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UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA PAGINA 1 / 17

MANUAL DE USUARIO DIRECCIÓN DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN

ACTUALIZADO 21/07/2015

Elaborado por: Ing. Eduardo Fonseca Castañeda. Revisado por: Ing. Daniel Rocha Ramírez.

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MANUAL PARA ENVIAR

MEDIOS DISTRITALES





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Contenido

1. GENERALIDADES .................................................................................. 3

1.2. INTRODUCCIÓN ......................................................................................... 3

1.3. OBJETIVO DEL MANUAL ........................................................................... 3

1.4. ALCANCE DEL MANUAL ............................................................................ 3

2. PROCESOS PARA ENVIAR MEDIOS MAGNÉTICOS DISTRITALES ...... 4

3. GENERAR REPORTE EN EL IRS .......................................................... 10

3.1. Ingresar a Medios Magnéticos .................................................................. 10

4. CARGAR ARCHIVOS DE MEDIOS MAGNETICOS A LA SECRETARIA DE

HACIENDA ................................................................................................ 14

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1. GENERALIDADES

1.2. INTRODUCCIÓN

La Dirección de Sistemas de Información Administrativo de la Universidad La Gran Colombia

necesita generar manuales de procesos y procedimientos para documentar las actividades

realizadas por el departamento de Contabilidad para el envío de información de los medios

magnéticos Distritales

1.3. OBJETIVO DEL MANUAL

El Módulo de Contabilidad genera la información de medios magnéticos luego ingresando a la

plataforma Web de la secretaria de hacienda Distrital para ser cargados.

1.4. ALCANCE DEL MANUAL

Precisar los procesos y procedimientos para enviar los datos requeridos en los medios

magnéticos Distritales y poder subirlos a la plataforma correctamente, agilizado las actividades.





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2. PROCESOS PARA ENVIAR MEDIOS MAGNÉTICOS

DISTRITALES

Para generar los medios magnéticos distritales se debe ingresar a ICEBERG- DIRECCIÓN

ADMINISTRATIVA-CONTABILIDAD- MEDIOS MAGNETICOS

En esta pantalla se pulsa hasta llegar la pantalla se pulsa en next block hasta llegar a la ultima

opcion

Cuando llege a esta pantalla se ingresa el Año Origen: año donde esta la parametrización

antigua





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Año Destino: Año de nueva parametrización, Formato aCopiar: Se digita el solciocitado en

este caso es el “02” luego se pulsa en el boton copiar

Sale un mensaje confirmando la acción y se pulsa en YES

Luego se presenta un mensaje donde nos indica que la parmetrizacion para ese concepto se

realizo correctamente, se pulsa en OK

Luego de esto se procede a verificar si efectivamente se copio la información.

Se pulsa en el boton previous Block, hasta llegar ala primera pantalla





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En esta pantalla se pulsa F7 y se digita en la celda Año el valor del año que se genero y en

Concepto el número de concepto copiado del año anterior y se pulsa F8 para cargar los datos

copiados.

Se cargan los datos parametrizados para este concepto, luego se revisan los documentos

relacionados en la pestaña siguiente Next Block





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Luego se pasa a realizar el mismo procedimiento para los demás conceptos solicitados para la

entrega de los medios distritales

En la pantalla que se genera se pulsa YES.





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En la siguiente pantalla se registra que se qenero correctaente la información se pulsa el botón

OK





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Se confirma en la pantalla que se presenta pulsando el botón YES





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3. GENERAR REPORTE EN EL IRS

3.1. Ingresar a Medios Magnéticos

Al ingresar al IRS se genera el reporte de medios Magneticos Distritales

Se ingresa por ICEBERG-MEDIOS

Se selecciona Medios Magnéticos Distritales Artículo 2 (Plano)

En la pantalla se digita y selecciona la siguiente información:

Año de consulta: Se digita el actual

Concepto medios magnéticos.2 INFORMACIÓN COMPRAS DE BIENES Y/O SERVICIOS

RES. 296 ART.2 MEDIOS DISTRITALES.





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Indique el origen de la Información. Se selecciona Medios Magnéticos

Generar información detallada para Revisión (S/N). la opcion si (S)

Se pula en el botón OK

Al generar el reporte dse pulsa en la opción last

Luego se selecciona la opcion para generar el archivo en Excel.





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Se selecciona la ubicación deonde sera guardado y se pulsa Guardar

Para verificar si los valores en la contabilidad estan correctos se ingresa al IRS y se genera un

archivo en excel.

Se ingresa a la opción ICEBERG-CO

Se selecciona CO -Auxiliar por TERCERO

c c

c





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Se pulsa en OK





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4. CARGAR ARCHIVOS DE MEDIOS MAGNETICOS A LA

SECRETARIA DE HACIENDA

Teniendo la información consolidad y verificada lista para subir a la secretaria de hacienda

distrital se ingresa a www.shd.gov.co

http://www.shd.gov.co/





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Se ingresa por la opción Ingresar al portal de la secretaria Distrital de Hacienda en la opción

buscar se coloca la palabra validador

Se selecciona la opción Ingrese a la página de Medios Magnéticos

Se selecciona la opción Ingrese al validador de Medios Magnéticos





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Se ingresa Nit de la UGC y contraseña, luego se pulsa en el botón Ingresar

Se selecciona del menú desplegable el concepto a reportar y en la opción examinar se selecciona

el archivo en formato Excel o CVS, luego se pulsa en el botón Cargar Archivo





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Al terminar el proceso se genera un mensaje de color verde indicando que el proceso de cargue

fue satisfactorio y aquí termina el proceso.

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