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MANUAL PARA LA MANUAL PARA LA MANUAL PARA LA MANUAL PARA LA

SISTEMATIZACIÓN DE TRABAJOS SISTEMATIZACIÓN DE TRABAJOS SISTEMATIZACIÓN DE TRABAJOS SISTEMATIZACIÓN DE TRABAJOS

DE GRADODE GRADODE GRADODE GRADO

BibliotecaBibliotecaBibliotecaBiblioteca

BucaramangaBucaramangaBucaramangaBucaramanga

2009200920092009

PROCESO BIBLIOTECA PROCESO BIBLIOTECA PROCESO BIBLIOTECA PROCESO BIBLIOTECA Código: MBI.0Código: MBI.0Código: MBI.0Código: MBI.06666

Versión: 0Versión: 0Versión: 0Versión: 02222 MANUAL PARA MANUAL PARA MANUAL PARA MANUAL PARA LA SISTEMATIZACIÓN LA SISTEMATIZACIÓN LA SISTEMATIZACIÓN LA SISTEMATIZACIÓN

DE TRABAJOS DE GRADODE TRABAJOS DE GRADODE TRABAJOS DE GRADODE TRABAJOS DE GRADO Página 2 de 26

Revisó

Director y Profesional –

Circulación y Préstamo

Aprobó

Rector

Fecha de aprobación

Febrero 20 de 2009

Resolución Nº 241

2

CONTENIDOCONTENIDOCONTENIDOCONTENIDO

pág.pág.pág.pág.

1. OBJETIVO1. OBJETIVO1. OBJETIVO1. OBJETIVO

2. ALCANCE2. ALCANCE2. ALCANCE2. ALCANCE

3. DEFINICIONES / ABREVIATURAS3. DEFINICIONES / ABREVIATURAS3. DEFINICIONES / ABREVIATURAS3. DEFINICIONES / ABREVIATURAS

4. NORMATIVIDAD4. NORMATIVIDAD4. NORMATIVIDAD4. NORMATIVIDAD

5. CONTENIDO DEL MANUAL5. CONTENIDO DEL MANUAL5. CONTENIDO DEL MANUAL5. CONTENIDO DEL MANUAL

5.15.15.15.1 CONSIDERACIONESCONSIDERACIONESCONSIDERACIONESCONSIDERACIONES

5.25.25.25.2 VERIFICACIÓN VERIFICACIÓN VERIFICACIÓN VERIFICACIÓN PRELIMINAR PRELIMINAR PRELIMINAR PRELIMINAR DE LOS CD´S DE TRABAJOS DE DE LOS CD´S DE TRABAJOS DE DE LOS CD´S DE TRABAJOS DE DE LOS CD´S DE TRABAJOS DE

GRADO GRADO GRADO GRADO

5.35.35.35.3 VERIFICACIÓN DE LOS CD´S DE TRABAJOS DE GRADOVERIFICACIÓN DE LOS CD´S DE TRABAJOS DE GRADOVERIFICACIÓN DE LOS CD´S DE TRABAJOS DE GRADOVERIFICACIÓN DE LOS CD´S DE TRABAJOS DE GRADO

5.45.45.45.4 INCLUSIÓN DE POLÍTICA DE SEGURIDAD A LOS CD´S DE INCLUSIÓN DE POLÍTICA DE SEGURIDAD A LOS CD´S DE INCLUSIÓN DE POLÍTICA DE SEGURIDAD A LOS CD´S DE INCLUSIÓN DE POLÍTICA DE SEGURIDAD A LOS CD´S DE

TRABAJOS DE GRADOTRABAJOS DE GRADOTRABAJOS DE GRADOTRABAJOS DE GRADO

5.55.55.55.5 PROTECCIÓN PROTECCIÓN PROTECCIÓN PROTECCIÓN DDDDEL ARCHIVOEL ARCHIVOEL ARCHIVOEL ARCHIVO

5.65.65.65.6 CONSIDERACIONES ESPECIALES CONSIDERACIONES ESPECIALES CONSIDERACIONES ESPECIALES CONSIDERACIONES ESPECIALES

5.75.75.75.7 DISPOSICIÓN FINAL DE LOS CDS DE TRABAJO DDISPOSICIÓN FINAL DE LOS CDS DE TRABAJO DDISPOSICIÓN FINAL DE LOS CDS DE TRABAJO DDISPOSICIÓN FINAL DE LOS CDS DE TRABAJO DE GRADOE GRADOE GRADOE GRADO

4

4

4

4

4

5

5

5

6

13

14

16




Revisó

Director y Profesional –

Circulación y Préstamo

Aprobó

Rector

Fecha de aprobación

Febrero 20 de 2009

Resolución Nº 241

3

5.85.85.85.8 INCLUSIÓN DE LOS TRABAJOS DE GRADO EN EL SERVIDOR INCLUSIÓN DE LOS TRABAJOS DE GRADO EN EL SERVIDOR INCLUSIÓN DE LOS TRABAJOS DE GRADO EN EL SERVIDOR INCLUSIÓN DE LOS TRABAJOS DE GRADO EN EL SERVIDOR

5.8.15.8.15.8.15.8.1 Ubicación en el servidorUbicación en el servidorUbicación en el servidorUbicación en el servidor

5.95.95.95.9 DISPONIBILIDAD DEL TRABAJO DE GRADO PARA CONSULTA AL DISPONIBILIDAD DEL TRABAJO DE GRADO PARA CONSULTA AL DISPONIBILIDAD DEL TRABAJO DE GRADO PARA CONSULTA AL DISPONIBILIDAD DEL TRABAJO DE GRADO PARA CONSULTA AL

USUARIOUSUARIOUSUARIOUSUARIO

16

16

22




1.1.1.1. OBJETIVOOBJETIVOOBJETIVOOBJETIVO

Definir los pasos a desarrollar para la sistematización de los trabajos de grado

entregados por los estudiantes UIS como requisito para optar al título.

2.2.2.2. ALCANCEALCANCEALCANCEALCANCE

Aplica a las actividades realizadas por los Coordinadores y/o Auxiliares, y al

grupo de apoyo del Subproceso de Procesamiento Técnico para la recepción,

verificación y almacenamiento de los trabajos de grado entregados a la Biblioteca

UIS.

3.3.3.3. DEFINICIONES Y/O ABREVIATURASDEFINICIONES Y/O ABREVIATURASDEFINICIONES Y/O ABREVIATURASDEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS

• ARCHIVOS EN LÁTEX: Tipo de documento de texto.

• RESUESP: Resumen en español.

• RESUING: Resumen en ingles.

• TANGARA: Nombre del servidor web de la Biblioteca.

• PROFILE: Perfil de usuario.

• PATH: URL o dirección física del archivo.

• CD: Medio de almacenamiento (CD, DVD, u otro) del trabajo de grado.

4.4.4.4. NORMATIVIDADNORMATIVIDADNORMATIVIDADNORMATIVIDAD

• Reglamento Biblioteca UIS. Acuerdo No. 029 de 2008 y Acuerdo No. 045 de

2008. Acuerdo N° 164 de 2003.

5.5.5.5. CONTENIDO DEL MANUALCONTENIDO DEL MANUALCONTENIDO DEL MANUALCONTENIDO DEL MANUAL


Versión: 0Versión: 0Versión: 0Versión: 02222 MANUAL PARA MANUAL PARA MANUAL PARA MANUAL PARA LA SISTEMLA SISTEMLA SISTEMLA SISTEMATIZACIÓN ATIZACIÓN ATIZACIÓN ATIZACIÓN


5

5.15.15.15.1 CONSIDERACIONESCONSIDERACIONESCONSIDERACIONESCONSIDERACIONES

Para la Sede Regional Málaga, estas actividades son realizadas en su totalidad por

el Auxiliar Biblioteca. Se realizan únicamente, las actividades de verificación

preliminar y verificación de los CDs de trabajos de grado.

5.25.25.25.2 VERIFICACIÓN PRELIMINAR DE LOS CDVERIFICACIÓN PRELIMINAR DE LOS CDVERIFICACIÓN PRELIMINAR DE LOS CDVERIFICACIÓN PRELIMINAR DE LOS CDssss DE TRABAJOS DE GRADO. DE TRABAJOS DE GRADO. DE TRABAJOS DE GRADO. DE TRABAJOS DE GRADO.

Según lo establecido en el procedimiento PBI.06 PROCEDIMIENTO PARA EL

PROCESAMIENTO DE TRABAJOS DE GRADO, revisa que el CD cumpla con las

especificaciones establecidas en el Acuerdo N° 164 de 2003, en el cual se aprueba

el procedimiento para la entrega de los trabajos de grado a la Biblioteca UIS.

En cada CD se deben presentar 4 archivos:

• Completo.doc o Completo.txt: Corresponde al documento completo del

trabajo de grado en Word o látex.

• Completo.pdf: Corresponde al documento completo del trabajo de grado en

formato pdf.

• Resuing: Resumen del trabajo de grado en inglés

• Resuesp: Resumen del trabajo de grado en español.

Nota: Los nombres de los archivos pueden variar, es estos casos, la verificación se

centra en el cumplimiento de la descripción de los 4 archivos.

5.35.35.35.3 VERIFICACIÓN DE LOS CDVERIFICACIÓN DE LOS CDVERIFICACIÓN DE LOS CDVERIFICACIÓN DE LOS CDssss DE TRABAJOS DE GRADO. DE TRABAJOS DE GRADO. DE TRABAJOS DE GRADO. DE TRABAJOS DE GRADO.

Una vez hecho el proceso físico del CD del trabajo de grado por la sección de

Proceso Físico – Procesamiento Técnico, se crea una carpeta por grado en D:\ para

crear copia de la documentación incluida en cada CD y trabajar sobre esta

información.




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Dentro de la carpeta creada en D:\ se crean las carpetas correspondientes a cada

tipo de documento:

• Carpeta 1: PROYECTOS “Mes – Año” (p.e. PROYECTOS JUNIO 2008)

• Carpeta 1.1: COMPLETO

• Carpeta 1.2: ESPAÑOL

• Carpeta 1.3: INGLES

• Carpeta 1.4: SEGURIDAD

En cada carpeta creada se deben incluir copia de los documentos incluidos en

cada CD así:

ARCHIVOARCHIVOARCHIVOARCHIVO CARPETACARPETACARPETACARPETA

Completo.doc o Completo.txt COMPLETO

Completo.pdf COMPLETO

Resuesp ESPAÑOL

Resuing INGLÉS

5.45.45.45.4 INCLUSIÓN DE POLÍTICA DE SEGURIDAD A LOS CD´S DE TRABAJOS DE INCLUSIÓN DE POLÍTICA DE SEGURIDAD A LOS CD´S DE TRABAJOS DE INCLUSIÓN DE POLÍTICA DE SEGURIDAD A LOS CD´S DE TRABAJOS DE INCLUSIÓN DE POLÍTICA DE SEGURIDAD A LOS CD´S DE TRABAJOS DE

GRADO.GRADO.GRADO.GRADO.

Una vez terminada la distribución de los archivos en las carpetas

correspondientes, se toma cada uno de los archivos en pdf de la Carpeta 1.1-

COMPLETO y se procede:

• Copiar de Carpeta 1.1: COMPLETO y pegar en la Carpeta 1.4: SEGURIDAD.

• Abrir el archivo de la Carpeta “SEGURIDAD” y verificar que no esté protegido.

Nota: Cuando el archivo tiene contraseña de seguridad aparece un icono de

un candado a la izquierda del documento.




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•

•

•

•

•

Ilustración 1. Icono de verificación de protección en los documentos de trabajo de grado.

Nota: La política de seguridad se realiza únicamente con el primer trabajo de

grado, ya que la misma política sirve para proteger todos los demás archivos.

• Ingresar por la barra de menú, opción “Avanzadas” �“Seguridad” �

“Administrar normativas de seguridad…” o simplemente por el icono

“proteger”; como se indica a continuación.




8

Ilustración 2. Ruta para inclusión de protección en los documentos de trabajo de grado.




9

• Ingresar por la barra de menú, opción “Avanzadas” �“Seguridad” �

“Administrar normativas de seguridad…”, seleccionar la opción “Nuevo” y

seguir los pasos como se indica a continuación:

Ilustración 3. Creación de nueva Administración de Normativas de seguridad




10

• Para definir la forma de proteger el documento, seleccionar “Mediante

contraseñas”.

Ilustración 4. Creación de nueva Administración de Normativas de seguridad - Contraseña




11

• Para definir la normatividad de seguridad mediante contraseña, indicar la

configuración y nombre, así:

Ilustración 5. Configuración general de normatividad de seguridad.




12

• Definir los permisos

Ilustración 6. Restricciones del documento.




13

• Finalizar el establecimiento de la política de seguridad.

Ilustración 7. Resumen y finalización de política de seguridad.

5.55.55.55.5 PROTECCIÓN PROTECCIÓN PROTECCIÓN PROTECCIÓN DDDDEL ARCHIVO.EL ARCHIVO.EL ARCHIVO.EL ARCHIVO.

• Ingresar nuevamente por el ícono “Proteger” y seleccionar la política de

seguridad creada anteriormente.




14

• Digitar la clave del trabajo de grado (siempre en minúscula): bd + “Número de

inventario del trabajo de grado”. (p.e. bd125529). � Digitar “Enter” para

aceptar la clave del trabajo de grado.

• Confirmar la clave del trabajo de grado. Digitar enter “Enter” para aceptar la

clave del trabajo de grado.

Nota: a continuación debe visualizarse el ícono del candado al costado

izquierdo del documento, lo cual indica que el archivo quedó protegido.

• Cerrar el archivo para continuar con el siguiente trabajo de grado.

Nota: Es importante que los trabajos de grado se copien UNO POR UNO de la

carpeta “Completo” a la carpeta “Seguridad” a medida que se hace el proceso

de protección del archivo, para evitar que algún documento quede en la

carpeta “Seguridad” sin protección.

• Al terminar el procedimiento con todos los archivos pdf, se debe verificar que

la extensión “.pdf” se encuentre en mayúscula para que funcionen

correctamente el subirlos al servidor. De no ser así, es necesario hacer la

conversión de las extensiones.

5.65.65.65.6 CONSIDERACIONES ESPECIALES.CONSIDERACIONES ESPECIALES.CONSIDERACIONES ESPECIALES.CONSIDERACIONES ESPECIALES.

Para las excepciones o casos especiales, se debe crear un archivo de Excel en el

cual se listen los números de inventario y una nota que explique el caso especial.

Los casos que se pueden presentar son:

• Contiene anexos en cd 1: Cuando en un CD estén incluidos más archivos,

aparte de los 4 que deben tener (Completo.doc, Completo.pdf. Resuesp,

Resuing)

• No tiene archivos en Word o Látex: Cuando los documentos no vienen en

los programas requeridos, es decir, Word o Látex; o si los resúmenes están

en formato pdf. Especificar el caso.




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• CD 2: Cuando es el CD de anexos o software, los archivos no se guardan en

el disco duro como los otros. Estos Cds se dejan aparte ya que se deben

almacenar en Stakka. Además, en otra hoja del archivo de casos especiales,

se hace el listado de los Cds de anexos.

• Confidenciales: Los Cds confidenciales requieren el mismo procedimiento

que se realiza a los demás pero no se ubican en las mismas carpetas, ya

que éstos Cds tienen acceso restringido. Por lo tanto, para los trabajos de

grado confidenciales debe haber una carpeta especial donde se organizan

de la misma manera que los demás. Ejemplo:

Nota 1. No es necesario crear la carpeta “Seguridad” para los trabajos de

grado confidenciales, ya que éstos no estarán disponibles para consulta,

por lo tanto no se protegerán.

Nota 2. Se debe hacer listado de números de inventario de estos trabajos

de grado en una hoja aparte dentro del mismo archivo de Excel de casos

especiales.




16

5.75.75.75.7 DISPOSICIÓN FINAL DE LOS CDS DE TRABAJO DE GRADO.DISPOSICIÓN FINAL DE LOS CDS DE TRABAJO DE GRADO.DISPOSICIÓN FINAL DE LOS CDS DE TRABAJO DE GRADO.DISPOSICIÓN FINAL DE LOS CDS DE TRABAJO DE GRADO.

• Los Cds de los trabajos de grado se almacenan en el sótano, organizados

por números de inventario.

• Los Cds de anexos o CD2 se almacenan en Stakka. Se debe ingresar toda la

información correspondiente al proyecto (Título, Autor, etc). Ver MBI.04

Manual para ingresar y consultar cds en los dispositivos de

almacenamiento (STAKKA).

• Los Cds confidenciales se devuelven al funcionario de Procesos Técnicos de

quien se recibieron y finalmente el los entrega a la Dirección de la

Biblioteca para su almacenamiento final.

5.85.85.85.8 INCLUSIÓN DE LOS TRABAJOS DE GRADO EN EL SERVIDOR.INCLUSIÓN DE LOS TRABAJOS DE GRADO EN EL SERVIDOR.INCLUSIÓN DE LOS TRABAJOS DE GRADO EN EL SERVIDOR.INCLUSIÓN DE LOS TRABAJOS DE GRADO EN EL SERVIDOR.

Todas las carpetas creadas para organizar los archivos de trabajos de grado, se

suben al servidor como copias de seguridad. Los archivos pdf con protección, es

decir, los trabajos de grado de la carpeta “Seguridad”, se guardan en la carpeta

correspondiente al año en que se realizaron, para consultar en línea.

Nota: De los trabajos de grado confidenciales sólo se suben las copias de

seguridad a la carpeta “Confidenciales”.

5.8.15.8.15.8.15.8.1 Ubicación en el servidor:Ubicación en el servidor:Ubicación en el servidor:Ubicación en el servidor:

Ruta de acceso: Inicio\Todos los Programas\Acelerador – Comprimir –

Emulador\SSH Secure Shell\Secure Shell Client




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Ilustración 8. Ruta acceso para subir archivos al servidor.

• Hacer click en “Profile” y seleccionar el servidor (En este caso: Tangara)




18

Ilustración 9. Definición de perfil

• Ingresar clave, dar click en OK para aceptar la clave y nuevamente en OK

para el mensaje: Enter your autentication response”.

Ilustración 10. Clave de autenticación.




19

Ilustración 11. Identificación de directorios.

• Identificar en el recuadro de la derecha la ubicación para las copias de

seguridad, y en el recuadro de la izquierda la carpeta de los archivos en el

disco duro.

• El directorio (PATH) para guardar las copias de seguridad de todos los

documentos (completo, español, inglés) es: /u2/jakarta-tomcat-

5.0.28/webapps/biblioweb/tesis




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Nota: Incluir en el servidor los archivos de casos especiales y el listado

de los números de inventario de los trabajos de grado que se recibieron

de Procesos Técnicos.

• El directorio (PATH) de los archivos disponibles para consulta (los

archivos pdf con seguridad) es:

/u2/jakarta-tomcat-5.0.28/webapps/biblioweb/tesis

Nota: Seleccionar la carpeta correspondiente al año en curso.

Ilustración 12. Distribución de documentos para el servidor.




21

• Hacer transferencia seleccionando en el recuadro de la izquierda (que

corresponde al disco local) los archivos que se subirán al servidor, y

arrastrarlos hasta el recuadro de la derecha (que corresponde al servidor).

La otra forma es mediante los íconos que aparecen en la parte superior. La

flecha ascendente para subirlos y flecha descendiente para descargarlos.

Nota: verificar que esté seleccionado en formato binary.




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Ilustración 13. Transferencia de documentos al servidor.

5.95.95.95.9 DISPONIBILIDAD DEL TRABAJO DE GRADO PARA CONSULTA AL USUARIO.DISPONIBILIDAD DEL TRABAJO DE GRADO PARA CONSULTA AL USUARIO.DISPONIBILIDAD DEL TRABAJO DE GRADO PARA CONSULTA AL USUARIO.DISPONIBILIDAD DEL TRABAJO DE GRADO PARA CONSULTA AL USUARIO.

• Crear un archivo “.txt” con los números de inventario de los trabajos de

grado.

Nota. Este archivo no debe contener los números de inventario de los

trabajos de grado confidenciales. (p.e. tjulio.txt)

• Crear un archivo “.txt” con los números de inventario de los Cds que vienen

como software acompañante de los trabajos de grado. (p.e. sjulio.txt)

• Transferir el archivo al servidor pelícano con el usuario “Boletín”. Ver anexo

1 y 2 del presente manual.

• Ingresar por Putty con el usuario “Boletín”, así:




23

Ilustración 14. Interfas de ingreso a Boletin - Putty digite su clave� enter

• Seleccione la opción 16 Acutalizar tesis � enter

Ilustración 15. Interfas para actualización de tesis.




24

• Seleccionar el tipo de cambio: � digitar el nombre del archivo que se

seleccionó

Opción 1. Para los trabajos de grado. (p.e. tjulio)

Opción 2. Para los cds con software complementarios. (p.e. sjulio)

Nota: no es necesario colocar la extensión txt.

Ilustración 16. Interfas para selección tipo de cambio.




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Anexo Anexo Anexo Anexo 1111. Acceso a los archivos generados por sistema. Acceso a los archivos generados por sistema. Acceso a los archivos generados por sistema. Acceso a los archivos generados por sistema

No.No.No.No. ActividadActividadActividadActividad

1 Ingresar a Secure File Transfer Client.

2 Habilitar en Profiles la opción “boletín”.

3 Digite la clave de acceso “xyz567”.

4 Buscar el archivo de interés en la columna “remote name”.

5 Trasladar el archivo al Escritorio (Local name - columna izquierda).

6 Ingresar a Excel y abrir el archivo de interés.

a. Activar la opción “Archivo” – “Abrir”.

b. Colocar en “tipo de archivo”: todos los archivos (*.*)

c. Seleccionar el documento de interés.

d. Seleccionar “delimitados” → Siguiente

e. Seleccionar “otros”, digite “¬”→ Siguiente

f. Seleccionar finalizar. Anexo Anexo Anexo Anexo 2222. Cargar archivos para alimentación del sistema.. Cargar archivos para alimentación del sistema.. Cargar archivos para alimentación del sistema.. Cargar archivos para alimentación del sistema.

No.No.No.No. ActividadActividadActividadActividad

1 Ingresar a Secure File Transfer Client.

2 Habilitar en Profiles la opción “boletín”.

3 Digite la clave de acceso “xyz567”.

4 Verificar que la opción sea “ASCII”

5 Trasladar el archivo (Remote name - columna derecha).




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CONTROL DE CAMBIOSCONTROL DE CAMBIOSCONTROL DE CAMBIOSCONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓNVERSIÓNVERSIÓNVERSIÓN FECHA DE FECHA DE FECHA DE FECHA DE

APROBACIÓNAPROBACIÓNAPROBACIÓNAPROBACIÓN DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOSDESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOSDESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOSDESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS

1 Febrero 20 de 2009 Creación del Documento

2 Octubre 05 de

2009

Modificación del alcance

Inclusión consideraciones numeral 5.1

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