ES-1655_SPA

Rev. 01-07

Manual para Proveedor de Cuidado de Niños

Departamento de Servicios Sociales y de Rehabilitación de Kansas

Sustento Económico y Laboral

C-10

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Índice

Responsabilidades del Proveedor de Cuidado de Niños del SRS p. 2

Aviso de Elegibilidad p. 5

Registro de Asistencia Mensual p. 6

Pagos en exceso p. 10

Transferencia Electrónica de Beneficios (EBT por sus siglas en inglés)

y Tarjeta Visión p. 11

Información sobre Derivaciones y Recursos (R&R por sus siglas en inglés) para el

Cuidado de Niños p. 13

Preguntas Frecuentes p. 14

Hoja de Trabajo de la Unidad de Respuesta de Audio (Ejemplo) p. 17

Consentimiento para Atención Médica (Solamente Parientes Fuera del Hogar) p. 19

Contratos y Políticas p.20

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Responsabilidades del Proveedor de Cuidado de Niños del SRS $ Obtener los formularios de inscripción apropiados de la persona de contacto local del

SRS Regional. Un proveedor puede devolver los formularios completados en persona o por correo. Si un proveedor desea conservar una copia de los formularios completados para sus archivos, ellos deberían copiarlos antes de remitirlos al SRS. El SRS no enviará en forma rutinaria copias de los formularios de regreso a los proveedores. El SRS tiene el derecho de usar el número de seguro social que usted proporciona en sus formularios de inscripción para compararlos en forma computarizada con otras organizaciones, tales como el Servicio Interno de Impuestos (IRS por sus siglas en inglés) y la Administración del Seguro Social..

$ Proporcionar al SRS información relacionada con su condición frente al

Departamento de Salud y Medio Ambiente de Kansas (KDHE, por sus siglas en inglés) incluyendo cualquier acción de cumplimiento de la ley (Notificaciones), o cambios (de Registrado a con Licencia o de con Licencia a Registrado). Los proveedores regulados deberán cumplir con las regulaciones del KDHE cuando reciben pagos de familias utilizando el subsidio para cuidado de niños del SRS.

$ Desarrollar y utilizar un acuerdo o contrato padre/proveedor que describa sus

normas y políticas de pago. Para asistencia en el desarrollo de políticas y contratos, por favor llame al 1-877-678-2548 (Asociación de Agencias de Derivaciones y Recursos de Cuidado de Niños de Kansas) ó su R&R local para mayor información. Deberá enviar una copia de su contrato ó acuerdo padre/proveedor al personal de inscripciones de proveedor SRS que lo revisarán para asegurarse que es justo y razonable. En cualquier momento que usted planifique hacer un cambio en sus políticas de pago, deberá enviar otra copia de su contrato o acuerdo para su aprobación. En este paquete se incluye información acerca de contratos y políticas, así como también dos acuerdos de muestra.

$ Cumplir con las políticas de pago de cuidado de niños del SRS. Los proveedores

no pueden cobrar a las familias SRS más que a las familias que pagan por atención privada. Los proveedores pueden, sin embargo, tener escalas de cuotas móviles aplicables a todos los padres. Los proveedores no deberán solicitar ni aceptar la tarjeta de Transferencia Electrónica de Beneficios (EBT) o Número de Identificación Personal (PIN por sus siglas en inglés) de los padres. Si un proveedor es descubierto con la tarjeta EBT o número PIN de un padre en su poder, primero recibirá una advertencia por escrito y si ocurriera nuevamente, el acuerdo del proveedor con el SRS será finalizado. Cuando realicen pagos a los proveedores, los padres deben ingresar sus números PIN y el monto del pago. Esto no deben realizarlo los proveedores.

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$ Los proveedores deben cumplir con las políticas de disciplina vigentes según lo

establecido por el Departamento de Salud y Medioambiente de Kansas (KDHE por sus siglas en inglés) y el SRS. Estas políticas no permiten dar palizas o golpear a un niño aún si sus padres otorgan permiso por escrito o en forma oral.

$ Mantener los requerimientos de salud y de seguridad mínimos para los niños a su

cuidado: a. Se espera que los proveedores de servicios en casos de parientes fuera del

hogar completen y mantengan actualizada la Lista de Normas de Salud y Seguridad ES-1653.

b. Se espera que todas las Instituciones Legalmente Exentas No Reguladas

mantengan una instalación que cumpla o supere los estándares mínimos requeridos según el tipo de proveedor.

c. Los proveedores regulados por el KDHE deben mantener una instalación que

cumpla o supere los requisitos mínimos de habilitación e inscripción. $ Aceptar la prohibición de fumar en el hogar/establecimiento durante las horas que

los niños estén bajo cuidado $ Cumplir con todas las leyes Estatales y Federales, estatutos y regulaciones

vigentes, como por ejemplo, pero no limitado a, disposiciones de la Ley de Americanos con Discapacidades (42 U.S.C. 12101 et seq.). (ADA por sus siglas en inglés).

$ Responder a requisitos de renovación. $ Presentar una Solicitud de Modificación de Tarifa cuando usted modifique las

tarifas que cobra al sector privado. $ Notificar al personal de inscripción de proveedores del SRS cuando ocurra

cualquiera de las siguientes situaciones:

a. Cambios en su empresa (por ejemplo, cambio en el nombre, domicilio, números de teléfono, propiedad, tipo de institución, miembros del grupo familiar/personal, tarifas de pago por hora cobradas al sector privado o servicios especializados disponibles para un niño con discapacidades),

b. Su certificado de inscripción ha vencido y existe una demora en la emisión de

una nueva licencia o certificado con o sin una causa conocida, O si su licencia es interrumpida, cerrada, o revocada.

c. Usted planifica cambiar su acuerdo/contrato padre/proveedor con respecto a

las políticas de pago.

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$ Llevar registro de asistencia diaria y conservar dichos registros firmados (consultar página 6 con respecto a la firma del padre/encargado) durante un período de tres años. Esto es para fines de auditorias.

$ Conservar sus políticas y contratos de negociación durante un período de tres

años. Esto es para fines de auditorias. $ Cooperar y proporcionar copias de los documentos solicitados por los auditores,

incluyendo los registros de asistencia y acuerdos o contratos padre/proveedor. $ Mantener la confidencialidad de cualquier información recibida con respecto a los

casos de subsidio por cuidado de niños. El monto del beneficio de subsidio por cuidado de niños de un padre es información confidencial. Un padre podría elegir proporcionar esta información para fines de negociación.

$ Proporcionar a los padres de los niños a su cuidado su número de Identificación

o su número de seguro social para que obtengan el crédito por cuidado de niños correspondiente al impuesto a las ganancias.

NOTA: Los proveedores regulados de cuidado de niños son denunciantes obligatorios cuando sospechan que un niño ha sido lastimado como resultado de abuso o negligencia. Se deberá realizar un informe al Centro de Denuncias de Protección del SRS, (1-800-922-5330), o a la agencia local responsable de hacer cumplir las leyes.

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Aviso de Elegibilidad Las familias SRS son notificadas por escrito de su elegibilidad para cuidados de niños. Se envía al padre una copia del plan de cuidado de niños. El proveedor de cuidado de niños recibirá un aviso de elegibilidad para cualquier niño elegible para el cual él haya sido nombrado proveedor. Consulte el ejemplo más abajo: S A Hargis AVISO DE PROVEEDOR 14:16:12

NOMBRE DEL PROV: SMITH, MICHELLE L ID DEL PROVEEDOR: C123456

DOMICILIO DE CORREO: 428 NE 5TH ST CUALQUIER CIUDAD - KS 60000-0000 NOMBRE DEL CASO: JONES, ANN M NÚMERO DE CASO: 00012345

DOMICILIO: 1016 NW 2ND ST CUALQUIER CIUDAD - KS 60000-0000

TITULO: AVISO DE ELEGIBILIDAD NÚMERO DE AVISO: P202

VIGENTE DESDE: 06/03/06

Los planes/beneficios de cuidado de niños han sido autorizados para los siguientes niños bajo su cuidado: JONATHAN JONES Los beneficios de subsidio por cuidado de niños están autorizados desde 08/29/06 hasta el 07/31/07. Usted será notificado si estos planes de cuidado de niños finalizan con antelación a esa fecha. Los Padres-Tutores-Encargados son responsables de informar los cambios dentro de los 10 días. Los cambios podrían impactar en los beneficios. COMENTARIOS: Si usted tiene alguna pregunta, llame a JOE Worker al 123-3456 X123

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Registro de Asistencia Mensual

Usted debe llevar un registro de atención diaria para cada niño del SRS a su cuidado. Esos registros deben incluir un horario de entrada y de salida de cada día para cada niño (con una aproximación de un cuarto de hora), la cantidad total de horas por semana, y la firma del padre diariamente. Los registros deben ser puestos a disposición del SRS cuando sean solicitados. Este Manual incluye un ejemplo de planilla de asistencia. Usted puede utilizar su propio formulario si éste contiene la misma información que la mostrada en el formulario de ejemplo. Antes de que usted utilice su propio formulario, por favor solicite a su oficina local del SRS que lo revise para asegurarse de que cumpla con los requisitos. El Registro de Asistencia Conserve sus registros de asistencia SRS durante 3 años Es muy importante que estos registros sean conservados, en caso de que usted sea auditado por el SRS. Registre los Horarios Reales de Asistencia Sus registros de asistencia deben mostrar los horarios reales en los cuales usted proporcionó cuidados en cada día a cada niño del SRS elegible. Firma del Padre. El registro de asistencia debe estar firmado diariamente por el padre/encargado del SRS. Falta de Registros. El hecho de no completar y mantener estos registros puede resultar en pagos incorrectos y/o en la interrupción del Acuerdo con el SRS. Si usted necesita ayuda en este proceso o asistencia para llevar el registro, por favor comuníquese con el empleado del SRS designado para trabajar con los proveedores de cuidado de niños. Estos registros garantizan que los servicios que son adquiridos por padres subsidiados por el SRS están siendo proporcionados en forma apropiada. Su Agencia local de Derivaciones y Recursos para el Cuidado de Niños está disponible para proporcionarle consejos para administrar su empresa.

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Registro de Asistencia Diaria Formulario de Muestra Nombre del Niño

Mes:

Día de la Semana

Entrada

Salida

Firma del Padre/Encargado

Cantidad Total de

Horas Diarias 1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

Total de la

Página

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Día de la Semana

Entrada

Salida

Firma del Padre/Encargado

Cantidad Total de

Horas Diarias

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28

29

30

31

Cantidad Total de

Horas para el Mes

Firma del Proveedor

Fecha

Firma del Padre/Encargado

Fecha

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INFORMACIÓN ADICIONAL SOBRE TARIFAS Y POLÍTICAS DE PAGO DEL SRS

Tarifas EstatalesLas tarifas de cuidado de niños del SRS son establecidas periódicamente en base a datos recolectados por agencias de la Asociación de Agencias de Derivaciones y Recursos para el Cuidado de Niños de Kansas (KACCRRA por sus siglas en inglés) cuando inspeccionan a los proveedores de todo el Estado. Las tarifas por hora son determinadas por áreas geográficas de acuerdo con los resultados de éste análisis de datos de tarifas. El Cronograma de Tarifas Máximas por Hora del Proveedor del SRS está disponible al público. Las tarifas del SRS son las tarifas máximas utilizadas para determinar los montos de beneficio del cliente. Si el proveedor cobra menos que la tarifa máxima por hora, el SRS utilizará la tarifa del proveedor. El SRS no utilizará una tarifa que sea más alta que aquella que el proveedor le cobre al sector privado. Tarifas del Sector PrivadoCuando el proveedor indique que las tarifas han cambiado, se debe completar una Solicitud de Modificación de Tarifas y se deben documentar las modificaciones realizadas a las tarifas del proveedor en el Acuerdo de Compra de Servicios de Cuidado de Niños del SRS. Es responsabilidad del proveedor mantener informado al SRS en todo momento de los montos vigentes en el sector privado para garantizar beneficios adecuados y exactos al cliente. Beneficios Mensuales para Familias Se otorgan beneficios de cuidado de niños a las familias elegibles el primer día de cada mes. Si una familia cambia de proveedor a mediados de mes y no quedan beneficios en la cuenta EBT para ese mes, la familia es responsable de cualquier costo adicional durante ese mes. El monto del beneficio de cuidado de niño de una familia está determinado en base a una tarifa del SRS para el proveedor elegido y la información de elegibilidad proporcionada por la familia. Ese beneficio podría o no cubrir todos los gastos mensuales de cuidado de niños de la familia. El monto del beneficio es confidencial, pero una familia podría elegir revelar esa información a su proveedor para los propósitos de negociación. Tipos Especiales de Beneficios La siguiente lista muestra algunos tipos especiales de beneficios disponibles:

C Cuotas de Inscripción – El SRS puede subsidiar $ 10 por niño como cuota de inscripción única para un proveedor aprobado si el proveedor cobra una cuota de inscripción al sector privado. Si el proveedor cobra al sector privado más de $ 10 por niño y no acepta el máximo de subsidio del SRS como pago completo, el cliente será responsable de pagar la diferencia. Si el proveedor cobra una cuota de inscripción familiar en vez de una cuota por niño, el SRS puede subsidiar $ 10 por niño con un tope de $ 25 para todos los niños en el grupo familiar. El SRS proporcionará este subsidio por única vez en un período de 12 meses. Si el cliente decide cambiar de proveedor dentro de un período de 12 meses, el cliente será responsable de pagar la cuota de inscripción adicional, de ser necesario. Los clientes deben solicitar este subsidio para la cuota de inscripción a su trabajador.

C Subsidio con Tarifa Incrementada – Pueden estar disponibles montos incrementados para pagar servicios de cuidado de niños (con el proveedor elegido por el padre) para padres de niños con condiciones tales como discapacidad física, emocional o mental. Los padres deberán contactar a su trabajador de Sustento Económico y Laboral (EES por sus siglas en inglés) para determinar la elegibilidad para la tarifa aumentada.

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PAGOS EN EXCESO

Si la agencia determina que usted ha recibido un pago en exceso con fondos de la agencia, se acordará la devolución del mismo. El pago en exceso se podrá abonar en un solo pago por el monto total o a lo largo de un período de tiempo. Dependiendo de la naturaleza del pago en exceso, el acuerdo del proveedor puede también ser interrumpido.

Si usted recibe un pago en exceso por parte de la familia por algún motivo, usted deberá acordar con el padre la conciliación de la diferencia. Esto puede incluir aplicar el monto de pago en exceso a cuentas futuras o llegar a un mutuo acuerdo con el padre respecto al método de conciliación. Los proveedores no deberán devolver dinero al padre. Una vez que se hayan transferido los beneficios de la tarjeta del padre a la cuenta bancaria del proveedor, estos no podrán ser devueltos en forma electrónica sin la intervención del SRS. Este será el último recurso al que se acudirá.

COMPENSACIÓN DE LA DEUDA

Según la ley K.S.A (anexo 1983) 75-6201 et seq., cualquier persona que tenga una deuda con el Estado de Kansas o con cualquier agencia del estado y que no pueda pagar el monto adeudado, estará sujeta a compensación de deuda. @ El Director de Cuentas e Informes del Departamento de Administración está autorizado por ley a compensar tales montos contra cualquier suma de dinero retenida o adeudada por el estado o por cualquier agencia estatal al deudor. Si usted recibe un aviso de compensación de deuda, podrá obtener información acerca de esta acción llamando el departamento de Administración de Topeka al (785) 296-4628 o enviando un correo electrónico a KSSetoff@da.state.ks.us. Se puede encontrar más información acerca del programa de Compensación de Deuda en http://da.state.ks.us/ar/setoff.

INFORMACIÓN IMPOSITIVA

Los proveedores deberán mantener registros apropiados con fines impositivos de la misma forma que lo hacen con los padres que pagan en forma privada. El SRS no enviará el Formulario 1099 para fines impositivos, ya que el SRS no realiza pagos directos a los proveedores.

Las familias que pagan por gastos de cuidado de niños con asistencia del estado (pagos realizados utilizando los beneficios de la tarjeta Vision EBT mediante máquina de punto de venta (POS por sus siglas en inglés) o teléfono Unidad de Respuesta por Audio - ARU) no pueden reclamar estos gastos para el crédito por cuidado de niños correspondiente al impuesto a las ganancias. Cualquier gasto pagado por la familia utilizando sus propios fondos (parte de pago correspondiente a la familia, cuotas atrasadas, gastos de transporte, etc.) puede ser utilizado para crédito impositivo. Cuando se utilizan fondos privados, es muy importante conservar los recibos.

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CORPORACIÓN eFUNDS

Se proporcionan beneficios para el cuidado de niños a las familias a través de la Transferencia Electrónica de Beneficios (EBT). Los beneficios son depositados en una cuenta de Cuidado de Niños de la tarjeta Vision EBT del padre una vez por mes. Los padres utilizan estos beneficios para afrontar los costos de los servicios que usted proporciona. La Corporación eFunds es el contratista EBT del estado. Una vez que usted es aprobado para proporcionar cuidados a niños elegibles del SRS, el SRS enviará su nombre e información a eFunds. Luego eFunds se comunicará con usted. eFunds le solicitará su número y datos de cuenta bancaria con el propósito de depositar en su cuenta dinero en forma electrónica. Ellos también necesitarán saber qué método prefiere usted para recibir pagos de los padres SRS. POS (Punto de Venta) o ARU (Número de teléfono gratuito de la Unidad de Repuesta Automatizada). Dado que el padre SRS no puede utilizar los beneficios para el cuidado de niños como dinero, este será el único modo que tendrán los padres SRS de utilizar sus beneficios para pagarle a un proveedor inscripto de SRS. A continuación encontrará una breve descripción de las dos opciones. Los proveedores elijen cual es el método que cubre mejor sus necesidades.

Dispositivo POS (Punto de Venta) – Esta es una máquina similar a la que es utilizada con las tarjetas de crédito/débito en las tiendas de comestibles. El dispositivo deberá estar conectado a la línea telefónica del proveedor. Existe un costo mensual de alquiler de $18, el cual es cubierto por el proveedor. El padre realiza el pago pasando la tarjeta a través del dispositivo, indicando el monto a ser pagado e ingresando el Número de Identificación Personal de cuatro dígitos (PIN por sus siglas en inglés). Este monto es enviado a eFunds y luego eFunds deposita este monto en la cuenta bancaria del proveedor. Se puede imprimir un recibo en la impresora del POS en forma inmediata.

ARU (Unidad de Respuesta por Audio) – Se puede utilizar este método si un proveedor elije no alquilar un dispositivo POS. Los padres que utilizan esta opción de llamada gratuita, llamarán al número de Atención al Cliente desde cualquier teléfono por tonos. El padre debe ingresar el número de 16 dígitos de su tarjeta, el Número de Identificación de EBT del proveedor y el monto que desea pagar. Una vez completada la operación, se entregará al padre un número de aprobación. Dado que no existe un recibo impreso para este método de pago, el padre puede dar al proveedor el número de aprobación para su referencia. Se incluye en este manual una Hoja de trabajo ARU de ejemplo. Los proveedores pueden elegir que los padres utilicen este formulario, o alguno similar cuando realicen pagos a través del teléfono.

PAGOS POR EBT

Todos los pagos realizados al proveedor (ya sea utilizando POS o ARU) en un día en particular, se visualizarán como un deposito de eFunds en el resumen de cuenta bancaria del proveedor. El proveedor deberá mantener registros indicando los pagos individuales que son incluidos en ese monto total.

Todos los pagos por EBT son realizados a través de depósito directo (electrónico) en una cuenta bancaria. Los proveedores deberán poder recibir los pagos de esta manera La cuenta bancaria puede ser una cuenta corriente, caja de ahorro o cuenta de pago de tarjeta. La cuenta deberá poder realizar débitos y créditos.

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Información de Mesa de Ayuda de eFunds La Mesa de Ayuda de eFunds está disponible las 24 horas del día, los 7 días de la semana. Recursos del Cliente – El número del Servicio de Atención al Cliente de eFunds es 1-800-997-6666. Los padres pueden llamar a este número para obtener información acerca de saldos, realizar pagos de cuidado de niños por teléfono (ARU), solicitar ayuda con el ARU, obtener información acerca de de transacciones, información acerca del PIN, etc. Los proveedores aún no Contratados con eFunds - Los proveedores pueden llamar al 1-800-894-0050 si ellos tienen preguntas acerca de cómo completar su paquete de contrato eFunds ó necesitan uno nuevo para completar. Proveedores ya contratados por eFunds - Si los proveedores ya han completado su contrato eFunds y han recibido sus materiales de entrenamiento de eFunds pero tienen preguntas acerca de cómo los padres realizan los pagos, de las máquinas POS, de cómo conciliar resúmenes bancarios, de rastrear un pago esperado, etc. ellos deberían llamar al 1-800-831-5235.

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AGENCIA DE DERIVACIONES Y RECURSOS PARA EL CUIDADO DE NIÑOS La Asociación de Agencias de Derivaciones y Recursos para el Cuidado de Niños de Kansas (CCR&R por sus siglas en inglés) funciona como una red integradora de los 105 condados de Kansas. La KACCRRA está integrada por cantidad de agencias miembro, y proporciona servicios CCR&R a los condados comprendidos dentro de su área de prestación de servicios. El SRS proporciona financiación para contribuir al mantenimiento de esta red. Llame al 1-877--678--2548 para obtener más información, o visite su sitio Web en www.kaccrra.org. Asistencia Familiar CCR&R Las agencias CCR&R asisten a las familias que necesitan cuidado de niños:

Ayudándoles a comprender y evaluar las opciones disponibles para el cuidado de niños; Proporcionándoles listas de los proveedores de cuidado de niños disponibles dentro de la comunidad/área; Respondiendo a sus preocupaciones y necesidades particulares; y Definiendo la calidad y las formas de encontrar proveedores de salud de calidad.

Asistencia a los Proveedores de CCR&R Las agencias CCR&R trabajan para construir y mantener la provisión de servicios locales de cuidado de niños de alta calidad:

Realizando talleres educativos y entrenamientos para los proveedores de cuidado de niños; Ofreciendo asistencia técnica y bibliotecas de recursos para todos los proveedores, tanto nuevos como existentes, incluso a aquellos que prestan servicios como Parientes fuera del hogar. Ayudando a conservar los proveedores existentes.

Servicios de CCR&R de asistencia a la comunidad Las agencias CCR&R educan a las comunidades sobre las necesidades y temas locales relativos al cuidado de niños:

Recolectando, analizando y compartiendo información acerca de la disponibilidad, costos y calidad de los servicios locales para el cuidado de niños; Identificando las falencias de los servicios para el cuidado de niños; Planeando y desarrollando nuevas opciones para el cuidado de niños y Proporcionando a los empleadores información sobre el cuidado de niños.

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Preguntas Frecuentes Proveedores participantes en el cuidado de niños del SRS

1. Pregunta: ¿Qué es la EBT? Respuesta: EBT significa Transferencia Electrónica de Beneficios. El sistema EBT de Kansas entrega dinero, y

asistencia para el cuidado de niños y beneficios alimentarios a personas elegibles a través de la tarjeta Vision. El sistema EBT es un sistema de entrega de beneficios extremadamente eficiente. El contratista de la EBT en Kansas es la Corporación eFunds

2. Pregunta: ¿Cómo funciona el pago por cuidado de niños con EBT? Respuesta: El SRS no paga a sus proveedores en forma directa. El SRS emite a los padres un beneficio de cuidado

de niños el primer día de cada mes. Los padres utilizan ese beneficio para el pago de servicios a lo largo del mes. El beneficio puede ser transferido según los montos y frecuencia acordados entre el padre y el proveedor. El beneficio se basa en las horas necesarias por mes, en la tarifa máxima del SRS, y en cualquier parte de pago asignada correspondiente a la familia. Los beneficios se emiten solamente una vez por mes. Los padres utilizan sus beneficios solamente para realizar pagos por cuidado de niños a los proveedores aprobados por el SRS en forma electrónica.

3. Pregunta: ¿Cómo realizarán los pagos los padres? Respuesta: Existen dos métodos de pago. El primero es a través de una máquina POS (Punto de Venta). El proveedor

puede alquilar la máquina POS para utilizarla con padres subsidiados por el SRS. La segunda opción es utilizando una ARU (Unidad de Respuesta de Audio). Esta es una opción de pago telefónico a través de una línea gratuita. Los padres pueden utilizar la ARU desde cualquier localidad y en cualquier momento utilizando un teléfono por tonos. Este método puede ser utilizado con proveedores que no deseen alquilar una máquina POS. Sin embargo, NO se recomienda que los padres utilicen un teléfono pago para controlar sus balances y/o realizar pagos.

4. Pregunta: ¿Puede el proceso de pago ser realizado desde un sitio de Internet en lugar de utilizar los métodos POS o ARU?

Respuesta: No. Todavía no se ofrece esta opción. Sin embargo, la Corporación eFunds está analizando esta opción. 5. Pregunta: ¿Existirá una auditoria de los planes/pagos por Cuidado de Niños (CC por sus siglas en inglés)

mensuales realizados por los padres? Respuesta: Se llevarán a cabo auditorias al azar para verificar el uso de los beneficios para el cuidado de niños.

6. Pregunta: ¿Podrá ser trasladado cualquier beneficio no utilizado? Respuesta: Si. Los beneficios para el Cuidado de Niños son utilizados en una base en la que “el primero en entrar es

el primero en salir”. Los beneficios no utilizados de un mes serán trasladados al mes siguiente solamente por un tiempo limitado. Si los padres no utilizan los beneficios dentro de los 90 días desde que fueron emitidos, los mismos serán retirados de la cuenta y quitados de la tarjeta.

7. Pregunta: Si un padre tiene 3 o más proveedores, ¿Como se depositará su dinero en sus cuentas EBT? ¿Tendrá conocimiento el padre de cuánto dinero está destinado a cada proveedor?

Respuesta: Un padre con más de un proveedor de cuidado de niños recibirá el total de todos los planes autorizados en su cuenta de tarjeta Vision EBT para el cuidado de niños. El padre obtendrá un resumen de estos planes para el cuidado de niños y tendrá conocimiento de que el total de los planes es lo que ha sido depositado en su tarjeta Vision.

8. Pregunta: Si los padres se presentan y me informan que tienen fondos, ¿Cuánto tiempo tardaré en saber si realmente poseen los fondos?

Respuesta: Una vez que se determina que los padres son elegibles para recibir asistencia para el cuidado de niños, se les emite una tarjeta Vision EBT. También se emitirán planes de cuidado de niños a los padres y a los proveedores como se hace actualmente. Los padres utilizan su tarjeta para solicitar pagos a su proveedor. Si un proveedor tiene una máquina POS, el balance puede ser verificado en forma inmediata utilizando la máquina. Si el proveedor les ha solicitado a los padres que utilicen la opción telefónica ARU para el pago, el padre puede emitir un número de autorización luego de que la transferencia ha sido realizada al proveedor. Luego, el proveedor puede utilizar el número de autorización para verificar si el pago ha sido transferido.

9. Pregunta: ¿Se depositará asistencia para la cuota de inscripción en la tarjeta Vision?

Respuesta: Si un padre es elegible para recibir asistencia para la cuota de inscripción, este monto será agregado a los beneficios para cuidado de niños en su tarjeta Vision.

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10. Pregunta: ¿Pueden múltiples miembros de una familia utilizar la misma cuenta? Respuesta: Si. Las tarjetas Vision son emitidas al Miembro Principal (Jefe de Caso) para un caso particular de

asistencia, pero se puede otorgar acceso a otros adultos en el mismo caso o en algunas circunstancias el jefe de caso puede nombrar a otro representante autorizado. El representante autorizado no tiene que estar necesariamente en el caso de asistencia.

11. Pregunta: ¿Los depósitos electrónicos se deberán realizar en una cuenta corriente? Respuesta: No. Se puede utilizar una cuenta corriente o una caja de ahorro. La cuenta deberá poder aceptar un débito

o crédito de parte de eFunds. Los bancos pueden informar a los proveedores acerca de las características que ellos ofrecen. Los proveedores pueden también solicitar información a su banco acerca de una cuenta de pago de tarjeta si tienen inconvenientes para obtener una cuenta corriente/de ahorro tradicional. Muchos bancos ofrecen este tipo de cuenta de modo que los usuarios puedan recibir pagos a través de depósitos directos.

12. Pregunta: ¿Tendrá el padre acceso a la cuenta bancaria del proveedor? Respuesta: No. La información acerca de la cuenta bancaria del proveedor será mantenida y conservada por el

contratista de EBT, Corporación eFund. Cuando un padre realiza un pago al proveedor, esa información es enviada a eFunds para su procesamiento electrónico. Luego eFunds deposita el monto solicitado en la cuenta bancaria del proveedor en forma electrónica.

13. Pregunta: ¿Cómo les cobro a mis padres SRS? Respuesta: Se recomienda a los proveedores tratar a los padres SRS del mismo modo en que tratan a los padres que

realizan pagos en forma privada. Si un proveedor les solicita a los padres que realizan pagos en forma privada que efectúen los pagos entre el 1ro y 15 de cada mes, podrán aplicar la misma regla para padres SRS. Si un proveedor cobra en forma semanal, entonces también deberá cobrar en forma semanal a los padres SRS. Los proveedores deberán discutir las políticas en forma directa con los padres SRS de modo que puedan tomar una decisión informada al elegir su proveedor. Los proveedores deben hacer que los padres SRS verifiquen y firmen su contrato/acuerdo padre/proveedor.

14. Pregunta: ¿Qué sucede si un padre SRS no paga o se rehúsa a pagar? Respuesta: Los temas relacionados a la falta de pago por parte de los padres subsidiados por el SRS deberán ser

tratados del mismo modo que se trata a los padres que realizan pagos en forma privada y no cumplen con los pagos. El SRS no mediará en estas disputas.

15. Pregunta: ¿Cómo sabré si un padre es elegible? Respuesta: Una vez que se determina que un padre es elegible, se le emite un plan de autorización. Una vez que un

padre es determinado elegible, se le emite una tarjeta Vision y se le explica como realizar pagos a su proveedor. Los proveedores recibirán un aviso de elegibilidad cuando los niños en su cuidado estén aprobados para los beneficios de cuidado de niños.

16. Pregunta: ¿Como sabré cuál es el monto del beneficio del padre? Respuesta: El monto del beneficio de un padre es confidencial, y en la mayoría de los casos un proveedor no necesita

esa información, porque los proveedores deben cobrar al padre basados en el monto enunciado en su acuerdo/contrato padre/proveedor. Un padre puede, sin embargo, elegir revelar esta información al proveedor con el fin de negociar.

17. Pregunta: ¿Que sucede si un padre se queda sin dinero en su cuenta o su subsidio del SRS no cubre la totalidad de sus costos?

Respuesta: Las políticas de costos y pagos deberán ser tratadas en forma directa con el padre. Los beneficios se basan en las necesidades y las tarifas máximas de reembolso. Si el beneficio no llega a cubrir todos los costos, se deberá desarrollar un plan alternativo de pago entre el padre y el proveedor.

18. Pregunta: ¿Los proveedores que actualmente tienen una máquina POS que acepta tarjetas de débito/crédito pueden utilizar esos equipos?

Respuesta: No. No están disponibles procesadores de terceras partes.

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19. Pregunta: ¿Los recibos emitidos por transacciones de POS muestran el número de cuenta bancaria del proveedor?

Respuesta: No. 20. Pregunta: ¿Pueden los proveedores cobrar a los padres SRS las tarifas de pago que cobran a padres que

pagan en forma privada? Respuesta: El SRS no obliga a los proveedores a cobrar la tarifa SRS. Los proveedores y padres llegan a un acuerdo

en forma conjunta acerca de los montos que se cobrarán y la frecuencia de pago. El nivel de beneficios de los padres se basa en las tarifas del SRS y no en las tarifas de pago privadas. SRS no restringe a los proveedores de cobrar la tarifa SRS si es menor que su tarifa de pago en el sector privado. Los proveedores pueden cobrar a los padres SRS del mismo modo que les cobran a padres del sector privado o los proveedores pueden aceptar los beneficios SRS más la parte de pago correspondiente a la familia como pago total. Si los padres SRS elijen un proveedor que les cobrará del mismo modo que a un padre que realiza los pagos en forma privada, ellos serán responsables de pagar la diferencia. Si un proveedor elije cobrarle a los padres SRS la tarifa de pago privada, el proveedor deberá considerar que los padres probablemente transferirán a sus niños debido a los costos.

21. Pregunta: ¿Qué sucede si quiero cobrar al padre el monto del beneficio de subsidio de cuidado de niños que ellos reciben?

Respuesta: Esto debería ser resuelto entre el padre y el proveedor. Los padres pueden negociar los términos de su acuerdo de pago con los proveedores.

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Hoja de Trabajo de la Unidad de Respuesta por Audio (ARU por sus siglas en inglés) para Subsidio para Cuidado de Niños

Esta hoja de trabajo puede ser completada cuando no se utiliza máquina de Punto de Venta (POS por sus siglas en inglés) y cuanto se utiliza el número de teléfono gratuito, ARU. También puede servir como recibo para proveedores o padres. 1. Fecha: _______________ Hora: ____________

(Si el pago es transferido antes de las 6 P.M. deberá estar depositado en la cuenta del proveedor el día hábil siguiente – los fines de semana y los días festivos no son considerados días hábiles).

2. Nombre del Proveedor: 3. Número de Identificación del Proveedor: 4. Nombre del Padre: 5. Nombre del Beneficiario Designado (de ser necesario): 6. Nombre del (de los) Niño(s):

7. Periodo que cubre el pago:

Desde: __________________________ Hasta: 8. Beneficios de Cuidado de Niños (CC por sus siglas en inglés) de la tarjeta Visión

transferidos a la cuenta bancaria del proveedor (ver instrucciones al dorso de este formulario): $

9. Monto que no son de beneficios para cuidado de niños (fondos personales

utilizados para cumplir con este pago de cuidado de niños). Si no se utilizó ninguno, indique ninguno: $

10. Número de Autorización (confirmación):

(proporcionado luego del pago CC realizado) Firma del Padre/Beneficiario Designado Firma del Proveedor ________________________________ Original para el cliente – Copia para el proveedor

Estado de Kansas Servicios Sociales y de Rehabilitación Sustento Económico y Laboral

ES-1605-SPA 09-05

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Transferencia de Pago para Cuidado de Niños – Instrucciones para la Unidad de Respuesta de Audio (ARU)

Usted debe utilizar un teléfono por tonos. Si usted tiene problemas en cualquier punto durante la conversación, usted puede poner pausa o no seleccionar una opción y usted podrá hablar con alguien que lo pueda ayudar.

1. Llame al 1-800-997-6666.

2. A usted se le proporcionará una lista de idiomas y se le pedirá que elija uno.

3. Usted deberá tener lista su tarjeta Visión. Presione 1 para indicar que usted tiene la tarjeta.

4. Ingrese el número de 16 dígitos de su tarjeta Visión.

5. Usted escuchará el monto total de dinero disponible en su cuenta de cuidado de niños, al igual que cualquier dinero en sus cuentas de cupones de comida y/o efectivo. Presione 2 para más opciones.

6. Usted escuchará 5 opciones. Presione 4 para cuidado de niños.

7. Seleccione la opción 2 en el menú de cuidado de niños para transferir beneficios.

8. Si el número de identificación de su proveedor comienza con la letra B, presione 2. Si comienza con la letra C presione 3. Si comienza con la letra D presione 4. La identificación de su proveedor está en el Plan Familiar que usted recibe por correo, o usted se lo puede solicitar a su proveedor. Un ejemplo de número de identificación de un proveedor es B123456.

9. Se le solicitará que ingrese el número de identificación de 7 dígitos de su proveedor seguido de la tecla numeral (#). Utilice la tecla asterisco (*) para la parte alfabética del número de identificación (el número será repetido para que usted lo escuche). Ejemplo – Si el número de identificación del proveedor es B123456, usted ingresará (*)123456#.

10. Se le solicitará que ingrese el monto del pago de cuidado de niños que quiere hacer al proveedor. Utilice la tecla asterisco (*) para el punto decimal, y presione la tecla numeral (#) cuando termine. Por ejemplo, si usted transfiere $56.50, usted presionará cinco-seis-asterisco-cinco-cero-numeral (56*50#).

11. Escuche el monto que usted ingresó cuando sea repetido. Si es correcto presione 1. Si no es correcto presione 2 y luego repita el paso 10 anterior.

12. Ingrese su Número de Identificación Personal (PIN por sus siglas en inglés). Por ejemplo – Si su PIN es 1234, usted ingresará 1234.

13. Escuche el mensaje que diga que el pago ha sido aprobado. Se le proporcionará un número de autorización de 6 dígitos que usted deberá conservar por escrito. Usted puede presionar 1 si desea escuchar nuevamente el número.

14. Si el pago es rechazado ya sea por dinero insuficiente o por PIN incorrecto, la razón le será informada. Usted tendrá una segunda oportunidad de ingresar la información correcta. Si sigue siendo incorrecta o si ha alcanzado el número máximo de intentos de ingreso de PIN, el sistema finalizará la llamada. Usted puede desear llamar nuevamente al número 1-800 y hablar con alguien.

15. Cuelgue para finalizar la llamada.

Estado de Kansas Servicios Sociales y de Rehabilitación Sustento Económico y Laboral

ES-1605-SPA 09-05

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Consentimiento para Atención Médica

(SOLAMENTE Proveedores Parientes Fuera del Hogar)

Consulte con el hospital local para asegurarse que este formulario sea aceptado. El permiso escrito del padre, tutor o custodio legal para tratamiento de emergencia médica debe estar archivado con el proveedor de cada niño, en un formulario que cumpla con los requisitos del hospital o clínica donde se proporcionará la atención de emergencia. Yo, __________________________________, padre o tutor legal de , nacido el _____/_____/_____, por la presente doy mi consentimiento para que se proporcione cualquier atención médica o quirúrgica y para la administración de anestesia que un médico determine necesaria para el bienestar de mientras dicho niño esté bajo el cuidado de . _________________________________________ Firma del Padre o Tutor Legal ****************************************************************************** Estado de Kansas Reconocido ante mí este ______ día de . Firma del Notario Público Mi mandato vence el / / . ****************************************************************************** Médico: Domicilio: Teléfono: Hospital Preferido: Números de Teléfono de Emergencia:

Hogar Trabajo del Padre Trabajo de la Madre ¿Tiene usted Seguro Médico? ____ Nombre y Número de la Póliza: ¿Recibe usted asistencia médica? ____ Número de Programa y Atención: ¿Es el niño elegible para atención médica militar? Número de Identificación: Información Médica del Niño: (ver información adjunta)

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Contratos y Políticas Usted tiene el control: Los proveedores de cuidados de niños de familia tienen derecho a establecer su propio contrato y políticas de la manera que ellos deseen. La única restricción legal es que sus normas no pueden violar la ley federal o local. Las leyes federales o estatales podrían prohibir la discriminación basada en raza, color, sexo, discapacidad, religión, o nacionalidad. Verifique sus leyes locales y estatales para mayor información. Su agencia local de Derivaciones y Recursos podría ofrecer consejo con respecto a los contratos y políticas. Un proveedor de cuidado de niños de familia es un trabajador por cuenta propia. Usted no es el empleado de los padres. Los padres están buscando alguien que cuide de su niño – no un amigo. Los contratos deben contener aquellos artículos que se relacionan con los derechos legales del padre y del proveedor y que pueden ser ejecutados por una corte. Los más importantes de estos derechos son aquellos que tiene un proveedor a recibir un pago por el cuidado de un niño. Los ejemplos de información a ser incluida en los contratos son:

- Nombres de los adultos con quienes usted trabajará. - Domicilios, números telefónicos, números de seguro social, y empleadores de

pagadores. - Domicilios y números telefónicos de los adultos que llevarán/retirarán a los niños

(algunos proveedores solicitan una fotocopia de la licencia de conducir u otra identificación con foto)

- Días y horas reservadas para el cuidado del niño. - Tarifa de pago, arreglo de pago de tercera parte, cronograma de pago - Ausencias programadas y no programadas del niño. - Honorarios por multas (tarifas por horas extras, por retirar tarde al niño, por pagos

con retraso) - Finalización de los arreglos del contrato - Arreglos de cuidado sustituto. - Políticas de exclusión de niños enfermos. - Formularios de autorización de emergencia y médica.

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Las políticas deben describir los detalles de su negocio. Las políticas de su proveedor pueden ser cambiadas debido a la necesidad del padre o del niño en cualquier momento, y podrían incluir lo siguiente:

- Descripción de la filosofía del programa - Relación adulto a niño - Declaración de la política de guía de conducta - Cronograma diario básico - Provisiones que los padres traerán - Sus expectativas específicas de los padres (Ejemplo: Los niños llegarán

alimentados y totalmente vestidos) - Planes o procedimientos para las reuniones o conferencias de padres/proveedor - Eventos especiales programados regularmente (Ejemplo: Biblioteca) - Transporte de los niños a la escuela o clases - Actividades especiales y costo - Procedimientos de emergencia - Arreglos de cuidado sustituto - Personas autorizadas a retirar al niño en ausencia de los padres - Política de enfermedad - Niños con necesidades especiales - Otros temas - Formularios de proveedor.

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Ejemplo de Contrato N° 1:

Contrato Básico 1. Este contrato es celebrado entre el/los Padre(s)/Tutor(es) y Proveedor para el

cuidado de______________________________________(nombre del niño) en el

hogar del proveedor.

2. La tasa de pago será $ _____________ por semana/hora.

Los pagos vencerán el ___________________________

3. Este contrato puede ser finalizado tanto por el/los Padre(s)/Tutor(es) o Proveedor

proporcionando un aviso por escrito con antelación de _______________ semana

(s) de la fecha de finalización. El Proveedor podría dar por terminado

inmediatamente el contrato sin proporcionar aviso alguna si el/los Padre(s)/Tutor(es)

no realiza los pagos a su vencimiento.

4. La firma del/de los Padre(s)/Tutor(es) en este contrato indica también que aceptan

atenerse a las políticas por escrito del Proveedor. El Proveedor podría cambiar estas

políticas escritas de vez en cuando

________________________ ______________________________ Madre/Tutor Padre/Tutor ________________________ ______________________________ Domicilio del hogar Teléfono del hogar ________________________ ______________________________ Domicilio Laboral Teléfono Laboral ________________________ ______________________________ Proveedor Fecha del Firma del Contrato

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Ejemplo de Contrato N° 2:

Acuerdo de Cuidado de Niños Proveedor/Padre/Tutor El siguiente acuerdo se celebra entre: 1. ________________________ ________________ ______________

Madre/Tutor legal Teléfono del hogar Teléfono Laboral _________________________________________________________________ Domicilio del hogar _________________________________________________________________ Nombre y Domicilio del Empleador

Y 2. ________________________ ________________ ______________

Padre/Tutor Legal Teléfono del Hogar Teléfono Laboral _________________________________________________________________ Domicilio del hogar _________________________________________________________________ Nombre y Domicilio del Empleador

Y 3. ________________________ ________________ _______________

Proveedor de Cuidado de Niño Teléfono

_________________________________________________________________ Domicilio

Para el cuidado de: 4. ..________________________________ ________________________________

Nombre y Fecha de Nacimiento del Niño Nombre y Fecha de Nacimiento del Niño .....________________________________ ________________________________

Nombre y Fecha de Nacimiento del Niño Nombre y Fecha de Nacimiento del Niño

Tarifas Básicas y Políticas de Pago: El pago/honorarios será de $__________ por semana ó $ _________por día ó $ _________por hora. El cuidado será proporcionado normalmente desde ___________a.m. hasta _____ p.m. en estos días. (Haga un círculo en todos los cuales se aplique) Lunes Martes Miércoles Jueves Viernes Sábado Domingo

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Tarifas Adicionales ______________________________________________________ _____________________________________________________________________ El pago vencerá el ______________________________________________________ Tarifas de Horas Extras: 1. Con objetivo de este acuerdo, las horas extras serán consideradas en horario de

llegada antes de ____________a.m. ___________p.m. y retiro después de _______

a.m. ______p.m.

2. Si el padre/tutor legal arregla con antelación con el proveedor, el niño podría

permanecer horas extras de acuerdo a las siguientes tarifas $______por ______ ó

una porción de la misma.

3. Si el padre/tutor legal no ha informado al proveedor que él/ella no llegará más

temprano o más tarde que los horarios acordados, se le cobrará la siguiente tarifa

$ _____________ por ___________ó una porción de la misma.

Tarifas relacionadas con Feriados, Vacaciones y otras Ausencias: 1. Los siguientes son feriados pagos cuando ellos pertenecen a un día normalmente

programado para cuidado______________________________________________

2. Los costos por una ausencia del niño serán________________________________

3. Los honorarios relacionados con enfermedades del proveedor u otras emergencias

que prohíban el cuidado serán __________________________________________

4. Las tarifas relativas a la vacaciones programadas del proveedor son ____________

___________________________________________________________________

5. Los costos relacionados con las vacaciones programadas del/de los

padre(s)/tutor(es) son __________________________________________________

6. Otros: ______________________________________________________________

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Otros Gastos: 1. Existirá un costo de $ ________por cada desayuno; $ _________por cada almuerzo;

$ _______ por cada refrigerio servido. Otros:_______________________________

2. Existirá un gasto extra para las siguientes provisiones del bebé cuando no sean

proporcionadas por el/los padre(s)/tutor(es):________________________________

(Ejemplo: pañales, toallas, alimento para bebés, etc.)

y por honorarios/gastos de actividades para___________________________ (Ejemplo: viajes al campo, clases de los niños, materiales para proyectos especiales, etc.)

3. Se requiere un monto (depósito) de $ _________ a ser pagado el ___________ que

será aplicado a ______________________ la semana de pago o si el niño no viene

para cuidado como fue acordado.

Procedimiento de Finalización Este contrato podría ser finalizado tanto por el padre/tutor o proveedor proporcionando ____________ semanas de aviso con anticipación a la fecha de finalización de este contrato. El pago del padre/tutor vence para el período del aviso aún cuando el niño sea llevado al proveedor para su cuidado. El proveedor podrá dar por finalizado el contrato sin proporcionar aviso alguno si el padre/tutor no realizado los pagos a su vencimiento. Si el proveedor no ejecuta uno o más términos de este contrato no renuncia al derecho de ejecutar cualquier otro término del contrato. Firmas Al firmar este contrato, el/los padre(s)/tutor(es) aceptan atenerse a las políticas por escrito del proveedor. El proveedor podrá enmendar las políticas entregando al/a los padre(s)/tutor(es) una copia de las políticas nuevas o modificadas por lo menos __________ semanas antes de entrar en vigencia. Firma del Proveedor______________________________Fecha__________________ Firma de la Madre/Tutor Legal______________________Fecha__________________ Firma del Padre/Tutor Legal________________________Fecha__________________ Firma del Co-firmante_____________________________Fecha__________________ Si el padre o tutor legal es menor a 18 años, este acuerdo debe ser firmado por un co-firmante y actuar como garante del contrato y aceptar estar obligado por todos los términos financieros.