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Manual para el envío masivo de SMS 1

Manual para el envío masivode SMSPreparado para los Comités comunitarios de gestiónde gestión de riesgo agrícola de: Bahoruco,Bartolomé, El Limón, Mena y PoloPreparado por la Fundación Taigüey en el marco de las actividades dedesarrollo de capacidades de Información y Comunicación de proyecto“Fortalecimiento de las capacidades locales para la reducción de riesgosde desastres y adaptación al cambio climático de la agricultura en zonasvulnerables de la República Dominicana, Haití y Jamaica”,OSRO/RLA/102/BEL que implementa la FAO

Borrador 227/04/2013


Contenido

1. Introducción .................................................................................................................. 3

2. Políticas de envío de SMS ............................................................................................. 3

3. Costos ........................................................................................................................... 4

4. Formatos de los SMS..................................................................................................... 5

5. Recolección de números celulares ................................................................................. 6

6. El uso del programa frontlineSMS................................................................................. 6

6.1. descripción general ................................................................................................ 6

6.2. Inicio:..................................................................................................................... 7

6.3. Mensaje................................................................................................................. 9

6.4. Teléfono – Cómo conectar un celular o modem al FrontlineSMS ............................ 9

6.5. Agregar nuevos contactos al FrontlineSMS: ......................................................... 10

6.6. Enviar mensajes ................................................................................................... 11

PARA MAS AYUDA ENTRAR AL FOROhttp://buenaspracticas.socialgo.com/topic/6/foro-uso-del-sms-massivo


1. Introducción

La penetración de la telefonía celular crece aceleradamente en Rep. Dominicana, con unateledensidad de 91.9%1 en el país, lo que lo constituye en un canal clave para aumentar y facilitarla comunicación bidireccional y participación de la ciudadanía en cualquier proceso inclusivo.

Dentro de los servicios disponibles en la telefonía celular se encuentra la mensajería móvil de tipoSMS2, cuyo uso está en expansión en el país, motivado además por grandes campañas y ofertaspromocionales de las empresas operadoras del servicio de telefonía móvil.

Según wikipdia el servicio de mensajes cortos o SMS permite el envío de mensajes cortos entreteléfonos móviles, teléfonos fijos y otros dispositivos de mano (…) Un mensaje SMS es una cadenaalfanumérica de hasta 160 caracteres. En principio, se emplean para enviar y recibir mensajes detexto normal, pero actualmente existen otras formas que permiten incluir otros tipos de contenido,dar formato a los mensajes o encadenar varios mensajes de texto para permitir mayor longitud.

El uso de SMS o mini mensajes, como popularmente son llamados, representa la opción más factiblepara ser usada en el programa de gestión de riesgos implementado por la FAO para la comunicacióninterna entre los munícipes, tanto por el costo del servicio, en comparación con el servicio de vozmóvil, como por la facilidad de llegar a un gran numero de personas sin demandar de muchopersonal e infraestructura y equipos para operar el servicio. Otra ventaja de su uso es que, aunqueel destinatario no se encuentre disponible al momento del envío del SMS, el mensaje quedaraalmacenado en su aparato celular hasta que su receptor tome acción sobre el mismo.

Su uso de hará valiéndose de las facilidades que ofrece el programa gratuito FronlineSMS, con elque se puede tanto recibir como enviar SMS a cientos de teléfonos celulares a la vez, desde una pc,conectada a un teléfono celular.

2. Políticas de envío de SMS

Desde el sistema se podrán enviar mensajes masivos, a toda la base de contactos que se tenganalmacenados, o bien a grupos determinados, previamente categorizados o a un o unos contactosseleccionados.

Cada comité tiene en su manal propio el porque se envían, que contenidos, quien envía y como seaprueban los mensajes antes de ser enviados, asi como quien custodia los equipos,

A través del sistema podrán enviarse SMS sobre todo lo concerniente a las actividades del comité degestión de riesgo agrícola

Se prevé la utilización del SMS para:- Convocatoria a actividades de los comités, grupos campesinos, cooperativa de pescadores,

asambleas comunitarias, asambleas de cabildo abierto, actos de rendición de cuentas, talleres oseminarios, etc.

1 Fuente: Indicadores de Telefonía e Internet de la República Dominicana, Unidad Estudios Estadísticos yAnálisis Estadísticos, Instituto Dominicano de las Telecomunicaciones (INDOTEL) a sept. 20112 Por sus siglas en ingles Short Message Service (servicios de mensajes cortos)


- Movilización para actividades, brigadas de trabajo colectivo etc.- Recordatorios (como de fumigación o otras medidas)- Sensibilización e información en caso de emergencias.

Antes de enviar un mensaje, este deberá ser aprobado por el comité gestor identificado por la elcomité de gestión de riesgo, directiva de las asociación o cooperativa

Para estos fines cada comité de gestión de riesgo (asi como la la cooperativa de pescadores deBahoruco) deberá destinar un número de teléfono celular o tarjeta SIM (chip) para uso (mejor siexclusivo) del sistema, este número será el que le aparecerá como numero remitente de losmensajes (numero de envío).

3. Costos

El envío de los mensajes tendrá un costo individual, por cada contacto al que se le envíe,establecido por el proveedor del servicio del celular que se utilice

Costos de SMS enviados desde CLARO y ORANGE , varian según los paquetes y la cantidad y a quiense manda

Ver detalles en

http://contenido.claro.com.do/wps/portal/do/pc/personas/movil/servicios-sms/paquetes-sms

PREPAGO de calro a claro

Descripción Precio Precio SMS Adicional

* 10 SMS $ 6.00 $ 1.00* 20 SMS $ 10.00 $ 1.00** 50 SMS $ 35.00 $ 1.00** 100 SMS $ 65.00 $ 1.00** 250 SMS $ 160.00 $ 1.00** 500 SMS $ 250.00 $ 1.00** 1000 SMS $ 400.00 $ 1.00

De claro a orange o tricom

Descripción Precio Precio SMS Adicional

50 SMS $ 65.00 $1.00100 SMS $ 135.00 $1.00250 SMS $ 325.00 $1.00500 SMS $ 625.00 $1.00

Podemos decir que es de 1.5 pesos por mensaje a claro y 3.50 a otra compañías


ósea si vamos a mandar 20 SMS a tricom desde claro hay que preveer 70 pesos mas impuestos

http://orange.com.do/web/servicios/mensajes-sms-y-mms- Orange a Orange¿ RD$ 1*- SMS de Orange a Nacional¿ RD$ 1.50*

También puedes comprar marcando *555 o en tus oficinas Orange paquetes de mini-mensajes de Orange aOrange para utilizarlos mensualmente.

costo mini-mensajes incluidos

RD$20.00 30 mensajes



4. Formatos de los SMS

Se deberá procurar evitar el envío de SMS que exceder los 160 caracteres (incluido los espacios), yaque es el máximo que permite un SMS. Los mensajes que sobrepasen este número salen y sonrecibidos por el destinatario en forma de cadena pero son facturados como dos o más mensajessegún la cantidad de caracteres que posea.

En su cuerpo los SMS deberán de contener:

Un saludo personalizado para el remitente, salvo cuando se trate de un segundo mensaje derecordatorio y la limitante de caracteres lo permita.

El primer mensaje sobre un tema determinado siempre deberá contener la personalización desaludo. Ej. Hola Juan Pérez.Finalizar con la firma del comité gestion de riesgo agricola de XXX ("GDRA de xx")

Las convocatorias a actividades deberán de incluir la fecha, hora y lugar de la actividad de maneraclara, en la medida de lo posible deberá de colocarse el nombre del día de la semana en formaescrita. Ej. jueves 19 de enero.

Se deberá procurar la utilización de un lenguaje llano y/o coloquial en los mensajes, siemprecuidando el respeto a la diversidad, la integridad y el uso de un lenguaje no sexista Se recomiendala utilización de verbos activos, como por ejemplo "hoy les toca fumigar el platabo con tal cosa" "hoymiércoles 18 te esperamos a las 3 pm en el local de la asosiación' "te esperamos en la brigadamañana juves 6 8 am en el puente x"

Se deberá evitar el envío de más de un SMS por día, para impedir la saturación de mensajes losproductores y pescadores, salvo situaciones de emergencia que así lo ameriten. Idealmente seenviará un máximo de dos mensajes a la semana, exceptuando los ciclos de celebración deasambleas de la cooperativa o situaciones de alerta general, donde el flujo podrá ser mayor.


5. Recolección de números celulares

El responsable del sistema SMS de cada comité deberá de mantener al día el listado de numero dequienes se quiere contactar.

Junto al número de celular se deberá levantar el nombre y apellido del contacto, sexo, etc. Se puededividir en grupo si hay uso de mensajes dirigidos a grupos específicos.

A mayor cantidad de números celulares colectados, mayor será el alcance de la difusión deinformación por este medio y mayores sus impactos.

La cooperativa de pescadores de Bahoruco debe fijarse como meta la recolección de todos losnúmeros celulares de los pescadores de esta comunidad.


6. El uso del programa frontlineSMS

6.1. descripción general

El FrontilineSMS es un software gratuito para el envío y recepción de mini mensajescelulares (tipo SMS), masivos o bien a un o unos contactos determinados, desde uncomputador conectado a un teléfono celular o dispositivo modem 3G, sin necesidad deestar conectado a la red de internet3.

Este programa, desarrollado por una organización sin fines de lucro, además permite: Crear y organizar una base de contactos por categorías y sub categorías; Organizar y almacenar un histórico de mensajes enviados y recibidos; Exportar tanto el historial de mensajes y las bases de datos de contactos a excel; Responder de manera automática a mensajes que contengan una palabra

previamente determinada (Palabras claves); Enviar mensajes de correo electrónico.

Su uso es fácil e intuitivo, por lo que podrá ser operado por cualquier persona conconocimiento básico de manejo del computador. Para la puesta en funcionamiento delprograma se necesitará: Un computador con sistema operativo Windows 98 o posterior, Macintosh OSX, o

cualquiera basado en Linux;


Un teléfono celular o modem 3G compatible con el sistema4, con el controladorinstalado en la computadora. Se ha comprobado la compatibilidad del programa conel modem 3G ZTE MF626, (el llamado "banda ancha") disponible en el mercadonacional y con el cual están equipados todos los comités

Una tarjeta SIM o Chip, activada con algún proveedor de telefonía celular; Un cable USB (en caso de ser usado con un teléfono celular, no con el llamado

"banda ancha"); Estar ubicado en un lugar con cobertura de telefonía celular del proveedor de

servicio celular elegido.

El programa puede ser descargado de manera gratuita a través de la páginahttp://www.frontlinesms.com/downoad/requirements.php y ser instalado en elcomputador destinado por el ayuntamiento para el envío de los SMS.

Es importante destacar que no se hace necesario establecer un computador para usoexclusivo del programa, pues el mismo opera sin ocupar mucho espacio en la memoria, loque permite trabajar en otros programas mientras se envían y recibe SMSs.

Con el programa, el envío de mini mensajes tendrán el costo de envío establecido por lacompañía proveedora del servicio de telefonía celular, según el plan que se utilice, podrá serusada tanto con planes Pre Pago (con tarjeta o recarga celular), como Pos pago (confactura).

6.2. Inicio:

En esta pestaña encontraremos:

[1] Imagen, en este espacio podemos colocar una imagen o logo distintivo de nuestrainiciativa, es opcional, para agregar un nuevo distintivo ir al menú Configuración --› HomeTab Logo Settings --› Use custom --› Explorar. Elegimos la ubicación en nuestro disco de laimagen que deseamos poner como distintivo del sitio y pulsamos “Grabar”

[2] Idiomas, el programa esta disponible en diversos idiomas. Se cambia el idioma haciendoclick en las diferentes banderas, o a través del menú de Configuración.

[3] Enviar SMS, desde aquí se podrán enviar mensajes rápidos a un solo contacto a la vez.

[4] Últimos eventos, en este recuadro aparecerán las últimas actividades realizadas en elprograma (mensajes enviados, recibidos, error en envío de mensajes, teléfonos y/o módemsconectados al programa)

4 La obtención de un equipo celular de los señalados en la lista de equipos que funcionan con el programaprovista por los desarrolladores de FrontlineSMS resulta muy difícil en el contexto dominicano, pues sonmodelos muy antiguos.


Contactos: En esta pestaña podemos ver los contactos almacenados en el programa. Loscontactos pueden ser organizados por grupos y subgrupos, que podrán verse en la recuadrode la izquierda de la pantalla [5].

En la parte de debajo de este recuadro encontraremos las opciones:

[6] Nuevo Grupo: para crear nuevos grupos o sub grupos. Para crear un grupo deberá seleccionar“All contacts” y cliquear la opción “Nuevo grupo” aparecerá una ventana emergente solicitando elnombre del nuevo grupo, colocarlo y oprimir “OK” y su nuevo grupo se habrá creado. Para crear un

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sub grupo, deberá seleccionar el grupo del que se derivará el nuevo sub grupo y seguir el mismoprocedimiento de crear un nuevo grupo.

[7] Borrar: bastará con seleccionar el grupo que desea borrar y oprimir borrar grupo, de apareceráuna ventana de confirmación.

[8] Enviar mensaje: a través de esta opción se podrán enviar mensajes a todos los contactos omiembros de un grupo determinado, solo tendrá que seleccionar el grupo al que desea enviar elmensaje, luego oprimir “Enviar SMS” y seguir el procedimiento habitual de envío de mensaje.

En el recuadro de la derecha de esta pestaña [9] podrá ver el directorio de los contactos del grupoque haya seleccionado en el recuadro de la izquierda [5]. Debajo tendrá las opciones para agregarun nuevo contacto, borrar, editar y enviar SMS a un o unos contactos determinados, previamenteseleccionado en la lista de contactos.

6.3. Mensaje

Aquí encontraremos el historial de mensajes tanto enviados, como recibidos por el programa.Podremos organizarlo por contacto, grupos o palabras claves, además se puede pueden ordenar porEnviados, Recibidos y por fecha.

6.4. Teléfono – Cómo conectar un celular o modem al FrontlineSMS

En esta pantalla se gestionan los teléfonos y modem conectados al programa.

En el área de Dispositivos operando [10] aparecerán los dispositivos celulares o modem reconocidospor el sistema, en Status podrá ver si se encuentra conectado o desconectado.

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Para conectar un dispositivo bastará con conectar el celular o modem a uno de los puertos usb de sucomputador y cliquear la opción “Auto detección de teléfonos”[11]. Antes debe asegurarse que elcontrolador del modem o celular este instalado en ese computador. Se recomienda conectar elteléfono antes de abrir el FrontlineSMS.

Algunos teléfonos celulares solo pueden recibir o enviar mensajes, y no ambas funciones, paraasegurarse que el dispositivo conectado sea compatible para ambas funciones vea si tiene un cotejoo una cruz en los símbolos de envío y recepción del área de Dispositivos operando [12].

6.5. Agregar nuevos contactos al FrontlineSMS:

La manera más eficiente de agregar muchos contactos a la vez es importándolos desde una archivoen formato delimitado por comas (CSV), para que se entienda mejor, puede ser una hoja que calculo(Excel u openoffice) que se guarde en este formato, como explicaremos mas adelante.

En la Base de datos de contactos, al junto con números de celulares podemos guardar otrasinformaciones, como nombre, un segundo número de celular, correo electrónico, y una nota decontacto.

Para importar los contactos a FrontlineSMS debemos:

Crear una hoja de cálculo (Excel u openoffice) que contenga 7 columnas con los siguientesencabezados: Nombre, Número de Teléfono, Otro número, Correo electrónico, Status, Notas delcontacto, Grupo

Al completar la hoja con los datos de sus contactos deberá tomar en cuenta:

En la columna de nombre se coloca el nombre y apellido del contacto, se recomienda usar solo elprimer nombre y el primer apellido ahorrar caracteres (ver xxx).

En caso de que no se disponga de un segundo numero de celular o correo electrónico estos camposse dejarán vacios

Los números celulares se deberán colocar sin espacios, guiones (-) o barras (/).En general se debe eliminar el uso de tildes (á, é, í, ó, ú) o acentuaciones de otro tipo como diéresis( ¨ ), etc. , sustituir la consonante “Ñ” por “N”

La columna de grupo, se refiere al grupo al que pertenece el contacto, también se podrá señalar elsubgrupo, para ello deberá de escribirse, de manera jerárquica en una sola celda, primero el nombredel grupo, y luego, separado por una barra (/), el nombre del sub grupo, sin dejar espacios en blanco,por ejemplo, para un contacto del paraje de “Confluencia”, femenino, se escribirá en la celda:Confluencia/femenino. En caso de que el grupo que usted este señalando no exista se crearáautomáticamente un nuevo grupo y sus sub grupos al importar el archivo a FrontlineSMS.Importante, si usted desea colocar el contacto en un grupo ya existente deberá tomar cuidado a lahora de escribir el nombre del grupo, si al escribirlo lo hace de manera distinta a como estaba escritoo ha dejado un espacio en blanco al inicio o final de la frase en la celda, el programa lo verá como ungrupo nuevo.


En la columna de “Notas del contacto” podrá colocar cualquier información adicional de estecontacto, en nuestro caso se recomienda colocar el nombre del paraje al que pertenece y el genero.Esto debido a que al exportar los mensajes desde el frontlineSMS a Excel (necesario para procesarlos resultados de votaciones o consultas), los datos no incluyen el grupo al que pertenece elcontacto, por lo que colocar esta “Notas del contacto” facilita identificar la procedencia de larespuesta según el paraje o el genero. De igual modo se recomienda cuidar de igualar los nombres yel formato, cuando de trate de notas de contactos pertenecientes a un mismo grupo, para facilitartareas futuras de procesamiento de datos.

Estatus se refiere a si el contacto estará activo para enviarle SMS o no, en el caso de que este campose deje vacio el programa lo reconocerá como contactos inactivos, y para enviarles un SMS se lesdeberá de cambiar el estatus a activos, uno por uno. Se recomienda (siempre y cuando seancontactos a los que desee enviar SMS), que se le agregue el estatus en la hoja antes de serimportado al frontlineSMS, colocando en la celda la palabra “true”5

Una vez listos los datos en su hoja de calculo, guarde la hoja de calculo como un archivo CSV(delimitado por comas).

Desde el programa FrontlineSMS, seleccione en el menú: Archivo --› Importar --› Contactos

Le abrirá una ventana emergente en que deberá seleccionar los las informaciones que contendránlos contactos, en nuestro caso seleccione todas las casilla. Aquí además deberá ubicar el archivo CVSque previamente ha creado pulsando “Explorar”, una vez ubicado el archivo, en la ventana podrá veruna vista previa de sus contactos a importar, pulse “Importar” para concluir la operación. Una vezpulsado el botón de importar en programa podrá demorar varios minutos antes de concluir, según lacantidad de contactos que tenga el archivo.

6.6. Enviar mensajes

Los mensajes podrán ser enviados desde distintos lugares o pantallas del programa, laelección desde donde enviarlo dependerá de la cantidad de contactos a los que se deseeenviar:

Inicio: recomendado para envío rápido a un solo contacto determinado.

Contactos--› Recuadro izquierdo: desde aquí podrá seleccionar todos los contactos de ungrupo determinado a la vez, o a todos los contactos almacenados (All contacts), bastara conseleccionar el grupo que se quiere y cliquear “Enviar SMS” en la parte inferior del mismo.

5 True en ingles, su traducción al español es “Verdadero”


Contactos--› Recuadro derecho: en este encontrará listado el directorio de contactos, segúnel grupo que haya seleccionado en el recuadro izquierdo. Podrá seleccionar uno o varioscontactos a los que desee enviar el mensaje y luego oprimir la opción “Enviar SMS” de laparte inferior de este recuadro.

Ahora bien, sin importar la pantalla desde donde desee enviar los SMS, el proceso deescribir el mensaje y enviar será el mismo. Salvo en la pantalla de inicio, al cliquear la opciónde enviar SMS saldrá una ventana emergente.

En la parte superior [1] encontrara los contactos destinatarios del mensaje que previamenteha seleccionado. Abajo [2] esta el campo para el cuerpo del mensaje.

Le recordamos que un SMS puede tener como máximo 160 caracteres, incluyendo los espacios enblanco. En la parte superior del recuadro del cuerpo del mensaje, a la izquierda [3], el programa lemuestra el número de caracteres restantes para completar los 160. Importante tomar el cuenta queal sobrepasar los 160 el contador reiniciará el conteo y en la parte superior derecha vera aparecer unsobrecito mas [4]. Esto debido a que los mensajes que sobrepasen este número salen y son recibidospor el destinatario, pero son facturados como dos o más mensajes según la cantidad de caracteresque posea. En algunos equipos celulares, los menos modernos, los mensajes que sobrepasan los 160caracteres son recibidos en dos o más mensajes.

El FrontlineSMS facilita la personalización de los SMS, si quiere incluir automáticamente el nombredel destinatario del mensaje solo deberá de cliquear el icono de “destinatario” [5], ubicado debajodel recuadro, vera como en el cuerpo del mensaje aparecerá la etiqueta ${recipient_name}; lomismo para incluir el numero de teléfono dentro del cuerpo del mensaje, oprimir el icono con laimagen del teléfono.

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Luego de completar el cuerpo del mensaje solo restara cliquear la opción “Enviar” [6].

Recomendamos, a la hora de escribir un SMS:- Se deben evitar los acentos, pues son contabilizados como más de un carácter (a

excepción de la “e”, todas las vocales con tilde son contadas como 91 caracteres).- El cuerpo de los mensajes no debe ser copiado y pegado desde Word al frontlineSMS, pues en

muchas ocasiones cuentan más caracteres de los que realmente tiene.- El tiempo de envío de los SMS con el frontlineSMS es de un promedio aprox. de 1 minuto por

mensaje6.


6 Observación de la experiencia piloto de envío de SMS utilizando un modem 3G ZTE MF626 (el llamadobanda ancha de Claro) con el proveedor de servicios Claro.

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