Sagrado Corazón

1 Ramells, Giuliano, Diaz Uboe

Manual para combinar correspondencia.

Combinar correspondencia es un sistema para enviar cartas a muchos destinatarios con un

mismo modelo, una plantilla. Para usar este sistema es necesario crear una base de datos

en Access o hojas de cálculo en Excel, y luego crear la plantilla en un documento Word.

Pasos:

1. En el proceso de combinar correspondencia implica dos elecciones. En primer lugar,

elija el tipo de documento en el que desea combinar la información. A continuación,

elija el documento principal que desea utilizar.

2. Elegir el tipo de documento en donde se va a combinar la información.

Puede usar la combinación de correspondencia para crear un conjunto de

documentos que sean prácticamente iguales pero contengan elementos exclusivos.

Aclaración:

En las etiquetas o sobres, el remitente será el mismo en ellas, pero la dirección de

destino es única en cada uno de ellos.

En las cartas, formularios, mensajes de correo electrónico, el contenido básico es el

mismo en todas ellas, pero cada una contiene información específica de cada

destinatario como el nombre, la dirección o cualquier otro dato personal.

Podes enviar una carta a

varios destinatarios o

personalizarla. Envía un correo

electrónico a un grupo

de personas. Puedes

personalizarlos. Imprime sobres con

direcciones para enviar

correos.

Imprima etiquetas de

direcciones para

enviar. Crea un solo documento con

un o una lista de direcciones

impresa catalogo.

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3. Luego de hacer clic en alguna de las opciones anteriores, seleccionar en la

configuración del documento, pueden ser:

Utilizar el documento actual: empezar con el documento mostrado, y utilizar el

asistente para combinar correspondencia para agregar la información del

destinatario.

Empezar a partir de una plantilla: empezar a partir de una plantilla de

combinación de correspondencia, donde se puede personalizar según que

necesitemos.

Empezar a partir de un documento existente: empezar a partir de un

documento de combinación de correspondencias existente y realizar cambios

en el contenido o en los destinatarios.

Sugerencia: cuando hace clic en empezar a partir de una plantilla y después en seleccionar

plantilla en el panel de tareas, se abre un cuadro de diálogo Seleccionar plantilla. Desde

aquí podrá abrir una de las muchas plantillas que están instaladas en Word.

4. Para seleccionar los destinatarios, crear o insertar una base de datos que puede ser

de Word, Excel, o crearla con el asistente de Word. Para crearla, se debe ir a la

opción seleccionar destinatarios, y elegir entre las opciones:

Escribir nueva lista: si todavía no tiene ningún archivo de datos, haga clic en

Escribir una lista nueva, y utilice el formulario que se abre para crear su lista.

La lista se guarda como un archivo de base de datos de direcciones, que se

puede reutilizar

Al seleccionar la opción “escribir nueva lista” se aparecerá la siguiente ventana.

Campos

Esta opción permite eliminar,

insertar o modificar los

diferentes campos.

Escribir los datos

correspondientes a cada

campo. Registros.

Estas opciones permiten

eliminar o crear una nueva

entrada.

Esta

opción

permite

buscar

registros.

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Usar lista existente: si dispone de una hoja de cálculo de Excel o de una base

de datos de Access que contiene la información, haga clic en Utilizar una lista

existente y a continuación examinar para buscar el archivo.

Seleccionar de los contactos de Outlook: si la información de la lista de

contactos de Outlook es completa y esta actualizada, este es un archivo de

datos excelentes para utilizar en cartas para clientes o mensajes de correo

electrónico. Solo tiene que hacer clic en Seleccionar de los contactos de

Outlook en el panel de tareas y elegir la carpeta Contactos.

Nota: Si está creando mensaje de correo electrónico, asegúrese de que su base

de datos incluya una columna para la dirección de correo electrónico ya que la

necesitara más adelante.

5. Para agregar campos al documento:

Los campos son marcadores que el usuario inserta en el documento principal en donde

desea que aparezca la información. Ejemplo: puede hacer clic en los vínculos de línea de

saludo del panel de tareas para agregar campos junto a la parte superior de una carta, de

manera que cada destinatario contenga una dirección y un saludo personalizado.

Campos

Registros

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Ordenar alfabéticamente los

registros

Esta opción te permite filtrar

registros según los diferentes

campos

Esta opción sirve para

encontrar dos registros iguales

Permite buscar

destinatarios según

diferentes campos

Esta opción permite

corroborar las direcciones de

e-mail

Permite editar

la base de datos

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6. Asignar campos:

Si en el documento inserta un campo de bloque de direcciones o un campo de líneas de

saludo, se le pedirá que elija el formato que prefiere.

Los elementos de una dirección y de un saludo se enumeran a la izquierda y los

encabezados de columna del archivo de datos a la derecha. Word busca la columna que

coincide con cada elemento. Word automáticamente hace coincidir la columna apellido,

por ejemplo, del archivo de datos con apellidos.

Formato para el nombre

del destintario

Vista previa de los destinatarios

Sirve a la hora de armar un documento en

serie. Insertas el campo que deseas y en la

vista previa se personalizan.

Esta opción sirve para ver los

documentos personalizados con

cada registro.

Vista previa de los destinatarios

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7. Vista previa: Una vez agregados los campos al documento

principal, ya estará listo para obtener una vista previa de los

resultados de la combinación.

Para obtener una vista previa:

a. Hojee los documentos combinados utilizando los botones

anterior y siguiente del panel de tareas

b. Obtenga una vista previa de un documento haciendo clic

en “Buscar destinatario”.

c. Haga clic en “Excluir al destinatario” si no desea incluir el

registro que está mirando.

d. Cuando esté satisfecho de los resultados de la

combinación, haga clic en “Siguiente” en la parte inferior

del panel de tareas.

8. Para completar la combinación:

Todo depende del tipo de documento que este creando. Si

esta creando cartas, puede imprimirlas o modificarlas

individualmente. Si elije modificar cartas, Word las guarda en

un archivo, con una carta por página.

Según el tipo de documento que este creando, puede

guardar, imprimir o transmitir todos los documentos juntos.

Si creo mensajes de correo electrónico combinado, Word

envía los mensajes inmediatamente después de que

complete la combinación.