MANUAL PARA LA ORGANIZACIÓN DE FERIAS

MANUAL PARA LA ORGANIZACIN DE FERIAS DE EMPRENDEDORES Y EMPLEO CONQuito

MANUAL PARA LA ORGANIZACIN DE FERIAS DE SERVICIOS Y PROMOCIN DE EMPRENDEDORES Y EMPLEO CONQuito(Desde un enfoque de Promocin del Desarrollo Econmico Local)


MANUAL PARA LA ORGANIZACIN DE FERIAS DE SERVICIOS Y EMPRENDEDORES

El uso de un lenguaje que no discrimine ni marque diferencias entre hombres y mujeres, es una de las preocupaciones de nuestra Organizacin. Sin embargo, no hay acuerdo entre los lingistas sobre la manera de hacerlo en nuestro idioma. En tal sentido y con el fin de evitar la sobrecarga grfica que supondra utilizar en espaol o/a para marcar la existencia de ambos sexos, hemos optado por emplear el masculino genrico clsico, en el entendido de que todas las menciones en tal gnero representan siempre a hombres y mujeres.


MANUAL PARA LA ORGANIZACIN DE FERIAS DE EMPRENDEDORESINDICE

1 PRESUPUESTO DE GASTOS. . .24 1. CONOCIMIENTO DEL MERCADO................................8 1. INTRODUCCION......................5 1. OBJETIVOS............................31 1. PERMISO DE.........................28 1.1 Formulacin del proyecto...19 1.1 Institucional........................28 1.1 Segmentacin de mercado. .8 1.1. OBJETIVOS GENERALES.....31 1.2 Formacin del equipo.........19 1.2 local....................................28 1.2. OBJETIVOS ESPECFICOS. . .31 1.2. Tipos y perfil de los clientes. ................................................8 1.3 Tipo de Organizacin..........19 1.4 Visita al campo (MiPyMes / empresas y gremios)............20 1.6 Inscripcin..........................21 1.7 Montaje..............................21 11. LA ESTRATEGIA DE PRECIO PARA LOS AUSPICIANTES......40 2. CONCEPTO...........................35 2. DESARROLLO DE LA FERIA...22 2. OBJETIVOS..............................5 2. ORGANIZADORES.................31 2. PUBLICO OBJETIVO...............11 2.1 Funciones del equipo.........28 2.1 Inauguracin......................22 2.2 Desarrollo de la feria..........22 2.3 Preparacin y uso de herramientas.........................28 3. ACTIVIDADES POST-FERIA....23 3. CUADRO DE SERVICIOS GENERALES...........................31 3. LINEAMIENTOS.......................5 3. OBJETIVOS............................36 3.1 Estrategias del PRODUCTO. ..............................................12

3.2 Identificar los sectores productivos...........................5 3.4 Una visin de negocios con enfoque de marketing...........6 3.5 La Feria como actividad empresarial.............................6 3.6 Participacin de los sectores productivos organizados.........7 3.7 Constituir un equipo exclusivo para la organizacin de la feria................................7 3.8 La feria como un aporte al posicionamiento local.............7 4 Estrategias de COMUNICACIN ..............................................16 4. SERVICIO AL CLIENTE / USUARIO...............................32 5. PARTICIPANTES....................36 7. LUGAR..................................39 8. COMPROMISO.......................33 8. LA SOSTENIBILIDAD..............39 Actividades de Promocin orientadas a los expositores. 18 ALGUNOS CASOS PRCTICOS...31 APORTES Y OTROS POSIBLES INGRESOS.............................26 Auspiciantes.............................37 CARTA DE INVITACIN.-...........35 COMUNICACIN..................32, 40 Con respecto a los auspiciadores ..............................................15 CONVOCATORIA.................26, 41 CUADRO DE PROYECCIN DE INGRESOS Y PRESUPUESTOS PROYECCION DE INGRESOS. .40 Desarrollo.......1, 5, 15, 19, 20, 23 DIRECTORA EJECUTIVA.............35 DISPOSICIN TRANSITORIA.-....34 DISPOSICIONES GENERALES....33


EJEMPLO DE UNA CARTA DE PRESENTACIN DE LA FERIA A POSIBLES PARTICIPANTES.....35 EL MARKETING...........................8 El pabelln................................14 El Pblico objetivo....................36 Empaque / presentacin del producto................................13 Empresas.......................9, 26, 37 EN FUNCIN A OTRAS FUENTES DE FINANCIACIN.................26 FINANCIAMIENTO......................25 FUNCIONAMIENTO....................28 Fundaciones, empresas, etc.....36 Instalacin................................14 LA FERIA COMO PRODUCTO DE PROMOCIN LOCAL.................5 LA ORGANIZACIN Y LOS PROCESOS.............................19

La promocin...........................17 La publicidad............................16 Lanzamiento.......................15, 17 LOS ASPECTOS LEGALES Y ADMINISTRATIVOS................28 LOS COSTOS Y FINANCIAMIENTO ..............................................24 PERSONAL....................24, 26, 41 PLAN GNERAL DE LA FERIA......31 PRESUPUESTO DE GASTOS......26 PROMOCIN.......1, 22, 26, 32, 41 PROYECCIN DE INGRESOS DE VENTAS DE STANDS..............25 PUBLICIDAD..................26, 32, 41 PBLICO OBJETIVO...................38 REGLAMENTO...........................34 Segmentacin Demogrfica.......8 SERVICIOS..................1, 2, 26, 41


LA FERIA COMO PRODUCTO DE PROMOCIN LOCAL 1. INTRODUCCION Las ferias deben disearse como eventos de promocin comercial o de servicios dirigidos a la micro, pequea y mediana empresa, con independencia del sector productivo al que pertenezcan. Deben entenderse como productos que forman parte de la estrategia para fomentar el desarrollo econmico del Distrito Metropolitano de Quito. Las ferias organizadas por la Corporacin de Promocin Econmica CONQuito tienen como objetivos de los productores, incubados y registrados en la Bolsa Metropolitana de Empleo, de realizar ventas, incrementar y fidelizar clientes, con los de los responsables y promotores de desarrollar los sectores productivos del Distrito Metropolitano de Quito y su rea de influencia. 2. OBJETIVOS A la hora de planificar la realizacin de una feria, debemos tener claro qu es lo que queremos lograr y para ello tenemos que elaborar objetivos concretos basados en elementos de calidad, cantidad y tiempo, de tal manera que los indicadores relacionados reflejen los aportes y cambios que nos proponemos conseguir. Ejemplos: (1) Incorporar 20 nuevas empresas al sistema de Bolsa de Empleo durante la 3 Feria de empleo, Quito Centro de Exposiciones Quito, que contribuye al posicionamiento de los servicios que presta la ciudad. (2) Lograr el posicionamiento del producto orgnico en la ciudad, como alternativa saludable de aseguramiento nutricional. Y lograr incrementar, durante la Feria la participacin activa de inversionistas en un 50%. 3. LINEAMIENTOS 3.1 La feria: Un instrumento al servicio del desarrollo econmico local. Desde nuestra experiencia, es importante entender que los habitantes del Distrito Metropolitano de Quito pueden adquirir determinadas capacidades productivas que les permitan desarrollar ventajas competitivas o que la ciudad puede incorporar como alternativas de servicio, por lo tanto, ventajas comparativas. Las ferias deben mostrar estas ventajas de las potencialidades locales. Lo importante en el promotor MYPE y de Bolsa de Empleo, es disear, organizar y lanzar una feria que tenga estos preceptos de manera consciente, y trasmitirlos a quienes tienen la responsabilidad de promover el desarrollo productivo empresarial y productivo, as como a quienes ofertan y demandan mano de obra dentro del Distrito Metropolitano de Quito. Debemos insistir en ello hasta que el concepto se convierta en parte del bagaje profesional de quienes estamos involucrados (desde nuestros diversos roles) en el Desarrollo Econmico Local. 3.2 Identificar los sectores productivos. El promotor de la feria, debe conocer las necesidades explcitas del territorio y contar con un diagnstico previo del mismo, como informacin vital para disear las ferias. Y tener como fin ltimo contribuir a construir o dinamizar la economa local, con productos que se constituyan en un referente de buena prctica de la zona.

CAPTULO PRIMERO:

MANUAL PARA LA ORGANIZACIN DE FERIAS DE EMPRENDEDORES Y EMPLEO CONQuito Ej. Las bioferias, ferias de empleo con sectores no tradicionales (discapacitados, sector pblico, emigrantes, etc.) 3.3 La feria como resultado de un plan de apoyo y cooperacin entre los actores: La feria debe ser el resultado de un plan de apoyo a los sectores productivos de MiPyMes seleccionados para su promocin as como de las empresas que generan empleo y CONQuito como punto de consenso entre ellos. Es un plan estructurado en campaas; esto significa que la feria no empieza el da de la inscripcin, sino que debe empezar a organizarse cuando culmina la feria anterior como parte de la evaluacin y balance de la misma. Hay casos que ameritan un plan particular, teniendo en cuenta el segmento de mercado al cual queremos llegar. Por ejemplo: (1) Una Feria Escolar se debe preparar desde los meses de junio y julio para identificar las necesidades de uniformes, teniendo en cuenta el diseo, las cantidades, el tiempo y fechas, as como la capacidad de compra y pago de los clientes. (2) Una feria de empleo orientada a fuerza de ventas debe prepararse en octubre y noviembre para prever las fiestas navideas que disparan el mercado laboral de vendedores y recaudadores puerta a puerta. La Feria Personas con capacidades diferentes se empez a planear desde fines de mayo con el fin de que marque un referente en consonancia con la campaa de contratacin del 1% de personas discapacitadas en las empresas (Mediados de julio). 3.4 Una visin de negocios con enfoque de marketing. Por lo general, las MiPyMes tienen un enfoque orientado a la produccin, y ofrecen sus productos a los potenciales clientes teniendo como nica estrategia la variable precio, lo que limita su crecimiento como empresa, lo mismo pasa con la mano de obra que hoy se ve afectada por los inmigrantes de pases vecinos que ofrecen sus servicios a precios por debajo del mercado. Desde nuestro enfoque, la organizacin de una feria permite trabajar un cambio de actitud en los productores para que su enfoque de negocios est centrado en los clientes, esto significa explotar los valores agregados como por ejemplo Producto orgnico, mano de obra calificada, certificacin de calidad ISO 9001 2000, etc.. Los productos y servicios ofertados deben ser instrumentos para ingresar a nuevos segmentos y nichos de mercado, satisfaciendo necesidades y deseos de los potenciales clientes con productos de calidad, con excelencia en la atencin de clientes y precios competitivos. 3.5 La Feria como actividad empresarial. La feria es un evento de promocin y negocios, en consecuencia es una actividad empresarial y tiene que organizarse en esos trminos. La experiencia ha enseado que existe un conjunto de decisiones que forman parte de una gestin empresarial gil, moderna y eficaz que, a veces, es incompatible con el sistema administrativo estatal, mucho ms pesado por la propia naturaleza de la institucin. Este es un inconveniente que nos brinda la oportunidad de se cambiado, este reto dejar sin duda en la mente de los empresarios y consumidores un referente de buena

MANUAL PARA LA ORGANIZACIN DE FERIAS DE EMPRENDEDORES Y EMPLEO CONQuito prctica del servicio pblico que hasta ahora ha sido impregnado en nuestras mentes por ser gratuito y por tanto de psima calidad. 3.6 Participacin de los sectores productivos organizados La coordinacin con los gremios y asociaciones productivas es importante para que asuman, con inters, su participacin en las ferias, porque es un espacio en el que se da una relacin directa entre usuarios y clientes resultando especialmente atractivo para los futuros compradores de nuestro servicio ya que al eliminar intermediarios, por ejemplo, garantiza precios ms bajos sin descuidar la calidad. 3.7 Constituir un equipo exclusivo para la organizacin de la feria. Debe existir un equipo a tiempo completo para la organizacin porque el ritmo de trabajo es fuerte. Un mes antes de la inauguracin se trabaja un promedio de 10 horas diarias, y durante la feria de 16 a 18 horas. Por eso es necesario un equipo que se turne en las tareas. La puesta en marcha tiene un trabajo promedio de un mes como mnimo; en las ferias agropecuarias la organizacin depende de toda la campaa agrcola donde se trabaja fuertemente la capacitacin y asistencia tcnica entre el sombro y cosecha de productos, en la Bolsa Metropolitana de Empleo es necesario llegar a un consenso de los oferentes de empleo por lo que hay que seleccionarlos muy bien a travs de reuniones continuas de trabajo de manera que garanticemos una sinergia saludable en esta tarea. 3.8 La feria como un aporte al posicionamiento local La feria al estar organizada en funcin a las fortalezas y potencialidades locales, permite que sea un instrumento para el posicionamiento de la Marca (CONQuito). En consecuencia, ayuda a la creacin o consolidacin de la cultura regional tomando como referente nuestro servicio. Conquito est en un momento en el que cada uno de sus procesos marcha casi por s solo, este precisamente es el momento adecuado para dar el salto y posicionarla como un referente en la mete de la poblacin Quitea y por qu no del resto del pas.


CAPTULO SEGUNDO:EL MARKETING 1. CONOCIMIENTO DEL MERCADO 1.1 Segmentacin de mercado Es muy importante segmentar el mercado al que se va a dirigir la feria, caso contrario, sta pierde el carcter de referente, se dispersa la percepcin de la poblacin y no nos permite ser identificados por aquello en especial, pasa a ser un evento mas Las variables pueden ser:

Segmentacin Demogrfica. Define a qu perfil de potencial cliente se dirige la feria, segn sexo, edad, estrato sociocultural, etc. Segmentacin Geogrfica. Es importante identificar las zonas, de donde provendrn los visitantes y participantes, para ello puede tomarse en cuenta la distribucin zonal que ha diseado el Municipio del Distrito Metropolitano de Quito. Sector empresarial. Se puede definir que sector econmico est generando empleo en cierta parte del ao, por ejemplo 1 trimestre (Recaudadores por ventas navideas), 2 trimestre Ventas de intangibles, instructores, transportistas (Venta de vacaciones), 3 trimestre Costureras, supervisores, empleados de planta, repartidores (entrada a clases) 4 trimestre Ventas temporales de todo tipo, operadores tursticos, etc. (navidades)

Esto nos permite conocer el marco para ubicar el perfil de los visitantes potenciales clientes; asimismo, nos permite disear la feria, organizar y formar el equipo que la desarrollar. Por ejemplo: Si la feria est dirigida a las mujeres, el nombre de la feria, el montaje, el ambiente, los servicios de atencin, etc.; deben tener en cuenta los hbitos de consumo, las motivaciones de compra y, sobre todo, los productos que atraen a este sector. 1.2. Tipos y perfil de los clientes. Es importante saber quin compra o toma la decisin de la compra o del servicio propuesto ya que no debemos dispersar mucho las opciones que va a mirar el asistente. Tipos de clientes. Cuando una feria es de pequeos productores por ejemplo, tiene la posibilidad de llegar a cuatro tipos de clientes: a. Usuarios finales del bien o servicio. Aquellas que compran directamente. Forman parte de la venta al detalle u hogares que solicitan directamente el servicio, por lo tanto se trabaja el precio al por menor. b. Comerciantes / Empresarios: Son los intermediarios, constituido por ambulantes, tiendas, etc. Se les denomina comerciantes minoristas. Para ellos se tiene una estrategia de precio al por mayor (En este caso la Bolsa de empleo tiene como nicho las intermediadotas de personal que por el momento no son consideradas en el proceso).

MANUAL PARA LA ORGANIZACIN DE FERIAS DE EMPRENDEDORES Y EMPLEO CONQuito c. Empresas / Gremios. Pueden ser: Distribuidoras, Tiendas, o en el caso de la Bolsa Metropolitana de Empleo Asociaciones, gremios profesionales, etc. Empresas que, sin intermediar nuestros productos, requieran de ellos para su personal por una diversidad de necesidades o en el caso de la Bolsa Metropolitana de Empleo hablamos de los reclutadores de personal. Empresas que adquieran productos para el funcionamiento de la misma. d. Y por ltimo, existen empresas que requieren bienes de capital, fabricados por MiPyMes. Poe ejemplo; hornos, maquinarias y herramientas para la industria de la panificacin; cocinas, conservadoras, mquinas y equipos de refrigeracin para restaurantes; zapatos Impiden que la gente compre mis productos, porque la desplazan hacia otros lugares? La respuesta tiene que ser clara. Precisamos esto porque se tiende a creer que la competencia a una feria es otra feria, organizada por otro promotor. Y, cuando no existe otra se puede creer que no hay competencia, sin valorar que existen otros negocios, ajenos a ferias, que ofrecen productos y servicios que satisfacen las mismas necesidades. De ah que sea importante saber cuales son las fortalezas y debilidades nuestras y de la competencia; as contaremos con una informacin bsica para trabajar una estrategia de feria que vaya ms all de lo comercial dejando un posicionamiento de marca, fidelizando clientes entre otros. El pblico debe ser consciente de estar comprando directamente a productores, con un mejor servicio, con precios sin intermediarios y, adems, contribuyendo a potenciar la actividad productiva de su regin y la generacin de empleo. No basta ser una feria de productores locales o proveedores de servicios gratuitos, tenemos que parecerlo y demostrarlo. Ah radica la diferencia competitiva con nuestra competencia. 1.4. La tendencia del mercado. Es importante saber que la organizacin y el concepto de feria no son siempre los mismos; Se deben ir adaptando a los cambios en los gustos, deseos, necesidades y preferencias en la compra o adquisicin de un servicio. Adems, los potenciales clientes exigen, cada vez ms, una atencin esmerada por lo que la feria tiene que ir renovndose cada ao en funcin a las nuevas demandas detectadas. Ah radica la importancia de conocer y visitar las diversas experiencias de organizacin de ferias de carcter nacional, internacional y especializado. Para tener informacin de las ferias internacionales, es importante visitar las diversas cmaras de la produccin, comercio y gremios de MyPiMes. Conocer las tendencias del mercado quiere decir, averiguar por anticipado cules son los cambios que se van a presentar en l. 1.5 Las motivaciones de compra. Cuando una persona va a una feria con la disposicin de comprar, tiene dos ideas muy marcadas: que va a encontrar novedades

MANUAL PARA LA ORGANIZACIN DE FERIAS DE EMPRENDEDORES Y EMPLEO CONQuito expresadas en el diseo y la tecnologa, y que va a comprar productos o adquirir servicios de calidad a precios favorables, lo que se conoce como precio de feria. Tambin supone que la feria es un espacio donde encontrar servicios de recreacin y ocio, que le permitan ir con la familia o los amigos; es decir, espera servicios complementarios. En este marco, los potenciales clientes desarrollan dos motivaciones de compras que debemos tener en cuenta a la hora de disear y organizar la feria: La reflexiva: Este tipo de compra se da cuando la feria es especializada o el cliente requiere un producto cuyo costo es alto o se trata de un servicio innovador sin precedente. Por ejemplo. Si es una feria del Empleo, el potencial cliente va a buscar unas determinadas caractersticas en el personal y el servicio mismo, que ya ha predefinido antes de su visita, como un proceso de seleccin por competencias u otro enmarcado dentro de su sistema de aseguramiento de calidad. El proceso de compra es ms complejo, ya que requiere informacin y reflexin para tomar la decisin de compra. La impulsiva: son compras que se realizan sin haberlas programado, y responden a un deseo inmediato (se asientan en nuestras emociones para la toma de la decisin PNL1). Se da en productos de rpida rotacin y menor valor. Por ejemplo: (1) En BioFerias: Alimentos sanos, vistosos, procesados y empacados en una canasta fcil de transportar y ofrecida en medio de un ambiente con msica popular en alto volumen y un discurso preparado por el mismo productor en cuanto a los beneficios del alimento en su estado natural Una feria tiene xito si en su estrategia atiende ambos tipos de motivacin de compra. Por ello debe orientar a los expositores para que tengan productos en ambos sentidos. 1.6. Hbitos de compras. Hay que conocer la costumbre que tiene el potencial cliente por comprar en determinadas zonas y mercados o adquirir servicios de uno u otro nivel de complejidad. Y tener en cuenta que la costumbre puede ser modificada y orientada hacia la feria a travs de las siguientes facilidades y estrategias: Sencillo acceso al recinto ferial. Garantas de seguridad y comodidad, dentro y fuera del recinto ferial. Variedad de productos y servicios. Garantas que respalden la calidad de los productos Variedad de modalidades de pago: efectivo, tarjetas bancarias, venta y pago en Dlares con un tipo de cambio preferencial. La percepcin de que, al comprar en la feria, su dinero y su presencia tienen ms valor que en cualquier otro sitio de la competencia. Atencin personalizada. Recuerden que estamos en el boom de los hipermercados, centros comerciales y almacenes, donde, en muchos casos, los vendedores ya no son ejecutivos de ventas, son asesores de compra entrenados. Por ejemplo: Si el cliente va a comprar una canasta orgnica se le puede orientar en la manera de preparar y servir los alimentos que se lleva. Si el servicio es de1

Programacin Neuro Lingstica

MANUAL PARA LA ORGANIZACIN DE FERIAS DE EMPRENDEDORES Y EMPLEO CONQuito contratacin de personal, el asesor puede darle unos tips para encontrar ms rpida y efectivamente los candidatos que busca u ofrecerle herramientas de exploracin rpida en la entrevista, etc. 1.7 El conocimiento del mercado El conocimiento de las variables del mercado da un mayor acercamiento al mercado objetivo. Como promotores de la feria, nos permite: a. Tener un mejor conocimiento del pblico objetivo a travs de la elaboracin del perfil del posible cliente. b. Cumplir con los objetivos de beneficios en ventas para los productores y las MYPE que se inscriben como expositores (reclutadores en el caso de las ferias de empleo), e ingresos para todos los que trabajan en la cadena productiva y de mercadeo (Bases de datos fiables en el caso de la Bolsa Metropolitana de Empleo). c. Avanzar en el posicionamiento de la localidad o regin en la actividad productiva escogida y, por lo tanto, en la creacin de un nuevo espacio de mercado para la produccin o producto o prestacin del servicio, que deseamos posicionar. d. Lograr un proceso de mejora continua a travs de la feria. Esta es una herramienta estratgica para trasmitir y poner en prctica nuevos conocimientos y tcnicas para el desarrollo de productos o aplicacin de nuevas metodologas de acuerdo a la tendencia. e. Lograr la sostenibilidad en trminos financieros. S permite vender ms, obtener nuevos clientes y la ruta de un crecimiento sostenible de sus negocios, es probable que en la prxima feria, las inscripciones tengan una mayor demanda al considerarse como una inversin que les generar sostenibilidad del proyecto respectivo. 2. PUBLICO OBJETIVO Una vez determinado el segmento de mercado, tienen que cuantificarse los tipos de clientes. Y conocer dnde podemos ubicarlos y como llegar a ellos. Un ejemplo: Para productores de tomate en el Valle De Los Chillos. Cuantificaremos la poblacin aproximada que hay en el valle y el catastro de empresas productoras o proveedoras de tomate. Luego, para tener el indicador que me interesa de acuerdo a mi plan de marketing debera saber cuantas marcas de tomate orgnico existen. Si existen 25 mil consumidores, ste es mi pblico objetivo. Para llegar a todos me planteo una estrategia de comunicacin que resalte las ventajas en cuanto a los productores y proveedores en general y especialmente a mis competidores en la produccin de tomate orgnico. Esperando lograr, por lo menos, que de unas 6 mil personas que visiten la feria y compren un kilo del producto. Esto permitira vender a 5 mil personas, que es el 20% del mercado de consumidores de tomate orgnico del Valle d los Chillos. Este ejercicio es fcil de realizar. Permite plantearnos un indicador que puede ser un nmero de personas o un porcentaje de la poblacin y da informacin a los productores o asesores del a Bolsa de Empleo, sobre las ventas o contactos que pueden realizar en la feria. Tambin es un dato que permite negociar mejor con los potenciales auspiciadores.

MANUAL PARA LA ORGANIZACIN DE FERIAS DE EMPRENDEDORES Y EMPLEO CONQuito 3. ESTRATEGIAS DELMARKETING MIX La mezcla de acciones de mercadeo, denominada Marketing Mix, incluye clsicamente a las llamadas 4 Ps: Producto, Precio, Plaza y Promocin. Estas son conjuntos de acciones que deben adecuarse a cada familia de productos o servicios, segmentos de mercado y ubicacin en las cadenas productivas. Para el caso de las ferias, hay que considerar los siguientes aspectos estratgicos. 3.1 Estrategias del PRODUCTO. Desde el punto de vista del marketing, el concepto de producto abarca hasta los servicios (intangibles). En ese sentido una feria tiene los siguientes elementos: el servicio de organizacin (intangible), el recinto ferial y los stands (tangibles). Tenemos que manejar la feria como un gran producto a lanzar al mercado. A travs de este enfoque trabajamos los componentes tcnicos de una estrategia de producto. Para ello debemos tener en cuenta que la esencia est en la satisfaccin de necesidades ms beneficios esperados. Producto = Satisfaccin + Beneficios Esperados, Tiene que tenerse en cuenta tanto para los productores MYPE / Asesores de Bolsa de Empleo, que son los clientes de la feria; como para los visitantes de la feria, que son los clientes de los expositores. Recinto ferial: a. Debe asegurarse de que los galpones o pabellones tienen la amplitud, iluminacin y ventilacin adecuadas para los productos o servicios. Las estructuras deben ser modernas y seguras. Dando una imagen de solidez, modernidad y calidez. (Recordemos que hay la posibilidad de vender e impregnar una mala imagen tambin) b. Los stands tienen que armarse con paneles modulables para prestar servicios de exhibicin de productos, rtulos de promocin y de seguridad, sin limitar el rea de exhibicin de los productores y proyectando una imagen empresarial. c. Las reas peatonales deben tener la amplitud adecuada para el paseo de los visitantes considerando que las personas con discapacidad a menudo requieren de espacions ms amplios y que faciliten la movilidad. Calidad. Va a depender, bsicamente, de los siguientes elementos: a. Los productos o servicios deben corresponder a los criterios de calidad que demanda el mercado. Para ello se debe pasar del concepto de control de calidad al de calidad como una cultura de vida, basado en procesos de calidad que aseguren la calidad del producto final. Esto implica controlar todo el proceso de produccin y del servicio de atencin al cliente. De ah la importancia de capacitar y dar asistencia tcnica a los productores o reclutadores que se inscriben como expositores. b. La organizacin debe contar con un recinto ferial y stands con la mejor calidad que permita el presupuesto, con accesos tecnolgicos y servicios de atencin a los expositores y clientes finales, para ello se puede involucrar a los dueos del recinto como parte de la organizacin o auspicio. Marca. Aqu es importante tener en cuenta la importancia de dar un nombre comercial a la feria, en funcin a criterios tcnicos desarrollados en dos fases:

MANUAL PARA LA ORGANIZACIN DE FERIAS DE EMPRENDEDORES Y EMPLEO CONQuito Primero, se desarrolla el concepto para desarrollar el nombre. Se trabaja una relacin de nombres, teniendo en cuenta los objetivos y el tipo de feria, en funcin al pblico objetivo.

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Segundo, se estudia la parte creativa del diseo grfico, para determinar el logotipo e isotipo de la marca para asegurar que guarda armona con la imagen de CONQuito.

La marca resume la amplitud de los productos, el concepto de la feria y a quienes nos queremos dirigir. Veamos un ejemplo de marcas: Ejemplo de cobertura de una Marca de Servicios. El cuadro habla por si solo de la importancia y el manejo adecuado de la marca, como un medio de promocin de servicios especficos (referente), porque si logra introducir el concepto, la cobertura ser mucho mayor. Presentacin Siempre relacionada con la imagen de feria. Se tiene que trabajar a dos niveles: a. El primero, es la forma de comunicar la feria a los expositores y al pblico objetivo. Trabajando la publicidad adecuada para cada caso. b. El segundo, tiene que ver con el montaje del recinto ferial, pabellones, stands, rea peatonal, ambientacin (jardines, sonido, color, etc.), sealizacin, informacin, mapeo, servicios y reas de recreacin. Siempre con el objetivo de ofrecer la mxima comodidad al visitante. Empaque / presentacin del producto. Una vez determinada la feria que queremos lograr, se trabajan los medios que permitan empaquetar o presentar el concepto de la feria. En conclusin, es la nocin ms amplia de lo que significa el empaque, implica trabajar Tipo de feria Lneas de Productos Pabellones Pblico Objetivo La Feria Escolar Producto orgnico Canasta familiar Empleo para vendedores Capacidades diferentes Ecoturismo Nieras y servicio domstico Catering Software, etc. Ordenadamente: lo primero que hay que trabajar es el logotipo e isotipo de la marca de la Feria, con mucha creatividad y luego viene el papel membreteado, la carpeta, la folletera, el afiche los banners, las identificaciones de Montaje, Participante, Auspiciante y organizador y los rtulos. Estos vienen a ser los elementos bsicos del empaquetamiento. Todo lo dems corresponde a la estrategia de publicidad.

MANUAL PARA LA ORGANIZACIN DE FERIAS DE EMPRENDEDORES Y EMPLEO CONQuito Instalacin El recinto ferial debe tener el rea suficiente para feria y recepcin de los vehculos. Una subestacin elctrica, con la cantidad de energa necesaria. El sistema de agua que permita un abastecimiento de agua a toda la feria y una batera sanitaria con capacidad suficiente. El pabelln En general existen tres formas para trabajar dicha rea: a. La primera es la agrupacin ordenada de stands, de acuerdo a las lneas de produccin. b. La segunda tiene que ver con el armado de toldos con capacidad para 40 a 60 stands (Promedio), requiriendo cierto criterio de tecnologa para la instalacin, que brinde la seguridad a los expositores y los visitantes protegiendo los productos. c. La tercera, tiene que ver con la construccin de galpones para ser utilizados como pabellones o la instalacin de carpas en los exteriores del pabelln si las condiciones antes mencionadas son favorables. Es el momento de montar los stands, que deben contar con condiciones para la buena presentacin de los productos y una atencin al cliente. Por ejemplo: el punto de luz debe tener acceso a una cantidad de energa que permita tener la iluminacin suficiente para apreciar los productos. Los stands tienen una lgica modular, que permite reas para la venta y el almacn de los productos, una presentacin adecuada y el cierre del stand, una vez culminada la jornada. Aprendizaje Con relacin a los expositores, la feria contempla un proceso de capacitacin y asistencia tcnica para el desarrollo de productos o servicios, los aspectos tcnicos de la produccin, el marketing y ventas. Existe un segundo nivel de capacitacin e informacin acerca del funcionamiento, uso adecuado y mantenimiento de los productos, que se ofrecen en la feria. Post Venta Con relacin a los expositores se cuenta con dos actividades:

a. La primera: una reunin de balance, en un marco de confraternidad, donde sepueda reconocer y premiar a los expositores que ms han destacado, al stand ms hermoso, la mejor estrategia de atencin al cliente, la promocin ms creativa y efectiva, el mejor vendedor o vendedora. Estos, entre otros reconocimientos, que siempre son necesarios, desde nuestro rol de organizadores de feria y de representantes del gobierno local y de las asociaciones promotoras. b. La segunda: tiene que ver con la realizacin de un taller de capacitacin para planificar la organizacin de la siguiente feria, determinando, por ejemplo, las instituciones tcnicas y proyectos para la asistencia y capacitacin en el lanzamiento de nuevos productos.

MANUAL PARA LA ORGANIZACIN DE FERIAS DE EMPRENDEDORES Y EMPLEO CONQuito Con respecto al pblico objetivo, implica trabajar tres cosas: a. Armar una base de datos a partir de los cupones de sorteos, que se puedan realizar, o cuestionarios que se efecten en la entrada o salida. Esto permite analizar a los clientes que visitan la feria. b. La entrega a domicilio o en una ceremonia oficial, de los premios de los sorteos desarrollados. Se debe contar con material y equipos para el registro a travs de: fotos, vdeos, actas de entrega, etc. c. Los expositores tienen que realizar un seguimiento de los productos ms y menos vendidos durante la feria y de igual manera los contactos y bases de datos generadas. Con respecto a los auspiciadores a. Se debe entregar una carta de agradecimiento y una copia del balance final de la feria. 3.2 Estrategia de PRECIO para la participacin en la feria. Ser de carcter promocional, en funcin a las MYPE o servicios promocionados en la feria y el fomento del desarrollo productivo local se debe considerar los costos de inversin, los de servicios y gestin; as como la difcil situacin de algunos sectores productivos. Lo importante es garantizar la participacin de sectores representativos de la micro, pequea y mediana empresa as como de los gremios y asociaciones en el caso de las ferias de Empleo. Ejemplo de cuadro de precios. Del cuadro se desprende que el m2 es de $60.00 (sesenta dlares) y el tamao depende de la produccin o productos a exponer en ventas o del nivel de los expositores y reclutadores de personal en el caso de las ferias de Empleo. Una informacin que ayuda como referencia es el precio de inscripcin de otras ferias. 3.3 Estrategias de PLAZA Segn el Ciclo De Vida Del Producto Feria Lanzamiento Lo central de esta etapa es dar a conocer la feria a los productores y a los potenciales clientes y consumidores de los servicios de CONQuito. a. Requiere de la utilizacin intensiva de la publicidad y promocin. b. Se recomienda aplicar la variable precio, introduciendo lo que se denomina precio de lanzamiento para el costo del stand, y el precio directo del productor o de fbrica para el consumidor. c. Probablemente, en esta fase los ingresos sean bajos. Hay que considerar que, costos derivados de la inversin en infraestructura para la creacin de la feria, prorratearn en las prximas ferias, y los que se deriven de la estrategia comunicacin, pueden ser respaldados por empresas o instituciones interesadas auspiciar. Desarrollo Se trata de consolidar la feria como producto en el mercado. los se de en

MANUAL PARA LA ORGANIZACIN DE FERIAS DE EMPRENDEDORES Y EMPLEO CONQuito a. En este punto hay que estudiar indicadores de preferencias de los clientes que compran y visitan la feria, afluencia del pblico, montos de la venta total y el comportamiento de la competencia. b. Suelen efectuarse ajustes en los precios. c. Se trabaja ms la tcnica del Merchandising (publicidad en el punto de venta). d. Se mejoran y amplan los servicios que el pblico objetivo requiere para sentirse cmodo en todo el recorrido y proceso de compra en la feria. Madurez Se alcanza cuando la feria se ha situado en el mercado y ya tiene aceptacin y buen nivel de consumo. En esta etapa deben generarse altos beneficios. un

a. Las acciones de marketing generalmente son innecesarias, salvo s una fuerte iniciativa de la competencia hace peligrar las expectativas de ventas y beneficios. b. Es el momento para evaluar la historia de la misma, su rendimiento, y preparar planes para introducir innovaciones con el fin de perfeccionarla tcnicamente para diferenciarla de la competencia. c. Si la investigacin nos muestra resultados que hicieran prever el agotamiento del producto (feria), hay que considerar su sustitucin. Declinacin Se inicia con una progresin descendente de las ventas y beneficios. Es aconsejable emplear la feria en esta fase como vehculo de investigacin, con el fin de conocer los gustos y preferencias de los consumidores y utilizar este conocimiento para la creacin de productos sustitutos. NOTA: Hay que aclarar los diversos tipos de feria, no tienen la misma duracin total (ciclo), ni etapas (fases) debe entenderse como una referencia indicativa para la aplicacin de distintas estrategias de marketing. 3.4 Estrategias de COMUNICACIN La publicidad Tiene como objetivo comunicar y posicionar el nombre y eslogan de cada feria acompaado de la marca CONQuito, con el lugar y fecha del evento, as como la ventaja competitiva (referente) y valor agregado. Para ello utilizaremos los siguientes medios: Banners, murales, afiches, volantes, perifoneo, spot de radio y TV. El proceso para lanzar la publicidad, se inicia culminado el diseo y produccin de la marca comercial de la feria, y debe seguir el siguiente proceso: a. La marca se enva a un creativo, para el diseo del logotipo e isotipo, debe preparar un brief (resumen para medios) del proyecto de la feria, y elaborar distintas propuestas, a travs de una variedad de bocetos, para la marca comercial de la feria. b. Se trabajan los artes de los medios contemplados, por lo general: Afiches, volantes, banners horizontales, banners salchichas, banners verticales, murales y publicidad en medios periodsticos.

MANUAL PARA LA ORGANIZACIN DE FERIAS DE EMPRENDEDORES Y EMPLEO CONQuito c. Antes de tener los artes listos para la impresin, y posterior inicio de campaa, la organizacin debe definir los auspiciadores para que sus logotipos estn en la ubicacin correspondiente. A veces se desarrollan artes dejando espacios para seguir buscando auspicios. d. Paralelamente, se tiene que producir el spot para ser usado en los medios de audio, que pueden ser: emisora locales, perifoneo o la programacin interna de otra feria en el mismo recinto. e. Mientras se desarrolla el proceso de diseo e impresin de los medios, se tendrn listos los instrumentos y herramientas para el lanzamiento de la campaa de publicidad, como:

Mapeo de zonas y lugares donde se van a colocar los afiches, banners, etc. Recorrido del perifoneo. Relacin de mercados donde se va ha retrasmitir el spot, as como el contrato o convenio de trabajo con la radio local, con hoja de pautaje de los avisos. Movilidad para todos estos aspectos. Equipo de campo, o el servicio a contratar para la campaa de volantes, reparto de afiches y perifoneo mvil.

f. Lanzamiento de la campaa. Nuestra propuesta de tiempos es la siguiente, en funcin a la fecha de inauguracin de la feria:

Los murales con dos meses de anticipacin Las banners con cuatro semanas. El spot de audio con dos semanas. Los afiches, dos semanas de anticipacin. El volanteo, con una semana de anticipacin. Esta puede ser directamente al pblico objetivo, o en forma conjunta con el perifoneo.

Con relacin a la campaa en la radio local es importante identificar cuales son los programas ms sintonizados por nuestro pblico objetivo y coordinar las visitas a dichos programas para promocionar la feria.Aprendimos tres cosas: Hay que respirar la feria en el sentido de estar implicados laboral y personalmente, para trasmitirla y convencer a los dems.

1. 2. 3.

Una feria con un enfoque de desarrollo local, articula y moviliza a otros agentes de desarrollo, como los productores, empresarios, medios de comunicacin y pobladores del Distrito Metropolitano de Quito. En este tipo de feria, el definir que lo importante era llegar a los discapacitados, nos permiti afinar la estrategia de comunicacin. Para el trabajo de promocin y publicidad se requiere de una persona con el perfil profesional adecuado que, adems, tenga una visin integral del trabajo que deseamos realizar. Evidentemente, no lo va realizar solo sino que estar bajo la direccin del coordinador de la feria y en relacin con los jefes de los Pabellones, contando con el apoyo de todo el equipo de la Feria.

La promocin Tiene como objetivo incentivar la presencia de pblico para incrementar las ventas de los expositores. La actividad promocional debe tener un responsable. Para ello debemos tener en cuenta que existen dos procesos en la organizacin de la feria: el

MANUAL PARA LA ORGANIZACIN DE FERIAS DE EMPRENDEDORES Y EMPLEO CONQuito primero orientado al expositor, y el segundo al pblico visitante. A continuacin proponemos una relacin de medios, que pueden ayudar a organizar la estrategia. Actividades de Promocin orientadas a los expositores. Tendr como resultado final la certeza para las MIPYMES y reclutadores de que, por el precio de un stand, estn recibiendo ms valor que el pago monetario por su derecho de participacin. Rueda de Negocios: Articula al expositor con clientes mayoristas, que demandan productos o servicios de CONQuito para su comercializacin o aplicacin a travs de cadenas de puntos de ventas o agencias de servicios. En el mbito de las MIPYMES la rueda de negocios que ms se han desarrollado, son las BioFerias en donde los demandantes buscan producto orgnico de calidad a mejores precios. Premio a los productores PYME del ao: Existen determinada ferias que convocan a todos los sectores productivos del Distrito, premiando a los que ms han destacado por su crecimiento, calidad y generacin de mano de obra. Concursos de determinados sectores productivos: Esto implica que se disee un certamen innovador, que permita ver la capacidad de produccin desde una perspectiva de innovacin y creatividad. Conferencias magistrales especializadas: Se organiza un conjunto de conferencias con especialistas que puedan dar a conocer su experiencia, en temas de desarrollo tecnolgico, empresarial y nuevos productos. Estas actividades hacen de la feria todo un acontecimiento empresarial, y ah est el valor agregado al que, en el comienzo, hacamos referencia. Actividades de promocin orientadas al pblico objetivo Son actividades a desarrollar en el transcurso de la feria, tales como: Eventos: Se organizan conferencias orientadas a informar a los consumidores cerca de las bondades y fortalezas de los productos. Sorteos: Se realizan sorteos permanentes que motiven la visita repetitiva, dando los boletos en funcin al gasto efectuado en compras. Juegos: Un espacio dedicado a la recreacin mas fraternal entre los visitantes y los expositores. Artsticos: Teatro, grupos de msica y baile, etc. Tambin debemos tener en cuenta otros medios como: ofertas, canjes, regalos, catlogos, desfiles de modas, tarjetas personales de descuento, etc. Es recomendable contar con un plan de organizacin de sorteos, enfocado como instrumento para la medicin de las ventas. Debemos ser muy cuidadosos en todo el proceso, para garantizar su transparencia, dando seguimiento a: La entrega de los cupones a los expositores, el llenado correcto de los cupones, la colocacin en nforas adecuadas y visibles, el control diario de la entrega de los cupones que ayude a medir el movimiento econmico diario, y terminar con la entrega adecuada de los productos a los clientes ganadores.

CAPTULO TERCERO:

MANUAL PARA LA ORGANIZACIN DE FERIAS DE EMPRENDEDORES Y EMPLEO CONQuito LA ORGANIZACIN Y LOS PROCESOS 1. ACTIVIDADES PREFERIA 1.1 Formulacin del proyecto Se requiere una gran dosis de innovacin y creatividad y una formacin bsica en formulacin de proyectos. En caso de tener dificultades recomendamos recurrir al apoyo de ONG o Agencias expertas en DEL. En el presente manual presentamos casos de proyectos de ferias que pueden dar ideas, para formular proyectos mejorados. 1.2 Formacin del equipo La formacin del equipo va a depender de quin lidere la organizacin de la feria. As, la decisin de realizarla puede iniciarse en CONQuito, la municipalidad, alguna ONG, una agrupacin de productores, etc. En todo caso siempre debe haber una coordinacin estrecha entre los distintos actores locales. Y se debe buscar la asistencia tcnica y el auspicio de organizaciones no gubernamentales y empresas interesadas en apoyar al sector de las MyPiMes as como a los cesantes en cualquiera condicin. Recomendamos los siguientes perfiles como los ms adecuados: Formacin Acadmica profesional y tcnica en Administracin, Marketing, Economa o formaciones afines y que est directamente relacionado con el da a da del proyecto. Experiencia o voluntad de trabajar con el sector de micro y pequea empresa y grupos vulnerables de la poblacin. Experiencia como organizador o promotor de eventos. Que sea de la zona y conozca sus potencialidades. Experiencia o formacin en aspectos del desarrollo local. Capacidad de trabajar en equipo. Capacidad para las relaciones pblicas. 1.3 Tipo de Organizacin Si CONQuito a travs de CONQuito organiza... En este caso, la oficina encargada debe ser aquella que tenga que ver con la promocin empresarial de la MYPE o el Desarrollo Econmico Local a travs de cualquiera de sus proyectos. Se recomienda desarrollar el siguiente proceso: La formacin del equipo, en funcin al perfil y los trminos de referencia del proyecto, feria o necesidades puntuales del mercado. La elaboracin del proyecto, transversalizando el enfoque del Desarrollo Econmico Local. El proyecto debe ser presentado, en primer lugar, a la coordinacin del proyecto correspondiente o la direccin, para que inicie el trmite de aceptacin y aprobacin del mismo. Esta significa un apoyo institucional explicito a la corporacin. Obtener una cuenta contable para ferias, que garantice el control y transparencia de los recursos que ingresan para organizar la feria. La Administracin debe brindar todas las facilidades procurando que las normas internas de CONQuito no se conviertan en una traba para la toma de decisiones, como las demandas de servicios y compras para la organizacin y lanzamiento de la feria.

MANUAL PARA LA ORGANIZACIN DE FERIAS DE EMPRENDEDORES Y EMPLEO CONQuito Por ejemplo: Podra suceder que los ingresos por participar en la feria ingresan a la cuenta de la administracin de CONQuito slo con una firma y, sin embargo, para sacar los fondos, que permitan cubrir lo gastos presupuestados, se requieren ms de dos firmas debido al proceso establecido. Evitar esto, requiere una comprensin de los objetivos de la feria y no voluntad solamente, para simplificar el proceso. Si lo organiza un equipo o empresa promotora... En este caso se dan dos variantes. 1. La organizacin de la feria llevada a cabo por una empresa privada de eventos o un promotor. En este caso recomendamos conformar una comisin organizadora, donde los representantes de CONQuito, los posibles expositores y los posibles auspiciantes, puedan trabajar la primera fase de enfoque de la feria. Aqu es importante que el representante de CONQuito asuma el liderazgo del proceso preferia que corresponde a la preinscripcin: visita a las MiPyMes / empresas y gremios en el caso de Bolsa de Empleo, capacitacin de las seleccionadas. De tal manera que la empresa promotora inicie su trabajo desde la inscripcin de los expositores seleccionados. Si la empresa es promovida por los productores y/o entidades promotoras del Desarrollo Local, Tambin se debe contar con un equipo de feria. Los miembros de la comisin organizadora toman decisiones de carcter general y dan lineamientos que trasmiten al coordinador general de la feria, que acta como gerente de la organizacin. Tambin en este caso es importante contar con el apoyo de CONQuito, para que lidere y coordine la etapa preferia. 1.3 Preinscripcin Es abierta a la poblacin de todos los sectores productivos que tengan potencialidades en funcin a las ventajas competitivas y comparativas de la zona. La preinscripcin debe contar con un proceso bsico de publicidad y promocin, dirigido, principalmente, a los actores definidos como prioritarios para su promocin. Esto no implica que otros actores, con menos presencia en la actividad econmica, no participen. Significa que, al final, les va a beneficiar ms a los primeros porque son los que tienen potencialidades, como base para la creacin de un mercado competitivo al servicio de la regin. Una herramienta para iniciar este proceso es el Diagnstico de la situacin productiva / de empleo, econmica y empresarial. Es necesario contar con un diagnstico de las necesidades del mercado. As podremos identificar los sectores productivos ms importantes y los perfiles de los productos y servicios ofertados y demandados. 1.4 Visita al campo (MiPyMes / empresas y gremios). Esta visita de campo nos va a permitir contar con informacin en funcin a la feria que se va a organizar y, en consecuencia, permitir disear o ajustar la propuesta de capacitacin, asistencia tcnica, asesora y servicios que requiere el mercado al que apuntamos, por parte de las instituciones especializadas que van apoyar esta parte del proceso podemos recoger sus experiencias y datos estadsticos. Es el momento de probar las fortalezas y debilidades de sus productos o servicios, de levantar la informacin comercial (lnea de produccin, productos estrellas) y abordar las necesidades para una buena presentacin en la feria Para cumplir con el trabajo de ver la calidad de los productos, se puede nombrar una comisin integrada por el responsable de la feria, participarn tcnicos, oficiales tcnicos y en l posible una contraparte de las empresas, gremios, asociaciones y auspiciantes.

MANUAL PARA LA ORGANIZACIN DE FERIAS DE EMPRENDEDORES Y EMPLEO CONQuito 1.5 Capacitacin y asistencia tcnica Se recomienda contar con un mdulo de capacitacin y asistencia tcnica por lnea productiva a impulsar en la regin, que contenga lneas generales de varios temas. Luego es importante capacitar al equipo que estar en el campo de batalla relacionndose directamente con los expositores, auspiciantes y potenciales clientes. Por ello deben estar debidamente preparados. Deben ser capacitados, no slo en tcnicas de ventas y atencin al pblico sino, adems, conocer las necesidades del mercado de punta apunta, y su proceso productivo. 1.6 Inscripcin Los participantes deben cumplir ciertos requisitos: Deben ser micro y pequeas empresas con productos innovadores, de calidad y con capacidad de generacin de mano de obra. No deben adeudar, por ningn concepto, al Gobierno Local o estar constituidos como empresas tercerizdoras de servicios de colocacin. Deben tener un buen perfil crediticio. Deben ser emprendedores, dispuestos a la mejora continua. Para realizar la inscripcin se deben considerar aspectos como: Pagos Capacitacin Firma de contratos / firma de convenios. Reglamentos Entrega de credenciales y pases Asignacin de espacios para bodegaje durante las noches Entrega de mapas y distributivos de los stands y servicios de la feria

1.7 Montaje Consta de: montaje, decoracin y ambientacin. Lo ideal sera contar con un recinto ferial con un rea a partir de los 2.400 m2, que incluyen espacio para al menos 40 stands y los puntos de organizacin y auspicio, adems incluye espacio para el flujo de los visitantes. Durante la realizacin de la feria, el recinto ferial debe dar y brindar un ambiente de feria. Para ello recomendamos lo siguiente: Todo el cerco perimtrico debe estar adornado y sealizado con banderas y banderines, sobretodo en la entrada principal. Un programa de radio de la feria, con un fondo musical adecuado al pblico objetivo de la feria. Varias puertas de acceso. rea peatonal para pblico asistente rotulada y sealizada. Varios servicios higinicos y un adecuado sistema de limpieza y mantenimiento de los mismos. Prever reas para montar espectculos recreativos y de promocin cultural, Contar con una zona de parqueo amplia. Una adecuada sealizacin que permita ubicar fcilmente el campo ferial. Tener garantizada la cantidad de energa requerida para el funcionamiento de las mquinas, equipos y la iluminacin del recinto ferial. Abastecimiento a travs de un reservorio o un sistema que garantice la disponibilidad del

MANUAL PARA LA ORGANIZACIN DE FERIAS DE EMPRENDEDORES Y EMPLEO CONQuito agua necesaria, se puede incluso pedir apoyo al EMAAPQ para que instale surtidores de agua para los visitantes. 2. DESARROLLO DE LA FERIA 2.1 Inauguracin La inauguracin tiene que ser un gran acontecimiento para la zona, con impacto en la opinin pblica. Por ello es importante que CONQuito invite a las autoridades regionales, sectoriales y nacionales de ser el caso, as como al sector empresarial interesado en los servicios de CONQuito. En la inauguracin siempre tiene que tener alguna novedad con respecto al acto protocolar, ste puede ser: un desfile de los productos que se exponen en la feria o algn acto de premiacin a la innovacin, creatividad y espritu empresarial. La inauguracin es una ocasin para que los organizadores muestren su espritu innovador, por el lado de la Bolsa Metropolitana de Empleo, es el momento de posicionar el servicio y en este contexto puede exhibir sus innovaciones tecnolgicas y metodolgicas. Al final de la misma debe haberse creado un ambiente de confraternidad afn a la feria. 2.2 Desarrollo de la feria Muchos organizadores piensan que inaugurada la Feria solo tienen que preocuparse de los eventos artsticos; sin embargo, durante esta etapa el trabajo es intenso con relacin a los servicios que tenemos que brindar a los expositores como un excelente servicio de vigilancia y seguridad, energa, agua, SS.HH., radio interna, promocin, etc. Adems de los servicios a los visitantes como informacin, orientacin al consumidor, SS.HH., seguridad, promociones y garanta que estn comprando productos de calidad. Es importante desarrollar una estrategia que nos permita controlar el ingreso del pblico, para cuantificar la asistencia por da, recoger su opinin acerca de los productos, el servicio de atencin al cliente y dems servicios brindados, esto puede hacerse emitiendo pases (costeados o gratuitos) con un desprendible que traiga una pequea encuesta y la opcin de participar en sorteos, beneficios, etc. Otra informacin importante es el movimiento econmico, que nos permite realizar un balance de la feria y su impacto en la economa local. Para abordar todo el trabajo que se desprende de los puntos anteriores, exponemos algunas iniciativas que nos permiten contar con dicha informacin: Preparar un mapa con la distribucin del pabelln y la ubicacin de los stands, para entregar a los asistentes en la entrada. Realizar un sondeo para recoger informacin, en diferentes das y horarios, sobre los aspectos positivos, negativos y sugerencias para mejorar la feria. El mismo da en que se realiza el sondeo e debe procesar y comunicar los resultados a los responsables de la organizacin. Para todas estas actividades es importante contar con un jefe de pabelln que tenga conocimiento de la actividad correspondiente al pabelln, que siempre est al servicio del expositor y de los visitantes, para resolver cualquier inquietud. 2.3 ACTIVIDADES DE PROMOCIN ALDESARROLLO LOCAL

MANUAL PARA LA ORGANIZACIN DE FERIAS DE EMPRENDEDORES Y EMPLEO CONQuito Las actividades de promocin del Desarrollo Local, debern estar en funcin al tipo y las caractersticas de la feria. Veamos algunos casos: Edad estimada Hombres Mujeres Total Menores de edad De 18 a 30 aos Mayores de 30 aos Etc. Conferencias magistrales.Si es una feria de contenido educativo, podemos desarrollar conferencias magistrales en temas afines. Premio a la Excelencia del producto o servicio expuesto por categoras.Como ya hemos sealado, es importante organizar eventos para premiar a los expositores y empresas que ms han destacado en el ao. Puede haber muchos criterios: creatividad, innovacin, calidad en la produccin, buena atencin al cliente, contribucin al empleo, a un desarrollo medioambiental sostenible, etc. Es un reconocimiento pblico a la labor de los emprendedores s como de las personas que dan y ofrecen empleo en condiciones dignas 3. ACTIVIDADES POST-FERIA Consta, bsicamente, de actividades atinentes a los resultados de la feria: Desmontaje, Balance, Liquidacin de pagos, Elaboracin del informe y la sistematizacin recogiendo la evaluacin e impacto de la feria para ser analizada por el equipo organizador, con vistas a valorar las fortalezas y debilidades halladas y construir un proceso de reflexin previo al diseo de la siguiente feria.


CAPTULO CUARTO:LOS COSTOS Y FINANCIAMIENTO 1 PRESUPUESTO DE GASTOS Un ejemplo: 1.0 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 1.7 1.8 1.9 2.0 2.1 2.2 2.3 2.4 3.0 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 4.0 4.1 4.2 4.3 5.0 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6 5.7 PERSONAL Responsable de organizacin Asistente tcnico Jefe de pabelln Asistente administrativo secretario Promotor de feria: promocin, publicidad, eventos Responsable de prensa Promotor y jefe de pabelln Mensajero Transporte cuas de radio Convocatoria Oficios, convocatoria, fichas de inscripcin Movilidad Reporte de volantes y pegado de afiches Reportes de invitaciones Publicidad Afiches 1 millares Volantes 2 millares Banners Murales Spot de radio y TV. Local Publicidad en diarios y revistas Perifoneo Promocin en eventos gremiales y asociaciones Inauguracin y Espectculos de msica Cupones de sorteo Equipo de sonido para presentacin grupos musicales Alquiler de bodegas Pago de servicios: Consumo de agua y energa elctrica Servicio de contabilidad Internet Servicio de limpieza Seguridad y vigilancia (grupo de personas * 2 turno s de12 H.) Servicio de montaje y desmontaje de toldos y tabiquera Servicios de instalaciones elctricas

Con un presupuesto se puede determinar el costo de participacin de cada expositor teniendo en cuenta los siguientes elementos: La cantidad de potenciales expositores interesados. El nmero de stands. La situacin econmica y de mercado de los sectores productivos que deseamos impulsar. Se recomienda una diferenciacin de costos para aquellos expositores que auspician el evento y los que solo participan en el, adems esto vara de acuerdo al tipo de feria, si es de servicios o de emprendimientos.


Debemos tener en cuenta que existen gastos del presupuesto que pueden ser asumidos por instituciones que trabajen en la promocin de la MYPE as como de los otros servicios que presta CONQuito. Otro sector de auspiciadores, que pueden ayudar a descargar el presupuesto, son las empresas que venden productos o servicios a las MiPyMes o aquellas a las que les interesa llegar al mismo pblico objetivo al que se dirige la feria y de igual manera sucede con el servicio de Bolsa Metropolitana de Empleo. Una vez realizada la seleccin de auspiciadores, debemos:

Contar con una propuesta coherente y articulada. Tener indicadores y fuentes verificables, orientados al pblico objetivo que a ellos tambin les interesa. Tener una tabla de posibles aportes valorizados de los auspiciadores, que, por lo general, reflejar las necesidades de publicidad, promocin, prensa e inauguracin. Debemos tener claro lo que vamos a ofrecer por el costo del auspicio, por ejemplo: espacios de publicidad o para la presentacin de sus productos. Dependiendo de la importancia de sus aportes tambin pueden estar en la mesa de honor de la conferencia de prensa, de la inauguracin, de la actividad de promocin ms importante de la feria, etc. 1. Auspicio de oro(Beneficios a, b, c, d y e) 2. Auspicio de plata (Beneficios a, b y e) 3. Auspicio bsico (Beneficios a y b) Se recomienda no pedir dinero. Es preferible que los auspiciadotes asuman los gastos directos que resulten de los compromisos con la organizacin de la feria. 2. PLAN DE FINANCIAMIENTO Se debe contar con un cuadro de proyeccin de ingresos de ventas de espacios para stands, considerando espacios libres para auspiciadores. PROYECCIN DE INGRESOS DE VENTAS DE STANDS Adems el plan de financiamiento debe contemplar la posibilidad de contar con aportes de otras instituciones y empresas interesadas, en rubros que estn en la estructura del presupuesto de gastos. Pabelln y/o stand preferencial para auspicios Oro, Plata y Bsico Actores especiales MUNICIPALIDAD por ejemplo Asociacin MYPE, de productores, gremios, colegios profesionales, etc. Zonas De Servicios de comida reas de libres Auditorio Etc.

MANUAL PARA LA ORGANIZACIN DE FERIAS DE EMPRENDEDORES Y EMPLEO CONQuito PRESUPUESTO DE GASTOS EN FUNCIN A OTRAS FUENTES DE FINANCIACIN

1. PERSONAL1.1. Responsable de organizacin 1.2. Jefe de pabelln 1.3. Asistente administrativo 1.4. Promotor de feria: promocin, publicidad, eventos 1.5. Responsable de prensa 1.6. Mensajero 1.7. Locutor(a) de radio para el perifoneo y programa musical permanente CONVOCATORIA 2.1. Oficios, convocatoria, fichas de inscripcin 2.2. Movilidad 2.3. Reporte de volantes y pegado de afiches 2.4. Reportes de invitaciones PUBLICIDAD 3.1. Afiches 3.2. Volantes 3.3. Banners 3.4. Murales 3.5. Spot de radio y TV. Local 3.6. Publicidad en diarios y revistas 3.7. Perifoneo externo PROMOCIN 4.1. Conferencia de Prensa 4.2. Inauguracin 4.3. Espectculos de msica 4.4. Cupones de sorteo 4.5. Equipo de sonido para presentacin grupos musicales SERVICIOS 5.1. Pago de servicios: Consumo de agua y energa elctrica 5.2. Servicio de contabilidad 5.3. Internet 5.4. Servicio de limpieza 5.5. Seguridad y vigilancia 5.6. Servicio de montaje y desmontaje de toldos y tabiquera 5.7. Servicios de instalaciones elctricas 5.8. Custodia de bodegas

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5.

APORTES Y OTROS POSIBLES INGRESOS Auspicios (OPB) Empresas y emprendedores participantes Aporte reinstituciones Cupones vendidos para Sorteos Etc. Como se desprende de los cuadros, un plan de financiamiento depende bsicamente de la capacidad de los organizadores para buscar el aporte de otras fuentes. Para ello es muy importante el papel promotor de CONQuito y el proceso de trabajo colectivo de

MANUAL PARA LA ORGANIZACIN DE FERIAS DE EMPRENDEDORES Y EMPLEO CONQuito todos los actores que tienen que ver con la organizacin de la feria. Cuando una feria est posicionada es mucho ms fcil conseguir apoyo. Por ejemplo: El presupuesto para la conferencia de prensa, o los servicios de prensa puede ser asumido por un auspiciador.

Desde nuestra experiencia, en o ministerios, municipalidades apoyan con su rea de prensa conferencia incluye dignidades o feria tiene un aporte social, sobre enmarca en la ley.

ocasiones, empresas, cuando la cuando la todo si se


CAPTULO QUINTO:LOS ASPECTOS LEGALES Y ADMINISTRATIVOS 1. PERMISO DE FUNCIONAMIENTO Para obtener mejores resultados deberemos observar las siguientes instancias niveles. 1.1 Institucional Es importante consultar con Asociaciones, gremios, cuerpos colegiados y otras organizaciones, si existen o no impedimentos legales para el despliegue de la feria, esto deber constar en el plan ferial en un apartado de Aspectos legales y administrativos como superado. 1.2 local Se sugiere revisar: Que no est en conflicto con las normas de la Municipalidad. Licencia y permiso para realizar publicidad en la va pblica. Permiso de Defensa Civil. 2. PLAN DE ADMINISTRACIN 2.1 Funciones del equipo Proponemos el siguiente, por supuesto, concretas de cada evento: Coordinador general del evento Coordinador logstico Asistente administrativo Responsable publicidad Responsable promocin Responsable de prensa Responsable de seguridad (lo que dure la feria) 2.2 Planificacin y organizacin Actividades: adaptado a las necesidades

a) Definicin y establecimiento de las polticas generales de la organizacin b) con relacin al desarrollo empresarial de la ciudad y las oportunidades deempleo.

c) Elaborar el plan general de la feria d) Presentacin y aprobacin del plan. e) Preparacin del plan operativo y de marketing: Actividades, presupuesto ycronograma.

f) Diseo de las estrategias de promocin y publicidad. g) Conformacin del comit o equipo organizador: capacitacin, roles y funcionesdel equipo y designacin de responsabilidades. 2.3 Preparacin y uso de herramientas Convocatoria a) Para los expositores: Carta con publicidad explicando por qu deben inscribirse en la feria y todos los beneficios proyectados.


b) Para los auspiciadores: Cartas que expliquen la importancia de la feria entrminos de posicionamiento y marketing para el auspicio. Documentacin a) Para los organizadores: El proyecto y el plan operativo. b) Para los auspiciadores: El perfil del proyecto con incidencia en lo que podran aportar. c) Para la preinscripcin: El perfil orientado a los productores de la micro y pequea empresa as como a las empresas que requieren fortalecer su bases de datos de personal. Visita a potenciales expositores Preparar una lista de verificacin, que permitan identificar la situacin de los mismos respecto a:a) b) c)

d) e)

Existencia de la necesidad en sectores afines al target de la feria: Certificar la existencia necesidades puntuales, finalmente, conocer la ubicacin exacta del mercado. Es importante conocer la calidad de la oferta de empleo o del mercado y si cumplen con los estndares de calidad establecidos para el rubro al que se dedica. Enfoque en los aspectos legales, es decir, si el potencial expositor es formal o informal y, si que cumple con sus obligaciones tributarias. Orientacin al mercado actual que se dirige a la segmentacin del su pblico objetivo esperado en la feria.

Para los programas de desarrollo de productos, servicios y capacitacin a) Instituciones pblicas y privadas, con sus especialidades. b) Cartas tipo para reunin de trabajo en funcin a las lneas productivas. c) Formatos para firmas de convenio. d) Ficha de preinscripcin. e) Formatos de control de asistencia a las reuniones de organizacin y capacitacin f) de los expositores. g) Fichas de entrada y salida de los cursos de capacitacin. h) Formatos para registrar los servicios de asistencia tcnica y asesora. i) Formatos de seleccin. j) Contratos de participacin. Financiamiento: herramientas para la gestin contable financiera a) Presupuesto de inversin. b) Presupuesto de la feria. c) Proyeccin de ingresos. d) Flujo de caja. e) Comprobantes de pago. f) Formato para la rendicin del informe econmico. Formatos para la participacin en la feria a) Formatos para el ingreso de materiales y muebles para el montaje. b) Formatos para el ingreso de mercadera. c) Formatos para el seguimiento de ventas. d) Funciones del jefe del pabelln.

MANUAL PARA LA ORGANIZACIN DE FERIAS DE EMPRENDEDORES Y EMPLEO CONQuito e) Funciones de los miembros de seguridad. Para la inauguracin a) Directorio de invitados. b) Logstica: Estrado, mesa de honor, sonido, maestro de ceremonias. c) Programa: Protocolo a tener en cuenta segn la jerarqua de las dignidades. Para la estrategia de comunicacin a) Arte del logotipo e isotipo de la marca de la feria. b) Arte y elaboracin de: Carpeta, papel membreteado, volantes, afiches, banners, paneles, murales y cupones para sorteos, etc. c) Material para el registro flmico de las principales actividades de feria. d) Para la conferencia de prensa: Directorio de programas periodsticos especializados en MiPyMes o Empleo; medios de mbito local, regional y nacional. Acondicionamiento del recinto ferial: Armado de estructuras: Pabellones y Stand. Servicios higinicos y agua. Sealizacin de la Zona de feria. Instalaciones de cartel y banners


ALGUNOS CASOS PRCTICOS PLAN GNERAL DE LA FERIA 1. OBJETIVOS 1.1. OBJETIVOS GENERALES Brindar al sector empresarial del distrito la informacin que le permita satisfacer sus necesidades de financiamiento, capacitacin, servicios, tecnologa, etc. Asimismo, compartir experiencias de empresarios de xito en nuestro medio, como vehculo de motivacin empresarial. 1.2. OBJETIVOS ESPECFICOS a) Presentar alternativas de servicios, proyectos y programas al sector de la micro, mediana y pequea empresa as como del sector del empleo, para desarrollar sus potenciales. b) Presentar a los expositores las experiencias de empresarios de xito en nuestro medio, como elementos de motivacin y formacin de cultura empresarial as como de empleo. c) Brindar un espacio de promocin a las nuevas iniciativas de negocio, basado en experiencias de jvenes y mujeres del distrito. 2. ORGANIZADORES CONQuito como organizador de ferias deber planificar la co organizacin de estos eventos con Asociaciones, Gremios, Cuerpos colegiados y el tejido empresarial pblico y privado en general, a fin de que se pueda generar transferencia de prcticas productivas y de servicios con visin de desarrollo econmico local. 3. CUADRO DE SERVICIOS GENERALES El cuadro de servicios generales debe brindar al posible expositor y/o auspiciante, informacin muy clara sobre; a) b) c) d) e) f) g) h) i) j) k) l) m) n) o) p) q) Marca y concepto de la fecha Poblacin objetivo Volumen de trafico esperado Plan de mercadeo y publicidad Costos y formas de pago Posibles expositores y auspiciantes Mapa fsico de la feria Servicios generales Seguridad fsica, custodia de bienes y guardiana Reglamento de la feria Cuadro de dignidades y mesa de trabajo Referencias del recinto ferial en cuanto a otras ferias y los xitos alcanzados Referencia a anteriores ferias organizadas por CONQuito y la relevancia que alcanzaron Conferencias Actividades artsticas Promociones, sorteos y otras actividades para el visitante que puedan abrir oportunidades de merchandising para ellos. Descripcin detallada de los stands

CAPTULO SEXTO:

De nuestra experiencia: Stands de 8 a 12 m2, adecuados para la informacin general y la atencin especializada. Registrar los datos de las personas que requieran informacin general, as como los que requieran algn tipo de servicio. Brindar servicios de financiamiento, asesora y consultora y capacitacin, as como materiales para cursos regulares de formacin. Cada stand debe estar ambientado de acuerdo a las caractersticas del servicio. Debe buscarse la excelencia en la atencin al usuario y/o cliente y la calidad en los servicios que se brindan. Cada da habr una charla magistral. Cada institucin debe desarrollar los servicios de Post Venta, que permitan garantizar la calidad del servicio o


4. SERVICIO AL CLIENTE / USUARIO Amabilidad: Saludo, Presentacin. Acceso a la informacin: servicios a expositores y personal dedicado para los auspiciantes. Opcionalidad de servicios adicniales Brindar soluciones Cumplir con los horarios establecidos Atencin personalizada Limpieza Etc.

6. COMUNICACINPUBLICIDAD Tiene como objetivo posicionar el nombre de la feria como un centro de oportunidades de productos y servicios, abierto a la comunidad, para el desarrollo y creacin de negocios en el sector de la micro, mediana y pequea empresa y el empleo. As mismo se brindar la informacin necesaria de fechas, duracin y lugar. Los medios a utilizar sern los que llamen ms la atencin al sector que se enfoca la feria, pudindose utilizar volantes, afiches, banners, spots de radio y TV local, en lugares y horarios que permita llegar al sector de los negocios zonales.

PROMOCIN

MANUAL PARA LA ORGANIZACIN DE FERIAS DE EMPRENDEDORES Y EMPLEO CONQuito Tiene como objetivo incrementar el nmero de usuarios y beneficiarios de los diversos servicios y productos que se exhiban en la feria de posibilidades. Esta depender principalmente de las promociones de acuerdo a las estrategias de marketing de cada expositor que Feria de Empleo Personas com capacidades cuente con un stand. As mismo los diferentes propietarios de las PYMES / FICHA DE INSCRIPCIN EMPRESAS CON NECESIDAD DE INSTITUCIN / EMPRESA: PEROSNAL que visiten la feria _______________________________________________________ podrn participar de las NOMBRE DEL DIRECTOR/ GERENTE/ ADMINISTRADOR conferencias magistrales, _______________________________________________________ relaciones pblicas y otros NOMBRE DEL REPRESENTANTE ANTE LA COMISIN ORGANIZADORA eventos. Estas se desarrollarn, _______________________________________________________ buscando que el evento sea 1.3 DIRECCIN DE LA OFICINA cubierto antes y durante el evento _______________________________________________________ por el periodismo local y nacional, TELFONO : _______________ FAX: ___________________ as como por los diversos E-MAIL : _____________________________________________ programas de participacin de los medios de comunicacin social. SERVICIOS/ PRODUCTOS (ENUMERARLOS) Buscaremos relaciones nter institucionales que auspicien el evento para poder llegar a toda la poblacin esperada, se puede usar una ficha de contacto como esta.___________________________ ___________________________ ___________________________ ___________________________ ________________________ ________________________ ________________________ ________________________

8. COMPROMISO Es importante enviar un oficio dirigido personalmente a cada representante en le cual se busque la participacin de quienes quieran de verdad comprometerse a trabajar en la feria. Una vez aceptada la participacin hay que solicitar una firma de compromiso que nos ayude a sinergizar el trabajo de desarrollar la feria. Por ejemplo. Su institucin / empresa, se compromete a cumplir con los objetivos, disposiciones y reglamento para el funcionamiento de Feria de Empleo PERSONAS CON CAPACIDADES DIFERENTES. Quito, martes, 12 de abril de 2011 FIRMA Y SELLO DEL REPRESENTANTE Etc.

DISPOSICIONES GENERALES

MANUAL PARA LA ORGANIZACIN DE FERIAS DE EMPRENDEDORES Y EMPLEO CONQuito REGLAMENTO

7. Slo participarn instituciones y/o empresas que cumplan con el objetivo de la 8. 9.convocatoria, para lo cual debern llenar su ficha de inscripcin y presentarla debidamente firmada Cada empresa o institucin participante deber contar con su propio stand, el cual debe estar de acuerdo al rea establecida en la convocatoria. Los equipos, maquinas y herramientas debern trasladarse diariamente. En caso de no contar con una bodega propia, se tiene dos posibilidades: Para las maquinas se cuenta con una bodega general que se abre todos los das de la feria al inicio de 07:15 a 08:30 y al cierre de 19:45 a 22:00, y para los equipos electrnicos se cuenta con dos oficinas que cuentan con seguridad. Cumplir con el horario establecido por la convocatoria. Por ningn motivo el stand deber estar vaco, en el lugar en l cual ha sido asignado. Se deber contar con una estrategia de atencin al cliente, que nos permita cumplir con el punto 5.3 de la convocatoria. Llenar los instrumentos de registro: La ficha de informacin general, y la ficha de los usuarios y clientes. El original se queda con el participante y una copia pasa a la Direccin de Promocin Empresarial. Esto nos permitir contar con indicadores, para poder realizar un balance, que evale el cumplimiento de nuestros objetivos y metas. Llenar el parte diario. Esto nos permitir junto con las dems fichas de informacin, tener una carpeta de participacin que se tendr en cuenta en la organizacin de los prximos eventos de esta direccin. Todos contribuirn con la difusin y promocin del evento a partir de iniciativas que ayuden a la convocatoria, as como a facilitar a los organizadores espacios para los afiches y para la entrega de volantes y trpticos dirigidos al pblico objetivo, en el Distrito Metropolitano de Quito. Cada stand tendr su razn social debidamente visible, para su fcil identificacin. Al interior de stand se deber colocar en un lugar visible, el de la marca de la Feria y de CONQuito. Los que lleguen 10 minutos sobre el horario establecido, recibirn un memorando; a partir del cual, cada minuto tendr un costo de un dlar, en caso que la tardanza sea mayor de una hora, el stand ser cerrado y si se repite por segunda vez, ser retirado de la feria. DISPOSICIN TRANSITORIA.Cualquier inconveniente entre l(os) participante(s) y los organizadores, ser resuelto en forma armoniosa.

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17.

MANUAL PARA LA ORGANIZACIN DE FERIAS DE EMPRENDEDORES Y EMPLEO CONQuito EJEMPLO DE UNA CARTA DE PRESENTACIN DE LA FERIA A POSIBLES PARTICIPANTES

1. CARTA DE INVITACIN.Quito, 12 de abril de 2011 Oficio Circular N 07 38 DE CC Seora Hilda Espinoza GERENTE GENERAL COOPERATIVA DE AHORRO Y CREDITO ANDALUCA Ciudad De mi consideracin: La Corporacin de Promocin Econmica CONQUITO tiene como uno de sus objetivos promocionar el desarrollo socioeconmico del Distrito Metropolitano de Quito, mediante la concertacin de los actores pblicos y privados, para incrementar el nivel y calidad de empleo, promover la produccin local, la innovacin tecnolgica y el financiamiento productivo. En este contexto, la Bolsa Metropolitana de Empleo se complace en invitarle a participar de nuestra 3 Feria de Empleo en la cual reuniremos un importante grupo de personas con discapacidades entrenadas para diferentes tipos de trabajo, con el objeto de ofrecer personal capacitado a las diferentes empresas que requieren trabajar con este sector vulnerable, las mismas que asistirn a la feria para conocer de las disponibilidades de personas con discapacidad Ser para nosotros de mucha importancia contar con su gentil auspicio para este evento que se llevar a cabo el da jueves 26 de julio de 2007, a partir de las 10H00 en el Pabelln Ciudad de Quito del Centro de Exposiciones Quito. Adjunto srvase encontrar el detalle de las condiciones para el auspicio. Atentamente, Dra. Natacha Reyes Salazar DIRECTORA EJECUTIVA 2. CONCEPTO Tomando n cuenta que existen alrededor de 140 entidades entre Fundaciones, asociaciones y gremios que han destinado su quehacer a este sector vulnerable de la poblacin y que en hay una gran expectativa de los empresarios por cumplir con la ley del 1% colocaciones de personal con discapacidad, se dio el siguiente enfoque: Para que un proceso de seleccin de personal discapacitado sea exitoso y proporcione personal productivo a una organizacin, es necesario enfocarse en las Capacidades y no en las Discapacidades de estas personas, esto merece todo un proceso de diagnstico y preparacin previo.

MANUAL PARA LA ORGANIZACIN DE FERIAS DE EMPRENDEDORES Y EMPLEO CONQuito En el marco de la ley de contratacin, hoy del 1%, de personal discapacitado, es necesario considerar no solo la seleccin como tal, sino, el proceso de Inclusin que esto amerita. 3. OBJETIVOS Exhibir logros y avances alcanzados en las ferias anteriores. Importancia y factibilidad de la mano de obra de personas especiales. Fidelizar a los clientes nuevos y anteriores a travs del trabajo con responsabilidad social Promocionar y ampliar el trabajo de la Corporacin de Promocin Econmica CONQuito Abrir un espacio a las empresas con responsabilidad social y con necesidad de cumplir la ley del 1% para promocionar y facilitar tales acciones respectivamente 4. FECHA DE REALIZACIN JUEVES 26 de julio de 2007 a partir de las 09:30 hasta las 18:30. El Pblico objetivo Fundaciones, Asociaciones y Gremios que trabajan con personas discapacitadas Personas con capacidades diferentes. Tejido empresarial

5. PARTICIPANTES Se hizo una base de datos de todas las entidades relacionadas, involucradas e interesadas en el tema a las cuales se les extendi una invitacin para participar en la feria, de toda esta base de datos se incorpor a aquellas que respondieron positivamente en el plazo fijado, adems se hicieron visitas puntuales a potenciales auspcienles de la feria a quienes se incorpor bajo el mismo criterio. Fundaciones, empresas, etc. Para facilitar el proceso de propuesta comercial de espacios se los dividi en tres grupos: A. Fundaciones, ONGs, Gremios, Asociaciones: ORGANIZACION RESPONSABLE FUNDACIN FINE RIO COCA E ISLA MARCHENA . CONJUNTO REIDENCIAL MARCHENA .( EL TULIPAN ) Vernica Ypez FUNDACIN GENERAL ECUATORIANA SAN JAVIER N26-63 Y AV. ORELLANA FUNDACIN JVENES CONTRA EL CNCER AV. YUGOSLAVIA N325-170 Y AZUAY ( FRENTRE A LA PARADA DE TROLE DEL FLORON ) FUNDACIN NACIONAL ESCLEROSIS MLTIPLE JORGE DRUNN 37-79 Y UNION NACIONAL DE PERIODISTAS Alexandra Jaramillo TELFONO

2354766 / 2350223

2221929 / 2221932

Fernanda Renjifo Rodrigo Donoso

2438441 2276667 / 2274973


( SECTOR IIAQUITO) FUNDESI AV. 10 DE AGOSTO EDF. 10 DE AGOSTO N50-70 Y NACIONES UNIDAS - PRIMER PISO OFIC. 14 ( MITAD DE LOS ALMACENES DE PEA DURINE Y EL EDIF. Amparo Len DINA MERCEDES BENS ) Espaa GORA - FENCE 10 DE AGOSTO 5451 ENTRE VABRON DE CARONDELEC Y VILLALENGUA EDIF. CONADIS . PROYECTO AGORA Fanny Paz FUNDACIN FUTURO MARIANA ECHEVERIA 843 Y FRANCISCO DE NATES Crnl. Luis Mosquera

2248108 / 2456389

3316301 2958700 / 2920635 ext. 27240

A. AuspiciantesEMPRESA MULTITRABAJOS AV LOS SHIRIS 760 Y REPUBLICA DEL SALVADOR , EDF. TAPIA PISO 8 SIC CONTACT CENTER TOMAS DE BERLANGA E8-12 E ISLA FEIMUR ( ENTRE SHIRIS Y TOMAS DE BERLANGA UN EDIF. DE ESPEJOS ) COMEDIS VENEZUELA 6-88 Y ESPEJO . PLANTA BAJA XEROX AV. AMAZONAS S35-17 Y PABLO SANS . EDIF. XEROS REPSOLYFP AV. 12 DE OCTUBRE N24-593 Y FRANCISCO SALAZAR RESPONSABLE TELFONO 3330701 ext. 116 / 143 2277577 EXT. 257 2283418 EXT. 241 2439955 EXT. 2535 2976600 EXT. 3204

Daniel Dvalos

Pal Len

Liliana Zanafria

Paula Loza

Tamara Ruiz

B. EmpresasHUMANFORCE MANAGEMENT RIO COCA 20-27 Y AMAZONAS AV. Mara Augusta Mancero 2462537 / 2462538

DENNIS LAPOINTE CALLE CARDENAL MARCELO ESPINDOLA ( A LADO DE LA CONGREGACION CORAZON SAGRADO) CARSEG S.A. AV. 10 DE AGOSTO 5023 Y LOS CEDROS

Efrn Velastegu

3064081 / 096

Ana Mara Velarde

2805180 ext. 139

ADECCO AV 12 DE OCTUBRE 18-05 Y CORDERO ESQUINA ( DIAGONAL AL SWISSHOTEL) Patricia Brito

2908940 / 2908948

MANUAL PARA LA ORGANIZACIN DE FERIAS DE EMPRENDEDORES Y EMPLEO CONQuito AYMESA AV. MALDONADO 85-19 Y AMARU AN CATERING ECUADOR E 3-78 Y MORZART ISAC GALVENIS

Jos Pez Mara Paulina Garcs

2673166

2401134 Ext. 79

SJ JERSEY ECUATORIANO C.A DE LOS CERESOS OE1-321 Y AV. REAL AUDIENCIA AKZO NOBEL INTERQUIMEC PANAMERICANA SUR. KM 14 Y MEDIO. PASANDO EL ANTIGUO PEAJE DEL SUR , A LA ENTRADA DE ETERNIT . ( LA ULTIMA FABRICA ) DIARIO EL COMERCIO AV PEDRO VICENTE MALDONADO OE1-88 Y EL TABLON RECAPT S.A. 1O DE AGOSTO 45 99 Y JUAN PABLO SAENS METALTRONIC PANAMERICANA NORTE KM 5 Y MEDIO LOTE E 3-90 CALLE N69 ( calle de las bodegas de parque nor) ECOFROZ EDIF. RUBIO AV DE LOS SHIRIS No37-313 Y EL TELEGRAFO 6 PISO UCT AV. 9 DE OCTUBRE Y PATRIA EDIF.UCT ESQUINA CORPORACIN CONSAT AV. AMAZONAS N36-55 Y JUAN PABLO SANS EDIF ANTISANA 1 OFIC 506 PISO 5

Juanita Delgado

2472407 EXT. 205

Ana Paulina Coronado

2690909 2670214 / 2670999 / 2679999 3340204 / 3340199 / 096361115

Fabin Vsquez

Mnica Morales

Christian Celi

2480350 / 2480366

Marcela Arroyo

2316293 2544100 / 104 EXT. 116

Xavier Pez

Gloria Narvez

2251265

6. PBLICO OBJETIVO De acuerdo a datos recogidos en la 2 Feria de Empleo 2007, podemos desprender que el mercado laboral se segmenta por perodos del ao o por circunstancia del mercado mismo, en este caso la ley de 1% defini el pblico objetivo a personas con discapacidades : Personas con; Discapacidad Fsica Discapacidad Mental Discapacidad Auditiva Discapacidad visual Enfermedad invalidarte Madres jefas de hogar con hijos discapacitados

Todos ellos sin discrimen de edad, sexo, afiliacin poltica, o religin pero si clasificados por:


Impacto de la discapacidad (Leve, media, alta) o varias discapacidades a la vez Capacidades laborales (Nivel de instruccin, Experiencia o adquisicin de oficios) Capacidades de Emprendimiento

7. LUGAR El recinto fue un aporte de nuestro Auspiciante CAPEIPI y result muy oportuno por la accesibilidad que brindaba debido a la naturaleza de la feria. 8. LA SOSTENIBILIDAD DESDE NUESTRO ROL PROMOTOR El rol promotor de CONQuito, nos plantea el reto de mercadear la feria desde la ptica del servicio que presta la ciudad. En ese sentido la sostenibilidad se en trminos de autogestin y no de lucro. Entonces, la estrategia debe estar centrada en aumentar la participacin de la Bolsa Metropolitana de Empleo en diferentes nichos de mercado como servicio gratuito; este planteamiento se enfrenta a la lgica de las empresas que organizan ferias que, lo que buscan es la mayor rentabilidad, y en ese concepto se mueven. Para ello debemos tener en cuenta los siguientes aspectos: 8.1. la Bolsa Metropolitana de Empleo cuenta con un presupuesto de $1.500. para la organizacin de ferias de Empleo, esto es insuficiente para organizar una feria de esta magnitud 8.2. La coparticipacin y el auspicio Buscando a uno de nuestros socios (CAPEIPI) conseguimos reducir los costos de recinto ferial, por otro lado buscamos auspiciantes que corran con los gastos corrientes de la feria y que estn alineados al concepto de la misma, de manera que, para ellos pueda tener un efecto de rentabilidad en trminos sociales (en este caso). De ah que nuestra estrategia de precio por expositor tenga en cuenta los costos de la organizacin, y la situacin de los participantes como empresas con programas de responsabilidad social. 9. LA GENERACIN DE INGRESOS: La rentabilidad versus y nuestro rol promotor Pese a que la generacin de ingresos no es el objetivo de las Ferias de Empleo, resulta impactar directamente en la sostenibilidad del proyecto ya que aporta de manera significativa al presupuesto disponible. 10. LA PROPUESTA DEORGANIZACIN Implica coherencia entre el plan y la organizacin necesaria para la ejecucin del mismo. Para precisar la propuesta debemos tener en cuenta lo desarrollado hasta el punto anterior y sumar los siguientes criterios que nos permitan tomar la decisin ms apropiada a las necesidades de la organizacin: 10.1. La feria como actividad de promocin de los servicios de CONQuito debe tener un manejo a nivel gerencial o de coordinacin, que permita realizar una gestin de carcter empresarial, para brindar un excelente servicio y cumplir con los expositores de la feria, PROMOVIENDO la creacin de un mercado potencial para nuestros servicios o productos de los emprendedores, que no slo logre ventas, sino que adems logre un POSICIONAMIENTO de la marca CONQuito como referente en el desarrollo econmico del Distrito Metropolitano de Quito. Esto es posible, si se cuenta con una capacidad de gestin, donde se articulen las capacidades de los recursos humanos, y se cuente con un sistema administrativo y organizativo que permita actuar con seguridad, en el cumplimiento de los compromisos que se desprendan de la organizacin de la feria.

MANUAL PARA LA ORGANIZACIN DE FERIAS DE EMPRENDEDORES Y EMPLEO CONQuito 10.2. El equipo humano La experiencia de la 2 Feria de Empleo, nos dej claro que el trabajo en equipo merece que se forme el mismo con tareas claramente definidas para cada uno y no solo las buena disposicin de apoyar el lo que se pueda. 11. LA ESTRATEGIA DE PRECIO PARA LOS AUSPICIANTES La estrategia de precios debe involucrar los aspectos ya mencionados, y adems tener en cuenta los siguientes criterios: 11.1. Los costos en los que se incurre para la organizacin de la feria: Costos bsicos de los servicios como energa elctrica, y agua. Los gastos de gestin y servicio de personal de feria. Los servicios de seguridad y vigilancia. Los servicios de armado y desarmado de pabellones y stands. 11.2. La situacin de los participantes que garanticen su participacin como expositores. 11.3. La condicin de Gratuidad que debe prevalecer para los expositores y visitantes. 11.4. El precio debe ser una cantidad fcil de sustentar, que tenga en cuenta tres elementos complementarios a los ya expuestos, como son: el concepto modular, el rea y el tiempo. 11.5. La depreciacin de los materiales, equipo logstico e infraestructura, que hace posible contar con el recinto ferial. La entrada es gratuita. Los organizadores entregaran una cantidad de pases, para el control de los asistentes, y los que no cuenten con un pase podrn visitar la feria para observar y tomar informacin. 12. LA ESTRATEGIA DE COMUNICACIN Est dirigida a nuestro pblico objetivo, ubicado principalmente en el Distrito Metropolitano de Quito, para ello se deben trabajar las siguientes reas de la comunicacin: 12.1. Promocin Tiene como objetivo incentivar la presencia de pblico y ayudar a los procesos de inclusin de este sector de la poblacin en todo mbito de la sociedad. Para ello realizaremos lo siguiente, de acuerdo al tipo de pblico: a) b) c) d) Visitas a Asociaciones, Gremios y Fundaciones Envo de boletines de prensa especializados a los medios de difusin noticiosa Participacin en entrevistas televisivas, de radio y prensa Participacin en programas televisivos y de radio de tinte variado

CUADRO DE PROYECCIN DE INGRESOS Y PRESUPUESTOS PROYECCION DE INGRESOS FERIA PERSONAS CON CAPACIDADES DIFERENTES Pabelln: Los Caras Centro de Exposiciones Quito rea: 700 Mts2 Aprox. Stand: 2 Mts2 (12 Mts2 para auspiciantes) N de Stand Costo Stand: 40 gratuitos

MANUAL PARA LA ORGANIZACIN DE FERIAS DE EMPRENDED

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