festival de teatro. La entrada vale $ 3, pero sólo para los mayores de 12 años. Los chicos de hasta 12 no pagan. Hay una lista provisoria de asistentes, con sus edades. La gente del colegio quiere ir teniendo una idea de la recaudación. Es fácil: basta agregar una columna a la tabla anterior poniendo $ 3 para los mayores de 12 años y

0, para los demás. El trabajo de revisar la lista e ingresar un 3 o un 0 (según el caso) puede hacerse automáticamente con la función condicional. La forma en que trabaja la función es simple. Resolvamos el ejercicio: � Copiamos los datos de la planilla anterior. � En la celda C2, para obtener el valor de la entrada para el primer asistente, tenemos que escribir lo siguiente:

=SI(B2>12;3;0) � Para completar la planilla, tenemos que extender la función escrita en C2, hasta C7. Para ello podemos usar el puntero de estirar. � Finalmente, en C8 escribimos una sumatoria para calcular el total. Lo que la función expresa es que, si la edad (B2) es mayor que 12, entonces el valor de la entrada es 3. Si no, es cero. ¿Se entiende?



ÙÙ Comentarios Esta función resuelve situaciones de "o este o el otro". Siempre hay tres datos a tener en cuenta: * Los dos valores que pueden tener la función (en este caso 3 y 0). * La condición que decide cuál es el valor a considerar. Estos tres valores son los que van dentro de los paréntesis de la función y en el orden en que los pusimos antes: � La condición. � El valor que debe tomar la función cuando la condición se cumple. � El valor que debe tomar la función cuando la condición no se cumple. En Excel, cuando una función tiene más de un valor entre los paréntesis, hay que separarlos de alguna manera. El separador que usamos nosotros fue el punto y coma. Pero podrían utilizarse otros separadores, dependiendo de la configuración de Excel y/o de Windows. ÙÙ Un caso mas complejo Los dos "valores" de la función condicional no tienen por qué ser fijos. Pueden ser fórmulas y, por lo tanto, variables. Como en el siguiente caso:

La planilla muestra la actividad del equipo de ventas de “Grandes Tiendas La Condicional”. Cada vendedor recibe una comisión del 5% sobre el volumen de ventas. Pero si este volumen supera los $ 5.000, la comisión se eleva al 8%. Estamos, de nuevo, ante un caso a resolver por la función condicional: la comisión puede tomar un valor u

otro según la condición de haber vendido más de $ 5.000. Para escribir la función, los tres datos a considerar son: * Volumen de ventas mayor a $ 5.000 (condición). * Comisión igual al 8% de las ventas (valor a considerar si la

n se cumple). * Comisión igual al 5% de las ventas (valor a considerar si la condición no se cumple).

Esta función se llama condicional,

justamente, porque el valor que toma ,

la función, depende de una condición

Si una celda muestra

#¿VALOR? es porque Excel está tratando de hacer

una operación matemática con

celdas cuyo contenido es texto



De nuevo, estos tres datos, en ese orden, y escritos como fórmulas de Excel, son los que figurarán entre los paréntesis de la función condicional. Refiriplanilla de ejemplo, el importe de la comisión se calcula con la fórmula:

=Sl(B2>5000;B2*8%;*B2*5%)

Siendo: * B2>5000, la condición. * B2*8%, la comisión que recibe el vendedor si la condición se

cumple. * B2*5%, la comisión que recibe el vendedor si la condición no se cumple. Entonces: � Copiamos la planilla tal como se ve en el ejemplo. � Escribimos en C2 la función condicional que explicamos antes. � Extendemos esta fórmula al resto de la columna. La planilla terminada la tenemos en la figura de la derecha. ââ La función de búsqueda en tablas La función condicional tiene una limitación: sirve para elegir entre "esto" y "lo otro". Es decir, solamente dos posibilidades. ¿Cómo habríamos hecho en el caso del festival de teatro si hubiera habido tres precios para la entrada? Por ejemplo, $ 2 para los menores, $ 3 para los mayores y gratis para jubilados. Podríamos haber aplicado combinaciones de la función condicional. De acuerdo, pero no nos compliquemos. Para este caso hay una funciónbúsqueda en tablas. La aplicamos al siguiente ejemplo:

El problema es éste: tenemos la lista de la planilla a la izquierda y queremos completarla con los sueldos que le corresponde a cada uno, según su

Es muy fácil resolver esto "a mano". Necesitamos la ayuda de un amigo de confianza a quien le damos la segunda tabla. Nosotros, por nuestra parte, comenzamos a leer la primera lista. Encontramos que Pablo tiene categoría 3. Entonces preguntamos con voz fuerte y clara:

Es lo mismo poner 5% que 0,05



"¿Categoría 3?" Nuestro amigo consulta su tabla, recorre la primera columna hasta localizar la Categoría 3, corre luego su vista hasta la segunda columna para encontrar el sueldo que le corresponde y canta, a su vez, "¡700!". Repetimos el procedimiento con Marcelo, y así sucesivamente hasta completar toda la lista. Pero este mecanismo no es muy práctico. ÙÙ Usando la función adecuada Si solamente hubiera dos categorías, podríamos usar la función condicional: si es de tal categoría va tal sueldo, si no el otro. Pero como hay muchas categorías necesitamos otra función: la función de búsqueda en tablas. Se trata, en realidad, de una familia de funciones cuyo miembro más conocido es =BUSCARV. La V viene de vertical, por el formato de la tabla, por columnas. Existe la función =BUSCARH para el caso, menos frecuente, de tablas horizontales, por filas. Tiene varias aplicaciones. Vamos a ellas. ÙÙ Primer caso: variante tradicional Para resolver el problema de la planilla de ejemplo, tenemos que escribir, en la celda C2, esta función:

=BUSCARV(B2;A11:B14;2) Tal como está presentado el ejemplo, luego de escribir la función en C2 (para Pablo), tenemos que copiar la columna abajo para aplicarla al resto de la gente. Como en la serie de fórmulas que se obtendrán, la tabla es siempre la misma, tenemos que fijar sus coordenadas con signos $. Quedaría así:

=BUSCARV(B2;A$11:B$14;2) ÙÙ Cómo funciona Todo lo que hacía nuestro amigo para ayudarnos a completar la lista, lo hace esta

Efectivamente, nosotros le pasábamos el valor de la categoría de Pablo (contenido en B2), él lo buscaba en su tabla (A11:B14) y nos cantaba el valor que se encontraba en la segunda columna de la tabla (por eso el 2). En otras palabras: * B2 es lo que se llama el valor de entrada. Es el dato con que entramos en la tabla.



* A11:B14 es la tabla donde se hace la búsqueda. Tenemos que incluir todas las columnas (la de categoría, por donde se entra, y la de sueldo, por donde se sale). En cambio, excluimos la fila de títulos. * 2 es la posición (contando desde la izquierda) de la columna que contiene el dato que finalmente entregará la función. Si este último parámetro no quedara del todo claro, se entenderá mejor en el segundo caso. Podría ocurrir que el valor de entrada no estuviera entre los valores de la primera columna. Entonces hay tres posibilidades: * Que el valor de entrada sea menor al primer valor de la tabla. En este caso, la función devuelve un mensaje de error. * Que el valor de entrada sea mayor al último valor de la tabla. En este caso, la función devuelve el valor que acompaña al último valor. En el ejemplo anterior para una categoría de 5 obtendríamos un sueldo de 1200. * Que el valor de entrada esté comprendido entre dos valores de la tabla. En este

devuelve el valor correspondiente al menor de los dos. En el ejemplo anterior para una categoría de 2,5, obtendríamos un sueldo de 600. ÙÙ Segundo caso: búsqueda en tablas de múltiples columnas Esta nueva planilla es una versión más completa de la planilla anterior. Pretendemos que la planilla asigne automáticamente el sueldo y la categoría laboral. Ambos valores dependen de la categoría. La función a escribir en C2 es la misma del caso anterior. Pero en D2 tenemos que poner:

=BUSCARV(B2;A11:C14;3) El último parámetro es un 3, porque lo que queremos traer (la categoría laboral) figura en la tercera columna de la tabla. Hasta aquí, la función de búsqueda en tablas según su uso "de manual". Lo que sigue son dos ejemplos especiales. ÙÙ Tercer caso: una tabla de doble entrada



Supongamos el caso de una hipotética empresa que decide pagar a sus empleados un premio especial de fin de año. El importe del premio varía según el sueldo y la

empleado, tal como se indica en la planilla de la derecha. Esto es lo que se llama una tabla de doble entrada: sueldo y antigüedad. La tabla dice que, por ejemplo, un empleado cuyo sueldo fuera de $ 1.500 y su antigüedad de 10 años, recibiría un premio de $1.200. Queremos una función que realice la búsqueda en esta tabla de doble entrada. Que nos diga, dados el sueldo y la antigüedad de un empleado, cuál es el premio que le corresponde. La primera columna de la tabla debe estar ordenada en forma creciente (de menor a mayor). En caso contrario la función produce resultados extraños. Aunque las planillas de cálculo no tienen funciones de búsqueda en tablas de doble entrada, puede resolverse el problema combinando dos funciones simples.

En primer lugar, tenemos que hacer una ligera modificación en la tabla. La modificación consiste en insertar una fila debajo de las antigüedades y

encima de la tabla propiamente dicha. Luego, completamos esta fila con los números del dos al seis. Tantos números como columnas de datos haya, comenzando en 2. Hechas estas modificaciones, la función que tenemos que escribir en D2 para resolver el problema es:

=BUSCARV(B2;A14:F17;BUSCARH(C2;B12:F13;2) Fórmula que, obviamente, tenemos que extender hacia abajo para aplicarla a toda la lista de gente; pero antes de copiar la fórmula, tenemos que fijar las coordenadas de las filas con los signos $ ya que la consulta se hace en la misma tabla para todos los integrantes de la lista. Aquí va la explicación de esta función.



La primera parte de la función es una BUSCARV que trabaja como ya vimos: toma el sueldo que está en B2 y lo busca en la primera columna de la tabla A14:F17. Una vez que encuentra este sueldo, trae el valor del premio que está en ... ¿en dónde? Si la antigüedad fuera menor que cinco, el premio sería el que está en la segunda columna; si la antigüedad fuera de entre cinco y diez, el premio lo encontraría en la tercera columna, y así sucesivamente. Es decir que el “corrimiento" que debe hacer la función para encontrar el valor correcto depende de la antigüedad y está dado por la tabla formada por las dos primeras filas, B12:F13. La función BUSCARH encuentra ese corrimiento: toma el

2), lo busca en la tabla B2:F13 y trae el valor que está inmediatamente por debajo de la antigüedad buscada. Ese valor es el corrimiento que debe tomar la función BUSCARV. ÙÙ Cuarto caso: ¿Existe este valor? Problema: encontrar una función que nos diga si un cierto valor pertenece o no a una lista dada. Solución: la función de búsqueda en tablas (prescindimos esta vez de la ayuda de nuestros amigos). Efectivamente, sea el caso que vemos en la siguiente planilla. Queremos escribir algo en la celda B2 que nos diga si el dato escrito en B1 pertenece o no a la lista escrita en D1:D6. Ese algo es:

=BUSCARV(B1;D1:D6;1)=B1 La explicación es la siguiente. El tercer parámetro de la función es un 1. Eso quiere decir que la columna de entrada es la misma que la de salida. De modo que si el valor buscado se encuentra, devuelve ese mismo valor. Si no se encuentra, devuelve el anterior. En la expresión se compara el valor devuelto por la función con el propio valor de entrada. Si éste se encuentra, ambos valores coinciden y como resultado de la comparación aparecerá la palabra VERDADERO. Si no se encuentra, los valores serán diferentes y aparecerá la palabra FALSO. ââ Funciones de fechas En el repertorio de funciones provistas por Excel figuran también las denominadas "funciones de fecha”. Son, obviamente, funciones que permiten hacer cálculos basados en el calendario: vencimientos, edades, días de la semana, etc. Vamos a ellas.



La más simple de las funciones de fecha es la función =HOY(). Si escribimos esta función en la celda A1 de una planilla nueva lo que Excel nos entrega es la fecha de hoy. Por ejemplo, 27/06/98. Las funciones de fecha pueden formar parte de otros cálculos. Por

=A1+30 da como resultado otra fecha. La fecha correspondiente a 30 días a partir de hoy. Este es el tipo de cálculos que Excel puede hacer con fechas. En los cálculos, las fechas representan "cantidad de días". De la misma forma, restando dos fechas entre sí se obtiene la cantidad de días que median entre ambas. Por ejemplo, Pedro nació el 4 de julio de 1970. Si escribimos la fórmula:

=HOY()-FECHA(70;7;4) El resultado es 10.220. Pedro lleva vividos 10.220 días. La función FECHA permite poner en una fórmula una fecha cualquiera. Entre los paréntesis se escriben año,

mes y día, convenientemente separados.

Los tres términos de la función FECHA aparecen en el texto separados por punto y coma. Esto depende del tipo de puntuación establecida en Excel. Según la configuración que se tenga, podría ir coma como separador. También se podría hacer esta cuenta:

=FECHA(70;7;4)+10000

El resultado es el 19 de noviembre de 1997. Ese fue el cumpleaños día número diez mil de Pedro. ÙÙ Un ejemplo Dejemos los asuntos personales y apliquemos las funciones de fecha a un ejemplo. La siguiente planilla es una lista del personal temporario de una empresa con las fechas de comienzo y fin de sus tareas.

Si una celda muestra

#¿NOMBRE? Es porque escribimos mal el nombre de

un función

formateada como fecha, lo que pongamos después ya no aparecerá como número. Hay que ponerle formato “General”



Queremos calcular los honorarios de cada uno, sabiendo que se les paga $ 25 por día. La columna D debe calcular la diferencia entre las fechas indicadas en las columnas B y C. Entonces: � Escribimos la planilla tal como se ve en la figura. � En el casillero D3 escribimos la fórmula =(C3-B3+1)*25. � Extendemos (usando el puntero de estirar) esta fórmula a lo largo de toda la lista.

El resultado lo podemos ver en la planilla de la izquierda. Según las propiedades de las funciones de fecha, la diferencia entre las fechas escritas en B3 y C3, es la cantidad de días que median entre ambas. Para conocer los días trabajados, a esa diferencia hay que sumarle

un día más, ya que los empleados trabajaron desde la primera de las fechas hasta la segunda, inclusive. Finalmente, el número final se multiplica por 25, que es el precio de la jornada de trabajo. Todo eso hace la fórmula que escribimos antes. ÙÙ El día de la semana Función DIASEM(). Esta función devuelve un número que indica el correspondiente a una fecha cualquiera. Hay varias formas de usarla. Por ejemplo:

=DIASEM("4-7-70") En esta variante, el único argumento de la función, es la fecha cuyo día de la semana queremos averiguar. DIASEM() devuelve un número entre 1 (domingo) y 7 (sábado). En este caso devuelve 7, es decir sábado. La función DIASEM() puede llevar un segundo argumento. Si escribimos =DIASEM(“4-7-70”;2), el número devuelto va de 1 (lunes) a 7 (domingo). En este caso al sábado le corresponde 6.



FF Los diálogos Opciones de diálogo. Suena muy bien, pero ¿de qué se trata? Son, por ejemplo, las

barras de desplazamiento (las guías que usamos en las aplicaciones de Windows para subir o bajar a lo largo de una ventana). Objetos como éste pueden incluirse en las

planillas de Excel. El siguiente ejemplo es una planilla para calcular el costo de un viaje. Para armarla tenemos que saber el contenido de cada celda: � De A2 a A7, los títulos. � B2, es la duración del viaje, en días. � B3, el valor de la noche de alojamiento. � B4, los gastos diarios estimados, exceptuando el hotel. � B5, el precio del pasaje. � B6, una reserva de dinero, por las dudas. � B7, el costo total. Se calcula por la fórmula =B2*(B3+B4)+B5B6. Es decir, la cantidad de días por la suma del precio del hotel y los gastos diarios; a eso se le suma el precio del hotel y los gastos diarios; a eso de le suma el valor de pasaje y el valor de los gastos extras. Según modifiquen el precio del pasaje, la cantidad de días o cualquier otro de los gastos, la fórmula recalculará el costo total. Hay algo más, una barra de desplazamiento. Para cambiar la cantidad de días B2, hacemos deslizar el cursor a lo largo de la guía. Queda claro que ésta es una forma más elegante y profesional de cambiar el d ââ ¿De dónde salen los objetos de diálogo? La barra de desplazamiento es un objeto. La celda cuyo valor se modifica al desplazar el cursor es una de las propiedades de este objeto. Lo que hay que explicar es cómo se inserta el objeto y cómo se modifican sus propiedades. En primer lugar necesitamos la barra de herramientas Diálogo.



ÙÙ Para agregar una nueva barra de herramientas Hay dos formas: � Tomas las opciones "Ver", “Barras de herramientas”. � Marcar la barra deseada (en este caso, “Formularios”, que corresponde a las opciones de diálogo) O bien: � Hacer un clic con el botón derecho sobre la zona de barras de herramientas. � Hacer un clic con el botón izquierdo sobre la barra deseada (en este caso,

). En cualquiera de los dos casos la barra de herramientas “Formularios” aparecerá sobre algún lugar de la pantalla. Tomándola con el mouse, cuidando de no tocar ninguno de los botones de la barra, es posible colocarla en el lugar que nos resulte más cómodo. Los botones de la barra de herramientas “Formularios” sirven para insertar en la planilla los distintos objetos de los que vamos a hablar en esta nota. Pos ejemplo, en la figura anterior aparece señalado el botón para insertar una barra de desplazamiento. ââ La barra de desplazamiento Para insertar esta barra seguimos los siguientes pasos: � Hacemos un clic en el botón “Barra de desplazamiento”. El puntero del mouse se convertirá en una pequeña cruz. � Definimos, arrastrando el mouse, un rectángulo alargado (vertical u horizontal) en el sitio donde queramos poner la barra de desplazamiento: aproximadamente desde la celda C2 hasta la E2, de una fila de alto. � Soltamos el botón. Aparece la barra de desplazamiento. Como todo objeto capturado (es decir, agarrado) la barra de desplazamiento presenta los puntos de agarre desde los cuales será posible alargar, acortar, ensanchar o angostar el objeto. Una vez obtenido el objeto (la barra) tenemos que cambiarle sus propiedades. La forma de modificar las propiedades de los objetos de diálogo es más o menos la misma que con cualquier otro objeto.



ÙÙ Para cambiar las propiedades de un objeto Usando el menú contextual (el que aparece con el botón derecho del mouse): � Hacemos un clic sobre el objeto, usando el botón derecho del mouse. � Del menú que aparece, tomamos la opción “Formato de

Un objeto de diálogo no se puede capturar con el botón izquierdo del mouse: al hacer el clic se acciona el diálogo, en vez de seleccionarlo. El resultado será hacer aparecer un menú tipo fichas con todas las propiedades del objeto en cuestión. Las opciones que nos interesan en este caso están en la ficha

De todas las propiedades de una barra de desplazamiento, la que más nos interesa

celda vinculada.

El menú contextual es el que aparece al dar clic con el

botón derecho del mouse sobre un

objeto. El menú es diferente según el

sitio donde se de el clic

Es el valor que muestra la

celda vinculada antes de mover

la barra

Es el valor de la celda vinculada

cuando el cursor está en

el extremo izquierdo de la

barra

Es el valor de la celda vinculada

cuando el cursor está en

el extremo derecho de la

barra

Es el valor en que se modifica

la celda vinculada

cuando se hace un clic en los

extremos de la barra

Es el valor en que se modifica

la celda vinculada

cuando se hace un clic dentro de la barra (el cursor avanza

pegando saltos)

Es la celda cuyo valor se

modifica al hacer correr el cursos sobre la

barra

Marcando esta opción la barra se dibuja con un sombreado que produce un

efecto tridimensional



El objetivo de nuestra barra de desplazamiento es poder modificar la duración del viaje desplazando el cursor por la barra. Queremos que esta acción modifique el valor de la celda B2 (que es la celda que contiene la duración). Esta celda es la celda vinculada y se indica dentro de la opción “Vincular con la celda”. Para modificar esta y las otras propiedades tenemos que hacer las siguientes indicaciones en la ficha “Control”: � Vincular con celda, B2. � Valor mínimo, 4. � Valor máximo, 21. � Incremento, 1 � Cambio de página, 5 � Hacemos un clic en “Aceptar”. Con todo esto, ya tenemos lista la barra de desplazamiento: haciendo deslizar el cursor como en cualquier otra barra de desplazamiento de Windows, se irá cambiando el valor de la celda B2 y, por consiguiente, el costo total de las vacaciones calculado en B7. ââ Listas desplegables o cuadros combinados Las listas desplegables son, por ejemplo, aquellas que usamos al grabar un archivo para elegir el disco. Podemos usar una lista así pasa elegir el hotel (con su respectiva tarifa). Para insertar una lista desplegable: � Hacemos un clic en el botón “Cuadro combinado”. El puntero del mouse se

� Definimos, arrastrando el mouse, un área rectangular en el sitio donde queramos poner la barra lista desplegable: aproximadamente desde la celda C3 hasta la D3. � Soltamos el botón. Aparece la lista desplegable. Obtenida la lista desplegable, tenemos que modificarle las propiedades. Una lista desplegable tiene dos direcciones asociadas o vinculadas: * Un rango que contiene los elementos de la lista (en este caso, los nombres de los hoteles). * Una celda que recibirá un número según el elemento de la lista que se elija. Si se escoge el primer elemento, la celda recibe un 1; si se elige el segundo, un 2; y así sucesivamente. Pos otra parte, lo que nos interesa al elegir el hotel no es tanto su nombre sino la tarifa. De modo que para usar una lista desplegable necesitamos preparar una tabla que indique la tarifa de cada hotel. Esta tabla puede verse en la figura más arriba.



Pasemos a modificar las propiedades del objeto lista desplegable como en el caso anterior: � Hacemos un clic sobre la lista, usando el botón derecho del mouse. Aparece el

� Tomamos la opción “Formato de control”. Aparece un menú de fichas. � Seleccionamos la ficha “Control”.

Los ítems que nos interesan de esta ficha son el rango de entrada y la celda vinculada. El rango de entrada es el rango donde está la lista de hoteles y la celda vinculada es una celda auxiliar. De modo que indicamos: � Rango de entrada: H4:H7, la lista de hoteles. � Vincular con la celda: H2. � Para terminar hacemos un clic en “Aceptar”. Entendamos bien cómo funcionará esto. El rango H4:H7 es el que contiene los elementos de la lista descolgable (los nombres de los hoteles). Al elegir por ejemplo, el segundo nombre de la lista aparecerá un número 2 en la celda vinculada, H2. Así funciona una lista desplegable. Pero lo que queremos obtener, en la celda B3, es la tarifa del segundo hotel. Usaremos una función de búsqueda en tablas. Esta función, que se escribe en B3, es: =BUSCARV(H2;G4:I7;3)

Es el rango que contiene los

elementos de la lista

Es una celda auxiliar que recibirá un valor según el elemento seleccionado

de la lista. Si elegimos el primer elemento, recibe

el 1, por el segundo elemento, el 2, y así

sucesivamente

Es la cantidad de líneas con dato que aparecerán cuando se selecciona la lista

Aplica un efecto tridimensional a

la lista desplegable



El 3 en el último argumento se debe a que los precios están escritos en la tercera columna de la tabla. La lista ya está preparada. Probemos elegir algún hotel. El número de orden correspondiente aparecerá en H2. La tarifa correspondiente aparecerá en B3 como consecuencia de la función de búsqueda y el valor total del viaje se calculará en B7. ââ Botones de opción Vamos a usar botones de opción para indicar el medio de transporte (ómnibus o avión). Estos botones se usan para seleccionar opciones excluyentes. ÙÙ Para insertar botones de opción � Hacemos un clic en el botón “Botón de opción”. El puntero del mouse se

� Definimos, arrastrando el mouse, un área rectangular en el sitio donde queramos poner el botón. Digamos, alrededor de la celda C5. � Soltamos el botón. Aparece el botón. � Repetimos el procedimiento para crear un segundo botón en la celda C6. ÙÙ Las propiedades de los botones de opción Los botones de opción tienen una sola propiedad importante: una celda auxiliar cuyo valor se modificará al marcarlo. Esta celda recibirá un 1 o un 2, según el botón marcado. Para indicar esta propiedad hacemos como siempre: � Hacemos un clic sobre el botón recién creado, usando el botón derecho del mouse. Aparece el menú contextual. � Tomamos la opción “Formato de control”. Aparece un menú de fichas. � Seleccionamos la ficha “Control”. � En "Vincular con celda indicamos H9. � Hacemos un clic en “Aceptar”. También conviene modificar el texto de los botones (que inicialmente dicen, simplemente, Botón de opción). Pasa eso: � Hacemos un clic sobre el botón de opción, usando el botón desecho del mouse. Aparece el menú contextual. � Oprimimos la tecla ESC. Se va el menú contextual y nos quedan los puntos de agarre. � Hacemos un clic sobre el texto del botón de opción, usando el botón izquierdo del mouse. El cursor cambia a una barra vertical y ya podemos escribir.



Escribimos Avión en el primer botón y Omnibus en el otro. Ahora, según hagamos clic en uno u otro botón aparecerá un 1 o un 2 en la celda vinculada H9. Pero, como en el caso del hotel, lo que nos interesa para el cálculo es que el precio del pasaje aparezca en B5. Vamos a usar otra tabla auxiliar para obtener este valor según el número que aparezca en la celda vinculada a los botones. Preparamos la tabla como se ve en la figura de la derecha y en B5 escribimos la función de búsqueda:

=BUSCARV(H9;G11:H12;2) Probemos el funcionamiento de estos botones, según sea el que marquemos (con un clic) aparecerá un 1 o un 2 en la celda H9. La función de búsqueda toma este valor y nos devuelve el correspondiente precio del pasaje, modificándose finalmente el valor

total del viaje. Después de haber insertado y configurado todos los objetos, la planilla quedará más o menos como en la figura de la izquierda.

Es la celda que va a cambiar de valor según el botón que se seleccione

Aplica el formato de 3D

visto anteriormente

Opciones iniciales del

botón



ââ Otras opciones Existen otras opciones de diálogo, todas presentes en la barra de herramientas “Formularios”. Su uso es esencialmente el mismo que en los ejemplos presentados acá. Todas ellas convierten una planilla simple en un programa de aspecto profesional.




Autoridades

Milton Luis Pagani Director

Waltraud Chrispens Sub Directora

Manual de Microsoft Excel

Docente responsable de la elaboración

Sergio Botta

Diseño y Compaginación Sergio Botta

Bibliografía

ED BOTT, Microsoft Office Paso a Paso, Prentice-Hall Hispanoamericana S.A., México, 1996 CLAUDIO SÁNCHEZ, Excel para todos, MP Ediciones S.A., Uruguay, 1997

Ayuda en línea de Microsoft Excel

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