Manual Para La Utilización de Las Calculadoras de CCV V2015

8/18/2019 Manual Para La Utilización de Las Calculadoras de CCV V2015

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Manual para la Utilización de las Calculadoras del Costo de

Ciclo de Vida

Viceministerio para la Estrategia y Planeación

Dirección de Planeación y Presupuestación

Grupo de Mejoramiento y Sostenibilidad Presupuestal

Versión 2015


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Contenido

Envío de Sugerencias y Comentarios ................................................................................................... i1. Introducción .................................................................................................................................... 1

2. Metodología de Costo Ciclo de Vida -CCV- ..................................................................................... 3

2.1 Cálculo del Costo de Ciclo de Vida –CCV- .................................................................................. 5

2.2 Vida Útil ..................................................................................................................................... 8

2.3 Herramienta para el Cálculo de CCV ......................................................................................... 9

3. Lineamientos Generales para el Diligenciamiento de las Calculadoras de CCV ........................... 10

3.1 Conceptos Generales .............................................................................................................. 11

3.2 Estructura de las Calculadoras ................................................................................................ 17

3.3 Recomendaciones ................................................................................................................... 18

4. Calculadoras para Estimar el CCV de Equipos ............................................................................... 20

4.1. Soportes de los Costos ........................................................................................................... 21

4.1.1 Ejemplo Diligenciamiento Hoja “Soportes” ..................................................................... 24

4.2 Costos Generales de Adquisición ............................................................................................ 24

4.2.1 Ejemplo del Diligenciamiento Hoja “Formulario” ............................................................ 28

4.3 Adquisición Equipo y/o Infraestructura en Apoyo a la Misión ............................................... 31

4.3.1 Ejemplo Diligenciamiento Hoja “Adquisición de Apoyo ” ............................................... 32

4.4 Costos de Operación y Soporte ............................................................................................... 33

4.4.1 Costos de Personal ........................................................................................................... 33

4.4.1.1 Ejemplo Diligenciamiento Hoja “Costos de Personal” .............................................. 34

4.4.2 Costos Asociados a Personal ............................................................................................ 35

4.4.2.1 Entrenamiento y Capacitación .................................................................................. 36

4.4.2.2 Dotación .................................................................................................................... 37

4.4.2.3 Ejemplo diligenciamiento hoja “Otros Costos Asociados a Personal” ...................... 38

4.4.3 Costos de Operación ........................................................................................................ 39

4.4.3.1 Ejemplo Diligenciamiento Hoja “Costos de Operación” ........................................... 45

4.4.4 Otros Costos Recurrentes................................................................................................. 47

4.5 Mantenimiento Mayor ............................................................................................................ 48


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4.5.1 Ejemplo Diligenciamiento hoja “Mantenimiento Mayor” ............................................... 51

4.6 Disposición Final ...................................................................................................................... 53

4.7 Informes de Resultado ............................................................................................................ 53

5. Calculadora para Estimar el CCV de Proyectos de Infraestructura ............................................... 55

5.1 Costos Generales de Adquisición ............................................................................................ 56

5.1.1. Información Inicial ........................................................................................................... 57

5.1.1.1 Ejemplo del Diligenciamiento de la Hoja “Información Inicial” ................................ 58

5.1.2 Terreno e Infraestructura ................................................................................................. 58

5.1.2.1 Ejemplo Diligenciamiento de la Hoja “Adquisición” ................................................. 60

5.1.3 Dotación de la Unidad ...................................................................................................... 60

5.1.3.1 Ejemplo del Diligenciamiento de la Hoja “Dotación de la Unidad” .......................... 625.2 Costos de Operación ............................................................................................................... 64

5.2.1 Costos de Personal ........................................................................................................... 64

5.2.2 Costo de Mantenimiento de la Unidad ............................................................................ 65

5.2.3 Costos Adicionales ............................................................................................................ 65

5.3 Informe de Resultado .............................................................................................................. 66


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Envío de Sugerencias y Comentarios

Con el ánimo de hacer del cálculo del Costo de Ciclo de Vida un proceso en mejora continua, cualquiercomentario o sugerencia que apunte a esto (ej: detección de errores, inconsistencias en los cálculos o términos,etc.) agradecemos remitirlo de manera escrita a la Dirección de Planeación y Presupuestación del Ministerio deDefensa. Sus contribuciones serán valiosas para futuras actualizaciones de los archivos.


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1. Introducción

Dentro de las estrategias propuestas en la Política Integral de Seguridad y Defensa para la Prosperidad(PISDP), se encuentra la modernización de la gestión del sector, la cual busca mejorar las prácticas gerenciales

para dar respuesta a las limitaciones presupuestales existentes tanto en el corto como en el mediano y largo

plazo. Como medio para implementar dicha estrategia, se creó el Grupo de Mejoramiento y Sostenibilidad

Presupuestal (GMSP) en la Dirección de Planeación y Presupuestación (DPP). Este grupo encaja dentro de la

estrategia descrita anteriormente en la medida en que tiene como objetivo desarrollar e implementar

herramientas, metodologías y modelos que conlleven a una toma de decisiones consistente entre las

prioridades de política, las misiones y capacidades de las fuerzas, la asignación de recursos y las posibilidades

fiscales de la nación en el mediano y largo plazo.

En esta línea, dentro de las varias metodologías desarrolladas con el fin de cumplir dicho objetivo se implementó

la Metodología del Costo del Ciclo de Vida (CCV). Esta proporciona una base sólida por medio de la cual se

realiza la transición entre una planeación con visión de corto plazo (adquisiciones como inversión inicial) a una

que permite visualizar el impacto presupuestal que tendrán las inversiones de hoy en el mediano y largo plazo.

Esto se logra al incorporar en las decisiones de adquisición, la planeación de la inversión inicial sumada a todas

las implicaciones presupuestales que tendrá el sostener los bienes hasta finalizar su vida útil. Particularmente,

el CCV es de gran utilidad, entre otras, para (1) realizar comparaciones entre diferentes alternativas que puedanser objeto de análisis al momento de adquirir un bien, (2) planear el flujo de recursos requeridos para la

operación, soporte y disposición final de bienes ya adquiridos, (3) evaluar factibilidad de recepción de

donaciones calculando todos los costos asociados durante su vida útil.

Dadas sus diferentes utilidades, actualmente esta metodología se abarca desde diversas perspectivas a nivel

Ministerio. Por una parte se dan lineamientos de la metodología desde la Dirección de Planeación y

Presupuestación (DPP) realizando el soporte metodológico para el cálculo del costo de ciclo de vida en análisis

de alternativas y estimación de costos de las decisiones de adquisición ya tomadas. Por otra, desde la DirecciónLogística se hace uso de la metodología con la implementación de las Calculadoras1 de CCV en la herramienta

Business Planning and Consolidation (BPC) vinculada al SILOG, con lo cual se pretende mejorar la planeación

logística y facilitar la realización y visualización de informes a nivel estratégico respecto al CCV de bienes

1 Herramienta desarrollada por la DPP, por medio de la cual se facilita y estandariza la implementación de la Metodologíade CCV.


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recibidos. Adicionalmente en dicha Dirección se realizan constantemente mesas de trabajo con el fin de mejorar

el registro de la información en el SILOG de forma tal que se tengan los datos con los cuales realizar análisis

de confiabilidad de los equipos mayores y generar programas de mantenimiento por tipo de activo, esto permitirá

mejorar el diligenciamiento de las Calculadoras de CCV.

Ahora bien, es de absoluta relevancia resaltar que si bien desde las diferentes Direcciones del Ministerio se

hace uso de esta metodología y se real izan trabajos en búsqueda de su mejora continua, la efectividad en los

resultados obtenidos con la implementación de esta metodología, radica particularmente, en la correcta

utilización y en la calidad de la información que suministran las Fuerzas como implementadores de la

herramienta.

En torno a dichas Calculadoras de CCV, estas son libros de Excel en los que se estructuró la incorporación detodos los costos pertinentes para el cálculo del CCV por tipos de bien. Además, su utilización permite mejorar

el manejo de la información, al estandarizar su procesamiento y presentación por tipo de bien, ya sea para

adquisición2 de armamento, aeronaves, vehículos de movilidad terrestre, marítima y fluvial, equipos de

comunicación, seguridad o informática, equipos de ingeniería o para proyectos de infraestructura.

Cabe anotar que al ser una herramienta en mejoramiento continuo, las calculadoras de CCV se actualizan

anualmente con el fin de incorporar lecciones aprendidas mediante su uso y por ende minimizar el error

inherente a los procesos de estimación de cifras. Particularmente, a raíz de la experiencia adquirida en laprimera fase del ejercicio de Planeación de Adquisiciones realizado con las Fuerzas Militares y la Policía

Nacional en el 2014, para la versión 2015 se incorporaron cambios estructurales para mejorar el cálculo de las

estimaciones y facilitar su diligenciamiento.

En este orden de ideas, y teniendo en cuenta la adopción institucional de esta metodología, el GMSP ha

elaborado el presente manual con el fin de instruir y facilitar el diligenciamiento de las Calculadoras de CCV y

contribuir a mitigar los efectos que genera la alta rotación de personal, inherente a las labores del Sector

Defensa, frente a la trasmisión de conocimientos requerida para dar continuidad a la interiorización del uso dela herramienta. Con esto en mente, el presente documento busca mitigar dicho efecto al proporcionar las bases

necesarias para que un funcionario sin manejo previo de la herramienta, pero con conocimientos técnicos del

activo a diligenciar, tenga la capacidad de recopilar e incluir adecuadamente la información requerida en esta.

2 Es importante tener en cuenta que el término adquisición, como es utilizado dentro del Sector Defensa, no hace referenciaúnicamente a la compra de un bien. Acá entran también casos como donaciones e incautaciones para uso militar.


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Lo anterior, teniendo en cuenta que las Calculadoras de CCV son base de una adecuada planeación y por lo

tanto, el manejo incorrecto de la herramienta puede generar recomendaciones inadecuadas para los tomadores

de decisión.

Para su utilización, el manual se ha divido en cinco secciones. En el contenido de las primeras tres se describen

los conceptos generales más relevantes relacionados con la Metodología de CCV, así como los lineamientos

para el diligenciamiento de los formularios que conforman las calculadoras. En la sección 4. Calculadoras para

Estimar el CCV de Equipos, se explica la forma como deben ser incluidos los datos para realizar el cálculo de

CCV de los diferentes tipos de equipo, datos generados al momento de hacer una adquisición como fechas de

pago, fechas de entrega, cantidad de equipos, vida útil, costo unitario, costos en que se incurra por requerir

equipo especial de apoyo entre otros. De igual manera, en esta sección se dan las indicaciones para incluir los

costos de operación y soporte asociados a la adquisición, como son los costos de personal, costos de operacióny soporte recurrentes diferentes a personal y costos de mantenimiento mayor. Finalmente, la sección 5.

Calculadora para Estimar el CCV de Proyectos de Infraestructura, contiene la explicación para diligenciar en su

totalidad la calculadora correspondiente a proyectos de infraestructura, es decir a aquellas adquisiciones

destinadas a la construcción, compra o mejoramiento de bienes inmuebles.

2. Metodología de Costo Ciclo de Vida -CCV-

El Costo de Ciclo de Vida es una herramienta analítica por medio de la cual se evalúa el costo total de un activo,

entendido como la totalidad de costos esperados durante su vida útil 3, desde la adquisición, instalación,

mantenimiento y soporte hasta la disposición final del mismo.

Teniendo en cuenta que en promedio los costos de sostenimiento de un activo representan la mayor parte de

la carga presupuestal durante su vida útil (aproximadamente el 70%)4, esta metodología da la perspectiva

necesaria para que los tomadores de decisiones entiendan las implicaciones a corto, mediano y largo plazo de

las decisiones tomadas en el presente.

3 Intervalo de tiempo entre la adquisición de un activo y su disposición final.4 Tanto la experiencia internacional, conocida por medio de la agencia IDA (Institute for Defense Analyses) y casos deestudio de Australia, España y Reino Unido, como la adquirida durante el desarrollo del ejercicio de Planeación deAdquisiciones del Ministerio de Defensa Nacional, muestra que este costo representa en promedio un 70% de los costostotales del ciclo de vida de un activo.


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El análisis que permite esta metodología es muy útil para la toma decisiones, asociadas con la adquisición de

bienes, por cuanto da argumentos para:

a. Prever los mayores elementos generadores de costos, permitiendo que éstos puedan ser medidos y

controlados.

b. Fundamentar las decisiones en una visión del costo total (y no solo el costo de inversión) de diferentes

alternativas, ya sea para la adquisición de un solo tipo de activo o un grupo de activos

interrelacionados.

c. Evaluar la viabilidad presupuestal de la recepción de donaciones mediante la cuantificación de sus

costos de operación, soporte y disposición final.

d. Contribuir a determinar el momento en el tiempo en que un activo debe ser reemplazado para

minimizar los costos inherentes al mismo (operación y soporte), teniendo en cuenta los costos

asociados al reemplazo del activo.

Los costos que intervienen en el cálculo del

CCV se pueden clasificar en costos deinversión, costos de operación y soporte y

costos de disposición final. Los primeros hacen

referencia al valor de la adquisición de un bien,

la construcción y/o mejoramiento de

infraestructura y los costos de iniciación del

proyecto tales como dotación de inmuebles,

costos de despliegue, adquisición de equipo

de apoyo y otros costos incurridos una sola vezen los tiempos iniciales del proyecto. Por su

parte, los costos de operación y soporte hacen referencia a aquellos que se derivan del uso de los bienes

adquiridos, tales como costos de personal, mantenimiento, combustible, repuestos, munición, seguros, servicios

públicos, capacitación y dotación. Finalmente los costos de disposición final, hacen referencia a todos aquellos


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en que se incurre por efecto de sacar de funcionamiento los activos al final de su vida útil (ej: chatarrizar,

destruir).

Cabe resaltar que tanto los costos de operación y soporte, como los de disposición final, se pueden clasificar

en costos recurrentes (capacitaciones, insumos operacionales, entre otros) y no recurrentes (mantenimientos

mayores y disposición final).

Por lo cual, como se menciona anteriormente, resulta importante tener claridad y estimar con anticipación a la

decisión de adquisición los costos de operación y soporte (O&S) que se presentarán durante la vida útil del (los)

bien(es) a adquirir y se deben presupuestar durante la totalidad del tiempo en que se sostiene dicho activo, de

hecho, en ocasiones desde antes de la recepción del bien (para los casos en que se incurre en costos de

capacitación previa, por ejemplo).

2.1 Cálculo del Costo de Ciclo de Vida –CCV-

Dado que la Metodología de CCV requiere para su análisis modelar los costos asociados a la adquisición y

operación de un activo, se hace necesario estimar los flujos de costos que se generarán a lo largo de la vida

útil. Esto implica conocer en detalle el uso promedio que se les dará a los equipos, así como tener claridad

sobre los costos unitarios para cada concepto de gasto que se afecta en el periodo de operación y soporte.

Por otra parte, teniendo en cuenta que la Metodología de CCV es un insumo para una adecuada planeación

presupuestal, es fundamental que todos los costos que se involucren en su análisis estén debidamente

soportados. Esto, con el fin de (1) asegurar el uso de la mejor información disponible, con lo cual se minimiza

la probabilidad de error de las estimaciones y (2) contar con la trazabilidad de la información utilizada para

realizar dichas estimaciones.

Partiendo de esta aclaración, es importante mencionar que en caso en que los soportes utilizados para estimar

los datos de costo involucrados en esta metodología sean valores históricos tomados del sistema de

información FOCIS5, estos deben estar alineados con las cuentas de costo que se maneja en el Presupuesto

General de la Nación (ej: combustibles y lubricantes, repuestos, mantenimiento de equipo de navegación y

5 Force Oriented Cost System Information. DPP – GMSP. Modelo de Sostenibilidad del Gasto.


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transporte, armamento, munición, etc.) y se debe tener en cuenta que estos reflejan la proyección de costos

que surge de combinar el uso de los equipos y sus respectivos factores de costo6.

Finalmente, el CCV se puede sintetizar en la fórmula general que sigue:

∑( + + + )

=+

Dónde:

Costo de ciclo de vida Último año de vida útil (disposición final)

Costo de la inversión

Costo de operación Otros costos Costo de mantenimiento mayor Costo de disposición final

Costo de inversión: Corresponde a los costos iniciales de una adquisición, entendidos como la sumatoria

de costos por estudios, diseño, instalación, transporte y en general todo lo asociado para poder disponer

operacionalmente de un activo. En este sentido, se incluyen costos como ingeniería básica, ingeniería de

diseño, estudios ambientales y costos inherentes a la adquisición de la maquinaria, armamento,

instalaciones o cualquier otro bien mueble o inmueble requerido inicialmente para el funcionamiento

integral del bien adquirido. Estos costos se obtienen a partir de estimaciones realizadas por las Fuerzas

Militares y la Policía Nacional teniendo en cuenta herramientas como historial de compras, cotizaciones,

referentes internacionales o publicaciones especializadas, entre otras.

Costo de operación: Como su nombre lo indica, son todos aquellos costos en los que se incurre por la

operatividad del activo. Involucra los costos de personal asociados a operación directa y mantenimiento,

las partidas destinadas para el entrenamiento y la dotación del personal, los costos recurrentes asociados

a rubros como combustible, mantenimiento preventivo y correctivo, repuestos, munición requerida para la

operación del armamento y todos aquellos cuyo fin sea permitir la operación normal y recurrente del bien.

6 GRUPO DE MEJORAMIENTO Y SOSTENIBILIDAD PRESUPUESTAL. Dirección de Planeación y Presupuestación,Ministerio de Defensa Nacional. Manual Cálculo de Factores de Costo e Ingreso de Información al Modelo FOCIS. Bogotá:2014.


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Es importante aclarar que los costos de operación de los equipos en esta metodología corresponden a

costos unitarios, es decir dependen de la unidad de medida establecida para la operación del equipo

(horas de vuelo, kilómetros, horas de navegación, año, etc.). En la sección 4.4.3 Costos de Operación del

presente manual se explica en detalle la forma de incluir estos costos.

Costo de mantenimiento mayor: Si bien dentro de los costos de operación se incluyen los costos de

mantenimiento menor recurrente (correctivo y preventivo), la Metodología de CCV contempla

adicionalmente los mantenimientos mayores los cuales generan un impacto importante en los costos del

ciclo de vida de un activo y, dada su naturaleza no recurrente, no se incluyen dentro de los costos de

operación anteriormente mencionados. Este tipo de mantenimientos consisten en reparaciones de gran

envergadura, como overhaul de motores o repotenciaciones, que se programan dependiendo de varios

factores tales como las recomendaciones del fabricante o la experiencia de las Fuerzas frente al equipo.

En la sección 4.5 Mantenimiento Mayor, se explica en detalle lo referente a este tipo de mantenimiento de

equipos.

Otros costos: Algunos costos no están asociados de manera directa a la operación del equipo en el

sentido de permitir su operatividad, pero que también son necesarios por cuanto en la mayoría de los

casos regulan, facilitan o permiten el funcionamiento en condiciones óptimas del bien. En esta categoría

encontramos ítems como son los seguros, las suscripciones, las actualizaciones de manuales, los

imprevistos7, el sostenimiento de los equipos y/o la infraestructura de apoyo. Dentro de estos costos seconsidera también la depreciación, la cual aunque es un costo contable que no implica la utilización de

recursos financieros, si se traduce en la previsión que se debe hacer para reconocer el desgaste que sufre

un bien por el uso que se haga de él durante su vida útil.

Costo de retiro o disposición final: Sacar de funcionamiento los activos al final de su vida útil acarrea

un costo de retiro y adecuada disposición o desecho del mismo tales como transporte, chatarrización,

fundición, o cualquier otro dependiendo del bien. Adicionalmente en algunos casos se debe involucrar el

costo de recuperación medioambiental del ecosistema.

7 Para el caso particular de aeronaves en el que se utilice la información proveniente del sistema de información FOCIScomo soporte de sus costos de operación, no se deben incluir imprevistos para evitar duplicar estos costos. Esto se debe,a que en FOCIS se utiliza la Metodología para el Cálculo del Costo Hora de Vuelo, en donde los imprevistos se incluyenen el costo unitario de la hora de vuelo.


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2.2 Vida Útil

Dentro de la Metodología de CCV la vida útil juega un papel fundamental, por cuanto es la que determina el

periodo de tiempo durante el cual se generarán los costos de operación y soporte, así como el momento en elcual se debe contemplar la recapitalización o recompra del equipo. En este sentido, la vida útil puede definirse

como el período de tiempo durante el cual un determinado bien presta el servicio para el cual fue diseñado,

manteniendo su integridad estructural8.

Si bien la vida útil de algunos tipos de activos ha sido fijada por norma9, esta se utiliza para la contabilización

de la depreciación como registro en libros contables. Sin embargo, con fines de planeación presupuestal la vida

útil de los activos puede discrepar de la establecida en esa norma, ya sea por el uso que se les dé o por

circunstancias tales como: mejoras y adiciones, acción de factores naturales, obsolescencia, deterioro por uso,especificaciones de los fabricantes o nuevas órdenes de ingeniería de las dependencias pertinentes. Para

ejemplificar esto, el Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el Manejo de Bienes del

Ministerio de Defensa dictamina una vida útil de 15 años para las aeronaves, aun cuando en la actualidad la

Fuerza Pública cuenta con helicópteros de hasta 44 años, sobrepasando dicho límite. Adicionalmente, esos

parámetros de vida útil establecidos en dicho manual agrupan categorías de equipo muy diversas sin tener en

cuenta que la vida útil puede variar hasta por el tipo de equipo (ej: la vida útil de una fragata puede ser diferente

que la de un bote tipo midnight express).

Por otra parte, dada la naturaleza de las adquisiciones realizadas en el sector, se debe tener en cuenta que

para el caso de la vida útil de bienes usados, ésta se determina a partir del estado en el que se reciben dichos

bienes, tomando como base las condiciones físicas de éstos, las mejoras o reparaciones que se les realicen.

En este orden de ideas, para efectos de determinar la vida útil de los bienes que se incluye en las Calculadoras

de CCV, se deben tener en cuenta el concepto de expertos, los registros históricos o seguir una metodología

que permita llegar a un estimado (éste último es el procedimiento más robusto). En caso que se considere que

la vida útil fijada corresponde a la establecida en los lineamientos formales10 se debe verificar y mostrar que seajusta a la experiencia con tipos particulares de activos.

8 SCIENTIA ET TECHNICA AÑO 2004, No. 25. Aproximación al Reemplazo de Equipo Industrial , agosto 2004. 9 PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA. Decreto 3019 de 1989 (norma tributaria), diciembre 1989. DIRECCIÓN DEFINANZAS. Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el Manejo de Bienes del Ministerio de DefensaNacional . 2012.10 Ídem.


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2.3 Herramienta para el Cálculo de CCV

Para facilitar el análisis que permite la implementación de la Metodología de CCV, el Grupo de Mejoramiento y

Sostenibilidad Presupuestal diseñó unos formularios en Microsoft Excel denominados Calculadoras de CCV.

En estas calculadoras se consolidan todos los costos utilizados y se proyecta su flujo de costos durante el

periodo que dura la vida útil del activo.

Con el fin de brindar herramientas ajustadas a los diferentes tipos de activos, que difieren en métricas y cuentas

presupuestales de costo utilizadas y, teniendo en cuenta las lecciones aprendidas mediante el desarrollo del

ejercicio de Planeación de Adquisiciones y las observaciones y recomendaciones planteadas por las Fuerzas

Militares y la Policía Nacional, en especial las evidenciadas en las sesiones de capacitación de CCV realizadas

en el 2014, se han diseñado 7 modelos de calculadoras:

a) Aeronaves: Está diseñada para adquisición de activos como helicópteros, aviones, aeronaves

remotamente tripuladas –ART- y simuladores de vuelo, entre otros. La métrica empleada para el cálculo

de los costos de operación son las horas de vuelo. Cuando la adquisición de aeronaves contemple dentro

de sus componentes material de artillería, éstos deben incluirse en la calculadora de armamento y de esta

forma poder estimar sus costos de operación y sostenimiento como es el caso de la munición que utilizan.

b) Movilidad marítima o fluvial: Está diseñada para adquisición de bienes como barcos, submarinos,

lanchas patrulleras, botes, buques, hovercrafts y remolcadores fluviales, entre otros. Teniendo en cuenta

los acuerdos llegados con expertos de la Jefatura de Operaciones Logísticas (JOLA), Jefatura de Material

(JEMAT) y Jefatura de Planeación Naval (JEPLAN) de la Armada Nacional, en el 2013, se establecieron

las métricas (1) horas de navegación y (2) horas de consumo, si se trata de equipos menores, o bien (1)

horas operando, (2) horas energizado y (3) horas asegurado si se trata de equipos mayores.

c) Movilidad terrestre: Está diseñada para adquisición de camperos, motocicletas, camiones, volquetas,

carrotanques y tractores, entre otros. El cálculo de costos de operación en este tipo de equipos se puede

realizar por consumo anual o por kilómetros recorridos. Se recomienda utilizar el primer caso solo cuando

no exista información sobre los factores de costo individuales asociados a la distancia recorrida.


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d) Armamento: Está diseñada para adquisición de ametralladoras, fusiles, carabinas y equipo de artillería,

entre otras. El cálculo de costos de operación en este tipo de equipos se realiza por consumo anual y

solicita incluir la respectiva munición del armamento a costear.

e) Equipo de ingeniería: Está diseñada para adquisiciones de todos aquellos bienes de soporte

especializado para el trabajo de ingenieros, entre ellos: robots antibombas, grúas hidráulicas,

retroexcavadoras, soldador de carriles, entre otras. El cálculo de costos de operación en este tipo de

equipos se realiza por consumo anual.

f) Equipo de comunicaciones, informática o seguridad: Está diseñada para la adquisición de sistemas de

comunicación satelitales, software de inteligencia, terminales de control y en general para aquellas en las

que se requiera una agrupación de diferentes equipos para entrar a operar como un sistema que permitala recopilación, manejo, control y seguimiento de información. En este caso, cuando nos referimos a un

sistema es importante que se entienda como una serie de equipos que se encuentran interrelacionados e

interdependientes operando en un todo unificado con un fin determinado y cuyos costos en la mayoría de

los casos hacen parte de un solo contrato de adquisición. El cálculo de costos de operación en este tipo

de equipos se realiza por consumo anual.

g) Infraestructura: Está diseñada para las adquisiciones orientadas a la construcción, compra, adecuación

o mejoramiento de bienes inmuebles. El cálculo de costos de operación en este tipo de bien se realiza por

gasto anual.

3. Lineamientos Generales para el Diligenciamiento de lasCalculadoras de CCV

Obtener resultados confiables depende en gran medida de la claridad en los conceptos y de la información que

se utilice para realizar las estimaciones. Por esta razón es necesario definir con claridad el procedimiento para

diligenciar las Calculadoras de CCV, tener claros los conceptos involucrados en esta metodología y seguir

algunas recomendaciones importantes que garanticen la efectividad de los resultados que proporciona esta

herramienta.


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3.1 Conceptos Generales

Con el fin de hacer del proceso de diligenciamiento de las Calculadoras de CCV una tarea fluida y coherente,

es de vital importancia tener la mayor comprensión posible de los conceptos más relevantes que deben tenerseen cuenta al momento de utilizar esta herramienta. A continuación se describen estos conceptos:

Costos Unitarios: Los costos unitarios, para efectos de este manual, tienen dos aplicaciones. La primera,

cuando éstos se refieren a los costos relacionados a un solo equipo del total que puede incluirse dentro

de una misma calculadora, teniendo en cuenta que dentro de la misma se permite costear el CCV para

uno o varios equipos que tengan las mismas especificaciones de diseño y operatividad, es decir, si en una

calculadora se está estimando el CCV de tres aeronaves, el costo unitario se refiere a las estimaciones

de dicho costo para una sola de las tres.

La otra aplicación es la que se refiere a los cálculos asociados a factores de costo por métricas como hora

de vuelo, hora de consumo, kilómetro, entre otros. En estos casos los costos estimados de operación y

soporte deben incluirse dependiendo de la métrica utilizada. Por ejemplo, si esta corresponde a horas

vuelo, los costos unitarios deben hacer referencia al consumo que se genera en una hora. Por otro lado,

cuando el factor sea anual los costos unitarios deberán corresponder al consumo en el año por cada una

de los equipos, igualmente con las otras métricas establecidas.

Depreciación: La depreciación es el reconocimiento racional y sistemático de la pérdida de capacidad

operacional de la propiedad, planta y equipo, por el uso u otros factores normales, teniendo en cuenta su

vida útil estimada y el costo ajustado por adiciones y mejoras 11. Es importante tener en cuenta que este

cálculo se realiza con fines contables, no presupuestales.

De acuerdo a lo establecido en el Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el manejo

de bienes del Ministerio de Defensa Nacional, el método de depreciación utilizado para los bienes del

Ministerio de Defensa es el de línea recta. Por este método se determina una tasa periódica constante

para registrarla como disminución del patrimonio durante la vida útil estimada del activo. Se aplica cuando

el activo es utilizado de manera regular y uniforme en cada periodo, la tasa para su cálculo resulta de la

siguiente fórmula:

11 DIRECCIÓN DE FINANZAS. Ministerio de Defensa Nacional. Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el Manejo de Bienes del Minister io de Defensa Nacional . Bogotá: 2012.


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ó

ó

ú

Teniendo en cuenta la importancia de este cálculo desde el punto de vista contable y económico, al

reconocer el desgaste del activo por su uso, la Metodología de CCV lo incluye dentro de los costos de

operación y soporte. Sin embargo, para efectos de analizar el impacto presupuestal que pueden tener los

costos inherentes a la adquisición en cuanto a los recursos que pueden ser asignados al sector, estos

costos son excluidos de los análisis gráficos incluidos en las calculadoras.

Estimación de Costos:

Un proceso predictivo utilizado para cuantificar y costear precios de los recursosrequeridos por el alcance de una opción de inversión, actividad o proyecto12.

Hora de Vuelo: Tiempo (hora) transcurrido entre un decolaje y el consiguiente aterrizaje.

Horas de Consumo13: Tiempo durante el cual las unidades a flote consideradas menores (que no cuentan

con generadores) están en operación, con motores encendidos, y por ende generan consumo de

combustible.

Horas Energizado14: Tiempo durante el cual las unidades a flote consideradas mayores funcionan con

sus generadores encendidos y por ende generan consumo tanto de combustible, como de repuestos y

mantenimiento al presentarse desgaste en el equipo. 14

Horas de Navegación15: Tiempo durante el cual las unidades a flote consideradas menores están

generando costos por desgaste de máquina, es decir generan costos por repuestos y mantenimiento, pero

no necesariamente tienen sus motores encendidos, por lo cual no son necesariamente iguales a las horas

operando. 15

12 ECOPETROL - DIRECCIÓN CORPORATIVA DE PROYECTOS. Manual de Ingeniería de Costos para Proyectos deInversión. 2010 13, 14, 15 Mesas de trabajo del 17 de junio y 19 de julio de 2013. DPP-JEPLAN-JEMAT-JOLA


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Horas Operando16: Tiempo durante el cual las unidades a flote consideradas mayores consumen

combustible, repuestos y mantenimiento al operar ya sea con motores y generadores encendidos o solo

con los motores encendidos. Razón por la cual los costos generados en dicho caso se suponen mayores

de los generados durante las Horas Energizado. 16

Inflación: Consiste en un aumento generalizado del nivel de precios de la economía. Es un fenómeno

económico que se manifiesta a través de una relativa disminución del valor del dinero, es decir la reducción

en el poder adquisitivo a causa de una elevación de los precios con relación a la cantidad de bienes y

servicios que se pueden comprar con el mismo17. Tener en cuenta la inflación es muy importante cuando

se trata de determinar las tasas de interés futuras y evaluar inversiones en inflación. En presencia de

inflación, la capacidad de compra o poder adquisitivo de un monto de dinero es mayor hoy que en un año

más.

Mantenimiento: Inspección, revisión, reparación, conservación y cambio de partes tendientes a conservar

un equipo en condiciones óptimas18. Existen varios tipos de mantenimiento que se pueden agrupar

dependiendo de si actúan antes (preventivo) o después (correctivo) de producirse la avería. Partiendo de

las definiciones encontradas en los diferentes manuales de mantenimiento de las Fuerzas Militares y la

Policía Nacional, se tiene:

- Mantenimiento preventivo: Es el mantenimiento que se ejecuta a los equipos en forma planificada y

con anticipación. Tiene en cuenta inspecciones periódicas y programas dentro de los presupuestos

anuales, según la naturaleza de cada equipo y encaminadas a descubrir posibles defectos que

puedan ocasionar paradas intempestivas de los equipos o daños mayores que afectan la vida útil de

los mismos.

- Mantenimiento correctivo: Es el conjunto de actividades establecidas para corregir los defectos o fallas

que se presentan en los equipos, sistemas o dependencias. Solo actuará cuando se presenta el daño.

16 Ídem.17 UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA. Economía General . Tomado el 21 de enero de 2015 dehttp://www.virtual.unal.edu.co/cursos/sedes/manizales/4010043/lecciones/11inflacydesemp.htm. 18 FUERZA AÉREA COLOMBIANA. Jefatura de Operaciones Logísticas Aeronáuticas, Dirección de Ingeniería yMantenimiento Aeronáutico. Manual de Mantenimiento. Bogotá: 2007.

http://www.virtual.unal.edu.co/cursos/sedes/manizales/4010043/lecciones/11inflacydesemp.htmhttp://www.virtual.unal.edu.co/cursos/sedes/manizales/4010043/lecciones/11inflacydesemp.htmhttp://www.virtual.unal.edu.co/cursos/sedes/manizales/4010043/lecciones/11inflacydesemp.htm


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Es importante resaltar que el mantenimiento de los equipos se debe ejecutar conforme a los manuales de

mantenimiento de las Fuerzas y de acuerdo a lo establecido en los programas de mantenimiento,

manuales y diferentes documentos técnicos emitidos por los fabricantes19.

Mantenimiento Mayor: Para efectos de este manual, se define como el conjunto de trabajos planificados

que restaura sustancialmente un equipo a una condición cercana a su capacidad inicial de diseño

mediante el reemplazo o reparación de sus partes constitutivas, utilizando personal y equipos altamente

calificados20. Este tipo de mantenimiento obedece en la mayoría de los casos a los tiempos de servicio

estimado en los manuales de fabricantes, al uso excesivo, deficiencias o a la necesidad de recuperarlo

para el servicio después de haber sufrido daños sustanciales21. El objeto de este tipo de mantenimiento

reside en la restitución general de las condiciones de servicio del activo, ya sea desde el punto de vista

de diseño o estructural, para satisfacer las necesidades generadas en un periodo de tiempo considerable

disminuyendo la probabilidad de falla o interrupción del servicio.

Rol o Misión: Con el propósito de asociar los costos de personal al tipo de actividad realizada, se han

diferenciado tres tipos de roles en las calculadoras de aeronaves y equipos de movilidad marítima o fluvial:

personal en tierra, personal de mantenimiento y tripulación.

- Personal en tierra: Aquellos individuos que desarrollan funciones de despacho de operaciones de

vuelo, marítimas o fluviales, telecomunicaciones aeronáuticas o marítimas, información aeronáutica,

meteorología, cartografía y la instrucción en tierra del personal (siempre y cuando no pertenezcan a la

tripulación), entre otros. Se utiliza en calculadoras de aeronaves y movilidad marítima o fluvial.

- Personal de mantenimiento: Aquellos individuos que desarrollan funciones relacionadas con el

mantenimiento y reparación en tierra en todos sus niveles. Aplica para aeronaves y equipo de movilidad

fluvial o marítima.

19 Por ejemplo, para el caso de aeronaves el Manual de Mantenimiento de la Fuerza Aérea Colombiana en su capítulo IIestablece además que el mantenimiento también se debe ejecutar de acuerdo a las ordenes técnicas emitidas por la USAF,manuales técnicos del US ARMY, US NAVY y por las ediciones propias de la FAC originados por exigencias y necesidadesdel servicio.20 ARMADA NACIONAL DE COLOMBIA. Manual Administrativo de Material Naval. Bogotá. - FUERZA AÉREACOLOMBIANA. Manual de Mantenimiento. Bogotá: 2007.21 FUERZA AÉREA COLOMBIANA. Jefatura de Operaciones Logísticas Aeronáuticas, Dirección de Ingeniería yMantenimiento Aeronáutico. Manual de Mantenimiento. Bogotá: 2007.


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- Tripulación: Conjunto de personas a bordo de la aeronave o de la embarcación a quienes se les

asignan obligaciones esenciales para su operación, de acuerdo a los manuales de requisitos y

procedimientos para tripulaciones de cada Fuerza. En el caso de las aeronaves se trata de personal

como pilotos, copilotos, ingenieros de vuelo y navegantes22. Cuando se trata de equipos de movilidad

fluvial, la tripulación está conformada dependiendo de si el equipo es menor o mayor, en el primer caso

se encuentra el timonel, maquinista, motorista, marinero y en el otro tipo de equipo está el capitán,

operador de draga, pilotos, maquinistas, timonel, contramaestre, aprendiz de piloto, marinero,

ayudante de máquinas y cocinero23.

Valor del dinero en el tiempo – VDT: Cuando se habla del valor del dinero en el tiempo se hace referencia

al valor o al poder adquisitivo de una unidad de dinero 'hoy' con respecto del valor de una unidad de dineroen el futuro, es decir, el dinero adquiere valor y se incrementa en cantidad sobre un período de tiempo

específico (años)24. La tasa de descuento representa el valor del dinero en el tiempo, ésta se describe

como la tasa nominal de incremento del valor del dinero en el tiempo.

Monto capitalizado (valor futuro) Inversión inicial (valor actual)

Tasa de interés del periodo Número de períodos(1 + ) Factor de capitalización

Ahora bien, se debe tener en cuenta que si bien en el cálculo del CCV como se realiza a la fecha, no se

incorpora el valor del dinero en el tiempo utilizándose una tasa de interés adecuada, que en todos los

casos debe estar por encima de la inflación, para efectos de incluir las variaciones mínimas en el poder

adquisitivo del dinero, actualmente se utiliza la tasa de inflación definida por el Banco de la República

cuando se trate de un periodo actual o anterior, o la establecida en los supuestos macroeconómicos del

22 Ídem.23 La conformación de la tripulación de embarcaciones fluviales está reglamentada en la Resolución 2107 de 1999 pormedio de la cual se expide el reglamento de tripulaciones y dotaciones de las embarcaciones fluviales.24 ASSOCIACIÓN ESPAÑOLA PARA LA CALIDAD (AEC). Ponencia: Consideraciones sobre el impacto económico de la“Confiabilidad”, en el Análisis de Costos de Ciclo de Vida de un activo de Producción. Revisión de modelos básicos .Tomado el 24 de enero de 2015 de: http://www.unodc.org/colombia/es/press/censosimci2013.html

∗ (1 + )


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Ministerio de Hacienda cuando se trate de proyecciones. En este último caso, pueden utilizarse igualmente

los supuestos que informen las oficinas de Planeación de las respectivas Fuerzas.

Un ejemplo para ilustrar la forma como debe efectuarse este cálculo, es la adquisición en el 2016 de una

lancha patrullera de rio, para lo cual se ha estimado un costo de adquisición basado en otra de las mismas

características adquirida en el 2012 por $9.800.000. Tomando en cuenta lo explicado anteriormente, es

de suponerse que al comprar esta lancha cuatro años después de haber adquirido la primera, no va a

valer lo mismo, seguramente el costo de adquisición será superior, precisamente por el valor que tiene el

dinero en el tiempo, por esta razón, se debe llevar el precio de la lancha del 2012 al 2016 con la fórmula

descrita anteriormente.

∗ (1 + ) En donde:

Valor de la adquisición en 2016 Valor de la adquisición en 2012 Tasa de inflación (en este ejemplo será del 3%) Número de años transcurridos entre 2016 y 2012 es decir (2016-2012)

9.800.000 ∗ (1 + 3%) ..

Como resultado tenemos que el costo de adquisición de la lancha patrullera de rio pasa de ser $9.800.000en el 2012 a $11.029.986 en el 2016.

Cabe resaltar que si bien las Calculadoras de CCV realizan este cálculo automáticamente para estimar

los flujos anuales, existen dos particularidades a tener en cuenta:

a. Las calculadoras toman los años incluidos en la hoja “Soportes” para hacer los ajustes necesarios

en los costos de adquisición y de sostenimiento (recurrentes), dado que no necesariamente los

soportes con los que se cuentan están a precios del año del primer pago.

b. Es caso de utilizar soportes anteriores al año de recepción de los equipos, el mantenimiento mayor

se deben incluir a precios del primer año de operación del equipo, el cálculo de ajuste por inflación

que se explicó anteriormente debe ser realizado por el responsable del diligenciamiento de la


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17

calculadora antes de incluir el valor en el campo destinado para tal fin. La calculadora proyectará el

flujo con inflación a partir del año de entrega y hasta el fin de su vida útil.

3.2 Estructura de las Calculadoras

Los diferentes tipos de calculadoras se desarrollaron en libros Excel. Las celdas dispuestas para incluir

información están en blanco mientras que las celdas con relleno corresponden a datos de resultado que se

generan automáticamente con la información ingresada (y por ende no se deben modificar).

Las primeras dos hojas son informativas y en ellas encontramos el contenido

y las instrucciones generales que deben tenerse en cuenta para utilizar eficientemente las calculadoras.

Desde la versión 2015 de las Calculadoras de CCV se diseñó una hoja para incluir de forma

organizada todos y cada uno de los soportes empleados para sustentar los costos incluidos en las calculadoras.

El diligenciamiento de esta hoja es necesario para que la calculadora pueda proyectar el flujo de costos del

CCV, por lo cual el hecho de no hacerlo implica que se dejan de calcular costos necesarios para la adecuada

estimación del CCV.

Siguiendo el orden se tienen las hojas “Formulario” y “Adquisición de Apoyo”. En laprimera se incluyen los datos generales de quien elabora la calculadora y del activo que se está analizando,

junto con su costo de adquisición unitario. En la segunda, los costos de la inversión, tanto del bien que se

adquiere, como del equipo o la infraestructura de apoyo requerida (en caso de que aplique).

En la hoja “Personal” se incluye la cantidad de personal

total y adicional requerida, por su parte los costos de capacitación y dotación necesaria se incluyen en las hojas

“Otros costos asociados a Personal”. Los factores de costo asociados al personal ya están incluidos dentro de

las calculadoras teniendo en cuenta los diferentes grados militares y policiales. Estos factores provienen de laactualización anual que las Fuerzas Militares y la Policía Nacional realizan sobre el Modelo de Sostenibilidad

del Gasto - FOCIS que se maneja en la Dirección de Planeación y Presupuestación. Es importante precisar

que los costos generados en la hoja “Personal” corresponden sólo al personal adicional requerido.


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18

En esta hoja se incluyen los costos recurrentes necesarios para la operación del

equipo como los combustibles, repuestos, munición y mantenimiento menor anual. Estos costos se incluyen

dependiendo del tipo de equipo sobre el que se esté trabajando.

Dentro de esta hoja se incluyen los costos del mantenimiento mayor que

requieren los equipos.

Dentro de esta hoja se incluyen costos recurrentes como servicios públicos, seguros,

suscripciones, imprevistos y mantenimiento equipo e infraestructura de apoyo, entre otros.

Las calculadoras contienen tres hojas de

resultado con los flujos anuales para el total de costos que intervienen en el CCV. Adicionalmente, la hoja

“Resumen Total” viene acompañada de informes gráficos que facilitan la interpretación del resultado. Es

importante resaltar que la proyección de costos anuales que realiza la calculadora contempla ajustes por

inflación (es decir maneja precios corrientes25).

3.3 Recomendaciones

Con el propósito de obtener los mejores resultados en la estimación del flujo de costos que genera la

Calculadora de CCV, es de total importancia atender las siguientes recomendaciones sobre su uso:

a. Verifique que tenga sentido utilizar las Calculadoras de CCV para el activo al cual se realizará el costeo.

Para identificar esto, debe preguntarse si éste generará costos adicionales a los de su adquisición.

Recuerde que no tiene sentido realizar calculadoras para, por ejemplo, bienes consumibles (escritorios,

elementos de aseo, sillas, entre otros). Este tipo de bienes muebles muy probablemente harán parte de

la inversión de un activo mucho más grande (como la construcción de un edificio).

b. Lea cuidadosamente las indicaciones contenidas en la hoja “Instrucciones” antes de empezar su

diligenciamiento.

25 Ver 3.1 Conceptos Generales – Valor del Dinero en el Tiempo


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c. Utilice la calculadora correspondiente dependiendo del tipo de equipo del que vaya a realizar el costeo,

ya que de no hacerlo podría estar pasando por alto costos relevantes o calculando costos que no

corresponden.

d. Si va a costear el CCV de equipos con especificaciones y costos diferentes, independientemente de que

sean el mismo tipo de equipo (ej: aeronaves), utilice una calculadora por cada equipo. El CCV se calcula

teniendo en cuenta los usos proyectados, los cuales son inherentes a una sola calculadora. En este

sentido, si necesita calcular el CCV para un helicóptero y para un avión tanquero, si bien los dos son

aeronaves, utilice dos calculadoras (una para el helicóptero y otra para el avión).

e. Es necesario diligenciar en su totalidad todos los campos que tiene la hoja “Formulario” porque éstos son

el punto de partida para los cálculos realizados por la calculadora, de no hacerlo pueden presentarseinconsistencia en los cálculos.

f. La hoja “Soportes” es de obligatorio diligenciamiento. No omita incluir el año del soporte en ningún tipo

de costo que se vaya a estimar, ya que de no hacerlo la calculadora no podrá convertirlos a precios del

primer año de operación de los equipos y por ende no calculará la proyección con el porcentaje de

inflación incluido en la hoja “Formulario”.

g. Todos los costos de operación y soporte, con excepción de los costos de personal que ya vienenincorporados, deben incluirse de forma unitaria. Por ejemplo, si va a utilizar una calculadora para cinco

vehículos del mismo tipo, cuando incluya los costos correspondientes a combustibles, repuestos y

mantenimiento debe hacerlo teniendo en cuenta lo que consume un solo vehículo en el año o por

kilómetro recorrido, según corresponda. La calculadora se encargará de computar los flujos de costos

anuales y totales por la cantidad total de equipos incluidos.

h. Cuando los costos de adquisición del equipo/infraestructura de apoyo superen el valor del equipo para el

cual se está diligenciando la Calculadora de CCV, inclúyalo en una calculadora independiente

correspondiente al equipo que requiere y así podrá calcularle con mayor precisión sus costos de

operación.

i. Si el soporte del costo de adquisición se encuentra en moneda extranjera, es necesario incluir en la hoja

“Formulario” los datos que ésta solicita en cuanto al tipo y valor de la moneda. De lo contario la

calculadora no podrá convertir los valores a pesos colombianos.


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j. Si los soportes que sustentan los costos de operación están dados en moneda extranjera, se deben

incluir en la calculadora en pesos colombianos correspondientes al primer año de operación del equipo,

utilizando los supuestos macroeconómicos del Ministerio de Hacienda y Crédito Público26 o las

proyecciones dadas a las oficinas de planeación de la respectiva Fuerza por parte de la Dirección

Financiera del Ministerio de Defensa y hágalo expreso en las notas (en la sección 4.4 Costos de

Operación y Soporte de este manual se explica en detalle cómo hacer esta conversión).

k. Los costos de mantenimiento mayor deben ser incluidos en pesos corrientes del primer año de operación

del equipo (en la sección 3.1 Conceptos Generales, valor del dinero en el tiempo, se explica en detalle

cómo aplicar esta tasa).

l. Detalle claramente en la sección de notas cualquier particularidad del activo o cualquier aclaración

adicional a la incluida en la hoja de soportes sobre su costeo. Las Calculadoras de CCV deben ser

autocontenidas, esto es archivos que contentan toda la información necesaria para describir un conjunto

completo de elementos de análisis (soportes, aclaraciones, estimaciones, etc.), lo cual dará trazabilidad

a la información y aportará a la transferencia de conocimiento. Tenga en cuenta que muchos de los costos

que se incluyen son calculados por expertos en el uso y operación de los equipos, sin embargo, no todas

las personas que consultan las calculadoras tienen el mismo conocimiento para entenderlos y sacar el

mayor provecho al momento de realizar los análisis pertinentes.

m. Nunca utilice información que no esté validada y no deje de referenciar las fuentes de información

utilizadas. Así mismo, debe tener en cuenta no utilizar estimaciones que estén basadas en tipos de

equipos muy diferentes al que se pretende costear (ej: utilizar los costos de operación de una lancha de

río para estimar la operación de un hovercraft).

4. Calculadoras para Estimar el CCV de Equipos

Teniendo en cuenta que la estimación de los costos varía sustancialmente entre el cálculo de CCV de equipos

y de infraestructura, a continuación se detalla el uso de las calculadoras de equipos, específicamente:

armamento, equipo marítimo y fluvial, equipo terrestre, equipo de ingeniería, equipo de comunicaciones y

26 De no disponer de estos supuestos, puede contactar a los funcionarios del GMSP de la DPP los cuales le facilitarán elarchivo.


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aeronaves. El detalle del diligenciamiento de las calculadoras de proyectos de infraestructura se encuentra en

la sección 5. Calculadora para Estimar el CCV de Proyectos de Infraestructura.

Como se explicó anteriormente, los costos de adquisición corresponden a la inversión inicial que contempla el

diseño, la instalación y la puesta en marcha del bien mueble o inmueble. En particular, ésta se divide en dos

partes dentro de las Calculadoras de CCV. La primera se incluye en la hoja “Formulario” y corresponde a la

inversión inicial propiamente dicha, es decir al costo del bien requerido, incluyendo los costos de transporte que

en algunos casos están implícitos en el costo del contrato. La segunda, corresponde a los costos en los que se

incurre por la necesidad de adquirir equipo o infraestructura adicional para apoyar el funcionamiento adecuado

del bien. Estos se deben incluir en la hoja “Adquisición de Apoyo”. En los casos en que los costos asociados a

transporte e instalación estén incluidos dentro de los costos de adquisición, debe hacerse expreso en la columna

anotaciones de la hoja “Soportes”, o bien explicarlo en la celda destinada para notas de la hoja “Formulario”.

Dada la importancia que tienen los soportes de la información que se utiliza para la estimación de costos del

CCV, se creó dentro de las calculadoras la hoja “Soportes”, de obligatorio diligenciamiento, la cual determina la

confiabilidad de los mismos dependiendo de su naturaleza y establece el año a partir del cual la calculadora

debe ajustar los costos por inflación, para llevarlos a precios corrientes del año en el cual inician su operación27.

A continuación se explica cómo diligenciar las hojas que contienen dichos costos.

4.1. Soportes de los Costos

El hecho de que los cálculos del CCV estén basados en estimaciones, lleva a tener la certeza de que se tendrán

que manejar márgenes de error en todos los cálculos que se realicen, sin embargo, la mejor manera de hacer

de dichos márgenes tan pequeños como sea posible es utilizar las mejores fuentes de información disponible.

Por ende, teniendo en cuenta que la calidad de la información utilizada para la estimación del CCV es

determinante frente a las decisiones que se tomen a partir del análisis derivado, en procura de obtener las

estimaciones más confiables, es necesario que los soportes que garantizan las cifras incluidas en las

calculadoras sean validables, verificables y que además permitan tener trazabilidad, en este orden de ideas,

los soportes utilizados deben ser aquellos que cumplan con dichas características y por ende generen la mayor

confiabilidad posible.

27 Las calculadoras de CCV, asumen el primer año de entrega de los equipos como la fecha en que inician su operaciónindiferente del mes en que pudieran ser recibidos.


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Ahora bien, dependiendo de la rigurosidad que debe tenerse cuando se hacen estimaciones de costos, se

pueden considerar tres niveles de confiabilidad de la fuente: alta como datos históricos y cotizaciones, media

como páginas web y baja como conceptos de expertos. Este nivel depende del tipo de soporte a ser utilizado

para sustentar las cifras incluidas en las calculadoras, el cual pude ser una combinación (o uno) de los

siguientes:

Datos Históricos: Estos deben ser registros estadísticos avalados. Ej: Información validada proveniente

de SILOG o de FOCIS.

Cotizaciones: Que provengan de proveedores reconocidos, de sistemas de información o publicaciones

especializadas confiables.

Páginas Web: Especializadas y reconocidas como revistas especializadas (http://www.au.af.mil/au/ssq),

páginas de instituciones oficiales (http://www.webinfomil.com, http://www.marines.mil/), páginas de

empresas reconocidas (http://www.ibersystemsdedefensa.es/compania.php, http://www.nexter-

group.fr/en/subsidiaries/nexter-systems). Se deben evitar consultas en páginas no confiables como blogs

personales, opiniones en foros de discusión (http://poderiomilitar-

jesus.blogspot.com/2011_06_04_archive.html, http://co.clasificados.st).

Conceptos de expertos: Se considera como experto a aquella persona que, en la medida de lo posible,

sume experticia considerable con un alto nivel de conocimiento académico y de industria en cuanto a su

saber particular.

Es conveniente precisar que si bien los conceptos de expertos pueden ser de gran utilidad en la toma de

decisiones, para efectos de soportar los cálculos, es recomendable utilizar estos soportes de acuerdo al orden

de confiabilidad que se le está dando en este manual, sin que con esto se desconozca el valor de la experticia

que puedan involucrar estos conceptos.

Para incluir los datos básicos de los soportes empleados para la estimación de los diferentes costos que se

incluyen en la calculadora, se cuenta con la hoja “Soportes”, dentro de la cual se debe registrar el año y la

descripción del soporte, así como las anotaciones que considere relevantes para la validación del mismo. La

http://www.au.af.mil/au/ssq)http://www.au.af.mil/au/ssq)http://www.au.af.mil/au/ssq)http://www.marines.mil/http://www.marines.mil/http://www.ibersystemsdedefensa.es/compania.phphttp://www.ibersystemsdedefensa.es/compania.phphttp://www.ibersystemsdedefensa.es/compania.phphttp://www.nexter-group.fr/en/subsidiaries/nexter-systemshttp://www.nexter-group.fr/en/subsidiaries/nexter-systemshttp://www.nexter-group.fr/en/subsidiaries/nexter-systemshttp://poderiomilitar-jesus.blogspot.com/2011_06_04_archive.htmlhttp://poderiomilitar-jesus.blogspot.com/2011_06_04_archive.htmlhttp://poderiomilitar-jesus.blogspot.com/2011_06_04_archive.htmlhttp://poderiomilitar-jesus.blogspot.com/2011_06_04_archive.htmlhttp://poderiomilitar-jesus.blogspot.com/2011_06_04_archive.htmlhttp://poderiomilitar-jesus.blogspot.com/2011_06_04_archive.htmlhttp://www.nexter-group.fr/en/subsidiaries/nexter-systemshttp://www.nexter-group.fr/en/subsidiaries/nexter-systemshttp://www.ibersystemsdedefensa.es/compania.phphttp://www.marines.mil/http://www.au.af.mil/au/ssq)


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matriz para incluir la información contiene cinco columnas, las primeras dos contienen datos predeterminados

dependiendo del tipo de calculadora y en las tres siguientes se deben incluir los datos del soporte.

Esta relación puede variar dependiendo del tipo de costos involucrados en cada calculadora.

- Hoja: Para ilustración de quien diligencia la calculadora, esta columna contiene el nombre de la hoja en

donde se encuentra el tipo de costo relacionado.

- Tipo de Costo: En esta columna se relacionan todos los costos involucrados para estimar el cálculo del

CCV, los cuales varían dependiendo del tipo de equipo.

- Año base del soporte: Como se mencionó anteriormente, para incluir los diferentes costos se debe tener

algún soporte que sustente el costo incluido, bien sea una cotización, una referencia histórica, una

publicación especializada, un contrato o un estudio de mercado, entre otras. En esta celda debe incluirse

el año al cual corresponde este soporte, ya que a partir de esta fecha se calcularán los crecimientos

inflacionarios para estimar el valor futuro del equipo, en caso que los equipos se vayan a adquirir en años

posteriores.

- Descripción del soporte: Debe identificarse en esta celda el tipo de soporte utilizado.


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- Anotaciones: Si tiene algún comentario relevante que considere debe saberse sobre el soporte, puede

incluirlo en esta celda.

Estos soportes no solo deben ser registrados en la hoja “Soportes” de la calculadora, también es recomendable

que se anexen, bien sea incluyendo las copias escaneadas dentro de hojas adicionales en la misma calculadora

o anexándolos en archivos independientes (calculadoras autocontenidas).

4.1.1 Ejemplo28 Diligenciamiento Hoja “Soportes”

Con el fin de realizar la Calculadora de CCV para la adquisición de un avión de combate se consultó la página

http: //www.deagel.com/Strike-and-Fighter-Aircraft.aspx29, según la cual un avión de este tipo tiene, por ejemplo,

un costo unitario de 34 millones de dólares, a precios de 2014, por lo cual este sería el año base. Este ejemplomuestra cómo deben incluirse los datos para el ítem “Adquisición Equipo”:

4.2 Costos Generales de Adquisición

Los costos generales de adquisición se incluyen en la hoja “Formulario”, dentro de la cual se solicitan los

supuestos básicos para la proyección de costos como son: la vida útil, el costo unitario, la moneda en que esté

dado dicho costo y la tasa de inflación. Adicionalmente esta hoja debe contener las fechas, tanto de entrega de

los equipos, como de los desembolsos que se tienen proyectados, así como los datos explicativos, es decir,

aquellos que contribuyen a facilitar el análisis del CCV tales como los elementos que incluye la adquisición, el

propósito de la misma, y las notas aclaratorias de situaciones atípicas que afecten los datos incluidos, y en

general, datos que suministren información adicional sobre los soportes que se anexan.

Es importante tener en cuenta que si bien todas las hojas de la calculadora son relevantes para incluir los datos

asociados al CCV, en esta hoja se incluye la información básica con la cual la calculadora inicia el proceso de

28 Para efectos del presente manual, todos los ejemplos y casos acá presentados corresponden a situaciones hipotéticasque no reflejan la realidad o la proyección futura de ninguna Fuerza.29 Al presentar como soporte páginas de internet, estas deben ser especializadas son respecto al dato que soportan deforma tal que se asegure confiabilidad en los datos suministrados.

Este tipo de equipo no se ha

adquirido con anterioridad

por lo cual se consulta una

página especializada.


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cálculo, esto quiere decir, que cualquier dato que deje de ingresarse, afecta el resultado de la estimación, bien

sea por que no se puede efectuar el cálculo o por que puede conllevar a proyecciones erradas, como son los

casos del año de inicio y la duración de tiempo por el cual se realizarán los cálculos. Los campos a diligenciar

son los siguientes:

Datos Generales: En esta sección de la hoja se incluyen los datos del gerente del proyecto o en su defecto,

de la persona que responda por el diligenciamiento de la calculadora, así como el nombre del proyecto (en

caso de que la calculadora se utilice para la sustentación de un proyecto de inversión) y del equipo a adquirir.

Esto, con el fin de hacer seguimiento y dar trazabilidad a la información allí contenida.

Las celdas de esta sección del formulario deben ser diligenciadas en su totalidad, de lo contrario la celda

de validación para este caso tendrá el siguiente mensaje:

Supuestos Básicos para Proyección de Costos: En esta matriz se ingresan los datos correspondientes

a: vida útil, costo unitario base, tipo de moneda y porcentaje de inflación, los cuales son necesarios para

estimar el valor de la adquisición y calcular el flujo de costos.

- Vida útil de equipo: Corresponde al número de años que el equipo estará en funcionamiento. En la

sección 2.2 Vida Útil de este manual se explica la forma de estimar este dato.


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- Costo unitario base: Es el costo unitario que tiene el equipo en el soporte correspondiente. Cuando se

vaya a calcular el CCV de alguna donación, esta celda no debe tener ningún costo a menos que se

incurra en costos de trasporte, adecuación, revisión o remodelación. En este caso, la calculadora solo

estimará los flujos de operación, soporte y disposición final. Ej: Para el caso del avión del combate el

costo unitario base sería 34 millones de dólares.

- Tipo de moneda: Debe indicar la moneda en la que se encuentra el costo de adquisición en el soporte,

bien sea dólares, euros, pesos, etc. Ej: Para el caso del avión de combate la moneda a ingresar sería

dólares.

- Porcentaje de inflación: Corresponde al porcentaje establecido en los supuestos macroeconómicos del

Ministerio de Hacienda o al que informen las jefaturas u oficinas de planeación de las respectivas

Fuerzas. Si este porcentaje es modificado en la calculadora, todos los costos tanto de adquisición

como de sostenimiento se recalculan automáticamente.

Resumen General: Las celdas de esta matriz corresponden a cifras generadas por la calculadora, por lo

cual no deben ser digitados. Estos son datos que facilitan la interpretación y el cálculo del CCV.

- Año cero/primer pago: Corresponde al primer año de desembolsos en el caso que se realicen varios

pagos. Este dato lo extrae la calculadora de los incluidos en la matriz “Fecha de Realización de Pagos”

de la hoja “Formulario”.

- Primer año de recepción del equipo: Corresponde al primer año en que se recibe el (los) equipo(s).

Este dato lo extrae la calculadora de los incluidos en la matriz “Fecha de entrega del equipo” de la hoja

“Formulario”.


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- Cantidad de equipos: Corresponde a la sumatoria del número de equipos incluidos en la matriz “Fecha

de entrega del equipo” de esta misma hoja.

- Costo total de la adquisición: Dato calculado que corresponde al monto total de la adquisición. Este

costo ya contiene el ajuste por inflación en caso de que se realicen varios pagos.

Fechas de Entrega del Equipo: En esta matriz se deben incluir datos en las tres primeras columnas: año,

cantidad y tasa de cambio.

Datos a Ingresar Datos de resultado

- Año: Se debe incluir el año o los años en que se van a recibir los activos que se van a adquirir.

- Cantidad: Cantidad de equipos que se recibirán en cada año.

- Tasa de cambio: Cantidad de pesos colombianos que se deben pagar por una unidad de moneda

extranjera. Es importante mencionar que si el soporte utilizado para estimar el costo de adquisición

está dado en otra moneda diferente al peso colombiano, se debe incluir la tasa de cambio de la moneda

y el año correspondiente ya que solo de esta forma la calculadora podrá convertir este monto a pesos

y aplicarle el incremento por inflación. Para el caso del dólar, utilizar los supuestos macroeconómicos

del Ministerio de Hacienda y Crédito Público o las proyecciones dadas a las jefaturas/oficinas de

planeación de las Fuerzas por parte de la Dirección Financiera del Ministerio de Defensa (las cuales

se realizan para dólar y euro). Si el costo de adquisición del soporte está dado en pesos, no deberá ir

ningún valor en dicha columna.

Fecha de Realización de Pagos: Se debe identificar el año y los desembolsos de capital correspondientes

en cada uno de ellos (en precios corrientes). La suma de estos desembolsos, en todos los casos, debe ser

igual al costo total de la adquisición calculado en el resumen general de la misma hoja.


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Elementos que Incluye la Adquisición: En esta celda se describen los componentes que tenga el

equipo que se adquiere o las especificaciones adicionales que considere útil para el análisis de la

información (Ej: Helicóptero con sistema mejorado de pantalla de visualización frontal, intercomunicador

digital, provisiones e instalación del localizador de emergencia, manuales del fabricante, kit básico de

herramientas, etc.) En la medida de lo posible se deben incluir los costos de los elementos que componen

la adquisición, bien sea en este campo o en los soportes adicionales.

Propósito de la Adquisición: Como su nombre lo indica, allí se debe constatar el objeto de la adquisición.

Qué misionalidad va a fortalecer o de qué manera este equipo aporta el fortalecimiento de la Fuerza.

Notas: Se busca que las Calculadoras de CCV sean archivos autocontenidos, para lo cual esta sección

deberá dar las herramientas necesarias para que tanto quien realice el análisis de CCV, como el tomador

de decisiones, tengan una visión completa y profunda de la información allí suministrada. Por lo anterior, en

este espacio se deben incluir comentarios, aclaraciones u observaciones que se consideren necesarias con

respecto a los datos y/o soportes presentados, así como información adicional que considere se deba

conocer para mejorar el entendimiento frente al análisis del CCV.

Finalmente, cabe resaltar que en caso en que se omitan costos o datos solicitados en la calculadora, se

argumenten claramente los motivos de la omisión, ya que el mal diligenciamiento de la misma puede generar

errores en el cálculo del CCV.

4.2.1 Ejemplo del Diligenciamiento Hoja “Formulario”

La División de Aviación y Asalto Aéreo del Ejército Nacional (DAVAA) desea calcular el CCV de cinco

helicópteros, de los cuales se pagarán dos en 2015 y tres en 2016. Adicionalmente, estos serán entregados en

2016 y 2017, respectivamente. Suponga además que el soporte para establecer el costo unitario de adquisición

de la aeronave fue una cotización con un precio de compra en el 2014 de US$7.150.000.


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En primer lugar se deben diligenciar todos los datos generales solicitados en la hoja “Formulario”:

En este ejemplo se ha tomado la vida útil

recomendada por el fabricante en adquisiciones

anteriores, la cual difiere de los 15 años estipulados

en el Manual de Bienes del Ministerio. Esta aclaración

se anexa y se relaciona en la hoja “Soportes”.

En la siguiente matriz solo se incluyen los dos años en los que se van a entregar las aeronaves 2015 y 2016,

la cantidad en cada uno de ellas y la tasa de cambio para el año correspondiente (de acuerdo a los Supuestos

Macroeconómicos del Ministerio de Hacienda y Crédito Público a junio de 2014).

Como puede observarse, con los datos incluidos en la matriz de supuestos básicos la calculadora estima el

costo unitario en pesos para el 2015 y el 2016, es decir, lleva los costos en la moneda de origen a precios del

año respectivo y posteriormente a pesos. En este caso, el usuario no tiene que hacer ninguna operación parallevar el costo de la adquisición en el tiempo.


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La forma como se van a hacer los desembolsos se incluye en la

matriz “Fecha de realización de pagos”. En este ejemplo, las tres

aeronaves que ingresan en el 2015 se cancelarán en ese mismo

año, las que ingresan en 2016 se cancelarán 50% en 2016 y 50%

en 2017, en este caso, la forma como se han fraccionado los

pagos, está acorde con lo establecido contractualmente, por esta

razón el 2017 no lleva efecto por inflación. El total de desembolsos en todos los casos debe ser igual al costo

total de los equipos.

Por último se incluyen en la hoja los elementos, el propósito de la adquisición y las notas necesarias.

Lo escrito en la sección de notas corresponde a las aclaraciones adicionales a las incluidas en la hoja

“Soportes”, las cuales, a juicio de quien elabora la calculadora, deben ser conocidas por la persona que validará,

analizará o utilizará la Calculadora de CCV.


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4.3 Adquisición Equipo y/o Infraestructura en Apoyo a la Misión

Dentro de los costos involucrados en el CCV de un activo se deben tener en cuenta aquellas inversiones

complementarias, que no estén incluidas dentro de los costos de adquisición del equipo principal, para que éstecumpla con las funciones para las cuales se adquiere (ej: nueva infraestructura o equipo especial de apoyo30).

Estos costos se incluyen en la hoja “Adquisición de Apoyo” dentro de la cual se encuentran dos cuadros con

los campos necesarios para registrar el año y el costo de las inversiones adicionales (en precios corrientes).

Adicionalmente se deben tener en cuenta la inclusión de futuras sustituciones del equipo/infraestructura de

apoyo (en caso que aplique).

Es importante tener en cuenta que para el caso de equipos recibidos en donación, si bien puede que no se

incurra en costos de adquisición directos, sí se puede necesitar equipo o infraestructura de apoyo para estos,razón por la cual se deben contemplar e incluir en esta hoja.

Como regla general, si los costos de adquisición del equipo/infraestructura de apoyo superan el valor unitario

de adquisición de los equipos para los cuales se está diligenciando la Calculadora de CCV, estos se deben

incluir en calculadoras independientes. Esto mismo debe hacerse cuando la composición y el funcionamiento

de estos equipos/infraestructura son de tal complejidad31 que requieran especificar condiciones y generen

costos de operación, soporte y disposición final elevados. De no hacerlo así, se tendría que promediar todos

los costos de operación de estos equipos para incluir un único costo anual de operación, resultando enestimaciones imprecisas y difíciles de validar a futuro. En caso de cumplirse alguna de estas dos condiciones,

debe hacerse explícito en el campo establecido para las notas en la hoja “Formulario” de la calculadora.

Ahora bien, para el caso en que los equipos/infraestructura de apoyo, efectivamente estén incluidos dentro de

la misma calculadora del activo principal, estos también deben generar unos costos de funcionamiento que

deben reflejarse en la columna “costo de sostenimiento” de esta hoja. Éstos deben incluirse en pesos corrientes

del año del soporte, la calculadora se encarga de llevarlos a pesos del año en el cual van a adquirirse.

30 Dentro del equipo especial en apoyo a la misión se pueden incluir herramientas o equipos especializados para laoperación y/o mantenimiento del equipo que no vengan incluidas en la adquisición del activo principal. Ej: Equipo ETAA,FARE, ALSE. 31 Debe entenderse por complejidad aquellos equipos o infraestructura que requieran a su vez de equipos de apoyo oadaptaciones para su funcionamiento o que requiera diversos costos de sostenimiento y operación, los cuales en términosde planeación, no sea conveniente promediar como un solo costo anual recurrente.


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4.3.1 Ejemplo Diligenciamiento Hoja “ Adquisición de Apoyo ”

Continuando con el ejemplo de la adquisición de helicópteros de la División de Aviación y Asalto Aéreo, como

se explicó en la parte de notas de la hoja “Formulario”, adquirir estos cinco helicópteros implica adquirir también

grúas de rescate y ganchos de carga, los cuales se deben costear e incluir dentro de la calculadora.

Los costos allí incluidos están ingresados a precios corrientes del año correspondiente y en pesos colombianos,

en la sección 3.1 Conceptos Generales se explica detalladamente como realizar este cálculo.

Suponemos además que para la operación de estas cinco aeronaves también se requieren dos hangares

Archspan, en voladizo de 600 m. de longitud, en los cuales se construirá un piso de talleres que ocupen

aproximadamente 1/3 de la profundidad total del hangar. En este caso, debe hacerse una calculadora adicional

para esta infraestructura, dado que su complejidad, al ser necesaria la construcción de los talleres, va a generar

costos de operación diversos como las herramientas para dotar esos talleres, su mantenimiento, los insumos

que se requieran para su funcionamiento, entre otros. Así mismo, se debe realizar la aclaración correspondiente

en las notas tanto de la calculadora de las aeronaves como en la de infraestructura indicando su relación. A

continuación se muestra el error en que se incurriría en la calculadora de helicópteros:


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4.4 Costos de Operación y Soporte

Al enmarcar todos los costos en los que se puede incurrir durante la vida útil de un activo para su operación y

correcto funcionamiento, se identifican ciertas grandes categorías de gasto generado, entre ellas: los costos delpersonal destinado para su funcionamiento, costos de insumos operacionales y demás costos misceláneos o

administrativos. En ese orden de ideas, y para la comprensión de la estructura de las Calculadoras de CCV, en

el presente manual los costos de operación y soporte se han dividido en cinco. En primer lugar, aquellos gastos

que corresponden al personal, los cuales incluyen la tripulación, el personal en tierra y el personal de

mantenimiento para el caso de aeronaves y equipos de movilidad marítima o fluvial, o personal en general

cuando se trate de equipos diferentes a éstos. En segundo lugar, el entrenamiento y la dotación que requiera

dicho personal. Por otra parte, los costos de operación en lo concerniente a los insumos operacionales32 como

combustible, repuestos, munición y todos aquellos cuyo fin sea permitir la operación normal y recurrente delbien. En cuarto lugar el mantenimiento mayor y por último los otros costos recurrentes no incluidos en las

categorías anteriores.

Todos los costos de operación y soporte que solicita la calculadora deben incluirse a precios del año del

respectivo soporte. La calculadora, dependiendo del año registrado en la hoja “Soportes”, se encarga de llevar

estos costos a precios corrientes del año de inicio de operación de los equipos.

4.4.1 Costos de Personal

Particularmente hace referencia a los costos en que se incurre por la necesidad de vincular personal adicional

para realizar actividades relacionadas con la operación y/o sostenimiento de los bienes adquiridos 33. Para el

cálculo de estos costos, las calculadoras contienen la hoja “Costos de Personal”, en la cual se incluye tanto el

número de personal actual que se tenga como el personal adicional requerido para operar la totalidad de los

bienes a adquirir, es decir, si en una calculadora se está calculando el CCV de tres helicópteros, se incluye la

cantidad de personas que operarán las tres aeronaves.

32 Es importante aclarar que para el caso específico de aeronaves, se estableció la Metodología para el Cálculo del CostoHora de Vuelo, en la cual se definen los costos asociados que deben reportarse a FOCIS como son: combustible ylubricantes, repuestos y mantenimiento menor, sin incluir los costos de personal ni de mantenimiento mayor. P

Manual Para La Utilización de Las Calculadoras de CCV V2015

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