Pràctiques de Microsoft Project

1.- Introducció. L’objectiu d’aquestes pràctiques és el d’utilitzar els coneixements sobre gestió de

projectes que s’han mostrat a teoria i a les primeres sessions de pràctiques per tal d’aplicar-

ho a casos pràctics mitjançant el Microsoft Project. El MS-project realitza de forma

automàtica els càlculs relacionats amb els Grafs de Pert i Roy mostrats en les sessions de

teoria, i mostra intuitivament la informació del projecte mitjançant un diagrama de Gantt,

afegint també la informació referent a l’assignació de recursos. La idea és aprendre a

introduir les dades necessàries i observar com evoluciona la planificació del projecte a

mesura que anem fent canvis a cada un dels apartats.

En principi no es pressuposa cap coneixement previ de MS-project, de manera que en

aquestes pràctiques seran un tutorial per a què l’alumne s’hi vagi iniciant. La idea és anar

explicant les opcions de què disposa Project al mateix temps que es va treballant amb

exemples.

2.- MS-Project En executar el MS-Project, podem diferenciar clarament 4 seccions.

- A la part superior trobem els menús d’usuari.

- A sota hi ha la barra d’eines.

- A la part central hi ha la vista del diagrama escollit.

- A l’esquerre de la pantalla hi ha un conjunt de botons que permeten canviar el tipus

de diagrama que es mostra a l’usuari (Gantt, PERT, recursos,…). En cas que no es

visualitzi, fer click amb el botó dret a la part esquerra i seleccionar Barra de Vistas.

- A la dreta de la Barra de Vistas hi ha la columna amb l’assistent Guía de

Proyectos.

Introducció al MS-Project 2002

Finestra Ms – Project

De totes les vistes possibles, les més utilitzades en les practiques són: el diagrama de

Gantt des d’on es té una visió global molt clara de l’evolució del projecte (i des d’on es

poden introduir les tasques). El diagrama de PERT per a veure les precedències entre

tasques (tot i que MS-Project ja incorpora aquesta informació en el diagrama de Gantt). El

gràfic de recursos, on es mostra quins recursos estan sobreassignats en funció del temps, i

el full de recursos, on es poden introduir les característiques dels diferents recursos.

A continuació es mostrarà com començar a treballar amb totes aquestes opcions,

mitjançant la realització d’un exemple de planificació d’un projecte.

2.1 Introducció de les dades del projecte en MS-Project. El primer pas en la creació d’un nou projecte, és fixar quina serà la data prevista

d’inici del projecte. Això es pot fer des del menú Proyecto, opció “Información del

Proyecto”. Des d’aquesta opció es pot fixar el tipus de calendari laboral (estàndard, 24h,…)

i la data en que s’inicia el projecte. També es pot indicar la data d’inici del projecte emprant

l’assistent de la Guia de Proyectos (apartat de Tasques).

3

Introducció al MS-Project 2002

Quadre de diàleg “Información del proyecto”.

Un cop fixades aquestes dades, hem d’indicar al Project quin calendari laboral seguirà

la nostra empresa per a la realització del projecte. Això es pot fer fàcilment mitjançant la

opció “Cambiar calendario laboral...” del menú Herramientas. El calendari laboral fixa

quins són els dies laborables de l’empresa, per als diferents tipus de recursos i tipus de

calendari. És a dir, podem diferenciar quins seran els dies festius per als treballadors del

torn de 24h, o per als treballadors que fan el calendari estàndard, i podem també especificar

un calendari laboral per a cada tipus de recurs en particular (aquesta opció es comentarà

més tard en tractar el tema dels recursos.).

Quadre de diàleg “Cambiar Calendario laboral”.

4

Introducció al MS-Project 2002

2.1.1 Inserció de recursos. Un cop establert el calendari laboral i la data d’inici i finalització del projecte, cal

definir els recursos de que es disposa per a dur-lo a terme. Per a la definició dels recursos,

cal prémer al botó que mostra el Full de recursos

A continuació apareix una taula on es poden anar afegint els diferents tipus de

recursos, amb les seves dades associades: un nom identificatiu, la seva capacitat de treball

(el percentatge de dedicació al projecte), el seu cost, el preu de les hores extra, i el calendari

laboral del recurs entre d’altres.

Des de la vista de recurs

forma individualitzada. Per a

manera que apareix el quadre

poden modificar totes les dade

2.1.2 Inserció de tasquEl primer que cal fer en p

tracta doncs de trencar un p

descomposaran en subproble

problemes prou petits que pug

Aquesta descomposició

descomposició jeràrquica, és

de subtasques filles, i només

pare original. MS-Project s

jeràrquica. La forma més senz

de la vista del diagrama de Ga

Recursos del projecte.

os també es pot canviar el calendari laboral dels recursos de

fer-ho cal fer doble click a sobre d’un dels recursos, de

de diàleg “Información del recurso”. Des d’aquest quadre es

s del recurs.

es. lanificar un projecte és decidir les tasques que el formen. Es

roblema complex en diferents subproblemes, que alhora es

mes més petits, i així successivament fins a aconseguir

uin ser resolts per un determinat recurs.

d’un projecte en tasques i subtasques es alhora una

a dir, donada una tasca aquesta es descomposa en un conjunt

en finalitzar totes elles es pot considerar finalitzada la tasca

uporta aquesta descomposició de tasques

illa d’introduir les tasques en Project és des

ntt . Per a fer-ho cal fer click al botó:

5

Introducció al MS-Project 2002

A continuació apareixerà una taula on es podrà afegir la informació de cada tasca, la

manera més còmoda de fer-ho és fent doble click amb el ratolí sobre d’una fila de la taula i

automàticament es mostrarà un quadre de diàleg com el següent:

En aquest diàleg es pot introduir la informació referent a la tasca, la seva duració, els

recursos que consumeix (amb els corresponents percentatges del temps que hi dediquen

aquest recursos), i les relacions de precedència. Per indicar les precedències i la informació

relacionada amb els recursos, farem ús de les pestanyes “Predecesoras” i “Recursos”

respectivament:

6

Introducció al MS-Project 2002

En introduir les relacions de precedència, es poden establir els següents lligams:

• Final-Principi (Per defecte): La tasca successora no pot començar fins que la

tasca predecessora finalitzi.

• Principi-Principi: La tasca successora no pot començar fins que la tasca

predecessora comenci.

• Final-Final: La tasca successora no pot acabar fins que la predecessora finalitzi.

• Principi-Final: La tasca successora no pot finalitzar fins que la predecessora

comenci.

Aquestes precedències s'avaluaran en l'interval de temps que desitgem (camp POS),

indicant si volem que hi hagi avançament o posposició entre les tasques. Aquesta

representació es correspon directament amb els diagrames de Roy mostrats a les primeres

sessions de teoria.

Per introduir les durades de les tasques o relacions de precedència, es pot usar com a

unitats, dies o hores, indistintament. Simplement cal indicar-ho amb una d o h després del

número. Per indicar les relacions de jerarquia entre tasques, cal fer servir els botons

corresponents de la barra d’eines:

Un aspecte a tenir en compte en la introducció de les tasques és la forma com s’entren

els recursos. MS-Project no interpreta el mateix si entrem, per a una tasca, primer un recurs

i més tard un altre, que si els entrem els dos alhora. La duració de la tasca es veu reduïda en

el segon cas.

7

Introducció al MS-Project 2002

Tasques que formen el projecte

2.1.3. Extracció d’informació Un cop s’ha introduït la informació de les tasques en el MS-Project, és el moment

d’analitzar correctament la informació que es mostra. En primer lloc, mitjançant l’opció

“Proyecto->Información del proyecto..”, es pot veure la informació referent a la data de

finalització del projecte i el número total de dies per acabar el projecte (entesos com a dies

de treball net en les tasques, sense festes).

Un altre indicador important a tenir en compte és el camí crític. Com es va veure a les

primeres sessions de pràctiques, convé fer un marcatge especial a les tasques que formen

8

Introducció al MS-Project 2002

part del camí crític, ja que un retard en alguna d’aquestes tasques afecta directament al

temps final de duració del projecte. Una manera fàcil de seguir el camí crític és marcant, en

el diagrama de Gantt, les tasques que el formen en vermell. Simplement cal clickar a sobre

del botó que mostra la vista del diagrama de Gantt i seguidament utilitza el

“Assistente para diagramas de Gantt” mitjançat el botó

També po

moment si s’e

anar a la vista

en vermell. A

solucionar aqu

seleccionarem

que provoquen

.

Quadre de diàleg de l’assistent per a diagrames de Gantt

dem extreure informació sobre l’evolució dels recursos, per a veure en tot

stà produint una sobreassignació de recursos. Per a fer-ho simplement cal

“Hoja de recursos”, i veure quins dels recursos que hi figuren estan marcats

continuació, a partir d’aquesta informació i el diagrama de Gantt, intentarem

esta sobreassignació de manera manual. Des de la vista Hoja de recursos,

un dels recursos sobreassignats. A continuació analitzarem quins dies són els

aquesta sobreassignació des de la vista “Gráfico de recursos”.

9

Introducció al MS-Project 2002

Per a solucionar les sobreassignacions es pot provar de moure alguna de les tasques

que tinguin marge, és a dir, alguna tasca no crítica.. D’aquesta manera es podria moure la

tasca el mínim possible per a que el recurs deixi d’estar sobreassignat. Per a resoldre aquest

tipus de problemes resulta molt útil utilitzar la possibilitat de dividir en dos la pantalla, de

manera que es pot treballar alhora amb el Gantt i el Gràfic de recursos. Per a dividir la

pantalla simplement cal prémer el botó dret del ratolí i triar la opció dividir.

Exemple d’ús de la subdivisió per a solucionar un problema de la sobreassignació.

10

Introducció al MS-Project 2002

2.1.4. Guardar el projecte Amb el Ms Project es pot guardar el projecte de dues formes: amb o sense línia de

base. La línia de base és la descripció de la programació en el seu estat actual. Així es pot

comparar el pla previst amb versions posteriors per veure els canvis realitzats.

El pla previst és el pla original que s'empra per a fer el seguiment del progrés del

projecte. Normalment es sol guardar la linia de base quan ja s'han introduit totes les tasques

i es vol començar amb el seu seguiment.

Si no dóna aquesta opció quan es guarda el projecte, es pot guardar la linia de base si

anam al menú Herramientas -> Seguimiento i fem click a Guardar Linia de Base.

2.2 Redistribució de recursos. La redistribució òptima de recursos, és però un problema força complex, que sovint

no podrem resoldre a ull. Només cal pensar en un projecte amb centenars de tasques i

multitud de recursos associats a cada tasca (on el moviment d’una tasca pot suposar

solucionar la sobreassignació d’un recurs per a crear noves sobreassignacions en d’altres).

Es per això que MS-Project té la possibilitat d’automatitzar aquest procés. Per a redistribuir

els recursos automàticament a mesura que es van introduint les tasques, en iniciar el

projecte cal anar al menú “Herramientas” i prémer l’opció “Redistribuir recursos”.

Quadre de diàleg per redistribuir els recursos de forma automàtica

11

Introducció al MS-Project 2002

Com es pot veure al gràfic es permeten varies opcions, com per exemple només

redistribuir si no s’afecta al temps final del projecte, o trencar una tasca. Aquesta última

opció es força interessant quan tenim un recurs compartit entre dues tasques, i una d’elles

no es possible moure-la (perquè és crítica), doncs bé, si no hi ha un marge equivalent a la

durada de la tasca amb marge, es pot intentar trencar aquesta en fragments per a encabir-la

en els forats que quedin lliures al voltant de la tasca crítica.

No cal dir que a vegades MS-Project no tindrà més remei que moure tasques crítiques

afectant doncs a la durada final del projecte.

2.3. Seguiment del projecte. Un cop el projecte ja està planificat i s’han resolt tots els problemes que podem trobar

en les seccions descrites anteriorment, seria interessant fer un monitorització de l’estat real

del projecte. És a dir, seria convenient veure que la planificació es compleix realment, i en

cas que no sigui així, veure com afectarà això al projecte i quines són les mesures que es

poden prendre per a reconduir la situació de forma òptima (assignar més recursos

contractant a gent nova, o redistribuir els actuals,…).

Per a introduir la informació referent al treball real de les tasques (si han durat més del

previst, si el recurs ha costat més,…), simplement cal omplir la columna que indica les

dades reals del projecte. Una manera pràctica de fer això es des de la vista del diagrama de

Gantt, utilitzant la opció de dividir la pantalla, i veure a sota el detall de cada tasca, o

simplement inserir la columna “Trabajo real” en la taula de tasques del diagrama de Gantt.

Per a afegir columnes, farem click amb el botó dret del ratolí sobre la capçalera d’una

columna de la taula de tasques del diagrama de Gantt, i premerem l’opció “Insertar

columna”, i en el diàleg resultant seleccionarem “Trabajo real” en el primer combo-box.

S’ha de destacar la desviació del cost del projecte degut a la diferència entre la planificació

inicial i la real.

Finalment, una manera simple de veure el cost, el treball realitzat total, el treball

previst i altres dades del projecte es pot extreure de la opció del “Información del

proyecto…” del menú “Proyecto”. Si es prem el botó “Estadísticas”, es pot veure un quadre

de diàleg resum del treball i cost del projecte.

12