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MANUAL PARA LA GESTIÓN DE CANDIDATOS/AS

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MANUAL PARA LA

GESTIÓN DE

CANDIDATOS/AS

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Gestión de candidatos/as

ÍNDICE

1. Revisión de CVpendientes

2. Visualización o descarga de perfiles o CV

3. Clasificación de loscandidatos

4. Envío de mensajes personalizados

5. Cierre de procesos deselección

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Para comenzar es importante que entiendas que Hacesfalta.org es más que un lugar

en el que dar a conocer tus necesidades de personal (voluntario o remunerado).

Además de la recepción de CV o perfiles de personas que quieren formar parte de

tu equipo, te facilitamos la gestión de esos/as candidatos/as. Cada vez que

alguien se inscriba en tus ofertas recibirás una notificación por correo electrónico,

pero para ver sus datos y contactar con ellos/as, tienes que acceder a tu panel de

control de ONG / Empresa. Para gestionar a los/as candidatos/as de tus ofertas

cuentas con 4 estados para clasificarlos.

1. GESTIÓN DE CANDIDATOS/AS

PENDIENTES NO SELECCIONADOSELECCIONADOPRESELECCIONADO ENTREVISTADO

¡Utilízalos! ¿Qué obtendrás a cambio? En solo un clic todas las personas

apuntadas tendrán una respuesta, darás una buena imagen de tu ONG/Empresa y

cuidarás de tu reputación.

1Gestión de candidatos/as

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CONOCIENDO EL MENÚPara poder gestionar de manera ágil a tus candidatos/as lo primero es entender

el menú y las partes que lo componen. Una vez que entras a tu cuenta y haces

clic en MI ZONA ves todas las ofertas que has publicado, tanto las activas como

las inactivas.

3Gestión de candidatos/as - Conociendo el menú

ESTADO DE TUS CANDIDATOS/ASTODAS TUS

OFERTAS

ACCIONES DE TUS OFERTAS:- Editar- Duplicar- Compartir en RRSS- Eliminar

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* CV QUE NO SE AJUSTAN

Al editar tus ofertas tienes la posibilidad de seleccionar una serie de filtros,

características que consideras fundamentales en los/as candidatos/as. En

función de tu selección y de si quieres que se cumplan todos los filtros que

apliques o solo algunos, recibirás más o menos CV en este apartado de CV que

no se ajustan que son, a priori, perfiles que no cumplen los requisitos

(aunque tendrás el acceso a su información y datos de contacto también). El

resto irán a CV Pendientes.

3Gestión de candidatos/as - *CV que no se ajustan

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1. REVISIÓN DE CV PENDIENTES

Al hacer clic sobre el número de CV pendientes se despliega el listado de todas

las personas inscritas en tu oferta y puedes ver algunos datos como: edad,

profesión, ciudad...

3Gestión de candidatos/as - 1. Revisión de CVpendientes

En CV pendientes verás a todas las personas inscritas en tu oferta.

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Desde este panel puedes filtrar los/as candidatos/as por algún dato que te interese,

con la ayuda de las flechas que tiene el enunciado de cada columna. Por

ejemplo, puedes filtrar a los/as candidatos/as por su profesión, provincia...

Nota: Si recibiste una notificación de un/a candidato/a y no lo encuentras en el listado de CV pendientes fue

porque el/la candidata/a eliminó su inscripción y, por tanto, no vas a poder contactarle. ¡Seguramente cambió de

opinión!

4Gestión de candidatos/as - 1. Revisión de CVpendientes

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Para conocer los datos de cada candidato/a, su carta de motivación o CV, solo tienes

que hacer clic sobre el nombre de la persona y se abrirá una pantalla en la que

verás esta información. Siguiendo nuestro ejemplo, si hacemos clic sobre el nombre de

Ana García, esta es la información que veremos en la pantalla.

2. VISUALIZACIÓN Y DESCARGA DE DATOS

5Gestión de candidatos/as - 2. Visualización y descarga dedatos

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En voluntariado: podrás leer el resumen del/la voluntario/a y haciendo clic en el

botón GENERAR PDF que aparece en la parte inferior, podrás descargar su

información.

6Gestión de candidatos/as - 2. Visualización y descarga dedatos

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En empleo: podrás leer el resumen del/la candidato/a en la pantalla y si el/la

candidato/a ha subido su CV encontrarás el botón para DESCARGAR CV ADJUNTO

debajo de su foto. En caso de que el/la candidata/a no tenga CV, con el botón

GENERAR PDF ubicado en la parte inferior, podrás guardar la información que ha

cargado en Hacesfalta.org

DESCARGARCV

GENERAR

PDF

7Gestión de candidatos/as - 2. Visualización y descarga dedatos

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Otra acción que puedes realizar es descargar en un archivo .zip los CV de los/as

candidatos/as que están en los estados PENDIENTE y PRESELECCONADO y que tengan

subido el CV en la plataforma.

8Gestión de candidatos/as - 2. Visualización y descarga dedatos

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3. CLASIFICACIÓN DE LOS CANDIDATOS

Una vez revisados los perfiles, pasamos a la clasificación. Clasificar a TODOS/AS tus

candidatos/as te permitirá que cada uno de ellos/as reciba una respuesta y, por

tanto, el proceso de selección será valorado como “bien cerrado” por parte de

Hacesfalta. ¿Sabes qué estados puedes usar y qué significan? ¡Te lo aclaramos!

CV que no se ajustan: en este estado están los perfiles que, a priori, no encajan.

Pendiente: en este estado se encuentran todas las personas que se inscribieron en la

oferta. Tus candidatos/as entenderán que si siguen en este estado es porque todavía no

has terminado de revisar candidatos/as. Siguen esperando una respuesta de tu parte.

Preseleccionado: aquellos candidatos/as que encajan con el perfil que estás buscando.

Los/as candidatos/as entienden que podrías contactar con ellos/as para pedirles o

enviarles más información o proponerles unaentrevista.

Entrevistado: le asignas este estado a quienes has entrevistado para el puesto.

Seleccionado: asignas a los/as candidatos/as que fueron aceptados para la oferta.

No aceptado: en este estado quedan el resto de candidatos/as no seleccionados.

9Gestión de candidatos/as - 3. Clasficación de los/ascandidatos/as

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de laprimeraDesde el listado de CV pendientes vas a usar la casilla de check

columna de la izquierda para clasificar a tus candidatos/as.

Puedes hacerlo uno/a a uno/a, o marcar la casilla check del comienzo de la

columna para seleccionarlos a todos/as.

SELECCIONAR

TODOS

SELECCIONAR

UNO AUNO

10Gestión de candidatos/as - 3. Clasficación de los/ascandidatos/as

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Una vez seleccionados/as, haz clic en el botón y elige el estado que le vas a

asignar a los/as candidatos/as. Una vez lo indiques, los/as candidatos/as

desaparecerán del estado CV PENDIENTES y recibirán una notificación automática

con el cambio de estado. Siguiendo con nuestro ejemplo, vamos a clasificar a 3 de

los/as 4 candidatos/as como Preseleccionados y 1 como No seleccionado.

11Gestión de candidatos/as -3. Clasficación de los/ascandidatos/as

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Esto es precisamente lo que queremos que ocurra con todas las ofertas de

Hacesfalta.org. Si no dejas ningún candidato/a pendiente, éste podrá visualizar la

respuesta a su candidatura desde su panel de control. Como Ana García, una de las

candidatas de nuestro ejemplo.

Una vez clasifiques a tus candidatos/as no debe quedar ningún/a

candidato/a en tu pantalla de CV PENDIENTES. El contador se pondrá a cero

EN ESTE APARTADO SE REFLEJARÁ EL NÚMERO

DE CV CLASIFICADOS EN CADAESTADO.

12Gestión de candidatos/as - 3. Clasficación de los/ascandidatos/as

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Una vez que has clasificado a tus candidatos/as, podrás enviarles mensajes

personalizados en cualquiera de los estados, de manera individual o masiva.

Para ello debes señalar el/la o los/las candidatos/as a quienes quieres escribir y

hacer clic en el botón

4. ENVÍO DE MENSAJESPERSONALIZADOS

13Gestión de candidatos/as - 4. Envío de mensajespersonalizados

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Al hacer clic en el botón de MENSAJE se abrirá una pantalla para escribirlo. Lo ideal es

que tengas redactados los mensajes que les vas a enviar a tus candidatos/as, de esta

manera solo tienes que copiar el texto desde tu archivo y pegarlo en la ventana de

composición de mensaje. Después, haz clic en ENVIAR y las personas indicadas

recibirán tu email.

Siguiendo con nuestro ejemplo, este es el mensaje que enviaremos a Ana García, una

de las candidatas preseleccionadas.

14Gestión de candidatos/as - 4. Envío de mensajespersonalizados

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Tus mensajes deben ser, ante todo, cordiales ya que es posible que para este

proceso el perfil no sea elegido, pero podemos guardar sus datos para futuras

vacantes.

Imprescindible: si quieres comunicarte con ellos/as para una entrevista o para

solicitar más información, indica el correo o teléfonos donde los/as candidatos/as

pueden contactar contigo, ya que recibirán un mensaje desde Hacesfalta.org y no

pueden ver tus datos de entidad.

Firma el mensaje para que el/la candidato/a pueda dirigirse a ti en su

próxima comunicación.

¿Cómo deben ser los mensajes que envías a tus candidatos/as?

15Gestión de candidatos/as - 4. Envío de mensajespersonalizados

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¿Por qué? Porque todos los mensajes que envías desde Hacesfalta.org a tus

candidatos/as incluyen automáticamente un saludo con su nombre y un

agradecimiento por inscribirse en tu oferta, indicándoles exactamente el nombre de

la misma.

Por esta razón en la página anterior, en el mensaje que enviamos a Ana García no

incluímos un saludo. A continuación puedes ver cómo ve la candidata, el mensaje

que le enviamos:

¡No incluyas un saludo en tus mensajes!

SALUDO

PREDETERMINADO

16Gestión de candidatos/as - 4. Envío de mensajespersonalizados

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Para finalizar bien tus procesos de selección deberías haber clasificado a

todos/as los/as candidatos/as interesados/as, sin dejar a nadie en el estado de

CV Pendientes.

Escribe a los/as candidatos/as que no han sido seleccionados/as, agradeciendo su

interés.

A los preseleccionados/as pidiéndoles más información o, si después de revisar

sus CV, no los consideras para tu proceso, cámbiales al estado a no seleccionado.

Puedes dejar marcados a las personas entrevistadas, de esa manera puedes tenerlos

en cuenta para otros procesos y generar tu propia base de datos de candidatos/as y

perfiles.

Gestión de candidatos/as - 5. Cierre de los procesos de selección 17

5. CIERRE DE LOS PROCESOS DE SELECCIÓN

ESPERAMOS QUE TE HAYA QUEDADO CLARO CÓMO

GESTIONAR A TUS CANDIDATOS/A DESDE HACESFALTA.ORG

Y QUE SIGAS CONFIANDO EN NOSOTROS/AS PARA

CONSEGUIR EL MEJOR TALENTO.

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