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Manual sobre organizaciones

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  • Sistema integrado de gestin de bibliotecas

    Grupo de desarrollo deLINTI - Facultad de InformticaUniversidad Nacional de La Plata

    Noviembre de 2009

  • Manual del OPACPara el usuario final

  • 1. Introduccin a Koha-UNLPKoha-UNLP es un sistema integrado de gestin de bibliotecas en idioma espaol, quepermite realizar los servicios tcnicos bibliotecarios y administrar los servicios a usuarios.

    El trmino Koha significa regalo, obsequio en idioma maor. El nombre serelaciona con su origen, ya que fue desarrollado por programadores neozelandeses yfranceses en el ao 1999. Su primera publicacin tuvo lugar a principios del ao 2000.

    En nuestro pas, en el marco del Proyecto SIU (Sistema de Informacin Universitaria),surgi la iniciativa de integrar un mdulo de bibliotecas basado en software libre. En estecontexto, en la Universidad Nacional de La Plata comenzaron a trabajar en conjunto laFacultad de Informtica, la Facultad de Ciencias Econmicas -como proyecto piloto- y laBiblioteca Pblica. Se realizaron pruebas, correcciones, estudios y desarrollos quecontribuyeron a lograr esta plataforma que se denomina Koha-UNLP.

    Ms tarde, en la UNLP se cre el Grupo de Desarrollo Koha-UNLP integrado porprofesionales informticos del Laboratorio de Investigacin en Nuevas TecnologasInformticas (LINTI) de la Facultad de Informtica y bibliotecarios documentalistas de laFacultad de Ciencias Econmicas.

    El Grupo de Desarrollo contina investigando y desarrollando mejoras paraincorporar mayor funcionalidad y nuevas tecnologas al sistema. Adems, tiene a su cargo lacapacitacin y mantenimiento de los sitios que actualmente se encuentran en produccin.Actualmente, Koha-UNLP se encuentra en funcionamiento en varias bibliotecas de laUniversidad Nacional de La Plata y del mbito gubernamental de la Provincia de BuenosAires:

    En la Universidad Nacional de La Plata: Biblioteca de la Facultad de Ciencias Econmicas (incluyendo a la Biblioteca de laEscuela de Postgrado de Marketing Internacional)

    Biblioteca de la Facultad de Informtica

    Biblioteca del Colegio Nacional

    Biblioteca de la Facultad de Bellas Artes

    - Biblioteca de la Facultad de Ciencias Exactas

    - Biblioteca Conjunta (Fac. de Veterinaria y Fac. de Ciencias Agrarias y Forestales)

    En la Provincia de Buenos Aires: Biblioteca de la Legislatura de la Provincia de Buenos Aires y

    Biblioteca de la Comisin Provincial por la Memoria.

    A su vez, a nivel mundial existe gran cantidad de bibliotecas pblicas, escolares,universitarias y especializadas que utilizan Koha-UNLP como sistema de administracin.

    El funcionamiento de Koha-UNLP se gestiona va Web, de manera que se accedefcilmente utilizando cualquier navegador. Es compatible con Linux, Unix, Windows yMacOS y facilita el acceso concurrente e ilimitado de usuarios. Permite importar registrosbibliogrficos de otros sistemas, como ISIS, y de sistemas de administracin de alumnos,como SIU Guaran.

    La arquitectura del sistema se presenta en dos interfaces: una interfaz deadministracin privada denominada Intranet, objeto de este manual, y una interfaz deacceso pblico denominada OPAC, que es objeto del Manual de Usuario Final.

  • 2. Qu es el OPAC?

    El OPAC (del ingls On Line Public Access Catalogue) es el catlogo en lnea de accesopblico en el cual se renen los registros de todos los documentos de una unidad deinformacin de cualquier tipo.

    Este catlogo permite realizar bsquedas ms complejas y rpidas que las admitidaspor un catlogo manual. El usuario puede actuar sobre los datos para lograr mejoresresultados y puede elegir entre distintas formas de visualizacin: registros en pantalla,impresin de listados, etc.

    En el OPAC, usted puede consultar la disponibilidad de los documentos y consultarndices, as como tambin realizar reservas o renovaciones remotas.

    La imagen 1 muestra la portada del catlogo. Desde aqu podr efectuar las bsquedassimples o acceder a las opciones de bsqueda avanzada.

    Imagen 1. Portada del catlogo. La portada de la unidad de informacin puede diferir en eldiseo pero las funciones sern las mismas

    3. Cmo consultar el catlogo

    3.1 Proceso de autenticacin del usuarioSi usted no es socio de la biblioteca, no estar registrado. Sin embargo, no es necesarioautenticarse en el sistema para realizar consultas. Por lo tanto, podr utilizar tanto lasfacilidades de la bsqueda simple como las de la avanzada para navegar el catlogo.

    Si usted es socio de la biblioteca, podr acceder a las bsquedas y, adicionalmente, aotras funciones del sistema, como reserva, renovacin remota, envo de citas por correoelectrnico y generacin de salidas de impresin.

    A continuacin se muestra la seccin de la pgina principal que le permitirautenticarse como un usuario registrado.

  • Imagen 2. Autenticacin de usuarios

    Si usted es un usuario registrado deber ingresar su nmero de DNI sin puntos enambos campos. Este procedimiento es el que debern seguir todos los usuarios, es decir:docentes, investigadores, graduados, etc.

    Si usted es un usuario registrado en una biblioteca perteneciente a la UniversidadNacional de La Plata, deber proceder de la siguiente manera: En el campo Tarjeta de identificacin deber ingresar su nmero de DNI sinpuntos; y

    En el campo Contrasea:- si su unidad acadmica utiliza el sistema SIU Guaran, deber ingresar su contraseapara este sistema; o

    - si su unidad acadmica no utiliza el sistema SIU Guaran, deber ingresar su nmerode DNI sin puntos.

    Si la biblioteca de la que es usuario registrado no pertenece a la UniversidadNacional de La Plata (bibliotecas populares y otras) deber ingresar su nmero de DNIsin puntos tanto en el campo Tarjeta de identificacin como en el campoContrasea.

    Cuando se registre por primera vez en el OPAC, se le pedir que cambie su contraseaen una nueva pantalla. Esto es importante para preservar la seguridad de sus datos y evitarfuturos problemas.

    3.1.1 Mi cuentaMi cuenta es el espacio personal al que acceder cuando, una vez registrado en el OPAC,se autentique como usuario. Desde aqu podr:

    Conocer el estado de su cuenta en la Biblioteca. Es decir, todo lo referente a libros prestados,reservas asignadas, reservas en espera y otros.

    En la columna izquierda se visualizan los prstamos y reservas, (actuales e histricos) ylas sanciones. En caso de que no tenga operaciones actuales, esta columna aparecer vaca.A continuacin se detallan los datos que podr encontrar en la columna izquierda:

    - PrstamosAqu se muestran los prstamos actuales, en los que se detalla el ttulo del ejemplar, su

    autor, sus datos bibliogrficos y la fecha de inicio y vencimiento del prstamo.

  • Imagen 3. Prstamos

    - Historial de prstamosEsta funcin muestra un breve informe de los prstamos a los que ha tenido acceso,

    con los datos bibliogrficos de los ejemplares (ttulo, autor y edicin) y datos de ordenadministrativo (fecha de prstamo y fecha de devolucin).

    Permite imprimir el informe que se muestra en la pantalla.

    Imagen 4. Historial de prstamos

    - Historial de reservasEsta funcin muestra un informe de las reservas histricas, e incluye, como la seccin

    anterior, datos bibliogrficos de los ejemplares involucrados (autor y ttulo) y datosadministrativos relacionados con el estado del trmite de reserva. Este estado puede ser deuno de los siguientes tres tipos:

    a) Otorgada: informa que ha reservado un documento y lo ha retirado en prstamodentro del perodo establecido por la Biblioteca. Indica que la operacin ha sidocompletada.

    b) Vencida: informa que ha realizado una reserva y sta le ha sido asignada, pero noretir el ejemplar reservado dentro del perodo pautado por la Biblioteca.

    c) Anulada: informa que ha anulado o cancelado una reserva antes de que le fueraasignada para retirar.

    Como el historial de prstamos, el historial de reservas permite generar la impresindel informe que se muestra en la pantalla.

    Imagen 5. Historial de reservas

    Operar el sistema de la Biblioteca en forma remota. Esto significa que puede tener acceso a lareserva y renovacin de prstamos, entre otras facilidades.

    - Renovaciones remotasEsta facilidad le permite renovar los prstamos que todava no se han vencido. Esto

    solo funcionar si no existe una reserva pendiente de otro usuario para el mismo ejemplar.

    - ReservaDedicaremos el captulo 3 especialmente a las reservas.

  • Verificar y modificar sus datos personales. La columna derecha muestra la seccin llamadaDatos del usuario. Esta incluye: tarjeta de la biblioteca, apellido y nombres, documento(DNI, pasaporte), categora de usuario (estudiante, docente, etc.), direccin y correoelectrnico.

    Al seleccionar la opcin Actualizar registro, ingresar a un formulario en el quepodr agregar o modificar sus datos sin necesidad de concurrir personalmente a laBiblioteca.

    Es importante hacer hincapi en que debe mantenerse la cuenta de correo electrnicoactualizada, ya que Koha-UNLP enviar un e-mail a esta cuenta cada vez que ocurra unevento relacionado con el usuario: asignacin de un libro reservado, notificacin de unprstamo vencido que debe reintegrarse, y otros.

    Subir su foto para el registro de usuario. Podr subir (o eliminar) una foto de extensin .jpgpara completar su registro de autenticacin.

    3.2 BsquedasPara realizar bsquedas en el catlogo, Koha-UNLP ofrece dos opciones bsicas:Bsqueda simple y Bsqueda avanzada.

    3.2.1 Bsqueda simpleLa Bsqueda simple es accesible desde la pantalla principal (ver Imagen 1). Este mtodobusca trminos en los campos Autores, Autores adicionales, Ttulos, Temas y Series,que sern explicados con detalle en la seccin de Bsqueda avanzada.

    En todos los campos de bsqueda, Koha-UNLP truncar automticamente laexpresin sin necesidad de aadir caracteres especiales. Esto significa que usted puedeingresar el texto exacto que desea buscar o solo una porcin de ste, con la acentuacincorrespondiente o sin ella. A continuacin se muestran algunos ejemplos de cmo puedenefectuarse las consultas en la bsqueda simple, por campo.

    Autor:

    Otras formas de bsqueda permitidas:

    Ttulo:

    Otras formas de bsqueda permitidas:

  • Materia:

    Otras formas de bsqueda permitidas:

    La Bsqueda simple tiene la ventaja de funcionar como Bsqueda combinada:busca los trminos de los campos mencionados y genera un resultado producto de esacombinacin. Como utiliza el espacio entre los trminos como un operador booleanoand, permite combinar los trminos de los distintos campos en la bsqueda, sean estoslos trminos exactos o truncados.

    Ejemplo: se quiere buscar Metz, Clyde R. Teora y problemas de fisicoqumica. Se disponedel apellido, nombre e inicial del segundo nombre del autor, y del ttulo de la obra. Puedeconstruirse la expresin de bsqueda con el apellido del autor y algn elemento constitutivodel ttulo:

    o bien utilizar otras combinaciones de la informacin disponible para construir laexpresin:

    En ambos casos, el resultado de la bsqueda ser el mismo:

    Imagen 16. Resultado de la bsqueda simple

    3.2.2 Bsqueda avanzadaPara efectuar una bsqueda ms restringida, es decir, que arroje una menor cantidad deresultados que sean ms exactos, se pueden utilizar las opciones que ofrece la Bsquedaavanzada.

  • Imagen 17. Pantalla de bsqueda avanzada

    Como en la Bsqueda Simple, no es necesario escribir el trmino exacto ni completo,ya que Koha-UNLP trunca la expresin de bsqueda sin necesidad de agregar caracteresespeciales.

    La Bsqueda avanzada ofrece varias opciones de bsquedas. A continuacin seexplicar cada uno de los campos en los cuales se pueden formular las bsquedas.

    AutorEs la persona o institucin que participa en la creacin del contenido intelectual deldocumento. Este campo abarca al autor principal, y, si los hubiese, autores adicionales ycolaboradores, que desempean un rol determinado en la obra (revisor, traductor,compilador, etc.). Pueden buscarse tanto autores personales como institucionales.

    Ejemplo:

    Imagen 18. Resultados de la bsqueda por autor Larson

  • TtuloSe refiere al trmino, frase, carcter o conjunto de trminos que dan nombre al documento.La bsqueda por este campo abarca al ttulo propiamente dicho y al ttulo informativo.

    Ejemplo:

    Imagen 19. Resultados de la bsqueda por ttulo Clculo y geometra

    TemaEs una palabra o un grupo de palabras que representan el contenido temtico deldocumento. Pueden ser trminos del lenguaje natural, extrados del ttulo, del ndice o deldocumento, o bien pueden ser trminos provenientes del lenguaje controlado, extrados deun tesauro.

    Si varios temas se corresponden con el que usted ingres, se lo llevar a una pgina deresultados con una lista detallndolos para que seleccione el que se asemeja ms a lo queusted necesita.

    Ejemplo:

    Imagen 20. Resultados de la bsqueda por tema Series logartmicas

  • Tipo de documentoSe refiere a la caracterizacin del tratamiento y presentacin del contenido de undocumento: artculo, publicacin seriada, tesis, etc. Permite acotar la bsqueda a algn tipode documento en particular.

    Las opciones existentes son varias, aunque por defecto est seleccionada la opcinCualquiera, que buscar el material en todos los tipos de formato incluidos en elcatlogo.

    En el ejemplo se muestra una bsqueda de bibliografa del autor Larson en el tipode documento tesis, con su correspondiente resultado.

    Imagen 21. Ejemplo de bsqueda por tipo de documento tesis

    Imagen 22. Resultados de la bsqueda tipo de documento tesis

    DiccionarioRealiza una bsqueda a partir de un trmino, una frase o raz de un trmino. La bsquedapor diccionario abarca ttulos, autores y materias ordenados de manera alfabtica.

    Si el trmino requerido recupera slo un registro, muestra los datos de: ttulo, autor,editor y fecha de edicin,

    Si hay varios resultados, stos se visualizarn en dos instancias:

    a) Si el trmino recupera ms de un registro, muestra entre parntesis la cantidad deregistros que contiene.

    b) Luego, seleccionado el trmino de inters, despliega en orden alfabtico, el listadorecuperado mostrando: Ttulo, autor, editor y fecha de edicin.

    Ejemplo:

    Imagen 23. Bsqueda por diccionario del trmino clculo

    Imagen 24. Resultados de bsqueda por diccionario del trmino clculo

  • Analticas

    La bsqueda por este campo permite localizar registros bibliogrficos que describen unaparte de un documento fuente, ya sea un captulo de un libro, un artculo de revista, etc.

    El resultado de la bsqueda por analticas muestra los campos Ttulo y Autor delcaptulo o artculo incluido en el documento fuente.

    La columna que sigue, Detalle, muestra los datos del documento fuente (sea un libro,una publicacin peridica u otro) precedidos por EN: y permite acceder al registro de estedocumento, posicionando el cursor sobre el ttulo.

    Ejemplo:

    Imagen 25. Ejemplo de bsqueda por analticas

    Imagen 26. Resultados de bsqueda por analticas

    Combinacin de campos

    Koha-UNLP permite la combinacin de campos para la recuperacin de informacin en labsqueda avanzada. Pueden combinarse los campos Autor, Ttulo y Tipo de documento.

    Si, por ejemplo, usted desea consultar una tesis de un autor cuyo apellido es Wolcan,titulada Fotofsica, puede hacer uso de toda la informacin de la que dispone y llegar a unresultado exacto.

    Imagen 27. Bsqueda avanzada combinada

  • Estantes virtualesUna estantera virtual es una forma de almacenar datos bajo un mismo denominador. Estosignifica que, por ejemplo, se pueden reunir en un estante virtual todos los documentos delcatlogo que responden a la demanda de la bibliografa citada por una ctedra en particular,todos los documentos que responden a una bsqueda solicitada por un investigador, etc.

    Ejemplo: utilizaremos para este ejemplo los estantes virtuales del catlogo de laFacultad de Ciencias Exactas de la Universidad Nacional de La Plata. Estos estantes seencuentran agrupados por carrera y por ctedra.

    Puede realizarse una bsqueda por carrera, seleccionando por campo de bsqueda:

    Tambin se pueden recorrer los estantes virtuales:

    En los estantes virtuales puede verse una lista de las carreras que se dictan en laFacultad:

    Imagen 30. Estantes virtuales con las carreras de la Facultad

    Luego, al seleccionar una carrera del listado, se acceden a las materias cuya bibliografa(parcial o total) se encuentra almacenada en el catlogo:

  • Imagen 31. Materias de la Licenciatura en Qumica con bibliografa en el catlogo

    Una vez seleccionada la materia, podr visualizarse la bibliografa citada en suprograma que se halla disponible en el estante:

    Imagen 32. Bibliografa de una materia de la Licenciatura en Qumica

    Luego, Koha-UNLP permitir a los usuarios registrados:- Agregar la bibliografa a su carpeta de FAVORITOS.

    - Enviar el resultado de la bsqueda a su cuenta de E-MAIL.

    - IMPRIMIR el resultado de la bsqueda.

    - Generar un archivo PDF con los resultados de la bsqueda.

  • 3.2.3 Recomendaciones para obtener resultados exitosos:

    Deber tenerse en cuenta que una adecuada construccin de la expresin de bsquedacondicionar la cantidad de registros recuperados y su relevancia. Para ello se listan algunassugerencias:

    - Controlar que las palabras estn escritas correctamente.- Iniciar las bsquedas como un proceso en etapas, y no conformarse con la

    respuesta del sistema a la primera consulta.

    - Escribir dos o tres palabras nicamente, y desde all comenzar a refinar la bsqueda.En un principio puede aportar demasiados resultados, pero permitir tener unconocimiento ms abarcador general de la coleccin.

    - Consultar el ndice incluido en el registro.- Aprovechar la facilidad de truncamiento de bsqueda: escribir trminos

    incompletos puede permitir encontrar informacin que de otro modo permanecera oculta.

    Ejemplo: se puede escribir serie como expresin en el campo tema, y se obtendruna lista de trminos relacionados con esa raz:

    Imagen 33. Resultados de la bsqueda de la cadena serie para explorar el catlogo

    4. Cmo efectuar una reserva

    Importante: Las reservas son de uso exclusivo de los usuarios registrados y autenticados(para saber cmo autenticarse, vea la seccin 2.1: Proceso de autenticacin del usuario).

    Habiendo ingresado con su cuenta, deber realizar la bsqueda de su inters utilizandolas herramientas descriptas en la seccin 2.2 titulada Bsquedas. Una vez obtenido elresultado esperado, puede seleccionar el ttulo para ingresar al registro bibliogrfico

  • completo donde, entre otros datos, podr consultar la disponibilidad de ejemplares. Estainformacin estar disponible debajo de la signatura topogrfica, bajo el ttuloDisponibilidad actual para prstamo.

    Imagen 34. Registro bibliogrfico de un documento con disponibilidad de un ejemplar

    Si, como en el ejemplo, el documento que desea est disponible para ser reservado,seleccione la opcin Reservar al extremo inferior derecho de la pantalla. Koha-UNLP leinformar qu documento acaba de reservar y cul ser el perodo dispuesto por laBiblioteca para que lo retire. Tiene la opcin de cancelar la reserva si as lo desea.

    Imagen 35. Pantalla de reserva

    En el caso contrario, es decir, que el documento actualmente no est disponible paraser reservado, podr realizar la reserva, que quedar esta vez en lista de espera hasta que elmaterial sea devuelto o repuesto.

    Cuando el material solicitado est disponible, Koha-UNLP le informar de esta situacin asu cuenta de usuario y a la cuenta de correo electrnico que design en su pgina personal.A este efecto, es necesario que mantenga actualizado el campo en el que se halla su cuentade correo electrnico.