Índice

¿Qué es MailChimp?......................................................................................................3

¿Cómo ingresar? ………………………………………………………………………………………………………….3

La pantalla de Inicio……………………………………………………………………………………………………..4

¿Cómo crear una campaña?............................................................................................5

¿Cómo crear y segmentar una lista?.............................................................................. 9

Reportes y otras funciones………………………………………………………………………………………….12

1. ¿Qué es MailChimp?MailChimp es una herramienta en línea que permite crear campañas para enviar correosmasivos, boletines, y comunicaciones en general a lista de suscriptores de los usuarios dela plataforma JS, aliados de TSI, donantes y staff de la organización.Este sistema facilita enormemente los envíos de comunicaciones debido a que permiteautomatizarlos, programarlos y crearlos de una manera muy amigable y sencilla.

2. ¿Cómo ingresar?La página de ingreso de esta herramienta es www.mailchimp.com. Una vez en el sitio dese debe de ingresar a la opción de log in, ya que TSI tiene una cuenta ya abierta y listapara usar.

La clave y contraseña para entrar son las siguientes

Usuario jovensalud

Contraseña tsi12345

Luego de presionar el botón Log In, se tendrá acceso al escritorio de MailChimp. En este seencuentran varias opciones que se describen a continuación.

3. La pantalla de Inicio

En este menú inicial se tiene acceso a un mapa de las principales funciones de la herramienta. Sepuede crear una campaña y tener un vistazo de los usuarios que se han des suscritorecientemente. Así mismo, se obtiene una mirada general a las estadísticas de las campañasenviadas recientemente.

Por lo general la función más utilizada (crear campañas) de esta herramienta se va encontrar en lapestaña de “campaigns” en el menú superior de la pantalla. Cuando se ingresa en esta opción setiene acceso a una ventana como la que se ve a continuación:

Esta ventana muestra los datos de todas las campañas enviadas desde la cuenta, así como unadescripción de a quienes se les ha enviado, es decir, cual ha sido la lista de destinatariosseleccionada. Además es posible ver un reporte detallado de cada una de las campañas, lasestadísticas de cuantos rebotes y correos abiertos tienen.

A continuación se describe con detalle los pasos a seguir para realizar con éxito una de ellas.

4. ¿Cómo crear una campaña?

Una vez seleccionada la opción de crear campaña, ya sea desde el menú de inicio (botón rojoque dice “create campaign”) o desde el menú de campañas se tendrá acceso a la siguienteventana:

En esta se puede elegir a cuál de las listas de destinatarios se desea enviar la campaña. Ademásexiste la opción de solamente enviar el mensaje a una parte o segmento de la lista. Si se deseahacer esto se debe de elegir la opción “send to segment” que se muestra en color rojo. (En elsiguiente apartado se describe con detalle como segmentar una lista)

Una vez elegida una lista existe o después de crear una lista nueva (ver siguiente apartado delmanual), se da a la opción de la flecha turquesa que se encuentra en la parte superior de laventana que dice “setup”.

Esta opción muestra la siguiente ventana que permite configurar la información de la campaña. Sepueden elegir datos como el nombre de esta, el tema del email, de parte de quien se envía y cualserá la dirección de email a la cual llegarán las respuestas.

Otros detalles a elegir se refieren a si se desea rastrear si los usuarios abren los correos, ya sea enHTML o como texto, entro otros. Por lo general se debe elegir como mínimo la opción de” trackopens “para tener un estimado de cuantas personas están viendo la campaña y si realmente estáfuncionando el esfuerzo realizado.

Una vez seleccionadas y llenadas la información se debe continuar en la siguiente opción deconfiguración que se refiere al diseño de la campaña.

Existen cuatro diferentes opciones para el diseño de la campaña:

el editor “drag and drop” que permite arrastrar imágenes y texto y crear la propiaplantilla,

el machote básico, que tiene diseños muy simples, y personalizables. los machotes prediseñados, que ya tienen campos y colores prediseñados y los machotes personalizados, que han sido previamente creados para campañas de

TS que puede ser necesario volver a utilizar.

Una vez seleccionada algunas de estas opciones se debe de ingresar el texto y las imágenes queelegimos y de esta manera diseñar la campaña como tal.

La herramienta de MCH es muy intuitiva y presenta múltiples tutoriales que pueden guiar en estecometido.

Una vez que se ha diseñado completamente el contenido de la campaña es posible continuar conla siguiente opción del menú para crear la campaña.

La ventana de Plan Text muestra la manera en se puede visualizar el mensaje para personas quetienen correos que no permiten HTML, este tipo de formato es además necesario para que lacampaña no sea detectada como SPAM. En esta misma ventana se encuentra además la opción deenviar una prueba del correo y tener una vista previa de cómo se vería al enviarlo. (preview andtest)

Una vez que se haya enviado una prueba y corroborado que el correo tiene toda la información dela manera que se desea presentar se puede proseguir a la ventana de confirmación.

La ventana de confirmación permite revisar paso por paso las características seleccionadas encada uno de los pasos anteriormente mencionados, es decir, la lista de destinatarios a quien sedesea enviar, el tema del correo, el correo que va a recibir las respuestas, etc.

Una vez seleccionados todos los detalles se puede seleccionar enviar la campaña, o agendar unahora de envió posterior.

También en este momento es posible regresar a probar una vez más como se ve la campaña y/oenviar correo de prueba nuevamente antes del envió final.

Tal como se indicó anteriormente en el siguiente apartado se explica la manera de crear una listade destinatarios o segmentarla para enviar únicamente a los usuarios de interés.

5. Como crear y segmentar una lista

Por lo general los emails serán enviados a las listas previamente creadas, pero en el caso de que senecesite crear una lista nueva se debe de seleccionar el botón de color rojo en la venta de “lists”que dice “Create list”.

Una vez seleccionada esta opción se tendrán que definir diversas características de la lista, comoel nombre, el nombre desde donde se enviarán los mensajes, el email que recibirá las respuestasde los suscriptores, un recordatorio para los usuarios de cómo fueron inscritos en la lista, entreotros detalles.

Una vez llenos estos datos se selecciona la opción de guardar (Save) y automáticamente el usuarioserá enviado a el menú de listas.

Ahí se puede dar click en la opción de “view” para ver el detalle de cada una de las listas. Entoncesse tiene acceso a la siguiente ventana:

Desde esta ventana es posible ver cada uno de los suscriptores de la lista, así como suscribirnuevos, o eliminarlos. También es posible segmentar la lista para elegir los usuarios de interéspara una campaña determinada.

En caso de que se desee suscribir a nuevos usuarios se debe seleccionar la opción “suscribe” quese encuentra en el menú superior de la ventana en letras color rojo.

Hay dos maneras de suscribir nuevos usuarios, una es manualmente, escribiendo uno por uno losdatos de los suscriptores y la otra es mediante la importación de una lista de Excel que tenga losdatos de los destinatarios o a través de la conexión con aplicaciones creadas especialmente paraimportar contactos.

Una vez que la lista creada está completa es posible que se tenga la necesidad de segmentarla.Para realizar esta acción es necesario dar click en el botón rojo que dice “segment” cuandoestamos viendo el detalle de suscriptores de la lista. Entonces aparecerá varias opciones parasegmentarla:

La lista puede ser segmentada por fechas, o tomando en cuenta la última vez que sehizo un cambio en ella.

También puede ser segmentada al seleccionar alguno(s) de los parámetrosestablecidos como por ejemplo: email, nombre, tipo, país, fecha de nacimiento, edad,etc.

Los filtros anteriormente mencionados permiten tener seleccionar los suscriptores de interés parauna campaña específica, por ejemplo si se quiere mandar un mensaje exclusivo para mujeresacerca del uso del condón femenino.

6. Reportes y otras funciones.

En el escritorio principal se puede seleccionar la opción “Reports” desde la cual se puede acceder ala información detallada de cada una de las estadísticas de las campañas. Es decir, se puede tenerlos datos de cuantos usuarios vieron la campaña, cuantos emails rebotaron e incluso si la campañafue calificada de manera positva. Los reportes se muestran mediante gráficos que son muysencillos de comprender e interpretar.

Desde el escritorio principal o “dashboard” es posible acceder a otras funciones como la de“Autorespuesta”, mediante esa funcionalidad es posible programar mensajes de respuesta

automática para situaciones específicas, como por ejemplo enviar un correo de bienvenida a losnuevos suscriptores de una lista.

Finalmente, la opción de “account” permite ver el tipo de plan que se ha contratado, así como lasconfiguraciones de cuenta, contraseña, información de contacto, información de cobro de lamembresía, entre otras cosas.

Realmente la herramienta de MCH por sí misma es muy amigable y da la posibilidad de aprenderdesde la experiencia de uso y los tutoriales que están disponibles en línea. Es muy importantetener la posibilidad de practicar y explorar sus múltiples funcionalidades.