Tabla de ContenidosPREFACIO...........................................................................................................................................6

El software de fuente abierta al servicio de la gestión.....................................................................6La Solución Open ERP....................................................................................................................7

CONOCIENDO OPEN ERP..............................................................................................................10Conectándose a Open ERP............................................................................................................10

Barra de preferencias.................................................................................................................11Idiomas en Open ERP..........................................................................................................13

Solicitudes.................................................................................................................................13Las solicitudes como un mecanismo de comunicación interna............................................13

Configuración de usuarios........................................................................................................16Gestión de Asociados.....................................................................................................................17

Lista de Asociados................................................................................................................17Categorías de los Asociados.................................................................................................18

Funcionalidades.............................................................................................................................20Tour Guiado por Open ERP...........................................................................................................20

Asociados..................................................................................................................................20Búsqueda de un asociado.....................................................................................................20Formulario del asociado.......................................................................................................21Acciones posibles sobre un asociado...................................................................................22

Contabilidad y Finanzas............................................................................................................24Tableros de control....................................................................................................................25Productos...................................................................................................................................25Recursos Humanos....................................................................................................................27Control de Inventario................................................................................................................28Gestión de relación con Clientes y Proveedores.......................................................................29Gestión de Compras..................................................................................................................31Gestión de ventas......................................................................................................................31

Conceptos generales del flujo de trabajo............................................................................................33Personalización de la Compañía Principal................................................................................33Categorías de Asociados...........................................................................................................34Productos y sus categorías........................................................................................................35Ubicaciones de stock.................................................................................................................37Creación de un plan de cuentas.................................................................................................39

Flujo de Trabajo.............................................................................................................................40Pedido de compra......................................................................................................................40Recepción de mercadería..........................................................................................................42Control de facturas de compra..................................................................................................43Pago al proveedor......................................................................................................................44De la Propuesta de Ventas a el Pedido de Ventas......................................................................45Preparación de mercadería para despachar a clientes...............................................................46Facturación de Mercadería........................................................................................................48Pago del cliente.........................................................................................................................48

Gestión de relaciones con los clientes................................................................................................50Asociados.......................................................................................................................................51

Contactos...................................................................................................................................52Categorías de los asociados.......................................................................................................53

Gestión de casos.............................................................................................................................53Configuración de CRM.............................................................................................................54

Secciones..............................................................................................................................54Categorías.............................................................................................................................55

Menú.....................................................................................................................................55Uso de casos..............................................................................................................................57Generación de calendarios........................................................................................................59Análisis de desempeño..............................................................................................................60Automatización de acciones usando reglas...............................................................................61Usando el servidor de correo electrónico..................................................................................66

Perfiles de prospectos....................................................................................................................66Uso efectivo de los perfiles.......................................................................................................67

Herramientas de Comunicación.........................................................................................................69Interfaz de Mozilla Thunderbird....................................................................................................69

Instalación de la extensión de Thunderbird..............................................................................70Interfaz de usuario de Thunderbird...........................................................................................71

Interfaz de Microsoft Outlook.......................................................................................................72Instalación de la extensión de Outlook.....................................................................................72Uso de la extensión de Outlook................................................................................................73

Interfaz de Microsoft Word............................................................................................................73Instalación de la extensión de Word..............................................................................................74

Uso de la interfaz de Word........................................................................................................74Contabilidad General..........................................................................................................................76Desde la facturación hasta el pago.....................................................................................................76

Flujo de trabajo contable y generación automática de facturas.....................................................79Facturas en Borrador.................................................................................................................80Facturas abiertas o pro forma....................................................................................................80Saldar entradas de facturas y pagos..........................................................................................81Un sistema basado en archivos.................................................................................................83

Facturación.....................................................................................................................................83Carga de una factura de cliente.................................................................................................85

Gestión de Impuestos...........................................................................................................90Cancelación de una factura...................................................................................................91

Creación de la factura de un proveedor....................................................................................93Notas de crédito........................................................................................................................97Pago de facturas........................................................................................................................97

Entradas contables.........................................................................................................................98Gestión de estados bancarios....................................................................................................99Gestión de caja........................................................................................................................102Entrada manual en un libro.....................................................................................................103Proceso de reconciliación........................................................................................................104

Reconciliación automática.................................................................................................105Reconciliación manual.......................................................................................................106

Gestión de pagos..........................................................................................................................108Proceso para la gestión de órdenes de pago............................................................................109Preparación y ejecución de órdenes........................................................................................110

Análisis Financiero...........................................................................................................................114Gestión de cuentas a pagar / acreedores y cuentas por cobrar /deudores....................................114

Análisis financiero de asociados.............................................................................................115Múltiples pasos de seguimiento..............................................................................................116Situación del Asociado............................................................................................................118

Cuentas e Impuestos establecidos por ley....................................................................................120Impuestos................................................................................................................................120

Configuración de una estructura impositiva.......................................................................121Casos de Impuestos............................................................................................................122Objetos de Impuestos.........................................................................................................123

Uso de Impuestos sobre Productos, Asociados, Proyectos y Cuentas................................126Los libros mayores y la hoja de balance.................................................................................128Los libros.................................................................................................................................128Declaración de Impuestos.......................................................................................................129

Análisis Financiero de la Compañía............................................................................................131Indicadores de gestión.............................................................................................................131

Análisis de tiempo de los indicadores................................................................................132Definición de sus propios indicadores................................................................................133

Buena gestión presupuestaria..................................................................................................133El Tablero de Control de Contabilidad....................................................................................135

Configuración de cuentas.................................................................................................................137Plan de cuentas.............................................................................................................................137

Creación de un plan de cuentas...............................................................................................138Planes de cuentas virtuales......................................................................................................140

Libros...........................................................................................................................................142Configuración de un Libro......................................................................................................142Control y Asistencia para la carga de datos............................................................................143

Períodos y Años Fiscales.............................................................................................................144Definiendo un período o un año fiscal.........................................................................................145

Cierre a fin del año..................................................................................................................145Condiciones de Pago....................................................................................................................146Entradas al comienzo de un año..................................................................................................147

Gestión efectiva de la compañía.......................................................................................................148Cuentas Analíticas............................................................................................................................148

Para cada empresa, su propio plan analítico................................................................................150Caso 1: Una empresa fabricante industrial.............................................................................150Caso 2: Un estudio de abogados.............................................................................................153Caso 3: Una compañía de servicios de IT...............................................................................155

Configuración de las cuentas analíticas.......................................................................................158Configuración del plan de cuentas..........................................................................................158Creación de los libros..............................................................................................................160

Registros analíticos......................................................................................................................161Entradas automáticas...............................................................................................................162Carga manual de registros.......................................................................................................164

Análisis Financiero......................................................................................................................164Análisis por cuenta..................................................................................................................165

Balance Analítico...............................................................................................................165Balance Analítico Invertido................................................................................................165El Libro Mayor de Costo....................................................................................................166El Libro Mayor de Costo (solo cantidades)........................................................................166

Indicadores Clave....................................................................................................................167Recursos Humanos...........................................................................................................................169

Gestión de RR. HH......................................................................................................................169Gestión de Personal.................................................................................................................170Gestión de Contratos de Empleo.............................................................................................171Entrada y Salida......................................................................................................................172

Hojas de Asistencia......................................................................................................................173Configuración de empleados...................................................................................................174Carga de datos en la hoja de asistencia...................................................................................175Evaluación de costos de servicio............................................................................................178Gestión por departamento.......................................................................................................180

La Gestión de Servicios....................................................................................................................183

Políticas de gestión de precios.....................................................................................................183Creación de lista de precios....................................................................................................185

Versiones de Listas de Precios............................................................................................185Reglas para calcular precio.................................................................................................186Lista de Precios por defecto...............................................................................................188

Caso de uso de listas de precios..............................................................................................188Definición de la lista de precios.........................................................................................190Condiciones de contratos de clientes..................................................................................191

Otras bases para el cálculo de precios.....................................................................................193Gestión de precios en varias monedas....................................................................................193

Gestión de Contratos de Servicios...............................................................................................194Contrato con precios fijados...................................................................................................194Contratos costo - reembolso....................................................................................................196Contratos con precio fijado facturados a medida que se lleva a cabo el servicio...................198Contratos limitados a una cantidad.........................................................................................201

Planeamiento que mejora el liderazgo.........................................................................................201¿Planeamiento por tiempo o por tareas?.................................................................................203Creación de planes..................................................................................................................205Uso correcto del planeamiento................................................................................................205Planeamiento en todos los niveles de la jerarquía...................................................................206

Tratamiento de gastos..................................................................................................................207Un proceso integrado..............................................................................................................207Reclamo de gastos...................................................................................................................208

Organización interna y Gestión de proyectos...................................................................................211Gestión de proyectos....................................................................................................................211

Definición de un proyecto y sus tareas...................................................................................212Gestión de tareas.....................................................................................................................213Asignación de roles: Gerentes de cuenta y Gerente de proyecto............................................215Facturación de tareas...............................................................................................................216Planeamiento y prioridades en la gestión................................................................................218Delegación eficiente................................................................................................................219

El arte de la productividad sin estrés...........................................................................................220No todo lo urgente es necesariamente importante..................................................................221Organizando su vida sistemáticamente...................................................................................222Contexto..................................................................................................................................222

Cajas de tiempo..................................................................................................................222Metodología y procesos iterativos......................................................................................223Algunos resultados convincentes.......................................................................................226

Personalización de Open ERP..........................................................................................................227Creación de un Módulo de Configuración...................................................................................228Personalización del menú............................................................................................................230

Dejar que los usuarios cambien ellos mismos sus contraseñas...............................................230Personalización de la página de inicio para cada usuario.......................................................232Asignación de valores por defecto a los campos....................................................................233Cambio de terminología..........................................................................................................234

Traducción a través de un archivo CSV.............................................................................234Cambios a través de la interfaz cliente...............................................................................236

Gestión de derechos de acceso.....................................................................................................237Grupos y Usuarios.......................................................................................................................238

Derechos de acceso para los menús........................................................................................238Derechos de Acceso a Objetos................................................................................................240Historial de modificación........................................................................................................242

Configuración de los flujos de trabajo.........................................................................................242Definición de los Flujos de Trabajo........................................................................................243

Configuración de reportes............................................................................................................243Gestión de reportes estadísticos..............................................................................................244

Modelar un nuevo reporte..................................................................................................244Personalización de los tableros de control.........................................................................246

Gestión de plantillas de documentos con OpenOffice.org......................................................246Instalación del módulo de OpenOffice.org........................................................................248Conexión de OpenOffice.org a Open ERP.........................................................................248Modificación de reportes....................................................................................................248Creación de un nuevo reporte.............................................................................................250

Creación de encabezados comunes para reportes...................................................................251Importar y exportar información..................................................................................................252

El formato CSV para estructuras de bases de datos complejas...............................................252Campos muchos-a-uno.......................................................................................................254Campos muchos-a-muchos.................................................................................................255Campos uno-a-muchos.......................................................................................................255

Ejemplos de importación de archivos CSV............................................................................256Categorías de Asociados.....................................................................................................256Nuevos Asociados..............................................................................................................258

Exportar Información..............................................................................................................259Metodología de implementación......................................................................................................262

Planeamiento y Análisis de los Requerimientos..........................................................................262Métodos de planeamiento.......................................................................................................264

Despliegue...................................................................................................................................264Opciones de despliegue...........................................................................................................265

La Ofeta de Software como un Servicio (SaaS).................................................................265Hosting por un proveedor...................................................................................................266Instalación Interna..............................................................................................................268

Procedimiento de Despliegue..................................................................................................269Entrenamiento del usuario...........................................................................................................271Soporte y mantenimiento.............................................................................................................271

Actualizaciones y mejoras......................................................................................................272Versión Migración...................................................................................................................273

PREFACIOPREFACIO11

Los Sistemas de Información han jugado un rol cada vez más visible en la

mejora de la competitividad de los negocios a lo largo de los últimos años. No

son sólo herramientas para manejar tareas repetitivas, sino que se están

usando para guiar y promover todas las actividades diarias de una compañía.

Un software de gestión integrada es un recurso clave que otorga una ventaja

competitiva significativa.

La respuesta habitual de una empresa a las necesidades de agilidad, fiabilidad

y respuesta a expectativas que crecen rápidamente es crear una organización

basada en departamentos, con una estructura lineal integrada alrededor de sus

procesos operativos. Para aumentar la eficiencia entre la gente de ventas, los

contadores, el personal de logística y todos los demás, usted debería tener un

entendimiento común de sus problemas.

Para esto se necesita un lenguaje común que permita compartir las referencias,

las políticas y la comunicación en la organización. Un sistema ERP (por

Enterprise Resource Planning, planificación de recursos empresariales)

constituye la plataforma ideal para este punto de referencia común.

El software de fuente abierta al servicio de la gestiónEl software de fuente abierta al servicio de la gestión

Los riesgos y los costos de integración son barreras importantes para todas las

ventajas que Usted obtiene de estos sistemas. Ésta es la razón por la cual,

todavía hoy, pocas PyMEs usan ERP. Además, los vendedores más grandes de

ERP, como SAP, Microsoft y Oracle, no han sido capaces de reconciliar el poder

y la cobertura integral de un ERP con la simplicidad y flexibilidad deseadas por

los usuarios. Y esto es precisamente lo que están buscando las PyMEs.

1Este manual está basado en Open ERP: a modern approach to integrated

business management systems, escrito por los creadores de Open ERP, Fabian

Pinckaers y Geoff Gardiner. Para conocer más sobre ellos y Tiny SRL, el editor de Open

ERP, visite http://www.openerp.com/.

Los procesos de desarrollo de software de fuente abierta y los nuevos modelos

de negocios adoptados por sus desarrolladores, brindan un nuevo modo de

resolver dichos problemas de costo y calidad para esta clase de software

empresarial.

Para que un sistema ERP esté totalmente disponible para las PyMEs la prioridad

es la reducción de costos. El software de fuente abierta lo hace posible al

reducir los costos de desarrollo al permitir la reutilización constante de las

librerías de software de fuente abierta, eliminar los intermediarios

(distribuidores) con todos gastos generales de venta, eliminar los costos de

ventas con la publicación libre del software y reducir considerablemente los

gastos de marketing.

Al existir una interacción abierta entre miles de colaboradores y asociados

trabajando en el mismo proyecto, el escrutinio resultante beneficia

enormemente la calidad del software producido. Y usted no puede ser todo al

mismo tiempo: contador, desarrollador de software, vendedor, profesional de

calidad ISO 9001, especialista en productos agrícolas, experto en las

costumbres y hábitos de los vendedores farmacéuticos, sólo para empezar.

Con estos requerimientos tan amplios, qué podría ser mejor que una red

mundial de asociados y colaboradores. Cada uno de ellos suma su propia

colaboración de acuerdo a su capacidad profesional. A través de este libro,

usted verá que los resultados superan cualquier expectativa razonable cuando

este trabajo está bien organizado.

Pero el desafío real del desarrollo es que esta solución sea tan simple y flexible

como completa. Y para alcanzar este nivel de calidad usted necesita un líder y

coordinador que sea capaz de organizar todas estas actividades. Entonces, el

equipo de desarrollo de Open ERP es responsable por la mayor parte de la

organización, sincronización y coherencia del software.

Y Open ERP ofrece un gran desempeño en todas estas áreas.

La Solución Open ERPLa Solución Open ERP

Gracias a su modularidad, los desarrollos en colaboración de Open ERP han

sido limpiamente integrados, permitiendo que cualquier compañía elija lo que

necesita de una larga lista de funciones disponibles. Como en la mayoría de los

softwares de fuente abierta, la accesibilidad, la flexibilidad y la simplicidad son

claves para el desarrollo. La experiencia ha demostrado que no se necesita

entrenar a los usuarios en el sistema durante meses, porque ellos pueden

bajarlo y directamente comenzar a usarlo.

Así, usted encontrará los módulos para todos los tipos de necesidades,

permitiendo que su compañía construya un sistema personalizado, agrupando

y configurando los módulos que mejor se adapten entre los cientos que están

disponibles. Ellos van desde módulos muy específicos, como la interfaz EDI

para productos agrícolas, hasta el módulo de automatización genérica para

pedir sandwichs, que se ocupa de las preferencias de su personal a la hora de

comer.

Los resultados son impresionantes. Open ERP es el software de gestión más

bajado del mundo, con más de 600 descargas por día. Está disponible en 18

idiomas y tiene una red mundial de colaboradores y asociados. Más de 800

desarrolladores participan en los proyectos del sistema de desarrollo

colaborativo de Tiny Forge.

Open ERP es, que se sepa, el único sistema de gestión que se usa

rutinariamente no sólo en grandes compañías, sino también en otras muy

pequeñas e incluso muchas independientes. Esta diversidad ilustra la

flexibilidad del software: una coordinación bastante elegante entre las

expectativas de la gente sobre las funcionales del software y una gran

simplicidad en su uso. Y esta diversidad también es evidente en los varios

sectores y comercios que usan el software, incluyendo productos agrícolas,

textiles, remates públicos, TI y asociaciones comerciales.

Finalmente, este software nace de la combinación de un código de alta calidad,

arquitectura bien calculada y el uso de tecnologías abiertas. De hecho, si usted

es una persona dedicada a la TI, se sorprenderá de encontrar que el tamaño de

Open ERP no supera los 4 MB una vez instalado. Hemos recorrido un largo

camino desde los días en los que las únicas personas que podían esperar

beneficios de un ERP eran los dueños de una fábrica enorme en algún remoto

estado industrial.

Este libro es más que un manual sobre Open ERP. Es un trabajo que trata

acerca de técnicas avanzadas de gestión realizadas a través de estas

herramientas de TI. Usted verá qué prácticas de gestión pueden ser útiles, qué

es posible y cómo alcanzarlas con Open ERP.

Consideramos que Open ERP está para eso: no como un fin en sí mismo, sino

como la herramienta que usted use para poner en marcha un sistema de

gestión de avanzada.

Este libro está dirigido a directores y gerentes que tienen la ambición de

mejorar el desempeño del equipo de gestión de su compañía. Ya cuentan con

grandes responsabilidades y tienen la influencia de hacer que las cosas pasen

en su compañía. Es probable que muchos lectores provengan de PyMEs y

empresas independientes, por la amplitud de funciones que necesitan ser

analizadas e involucradas en el cambio. Los mismos principios, sin embargo, se

aplican a compañías más grandes.

CONOCIENDO OPEN ERPCONOCIENDO OPEN ERP

Comience a descubrir Open ERP para familiarizarse con la interfaz de usuario.

Este recorrido guiado provee una introducción a muchas de las características

disponibles en el sistema.

Es comprensible que tenga un poco de aprehensión cuando se siente por

primera vez frente a su computadora para conectarse con Open ERP, ya que

los sistemas de ERP son conocidos por su complejidad y por el tiempo que

toma aprender a usarlos. Después de todo, son sistemas de planeamiento de

gestión de empresas, capaces de manejar la mayoría de los elementos de

empresas globales. Pero aún siendo éste el caso con el software propietario,

Open ERP es una excepción en la clase de software de gestión.

A pesar de su exhaustividad, las facilidades de interfaz y gestión de flujos de

trabajo son muy simples e intuitivas de usar. Por esta razón Open ERP es uno

de los pocos paquetes de software con clientes de referencia tanto en negocios

muy pequeños (que requieren simplicidad) como en grandes cuentas (que

requieren una amplia cobertura funcional).

Conectándose Conectándose a Open ERPa Open ERP

Para conectarse a Open ERP, usted cuenta con un nombre de Usuario y una

Contraseña. Estos datos deben ingresarse en los campos correspondientes en

la ventana de inicio. Esta ventana aparece normalmente al iniciar el programa.

Si esto no ocurre, puede acceder a ella a través del menú en la parte superior

de la pantalla: Archivo > Conectar, o bien a través de un atajo: Ctrl + O.

Usted debería ver una ventana como ésta:

CAPTURACAPTURA

Ingrese sus datos y haga click en Aceptar. Esta acción lo llevará a la pantalla

de inicio. Su nombre de ingreso determina sus derechos de usuario, es decir, a

qué información y funcionalidades tiene acceso.

Es posible que en lugar de ingresar a la pantalla de inicio, se muestre

directamente un tablero de control, cuyas características básicas se detallarán

más adelante. Desde el tablero de control puede acceder a la pantalla inicio. Si

está usando el cliente web, puede llegar al menú haciendo click en el enlace

Menú Principal en la parte superior izquierda de la ventana. Si está usando el

cliente Windows, el menú está en la primera pestaña (que está escondida ,

siendo la segunda pestaña en el tablero de control que aparece al principio).

Una vez que se muestre el menú principal, podrá ver los siguientes ítems:

● La barra de Preferencias en la parte superior derecha, que muestra

nombre de usuario, enlaces a la página de inicio, Preferencias, Acerca de

y Salir.

● Abajo, información sobre el sistema de Solicitudes.

● Enlaces al Menú principal y los atajos.

● Información sobre copyright en la parte inferior de la página.

● El contenido principal de la ventana flanqueada por la barra de

herramientas del menú y algunos enlaces arriba y a la derecha.

CAPTURACAPTURA PANTALLAPANTALLA PÁGINAPÁGINA 52 ( 52 (TOTALTOTAL)/ 40 ()/ 40 (PAGINADOPAGINADO))

Hay 3 menús disponibles a la izquierda:

● Asociados,

● Contabilidad & Finanzas

● Administración

Barra de preferencias

Cuando se conecta a Open ERP, la barra de Preferencias indica con qué usuario

está conectado. Usted encontrará a la derecha un enlace a la Página de

Inicio, que lo lleva ya sea al tablero de control o a los menús disponibles,

dependiendo de la configuración de usuario. Generalmente a cada usuario del

sistema se le muestra un tablero de control diseñado para mostrar indicadores

y documentos urgentes, que son los más útiles para alguien en la posición del

usuario dentro de la compañía. Usted verá cómo asignar tableros de control a

diferentes usuarios más adelante.

Nota: Multinacionales y zonas horarias

Si usted tiene usuarios en diferentes países, ellos pueden

configurar su propia zona horaria. Los datos referidos a

horarios (de creación y modificación de archivos, por

ejemplo) se ajustarán al huso horario del usuario.

El siguiente elemento en la barra de herramientas es un enlace a

Preferencias, que lo llevará a una página donde el usuario actual puede

especificar una zona horaria y un idioma.

● El campo Idioma permite cambiar el idioma de trabajo del usuario. Para

ello, deben cargarse otros idiomas en el sistema para que el usuario sea

capaz de elegir una alternativa.

● El campo Zona horaria indica a Open ERP la ubicación del usuario. Ésta

puede ser diferente a la del servidor. Todos los datos en el sistema se

convierten automáticamente al huso horario del usuario.

El enlace Acerca de brinda información sobre el desarrollo del software de

Open ERP.

El enlace Salir le permite desconectarse y volver a la página de ingreso

original, para que usted pueda conectarse a otra base de datos, o bien a la

misma base de datos con un usuario diferente.

El enlace Solicitudes se encuentra por debajo de la barra de herramientas.

Veremos sus características más adelante.

Idiomas en Open ERP

Actualmente, hay más de 20 idiomas disponibles. Cada usuario del sistema

puede elegir en qué idioma trabajar a través del enlace Preferencias. Usted

puede, incluso, asignar un idioma a un asociado (cliente o proveedor) y en este

caso todos los documentos enviados a este asociado serán traducidos

automáticamente al idioma elegido.

Más información sobre idiomas

La versión base del Open ERP (en francés) está traducida a

los siguientes idiomas: inglés, alemán, chino, español,

italiano, húngaro, holandés, portugués, rumano, sueco y

checo.

Otros idiomas están disponibles en www.tinyforge.org: árabe,

afgano, austríaco, búlgaro, indonesio, finlandés, tai, turco y

vietnamita.

Solicitudes

El enlace Solicitudes se encuentra por debajo de la barra de herramientas. Es

visible únicamente si usted está conectado a una base de datos. Si su base de

datos es nueva, dirá Sin solicitudes. Puede hacer click en este vínculo para ver las

solicitudes que le han enviado en cualquier momento.

Las solicitudes como un mecanismo de comunicación interna

Las solicitudes son un poderoso mecanismo de comunicación entre los usuarios

del sistema. También son usadas por el mismo Open ERP para enviar mensajes

de sistema a los usuarios. Las solicitudes tienen ventajas distintivas respecto a

los correos electrónicos tradicionales:

● se enlazan con otros documentos de Open ERP,

● se adjunta un historial de eventos a la solicitud,

● usted puede monitorear los eventos de forma efectiva desde los mensajes

enviados por ellos.

Open ERP usa este mecanismo para informar a los usuarios sobre ciertos

eventos del sistema. Por ejemplo, si hay un problema relativo al

reabastecimiento de un producto, Open ERP envía una solicitud al gerente de

producción.

Para enviar una solicitud, siga los siguientes pasos:

1. Haga click en el enlace Solicitudes. Esto abre una ventana que muestra

todas sus solicitudes pendientes.

2. Haga click en Nueva para crear y enviar una nueva solicitud.

3. Complete el Asunto de la solicitud, por ejemplo ¿Cómo estás? y describa

su inquietud en el campo.

4. Haga click en el botón Buscar que se encuentra a la derecha del campo

Enviar a y seleccione en la ventana que se abre el usuario a quien quiere

enviar su solicitud.

5. Usted puede enlazar esta solicitud a otros documentos del sistema

usando el campo Referencias que puede ser, por ejemplo, un asociado,

un presupuesto o una factura impugnada.

6. Haga click en Enviar a para mandar la solicitud al receptor. Luego haga

click en Menú principal para volver a la pantalla original.

CCAPTURAAPTURA P PÁGINAÁGINA 55 ( 55 (TOTALTOTAL)/ 43 ()/ 43 (PAGINADOPAGINADO))

Para revisar sus solicitudes:

1. Haga click en el enlace de la derecha la etiqueta Solicitudes para abrir

una lista de sus solicitudes. Es posible que todavía aparezca la frase Sin

solicitudes ya que esta información no se actualiza al instante, sino

periódicamente. La lista se solicitudes se abre y usted verá las solicitudes

recibidas.

2. Puede hacer click en el botón Editar, representado por un lápiz, al

extremo derecho de la línea de solicitud. Esto abre la solicitud en modo

de edición.

3. Haga click en el botón Responder y escriba su respuesta en el campo

Solicitud que aparece en lugar del mensaje original.

4. Haga click en Enviar a para guardar su respuesta y enviarla al remitente

original.

Ventaja de la solicitud sobre el correo electrónico

La ventaja de una solicitud de Open ERP comparada con un

conjunto de correos electrónicos acerca de un tema, es que

la solicitud contiene toda la conversación en un solo lugar.

Usted puede monitorear fácilmente una discusión completa,

con los documentos adjuntos y revisar rápidamente una lista

de discusiones incompletas con el historial en cada solicitud.

Mire la solicitud y su historial, y luego ciérrela.

1. Haga click en la pestaña Historial en el formulario Solicitud para ver la

solicitud original y todas las respuestas. Haciendo click en cada línea,

puede obtener más información sobre cada elemento.

2. Vuelva a la primera pestaña, Solicitud, y haga click en Fin de la

solicitud para configurarla en Cerrado. Esto aparecerá en un color gris.

La solicitud ya no estará activa y no será visible en las búsquedas ni aparecerá

en su lista de solicitudes pendientes.

Nota: Información disparadora

Usted puede enviar una solicitud con una fecha futura. No

aparecerá en la lista de espera de los receptores hasta la

fecha indicada. Este mecanismo es muy útil para configurar

alertas antes de un evento importante.

Configuración de usuarios

Si usted es el Administrador y se conecta como tal, tiene todo el acceso que

necesita para configurar usuarios. Haga click en Administración > Usuarios

> Usuarios para desplegar la lista de usuarios definida en el sistema. Haga

click en el nombre del usuario que desea configurar para abrir un formulario no

editable del mismo.

Haga click en la pestaña Seguridad para ver que si este usuario es miembro

de grupo alguno, tiene roles o es sujeto de reglas especializadas. El usuario

admin, como puede ver si sigue la misma secuencia para ver su definición, es

un miembro del grupo admin, que le da más derechos avanzados para

configurar nuevos usuarios.

Definición: Roles, grupos y usuarios

Los usuarios y los grupos proveen la estructura para

derechos de acceso específicos a diferentes documentos. La

configuración responde a la pregunta: "¿Quién tiene acceso

a qué?".

Los roles se usan en procesos de negocios para permitir o

bloquear ciertos pasos en el flujo de trabajo de un

documento dado. Por ejemplo, puede asignar el rol de

aprobar una factura. Los roles responden a la pregunta

"¿Quién debería hacer esto?"

Haga click en Administración > Usuarios > Grupos por debajo del menú

principal para abrir la lista de grupos definidos en el sistema. Si abre la vista en

formulario del grupo admin haciendo click en su nombre en la lista, la primera

pestaña le muestra la lista de todos los usuarios que pertenecen a este grupo.

Haga click en la pestaña Seguridad para ver los detalles de los derechos de

acceso a ese grupo. Éstos están detallados más adelante, pero ya puede ver

más arriba en la ventana la lista de derechos reservados para el grupo admin.

Por convención, en Open ERP el grupo admin tiene derechos de acceso al menú

Configuración en cada sección. Así, Asociados / Configuración se encuentra en la

lista de derechos de acceso pero Asociados no se encuentra allí porque es

accesible a todos los usuarios.

Puede crear nuevos usuarios para integrarlos al sistema y asignarlos a grupos

predefinidos para garantizarles ciertos derecho de acceso. Luego pruebe sus

derechos de acceso cuando se conecte como esos usuarios. La gestión define

estos derechos de acceso como se describen posteriormente.

Derechos de acceso en versiones posteriores de Open

ERP

Hay un área donde las futuras versiones de Open ERP están

cambiando: muchos grupos están siendo predefinidos y el

acceso a muchos de los menús y los objetos serán tecleados

en estos grupos por defecto. Esto contrasta con el enfoque

más liberal de 4.2.2 y anteriores, donde los derechos de

acceso podían ser definidos pero no activados por defecto.

Gestión de AsociadosGestión de Asociados

En Open ERP, un asociado representa una entidad con la que Usted puede

hacer negocios. Éste puede ser un prospecto, un cliente, un proveedor, o aún

un empleado de su compañía.

Lista de Asociados

Haga click en Asociados en el menú principal para abrir la lista de asociados.

Luego haga click sobre el primer asociado para obtener sus detalles,

apareciendo un formulario con varias pestañas:

● La pestaña General contiene la información principal sobre la compañía,

como el nombre de la corporación, su idioma primario, los diferentes

contactos de ese asociado y las categorías a las que pertenece.

● La pestaña Info extra contiene información que es un poco menos

inmediata.

● La pestaña Historial de eventos contiene el historial de todos los

eventos en los que ha estado involucrado el asociado. Estos eventos se

crean automáticamente por medio de diferentes documentos del sistema:

facturas, solicitudes de soporte, etc. Éstos le dan una vista rápida del

historial del asociado en una sola pantalla.

● La pestaña Propiedades contiene la configuración del asociado relativa a

contabilidad, inventario y otras áreas.

CCAPTURAAPTURA P PÁGINAÁGINA 59 ( 59 (TOTALTOTAL)/ 47 ()/ 47 (PAGINADOPAGINADO))

Definición: Categorías de los Asociados

Las categorías de los asociados le permiten segmentar a los

diferentes asociados según su relación con usted (cliente,

prospecto, proveedor, etc.). Un asociado puede pertenecer a

varias categorías, pudiendo ser al mismo tiempo cliente y

proveedor, por ejemplo.

Categorías de los Asociados

Usted puede listar a sus asociados por categoría usando el menú Asociados >

Asociados por categoría. Esto abre una estructura jerárquica de categorías

donde cada una de ellas puede ser dividida en subcategorías. Haga click en

una categoría para obtener una lista de asociados en esa categoría. Por

ejemplo, haga click en todos los asociados de la categoría Proveedor o

Proveedor de componentes. Usted verá que si una compañía está en una

subcategoría (como Proveedor de componentes), también aparecerá

cuando haga click en la categoría madre (como Proveedor).

CCAPTURAAPTURA P PÁGINAÁGINA 60 ( 60 (TOTALTOTAL)/ 48 ()/ 48 (PAGINADOPAGINADO))

El administrador puede definir nuevas categorías. Entonces usted creará una

nueva categoría y la enlazará a un asociado.

1. Use Asociados > Configuración > Categorías > Editar categorías

para llegar a una lista de las mismas categorías que vio antes pero en una

lista y no en una estructura jerárquica de árbol.

2. Haga click en Nueva para abrir un formulario vacío para crear una nueva

categoría.

3. Ingrese Mis prospectos en el campo Nombre de la categoría. Luego haga

click sobre el ícono Buscar a la derecha del campo Categoría madre y

seleccione Prospecto en la lista que aparece.

4. Luego guarde su nueva categoría usando el botón Guardar.

Atención: Campos obligatorios

Los campos azules son obligatorios. Si Usted intenta guardar

un formulario mientras uno de estos campos está vacío, este

campo se vuelve rojo para indicar que hay un problema. Es

imposible guardar el formulario hasta que haya completado

cada campo obligatorio.

Usted puede revisar la estructura de su nueva categoría usando Asociados >

Asociados por categoría. Usted debería ver la nueva estructura Prospectos /

Mis prospectos aquí.

CCAPTURAAPTURA PÁGINAPÁGINA 61 ( 61 (TOTALTOTAL) / 49 () / 49 (PAGINADOPAGINADO))

Para crear un nuevo asociado y enlazarlo a esta nueva categoría, abra un

formulario de nuevo asociado para modificarlo.

1. En la pestaña General, tipee Nuevo asociado en el campo Nombre.

2. Luego haga click en el ícono de búsqueda a la derecha del campo

Categorías y seleccione su nueva categoría de la lista que aparece:

Prospecto / Mis prospectos.

3. Guarde su asociado haciendo click en Guardar. El asociado ahora

pertenece a la categoría Prospecto / Mis prospectos.

4. Controle la modificación en el menú Asociados > Asociados por

categoría. Seleccione la categoría Mis prospectos. La lista de asociados se

abre y allí usted encontrará a su nuevo asociado.

Nota: Buscando documentos

Si necesita buscar en una larga lista de asociados, es mejor

usar el criterio de búsqueda disponible que desplazarse a

través de la lista de asociados entera. Es un hábito que le

ahorrará mucho tiempo mientras busca toda clase de

documentos.

Ejemplo: Categorías de Asociados

Un asociado puede ser asignado a varias categorías. Esto le

permite crear clasificaciones alternativas como necesarias,

generalmente en una forma jerárquica.

Algunas estructuras que se usan con frecuencia son:

* Ubicaciones geográficas

* Interés en ciertas líneas de productos

* Suscripción a boletines de noticias.

* Tipo de industria

FuncionalidadesFuncionalidades

Toda la funcionalidad de Open ERP está contenida en sus diversos módulos.

Muchos de éstos, los módulos centrales, se cargan automáticamente durante la

instalación inicial del sistema y pueden actualizarse en línea más tarde.

Aunque la mayoría no está instalada en su base de datos al comienzo, los

módulos están disponibles en su computadora para su instalación inmediata.

Hay módulos adicionales que pueden ser cargados en línea desde el sitio oficial

de Open ERP http://openerp.com. Estos módulos están inactivos cuando se cargan

en el sistema, y pueden ser instalados en una etapa aparte.

Tour Guiado por Open ERPTour Guiado por Open ERP

Asociados

Para que se familiarice con la interfaz de Open ERP, comenzará a trabajar con

información sobre los asociados. Haciendo click en Asociados > Asociados,

aparecerá una lista de asociados que fueron cargados automáticamente

cuando usted creó la base de datos con la opción Cargar datos de

demostración tildada.

Búsqueda de un asociado

Arriba de la lista de asociados verá un formulario de búsqueda que le permite

filtrar rápidamente a los asociados. Hay dos pestañas disponibles para ello:

Búsqueda básica y Búsqueda avanzada, diferenciándose en que la última

muestra más campos para restringir su selección.

Si usted no ha aplicado filtro alguno, la lista muestra cada asociado en el

sistema. Por razones de espacio, sólo muestra los primeros asociados (el

cliente web llega, por defecto, hasta 20, pero puede seleccionar hasta un

máximo de 100 por página). Si quiere mostrar otros archivos puede buscarlos o

navegar a través de toda la lista usando las flechas Primero / Previo /

Próximo / Último.

CCAPTURAAPTURA PANTALLAPANTALLA PÁGINAPÁGINA 69 ( 69 (TOTALTOTAL) / 57 () / 57 (PAGINADOPAGINADO))

Cliente Windows: Límite de lista de 80

Por defecto, en este cliente se muestran solamente los

primeros 80 archivos, para evitar sobrecargar la red y el

servidor. Se puede cambiar este límite haciendo click sobre

el ícono + a la izquierda del criterio de búsqueda, y puede

cambiar el punto de inicio para que empiece más allá que la

primera entrada.

Si hace click en el nombre de un asociado, se abre la vista del formulario

correspondiente del mismo en modo sólo lectura. En la lista puede hacer click

en el ícono de lápiz para abrir el mismo formulario en modo Editar. Una vez que

tiene un formulario puede alternar entre los dos modos haciendo click en

Guardar o Cancelar cuando esté en el modo Editar, y en Editar cuando esté

en el modo Solo Lectura. En este último modo, además, usted puede navegar

toda la lista que ha seleccionado, como si estuviera en la vista Lista. También

puede hacer click en Buscar para ver el formulario en vista Lista otra vez.

Formulario del asociado

El formulario del asociado contiene varias pestañas, referidas al archivo en uso:

● General

● Info extra

● Historial

● Propiedades

Los campos en una pestaña no son todos del mismo tipo. Algunos, como

Nombre, contienen texto libre, otros como Idioma le permiten elegir un valor

de una lista de opciones. Unos le brindan una vista de otro objeto (como

Contactos del asociado, porque un asociado puede tener varios contactos) o

una lista de enlace a otro objeto (como Categorías). Hay opciones para tildar,

como el campo Activo en la pestaña Info extra; campos numéricos (como

Límite de crédito) y campos de fecha (como, obviamente, Fecha).

La pestaña Historial le da un vistazo general rápido de las cosas que le han

ocurrido al usuario, un paneo de información útil como pedidos, facturas

abiertas y solicitudes de soporte. Open ERP genera los eventos

automáticamente a partir de los cambios en otros documentos referidos a este

asociado. Es posible agregar eventos manualmente, como una nota registrando

un llamado telefónico. Para agregar un nuevo evento, haga click en Crear un

nuevo registro a la derecha del campo Eventos del asociado. Esto abre un

cuadro de diálogo nuevo de Eventos de asociado que permite crear y

agregar un evento al asociado en uso.

Acciones posibles sobre un asociado

A la derecha del formulario de asociado hay una barra de herramientas que

contiene una lista de posibles Reportes, Acciones y Enlaces acerca del

asociado mostrado en el formulario.

Puede generar documentos PDF acerca del objeto seleccionado (o, en una vista

de lista, acerca de uno o más objetos seleccionados), usando los siguientes

botones en la sección Reportes de la barra de herramientas.

● Etiquetas: imprime etiquetas de direcciones para los asociados

seleccionados.

● Pagos vencidos: genera cartas de seguimiento para pagos vencidos de

los asociados. Cada carta se imprime en el idioma del asociado o, por

defecto, en español.

Algunas acciones pueden iniciarse con los siguientes botones en la sección

Acciones de la barra de herramientas:

● Arquitectura de la compañía: abre una ventana mostrando a los

asociados y sus "hijos" (derivados y asociados dependientes) en una

estructura jerárquica.

Cliente Windows: Reportes, acciones y enlaces

Cuando usted está viendo un formulario en el cliente

Windows, los botones a la derecha del formulario son atajos

a los mismos Reportes, Acciones y Enlaces descritos en

el texto. Cuando está viendo una lista (como la lista de

asociados), esos botones no están disponibles. En cambio,

puede acceder a Reportes y Acciones a través de dos de los

botones de la barra de herramientas arriba de la lista,

Imprimir y Acción.

Los asociados son usados a lo largo de todo Open ERP en otros documentos.

Por ejemplo, el menú Gestión de ventas > Pedidos de ventas > Todos

los pedidos de ventas trae todas las órdenes de venta en una vista de lista.

Haga click en el nombre de un asociado (más que en el número de orden) en

una de esas líneas y obtendrá el formulario de asociado (más que el formulario

de pedido de venta).

Nota: Click derecho y atajos

En el cliente Windows no tiene hipervínculos a otros tipos de

documentos. En cambio, puede hacer click derecho en una

vista lista para mostrar los campos vinculados (esto es,

campos que tengan enlace a otros formularios) en esa línea.

En el cliente web verá atajos de hipervínculos en varios de

los campos de un formularios que está en modo Solo

Lectura, así puede desplazarse a los formularios para esas

entradas. Cuando el formulario Web está en modo Editar,

puede en cambio mantener apretado el botón Ctrl del

teclado y hacer click derecho en el campo, para obtener

todos los campos enlazados en un menú emergente tal

como lo haría en el cliente Windows.

Usted puede probar esto rápidamente yendo a una de las

órdenes de venta en Gestión de ventas > Pedidos de

ventas > Todos los pedidos de ventas y viendo que

Usted puede llegar del campo de asociado al formulario de

ese pedido de ventas usando tanto el cliente web con el

formulario en Solo Lectura y Editar, como en el cliente

Windows.

CCAPTURAAPTURA DEDE P PANTALLAANTALLA P PÁGINAÁGINA 72 ( 72 (TOTALTOTAL) / 60 () / 60 (PAGINADOPAGINADO))

Contabilidad y Finanzas

Los capítulos siguientes están dedicados a la contabilidad general y analítica.

Aquí se brinda un breve vistazo a las funciones provistas por estos módulos

como introducción.

La Contabilidad está totalmente integrada a todas las funciones de la

compañía, ya sea general, analítica, presupuestaria o auxiliar. La función

contable de Open ERP es de doble entrada y soporta múltiples divisiones de la

compañía y múltiples compañías, como así también múltiples monedas e

idiomas.

La contabilidad que está integrada a lo largo de todos los procesos de la

compañía simplifica el trabajo de ingresar información contable, porque

muchas de las entradas se generan automáticamente mientras otros

documentos están siendo procesados. Puede evitar ingresar datos dos veces

en Open ERP, lo que comúnmente representaría una fuente de errores y

demoras.

Así, la contabilidad de Open ERP no sirve solamente para reportes financieros,

también es el punto de anclaje para muchos de los procesos de gestión de la

compañía. Por ejemplo si uno de sus contadores congela el crédito de uno de

sus clientes, esto bloqueará inmediatamente cualquier otra acción relacionada

con el crédito de esa compañía (como una venta o un envío).

Open ERP también provee contabilidad analítica integrada, que le permite la

gestión por actividad comercial o proyecto y provee detallados niveles de

análisis. Puede controlar sus operaciones basado en necesidades de gestión de

negocios, más que en los cuadros de cuentas que generalmente cumplen

solamente requerimientos legales.

Tableros de control

Los tableros de control le dan una vista general de toda la información que es

relevante para Usted en una sola página. El menú Tableros de control le da

acceso a tableros predefinidos para Contabilidad, Producción y Gestión de

Proyectos.

Definición: Tableros de control

A diferencia de la mayoría de los otros sistemas de ERP y

sistemas basados en estadísticas, Open ERP deja que los

tableros de control sean provistos a todos los usuarios del

sistema, no sólo a los directivos y contadores.

Los usuarios pueden tener, cada uno, su propio tablero de

control, adaptado a sus necesidades, para permitirles

administrar su propio trabajo de forma efectiva. Por ejemplo,

un desarrollador usando el Tablero de control de Proyectos

puede ver información tal como una lista de las próximas

tareas, historial de finalización de tareas y un análisis del

estado de progreso de los proyectos relevantes.

Los tableros de control son dinámicos, lo que le permite navegar fácilmente

alrededor de toda la información base. Usando los íconos arriba de un gráfico,

puede filtrar la información o agrandar el gráfico. Puede hacer click en

cualquier elemento de la lista para obtener estadísticas detalladas del

elemento seleccionado.

Los tableros de control se adaptan a las necesidades de cada usuario y cada

compañía.

Nota: Construcción de los tableros de control

La versión 4.3 de Open ERP contiene un editor de tableros

de control. Esto le permite construir su propio tablero de

control para que se ajuste a sus necesidades específicas

usando sólo unos pocos clicks.

Productos

En Open ERP, un producto es un material crudo, un producto almacenable, un

consumible o un servicio. Puede trabajar con productos enteros o con patrones

que separan la definición de productos y variantes.

Por ejemplo, si vende camisetas en diferentes talles y colores:

● El producto patrón es la "Camiseta" que contiene información común a

todos los talles y colores.

● Las variantes son "Talle: S" y "Color: Rojo", las cuales definen los

parámetros para ese talle y color.

● El producto final es la combinación de los dos, camiseta en talle S y color

rojo.

El valor de este enfoque para algunos sectores es que Usted puede definir un

patrón en detalle y todas sus posibles variantes rápidamente en lugar de

contar cada ítem como un producto entero.

Ejemplo: Patrones y variantes de productos

Un producto puede definirse como un total o como un producto

patrón y distintas variantes. Las variantes pueden estar en una o

varias dimensiones, dependiendo de los módulos instalados.

Por ejemplo, si trabaja en textiles, las variantes del producto patrón

para "camiseta" son:

* Talle: S, M, L, XL, XXL.

* Color: blanco, gris, negro, rojo.

* Calidad de la tela: 125 g/m2, 150 g/m2, 160 g/m2, 180

g/m2.

* Escote: redondo, en V.

Esta separación de tipos de variantes requiere el módulo opcional

Moda. Usándolo puede evitar una explosión en el número de

productos para manejar en la base de datos. Si toma el ejemplo de

arriba, es más fácil gestionar un patrón con 15 variantes en 4 tipos

diferentes, que 160 productos totalmente distintos.

El menú Productos le da acceso a la definición de productos y sus patrones y

variantes, y a las listas de precios.

Terminología: Consumibles

En Open ERP, un consumible es un producto físico que es

tratado como un producto inventariable, excepto que esa

gestión de inventario no es tomada en la contabilidad del

sistema. Puede comprarlo, enviarlo o producirlo, pero Open

ERP siempre asumirá que hay suficiente de ese producto en

stock. Nunca dispara una excepción de reabastecimiento.

Abra un formulario de producto para ver la información que lo describe. Varios

tipos diferentes de producto se encuentran en la información de demostración,

dando un buen vistazo de las opciones posibles.

Las listas de precios (Productos > Listas de precios de productos)

determinan los precios de compra y venta y los ajustes derivados del uso de

diferentes monedas. La Lista de precios de compra por defecto usa el

campo de producto Costo para basarse en un precio de compra. La Lista de

precios de venta por defecto para tomar un precio de venta cuando emite

un presupuesto.

Las listas de precios son sumamente flexibles y le permiten disponer de toda

una política de gestión de precios. Se componen de reglas simples que le

permiten constituir un conjunto de reglas para las situaciones más variadas:

descuentos múltiples, precios de venta basados en precios de compras,

reducciones de precios, promociones en todo un rango de productos, entre

otras.

Recursos Humanos

El módulo de Gestión de Recursos Humanos provee funcionalidades como:

● Gestión de personal y calendario de días no laborales

● Gestión de contratos de empleo

● Gestión de beneficios

● Gestión de días no laborables y licencias por enfermedad

● Gestión de procesos de reclamos

● Gestión de desempeño de personal

● Gestión de aptitudes y competencias

Muchos de estas funciones son provistas por módulos opcionales cuyos

nombres comienzan con hr_ en vez del módulo central HR, pero están todas

cargadas en el menú principal de Recursos Humanos. Los diferentes temas

se tratan en detalle en la cuarta sección de este libro, dedicado a la

organización interna y a la gestión de un negocio de servicios.

Control de Inventario

Control de Inventario tiene varios submenús que en conjunto proveen las

operaciones que Usted necesita para administrar el stock. Así, Usted puede:

● Definir sus depósitos y estructurarlos alrededor de ubicaciones y

distribuciones de su preferencia.

● Administrar la rotación de inventario y niveles de stock.

● Ejecutar pedidos de remito generados por el sistema.

● Ejecutar envíos con notas de envío y calcular gastos de envío.

● Manejar lotes y números de serie para la trazabilidad.

● Calcular niveles teóricos de stock y automatizar tasación de stock.

● Crear reglas para reabastecimiento automático de stock.

Por lo general, los pedidos de remito y los envíos se definen automáticamente

calculando los requerimientos basados en ventas. El personal de almacén usa

los remitos generados por Open ERP, producidos automáticamente en orden de

prioridad.

La administración de stock, como la contabilidad, es de doble entrada. Así los

stocks no aparecen y desaparecen mágicamente en un depósito, sino que se

mueven de un lugar a otro. Y, como la contabilidad, este sistema de doble

entrada le da una gran ventaja cuando va a auditar el stock, porque cada ítem

perdido tiene una contraparte en algún otro lugar.

La mayor parte del software de gestión se limita a generar listas de productos

en depósitos. Gracias a este sistema de doble entrada Open ERP administra

automáticamente tanto stock de proveedores como de clientes, lo que

presenta muchas ventajas: completa trazabilidad desde el proveedor hasta el

cliente, gestión de stock consignado y análisis de movimientos de stock

equivalentes.

Más aún, como los planes de cuenta, las ubicaciones de stock son jerárquicas,

y así Usted puede llevar a cabo análisis en varios niveles de detalle.

Gestión de relación con Clientes y Proveedores

Open ERP provee varias herramientas para la gestión de relaciones con

asociados, disponibles a través del menú CRM & SRM.

Terminología: CRM & SRM

CRM quiere decir Customer Relationship Management,

Gestión de Relaciones con el Cliente, un término estándar

para sistemas que gestionan relaciones con los clientes. Lo

mismo aplica para SRM, pero en este caso para Supplier, es

decir, Proveedor.

El concepto de caso es usado para manejar arbitrariamente diferentes tipos de

relación, cada una derivada de un método genérico. Usted puede usarlo para

todo tipo de comunicación, como preguntas sobre pedidos, problemas de

calidad, gestión de un call center, solicitudes de soporte, etc.

Open ERP asegura que cada caso sea manejado efectivamente por los usuarios

del sistema, clientes y proveedores. Puede reasignar automáticamente un

caso, rastrearlo para el nuevo responsable, enviar recordatorios por correo

electrónico y levantar otros procesos y documentos de Open ERP.

Todas las operaciones son archivadas, y un servidor de correos electrónicos le

permite actualizar un caso automáticamente desde los correos electrónicos

enviados y recibidos. Un sistema de reglas le permite configurar acciones que

puedan mejorar automáticamente los procesos de calidad, asegurando que los

casos abiertos nunca queden sin atención.

Además de esas funciones, Usted tiene herramientas para mejorar la actividad

de todo el personal en su trabajo diario:

● Un editor de documentos con interfaz con Open Office.org

● Interfaces que sincronizan sus contactos y su calendario de Outlook con

Open ERP

● Una extensión de Outlook que permite guardar automáticamente sus

correos electrónicos y adjuntos en un Sistema de Gestión de Documentos

integrado con Open ERP.

● Un portal para sus proveedores y clientes que les permite acceder a

información limitada (por Usted) del sistema.

Usted puede implementar una política de mejora continua para todos sus

servicios,usando algunas de las herramientas estadísticas de Open ERP para

analizar las diferente comunicaciones con sus asociados. Con ellas, Usted

puede ejecutar una política de mejora real para gestionar su sistema de

calidad.

Usted podrá ver más detalles de CRM más adelante.

Gestión de Compras

La gestión de compras le permite rastrear las cotizaciones de precios de sus

proveedores y convertirlas en Pedidos de Compras cuando lo requiera. Open

ERP tiene muchos métodos para monitorear facturas y rastrear la recepción de

mercadería pedida.

Usted puede manejar envíos parciales en Open ERP, así puede mantener el

rastreo de ítems que todavía deben ser enviados, y puede enviar recordatorios

automáticamente.

Las reglas de gestión de reabastecimiento permiten que el sistema genere

automáticamente órdenes de comrpa en borrador, o usted puede configurarlo

para ejecutar un proceso impulsado directamente por las necesidades de la

producción actual.

Nota: Visualización del flujo de trabajo

Open ERP puede mostrarle el flujo de trabajo de cualquier

proceso operativo y el estado actual de un documento

siguiendo el flujo de trabajo, para ayudarle a entender los

procesos de su empresa. Esta operación está disponible en

el cliente Windows, no así en el cliente Web.

Por ejemplo, abra un formulario de Pedido de Compra en el

cliente Windows. Haga click en Extensiones > Ejecutar

una extensión y luego seleccione Imprimir flujo de

trabajo y dé Ok.

A medida que progresa el Pedido de Compra, usted puede

reemprimir el flujo de trabajo mostrado. El estado del pedido

se marca con nodos rojos.

EESQUEMASQUEMA DELDEL FLUJOFLUJO DEDE TRABAJOTRABAJO DEDE UNAUNA ORDENORDEN DEDE COMPRACOMPRA

Gestión de ventas

El menú de Gestión de Ventas le da básicamente la misma funcionalidad que el

menú de Gestión de Compra, la habilidad de crear nuevos pedidos y revisar los

pedidos existentes en sus varios estados, pero hay diferencias importantes en

los flujos de trabajo.

La confirmación de un pedido dispara el envío de la mercadería, y el tiempo de

facturación se define por una configuración en cada pedido individual.

Los cargos de envío pueden ser gestionados usando una grilla de tarifas para

diferentes transportadores.

Conceptos generales del flujo de trabajoConceptos generales del flujo de trabajo

Ahora que ya conoce algunas de las muchas funcionalidades de Open ERP, le

mostraremos en detalle algunos de los pasos del flujo de trabajo con los que

deberá familiarizarse para optimizar el uso de Open ERP.

Personalización de la Compañía Principal

Comience personalizando su base de datos renombrando la Compañía

Principal desde el valor por defecto Tiny sprl al nombre de su compañía.

Cuando imprima documentos estándares como presupuestos, pedidos y

facturas, usted encontrará esta información en los encabezados y pies de estos

documentos.

Para hacerlo, haga click en Asociados > Asociados y haga click sobre Tiny

sprl. Aparecerá un formulario en modo solo lectura, al que puede hacer editable

haciendo click en el botón Editar en la parte superior izquierda del formulario.

Cliente web: Formulario editable

Cuando va del modo lista al modo formulario de un ítem,

usted generalmente hace click sobre el nombre en la vista

de la lista para que aparezca una vista no editable o sobre el

ícono de lápiz a la mano derecha de la línea para abrir una

vista editable. Puede ir y venir entre editabe y no editable

cuando esté en la vista de formulario.

Cambie lo siguiente:

● Nombre: el de Su compañía

● Contacto: el de Su Contacto

● y todos los otros campos que desee, como la dirección y los números

telefónicos, y luego haga click en Guardar.

Desde el Menú Principal, haga click en Administración > Configuración >

Base > Definir Compañía Principal para editar esta entrada, incluyendo

encabezados y pies.

Para cambiar la moneda, hágalo tanto en Administración > Configuración

> Base > Compañía Principal como en Productos > Listas de Precios >

Listas de Precios.

Categorías de Asociados

Como se ha dicho antes, un asociado es toda entidad con la que su empresa

hace negocios, ya sea un proveedor, un cliente o sus mismos empleados. Por

eso es conveniente establecer categorías de asociados. Son muy útiles para

organizar grupos de asociados, pero no tienen un comportamiento que afecte a

los mismos, por lo que pueden asignarse como se desee.

Para hacerlo, use el menú Asociados > Configuración > Categorías >

Editar categorías. Haga click en Nueva, lo que abrirá un nuevo formulario

para definir Categorías de asociado. Puede definir entonces las dos

categorías básicas escribiéndolas en Nombre de la categoría y

guardándolas:

● Proveedores

● Clientes

Ahora usted puede asignar esas categorías a sus asociados. Para cargar un

asociado, vaya a Asociados > Asociados. Haga click en el botón Nuevo para

abrir un formulario en blanco y agregar la información de su nuevo asociado.

Los campos básicos que debe llenar son:

● Nombre

● Nombre de contacto

● Tipo de dirección

● Categoría

Ahora puede hacer click en Guardar.

Nota: Tipo de dirección

Si tiene guardados varios contactos para el mismo asociado,

usted puede especificar qué contacto se usa para los varios

documentos especificando el Tipo de dirección.

Por ejemplo, para un mismo asociado la dirección de envío

puede diferir de la de facturación. Si los tipos de direcciones

están correctamente asignados Open ERP puede seleccionar

automáticamente la dirección apropiada durante la creación

del documento. Una factura, entonces, se dirige al contacto

que ha sido asignado con Tipo de dirección de Factura. Si

eso no existe, se envía a la dirección por defecto.

Para controlar cómo se han asignado las categorías a los asociados, puede ir al

menú Asociados > Categorías de asociados y al hacer click en cada

categoría, verá a los asociados que pertenecen a cada una de ellas. Recuerde

que un asociado puede pertenecer a más de una categoría.

Productos y sus categorías

A diferencia de las categorías de asociados y sus asociados asignados, las

categorías de productos tienen un efecto sobre los productos asignados a ellas,

y un producto sólo puede pertenecer a una categoría. Seleccione el menú

Productos > Configuración > Categorías de productos y haga click en

Nueva para obtener un formulario vacío para definir una categoría de

producto.

Ingrese el nombre correspondiente, por ejemplo: Radiadores en el campo

Nombre y haga click en Guardar. Podrá ver que otros campos, especialmente

aquellos en Propiedades contables, se completan automáticamente con

valores de cuentas y libros diarios. Éstos son los valores que van a afectar los

productos. Campos equivalentes en un producto van a tomar los mismos

valores si están vacíos al momentos de guardar el formulario.

Definición: Campos de propiedades

Las propiedades están definidas por parámetros en el menú

Administración > Personalizar > Propiedades. Sólo

completan los campos cuando el formulario se guarda y sólo

si esos campos están vacíos en ese momento. Usted puede

omitir manualmente estas propiedades cuando lo considere

necesario.

Los campos de propiedades se usan todo a lo largo del

sistema de Open ERP, y particularmente en un ambiente

multicompañía. Allí, los campos de propiedades en un

formulario de asociado pueden ser llenados con diferentes

valores dependiendo de la compañía del usuario. Por

ejemplo, las condiciones de pago para un asociado pueden

diferir dependiendo de la compañía desde la cual se dirigen

hacia él.

Definición: UM

UM es una abreviación para Unidad de Medida. Open ERP

maneja múltiples unidades de medida para cada producto:

usted puede comprar en toneladas y vender por kilo, por

ejemplo. La conversión entre cada categoría se hace

automáticamente (una vez que usted haya configurado el

índice de conversión en el formulario del producto primero).

Ventaja: Gestión de unidades de medida doble

La gestión de inventario completa puede llevarse a cabo con

dos unidades de medida (UM y UV, por Unidad de Venta).

Por ejemplo, una compañía puede almacenar y vender

jamón por pieza, pero venderla y valuarla por peso. No hay

relación directa entre estas dos unidades así que se debe

hacer una operación de pesaje. Esta funcionalidad es crucial

en la industria agroalimentaria, y puede ser igualmente

importante en fabricación, químicos y muchas otras

industrias.

Para crear un nuevo producto, vaya al menú Productos > Productos y haga

click en Nuevo. Ingrese el producto en el campo Nombre, por ejemplo,

Radiador de Aleación de Aluminio, para seguir con el caso planteado antes.

Luego haga click en el ícono de Búsqueda a la derecha del campo Categoría y

seleccione la categoría correspondiente (en este caso, sería Radiadores).

Continúe con el Tipo de producto, que este ejemplo sería Producto Almacenable,

su valor por defecto. Los campos Método de abastecimiento, UM

predeterminada y UM de la compra también pueden permanecer en sus

valores por defecto, a menos que usted desee cambiarlos.

HHERMOSAERMOSA CAPTURACAPTURA DEDE UNUN FORMULARIOFORMULARIO DEDE PRODUCTOPRODUCTO

Después haga click en la pestaña Abastecimiento y cargue los campos

Precio de costo y Precio de lista. En la pestaña Propiedades haga click en

Guardar, con lo que las Propiedades de Inventario toman valores por

defecto (como las Propiedades contables en la categoría de producto), pero las

Propiedades Contables aquí permanecen vacías. Cuando ocurren

transacciones de productos, las cuentas Ingresos y Gastos que usted haya

definido en la Categoría de Producto se usan para el Producto a menos que una

cuenta sea especificada aquí, para omitir lo anterior.

Una vez que el producto está guardado, cambia a un estado no editable. Si

usted ha cargado información incorrecta o ha dejado un campo requerido en

blanco, quedará editable y necesitará hacer click de pestaña en pestaña hasta

encontrar un campo color rojo, con un mensaje de error debajo, que usted

debe llenar correctamente.

Ubicaciones de stock

Haga click en Control de inventario > Ubicaciones para ver la jerarquía de

las ubicaciones de stock. Estas localizaciones han sido definidas cuando la base

de datos fue creada.

Desde el Menú principal, haga click en Control de Inventario >

Configuración > Ubicaciones para ver una lista de las ubicaciones (no la

vista en árbol). Luego haga click en el nombre de una ubicación para ver un

formulario descriptivo. Cada locación tiene un Tipo de ubicación y una

Ubicación madre que define la estructura jerárquica. Una Cuenta de

Inventario puede ser asignada a una ubicación.

Desde el Menú Principal, haga click en Control de inventario >

Configuración > Depósitos para ver una lista de depósitos.

Nota: Valuación de stock

Si usted quiere una valuación de stock en tiempo real que

rastree todos los movimientos de stock, debe asignar una

cuenta a cada ubicación de stock. Como los productos se

agregan a y se toman desde cada ubicación, Open ERP

genera una entrada contable para esa ubicación definida por

la configuración del producto que se está moviendo, y una

valuación de stock basada en el Costo Estándar o el Precio

Promedio.

Por ejemplo, si usted asigna una cuenta a la ubicación

Proveedor será capaz de ver el valor del stock que ha

tomado del proveedor. Su contenido debería ser valuado en

sus cuentas. Así gestiona el inventario en consignación.

Un Almacén contiene una ubicación de ingreso, una ubicación de inventario y

una ubicación de salida para productos vendidos. Usted puede asociar un

almacén con un asociado para darle una dirección al almacén. Ésa no tiene que

ser necesariamente su propia compañía: usted puede especificar fácilmente

otro asociado que puede estar almacenando stock por usted.

Atención: Estructura de ubicación

Cada almacén está compuesto por tres ubicaciones:

Entrada, Salida y Stock. Su stock disponible está dado por

el contenido de la ubicación Stock.

La ubicación Entrada puede ser colocada como hija de la

ubicación Stock, lo que significa que cuando se consulte por

las cantidades de productos, también tome en cuenta el

contenido de la ubicación Entrada. La ubicación Salida

nunca debe ser colocada como hija de la ubicación Stock,

ya que los productos almacenados allí ya están empacados

listos para enviar al cliente y no deben ser considerados

como disponibles para la venta.

Creación de un plan de cuentas

Usted puede crear un plan de cuentas mientras crea la base de datos, o

trabajar con el plan mínimo que está en Open ERP (un puñado de cuentas

necesarias sin jerarquía, impuestos o subtotales).

Una serie de planes de cuentas ha sido definida para Open ERP, algunos de los

cuales se ajustan a las necesidades de las distintas legislaciones nacionales.

Usted puede tomar uno de ellos sin cambiarlo si así le parece, o tomarlo como

un punto de partida y diseñar un plan de cuentas completo que se ajuste a sus

necesidades exactas, incluyendo cuentas para inventario, amortización de

activos e impuestos.

Usted también puede tener múltiples planes de cuentas en paralelo, para

poner todas sus cuentas de transacciones en diferentes planes, con diferentes

arreglos para impuestos y amortización, agregados en forma diferente para

varias necesidades.

Antes de usar cualquier plan de cuentas usted necesitará especificar un Año

Fiscal. Éste define los diferentes períodos disponibles para las transacciones

contables. Para hacerlo:

1. Seleccione Gestión financiera > Configuración > Períodos > Años

fiscales y haga click en Nuevo para abrir un formulario en blanco de

definición de Año fiscal.

2. Dé un nombre a ese Año fiscal (como Año financiero 2009, por ejemplo), y

un Código (AF 2009) y seleccione la Fecha de comienzo y la Fecha de

finalización.

3. Luego haga click en uno de los botones Crear períodos mensuales o

Crear períodos trimestrales para crear un conjunto de períodos

apropiado para el año fiscal, como se muestra en la figura. Luego, haga

click en Guardar.

CCAPTURAAPTURA A AÑOÑO FISCALFISCAL YY PERIODOSPERIODOS CONTABLESCONTABLES

Haga click en Gestión financiera > Planes > Planes de cuentas y luego

haga click en Abrir planes en el Año fiscal que ha creado para ver una

estructura jerárquica de las cuentas. Puede hacer click en el ícono de expandir/

colapsar en el nodo superior del árbol para ver los detalles de este plan.

Flujo de TrabajoFlujo de Trabajo

Pedido de compra

Para hacer un Pedido de Compra a su proveedor, use el menú Gestión de

Compra > Pedido de Compra para abrir un formulario nuevo de Pedido de

Compra. Debe completar los siguientes campos:

● Depósito: a pesar de no ser un campo obligatorio, esta selección

completa automáticamente el campo obligatorio Domicilio Destino en

la pestaña Envíos de la compra.

● Asociado: el nombre de su proveedor.

Cuando complete este campo, Open ERP automáticamente llena los campos

Dirección y Lista de precios a partir de la información del registro del

Asociado. Luego haga click en el ícono Crear nuevo archivo a la derecha del

campo Línea de la Orden de Compra. Esto guarda automáticamente el

cuerpo del Pedido de compra y abre la ventana Línea de Pedido de

compra.

Ingrese la siguiente información:

● Producto: tipee parte del nombre y haga click en el ícono al final de la

línea Buscar/ Abrir un recurso para completarlo.

Cuando usted selecciona un producto en la línea de producto, Open ERP

automáticamente completa los siguientes campos a partir de la información

existente en el registro del Producto:

● UM del producto: la unidad de medida para este producto

● Descripción: la descripción detallada del producto

● Fecha programada: basada en el "lead time" del producto.

● Precio unitario: del producto.

● Cuenta analítica: si se especifica alguna cuenta aparecerá en la línea de

pedido.

● Impuestos: impuestos aplicables definidos en el asociado, si se hubieran

especificado. Si no se hizo, los definidos en el producto, si se los hubiera

especificado.

Usted puede editar cualquiera de los campos para ajustarse a los

requerimientos del pedido de compra al momento de cargar los datos.

También debe ingresar:

● Cantidad

Haga click en Aceptar y cierre la ventana de Línea de pedido de compra

haciendo click en el botón Cerrar. Puede confirmar el pedido de una línea

haciendo click en Guardar, que hace que el formulario pase a no editable y

esté en un estado de Solicitud de presupuesto. Luego haga click en Confirmar

Orden de Compra, que se corresponde con la aprobación de un gerente o de

Cuentas y mueve el pedido al estado Confirmado.

Finalmente haga click en Aprobado por proveedor para indicar que el

proveedor ha acusado recibo del pedido, que pasa a Aprobado. Si hace click en

la pestaña Envíos de la compra usted verá el Remito que ya ha sido creado,

listo para ser usado por su departamento de Recepción de mercadería.

Atención: visibilidad de una ventana

A veces una ventana hija, tal como la ventana de Línea de

Pedido de Compra, sale de foco y desaparece detrás de la

ventana principal. Si una ventana no se abre como usted lo

espera, chequee que no esté escondida detrás de la ventana

principal, minimizando esta ventana a la barra de tareas.

Recepción de mercadería

Después de confirmar la orden tendrá que esperar que su proveedor le envíe

los productos. Típicamente lo debería hacer alguien de Almacén más que de

Compras.

Esta persona debería abrir el menú Control de inventario > Remitos >

Recepción de mercadería, usando el ícono expandir/colapsar más que

haciendo click directamente en Remitos. Cuando aparece la ventana de

Remitos, seleccione el nombre de la entrada en la lista para visualizar el

mismo Remito y haga click en Validar para cargar el formulario Hacer

remito. Haga click en Hacer picking para indicar que ha recibido todo lo que

esperaba.

Para controlar los niveles actuales de stock, use el menú Control de

inventario > Ubicaciones, encuentre Stock en la jerarquía usando los

controles de expandir y colapsar para ir a lo largo del árbol y haga click sobre

él. Eso le mostrará todo en la ubicación Stock y los niveles inferiores, incluyendo

Stock real (la cantidad real registrada en esa ubicación y bajo ella) y Stock

virtual (las cantidades esperadas a futuro cuando todos los recibos y los

despachos se hayan llevado a cabo).

LLISTAISTA DEDE PRODUCTOSPRODUCTOS YY NIVELESNIVELES DEDE STOCKSTOCK

Alternativamente puede hacer click en la línea de nivel superior Ubicaciones

para resaltarla (no el texto Ubicaciones en sí mismo) y luego apretar el botón

Imprimir en la parte superior derecha del formulario para probar los diferentes

reportes disponibles (tales como Lotes por ubicación).

Cliente Web: Cómo volver a Open ERP después de

imprimir reportes PDF

Cuando esté usando el cliente web, estos documentos no

son parte de la página web estándar, sino que son

generados en formato PDF, que usted puede imprimir o

adjuntar a un correo electrónico o guardar en el disco. Usted

no tiene los enlaces de navegación habituales en estas

páginas.

Open ERP no es totalmente consistente en la visualización

de estas páginas en la versión 4.2.2, así que la página de

PDF no aparece en una nueva pestaña o ventana como

debería ser (y como es en otras áreas de Open ERP), sino

que reemplaza a la página estándar de Open ERP en

formato web.

Una vez que termine con el documento PDF, usted tendería

a cerrar simplemente la ventana, lo que cerraría totalmente

a Open ERP. En lugar de ello, haga click en el botón Volver

en su navegador de Internet para volver a Open ERP.

Ventaja: Trazabilidad en doble entrada

Open ERP opera con un esquema de transferencia de stock

de doble entrada similar al contable. Por ello, usted puede

hacer varios análisis de los niveles de stock en su almacén,

junto a los correspondientes niveles de ubicaciones virtuales

en sus proveedores. Las ubicaciones de sus proveedores

muestran niveles negativos una vez que usted ha recibido la

mercadería.

Control de facturas de compra

Cuando reciba una factura de su proveedor, vaya al menú Gestión financiera

> Facturas > Facturas del proveedor > Facturas de proveedores en

borrador para abrir una lista de facturas de proveedores esperando recepción

(tendrá que usar el ícono de expandir/colapsar en Factura del proveedor en

lugar de hacer click en el texto, lo que crearía una nueva factura). Estas

facturas le permiten a su Departamento de Cuentas comparar el precio y las

cantidades pedidas contra el precio y las cantidades de la factura del

proveedor. No es infrecuente recibir una factura con detalles más favorables al

proveedor que aquéllos acordados al momento de la compra.

Si al confirmar el Pedido de Compra del proveedor el campo Control de

facturación estaba en OrderOn (valor por defecto), la factura se creó

automáticamente en ese momento. Otras opciones le permiten crear facturas

al momento de recibir la mercadería o bien manualmente. El estado inicial de

una factura es Borrador.

Haciendo click en la factura de su pedido usted puede ver su contenido y

comparar la mercadería registrada allí con la recibida desde su proveedor. Si

hay alguna diferencia es posible cambiar las líneas de pedido para, por

ejemplo, agregar un gasto de envío. Haga click en Validar para confirmar la

factura y pasarla al estado Abierta.

Las entradas contables se generan automáticamente una vez que la factura es

validada. Para ver los efectos en su plan de cuentas, use el menú Gestión

financiera > Planes > Plan de cuentas.

Pago al proveedor

Seleccione el menú Gestión financiera > Facturas > Facturas de

proveedor > Facturas de proveedor abiertas para obtener una lista de

facturas de proveedor que no han sido pagadas todavía. Haga click en el ícono

Editar (el lápiz) al extremo derecho de la línea para abrir la factura en modo

editable, o bien busque la factura por número de pedido o, más generalmente,

por facturas próximas a su fecha de pago.

Haga click en Pagar factura en la barra de tareas a la derecha del formulario,

lo que abre una ventana con una descripción del pago. Seleccione Libro Banco en

el campo Libro. Luego haga click en Pagar factura en la parte superior

derecha del formulario, lo que lleva a cabo la acción de pago dentro de Open

ERP y luego vuelve al menú principal.

Comentario: Pago de una factura

El método descripto aquí es para aquellas compañías que no

usan su sistema contable para pagar facturas sino

solamente para registrarlas. Si está usando el módulo

contable de forma completa, otros métodos más eficientes

le permiten gestionar los pagos, tal como cargar estados

contables, reconciliar papeles, usar herramientas para

preparar pagos, tener interfaz con los bancos.

Usted puede monitorear el impacto contable de pagar la factura a través del

plan de cuentas disponible desde el menú Gestión financiera > Planes >

Plan de cuentas. Open ERP automáticamente crea entradas contables desde

el pago y puede reconciliar el pago con la factura.

De la Propuesta de Ventas a el Pedido de Ventas

En Open ERP las propuestas de ventas y los pedidos de ventas se gestionan

usando documentos que se basan en la misma funcionalidad común que los

pedidos de compras, con cambios en su detalle y en su flujo de trabajo. Para

crear una nueva propuesta de venta, use el menú Gestión de ventas >

Orden de venta lo que creará un nuevo pedido en estado Cotización. Entonces

seleccione Local por defecto en el campo Sucursal. La sucursal está vinculada

con un almacén, el que define la ubicación desde la que usted despachará la

mercadería. Llene el campo Asociado. Esto llenará automáticamente otros

campos (si es que el asociado ya estaba cargado en la base de datos):

Contacto de pedido, Dirección de facturación, Dirección de envío y la

Lista de Precios Por defecto. Éstos son solo valores por defecto y puede

modificar estos campos según su necesidad.

CCAPTURAAPTURA P PEDIDOEDIDO DEDE V VENTAENTA

Haga click en el ícono Crear nuevo registro a la derecha del campo Línea

de orden de venta. Éste guarda el formulario de pedido principal y abre una

ventana de Línea de orden de venta. Seleccione el producto a vender.

Aunque el campo Producto no es obligatorio, es usado por Open ERP para

seleccionar el producto específico y así varios otros campos pueden ser

llenados automáticamente en la línea de orden de venta, tales como:

Descripción, UM del Producto, Precio unitario, Demora en la entrega e

Impuestos. Cargue la cantidad que sea necesaria y haga click en Guardar. La

línea aparece en el formulario de presupuesto. Una línea de pedido en blanco

reaparece para que usted pueda ingresar otra línea. Cuando termine, haga

click en Cerrar para volver al formulario de pedido.

En la pestaña Otros datos de esta Orden de Ventas seleccione una Política

de envío desde la lista desplegable. Vuelva a la primera pestaña Orden de

venta y valide el documento haciendo click sobre Confirmar Orden, lo que

calcula precios y cambia el estado de la orden desde Cotización a En progreso. Si

usted está en negociación con el cliente, debería seguir haciendo click en

Calcular y Guardar, manteniendo el documento en estado Cotización tanto

como sea necesario.

En la última pestaña del pedido, Historial, usted puede ver el Remito que ha

sido creado y será capaz de ver cualquier factura que haya sido generada

relacionada a esta orden.

Desde el Menú Principal haga click en Productos > Productos para

desplegar una lista de productos. Su Stock real y su Stock virtual pueden

diferir si usted va a necesitar más productos para despachar a sus clientes que

los que tiene en existencia.

Preparación de mercadería para despachar a clientes

El gerente de locales selecciona el menú Control de inventario > Remitos >

Envío de mercaderías > Remitos confirmados esperando asignación

para obtener una lista de pedidos a despachar.

Consejo: Cálculo de requerimientos

En este momento su Orden de Venta está esperando que se

reserven productos para cumplir con el pedido. Una

actividad de reserva de stock se realiza periódicamente para

calcular las necesidades, lo que también lleva a las cuentas

las prioridades del cliente. El cálculo puede iniciarse desde

el menú Producción > Calcular requerimientos. Esto

reserva los productos automáticamente.

Aunque Open ERP se da cuenta automáticamente de que los ítems en esta

orden necesitarán ser despachados, todavía no ha asignado ningún ítem

específico desde ninguna ubicación para cumplir con el pedido. Entonces usted

puede mover el producto desde la ubicación Stock hasta la ubicación Salida

(definidas en Local de Venta en el Pedido de Ventas), por lo que empiece este

proceso haciendo click en Asignar. La línea Mover cambia desde el estado

Confirmado hasta el estado Asignado.

Ahora cree un Remito haciendo click en el botón Remito en la sección

Reportes de la barra de herramientas a la derecha del formulario. También

puede crear una Nota de despacho haciendo click en el botón Enviar

reporte. Estos dos documentos son creados en una nueva ventana o pestaña

de su navegador, por lo que pueden ser impresos y luego cerrarse.

Luego, haga click en Validar en el Remito para marcar el movimiento que

usted estaría haciendo físicamente en sus locales. Aparecerá un formulario de

Hacer remito permitiéndole transferir unidades entre ubicaciones y hacer un

paquete con ellas dentro del proceso. Haga click en Hacer remito en la parte

superior izquierda del formulario para hacer la transferencia. La línea de

Movimiento cambia su estado a Hecho.

Las mercaderías están ahora en la Plataforma de Salida, que ha sido definida

por defecto en Open ERP como Salida, como un paquete único con un

Número de Lote. Para registrar cuándo el transportador retira el paquete, use

el menú Control de inventario > Pedidos de Envío > Pedidos de Envío a

Procesar. Seleccione la línea apropiada para abrir el formulario de

Movimiento de Stock, luego haga click en Mover el lote. El estado cambia a

Movido. El empaque está definido por las Órdenes de venta, así que si usted

empaca menos paquetes que los que están pedidos, Open ERP

automáticamente gestiona el recordatorio para futuros envíos.

Para analizar los movimientos de stock que usted ha hecho durante estas

operaciones siga los siguientes pasos.

1. Seleccione el menú Control de inventario > Ubicaciones.

2. Seleccione la primera línea haciendo click en algún punto de ella, pero no

sobre el mismo texto Ubicaciones. Luego haga click en el ícono

Imprimir arriba de la lista más a la derecha.

3. Seleccione el reporte Lotes por ubicación y haga click en el botón Ok

para obtener un reporte detallado del Stock en cada ubicación.

Nota: Jerarquía de ubicación

Los productos pueden ser encontrados en la ubicación

Entrada luego de haber sido recibidos, en lugar de la

ubicación Stock, pero son considerados parte del stock

porque Entrada es una ubicación hija de Stock.

Si usted quiere poner una estación de Control de Calidad en

Mercaderías, todo lo que necesita es poner Entrada en el

mismo nivel que Stock. Luego movería manualmente los

ítems desde Entrada hasta Stock cuando ellos pasen los

controles de Recepción de Mercadería.

Facturación de Mercadería

Use el menú Gestión Financiera > Facturas > Factura de Clientes >

Factura de Clientes en Borrador para abrir una lista de facturas generadas

por Open ERP. Éstas están en estado Borrador, lo que significa que no tienen

todavía presencia en el sistema contable. Usted encontrará que una factura

borrador se crea una vez que ha despachado la mercadería si ha seleccionado

Facturación Automática después de Envío.

Una vez que ha confirmado una factura, Open ERP le asigna un número único,

y se generan todas las entradas correspondientes. Para hacerlo, abra la factura

y haga click en Crear, lo que mueve la factura al estado Abierta. En este punto,

usted puede enviar a su cliente la factura a pagar. Haga click en Facturas en

la sección Reportes de la barra de herramientas a la derecha del formulario

para obtener un documento PDF que puede imprimirse o enviarse al cliente.

Usted también puede adjuntar el documento PDF al registro de factura de Open

ERP. Guarde el PDF en algún lugar conveniente de su PC (como en el

escritorio). Luego haga click en el botón Agregar un adjunto a este recurso

que está a la derecha del formulario de factura (parece un clip). Explore hasta

el archivo que acaba de guardar en el cuadro de diálogo que aparece y haga

click en Cerrar este cuadro. Esto le da un registro permanente y no editable de

su factura en el sistema de Open ERP.

Si en este momento revisa su plan de cuentas, puede ver el impacto de estas

actividades en su contabilidad, una nueva línea de ingreso desde la factura.

Pago del cliente

Registrar un pago de una factura por parte de un cliente es esencialmente lo

mismo que el proceso de pagar a un proveedor. Desde el menú Gestión

financiera > Facturas > Factura de cliente > Facturas de clientes

abiertas haga click en el nombre de la factura que usted quiere marcar como

pagada:

1. Use el botón Pagar factura en la sección Acción de la barra de

herramientas a la derecha para abrir una ventana que le permita registrar

el pago.

2. Seleccione el Libro Libro banco y haga click en Pagar factura. La factura

se marca como pagada y usted volverá al Menú Principal.

CCAPTURAAPTURA DEDE F FACTURAACTURA AA P PAGARAGAR

Chequee su plan de cuentas otra vez para ver su balance bancario en la cuenta

Caja Chica.

Gestión de relaciones con los clientesGestión de relaciones con los clientes

El departamento de ventas es el motor de toda su compañía. El éxito en las

ventas impulsa la motivación del staff y el dinamismo general de la compañía,

lo que le permite seguir innovando y sentar las bases de futuros éxitos.

La clave para un éxito en las ventas continuo es una efectiva gestión de

relaciones con los clientes (CRM, por sus siglas en inglés). Las capacidades de

Open ERP en CRM son flexibles y altamente desarrolladas para asistirlo en el

manejo de todos los aspectos tanto de las relaciones con el proveedor como

con el cliente. Las herramientas analíticas lo ayudan a entender sus

controladores de desempeño, y la automatización de datos y procesos lo

conduce a nuevos niveles de eficiencia.

Open ERP puede compartir información a través de sus interfaces con las

aplicaciones office más comunes, minimizando la interrupción de sus

operaciones cuando lo instale por primera vez. Su personal puede construir

sobre su productividad previa siguiendo con el uso de sus sistemas de correo

electrónico y herramientas office, ahora conectadas a Open ERP, transfiriendo

a la interfaz de Open ERP solo cuando lo necesiten.

Se dice con frecuencia que el cliente es el que manda. En el mundo de los

negocios, usted debería idealmente tratar a todos sus clientes como el centro

de la atención. El módulo CRM de Open ERP está diseñado para hacer realidad

este objetivo, ayudando a los empleados del negocio a entender mejor las

necesidades de sus clientes, y automatizando sus esfuerzos de comunicación.

Terminología: CRM y SRM

CRM es la abreviatura de Customer Relationship

Management, Gestión de Relación con el cliente, y SRM es la

de Supplier Relationship Management, Gestión de Relación

con el proveedor.

Si se quiere enfocar en sus clientes, necesita herramientas que se lo faciliten.

Herramientas que capturen todo el conocimiento que tenga disponible, que lo

ayuden a analizar lo que sabe y que le hagan más fácil el uso de ese

conocimiento y análisis.

Una ventaja crucial que Open ERP le brinda es que conoce más acerca de sus

clientes y su habilidad para proveerlos porque está gestionando su

contabilidad, ventas, compras, manufacturas y cumplimiento como así también

está comunicando todo su personal interno.

El módulo CRM de Open ERP usa esa información y ofrece varias características

significativas que permiten que usted y su personal monitoreen y controlen

efectivamente sus relaciones con clientes y proveedores, delegando los

asuntos a la gente más apropiada, manteniendo un historial de

comunicaciones y eventos, calificando prospectos y detectando problemas.

También usa varias herramientas estadísticas para que pueda analizar las

relaciones cuantitativamente como, por ejemplo, el desempeño de su servicio

al cliente y de la calidad de sus proveedores. Usando análisis de desempeño,

usted puede fácilmente establecer una política de mejora continua

desarrollando un sistema basado en reglas en Open ERP.

Para minimizar el trabajo de retipeo, Open ERP le provee un servidor de correo

electrónico que enlaza sus correos electrónicos con las bases de datos. Ésta es

una característica significativa, muchos de sus empleados van a trabajar

automáticamente con Open ERP a través del correo electrónico sin conectarse

nunca ni tener que aprender un nuevo sistema.

Finalmente, usted verá un método eficiente de calificar prospectos o clientes

que le permite ofrecer un servicio a medida del valor potencial de cada uno de

ellos.

AsociadosAsociados

En Open ERP, un asociado representa a las entidades con las que usted puede

hacer negocios. Algunos posibles tipos de asociados son:

● Proveedores

● Fabricantes

● Clientes

● Empleados

● Prospectos

El concepto de un asociado es mucho más flexible aquí que en otras

aplicaciones de gestión, porque un asociado puede corresponder a un tipo o a

varias combinaciones de estos tipos. Esto evita el doble ingreso de datos y y

provee gran flexibilidad en las características disponibles. Entonces, un

asociado puede ser tanto su proveedor como su cliente al mismo tiempo. Este

característica es particularmente importante cuando tiene subsidiarias o

franquicias ya que las transacciones entre la casa central y sus subsidiarias en

estos casos será generalmente bidireccional.

Para obtener la lista de asociados, use el menú Asociados > Asociados.

CCAPTURAAPTURA F FORMULARIOORMULARIO A ASOCIADOSSOCIADOS

A la derecha del formulario del asociado, usted encontrará todas las acciones,

reportes y atajos disponibles para el asociado seleccionado. Esto le permite ver

rápidamente el historial de un pedido del asociado, o imprimir una carta de

aviso.

Para crear una compañía en Open ERP (esto es, un nuevo asociado), usted

debería como mínimo ingresar el Nombre de la compañía en el formulario de

asociado.

Contactos

Usted puede tener varios contactos para un solo asociado. Los contactos

representan empleados de la compañía con los que usted está en contacto,

junto a sus detalles de dirección. Para cada dirección, usted puede indicar su

tipo (Por defecto, Factura, Envíos, Contacto, Otra). Basado en esto, Open ERP puede

proveer una dirección que se ajuste a la función del contacto cuando esté

generando un documento en cualquiera de las etapas del proceso de Open

ERP.

Los contactos pueden cargarse en la primera pestaña, General, del formulario

de Asociados, o puede acceder directamente a la lista de direcciones a través

del menú Asociados > Contactos de asociado. Puede buscar un

subconjunto de asociados y contactos usando su Nombre de compañía o

nombre de Contacto, o alguno de los otros campos de búsqueda tanto en la

Búsqueda básica como en la Búsqueda avanzada.

Nota: Asociados independientes o gente física

Si usted quiere representar una persona física más que una

compañía, en Open ERP el nombre de esa persona puede

ser tipeado directamente en el campo Nombre en el

formulario de Asociado. En este caso, no cargue el

Nombre de contacto.

Categorías de los asociados

Open ERP usa categorías jerárquicas para organizar a los asociados. Para llegar

a la lista de categorías de asociados disponibles, use el menú Asociados >

Asociados por categoría.

CCAPTURAAPTURA EJEMPLOEJEMPLO CATEGORÍASCATEGORÍAS ASOCIADOSASOCIADOS

Haciendo doble click en una de las categorías en la estructura de categorías de

asociados, usted obtiene una lista de los asociados en esa categoría. Si hace

click en una categoría que tiene subcategorías, obtendrá una lista de todos los

asociados en la categoría principal y en todas sus subcategorías.

Como las categorías están estructuradas jerárquicamente, puede aplicar una

acción a cualquier nivel de la estructura: una actividad de promoción de

marketing, por ejemplo, puede aplicarse a todos los clientes, o selectivamente

solo a aquéllos en una categoría y sus subcategorías.

La estructura en forma de árbol es muy útil cuando usted está ejecutando

cualquiera de los reportes estadísticos. Usted puede estructurar reportes en

cualquier nivel de la jerarquía usando esta segmentación de asociados.

Use el menú Asociados > Configuración > Categorías > Editar

categorías para definir una nueva categoría.

Gestión de casosGestión de casos

Las siguientes secciones describen los pasos que usted podría usar para

implementar una política efectiva de gestión de relaciones con clientes. Ésta se

implementa basando nuevos tipos de caso en el caso en el sistema de manejo

de casos que Open ERP tiene incorporado.

Definición: Caso

Caso es un término genérico que se refiere a una discusión

con un asociado acerca de un tema específico. Éste puede

ser de cualquier categoría, como el monitoreo de respuestas

a un aviso de empleo, o un pedido de compra o venta, o un

problema de calidad post-venta.

Un caso se usa para el seguimiento del historial de mensajes

sobre un tema y para automatizar algunas operaciones en

respuesta a ciertas condiciones.

Las estadísticas de caso generadas por el sistema pueden

ser usadas por sus gerentes para mejorar la gestión de

interacciones con clientes y proveedores.

Configuración de CRM

La gestión de casos es un sistema genérico que puede ser configurado para

ajustarse a sus necesidades. Usted puede desarrollar tres casos tipo, para ver

cómo construir los siguientes sistemas:

1. Un sistema para gestionar oportunidades comerciales.

2. Un sistema para gestionar contratos de soporte en dos niveles.

3. Un sistema para gestionar calidad de proveedores.

Secciones

Para manejar cada uno de estos tipos de casos, usted debe crear diferentes

secciones en Open ERP usando el menú CRM & SRM > Configuración >

Caso > Secciones.

Usted puede definir, por ejemplo, las siguientes cuatro secciones:

● Ventas

● Nivel de soporte 2

_ Nivel de soporte 1

● Calidad

Ponga el nombre en el campo Sección de caso. Usted construirá una

estructura de árbol para las secciones usando el campo Sección Madre en el

formulario Sección. Entonces usted puede decir que Nivel de soporte 2 es la

sección madre de Nivel de soporte 1. Open ERP no restringe el orden en el que

usted puede definir estas dos secciones, ya que puede grabar la sección madre

mientras define la sección hija.

Un gerente puede ser asignado a cada sección (desde la lista de usuarios de

sistema de Open ERP) y puede agregarse una dirección de correo electrónico.

Los casos de esta sección se conectan automáticamente a esta dirección de

correo electrónico, los mensajes de casos salen automáticamente desde esta

dirección y los correos a esta dirección se conectan automáticamente a esta

sección del sistema CRM.

Haga click en el menú CRM & SRM > Casos > Casos por sección para

obtener las secciones en una lista jerárquica, y luego haga click en el nombre

de una sección para listar los casos que han sido asignados a esa sección.

Categorías

Una vez que haya definido las diferentes secciones, usted puede crear

Categorías, que se usan para diferenciar los casos en una sección. Las

categorías se crean usando el menú CRM & SRM > Configuración > Casos

> Categorías.

Menú

Una vez que las secciones y las categorías están definidas, usted puede crear

algunos menús para hacer más fácil el uso de estos casos. Use el menú CRM

& SRM > Configuración > Crear menús para una nueva sección.

El procedimiento es crear el nombre del nuevo menú en Nombre de menú

base, seleccione el nombre de un Menú Padre para el menú, y un nombre de

Sección de caso, luego haga click en Crear entradas de menú. Cada vez

que ejecute esta utilidad, Open ERP genera una estructura de menú similar a la

figura siguiente.

CCAPTURAAPTURA ACORDEACORDE ALAL CASOCASO

Un paso más allá: Secciones de casos a partir de la

versión 4.3

Desde la versión 4.3 de Open ERP, usted será capaz de

seleccionar el modo vista que quiera cuando el menú sea

abierto para mostrar los casos para cada sección:

comercial, mesa de ayuda, solicitudes de soporte, etc.

Su selección de vista determina el tipo de formulario que se

abre cuando se muestra un caso en cada sección. Así el

formulario que sigue a una solicitud de soporte puede diferir

de un formulario para una oportunidad de negocios.

Si usted está trabajando en un idioma diferente al por

defecto, usted puede definir las etiquetas en ese lenguaje

luego de haber creado los nuevos menús.

Nota: Personalizar el menú

Usted puede renombrar menús si a usted no le gusta el

modo en el que han sido generados por el sistema. Para

hacerlo, seleccione la línea del menú haciendo un solo click

sobre ella, pero no sobre el texto de menú, y luego haga

click en el ícono Cambiar.

Usted verá una vista de formulario de la definición del menú.

Si está en modo Editar, usted puede cambiar este nombre y

la posición en la jerarquía, y puede seleccionar un ícono

diferente para el mismo. También puede elegir una acción

diferente para cuando se haga click sobre ese menú. Si

usted ha guardado o cancelado el formulario de menú para

que no esté en modo Editar, usted puede duplicarlo o

borrarlo completamente. Duplicarlo puede ser útil en

algunas ocasiones, guardando una copia en otro lado del

menú jerárquico y tal vez haciéndolo accesible a diferentes

grupos de usuarios.

Uso de casos

Aunque usted haya creado árboles de menú especiales para cada uno de los

tipos de caso que ha definido, puede seguir usando el sistema de caso

genérico a través de CRM & SRM > Casos. Los nuevos tipos de casos son solo

versiones del caso genérico.

Ventaja: Transferibilidad de casos

Es muy útil basar toda la gestión de las relaciones con los

clientes sobre un sistema genérico, como lo hace Open ERP.

Ya que cada sección es solo una especialización del sistema

genérico, usted puede transferir solicitudes desde una

sección hacia otra, y esto significa que usted no pierda

casos en el sistema mientras delegue trabajo hacia otro

personal en la compañía.

Suponga, por ejemplo, un pedido de soporte que se

convierte en una oportunidad de negocios. O una solicitud

de servicios post venta que se convierte en un asunto de

calidad de proveedor donde se encontró una falta en un

producto.

Usted puede también rastrear ítems a lo largo de toda la

compañía.

CCAPTURAAPTURA DEDE UNAUNA ENTRADAENTRADA DEDE OPORTUNIDADOPORTUNIDAD DEDE NEGOCIOSNEGOCIOS

Para cargar una nueva oportunidad de negocios, puede usar el menú por

defecto que haya creado o usar los menús genéricos CRM & SRM > Casos >

Casos por sección, o bien CRM & SRM > Casos > Todos los casos.

Los campos a llenar son:

● Una Descripción del caso.

● La Sección, que en caso de ingresar desde Casos por sección se

completará automáticamente con la sección correspondiente.

● Una Prioridad

● El Asociado

● El Contacto de Asociado, que se completa automáticamente cuando se

ingresa en nombre del Asociado, pero puede ser sobreescrito.

● La dirección de Correo electrónico del asociado, que también se

completa automáticamente pero puede sobreescribirse.

● La persona en su compañía que será el Usuario responsable para el

caso.

Ventaja: El servidor de correo electrónico

Verá más tarde en este capítulo que los casos pueden

generarse automáticamente desde los correos electrónicos.

Si el servidor se configura adecuadamente, usted no deberá

cargar los casos manualmente a través del sistema de

menú, sino que serán directamente creados desde los

correos electrónicos entrantes.

Una vez que ha sido creado, un caso comienza en el estado Borrador. Usted

puede abrirlo para indicar que está trabajando en él haciendo click en el botón

Abrir.

Para cargar texto acerca de la solicitud o acciones tomadas para satisfacerla,

tipee una entrada como texto libre. Para guardar el historial de sus

comentarios, haga click en Guardar historial. Si usted hace click en Enviar a

asociado y guardar historial, el asociado también recibirá una copia de su

comentario tal como usted lo ha guardado. Mientras el caso esté abierto puede

hacer click en Cerrar si ya ha sido completado o bien en Cancelar si es

necesario. Si quiere esperar una respuesta de parte de un asociado, haga click

en Pendiente.

Si usted ha organizado las secciones en una estructura jerárquica, puede hacer

click sobre Subir un nivel. El caso entonces sube a la sección madre. Esto es

útil, por ejemplo, para transferir asuntos desde un usuario de nivel de

experiencia más bajo que maneja la sección hija, a un usuario con más

experiencia responsable de la sección madre.

Método: Asignación de casos

Para asignar un caso, hay dos enfoques disponibles.

Cualquier caso puede ser asignado por el usuario que creó el

caso original, o este campo puede dejarse en blanco. Usted

puede revisar la lista de casos sin asignación y elegir uno

para usted mismo.

También es posible un método mixto: todos los casos llegan

sin asignar y un usuario es responsable por la división de

trabajo a la sección que corresponda.

Puede ver el historial de comentarios y acciones sobre la solicitud en cualquier

momento, mirando en el Historial del caso, que tiene su propia pestaña.

Usted puede crear sus propios atajos desde menús como Mis solicitudes de

soporte y Mis oportunidades de negocios para listar rápidamente los casos

de los que es responsable.

Generación de calendarios

El cliente Web de Open ERP puede mostrar cualquier tipo de recurso en forma

de una agenda. Desde la versión 4.3.1 usted puede generar vistas de

calendario para cada uno de sus casos a medida que cree menús para esos

casos.

Entonces si quiere implementar un calendario compartido para su calendario

en Open ERP, tiene que:

1. Crear una sección Calendario de reuniones.

2. Crear menús para esta sección especificando que quiere una vista de

calendario desde CRM & SRM > Configuración > Crear menús para

una nueva sección.

Usted obtendrá menús que le permitirán gestionar calendarios para cada

empleado, y además tendrá un calendario compartido para la compañía. Esta

vista de calendario es totalmente dinámica. Puede mover un evento o cambiar

su duración solo usando su mouse.

CCAPTURAAPTURA MUYMUY MONONAMONONA DEDE UNUN CALENDARIOCALENDARIO SEMANALSEMANAL/ / MENSUALMENSUAL

Usted puede cambiar la vista y volver al modo lista, formulario o gráfico

usando los botones que están arriba a la derecha. Las herramientas de

búsqueda y los filtros habituales de Open ERP le permiten filtrar los eventos

mostrados en el calendario o, por ejemplo, mostrar el calendario a solo algunos

empleados por vez.

Ventaja: El calendario genérico

A diferencia del software CRM tradicional, la vista de

calendario de Open ERP no está limitada a mostrar

reuniones. Está disponible para cualquier tipo de recurso.

Así, además de los casos aquí explicados, puede obtener

calendarios de tareas, envíos, pedidos, ventas o licencias de

personal.

Esta vista es muy útil para planeamiento o para tener una

visión global de una lista de elementos.

Análisis de desempeño

Ya que todas las comunicaciones con sus clientes están integradas al sistema

de Open ERP, usted tiene varias maneras de analizar el desempeño de sus

equipos. Existe un módulo que puede ayudarlo con esto, report_crm. A través del

menú CRM & SRM > Reportes para crear diferentes reportes.

CCAPTURAAPTURA DEDE ANÁLISISANÁLISIS DEDE DESEMPEÑODESEMPEÑO

Si usted quiere analizar el desempeño de su grupo de servicio y soporte, por

ejemplo, use el gráfico desde CRM & SRM > Reportes > Todos los meses >

Casos por usuario y sección. Haga click en el menú para obtener una vista

en lista, luego haga click en el botón Gráfico en la parte superior derecha de la

lista. El sistema le muestra sus estadísticas por usuario y es posible filtrar cada

sección y usar otros criterios de búsqueda. Por ejemplo, puede tipear un rango

de datos, hacer click en Filtrar y ver cómo cambiar el gráfico reflejando los

nuevos datos.

Por defecto, el sistema provee una lista conteniendo la siguiente información

para cada mes, usuario y sección, y una indicación del estado de cada conjunto

de información:

● Número de casos

● Demora promedio en cerrar la solicitud

● Ingreso estimado para una oportunidad de negocio

● Costo estimado

● Ingreso estimado multiplicado por la probabilidad de éxito, para darle un

gráfico de estimated weighted revenue.

Nota: Navegando a través de las estadísticas

Puede obtener más información acerca de un usuario o una

sección de casos desde estos reportes, yendo más allá de

los datos mostrados.

En el cliente web haga click en la fila de texto apropiada de

una de las líneas (como Usuario o Mesa de ayuda y soporte)

para abrir un formulario para eso, y haga click en la barra de

herramientas Acción a la derecha del formulario Usuario o

Sección que se despliega.

En el cliente Windows haga click derecho sobre el texto, lo

que abrirá un menú con las mismas opciones que en el

cliente Web.

En la versión 4.3.1 y posteriores, será capaz de especificar que la vista gráfico

aparezca por defecto para que pueda presentar la información más

visualmente.

Automatización de acciones usando reglas

El análisis de estadísticas le da una mejor base para gestionar todos sus

servicios y las relaciones con clientes y proveedores. Pero usted puede hacer

más que sólo ver los gráficos de estadísticas de vez en cuando.

Si el desempeño de una sección, un usuario o una categoría de un caso está

comenzando a causar preocupación, entonces usted puede usar el sistema de

reglas de Open ERP para monitorear la situación más de cerca. Las reglas le

permiten gatillar acciones automáticamente dependiendo de criterios que

usted defina para cada caso. Ellas proveen un buen modo de implementar una

política de mejora continua apropiada para sus relaciones con los clientes y

calidad de servicio.

Usando estas reglas usted puede:

● Enviar correos electrónicos automáticamente al cliente durante las

diferentes fases de una solicitud de soporte, para mantener al cliente al

tanto de los progresos

● Asignar el caso a otra persona si el encargado está de vacaciones

● Enviar un recordatorio al proveedor si su respuesta está demorando

demasiado

● Marcar siempre un caso como urgente si viene de un gran cliente

● Transferir el caso al servicio técnico si la solicitud es acerca de una falla

técnica

Para definir nuevas reglas use el menú CRM & SRM > Configuración >

Casos > Reglas.

CCAPTURAAPTURA DEDE PANTALLAPANTALLA DEDE UNAUNA REGLAREGLA

Los criterios para la activación de esta regla se definen en la parte principal de

la pantalla. Estos criterios son:

● Una condición sobre el estado inicial (por ejemplo, durante la creación de

un caso: Estado inicial: Ninguno, estado eventual: Borrador).

● Una condición sobre el estado final (por ejemplo en el cierre de un caso

enviar una confirmación o un correo electrónico de agradecimiento).

● La sección de caso donde se aplica la regla.

● La categoría del caso.

● Una condición sobre el encargado del caso (por ejemplo, enviar copias

con el progreso del caso a un gerente si la solicitud del cliente está

manejada por un aprendiz).

● Una condición sobre el nivel de prioridad (por ejemplo, para proveer

diferentes tipos de reacción dependiendo de la urgencia de la solicitud).

● Un asociado o una categoría donde aplicar la regla.

● Una fecha para la activación

_ reporte por la fecha de creación

_ reporte por la fecha de la última acción

_ reporte por el tiempo que ha estado activo

Si usted tiene definidos varios criterios, Open ERP aplicará la regla solo si todos

los criterios son válidos.

Usted define la acción que se tomará si la regla se cumple en la segunda

pestaña de la parte más baja de la ventana de configuración. Se incluyen las

siguientes acciones:

● Cambiar el estado del caso

● Mover el caso a una nueva sección

● Asignar el caso a un gerente de sistema

● Cambiar la prioridad del caso

● Enviar un recordatorio al encargado del caso o a un asociado

● Adjuntar información (o no) a un recordatorio

● Enviar copias de la discusión del caso a direcciones de correo electrónico

específicas

● Enviar a un correo electrónico predefinido

Ejemplo 1: Mejora en la calidad del soporte

Usted, por ejemplo, en un gráfico que analiza el desempeño del

equipo de soporte, ve que el usuario X toma un tiempo promedio

de 3 días y 4 horas para cerrar un caso. Es mucho tiempo. Después

de analizar los datos en profundidad, ve que muchos casos se

cierran en menos de dos días, pero algunos toman más de 10 días.

Pensando en la calidad del servicio, usted puede automatizar

ciertas acciones. Puede enviar copias de la discusión a un experto

técnico si el caso permanece abierto por más de 2 días, definido

por la siguiente regla:

* Nombre de regla: Copiar a un experto después de dos días.

* Estado del caso inicial: Abierto.

* Estado del caso final: Abierto.

* Responsable: Usuario X.

* Fecha de aplicación: Fecha de creación.

* Demora después de la fecha de aplicación: 2 días.

* Agregar veedores (cc): expert@miempresa.com.ar

* Recordar responsable: Sí.

Después de que se defina la regla, el experto recibirá una copia de

toda la discusión entre el Usuario X y el cliente para cada caso que

permanezca abierto después de dos días. Será capaz de interactuar

en la discusión para evitar más demoras o mayores problemas.

Algunas compañías usan varios niveles de soporte. El primer nivel

está manejado por el personal de soporte menos calificado y los

niveles superiores por usuarios de mayor experiencia. Un usuario

en el nivel 1 puede subir el caso a un nivel superior cuando sea

necesario.

Para entrenar sistemáticamente a los empleados del nivel 1, usted

puede crear la siguiente regla: cuando el caso sea subido de nivel,

ellos seguirán recibiendo copias del progreso del caso. Si un usuario

en el nivel de soporte 1 no puede manejar una solicitud, puede

subirla al nivel 2. Luego, cuando un experto del nivel 2 responde la

solicitud del cliente, la persona de soporte del nivel 1 también

recibe la respuesta al problema que él originalmente no pudo

resolver. Así, su equipo puede ser educado automáticamente

escuchando las llamadas de soporte en vivo.

Suponga que usted brinda dos tipos de contrato de soporte a sus

clientes: Super y Normal. Usted puede crear una regla que sube la

prioridad de un caso automáticamente si el asociado está en la

categoría de contrato de soporte Super.

Defina el caso de esta manera:

* Nombre de regla: Prioridad para asociados Super.

* Estado del caso inicial: /

* Estado del caso final: Open

* Categoría del asociado: Contrato de soporte Super.

* Establecer prioridad a: Alta.

Las mejoras en las relaciones con los clientes pueden venir del uso

inteligente de estas reglas. Con el sistema de control de

estadísticas usted puede gestionar ciertos acuerdos de nivel de

servicios con sus clientes sin un gran esfuerzo de su parte. Así

usted puede ser selectivo al responder a esos asociados basado en

la calidad específica del servicio que han contratado.

Ejemplo 2: Rastreo de calidad de proveedores

Recuerde que un asociado de Open ERP puede ser al mismo tiempo

proveedor y cliente. Usted puede usar el mismo mecanismo para la

gestión de calidad de proveedor como para el soporte a clientes.

Si alguien de su personal detecta un problema de calidad de un

producto de un proveedor, debería crear un nuevo caso en la

sección Calidad. Si el servidor de correos electrónicos está

instalado todo lo que necesita es copiar un email a una dirección

especificada (por ejemplo, quejas@miempresa.com.ar), mientras

envía su correo electrónico de queja al proveedor. El caso se crea

automáticamente en Open ERP y la respuesta del proveedor

cerrará el caso y será puesta automáticamente en el historial del

caso.

En este caso el usuario puede agregar acciones correctivas o

preventivas conformes a ISO 9001, sin tener que cargar cada

acción en Open ERP, mucha de la información viene simplemente

de los correos electrónicos.

Las estadísticas del sistema proveen un análisis sobre el número y

el costo de los problemas de calidad de los diferentes proveedores.

Si ciertos proveedores no ofrecen la calidad de servicio que usted

espera, puede crear automáticamente reglas que:

* Envíen un recordatorio al proveedor luego de unos días si el

caso permanece abierto

* Recuerden al gerente de producción llamar al proveedor y

resolver la situación si el caso no ha sido cerrado en una semana

* Seleccionar y calificar sus proveedores sobre la base de la

calidad de servicio.

Ventaja: El portal CRM

El módulo de Open ERP portal_service le permite abrir partes

de su funcionalidad CRM a clientes y proveedores. Ellos

pueden conectarse con su sistema usando su propio usuario

y contraseña y seguir sus pedidos y solicitudes en línea. Por

ejemplo, un cliente puede hacer una solicitud directamente

a su sistema, evitando quizás un largo proceso de ingreso de

datos.

Usando el servidor de correo electrónico

Para automatizar la creación de los casos en uso usted puede instalar el

servidor de correos electrónicos. Éste le permite usar el CRM de Open ERP sin

tener que abrir la interfaz de Open ERP. Los usuarios pueden crear casos

actualizados solo enviando y recibiendo correos electrónicos. Este sistema

trabaja con la mayoría de los clientes de correo electrónico como MS Outlook o

Thunderbird.

SSIMPÁTICAIMPÁTICA CAPTURACAPTURA DEDE PANTALLAPANTALLA SOBRESOBRE ELEL SERVIDORSERVIDOR

Perfiles de prospectosPerfiles de prospectos

Durante las actividades de preventa, es muy útil calificar rápidamente sus

prospectos. Puede hacer una serie de preguntas para descubrir qué producto

ofrecer al cliente, o cuán rápido debería manejar la solicitud.

Método: Hacer perfiles

Este método de rápida calificación de prospectos se usa

frecuentemente en compañías que hacen las preventas por

teléfono. Una lista de prospectos se importa al sistema de

Open ERP como un conjunto de asociados y los operadores

entonces hacen una serie de preguntas a cada prospecto.

Las respuestas a estas preguntas permiten calificar

automáticamente a cada prospecto, lo que lleva a que se le

ofrezca un servicio específico basado en esas respuestas.

EEJEMPLOJEMPLO SIMPÁTICOSIMPÁTICO + E + ESQUEMASQUEMA

La persona de ventas empieza haciendo las preguntas y en un par de minutos

de trabajo puede decidir qué proponer al prospecto. Los detalles del prospecto

y sus respuestas se cargan en Open ERP. El sistema de perfilación

automáticamente clasifica los prospectos en las categorías de asociados

apropiadas.

Esto le permite a su personal de venta seguir a los prospectos eficientemente y

adaptar su enfoque basado en el perfil de cada cliente. Por ejemplo, pueden

enviar una carta basada en una plantilla desarrollada para una categoría de

asociado específica. Para la proposición de ventas, usarán el editor y generador

de reportes de Open ERP.

Uso efectivo de los perfiles

Para usar el sistema de perfilación, necesitará el módulo crm_profiling. Usted

puede crear una lista de preguntas y las posibles respuestas a través del menú

CRM & SRM > Configuración > Segmentación > Preguntas. Para obtener

un esquema similar al mostrado puede crear las siguientes preguntas y

respuestas:

Preguntas Respuestas

¿Periodista? Sí / No

¿Sector de la Industria? Comercio / Distribución / IT / Otros

¿Personal? 1 / 2-20/ 21-50/ 51-100/ > 100

¿Función del contacto? Toma decisiones / No toma decisiones

Herramientas de ComunicaciónHerramientas de Comunicación

Open ERP provee toda la información que usted necesita para perseguir las

oportunidades comerciales de su compañía eficientemente. Pero para

permanecer productivo con toda la información que tiene que manejar es

esencial que usted siga usando sus herramientas usuales de comunicación

conectándolas con Open ERP y no debe restringirse a la interfaz de Open ERP.

Open ERP puede hacer la mayor parte de las cosas que necesita para concretar

sus oportunidades comerciales efectivamente. Pero puede haber un poco para

aprender, lo que reduce su eficiencia mientras lo hace. Y si eso es cierto para

un usuario constante del sistema, es doblemente cierto para un usuario

ocasional o para alguien que ya hace un uso intensivo de las aplicaciones

Office estándares y no puede cambiar fácilmente.

Entonces para aquéllos que necesitan continuar usando sus aplicaciones Office

tradicionales para mantener su eficiencia, Open ERP puede equiparse con

adaptadores para las interfaces más comunes. Sus usuarios pueden participar

en muchos procesos soportados por Open ERP sin dejar su ambiente basado en

Office con el que ya están familiarizados, y pueden evitar la doble carga de

datos vinculándose a la base de datos de Open ERP automáticamente.

Se describen los tres módulos siguientes:

● Interfaz de Mozilla Thunderbird

● Interfaz de Microsoft Outlook

● Interfaz de Microsoft Word

El capítulo es una mezcla de instrucciones de instalación y configuración, y

ejercicios básicos de interacción.

Interfaz de Mozilla ThunderbirdInterfaz de Mozilla Thunderbird

La extensión de Mozilla Thunderbird le permite llevar a cabo una serie de

operaciones de Open ERP directamente desde el cliente de correo electrónico

de Thunderbird:

● crear un contacto o asociado desde un correo electrónico

● guardar un correo electrónico y sus adjuntos en Open ERP

● enviar cualquier archivo adjunto a un documento Open ERP (tales como

propuestas, proyectos y tareas).

Instalación de la extensión de Thunderbird

Para ser capaz de usar la extensión de Thunderbird, usted necesita el módulo

email_interface. No está cargada en el núcleo de Open ERP 4..2.2 pero puede

estarlo en una futura versión. Una vez que la tenga en los archivos de sistema

de su servidor, se instala de la misma manera que los otros módulos.

Luego tendrá que instalar la extensión de Thunderbird. Para hacerlo, use el

archivo tiny_plugin-2.0.xpi que se encuentra en el directorio de extensiones del

módulo email_interface. Luego siga los siguientes pasos:

1. Desde Thunderbird, Herramientas > Módulos Complementarios.

2. Haga click sobre el botón Instalar.

3. Seleccione el archivo tiny_plugin-2.0.xpi.

4. Haga click sobre Instalar ahora y luego reinicie Thunderbird.

Una vez que la extensión ha sido instalada, usted solo tiene que crear un atajo

en su barra de herramientas de Thunderbird para la función Archivar a Open

ERP. Hágalo así:

1. Haga click derecho sobre la barra de herramientas y seleccione

Personalizar.

2. Ubique el ícono Archivar a Open en la barra de herramientas en el lugar

que desee.

Atención: Versión de Thunderbird

La extensión de Open para Thunderbird sólo funciona con la

versión 2.0 y superiores de Thunderbird. Por eso, fíjese en su

versión antes de la instalación y descargue la última versión

que necesite desde la siguiente dirección:

http://www.mozilla.org/products/thunderbird/.

Interfaz de usuario de Thunderbird

Cuando haya instalado el módulo, lo primero que hay que hacer es conectarlo

con Open ERP desde Thunderbird. Para hacerlo use el menú Herramientas >

Extensión de Open.

Una ventana de configuración aparece permitiéndole ingresar datos de

configuración acerca de su servidor de Open ERP.

CCONFIGURACIÓNONFIGURACIÓN PARAPARA ACCEDERACCEDER AA O OPENPEN ERP ERP DESDEDESDE T THUNDERBIRDHUNDERBIRD

Para archivar un correo electrónico en Open ERP desde Thunderbird, seleccione

el correo electrónico y haga click sobre Archivar en Open. Alternativamente,

usted puede hacer click derecho para que aparezca un cuadro de diálogo de

búsqueda.

Esto le permite seleccionar un objeto que le gustaría agregar a su correo

electrónico y sus adjuntos. Usted puede seleccionar un asociado, una tarea, un

proyecto, una cuenta analítica o cualquier otro objeto.

SSELECCIÓNELECCIÓN DEDE UNUN OBJETOOBJETO DEDE O OPENPEN ERP ERP DESDEDESDE T THUNDERBIRDHUNDERBIRD

Un paso más lejos: Gestión de documentos

La extensión de Thunderbird es compatible con la gestión de

documentos de Open ERP. Si usted instalase el módulo

documento podría:

* buscar a través del contenido de los documentos de

su compañía (los que tienen el tipo .doc, .pdf, .sxw y .odt) y

también en correos electrónicos archivados

* tener un sistema de archivos compartido que esté

conectado a diversos documentos de Open ERP para

compartir información y acceder a ella con su navegador

favorito

* organizar y estructurar sus documentos (tales como

proyectos, asociados y usuarios) en el sistema de Open ERP.

Si usted no puede encontrar a un asociado o contacto que se corresponda con

su correo electrónico en Open ERP es posible crear uno en el momento usando

simplemente la información contenida en el correo electrónico y haciendo click

sobre el botón Crear.

CCREACIÓNREACIÓN DEDE UNUN CONTACTOCONTACTO ENEN ELEL MOMENTOMOMENTO DESDEDESDE T THUNDERBIRDHUNDERBIRD

Para acceder a la información archivada desde diferentes documentos en Open

ERP, usted puede usar la interfaz Correo Electrónico Thunderbird que

aparecer sobre los documentos de Open ERP.

Interfaz de Microsoft OutlookInterfaz de Microsoft Outlook

Todo lo que puede hacer con la extensión de Thunderbird, es posible con la

extensión de Microsoft Outlook, permitiéndole llevar a cabo una serie de

operaciones de Open ERP directamente desde Outlook, tales como:

● crear un contacto o asociado desde un correo electrónico

● archivar un correo electrónico y sus adjuntos en Open ERP

● enviar cualquier archivo adjunto a un documento de Open ERP (tales

como propuestas, proyectos y tareas).

Atención: Versiones de Outlook

La extensión de Microsoft Outlook funciona con Microsoft

Outlook 2003 y 2007, pero no con Outlook Express.

Instalación de la extensión de Outlook

Para empezar, debe instalar el módulo email_interface en Open ERP, el mismo

usado por la extensión Thunderbird. No necesita instalarlo de nuevo si ya lo

hizo.

Una vez que haya instalado el módulo todo lo que necesita es ejecutar el

autoinstalador de Windows tiny_outlook_plugin-X.exe donde X corresponde al

número de versión descargado. Este archivo puede encontrarse en la lista de

módulos en el sitio oficial de Open ERP. La instalación es entonces automática.

Uso de la extensión de Outlook

La utilización de la extensión de Microsoft Outlook es bastante similar a la

extensión de Thunderbird. En Outlook encuentre el menú Herramientas >

Opciones de Open ERP.

MMENÚENÚ DEDE C CONFIGURACIÓNONFIGURACIÓN PARAPARA LALA I INTERFAZNTERFAZ ENTREENTRE O OUTLOOKUTLOOK YY O OPENPEN ERP ERP

En la ventana que usa para configurar la extensión de Outlook usted puede

ingresar parámetros para acceder al servidor de Open, con varias opciones

para:

● manejar archivos

● elegir color para los correos electrónicos transferidos a Open ERP.

Una vez que la carga de datos del servidor está completada, haga click en

Probar la conexión para controlar que sus parámetros lo hagan funcionar

correctamente.

Cuando Outlook está configurado, usted puede archivar en Open ERP un correo

electrónico y sus archivos adjuntos desde la barra de herramientas.

Una vez que el correo electrónico es enviado a Open ERP es marcado con otro

color en Outlook para que usted recuerde no archivarlo otra vez.

Interfaz de Microsoft WordInterfaz de Microsoft Word

CCONFIGURACIÓNONFIGURACIÓN DEDE A ACCESOCCESO AA O OPENPEN ERP ERP DESDEDESDE W WORDORD

Open ERP provee una extensión de Microsoft Word que le permite crear sus

propias plantillas de documentos. Lo que es más, usted puede usar la

herramientas de combinación Herramientas > Combinar documentos para

insertar datos desde Open ERP mientras genera diferentes documentos de

negocios.

Entonces es posible crear plantillas para un número de necesidades, tales

como propuestas, cartas de acuerdos de negocios o solicitudes de precio. Cada

usuario puede crear su propio documento y usar la extensión para obtener

datos desde Open ERP. La extensión es muy útil para automatizar fácilmente

acciones de negocios.

Instalación de la extensión de WordInstalación de la extensión de Word

El módulo para conectar Microsoft Word se encuentra también en la lista de

módulos de Open ERP en http://openerp.com/ Una vez que se ha descargado,

instale el archivo tiny_word_plugin-X.exe.

Cuando el programa esté instalado, usted debe ejecutar Microsof Word y

configurar los parámetros que le permitirán acceder al servidor de Open ERP

desde Word. Haga click en el menú Herramientas > Opciones de Open

ERP.

MMENÚENÚ PARAPARA ACCEDERACCEDER AA LALA CONFIGURACIÓNCONFIGURACIÓN DEDE LALA EXTENSIÓNEXTENSIÓN

Uso de la interfaz de Word

Comience por seleccionar el módulo desde el cual usted quiere hacer un

reporte, por ejemplo un Pedido de Ventas. Desde Word usted puede acceder a

todos los campos en un Pedido de Open ERP, y todos los campos enlazados

para ese pedido tales como desde Líneas de Pedido y desde Productos en esas

Líneas de Pedido.

SSELECCIONEELECCIONE ELEL MÓDULOMÓDULO QUEQUE GENERARÁGENERARÁ ELEL REPORTEREPORTE

Complete su documento e inserte los campos de Open ERP en los lugares

apropiados.

AAGREGUEGREGUE CAMPOSCAMPOS DEDE O OPENPEN ERP ERP ENEN UNUN DOCUMENTODOCUMENTO DEDE W WORDORD

Atención: Campos en rojo

Cuando usted ha seleccionado algunos campos y los agregó

a su documento de Word, algunos de ellos aparecen en rojo.

Esto indica que usted no puede usar un campo en particular

porque tiene una compleja relación de datos que solo puede

ser descubierta cuando comience a usar el campo.

SSELECCIÓNELECCIÓN DEDE D DOCUMENTOSOCUMENTOS DEDE O OPENPEN ERP ERP PARAPARA SERSER USADOSUSADOS ENEN LALA COMBINACIÓNCOMBINACIÓN

Seleccione la herramienta de combinación haciendo click sobre Realizar

combinación de mail desde la barra de herramientas. Esto conecta Microsoft

Word con Open ERP, punto en el cual busca los datos para insertar en el

documento. Esta herramienta le permite seleccionar qué documentos deben

ser incluidos en el reporte. Haga su selección y haga click en Comenzar

Combinación para ejecutar la herramienta que produce sus diferentes

documentos.

Word entonces genera los documentos insertando los datos de Open ERP, en

una página por cada documento seleccionado.

Más adelante verá otro módulo más poderoso que le permite crear reportes

completos en OpenOffice.org a través de una interfaz agregada directamente

en Open ERP. De este modo podrá crear sus propias plantillas, tales como faxes

y facturación.

Estos reportes pueden ser exportados en PDF dejando Open ERP, o pueden ser

editados antes de enviarlo a un cliente. Así puede personalizar los detalles de

sus faxes y facturas como lo necesite, aunque se basen en sus plantillas.

RRESULTADOESULTADO DEDE COMBINARCOMBINAR UNUN DOCUMENTODOCUMENTO DEDE W WORDORD CONCON DATOSDATOS DESDEDESDE O OPENPEN ERP ERP

Contabilidad GeneralContabilidad General

Cuando está bien integrado con un sistema de gestión, un sistema de

contabilidad ofrece a una compañía beneficios especiales además de las obvias

habilidades que debe tener para reportar la posición financiera. Esta parte

trata de los aspectos prácticos de la contabilidad y del rol de ésta a lo largo de

toda la compañía.

El módulo de contabilidad de Open ERP no sólo le permite manejar claramente

sus operaciones, siguiendo el flujo de trabajo desde la facturación hasta el

pago. También le posibilita usar varias herramientas para el análisis financiero

basado tanto en información en tiempo real como el historial reciente,

dependiendo del análisis.

Su estructura contable puede configurarse para ajustarse a las necesidades de

su compañía.

Desde la facturación hasta el pagoDesde la facturación hasta el pago

Este capítulo expone el flujo de trabajo de contabilidad básica en Open ERP,

desde el ingreso de una factura hasta el registro de un pago. Se describen

todas las operaciones, desde la entrada de recibos de contabilidad y el

tratamiento del proceso de reconciliación, incluyendo los pedidos de pago.

La contabilidad es el núcleo de la administración de una compañía: todas las

operaciones de la compañía tienen un efecto allí. Tiene un rol informativo y,

debido a los datos que provee, un sistema de contabilidad confiable y detallado

puede y debe tener un rol importante en la toma de decisiones.

En muchas compañías, la contabilidad se limita a producir reportes legales y

satisfacer la curiosidad de los directores acerca de ciertas direcciones

estratégicas, y a imprimir el balance general y el estado de ingresos varias

veces al año. Incluso hay frecuentemente varias semanas de demora entre la

realidad y el reporte.

Recomendación: Valuación de su función de

contabilidad

En muchas pequeñas compañías, la función contable se usa

escasamente.

No sólo usted ve que los datos para la documentación se

ingresan en el sistema dos veces, sino que también los

resultados se usan, con frecuencia, solo para producir

documentación legal y listados periódicos, algunas semanas

más tarde, del balance general y los estados de ingresos.

Por contraste, integrando sus cuentas con su sistema de

gestión, esto le permite:

* Reducir el esfuerzo de ingresar datos, ya que solo

debe hacerlo una vez.

* Ejecutar sus procesos con el beneficio de una visión

financiera: negociar contratos, predecir el flujo de fondos,

etc.

* Obtener información útil de manera sencilla y

cuando lo necesite, por ejemplo: la posición de crédito de un

cliente.

Como puede ver, la contabilidad por lo general es subutilizada. La información

que provee es una herramienta muy efectiva para dirigir una compañía si está

integrada al sistema de gestión. Para que usted sea efectivo haciéndolo, la

información contable es necesaria en todos los procesos de su compañía, por

ejemplo:

● Para preparar presupuestos es importante conocer la posición financiera

exacta del cliente, y ver en el historial si hay demoras en los pagos.

● Si un cliente dado ha excedido su límite de crédito, la contabilidad puede

detener automáticamente envíos futuros a ese cliente.

● Si se gastó el 80% del presupuesto de un proyecto, pero sólo se ha

completado el 20% de este proyecto, puede renegociar con el cliente, o

revisar y mandar en los objetivos del proyecto.

La contabilidad general de Open ERP tiene un manejo óptimo de estas

necesidades por la estrecha integración entre todos módulos. Más aún, las

transacciones, las acciones y los análisis financieros ocurren en tiempo real,

para que usted no sólo pueda monitorear la situación sino también

administrarla efectivamente.

El módulo contable en Open ERP es de doble entrada, multimoneda y

multicompañía.

Terminología: Contabilidad

* Contabilidad General (o financiera), para identificar

los activos y los pasivos de la compañía. Se maneja usando

un sistema de doble entrada que asegura que cada

transacción se acredita a una cuenta y se debita de otra.

* Contabilidad Analítica (o de gestión, o de costos),

sistema contable independiente que refleja las cuentas

generales, pero estructurada a los largo de ejes que

representan las necesidades de gestión de la compañía.

* Contabilidad Auxiliar, refleja las cuentas de los

clientes y/o proveedores.

* Cuentas presupuestarias, predefinen la asignación

esperada de recursos, usualmente al comienzo del año

financiero.

Método: Multicompañía

Hay un surtido de métodos para integrar a Open ERP en un

ambiente multicompañía:

* Si las compañías tienen pocos documentos en común

(productos, asociados, cualquier fuente de Open ERP), usted

debería instalar bases de datos separadas.

* Si las compañías comparten muchos documentos, puede

registrarlos en la misma base de datos e instalar los

documentos multicompañía de Open ERP para manejar con

precisión los derechos de acceso.

* Es posible sincronizar tipos de documentos específicos

en varias bases de datos usando el módulo synchro.

Una de las grandes ventajas de integrar cuentas con todos los demás módulos,

es evitar el doble ingreso de datos en documentos contables. Así, en Open ERP,

un pedido genera automáticamente una Factura, y ésta genera

automáticamente las entradas contables. Esto deviene en recordatorios a los

clientes, presentaciones de impuestos, y así sucesivamente. Esta integración

tan fuerte le permite:

● Reducir trabajo de ingreso de datos.

● Disminuir notablemente el número de errores en el ingreso de datos.

● Obtener información en tiempo real y tener tiempos rápidos de reacción

(para recordatorios de facturas, por ejemplo)

● Ejercer control por tiempos sobre todas las áreas de gestión de la

compañía.

Aviso para contadores

Cuando usted crea una base de datos, puede elegir instalar

sólo los módulos contables eligiendo el perfil Sólo Contabilidad.

Usted debería instalar el portal web. Con la gestión

apropiada de derechos, esto permite a los fideicomisarios

proveer a los clientes acceso a sus datos en tiempo real.

También les da la oportunidad de trabajar en ciertos

documentos que no tienen impacto contable directo, como

presupuestos.

Esto puede dar un servicio de valor agregado que mejora

sustancialmente la relación entre los fideicomisarios y sus

clientes.

Todas las cuentas se mantienen en la moneda por defecto (la cual está

especificada en la definición de la compañía), pero cada cuenta y/o transacción

tiene una moneda secundaria (definida en la cuenta). El valor de las

transacciones multimonedas se sigue, entonces, en las dos monedas.

Flujo de trabajo contable y generación automática deFlujo de trabajo contable y generación automática de facturasfacturas

El siguiente cuadro muestra el flujo de trabajo financiero seguido por cada

factura:

CCAPTURAAPTURA DEDE P PANTALLAANTALLA " "ENEN CASTELLANOCASTELLANO" P" PÁGINAÁGINA 151 ( 151 (TOTALTOTAL)/139 ()/139 (PAGINADOPAGINADO))

En general, cuando usted usa todas las funcionalidades de Open ERP, las

facturas no necesitan ser ingresadas manualmente. Las facturas en borrador se

generan automáticamente a partir de otros documentos como los Pedidos de

compra.

Facturas en Borrador

El sistema genera propuestas de facturas que inicialmente están en estado

Borrador. Mientras estas facturas permanecen sin confirmación, no tienen

impacto contable en el sistema. No hay nada que impida a los usuarios crear

sus propias facturas si así lo desean.

La información que se necesita para la fa facturación se toma

automáticamente del formulario de Asociado (como las condiciones de pago y

la dirección de facturación), o del Producto (como la cuenta que se va a usar), o

de una combinación de los dos (como los impuestos aplicables y el precio del

producto).

Ventajas de las facturas en borrador

Hay varias ventajas en trabajar con facturas en borrador:

* Tiene un estado de validación intermedio antes de que la

factura se apruebe. Esto es muy útil cuando sus contadores

no son los que crean la factura inicial, pero son necesarios

para aprobarla antes de que la factura entre a la

Contabilidad.

* Le permite crear facturas por adelantado, sin aprobarlas

al mismo tiempo. También puede listar todas las facturas

esperando aprobación.

Facturas abiertas o pro forma

Se puede aprobar (o validar) una factura en el estado Abierto o en el estado Pro

forma. Una factura pro forma no tiene un número de factura, pero las entradas

contables sobre la factura que es creada corresponden a los montos que Open

ERP guardará como a pagar por el cliente. Además, está cerrada, es decir que

no se pueden realizar cambios en una factura pro forma.

Comentario sobre la factura pro forma

En algunos países, no está permitido generar entradas

contables desde facturas pro forma. En cambio, se crea un

reporte desde el pedido de compra, que imprime una

factura pro forma que no tiene consecuencias contables en

el sistema.

Una factura abierta tiene un número de factura único. La factura se envía al

cliente y se marca en el sistema como esperando pago.

Saldar entradas de facturas y pagos

En Open ERP, una factura es considerada paga cuando sus entradas contables

han sido saldadas con las entradas de pago.

Atención: Pagos y saldo

Para evitar sorpresas, es importante entender la idea de la

conciliación y su relación con el pago de facturas.

En una factura, usted encontrá un campo Saldada y una

opción para tildar Pagada. Se diferencian solo si una factura

ha sido pagada (usando la reconciliación de archivos) pero

ha sido subsecuentemente marcada como no reconciliada.

Terminología: Reconciliación

La reconciliación enlaza entradas en una cuenta simple que

se cancelan mutuamente. Se saldan una a otra (suma de

créditos = suma de débitos). Esto se aplica generalmente a

pagos contra sus correspondientes facturas.

Si el proceso de reconciliación, Open ERP no podría marcar las facturas que han

sido pagadas. Imagine la siguiente situación con el cliente Pérez & cía.:

● Factura 145: 50

● Factura 167: 120

● Factura 184: 70

Si usted recibe un pago de 120, Open ERP va a demorar la conciliación porque

hay una variedad de facturas a pagar. Podría conciliar tanto las facturas 145 y

184 juntas, o bien la 167.

Usted puede cancelar una factura si la función Permitir cancelar entradas

ha sido activada en el libro diario y las entradas todavía no han sido saldadas.

Puede moverlas luego desde Cancelado, a través del estado Borrador para

modificarlas y regenerarlas.

Nota: Tratamiento en lotes

Generalmente, diferentes transacciones se agrupan juntas y

se manejan al mismo tiempo, en lugar de hacerlo factura

por factura. Esto se llama lote de trabajo o manejo de lotes.

Usted puede seleccionar varios documentos en la lista de

facturas: tildar las opciones de las líneas de interés usando

el cliente web y hacer click en el botón de atajo apropiado a

la derecha, o hacer mayúsculas + click con el ratón en el

cliente Windows y usar la acción o el botón de imprimir en la

parte superior. Esto le dará la opción de una de varias

posibles acciones en los objetos seleccionados.

A intervalos regulares, independientemente de las facturas, se puede usar un

procedimiento de importación automática, o un procedimiento manual de

cuentas para hacer estados bancarios. Éstos comprenden todos los pagos de

proveedores y clientes y transacciones generales, como aquéllas entre

cuentas.

Cuando una cuenta se valida, Open ERP genera automáticamente las entradas

contables correspondientes. Las facturas se marcan como pagadas cuando las

entradas contables sobre la factura han sido saldadas con entradas contables

acerca de su pago.

Esta transacción de reconciliación puede llevarse a cabo en varios lugares del

proceso, dependiendo de su preferencia:

● en el ingreso de datos para el estado de cuentas

● manualmente desde los archivos de cuentas

● automáticamente usando la reconciliación inteligente de Open ERP.

Usted puede crear archivos contables directamente, sin usar la factura y los

estados de cuenta. Para hacerlo, use la entrada de datos rápida en un libro

diario. Algunos contadores prefieren este enfoque porque están más

acostumbrados a pensar en términos de archivos contables que en términos de

facturas y pagos. Sin embargo, usted debería usar los formularios designados

para facturas y estados bancarios más que la entrada manual de datos. Es más

fácil y se maneja con un sistema de control de errores.

Un sistema basado en archivos

Todas las transacciones contables en Open ERP se basan en archivos, hayan

sido creados por una factura o directamente.

Así, los recordatorios de asociado se generan simplemente de la lista de

entradas no saldadas en la cuenta de cuentas a cobrar de ese asociado. En un

solo recordatorio usted encontrará el conjunto completo de facturas no

pagadas, como así también pagos no conciliados, tales como adelantos.

De forma similar, los estados financieros como el libro mayor, el saldo de

cuentas, el balance cronológico y los diversos libros diarios, todos se basan en

entradas contables. No importa si usted generó la entrada desde un formulario

de factura o directamente en el libro diario de facturas. Es lo mismo para la

declaración de impuestos y otros estados financieros legales.

Al usar contabilidad integrada, usted debería seguir el proceso estándar de

facturación porque algunos módulos dependen directamente de los

documentos de factura. Por ejemplo, un pedido de venta de un cliente puede

ser configurado para esperar el pago de la factura antes de hacer el envío. En

ese caso, Open ERP automáticamente genera una factura en borrador para

enviar al cliente.

FacturaciónFacturación

En Open ERP, el concepto de "factura" incluye los siguientes documentos:

● La factura del cliente

● La factura del proveedor

● Una nota de crédito del cliente

● Una nota de crédito del proveedor

Solo el tipo de facturas y el modo de representación difieren para cada uno de

los cuatro documentos. Todos se almacenan en el mismo tipo de objeto en el

sistema.

Usted obtiene la forma correcta para cada uno de los cuatro tipos de factura

desde el menú que usa para abrirlos. El nombre de la pestaña le permite

distinguir los tipos de factura cuando está trabajando en ellas.

Técnica: Tipos de facturas

Hay muchas ventajas en derivar los diferentes tipos de

facturas desde el mismo objeto. Las dos más importantes

son:

* En un ambiente multicompañía con facturación entre

compañías, una factura de cliente de una compañía se

convierte en una factura de proveedor para la otra.

* Le permite trabajar y buscar todas las facturas desde el

mismo menú. Si está buscando un historial de facturación,

Open ERP le provee facturas tanto de proveedores como de

clientes, como así también notas de crédito.

Terminología: Nota de crédito

Una nota de crédito es un documento que le permite

cancelar una factura o parte de una factura.

Para acceder a las facturas en Open ERP, use los submenús de Gestión

financiera > Facturas.

La mayoría de las veces, Open ERP genera automáticamente las facturas, a

medida que se van generando desde otros procesos en el sistema. Así,

generalmente no es necesario crearlas manualmente, sino simplemente

validarlas o aprobarlas. Open ERP usa las siguientes formas de generación de

facturas:

● Desde pedidos de proveedores o clientes.

● Desde la recepción o el envío de mercaderías.

● Desde trabajos llevados a cabo (hojas de asistencia, Capítulo 10).

● Desde tareas completadas (Capítulo 12)

● Desde cargos por honorarios u otros gastos recargables (Capítulo 12)

Los diferentes procesos generan facturas en Borrador. Éstas deben ser

aprobadas por el usuario de sistema que corresponda y enviadas al cliente.

Para obtener la lista de facturas en borrador generadas por Open ERP, puede

usar el menú Gestión financiera > Facturas > Facturas de cliente >

Facturas de cliente en borrador . Hay un menú similar para las facturas de

compras que no han sido recibidas o aprobadas: Gestión financiera >

Facturas > Facturas de proveedor > Facturas de proveedor en

borrador.

También es posible ingresar facturas manualmente. Esto se hace generalmente

para facturas que no están asociadas a un pedido (usualmente pedidos de

compra) o notas de crédito. Si el sistema no ha sido configurado

correctamente, usted podría necesitar editar la factura antes de enviarla al

cliente. Por ejemplo, si usted no ha notado que el cliente está exento de

impuestos, la factura que usted genera desde un pedido contendrá los

impuestos en las tasas habituales. Es posible, entonces, suprimir esto de la

factura antes de validarla.

Carga de una factura de cliente

El principio de ingresar datos para facturas en Open ERP es muy simple, ya que

permite a los usuarios que no son contadores crear sus propias facturas. Esto

significa que su información contable puede mantenerse actualizado todo el

tiempo a medida que los pedidos se colocan y reciben, y sus impuestos son

calculados.

Al mismo tiempo, permite que la gente que tiene más conocimiento contable

mantenga control total sobre las entradas contables que están siendo

generadas. Cada valor propuesto por Open ERP puede ser modificado después

de ser necesario.

Comience cargando manualmente una factura de cliente. Para esto, use

Gestión financiera > Facturas > Facturas de cliente.

CCAPTURAAPTURA DEDE PANTALLAPANTALLA P PÁGINAÁGINA 155 ( 155 (TOTALTOTAL)/ 143 ()/ 143 (PAGINADOPAGINADO))

Un nuevo formulario de factura se abre para que ingrese información. El

documento se compone de tres partes:

● La parte superior, con información del cliente.

● El cuerpo principal, con líneas detalladas de factura

● La parte inferior, con detalles sobre los impuestos, y los totales.

Para ingresar un documento en Open ERP, usted siempre debería llenar los

campos en el orden en el que aparecen en la pantalla, ya que de esa manera

algunos campos se llenan automáticamente por las selecciones hechas en los

anteriores. Se selecciona el asociado, por ejemplo, y los campos siguientes se

llenan automáticamente:

● La dirección de facturación corresponde al contacto al que se le dio el tipo

de dirección Factura en el formulario de asociado (o el tipo de dirección Por

defecto).

● La cuenta de asociado corresponde a la cuenta dada en las Propiedades

que se encuentran en la tercera pestaña del formulario de asociado. Por

defecto, el software está configurado con la cuenta Cuentas a Cobrar.

● Una condición de pago puede especificarse para este caso o, si ha sido

definida por defecto, en el área de Propiedades en el formulario de

asociados. Las condiciones de pago se generan por reglas para el pago de

la factura. Por ejemplo: 50% a 21 días y 50% a 60 días desde fin de mes.

Definición: Los campos de Propiedades

Los campos de Propiedades en el formulario del Asociado o

en el de Producto son campos multicompañía. El valor que

el usuario ve en estos campos dependen de la compañía

para la que el usuario trabaja.

Si trabaja en un ambiente multicompañía que usa una sola

base de datos, usted tiene varias tablas de cuentas. Las

cuentas de activo y pasivo para un asociado dependen de la

compañía para la que trabaja el usuario.

Nota: Viendo relaciones de asociado

Usted siempre puede acceder a más información desde un

campo de relación en Open ERP. En el cliente web una

relación es un hipervínculo si el formulario es de solo

lectura, llevándolo al formulario principal para esa entidad,

con todas las acciones y enlaces. En el cliente web en modo

editar, y en el cliente Windows, puede presionar el botón

Ctrl en el teclado al mismo tiempo que hace click derecho en

el campo para obtener un diálogo desplegable con enlaces y

otras opciones. Así usted puede hacer click sobre el campo

de un asociado y obtener rápidamente los siguientes datos

del mismo:

* Compras y ventas en curso

* Solicitudes de CRM

* Facturas abiertas

* Archivos de cuentas

* Cuentas a cobrar y a pagar

Usted puede agregar una breve Descripción a la factura y seleccionar la

moneda que quiere para facturar.

Atención: Descripción de la factura

La descripción de la factura es más un título que un

comentario. Si quiere agregar comentarios más detallados,

puede usar el campo Notas en la parte inferior de la

segunda pestaña Info extra.

Una vez que el encabezado de la factura está guardado, usted debe ingresar

las diferentes líneas de factura. Puede usar cualquiera de estas dos técnicas:

● Ingresas el campo completo manualmente

● Usar un producto para completar los diferentes campos automáticamente

Seleccione el producto Radiador de aleación de titanio en el campo de producto de

una línea de factura. Los siguientes campos se llenan automáticamente:

● Descripción: viene desde el producto, en el lenguaje del asociado.

● Cuenta de crédito/débito: determinada por la cuenta de compras o

ventas definidas en las propiedades del producto. Si ninguna cuenta está

especificada en el formulario del producto, Open ERP usa las propiedades

de la categoría con la que se asocia el producto.

● Unidad de medida: definida por defecto en el formulario del producto.

● Precio por unidad: está dado por el precio de lista en el formulario del

producto y se expresa sin impuestos.

● Impuestos: provistos por el formulario de producto y el de asociado.

Nota: Gestión de precios con impuesto incluido

Por defecto, Open ERP factura y procesa los precios sin

impuestos, los que se manejan como una figura aparte. Si

quiere tener facturas con impuestos incluidos puede agregar

el módulo correspondiente. Éste agrega un campo en cada

factura que le permite indicar si la factura incluye o no los

impuestos.

Nota: Información sobre el producto

Cuando esté ingresando datos de la factura, a veces puede

ser útil tomar la mayor información del producto que está

facturando. Ya que usted está todavía en modo editar, si

presiona Ctrl mientras hace click derecho sobre el campo

Producto (tanto en el cliente web como en el Windows).

Seleccione los reportes disponibles. Open ERP provee tres

reportes estándar sobre el producto:

* Pronósticos de futuro stock

* Estructura de costo de producto

* Ubicación del producto en sus almacenes

Es posible ingresar varias líneas de factura y modificar los valores que Open

ERP sugiere automáticamente.

Una vez que las líneas de factura han sido ingresadas, puede hacer click en

Calcular sobre la factura para obtener la siguiente información:

● Detalles de impuestos calculados

● Tasa de impuestos

● Impuestos totales

● Precio total

En el área Impuestos en la parte inferior izquierda de la factura encontrará los

detalles de los totales calculado para los diferentes impuestos usados en la

factura.

Técnica: Cálculos de impuestos

Usted puede hacer doble click en una de las líneas en el

sumario de impuestos de la factura. Open ERP le muestra el

detalle de los cargos de impuestos que van a ser su

declaración de impuestos a fin de mes. Le indica el total que

va a ser computado en las diferentes partes de la

declaración legal. Esto le permite gestionar la declaración en

Open ERP automáticamente.

CCAPTURAAPTURA DEDE PANTALLAPANTALLA PÁGINAPÁGINA 158 ( 158 (TOTALTOTAL)/ 146 ()/ 146 (PAGINADOPAGINADO))

Antes de aprobar la factura, usted puede modificar la fecha y el período

contable, que se ingresan por defecto con la fecha de hoy. Estos campos se

encuentran en la segunda pestaña Otra información.

Nota: El diseño de la factura

Si usted quiere que el diseño de la factura sea más

elaborado, puede instalar el módulo account_invoice_layout.

Esto le permite agregar varios elementos entre las líneas,

como subtotales, secciones, separadores y notas.

Haga click en Validar cuando quiera aprobar la factura. Ésta pasa del estado

Borrador al estado Abierta.

Cuando haya validado una factura, Open ERP le dará un número único desde

una secuencia definida. Por defecto, toma la forma Año / Número de secuencia, por

ejemplo 2008/00101. Si quiere modificar los números de secuencia, use el menú

Administración > Personalizar > Secuencias > Secuencias.

Las entradas contables correspondientes a esta factura se generan

automáticamente cuando usted aprueba la factura. Usted puede verificar el

detalle de esto abriendo el ícono Abrir en el campo Transacciones en la

segunda pestaña de la factura.

Gestión de Impuestos

Los detalles del formulario de producto y del formulario de asociado

determinan la selección de impuestos aplicables para una línea de factura. Por

defecto, Open ERP toma cuenta de todos los impuestos definidos en el

formulario de producto. Si un impuesto está definido en la pestaña de

Propiedades del formulario del Asociado, Open ERP hará el cálculo de

impuestos en base a los impuestos del Asociado. Así, un Asociado que está

definido como exento de impuesto, por ejemplo, va a tener precedencia sobre

los impuestos definidos en el producto.

Tome el caso del siguiente producto: NECESITAMOS UN EJEMPLO AQUÍ.

Consejo: Facturas ocasionales

Cuando cree una factura para un producto que solo va a ser

vendido o comprado puna sola vez, no tiene que codificar un

nuevo producto, pero tendrá que dar un poco de información

manualmente en la línea de factura:

* Precio de venta

* Impuestos que aplican

* Cuenta

* Descripción del producto

Cancelación de una factura

Por defecto, Open ERP no le permitirá cancelar una factura una vez que ésta

haya sido aprobada. Las entradas contables ya se crearon, y teóricamente

usted no puede retractarse y borrarlas. Sin embargo, en muchos casos es más

conveniente cancelar una factura cuando hay un error que producir una nota

de crédito y conciliar las dos entradas. Su actitud respecto a esto dependerá de

la legislación vigente en su jurisdicción contable y su adherencia a la pureza

contable.

Open ERP se acomoda a cualquier enfoque. Se puede permitir la cancelación

de una factura tildando la opción Permitir cancelar entradas en el libro

diario correspondiente a esta factura. Entonces podrá cancelar la factura si se

cumplen las siguientes dos condiciones:

1. Las entradas contables no han sido reconciliadas o pagadas. Si esto ya

ocurrió, tendrá que cancelar la reconciliación.

2. El período contable o el año fiscal no se ha cerrado todavía. Si ya se cerró,

no hay modificaciones posibles.

La cancelación de una factura tiene el efecto de modificar automáticamente las

correspondientes entradas contables. Cuando la factura se cancela, usted tiene

la posibilidad de ponerla de vuelta en el estado Borrador. Esto significa que

puede modificarla y aprobarla otra vez más tarde.

Consejo: Numeración de facturas

Algunos países requieren que usted tenga números de

facturas continuos sin brechas en la secuencia. Si luego de

cancelar una factura que usted no está regenerando,

encuentra una brecha dentro de la numeración, usted debe

ir y modificar la secuencia, rehacer la factura y reemplazar

el número de secuencia con su valor original.

Usted puede controlar las secuencias usando el menú

Administración > Personalizar > Secuencias >

Secuencias.

Atención: el cancelar una factura producirá una brecha en la numeración de

sus facturas. Se recomienda enfáticamente recrear esta factura y reaprobarla

para llenar el hueco en la numeración.

Ventaja: Duplicación de un documento

La función Duplicar puede ser aplicada a todos los

documentos del sistema: usted puede duplicar cualquier

cosa, un producto, un pedido o un envío.

Algunos Puntos

1. Duplicar facturas:

En vez de ingresar una nueva factura cada vez, usted puede basar

una factura en una anterior similar y duplicarla. Para hacerlo,

primero busque una factura existente que se ajuste a lo que desea.

En el cliente web, muestre la factura en el modo Solo Lectura y

luego haga click en Duplicar. En el cliente Windows, seleccione

Formulario > Duplicar en el menú superior.

La duplicación crea una nueva factura en el estado Borrador. Esto le

permite modificarla antes de aprobarla. La duplicación de

documentos en Open ERP es una función inteligente, que permite

que la factura duplicada tenga su propio número de secuencia, la

fecha del día y el estado borrador, aún cuando la factura en la que

se basa ya esté pagada.

2. Guardar preferencias de asociado:

Open ERP tiene muchas funciones que lo ayudan a ingresar

información rápidamente. Si usted factura con frecuencia los

mismos productos al mismo asociado, puede guardar las

preferencias de la última factura usando valores por defecto

condicionales.

Para probar esta funcionalidad, cree una factura para un asociado

dado y agregue varias líneas. Luego haga click en el nombre sobre

una línea de factura y seleccione Convertir esto en valor por

defecto. Tilde la opción que indica que esto sólo se aplicará a este

asociado.

La próxima vez que haga una factura para este asociado, las líneas

de factura serán creadas automáticamente y usted sólo deberá

modificar las cantidades antes de confirmar la factura.

Para los impuestos, se recomienda poner el monto por defecto en

las líneas de factura. Haciendo esto no olvidará agregar el impuesto

cuando esté cargando facturas manualmente.

3. Obtener información con click derecho

Cuando esté creando una factura, frecuentemente tendrá que

encontrar información extra sobre el asociado para completarla.

Para obtener más información sobre cualquier campo en Open ERP,

todo lo que debe hacer es mantener apretado la tecla Ctrl y hacer

click derecho, y así Open ERP le mostrará automáticamente la

información relativa a ese asociado, como:

* Tareas completadas

* Detalles de beneficios

* Movimientos recientes

* Últimos pedidos

Haga lo mismo para obtener información sobre los productos que

está facturando. Por ejemplo: ¿hay suficiente stock? ¿cuándo

ingresará más stock? ¿cuáles son los costos y los precios de lista

normal para este producto?

Haciendo estos datos accesibles mientras está facturando, Open

ERP simplifica su trabajo.

Creación de la factura de un proveedor

El formulario que gestiona las facturas de proveedor es muy similar al de las

facturas de clientes. Sin embargo, ha sido adaptada para simplificar el ingreso

rápido de datos y monitorear los montos registrados.

Método: Ingreso de datos

Muchas compañías no codifican las facturas a proveedores,

sino que simplemente ingresan los datos contables

correspondientes al libro diario de Compras.

Esto se aplica en particular a los usuarios enfocados en el

sistema contable más que en todas las capacidades

provistas por un sistema ERP. Los dos enfoques llegan al

mismo resultado contable, pero prefieren uno u otro

dependiendo de sus habilidades.

Sin embargo, cuando use las funciones de Gestión de

Compra en Open ERP usted debería trabajar directamente

en las facturas, porque proveen los Pedidos de Compra o los

documentos de Recepción de Mercadería.

Para codificar una nueva factura de proveedor, use el menú Gestión

Financiera > Facturas > Facturas de proveedor. Todo es similar a la

factura de cliente, comenzando con el Libro diario y luego el Asociado, lo

que completa automáticamente los siguientes campos:

● Dirección de facturación

● Cuenta del asociado

Al contrario de la factura de cliente, no tiene que ingresar condiciones de pago,

simplemente una Fecha límite. Y si usted no tiene una fecha límite, Open ERP

asume que esa factura va a ser pagada en efectivo. Si usted quiere codificar

condiciones de pago más completas que solo la fecha límite, puede usar el

campo Término de pago que puede encontrar en la segunda pestaña, Otra

info.

Luego de eso, usted ingresa el Total de la factura con impuestos incluidos.

Open ERP usa este monto para controlar si todas las líneas de factura han sido

ingresadas correctamente antes de dejarlo validar la factura.

Indique la Moneda si la factura no va a usar la moneda por defecto, y luego

puede ingresar las Líneas de factura.

Tal como en la factura de cliente, usted tiene la opción de ingresar todos los

datos manualmente o usando un producto para completar automáticamente

muchos de los campos. Ingresando un productos, estos valores se completan

automáticamente:

● La Cuenta del producto se completa de las propiedades del formulario

del producto o de la Categoría del producto si nada está definido en el

producto mismo

● Los Impuestos vienen del formulario del producto y del formulario del

asociado, basados en los mismos principios que en la factura de cliente.

● La Cantidad está configurada por defecto en 1, pero puede cambiarse

manualmente.

● El Precio por unidad se calcula automáticamente del precio total

después de deducir los diferentes impuestos aplicables.

Haga click en Calcular para verificar que los diferentes montos corresponden a

los indicados en la factura de papel del proveedor. Cuando apruebe la factura,

Open ERP verifica que el monto total indicado en el encabezado corresponde a

la suma de los montos sin impuestos sobre las líneas de factura y los diferentes

impuestos aplicables.

Nota: El botón Calcular

Aunque usted debería calcular la factura antes de aprobarla,

no tiene que presionar el botón Calcular. Si usted aprueba

la factura directamente, el software calcula los diferentes

impuestos por sí mismo y verifica el total.

Este botón se una solamente para hacer un control previo

del monto mostrado antes de que usted lo confirme

finalmente.

Open ERP completa automáticamente la Fecha de facturación y el período

contable, pero usted puede cambiar esos valores manualmente en la segunda

pestaña de la factura antes de guardarla.

Terminología: Fechas y Períodos contables

Los períodos contables se tratan como declaraciones de

períodos legales. Por ejemplo, una declaración de impuestos

para una factura depende del período contable y no de la

fecha de facturación.

Dependiendo de si sus declaraciones se hacen

mensualmente o trimestralmente, el año fiscal contiene

doce o cuatro períodos.

Las fechas se muestran en el documento creado en el

sistema contable y se usan para calcular fechas límite.

Las dos piezas de información no tienen que tener la misma fecha. Suponga

que usted recibe una factura el 5 de enero, pero está fechada el 31 de

diciembre del año anterior por su proveedor. En este caso, puede cargarla en el

período contable de enero y poner la fecha de factura como 31 de diciembre.

La fecha límite estará basada en la fecha de 31 de diciembre, pero la factura

será reconocida en el año fiscal actual para la declaración de impuestos.

Usted puede encontrar que los montos no corresponden con los que le ha dado

su proveedor en papel por razones que pueden incluir:

● El proveedor tuvo un error en los cálculos

● Los montos fueron redondeados de forma diferente

Técnica: Redondeo de Impuestos

Frecuentemente ocurre que un proveedor agrega 1 al total

porque el cálculo de los impuestos ha sido redondeado hacia

arriba. Algunos montos de impuestos no son válidos a causa

de este redondeo.

Por ejemplo, es imposible llegar al monto de 145,50 si usted

está trabajando con 2 decimales de precisión y una tasa de

19,6%.

* 121.65 x 1,196 = 145,49

* 121,66 x 1,196 = 145,51

En este caso usted puede modificar un valor en las líneas en las que se basa el

total, o el monto total de impuestos en la parte inferior izquierda del

formulario: ambos son editables para que usted pueda modificarlos para

ajustarlos al total.

Cuando los totales coinciden usted puede validar la factura. Open ERP

entonces genera las entradas contables correspondientes. Usted puede

gestionar estas entradas usando los campos Cuenta en la factura y en cada

línea de factura.

Notas de crédito

Ingresar una nota de crédito de un cliente es casi idéntico a ingresar una

factura de cliente. Comience desde el menú Contabilidad Financiera >

Facturas > Reembolsos a cliente.

De forma similar, ingresar una nota de crédito a un proveedor es lo mismo que

hacer una factura a proveedor, usando el menú: Contabilidad Financiera >

Facturas > Reembolsos a proveedor.

Es fácil generar rápidamente una nota de crédito a partir de una factura

existente. Para hacerlo, seleccione una factura de un cliente o proveedor y

haga click en Reembolsar factura en la barra de herramientas a la derecha.

Open ERP abre para usted un nuevo formulario de nota de crédito en el modo

Borrador para que usted pueda modificarla antes de aprobarla.

Nota: Acreditación de varias facturas

Usted puede reembolsar varias facturas en una sola

operación. Desde el cliente web usted puede ver una lista de

facturas y tildar las opciones al costado de aquéllas que

quiere reembolsar. Luego haga click en la acción

Reembolsar factura de la barra de herramientas de la

derecha.

En el cliente Windows haga una selección múltiple de

facturas haciendo click en Ctrl sobre las líneas que quiera

seleccionar. Luego ejecute la acción haciendo click sobre el

ícono Acción en la barra de íconos y seleccionado

Reembolsar factura.

Pago de facturas

Open ERP marca a una factura automáticamente como pagada una vez que las

entradas de facturas han sido saldadas con las entradas de pago. No tiene que

marcar las facturas como pagadas usted mismo: Open ERP lo hace cuando

usted reconcilia sus pagos.

Consejo: Saldar una nota de crédito

Generalmente usted salda las entradas contables de una

factura con su/s pago/s. Pero usted también puede

reconciliar una factura con las entradas de la nota de crédito

correspondiente, para cancelarlas mutuamente.

Probablemente usted haya notado el botón de acción Pagar factura en la

barra de herramientas a la derecha del formulario de factura. Esto le deja

ingresar pagos y saldar entradas rápidamente. Esta funcionalidad se usa en

compañías que usan Open ERP como un simple sistema de facturación y no

para contabilidad total. Ellos codifican sus pagos manualmente en diferentes

facturas. Usted quizá no use esta funcionalidad si tiene toda su contabilidad en

Open ERP. Es más conveniente gestionar los pagos de facturas cuando está

ingresando estados bancarios y transacciones de fondos. Esto permite un

mejor control de las transacciones financieras y una mayor flexibilidad en áreas

como:

● Adelantos y pagos parciales de facturas

● Pagos de varias facturas por varios pagos

● Control fino de diferentes fechas límites en las mismas facturas

● Gestión de ajustes si hay montos diferentes a los de la factura

Entradas contablesEntradas contables

Pueden usarse varios métodos de creación de entradas contables. Usted ya ha

visto cómo una factura crea sus propias entradas, por ejemplo.

Esta sección trata, en orden, de:

● Gestión de estados bancarios

● Gestión de caja

● Entradas manuales en libros diarios

Usted verá cómo proceder al ingresar transacciones financieras. En Open ERP

usted usa el mismo formulario para manejar estados bancarios que para

manejar la caja. Los dos tipos de transacción difieren solamente en el libro

diario que se usa.

Gestión de estados bancarios

Open ERP provee una herramienta visual para la gestión de estados bancarios

que simplifica el ingreso de datos a las cuentas. Tan pronto como una entrada

de estado es validada, Open ERP genera automáticamente la entrada contable

correspondiente. Esto permite que la gente no contable ingrese transacciones

financieras sin preocuparse por cosas como créditos, débitos y contrapartes.

Comience creando una línea de estado. Para hacer esto, use el menú Gestión

Financiera > Entradas > Estados. Esto abre un formulario de ingreso de

datos para estados.

CCAPTURAAPTURA DEDE PANTALLAPANTALLA P PÁGINAÁGINA 166 ( 166 (TOTALTOTAL) / 154 () / 154 (PAGINADOPAGINADO))

Open ERP sugiere automáticamente la referencia de estado (Nombre) y la

Fecha desde la línea de estado precedente. Usted puede configurar su propia

referencia gestionando secuencias en el menú Administración.

Luego, usted debe seleccionar el Libro Diario. Idealmente, cuando usted

configure su compañía, va a crear por lo menos un libro diario para cada

cuenta de banco y otro para la caja. Entonces seleccione el que corresponda a

la cuenta de banco cuyo estado está manejando.

La moneda que está usando para la línea de estado es la del libro diario

seleccionado. La moneda se convierte automáticamente en la moneda

principal de la compañía cuando usted confirma la entrada, usando las tasas en

efecto a la fecha de entrada (lo que significa que usted necesitará que se creen

primero tasas de conversión de moneda válidas).

Open ERP completa automáticamente el balance inicial basado en el balance

final del estado anterior. Usted puede modificar este valor y forzar otro. Esto le

permite ingresar estados en el orden que prefiera. También, si ha perdido una

página de su estado puede ingresar las siguientes inmediatamente sin tener

que esperar por un duplicado desde el banco.

Luego, complete el balance final, que corresponde al último valor en la cuenta

después de todas las entradas de estado. Este monto será el control para las

operaciones antes de aprobar el estado. Después debe ingresar todas las líneas

del estado. Cada línea corresponde a una transacción bancaria.

Ingrese la línea de transacción.. Cuando escriba el nombre del Asociado, Open

ERP automáticamente le propondrá la cuenta correspondiente. Open ERP

precompleta el monto total debido para el cliente o proveedor. (Monto). Esto le

da una simple indicación del pago efectivo. Usted debe ingresar en monto que

aparece en su línea de estado: un signo negativo para un retiro y un signo

positivo para un pago en efectivo o depósito.

Cuando la entrada de pago ha sido hecha es posible reconciliarla directamente

con la entrada contable para las facturas. Presione la tecla Ctrl en el teclado

(necesario en el cliente Web, pero no en el cliente Windows) y presione la tecla

F1 mientras su cursor está en el campo Reconciliar sobre la línea de pago.

CCAPTURAAPTURA DEDE P PANTALLAANTALLA P PÁGINAÁGINA 167 ( 167 (TOTALTOTAL) / 155 () / 155 (PAGINADOPAGINADO))

Entonces aparece el formulario de reconciliación. A la derecha encontrará el

monto para el pago. Debe seleccionar las facturas pagadas por esta

transacción (Entradas). Para que pueda reconciliar esto el monto de pago debe

corresponder exactamente con uno o varias fechas límite de factura.

Método: Reconciliación

Hay otros métodos de reconciliación: desde entradas

contables, cuando el pago se guarda directamente sobre

una factura, o usando la herramienta de reconciliación

automática. Pero si puede, usted debería hacer la

reconciliación cuando esté codificando el pago porque es el

momento en el que usted tiene toda la información que

necesita manejar para reconciliar el pago con la factura

correspondiente.

Atención: Reconciliación parcial

En Open ERP solo es posible la reconciliación total. Para

ingresar un pago parcial para una factura, hay varios

métodos:

* No reconcilie el monto de ese pago, solo el saldo entero.

* Reconcilie de una vez, pero haga un ajuste contable en

la cuenta de crédito del asociado. En este caso, la factura

será marcada como pagada.

Si usted ve una diferencia entre el pago y las facturas a reconciliar, puede

notar esa diferencia en la segunda parte del formulario, Cancelar. Usted debe

indicar entonces qué cuenta debe ser usada para este ajuste. Esta diferencia

se explica generalmente por:

● pérdidas y ganancias

● diferencias de cambio

● descuentos dados por pago rápido

Cuando la reconciliación está completa, es decir que el pago equivale a la

suma de pagos debidos y los ajustes, entonces usted puede cerrar el

formulario de reconciliación.

La operación de reconciliación es opcional, usted puede hacerlo más tarde o

nunca. Sin embargo, hay dos efectos importantes:

● Marcar que las facturas han sido pagadas.

● Prevenir que los montos de pago y los montos de facturas aparezcan en

recordatorios a los clientes. A menos que los haya reconciliado, el cliente

verá estos montos en la carta recordatorio (y no después del balance ya

que se cancelan el uno al otro).

Finalmente, una vez que ha ingresado las líneas de su estado bancario, puede

validarlas. Open ERP genera automáticamente las entradas contables

correspondientes si el balance calculado equivale al balance final indicado en

el encabezado. Las facturas reconciliadas se marcan como pagadas en ese

punto.

Un usuario con destrezas contables avanzadas puede ingresar entradas

contables directamente en el libro diario del banco. La cuenta resultante es la

misma, pero la operación es más compleja porque usted debe conocer las

cuentas para usarla y debe tener dominados los conceptos de crédito y débito.

Gestión de caja

Para gestionar la caja, usted usa el mismo formulario que antes. Al comienzo

del día debe indicar el monto inicial de efectivo en la entrada (saldo de

comienzo). En lugar de confirmar la entrada inmediatamente, puede dejarla en

estado Borrador.

Todas las transacciones a lo largo del día se ingresan en este estado. Cuando

cierre la caja, generalmente al final del día, debe ingresar el monto encontrado

en la misma en el campo Saldo final. Luego confirme el estado para cerrar el

estado de caja del día y generar automáticamente las entradas contables.

Atención: Validación del estado

Las entradas contables se generan solamente cuando el

estado se confirma. Entonces, si el estado total no ha sido

aprobado (es decir al final del día, en el caso de la caja

chica), no debería sorprenderle si los pagos de asociados no

han sido deducidos de su cuenta correspondiente.

Entrada manual en un libro

Las facturas y los estados producen entradas contables en los diferentes libros

diarios. Pero usted puede igualmente crear entradas directamente en uno de

ellos usando los formularios para ayudarse.

Para hacerlo, use el siguiente menú: Gestión Financiera > Entradas >

Entradas en libro. Usted también puede usar el menú Libros abiertos, que

es un atajo desde los libros diarios o los períodos que ya tienen entradas

contables pero todavía no hay sido cerrados.

Seleccione el libro diario y el período contable. Una ventana se abrirá,

permitiéndole ingresar la información contable en una lista editable. Después

puede ingresar los datos de una factura de proveedor.

Como usted recordará, usualmente Open ERP genera estas entradas

automáticamente. Si usted no ha creado una factura usted tendrá que ingresar

valores manualmente. Llene esos campos en este orden:

● Fecha efectiva: fecha de facturación.

● Movimiento: deje este campo vacío así Open ERP pueda llenarlo

automáticamente desde el próximo número en la secuencia para

validaciones de línea.

● Ref.: referencia desde la factura de proveedor.

● Ref. Asociado: asociado en cuestión.

● Cuenta: cuenta para la línea de compra (Compra de productos).

● Nombre: descripción de la línea de factura (Radiador de aleación de

titanio).

● Crédito: 1196.

Presione la tecla Enter en su teclado para validar esta primera línea. El próximo

número de la secuencia se asigna a su entrada contable. Su línea se colorea de

rojo y toma el estado Borrador. Cuando una línea está en estado borrador no se

refleja en la contabilidad. Open ERP no la validará hasta que se haga la línea

que la salde (así los montos de créditos deben saldar los montos de débito para

ese conjunto de entradas).

Open ERP ahora propone que se llene la línea de saldo contable. Si la cuenta

usada (en este caso la cuenta 600) incluye impuestos por defecto en esta

definición Open ERP propone automáticamente impuestos asociados con el

monto ingresado. En esta etapa usted puede modificar y validar esta segunda

línea de la cuenta, o reemplazarla con otra información tal como una segunda

línea de compra.

Cuando haya ingresado todos los datos de sus líneas, Open ERP

automáticamente propone entradas contrapartes, basadas en las entradas de

crédito. Si lo valida, se hacen coincidir las entradas contables y las líneas pasan

del estado Borrador (rojo) al estado Abierta (negro).

Nota: Completar una entrada de saldo

Cuando una entrada contable se iguala, Open ERP la pasa

automáticamente al estado abierto y se prepara para

ingresar la próxima información.

Si usted quiere agregar alguna otra línea de saldo, puede

ingresar el número de la entrada en la nueva línea que está

cargando. En este caso, la línea completa permanece en

Borrador hasta que todo el conjunto se salda en cero.

Proceso de reconciliación

La operación de reconciliación consiste en igualar entradas en diferentes

cuentas para indicar que éstas están relacionadas. La reconciliación se usa

generalmente para:

● Igualar entradas de facturas con pagos para que las facturas se marquen

como pagadas y los clientes no reciban recordatorios de pago

(reconciliación en una cuenta de cliente)

● Igualar depósitos y retiros con sus respectivos pagos

● Igualas facturas y notas de créditos para cancelarlas

Un contador debe llevar a cabo una reconciliación sobre una lista de entradas

contables para que la suma de créditos iguales la suma de débitos para las

entradas igualadas. En Open ERP la reconciliación solo puede realizarse en

cuentas que han sido configuradas como reconciliables (el campo

Reconciliar).

No confundir reconciliación contable con

reconciliación de estados bancarios

Es importante no confundir estos dos términos. El primero

consiste en relacionar entradas de cuentas unas con otras,

mientras que el segundo consiste en verificar que su estado

bancario corresponde con las entradas de esta cuenta en su

sistema contable.

Hay diferentes métodos de reconciliar las entradas. Usted ya ha visto la

reconciliación de entradas mientras ingresa datos en una cuenta. Aquí se

describen las reconciliaciones automáticas y manuales.

Reconciliación automática

Para la reconciliación automática, le pedirá a Open ERP que haga su propia

búsqueda de entradas a reconciliar en una serie de cuentas, por lo que tratará

de encontrar entradas para cada asociado donde los montos corresponden.

Dependiendo del nivel de complejidad que elija cuando comience a usar la

herramienta, el software podrá reconciliar desde dos hasta nueve entradas al

mismo tiempo. Por ejemplo, si eligió nivel 5, Open ERP reconciliará tres

facturas y dos pagos si los montos totales se corresponden.

CCAPTURAAPTURA DEDE P PANTALLAANTALLA P PÁGINAÁGINA 161 ( 161 (TOTALTOTAL)/ 159 ()/ 159 (PAGINADOPAGINADO))

Para iniciar la herramienta de reconciliación, haga click en Gestión

Financiera > Procesamiento Periódico > Reconciliación >

Reconciliación automática. Se abre un formulario, pidiéndole la siguiente

información:

● Cuenta a reconciliar: puede elegir una, varias o todas las cuentas

reconciliables.

● El período a tomar en consideración (Comienzo de período / Final de

período).

● El Poder de reconciliación (desde 2 hasta 9).

● Información necesaria para el ajuste (detalles de Movimiento de

Cancelación).

Nota: Reconciliación automática

Usted puede reconciliar:

* Todas las Cuentas a Cobrar, las cuentas de sus clientes

de tipo Deudor

* Todas las Cuentas a Pagar, las cuentas de sus

proveedores de tipo Acreedor

La opción de ajuste le permite reconciliar entradas aunque sus montos no sean

exactamente equivalentes. Por ejemplo, Open ERP permite que clientes

extranjeros cuyas cuentas están en monedas diferentes tengan una diferencia

de hasta 0,50 unidades de moneda y pongan la diferencia en una cuenta de

cancelación.

Nota: Valores por defecto

Si usted inicia la herramienta de reconciliación automática

regularmente, debería configurar los valores por defecto

para cada campo presionando la tecla Ctrl y usando el click

derecho (cuando el formulario está en modo editar usando

el cliente web, o usando el cliente Windows). Esto significa

que usted no tendrá que volver a escribir todos los campos

cada vez.

Reconciliación manual

Para la reconciliación manual, abra las entradas para reconciliar una cuenta a

través del menú Gestión Financiera > Procesamiento Periódico >

Reconciliación manual. Usted también puede iniciar la reconciliación manual

desde cualquier pantalla que muestre entradas contables.

Seleccione las entradas que quiera reconciliar. Desde la selección, Open ERP

indica la suma de débitos y créditos para las entradas seleccionadas. Cuando

éstas están igualadas, puede hacer click en Reconciliar entradas.

Ejemplo: Caso real de reconciliación

Suponga que usted ha ingresado detalles de un pedido de cliente.

En ese momento se puede preguntar qué hay de extraordinario en

la cuenta del cliente (la lista de facturas no pagadas y pagos no

reconciliados). Para verla desde el formulario de pedido, haga click

derecho sobre el campo de Asociado y seleccione la vista A pagar y

a Cobrar. Open ERP abre una lista de entradas contables no

reconciliadas.

CAPTURA DE PANTALLA PÁGINA 161

Usted nota un factura por 1900 y un pago dos semanas más tarde

de 1900 con la misma referencia. Usted puede seleccionar las dos

líneas en esa vista. El total al final de la página muestra que el

monto de crédito iguala al monto de débito para la línea

seleccionada. Haga click en Reconciliar entradas para reconciliar

las dos líneas.

Después de esto, estas líneas no puede ser seleccionadas y no

aparecerán cuando las entradas se listen otra vez. Si hay alguna

diferencia entre las dos entradas, Open ERP le sugerirá que haga

un ajuste. Este ajuste es una entrada compensadora que permite

una reconciliación completa. De todos modos, usted debe

especificar el libro diario y la cuenta a ser usados para el ajuste.

Por ejemplo, si usted quiere reconciliar las siguientes entradas:

Entradas para reconciliación

Fecha Ref. Descripción

Cuenta Débito Crédito

12 Mayo 08 FAC23 Alquiler auto

4010 544,50

25 Mayo 08 FAC44 Seguro de auto

4010 100,00

31 Mayo 08 PAY01 Facturas 23, 44

4010 644,00

En la reconciliación, Open ERP muestra una diferencia de 0,50. En esta etapa

usted tiene dos posibilidades:

● No reconciliar, y el cliente recibe una solicitud por 0,50.

● Reconciliar y aceptar un ajuste de 0,50 que se tomará directamente de la

cuenta P&L.

Open ERP genera automáticamente la siguiente cuenta:

Cuenta de Cancelación

Fecha Referencia Descripción

Cuenta Débito Crédito

03 Junio 08 AJ001 Ajuste: pérdidas y beneficios

4010 0,50

03 Junio 08 AJ001 Ajuste: pérdidas y beneficios

xxx 0,50

Las dos facturas y el pago serán reconciliados en la primera línea de ajuste. Las

dos facturas serán marcadas automáticamente como pagadas.

Gestión de pagosGestión de pagos

Open ERP le brinda formularios para preparar, validar y ejecutar órdenes de

pago. Esto le permite gestionar asuntos como:

1. Pagos provistos en varias fechas límites

2. Fechas automáticas de pago

3. Separación de preparación de pagos y aprobación de pagos en su

compañía

4. Preparación de una orden durante la semana conteniendo varios pagos, y

posterior creación de un archivo de pago al final de la semana.

5. Creación de un archivo para pago electrónico que pueda ser enviado a un

banco para su ejecución.

6. División de pagos dependiendo de los saldos disponibles en sus varias

cuentas de banco.

Proceso para la gestión de órdenes de pago

Para usar la herramienta para gestionar pagos primero debe instalar el módulo

account_payment, que es parte del núcleo del sistema de Open ERP.

El workflow para la gestión de pago es el siguiente:

EESQUEMASQUEMA P PÁGINAÁGINA 163 163

El sistema le permite ingresar una serie de pagos a realizar desde sus diversas

cuentas bancarias. Una vez que los diferentes pagos han sido registrados,

usted puede validar las órdenes de pago. Durante la validación usted puede

modificar y aprobar las órdenes de pago, enviando la orden al banco para la

transferencia electrónica de fondos o solo imprimir cheques como desee.

Por ejemplo, si tiene que pagar una factura de proveedor para un monto

grande, usted puede dividir los pagos entre varias cuentas bancarias de

acuerdo a su saldo disponible. Para hacer esto, usted puede preparar varias

órdenes en borrador y validarlas una vez que esté satisfecho con la división de

pagos.

Este proceso puede ser agendado regularmente. En algunas compañías, una

orden de pago se mantiene en estado Borrador y los pagos se agregan a la

lista borrador cada día. Al final de la semana es la tarea de un contador

trabajar en todas las órdenes de pago en espera.

Una vez que la orden de pago está confirmada, todavía hay un paso de

validación que un contador debe realizar. Usted puede imaginar que esas

órdenes serían preparadas por un administrativo de cuenta, y luego aprobada

por un gerente para seguir adelante con el pago.

Un paso más lejos: Flujo de trabajo de pago

Un flujo de trabajo de Open ERP está asociado con cada

orden de pago. Para ver una visualización de ello, tendrá

que usar el cliente web. Seleccione una orden de pago y

haga click en Extensiones > Imprimir flujo de trabajo

desde el menú en la parte superior.

Usted puede integrar reglas más complejas para gestionar

órdenes de pago adaptando el flujo de trabajo. Por ejemplo,

en algunas compañías los pagos deben ser aprobados por

un gerente bajo cierto flujo de fondos o condiciones de límite

de valores.

EESQUEMASQUEMA P PÁGINAÁGINA 164 164

Cuando el gerente de cuentas valida el documento, Open ERP genera un

registro de banca con todas las órdenes de pago. Usted puede entonces enviar

el archivo a través de su conexión electrónica con su banco para ejecutar todos

sus pagos.

En negocios pequeños, generalmente es la misma persona la que ingresa las

órdenes de pago y la que las valida. En ese caso usted debe solamente hacer

click en los dos botones, uno después de otro, para confirmar el pago.

Preparación y ejecución de órdenes

Para cargar una orden de pago, use el menú Gestión Financiera > Pago >

Órdenes de pago.

CCAPTURAAPTURA DEDE PANTALLAPANTALLA P PÁGINAÁGINA 166 166

Open ERP entonces sugiere un número de referencia para su orden de pago.

Como es habitual, usted puede cambiar el punto de partida para esta

secuencia desde el menú Administración.

Luego usted tiene que elegir uno de los varios medios de pago disponibles para

su compañía. Éstos tienen que ser configurados cuando usted configure el

sistema contable usando los menús Gestión Financiera > Configuración >

Tipo de pago y Gestión Financiera > Configuración > Modo de pago.

Algunos ejemplos:

● Cheques

● Transferencias bancarias

● Tarjeta Visa sobre una cuenta FORTIS

● Caja chica

Luego debe indicar la Fecha preferida para el pago:

● Fecha límite: cada operación será efectuada en la fecha límite de la

factura

● Directamente: las operaciones será efectuadas cuando las órdenes se

validen.

● Fecha acordada: usted debe especificar una fecha de pago efectivo en

el campo Fecha estipulada que sigue.

Esta fecha es particularmente importante para la preparación de transferencias

electrónicas porque las interfaces bancarias le permiten seleccionar una futura

fecha de ejecución. Entonces para configurar su Open ERP de forma más fácil

usted puede elegir pagar todas sus facturas automáticamente en la fecha

límite.

Luego usted debe seleccionar las facturas a pagar. Éstas pueden ingresarse

manualmente en el campo Línea de pago, pero es más fácil agregarlas

automáticamente. Para ello, haga click en Agregar líneas de pago y Open

ERP propondrá líneas con fechas límites de pago. Para cada fecha límite usted

podrá ver:

● La Fecha efectiva de la factura

● La referencia Ref. y la descripción de la factura, Nombre

● La fecha límite para la factura

● El monto a pagar en la moneda por defecto de la compañía

● El monto a pagar en la moneda de la factura

Usted puedo entonces aceptar el pago propuesto por Open ERP o seleccionar

las entradas que pagará o no pagará de esa orden. Open ERP le da toda la

información necesaria para hacer una decisión de pago para cada ítem de la

línea:

● Cuenta

● Cuenta de banco del proveedor

● Monto que será pagado

● Monto a pagar

● El proveedor

● Monto total debido al proveedor

● Fecha límite

● Fecha de creación

Usted puede modificar los tres primeros campos de cada línea: la cuenta, la

cuenta de banco del proveedor y el monto que pagará. Este arreglo es muy

práctico porque le brinda completa visibilidad de todas las deudas comerciales

a pagar de su compañía. Usted puede pagar solo una parte de la factura, por

ejemplo, y cuando prepare su próxima orden de pago, Open ERP

automáticamente le sugerirá el pago del remanente debido.

Cuando el pago haya sido preparado correctamente, haga click en Confirmar.

El pago entonces cambia al estado Abierto y aparece un nuevo botón que puede

ser usado para iniciar el proceso de pago. Dependiendo del método de pago

elegido, Open ERP provee un archivo conteniendo todas las órdenes de pago.

Usted puede enviar esto al banco para hacer las transferencias de pago.

En futuras versiones de Open ERP, se espera que el sistema sea capaz de

preparar e imprimir cheques.

Análisis FinancieroAnálisis Financiero

Este capítulo está dedicado a la carga impositiva establecida por ley y los

reportes financieros de Open ERP. Ya sea que necesite reportes acerca de

proveedores y clientes, o bien declaraciones para varios propósitos legales,

Open ERP le permite llevar a cabo un amplio rango de análisis paramétricos de

la salud financiera de su compañía.

Si quiere analizar la salud general de su empresa o revisar el estatus de una

Cuenta por Cobrar en detalle, las cuentas de su compañía son el lugar para

definir sus indicadores de negocios.

Para llevarle la situación más acertada de su compañía, los diferentes reportes

contables de Open ERP son flexibles, y los resultados se calculan en tiempo

real. Esto le permite automatizar acciones recurrentes y cambiar sus

operaciones rápidamente cuando hay un problema general de la empresa

(como una caída marcada de los fondos, o las cuentas por cobrar escalando

demasiado) o bien un problema local (un cliente que no ha pagado o gastos

excesivos en el presupuesto de un proyecto).

Este capítulo describe los variados reportes y declaraciones financieras

provistas por el módulo contable de Open ERP. También reseña cómo Open ERP

maneja los impuestos de compras y ventas, y el reporte de impuestos.

Gestión de cuentas a pagar / acreedores y cuentas porGestión de cuentas a pagar / acreedores y cuentas por cobrar /deudorescobrar /deudores

Open ERP provee numerosas herramientas para la gestión de cuentas de

clientes y proveedores. Usted verá:

● Análisis financiero de asociados, para entender los reportes que le

permiten llevar a cabo un análisis de todos sus asociados.

● Recordatorios multinivel, un sistema automático para preparar cartas o

correos electrónicos cuando las facturas permanezcan impagas.

● Análisis detallado de asociados individuales.

Análisis financiero de asociados

Cuando los miembros de su departamento de cuentas se conectan al sistema

de Open ERP, se encuentran inmediatamente con el Tablero de Control

Contable. Por defecto, contiene un gráfico útil para analizar cuentas por

cobrar. Para tener acceso, instale el módulo board_acount. Luego mírelo usando

el menú Tableros de Control > Contabilidad > Tablero de Control

Contable.

TTABLEROABLERO DEDE CONTROLCONTROL CONTABLECONTABLE

En el tablero de control, el gráfico a la derecha llamado Cuentas por cobrar

acumuladas representa sus cuentas pendientes semana por semana. Esto le

da un vistazo del monto acumulado de sus deudores por semana.

Todos los gráficos de Open ERP son dinámicos. Así, por ejemplo, usted puede

filtrar la información haciendo click sobre Zoom y luego Filtrar en el

formulario de búsqueda. O sólo hacer click en Zoom para abrir una ventana

más grande para un gráfico, luego hacer click en Buscar para mostrarlo en

una vista de lista.

Para obtener un reporte más detallado del balance a lo largo acumulado (en

orden por fecha pasada) use el menú Finanzas > Contabilidad > Reportes

> Cuentas de Asociados > Balance de Asociado Acumulado.

BBALANCEALANCE ACUMULADOACUMULADO ENEN UNUN PERÍODOPERÍODO DEDE 30 30 DÍASDÍAS

Cuando abra ese reporte, Open ERP pregunta el nombre de la compañía, el

período fiscal y el tamaño del intervalo a ser analizado (en días). Luego Open

ERP calcula una tabla de balance de crédito por período. Si usted solicita un

intervalo de 30 días, Open ERP genera un análisis de acreedores por el mes

pasado, los dos meses pasados y así sucesivamente.

Para un análisis por asociado usted puede usar el balance de asociado que

obtiene a través del menú Gestión Financiera > Reportes > Cuentas de

Asociado > Balance de Asociado. El sistema entonces provee un reporte en

PDF conteniendo una línea por asociado representando el balance de crédito

acumulado.

BBALANCESALANCES DEDE ASOCIADOSASOCIADOS

Si quiere información detallada acerca de un asociado usted puede usar los

Libros de Asociados a los que llega a través del menú Gestión Financiera >

Reportes > Cuentas de Asociados > Libro de Asociado.

LLIBROIBRO DEDE A ASOCIADOSOCIADO

Finalmente, puede mirar entradas contables individuales en la búsqueda de

información útil. Para buscar entradas contables:

● por libro, a través del menú Gestión Financiera > Entradas >

Entradas por libro

● por cuenta, a través del menú Gestión Financiera > Planes > Planes

de cuentas y haga doble click en la cuenta correspondiente

● haciendo una búsqueda global, a través del menú Gestión Financiera

> Entradas > Buscar entradas

● por asociado, haciendo click derecho sobre el campo del asociado en

algún formulario que lo muestre, o usando los botones a la derecha del

formulario de asociado.

Ventaja: Exportar entradas

Es muy útil recordar que usted puede exportar todo tipo de

recursos en Open ERP. Desde el cliente web necesita

navegar a una lista de búsqueda para el recurso, luego

hacer click en el enlace Exportar en la parte inferior

izquierda de la lista. Desde el cliente Windows use el menú

Formulario > Exportar. Esto le permite hacer fácilmente

su propio análisis en Microsoft Excel o en OpenOffice.org

Calc, exportando entradas contables.

Múltiples pasos de seguimiento

Para automatizar la gestión de seguimiento (recordatorios) usted debe instalar

el módulo account_followup. Éste se instala automáticamente como parte del

perfil contable, pero no es parte de otros perfiles.

Una vez que el módulo esté instalado configure sus niveles de seguimiento

usando el menú Gestión Financiera > Configuración > Términos de pago

> Seguimientos.

Los niveles de seguimiento son relativos a la fecha de creación de una factura

y no a la fecha de vencimiento. Esto le permite establecer condiciones de pago

tales como 'pagables en 21 días' y enviar un mensaje a los 30 días, o lo

recíproco.

Por cada nivel usted debería definir el número de días y crear una nota que

será automáticamente agregada a la carta recordatorio. La secuencia

determina el orden del nivel en orden ascendente.

Ejemplo de Configuración de Niveles de Seguimiento

Secuencia Nivel Días Descripción

1 Nivel 1 30 días netos Primer recordatorio de pago

2 Nivel 2 40 días netos Segundo recordatorio de pago

3 Nivel 3 60 días desde fin de mes

Notificar

Usted puede enviar sus recordatorios por carta o correo electrónico con el

menú Gestión Financiera > Manejo periódico > Enviar seguimientos.

FFORMULARIOORMULARIO PARAPARA LALA PREPARACIÓNPREPARACIÓN DEDE CARTASCARTAS DEDE SEGUIMIENTOSEGUIMIENTO

Open ERP le presenta una lista de asociados a quienes mandar recordatorios

de pago, la cual puede modificar antes de empezar con el procedimiento. En la

segunda pestaña del formulario usted puede proveer la información que

enviará en el recordatorio.

Luego, el sistema le da un reporte en PDF con todos los recordatorios para

cada asociado. Cada carta está escrita en el lenguaje del asociado (si esto está

disponible) y entonces usted puede tener cartas en varios idiomas en el mismo

PDF en varias páginas.

Para analizar la fecha de vencimiento de clientes o proveedores antes de

empezar el procedimiento de recordatorio, use los submenús de Gestión

Financiera > Procesamiento periódico >Enviar seguimientos:

● Entradas a cobrar

● Entradas a pagar

Así usted obtiene la lista de entradas no conciliadas en cuentas de tipo A pagar

y Por Cobrar. Usted puede entonces modificar la fecha y el último seguimiento

y el nivel de recordatorio de cada entrada.

Para obtener un reporte detallado por asociado, use el menú Gestión

Financiera > Reportes > Seguimientos.

Los diferentes reportes son pantallas de Open ERP clásicas, así usted puede

filtrarlas y explorar los elementos en detalle.

PPANTALLAANTALLA QUEQUE RESUMERESUME LOSLOS SEGUIMIENTOSSEGUIMIENTOS

Situación del Asociado

En el uso diario de Open ERP, un gerente senior frecuentemente tendrá que

buscar rápidamente información financiera entre los datos de asociado. Para

esto, puede usar los botones a la derecha del formulario cuando abra un

formulario de asociado, para ir directamente a:

● una carta recordatorio desde el botón Reporte de Pagos Vencidos,

● la lista de Facturas abiertas,

● un atajo a Todas las entradas contables,

● las solicitudes CRM no cerradas desde Casos Abiertos,

● un atajo a las A pagar y Por cobrar no conciliadas.

Estos enlaces también están disponibles al hacer click derecho sobre un campo

de asociado en cualquier formulario.

El reporte Pagos vencidos produce un documento PDF el cual es usado para

seguimiento pero no modifica ninguna de las entradas contables del asociado.

Su uso no incrementa el nivel de seguimiento, por lo que puede usarse

repetidamente sin ningún problema.

En Open ERP puede buscar un asociado sobre la base del valor de su deuda.

Entonces, si busca los asociados con un monto de crédito entre 1 y 999999999,

obtendrá la lista de asociados que tienen pagos pendientes. Usted puede

seleccionar toda la lista e imprimir cartas de seguimiento para todos ellos.

A la derecha del formulario de asociado hay un atajo a Facturas abiertas. Este

enlace incluye todas las facturas definidas en el sistema, a saber:

● Facturas de clientes

● Facturas de proveedores

● Notas de crédito

● Notas de crédito de los proveedores

Consejo: Recordatorios desde entradas contables

Las compañías que no tienen registros computarizados

tienen a rastrear los pagos desde facturas y papeles, y no

desde una cuenta de asociado formal.

Sin embargo, es mejor crear cartas de recordatorio desde las

cuentas a cobrar de un asociado que desde facturas sin

pagar. Usando el sistema Open ERP usted puede tomar

cuenta fácilmente de todos los adelantos, pagos no

conciliados, notas de crédito y pagos de crédito.

Entonces, es mejor enviar una carta basada en las entradas

contables de facturas y pagos no conciliados, que desde una

lista de facturas sin pagar.

En los enlaces que aparecen en el formulario de asociado, dos botones

permiten la apertura de entradas contables de asociado:

● Todas las entradas contables

● Por cobrar y A pagar

El primer botón es útil para obtener un análisis histórico del cliente o

proveedor. Usted puede tener información acerca de temas importantes como

volumen de ventas y demoras en los pagos. El segundo botón es un filtro que

muestra sólo los créditos y débitos abiertos para el asociado.

Finalmente, tenga presente que todas las funciones sobre el formulario de

asociados son accesibles desde cualquier documento de Open ERP haciendo

click derecho sobre un campo de Asociado. Esto es extremadamente útil para

tener acceso rápido a la información desde cualquier pantalla.

Cuentas e Impuestos establecidos por leyCuentas e Impuestos establecidos por ley

Esta sección trata acerca de cuentas e impuestos que son obligatorios

legalmente:

● la estructura de impuestos provista por Open ERP,

● los libros mayores contables,

● el balance contable (usado para producir la declaración de ingresos y la

hoja de balance),

● los diferentes libros diarios (generalmente, centralizados y detallados),

● la declaración de impuestos.

Impuestos

Usted puede adjuntar impuestos a las transacciones financieras para poder:

● agregar impuestos al monto que paga o es pagado

● reportar sobre los impuestos en varias categorías que usted debería

pagar a las autoridades fiscales

● rastrear impuestos en sus cuentas generales

● gestionar el pago y reembolso de impuestos usando el mismo

mecanismo que Open ERP usa para otras transacciones monetarias.

Ya que la estructura detallada de impuestos es un mecanismo para llevar a

cabo políticas gubernamentales, y la recaudación de impuestos es tan crítica

para sus autoridades fiscales, los requerimientos y los reportes impositivos

pueden ser complejos. Open ERP tiene un mecanismo flexible para administrar

los impuestos que puede ser configurada a través de su interfaz gráfica de

usuario o a través de mecanismos de importación de datos para ajustarse a los

requerimientos de las muchas jurisdicciones impositivas.

El mecanismo impositivo puede ser usado además para gestionar otras

transacciones financieras similares, tales como regalías a autores basadas en

el valor de las transacciones a través de una cuenta.

Configuración de una estructura impositiva

En el sistema de impuestos de Open ERP, están involucrados tres objetos

principales:

● un Caso de Impuesto (o Código de Impuesto), usado para reportes

impositivos, que puede configurarse en una estructura jerárquica para

que múltiples códigos de impuestos puedan organizarse en árboles de la

misma manera que un Plan de Cuentas.

● un Impuesto, el objeto impositivo básico que contiene las reglas para

calcular el impuesto sobre la transacción financiera se adjunta y está

vinculado a las Cuentas Generales y a los Casos de Impuestos. Un

impuesto puede contener múltiples impuestos hijos y basar su cálculo en

aquellos impuestos más que en la transacción base, proveyendo una

flexibilidad considerable. Cada impuesto pertenece a un Grupo de

Impuestos (actualmente solo IVA u Otro).

● las Cuentas Generales que registran los impuestos debidos y pagados.

Ya que las cuentas generales se discuten en otra parte de este manual y

no son específicas para impuestos, no serán detalladas en esta sección.

Usted puede adjuntar a los productos cero o más Impuesto a Proveedor o

Impuesto a Cliente, para poder contabilizar por separado los impuestos de

compra y venta (o IVA de salida o de ingreso). Como usted puede adjuntar más

de un impuesto, puede gestionar un IVA o un Impuesto de Ventas por separado

de un Impuesto Eco sobre el mismo producto.

También puede adjuntar un Impuesto por defecto a un asociado, lo que

reemplaza a cualquier impuesto perteneciente al mismo Grupo de Impuestos

que pueda haber sido definido para un producto.

Entonces usted puede definir un Exento de Impuestos en el grupo IVA y

asignarlo a asociados que declaren hacer caridad. Todos las ventas de

productos a una caridad estarían exentas del IVA aún cuando los productos

mismos lleven varias tasas de impuestos, pero impuestos no IVA todavía

pueden ser aplicados.

Casos de Impuestos

Los Casos de Impuestos también se conocen en Open ERP como Códigos de

Impuestos. Se usan para reportes de impuestos, y pueden establecerse en una

estructura jerárquica para formar árboles de la misma forma que un Plan de

Cuentas.

Para crear un nuevo Caso de Impuestos, use el menú Gestión Financiera >

Configuración > Impuestos > Códigos de Impuestos. Usted debe definir

los siguientes campos:

● Nombre del Código de Impuesto: un nombre único requerido para

identificar el caso.

● Compañía: un enlace requerido que adjunta el caso a una compañía

específica, tal como la Compañía Principal.

● Código de Caso: un código corto para el caso.

● Código Padre: un enlace a un Caso de Impuesto Padre que forma la

base de la estructura de árbol como un Plan de Cuentas.

● Signo para la cuenta madre: elija 1.00 para agregar el total a la

cuenta madre o -1.00 para restarlo.

● Descripción: un campo de texto libre para propósitos de

documentación.

Usted también puede ver dos campos de solo-lectura:

● Total del Año: una cifra única mostrando el total acumulado en este

caso para el año financiero.

● Total del Período: una cifra única mostrando el total acumulado para el

período financiero actual (tal vez 1 mes o 3 meses).

Usted probablemente necesitará crear dos casos de impuestos para cada tasa

de impuesto que deba definir, uno para el impuesto mismo y otro para el

monto de la factura sobre el que se basa el impuesto. Y creará casos de

impuesto que no vinculará a Objetos de Impuesto (similar a los tipos de Vista de

Cuenta General) solo para organizar la estructura de árbol.

Para ver la estructura que ha construido usted puede usar el menú Gestión

Financiera > Procesamiento periódico > Impuestos. Esta vista del árbol

refleja la estructura de los Casos de Impuestos y muestra la situación

impositiva actual.

Objetos de Impuestos

Los objetos de impuestos calculan el impuesto sobre las transacciones

financieras a las que están adjuntados, y se enlazan a las Cuentas Generales y

a los Casos de Impuestos.

Para crear un nuevo Caso de Impuesto, use el menú Gestión Financiera >

Configuración > Impuestos > Impuestos. Usted debe definir los siguientes

campos:

● Nombre de Impuesto: un único nombre requerido para este impuesto

(tal como IVA 21%).

● Compañía: un enlace requerido a una compañía asociada con el

impuesto, tal como la Compañía Principal.

● Grupo Impositivo: IVA u Otro, usado para determinar cuáles impuestos

sobre productos pueden ser sustituidos por impuestos sobre asociados.

● Tipo de Impuesto: un campo requerido indicando cómo calcular el

impuesto: Porcentaje, Fijo, Ninguno o Código Phyton (el último es encontrado en

el campo Cómputo de código en la pestaña Cómputos especiales).

● Tipo Aplicable: un campo requerido que indica si el monto base debería

ser usado sin cambia (cuando el valor es verdadero) o si debería ser

procesado por el Código Phyton en el campo Código Aplicable en la

pestaña Cómputos especiales cuando el valor es Código).

● Monto: un campo requerido cuyo significado depende del Tipo de

Impuesto, siendo un multiplicador sobre el monto base cuando el Tipo

de Impuesto es Porcentaje, y un monto fijo cuando el Tipo de Impuesto

es Fijo.

● Incluir en el monto base: cuando está tildado, el impuesto se agrega

al monto base y no se muestra separadamente.

● Dominio: sólo se usa en desarrollos especiales, no en el sistema núcleo

de Open ERP.

● Cuenta de Impuesto de Factura: una Cuenta General usada para

registrar montos de impuestos facturados, la que puede ser la misma

para varios impuestos o dividirse para que cada impuesto esté asignado

a una cuenta.

● Cuenta de Reembolso de Impuesto: una Cuenta General usada para

registrar reembolsos de impuestos facturados, la que puede ser la misma

que la Cuenta de Impuestos de Factura o, en algunas jurisdicciones

impositivas, deben estar separados.

● Impuestos sobre Hijos: cuando está tildada, el cálculo de impuesto se

aplica a la salida desde otros cálculos de impuestos especificados en la

Cuenta de Impuestos Hijos (así usted tiene impuestos sobre

impuestos), de otro modo el cálculo se aplica sobre el monto base sobre

la transacción.

● Cuenta de Impuestos Hijos: otras cuentas impositivas que pueden ser

usadas para proveer la cifra para el impuesto.

Nota: Usando Impuestos Hijos

Usted puede usar impuestos hijos cuando tiene una

situación impositiva compleja que usted quiere esconder a

sus usuarios finales. Por ejemplo, usted podría definir un

producto de gastos de kilometraje con un impuesto

compuesto formado por dos impuestos hijos, un elemento

privado no reclamable y un elemento impositivo reclamable.

Cuando su personal venga a reclamar el kilometraje, no

necesitan saber acerca de este impuesto, pero el impacto

contable de su reclamo será automáticamente gestionado

por Open ERP.

Los campos arriba aplican los impuestos que usted especifica y los registran en

las cuentas generales pero no le proveen documentación que sus autoridades

fiscales puedan necesitar. Para esto, use la pestaña de Declaración de

Impuestos para definir qué Casos de Impuestos deberían ser usados para este

impuesto:

● Facturas/ Código base: caso de impuesto para registrar el monto

facturado sobre el que se basa el impuesto.

● Facturas/ Código de Impuesto: caso de impuesto para registrar el

monto de impuesto facturado.

● Facturas Reembolsadas/ Código base: caso de impuesto para

registrar el monto de la factura de reembolso en el que se basa el

impuesto.

● Facturas Reembolsadas/Código de Impuesto: caso de impuesto para

registrar el monto del impuesto de la factura de reembolso.

Uso de Impuestos sobre Productos, Asociados, Proyectos y Cuentas

Cuando usted ha creado una estructura de impuestos consistente en Casos de

Impuestos y Objetos de Impuestos, usted puede usar los impuestos en sus

variados objetos de negocios para que las transacciones financieras puedan ser

asociadas con impuestos y cargos similares a impuestos.

Consejo: Clientes minoristas

Cuando le vende a usuarios finales más que a negocios,

usted querría (o alguien podría pedirle) mostrar precios que

incluyan impuestos en sus documentos de facturación más

que un precio que tenga el precio más el impuesto.

Para hacerlo en Open ERP, sólo instale el módulo

account_tax_include. A cada factura se le da un nuevo campo

Método de Precio, en el cual usted elige Impuesto incluido o

Impuesto excluido. Los precios se visualizan entonces

apropiadamente.

Usted puede asignar un impuesto a un asociado para que éste invalide

cualquier impuesto definido en un Producto. Usted haría esto, por ejemplo, si

un asociado es una obra de caridad y paga un IVA o un Impuesto de ventas

más bajo o incluso cero en sus compras. Asumiendo que usted tiene un IVA o

impuesto de venta para obras de caridad apropiado en el Grupo de

Impuestos IVA,use el menú Asociados > Asociados para abrir y editar un

formulario de un Asociado de obra de caridad, y entonces:

● seleccione la pestaña Propiedades

● establezca el Impuesto por defecto para el impuesto IVA para Caridad.

Usted puede asignar múltiples impuestos a un Producto. Asumiendo que ha

configurado los impuestos apropiados, use el menú Productos > Productos

para abrir y editar una definición de Producto, entonces:

● seleccione uno o más Impuestos de Cliente para cualquier producto

que usted pueda vender, el que pueda incluir un Impuesto de Ventas o IVA de

salida, y un Impuesto ECO de ventas,

● seleccione uno o más Impuestos de Proveedor para cualquier

producto que usted pueda comprar, el que pueda incluir un Impuesto de

Compras o IVA de entrada y un Impuesto ECO de Compras.

Generalmente. cuando usted hace una compra o venta, los impuestos

asignados al producto se usan para calcular los impuestos que debe o que le

deben. Pero cuando hace una transacción con un asociado que tiene definido

un Impuesto por defecto, por ejemplo una venta a una obra de caridad con

Impuestos para caridad, ese impuesto será usado en lugar de otros impuestos de

Producto en el mismo grupo, en este caso reemplazando el Impuesto de Ventas o

IVA de salida estándar.

Usted también puede asignar múltiples impuestos a un Proyecto, así las

facturas del Proyecto llevan una tasa apropiada de impuestos (la facturación de

proyectos se verá en detalle más adelante).

Un paso más allá: Regiones Impositivas

El módulo de tercera parte import_export puede ser usado

para extender el sistema de impuestos de Open ERP, para

que usted pueda asignar impuestos a diferentes cuentas

dependiendo de la ubicación del Asociado. A éste se le da

una nueva Ubicación de Asociado, que puede ser Local,

Sudamérica o Afuera, así los impuestos y bases impositivas

puedan ser canalizadas a diferentes cuentas.

Este módulo podría ser la base de una contabilidad

impositiva basada en la ubicación más ambiciosa.

Usted puede asignar múltiples impuestos a una cuenta para que cuando usted

transfiera dinero a través de la cuenta pueda atraer un monto de impuesto. En

este caso, este 'impuesto' puede no ser un impuesto legalmente requerido,

pero sí algo parecido, como regalías por derechos de autor o comisión por

ventas.

Los libros mayores y la hoja de balance

Para imprimir el balance de cuentas o los libros mayores usted debería ir al

Plan de Cuentas. Para hacerlo, vaya al menú Gestión Financiera > Planes >

Planes de Cuentas.

Seleccione el período contable en el que está interesado y haga click en Abrir

Planes, luego seleccione una o varias cuentas para análisis haciendo click y

resaltando la o las líneas apropiadas. Haga click sobre el botón Imprimir y

Open ERP le pedirá seleccionar ya sea el Libro Mayor General, el Balance

de Cuenta o un Control Analítico. Si usted selecciona una cuenta que tiene

subcuentas en la jerarquía, usted puede automáticamente analizar la cuenta y

sus cuentas hijas.

Ventaja: Balance Simulado

Cuando usted esté imprimiendo balances de cuenta, si usted

tiene instalado el módulo account_simulation, Open ERP le

preguntará qué nivel de simulación desea ejecutar.

Los resultados variarán dependiendo del nivel seleccionado.

Usted puede, por ejemplo, imprimir el balance dependiendo

de varios métodos de amortización. Más generalmente le

permite hacer análisis usando más niveles de simulación

que los que usted esperaría.

Al momento de escribir este libro, un nuevo módulo está en los estadíos finales

del desarrollo para Open ERP, account_reporting. Está siendo desarrollado para

permitir el uso de reportes configurables para hojas de balance o declaraciones

de ganancias en formatos requeridos legalmente.

Los libros

Para obtener los diferentes libros diarios, use el menú Gestión Financiera >

Reportes > Imprimir libros.

Terminología: Libros

Note que hay diferentes tipos de libros en Open ERP:

* Libros de cuentas (detallados en este capítulo)

* Libros de compras (para distribución de provisiones

provistas o en ciertas fechas)

* Libros de ventas (clasificando ventas por su tipo de

transacción)

* Libros de facturación (para clasificar ventas por

modo de facturación: diaria/ semanal/ mensual) y

automatización de las tareas.

Para obtener estos diferentes libros, instale los módulos sale_journal y

purchase_journal. Luego seleccione uno o varios libros diarios y haga click en

Imprimir. Open ERP le propone entonces los tres siguientes reportes:

● Entradas contables detalladas

● Libro general

● Libro agrupado por cuenta

IIMPRIMIENDOMPRIMIENDO UNUN LIBROLIBRO DIARIODIARIO

Declaración de Impuestos

La información requerida para una declaración de impuestos se genera

automáticamente por Open ERP a partir de las facturas. En la sección sobre la

facturación usted habrá visto que puede obtener detalles de la información

impositiva desde el área inferior izquierda de una factura.

Usted puede también obtener información sobre las entradas contables en las

columnas de la derecha.

Open ERP mantiene un cuadro de impuestos al que llega desde el menú

Gestión Financiera > Procesamiento periódico > Impuestos. La

estructura del cuadro es para calcular la declaración de impuesto pero también

todos los otros impuestos pueden ser calculados.

EEJEMPLOJEMPLO DEDE UNAUNA DECLARACIÓNDECLARACIÓN DEDE IMPUESTOSIMPUESTOS

El cuadro de impuesto representa el monto de cada área en la declaración de

impuestos de su país. Está representado en una estructura jerárquica que le

permite ver el detalle solo de lo que le interesa y oculta los subtotales menos

interesantes. Esta estructura puede ser alterada como lo desee para ajustarse

a sus necesidades.

Usted puede crear varios cuadros de impuestos si su compañía está sujeta a

cuentas de diferentes tipos de impuestos o similares, tales como derechos de

autor. Cada entrada contable puede ser vinculada a una de las cuentas de

impuestos. Esta asociación se hace automáticamente por los impuestos que

han sido configurados previamente en las líneas de factura.

Ventaja: Declaración de impuestos

Algún software contable gestiona la declaración de

impuestos en una cuenta general dedicada. La declaración

entonces está limitada al balance en el período especificado.

En Open ERP usted puede crear un cuadro de impuestos

independiente, lo que tiene varias ventajas:

* es posible asignar solo una parte de la transacción

de impuesto

* no es necesario gestionar varias cuentas generales

diferentes dependiendo del tipo de venta o tipo de impuesto

* puede reestructurar su cuadro de impuestos como lo

desee.

En cualquier momento usted puede controlar su cuadro de impuestos para un

período dado usando el siguiente reporte: Gestión Financiera > Reportes >

Reportes de Impuestos.

Esta información se actualiza en tiempo real. Esto es muy útil porque le

permite prever en cualquier momento el impuesto que debe al comienzo y al

final del mes o cuatrimestre.

Además, para su declaración de impuesto usted puede hacer click en una de

las cuentas de impuestos para investigar las entradas detalladas que

componen el monto total. Esto le ayuda a buscar errores cuando ha codificado

una factura con impuesto completo donde debería haber cero impuesto para

una obra de caridad.

En algunos países, el impuesto puede calcularse sobre la base de pagos

recibidos en lugar de hacerlo sobre facturas enviadas. En estos casos elija

Basar en Pagos en lugar de Basar en Facturas en el formulario Seleccionar

período. Aunque usted haga su declaración sobre la base de facturas enviadas

y recibidas puede ser interesante comparar los dos reportes para ver el monto

de impuesto que usted paga pero todavía no ha recibido de sus clientes.

Análisis Financiero de la CompañíaAnálisis Financiero de la Compañía

Usted verá aquí las herramientas de análisis para la situación financiera de su

compañía, en particular:

● Indicadores de gestión

● Presupuestos

● Tablero de Control de Contabilidad

Indicadores de gestión

Terminología: Indicadores Financieros

Los indicadores, a veces llamados razones financieras, son

herramientas para analizar las finanzas de una compañía. Le

permiten comparar dos cuentas o sets de cuentas desde la

hoja de balance o la cuenta de ganancias y pérdidas, en la

forma de una razón. También le permiten medir la salud

financiera de una compañía y hacer comparaciones desde

un año al próximo o contra aquéllos de otras compañías.

Para definir los indicadores contables en Open ERP usted debería instalar el

módulo account_report. Cuando lo instale, los indicadores financieros usuales se

registran en Open ERP.

Usted puede consultar sus indicadores, calculados en tiempo real, desde el

menú Gestión Financiera > Reportes > Reportes de cliente (¿o

personalizado?).

Los indicadores definidos por defecto en Open ERP son los siguientes:

● Indicadores de Capital Circulante: determina si la compañía puede

pagar sus deudas a corto plazo en condiciones normales. Se calcula a

partir de (Reservas + Fondos + Activos actuales) / Pasivos actuales.

● Razones Financieras: le permiten calcular la liquidez de la compañía.

Se define como sigue: (Activos actuales - Reservas) / Pasivos actuales.

● Activos fijos: en una empresa en marcha, el valor de los activos fijos

está cubierto en primer lugar por el capital de los dueños y en segundo

lugar por todos los pasivos a largo plazo. Idealmente, este indicador será

mayor que 1.

Consejo: Cálculo de indicadores

El cálculo de indicadores puede tomar un tiempo en Open

ERP porque usted debe analizar todas las entradas

contables de la compañía. Entonces es mejor no calcular

todos los indicadores de una vez, sino una pequeña

selección para mantener el tiempo de cálculo dentro de los

límites.

Análisis de tiempo de los indicadores

Usted puede analizar los indicadores financieros a lo largo de dos ejes. Usted

debe tener una cifra calculada en un instante particular de tiempo cuando

compara cuentas, balances y las razones entre ellos. Pero también puede

calcular una serie de tiempo para seguir el cambio de un indicador dado a lo

largo de la vida de la compañía.

Para hacer un análisis temporal de sus indicadores, debe instalar el módulo

account_report_history del set de módulos de extensiones extra. Una vez que este

módulo está instalado, usted puede hacer click en un indicador financiero para

obtener un gráfico de su evolución en el tiempo.

HHISTORIAISTORIA DEDE UNUN INDICADORINDICADOR CONTABLECONTABLE

Definición de sus propios indicadores

Usted puede definir sus propios indicadores en Open ERP usando el menú

Gestión Financiera > Configuración > Reportes Personalizados >

Nueva Fórmula de Elemento de Reporte.

DDEFINICIÓNEFINICIÓN DEDE UNUN NUEVONUEVO INDICADORINDICADOR

Usted debería asegurarse que las cuentas en las que basa sus indicadores

tengan códigos de cuenta únicos, porque los códigos son usados en la creación

de fórmulas. Cree una fórmula usando la sintaxis indicada en las instrucciones

al pie del formulario:

● Total de débitos en una cuenta general: débito ('12345')

● Total de créditos en una cuenta general: crédito ('12345')

● Balance de una cuenta general: balance ('12345')

● Valor de otro indicador: reporte ('IND')

Donde:

● 12345 representa el código de una cuenta general.

● IND representa el código de otro indicador.

Entonces, usando esta notación, la razón de fondos se define por balance ('4',

'5') / (balance '1'), ése es el balance en cuentas 4 y 5 dividido por el balance en la

cuenta 1.

Buena gestión presupuestaria

Open ERP gestiona sus presupuestos usando tanto la Contabilidad General

como la Analítica. Usted verá cómo hacerlo para las Cuentas Generales ahora y

para las Analíticas más adelante.

Use el menú Gestión Financiera > Configuración > Presupuestos >

Presupuestos generales para definir un nuevo presupuesto.

Aunque usted pueda modificar un presupuesto en cualquier momento para

hacer una revisión, lo mejor para usted es no hacerlo. En lugar de editar un

documento de presupuesto existente, haga una nueva versión para así

mantener sus estimados originales a salvo para una comparación. Esto le

permite analizar sus perspectivas cambiantes de la compañía de revisión a

revisión.

Comience la carga de datos ingresando un Código y un Nombre en la primera

pestaña de su nuevo presupuesto. La Dirección del presupuesto puede ser

para Productos o Cargos, elija uno. Luego, en la segunda pestaña, Dotaciones/

Gastos usted puede definir los cargos por período. Por cada período usted

puede definir una cantidad y/o un monto gastado en la moneda actual del plan

de cuentas.

También es posible crear automáticamente los diferentes gastos e ingresos

sobre los períodos de un solo año fiscal. Para hacerlo, haga click en Distribuir

en la segunda pestaña. Una ventana se abrirá solicitando el año fiscal sobre el

cual quiere presupuestar, y las cantidades y montos totales para ese año. Si

usted quiere que su presupuesto cubra varios años, repita la operación varias

veces.

Una vez que los cargos han sido generados usted puede modificarlos

manualmente para revisar los cargos período por período. Una vez que los

montos han sido asignados sobre el período, usted debe especificar la cuentas

para crear este presupuesto en la tercera pestaña, Cuentas.

Para hacerlo, haga click en Agregar y haga selecciones múltiples para las

diferentes cuentas para ser representadas por el presupuesto. Una vez que las

tres pestañas se completaron, puede guardar su presupuesto.

Recordatorio: Selección múltiple

Usted puede seleccionar varios elementos (cuentas,

asociados, etc) al mismo tiempo desde una lista. En el

cliente web, tilde al lado de su nombre en la vista lista. En el

cliente Windows, haga click sobre cada elemento mientras

presiona la tecla Ctrl.

IIMPRESIÓNMPRESIÓN DEDE UNUN PRESUPUESTOPRESUPUESTO

Para imprimir un presupuesto y hacer cálculos de gastos al presupuesto, use el

menú Gestión Financiera > Reportes > Imprimir presupuestos. Open

ERP le da entonces una lista de presupuestos disponibles. Seleccione uno o

más presupuestos y haga click sobre Imprimir para configurar el reporte. La

figura anterior da el ejemplo de un presupuesto producido por Open ERP.

El Tablero de Control de Contabilidad

TTABLEROABLERO DEDE CONTROLCONTROL CONTABLECONTABLE

Si usted ha instalado el módulo board_account, Open ERP le da un tablero de

control de contabilidad que puede ser presentado a su personal contable

cuando se conecten con el sistema (si usted lo ha configurado como su Página

de Inicio). Este tablero de control provee un análisis de la salud financiera de la

compañía en un vistazo.

● Cuentas analíticas para cerrar: cuando está gestionando casos cada

cuenta analítica es un proyecto o un contrato. Esta área muestra las

cuentas que deber ser cerradas (por ejemplo, contratos vencidos, horas

de soporte excedidas).

● Cuentas para facturar: muestra las cuentas analíticas donde hay

cargos para ser facturados.

● Facturas en borrador: le da la lista de facturas esperando ser

aprobadas por un contador.

● Costos para facturar: le da el cambio semanal que puede ser, pero

todavía no ha sido, facturado

● Cuentas por cobrar vencidas: da un gráfico semana de las cuentas

por cobrar que todavía no han sido conciliadas.

● Ingresos vencidos: le da un gráfico semanal de la facturación de la

compañía.

En cada panel del tablero de control de los contadores usted puede hacer click

sobre el botón Zoom en la parte superior derecha para investigar el detalle de

sus indicadores financieros.

El Tablero de Control de Contabilidad está dinámicamente integrado, lo que

significa que usted puede navegar fácilmente a través de la información si

necesita más detalles acerca de ciertos factores, y editar las entradas si es

necesario.

Configuración de cuentasConfiguración de cuentas

Las cuentas deben ser configuradas para ajustarse a las necesidades de su

empresa. Este capítulo explica cómo modificar su plan de cuentas, libros,

derechos de acceso, balances de cuenta iniciales y valores por defecto de la

configuración inicial en las cuentas de su Open ERP.

Open ERP le permite adaptar y reconfigurar muchas funciones para facilitar la

tarea del ingreso de datos:

● Agregando controles para el ingreso de datos

● Personalizando las pantallas

● Llenando los campos automáticamente durante el ingreso de datos con la

información ya conocida por el sistema.

Plan de cuentasPlan de cuentas

Durante la instalación, se le da al sistema un plan de cuentas por defecto.

Puede ver los planes de cuentas activos usando el menú Gestión financiera

> Planes > Planes de cuenta.

Ventaja: Planes jerárquicos

Muchos de los paquetes de software contable representan

sus planes de cuenta en forma de lista. También puede

hacer esto en Open ERP si así lo desea, pero la vista de árbol

ofrece varias ventajas:

* Le permite mostrar y calcular solo las cuentas que le

interesan.

* Le permite tener una visión global de las cuentas

(cuando usted visualiza solo cuentas sumarias).

* Simplifica las búsquedas semánticamente.

* Es más intuitivo, porque usted puede buscar cuentas

sobre la base de su clasificación.

* Es más flexible porque usted puede reestructurarlo

fácilmente.

La estructura del plan de cuentas es jerárquica, con subtotales de cuentas

llamados vistas de cuentas. Usted puede desarrollar un conjunto de vistas de

cuentas con solo aquellos elementos que le interesen.

Para obtener el detalle de las entradas contables que le importan, todo lo que

necesita es hacer click en la cuenta. Usted también puede elegir el ícono

Imprimir después de seleccionar una o varias cuentas (haga Ctrl + click

sobre cada línea que quiera seleccionar). El software le da a elegir entre, por lo

menos, dos reportes: imprimir el libro mayor o el balance de las cuentas

seleccionadas.

La visualización del plan de cuentas puede tomar varios segundos porque Open

ERP calcula los débitos, créditos y balance de cada cuenta en tiempo real. Si

usted quiere trabajar con un plan de cuentas que tiene estructura pero no

muestra totales, use la función Gestión financiera > Planes > Planes de

cuentas > Planes de cuentas rápidos.

CCAPTURAAPTURA DEDE D DEFINICIÓNEFINICIÓN DEDE UNAUNA C CUENTAUENTA

Creación de un plan de cuentas

Para agregar, modificar o borrar cuentas existentes, use el menú Gestión

financiera > Configuración > Cuentas generales > Definición de

cuentas.

Ventaja: Campos multi-idioma

En Open ERP, los campos multi-idioma se marcan con una

pequeña bandera a su derecha. Haga click en la bandera

para obtener una traducción del valor del campo en los

diferentes idiomas instalados. Usted puede también editar la

traducción.

Esto le permite gestionar eficientemente otros idiomas

cuando los necesite. El valor del campo aparece en el idioma

del usuario actual o, en el caso de reportes impresos para un

asociado, en el idioma de este último.

Los principales campos de cuenta son:

● Nombre: el nombre de la cuenta es un campo multi-idioma, por lo que

hay una bandera a la derecha.

● Activar: si usted desactiva una cuenta (destildando la opción), ya no

estará visible en el plan de cuentas, pero puede ser reactivada después.

Solo las cuentas que no son necesarias para las entradas contables

pueden ser desactivadas.

● Tipo de Cuenta: los tipos de cuenta determinan el uso de una cuenta en

cada libro. Por defecto, están disponibles los siguientes tipos: Vista, A

cobrar, A pagar, Ingreso, Gasto, Impuestos, Fondos, Activo, Patrimonio Neto. Usted

puede agregar nuevos tipos a través del menú Gestión financiera >

Configuración > Plan de cuentas > Tipos de Cuentas. Use el tipo

Vista para las cuentas que componen la estructura de los planes y no

tienen información contable propia.

Comentario: Tipos de cuentas

Los tipos de cuentas se usan principalmente a título

informativo. Los dos únicos tipos que tienen un efecto

particular son A cobrar y A pagar. Estos dos tipos se usan

en los reportes sobre los créditos y débitos de los asociados.

Se calculan de la lista de entradas no reconciliadas en las

cuentas de uno de estos dos tipos.

● Número de cuenta: el código no está limitado en el número de dígitos.

Use el código 0 para todas las cuentas raíces.

● Moneda: la moneda por defecto de esa cuenta:

● Método de pasaje al siguiente ejercicio: determina cómo se va a

tratar la cuenta y sus entradas al cerrar los libros a fin de año. Hay cuatro

métodos disponibles.

1. Balance: una entrada se genera para el balance de la cuenta y se la

lleva al nuevo año (generalmente para cuentas bancarias).

2. Ninguno: ninguna entrada contable se transfiere al nuevo año

financiero.

3. Detalle: todas las entradas se mantienen para el nuevo año fiscal.

4. No reconciliada: solo las entradas no reconciliadas se trasladan al

nuevo año fiscal (generalmente para cuentas de terceros).

● Reconciliar: determina si usted puede reconciliar las entradas en esta

cuenta. Active este campo para cuentas de asociados y para control de

cuentas.

● Madres: determina cuál cuenta es la madre de ésta, para crear la

estructura de árbol del plan de cuentas.

● Impuestos por defecto: éste es el impuesto por defecto aplicado a

compras o ventas usando estas cuenta. Permite que el sistema genere

entradas de impuestos automáticamente cuando se cargue información

en un libro manualmente.

La estructura de árbol de las cuentas puede ser alterada tan frecuentemente

como usted desee sin tener que recalcular ninguna de las entradas

individuales. Así usted puede reestructurar fácilmente su cuenta a lo largo del

año para reflejar mejor la realidad de su compañía.

Planes de cuentas virtuales

La estructura de un plan de cuentas se impone por la legislación en efecto del

país respectivo. Desafortunadamente, esa estructura no siempre se

corresponde con la vista que el gerente de una compañía necesita.

En Open ERP usted puede usar el concepto de planes de cuentas virtuales para

gestionar diferentes representaciones de las mismas cuentas

simultáneamente. Estas representaciones pueden ser mostradas en tiempo

real sin tener que cargar información adicional.

Así, su plan de cuentas general puede ser el que le exigen las leyes de su país,

y su gerente puede tener tantos planes virtuales como necesite, basados en las

cuentas del plan general. Por ejemplo, el gerente puede crear una vista por

departamento, una vista de flujo de fondos y liquidez, o cuentas consolidadas

para diferentes compañías.

Lo más interesante de los planes de cuentas virtuales es que pueden ser

usados del mismo modo que el plan de cuentas por defecto para toda la

organización. Por ejemplo, usted puede establecer presupuestos de sus

cuentas consolidadas o de las cuentas de una de sus compañías.

Ventaja: Cuentas virtuales

Las cuentas virtuales le permiten proveer diferentes

representaciones de uno o varios planes de cuentas

existentes. Crear y reestructurar planes de cuentas virtuales

no tiene impacto en las entradas contables. Usted puede

usar los planes virtuales sin riesgo de alterar el plan de

cuentas general o futuras entradas contables.

Ya que se usan para obtener diferentes representaciones de

las mismas entradas, son muy útiles para:

* Consolidación de varias compañías en tiempo real.

* Cálculos de depreciación.

* Vistas de flujo de fondos.

* Obtención de vistas más útiles que las impuestas por

ley.

* Presentación de planes sumarios a otros usuarios.

Entonces, hay buenas razones para visualizar la ejecución

de transacciones financieras a través de planes virtuales,

como presupuestos e indicadores financieros basados en

vistas especiales de la compañía.

Para crear un nuevo plan de cuentas usted debería crear una cuenta raíz

usando el menú Gestión Financiera > Configuración > Cuentas

Generales > Definición de Cuentas. Su cuenta del nivel superior debería

tener el Código 0 y el Tipo Vista. Luego usted puede elegir su estructura

creando otras cuentas de Tipo Vista como sea necesario. Chequee su

estructura virtual usando el menú Gestión Financiera > Planes > Planes

de Cuentas.

Finalmente, cuando tenga su estructura, debe hacer coincidir las cuentas

generales y las virtuales. Para ello, busque las cuentas generales y asegúrese

que cada cuenta no Vista tenga también una cuenta virtual en el campo

Madres.

Usted puede check through su plan de cuentas general como así también su

plan virtual que le da otra representación de la compañía. Todas las acciones y

estados en su cuenta general también están disponibles en las cuentas

virtuales.

Finalmente, usted puede hacer planes de cuentas virtuales desde otros planes

virtuales. Esto puede darle una dimensión adicional para análisis financieros.

LibrosLibros

Todas sus entradas contables deben aparecer en un libro contable. Entonces

usted debe, como mínimo, crear un Libro Ventas para facturas de clientes, un

Libro Compras para facturas de proveedores y un Libro Fondos para

transacciones bancarias y en efectivo.

Configuración de un Libro

Para ver, editar o crear nuevos libros use el menú Gestión Financiera >

Configuración > Libros > Definición de Libros.

Tal como en Cuentas Generales, los libros pueden ser desactivados para

hacerlos invisibles: para ello destilde la opción Activar.

CCAPTURAAPTURA D DEFINICIÓNEFINICIÓN DEDE UNUN L LIBROIBRO C CONTABLEONTABLE

Usted tiene que asociar una vista con cada libro. La vista del libro indica los

campos que deben ser visibles y requeridos para entrar información contable a

ese libro. La vista determina tanto el orden de los campos como las

propiedades de cada uno de ellos. Por ejemplo, el campo Número de Cuenta

debe aparecer al ingresar datos en el libro de banco pero no en otros libros.

Antes de crear una nueva vista para un libro, chequee que no hay nada similar

definido por otro libro. Usted debería crear solamente una nueva vista para

nuevos tipos de libros.

Nota: Personalización de vistas

Con frecuencia, usted tendrá que editar una vista de libro.

Por ejemplo, para un libro en una moneda extranjera, usted

agrega un campo para la moneda y esta moneda debe estar

en la vista de libro.

En cambio, para simplificar el ingreso de datos la vista de

libro para el banco es diferente de una para los libros de

facturación.

Usted también puede crear una secuencia para cada libro. Esta secuencia da la

numeración automática para entradas contables. O bien, varios libros pueden

usar la misma secuencia si usted así lo desea.

Las cuentas crédito y débito por defecto, permiten la generación automática de

entradas equivalentes cuando usted está ingresando información rápidamente

en el libro. Por ejemplo, en un libro bancario usted debería poner una cuenta

bancaria asociada para la correspondencia automática de créditos y débitos,

así no tiene que crear entradas equivalentes para cada transacción

manualmente.

Un libro puede ser marcado como siendo centralizado. Cuando usted hace esto,

las entradas equivalentes no serán de cada entrada sino que pertenecerán

globalmente al libro y al período dados. Usted tendrá una línea de crédito y una

línea de débito centralizadas para cada uno de estos libros, significando que

tanto el crédito como el débito aparecen en la misma línea.

Control y Asistencia para la carga de datos

Usted puede realizar dos tipos de control en los libros en Open ERP, controles

sobre las cuentas financieras y controles de acceso para grupos de usuarios.

Para evitar errores durante la carga de datos, usted puede colocar condiciones

en las cuentas generales acerca de quién puede usar una cuenta dada. Para

hacerlo, usted debe listar todas las cuentas o todos los tipos válidos de cuentas

en la segunda pestaña , Control de carga. Si usted no ha agregado ninguna

cuenta allí, Open ERP no aplica restricciones sobre la carga de datos en las

cuentas o libros. Si usted lista cuentas y los tipos de cuenta que pueden ser

usados en un libro, Open ERP previene que usted use una cuenta que no esté

en esa lista. Este paso de verificación comienza en el momento en el que usted

guarda la carga.

Esta funcionalidad es útil para limitar los posibles errores de carga de datos.

También, en un libro bancario, es posible restringir las cuentas que van a

enlazarse a los bancos a las clases 1 a 5. Usando esto usted evita que el

usuario haga falsas cargas en el libro.

Consejo: Control de carga de datos

En contabilidad no es una buen a idea permitir una entrada

directamente desde la cuenta de banco A a la cuenta de

banco B. Si usted carga una transacción desde el Banco A al

Banco B la transacción será contabilizada dos veces.

Para evitar este problema, pase la transacción a través de la

cuenta intermediaria C. Al momento de la carga de datos, el

sistema chequea el tipo de cuenta que es aceptada en el

libro bancario: solo se aceptan cuentas que no son de tipo

Banco.

Si su contador define adecuadamente este control, se evita que los usuarios no

contables transfieran pagos de un banco a otro, reduciendo sus riesgos.

Períodos y Años FiscalesPeríodos y Años Fiscales

Terminología: Períodos y Años Fiscales

Un año fiscal corresponde a 12 meses para una compañía.

En muchos países el años fiscal se corresponde con el año

calendario, pero no es así en otros.

El año fiscal se divide en períodos contables mensuales o

trimestrales.

La gestión de Open ERP del año fiscal es lo suficientemente flexible para

permitirle trabajar en varios años al mismo tiempo. Esto le da varias ventajas,

como crear presupuestos de 3 años y estados a través de varios años

calendarios.

Definiendo un período o un año fiscalDefiniendo un período o un año fiscal

Para definir su año fiscal use el menú Gestión Financiera > Configuración

> Períodos > Año fiscal. Usted puede crear varios años por adelantado para

definir presupuestos a largo plazo.

CCAPTURAAPTURA DEDE D DEFINICIÓNEFINICIÓN DEDE UNUN A AÑOÑO F FISCALISCAL YY P PERÍODOSERÍODOS

Primero ingrese la fecha del primer día de su año fiscal y la del último día.

Luego, para crear los períodos haga click sobre uno de los dos botones

inferiores dependiendo de si usted quiere crear doce períodos de un mes o bien

cuatro de 3 meses:

● Crear Períodos Mensuales

● Crear Períodos Trimestrales

Cierre a fin del año

Para cerrar a fin de año, use el siguiente menú: Gestión Financiera >

Procesamiento de Final de Año > Cerrar un Año Fiscal. Se abre un

formulario preguntándole la información necesaria para crear entradas para

empezar el año siguiente.

CCAPTURAAPTURA C CIERREIERRE A AÑOÑO F FISCALISCAL

Cuando el año es cerrado usted ya no puede crear o modificar ninguna

transacción financiera en ese año. Entonces usted siempre debería hacer una

copia de respaldo de la base de datos antes de cerrar el año fiscal. No es

obligatorio cerrar el año fiscal y usted puede hacerlo en algún momento del

año siguiente cuando sus cuentas se manden finalmente a las autoridades

legales, y no se permiten más modificaciones.

También es posible cerrar un período contable. Usted, por ejemplo, puede

cerrar un período mensual cuando se ha hecho una declaración de impuestos.

Cuando se cierra un período usted no puede modificar las entradas de ese

período. Para cerrar un período contable use el menú Gestión Financiera >

Procesamiento de Final de Año > Cerrar un Período.

Condiciones de PagoCondiciones de Pago

Usted puede definir las condiciones de pago que necesite en Open ERP. Las

condiciones de pago determinan las fechas límite para pagar una factura.

Para definir nuevas condiciones de pago, use el menú Gestión Financiera >

Configuración > Condiciones de Pago > Condiciones de Pago.

CCAPTURAAPTURA D DEFINICIÓNEFINICIÓN DEDE C CONDICIONESONDICIONES DEDE P PAGOAGO

Para configurar nuevas condiciones comience por dar un nombre al campo

Condición de Pago. El texto que ponga en el campo Descripción será usado

en facturas, así que cargue una descripción clara de las condiciones de pago

aquí.

Luego cree líneas individuales para calcular las condiciones en la sección

Condición de Pago. Usted debe dar un nombre a cada línea (Nombre de

línea). Éste es a título informativo y no afecta el cálculo real de las

condiciones. El campo Secuencia le permite definir el orden en que las reglas

son evaluadas.

El campo Valor le permite calcular el monto a pagar por cada línea:

● Porcentaje: la línea corresponde al porcentaje del monto total, el factor

siendo dado en Monto. El número indicado en Monto debe tomar un valor

entre 0 y 1.

● Monto Fijado: es un valor fijado dado por la caja Monto.

● Balance: indica el remanente después de contabilizar las otras líneas.

Piense cuidadosamente acerca de configurar la última línea del cálculo a

Balance para evitar errores de redondeo. El número más alto de la secuencia

es evaluado al último.

Los últimos dos campos, Número de días y Condición, permiten el cálculo de

las demoras en pago para cada línea. La Condición de demora puede ser

configurada en Días netos o Fin de mes. Por ejemplo, si usted lo configura a 15

días desde el fin del mes, Open ERP agrega 15 días a la fecha de hoy y

configura el pago para el final del mes en el que está la nueva fecha. Entonces

la fecha de pago para 15 días desde el fin de mes será:

● el 31 de enero, si hoy es 5 de enero.

● el 28 de febrero, si hoy es 20 de enero.

Usted puede agregar condiciones de pago a un asociado a través de las

Propiedades en el formulario de Asociado.

Entradas al comienzo de un añoEntradas al comienzo de un año

Para actualizar todas sus cuentas, cree un Libro de tipo Situación en modo

Equivalencia Centralizada para evitar una equivalencia en cada línea.

Para cada cuenta que necesita actualización, ingrese información contable en

el Libro. Para esta operación, use el menú Gestión Financiera > Entradas >

Entradas de Libro.

También puede usar la herramienta genérica de importación de Open ERP si

usted carga el balance de cada una de sus cuentas desde otro software

contable.

Gestión efectiva de la compañíaGestión efectiva de la compañía

Su compañía es una mezcla entrelazada de gente y procesos que forman todo

el sistema. Si quiere que éste sea eficiente, y ser capaz de gestionarlo

efectivamente, usted tiene que organizarlo y hacerlo sistemático, y optimizar

sus operaciones. Trazos de una gestión pobre pueden perturbar tola la cadena

de valor agregado.

Esta parte presenta un enfoque a una mayor eficiencia, mostrando soluciones

concretas al aplicar Open ERP a los diferentes problemas en una compañía de

servicios. Para cada función empresarial, Open ERP le permite automatizar las

tareas recurrentes, sistematizar procesos complejos, simplificar la transmisión

de información y controlar todo el conjunto de operaciones.

Cuentas AnalíticasCuentas Analíticas

En el corazón de los procesos de la compañía, las cuentas analíticas (o cuentas

de costo) son herramientas indispensables para la adecuada gestión de sus

operaciones. Al contrario de sus cuentas financieras, no son sólo para el

personal contable, sino también para los gerentes generales y de proyectos.

Usted necesita una referencia común para cada usuario, servicio o documento

para integrar todos los procesos de su compañía efectivamente. Esa base

común es provista en Open ERP por las cuentas analíticas (o cuentas de

gestión, o cuentas de costo, como también son llamadas).

Las cuentas analíticas se presentan frecuentemente como una base para las

decisiones estratégicas empresariales. Pero por toda la información que

coordinan, las cuentas analíticas de Open ERP pueden ser una herramienta de

gestión muy útil, en el centro de la mayoría de los procesos del sistema.

Hay varias razones para esto:

● Muchas de las operaciones de la compañía se reportan automáticamente

en las cuentas, por lo que ellas reflejan su actividad de gestión

completamente.

● A diferencia de las cuentas generales, la estructura de las cuentas

analíticas no está regulada por obligaciones legales, por lo que cada

compañía puede adaptarlas a sus necesidades.

Ventaja: Independencia de las cuentas generales

En algunos paquetes de software, las cuentas analíticas son

administradas como una extensión de las cuentas generales

(por ejemplo, usando los dos últimos dígitos del código de la

cuenta para representar las cuentas analíticas).

En Open ERP, las cuentas analíticas están vinculadas con las

cuentas generales pero se tratan de forma totalmente

independiente. Así, usted puede ingresar un surtido de

operaciones analíticas que no tienen equivalencia en las

cuentas financieras generales.

Mientras que la estructura del plan general de cuentas es impuesto por ley, el

plan de cuentas analítico se construye para ajustarse lo mejor posible a las

necesidades de la compañía.

Tal como en las cuentas generales, usted encontrará entradas contables en las

diferentes cuentas analíticas. Cada entrada analítica puede ser vinculada o no

a una cuenta general, como usted lo desee. A la inversa, una entrada en una

cuenta general puede ser vinculada a una, varias o ninguna cuenta analítica.

Usted descubrirá numerosas ventajas de esta representación independiente.

Éstas son algunas:

● Usted puede gestionar muchas operaciones analíticas diferentes

● Usted puede modificar un plan analítico durante el curso de una

actividad, gracias a su independencia

● Usted puede evitar una explosión en el número de cuentas generales

● Incluso las compañías que no usan las cuentas generales de Open ERP,

puede usar las cuentas analíticas para la gestión

Importante: ¿Quién gana con las cuentas analíticas?

A diferencia de las cuentas generales, las cuentas analíticas

en Open ERP no son tanto acerca de la contabilidad como

son una herramienta de gestión para todos en la compañía.

Es por eso que también se las llama cuentas de gestión.

Los principales usuarios de las cuentas analíticas son los

directores, los gerentes generales y los gerentes de

proyecto.

Las cuentas analíticas constituyen una poderosa herramienta que puede ser

usada de muchas maneras. El truco es crear su propia estructura analítica para

un plan de cuentas que se ajuste a las necesidades de su compañía.

Para cada empresa, su propio plan analíticoPara cada empresa, su propio plan analítico

Para ilustrar claramente las cuentas analíticas, usted puede seguir tres casos,

cada uno en un tipo de compañía diferente:

1. Una empresa fabricante industrial

2. Un estudio de abogados

3. Una compañía de servicios de IT

Caso 1: Una empresa fabricante industrial

En la industria, usted encontrará con frecuencia planes de cuentas

estructurados en los departamentos y productos en los que la compañía misma

está estructurada.

Entonces el objetivo es examinar los costos, ventas y márgenes por

departamento y por producto. El primer nivel de la estructura comprende los

diferentes departamentos y los niveles más bajos representan los rangos de

productos que la compañía fabrica y vende.

Ejemplo: Representación Analítica del plan de cuentas para

una empresa fabricante industrial

1. Departamento de marketing

2. Departamento comercial

3. Departamento de administración

4. Producción

* Rango de productos 1

Subgrupos:

* Rango de productos 2

En el uso diario es útil marcar la cuenta analítica en cada factura de compra. La

cuenta analítica es aquélla a la que deberían asignarse los costos de esa

compra. Cuando la factura es aprobada, esto generará automáticamente las

entradas tanto para la cuenta general como para las cuentas analíticas

correspondientes. Entonces, para cada entrada en las cuentas generales hay al

menos una entrada analítica que asigna costos al departamento que incurrió

en ellos.

Aquí vemos una posible distribución de algunas entradas contables generales

del ejemplo visto anteriormente, asignadas a varias cuentas analíticas:

Estructura de entradas de cuentas generales y analíticas (Caso 1)

Cuentas Generales Cuentas Analíticas

Título Cuenta Débito Crédito Cuenta Valor

Compra de materia prima 600 1500 Producción Rango 1 1500

Subcontratistas 602 450 Producción Rango 2 -450

Nota de crédito por materiales defectuosos

600 200 Producción Rango 1 200

Cargos de transporte 613 450 Producción Rango 1 -450

Costos de personal 6201 10000 Marketing -2000

Comercial -3000

Administración -1000

Producción Rango 1 -2000

Producción Rango 2 2000

RR. PP. 614 450 Marketing 450

La representación analítica por departamento le permite investigar los costos

asignados a cada departamento en la compañía.

El plan de cuentas analítico muestra la distribución de los costos de la

compañía usando el ejemplo anterior:

Plan de Cuentas Analítico (Caso 1)

Cuenta Total

Departamento de Marketing -2450

Departamento Comercial -3000

Departamento de Administración -1000

Producción -6200

Producción Rango 1 - 3750

Producción Rango 2 -2450

En este ejemplo de una estructura jerárquica en Open ERP usted puede

analizar no sólo los costos de cada rango de producto, sino también los costos

de toda la producción. El balance de una cuenta resumen (Producción) es la

suma de los balances de las cuentas hijas.

Un reporte que relacione tanto las cuentas generales como las analíticas le

permite obtener una estructura de costos en un departamento dado. Un

análisis del departamento Producción / Producto Rango 1 se muestra en esta

tabla:

Reporte combinando cuentas generales y analíticas para un

departamento (caso 1)

Producción / Producto Rango 1

Cuenta General Monto

600 - Materia Prima 1300

613 - Cargos de Transporte -450

6201 - Costos de Personal -2000

Total -3750

Los ejemplos anteriores se basan en la estructura de costos de la compañía.

Las asignaciones analíticas pueden ser así de efectivas para ventas. Esto le da

la rentabilidad (ventas - costos) de diferentes departamentos.

Alternativa: Representación por rango de producto

único

Esta representación analítica por departamento y por

producto se usa generalmente en compañías comerciales e

industriales.

Una variante de esto es no dividirlo en departamentos

comercial y de marketing sino asignar cada costo a su

correspondiente rango de producto.

Elegir uno sobre los otros depende en cómo mira usted sus

esfuerzos de marketing. ¿Es un costo global asignado en una

manera general o cada rango de producto tiene

responsabilidad por sus propios costos de marketing?

Caso 2: Un estudio de abogados

Los estudios de abogados generalmente adoptan la gestión por caso, donde

cada caso representa el expediente de un cliente actual. Todos los gastos y

productos se adjuntan a un expediente dado.

Una de las principales preocupaciones de los estudios de abogados es la

facturación de las horas trabajadas y la rentabilidad por caso y por empleado.

Como muchos de los procesos del sistema, las horas trabajadas se integran en

la contabilidad analítica. Cada vez que un empleado ingresa una hoja de

asistencia por un número de horas, eso automáticamente genera cuentas

analíticas correspondientes al costo de esas horas en el caso concerniente. El

cargo horario es una función del salario del empleado.

Entonces, un estudio de abogados va a optar por una representación analítica

que refleje la gestión del tiempo que los empleados destinan a los casos de los

diferentes clientes.

Ejemplo: Representación de un plan de cuentas analítico

para un estudio de abogados

1. Ausencias

* Ausencias pagadas

* Ausencias no pagadas

2. Proyectos internos

* Administrativo

* Otros

3. Casos de clientes

* Cliente 1

Caso 1.1

Caso 1.2

* Cliente 2

Caso 2.1

Todos los gastos y ventas se adjuntan a un caso. Esto da la rentabilidad de

cada caso y, a un nivel consolidado, de cada cliente.

Es inusual facturar por los diferentes casos. Los casos no se corresponden con

ninguna entrada en las cuentas generales ni vienen de facturas de compra o

venta.. Están representados por las variadas operaciones analíticas y no tienen

equivalencias exactas en las cuentas generales. Son calculados sobre la base

del costo horario por empleado. Estas entradas son automáticamente creadas

en planillas de trabajo de facturación (billing worksheets).

Al final del mes cuando usted pague salarios y beneficios, usted los integrará a

las cuentas generales peor no a las analíticas, porque ya han sido

contabilizados al facturar cada cuenta. Un reporte que relaciona información

desde las cuentas generales y analíticas le permite comparar los totales, así

usted puede reajustar sus estimaciones de costo horario por empleado

dependiendo del tiempo realmente trabajado.

La siguiente tabla le da un ejemplo de las diferentes entradas analíticas que

usted puede encontrar para su cuenta analítica:

Entradas analíticas para el plan de cuentas (Caso 2)

Título Cuenta Monto Cuenta General

Débito Crédito

Estudiar el expediente (1 h)

Caso 1.1 -15

Buscar información (3 h)

Caso 1.1 -45

Consulta (4 h) Caso 2.1 -60

Cargos de servicio Caso 1.1 280 705 - Servicios facturación

280

Compra de artículos de librería

Administración

-42 601 - Compra de muebles

42

Combustible - Viaje a cliente

Caso 1.1 -35 613- Transportes 35

Salarios del personal 6201 - Salarios 3000

Usted verá instantáneamente que esto le permite hacer un estudio detallado

de la rentabilidad de diferentes transacciones. En este ejemplo, el costo del

Caso 1.1 es 95,00 (la suma de los costos analíticos de estudiar el expediente,

buscar información y los gastos de servicio), pero ha sido facturada por 280,00,

lo que le da una ganancia bruta de 185,00.

Pero un interés en cuentas analíticas no se limita a un simple análisis de la

rentabilidad de los diferentes casos.

Esta misma información puede ser usada para la recarga automática de

servicios al cliente al final del mes. Para facturar a clientes tome los costos

analíticos en ese mes y aplique un factor de precio de venta para generar la

factura. Si el cliente requiere detalles de los servicios usados en el caso, usted

puede imprimir las entradas de servicio en la cuenta analítica para este caso.

Ventaja: Facturación de costos analíticos

La mayor parte del software que gestiona facturación le

permite recargar por horas trabajadas. En Open ERP estos

servicios son representados automáticamente por los costos

analíticos. Pero muchos otros documentos de Open ERP

pueden generar también costos analíticos, tales como notas

de crédito y compra de mercaderías.

Entonces, cuando usted facture al cliente al final del mes, es

posible incluir todos los costos analíticos, no solo las horas

trabajadas. Así, usted puede fácilmente recargar todo el

costo de sus viajes al cliente.

Caso 3: Una compañía de servicios de IT

Muchas compañías de servicios de IT enfrentan los siguientes problemas:

● Planeamiento de proyectos

● Facturación, rentabilidad y seguimiento financiero de proyectos

● gestión de contratos de soporte

Para lidiar con estos problemas, usted usaría un plan analítico de cuentas

estructuradas por proyecto y por contrato. Una representación de esto está

dada en el siguiente ejemplo:

Ejemplo: Representación analítica de un plan de cuentas

para una compañía de servicios de IT

1. Proyectos internos

* Administrativo y Comercial

* Investigación y Desarrollo

2. Proyectos de los clientes

* Cliente 1

Proyecto 1.1

Proyecto 1.2

* Cliente 2

Proyecto 2.1

Proyecto 2.2

3. Contratos de soporte - 20 h

* Cliente X

* Cliente Y

La gestión de servicios, gastos y ventas es similar a la presentada

anteriormente para los abogados. La facturación y el estudio de rentabilidad

también son similares.

Pero ahora veamos los contratos de soporte. Estos contratos están limitados

usualmente a un número de horas prepagadas. Cada servicio destinado en las

cuentas analíticas muestra las horas remanentes de soporte disponibles. Para

la gestión de contratos de soporte, usted usaría las cantidades y no los montos

en las entradas analíticas.

En Open ERP cada línea analítica lista el número de unidades vendidas o

usadas, como así también qué encontraría usualmente allí - el monto en

unidades de moneda. Entonces usted puede sumar las cantidades vendidas y

usadas en cada cuenta analítica para determinar si quedan horas del contrato

de soporte.

Para diferenciar servicios de otros costos en la cuenta analítica usted usa el

concepto de libro analítico. Las entradas analíticas se asignan en los diferentes

libros:

● Libro de servicio

● Libro de gastos

● Libro de ventas

● Libro de compras

Entonces para obtener la estructura detallada de un contrato de soporte usted

solo tiene que mirar el libro de servicio para la cuenta analítica correspondiente

al contrato en cuestión.

Finalmente, la cuenta analítica puede ser usada para pronosticar futuras

necesidades. Por ejemplo, el planeamiento mensual del personal en diferentes

proyectos puede ser visto como un presupuesto analítico limitado al libro

servicio. Las entradas contables se expresan en cantidades (tales como

número de horas y número de productos) y en montos en unidades de moneda.

Así usted puede establecer el planeamiento sobre la base de cantidades. El

análisis del presupuesto analítico le permite comparar el presupuesto (es

decir, su plan) con los servicios realmente llevados a cabo a fin de mes.

Consejo: Presupuestos de fondos

Los problemas de gestión de fondos están entre las mayores

dificultades que enfrentan las pequeñas empresas en

crecimiento. Es muy difícil predecir el monto de dinero que

estará disponible cuando una compañía es joven y está en

rápida expansión.

Si la compañía adopta la gestión por caso, entonces el

planeamiento de personal puede ser representado en el

reporte de las cuentas analíticas, como acaba de ver.

Pero como usted conoce el precio de venta de cada uno de

los diferentes proyectos, puede ver lo fácil que es usar el

plan en las cuentas analíticas para anticipar precisamente

los montos que usted facturará en los meses siguientes.

Configuración de las cuentas analíticasConfiguración de las cuentas analíticas

Para la configuración inicial de buenas cuentas analíticas usted debería:

● Configurar el plan de cuentas

● Crear los diferentes libros

Configuración del plan de cuentas

CCAPTURAAPTURA DEDE LALA CONFIGURACIÓNCONFIGURACIÓN DEDE UNAUNA CUENTACUENTA ANALÍTICAANALÍTICA

Comience eligiendo la representación analítica que mejor se ajuste a su

compañía antes de ingresarla a Open ERP. Para crear las diferentes cuentas

analíticas, use el menú Gestión financiera > Configuración > Cuentas

analíticas > Cuentas analíticas.

Para crear una cuenta analítica usted debe llenar los campos principales:

● El Nombre de Cuenta

● El Código de Cuenta, que se usa como un atajo para seleccionar la

cuenta.

● El Tipo de Cuenta, tal como en las cuentas generales el tipo Vista es

usado para cuentas virtuales empleadas solamente para crear una

estructura jerárquica y para subtotales, y no para guardar entradas

contables.

● La Cuenta analítica madre, que define la jerarquía entre las cuentas.

Si el proyecto es por un tiempo limitado usted puede definir aquí una fecha de

comienzo y otra de final. El campo Estado se usa para indicar si el proyecto

está en marcha (Abierto), esperando por información del cliente

(pendiente),Borrador o Cerrado.

Finalmente, si la cuenta analítica es un proyecto de un cliente usted puede

completar los campos sobre el Asociado, los que necesitaría para facturarle:

● El Asociado

● Una Lista de precios que muestra cómo deberían cargarse los servicios

asociados al proyecto.

● Un Precio máximo de facturación, mostrando el precio máximo que

puede cobrarse sin considerar el gasto real.

● Una Cantidad máxima, para contratos con un límite de horas prefijado.

● Un campo de Facturación, que define una tasa de facturación y si el

proyecto debe ser facturado automáticamente desde los servicios

representados por los costos de la cuenta analítica.

Métodos: Facturación

En Open ERP hay varios métodos disponibles para la

facturación automática:

* Las compañías de servicio usan habitualmente la

facturación desde los pedidos de compra, cuentas analíticas

o, más raramente, tareas de gestión de proyectos.

* Las compañías fabricantes y comerciales más

frecuentemente usan la facturación desde envíos o desde

pedidos de compras de sus clientes.

CCAPTURAAPTURA DEDE UNUN PLANPLAN ANALÍTICOANALÍTICO PARAPARA PROYECTOSPROYECTOS

Una vez que ha definido las diferentes cuentas analíticas usted puede ver su

plan a través del menú Gestión Financiera > Planes > Plan de cuentas

analítico.

Técnica: Configuración de una cuenta analítica

La pantalla de configuración de una cuenta analítica puede

variar dependiendo de los módulos instalados en su base de

datos. Algunos de estos módulos agregan estadísticas de

gestión muy útiles a la cuenta analítica.

Creación de los libros

Una vez que el plan analítico ha sido creado para su compañía, usted tiene que

crear los diferentes libros. Éstos le permiten categorizar las diferentes entradas

contables según su tipo:

● Servicios

● Reembolso de gastos

● Compra de materiales

● Gastos variados

● Ventas

● Entradas de situación (situaciones especiales como instalación del

software)

Atención: Libros mínimos

Como mínimo usted debe crear un libro analítico para

Ventas y otro para Compras. Si usted no crea estos dos,

Open ERP no validará las facturas vinculadas a una cuenta

analítica porque no sería capaz de crear una entrada

contable analítica automáticamente.

CCAPTURAAPTURA C CREACIÓNREACIÓN L LIBROIBRO A ANALÍTICONALÍTICO

Para definir sus libros analíticos, use el menú Gestión Financiera >

Configuración > Libro > Definición de Libro Analítico. Crear un libro

analítico es muy fácil. Sólo dele un Nombre, un Código y un Tipo. Los tipos

disponibles son:

● Ventas, para ventas a clientes y notas de crédito.

● Compras, para compras y gastos surtidos.

● Fondos, para entradas financieras.

● Situación, para ajustar cuentas cuando comienza una actividad, o al final

del año financiero.

● General, para todas las otras entradas.

El tipo de libro permite que el sistema seleccione automáticamente el libro

analítico basado en la naturaleza de la operación. Por ejemplo, si usted ingresa

una factura para un cliente, Open ERP buscará automáticamente un libro

analítico del tipo Ventas.

Registros analíticosRegistros analíticos

Tal como en la contabilidad general, las entradas analíticas deben pertenecer a

una cuenta y a un libro analítico. Los registros analíticos pueden ser

distinguidos de los generales por las siguientes características:

● No son necesariamente documentos legales contables.

● No pertenecen necesariamente a un período contable existente.

● Se gestionan de acuerdo a su fecha y no a un período contable.

● No generan entradas de crédito o débito, pero sí un monto positivo

(ingreso) o negativo (costo).

RREGISTROEGISTRO DEDE UNAUNA CUENTACUENTA ANALÍTICAANALÍTICA

La figura representa las entradas en una cuenta analítica para un proyecto de

un cliente.

Allí usted puede ver:

● Los costos de servicio para el personal trabajando en el proyecto

● Los costos por el reembolso de gastos de un viaje devuelto al cliente

● Compras de mercaderías que han sido enviadas al cliente

● Ventas por recargo de estos costos

Entradas automáticas

La contabilidad analítica está totalmente integrada con los otros módulos de

Open ERP, por lo que usted nunca deberá reingresar los registros. Se generan

automáticamente por las siguientes operaciones:

● La confirmación de una factura genera entradas analíticas por ventas o

compras conectadas a la cuenta mostrada en la línea de factura.

● La entrada de un servicio genera una entrada analítica por el costo de

este servicio en un proyecto dado.

● La fabricación de un producto genera una entrada por el costo de

producción de cada operación en el rango del producto.

Otros documentos vinculados a una de estas tres operaciones producen

registros analíticos indirectamente. Por ejemplo, cuando esté cargando un

pedido de venta de un cliente usted puede vincularlo a la cuenta analítica del

cliente. Cuando usted esté gestionando por caso o proyecto, marque el

proyecto con ese pedido. Este pedido entonces va a generar una factura al

cliente, que será vinculada con la cuenta analítica. Cuando se valide la factura

se crearán automáticamente registros de contabilidad analítica y general para

el correspondiente proyecto.

Los recibos de gastos de un empleado se pueden vincular con una cuenta

analítica para reembolso. Cuando un recibo es aprobado por la compañía, se

genera una factura de compra. Esta factura representa un débito de la

compañía a favor del empleado. Cada línea de la factura de compra está

entonces vinculada con una cuenta analítica que asigna automáticamente los

costos de ese recibo al proyecto correspondiente.

Para visualizar las entradas generales que siguen a estas diferentes acciones

usted puede usar uno de los siguientes menús:

1. Para ver todas las entradas: Gestión Financiera > Entradas >

Entradas Analíticas > Entradas Analíticas.

2. Para ver las entradas por cuenta, haga click en el campo Cuenta

Analítica de cualquier línea de las Entradas Analíticas para ver los

detalles de esa entrada. Luego use el Nombre de Cuenta analítico para

iniciar una búsqueda de todas las entradas con ese nombre (solo haga

click en el hipervínculo Fecha sobre una línea en el cliente Web, o haga

doble click en la línea en el cliente Windows).

3. Para ver todas las entradas por Libro: Gestión Financiera > Entradas

> Entradas Analíticas > Entradas por Libro, y haga click sobre

alguno de los nombres de libro.

Nota: Revisar una cuenta jerárquica

En el plan de cuentas analíticas, si usted hace click sobre

una cuenta, Open ERP abre una ventana mostrando las

entradas analíticas correspondientes.

La intención es que si usted abre una cuenta tipo Vista, Open

ERP abra todas las entradas pertenecientes a sus cuentas

hijas. Esto puede ser muy útil para abrir las entradas

pertenecientes a varias cuentas, tales como todos los

proyectos de clientes.

Carga manual de registros

A pesar de que muchas entradas analíticas se producen automáticamente

desde los otros documentos de Open ERP, a veces es necesario hacer entradas

de registros manualmente. Esto suele pasar con ciertas operaciones analíticas

que no tienen equivalencia en las cuentas generales.

Para hacer entradas manualmente, use el menú Gestión Financiera >

Entradas > Entradas Analíticas > Entradas por Libro.

Comentario: Entradas Analíticas

Para hacer una entrada analítica, Open ERP le pide

especificar una cuenta general. Esto se da solamente para

información en los diferentes reportes cruzados. No creará

nuevas entradas en las cuentas generales.

Seleccione un libro y complete los diferentes campos. Escriba un gasto como

una cifra negativa y un ingreso como una cifra positiva.

Nota: Ingreso de fecha

Para ingresar una fecha en la lista editable, usted puede

usar la herramienta calendario en el cliente Web o si, en el

cliente Windows, usted ingresa solo el día del mes, Open

ERP completa automáticamente el mes y el año cuando

usted presiona la tecla Tab.

Ejemplo: Redistribución de costo

Uno de los usos de la entrada manual de información para las

operaciones analíticas es la reasignación de costos. Por ejemplo, si

una creación ha sido hecha para un proyecto determinado pero

puede ser usada de nuevo en otro, usted puede reasignar parte del

costo al segundo proyecto.

En este caso, haga una entrada positiva en la primera cuenta y una

negativa por el mismo monto en la cuenta del segundo proyecto.

Análisis FinancieroAnálisis Financiero

Varios reportes diseñados para el análisis financiero se basan en las cuentas

analíticas. Muchos de ellos están disponibles directamente desde el árbol de

cuentas o desde la forma vista de la cuenta.

Análisis por cuenta

Desde un formulario analítico, haga click en el botón Imprimir para

seleccionar un reporte. Open ERP propone los siguientes análisis financieros:

● Balance Analítico

● Balance Analítico Invertido

● Libro Mayor de Costo

● Libro Mayor de Costo (solo cantidades)

Balance Analítico

CCAPTURAAPTURA BALANCEBALANCE ANALÍTICOANALÍTICO

El balance analítico es un reporte que relaciona las cuentas analíticas con las

cuentas generales. Brinda los balances de las cuentas analíticas

descompuestas por cuenta general para un período dado.

Este reporte es útil para analizar la rentabilidad de los proyectos. Le da la

rentabilidad de un proyecto para las diferentes operaciones realizadas para

llevarlo a cabo.

Balance Analítico Invertido

CCAPTURAAPTURA B BALANCEALANCE A ANALÍTICONALÍTICO I INVERTIDONVERTIDO

El balance analítico invertido provee un reporte similar relacionando las

cuentas generales con las cuentas analíticas. Este reporte muestra los

balances de las cuentas generales descompuestas según las cuentas analíticas

seleccionadas, para un periodo dado.

Esto le permite analizar sus costos según la cuenta general. Por ejemplo, si

examina su cuenta general de sueldos de personal, usted puede obtener todos

los costos de salario descompuestos según las diferentes cuentas (o proyectos)

analíticas.

El Libro Mayor de Costo

CCAPTURAAPTURA L LIBROIBRO M MAYORAYOR DEDE C COSTOOSTO

Mientras que los dos reportes anteriores brindan resultados sumados por

cuenta, el libro mayor de costo provee todas las entradas detalladas para las

cuentas seleccionadas. Esto permite un análisis detallado de cada operación

llevada a cabo en uno o varios proyectos.

El Libro Mayor de Costo (solo cantidades)

CCAPTURAAPTURA L LIBROIBRO M MAYORAYOR DEDE C COSTOOSTO (S (SOLOOLO C CANTIDADESANTIDADES))

El último reporte brinda el detalle de entradas para una cuenta analítica y una

lista de libros seleccionados. Solo se reportan las cantidades para este análisis,

no los costos ni los ingresos.

Este reporte se usa frecuentemente para imprimir el número de horas

trabajadas en un proyecto, sin mostrar los costos y los ingresos. Así usted

puede mostrárselo a un cliente como un registro de las horas trabajadas en un

proyecto en particular.

Para restringir el reporte a horas trabajadas, sin incluir ventas y compras,

seleccione solo el libro servicios para imprimir el reporte.

Nota: Impresión múltiple

Para imprimir varias cuentas analíticas de una sola vez,

usted puede hacer una selección múltiple sobre las

diferentes cuentas en el árbol de cuentas. Para ello,

seleccione las líneas de cuentas usando la combinación Ctrl

+ clik. Luego haga click en Imprimir en el árbol o en la

vista lista para exportar la selección completa a un solo

documento PDF.

Nota: Multicompañía

En un ambiente multicompañía, cada compañía tiene su

propio plan general de cuentas en la misma base de datos.

Los dos planes generales de cuentas son independientes

pero pueden vincularse en un tercer plan usando una cuenta

vista para hacer la consolidación.

Si las diferentes compañías colaboran en proyectos

conjuntos, ellas pueden compartir el mismo plan de cuentas

analítico. En este ambiente, los reportes cruzados como el

balance y el balance invertido son muy útiles porque

permiten hacer un análisis por compañía vinculándolo a las

cuentas generales.

Indicadores Clave

Si usted usa cuentas analíticas con una estructura de cuentas por proyecto de

cliente, usted puede instalar el módulo correspondiente que agrega tres

nuevas pestañas al formulario de cuenta analítica:

● Indicadores de gestión en la pestaña Resumen de Análisis

● Estadísticas mensuales en la pestaña Estadísticas por mes.

● Estadísticas por cada usuario en la pestaña Estadística por usuario.

CCAPTURAAPTURA DEDE INDICADORESINDICADORES DEDE GESTIÓNGESTIÓN PARAPARA UNAUNA CUENTACUENTA ANALÍTICAANALÍTICA

La figura muestra todos los indicadores de gestión. Éstos le permiten ver

rápidamente los siguientes elementos:

● Rentabilidad del proyecto.

● Si puede facturar todavía un servicio al cliente o no.

● El monto de los servicios a facturar.

● Los diferentes márgenes.

DDESCOMPOSICIÓNESCOMPOSICIÓN DEDE LOSLOS COSTOSCOSTOS MENSUALESMENSUALES DEDE UNAUNA CUENTACUENTA ANALÍTICAANALÍTICA

CCUENTASUENTAS ANALÍTICASANALÍTICAS ENEN GESTIÓNGESTIÓN DEDE PROYECTOSPROYECTOS

Estos diferentes menús le brindan vistazos rápidos que son muy útiles para los

proyectos en marcha. Para cada proyecto usted puede chequear si hay

servicios sin facturar, y ver la fecha de la última factura y la del último servicio

sin facturar, y reportes sobre los montos recibidos y aquéllos que se espera

recibir. Los gerentes de proyectos tienen toda la información necesaria para

gestionar bien sus proyectos, mostrados en una sola página. Con esta

información ellos puede llevar a cabo diferentes operaciones necesarias para

gestionar el proyecto, como facturación automática, planeamiento de proyecto,

actualización de clientes y presupuesto para recursos.

Un paso más allá

No ha habido discusión de presupuestos analíticos en esta

sección porque por el momento ese módulo está siendo

completamente revisado. Sin embargo, vale la pena

probarlos porque ofrecen la posibilidad de:

* Pronosticar proyectos a mediano plazo.

* Controlar los costos del proyecto.

* Comparar con las cuentas generales.

Recursos HumanosRecursos Humanos

Para comenzar, este capítulo trata de los recursos humanos y los servicios de

empleados.

Una compañía es efectiva solamente si puede contar con el buen trabajo de

sus empleados. Los módulos de recursos humanos de Open ERP le permiten

administrar eficientemente importantes aspectos del trabajo del personal, tales

como sus destrezas, contratos y tiempo de trabajo.

Gestión de RR. HH.Gestión de RR. HH.

Para establecer un sistema que esté integrado con la gestión de una compañía,

usted necesita empezar con una lista actualizada de colaboradores.

No confundir: Empleado y Usuario

Para Open ERP, un "empleado" representa a la persona física

que tiene un trabajo contratado con la compañía. Esto

incluye todo tipo de contrato: contratos por períodos

tiempos fijos o indeterminados, y también contratos de

servicio independientes.

Un usuario es la persona física a la que se le da acceso a los

sistemas de la compañía. Muchos empleados son usuarios

pero algunos usuarios no son empleados: asociados

externos pueden tener acceso a partes del sistema. Usted

puede administrarlos a través de los módulos de portal.

Aquí hay algunos ejemplos de funciones que dependen de la lista de

empleados:

● El costo de un servicio, que depende del contrato de trabajo de un

empleado.

● El planeamiento de un proyecto, que depende del patrón de trabajo de los

colaboradores del proyecto.

● La tarifa a facturar al cliente, que depende de la función de trabajo del

empleado.

● La cadena de comando o responsabilidades, que se relaciona con la

estructura jerárquica de la compañía.

Gestión de Personal

Para definir un nuevo empleado en Open ERP, use el menú Recursos

Humanos > Empleados > Nuevo Empleado.

CCAPTURAAPTURA DEDE D DESCRIPCIÓNESCRIPCIÓN DEDE UNUN E EMPLEADOMPLEADO

Comience ingresando el Nombre del empleado y la Compañía para la cual

trabaja. Usted puede entonces crear un nuevo usuario del sistema Open ERP

que esté enlazado con este empleado llenando en el campo Nombre de

Usuario. Aún cuando el empleado no sea un usuario, es mejor crear un acceso

al sistema para la mayor parte del personal para poder controlar sus derechos

de acceso desde el comienzo.

Consejo: Hacer un enlace entre el empleado y usuario

Si el empleado es tiene una cuenta de usuario en el sistema,

usted no debería olvidar enlazar su cuenta al formulario de

empleado.

Al crear este enlace, se realiza un llenado automático en el

campo Empleado en los formularios relevantes, como

registros de servicios y gastos.

Luego cargue la dirección del empleado. Ésta aparece en el formulario de

contacto de asociado en Open ERP. Ya que sus empleados son gente con la que

su compañía tiene contactos, es lógico que tengan entradas tal como cualquier

otro asociado en su base de datos. Luego ingrese el nombre del empleado

como el Nombre de un nuevo asociado y la dirección en el formulario de

Contacto. Luego todas las funciones que apliquen a un asociado pueden

aplicarse a un empleado. Esto se vuelve particularmente importante porque

usted puede rastrear débitos y créditos en las cuentas, por lo que puede

rastrear pagos de sueldo, por ejemplo.

Entonces es posible indicar tanto un libro analítico y un producto enlazado a

este empleado. Si lo hace de esa manera, entonces esta información puede ser

usada para rastrear servicios. Usted debe completar los siguientes campos:

● Libro Analítico: por ejemplo, el libro Servicios.

● Producto: usted puede crear, por ejemplo, un producto llamado

Empleado full time.

Luego complete la siguiente información acerca del contrato de trabajo del

empleado:

● Horas de trabajo por semana: el número de horas trabajadas por

semana.

● Número de días de vacaciones al año

● Comenzó el: día de comienzo del contrato.

● Jefe: nombre del superior inmediato del empleado.

● Categoría: posición que ocupa el empleado.

● La hoja de asistencia del empleado (usando Grupo de Trabajo del

empleado).

CCAPTURAAPTURA DEDE UNAUNA H HOJAOJA DEDE A ASISTENCIASISTENCIA

Las diferentes categorías de hojas de asistencia pueden definirse en el menú

Recursos Humanos > Configuración > Categorías de Hojas de

Asistencia.

Gestión de Contratos de Empleo

CCAPTURAAPTURA DEDE D DEFINICIÓNEFINICIÓN DEDE C CONTRATOONTRATO DEDE T TRABAJORABAJO PARAPARA UNUN E EMPLEADOMPLEADO

En el formulario del empleado, en la pestaña Contrato, usted puede ingresar

información:

● Nombre de Contrato: por ejemplo, full time, 38 horas por semana.

● Función del empleado: por ejemplo, secretaria.

● Horas de trabajo por día

● Fecha de comienzo

● Fecha de finalización: si está especificada.

● Sueldo y el Tipo de sueldo (Bruto Mensual o Neto Semanal, por

ejemplo).

Entrada y Salida

En algunas compañías, el personal tiene que firmar la entrada al llegar al

trabajo y firmar la salida al final del día. Si cada empleado ha sido enlazado a

un usuario del sistema, ellos pueden firmar la entrada en Open ERP usando el

menú Recursos Humanos > Asistencias > Entrada / Salida.

Si un empleado se olvida de firmar la salida, el sistema propone que lo haga

manualmente y tipee la hora a la que se fue cuando vuelva al día siguiente. Así

se administran fácilmente las firmas de salida olvidadas.

Un administrador puede entonces ver si un empleado ha llegado viendo

directamente el formulario. Mire la lista de empleados usando el menú

Recursos Humanos > Empleados, y puede ver si están presentes o

ausentes.

Para obtener el detalle de asistencias desde el formulario de un empleado en

Open ERP, usted puede usar los tres reportes disponibles:

● Imprimir Hoja de Asistencia por semana

● Imprimir Hoja de Asistencia por mes

● Imprimir Reporte de Error de Asistencia

El último reporte, acerca de gestionar cambios, puede mostrar si un empleado

ha ingresado el tiempo de entrada o salida manualmente. Esto muestra la

diferencia entre la hora de salida esperada y la hora ingresada por el empleado

al firmar la salida. Esto le permite descubrir fácilmente a la gente que

sistemáticamente distorsiona su asistencia.

Hojas de AsistenciaHojas de Asistencia

En muchas compañías de servicios donde se ha integrado Open ERP, las hojas

de asistencia o de servicio han revolucionado las prácticas de gestión. Estas

hojas de servicio son producidas por cada empleado a medida que trabajan en

los diferentes casos o proyectos que están en marcha. Cada uno de ellos está

representado por una cuenta analítica en el sistema.

A lo largo del día, cuando los empleados trabajan en uno u otro proyecto,

agregan una línea a las hojas de asistencia con detalles del tiempo usado en

cada proyecto. Al final del día, cada empleado debe marcar todo el tiempo

trabajado en el cliente o en proyectos internos para sumar el número total de

horas trabajadas en el día. Si una cuenta no está en el sistema, entonces el

tiempo se agrega a las horas que no han sido asignadas en el día.

CCAPTURAAPTURA DEDE UNAUNA H HOJAOJA DEDE A ASISTENCIASISTENCIA PARAPARA UNUN D DÍAÍA DEDE T TRABAJORABAJO

No confundir: Hoja de Asistencia y Asistencia

La hoja de asistencia no intenta ser una forma disfrazada de

formulario de asistencia. No hay control sobre los tiempos

de servicio y el empleado el libre de codificar 8 ó 9 horas o

más de servicio cada día si así lo desea.

Si usted decide usar el sistema, es importante aclarar este

punto con su personal. El objetivo no es controlar horas,

porque los empleados deciden por sí mismo qué van a

ingresar, sino rastrear las tareas que están en marcha y la

asignación de costos entre ellas.

Entre los muchos usos de un sistema como éste en una compañía, aquí están

algunos de los más importantes:

● Permitir el rastreo de los costos reales de un proyecto contabilizando el

tiempo usado en él.

● Rastrear los servicios provistos por diferentes empleados.

● Comparar las horas realmente usadas en el proyecto con las estimadas

inicialmente.

● Facturación automática basada en las horas de servicio provistas.

● Obtener una lista de horas de servicio de un determinado cliente.

● Conocer los costos necesario para dirigir la compañía, tal como los costos

de marketing, los costos de entrenamiento para nuevos empleados y las

tarifas de facturación para un cliente.

Configuración de empleados

Para ser capaz de usar las hojas de asistencia, usted primero debe definir

aquellos empleados que son usuarios del sistema. Los formularios de definición

de empleados contienen la información necesaria para usar esa planilla tal

como el título de trabajo y los costos horarios.

Dos campos son de particular interés para usted cuando gestione las hojas de

asistencia: el Libro Analítico y el Producto.

En el libro analítico se guardarán todas las entradas analíticas acerca de los

costos de tiempos de servicio. Éstos le permiten aislar el costo de servicio de

otros cosos de la compañía, tales como la compra de materia prima, gastos,

etc. Usted puede usar diferentes libros para cada empleado para separar

costos por departamento o por función.

El empleado también se asocia con un producto en su base de datos en Open

ERP. Un empleado está enlazado con un producto para que pueda ser

"comprado" (subcontratado) o "facturado" (gestión de proyectos). Usted tiene

que crear un producto para cada tipo de trabajo en su compañía.

La siguiente información es importante en el formulario de producto:

● Nombre del producto: tal como Secretaria, Vendedor, Gerente de Proyecto.

● Tipo de producto: siempre Servicio.

● Unidad de medida: Hora o Día.

● Lista de Precios: precio de venta de los servicios del empleado para la

posición concerniente.

● Precio Estándar: costo promedio de servicio expresado en la unidad de

medida elegida.

Como con los Asociados, usted debería crear una Categoría de Producto

llamada Empleados en la configuración de producto.

En resumen, cada empleado de la compañía, en la mayoría de los casos,

corresponde a:

● Un formulario de Asociado

● Un formulario de Empleado

● Un Usuario de sistema

Y cada puesto de trabajo en la compañía corresponde a un Producto.

Carga de datos en la hoja de asistencia

Una vez configurados los empleados, los diferentes usuarios del sistema

pueden cargar sus hojas de asistencia en el menú Recursos Humanos >

Codificación de horas > Para mí > Mis trabajos del día.

Consejo: Atajos

Una buena idea es que todos los empleados que usen hojas

de asistencia ubiquen este menú en sus atajos. Esto es

porque necesitarán volver a ellos varias veces al día.

Haga click en Nuevo para obtener una línea de hoja de asistencia editable,

para cargar los campos en este orden:

1. El Usuario se propone por defecto, pero usted puede cambiarlo se está

codificando la primera hoja de asistencia para otro empleado de la

compañía.

2. La Fecha se propone automáticamente con la fecha de hoy, pero es

posible cambiarla si está codificando la hoja de asistencia para un día

anterior.

3. La Cuenta Analítica representa el trabajo o el proyecto para el que

usted está cargando la hoja de asistencia.

4. La Cantidad representa el número de horas o días que usted ha

trabajado.

Un texto libre está disponible en cada ídem para su Descripción.

Los otros campos se completan automáticamente pero pueden ser

modificados: el Producto, la Unidad de medida, el Costo del servicio y la

Cuenta General asociada.

Las horas se codifican a lo largo del día por cada empleado. Esto ayuda a

revisitar la lista al final del día para verificar que el número de horas de

asistencia en la compañía ha sido apropiadamente contabilizada. El total

ingresado se muestra en la parte superior derecha de la lista de horas de

servicio.

La precisión de los servicios cargados es crucial para calcular la rentabilidad de

los diferentes trabajos y la recarga de servicios. Diferentes reportes están

disponibles para verificar la carga de datos de los empleados. Ellos mismos

pueden verificar su propia hoja de asistencia usando los siguientes reportes:

● Imprimir las hojas de asistencia por mes, usando el menú Recursos

Humanos > Reportes > Hojas de asistencia > Imprimir mis hojas

de asistencia.

● Revisando todas las entradas de servicio usando el menú Recursos

Humanos > Horas codificadas > Para mí > Todo mi trabajo. Usted

puede usar los filtros para analizar sus servicios por proyecto, por período

o por producto.

Técnica: Costo de Servicios

Por defecto, Open ERP está configurado para mostrar el coso

de cada servicio cuando un empleado codifica el número de

horas por proyecto. Usted puede modificar este campo

agregando el atributo invisible= Verdadero en la vista de la

hoja de asistencia.

El valor en este campo muestra a los empleados el costo de

su tiempo usado en la compañía, así que ocultar este campo

puede no ser siempre la mejor opción.

CCAPTURAAPTURA DELDEL RESUMENRESUMEN DEDE UNAUNA HOJAHOJA DEDE ASISTENCIAASISTENCIA PARAPARA UNUN EMPLEADOEMPLEADO

Los gerentes pueden hacer uso de los diferentes reportes para administrar las

hojas de asistencia fácilmente. Usted puede imprimir un resumen en la forma

de una tabla por usuario y por día en el menú Recursos Humanos >

Reportes > Hoja de Asistencia > Imprimir resumen de hoja de

asistencia. Esto le ayuda a ver cuándo un empleado ha olvidado de codificar

su hoja de asistencia un determinado día.

Se disponen de muchos gráficos a través de los menús Recursos Humanos >

Reportes > Este mes / Todos los meses, por ejemplo:

● Hoja de asistencia por usuario

● Hoja de asistencia por cuenta

● Hoja de asistencia por factura

● Hoja de asistencia diaria por cuenta

GGRÁFICORÁFICO DEDE UNAUNA HOJAHOJA DEDE ASISTENCIAASISTENCIA PORPOR CUENTACUENTA

La información para estos gráficos puede ser cambiada usando los filtros

disponibles en la parte superior de la pantalla. Si quiere obtener cifras más

exactas, cambie a la vista en modo lista.

Nota: Tablero de control

El tablero de control para gestionar proyectos tiene una

vista gráfica que resume la hoja de asistencia del usuario

actual para los últimos siete días.

Se puede asignar un tablero de control a usuarios de tal

forma que aparezca cuando ellos se conecten a Open ERP.

Entonces, cada empleado podrá darse cuenta si ha olvidado

de completar su hoja de asistencia cuando se desconecten

del sistema.

Evaluación de costos de servicio

Usted ya sabe que las hojas de asistencia se relacionan estrechamente con las

cuentas analíticas. Los diferentes proyectos reportados en las hojas de

asistencia corresponden a esas cuentas. Las entradas de las hojas de

asistencia en sí mismas son entradas analíticas. Estas entradas comprenden

varias operaciones analíticas que no se corresponden con ninguna de las

cuentas generales. Por lo tanto, todas las operaciones que modifiquen y creen

líneas de hojas de asistencia automáticamente impactan en la correspondiente

línea analítica y, a la inversa, son modificadas automáticamente por cambios

en esa línea.

Técnica: Hoja de asistencia y entradas analíticas

La implementación de hojas de asistencia en Open ERP

relacionadas a entradas analíticas se gestiona por un

mecanismo hereditario: el objeto de la hoja de asistencia

hereda al objeto de la entrada analítica.

La información, entonces, no se codifica en la base de datos

como dos eventos separados, lo que evita muchos

problemas de sincronización. Sí se guardan en dos tablas

separadas, porque un servicio es una entrada analítica, pero

una entrada analítica no es necesariamente un servicio.

No es un enfoque clásico, pero es lógico y pragmático. Las hojas de asistencia

de los empleados son un buen indicador de cómo los costos de servicio se

distribuyen a través de los diferentes casos como son reportados en las

cuentas analíticas.

Una cuenta analítica debería reflejarse en las cuentas generales, pero no hay

equivalencia directa de estas cuentas analíticas en las cuentas generales. En

cambio, si los costos horarios de los empleados se contabilizan correctamente,

las entradas de la hoja de asistencia mensual deben ser saldadas por el salario

más el paquete de beneficios pagado a todos los empleados a fin del mes.

A pesar de todo esto, es bastante difícil resolver el costo horario promedio de

un empleado precisamente porque éste depende de:

● Las horas extras que ha trabajado

● Los feriados y las licencias por enfermedad

● Las variaciones de salario y los costos asociados, tales como los cargos

por cobertura social.

Los reportes que le permiten relacionar cuentas generales a las cuentas

analíticas son herramientas valiosas para mejorar su evaluación de los

diferentes costos horarios de los empleados. La diferencia entre los balances

de productos en las cuentas analíticas y en las cuentas generales, divididos por

el número total de horas trabajadas, puede entonces ser aplicada al costo del

producto. Algunas compañías compensan esa diferencia llevando a cabo otra

operación analítica a fin de mes en una cuenta creada para ese propósito. Esta

cuenta analítica debería tener un balance que tienda a cero.

Como tiene un sistema con hojas de asistencia integrada, usted puede:

● Rastrear la rentabilidad de proyectos en las cuentas analíticas

● Ver el historial de entradas de hojas de asistencia por proyecto y por

empleado

● Ajustar regularmente los costos horarios comparando sus tarifas con la

realidad

Importante: Rentabilidad de un proyecto

Es muy importante controlar precisamente los costos y la

rentabilidad de un proyecto.

Esto le permite hacer buenas estimaciones y rastrear

asignaciones de presupuestos a los diferentes servicios y

sus proyectos, como costos de ventas. Usted también puede

refinar sus argumentos sobre la bases de hechos claros en

lugar de conjeturas si tiene que renegociar un contrato con

un cliente luego de un bajón en el proyecto.

Los análisis de rentabilidad por proyecto y por empleado están disponibles

desde las cuentas analíticas. Ellos toman todas las facturas en cuenta, como

así también el costo del tiempo empleado en cada proyecto.

El historial de servicios por proyecto está disponible en las hojas de asistencia

o en las cuentas analíticas. Por ejemplo, si un cliente pregunta por el historial

de un contrato de soporte, usted puede usar el reporte Libro Mayor de Costo

(sólo por cantidad) sobre una cuenta analítica. En el reporte usted imprimirá

sólo los libros que seleccione, entonces elija el libro de hojas de asistencia.

Gestión por departamento

Cuando se usan correctamente, las hojas de asistencia pueden ser una buena

herramienta de control para los gerentes de proyecto y pueden llamar la

atención sobre costos y tiempos.

Cuando los equipos de empleados son importantes, se debe implementar un

sistema de control. Todos los empleados deberían completar sus hojas de

asistencia correctamente porque esto forma la base del control de

planeamiento, la gestión financiera y la facturación de proyectos.

Verá luego que es se puede facturar servicios automáticamente a fin de mes

basándose en las hojas de asistencia. Pero al mismo tiempo, algunos contratos

se limitan a horas prepagadas. Estas horas y su deducción del límite original

también se gestionan por las hojas de asistencia.

En esa situación, las horas que no son codificadas en las hojas de asistencia

representan pérdida de dinero para la compañía. Entonces es importante

establecer seguimientos efectivos de las hojas de asistencia de servicio y su

codificación.

EESQUEMASQUEMA DELDEL PROCESOPROCESO DEDE APROBACIÓNAPROBACIÓN DEDE UNAUNA HOJAHOJA DEDE ASISTENCIAASISTENCIA

Para ingresar información a la hoja de asistencia cada empleado usa el menú

Recursos Humanos > Hojas de asistencia > Mis hojas de asistencia >

Mi hoja de asistencia actual.

En la parte superior de la pantalla el usuario comienza con las horas de entrada

y de salida. El sistema permite el control de la asistencia día por día. Los dos

botones, Entrada y Salida, permiten completar automáticamente las horas en

el área de la izquierda. Estas horas pueden ser modificadas por el empleado,

por lo que no es un sistema de control verdadero.

El área en la parte inferior de la pantalla representa una planilla de las

entradas de los empleados para un día seleccionado. En total, esto debería

comprender el número de horas trabajadas en la compañía cada día. Esto

provee una verificación simple de que el tiempo de asistencia del día completo

ha sido codificado adecuadamente.

DDETALLEETALLE DEDE LASLAS HORASHORAS TRABAJADASTRABAJADAS PORPOR DÍADÍA PORPOR UNUN EMPLEADOEMPLEADO

La segunda pestaña de la hoja de asistencia Por día brinda el número de

horas trabajadas en los diferentes proyectos. Cuando hay una brecha entre la

asistencia y las entradas en la hoja de asistencia, usted puede usar la segunda

pestaña para detectar los días o las entradas que no han sido codificadas

correctamente.

La tercera pestaña, Por cuenta, muestra el tiempo trabajado en todos los

proyectos. Esto le permite retroceder y tener una vista general del tiempo en el

que un empleado ha trabajado en diferentes proyectos.

Al final de la semana o del mes, el empleado confirma su hoja de asistencia. Si

el tiempo de asistencia en la compañía corresponde a las entradas codificadas,

la hoja de asistencia completa es confirmada y enviada a su gerente de

departamento, quien es responsable de la aprobación o de pedir correcciones.

Cada gerente puede mirar una lista de las hojas de asistencia de su

departamento esperando aprobación usando el menú Recursos Humanos >

Hojas de asistencia > Hojas de asistencia de mi departamento > Hojas

de asistencia a validar. Luego las aprueba o las regresa a su estado inicial.

Para definir la estructura del departamento, use el menú Administración >

Usuarios > Estructura del Departamento > Definir departamentos.

Consejo: Importancia de las aprobaciones

A primera vista, la aprobación de las hojas de asistencia por

el gerente de departamento puede parecer un estorbo

burocrático. Esta operación, sin embargo, es crucial para la

gestión efectiva. Hay muchas compañías donde los gerentes

están tan cargados de trabajo que ignoran qué están

haciendo sus empleados.

Por eso este proceso de aprobación le brinda al gerente un

esbozo del trabajo de cada empleado al menos una vez a la

semana, por las horas trabajadas en los diferentes

proyectos.

Una vez que se aprueban las hojas de asistencia, usted

puede usarlas como control de costos y par facturar horas a

sus clientes.

La Gestión de ServiciosLa Gestión de Servicios

Este capítulo se enfoca en la gestión de contratos, y los servicios asociados con

eso. El proceso completo de gestión de servicios se estudia aquí desde la

definición de precios y contratos hasta la facturación automática de los

servicios, pasando por el planeamiento y el tratamiento de costos adicionales

tales como los recibos de gastos.

Políticas de gestión de preciosPolíticas de gestión de precios

Algunas compañías son conocidas por sus listas de precios complicadas. Se

usan muchas formas de variación de precios, tales como devoluciones de fin de

año, descuentos, cambios de términos y condiciones con el tiempo, prepagos,

descuentos escalonados, promociones estacionales y reducciones de precios

progresivas.

Terminología: Descuentos, Devoluciones y

Reducciones

En algunas jurisdicciones contables usted tiene que

diferenciar entre los siguientes términos:

* Descuentos: reembolso al cliente, generalmente a fin

de año, que depende de la cantidad de mercadería

comprada en un período dado.

* Devoluciones: reducción en la línea de pedido o en la

línea de facturación si una cierta cantidad de mercadería es

comprada de una sola vez o es vendida en el marco de una

actividad promocional.

* Reducción: una reducción extraordinaria resultante

de un defecto de calidad o una variación en un producto de

acuerdo con una especificación.

La gestión inteligente de precios es difícil, porque requiere que usted integre

varias condiciones de los clientes y proveedores para crear estimaciones

rápidamente o para facturar automáticamente. Pero si usted tiene un

mecanismo de gestión de precios eficiente, usted puede mantener márgenes

elevados y responder rápidamente a los cambios en las condiciones del

mercado. Un buen sistema de gestión de precios le brinda la oportunidad para

variar uno o todos los factores relevantes cuando usted está negociando un

contrato.

Para ayudarlo a trabajar más efectivamente, los principios de lista de precios

de Open ERP son extremadamente poderosos aunque estén basados en reglas

simples y genéricas. Usted puede desarrollar tanto la lista de precios de venta

como la de compras capaces de acomodarse a condiciones tales como la

fecha, la cantidad solicitada y el tipo de producto.

No confundir: Los diferentes precios

Es importante no confundir el precio de venta y el precio

base de un producto. En la configuración básica de Open

ERP el precio de venta se hace igual al precio base marcado

en el archivo del producto, pero usted puede variar el precio

de venta en respuesta a las condiciones de sus clientes.

Es lo mismo para el precio de compra y el costo estándar. El

precio de compra es el precio de venta de su proveedor, el

cual cambia en respuesta a diferentes criterios tales como

cantidades, fechas y proveedor. Esto se fija

automáticamente por el sistema contable.

Cada lista de precios se calcula a partir de políticas definidas, entonces usted

tendrá tantas listas de precios de ventas como políticas activas de venta tenga

la compañía. Por ejemplo, una compañía que vende productos a través de tres

canales puede crear las siguientes listas de precios:

1. Distribución principal:

* Lista de precios para Supermercado Patito

* Lista de precios para Supermercado Ramón

2. Ventas por correo

3. Clientes al paso

Una única lista de precios puede existir en varias versiones, pero solo se

permite que una esté activa en un tiempo dado. Estas versiones le permiten

establecer diferentes precios en diferentes momentos. Así, la lista de precios

para clientes al paso podría tener cinco versiones diferentes, por ejemplo:

Otoño, Verano, Ofertas de verano, Invierno, Primavera. Los clientes directos verán

precios que cambian con las estaciones.

Cada lista de precios se expresa en una sola moneda. Si su compañía vende

productos en varias monedas, tendrá que crear tantas listas de precios como

monedas tenga.

Los precios en una lista de precios pueden depender de otra lista, lo que

significa que usted no tiene que repetir la definición de todas las condiciones

para cada producto. Así, una lista de precios en dólares puede estar basada en

una lista de precios en pesos. Si el índice de conversión de la moneda entre

pesos y dólares cambia, o los precios en pesos cambian, las tarifas en dólares

pueden ajustarse automáticamente.

Creación de lista de precios

Para definir una lista de precios use el menú Productos > Listas de precios

> Listas de precios. Para cada lista usted tendrá que definir:

● Un Nombre para la lista.

● Un Tipo de lista: Venta para clientes o Compra para proveedores.

● La Moneda en la que se expresan los precios.

Versiones de Listas de Precios

Una vez que la lista está definida, usted debe darle al menos una versión. Para

hacerlo, use el menú Productos > Listas de Precios > Versiones de Listas

de Precios. La versión contiene todas las reglas que le permiten calcular un

precio para un producto y una cantidad dada.

Luego dé el Nombre de esta versión asociada. Si la lista solo tiene una

versión, usted puede usar el mismo nombre para la lista de precios y la

versión. En el campo Lista de Precios seleccione la lista de precios que ha

creado. Luego indique la Fecha de inicio y la Fecha de finalización de esta

versión. Estos campos son opcionales: si usted no quiere poner ninguna fecha,

esta versión estará activa permanentemente. Use el campo Activo en las

versiones para activar o desactivar una versión de lista de precios.

Nota: Actualización automática de la lista de precios

Es posible hacer que cualquier lista de precios dependa de

una de las otras listas. Entonces usted puede decidir hacer

su lista de precios de venta dependiendo de la lista de

compra a su proveedor a la que agrega un margen de

ganancia. Los precios se calculan automáticamente como

una función del precio de compra y no necesitan ajustes

manuales extras.

Reglas para calcular precio

CCAPTURAAPTURA DEDE REGLASREGLAS DEDE UNAUNA VERSIÓNVERSIÓN DEDE LISTALISTA DEDE PRECIOSPRECIOS

Una versión de lista de precios está formada por un conjunto de reglas que se

aplican a los precios base de los productos.

Usted define las condiciones para una regla en la primera parte de la pantalla

de definición llamada Rules Test Match. La regla se aplica al Producto o

Plantilla de Producto y/o la Categoría de Producto. Si se aplica una regla a

una categoría, entonces se aplica automáticamente a todas sus subcategorías

(usando la estructura de árbol para categorías de producto).

Si usted establece una cantidad mínima en Cantidad Mínima la regla sólo se

aplicará a una cantidad igual o mayor que la indicada. Esto le permite

establecer tarifas reducidas en etapas que dependen en las cantidades

pedidas.

Varias reglas puede aplicarse en ese sentido. Open ERP evalúa las reglas en

secuencia para seleccionar cuáles aplicar al cálculo de precios especificado. Si

varias reglas son válidas, entonces solo se usa la primera en secuencia para el

cálculo. El campo Secuencia determina el orden, empezando por el número

más bajo.

Una vez que una regla ha sido seleccionada, el sistema tiene que determinar

cómo calcular el precio a partir de la regla. Esta operación está basada en los

criterios expuestos en la parte baja del formulario, etiquetada como Cómputo

de precio. El primer campo que tiene que completar está etiquetado como

Basado en. Usted debe indicar el modo de calcular el precio del asociado.

Usted tiene que elegir entre:

● La Lista de precios establecida en el archivo de producto

● El Costo estándar en el archivo de producto

● Otra lista de precios dada en el campo Si otra lista de precios

● El precio que varía como una función de un proveedor definida en la

Sección Asociado del formulario de producto.

Muchos otros criterios pueden ser considerados y agregados a la lista, como

verá más adelante.

Luego, varias operaciones pueden aplicarse al precio base para calcular el

precio de venta o de compra para el asociado en las cantidades especificadas.

Para calcularlo, usted aplica la fórmula mostrada en el formulario:

Precio = Precio base x (1 - campo1) + campo2

El primer campo (campo1 en la fórmula) representa un descuento. Por ejemplo,

ingrese 0,20 para un descuento del 20% sobre el precio de lista. Si el precio

está basado en el Costo Estándar, usted puede ingresar -0,15 para obtener un

aumento del 15% en el precio de venta comparado con el costo estándar.

El campo2 es un suplemento fijado expresado en la moneda de la lista de

precios. El monto se agrega (o se deduce, si es negativo) al monto calculado

después del descuento aplicado por el campo1.

Usted también puede especificar un Método de redondeo. El cálculo de

redondeo se hace al número más cercano. Por ejemplo, si usted pone 0,50, un

precio de 45,66 se redondeará a 45,65. Y un precio de 14,567 redondeado al 100

más cercano, dará un precio de 14,600.

La adición del campo2 se aplica luego del cálculo de redondeo, el que puede ser

muy útil en situaciones de precio específicas. Por ejemplo, si usted quiere que

su precio termine en 9,99, redondee a 10 y luego agregue un suplemento de

-0,01 en el campo2.

Los campos Margen mínimo y Margen máximo aseguran que usted puede

garantizar un margen de ganancia sobre el precio base. Un margen de 10 le

permite asegurarse que el retorno no será menor a un margen de 0. Si usted

pone este campo a 0, entonces no tendrá efectos en el cálculo.

Una vez que la lista de precios esté definida, usted puede asignarla a un

asociado. Para hacerlo, encuentre un Asociado y seleccione su pestaña de

Propiedades. Usted puede entonces cambiar la Lista de precios de venta y

la Lista de precios de compra que están cargadas por defecto para el

asociado.

Lista de Precios por defecto

CCAPTURAAPTURA DEDE LISTALISTA DEDE PRECIOSPRECIOS PORPOR DEFECTODEFECTO

Cuando usted instala el software se crean dos listas de precios por defecto: una

para compra y otra para ventas. Cada una contiene solo una versión de la lista

de precios y una sola línea en esa versión.

El Precio de Venta se coloca por defecto al valor dado en la Lista de Precios

en el archivo del producto. No hay descuento, ni suplemento ni redondeo

alguno para influir en el cálculo de precio. Esta regla por defecto se aplica a

todos los productos y todas las categorías de producto para una cantidad

mínima de 1. Entonces el precio de venta de un producto viene del precio

especificado en el archivo del producto. En este sentido, las compañías que no

necesiten listas de precios especializadas pueden usar simplemente el precio

definido en el archivo del producto.

El precio para compras definido en la Lista de Precios por defectos se establece

del mismo modo por el Costo Estándar del producto en el archivo de producto.

Caso de uso de listas de precios

Tomemos el caso de una compañía que comercia sistemas de IT, para quienes

se han configurado las siguientes categorías de producto:

Todos los productos:

1. Accesorios

● Impresoras

● Scanners

● Teclados y mice

1. Computadoras

● Portátiles

_ Portátiles de pantalla grande

● Computadoras

- Computadoras de oficina

_ Computadoras profesionales

Además, los productos presentados en la siguiente tabla están definidos en la

moneda del plan de cuentas instalado.

Ejemplos de productos con sus diferentes precios

Producto Lista de Precios Precio Estándar Precio por defecto

del proveedor

Acer Portátil 1200 887 893

Toshiba Portátil 1340 920 920

Teclado Cherry 100 50 50

Computadora de oficina

1400 1000 1000

Definición de la lista de precios

Ahora defina la lista de precios para revendedores como ésta:

● Para computadoras portátiles, el precio de venta se calcula de la lista de

precios del proveedor Acer, con un suplemento del 23% sobre el precio

de compra.

● Para todos los otros productos, el precio de venta está dado por el costo

estándar en el archivo del producto, sobre el que se agrega un 31%. El

precio debe terminar en ".99".

● El precio de venta de los teclados Cherry se fijan en 60 para la cantidad

mínima de 5 teclados comprados. De otra manera se usa la regla de

arriba.

Asuma que la lista de precios de Acer está definida en Open ERP. La lista de

precios para revendedores y la versión de la lista de precios contienen tres

líneas:

1. Línea Acer

● Categoría de Producto: Portátiles.

● Basado en: Otra lista de precios.

● Lista de precios si hay otra: Lista de precios de Acer.

● campo1: -0,23.

● Secuencia: 1

1. Línea Cherry

● Plantilla de producto: Cherry, teclado

● Cantidad mínima: 5

● campo1: 1

● campo2: 60

● Secuencia: 2

1. Línea Otros Productos:

● Basado en: Lista de precios estándar.

● Campo1: -0,31.

● Campo2: -0,01.

● Secuencia: 3.

El campo Secuencia a la segunda regla debe configurarse debajo que la de la

tercera regla de este ejemplo. Si no se hace así, la tercera regla siempre será

aplicable porque una cantidad de 5 es mayor que una cantidad de 1 para todos

los productos.

Note también que para fijar un precio de 60 para los teclados Cherry, se usó la

fórmula Precio = Precio base x (1-1.0) + 60.

Condiciones de contratos de clientes

La compañía comercial puede establecer ahora condiciones específicas para un

cliente, como la compañía Compumax, que puede haber firmado un contrato

válido con las siguientes condiciones:

● Para Portátiles Toshiba, Compumax se beneficia con un descuento del 5%

sobre el precio de reventa.

● Para todos los otros productos, las condiciones de reventa no cambian.

La lista de precios para Compumax, llamada "Contrato Compumax", contiene

dos reglas:

1. Línea Toshiba portátil:

● Producto: Toshiba portátil.

● Basado en: Otra lista de precios.

● Lista de precios si hay otra: Lista de Precios revendedor.

● Campo1: 0,05.

● Secuencia: 1.

1. Línea Otros Productos:

● Producto:

● Basado en: Otra lista de precios.

● Lista de precios si hay otra: Lista de precios de revendedor.

● Secuencia: 2.

Una vez que esta lista ha sido cargada, encuentre el archivo de asociado para

la compañía Compumax. Haga click sobre la pestaña Propiedades y luego el

campo Lista de Precios de Venta para seleccionar Contrato Compumax. Ya que

el contrato es válido por un año, complete los campos Fecha de inicio y

Fecha de finalización en la versión de lista de precios.

Entonces cuando el personal de venta prepare un estimado para Compumax,

los precios propuestos se calcularán automáticamente a partir de las

condiciones del contrato.

Otras bases para el cálculo de precios

Open ERP provee una manera de hacer precios dependiendo de cualquier

campo del formulario de producto, no solo los campos predefinidos: Lista de

precios y Precio de Costo. Para hacerlo, use el menú Productos > Configuración

> Tipos de precio. Luego cree una nueva entrada correspondiente a un

nuevo tipo de precio. Ingrese el nombre del campo (por ejemplo: Precio al público)

y la moneda en que se expresa. Nuevos campos se agregan al archivo del

producto para que puedan usarse en los cálculos.

Una vez que haya hecho esto, usted puede hacer una dependencia sobre el

nuevo tipo de precio en la lista de precios. Así, al agregar el campo Peso y/o

Volumen usted puede variar el precio de una pieza de producto como una

función de su peso y/o su volumen. Esto es diferente que definir un precio por

peso porque en ese caso la unidad de medida por defecto sería peso y no por

pieza (por ejemplo, usted podría tener una caja de cerezas con un precio por

unidad, más que 200 gr de cerezas con un precio por gramo).

Gestión de precios en varias monedas

Desde que cada lista de precios se definen en una sola moneda usted debe

crear listas de precios separadas para las otras monedas en las que vende.

Entonces, si su compañía comercial quiere empezar un catálogo de productos

en otra moneda, usted tiene varias posibilidades:

● Codificar el precio en una nueva lista de precios independiente y

mantener las listas en dos monedas separadas.

● Crear un campo en el formulario de producto para la nueva moneda y

hacer la lista de precios dependiente del nuevo campo: los precios se

mantienen separados, excepto en el archivo de producto.

● Crear una nueva lista de precios para la segunda moneda y hacer que

esta lista dependa de otra lista de precios o de un precio de producto: la

conversión entre monedas se hará automáticamente según los últimos

índices. Esta solución suele ser la más flexible y la más simple para

mantener a medida que cambien los precios.

Gestión de Contratos de ServiciosGestión de Contratos de Servicios

Los contratos pueden tomar diferentes formas en Open ERP, dependiendo de

su naturaleza. Así, usted puede tener diferentes tipos de contrato de servicio

tales como:

● Contratos con precios fijados.

● Contratos costo-reembolso, facturados cuando se completan los

servicios.

● Contratos con precios fijados, facturados mensualmente a medida que

los servicios se llevan a cabo.

Caso: Presupuestos de contrato

Algunas compañías se comprometen a contratos sobre la

base de un volumen requerido a un cierto precio por un

periodo definido. En este caso, el contrato se representa por

medio de una lista de precios para este cliente específico.

La lista de precios se enlaza en la pestaña Propiedades del

formulario de este asociado, apareciendo cada vez que algo

es comprado o vendido a este asociado (dependiendo si es

un acuerdo de venta o de compra). Open ERP

automáticamente selecciona un precio basado en esta lista

de precios acordada.

Contrato con precios fijados

Los contratos con precios fijados para la venta de servicios se representan en

Open ERP en un Pedido de Venta. En este caso, la provisión de servicios se

gestiona como cualquier otro producto consumible o almacenable.

Usted puede agregar nuevos pedidos usando el menú Gestión de ventas >

Pedidos de venta.

PPROCESOROCESO DEDE MANEJOMANEJO DEDE UNUN PEDIDOPEDIDO DEDE VENTAVENTA

El nuevo documento Pedido de Ventas comienza en el estado Presupuesto, por lo

que el estimado no tiene impacto contable en el sistema hasta que no sea

confirmado. Cuando usted aprueba el documento, su estimado pasa al estado

En Progreso.

Una vez que la orden ha sido aprobada, Open ERO generará automáticamente

una factura y/o una propuesta de documento de envío basados en los

parámetros configurados en el pedido.

La factura será gestionada en el sistema dependiendo del campo Política de

Envío, en la segunda pestaña del pedido Otra información:

● Pago antes del envío: Open ERP crea una factura en el estado Borrador.

Una vez que sea confirmada y pagada, se activa el envío.

● Facturación automática después del envío: la orden de envío se

produce cuando el pedido es validado. Una factura en borrador se crea

cuando el envío ha sido completado.

● Envío y facturación manual: Open ERP comienza el envío a partir de

la confirmación del pedido, y agrega un botón sobre el que usted hará

click cuando esté listo para crear una factura.

● Facturación desde el remito: la factura se creará a partir del remito

más que desde el pedido. Este método es el más usado en las compañías

comerciales.

Atención: Envío de un pedido

El término 'envío' debería ser tomado en el sentido más

amplio en Open ERP. El efecto de un envío depende de la

configuración del producto vendido. Si su tipo es tanto

Producto almacenable como Consumible, Open ERP hará una

solicitud para packing. Si el tipo de producto es Servicio, el

programador de Open ERP creará una tarea en el sistema de

gestión del proyecto, o creará una orden de venta de

subcontrato si el Método de obtención del producto es

Hacer a la orden.

La facturación después del envío es: facturación por los

servicios cuando las tareas han sido cerradas.

Cuando firme un nuevo contrato usted solo tiene que ingresar el pedido en el

sistema y Open ERP rastreará el pedido.

Esto trabaja bien para pequeños pedidos. Pero para pedidos de servicios de

más valor usted quizá quiera facturar varias veces a lo largo del contrato, por

ejemplo:

● 30% al momento del pedido

● 40% al momento de completarlo

● 30% un mes después que el sistema esté en producción

En este caso, usted debería crear varias facturas para un único pedido, y para

ello tiene dos opciones:

● No manejar la facturación automáticamente desde el pedido, sino hacer

facturación manual.

● Crear facturas borrador y vincularlas a la tercera pestaña Historial, en la

sección Facturas Relacionadas. Cuando cree una factura desde el

pedido, Open ERP deduce los montos de las facturas ya vinculadas al

pedido para calcular el valor a facturar propuesto.

Contratos costo - reembolso

Algunos contratos no se facturan desde un precio fijo en el pedido, sino a partir

del costo de los servicios llevados a cabo. Esto pasa frecuentemente en el

sector de la construcción o en grandes proyectos.

El enfoque que usted use para esto es totalmente diferente porque en vez de

usar los pedidos de ventas como la base de la factura, usted debe usar las

cuentas analíticas. Para esto usted debe tener instalado el módulo

hr_timesheet_invoice.

Se crea una cuenta analítica para cada nuevo contrato. Los siguientes campos

deben ser completados en esa cuenta analítica:

● Asociado: asociado relacionado con el contrato.

● Lista de precios de venta: lista de precios de los productos (servicios)

especificados en el contrato.

● Índice de Facturación: por ejemplo, 100%.

La selección de un índice de facturación es una forma indirecta de especificar

que el proyecto será facturado sobre la base de los costos analíticos. Esto

puede tomar diferentes formas, como el envío de los servicios, compra de

materia prima y reembolsos de gastos.

Consejo: Listas de precios e índice de facturación

Usted puede seleccionar una lista de precios sobre la cuenta

analítica sin tener que usarlo en índices específicos de

facturación.

Este caso es para un proyecto de cliente que va a ser

facturado, pero no directamente a partir de los costos

analíticos. Poniendo la lista de precio en la cuenta analítica

hace posible comparar las ventas reales con el mejor caso

donde todos los servicios serían facturados. Para obtener

esta comparación usted debe imprimir el balance analítico a

partir de la cuenta analítica.

Los servicios se cargan sobre hojas de asistencia por varias personas que

trabajan sobre el proyecto. Periódicamente, el gerente de proyecto o gerente

de cuenta usa el siguiente menú para preparar una factura: Gestión

Financiera > Procesamiento Periódico > Facturación sobre una base

temporal > Horas no facturadas.

PPANTALLAANTALLA PARAPARA FACTURACIÓNFACTURACIÓN DEDE SERVICIOSSERVICIOS

Open ERP luego mostrará todos los costos que no han sido facturados todavía.

Usted puede filtrar la lista propuesta y hacer click en el botón de acción

apropiado para generar las facturas correspondientes. Usted puede seleccionar

el nivel de detalle con el que se reporta en la factura, tal como la fecha y los

detalles de los servicios.

Los gerentes de proyectos o los gerentes de cuentas pueden facturar servicios

sobre diferentes proyectos cuando lo necesiten. Para un pantallazo general de

eso, ellos puede abrir los proyectos de los que que son responsables desde el

menú Gestión de Proyectos > Cuentas Analíticas.

Seleccione un proyecto, y abra sus entradas analíticas usando el botón Costos

a facturar. Usted encontrará una lista de costos que pueden ser facturados al

cliente:

● Tiempo trabajado

● Reembolso de gastos

● Compra de materia prima

Usted puede entonces facturar las líneas seleccionadas usando la acción

Facturar costos.

Contratos con precio fijado facturados a medida que se lleva a cabo el servicio

Para proyectos de gran valor, la facturación de precios fijados basados en los

pedidos de ventas no siempre es apropiada. En el caso de proyectos de

servicio planeados para ejecutarse en 6 meses aproximadamente, la

facturación podría estar basada en lo siguiente:

● 30% en el momento del pedido

● 30% a mitad de camino del proyecto

● 40% al momento del envío

Este enfoque se usa con frecuencia en una compañía pero hay otras opciones.

Este método de facturación puede dar varios problemas para la organización y

la facturación del proyecto:

● Es muy difícil determinar si el proyecto está en camino o no. El punto final

es difuso lo que puede resultar en una discusión con el cliente al

momento de la facturación final.

● Si el proyecto toma más o menos tiempo que el pronosticado, esto

resultará efectivamente infra o sobre facturación durante el proyecto.

● Usted tendrá una respuesta apropiada dependiendo del cliente. Por

ejemplo, si el cliente se toma un largo tiempo para firmar la aprobación

del proyecto, usted no puede facturar el 40% remanente aunque usted

haya provisto el servicio acordado adecuadamente.

● El gerente de cuenta y el gerente de proyecto son con frecuencia

diferentes personas. El gerente de proyecto tiene que avisar al gerente de

cuenta cuándo el cliente puede ser facturado, pero ese momento puede

ser fácilmente olvidado o confundido.

● El proyecto puede ser fijado por costos de servicios pero tiene extras

acordados, como reembolso por gastos de viajes. La facturación desde el

pedido no se adapta bien a este enfoque.

Open ERP brinda un tercer método de facturación de servicios que puede ser

útil en proyectos largos. Esto consiste en la facturación periódica del proyecto

sobre la base del tiempo trabajado hasta un monto fijado que no puede

sobrepasarse. Al final del proyecto se genera una factura final o una nota de

crédito para ajustarse al monto total del valor fijado para el proyecto.

Para configurar un proyecto así, usted debe establecer una tasa de facturación,

una lista de precios y un monto máximo sobre la cuenta analítica para el

proyecto. Los servicios se facturan a lo largo del proyecto, ya sea por el

gerente de proyecto o por el gerente de cuenta, tal como los proyectos que se

facturan por tiempo trabajado. Los gerentes pueden aplicar un reembolso

sobre la factura final si el proyecto toma más tiempo para completarse que el

permitido por el contrato.

Cuando se termina el proyecto usted puede generar la factura de cierre usando

el botón Factura Final en la cuenta analítica. Esto calcula automáticamente el

balance final de la factura, tomando los montos ya cargados en la cuenta. Si el

monto ya facturado es más grande que el máximo acordado, entonces Open

ERP genera una nota de crédito borrador.

Este enfoque ofrece muchas ventajas en comparación con los métodos

tradicionales de facturación en fases para contratos de precios fijados:

● Los contratos con precios fijados y los contratos costo-reembolso se

facturan de la misma forma, lo que hace que los procesos de facturación

de la compañía sean simples y sistemáticos aún cuando los proyectos

sean mixtos.

● Todo se factura sobre la base del tiempo trabajado, haciendo fácil

predecir la facturación a partir de planes vinculados a las diferentes

cuentas analíticas.

● Este método de procedimiento educan a los gerentes de proyecto y al

cliente porque los reembolsos tienen que darse por el trabajo hecho si el

proyecto se derrumba.

● La facturación sigue el curso del proyecto y evita la depender de la buena

voluntad del cliente en la aprobación de ciertas fases.

● La facturación de gastos sigue el mismo flujo de trabajo, y por eso es muy

simple.

Consejo: Negociación de contratos

En la negociación del contrato, las condiciones de

facturación son dejadas de lado frecuentemente por el

cliente. Entonces puede ser dificultoso aplicar este método

de facturación.

Contratos limitados a una cantidad

Finalmente, ciertos contratos se expresan en términos de una cantidad en vez

de un monto fijo. Los contratos de soporte que comprenden un número de

horas prepagadas son un ejemplo.

Usted puede configurar un máximo número de horas para cada cuenta

analítica. Cuando los empleados carguen su tiempo trabajado sobre el contrato

de soporte en las hojas de asistencia, las horas se deducen automáticamente

del máximo establecido en cada cuenta analítica.

Usted debe también nombrar a alguien en la compañía responsable de la

renovación de contratos vencidos. Ellos se transforman en los responsables de

buscar a lo largo de la lista de cuentas aquéllas que muestren horas

remanentes en negativo.

El contrato de cliente puede limitarse a cierta cantidad de horas, y también

puede limitarse en plazos. Para ello, usted debe establecer una fecha de

finalización para la correspondiente cuenta analítica.

Planeamiento que mejora el liderazgoPlaneamiento que mejora el liderazgo

El planeamiento en una compañía toma con frecuencia la forma de una reunión

periódica entre los diferentes equipos. Cada equipo tiene un cierto número de

proyectos y objetivos que ellos deben organizar y para los que deben

establecer prioridades.

Idealmente, estas reuniones de planeamiento deben ser cortas pero regulares

y sistemáticas. Pueden ser semanales o mensuales dependiendo del tipo de

actividad. Una reunión de planeamiento tiene generalmente tres etapas:

1. Minutos del período precedente y análisis del trabajo realizado

comparado con el trabajo planeado.

2. Presentación de nuevos proyectos.

3. Planeamiento del próximo período.

La función de planeamiento cubre varios objetivos que serán descriptos en esta

sección:

● Planeamiento de proyectos en vivo contra los compromisos que se han

hecho a los clientes.

● Determinación de requerimientos de RR. HH. en el mes por venir

● Establecimiento de trabajo para cada empleado para los períodos por

venir

● Análisis del trabajo realizado en los períodos precedentes

● Paso de los objetivos de alto nivel a niveles más bajos en la estructura de

la compañía

Consejo: El rol social del planeamiento

Algunos gerentes de proyecto creen que pueden gestionar el

planeamiento ellos solos. Están generalmente

sobrecargados de trabajo y piensan que las reuniones son

una pérdida de tiempo.

Aún cuando el personal pueda gestionar su trabajo por ellos

mismos, estas reuniones regulares también sirven para

tranquilizar a todos. Si ellas, usted puede caer en

situaciones de estrés excesivo a partir de:

* Sentimientos de sobrecarga de trabajo porque han

perdido de vista sus prioridades.

* Falta de retroalimentación y rastreo del trabajo que

ya se completó.

* Impresión de pobre organización si ésta no ha sido

explicitada.

Así, el rol social del planeamiento no debería ser dejado de lado. Todos hemos

experimentado un ambiente de estrés en una compañía derivado de la falta de

comunicación y planeamiento.

¿Planeamiento por tiempo o por tareas?

Hay dos grandes enfoques al planeamiento empresarial: el planeamiento por

tarea y el planeamiento por tiempo. Usted puede gestionar ambos con Open

ERP.

En el planeamiento por tarea, el gerente de proyecto asigna tareas de los

diferentes proyectos a cada empleado durante un período dado. Los empleados

entonces pueden llevar a cabo con precisión el trabajo que se les ha asignado.

El planeamiento por tiempo consiste en asignar, a cada empleado, un tiempo

en cada uno de los diferentes proyectos por el período concerniente. Las tareas

de cada proyecto se ordenan por prioridad y pueden ser directamente

asignadas a un usuario o permanecer sin asignación. Cada empleado entonces

elige la tarea que hará a continuación, basado en los planes y en las

prioridades relativas de las tareas.

PPLANEAMIENTOLANEAMIENTO MENSUALMENSUAL DELDEL TIEMPOTIEMPO DEDE TRABAJOTRABAJO DEDE CADACADA EMPLEADOEMPLEADO

La figura muestra una sesión de planeamiento mensual donde los planes han

sido hechos para que cada empleado pase un número de días de trabajo en

varios proyectos.

En este enfoque de planeamiento basado en el tiempo, las prioridades del

cliente no figuran más en el planeamiento, pero están explícitas en la lista de

tareas. Entonces este enfoque le ayuda a separar el planeamiento de recursos

humanos en proyectos, de la priorización de tareas en un proyecto.

Ejemplo: Comparación de los dos métodos de planeamiento

Para ilustrar las diferencias entre el planeamiento por tiempo y el

planeamiento por tarea, tome el caso de un proyecto de IR que

tiene un tiempo de trabajo estimado de seis meses. Este proyecto

está gestionado por ciclos iterativos de desarrollo de alrededor de

un mes y se hace una presentación al cliente al final de cada ciclo

para marcar el progreso del proyecto. En esta reunión usted planea

qué debe llevarse a cabo el mes siguiente. Al final del mes, el

gerente de cuenta para el proyecto factura al cliente por el trabajo

realizado en el proyecto.

Suponga que el proyecto tiene una demora porque es más

complejo de lo que esperaba. Hay dos maneras de resolver el

retraso si usted no tiene más recursos: usted puede demorarse en

la entrega de las funciones planeadas, o bien estar a tiempo pero

con menos funciones que las planeadas.

Si su planeamiento se basa en fases y tareas, usted reportará en la

reunión con el cliente que tomará varias semanas completar todo

lo que ha sido planeado para la fase actual. En cambio, si usted

está planeando por tiempo usted mantendrá la reunión con el

cliente para cerrar la fase de desarrollo actual y planear la nueva,

pero solo será capaz de presentar parte de las funcionalidades

planeadas.

Si el cliente es sensible a la demora, el primer enfoque causará un

malestar agudo. Usted tendrá que replanear el proyecto y todas sus

fases futuras para tomar en cuenta esa demora. Es probable que

haya problemas más tarde con la facturación, porque será difícil

para usted facturar por un trabajo que ha sido completado pero que

todavía no ha sido mostrado al cliente.

El segundo enfoque requerirá que usted reporte las funciones que

no han sido completadas, y cómo encajarían en una futura fase de

planeamiento. Sin embargo, esto no supondrá una pausa en el

tiempo de trabajo asignado al proyecto. Usted tendría que generar

dos listas: un plan para el personal para los diferentes proyectos, y

la lista de tareas priorizadas para el proyecto del cliente. Este

enfoque ofrece varias ventajas sobre el primero:

* El cliente tendrá la opción de demorar el final del proyecto

planeando una fase extra, o dejando ir algunas funciones menores

para ser capaz de entregarle un sistema final más rápidamente.

* El cliente puede replanear las funciones tomando en cuenta

la nueva demora.

* Usted será capaz de hacer que el cliente se de cuenta

gradualmente que el proyecto progresa bajo presión y que el

trabajo es quizás más complejo que lo que se había estimado al

principio.

* Una demora en la entrega de varias de las funciones no

afectará necesariamente ni la facturación mensual ni el

planeamiento del proyecto.

Ser capaz de separar el planeamiento de los recursos humanos de

la priorización de tareas simplifica la gestión de asuntos complejos,

como el ajuste de las licencias de los empleados o el manejo del

constante cambio en las prioridades en los proyectos.

Creación de planes

Con el módulo report_analytic_planning usted puede crear sus planes mensuales a

través del menú Recursos Humanos > Planeamiento > Planeamiento.

Sobre cada línea línea de planeamiento usted debería cargar el usuario, la

cuenta analítica concerniente y la cantidad de tiempo asignado. La cantidad

será expresada en horas o en días dependiendo de la unidad de medida usada.

Para cada línea, usted puede agregar una nota breve acerca del trabajo a

realizar.

Una vez que el plan ha sido guardado, use las otras pestañas del formulario de

planeamiento para chequear que el monto de tiempo asignado a los

empleados o a los proyectos es correcto. El tiempo asignado debe

corresponder con el del contrato de empleo de los empleados, por ejemplo

37,5 horas por semana. El tiempo pronosticado para el proyecto debe ajustarse

al compromiso que usted ha tomado con el cliente.

Usted debería, idealmente, completar todo el planeamiento para el presente

período. Usted también puede completar algunas líneas en el planeamiento de

meses futuros, reservando recursos sobre los diferentes proyectos en

respuesta a los compromisos con los clientes, por ejemplo. Esto le permite

gestionar los recursos humanos disponibles para los meses que vienen.

Uso correcto del planeamiento

Los planes pueden ser impresos y/o enviados por correo electrónico a los

empleados. Si usted instala el módulo board_project cada empleado puede tener

acceso a un tablero de comando que le mostrará gráficamente el tiempo que

se le ha asignado para un proyecto y el tiempo que ha consumido hasta ahora.

Así, cada empleado puede decidir a qué proyectos dará prioridad. Luego

selecciona una tarea en el proyecto de prioridad más alta, ya sea una tarea

asignada directamente a ese empleado o bien una que no está asignada pero

que es capaz de completar y es de alta prioridad.

Al final del período usted puede comparar la duración del trabajo efectivo sobre

los diferentes proyectos con el que se estimó al comienzo. Imprima el plan para

obtener una comparación del tiempo de trabajo planeado y el tiempo real

trabajado.

CCOMPARACIÓNOMPARACIÓN DEDE HORASHORAS PLANEADASPLANEADAS, , HORASHORAS TRABAJADASTRABAJADAS YY PRODUCTIVIDADPRODUCTIVIDAD DEDE

EMPLEADOSEMPLEADOS PORPOR PROYECTOPROYECTO

Usted puede estudiar además varias de las estadísticas de sus proyectos desde

el menú Recursos Humanos > Reportes > Planeamiento.

Planeamiento en todos los niveles de la jerarquía

Para disponer de un planeamiento a lo largo de toda la compañía, usted puede

usar un sistema de delegación de planeamiento. Para ello necesita el módulo

report_analytic_planning-delegate. Con este módulo, el formulario de entrada de

planeamiento cambia para reflejar la estructura jerárquica de la compañía.

Para ingresar datos en una línea usted puede:

● Asignar a un empleado tiempo para un proyecto.

● Asignar tiempo para un proyecto a un gerente de departamento para su

equipo completo.

Usted puede asignar el tiempo de trabajo en proyectos para el total de un

departamento, sin tener que detallar las tareas de cada empleado. Entonces,

cuando un gerente de departamento cree su propio plan encontrará qué se

requiere de su grupo por su gestión al pie del formulario. En la parte superior

del formulario hay lugar para asignar el trabajo en detalle a cada miembro del

departamento.

Si usted no tiene que planear tiempo de trabajo en un borrador final, usted

puede hacerlo sobre una cuenta analítica que depende de cuentas hijas. Esto

significa que usted puede crear planes para objetivos de alto nivel del equipo

de gerentes y luego distribuirlos hacia abajo a través de los diferentes

departamentos para establecer un presupuesto de tiempo para cada

empleado. Cada gerente luego usa sus propios planes para gestionar su nivel

de la jerarquía.

Tratamiento de gastosTratamiento de gastos

Los gastos de los empleados son cargos ocasionados en nombre de la

compañía. La compañía entonces los reembolsa al empleado. Los recibos

encontrados con más frecuencia son:

● Viaje en auto, reembolsado por unidad de distancia (kilómetro).

● Gastos de comida, reembolsados en base a la factura.

● Otros gastos, como librería y libros, destinados a la compañía pero

llevados a cabo por el empleado.

Un proceso integrado

EESQUEMASQUEMA DEDE UNUN PROCESOPROCESO DEDE REEMBOLSOREEMBOLSO DEDE GASTOSGASTOS

Los gastos generados por empleados se agrupan en períodos de una semana o

un mes. Al final del período, el empleado confirma todos los gastos y una

planilla con el resumen se envía al gerente de departamento. El gerente es

responsable de aprobar todas las solicitudes de gastos generadas por su

equipo. La planilla de gastos debe estar firmada por el empleado, quien

también adjunta allí todos los recibos.

Una vez que la planilla ha sido aprobada por el jefe de departamento se envía

a los contadores, quienes registran responsabilidad de la compañía hacia el

empleado. Contabilidad puede también pagar esta factura y reembolsar al

empleado que ha puesto el dinero previamente.

Algunos recibos son para los gastos del proyecto, entonces éstos pueden ser

adjuntados a la cuenta analítica. Los costos incurridos se agregan al costo

suplementario de la cuenta analítica cuando la factura es aprobada.

Usted necesitar facturar al cliente por estos gastos, dependiendo del contrato

preciso que se ha negociado. Los gastos de viaje y subsistencia se manejan así

generalmente. Éstos pueden ser recargados al cliente a fin de mes si el precio

del contrato ha sido negociado más expensas.

Si usted tiene que seguir muchos pasos para reclamar estos gastos, esto puede

transformarse rápidamente en algo engorroso, sobre todo para aquellos

empleados que alegan varias líneas de gastos diferentes. Si usted tiene un

buen sistema que integre la gestión de estos reclamos, usted puede evitar

muchos problemas y aumentar sutilmente la productividad de su personal.

Si sus sistemas manejan sus gastos bien, usted puede evitar pérdidas

significativas estableciendo los términos de venta efectivamente. En contratos

con precio fijado, los reembolsos se facturan habitualmente de acuerdo con el

gasto real. Le conviene sistematizar su tratamiento y automatizar el proceso al

máximo, para recargar tanto como pueda contractualmente.

Reclamo de gastos

Con el módulo hr_expenses usted puede automatizar la gestión de reclamo de

gastos. Los usuarios pueden cargar sus gastos a través del menú Recursos

Humanos > Gastos > Mis gastos.

Un formulario de gastos comienza en el estado Borrador. Un empleado carga

una línea por cada gasto individual. Sobre una línea se carga el producto, la

cantidad, el monto total incluyendo impuestos, y también la cuenta analítica

del proyecto relacionado para cualquier gasto que pueda ser recargado.

El conjunto de gastos aceptados por la compañía debe haber sido creado

previamente usando el formulario de producto de Open ERP. Usted, por

ejemplo, podría crear un producto con los siguientes parámetros para el

reembolso de gastos de viaje en auto a 0,25 el kilómetro:

● Producto: viaje en auto

● Unidad de medida: km

● Costo Estándar: 0,25

● Precio de venta: 0,30

● Tipo de producto: Servicio

El empleado mantiene su planilla de gastos en estado Borrador mientras la

completa a lo largo del período. Al final del período (semana o mes) puede

confirmar su formulario de gastos usando el botón Confirmar en el formulario.

Esto lo pasa al estado En espera de validación.

Al final del período el gerente de departamento puede acceder a la lista de

formularios de gastos esperando aprobación usando el menú Recursos

Humanos > Gastos > Todos los Gastos > Gastos esperando validación.

Atención: Gestión de roles

Usted debe asignar el rol Recursos Humanos - Gastos a un

usuario para permitirle que apruebe estos gastos. Usted

debería asignar este rol únicamente a las personas

responsables de proyectos o departamentos.

Usted puede asignar también el rol Recursos Humanos -

Facturación de gastos a usuarios responsables de crear

facturas. Estos roles pueden superponerse (la misma

persona que aprueba los gastos de su grupo de contabilidad

puede ser también responsable de crear las facturas).

El gerente de departamento puede entonces aprobar los gastos, los que

automáticamente crea una factura proveedor en nombre del empleado, para

que éste pueda ser reembolsado. Una cuenta analítica se codifica sobre cada

línea de la factura. Cuando se confirma la factura, las entradas de contabilidad

analítica y general se generan automáticamente tal como se hace con

cualquier otra factura.

Si usted establece su facturación sobre la base de servicio de tiempo o costos

analíticos, el gasto será automáticamente recargado al cliente cuando se

genere su factura por los servicios asociados con el proyecto.

La facturación a partir de hojas de asistencia le permite preparar todas sus

facturas en un sistema integrado, todas los gastos y hojas de asistencia para el

proyecto de un cliente.

Organización interna y Gestión de proyectosOrganización interna y Gestión de proyectos

Si usted cuenta con un buen sistema para la gestión de tareas, entonces toda

su compañía será beneficiada. Los módulos de gestión de proyectos de Open

ERP le permiten gestionar y rastrear las tareas eficientemente, trabajar en ellas

efectivamente, delegarlas rápidamente y rastrear las tareas delegadas

estrechamente. Open ERP también ayuda a manejar el tiempo personal de sus

empleados en la organización, y este capítulo propone una metodología

orientada a mejorar la productividad de los ejecutivos.

Gestión de proyectosGestión de proyectos

En el capítulo previo usted lidió con la gestión financiera de los proyectos, que

estaba basada en las cuentas analíticas de Open ERP, estructurados en casos.

Esta forma de trabajar le permite analizar planes de tiempo y presupuestos,

controlar la facturación y gestionar sus diferentes contratos.

En este capítulo usted puede usar la gestión de proyectos operacional para

organizar tareas y planear el trabajo que necesita para que las tareas se

completen. Todas las operaciones necesarias se llevan a cabo a través del

menú Gestión de proyectos.

Terminología: Proyecto

En Open ERP, un proyecto está representado por una serie

de tareas a ser completadas. Los proyectos tienen una

estructura de árbol que puede ser dividida en fases y

subfases. Esta estructura es muy útil para la organización

del trabajo.

Mientras que las cuentas analíticas miran las actividades

pasadas de la compañía, el rol de la gestión de proyectos es

planear el futuro. Aún cuando hay una relación cercana

entre los dos (tal como cuando un proyecto ha sido planeado

y luego completado a través de Open ERP), hay todavía dos

diferentes conceptos, contribuyendo cada uno a un flujo de

trabajo flexible.

La mayoría de los proyectos de los clientes están representados por:

● Una o varias cuentas analíticas en el sistema de cuentas para rastrear el

contrato y sus diferentes fases.

● Uno o varios proyectos en la gestión de proyectos para rastrear el

proyecto y las diferentes tareas a ser completadas.

Definición de un proyecto y sus tareas

Para definir un nuevo proyecto, vaya al menú Gestión de proyectos >

Configuración > Proyectos y haga click en Nuevo.

Si el proyecto se divide en diferentes fases, usted puede crear un subproyecto

para cada una de las fases. Luego establezca el proyecto padre en cada

subproyecto. Cuando consulte la lista de proyectos (Gestión de proyectos >

Todos los proyectos ), usted accederá a una vista jerárquica de los proyectos

y sus diferentes fases y subfases.

Tildando la opción Avisar al gerente, usted puede configurar la sistema para

que envíe al gerente del proyecto una solicitud cada vez que se cierra una

tarea.

El estatus de un proyecto puede tomar los siguientes valores:

● Abierto: cuando el proyecto está siendo llevado a cabo.

● Pendiente: cuando está pausado.

● Cancelado: cuando el proyecto ha sido cancelado y por lo tanto abortado.

● Hecho: cuando el proyecto ha sido completado exitosamente.

En la segunda pestaña, Información del Asociado, usted puede cargar

información acerca del asociado si éste es un proyecto relacionado con un

cliente o con un proveedor.

Si usted tilda la opción Avisar al Gerente, debería definir un encabezado y un

pie de página en la misma pestaña para usar en un correo electrónico. Open

ERP prepara entonces un correo electrónico que el usuario puede enviar al

cliente cada vez que una tarea se complete. El contenido de este correo está

basado en detalles de las tareas de proyecto y puede ser modificado por el

usuario antes de ser enviado.

Nota: Estudio de satisfacción del cliente

Algunas compañías tienen un sistema donde los correos

electrónicos se envían automáticamente al final de una

tarea solicitando al cliente que complete una encuesta en

línea. La encuesta les permite hacer diferentes preguntas

acerca del trabajo llevado a cabo para evaluar la

satisfacción del cliente a medida que el proyecto progresa.

Esta función puede ser usada por compañías certificadas ISO

9001, para medir la tasa de satisfacción del cliente.

Una vez que un proyecto ha sido definido, usted puede codificar las tareas a

realizarse. Para esto, usted tiene dos posibilidades:

● Codificar nuevas tareas directamente en el formulario de proyecto

usando la tercera pestaña, Tareas.

● Desde el menú Gestión de proyectos > Todas las tareas, cree una

nueva tarea y asígnela a un proyecto existente.

Gestión de tareas

Cada tarea contiene uno de los siguientes estatus, dependiendo del estado:

● Borrador: la tarea ha sido ingresada pero no ha sido validada todavía por la

persona que debe hacerlo

● Abierta: la tarea está siendo realizada

● Cerrada: la tarea está completa

● Cancelada: la tarea ha sido cancelada y no se realizará

● Pendiente: la tarea está esperando por un documento o por otra tarea para

ser realizada

Una tarea puede ser asignada a un usuario, que se transforma en el

responsable de cerrarla. Pero usted también podría dejarla sin asignar para que

nadie en particular sea el responsable: varios miembros de un equipo, en

cambio, son colectivamente responsables de las tareas para las que ellos

tienen las herramientas.

TTAREASAREAS ENEN GESTIÓNGESTIÓN DEDE PROYECTOSPROYECTOS

Cada usuario gestiona entonces su propia tarea usando los diferentes menús

disponibles. Para abrir la listas de tareas no cerradas que usted tiene asignadas

específicamente, use el menú Gestión de Proyectos > Mis tareas > Mis

tareas abiertas. O para abrir las tareas no asignadas, vaya a Gestión de

Proyectos > Todas las tareas > Tareas no asignadas y seleccione las

tareas en estado Borrador y Abierta de esa lista.

Consejo: Atajos

Cada usuario debería crear un vínculo al menú Mis Tareas

Abiertas en sus propios atajos, porque tendrán que consultar

este menú varias veces al día.

Cuando un usuario trabaja en una tarea, él puede cargar su trabajo en la lista

del campo Trabajo de tarea al pie del formulario. Las Horas efectivas se

calculan automáticamente a partir del trabajo allí codificado.

Nota: Tareas y hoja de asistencia

El módulo hr_timesheet_project le brinda una forma de crear la

hoja de asistencia diaria automáticamente desde el trabajo

efectivo hecho para cada una de las diferentes tareas. De

este modo usted no tiene que codificar los servicios dos

veces, una para la tarea del proyecto y otra para la hoja de

asistencia.

Cuando usted quiera completar su hoja de asistencia, use el

menú Recursos Humanos > Hojas de Asistencia > Mis

hojas de Asistencia > Importar Proyectos.

Asignación de roles: Gerentes de cuenta y Gerente de proyecto

En algunas compañías se definen dos responsabilidades diferentes para cada

proyecto importante:

● Alguien responsable por el cliente

● Alguien responsable por la gestión del proyecto técnicamente

La persona responsable por el cliente, el gerente de cuenta del cliente,

aprueba las solicitudes del cliente, escribe propuestas de ventas y asegura que

estas actividades y la facturación progresen apropiadamente. Él es responsable

de la definición funcional de las necesidades de los clientes. El gerente de

cuenta debería tener un perfil de ventas, ventas técnicas o financiero.

La persona responsable del seguimiento técnico del proyecto se llama gerente

de proyecto. Hace que el proyecto ocurra, organizando y subcontratando las

diferentes tareas del proyecto. El gerente de proyecto debería ser responsable

de un equipo de desarrollo que lleve a cabo el proyecto y tener generalmente

un perfil técnico.

En Open ERP, el gerente de cuenta del cliente sería responsable de mantener

las cuentas analíticas para el proyecto, y debería ser cargado en el campo

Gerente de Cuenta en la primera pestaña del formulario de la cuenta

analítica. El gerente de proyecto es responsable del mismo y sus diferentes

tareas debería también ser cargado en el campo Gerente de proyecto en la

primera pestaña del formulario del proyecto. Una cuenta analítica se vincula a

un proyecto en la segunda pestaña del formulario del proyecto, Información

del Asociado.

Si usted no hace esa distinción entre los roles, entonces ponga a la misma

persona en ambos campos.

Facturación de tareas

Ya se han visto varios métodos de facturación:

● Facturación desde un pedido de ventas

● Facturación sobre la base de los costos analíticos (tiempos de servicio,

gastos)

● Facturación sobre la base de las entregas

● Facturación manual

Existe otro método, sin embargo: facturación a partir de las tareas a medida

que éstas se cierran. Para hacerlo, primero configure el proyecto con una Lista

de Precios y un producto cuyos detalles serán listados en la factura. Los

diferentes modos de facturación en el campo Modo de fijación de precio

son:

● Por proyecto: el precio de venta se fija y anota en el proyecto.

● Por hora: se establece una tarifa horaria, y la factura se creará en base

al tiempo estimado por el gerente de proyecto para esa tarea.

● Por hora efectiva: se establece una tarifa horaria, y Open ERP usa el

campo Horas efectivas para crear el monto de la factura cuando se

completa la tarea.

El asociado al que se factura debe ser especificado en la definición del

proyecto. Pero si usted tiene un proyecto con múltiples clientes puede codificar

un cliente diferente en cada tarea individual. Esto significa que usted puede

configurar proyectos soporte genéricos y facturar cada tarea a un cliente

diferente.

Para facturar automáticamente diferentes tareas, use el menú Gestión de

Proyectos > Todas las tareas > Tareas Cobrables. Seleccione las líneas de

las tareas que quiera facturar desde alguno de los submenús y haga click en

Facturar tareas desde el menú de acciones a la derecha del formulario para

crear las facturas.

Para ser facturada, la tarea debe haber sido marcada como tal. Tilde la opción

Para ser facturada en la pestaña Información extra en el formulario de

definición de tarea.

Nota: Facturación por proyecto

Si su facturación está basada en tareas a una tasa acordada

por cada proyecto, usted puede especificar tareas al

comienzo de un proyecto o una fase. Entonces por cada fase

en un proyecto que va a ser facturado, usted crea un recibo

de tarea o una nota de entrega.

Cuando la tarea ha sido cerrada el gerente de cuenta puede

facturar automáticamente todos los proyectos o fases de

proyectos que se muestren en la lista de tareas a facturar.

Aunque la facturación de tareas pueda parecer útil en ciertas situaciones, es

mejor facturar desde el servicio o desde pedidos de compra. Estos métodos de

facturación son más flexibles, con varios niveles de precios configurados en la

lista de precios,y diferentes productos que pueden ser facturados. Además es

de mucha ayuda limitar el número de métodos de facturación en su compañía

extendiendo el uso de un método de facturación que usted ya tenga.

Si usted quiere conectar su Pedido de Ventas con las tareas de Gestión de

Proyectos, debería crear productos tales como Asesor y Desarrollador Senior. Estos

productos deberían ser configurados con el Tipo de Producto Servicio, un

Método de Obtención Hacer a la orden y un Método de Provisión (en la

segunda pestaña, Obtención) de Producir. Una vez que haya configurado esto,

Open ERP creará automáticamente una tarea en la gestión de proyectos

cuando el pedido esté aprobado.

Usted también puede cambiar alguno de los parámetros del pedido, que

afectan a la factura:

● Política de Envío: Pago previo a la entrega, o Facturación automática después del

envío (en el cierre de la tarea).

● Facturar sobre: Cantidades pedidas o Cantidades enviadas (horas efectivas en

la tarea).

Planeamiento y prioridades en la gestión

Pueden usarse muchos métodos para el ordenamiento de las tareas según sus

respectivas prioridades. Open ERP ordena las tareas basado en una función de

los siguientes campos: Secuencia, Prioridad y Fecha límite.

Use el campo Secuencia en la segunda pestaña, Información extra, para

planear un proyecto compuesto de varias tareas. en el caso de un proyecto de

IT, por ejemplo, donde las tareas de los desarrolladores se realizan en un orden

determinado, la primera tarea a realizarse será el número de secuencia 1,

luego los números 2, 3, 4 y así sucesivamente. Cuando usted abra la lista de

tareas, estarán listadas en su orden de secuencia.

Si el proyecto está compuesto de tareas sin orden aparente, usted puede dejar

el número de secuencia en su valor por defecto. En este caso usted usa el

campo Prioridad, que puede tomar uno de los siguientes valores: Muy baja,

Baja, Media, Urgente, Muy urgente.

Finalmente, si la tarea no tiene una secuencia ni una prioridad, Open ERP usa

la fecha en el campo Fecha límite para ordenar las tareas.

Usted puede usar uno de estos tres métodos de ordenamiento, o bien

combinarlos, dependiendo del proyecto.

Usted puede establecer una grilla de asistencia (o las hojas de asistencia) en el

archivo de proyecto. Si usted no especifica nada, Open ERP asume por defecto

que usted trabaja 8 horas al día de lunes a domingo. Una vez que una grilla se

especifica, usted puede hacer un gráfico Gantt del proyecto, usando el botón

Imprimir. El sistema entonces calcula un plan de proyecto para la entrega más

temprana usando el ordenamiento de tareas y la grilla de asistencia.

Punto: Vista Calendario

El cliente Web de Open ERP le puede dar una vista de

calendario de las diferentes tareas. Esto es todo basado en

la fecha límite y muestra todas las taras que tienen una

fecha límite. Usted puede entonces borrar, crear o modificar

tareas usando simplemente arrastrar y soltar. Esto no está

disponible en el cliente Windows.

VVISTAISTA C CALENDARIOALENDARIO DEDE LASLAS T TAREASAREAS DELDEL S SISTEMAISTEMA

Delegación eficiente

Para delegar una tarea a otro usuario, usted puede simplemente cambiar la

persona responsable para esa tarea. Sin embargo, el sistema no lo ayuda con

el seguimiento de tareas que haya delegado, tal como el monitoreo del trabajo

realizado, si lo hace de esta manera.

FFORMULARIOORMULARIO DEDE LALA DELEGACIÓNDELEGACIÓN DEDE TAREASTAREAS AA OTROOTRO USUARIOUSUARIO

En cambio, usted puede usar el botón Delegar sobre una tarea a partir de la

versión 4.3 de Open ERP.

Al hacer click en Delegar se crea una nueva tarea para el usuario que usted

especifique. Su propia tarea se mueve al estado Pendiente y se modifica para

reflejar el cambio de requerimiento para aprobar el trabajo cuando esté

completado.

Cuando el usuario a quien se ha asignado esta nueva tarea la completa, su

propia tarea, que consiste ahora en aprobar el trabajo hecho pasa del estado

Pendiente al estado Abierta. Esta tarea (la de aprobar el trabajo que ha delegado)

entonces aparece en su lista de tareas junto con todas las demás en las que

está trabajando.

El sistema le permite modificar tareas en todos los niveles en la cadena de

delegación, para agregar información adicional. Una tarea pueden entonces

comenzar como un objetivo global y transformarse en algo más detallado a

medida que es delegada hacia abajo en la jerarquía.

La segunda pestaña en el formulario de tarea le da un historial completo de la

cadena de delegación de cada tarea. Usted puede encontrar un enlace a la

tarea madre allí, y las diferentes tareas que han sido delegadas.

El arte de la productividad sin estrésEl arte de la productividad sin estrés

Ahora desvíese ligeramente de la gestión empresarial pura y mire algunas de

las herramientas que Open ERP le ofrece para mejorar su propia gestión de

tiempo personal. No es tanto un desvío ya que la buena organización es la

clave para una mejor productividad en su trabajo diario.

El módulo project_gtd de Open ERP está inspirado en el trabajo de dos libros

enfocados en la gestión de tiempo eficiente:

● Getting things done, The art of stress-free productivity, de David Allen

(2001), frecuentemente referido por sus iniciales GTD (una marca

registrada desde 2005). Este libro está construido alrededor del principio

de que la gente debería escribir claramente todas sus tareas

extraordinarias y guardar los detalles acerca de esas tareas en un sistema

digno de confianza. Entonces no tienen que preocuparse por tener todas

estas cosas en sus cabezas. Ya que ellos están bastante seguros de que

esa información está bien guardada, pueden permitirse relajarse y tener

tiempo y energía para concentrarse en manejar ellos mismos las tareas

sistemáticamente.

Nota: Desestrésese usted mismo

Limpie las tareas que atestan sus pensamientos

registrándolas en un sistema organizado. Esto

inmediatamente le ayuda a desestresarse y organizar su

trabajo de la mejor forma posible.

Si usted se siente estresado por tener mucho trabajo, haga

el siguiente ejercicio para convencerse de los beneficios.

Tome algunas hojas de papel en blanco y escriba todo lo que

pase por su cabeza acerca de las cosas que tiene que hacer.

Para cada tarea, anote la siguiente acción para hacer en una

línea adyacente, y clasifíquela según la fecha en la que se

ha comprometido a hacerla.

Al final del ejercicio se sentirá mejor organizado,

considerablemente menos estresado y mucho más libre de

preocupaciones.

● Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva, de Stephen Covey (1989): el

autor asesora a organizaciones en el uso de estas prácticas y predica

sobre las mejoras en la productividad de la organización resultantes.

Nuestro objetivo en este desvío no es detallar la metodología completa, sino

describir las herramientas de soporte provistas por el módulo project_gtd.

No todo lo urgente es necesariamente importante

La primera modificación al sistema básico de Open ERP que hace este módulo

es una separación de los conceptos de urgencia e importancia. Las tareas ya

no se clasifican por un único criterio sin por el producto de dos criterios,

permitiéndole priorizar temas que son tanto urgentes como importantes en una

única lista.

Muchos gerentes con una pesada carga de trabajo usan la urgencia como su

único método de priorización. La dificultad es entonces en resolver cómo

planear las tareas sustanciales (como los objetivos a mediano plazo). Éstas no

son urgentes pero son muy importantes.

Ejemplo: Distinción entre urgente e importante

Si usted está muy organizado, las tareas urgentes pueden (y con

frecuencia deberían) tener menos precedencia que las tareas

importantes. Tome un ejemplo de la vida cotidiana: el caso de tener

algún tiempo con sus hijos.

Para la mayoría de la gente, esa tarea es importante. Pero si usted

tiene una vida profesional ocupada, los días y las semanas fluyen

con tareas urgentes sin fin que deben resolverse. Aunque usted

gestione bien su tiempo, usted puede dejar ir varios meses sin

pasar tiempo con sus chicos porque la tarea de verlos nunca es tan

urente como su otro trabajo, a pesar de su importancia.

En Open ERP, la urgencia está dada por la Fecha límite de la tarea y la

importancia por la Prioridad. La clasificación de las tareas entonces resulta del

producto de dos factores. Tanto las tareas más importantes como las más

urgentes aparecerán en el tope de la lista.

Organizando su vida sistemáticamente

En esta sección se presenta una metodología para que usted se organice

usando los conceptos de contexto y caja de tiempo.

Contexto

El contexto está determinado por el ambiente de trabajo en el que usted debe

estar para lidiar con ciertas tareas. Por ejemplo, usted podría definir los

siguientes contextos:

● Oficina: para tareas que tengan que ser resueltas en su lugar de trabajo

(como llamar a un cliente o escribir un documento).

● Casa: para tareas que tengan que ser llevadas a cabo en su dirección

privada (como encontrar a personal de limpieza o cortar el césped).

● En movimiento: cosas para las que usted debe ir de un lado a otro

(como ir de comprar o al correo).

● En viajes: para tareas que usted pueda manejar en el avión o en el

ómnibus mientras esté haciendo un viaje de negocios (como escribir un

artículo o analizar un nuevo producto).

Un empleado/usuario del sistema puede crear sus propios contextos usando el

menú Gestión de Proyectos > Configuración > Gestión de tiempo >

Contextos.

Cajas de tiempo

Luego usted tiene que definir las cajas de tiempo. Usted tiene que completar

las tareas en el intervalo de tiempo especificado por una caja de tiempo. Usted

usualmente define las cajas de tiempo con los siguientes períodos:

● Día: para las tareas que deben resolverse hoy.

● Semana: para las tareas que deben resolverse esta semana.

● Mes: para tareas que deben ser completadas durante el mes.

● Largo plazo: para tareas que deban resolverse en más de un mes.

Una tarea puede ser puesta en una y sólo una caja de tiempo a la vez.

Usted debería distinguir entre una caja de tiempo y la fecha límite para

completar una tarea, porque esta última está usualmente fijada por los

requerimientos del gerente de proyecto. En cambio, una caja de tiempo se

selecciona de acuerdo a lo que un individuo puede hacer.

Para definir las cajas de tiempo de su compañía, use el menú Gestión de

proyectos > Configuración > Gestión de tiempo > Cajas de Tiempo >

Mis cajas de tiempo.

Metodología y procesos iterativos

Para organizar eficientemente sus tareas, Open ERP usa un método basado en

el seguimiento sistemático y proceso iterativo:

Método: Proceso iterativo

1. Identifique todas las tareas que debe realizar, incluyendo todo lo

que lo mantiene despierto a la noche, y cárguelas en su Bandeja de

Entrada, que encontrará en el menú Gestión de Proyectos >

Gestión de tiempo > Bandeja de entrada.

2. Clasifique las tareas en su Bandeja de Entrada periódicamente,

asignándoles un contexto y una caja de tiempo. Esto indica tanto

cuándo y dónde se deben realizar las tareas. Si una tarea toma

menos de 10 minutos, podría ser realizada inmediatamente.

3. Todos los días, lleve a cabo el siguiente proceso:

* Primero en la mañana, seleccione las tareas contenidas en

la caja de tiempo de esta semana con las quiere trabajar hoy. Se

presentan en orden de importancia y urgencia, por lo que usted

debería seleccionar las tareas más cercanas al tope de la lista.

* Realice cada tarea, es decir, trabaje en las tareas usted

mismo o delegue a otro usuario.

* Al final del trabajo del día, vacíe la caja de tiempo del día y

vuelva todas las tareas no cerradas a la caja de tiempo de la

semana.

4. Repita el mismo proceso cada semana y cada mes para las

respectivas cajas de tiempo.

No confundir: Agenda y Caja de Tiempo

La idea de la caja de tiempo es independiente a la de una

agenda. Ciertas tareas, como las reuniones, deben realizarse

en una fecha precisa. Entonces no pueden ser manejadas

por una caja de tiempo, sino por una agenda.

El ideal es poner el mínimo de cosas en la agenda y poner

solo las tareas que tienen una fecha fija. El sistema de caja

de tiempo es más flexible y más eficiente para lidiar con

múltiples tareas.

Comience por cargar todas las tareas requeridas por la gestión de proyectos.

Éstas pueden haber sido cargadas por otro usuario y asignadas a usted. Es

importante codificar todas las tareas que estén dando vueltas en su cabeza,

para sacarlas de su mente. Una tarea puede ser:

● Trabajo a ser realizado

● Un pequeño objetivo a mediano o largo plazo

● Un proyecto complejo que todavía no ha sido dividido en tareas

Un proyecto o un objetivo de varios días puede ser resumido en una sola tarea.

Usted no tiene que detallar cada operación si las acciones que deben realizarse

son lo suficientemente claras para usted.

Debe vaciar su Bandeja de Entrada periódicamente. Para hacerlo, use el menú

Gestión de Proyectos > Gestión de Tiempo > Mi Bandeja de Entrada.

Asigne a cada tarea una caja de tiempo y un contexto. Esta operación no

debería tomarle más que unos minutos, porque usted no está lidiando con las

tareas en sí, sólo está clasificándolas.

En este punto usted puede comenzar el ciclo diario iterativo. En la mañana

abra la caja de tiempo usando el menú Gestión de Proyecto > Gestión de

Tiempo > Mi caja de tiempo para hoy.

CCAJAAJA DEDE TIEMPOTIEMPO CONCON TAREASTAREAS DELDEL DÍADÍA

Luego haga click sobre el botón en la parte superior derecha: Planear la caja

de tiempo. Este procedimiento le permite seleccionar las tareas del día entre

aquéllas en la caja de tiempo para la semana. Esta operación le da un

pantallazo general de las tareas y objetivos en el mediano plazo y le hace

revisarlas al menos una vez al día. Es entonces cuando usted debería decidir

asignar parte de su tiempo ese día a ciertas tareas basado en sus prioridades.

Ya que las tareas están clasificadas por prioridad, es suficiente con tomar las

primeras de la lista, hasta el número de horas en su día. Esto le tomará

solamente un minuto, porque la selección no se toma de todas las tareas que

debe realizar a futuro, sino de aquéllas seleccionadas para esta semana.

Una vez que la caja de tiempo ha sido completada, usted puede comenzar su

trabajo en las tareas del día. Para cada tarea usted puede comenzar a trabajar

sobre ella, delegarla, cerrarla o cancelarla.

Al final del día usted vacía la caja de tiempo usando el botón en la parte

superior derecha. Todas las tareas que no se han realizado se mandan de

vuelta a la caja de tiempo general y se ponen entre las tareas que serán

planeadas la mañana siguiente.

Haga lo mismo cada semana y cada mes usando los mismos principios, pero

solo usando las cajas de tiempo apropiadas para esos períodos.

Los atajos a la derecha de la caja de tiempo lo ayudan a usar eficientemente el

sistema con:

● Un enlace directo a la Bandeja de Entrada

● La lista de todas sus tareas abiertas

● La lista de todas sus tareas pendientes

● Sus fechas límites

● Un enlace a todas las tareas en la caja de tiempo.

Algunos resultados convincentes

Después de unos días de practicar este método cuidadosamente, los usuarios

han reportados las siguientes mejoras:

● Una reducción en el número de tareas y objetivos olvidados

● Una reducción en el estrés al sentirse más en control de la situación

● Un cambio de las prioridades en los tipos de tareas realizadas

diariamente

● Mayor percepción de la urgencia e importancia de tareas y objetivos e la

organización de tiempo a largo plazo.

● Mejor manejo de la delegación de tareas y la selección de cuáles tareas

son mejores para delegar

● Un aumento en el enfoque de trabajo importante, más que en el menos

importante pero superficialmente más interesante.

Finalmente, es importante notar que este sistema está totalmente integrado

con la función de gestión de proyectos de Open ERP. El personal puede usar o

no este sistema dependiendo de sus propias necesidades. Este sistema es

complementario a la función de gestión de proyectos que maneja la

organización de equipo y el planeamiento de la compañía.

Personalización de Open ERPPersonalización de Open ERP

Después de que usted haya probado y evaluado Open ERP, necesitará

configurarlo para ajustar el software a las necesidades de su compañía. Su

flexibilidad le permite configurar los diferentes módulos, adaptándolos a su

industria o sector de actividad.

Diseñado para gerentes de proyectos ERP, esta sección trata de la

administración y configuración del sistema, dándole poderosas herramientas

para integrar el software con una compañía, y dirigir y seguir el proyecto,

tomando nota de diferentes problemas, un rango de tipos de proveedores,

riesgos de implementación y las opciones disponibles para usted.

Este capítulo es para los administradores de un sistema Open ERP. Usted

aprenderá a configurar y personalizar Open ERP para ajustarlo a las

necesidades de su compañía y las de cada usuario individual del sistema.

Open ERP le brinda una gran flexibilidad en los modos de configurarlo y usarlo,

lo que le permite modificar su apariencia, el modo general en el que funciona y

las diferentes herramientas de análisis elegidas para ajustarse más a las

necesidades de su compañía. Estos cambios de configuración se llevan a cabo

a través de la interfaz del usuario.

Cada usuario puede organizar su propia página de inicio y su propio menú, y

usted puede también personalizar Open ERP asignándole a cada usuario su

propio tablero de comando en su página de inicio para darles la información

más actualizada. Así, todos pueden ver inmediatamente la información más

relevante para ellos cada vez que se conecten.

El menú principal de Open ERP puede ser reorganizado totalmente. La gestión

de derechos de acceso le deja asignar ciertas funciones a usuarios del sistema

específicos. Usted también puede asignar roles, los cuales definen la parte que

cada usuario del sistema cumple en el flujo de trabajo que mueve los

documentos del sistema de estado a estado (tal como la habilidad de aprobar

solicitudes de gasto por parte de los empleados).

Definición: Personalización

La palabra personalización se usa muchas veces como

parametrización. La palabra configuración también está

estrechamente relacionada, siendo el proceso general de

establecer opciones de configuración que moldeen el

sistema a las necesidades operacionales de una compañía

determinada.

Usando el módulo Diseñador de reporte OpenOffice.org usted puede

cambiar cualquier parte de cualquiera de los reportes producidos por el

sistema. El administrador del sistema puede configurar cada reporte para

modificar la distribución y el estilo, o aún que se provee allí.

Ventaja: El editor de reporte de OpenOffice.org

La extensión de OpenOffice.org le permite no sólo configurar

los reportes de los productos básicos en Open ERP, sino

también crear nuevas plantillas de reporte. Cuando el

usuario imprime estos reportes a través de la interfaz de

cliente de Open ERP, OpenOffice.org se abre con el reporte

conteniendo toda la información seleccionada.

Usted también puede crear fácilmente documentos de fax,

presupuestos o cualquier otro documento comercial. Esta

funcionalidad le permite extender considerablemente la

productividad de su personal de venta, quienes tienen que

enviar muchas propuestas a los clientes.

Finalmente, usted verá cómo importar sus datos a Open ERP automáticamente,

para migrar todos sus datos de una sola vez.

Creación de un Módulo de ConfiguraciónCreación de un Módulo de Configuración

Poder hacer una copia de respaldo de sus opciones de configuración

específicas en un módulo de Open ERP dedicado solo a eso es muy útil. Esto le

permite:

● Duplicar automáticamente las opciones de configuración instalando el

módulo en otra base de datos.

● Reinstalar una base de datos limpia con su propia configuración en caso

de tener problemas con la configuración inicial.

● Publicar su configuración específica para beneficiar a otras compañías del

mismo sector industrial.

● Simplificar las migraciones, si usted ha modificado algunos elementos de

la configuración básica, hay un riesgo en devolverlos a su estado original

después de la migración, a menos que haya guardado las modificaciones

en un módulo.

Comience instalando el módulo base_module_record de la manera usual. Luego

comience a grabar sus acciones usando el menú Administración > Gestión

de Módulos > Grabación de Módulos > Comenzar a grabar. Haga

manualmente todos los cambios de configuración a través de la interfaz del

usuario como lo haría normalmente (tal como gestión de menú, asignación de

tableros de comando, personalización de la pantalla, nuevos reportes y gestión

de derechos de acceso, cuyos detalles se describirán más adelante).

Una vez que ha hecho esto, vaya al menú Administración > Gestión de

Módulos > Grabación de Módulos > Guardar el Menú Grabado.

Un paso más allá: Contribuyendo al desarrollo de

Open ERP

Una vez que su configuración personal ha sido guardada en

un módulo, instale el módulo base_module_publish. Esto le da

una nueva acción posible, Publicar Módulo, en el menú

Administración >Gestión de Módulos > Módulos.

Use esta función para publicar su módulo en el sitio oficial

de Open ERP. Podrá entonces ser usado por otras compañías

con las mismas necesidades que las suyas. Y en el futuro

usted podría beneficiarse con las mejoras hechas por esas

compañías.

No olvide crear de antemano una cuenta de usuario en http://

openerp.com.

Luego, Open ERP crea un archivo comprimido para usted conteniendo todas las

modificaciones que usted ha hecho mientras estaba llevando a su trabajo de

configuración. Usted podría reinstalar este módulo en otras bases de datos y/o

publicarlo en línea para ayudar a otras compañías. Esto podría terminar siendo

útil si usted quiere instalar un servidor de prueba para los usuarios de la

compañía y darles la misma configuración que el servidor de producción.

Para instalar un nuevo módulo guardado en formato comprimido, use el menú

Administración > Gestión de Módulos > Importar un nuevo módulo.

Personalización del menúPersonalización del menú

La organización del menú de Open ERP no está sujeta a restricción alguna, así

que puede modificar todas la estructura, la terminología y todos los derechos

de acceso para adaptarlos a sus necesidades específicas de la mejor forma

posible. Sin embargo, antes de hacer todo eso tal como lo haría con otro

software, debería balancear los costos y los beneficios de hacer tales cambios,

tal como la necesidad de entrenar usuarios, mantener nueva documentación y

continuar las alteraciones a través de las subsecuentes versiones del software.

Esta sección describe cómo proceder para cambiar la estructura del menú y la

página de inicio, personalización la terminología de los menús y formularios en

la interfaz del usuario y gestionar derechos de acceso de los usuarios a los

menús y los objetos de negocios subyacentes.

Dejar que los usuarios cambien ellos mismos sus contraseñas

Al conectarse como administrador a la base de datos, dos menús le dan acceso

a formularios para cambiar su contraseña:

● Administración > Usuarios > Usuarios le da una lista de todos los

usuarios: haga click en su propio nombre en esa lista y aparece un

formulario conteniendo un campo con su contraseña (por el momento, no

haga click en el ícono Editar que se encuentra en la parte superior del

formulario, ni en el ícono Editar a la derecha de la lista de usuarios).

● Administración > Usuarios > Usuarios > Cambiar mi contraseña le

muestra otra lista, con sólo usted esta vez: haga click sobre su propio

nombre y verá un formulario donde solo la contraseña y la firma pueden

ser editadas (por ahora, siga sin editar).

Estos dos cuadros mencionados arriba se encuentran en el ramal

Administración de su menú, que solo es visible para los usuarios que son

miembros del grupo admin. Usted puede hacer un ítem de menú accesible a

todo el mundo moviéndolo o duplicándolo, por lo que puede hacer el menú

Cambiar mi Contraseña accesible a todos.

Para hacerlo, seleccione el ítem del menú Administración > Usuarios >

Usuarios > Cambiar mi Contraseña. Luego haga click sobre la línea

conteniendo la palabra Administrador (pero no sobre el nombre Administrador) y

haga click sobre el botón Cambiar para traer el ítem del menú como un

formulario editable (puede hacer lo mismo usando el cliente Windows,

seleccionando la línea y haciendo click sobre el botón Vista).

Usted podría ahora editar este formulario, cambiar su Menú Padre (lo que

mueve la entrada a una parte diferente del sistema del menú), editar su

nombre de Menú (para cambiar cómo aparece en el árbol de menú), o darle un

nuevo Ícono. También podría darle una nueva Acción.

En lugar de editar este formulario, que es la entrada original del menú,

duplíquela. Con el cliente web usted debe hacer primero el formulario sólo-

lectura haciendo click sobre el botón Cancelar, luego haga click en el botón

Duplicar que aparece (en el cliente Windows, haga click en Formulario >

Duplicar Formulario en la parte superior del menú). El formulario que queda

es la entrada duplicada, no el original.

CCAPTURAAPTURA F FORMULARIOORMULARIO C CAMBIOAMBIO C CONTRASEÑAONTRASEÑA

Para mover esta entrada duplicada, cambie el campo Menú Padre borrando lo

que está allí y reemplazándolo con otro menú que todos puedan ver, tal como

Herramientas o Recursos Humanos, y asegúrese que la entrada se mueva

al final de la lista del menú reemplazando la Secuencia con 99. Usted puede

experimentar con los íconos si lo desea. Guarde el formulario y luego haga click

en el Menú Principal para ver los resultados.

Atención: Duplicar el menú

Usted debería duplicar un menú antes de modificarlo. De

este modo usted siempre mantendrá un enlace al menú

original que funciona si así lo necesita.

Atención: Gestión de Contraseñas

Si usted deja que los usuarios cambien ellos mismos las

contraseñas, no tendrá control directo sobre la contraseña

que han elegido. Usted debería tener una política escrita

acerca de la fortaleza de la contraseña para tratar de

mantener un nivel de seguridad en su sistema.

Personalización de la página de inicio para cada usuario

Cuando usted se conecte a Open ERP por primera vez, aparece una página de

inicio. En un sistema mínimo, usted sólo obtiene el menú principal, el mismo

que usted obtiene por defecto cuando hace click en el botón Menú Principal.

A medida que agrega funcionalidades a la base de datos, usted obtiene más

opciones para la página de inicio, con diferentes tableros de control asignados

automáticamente a varios roles de la compañía a medida que sean creados.

El administrador puede cambiar tanto la página de inicio como la del menú

principal individualmente para cada usuario del sistema, y puede adaptar el

software a cada rol en la compañía para ajustarse mejor a las necesidades de

cada uno.

Para hacer modificaciones para un usuario en particular, edite de nuevo la

configuración del usuario en Administración > Usuarios > Usuarios. Abra el

formulario para un usuario en particular, y seleccione diferentes entrada de

menú para los campos Acción de Inicio y Acción de Menú.

SSELECCIÓNELECCIÓN DEDE UNAUNA NUEVANUEVA P PÁGINAÁGINA DEDE I INICIONICIO

La Acción de Inicio es el ítem del menú que se abre automáticamente cuando

usted se conecta, y a la que se llega luego haciendo click en el enlace Inicio

en la barra herramientas superior derecha del cliente web. Allí usted puede

elegir cualquier página a la que llegaría a través de cualquier menú (alguno de

los tableros de control podría ser muy útil). La Acción de Menú es aquélla a la

que llega a través del botón Menú Principal en el cliente web (y el botón

Menú en el cliente Windows). Usted puede elegir allí el menú principal y los

tableros de control

Atención: Acciones en el menú de administrador

Es muy fácil cambiar la página de inicio y el menú de los

diferentes usuarios. Sin embargo, usted no debería cambiar

el menú del administrador principal porque podría hacer

inaccesibles ciertos menús por error.

Asignación de valores por defecto a los campos

Usted puede configurar fácilmente el sistema para poner valores por defecto

en varios campos a medida que abre nuevos formularios. Esto le permite

precompletar los campos con información por defecto para simplificar el

trabajo de sus usuarios al cargar nuevos documentos.

Para hacer esto, abra la ventana de formulario de su elección. Por ejemplo,

abra un nuevo formulario de asociados haciendo click en el botón Nuevo luego

de hacer click en el menú Asociados > Asociados. Ingrese un país, por

ejemplo Brasil en el campo País del Contacto de Asociado.

● Si está usando el cliente Web, haga Ctrl + click derecho (o sea, click

derecho mientras el cursor está en el campo y la tecla Control se presiona

en el teclado).

● Si está usando el cliente Windows, sólo haga click derecho mientras el

cursor está en el campo.

Luego elija Establecer por defecto. Aparece un cuadro de diálogo

Preferencias de Campo, donde usted puede seleccionar el botón Valor

aplicable para: y elija Para todos (o Solo para usted)

Para chequear esta nueva configuración, abra un nuevo formulario de

asociado. El campo País debería contener ahora la entrada Brasil.

Ésta es una característica muy poderosa. Un administrador puede usar esta

funcionalidad para redefinir el comportamiento de todo su sistema.

IINSERTANDONSERTANDO UNUN NUEVONUEVO VALORVALOR PORPOR DEFECTODEFECTO

Cambio de terminología

Usted puede usar la funcionalidad de traducción de idioma de Open ERP para

sustituir su terminología estándar con terminología que se ajuste mejor a su

compañía. Es más sencillo adaptar el software con diferentes términos

específicos de su industria. Además esto puede fortalecer la aceptación de su

nuevo sistema Open ERP, porque todos serán capaces de conservar su

vocabulario habitual.

Usted puede hacer esto de dos maneras:

● Traducirlos en un archivo CSV, el que le da una vista global de todos los

términos del sistema, para que pueda buscarlos y reemplazarlos donde

sea.

● Traducir las frases directamente en el cliente, lo que significa que puede

cambiarlas en su contexto y esto puede ser muy útil cuando esté

traduciendo.

Definición: CSV

CSV es un formato de texto libre, que representa

información tabular donde los valores están separados por

comas. Estos archivos usan una extensión .csv y el formato

es una forma muy común de exportar datos desde un

sistema de software a otro.

Cada línea del archivo corresponde a un registro en la tabla,

y las celdas de cada fila están separadas por comas.

Traducción a través de un archivo CSV

Para traducir o modificar todas las frases del sistema, primero tiene que

exportar un archivo de traducción en formato CSV.

Haga click en Administración > Traducción > Exportar idioma para abrir

el formulario de exportación y bajar el archivo de traducción. Usted puede

seleccionar un idioma traducido allí, o simplemente Nuevo Idioma. Open ERP

crea entonces un archivo CSV el cual usted tiene que guardar en su

computadora (asegurándose que agrega una extensión .csv al archivo que ha

elegido), luego abra en OpenOffice. Calc o Microsoft Excel.

Atención: Formato UTF-8

El archivo CSV está codificado en el formato UTF-8.

Asegúrese de que usted conserva este formato cuando abra

el archivo en un programa de hoja de cálculo porque sino se

arriesga a ver una sucesión de caracteres extraños en lugar

de caracteres acentuados.

CCAPTURAAPTURA A ARCHIVORCHIVO CSV CSV DEDE T TRADUCCIÓNRADUCCIÓN

El archivo contiene cinco columnas: tipo, nombre, res_id, src y valor. Debe

asegurarse de que la primera línea, la cual especifica los nombres de estas

columnas, permanezca sin ser tocado. El campo src contiene el texto base en

inglés y el campo valor contiene una traducción a otro idioma convencional o

a una frase técnica. Si no hay nada en el campo valor entonces la traducción

en inglés será usada automáticamente en el formulario que ve.

Nota: ¿Cuándo debería modificar el texto?

La mayor parte del tiempo, usted encontrará el texto que

quiere modificar en varias líneas del archivo CSV. ¿Qué línea

debería modificar? Remítase a las dos columnas Tipo y

Nombre. Alguna línea tiene el nombre ir.ui.menu, lo que

muestra que es una entrada de menú. Otras tienen un tipo

de selección, lo que indica que usted vería esta entrada en un

menú desplegable.

Usted debería entonces cargar el nuevo archivo en su sistema Open ERP

usando el menú Administración > Traducción > Importar idioma. Ahora

tiene dos formas de seguir:

● Puede sobreescribir la traducción previa usando el mismo nombre que

antes.

● Puede crear un nuevo archivo de traducción que los usuarios puedan

seleccionar en sus Preferencias.

Si no está conectado al idioma traducido, haga click en Preferencias,

seleccione el idioma en Idioma y finalmente haga click en Ok para cargar el

nuevo idioma con su nueva terminología.

Nota: Traducciones parciales

Usted puede cargar algunas de las líneas en un archivo de

traducción borrando la mayor parte de las líneas y luego

cargando solo las que han cambiado. Open ERP entonces

cambia solamente las líneas cargadas y deja las originales

como estaban.

Cambios a través de la interfaz cliente

Para modificar la terminología usada en Open ERP usted necesita comenzar

con un archivo de traducción cargado en el sistema, tal como el Nuevo

idioma descrito antes.

Luego usted debería abrir el formulario que usted quiere traducir. A través del

cliente web, haga click en el botón Traducir este recurso en la parte superior

derecha del formulario, y directamente a la derecha del botón Buscar solo

visible cuando el formulario está en modo solo-lectura no editable. Se

muestran todos los términos que pueden ser traducidos:

● Los datos en el sistema (contenidos en los Campos)

● Los títulos de los campos (las Etiquetas)

● Todos los botones Acción a la derecha del formulario

● Los términos usados en la forma Vista

El procedimiento es ligeramente diferente usando el cliente Windows. En éste

usted debe hacer click derecho con el mouse sobre una etiqueta o botón. Usted

puede elegir traducir el ítem o toda la vista. Éste método es simple y rápido

cuando usted solo tiene unas pocas entradas para modificar, pero puede

volverse cansador y representar una pérdida de tiempo si tiene que cambiar

algunos términos a lo largo de todo el sistema. En ese caso podría ser mejor

usar el método de traducción que emplea un archivo CVS.

Cliente Windows: Tomando las traducciones

En el cliente Windows los términos modificados no se

actualizan inmediatamente. Para ver los efectos de las

modificaciones, debe cerrar la ventana en uso y volver a

abrir el formulario.

Gestión de derechos de accesoGestión de derechos de acceso

Una de las áreas más importantes en la configuración de Open ERP es cómo

gestionar los derechos de acceso a la información en el sistema.

Usted está planeando poder toda la información significativa de su negocio en

el sistema, pero la mayor parte de su personal necesita ver solo parte de ella, o

incluso mucho menos. ¿Quién debería tener acceso para qué y cómo debería

usted manejar eso?

El enfoque de Open ERP a la gestión de derechos es altamente flexible. Cada

usuario puede pertenecer a uno o más grupos, y el o los grupos a los que

pertenece determinan:

● La visibilidad de cada ítem del menú

● La accesibilidad

Por ejemplo, el grupo Stock solo puede tener acceso a algunos de los menús en

Control de Inventario, y puede no tener acceso a la información contable.

Cada usuario del sistema que trabaja en Tiendas es miembro del grupo Stock. Si

algunos usuarios trabajan en otros lados, también se les dará membresía de

otros grupos.

Los usuarios de Open ERP también pueden pertenecer a varios roles. Mientras

el grupo determina los derechos de acceso del usuario, cada rol determina los

deberes del usuario. Esto se gestiona a nivel de flujos de trabajo, los que

forman los procesos de negocio de la compañía.

Grupos y UsuariosGrupos y Usuarios

Para configurar los derechos de acceso, debe comenzar definiendo los grupos.

Es importante que los grupos sean representativos de las funciones de trabajo

de la compañía y no de empleados individuales.

Entonces, si su Director de Finanzas es la misma persona que su Director de

Ventas, usted debería crear un grupo para cada uno, aunque sean la misma

persona, y ambos grupos deben asignarse a ese usuario. Esto le da flexibilidad

para el futuro.

Usted debería crear también grupos en áreas departamentales que tienen

diferentes niveles de derechos de acceso. Por ejemplo, si usted crea un grupo

de Director de Ventas y otro de Ventas, evite asignar exactamente los

mismos derechos a cada grupo. El primero podría ver todos los reportes,

mientras el segundo podría estar limitado a ver presupuestos. Usted puede

hacer al Director de Ventas un miembro de los dos grupos, y darle al grupo

Director de Ventas un set limitado de derechos extras, o darle al grupo

Director de Ventas todos los derechos necesarios para que el Director de

Ventas pertenezca solo a este grupo. Usted debería elegir el esquema que le

de la mayor flexibilidad y luego apegarse a él para mantener la consistencia.

Consejo: Flexibilidad en la gestión de acceso

Para tener flexibilidad, usted puede asegurarse que un

miembro del personal confiable (quizá un director, o alguien

en cuentas, o incluso el administrador del sistema) tenga

amplios derechos para usar el sistema, y esté autorizado por

la gestión para llevar a cabo tareas especificas para la

gente.

Derechos de acceso para los menús

Como dijimos antes, primero debe configurar los grupos, para luego definir los

derechos de acceso para cada uno de esos grupos y as personas que serán sus

miembros.

Para crear un nuevo grupo, use el menú Administración > Usuarios >

Grupos. Ingrese el nombre del nuevo grupo que desea crear, por ejemplo,

Stock1.

Luego, para crear un nuevo usuario vinculado a esto, use Administración >

Usuarios > Usuarios para cargar la siguiente información:

● Nombre: por ejemplo, Personal de Tienda

● Nombre de usuario: Tiendas

● Contraseña: Tiendas

● Compañía: el nombre de su compañía.

● Acción: Menú

● Acción de Menú: Menú

En la segunda pestaña del formulario de usuario, Seguridad, agregue el grupo

Stock1 que acaba de crear.

GGRUPOSRUPOS QUEQUE TIENENTIENEN ACCESOACCESO ALAL MENÚMENÚ C CONTROLONTROL DEDE I INVENTARIONVENTARIO

Guarde el usuario, y luego vaya al menú Administración > Seguridad >

Definir accesos a los ítems del menú para obtener una lista de menús.

Filtre esta lista usando el campo de búsqueda Menú para tener el ítem de

menú Control de Inventario. En el formulario que describe el menú, agregue

Stock1 en el campo Grupos. Mientras esté en eso, también agregue el grupo

Admin. Desde ahora en adelante, solo los miembros de los grupos Stock1 y Admin

podrán ver este ítem de menú en su lista de menú principal.

Info: Jerarquía de Menú

Como los menús son jerárquicos, no hay necesidad de

esconder accesos a los menús más bajos: una vez que ha

configurado Control de Inventario de esta manera, todos los

menús de nivel más bajo se hacen inaccesibles para los

miembros de otros grupos.

Importante: Seguridad

Este método de gestión de accesos a menús no garantiza

que usuarios que no tienen acceso a objetos de negocios

ocultos en el sistema accedan a ellos de otra manera. Por

ejemplo, esconder el menú Facturas no evitará que la

gente alcance facturas a través de órdenes de compra y

venta, o adivinando la URL.

Para la gestión efectiva de seguridad, usted debe usar los

métodos para la gestión de derechos de acceso a objetos

presentada en la siguiente sección.

Más información: Configuración de acceso inicial

En la configuración inicial, el usuario Admin, un miembro del

grupo Admin tiene acceso el menú Configuración en cada

sección del menú principal. Por ejemplo, Asociados >

Configuración es visible en el menú del administrador

entre los otros ítems del menú de Asociado, pero solo las

otras entradas del menú son visibles para otros usuarios. De

forma similar, la entrada de menú Administración es

visible solamente para los usuarios que son miembros del

grupo Admin.

Derechos de Acceso a Objetos

Los derechos de acceso de menú determinan quién puede acceder a qué

menú, pero no define lo que usted puede hacer una vez que ingresó al menú.

Los controles de acceso sobre los objetos le dan la posibilidad de definir qué

pueden hacer los usuarios con su información una vez que acceden a ella. El

control de acceso a objetos está estructurado de la misma manera que el

acceso a los menús.

Definición: Objeto

Un objeto representa un documento en el sistema. Los

objetos están enlazados a tablas de la base de datos y

también tienen conceptos y adicionales, tales como la

función de campos, la herencia desde otros objetos y

métodos de catalogarlos para darles comportamiento.

Si no se asigna un grupo a un objeto, todos los usuarios pueden acceder a él

sin restricción alguna. A la inversa, cuando un control de acceso es definido

para un objeto, un usuario debe ser miembro de un grupo que posea derechos

de acceso adecuados para tener algún tipo de acceso a ese objeto.

Usted siempre debe asegurarse que no deje afuera al grupo Admin de ningún

objeto de la administración de control y opciones de configuración.

Usted puede gestionar cuatro modos de acceso sobre objetos

independientemente:

● Acceso para lectura: los miembros del grupo pueden leer la

información en el objeto.

● Acceso para crear: los miembros del grupo pueden crear un nuevo

registro en el objeto.

● Acceso para escribir: los miembros del grupo pueden modificar los

contenidos de los archivos en el objeto.

● Acceso para borrar: los miembros del grupo pueden borrar registros en

el objeto.

CCAPTURAAPTURA C CONTROLONTROL DEDE A ACCESOCCESO AA F FACTURASACTURAS PARAPARA ELEL G GRUPORUPO AADMINDMIN

Para configurar los derechos de acceso a los objetos de Open ERP, use el menú

Administración > Seguridad > Controles de Acceso. Usted le da un

Nombre al control de acceso, selecciona un Grupo, y el objeto (Modelo),

luego tilde la opción correspondiente a cada uno de los cuatro modos de

Acceso.

Si usted no especifica ningún grupo en las reglas de acceso, la regla es

aplicada a todos los grupos. Para remover acceso a un objeto para todos los

usuarios, usted puede crear una regla:

● que esté definida para un objeto especifico,

● que no esté vinculada a un grupo,

● para la que ninguna de las cuatro opciones de acceso esté tildada.

Usted puede crear reglas adicionales sobre el mismo objeto para dar derechos

específicos a ciertos grupos.

Historial de modificación

CCAPTURAAPTURA H HISTORIALISTORIAL DEDE R REGISTROEGISTRO DEDE A ASOCIADOSOCIADO

Cada registro en la base de datos de Open ERP lleva una nota de su historial.

Usted puede encontrar entonces quién y cuando creó ese registro, y quién lo

modificó y cuándo ocurrió eso. Haga click sobre el ícono Ver registro en la

parte superior derecha de cualquier formulario en el cliente web (pero solo

cuando sea de solo lectura, no cuando es editable) para visualizar un cuadro de

diálogo mostrando esta información, como se muestra en la figura. esto puede

ayudarle a identificar si hay algún problema con la información de los registros.

Configuración de los flujos de trabajoConfiguración de los flujos de trabajo

Los flujos de trabajo representan los diferentes procesos de negocios de la

compañía. Son completamente configurables y definen el patrón que cualquier

objeto de Open ERP (como un pedido) debe seguir dependiendo de las

condiciones (por ejemplo, un pedido sobre un cierto valor debe ser aprobado

por un director de ventas, o en caso contrario por cualquier personal de ventas,

antes de que se pueda comenzar con el envío).

CCAPTURAAPTURA F FLUJOLUJO DEDE T TRABAJORABAJO PARAPARA U UNN P PEDIDOEDIDO

La figura muestra el flujo de trabajo estándar para un pedido. Usted puede

verlo desde el cliente Windows comenzando con Gestión de Ventas >

Pedidos de Ventas > Todos los Pedidos de Ventas. Seleccione un pedido,

luego vaya al menú Agregados > Ejecutar un Agregado > Imprimir Flujo

de Trabajo para ver el menú. Está diseñado realmente para administradores,

entonces no está disponible a través del cliente web.

Definición de los Flujos de Trabajo

Los flujos de trabajo pueden ser creados y modificados en la interfaz de usuario

de Open ERP.

DDEFINICIÓNEFINICIÓN DELDEL F FLUJOLUJO DEDE T TRABAJORABAJO PARAPARA UNUN P PEDIDOEDIDO DEDE V VENTAENTA

Usted puede ver las especificaciones del flujo de trabajo para el pedido anterior

usando el menú Administración > Nivel Bajo > Base > Flujo de Trabajo.

Es el proceso llamado sales.order.basic. Todos los nodos que aparecen en el

gráfico están listados en el campo Actividades y todas las flechas están

listadas en el campo Transiciones.

Configuración de reportesConfiguración de reportes

Open ERP tiene dos tipos distintos de reportes:

● Reportar estadísticas: éstos son información calculada, representada

frecuentemente en forma de listas o gráficos. Estos reportes son

dinámicos y usted puede navegar a través de la información que

compone las cifras a través de la interfaz cliente.

● Reportar documentos: se usan para imprimir documentos del sistema.

Usualmente, el resultado es un PDF generado por una selección hecha en

la pantalla. Además, Open ERP le permite abrir estos reportes en

OpenOffice.org para editar los cambios que desee antes de enviarlo a su

cliente.

Debido al poder del motor de Open ERP, estos dos tipos de reportes pueden ser

creados o modificados sin necesidad de desarrollo alguno y esto puede ser

realizado directamente en la interfaz cliente de Open ERP o desde

OpenOffice.org.

Gestión de reportes estadísticos

Muchos reportes se configuran de antemano en Open ERP. Usted puede

encontrarlos en los submenús Reportar bajo cada entrada de menú principal.

Usted también puede instalar más nuevos reportes usando los diferentes

módulos cuyos nombres habitualmente comienzan con report_.

Modelar un nuevo reporte

Open ERP le da la posibilidad de desarrollar su propio análisis para ajustarse a

sus necesidades específicas. Para definir un nuevo análisis de la información

del sistema usted debería instalar el módulo base_report_creator. Esto le permite

crear consultas complejas sobre la base de datos, en una forma simple y visual.

Una vez que el módulo está instalado, cree un nuevo reporte usando el menú

Tableros de Control > Configuración > Personalizar Reportes. Dé un

Nombre de Reporte a su nuevo reporte y seleccione los objetos que usted va

a analizar. Por ejemplo, podría seleccionar: Asociado, Pedido de Venta y

Línea de Pedido de Venta.

Luego vaya a la segunda pestaña, Ver Parámetros, para seleccionar las vistas

que quiere en su reporte. Seleccione Árbol en la Primera Vista y Gráfico en la

Segunda Vista. Usted puede elegir el tipo de gráfico mostrado usando los

campos Vista de Gráficos. Usted también podría seleccionar Calendario como

una vista si fuera a agregar el campo Fecha en su reporte.

Ventaja: El Agregado MS Excel

El Agregado Microsoft Excel le permite conectar a Open ERP

y extraer la información seleccionada automáticamente.

Usted puede entonces aplicar fórmulas y gráficos para hacer

sus propios tableros de control de medidas directamente en

Excel. El archivo .xls puede ser guardado y, cuando se lo

reabre, se reconecta con Open ERP para refrescar las

diferentes listas y gráficos con los datos actualizados.

CCAPTURASAPTURAS V VARIASARIAS

En la tercera pestaña, Campos para mostrar, usted puede agregar filtros

sobre todos los campos de los objetos seleccionados (Filtros sobre campos).

Para hacerlo, use el botón Agregar Filtro en la parte superior del formulario.

En la cuarta pestaña debe indicar cuáles de los campos en la lista quiere que

sean mostrados en su reporte (Campos para mostrar). Complete la pantalla

junto con las líneas:

1. El campo Secuencia da el orden de los campos mostrados.

2. Campo, la segunda columna, le permite seleccionar un campo de alguno

de los tres objetos que ha seleccionado en la primera pestaña.

3. Método de agrupamiento, la tercera columna, le permite determinar la

operación de agrupamiento que va a ser aplicada en este campo:

_ Agrupado: le permite agrupar entradas de documentos con el

mismo valor en este campo.

_ Suma: le da la suma de los valores en este campo.

_ Mínimo: le da el mínimo de todos los valores que aparecen en este

campo.

_ Máximo: le da el máximo de todos los valores que aparecen en este

campo.

_ Promedio: le da el promedio aritmético de todos los valores en este

campo.

4. Modo Gráfico, la cuarta columna, determina si el campo aparecerá en la

vista gráfica y, si lo hace, en qué eje (X o Y).

5. Modo Calendario, la quinta columna, le permite especificar el campo

que puede ser la base de una vista calendario.

Una vez hecho esto, puede Guardar el reporte que ha definido. Haga click en

el botón Abrir Reporte a la derecha del formulario para obtener el análisis

requerido.

CCAPTURASAPTURAS V VARIASARIAS

Personalización de los tableros de control

Desde la versión 4.3 de Open ERP, usted puede igualmente definir medidas

para poner en sus propios tableros de control. Para hacerlo, use el menú

Tableros de control > Configuración > Definición de los Tableros de

Control.

Un tablero de control es una selección de reportes previamente definidos en

Open ERP. Usted puede elegir entre cientos de reportes predefinidos y, para

cada reporte, indicar su posición en el tablero de control.

CCAPTURAAPTURA DEDE LALA D DEFINICIÓNEFINICIÓN DEDE UNUN N NUEVOUEVO T TABLEROABLERO DEDE C CONTROLONTROL

Tal como los campos en los reportes, el campo Secuencia determina el orden

en el cual las vistas aparecen en el tablero de control.

Una vez que el tablero de control ha sido definido, usted puede usar el botón

Crear Menú para crear una entrada de menú para su tablero de control desde

cualquier parte del sistema de menú.

Gestión de plantillas de documentos con OpenOffice.org

Para personalizar sus documentos imprimibles en Open ERP, use el módulo

base_report_designer.

Ventaja: El Agregado OpenOffice.org Writer

Usted puede crear sus propios reportes en unos pocos

minutos usando la aplicación OpenOffice.org Writer. Esta

herramienta puede dar a su equipo una gran mejora en su

productividad. Usándola, puede crear plantillas para todos

los documentos de la compañía, reduciendo el trabajo de

crear y diseñar información y documentos para clientes.

El sistema es tanto simple como poderoso, porque le brinda los beneficios de

todas las facilidades de diseño ofrecidas por OpenOffice.org Writer como así

también toda la información y los cálculos provistos por Open ERP. Usted puede

crear o modificar reportes directamente desde OpenOffice.org y luego usarlos

en Open ERP.

Técnicas: Independencia de OpenOffice.org

OpenOffice.org solo se usa para generar nuevas plantillas de

documentos. El administrador del sistema es la única

persona que tiene que instalarlo.

Una vez que las plantillas de documentos han sido definidas,

los usuarios no necesitan llevar a cabo su trabajo normal.

Ellos pueden usar tanto OpenOffice.org como MS Office,

como lo prefieran.

La extensión de OpenOffice.org le permite buscar campos en Open ERP e

integrarlos en sus plantillas de documentos. Usted puede usar loops de

información en tablas o secciones, permitiéndole adjuntar varias líneas a una

orden, por ejemplo.

Una vez que el nuevo reporte ha sido definido, aparece directamente en el

cliente Open ERP para los usuarios del sistema.

Hay dos formas de usar los reportes:

● Hacer el reporte produce en documento PDF con información en él que

refleja el registro seleccionado (por ejemplo, una factura).

● Hacer el reporte abre un documento para modificación en OpenOffice.org

con información en él que refleja el registro seleccionado. Esto le permite

modificar el documento en OpenOffice.org antes de enviarlo al cliente

(como un Presupuesto).

Los reportes personalizados se almacenan en la base de datos de Open ERP y

son accesibles para todos aquéllos que tienen derecho a usar su base de datos

sin necesidad de instalar OpenOffice.org en sus propias computadoras. Las

modificaciones del documento se aplican a una sola base de datos.

Instalación del módulo de OpenOffice.org

Usted debería instalar dos componentes antes de usar el editor de reporte:

● El módulo base_report_designer, primero en su instalación de Open ERP si no

estuviera allí todavía, y luego en la base de datos de Open ERP en la que

lo quiera usar.

● El OpenOffice.org Report Designer en la instalación de OpenOffice.org en

el sistema de la computadora de su administrador.

Comience por instalar el módulo base_report_designer tal como cualquier otro

módulo de Open ERP. Para instalar la extensión de OpenOffice.org, busque el

archivo openreport.zip provisto con la distribución Report Designer. Controle

que OpenOffice.org esté correctamente instalado en su computadora y que

usted tenga derechos de administración para la instalación.

MMENÚENÚ R REPORTESEPORTES DEDE O OPENPEN ENEN O OPENPENOOFFICEFFICE..ORGORG W WRITERRITER

Inicie OpenOffice.org Writer, seleccione Herramientas > Administrador de

Extensiones para abrir el cuadro de diálogo y buscar el archivo openreport.zip

para instalarlo. Luego cierre la aplicación y reinicie el Writer: un nuevo menú

aparece en la barra de menú superior: Open ERP Report.

Conexión de OpenOffice.org a Open ERP

Seleccione Open Report > Parámetros del servidor en el menú superior de

OpenOffice.org Writer. Usted puede ingresar entonces sus parámetros de

conexión al servidor de Open ERP. Aparecerá un mensaje si usted se ha

conectado exitosamente.

Modificación de reportes

El editor de reporte le permite:

● Modificar reportes existentes que reemplazarán a los originales en su

base de datos de Open ERP.

● Crear nuevos reportes para el objeto seleccionado.

Para modificar un reporte existente, seleccione Reporte de Open >

Modificar reporte existente. Elija, por ejemplo, el reporte Solicitar un

presupuesto en el cuadro de diálogo Modificar reporte existente y luego haga

click en Guardar en Directorio de Temporales.

CCAPTURAAPTURA DEDE LALA MODIFICACIÓNMODIFICACIÓN DEDE UNAUNA PLANTILLAPLANTILLA

Luego, OpenOffice.org abre el reporte en modo editar. Usted puede modificarlo

usando las funciones estándar del Writer de OpenOffice.org.

El documento se modifica en su versión en Español. Se traducirá a otro idioma

cuando lo use a través de la interfaz del cliente, si usted así lo ha determinado.

Entonces, usted solo necesita modificar la plantilla una sola vez, aunque su

sistema use otros idiomas, pero necesitará agregar traducciones como se

indicó previamente, si usted agrega campos o cambia el contenido de los

existentes.

Atención: Reportes viejos

Los reportes más viejos no han sido todos convertidos al

nuevo formato soportado por Open ERP. Las expresiones de

datos en el viejo formato se muestran entre doble paréntesis

y no en campos de OpenOffice.org.

Usted puede transformar el formato de un reporte viejo al

nuevo formato desde el menú de OpenOffice.org Reporte

de Open > Convertir Paréntesis - Campos.

Desde la barra de herramientas de Open en OpenOffice.org es posible:

● conectar al servidor de Open ERP, proveyendo los parámetros de

conexión

● agregar un loop: seleccione un campo relacionado entre los campos

disponibles del objeto propuesto, por ejemplo Líneas de Pedido. Cuando se

imprima, este loop será ejecutado para cada línea del pedido. El loop

puede ser puesto en una tabla (las líneas serán repetidas) o en una

sección de OpenOffice.org.

● agregar un campo: usted puede ir a través de la base de datos de Open

ERP desde el objeto seleccionado y luego a un campo en particular.

● agregar una expresión: ingrese una expresión en el lenguaje Pyhton para

calcular valores de cualquiera de los campos en el objeto seleccionado.

Técnica: Expresiones de Phyton

Usando el botón Expresión usted puede ingresar expresiones

en lenguaje Phyton. Estas expresiones puede usar todos los

campos del objeto para sus cálculos.

Por ejemplo, si usted hace un reporte sobre un pedido,

puede usar la siguiente expresión:

'%2f' % (amount_total * 0,9)

En este ejemplo, amount_total es un campo del objeto

Pedido. El resultado será 90% del total del pedido,

formateado a dos decimales.

Guarde el reporte modificado y envíelo al servidor usando el menú Reporte de

Open > Enviar a Servidor. Aparece entonces un cuadro de diálogo Enviar al

servidor. No modifique el Nombre Técnico si quiere que la modificación

reemplace el reporte original. Cambie el formulario Nombre de Reporte a Mod

Pedido de Venta, tilde la opción Encabezado Corporativo y haga click en

Enviar reporte al servidor.

Usted puede controlar el resultado en Open ERP usando el menú Gestión de

Ventas > Pedidos de Venta > Todos los pedidos.

Creación de un nuevo reporte

Para crear un nuevo reporte, seleccione Reporte de Open > Abrir nuevo

reporte en el Writer de OpenOffice.org, luego eleija una plantilla de base para

el nuevo reporte. Por ejemplo, elija Pedido de Venta del cuadro de diálogo Abrir

nuevo reporte, luego haga click en Usar modelo en reporte.

La plantilla general está compuesta de loops (tal como la lista de pedidos

seleccionada) y campos del objeto, con los que también puede ser loopeado.

Formatéelos a sus requerimientos y luego guarde la plantilla.

Las plantillas de reportes existentes componen una rica fuente de ejemplos.

Usted puede comenzar agregando los loops y varios campos para crear una

plantilla mínima.

Cuando el reporte ha sido creado, envíelo al servidor haciendo click en

Reporte de Open > Enviar al servidor, lo que hace aparecer el cuadro de

diálogo Enviar al servidor. Ingrese el Nombre Técnico de pedido.venta para

hacer que aparezca además de los otros pedidos de venta. Renombre la

plantilla como Nueva Pedido de Venta en Nombre de Reporte, tilde la opción

Encabezado Corporativo y finalmente haga click en Enviar reporte al

servidor.

Para enviarlo al servidor, usted puede especificar si prefiere que Open ERP

produzca un PDF cuando el usuario imprima el documento, o si Open ERP

debería abrir el documento para editarlo en el Writer de OpenOffice.org antes

de imprimirlo. Para hacerlo, elija PDF o SXW (un formato de documentos de

OpenOffice.org) en el campo Seleccionar tipo de reporte.

Creación de encabezados comunes para reportes

Cuando guarde reportes nuevos y aquéllos que haya modificado, se le dará la

opción de seleccionar un encabezado. Este encabezado es una plantilla que

crea un encabezado y un pie de página estándar que contiene información

definida en cada base de datos.

El encabezado está disponible para todos los usuarios del servidor de Open

ERP. Esta plantilla puede encontrarse en el sistema de archivos del servidor en

el directorio extensiones/personalizar y es común a todos los usuarios del servidor.

Aunque los reportes adjuntan información acerca de la compañía que los

imprimen, usted puede reemplazar varios nombres en la plantilla con valores

desde la base de datos, pero la configuración de la página permanecerá común

a todas las bases de datos del servidor.

Si su compañía tiene su propio servidor o un servidor alojado, usted puede

personalizar esta plantilla. Para agregar el logo de la compañía, usted debe

conectarse al servidor de Open ERP como un usuario con permisos para editar

archivos del servidor. Vaya al directorio extensiones/personalizar, copie su logo (en

un archivo de formato gráfico estándar), luego edite el archivo

corporate_rml_header.rml en un editor de texto. El texto en el formulario <image

file="corporate_logo.png" x="1cm" y="27.4cm" width="6cm"/> debería aparecer

después de la línea <!--logo--> para mostrar su logo en cada página que use el

encabezado corporativo.

Importar y exportar informaciónImportar y exportar información

Cada formulario en Open ERP tiene un mecanismo estándar para importar

información desde un archivo CSV. Ése es el mismo formato usado en las

traducciones.

Nota: Formularios y listas

Usted tiene acceso a las funciones Importar y Exportar en

el cliente web en un único formulario en modo vista de sólo

lectura - usted no puede acceder a Importar o Exportar en

otra vista o cuando el formulario es editable. Si está usando

el cliente Windows, usted puede encontrar las funciones en

el menú superior Formulario > Importar... y Formulario

> Exportar...

El formato de archivo CSV es un formato de texto compatible con la mayoría de

los programas de hojas de cálculo y es fácilmente editable como una hoja de

trabajo. La primera línea contiene el nombre del campo en el formulario. Todas

las líneas subsecuentes son información, alineadas con sus respectivas

columnas.

El formato CSV para estructuras de bases de datos complejas

Cuando usted importa información, tiene que resolver el problema de

representar una estructura de base de datos en formato plano .csv.

Para hacerlo, en Open ERP hay dos soluciones posibles:

● Importar un archivo CSV que ha sido estructurado de un modo particular

para permitirle cargar varias tablas de base de datos diferentes desde un

único archivo (tales como asociados y contactos de asociados en un

archivo CSV).

● Importar varios archivos CSV, cada uno correspondiendo a una tabla de

base de datos específica, que tiene vínculos explícitos entre las tablas.

Comience por construir el encabezado del archivo CSV. Abra la herramienta de

importación sobre el objeto en el que esté interesado y seleccione los campos

que quiere importar en su base de datos de Open ERP. Debe incluir cada campo

que está coloreado de azul ya que son obligatorios, y cualquier otro campo que

sea importante para usted.

SSELECCIÓNELECCIÓN DEDE CAMPOSCAMPOS PARAPARA IMPORTARIMPORTAR

Use los nombres de campo como nombres de columna en la primera línea de

su archivo CSV, aplicando un campo por columna. Si su archivo CSV tiene esos

nombres en la primera línea cuando usted importe su archivo CSV, Open ERP

automáticamente corresponderá el nombre de la columna con el nombre del

campo de la tabla. Cuando usted haya creado su archivo CSV, lo hará haciendo

click sobre el botón Nada para limpiar los Campos a importar, luego

seleccione su archivo CSV por medio de la búsqueda de un Archivo para

importar y luego haciendo click en el botón Detección automática.

Para importar información CSV que se corresponda con la estructura de su

base de datos, necesita distinguir los siguientes tipos de campos en la interfaz

de Open ERP: campos muchos-a-muchos (entre múltiples fuentes y

destinos),campos muchos-a-uno (desde múltiples fuentes a un solo destino) y

campos uno-a-muchos (desde un solo origen a muchos destinos).

Definición: Tabla en primer plano

Cada una de esos tipos se describe en relación a una tabla

en primer plano, la tabla cuyo formulario de entrada usted

está viendo y cuyas entradas serían actualizadas por un

simple archivo CSV.

Solo por que uno de estos campos de relación aparezca en

la tabla en primer plano, no significa que hay un campo

inverso en la tabla relacionada, pero puede haberlo.

Entonces no hay un campo uno-a-muchos en el formulario

de usuario para reflejar el campo uno-a-muchos Vendedor

en el formulario de asociado, pero hay un campo muchos-a-

uno Asociado en el formulario de Contacto de Asociado

para reflejar el campo uno-a-muchos Contacto de

Asociado en el formulario de Asociado.

Vea las capturas siguientes para notar las diferencias:

CCAPTURASAPTURAS SURTIDASSURTIDAS

Todos los otros campos se codifican en el archivo CSV como un campo en cada

columna.

Campos muchos-a-uno

Los campos muchos-a-uno representan una relación entre la tabla en primer

plano y otra tabla en la base de datos donde la tabla principal tiene una

entrada única para la otra tabla. Open ERP trata de vincular el nuevo archivo

en la tabla en primer plano con una de las entradas en la otra tabla buscando y

correspondiendo el Nombre o el Código con el valor en el archivo CSV.

Usted también puede trabajar con identificadores en vez de los nombres de los

recursos. Para hacerlo, usted debe importar un primer archivo (por ejemplo,

Productos) con una columna llamada id en su archivo CSV que contiene un

identificador para cada producto. El identificador es una línea de caracteres

que es única para cada una de las líneas que están siendo importadas y

guardadas.

Cuando usted importe otros archivos que se vinculen con la primera tabla,

usted puede usar el identificador en vez de los nombres. Para hacerlo, el título

de la columna en su CSV debe terminar en :id (por ejemplo, Producto :id).

Ventaja: Importar con identificadores

La gestión de identificadores libres de texto le permiten

simplificar considerablemente la conversión de otra base de

datos a Open ERP. Usted puede crear una columna id que

contenga el identificador usado en la base de datos original

para cada tabla que esté importando.

Para otras tablas relacionadas a ésta, usted pude usar la

relación de identificador a la entrada en la tabla original. No

necesita una conversión compleja para crear enlaces a la

tabla original.

Campos muchos-a-muchos

Los campos muchos-a-muchos se manejan tal como los campos muchos-a-uno

en tratar de recrear la relación entre tablas: ya sea en buscar por nombres o

usando los identificadores.

Hay varios valores posibles en un campo muchos-a-muchos. Además, un

asociado puede tener varias categorías asociadas. Usted debe separar los

diferentes valores con una coma.

Campos uno-a-muchos

Estos campos son un poco diferentes. Tome, por ejemplo, el campo Contactos

de Asociado en el formulario de Asociado, el cual contiene todos los contactos

vinculados.

Para importar un campo como éste, usted no tiene que vincular a una entrada

existente en otra tabla, sino que puede en cambio crear y vincular a varios

contactos de asociado usando el mismo archivo. Usted puede entonces

especificar varios valores para campos diferentes vinculados a este objeto por

el campo uno-a-muchos. Cada campo debe ponerse en una columna de la

tabla, y el título de esa columna debe ser expresado en el formulario campo_uno-

a-muchos/campo_objeto enlazado.

Por ejemplo, para importar asociados con muchos contactos para los cuales

usted especifica un nombre y una ciudad, usted crearía el siguiente archivo

CSV:

Ejemplo de importación de campos uno-a-muchos

Nombre Código Dirección/Contacto

Dirección/Ciudad

Jaja SA Jaja Juan Pérez Buenos Aires

Pepe Le Pú Tucumán

Arot SA Arot José Muñoz Córdoba

Hotel Presidente

En este ejemplo, los campos Nombre y Código pertenecen a la tabla

Asociado, y los campos Contacto y Ciudad pertenecen al Contacto

vinculado a este asociado.

Cuando importe este archivo tendrá tres asociados:

● Jaja SA: con dos contactos.

● Arot SA: con un contacto.

● Hotel Presidente: sin contactos.

Nota: Simetría en campos de relación

Dependiendo de la estructura de su información puede ser

más fácil usar el formulario uno-a-muchos o el muchos-a-

uno al relacionar dos tablas, mientras que los campos

relevantes existen en ambos extremos de la relación.

Por ejemplo, usted puede:

* Importar un asociado con diferente contacto en un

solo archivo (uno-a-muchos).

* Importar los asociados primero, y luego contactos

con el campo vinculando al asociado en un formulario

muchos-a-uno.

Ejemplos de importación de archivos CSV

Aquí tiene dos ejemplos para ilustrar el concepto de importación de datos. El

primero es importar categorías de asociados, y luego importar algunos

asociados y sus contactos junto a enlaces a las categorías que acaba de crear.

Aunque usted puede crear nuevos contactos al mismo tiempo que crea

asociados (porque puede hacerlo para relaciones uno-a-muchos).

Categorías de Asociados

Comience por crear categorías de asociados en un archivo CSV:

1. Cree la siguiente tabla en su programa de hoja de cálculo:

Columna A Columna B

Línea 1 Nombre de Categoría Categoría madre

Línea 2 Calidad

Línea 3 Oro Calidad

Línea 4 Plata Calidad

Línea 5 Bronce Calidad

En la primera línea, Nombre de Categoría y Categoría Madre son los títulos

de las columnas que corresponden a los nombres de campos en el formulario

Categoría de Asociado.

La Columna A es para las diferentes categorías de asociado y la Columna B

indica si esa categoría tiene una categoría madre. Si la columna B está en

blanco quiere decir que la categoría está en el nivel superior.

2. Guarde el archivo de hoja de cálculo en formato CSV (separado por

comas) y póngale de nombre categorias.cvs.

3. En Open ERP, seleccione Asociados > Configuración > Categorías >

Editar Categorías.

4. Haga click en Importar (arriba a la izquierda de la lista) para que

aparezca el cuadro de diálogo Importar Información, en el cual

encontrará la lista de campos que pueden ser importados.

5. Haga click en Explorar... en el campo Archivo a Importar y seleccione

el archivo CSV que acaba de crear, categorias.csv. Luego haga click en

Autodetectar para hacer coincidir los nombres en el archivo CSV con los

nombres disponibles en Categorías de Asociado.

6. Haga click en Importar arriba a la derecha del cuadro de dialogo para

cargar su información. Debería aparecer el mensaje 4 objetos importados en

un nuevo cuadro de diálogo. Cierre éste y el cuadro de diálogo Importar

información para volver a la página original.

7. Haga click en Asociados > Asociados por Categoría para ver el árbol

de categorías, incluyendo la nueva rama Calidad que ha cargado.

Cliente Windows: Cuadro de diálogo para importar

archivos CSV

El cuadro de diálogo que usa en el cliente Web para importar

un archivo CSV es ligeramente diferente al del cliente

Windows. En este último se muestran los campos requeridos

y no incluye aquellos campos que no pueden ser

completados (como los campos calculados).

Nuevos Asociados

Aquí se muestra cómo crear nuevos asociados con varios contactos, y cómo

vincularlos a nuevas categorías:

1. Ingrese la siguiente tabla en su programa de hoja de cálculo.

Columna A Columna B Columna C Columna D

Línea 1 Nombre Categorías Contacto/ Nombre

Vendedor

Línea 2 Publicidad Ruiz Plata, Oro Pedro Ruiz Administrador

Línea 3 Juan Pérez

Línea 4 Tiny sprl Fabien Pinckaers

Administrador

La segunda línea corresponde a la creación de un nuevo asociado, con dos

categorías existentes, que tiene dos contactos y está vinculada a un vendedor.

2. Guarde el archivo bajo el nombre asociados.csv.

3. En Open ERP, seleccione Asociados > Asociados y luego importe el

archivo que acaba de guardar. Aparecerá un mensaje confirmando que

ha importado y guardado la información.

4. Verifique que ha importado la información. Un nuevo asociado debería

aparecer (PublicidadRuiz), con un vendedor (Administrador), dos contactos (Pedro Ruiz

y Juan Pérez) y dos categorías (Plata y Oro).

Exportar Información

El mecanismo genérico de Open ERP le permite exportar fácilmente cualquier

información a cualquier ubicación en su sistema. No está restringido lo que

puede exportar, aunque usted puede restringir quién puede importar esa

información usando las facilidades de derechos de gestión discutidos arriba.

Usted puede usar esto para exportar su información en hojas de cálculo o en

otros sistemas tales como paquetes contables especializados. El formato de

exportación es usualmente CSV, pero usted también puede conectarse

directamente a Microsoft Excel usando el mecanismo COM de Microsoft.

Técnica: Acceso a la base de datos

Los desarrolladores pueden usar también otras técnicas para

acceder automáticamente a la base de datos de Open ERP.

Las dos más útiles son:

* Usando el servicio Web XML-RPC.

* Accediendo a la base de datos PostgreSQL

directamente.

Para ilustrar la exportación de datos, usted puede seguir los pasos siguientes

para exportar información sobre un asociado específico usando el cliente web:

1. En Open ERP, seleccione Asociados > Asociados para mostrar una lista

de asociados. Busque un Nombre específico (en este caso, Ruiz) para

visualizar solo la única línea.

2. Haga click en Exportar para que aparezca el cuadro de diálogo

Exportar información.

3. Todos los campos disponibles se muestran en la sección Todos los

campos a la izquierda, que corresponde a todos los campos visibles en el

formulario, incluyendo todos los campos que vienen de vínculos a otras

tablas en la base de datos subyacente.

4. Seleccione los campos que le interesan agregándolos a la sección

Campos para exportar usando el botón Agregar.

5. Haga click en Exportar para exportar un archivo CSV o, si su cliente está

en una PC Windows, usted tiene la opción de abrir la información en una

hoja de cálculo de Microsoft Excel. La información se exporta en una

tabla similar a la que aparece abajo.

Columna A Columna B Columna C Columna D

Línea 1 Nombre Categorías/ Nombre de categoría

Contacto Vendedor

Línea 2 Publicidad Ruiz Plata Pedro Ruiz Administrador

Línea 3 Oro

Línea 4 Juan Pérez

En la tabla de arriba:

● La Columna A contiene información en texto para el campo Nombre en

la Tabla de Asociados.

● La Columna B contiene información en texto para el campo Nombre de

categoría en la tabla relacionada mucho-a-mucho Categoría de

Asociado: si hay muchas categorías están listadas en esa columna con

muchas otras líneas que quedan en blanco excepto por cualquiera otros

campos en la tabla Categoría de Asociado que pueden haber sido

seleccionadas también.

● La Columna C contiene información en texto para el campo Nombre en

la tabla asociada uno-a-muchos Contacto de Asociado: si hay varios

contactos de asociado entonces están listadas en esa columna con otras

líneas que quedan en blanco excepto por cualquier otro campo en las

tablas de contacto de asociado que puede haber sido seleccionado.

● La Columna D contiene información en texto para el vendedor, el cual

es el campo Nombre en la tabla relacionada muchos-a-uno Usuario.

Está listada solamente sobre la misma línea que el mismo Asociado.

Consejo: Grabador de módulo

Si usted quiere ingresar información manualmente en Open

ERP, usted debería usar el Grabador de Módulo, descripto en

la primera sección de este capítulo.

Haciendo esto usted generará un módulo que puede ser

reusado fácilmente en diferentes bases de datos. Entonces

si hay problemas con una base de datos usted será capaz de

reinstalar el módulo de información que ha generado con

todas las entradas y modificaciones que ha hecho para este

sistema.

Metodología de implementaciónMetodología de implementación

Usted puede tener dominados los aspectos técnicos de administración y eso de

su sistema de gestión empresarial, pero tiene todavía un largo camino por

recorrer integrando Open ERP a su compañía. Este trabajo está más

relacionado con los negocios y con lo social que con lo técnico. El proceso de

implementación de Open ERP abarca varias fases diferentes: evaluación,

planeamiento, configuración, migración de datos, despliegue y entrenamiento

de usuarios, e impacta tanto en el soporte como en el mantenimiento.

La gestión de proyectos ERP, y la gestión de proyectos IT en general, son el

sujeto de varios otros libros que usted podría querer investigar por sí mismo.

Los elementos de la metodología presentada aquí no intentan ser una revisión

exhaustiva, sino un vistazo general breve de las diferentes fases necesarias

para implementar Open ERP en su compañía.

Definición: Implementación

La implementación abarca todo el proceso de integración y

despliegue de Open ERP, incluyendo evaluarlo, establecer

especificaciones, planear el despliegue, la configuración del

software, cargar los datos, la instalación y el entrenamiento

de los usuarios. No se extiende realmente a la

personalización del software, ni el soporte ni el

mantenimiento.

Planeamiento y Análisis de los RequerimientosPlaneamiento y Análisis de los Requerimientos

El planeamiento y el análisis de los requerimientos son las claves para el éxito

de una implementación. En esta etapa usted debería formar un equipo de

gestión para definir los costos y beneficios del proyecto, seleccionar un equipo

de proyecto y exponer las etapas detallas que tendrá que llevar a cabo.

Open ERP es tan fácil de comenzar a usar que no es siempre obvio,

particularmente para el staff de IT, que un plan de requerimientos claro es

necesario para la implementación exitosa del sistema. La dificultad no reside

particularmente en la instalación del software ni en su configuración, sino más

en:

● saber qué configurar

● decidir si debería adaptar el software o tal vez cambiar su método de

trabajo para algunos de los procesos especializados

● formar equipos que puedan especificar y trabajar en algunos de los

cambios

● asegurarse que sus usuarios están comprometidos con el cambio.

La implementación del sistema ERP es un proyecto que se lleva cabo usando

tecnología de la información pero es un proyecto de negocios más que un

proyecto IT en sí mismo. El desafío de este tipo de proyecto está en cambiar el

comportamiento de aquéllos involucrados en todos los niveles de la empresa.

La gente en el departamento de IT será ciertamente una parte integral del

proyecto pero deberían ser comandados por alguien en una posición directiva

que entienda el impacto del negocio a lo largo de la organización y tenga

experiencia en proyectos técnicos. Idealmente el gerente de proyecto debería

conocer bien la compañía, tanto sus singularidades como sus diferentes

procesos estándares.

Si la empresa no tiene su propio grupo de IT, usted probablemente esté mejor

eligiendo una oferta de sistema de software como servicio. Esto significa que

usted subcontrata toda la dificultad tecnológica, desde la instalación del

servidor hasta su mantenimiento, siempre estando seguro de la instalación de

una arquitectura robusta con su redundancia, servidores de respaldo y

separación de autenticación y datos.

Recordatorio: La oferta de Sistema de Software como

Servicio (SaaS)

Este servicio está ofrecido por un proveedor en la forma de

una suscripción mensual que incluye todo el material IT

(servidores), mantenimiento del sistema, hosting y soporte.

Este servicio puede ser particularmente útil para pequeñas

compañías que quieren hacer crecer su sistema integrado

de gestión rápidamente, a un bajo costo, basadas en la

misma estructura de sistemas que son usadas por grandes

bancos.

Métodos de planeamiento

Los métodos de planeamiento varían en su grado de complejidad, formalidad y

nivel de automatización. No es la intención de este capítulo dirigirlo hacia un

método u otro.

Los menús de Open ERP están organizados para llevarlo a través de una

implementación en un orden sensato, para que la información que deba ser

ingresada se encuentre primero en el sistema de menú. Los formularios

también están organizados de manera tal que si usted ingresa datos en el

orden natural, más tarde los campos se completen automáticamente por los

anteriores donde sea posible.

Los mismos menús brindan varias sugerencias de implementación de gran

ayuda, como los submenús de Administración > Configuración que son

útiles para la configuración del software. Las nuevas funciones como el

Grabador de Módulo le permiten acelerar significativamente la configuración

de datos.

Los módulos externos, tal como el Planeador de Implementación implem que lo

ayuda a desarrollar planes de implementación de alto nivel, son también

producidos por desarrolladores de terceras partes. Estos planes, diseñados

para gestionar o investigar Open ERP, detallan la estructura del software y los

diferentes pasos requeridos para su implementación.

DespliegueDespliegue

Como ya ha visto, la estructura completa de Open ERP incluye los siguientes

elementos:

● Un servidor de base de datos

● Un servidor de aplicación de Open ERP

● Un servidor web eOpen

● Varios clientes que acceden al servidor de Open ERP: pueden ser tanto

clientes web como clientes Windows.

Definición: Despliegue

El despliegue es el proceso de poner una base de datos de

Open ERP en un estado listo para la producción, donde

pueda ser usado por todos en su negocio para el trabajo

diario. Usted usualmente configuraría el Open ERP y cargaría

datos en él sobre un sistema de desarrollo, entrenaría

personal sobre ése u otro sistema de entrenamiento y lo

desplegaría sobre un sistema de producción que tiene mejor

protección contra fallas, seguridad y performance.

Opciones de despliegue

Para desplegar Open ERP en su compañía, tiene disponibles varias opciones:

● un Sistema de Software como servicio u Oferta sobre demanda que

incluye el equipamiento, el hosting, el mantenimiento y el soporte sobre

un sistema configurado a sus necesidades por adelantado.

● una instalación interna, que usted puede gestionar por sí mismo o hacer

gestionar por una compañía de servicios IT tal como un asociado de

Open ERP.

● hosting por un proveedor de servidor sobre el cual se instala Open ERP,

lo que le permite proceder a agregar adaptaciones sobre su servidor.

Los dos primeros enfoques son los que se usan más frecuentemente.

La Ofeta de Software como un Servicio (SaaS)

Saas es un paquete completo brindado por un proveedor, que incluye los

siguientes servicios: servidor hardware, hosting de la solución genérica,

instalación y configuración inicial, redundancia de la arquitectura, respaldos,

mantenimiento de sistema y soporte.

Está provisto en la forma de una suscripción mensual con un precio por usuario

fijo. Estos paquetes no permiten desarrollar módulos específicos para sus

necesidades. Todo lo contrario, ofrecen un servicio a un precio establecido

basado en módulos de software estándares que contienen pocos riesgos de

migración. Los proveedores Saas se limitan generalmente a los módulos

certificados y validados por el autor original y gerente de proyecto, Tiny.

Aquí están las ventajas principales de una solución Saas:

● Un retorno de inversión imbatible (costo de implementación: 0, costo de

licencias: 0).

● Costos que están controlados y no darán sorpresas (la oferta incluye

mantenimiento, migraciones frecuentes y soporte).

● Una solución cerrada, instalada en menos de 24 horas.

● Paquetes adaptados y preconfigurados para diferentes sectores de la

actividad.

● Una estructura fuerte garantizada para tener acceso permanente y

constante, alcanzable desde cualquier lado.

Este servicio está recomendado para pequeñas compañías con menos de 15

empleados.

Hosting por un proveedor

A primera vista, un sistema alojado de Open ERP parece similar a Saas: provee

Open ERP desde una instalación remota a través de un explorador web. Pero en

general las similaridades terminen allí.

Para compararlo con un paquete SaaS, usted debería controlar si el hosting

provee adecuadamente los siguientes elementos:

● Hardware de servidor

● Hosting

● Mantenimiento

● Futuras migraciones

● Respaldos

● Redundancia de servidor

● Soporte telefónico y vía correo electrónico

● Actualizaciones frecuentes de los módulos

Así mismo, infórmese sobre los siguientes puntos:

● La versión de Open ERP propuesta

● Los costos de implementación (configuración, carga de datos,

entrenamiento)

● El costo de personalización (si es que se propone)

● La tecnología y el procedimiento usados para asegurar su base de datos

● La tecnología y el procedimiento usados para prevenir fallas de sistema

● La tecnología y el procedimiento usados para restaurar un sistema en

falla

● Las limitaciones en el número de usuarios, el número de usuarios

simultáneos y el tamaño de la base de datos

● El nivel de soporte y sus costos

● El procedimiento para actualizar Open ERP (a versiones corregidas)

● El procedimiento adoptado para las actualizaciones (a versiones

corregidas y con nuevas funcionalidades).

Llamar a esos proveedores puede ser una buena solución si usted quiere

confiarles todas las especificaciones técnicas para el funcionamiento de Open

ERP, especialmente si usted necesita módulos personalizados o de extensión

que están en la versión estable lanzada por Tiny.

Instalación Interna

Las medianas y grandes empresas típicamente instalan Open ERP usando sus

propios recursos internos. Usualmente prefieren tener su propio servicio IT a

cargo del mantenimiento.

Estas compañías pueden hacer el trabajo de implementación ellas mismas

internamente, o volcarse a un asociado de Open ERP que hará el trabajo de

implementación o los asistirá. Generalmente, las compañías prefieren una

solución intermedia que consiste en:

1. Volcar la implementación inicial sobre un asociado para limitar los riesgos

y demoras de la integración. Esto les permite ser gestionados por

expertos y obtener una configuración de alta calidad.

2. Hacerse cargo ellas mismas de las necesidades simples una vez que el

software ha sido implementado. Es más conveniente para ellas ser

capaces de modificar las tablas de bases de datos, formularios, plantillas

y flujos de trabajo internamente que depender de un proveedor.

Una instalación interna será probablemente más cara que un paquete Saas o

un servicio de Hosting. Aún si se pone usted mismo a cargo de todo, le tomará

un poco de tiempo aprender a gestionar la implementación a menos que el

equipo ya tenga experiencia con Open ERP. Esto representa un riesgo

significativo.

Sin embargo, una implementación interna puede ser particularmente

interesante si:

● usted quiere mantener sus datos dentro de su compañía

● piensa que quiere modificar su software

● quiere un paquete específico de módulos

● le gustaría una respuesta muy rápida

● quiere que el software esté disponible aunque se caiga su conexión de

Internet.

Estos factores, y el acceso a los recursos necesarios para manejar una

implementación y el subsecuente mantenimiento, son las razones por las que

grandes y medianas empresas usualmente lo hacen por ellas mismas, al

menos parcialmente.

Procedimiento de Despliegue

El despliegue de una versión de Open ERP es bastante simple cuando su

servidor ha sido configurado en su entorno de producción. La seguridad de los

datos será entonces un elemento clave.

Cuando usted haya instalado el servidor, usted debería crear al menos dos

bases de datos:

● una base de datos de desarrollo o de prueba, en la cual los usuarios

pueden probar el sistema y familiarizarse con él y

● una base de datos de producción, la cual será la usada por la compañía

en el uso diario.

Nota: Numeración de las versiones

Open ERP usa un modelo de numeración de versiones que

comprende 3 números A.B.C (por ejemplo, 4.2.2), donde

cambios en el número A significan un cambio funcional

mayor, cambios en el número B significan una actualización

que incluye un lote de errores corregidos y alguna nueva

funcionalidad, y el número generalmente se refiere a

algunas actualizaciones limitadas o arreglos en la

funcionalidad existente.

El número B es notable: si es impar, es para una versión de

desarrollo que no está designada para un entorno de

producción. Los números pares son para versiones estables.

Si usted ha preparado un módulo de datos para Open ERP (esto es, un módulo

que consiste solo en datos, no funcionalidad alterada), usted debería probarlo

en su versión de desarrollo y controlar que no requiera más ajustes manuales.

Si corre correctamente, eso muestra que está listo para cargar sus datos en la

base de datos de producción.

Usted puede usar procedimiento de respaldo de la base de datos de Open ERP

en diferentes etapas de la configuración. Entonces, si hace un paso en falso

que no puede solucionar, siempre puede volver a una etapa anterior.

Ya que sus datos describen mucho del valor de su compañía, tenga especial

cuidado tanto cuando necesite transferirla (en respaldos y a lo largo de su red

de trabajo) como cuando esté gestionando la contraseña del super

administrador. Asegúrese de que la conexión entre una PC cliente y los dos

servidores está correctamente asegurada. Usted puede configurar Open ERP

para usar el protocolo HTTPS, el que provee seguridad para la transferencia de

datos.

Definición: HTTPS

El protocolo HTTPS es el protocolo estándar seguro por usar

los protocolos SSL o TSL. Permite a un usuario verificar su

identidad en el sitio al cual quiere acceder, usando un

certificado de autenticación. También garantiza la integridad

y confidencialidad de los datos enviados entre el usuario y el

servidor. Puede, opcionalmente, proveer autenticación de

cliente altamente segura usando un certificado numerado.

El puerto HTTPS por defecto es 443.

Usted podría también usar la base de datos PostgreSQL directamente para

respaldar y restaurar datos sobre el servidor, dependiendo de derechos de

acceso y la disponibilidad de contraseñas para el servidor.

Entrenamiento del usuarioEntrenamiento del usuario

Tiny y sus asociados proveen dos tipos de entrenamiento:

● Entrenamiento técnico en Open ERP: el objetivo de este entrenamiento

intensivo es permitirle desarrollar sus propios módulos modificando y

adaptando los existentes. Cubre la creación de nuevos objetos, menús,

reportes y flujos de trabajo, y también de interfaces con software

externo. Dura cinco días y está diseñado para personal de IT.

● Entrenamiento de usuario: esto le permite ser productivo tan rápido

como sea posible en el uso de Open ERP. Todos los módulos son

detallados con ejemplos concretos y diferentes ejercicios. Para mayor

realismo, el entrenamiento usa datos de una compañía ficticia. Este

entrenamiento también dura cinco días. Está diseñado para aquéllos

responsables de un proyecto ERP, los que serán capaces de entrenar

empleados internamente.

Tanto Tiny como los asociados de Open ERP puede proveer entrenamiento

personalizado. Esto, aunque es más caro, está enfocado en sus propias

necesidades.

Sus necesidades de entrenamiento dependen del tipo de despliegue que haya

elegido. Si ha optado por un desarrollo Saas, el entrenamiento técnico no es

muy útil.

Soporte y mantenimientoSoporte y mantenimiento

Cuando use realmente su ERP, usted obtendrá mayor valor por su inversión.

Por esa razón el mantenimiento y el soporte son críticos para el éxito a largo

plazo.

● El soporte apunta a asegurar que los usuarios finales obtengan la

máxima productividad del uso de Open ERP, respondiendo a sus

preguntas sobre el uso del sistema. El soporte puede ser técnico o

funcional.

● El mantenimiento apunta a asegurar que el mismo sistema siga en

función como se requiere. Esto incluye actualizaciones, lo que le da

acceso a la última funcionalidad disponible.

Algunos asociados ofrecen mantenimiento preventivo. Esto asegura que todos

los desarrollos específicos para su sistema son revisados y probados para cada

nueva versión para que permanezcan compatibles con la base de datos de

Open ERP.

Si usted no ha anticipado sus necesidades con un contrato de mantenimiento

preventivo, los costos de migración después de unos cuantos años pueden

resultar significativos. Si los módulos especiales que ha desarrollado se vuelven

muy viejos, usted podría necesitar eventualmente un nuevo desarrollo para sus

especificaciones.

Actualizaciones y mejoras

Hay cuatro fuentes de cambio de código para Open ERP:

● parches provistos por Tiny para corregir fallas: después de la validación

estos parches no causarán efectos secundarios

● actualizaciones menores: que juntan todas las correcciones en un

paquete, y se anuncian generalmente con una modificación en el número

de versión, como de 4.2.0 a 4.2.1

● mejoras, que empaquetan todas las correcciones y las mejoras a la

funcionalidad en un lanzamiento mayor, tal como de 4.0.3 a 4.2.0

● nuevas funciones generalmente lanzadas en forma de nuevos módulos.

Usted debería establecer un procedimiento con su proveedor para definir cómo

responder a los cambios en el código de Open ERP.

Para actualizaciones simples, su equipo de mantenimiento evaluará los parches

para determinar si son beneficiosos para el uso de su Open ERP. Estos parches

deberían ser probados en una instancia de Open ERP sin conexión antes de ser

instalado en su versión de producción.

El equipo de mantenimiento debería también hacerse cargo de las

actualizaciones regulares del software.

Los parches y las actualizaciones sólo pueden instalarse si usted tiene el

acceso necesario al servidor de Open ERP. Usted debe instalar primero el

parche o la actualización y luego reiniciar el servidor usando la línea de

comando: –update=all-.

Una vez que Tiny ha lanzado una versión nueva mejorada su respuesta debería

ser cautelosa. Si usted está perfectamente satisfecho con el sistema existente,

sería mejor no tocar la nueva versión. Si usted quiere tener acceso a la nueva

funcionalidad provista por una versión mejorada, tiene que llevar a cabo una

delicada operación. La mayoría de las mejoras requieren que sus datos sean

migrados porque las bases de datos antes y después de la mejora pueden ser

un poco diferentes.

Versión Migración

Open ERP tiene un sistema para manejar las migraciones automáticamente.

Para actualizar módulos específicos o toda la base de datos, solo necesitará

iniciar el servidor con el argumento: update=NAME_OF_MODULE o –update=all–.

Las nuevas versiones estables de Open ERP a veces requieren operaciones que

no están provistas en la migración automática. Tiny tiene la política de soportar

la migración desde todos los lanzamientos estables oficiales hasta el último.

Los scripts se proveen para cada nuevo lanzamiento de una versión estable.

Éstos llevan a cabo la mejora desde la mayor versión previa hasta la nueva

versión mayor.

Los gerentes responsables de la migración entre dos versiones de Open ERP

encontrarán la documentación y los scripts necesarios en el directorio

doc/migrate del servidor de Open ERP.

El procedimiento de migración se ejecuta de la siguiente manera:

1. Haga una copia de seguridad de la base de datos desde la versión vieja

de Open ERP.

2. Detenga el servidor en el que corre la vieja versión.

3. Inicie el script llamado pre.py para las versiones entre las que se está

moviendo.

4. Inicie la nueva versión sobre el servidor usando la opción -update=all.

5. Detenga el servido en el que corre la nueva versión.

6. Inicie el script llamado post.py para las versiones entre las que se está

moviendo.

7. Inicie la nueva versión sobre el servidor y pruébela.

Una migración nunca es un proceso fácil. Puede ser que su sistema no funcione

como antes o que a veces requiera nuevos desarrollos en la funcionalidad de

los módulos que ya han sido instalados. Por esto, usted debería moverse a una

nueva versión sólo si tiene una necesidad real y debe contratar a un asociado

competente para que ayude si la versión que está usando difiere grandemente

de la versión básica de Open ERP.

De forma similar, usted debería tener cuidado porque esta migración no corrige

una configuración que haya sido hecha incorrectamente. Puede ser el caso, por

ejemplo, que la estructura del menú principal haya sido modificada sin

guardarla. Usted podría encontrar que está haciendo conjeturas erróneas

acerca de esa estructura cuando cargue datos que fueron grabados con el

Grabador de Módulos.