Manual p6 avanzado-libre

Planificación y Control de Proyectos con Primavera P6 Project Management

– Nivel Avanzado -

Ing. Edwin MonzónPMP, PMI-SP, PMI-RMP, MCTS, [email protected]

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Expositor


� Ingeniero Civil graduado en la Pontificia Universidad Católica del Perú con estudios enAdvanced Project Management de Stanford University (SCPM) y certificado comoProject Management Professional (PMP), Project Scheduling Professional (PMI-SP) yProject Risk Management Professional (PMI-RMP) por el Project Management Institute.Además certificado como Microsoft Certified Technology Specialist en Ms. Project(MCTS).

� Especialista en Planificación y Control de Proyectos de Construcción y Minería. Haparticipado en diversos proyectos y programas de infraestructura minera, metalúrgica,gasífera, industrial y civil. Actualmente labora en Minera Panamá dentro del equipo deControl de Proyectos en el Cobre Panama Project (US$ 5B).

� Docente de Project Management, Scheduling, Project Controls y Herramientas deGestión de Proyectos (Ms. Project 2007, Primavera P6 Project Management, PrimaveraRisk Analysis, @Risk for Project) en diversas compañías y universidades del medio.Expositor en diferentes congresos y seminarios de gerencia de proyectos yconstrucción.

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1. Introducción2. Primavera P6 Project Management3. Control del Proyecto4. Administración de la Seguridad 5. Preferencias Administrativas6. Methodology Management7. Cálculo de la Programación8. Nivelación de Recursos9. Actualizando Líneas Base10. Definiendo Presupuestos11. Reflexión12. Auto Compute Actuals13. Claim Digger

Agenda

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14. Gestión de Portafolios15. Earned Value Management16. Análisis Tracking17. Códigos de Proyectos 18. Campos Personalizados19. Global Change20. Documentos de Referencia21. Thresholds & Issues22. Análisis Cualitativo de Riesgos23. Assignments24. Exportación/Importación entre P6 y Excel25. Exportación/Importación entre P6 y Ms. Project

Agenda

1. Introducción

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1. Introducción

� La complejidad de los proyectos es muy variable.� Softwares de planificación: Recomendación u obligación ?� Implementación de las herramientas de planificación en el ciclo de

vida del proyecto.

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1. Introducción

� Nacimiento de los softwares con categoría de herramientas deplanificación.

� Todos los softwares de planificación son iguales ?� Características comunes y facetas diferenciadoras.� Ventajas de Primavera:

� Trabaja con base de datos grandes� Reportabilidad� Enfoque PMBOK� Integración con Microsoft y otros.

2. Primavera P6 Project Management

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� Productos Primavera

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� Evolución de Primavera

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� Enlace P6: PM-MM-Web

3. Control del Proyecto

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� Proceso de Actualización�La actualización de avance de las actividades

se desarrolla a través de los siguientes 3 pasos:� Definición de la fecha de corte.� Actualización de duraciones.� Actualización de recursos y costos.� Actualización de progreso.

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� Definición de la Fecha de Corte�Es la fecha donde se evalúa el estado del

proyecto.�Puede ser semanal, mensual, etc.

dependiendo del plazo total del proyecto.�P6 lo denomina Data Date

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� Definición de la Fecha de Corte�El data date se configura a través de:

� Menú Tools� Schedule� Current Data Date

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� Definición de la Fecha de Corte

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� Actualización de Duraciones�La actualización de duraciones se desarrolla

en la pestaña Status de la ventana de detalles de actividades.

�Esta actualización se desarrolla en 2 casos:� Caso de hitos.� Caso de actividades.

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� Actualización de Duraciones� Caso Hitos

� Actualizar Started más la fecha en hitos de inicio.� Actualizar Finished más la fecha en hitos de fin.

� Caso Actividades� Si la Actividad ha concluido

� Actualizar Started más la fecha de inicio real.� Actualizar Finished más la fecha de fin real.

� Si la Actividad todavía no ha concluido� Actualizar Started más la fecha de inicio real.� Actualizar el remaining duration.

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� Actualización de Recursos y Costos�La actualización de recursos/costos se

desarrolla en la pestaña Resources de la ventana de detalles de actividades.

�Esta actualización se desarrolla en 2 casos:� Caso de actividades que han concluido.� Caso de actividades que no han concluido.

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� Actualización de Recursos y Costos�Caso de actividades que han concluido.

� Actualizar Actual Units.� Actualizar Actual Cost.

�Caso de actividades que no han concluido.� Actualizar Actual Units y Remaining Units� Actualizar Actual Cost y Remaining Cost.

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� Actualización del Progreso�Definir el Activity Type�Si el progreso es del tipo duration o units, el

progreso se actualizará automáticamente. Si el progreso es del tipo physical, este deberá ser ingresado manualmente.

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� Actualización del Progreso�Tipos de Progreso

� Duración: Basado en la duración de la actividad.Se calcula como:

� % = (Original Dur – Remaining Dur) / Original Dur.

� Physical: Basado en progreso físico. Ingresadomanualmente.

� Units: Basado en las HH de la actividad. Secalcula como:

� % = (Actual LU + Actual NLU)/(Actual LU + Actual NLU +Remaining LU + Remaining NLU)


4. Administración de la Seguridad

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� Modelo de Seguridad de Usuario

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� Relación OBS-Usuario (Users)

� Menú Entreprise / OBS� Pestaña Users� Botón Assign


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� Relación OBS-Usuario (Responsibility)

� Menú Entreprise / OBS� Pestaña Responsability


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� Perfil de Seguridad - Global

� Menú Admin / Security Profile

� Botón Global Profiles� Add Profile Name� Check Has Privilege

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� Creación de Usuarios - General

� Menú Admin / Users� Pestaña General� Botón Add� Login Name� Personal Name

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� Creación de Usuarios - Contact

� Menú Admin / Users� Pestaña Contact� Email Address� Office Phone

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� Creación de Usuarios - Global Access

� Menú Admin / Users� Pestaña Global Access� Botón Add� Seleccionar: Global

Security Profile� Check: All Resource

Access

31


� Creación de Usuarios - Project Access

� Menú Admin / Users� Pestaña Project Access� Botón Assign� Seleccionar OBS� Seleccionar Security

Profile

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� Creación de Usuarios - Module Access

� Menú Admin / Users� Pestaña Module Access� Check Access

5. Preferencias Administrativas

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� Pestaña General

� Menú Admin / Admin Preferences

� Pestaña General� Code Separator� Starting day of week� Activity Duration

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� Pestaña Timesheets


� Pestaña Timesheets� Se requiere módulo

Timesheets

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� Pestaña Data Limits


� Pestaña Data Limits� Niveles de estructura

jerárquica

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� Pestaña Id Lengths


� Pestaña Id Lengths� Número máximo de

carácteres

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� Pestaña Time Periods


� Pestaña Time Periods� Hours per time period� Time period

abbreviations

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� Pestaña Earned Value


� Pestaña Earned Value� Technique for

computing performance percent complete

� Technique for computing Estimate to Complete (ETC)

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� Pestaña Reports


� Pestaña Reports� 3 juegos de

encabezados, pie de página y etiqueta personalizada para reportes

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� Pestaña Options


� Pestaña Options� Specify the interval to

summarize and store resource spreads

� Project Architect� Web Access Server

URL� Workflow Administrator� Contract Management

URL

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� Pestaña Rate Types


� Pestaña Rate Types� Permite editar el

nombre del “Price/Unit” en “Defaul Tittle”

6. MethodologyManagement

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6. Methodology Management

� Methodology Management dentro del Suite Enterprise

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� Acceso al Methodology Management

� Start / All Programs / Oracle-Primavera P6 / Methodology Management

� Login name: admin� Password: admin

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� Creación de Metodología

� Menú File / New� Methodology Name /

Next� Methodology Type /

Next

47


� Creación de Metodología

� Methodology Properties / Next

� Congratulations / Finish

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� Abriendo una Metodología Existente

� Menú File / Open� Seleccionar

metodología� Botón Open

49


� Copiando una Metodología Existente

� Abrir metodología a copiar

� Menú File / Copy� New Methodology

Name

50


� Borrando una Metodología Existente

� Abrir metodología a borrar

� Menú File / Delete� Are you sure you want

to delete?� Botón Yes

51


� Propiedades de Metodología

� Menú Methodology / Methodology Properties

� Pestañas General / Codes / Notebook / Ids / Costs / Links

52


� Exportando una Metodología

� Abrir metodología ha exportar

� Menú File / Export� Export Type / Next� File Name / Next� Botón Finish

53


� Importando una Metodología

� Menú File / Import� ImportType / Next� File Name / Next

54


� Importando una Metodología

� Import from XER / Next� Update Methodology

Options / Next� Botón Finish

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� Creando proyectos a partir de metodologías

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� Abrir Project Management

� Menú File / New� Select EPS / Next� Project Id & Project

Name / Next

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� Project Start & End Dates / Next

� Responsible Manager / Next

58



� Assignment Rate Type / Next

� Project Architect / Next

59



� Welcome / Next� Select Base or Plug in? /

Next

60



� Select Base Methodology / Next

� Estimate Size & Complexity / Next

61



� Tailor WBS / Next� Botón Tailor

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� Tailor WP & Docs / Next� Tailoring Overview / Next

63



� Assignment Rate Type / Next

� Responsible Manager / Next

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� Update Project Options / Next

� Save Base Methodology / Next

� Botón Finish

7. Cálculo de la Programación

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7. Cálculo de Programación

� Cálculo del Proyecto

� Menú Tools / Schedule (F9)

� Celda Current Data Date� Botón Schedule

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� Opciones de Programación


� Pestaña General� Opciones Generales

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� Opciones de Programación


� Pestaña Advanced� Opciones Avanzadas

8. Nivelación de Recursos

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8. Nivelación de Recursos

� Cálculo del Proyecto

� Menú Tools / Level Resources

9. Actualizando Líneas Base

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� Creación de Líneas Base

� Menú Project / Maintain Baselines

� Botón Add� Save a copy of the current

project as a new baseline / OK

� Baseline name� BAseline Type

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� Asignación de Línea Base

� Menú Projects / Assign Baselines

� Project baseline� User Baselines� Botón OK

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� Actualización de Línea Base

� Menú Projects / Maintain Baselines

� Seleccionar línea base� Botón Update� When update project data,

include� Specify the activity, to

include� Log to file� Botón Update

10. Definiendo Presupuestos

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� Top-Down Planning

� Vista Projects� Seleccionar nodo del EPS

o Proyecto� Vista de detalles de

proyecto� Pestaña Budget Log� Definir el presupuesto en

Original Budget

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� Mudanza de Presupuesto



proyecto� Pestaña Budget Log� Budget Change Log /

Botón Add� Ingresar: Date / Amount /

Responsible / Status / Reason / Change Number

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� Flujo de Caja Mensual



proyecto� Pestaña Spending Plan� Ingresar datos en campos:

Spending Plan y Benefit Plan

� El resto de columnas son autocalculadas

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� Resumen del Presupuesto



proyecto� Pestaña Budget Summary� Se muestra un resumen

de las pestañas Budget Log y Spending Plan

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� Origen de los Recursos Financieros

� Menú Enterprise / Funding Sources

� Botón Add� Founding Source Name

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� Origen de los Recursos Financieros



proyecto� Pestaña Funding� Botón Add� Asignar Amount y Fund

Share

11. Reflexión

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� Creación de Reflexión

� Seleccionar el proyecto� Clic derecho� Create reflection

11. Reflexión

84

� Ejecución de Reflexión

� Seleccionar el proyecto reflexión

� Clic derecho� Merge reflection into

source project

11. Reflexión

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� Opciones de Reflexión

� Group Changes by� Prior to merging� After merging� Botón Merge changes

11. Reflexión

12. Auto Compute Actuals

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� Auto Cálculo de Actividad

� Inserta columna “Auto Compute Actuals” en vista Activities

� Menú Tools / Apply Actuals� Seleccione New Data Date� Botón Apply

88


� Auto Cálculo de Recursos

� Vista Resources� Seleccionar Recurso� En ventana de detalles

seleccionar la pestaña “Detail”

� Check en Auto Compute Actuals

13. Claim Digger

90

13. Claim Digger

� Configuración General

� Cerrar todos los proyectos abiertos

� Menú Tools / Claim Digger� Select revised project� Select original project or

baseline� Send report to: HTML File� Output file: ruta� Botón Compare

91

13. Claim Digger

� Opciones Avanzadas

� Botón Advanced� Specify the project data to

compare� Specify the activity data to

compare� Botón OK

14. Gestión de Portafolios

93


� Creación del Portafolio

� Menú Enterprise / Project Portfolios

� Pestaña General� Celdas Name & Available

to

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� Asignación de Proyectos

� Pestaña Projects� Botón Assign

95


� Abrir Portafolio

� Menú File / Select Project Portfolio

� Seleccionar Portafolio� Botón OK

96


� Cerrar Portafolio

� Menú File / Select Project Portfolio

� Seleccionar All Projects� Botón OK

15. Earned ValueManagement

98

15. Earned Value Management

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100


101


102

� Configuración de Preferencias


� Pestaña Earned Value� Technique for computing

performance percente complete


� Earned value calculation


103

� Configuración del WBS

� Vista WBS� Pestaña Earned Value� Technique for computing

performance percente complete


� Nota: Opciones por nivel de WBS


104

� Configuración del WBS Milestones

� Vista WBS� Pestaña WBS Milestones� Botón Add


105

� Columnas Earned Value

� Menú View / Columns / Customize

� Categoría: Earned Value� Seleccionar campo� Botón OK


16. Análisis Tracking

107

� Configuración Vista Tracking

� Vista Tracking� 4 Windows

16. Análisis Tracking

17. Códigos de Proyectos

109

� Creación de Códigos de Proyectos

� Menú Enterprise / Project Codes

� Botón Modify� Botón Add� Ingrese un código de

proyecto


110

� Valores de Códigos de Proyectos

� Menú Enterprise / Project Codes

� Botón Add� Ingrese valores de código

de proyecto


111

� Asignando Project Codes a Proyectos

� Vista Projects� Vista de detalles de

proyectos� Pestaña Codes� Botón Assign


18. Campos Personalizados

113

� Creación de Campos Personalizados

� Menú Enterprise / User Defined Fields

� Seleccionar tipo de vista� Botón Add� Seleccionar Data Type


114

� Asignación de Campos Personalizados

� Menú View / Columns� Categoría User Defined� Seleccionar campo

personalizado� Botón OK


19. Global Change

116

� Creación de Global Change

� Menú Tools / Global Change

� Botón New� Asignar nombre en “Global

Change Name”� Asignar condición en

cuadro “If”� Asignar acción en cuadro

“Then”� Asignar acción 2 en

cuadro “Else”� Botón Change

19. Global Change

117

� Ejecución del Global Change

� Botón Change� Botón Cancel Change:

Cancela los cambios� Botón Commit Changes:

Aplica los cambios� Botón Save to file: Guarda

archivo log con los cambios (wordpad).

19. Global Change

20. Documentos de Referencia

119


� Vista WPs & Docs� Botón Add� Ingresar: Title, Reference

No, Status y Document Category

� Tambien puede ingresar: Version, Revision Date, Author, etc.


120

� Pestaña Description

� Ingresar breve descripción del documento adjunto


121

� Pestaña Files

� En Public Location adjuntar archivo asociado

� El botón Lunch abre el archivo asociado


122

� Pestaña Assignments

� El botón Assign Activity vincula el documento adjunto a una actividad.

� El botón Assign WBS vincula el documento adjunto a un nodo del WBS.


21. Thresholds & Issues

124

� Creación de Thresholds

� Abrir proyecto� Vista Thresholds� Botón Add� Asigne el Threshold

Parameter


125


� Asigne el Threshold Parameter, Lower Threshold, Upper Threshold, WBS to monitor, Detail to monitor, Status, etc.


126

� Pestaña Details

� Monitor Time Window� Threshold Issues


127

� Enlace con Vista Issues

� Vista Issues� Pestañas General, Details

y Notes.� Botones Add y Delete� Botones Send y

Discussion


22. Análisis Cualitativo de Riesgos

129

� Tipos de Riesgos

� Menú Admin / Admin Categories

� Pestaña Risk Types� Botón Add


130

� Creación de Riesgos

� Vista Risks� Botón Add


131


� Risk Name� Applies to WBS� Apllies to Resource� Responsible Manager� Risk Type� Status� Priority� Date Identified


132

� Pestaña Description

� Breve descripción del riesgo


133

� Pestaña Impact

� Impact Date� Impact� Probability


134

� Pestaña Control

� Descripción de las actividades de control del riesgo analizado


23. Assignments

136


� Vista Assignments� Pestaña General� Celdas: Activity name,

Resource, Role, Cost Account, Price/Unit, Rate Type, Primary Resource

23. Assignments

137

� Pestaña Planning

� Vista Assignments� Pestaña Planning� Celdas: Budget Units,

Budget Units/Time, Original Duration, Actual Units, Remaining Early Units, Remaining Units/Time, Remaining Duration.

23. Assignments

24. Exportación/Importación entre P6 y Excel

139

� Exportación P6-Excel

� Abrir proyecto� Menú File / Export� Export Format /

Spreadsheet (XLS)� Export Type / Activities


140


� Projects to Export� Select Template


141


� Botón Modify� Columns� Filter� Sort


142


� Select XLS File� Summary� Botón Finish


143

� Importación Excel-P6

� Menú File / Import� Import Format /

Spreadsheet (XLS)� Select Excel File / Select

file to import


144


� Import type / Select the type of data to import

� Import Project Options / Select destination project


145


� Summary� Botón Finish


25. Exportación/Importación entre P6 y Ms. Project

147

� Exportación P6-Ms. Project

� Menú File / Export� Export Format: Microsoft

Project (MPP) / Next� Export Type: Project / Next


148

� Exportación P6-Ms. Project

� Project to export: Export file name / Next

� Template / Next� Botón Finish


149

� Importación Ms. Project – P6

� Previamente guardar el archivo project como XML

� Menú File / Import� Import format: Microsoft

Project (XML) / Next� Files to import: Botón

Select y Celda Import to / Next


150

� Importación Ms. Project – P6

� Template / Next� Import confirmation /

Botón Finish


Consultas y Comentarios


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