Manual Parametros

TABLA DE CONTENIDO

1 . ENTRANDO A PARÁMETROS......................................................................................4

1.1 . La barra de herramientas estándar de ZEUS.......................................................5

2 . MENÚ PARÁMETROS....................................................................................................6

2.1 . Printer Setup.............................................................................................................7

2.2 . INFORMACIÓN DEMOGRÁFICA – PAÍSES....................................................7

2.3 . INFORMACIÓN DEMOGRÁFICA – DEPARTAMENTOS.............................9

2.4 . INFORMACIÓN DEMOGRÁFICA - CIUDADES..........................................11

2.5 . AGENCIAS.............................................................................................................132.5.1 . Contactos de las Agencias................................................................................182.5.2 . Restricciones de Planes....................................................................................20

2.6 . AEROLÍNEAS.......................................................................................................21

2.7 . EMPRESAS / MAESTRO DE EMPRESAS.......................................................242.7.1 . CONTACTOS DE LA EMPRESA..................................................................30

2.8 . EMPRESAS /MAESTRO DE DEPENDENCIAS...............................................32

2.9 . HABITACIONES / TIPOS DE HABITACIÓN..................................................34

2.10 . HABITACIONES / CLASES DE HABITACIÓN..............................................36

2.11 . HABITACIONES / MAESTRO DE HABITACIONES.....................................38

2.12 . HUÉSPEDES/CLASES DE HUESPEDES..........................................................41

2.13 . HUÉSPEDES / CATEGORIAS DE HUÉSPEDES.............................................43

2.14 . HUÉSPEDES / PREFERENCIAS........................................................................45

2.15 . HUÉSPEDES/ LÍMITES DE CRÉDITO.............................................................47

2.16 . HUÉSPEDES / OFICIOS......................................................................................49

2.17 . HUÉSPEDES/ TIPOS DE DOCUMENTO.........................................................51

2.18 . HUÉSPEDES/HUÉSPEDES O CLIENTES........................................................532.18.1 . Preferencias de Huéspedes...............................................................................572.18.2 . Información Adicional.....................................................................................592.18.3 . Adicionar Empresas.........................................................................................60

2.19 . HUÉSPEDES/ PREMIOS.....................................................................................62

2.20 . CARGOS.................................................................................................................66

2.20.1 . Definición de Cuentas Contables .............................................................71

2.20.2 . Cargos Compuestos .................................................................................72

2.20.3 . Cargos Calculados ...................................................................................74

2.21 . TEMPORADAS / TEMPORADAS ESTÁNDARES..........................................76

2.22 . TEMPORADAS / TEMPORADAS ESPECIALES............................................78

2.23 . TEMPORADAS / CALENDARIO DE TEMPORADAS...................................80

2.24 . PLANES..................................................................................................................832.24.1 . Definición de la Cabecera................................................................................842.24.2 . Definición del Detalle (Paquete)......................................................................892.24.3 . Manejo de las Multi-tarifas..............................................................................942.24.4 . Restricción a los Planes....................................................................................98

Módulo PARAMETROS – ZEUS Front

2.24.5 . Cargos Deducibles .................................................................................99

2.25 . TARIFAS..............................................................................................................1002.25.1 . Crear Tarifas...................................................................................................1032.25.2 . Copiar Tarifa..................................................................................................1042.25.3 . Modificar Tarifas...........................................................................................106

2.26 . DESCUENTOS.....................................................................................................107

2.27 . CUENTAS CONTABLES...................................................................................109

2.28 . CAJAS...................................................................................................................111

2.29 . OFICINAS............................................................................................................113

2.30 . MOTIVOS DE CANCELACIÓN.......................................................................117

2.31 . TASAS DE CAMBIO..........................................................................................1182.31.1 . Modificar Tarifas...........................................................................................120

2.32 . MOTIVOS DE VIAJE.........................................................................................121

2.33 . CALENDARIO DE FESTIVOS.........................................................................123

2.34 . AUTORIZACIONES...........................................................................................1252.34.1 . Autorizaciones Estándares.............................................................................1252.34.2 . Autorizaciones Especiales..............................................................................127

2.35 . EVENTOS DEL HOTEL....................................................................................128

2.36 . CAJILLAS DE SEGURIDAD............................................................................129

2.37 . TIPOS DE VOUCHER........................................................................................131

2.38 . COMPLEJOS.......................................................................................................1332.38.1 . Creación.........................................................................................................1332.38.2 . Configuración.................................................................................................135

2.39 . MEDIOS................................................................................................................136

2.40 . QUEJAS................................................................................................................138

2.41 . SEGMENTACIÓN / SEGMENTO....................................................................139

2.42 . SEGMENTACIÓN / SUBSEGMENTOS..........................................................141

2.43 . SEGMENTACIÓN / SEGMENTACIÓN..........................................................143

2.44 . ELEMENTOS......................................................................................................144

2.45 . CONTACTOS / MAESTRO DE CONTACTOS..............................................146

2.46 . CONTACTOS / TIPOS DE CONTACTOS......................................................149

2.47 . PROGRAMAS PARA CONTACTOS...............................................................150

2.48 . VUELOS...............................................................................................................152

2.49 . INFORMACION PARA PAGOS / PLAZAS BANCARIAS...........................154

2.50 . INFORMACION PARA PAGOS / BANCOS...................................................156

2.51 . INFORMACION PARA PAGOS / TARJETAS...............................................157

2.52 . INFORMACION PARA PAGOS / MONEDAS...............................................159

2.53 . MOVILES.............................................................................................................161

2.54 . FACTURACIÓN/DOCUMENTOS DE FACTURACIÓN..............................164

2.55 . FACTURACION/CONCEPTOS DE FACTURACIÓN..................................168

Sistema de Administración Hotelera


2.56 . FACTURACION/ESTACIONES DE FACTURACIÓN.................................169

2.56.1 . Restricciones ..........................................................................................171

2.57 . FACTURACION/SERIES..................................................................................172

2.58 . FACTURACION/CATEGORIAS FISCALES.................................................173

2.58.1 . Configurar una Categoría Fiscal ............................................................175

2.59 . CLASES DE FOLIOS..........................................................................................176

2.60 . ACTUALIZACION DE ALLOTMENT............................................................178

3 . CONSULTAS E INFORMES.......................................................................................181

3.1 . EMPRESAS..........................................................................................................182

3.2 . TIPOS DE HABITACIÓN..................................................................................182

3.3 . HABITACIONES.................................................................................................183

3.4 . HUÉSPEDES O CLIENTES...............................................................................183

3.5 . TARIFAS..............................................................................................................183

3.6 . CALENDARIO DE TEMPORADAS................................................................184

3.7 . PLANES................................................................................................................184

3.8 . CUMPLEAÑOS DE CLIENTES........................................................................185

3.9 . DOCUMENTOS FACTURACIÓN....................................................................185

3.10 . LISTADO DE MULTITARIFAS.......................................................................186

4 . CLAVE...........................................................................................................................186

5 . PROCESOS...................................................................................................................187

5.1 . REPORTES/MODIFICAR REPORTES...........................................................187

5.2 . REPORTES/CREAR Y CONFIGURAR REPORTES PROPIOS.................190

5.3 . REPORTES/EJECUTAR REPORTES DE USUARIO...................................193

5.4 . MODIFICAR PARAMETROS HOTEL...........................................................196

5.5 . MODIFICAR PARAMETROS PS_HOTEL....................................................198

5.6 . MODIFICAR PARAMETROS ESPECIALES................................................199

5.7 . PRESUPUESTO...................................................................................................201

5.8 . AUTORIZACION DE CRÉDITOS...................................................................202

5.9 . INTERFASES DE LLAVES...............................................................................203

5.10 . INTERFASES EXTERNAS................................................................................205

5.11 . UNIFICAR / CAMBIAR CÓDIGOS.................................................................206

5.12 . RESOLUCIONES................................................................................................207

5.13 . EXCEPCIÓN EXCLUSIONES DE IMPUESTO.............................................209

5.14 . CREACIÓN Y ASIGNACIÓN DE CÓDIGOS DE BARRA...........................210

5.15 . CAMBIO DEL TIPO DE UNA HABITACIÓN...............................................212

5.16 . GENERAR DATOS FACTURACIÓN..............................................................212

5.17 . ACTUALIZAR EQUIVALENCIAS..................................................................213


ZEUS

PARÁMETROSManual de usuario

ZEUS TECNOLOGIA S.A.Centro Cial. Bocagrande Local 203

PBX: 6555015Cartagena de Indias - Colombia

___________________Cra 16 # 79-76 Ofc.501

Tele Fax: 6181248 – 6097000Bogota - Colombia

INTRODUCCIÓN

¿ Que es Parámetros?

Todas las tareas que diariamente se realizan en un hotel requieren de cierta información general que permite indicar características especiales a cada una de ellas. Estos datos generales se conocen como parámetros (Habitaciones, Clientes, Agencias, Aerolíneas, Empresas, Planes, Temporadas, Países, Ciudades, etc.) y en conjunto conforman las bases necesarias para el funcionamiento del sistema.

En el módulo Parámetros de ZEUS encontramos una serie de opciones que brindan todas las facilidades para ingresar los datos generales o parámetros del sistema, de igual forma nos permiten modificarlos y consultarlos.

Es importante tener en cuenta que de la consistencia de los parámetros dependen los resultados que se obtendrán al utilizar el software.


1 . ENTRANDO A PARÁMETROSDespués de seleccionar el icono de Parámetros, ya sea desde le menú Inicio de Windows (Start en la versión en ingles) o desde un acceso directo el escritorio de Windows, aparece la ventana de Inicio de sesión.

En ella se ingresan los datos del usuario que desea ingresar al sistema, tales como Usuario y clave.

Figura 1 Inicio de sesión

Después de indicar Usuario y Password, y en caso de haber ingresado con un usuario válido al sistema, se despliega la ventana principal la cual conserva las características comunes que identifican todos los módulos de ZEUS.

En la Figura 2 Ventana principal de PARÁMETROS podemos observar las características de dicha ventana.

Sistema de Administración Hotelera 3

Icono de acceso

Nombre del Usuario con el que desea ingresar

Clave o Pasabordo del usuario

Presione para iniciar la sesion.

Presione para salir del sistema


Figura 2 Ventana principal de PARÁMETROS

EL siguiente paso consiste en conocer cada una de las opciones del menú Parámetros, sin embargo antes de entrar a detallar dichas opciones debemos conocer un estándar que manejan las ventanas de este módulo.

1.1 . La barra de herramientas estándar de ZEUSPermite realizar diferentes tareas tal como detallamos a continuación.


Los Usuarios y sus Claves

son creados desde el módulo

“Seguridad” de ZEUS FRONT.

Barra de menús


2 . MENÚ PARÁMETROSEn este ítem del menú principal se encontramos todas las opciones necesarias para la creación, modificación y búsqueda de los parámetros generales. Tareas que se realizan fácil y rápidamente.

Figura 3 Menú Parámetros



2.1 . Printer SetupPermite indicar con que impresora, de las conectadas al sistema, deseamos imprimir los reportes de ZEUS.

Figura 4 Printer Setup (Configuración de Impresora)

Otra forma de indicar la impresora que desea usar, es al momento de imprimir los reportes como veremos mas adelante.

2.2 . INFORMACIÓN DEMOGRÁFICA – PAÍSESMediante esta opción se crean, modifican y/o consultan los países de procedencia y destino de los huéspedes.

Figura 5 Países



CÓDIGO. Números, Letras o combinación de estos que identifican el País. La codificación es asignada libremente por el usuario.

NOMBRE. Digite el nombre del País.

CÓDIGO D.A.S. Código equivalente para el país proporcionado por el D.A.S. (Departamento Administrativo de Seguridad – Colombia -) el cual será utilizado para los informes de llegadas y salidas que se debe suministrar para este organismo de control.

Para ingresar un País

1. Presione el botón Nuevo de la barra de herramientas

2. Digite el código que desea asignar al País. Nótese que si ingresa un código que ya existe los datos de este se mostraran y quedaran en edición.

3. Ingrese la los datos del País. Recuerde que puede utilizar el botón ayuda para buscar información y que este se activa o desactiva de acuerdo a sí el campo tiene o no ayuda disponible.

4. Una vez ingresada toda la información presione el botón Grabar de la barra de herramientas.

Para localizar un País

1. Presione el botón Buscar de la barra de herramientas.

2. En la ventana desplegada ingrese el nombre del País a buscar.

3. Presione el botón Buscar.



4. ZEUS muestra una ventana con el(los) registro(s) encontrado(s).

5. Presione la tecla ENTER () sobre el registro deseado.

Para modificar los datos de un País

1. Localice el País a modificar ya sea utilizando las teclas de navegación, el botón Buscar o el botón Ayuda.

2. Una vez localizado, presione el botón Editar.

3. Realice los cambios deseados.

4. Presione el botón Grabar.

Para borrar un País

1. Localice el País utilizando las teclas de navegación, el botón Buscar o el botón Ayuda.

2. Presione el botón Borrar.

3. Confirme el borrado.

2.3 . INFORMACIÓN DEMOGRÁFICA – DEPARTAMENTOS

Mediante esta opción se crean, modifican y/o consultan los departamentos (denominados como estados en algunos países) los cuales serán asignados a las diferentes ciudades.



Figura 6 Departamentos

CÓDIGO. Números, Letras o combinación de estos que identifican al departamento. La codificación es asignada libremente por el usuario.

NOMBRE. Digite el nombre del Departamento.

Para ingresar un Departamento


2. Digite el código que desea asignar al Departamento. Nótese que si ingresa un código que ya existe los datos de este se mostraran y quedaran en edición.

3. Ingrese la los datos del Departamento. Recuerde que puede utilizar el botón ayuda para buscar información y que este se activa o desactiva de acuerdo a sí el campo tiene o no ayuda disponible.


Para localizar un Departamento




2. En la ventana desplegada ingrese el nombre del Departamento a buscar.




Para modificar los datos de un Departamento

1. Localice el Departamento a modificar ya sea utilizando las teclas de navegación, el botón Buscar o el botón Ayuda.




Para borrar un Departamento

4. Localice el Departamento utilizando las teclas de navegación, el botón Buscar o el botón Ayuda.



2.4 . INFORMACIÓN DEMOGRÁFICA - CIUDADESUtilice esta opción para crear, modificar o consultar las ciudades de procedencia y destino de los huéspedes.



Figura 7 Ciudades

CÓDIGO. Números, Letras o combinación de estos que identifican la Ciudad. La codificación es asignada libremente por el usuario.

NOMBRE. Digite el nombre de la Ciudad.

DEPARTAMENTO. Código del departamento al que pertenece la ciudad.

PAÍS. País al que pertenece la Ciudad.

CÓDIGO D.A.S. Código equivalente para la ciudad proporcionado por el D.A.S. (Departamento Administrativo de Seguridad – Colombia -) el cual será utilizado para los informes de llegadas y salidas que se debe suministrar para este organismo de control.

EQUIVALENCIA. Códigos para manejo de interfases externas que manejan codificaciones diferentes a Zeus Hoteles.

Para ingresar una Ciudad




2. Digite el código que desea asignar al Ciudad. Nótese que si ingresa un código que ya existe los datos de este se mostraran y quedaran en edición.

3. Ingrese la los datos de la Ciudad. Recuerde que puede utilizar el botón ayuda para buscar información y que este se activa o desactiva de acuerdo a sí el campo tiene o no ayuda disponible.


Para localizar una Ciudad


2. En la ventana desplegada ingrese el nombre de la Ciudad a buscar.




Para modificar los datos de un Ciudad

1. Localice la Ciudad modificar ya sea utilizando las teclas de navegación, el botón Buscar o el botón Ayuda.



4. Presione el botón Grabar.Sistema de Administración Hotelera 12


Para borrar un Ciudad

1. Localice la Ciudad utilizando las teclas de navegación, el botón Buscar o el botón Ayuda.

2. Presione el botón Borrar


2.5 . AGENCIASPermite la creación, modificación, borrado y consulta de las Agencias de Viajes que trabajan con el hotel así como las oficinas desde las que se realizan ventas directas del hotel conocidas en Zeus como Agencias-Oficina.

La información de las agencias es requerida tanto en las reservas como en el registro de huéspedes (check-in) y es un dato obligatorio al momento de ingresarlos.



Figura 8 Agencias de Viaje

Los datos solicitados en esta opción, se detallan a continuación:

CÓDIGO. Puede digitar números, letras o la combinación de estos para asignar un código. La codificación no se genera automáticamente; es asignada según el criterio del usuario.

NOMBRE. Debe digitar la razón social de la agencia o bien el nombre de la oficina en caso de ser una agencia-oficina.

DIRECCIÓN. Debe Digitar La Dirección Comercial De La Agencia o la ubicación de la agencia-oficina.

NIT. Debe digitar el Número de documento legal la agencia.

ALLOTMENT EN HABITACIONES. Número máximo de habitaciones que puede vender la agencia.

CIUDAD. Debe digitar el código de la ciudad a la que pertenece la Agencia o utilizar, recuerde que



puede hacer uso del botón ayuda para localizar el código en caso que lo desconozca.

TELÉFONO. Debe digitar el o los números telefónicos de la agencia.

TELEX. Debe digitar el número de telex de la agencia.

ENCARGADO. Debe digitar el nombre de la persona encargada de las relaciones entre la agencia y el hotel.

CARGO. Debe digitar el cargo de la persona encargada de las relaciones entre la agencia y el hotel.

TELEFAX. Debe digitar el número de telefax o fax de la agencia.

% COMISIÓN. Debe digitar el porcentaje de comisión al cual tiene derecho la agencia sobre las ventas realizadas.

CRÉDITO. Haga Clic en el recuadro si la agencia de viajes tiene crédito con el hotel, es decir si se permite o no generarle una cuenta por cobrar. Esta opción podría estar deshabilitada si el usuario que esta utilizando no es un usuario autorizado.

AGENCIA-OFICINA. Como se menciono anteriormente, las ventas realizadas directamente por el hotel deben ser registradas como ventas de agencia-oficina, es decir, las oficinas que hacen ventas del hotel deben ser creadas como agencias y tener seleccionada la opción Agencia-Oficina.

CUENTA BANCARIA. Número de cuenta en la que se realizan las consignaciones de la agencia.

MAIL. Correo electrónico de la agencia.

EJECUTIVA DE CUENTA. Código de la ejecutiva de cuenta del hotel encargada de la agencia.


Las autorizaciones

para los usuarios que pueden dar crédito se

asignan desde el módulo de seguridad en

Las ejecutivas se crean desde

el módulo parámetros mediante la

opción Contactos y

definiéndolas como contacto

interno, mientras que los contactos no se definen

con esta característica


Puede utilizar la ayuda para obtener la lista de ejecutivas existentes.

REMISIÓN A PARTIR DEL DIA. Permite indicar a partir de que día del mes el sistema debe forzar la generación de remisiones y no permitir generación de facturas cuando se hace una CXC a la agencia.

Especiales

SEGMENTACION. Código del segmento y subsegmentos al que pertenece la agencia y que puede será asignado de forma automática a los huéspedes si así se define.

ASIGNAR AL HUÉSPED. Marque esta casilla si quiere que el sistema asigne de forma automática la segmentación de la agencia a los huéspedes que hagan reserva por esta agencia. Tenga en cuenta el parámetro general de HOTEL que indica si se asignara la segmentación de la reserva o la empresa (parámetro: ASIGNACION DE SEGMENTO EN LA RESERVA)

CATEGORÍA FISCAL. Indique el código de categoría al que pertenece la agencia y gracias a la cual el sistema podrá hacer los cálculos correspondientes de retenciones al realizar un facturar CXC a esta agencia

VALIDAR CATEGORIA. Define si al evaluar la agencia en el proceso de facturación se tendrá en cuenta la categoría asignada a la agencia. Si no se marca la casilla al hacer una factura CXC a esta agencia el sistema no calculará las retenciones.

REMISION A PARTIR DEL DÍA. Especifique desde que fecha el sistema no aceptará la generación de facturas y obligará a la emisión de de una remisión. Por Ejemplo: si coloca 25, el sistema a partir de ese día y hasta final de mes no permitirá hacer facturas a esta agencia.



DÍAS DE VENCIMIENTO DE FACTURAS. Por defecto existe un parámetro que especifica para las facturas generadas desde Front, cuantos serán los días de vencimiento. Si la agencia tiene un número de días de vencimiento diferentes a ese parámetro general, indique en este campo cuantos días.

Datos Contables

CUENTA CXC. Debe digitar el código de cuenta contable correspondiente a “cuentas por cobrar agencias”, el cual debe haber sido definido previamente en la opción “Cuentas Contables” de este módulo. Este código solo es solicitado si la agencia tiene crédito con el hotel. Puede utilizar la ayuda para localizarlo.

CUENTA CXC US. Debe digitar el código de cuenta contable para dólares correspondiente a “cuentas por cobrar agencias”, el cual debe haber sido definido previamente en la opción “Cuentas Contables” de este módulo.

Observaciones

Contiene un campo para ingresar anotaciones sobre la agencia que pueda considerar importante tener en el sistema.

Contactos



Lista de personas asociadas a la agencia y que son catalogadas como contactos para el hotel. Aquellas que laborando para la agencia realizan ventas para el hotel convirtiéndose en contactos directos para este último.

Para ingresar una Agencia


2. Digite el código que desea asignar a la agencia. Nótese que si ingresa un código que ya existe los datos de este se mostraran y quedaran en edición.

3. Ingrese los datos de la agencia. Recuerde que puede utilizar el botón ayuda para buscar información y que este se activa o desactiva de acuerdo a sí el campo tiene o no ayuda disponible.


Para localizar una Agencia


2. En la ventana desplegada ingrese el nombre de la agencia a buscar.

3. Presione el botón Buscar. ZEUS muestra una ventana con el(los) registro(s) encontrado(s).




Para modificar los datos de una Agencia

1. Localice la Agencia a modificar ya sea utilizando las teclas de navegación, el botón Buscar o el botón Ayuda.




Para borrar una Agencia

1. Localice la Agencia a modificar utilizando las teclas de navegación, el botón Buscar o el botón Ayuda.



2.5.1 . Contactos de las AgenciasLa ventana de agencias permite ingresar los contactos con los que se cuenta en cada una de las agencias creadas con el fin de llevar un registro más completo que permita llevar información detallada de los mismos.

Para Modificar Contactos a la Agencia

1. Localice la Agencia a modificar ya sea utilizando las teclas de navegación, el botón Buscar o el botón Ayuda.

2. Una vez localizado, presione el botón Editar de la barra de herramientas.



3. Presione el botón Editar ubicado al lado derecho de la cuadrícula de los contactos

4. Se desplegara la siguiente ventana

Figura 9 Definición de Contactos para Agencias

Estando ubicados en esta ventana podrá ingresar y borrar los contactos asociados a las agencias así:

Para Ingresar un Contacto a la Agencia

1. Presione el botón Adicionar Contacto.

2. En la parte inferior de la ventana el sistema solicitara el código del contacto a ingresar, digítelo o búsquelo utilizando el botón de ayuda.



3. Presione el botón Guardar. Notará que el contacto aparece en la cuadrícula.

Para Eliminar un Contacto de la Agencia

1. Presione sobre el contacto que desea eliminar.

2. Presione el botón Eliminar Contacto.


El botón Listado de Contactos muestra la lista de contactos activos de la agencia, estos son identificados con una letra A en la columna Estado de la cuadrícula.

El botón Listado de Contactos General muestra la lista de contactos activos y borrado de la agencia seleccionada, los primeros son identificados con una letra A en la columna Estado de la cuadrícula, mientras que los segundos se identifican con la letra B. También notará que muestra los contactos borrados con letras de color rojo.

Un contacto que ha sido borrado puede ser ingresado nuevamente, en cuyo caso quedarán dos registros del mismo contacto, uno con estado A y otro(s) con estado B.

2.5.2 . Restricciones de PlanesEn la barra de herramientas el botón de restricción de Planes le permite seleccionar cuales son los planes que la agencia no puede vender. Por defecto las reservas de una agencia se pueden hacer en cualquiera de los planes activos.

Para hacer la restricción seleccione el botón

Restricciones y en la ventana desplegada seleccione los planes que desea restringir marcando la casilla de la



derecha. Presione el botón guardar y luego salga de la opción.

2.6 . AEROLÍNEASUtilice esta opción para Crear, Modificar, Borrar o Consultar aerolíneas. Una vez codificadas, podrá indicar la aerolínea por la que arriban los huéspedes lo que a su vez le permitirá obtener datos estadísticos al respecto.

Figura 10 Aerolíneas

CODIGO. Números, letras o combinación de estos que identifican la aerolínea. La codificación es asignada libremente por el usuario.

NOMBRE. Nombre de la aerolínea.

CIUDAD. Digite el código de la ciudad a la que pertenece la aerolínea. Puede utilizar el botón ayuda (o la tecla f4) que se encuentra en la parte superior para efectuar la búsqueda de este. Al frente le aparecerá el nombre y el país correspondiente a la ciudad.



DIRECCIÓN. Digite la dirección comercial de la aerolínea.

NIT. Digite el NIT o número de identificación de la aerolínea.

TELÉFONO. Números telefónicos de la aerolínea.

Telefax. Número de telefax o fax de la aerolínea.

TELEX. Número de telex de la aerolínea.

ENCARGADO. Nombre de la persona encargada de las relaciones entre la aerolínea y el hotel.

CARGO. Cargo de la persona encargada de las relaciones entre la aerolínea y el hotel.

CRÉDITO. Presione clic en el cuadro si la aerolínea tiene crédito con el hotel, es decir si se permite o no generarle una cuenta por cobrar. Esta opción podría estar deshabilitada si el usuario que esta utilizando no es un usuario autorizado.

% DESCUENTO. Porcentaje de descuento que el hotel le va a ofrecer a ésta aerolínea.

CUENTA CONTABLE. Código de cuenta correspondiente a “cuentas por cobrar aerolíneas”, el cual debe haber sido definido previamente en la opción “cuentas contables” de este módulo. Puede utilizar el botón ayuda (tecla f4) que se encuentra en la parte superior derecha para efectuar la búsqueda. Este código solo es solicitado si la aerolínea tiene crédito con el hotel.

Para ingresar una Aerolínea



Las autorizaciones


asignan desde el módulo de seguridad en la opción de


2. Digite el código que desea asignar a la Aerolínea. Nótese que si ingresa un código que ya existe los datos de este se mostraran y quedaran en edición.

3. Ingrese los datos de la Aerolínea. Recuerde que puede utilizar el botón ayuda para buscar información y que este se activa o desactiva de acuerdo a sí el campo tiene o no ayuda disponible.


Para localizar una Aerolínea


2. En la ventana desplegada ingrese el nombre de la Aerolínea buscar.




Para modificar los datos de una Aerolínea

1. Localice la Aerolínea a modificar ya sea utilizando las teclas de navegación, el botón Buscar o el botón Ayuda.






Para borrar una Aerolínea

1. Localice la Aerolínea a modificar utilizando las teclas de navegación, el botón Buscar o el botón Ayuda.



2.7 . EMPRESAS / MAESTRO DE EMPRESASMuchas de los huéspedes que llegan al hotel lo hacen a través de una empresa que lo respalda. La creación, modificación, borrado y consulta de estas empresas se realiza mediante esta opción del menú parámetros.

Figura 11 Empresas



CÓDIGO. Números, Letras o combinación de estos que identifican la Empresa. La codificación es asignada libremente por el usuario, se recomienda asignar 4 números iniciando por el 0001

NOMBRE. Digite la Razón Social de la empresa.

DIRECCIÓN. Indique la dirección comercial de la Empresa.

NIT. Digite el Número de Identificación Tributaria de la empresa.

ALLOTMENT EN HAB. Indique el número máximo de habitaciones que pueden ser vendidas a la empresa.

CIUDAD. Digite el código de la ciudad a la que pertenece la empresa. Puede utilizar el botón ayuda (o la tecla f4) que se encuentra en la parte superior para efectuar la búsqueda de este. Al frente le aparecerá el nombre y el país correspondiente a la ciudad.

TELÉFONO. Números telefónicos de la empresa.

TELEFAX. Número de telefax o fax de la empresa.

TELEX. Número de telex de la empresa.

ENCARGADO. Nombre de la persona encargada de las relaciones entre la empresa y el hotel.

CARGO. Función que desempeña la persona encargada de las relaciones entre la empresa y el hotel.



CRÉDITO. Presionar Clic en el cuadro si la empresa tiene crédito con el hotel, es decir si se permite o no generarle una cuenta por cobrar. Esta opción podría estar deshabilitada si el usuario que esta utilizando no es un usuario autorizado.

% DESCUENTO. Porcentaje de descuento que el hotel le ofrece a esta empresa e el valor de habitación.

VLR. EN HABITACIONES. Permite indicar una tarifa única a cobrar a la empresa en las reservas, en otras palabras si se indica un valor diferente de cero en este campo todas las personas a quienes se les haga reserva y pertenezcan a esta empresa se les asignara como tarifa de habitación el valor aquí indicado independiente del tipo de habitación, acomodación o plan seleccionado.

PLAN. Si el hotel tiene designado un plan especial para la empresa, indique en este campo su código, esto permitirá que al hacer una reserva se puedan localizar fácilmente los planes asociados a una empresa específica Recuerde que puede utilizar la ayuda para buscar los planes existentes.

MAIL. Dirección de correo Internet de la empresa para el buzón de mensajes.

EJECUTIVO DE CUENTA. Código del ejecutivo de cuenta del hotel (también llamados en Zeus Contactos internos) que tiene a su cargo la empresa.

CONTACTO. Nombre del contacto de primera mano con quien puedo obtener información de la empresa

TELEFONO. Número en el cual puedo localizar al contacto telefónicamente.

Especiales


Las autorizaciones



Las ejecutivas se crean desde

el módulo parámetros mediante la

opción Contactos y

definiéndolas como contacto

interno, mientras que los contactos


SEGMENTACION. Indique el segmento al cual esta asociado la empresa y con el cual podrá emitir información de empresas por segmento y asignar a los huéspedes registrado con la empresa.

ASIGNAR A HUÉSPED. Indica si el segmento asociado a la empresa se asigna como segmento por defecto al registrar los huéspedes.

CATEGORÍA FISCAL. Indique el código de categoría al que pertenece la empresa y gracias a la cual el sistema podrá hacer los cálculos correspondientes de retenciones al realizar un facturar CXC a esta empresa

VALIDAR CATEGORIA. Define si al evaluar la empresa en el proceso de facturación se tendrá en cuenta la categoría asignada a la empresa. Si no se marca la casilla al hacer una factura CXC a esta empresa el sistema no calculará las retenciones.

EMPRESA. El campo en el cual se coloca la razón social de la empresa tiene un tope de 50 caracteres, sin embargo es posible encontrar empresas cuyo nombre supera ampliamente esta cantidad. Este campo suple esa necesidad, pues puede ingresarse hasta 250 caracteres para le nombre de la empresa. Este nombre o razón social será utilizado para el proceso de facturación.

REMISIÓN A PARTIR DEL DIA. Permite indicar a partir de que día del mes el sistema debe forzar la generación de remisiones y no permitir generación de facturas cuando se hace una CXC a la empresa.

DÍAS DE VENCIMIENTO DE FACTURAS. Por defecto existe un parámetro que especifica para las facturas generadas desde Front, cuantos serán los días de vencimiento. Si la empresa tiene un número de días de vencimiento diferentes a ese parámetro general, indique en este campo cuantos días.



Adicionales

DEPENDE DE. Existen grupos empresariales que manejan múltiples empresas y para efectos estadísticos es importante para el hotel no solo conocer los ingresos generados por cada una de esas empresas sino también el total del grupo. En estos casos se debe crear inicialmente al grupo como empresa y posteriormente crear cada una de las empresas que la componen teniendo en cuenta que a estas últimas en el campo Depende de se les debe colocar el código de la empresa inicialmente creada, es decir, el código del grupo empresarial.

DEPENDENCIA. Existen empresas en que las diferentes dependencias o departamentos hacen solicitudes independientes al hotel (no hay un manejo centralizado de las reservas). Estas empresas manejan un mismo NIT y una misma razón social pero se necesita el control independiente de las dependencias que la componen para efectos de tarifas y estadísticas. Para este tipo de situaciones Zeus Hoteles provee la facilidad que crear dependencias de tal forma que la información esté correctamente organizada. En este campo se debe digitar el código de la dependencia en caso de ser necesario.

Datos Contables

CUENTA CONTABLE. Código de cuenta correspondiente a “cuentas por cobrar empresas”, el cual debe haber sido definido previamente en la opción “Cuentas Contables” de este módulo. Puede utilizar el botón Ayuda (Tecla F4) que se



encuentra en la parte superior derecha para efectuar la búsqueda. Este código solo es necesario si la empresa tiene crédito con el hotel.

CUENTA CONTABLE US. Código de cuenta en dólares correspondiente a “cuentas por cobrar empresas”, el cual debe haber sido definido previamente en la opción “Cuentas Contables” de este módulo. Puede utilizar el botón Ayuda (Tecla F4) que se encuentra en la parte superior derecha para efectuar la búsqueda. Este código solo es necesario si la empresa tiene crédito con el hotel.

Observaciones

Contiene un campo para ingresar anotaciones sobre la agencia que pueda considerar importante tener en el sistema.

Contactos

INFORMACION DE CONTACTOS. Lista de personas asociadas a la empresa y que son catalogadas como contactos para el hotel. Aquellas que laborando para la empresa realizan ventas para el hotel convirtiéndose en contactos directos para este último.



Para ingresar una Empresa


2. Digite el código que desea asignar a la Empresa. Nótese que si ingresa un código que ya existe los datos de este se mostraran y quedaran en edición.

3. Ingrese los datos de la Empresa. Recuerde que puede utilizar el botón ayuda para buscar información y que este se activa o desactiva de acuerdo a sí el campo tiene o no ayuda disponible.


Para localizar una Empresa


2. En la ventana desplegada ingrese el nombre de la Empresa buscar.




Para modificar los datos de una Empresa

1. Localice la Empresa a modificar ya sea utilizando las teclas de navegación, el botón Buscar o el botón Ayuda.


3. Realice los cambios deseados.Sistema de Administración Hotelera 31



Para borrar una Empresa

1. Localice la Empresa utilizando las teclas de navegación, el botón Buscar o el botón Ayuda.



2.7.1 . CONTACTOS DE LA EMPRESALa ventana de empresas permite ingresar los contactos con los que se cuenta en cada una de las empresas creadas con el fin de llevar un registro más completo que permita llevar información detallada de los mismos para efectos de control y estadísticas. A continuación detallaremos como se realiza el manejo de estos contactos y las opciones que el sistema provee.

Para Modificar Contactos a la Empresa

1. Localice la Empresa a modificar ya sea utilizando las teclas de navegación, el botón Buscar o el botón Ayuda.






Figura 12 Definición de Contactos para Empresas

Estando ubicados en esta ventana podrá ingresar y borrar los contactos asociados a las empresas así:

Para Ingresar un Contacto a la Empresa

1. Presione el botón Adicionar Contacto.

2. En la parte inferior de la ventana el sistema solicitara el código del contacto a ingresar, digítelo o búsquelo utilizando el botón de ayuda.

3. Presione el botón Guardar. Notará que el contacto aparece en la cuadrícula.

Para Eliminar un Contacto de la Empresa

1. Presione sobre el contacto que desea eliminar.



2. Presione el botón Eliminar Contacto.


El botón Listado de Contactos muestra la lista de contactos activos de la empresa, estos son identificados con una letra A en la columna Estado de la cuadrícula.

El botón Listado de Contactos General muestra la lista de contactos activos y borrado de la empresa seleccionada, los primeros son identificados con una letra A en la columna Estado de la cuadrícula, mientras que los segundos se identifican con la letra B. También notará que muestra los contactos borrados con letras de color rojo.

Un contacto que ha sido borrado puede ser ingresado nuevamente, en cuyo caso quedarán dos registros del mismo contacto, uno con estado A y otro(s) con estado B.

2.8 . EMPRESAS /MAESTRO DE DEPENDENCIASEs muy común encontrar que al interior de las empresas existen subdivisiones tantos en las áreas administrativas como operativas a las cuales se les acostumbra llamar por nombres como departamentos, división o dependencia. Esta opción del menú nos permite crear, modificar, borrar y consultarlas.

Figura 13 Maestro de Dependencias de Empresas



CÓDIGO. Números, Letras o combinación de estos que identifican la Dependencia. La codificación es asignada libremente por el usuario.

NOMBRE. Descripción de la dependencia.

EMPRESA. Código de la Empresa a la que pertenece la dependencia.

Para ingresar una Dependencia


2. Digite el código que desea asignar. Nótese que si ingresa un código que ya existe los datos de este se mostraran y quedaran en edición.

3. Ingrese la los datos de la Empresa. Recuerde que puede utilizar el botón ayuda para buscar información y que este se activa o desactiva de acuerdo a sí el campo tiene o no ayuda disponible.


Para localizar una Dependencia


2. En la ventana desplegada ingrese el nombre de la Dependencia.






Para modificar los datos de una Dependencia

1. Localice la clase a modificar ya sea utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas, el botón Buscar o el botón Ayuda.




Para borrar una Dependencia

1. Localice la Dependencia utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas, el botón Buscar o el botón Ayuda.



2.9 . HABITACIONES / TIPOS DE HABITACIÓNEs común encontrar en los hoteles variedad en lo que concierne a las características de las habitaciones. Estas diferencias que identifican las habitaciones, nos permiten a su vez dar nombres a estas. A estos nombres, tales como: Suite, Júnior, Estándar, Presidencial, etc. Se les conoce en ZEUS como tipos de habitación.



Figura 14 Tipos de Habitación

TIPO DE HABITACIÓN. Código del tipo de habitación, que puede se numérico o alfanumérico. Si al digitar el código del tipo de habitación ya existe, el sistema traerá todos los datos y quedaran en modo edición o modificación.

DESCRIPCIÓN. Debe digitar la descripción del tipo de habitación.

TOTAL DE HABITACIONES. Es el número total de habitaciones que han sido creadas con este tipo. Este campo no es modificable y lo va calculando el sistema automáticamente cada vez que se crea una habitación.

CAPACIDAD. Debe digitar el número máximo de personas que se pueden alojar en este tipo de habitación.

ESPECIFICACIONES. Aquí puede indicar las especificaciones que tienen las habitaciones de este tipo.

VALOR PERSONA ADICIONAL EN $. Digite el valor excedente en pesos que se le debe cargar a la tarifa por concepto de persona adicional, este campo es de carácter informativo.

VALOR PERSONA ADICIONAL EN US Digite el valor excedente en dólares que le debe cargar a la tarifa por



persona adicional, este campo es de carácter informativo.

RANGO. Permite indicar mediante números el nivel en que se encuentra la habitación. Mediante este sistema se ubica cual habitación es de mayor categoría que otra y así se determinan los Upgrade

TIPO DE HABITACIÓN SUPERIOR. Indique el tipo de habitación del siguiente rango, con mayor jerarquía, entre todos los tipos de habitaciones.

CENTRO DE COSTO. Puede indicar un centro de costo particular por cada tipo de habitación, si no lo indica el sistema tomara el centro de costo asociado al cargo.

Para ingresar un Tipo de Habitación



3. Ingrese la los datos del tipo. Recuerde que puede utilizar el botón ayuda para buscar información y que este se activa o desactiva de acuerdo a sí el campo tiene o no ayuda disponible.


Para localizar un Tipo de Habitación


2. En la ventana desplegada ingrese el nombre del Tipo de Habitación.






Para modificar los datos de un Tipo

1. Localice el Tipo a modificar ya sea utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas, el botón Buscar o el botón Ayuda.




Para borrar un Tipo de Habitación

1. Localice el Tipo utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas, el botón Buscar o el botón Ayuda.



2.10 . HABITACIONES / CLASES DE HABITACIÓNLa clase de habitación hace referencia a las diferentes acomodaciones que pueden tener las habitaciones. Es decir, un hotel puede definir acomodaciones Sencillas, Dobles, Triples, Cuádruples, etc.

Es importante tener en cuenta que las habitaciones no están sujetas a una clase, y que se deben de crear dichas clases teniendo en cuenta el global de las habitaciones.



Figura 15 Clases de Habitación

CLASE DE HABITACIÓN. Código de la clase de habitación. Puede codificar utilizando números, letras o combinación de estos.

DESCRIPCIÓN. Digite la descripción de la clase de habitación.

NUMERO DE PERSONAS. Indique el número de personas que aplica para esta clase de habitación.

Para ingresar una Clase de Habitación



3. Ingrese la los datos de la clase. Recuerde que puede utilizar el botón ayuda para buscar información y que este se activa o desactiva de acuerdo a sí el campo tiene o no ayuda disponible.




Para localizar una Clase de Habitación


2. En la ventana desplegada ingrese el nombre de la Clase de Habitación.




Para modificar los datos de una Clase

1. Localice la clase a modificar ya sea utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas, el botón Buscar o el botón Ayuda.




Para borrar una Clase de Habitación

1. Localice la Clase utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas, el botón Buscar o el botón Ayuda.





2.11 . HABITACIONES / MAESTRO DE HABITACIONESUtilice esta opción para crear las habitaciones con las que cuenta el hotel.

Figura 16 Habitaciones

NUMERO DE HABITACIÓN. Digite el número asociado a la Habitación según los estándares del hotel, se recomienda ajustar el número de dígitos al número mayor disponible, de tal forma que si existen habitaciones de tres y de cuatro dígitos se deben crear utilizando cuatro. Ejemplo: 0201, 1001

TIPO DE HABITACIÓN. Indique el tipo de habitación al cual pertenece esta habitación, el sistema mostrará en la parte derecha la descripción del tipo de habitación.

ÁREA EN M2. Especifique el área en metros cuadrados que tiene la habitación.

COMUNICA CON HABITACIÓN. En caso de que esta habitación esté intercomunicada, digite el número de la Habitación con la que comunica.

FECHA DE DISPONIBILIDAD. Fecha desde la cual la habitación puede ser vendida.



En la parte inferior de la ventana se muestran ocho casillas que contienen atributos. Estos pueden ser personalizados por el hotel y permiten especificar características especiales a las habitaciones, las cuales permitirán posteriormente realizar búsquedas de acuerdo a ellas. Como ejemplo de atributos podemos mencionar: Vista al mar, Balcón, Hamaca, etc. Las imágenes asociadas a estos atributos se encuentran en el directorio donde esta instalada la aplicación y sus nombres estándares son: ATRIBUT1.BMP, ATRIBUT2.BMP, ATRIBUT3.BMP, ATRIBUT4.BMP, ATRIBUT5.BMP, ATRIBUT6.BMP, ATRIBUT7.BMP y ATRIBUT8.BMP. Puede hacer las modificaciones deseadas a los mismos solo teniendo en cuenta no cambiar el ancho y el alto predefinido. Las descripciones de cada uno de estos atributos pueden ser modificadas mediante la opción: Parámetros de Hotel ubicados en la opción Procesos de este módulo.

CUENTA. Puede indicar una cuenta contable particular por cada número de habitación, si no lo indica el sistema tomara el centro de costo asociado al cargo.

Para ingresar una Habitación


2. Digite el número de la habitación. Nótese que si ingresa un número que ya existe los datos de este se mostraran y quedaran en edición.

3. Ingrese los datos de la habitación. Recuerde que puede utilizar el botón ayuda para buscar información y que este se activa o desactiva de acuerdo a sí el campo tiene o no ayuda disponible.




Para localizar una Habitación


2. En la ventana desplegada ingrese el número de la Habitación.




Para modificar los datos de una Habitación

1. Localice la habitación utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas, el botón Buscar o el botón Ayuda.




Para borrar una Habitación

1. Localice la Habitación utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas, el botón Buscar o el botón Ayuda.



2.12 . HUÉSPEDES/CLASES DE HUESPEDESZeus Hoteles provee esta opción como una herramienta que permite separar a los huéspedes en diferentes grupos llamados clases, la principal ventaja es que según



estas clases el sistema es capaz de aplicar tarifas diferenciales, basado en los valores configurados por los usuarios en la opción de multi-tarifas de planes

Figura 17 Clases de Huéspedes

CÓDIGO. Números, Letras o combinación de estos que identifican la Clase de Huéspedes. La codificación es asignada libremente por el usuario.

DESCRIPCIÓN. Texto que describe la clase de huésped ingresada.

COLOR. Al hacer clic en esta opción podrá seleccionar un color de la lista desplegada el cual será usado para identificar los huéspedes al ser ingresados. La identificación consiste en que en las ventanas de registro y reserva el color de fondo del campo nombre tendrá el correspondiente a la clase de huésped.

POR DEFECTO. Permite marcar cual será la clase asumida por el sistema cuando no se haya especificado una clase a un huésped. Solo puede existir una clase por defecto

CLASE POR DEFECTO PARA LOS ACOMPAÑANTES DE EVENTOS. Permite marcar cual será la clase asumida por el sistema cuando no se haya especificado una clase a un acompañante de un evento vario. Solo puede existir una clase por defecto para eventos.



Para ingresar una Clase de Huésped


2. Digite el número de la Clase de Huésped. Nótese que si ingresa un número que ya existe los datos de este se mostraran y quedaran en edición.

3. Ingrese los datos de la Clase. Recuerde que puede utilizar el botón ayuda para buscar información y que este se activa o desactiva de acuerdo a sí el campo tiene o no ayuda disponible.


Para localizar una Clase de Huésped


2. En la ventana desplegada ingrese el código de la Clase de Huésped.




Para modificar los datos de una Clase de Huésped

1. Localice la Clase de Huésped utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas, el botón Buscar o el botón Ayuda.





Para borrar una Clase de Huésped

1. Localice la Clase utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas, el botón Buscar o el botón Ayuda.



2.13 . HUÉSPEDES / CATEGORIAS DE HUÉSPEDESSiempre que se ingresa un huésped el sistema permite indicar la fecha de nacimiento, basado en esta el sistema realiza el cálculo de la edad del huésped. Las categorías se definen con base en la edad del huésped, la cual es ubicada por el sistema en uno de los rangos configurados.

Figura 18 Categorías de Huéspedes

CÓDIGO. Números, Letras o combinación de estos que identifican la Categoría. La codificación es asignada libremente por el usuario.



DESCRIPCIÓN. Texto que describe la categoría de huésped ingresada.

RANGO DE EDAES. Rango inicial y final en el que debe estar comprendida la edad del huésped para pertenecer a esta categoría. Tenga en cuanta que no pueden haber cruces entre las diferentes categorías, es decir no pueden solaparse.

POR DEFECTO. Categoría que será asignada al huésped en caso de no indicarse la fecha de nacimiento.

COLOR. Al hacer clic en esta opción podrá seleccionar un color de la lista desplegada el cual será usado para identificar los huéspedes al ser ingresados. La identificación consiste en que en las ventanas de registro y reserva el color de fondo del campo fecha de nacimiento tendrá el correspondiente a la categoría de huésped que le corresponda.

Para ingresar una Categoría de Huésped


2. Digite el número de la Categoría de Huésped. Nótese que si ingresa un número que ya existe los datos de este se mostraran y quedaran en edición.

3. Ingrese los datos de la Categoría. Recuerde que puede utilizar el botón ayuda para buscar información y que este se activa o desactiva de acuerdo a sí el campo tiene o no ayuda disponible.


Para localizar una Categoría de Huésped




2. En la ventana desplegada ingrese el código de la Categoría de Huésped y Presione el botón Buscar.



Para modificar los datos de una Categoría de Huésped

1. Localice la Categoría de Huésped utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas, el botón Buscar o el botón Ayuda.




Para borrar una Categoría de Huésped

1. Localice la Categoría utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas, el botón Buscar o el botón Ayuda.



2.14 . HUÉSPEDES / PREFERENCIASEn busca de dar el mejor servicio al cliente, es importante para el hotel conocer de ellos la mayor cantidad de información posible con el fin de armar perfiles específicos. Entre los datos más importantes se



resaltan los gustos, requerimientos, necesidades o exigencias del huésped, gracias a las cuales su estadía es más placentera. Zeus Hoteles cataloga esta información como preferencias, las cuales a través de códigos se pueden estandarizar con lo que se logra obtener control e información estadística muy importante.

Es importante tener en cuenta que al momento de asignar las preferencias a los huéspedes cada uno de lo códigos ingresados pueden ser ampliamente detallados, en otras palabras dar una explicación específica.

Figura 19 Preferencias de Huéspedes

CÓDIGO. Números, Letras o combinación de estos que identifican la Preferencia. La codificación es asignada libremente por el usuario.

DESCRIPCIÓN. Texto que describe la preferencia de huésped ingresada.

Para ingresar una Preferencia de Huésped


2. Digite el código de la Preferencia de Huésped. Nótese que si ingresa un número que ya existe los datos de este se mostraran y quedaran en edición.



3. Ingrese los datos de la Preferencia. Recuerde que puede utilizar el botón ayuda para buscar información y que este se activa o desactiva de acuerdo a sí el campo tiene o no ayuda disponible.


Para localizar una Preferencia de Huésped


2. En la ventana desplegada ingrese el código de la Preferencia de Huésped.




Para modificar los datos de una Preferencia de Huésped

1. Localice la Preferencia de Huésped utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas, el botón Buscar o el botón Ayuda.




Para borrar una Preferencia de Huésped



1. Localice la Preferencia utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas, el botón Buscar o el botón Ayuda.



2.15 . HUÉSPEDES/ LÍMITES DE CRÉDITOMás que un barrera un limite de crédito funciona como una alarma que me permite conocer los huéspedes que tienen un nivel de deuda mayor al esperado. Zeus Hoteles provee un listado en el que informa cuales huéspedes han excedido su límite de crédito, de esta forma se puede tomar las medidas oportunas para que se hagan los abonos o pagos del caso.

Figura 20 Límites de Crédito

CÓDIGO. Números, Letras o combinación de estos que identifican el Límite de Crédito. La codificación es asignada libremente por el usuario.

CUPO MÁXIMO DE CREDITO. Indique el valor en el que se basará el sistema para informar si el saldo pendiente del huésped supera su capacidad de endeudamiento.


Es posible definir un límite de

crédito por defecto,

gracias al cual cada que se registra un

huésped dicho límite es

asignado de forma

automática. Esto se hace a


Para ingresar un Límite de Crédito


2. Digite el código del Límite de Crédito. Nótese que si ingresa un número que ya existe los datos de este se mostraran y quedaran en edición.

3. Ingrese los datos del Límite. Recuerde que puede utilizar el botón ayuda para buscar información y que este se activa o desactiva de acuerdo a sí el campo tiene o no ayuda disponible.


Para localizar un Límite de Crédito


2. En la ventana desplegada ingrese el código del Límite de Crédito.




Para modificar los datos de un Límite de Crédito

1. Localice el Límite de Crédito utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas, el botón Buscar o el botón Ayuda.





Para borrar un Límite de Crédito

1. Localice el Límite utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas, el botón Buscar o el botón Ayuda.



2.16 . HUÉSPEDES / OFICIOSA los huéspedes y clientes que ingresan al sistema se les puede especificar el oficio que desempeñan, esto con el fin de poder manejar un perfil completo del huésped, así como tener información estadísticas que permita, entre otras cosas, implementar las estrategias de mercadeo adecuadas. En el caso de algunas legislaciones como la colombiana, este tipo de información es requerida por organismos gubernamentales (Informe para el D.A.S.).

Figura 21 Maestro de Oficios

Para ingresar un Oficio




2. Digite el código del Oficio. Nótese que si ingresa un número que ya existe los datos de este se mostraran y quedaran en edición.

3. Ingrese los datos del Oficio. Recuerde que puede utilizar el botón ayuda para buscar información y que este se activa o desactiva de acuerdo a sí el campo tiene o no ayuda disponible.


Para localizar un Oficio


2. En la ventana desplegada ingrese el código del Oficio.




Para modificar los datos de un Oficio

1. Localice el Oficio utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas, el botón Buscar o el botón Ayuda.



4. Presione el botón Grabar.Sistema de Administración Hotelera 55


Para borrar un Oficio

1. Localice el Oficio utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas, el botón Buscar o el botón Ayuda.



2.17 . HUÉSPEDES/ TIPOS DE DOCUMENTOZeus siempre ha permitido indicar a que tipo pertenece cada documento ingresado pero con la limitante de que solo se podían seleccionar los tipos proveídos por el sistema, las últimas versiones del sistema dan la posibilidad de crear nuevos tipos de documentos adicionales a los que el sistema provee.

Figura 22 Tipos de Documentos

CÓDIGO. Números, Letras o combinación de estos que identifican el Tipo de documento. La codificación es asignada libremente por el usuario.

DESCRIPCIÓN. Texto que describe el Tipo de documento de huésped ingresada.



EQUIVALENCIA. Es utilizada como un método de enlace con sistemas diferentes y que necesitan manejar interfases con Zeus Hoteles a través de los documentos. La equivalencia indica cual es el código del tipo de documento equivalente en el sistema externo con el que se interfasa.

SISTEMA. Entre los tipos de documentos existentes hay un grupo que tienen esta característica especificada, indica que es un tipo de documento proveído por el sistema y que no puede ser borrado Esta propiedad tampoco puede ser asignada a nuevos documentos.

CONTABILIZAR. Al seleccionar esta opción se le esta indicando al sistema que el número de documento asociado a este tipo de será enviado a Zeus Contabilidad sin sufrir cambios, aquellos que no sean seleccionados se enviaran como ventas de contado. Es importante aclarar que para Colombia la contabilización de los extranjeros tiene connotaciones especiales.

Para ingresar un Tipo de Documento


2. Digite el código del Tipo de Documento. Nótese que si ingresa un número que ya existe los datos de este se mostraran y quedaran en edición.

3. Ingrese los datos del Tipo de Documento. Recuerde que puede utilizar el botón ayuda para buscar información y que este se activa o desactiva de acuerdo a sí el campo tiene o no ayuda disponible.


Para localizar un Tipo de Documento




2. En la ventana desplegada ingrese el código del Tipo de Documento.




Para modificar los datos de un Tipo de Documento

1. Localice el Tipo de Documento utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas, el botón Buscar o el botón Ayuda.




Para borrar un Tipo de Documento

1. Localice el Tipo de Documento utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas, el botón Buscar o el botón Ayuda.





2.18 . HUÉSPEDES/HUÉSPEDES O CLIENTESPermite ingresar los clientes y los huéspedes del hotel. Es importante anotar que los huéspedes que se registran en el hotel al igual que los que hace reservas son creados automáticamente como clientes.

Figura 23 Huéspedes o Clientes

IDENTIFICACION. Número de documento del Cliente. Dígitos o letras del número de identificación del huésped.

TIPO DOCUMENTO. Digite el tipo de documento que identifica al huésped. Los tipos de documentos pueden ser:

LUGAR DE EXPEDICIÓN. Digite el lugar de expedición del documento que identifica al huésped.



NOMBRE. Nombre del huésped o cliente.

TIPO DE HUÉSPED. Escoja que tipo de huésped es la persona que esta creando.

DIRECCIÓN. Nomenclatura de la ubicación residencial o comercial del huésped o cliente.

TELÉFONO. Número de telefónico del huésped o cliente.

CIUDAD. Código de la ciudad a la que pertenece el huésped. En este caso puede utilizar el botón Ayuda para localizar el código de la ciudad.

NACIONALIDAD. Código del país origen del huésped.

PROF. U OFICIO. Código que identifica la profesión u ocupación del huésped.

FECHA DE NACIMIENTO. Indique la fecha de nacimiento del huésped en formato Año-Mes-Día.

EMPRESA. Código de la empresa para la que trabaja el huésped. Este código puede ser omitido.

# DE VISITAS. Campo Informativo que muestra el número de visitas que ha realizado este huésped al hotel.

HABITACIÓN. Número de habitación si el huésped es copropietario.

CRÉDITO. Presione clic en el cuadro si el cliente tiene crédito con el hotel, es decir si se permite o no generarle una cuenta por cobrar. Esta opción podría estar deshabilitada si el usuario que esta utilizando no es un usuario autorizado.

CÓDIGO LIM. CRÉDITO. Código de límite de crédito en el cual se basará el sistema para definir si el huésped debe abonar a su cuenta. Puede utilizar el botón ayuda para buscar el código.


Las autorizaciones




TIPO HAB. MAYOR. Si el huésped es copropietario, debe digitar el tipo de habitación mayor a la cual este huésped es propietario.

RANGO HAB. MAYOR. Si el huésped es copropietario, debe digitar el rango de habitación mayor a la cual este huésped es propietario.

DÍAS ACUM. Informa el número de noches que ha dormido el huésped en el hotel.

CUENTA CONTABLE. Si el huésped tiene crédito, debe digitar el código de “cuentas por cobrar a particulares”, el cual debe haber sido definido previamente en la opción “Cuentas Contables” de este módulo. Puede utilizar el botón Ayuda para buscar el código deseado.

CUENTA CONTABLE US. Si el huésped tiene crédito, debe digitar el código de “cuentas por cobrar a particulares” para pagos en dólares, el cual debe haber sido definido previamente en la opción “Cuentas Contables” de este módulo. Puede utilizar el botón Ayuda para buscar el código deseado.

ULTIMA ATENCIÓN. Seleccione la última atención que le ha hecho al huésped. Las atenciones pueden ser:

Flores Frutas Queso Otros Ninguno

MAIL. Indique la dirección Internet de la empresa para el buzón de mensajes.

VISA. Digite el número correspondiente a este documento.

CLASE DE HUESPED. Seleccione de la lista a que clase corresponde el huésped que esta creando, recuerde que las clases de huéspedes son creadas en este mismo módulo.



CATEGORÍA FISCAL. Indique el código de categoría al que pertenece el cliente y gracias a la cual el sistema podrá hacer los cálculos correspondientes de retenciones al realizar un facturar CXC a este cliente

REMISIÓN A PARTIR DEL DIA. Permite indicar a partir de que día del mes el sistema debe forzar la generación de remisiones y no permitir generación de facturas cuando se hace una CXC a la agencia.

RELACIONADO CON. Un caso clásico en el que se puede dar uso a este campo es el de los grupos familiares, donde existe un padre o madre cabeza de familia, de tal forma que primero se ingresa la persona a cargo y posteriormente los integrantes de la familia, teniendo en cuenta que a cada integrante se le debe indicar que esta relacionada con la persona a cargo. La ventaja que provee esta herramienta es que al registrar o reservar habitaciones se le puede solicitar al sistema que nos provea la lista de las personas relacionadas con el huésped que estamos ingresando.

PREFERENCIAS. Lista de los gustos, necesidades o exigencias pertenecientes al cliente o huésped que se esta ingresando.

Para ingresar un Cliente


2. Digite el código del cliente. Nótese que si ingresa un código que ya existe los datos de este se mostraran y quedaran en edición.

3. Ingrese la los datos del cliente. Recuerde que puede utilizar el botón ayuda para buscar información y que este se activa o desactiva de acuerdo a sí el campo tiene o no ayuda disponible.




Para localizar una Cliente


2. En la ventana desplegada ingrese el nombre del cliente.




Para modificar los datos de un Cliente

1. Localice el cliente a modificar ya sea utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas o el botón Buscar.




Para borrar un Cliente

1. Localice el Cliente utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas, el botón Buscar o el botón Ayuda.





2.18.1 . Preferencias de HuéspedesEl ingreso de las preferencias permite tener mayor conocimiento del huésped, observemos las tareas que se pueden realizar con ellas.

Para Modificar las Preferencias

1. Localice el Cliente a modificar ya sea utilizando las teclas de navegación, el botón Buscar o el botón Ayuda.




Figura 24 Preferencias de Huéspedes



Primero miremos los botones que nos provee la barra de herramientas

Para ingresar una preferencia

1. Presione el botón para adicionar Nueva Preferencia. El sistema se ubica en el campo Preferencia ubicado en la parte inferior de la ventana.

2. En el campo Preferencia digite el código de la preferencia o haga uso de la ayuda para localizarlo y presione la tecla tabulador del teclado. El sistema se ubica en el campo Observaciones, en este campo podrá hacer una explicación mas detallada de la preferencia.

3. Presione el botón para Guardar Preferencia.

Para modificar la observación de una Preferencia

1. En la cuadricula, presione doble clic sobre la preferencia que desea modificar.

2. Haga las modificaciones necesarias.


Para borrar una Preferencia

1. En la cuadricula, presione doble clic sobre la preferencia que desea borrar.

2. Presione el botón para Eliminar preferencias



3. Confirme el borrado

Los botones que listan las preferencias permiten ver las preferencias activas o todas las preferencias (incluso borradas) para el caso General

2.18.2 . Información AdicionalEsta opción mucho de los datos que se encuentran en la ventana principal. Su uso esta más orientado a opciones de reservas y registro de huéspedes en las cuales se desea ingresar datos que no se muestran normalmente en la ventana principal correspondiente. La razón por la que esta disponible en esta ventana, es la existencia de información que la ventana principal del maestro no muestra o que muestra menos datos. Estos campos son:

CLASE. Muestra además del código el nombre de la clase de huésped

CATEGORIA. Muestra el código de la categoría asignada según la edad

INTERFASE. Si el cliente fue creado a través de una interfase con un sistema externo, muestra el código de la interfase que proveyó los datos.

Varios de estos datos pueden ser modificados y guardados otros son informativos, como la categoría la cual es asignada por el sistema según la fecha de nacimiento. Los campos que no pueden ser modificados el sistema los muestra deshabilitados o los bloquea cuando se les hace clic.

Para acceder a esta opción, seleccione el botón de datos

adicionales y la opción información adicional



2.18.3 . Adicionar EmpresasEsta funcionalidad esta directamente relacionada con el manejo de categorías fiscales, ya que es la forma como definimos si un cliente puede o no aplicar retenciones para una empresa. En términos generales se da por supuesto que no basta con que el cliente diga que viene por una empresa para que se le aplique la retención, debe existir una asociación previa que garantice que no se apliquen retenciones sin control y esa es la función de esta opción, pues solo se aplicarán retenciones a las empresas que se hayan asociado al cliente.

Para ingresar a la opción se debe contar con una autorización, si no se autoriza no podrá asignar empresas o agencias a los clientes. Para acceder, seleccione el

botón de Datos Adicionales y la opción Adicionar Empresas

Una vez seleccionada esta opción el sistema solicitará una autorización

Debe indicar una observación o motivo para ingresar a la opción, escribir la formula o clave de autorización que garantiza que usted tiene acceso, así como su usuario y clave. Presione el botón Guardar, si los datos son correctos, el sistema mostrará un mensaje indicado que esta autorizado; presione el botón Salir y el sistema mostrará la ventana para el ingreso de las empresas y agencias.



Figura 25 Asignación de Empresas y Agencias Para Aplicación de Categorías Fiscales

Para Agregar una Empresa o Agencia

1. Seleccione la pestaña de Empresa o Agencia según corresponda

2. En el campo empresa o agencia, ingrese el código que desea agregar al cliente. Recuerde que puede usar el botón ayuda para localizar los códigos.

3. Presione el botón Adicionar

Repita lis pasos del 1 al 3 por cada empresa o agencia que desee adicionar

Este proceso asigna empresa o agencias de forma permanente al cliente, en otras palabras hasta que sea desasignada. Existen otras asignaciones que corresponden a la estadía actual y que el sistema desasigna de forma automática al hacer check-out. Estas se realizan al registrar el huésped

Para desasignar una empresa o agencia, en la cuadrícula presione doble clic sobre el código y confirme la desasignación.



2.19 . HUÉSPEDES/ PREMIOSEl manejo de incentivos para los huéspedes es una de las estrategias de mercadeo que pueden ser utilizadas por el Hotel. Mediante esta opción del sistema es posible definir cuales son los posibles premios que pueden ser entregados a los huéspedes dependiendo de una serie de reglas o condiciones definidas para cada tipo de cliente, las deberá cumplir para que pueda ser entregado el premio. La entrega de los premios además de ser controlados desde el sistema Hotelero, también genera controles en Zeus Inventarios, ya que en la medida que se cuente con la interfase se podrán descargar de este último los premios entregados.

Figura 26 Tipos de Documentos

CÓDIGO. Números, Letras o combinación de estos que identifican el Premio. La codificación es asignada libremente por el usuario.



NOMBRE. Texto que describe el Premio.

CÓDIGO INVNETARIO. En caso de existir interfase con el sistema de inventarios, debe colocar en este campo el código correspondiente a este premio en el sistema de Inventarios.

MANEJA SERIE. Los premios parametrizados con esta propiedad se les debe indicar el número serial correspondiente cada vez que son entregados.

BLOQUEADO. Active esta casilla para indicar que el premio no puede entregarse.

MINIMO DE ESTADÍAS (0). Cantidad mínima de estadía que debe tener acumuladas el huésped para tener derecho al premio.

MINIMO DE NOCHES (1). Cantidad mínima de estadía que debe tener acumuladas el huésped para tener derecho al premio.

VALOR MINIMO HABITACION (2). Valor mínimo generado por ventas del concepto de habitación que debe que debe tener acumuladas el huésped para tener derecho al premio.

VALOR MINIMO CONSUMOS (3). Valor mínimo generado por ventas diferentes del concepto de habitación que debe que debe tener acumuladas el huésped para tener derecho al premio.

CONDICIONES. Esta sección de la ventana esta directamente relacionada con los tres conceptos anteriores identificado como (0), (1), (2) y (3). Es en este lugar donde se configura la forma como se evaluaran los valores mínimos a cumplir para que el premio pueda ser entregado. Se compone de una cuadricula o Grid en el cual se definen en columna y filas las condiciones. Para lograr claridad respecto a su uso entendamos los siguientes ejemplos:

1. Suponga que se entregara el premio solo a aquellos huéspedes que tengan 10 Estadías Y



hayan generado mínimo ingresos por valor de $ 2.000.000, esta sería la forma de configurarlo:

2. Suponga que se entregara el premio solo a aquellos huéspedes que tengan 10 Estadías Ó hayan generado mínimo ingresos por valor de $ 2.000.000, esta sería la forma de configurarlo:

3. Suponga que se entregara el premio solo a aquellos huéspedes que tengan 30 Estadías Ó hayan generado mínimo ingresos por valor de $ 4.000.000 Ó hayan generado mínimo ingresos por valor de $ 3.000.000 Y $ 20 estadías, esta sería la forma de configurarlo:

APLICA PARA: Seleccione los tipos de huéspedes a los que se les podrá entregar este premio. Los no seleccionados no se les podrá entregar el premio aunque cumplan los requerimientos.

Debajo de esta cuadrícula se encuentran los botones con los que podrá guardar, agregar y eliminar las condiciones.

Para crear una nueva condición

1. Presione el botón Agregar Condición,

2. digite los valores correspondientes y presione el botón Guardar Condición



Para modificar una condición

1. Haga doble clic sobre la condición a modificar,

2. realice los cambios y presione el botón Guardar Condición

Para borrar una condición

1. Haga doble clic sobre la condición a modificar,

2. realice los cambios y presione el botón Borrar Condición

Para ingresar un Premio


2. Digite el código del Premio. Nótese que si ingresa un número que ya existe los datos de este se mostraran y quedaran en edición.

3. Ingrese los datos del Premio. Recuerde que puede utilizar el botón ayuda para buscar información y que este se activa o desactiva de acuerdo a sí el campo tiene o no ayuda disponible.


Para localizar un Premio


2. En la ventana desplegada ingrese el código del Premio.

3. Presione el botón Buscar.Sistema de Administración Hotelera 72




Para modificar los datos de un Premio

1. Localice el Premio utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas, el botón Buscar o el botón Ayuda.




Para borrar un Premio

1. Localice el Premio utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas, el botón Buscar o el botón Ayuda.



2.20 . CARGOSAntes de entrar en detalle con respecto a la parametrización de los cargos es importante resaltar que está es una de las opciones más importantes entre los parámetros, ya que los cargos son base fundamental en las principales tareas del sistema como veremos mas adelante.

Un cargo en Zeus es todo ítem que pueda afectar la cuenta de un huésped, aumentándola o diminuyéndola, es decir, los cargos son todos los consumos que tiene un



huésped como también los abonos o descuentos que se le realizan. Un ejemplo de un cargo que incrementa (Débito) la cuenta de un huésped es el “Servicio de Habitación” mientras que un “Descuento de Gerencia” la decrementa (Crédito).

Figura 27 Definición de Cargos

Después de las consideraciones anteriores podemos comenzar a comprender el porque de la importancia de los cargos. Por otra parte, dado que todo lo que se carga a un huésped debe ser definido como un cargo, en el proceso de auditoria nocturna depende en gran parte de la correcta definición de estos, teniendo en cuenta que una de las tareas del auditor es realizar la aplicación automática de los cargos que incluyen los planes de cada huésped.

De igual forma en reserva en la definición de planes se debe indicar el paquete que este incluye, paquete que esta compuesto por cargos. En conclusión, al momento



de crear o cambiar cargos se debe tener especial cuidado para asegurar un correcto funcionamiento.

Existen una serie de cargos incluidos por el sistema, los cuales no deben ser borrados ni modificados, estos son:

Pagos Teléfono Apertura de caja Cambio de moneda Deposito de reserva Devolución depósitos Paidout Cambio de Moneda Habitación IVA (impuesto) Servicio (segundo impuesto) Minibar Propina

Estos cargos son parametrizados en el arranque del sistema y de ellos depende el buen funcionamiento de buena parte del mismo.

Datos:

CÓDIGO. Digite el código que quiere asignar al cargo, este debe ser numérico, es decir, no puede contener letras. Máximo 5 caracteres

DESCRIPCIÓN. Texto que describe o identifica el cargo que se esta ingresando.

TIPO. Indique el tipo del cargo, Fijo o Reportado.

Fijo: Son considerados como fijos aquellos que se cargan diariamente como es el caso de la habitación.

Reportado: Solo son cargados si se presentan como el caso de la lavandería que solo se carga si el huésped pide el servicio.



NATURALEZA. Indique la naturaleza del cargo: Débito o Crédito. Los cargos débitos aumentan la cuenta del huésped mientras que los créditos la disminuyen.

CARGAR A CUENTA. Recordemos que todo folio se encuentra internamente dividido en dos secciones llamadas cuentas, este campo indica si el cargo afectará la cuenta maestra o la extra del folio.

PERIODICIDAD. Indicar las veces en que debe efectuarse el cargo en caso tal este cargo se vaya a afectar por “Auditoría Nocturna”.

Ejemplo: 1(Una Vez), 5(Cinco Veces)

Para indicar que se cargará diariamente digite 999.

RESTRINGIDO. Indica si el cargo es de uso restringido, es decir, necesita autorización cada vez que se vaya a utilizar.

CALCULADO. Los cargos calculados están asociados a formulas que permiten obtener el valor a cargar a partir de variables asociadas al folio. Una vez definida esta propiedad deberá seleccionar el botón Configurar Cargo Calculado, de la barra de herramienta para armar la formula que utilizará el sistema para hacer el cálculo. Más adelante en esta sección observaremos como configurarlo.

ALOJAMIENTO. Si esta creando un cargo que va debe afectar los valores de ventas de habitaciones y que por tanto cambia sus estadísticas y puede ser usado para la definición de la venta de habitaciones en el plan, marque esta casilla. Recuerde que un cargo con esta marca indica que es una venta de alojamiento NO quiere decir que esta relacionado con el alojamiento.

AJUSTE. Indica si el cargo se considera como un cargo dispuesto para ajustar los saldos de las cuentas, tales como los descuentos.

CARGO P.O.S. Indica si el cargo va a ser afectado desde los puntos de venta.



ALIMENTACION. Seleccione para indicar que el cargo es un ingreso tipo alimentación, caso en el cual también debe indicar si es Alimentos, Bebidas u Otros.

INCLUYE ELEMENTO. Defina esta característica si el cargo que se esta ingresando implica la entrega de un elemento que se deba devolver. Cuando se realiza un cargo que incluye elemento se le esta indicando al sistema que debe avisar al usuario que hay un elemento prestado.

MANDATORIO X PERS. Hacer un Clic si el cargo es mandatario por persona, es decir, si se debe cobrar el valor del mismo tantas veces como personas se encuentren en la habitación.

GENERA VOUCHER. Un voucher es un sistema virtual gracias al cual se puede llevar control de los consumos, reemplazando así el uso de los tiquetes que comúnmente se utilizan. Seleccionar esta opción indica al sistema que deberá genera los vouchers para cada huésped al generar ventas de este cargo a nivel de planes. Esta opción solo esta disponible para los cargos mandatarios por persona.

MANEJA SERVICIO. Indica si el segundo impuesto (servicio) aplica para este cargo. Solo aparece si se así se ha parametrizado el sistema, de lo contario permanecerá oculto.

IVA INCLUIDO. Indica si el cargo contiene el valor del IVA incluido es decir si al cargarlo el valor reportado incluye IVA o no. (La sigla IVA es usada para identificar el impuesto a las ventas. Varia según el país)

% IVA. Debe digitar el porcentaje de IVA que debe aplicarse al cargo.

La combinación de estos dos campos anteriores genera 4 modos de procesar:

IVA Incluido

% IVA

Proceso

S 16 El valor del cargo contiene la venta



más el IVA

S 0 El valor del cargo contiene solo la venta

N 16 El valor del cargo contiene solo la venta y el IVA hay que calcularlo.

N 0 El Cargo no contiene IVA

CUENTA. Número de cuenta contable que afecta este cargo al generar el movimiento cuando esta definida interfase con Zeus Contabilidad.

C. COSTOS. Código del centro de costo contable para el cargo que se enviará a Zeus Contabilidad.

ITEM. Código del ítem contable para el cargo que se enviará a Zeus Contabilidad.

CUENTA DE IVA. Digite el código de la cuenta contable para IVA, esta es básica para la óptima preparación del Movimiento Contable que luego será aplicado a la Contabilidad.

TIPO DE CUENTA. Puede seleccionar como Detalle o Auxiliar, la diferencia radicar en si debe el cargo enviar o no un auxiliar contable para la cuenta seleccionada, en caso de seleccionar Auxiliar debe seleccionar entre Folio, Reserva, Nit, Habitación o Item. Es importante asesorarse correctamente con el personal de Zeus Tecnología para indicar el auxiliar correcto.

VALOR $. Digite el valor del cargo en pesos o coloque cero si no hay un valor específico.

VALOR US$. Digite el valor del cargo en dólares equivalente a los pesos.

RECARGO. Si ha parametrizado el sistema para que cada cargo pueda asignársele un recargo que aplique a la cuenta de forma automática siempre que se haga un cargo X. indique en esta casilla cual es el % de recargo


Para configurar el recargo, debe crear el cargo

que se aplicará y en

los parámetros de HOTEL, indicar el

código para el


correspondiente. Si deja en cero el sistema no aplicará recargo

Para ingresar un Cargo


2. Digite el código del Cargo. Note que si ingresa un código que ya existe los datos de este se mostraran y quedaran en edición.

3. Ingrese la los datos del Cargo. Recuerde que puede utilizar el botón ayuda para buscar información y que este se activa o desactiva de acuerdo a sí el campo tiene o no ayuda disponible.


Para localizar un Cargo


2. En la ventana desplegada ingrese el nombre de la Cargo.




Para modificar los datos de un Cargo

1. Localice el Cargo a modificar ya sea utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas o el botón Buscar.






Para borrar un Cargo

1. Localice el Cargo utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas, el botón Buscar o el botón Ayuda.



2.20.1 . Definición de Cuentas Contables El manejo de las cuentas contables tiene variaciones de acuerdo a la versión que este trabajando, la última versión de Zeus Hoteles proporciona una serie de parámetros adicionales con los que se logra ser más específico en cuanto a la forma de contabilizar.

Figura 28 Información Contable para Cargos

En la nueva versión encontrará en la ventana de cargos un nuevo botón en la barra de herramientas para definir las cuentas contables el cual se puede observar con un



borde rojo en la figura. Al seleccionar este botón el sistema desplegará la siguiente ventana.

Para que esta funcionalidad tenga efectos en el proceso de generación contable se deberán cambiar los parámetros correspondientes, de tal forma que tomará los valores de esta ventana en lugar a los de la ventana principal.

La separación contable de los ingresos de acuerdo a bebidas, alimentos y otros así como la definición del manejo de terceros es la principal característica de esta nueva interfase, consulte el manual para configuración y definición de la interfase contable para mayor información.

2.20.2 . Cargos Compuestos Esta nueva funcionalidad de los cargos y que igualmente aplica para los cargos que hacen parte del paquete de un plan, brinda la posibilidad de que un cargo este a su vez conformado por varios cargos y que cada uno de ellos corresponda a un porcentaje del total del cargo principal. Aclaremos con un ejemplo. Podríamos crear el cargo 100, llamado “Servicio de Alojamiento” el cual se descompone en 3 cargos así: Habitación 60%, Desayuno 30% y Seguro 10%, de tal forma que al cargar cualquier valor por usando el cargo 100, este automáticamente calculará los porcentajes para los demás cargos y hará finalmente 3 cargos por los tres conceptos antes mencionados y su valor respectivo.

El cargo principal puede estar compuesto incluso por el mismo. Es decir, según el ejemplo anterior el cargo Servicio de Alojamiento puede ser utilizado en lugar del cargo Habitación y hacer parte del cargo, dando la ventaja a los planes que el cargo del servicio de alojamiento puede ser calculado de acuerdo a las tarifas y luego descompuesto en varios cargos.



Figura 29 Cargos Compuestos

Para ingresar un Cargo Compuesto


2. Digite el código del Cargo. Note que si ingresa un código que ya existe los datos de este se mostraran y quedaran en edición.

3. Ingrese la los datos del Cargo. Recuerde que puede utilizar el botón ayuda para buscar información y que este se activa o desactiva de acuerdo a sí el campo tiene o no ayuda disponible.


Para localizar un Cargo Compuesto


2. En la ventana desplegada ingrese el nombre de la Cargo.






Para modificar los datos de un Cargo Compuesto





Para borrar un Cargo Compuesto




2.20.3 . Cargos Calculados Aplican a situaciones en las cuales el valor de un nuevo cargo es el resultado de operaciones aplicadas sobre los cargos existentes en el folio. Casos como las retenciones en las cuales sus valores resultan de sumar una serie de cargos del folio y multiplicar por un porcentaje que al final el da el valor a cargar, es un ejemplo clásico en el cual se pueden utilizar este tipo de cargos.

La configuración de los cargos calculados puede ser realizada siguiendo una serie de paso o ingresando directamente el Query (Sentencia que define como se hará el cálculo). Veamos como hacerlo siguiendo los pasos.



En la ventana para configurar los cargos calculados encontraremos 5 pasos a seguir, entre los cuales seleccionaremos las opciones que se requieran en caso tal que apliquen.

Figura 30 Configuración de Cargos Calculados

1. Seleccione los Valores que desea sumar: cada uno de lo cargos que se hacen a un folio tienen por lo menos un valor y posiblemente impuestos (En este ejemplo IVA y Servicio). Dado que la configuración básica de los cargos calculado lo que permite es sumar los cargos hechos a un folio, en este paso debemos marcar que se sumará por cada cargo, es decir, si se sumará el valor del cargo y/o sus impuestos. En este ejemplo se define que para el cálculo se sumarán el Valor y el IVA de cada cargo.

2. Seleccione los cargos que desea incluir: dado que la operación de suma se hará sobre los cargos que estén en los folios y que además es posible que no todos los cargos deban estar en la suma, en esta sección deben seleccionarse los cargos que se tendrán en cuenta en la operación. En este ejemplo solo se tomaran los valores de habitación y banquetes, los cuales puede ver marcados.



3. Indique la operación que desea aplicar sobre el resultado: de acuerdo a lo indicado en los primeros dos pasos, el sistema tendrá un resultado, que sería la suma de los valores de los cargos seleccionados. En este paso podremos tomar dicho valor y aplicarle una nueva operación, para tal efecto elija la operación que desea aplicar y defina si quiere hacerla con un valor fijo o con una de las variables del sistema. En este punto obtendremos un nuevo resultado (si multiplico por 1, tendrá el mismo valor del paso 2). En la gráfica se puede ver que el resultado será multiplicado por dos

4. Indique la condición que debe cumplir el resultado: En este punto podrá aplicar un filtro, para que el resultado del paso 3 se cargue solo si cumple con este filtro, seleccione entonces uno de los operadores e indique el valor contra el que lo va a comparar. En la gráfica puede observar que el resultado del paso 3 debe ser mayor a 10 para que pueda ser cargado.

5. Seleccione las condiciones que debe cumplir el folio al cual se aplicará el cargo: Por último puede indicarse unas condiciones que deben cumplirse para que el cargo se pueda aplicar al folio, de tal forma que puede limitar el cargo solo a ciertos perfiles de huéspedes o clientes. Para colocar las condiciones seleccione el campo o característica que desea restringir, la condición y el valor contra el cual hará la comparación. En la gráfica puede observar que se cargará solo si el código del plan del huésped es diferente de X y si su nacionalidad es diferente de Y, donde X y Y corresponden a los códigos que cada hotel utiliza para sus planes o nacionalidades.

Una vez haya terminado los pasos podrá guardar, el sistema le indicará si es correcta la configuración y en dicho caso lo guardará. Si desea hacer una prueba de lo que ha realizado si hacer un cargo real, puede hacer clic en la pagina o pestaña Query, colocar un folio en el campo Folio al final de la ventana y hacer clic en el botón



Verificar Query, el sistema le mostrará cual sería el valor a cargar basado en la formula actual.

2.21 . TEMPORADAS / TEMPORADAS ESTÁNDARESLa nueva versión de Zeus Hoteles separa el manejo de las temporadas en dos estilos diferentes pero no excluyentes. La estructura estándar de temporadas no sufre cambio alguno permitiendo el manejo de rango de fechas para las temporadas, gracias a las cuales el sistema puede indicar cuales habitaciones cambian su tarifa por el cambio de temporadas y cuales no.

Esta opción conocida anteriormente simplemente como temporadas y que ahora toma el nombre de Temporadas Estándares permite indicar al sistema las fechas de iniciación y finalización de las temporadas altas y bajas que se manejan un año.

Figura 31 Definición de Temporadas


Cuando intente hacer

un cargo desde la

ventana de cargos a folios y sea un cargo calculado, el

sistema le calculará el

valor a cargar


Los datos solicitados en esta opción, se detallan a continuación:

FECHA INICIAL. Indique la fecha de iniciación de la temporada en formato Año-Mes-Día.

FECHA FINAL. Indique la fecha de finalización de la temporada en formato Año-Mes-Día.

TIPO DE TEMPORADA. Debe hacer Clic en el tipo de temporada que esta creando, Alta o Baja.

Para ingresar una Temporada


2. Ingrese la los datos de la Temporada.


Para localizar una Temporada


2. En la ventana desplegada ingrese la fecha de inicio de la temporada (formato “aaaa/mm/dd”).






Para modificar los datos de una Temporada

1. Localice la Temporada, utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas o el botón Buscar.

2. Una vez localizado, Borre la temporada.

3. Ingrese la temporada con los nuevos datos.

Para borrar una Temporada

1. Localice la Temporada utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas o el botón Buscar..



2.22 . TEMPORADAS / TEMPORADAS ESPECIALESLas temporadas especiales se diferencia de las estándares en que no se definen por rangos sino que pueden ser definidas por rangos, meses e incluso días. Otra diferencia es, que con el manejo de temporadas especiales los planes pueden ser configurados para cambiar el valor de cualquiera de los cargos que componen el paquete de acuerdo a la temporada de al forma que el sistema cambiará el valor del cargo según la tarifa que aplique para la temporada.



Figura 32 Maestro de Temporadas Especiales

Las temporadas especiales pueden ser combinadas con otras características como las categorías de huéspedes, la clase de huésped, los tipos y clases de habitaciones entre otras, con el fin de armar un sistema de multitarifa adaptable a múltiples situaciones.

Las temporadas especiales deben ser definidas de forma general y luego ser asignadas desde el calendario para cada año al que quiera ser aplicado.

CÓDIGO. Letras, números o combinación de estos que identifican a la temporada especial.

DESCRIPCION. Nombre que identifica la temporada.

OCUPACION ESTIMADA. Porcentaje de ocupación aproximada que tendría el hotel en la temporada

COLOR. Tonalidad que identificará a la temporada en el calendario

Existe por defecto la temporada A la cual viene incluida en el sistema y no puede se borrada.

Para ingresar una Temporada




2. Ingrese la los datos de la Temporada.


Para localizar una Temporada


2. Digite la descripción de la temporada




Para modificar los datos de una Temporada

1. Localice la Temporada, utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas o el botón Buscar.

2. Una vez localizado, Borre la temporada.

3. Ingrese la temporada con los nuevos datos.

Para borrar una Temporada

1. Localice la Temporada utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas o el botón Buscar..

2. Presione el botón Borrar. Sistema de Administración Hotelera 90



2.23 . TEMPORADAS / CALENDARIO DE TEMPORADASUna vez se tengan definidas las temporadas especiales en el maestro podrá asignarlas a través del calendario. La asignación de las temporadas se puede hacer por días o semanas, ya sea para un mes específico o para grupos de ellos.

La forma de identificar a que temporada pertenece un día es a través del color o del código de la temporada los cuales aparecen asociado a cada día de cada mes.

Por defecto el calendario de temporadas especiales trae definido todos los días como temporada Alta identificado con el código A.

Figura 33 Calendario para asignación de temporadas



Para seleccionar días del calendario

Seleccione un día haciendo clic sobre el cuadro de chequeo correspondiente

Seleccione una semana de un mes haciendo clic sobre el número de color azul correspondiente a la semana.

Seleccione un mismo día de todas las semanas de un mes haciendo clic sobre el nombre del día en color azul.

Seleccione una misma semana para un grupo de meses haciendo clic sobre el numero en color gris a la izquierda de la ventana.

Seleccione un mismo día para un grupo de meses haciendo clic sobre el nombre del día de color gris en la parte superior de la ventana.



Para quitar las selecciones

El proceso es similar al utilizado para seleccionar solo que en lugar de presionar el clic debe presionar clic derecho.

Para asignar una temporada

1. Seleccione el día o los días a los que desea asignar la temporada

2. En la parte superior de la ventana en el campo Temporada seleccione la temporada que desea asignar.

3. Haga clic en el botón Asignar.

4. Después de asignar todas las temporadas haga clic en el botón Guardar.



2.24 . PLANESSiempre que se registra un huésped en ZEUS o cuando se realiza una reserva es necesario especificar el plan con el que llega al hotel. Estos planes detallan a que servicios tiene derecho el huésped y que valores tiene cada uno.

Un plan puede incluir solo el alojamiento o bien todos los cargos que el usuario desee, cada uno de los cuales puede ser personalizado. Esta flexibilidad permite al usuario definir planes que se adaptan a cualquier situación.

Figura 34 Ventana Para la creación de Planes

El proceso de auditoría nocturna genera y aplica a cada huésped los cargos que el plan incluye para el día. Por lo que la definición del plan debe ser cuidadosa.

Un plan puede contener en su paquete cargos que sean controlados a través de vouchers. Los vouchers son tiqueteras electrónicas que los puntos de ventas (POS) de ZEUS controlan y que le permiten conocer y regular los consumos. Un clásico ejemplo de un cargo que genera vouchers es el Desayuno.



Los planes que manejan multitarifas tienen una configuración especial para el paquete y es variable según el número de combinaciones que se realice al configurar la multitarifa

Un plan se compone de dos partes: una parte general o Cabecera donde se especifica información global y otra detallada o Paquete donde se desglosan los cargos que incluye. La definición de estas dos partes se realiza como sigue:

2.24.1 . Definición de la CabeceraCÓDIGO. Letras, números o combinación de estos que identifican al plan que esta ingresando. Si desea que el sistema asigne un consecutivo automático digite la palabra “NUEVO”.

DESCRIPCIÓN. Texto que describe al plan.

TIPO DE PLAN. Haga Clic en el tipo de plan que está creando. Los tipos de plan son:

General Los planes generales se estructuran como base para la creación de los Planes de Detalle; estos no son permitidos para uso de Grupos, Huéspedes, etc. Su función principal es agrupar, agrupación que se ve reflejada en listados como en Informe Final de Habitaciones (Auditoria/Estadísticas/Estadísticas de Habitación)

Detalle. Planes utilizados por los grupos, huéspedes, etc. Es decir, son los que pueden ser vendidos a los huéspedes.

DEPENDE DEL PLAN. Este dato solamente es solicitado cuando se trata de un Plan de Detalle. Debe digitar el Código del Plan General del cual este dependiendo o



utilizar la tecla de ayuda que se encuentra en la parte superior para efectuar la búsqueda. La dependencia permitirá ver valores acumulados de ventas de acuerdo al plan general

Al crear el Plan de Detalle, ZEUS automáticamente le pasaran a este todos los cargos que contiene el Paquete del Plan General del cual depende.

# NOCHES. Debe digitar el número de noches que cubre el plan. El número de noche esta directamente relacionado con los vouchers a generar, dado que el sistema genera vouchers para las noches incluidas y no las adicionales. Si se quiere que un cargo genere vouchers para noches adicionales, debe marcarse la casilla generar noche adicional del paquete.

FACTURACIÓN. Debe hacer Clic en el tipo de facturación que desea que le muestre al cliente.

Detallada. Muestra la factura cargo por cargo con su valor.

Resumida. Muestra solamente el nombre del plan y el valor total de lo que cubre por día.

ALIMENTACIÓN. Debe hacer Clic si el plan incluye alimentación.

PLAN GRUPO. Indica si el plan es un plan diseñado especialmente para grupos.

PLAN COMPAÑÍA. Indica si es un plan diseñado especialmente para compañías.

PLAN DE EVENTOS. Seleccione está campo si el plan que esta ingresando puede ser vendido para eventos varios.

PLAN DE HABITACION. Seleccione está campo si el plan que esta ingresando puede ser vendido para habitaciones.



CAMBIO TARIFA / TEMPORADA. Debe hacer clic si el plan exige el cambio del valor de la tarifa al cambiar las temporadas estándares.

NO ALARGAR ESTADÍA. Debe hacer clic si no desea que el plan permita alargue de estadía.

AUTORIZACIÓN WALK-IN. Debe hacer Clic si desea que esté plan requiera autorización para personas que llegan sin reserva al momento del check-in.

CARGO SIN DECIMALES. Debe hacer Clic si desea que el plan no le realice cargos con decimales.

BONO DE DEVOLUCIÓN. Debe hacer Clic si el plan genera un bono correspondiente a los consumos no realizados de los cargos que componen el plan. (Especial, solo aparece por configuración específica)

PASADIA. Solo asociable a planes de Eventos varios, los huéspedes registrados en planes con esta característica se les cargará el valor del plan en el mismo momento en el que se abre el folio de eventos.

TODO INCLUIDO. Debe hacer Clic si el plan es del tipo todo incluido.

INACTIVO. Debe hacer Clic desea desactivar el plan.

TARIFA. Especifique la Tarifa con la que se va a regir este Plan para cobrar el valor de la habitación. Esta Tarifa será la vigente en la fecha en que se esté generando el Cargo.

USAR EN. Debe hacer Clic en la moneda que desee que realice los cargos este plan, Pesos o Dólares.

DSCTO EN %. Debe hacer Clic si este plan tiene descuento en porcentajes.

% TARIFA A COBRAR Debe digitar el porcentaje de la tarifa que le va a cobrar a las personas que se alojen con este plan en caso de existir descuento.



Ej. Si la tarifa del plan es de $ 100.000.oo y el porcentaje es de 60% entonces el valor a aplicar es de $ 60.000.oo

NIÑOS GRATIS. Debe digitar el número de niños gratis que cubre con este plan.

ADICIONAL $. Indique el valor en $ que debe cobrarse para la persona adicional a los huéspedes que estén con este plan.

NIÑOS $. Indique el valor de los niños adicionales en pesos para los huéspedes que estén con este plan.

ADICIONAL US$. Debe digitar el valor de la persona adicional en dólares para los huéspedes que estén con este plan.

NIÑOS US$. Debe digitar el valor de los niños adicionales en dólares para los huéspedes que estén con este plan.

Pestaña General

Contiene 2 campos adicionales:

SUBSEGMENTO. Tiene como objetivo por generar subgrupos de planes para la emisión del informe de estadísticas por subsegmentos: Auditoria/Estadísticas de planes.

OBSERVACIONES. Le permite hacer anotaciones generales respecto al plan

Para ingresar la cabecera de un Plan




2. Digite el código del Plan o escriba la palabra “NUEVO” si quiere generar un consecutivo automático. Note que si ingresa un código que ya existe los datos de este se mostraran y quedaran en edición.

3. Ingrese los datos del Plan. Recuerde que puede utilizar el botón ayuda para buscar información y que este se activa o desactiva de acuerdo a sí el campo tiene o no ayuda disponible.


Para localizar un Plan


2. En la ventana desplegada ingrese el nombre del Plan.




Para modificar los datos de un Plan

1. Localice el Plan a modificar ya sea utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas o el botón Buscar.






Para borrar un Plan

1. Localice el Plan utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas, el botón Buscar o el botón Ayuda.





2.24.2 . Definición del Detalle (Paquete)Para ingresar los cargos que incluye el plan o bien para modificarlos, primero edite el plan y posteriormente presione el botón editar paquete que se encuentra a la derecha de la cuadricula donde se detalla el paquete. Después de hacer clic se muestra la siguiente ventana.

Figura 35 Ventana para Edición del Paquete

CÓDIGO. Muestra el código del plan que se está modificando.

PLAN/GRUPO. Indica si el plan es de grupo o no colocando P o G respectivamente.

NO HACE PARTE DEL PLAN. Seleccione esta propiedad si desea ingresar un cargo al paquete del plan el cual será cargado automáticamente pero es un valor adicional a lo ofrecido al huésped. Por ejemplo si su tarifa total del plan es de $ 120.000 incluyendo habitación y desayuno, pero desea que se cargue el valor del seguro hotelero de


%


forma automática, siendo este un valor no incluido en la tarifa de los $ 120.000 y que se cobrara adicionalmente, al crear el seguro en el plan seleccione esta casilla.

INCLUYE ELEMENTO. Defina esta característica si el cargo que se esta ingresando implica la entrega de un elemento que se deba devolver. Cuando se realiza un cargo que incluye elemento se le esta indicando al sistema que debe avisar al usuario que hay un elemento prestado.

CARGO. Código del cargo que desea incluir en el paquete del plan, puede buscar el cargo con la ayuda. Recuerde que solo están disponibles los cargos creados por la opción Cargos si desea uno nuevo debe crearlo utilizando dicha opción del módulo Parámetros.

MAESTRA / EXTRA. Indica si el cargo afectará la cuenta maestra o la extra del folio. Cuando el plan es un plan para un grupo, seleccionar la opción EXTRA, le indica al sistema que en lugar de cargar al folio Maestro del grupo, deberá cargar al folio Maestro de la Habitación.

PERIODICIDAD. Indicar las veces en que debe efectuarse el cargo en caso tal este cargo se vaya a afectar por “Auditoría Nocturna”.

Ejemplo: 1(Una Vez), 5(Cinco Veces), para indicar que se cargará diariamente digite 999.

DESDE NOCHE. Digite desde que noche se empieza a cargar este ítem. Se cargará desde la noche indicada tantas veces como lo indique la periodicidad.

Ejemplo :

Desde Noche

Periodicidad

Observación

1 2 Carga la primera y segunda noche

3 2 Carga la tercera y cuarta noche4 1 Carga solamente la cuarta

noche1 999 Carga todos los días a partir de

la primera noche



MANDATORIO POR PERSONA. Si el cargo se realiza por persona, es decir, si se debe cobrar el valor del mismo tantas veces como personas se encuentren en la habitación.

DESPUES DEL CIERRE. Los cargos marcados con esta opción a pesar de se generados normalmente, se aplicarán en un segundo proceso. En otras palabras, el proceso de generación de cargos seguirá generando los cargos generados de la misma forma, aunque tendrá la opción de mirar los cargos generados por fecha con lo que podrá ver que cargaran antes de cambio de fecha y cuales después. El proceso de aplicación de cargos si sufre un cambio, en primera medida al ejecutar el proceso Aplicando Cargos de Habitación, no cargará a los folios los cargos marcados como después del cierre, estos se cargarán en un nuevo proceso al final llamado Procesos Después del Cierre.

TARIFA POR EDADES. Debe activar esta casilla para indicar que el cargo maneja tarifa de acuerdo a la edad. Más adelante se detalla la forma de indicar las multi-tarifas. Este modelo trabaja basado en las categorías.

TARIFA POR DIA DE SEMANA. Debe activar esta casilla para indicar que el cargo maneja tarifa de acuerdo al día. Como veremos más adelante.

TARIFA POR TEMPORADA. Aplica para las temporadas especiales y permite indicar el valor a cobrar en cada una de ellas.

TARIFA POR TIPO DE HABITACION. Cuando se trabaja con cualquiera de las multi-tarifas y se desea cobrar de acuerdo al tipo de habitación debe seleccionar esta opción. En este caso la tarifa estándar asignada al plan en sus datos generales debe haber sido creada con todas las combinaciones y con valores en cero.

TARIFA POR CLASE DE HABITACION. Cuando se trabaja con cualquiera de las multi-tarifas y se desea cobrar de acuerdo a la clase de habitación debe seleccionar esta opción. En este caso la tarifa estándar



asignada al plan en sus datos generales debe haber sido creada con todas las combinaciones y con valores en cero.

TARIFA POR CLASE DE HUÉSPED. Puede seleccionar esta opción para indicar diferentes valores de acuerdo a la Clase de huésped, recordemos que estas son creadas desde el módulo Parámetros de Zeus Hoteles.

IVA INCLUIDO. Indica si el cargo será reportado con el valor del impuesto (IVA, ITBIS, ITBMS, etc) incluido.

PORCENTAJE IVA. Debe digitar el porcentaje de impuesto (IVA, ITBIS, ITBMS, etc) que aplica par el cargo que esta ingresando al plan.

MANEJA SERVICIO. Seleccione si para el cargo se genera el segundo impuesto. (Esta característica se activa o desactiva por parámetro). Seguido a este campo se encuentra el campo %, donde debe indicar el porcentaje a cobrar como servicio del cargo.

APLICA NOCHE ADICIONAL. Active esta casilla para indicar que el cargo se aplica si el huésped va a durar más días de lo que indica el campo #NOCHES.

CARGAR DESDE NOCHE ADICIONAL. Indique desde que noche adicional aplica el cargo.

GENERA VOUCHER. Active esta casilla si el cargo genera voucher para control de consumos en el POS. Solo podrá seleccionarlo si el cargo es mandatario por persona

TIPO DE VOUCHER. En caso de que el cargo genere voucher, seleccione el tipo de voucher que genera. Recordemos que los tipos de voucher son creados desde el módulo Parámetros de Zeus Hoteles

CANTIDAD A GENERAR. Digite cuantos vouchers generará por noche.

VOUCHERS NIÑOS. Permite indicar si se generaran vouchers a niños.


Un voucher es un sistema

virtual gracias al cual se

puede llevar control de los

consumos, reemplazando así el uso de los tiquetes

que


VOUCHERS NIÑO MAX/HAB. Número máximo de niños a los que se les generará vouchers.

VOUCHERS NIÑO EDAD MAX. Edad máxime de los niños a los que se les generará voucher.

DESCOMPONER CARGO ADICONAL. Si es un cargo compuesto puede indicar si se descompone de la misma forma para los huéspedes adicionales. Si no marca esta casilla se hará un cargo normal por el valor del cargo.

DESCOMPONER CARGO NIÑO. Si es un cargo compuesto puede indicar si se descompone de la misma forma para los huéspedes adicionales. Si no marca esta casilla se hará un cargo normal por el valor del cargo.

VALOR $. Digite el valor del cargo en pesos.

VALOR US$. Digite el valor del cargo en dólares.

VALOR NIÑOS $. Digite el valor del cargo en pesos para niños.

VALOR NIÑOS US$. Digite el valor del cargo en dólares para niños.

USAR VALORES EN: Seleccione si la aplicación de cargos debe aplicar los cargos del paquete basado en el valor en moneda local o en dólares. Tenga en cuenta que esto aplica para los cargos diferentes al cargo de habitación, el cargo de habitación se carga en dólares o en moneda local según sea indicado en el registro de la habitación.

Para ingresar un Cargo al Paquete


2. Digite el código del Cargo que desea adicionar. Puede utilizar el botón ayuda para localizarlo.

3. Ingrese las especificaciones del Cargo.




Para localizar un Cargo del Paquete


2. En la ventana desplegada ingrese el nombre del Cargo.

3. Presione el botón Buscar. (ZEUS muestra una ventana con el(los) registro(s) encontrado(s).)


Para modificar los datos de un Cargo


2. Una vez localizado, presione el botón Editar y realice los cambios deseados.


Para borrar un Cargo del Paquete






2.24.3 . Manejo de las Multi-tarifasLos cargos definidos con alguna de las multi-tarifas disponibles, tienen un manejo especial en su configuración. El valor a cobrar no será tomado del campo valor para los cargos diferentes a habitación, mientras que para el cargo de habitación no solo se tomará el valor indicado en la tarifa. La asignación de los valores se hará desde una ventana adicional que veremos más adelante.

Un cargo puede tener una o más multi-tarifas, estas puede ser combinadas en cualquier cantidad o forma sin excepciones y de acuerdo al número de combinaciones será la cantidad de información que se deberá proveer.

De esta forma es posible tener tarifas por día de semana, en cuyo caso se deberá indicar el valor para cada día de la semana o podría tener una multi-tarifa Día de semana + Clase de huésped, en cuyo caso deberá indicar para cada día y por cada uno de las clases de huéspedes existentes el valor a cobrar por el cargo.

El caso más amplio se presenta cuando se realiza una multi-tarifa por Día de semana + Edades (Categoría de Huésped) + Temporada + Tipo de habitación + Clase de Habitación + Clase de huésped, en cuyo caso el número de combinaciones variará de acuerdo a la cantidad de clases de huéspedes, categorías de huéspedes, temporadas, tipos y clases de habitación definidos en el sistema.

Iniciamos observando un caso sencillo en el que se maneja multi-tarifa por edades en un cargo de desayuno.

Figura 36 Paquete del Plan - Selección de multitarifa por edades

Para configurar la multitarifa, después de indicar sus características debe presionar el botón



Multitarifas/Habitaciones/Grupos de la barra de herramientas el cual muestra la siguiente ventana.

Figura 37 Definición de Multitarifas - Ejemplo por categoría

En esta ventana se muestra inicialmente los campos Plan y Cargo los cuales detallan los códigos y nombres del plan y el cargo que se esta configurando, seguidamente se observa un cuadricula con las combinaciones resultante de la selección realizada, en este caso permite indicar tarifas por edades (Categoría), por lo que se puede indicar un valor para cada caso.

Es posible que no se desee indicar valores para todas las combinaciones, en ese caso utilice la primera casilla de este grid o cuadricula para indicar cuales casos desea utilizar, igualmente debe seleccionarla para modificar valores.

En la siguiente figura se observa un caso con más combinaciones, en este se configura un cargo que maneja tarifas por los ítems: Categoría (edades), Temporada, Tipo de Habitación, Clase de Habitación y Clase de huésped.

Observemos que el número de combinaciones crece (recordemos que es variable de acuerdo a la configuración del hotel para cada uno de estos ítems) pero la forma de configurarlo no varía.



La siguiente sección de la ventana nos muestra los datos correspondientes al registro actual, es decir, la línea sobre la que se haya hecho clic en la cuadrícula. Dichos datos los muestra en los campos: Tipo de Habitación, Clase de Habitación, Categoría, Temporada y Clase de Huésped. Notará que quedaran en blanco los campos que no tengan información en le registro seleccionado.

La siguiente sección de la ventana titulada Filtrar Por le permite aplicar filtros a los datos relacionados en la cuadricula de la sección 2. Por ejemplo si solo desea observar el tipo de habitación ‘HE’, la clase de habitación ‘CU’, la categoría ‘ADULTO’ y la temporada ‘A’, debe indicar dichos datos en la ventan correspondiente y presionar el botón refrescar. Para quitar los filtros debe quitar el texto escrito en los campos correspondientes y presionar el botón refrescar nuevamente. Puede aplicar los filtros tantas veces como sea necesario sin que esto genere cambios a los datos



Figura 38 Tarifas Especiales con Filtro Aplicado

Estando el filtro aplicado también podrá hacer cambios a los valores, recordemos que para ello deberá:

4. Seleccionar en la primera columna las líneas que desee modificar.

5. haga clic en la columna valor y cambie el valor.

6. Al terminar los cambios presione el botón Guardar

Es posible que un grupo de líneas tengan un mismo valor, podrá asignar un valor de forma automática siguiendo estos pasos:

1. En el campo Valor Por Defecto, ubicado en la parte inferior de la ventana, digite el valor que desea asignar de forma automática.

2. Haga clic para seleccionar las líneas deseadas, note que cada que selecciona una línea el valor es cambiado automáticamente por el digitado en el paso anterior.



Por último se puede presentar el caso en que se necesite crear una nueva tarifa que es similar a una ya existente pero con pequeñas variaciones. Para este caso el sistema provee un opción de copiado de tarifas, gracias a la cual podrá tomar las tarifas de un plan existente y aplicarlas al plan que actualmente esta configurando. Este proceso se debe hacer cargo por cargo del paquete, los pasos a seguir son:

1. Presione el botón Copiar Multitarifa de la barra de herramientas.

Figura 39 Copiar Multitarifa Desde Otro Plan

2. En la ventana indique el código del plan desde el que desea copiar las tarifas

3. Indique si desea incrementar o decrementar los valores de la tarifa. En dicho caso especifique si se hará en porcentaje o en valor y digite el valor o porcentaje a incrementar o decrementar.

4. Presione el botón Grabar de la barra de herramientas de esta ventana.

Notara que el sistema coloca como tarifa del plan actual los valores del plan indicado con los incrementos o decrementos realizados de forma automática.

Es importante tener en cuenta que solo es posible tomar los valores desde otro plan si las configuraciones de las multitarifas del cargo actual en el plan actual son similares a la configuración del mismo cargo en el otro plan, de lo contrario el sistema emitirá un mensaje por la inconsistencia.



Por último podrá imprimir una multitarifa con solo presionar el botón imprimir de la barra de herramientas. Tenga en cuenta que el filtro también aplica para la impresión del reporte.

2.24.4 . Restricción a los PlanesLos planes pueden ser restringidos de acuerdo a las clases de huésped y a las agencias, de tal forma que solo pueden ser vendidos a las clases de huéspedes o agencias indicadas.

Figura 40 Restricciones por Clase de Huésped

En la ventana de planes se encuentra el botón

Restricción el cual al ser seleccionado muestra una ventana similar a la anterior

En esta ventana debe seleccionar las clases de huéspedes o las agencias a las que NO podrá ser vendido el plan que esta configurando, es decir, seleccione para las que esta restringida la venta del plan.

Para restringir

1. Seleccione el botón Restricción



2. Seleccione las clases o agencias a restringir haciendo clic en la casilla correspondiente en la columna Sel.


4. Presione el botón Salir al terminar el proceso.

2.24.5 . Cargos Deducibles Este botón solo esta disponible para los cargos de alojamiento, un cargo que no es de alojamiento no puede configurarse como un cargo deducible. Mediante esta herramienta se puede definir que cargos disminuyen el valor de la tarifa de alojamiento.

Figura 41 Definición de Cargos Deducibles

Aclaremos el concepto mediante un ejemplo. Suponga que tiene definida para un huésped 100 dólares como tarifa de alojamiento y dicho valor incluye el desayuno, lo que se espera en este caso es que si el huésped no desayuna, se cargue el valor total del alojamiento (100 dólares), mientras que si consume el desayuno se cargue como total de alojamiento para ese día los 100 dólares menos lo consumido en el desayuno, es decir, si consume un desayuno por 15 dólares el valor a cargar por alojamiento sería de 85 dólares.



Esta estructura se logra mediante la configuración de los cargos deducible, los cuales se pueden parametrizar al crear en el plan el cago de alojamiento. Todos los cargos que sean agregados como cargos deducibles de la tarifa, serán sumados durante el proceso de generación de cargos y restados del valor de la tarifa. El sistema durante la generación de cargos puede restar de la tarifa los cargos que están cargados hasta ese momento en el folio para la día actual y/o los cargos que se han generado durante el proceso de generación de cargos, esto se puede definir mediante las casillas Cargado y Generado.

Para incluir Cargos Deducibles

1. Presione el botón adicionar

2. Ingrese el código del cargo deducible y sus características

3. Presione el botón agregar a la lista

Ejecute esta tarea para cada un de los cargos que quiere deducir de la tarifa y finalmente presione el botón Grabar.

Para borrar un Cargo

1. En la cuadrícula presione doble clic sobre el cargo a borrar

2. Presione el botón Eliminar

2.25 . TARIFASMediante esta opción se definen los valores de las habitaciones para cada tipo y clase de habitación. Las tarifas son codificadas a gusto del usuario y se puede crear tantas como sea necesario. Las tarifas estándares a diferencia de las especiales solo pueden ser asignadas a



combinaciones de tipos y clases de habitaciones. Pueden ser creadas tantas tarifas como se requieran, se les debe asignar un rango de fechas en el cual el sistema se basará para detectar si existen tarifas disponibles o no. Las tarifas se asignan a los planes y una misma tarifa puede estar asignada a múltiples planes. Si el plan maneja multitarifa por tipo y clase de habitación lo correcto es asignar una tarifa con valores ceros para que los valores no se vean afectado.

Figura 42 Tarifas

TARIFA. Digite el código de la tarifa, puede utilizar números y / o letras. En el campo siguiente digite la descripción de la tarifa

TIPO DE HABITACIÓN. Debe digitar el tipo de habitación para la que rige esta tarifa. Utilice el icono de ayuda para buscar los tipos existentes. En la parte derecha aparecerá la descripción del tipo de habitación.

CLASE DE HABITACIÓN. Debe digitar la clase de habitación para la que se rige esta tarifa o utilizar el icono de ayuda que aparece en la parte superior derecha. En la parte de enfrente aparecerá la descripción de la clase de habitación.



FECHA DE INICIO. Debe digitar la fecha desde donde empezará a regir esta tarifa en formato Año-Mes-Día. Si el sistema detecta que para esta tarifa y tipo-clase de habitación ya existe un registro grabado lo trae y se coloca en modo edición o modificación.

FECHA FINAL. Debe digitar la fecha hasta donde regirá esta tarifa en formato Año-Mes-Día.

VALOR EN PESOS. Debe digitar el valor en pesos asignado a esta tarifa para este tipo-clase de habitación en estas fechas.

VALOR EN DÓLARES. Debe digitar el valor en dólares asignado a esta tarifa para este tipo-clase de habitación en estas fechas.

INCATIVA. Marque esta casilla para indicar que la tarifa no está disponible para uso. Tenga en cuenta que si existe una habitación registrada que tenga un plan con tarifa inactiva, el sistema no le generará cargos de habitación

Para ingresar una Tarifa


2. Digite el código de la Tarifa, el Tipo y la Clase de habitación.

3. Ingrese la los datos de la Tarifa.


Repita la misma operación para cada una de las combinaciones de la tarifa, teniendo en cuenta que debe digitar el mismo código te tarifa para todas las combinaciones



Para localizar una Tarifa


2. En la ventana desplegada ingrese el número de la tarifa.




Para modificar los datos de una Tarifa

1. Localice la Tarifa a modificar ya sea utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas o el botón Buscar.


3. Realice los cambios puede cambiar el valor de la tarifa.


Para borrar una Tarifa

1. Localice la Tarifa utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas o el botón Buscar.





2.25.1 . Crear TarifasLa creación de varias combinaciones de tipo y clase para un código de tarifa puede convertirse en un proceso largo. Esta opción de la ventana de tarifas despliega una nueva ventana que permite hacer la creación de una forma más sencilla y rápida generando el mismo resultado.

Figura 43 Crear Tarifas

Para crear las tarifas

1. Ingrese el código, nombre, fechas de inicio y finalización de la tarifa

2. Agregue los valores por tipo y clase, para ello usando los botones debajo de la cuadricula:

i. Haga clic en el botón Adicionar

ii. Ingrese los datos de tipo, clase y valores

iii. Presione el botón Agregar (con forma de flecha)

3. Presione el botón Guardar



Si por error ingreso una tarifa mal, presione doble clic sobre ella en la cuadrícula y presione el botón Eliminar

2.25.2 . Copiar TarifaLa ventana de tarifas provee la posibilidad de hacer una copia de una tarifa, con lo que puede generar una nueva tarifa a partir de una existente.

Figura 44 Copiar Tarifas

Para copiar una tarifa primero debe ingresar a la opción tarifas del menú y luego presionar el botón Copiar Tarifa

de la barra de herramientas y aplicar los siguientes pasos:

1. En el campo Tarifa ubicado en la parte superior de la ventana, digite el código de la tarifa a la cual desea sacar la copia.

2. Si desea copiar solo la tarifa de un tipo de habitación específico, en el campo Tipo de Habitación de la parte superior de la ventana digite un código de un tipo de habitación, si quiere copiar la tarifa completa sin excluir ningún tipo deje este campo en blanco.



3. Presione el botón Mostrar , note que en la cuadrícula (Grid), se muestran los datos de la tarifa.

4. Seleccione los registros que desea copiar haciendo clic en la casilla ubicada al inicio de cada registro, en este paso puede cambiar los datos correspondiente a las fechas y los valores de cada tarifa.

.

5. Si desea realizar un decremento o incremento a los valores :

a. Seleccione en la cuadricula los registros que desea incrementar o decrementar haciendo clic en la casilla ubicada al inicio de cada registro.

b. Especifique los valores a incrementar tanto en pesos como en dólares.

c. Indique si los incrementos serán en valor o porcentaje tanto para pesos como para dólares.

d. Presione el botón Incrementar

6. En la sección Copiar A digite la información del código de la tarifa hacia la que desea copiar los datos.

7. En caso que haya filtrado un tipo de habitación en el paso 2, digite en el campo Tipo de Habitación el tipo hacia el cual desea copiar los datos, puede utilizar el mismo o cualquier otro tipo existente.

8. Presione el botón Guardar de la barra de herramientas.



2.25.3 . Modificar TarifasOtro botón que provee la ventana de tarifas es la modificación, la presionar el botón Modificar Tarifa se desplegará una ventana en la que podrá hacer cambios a los datos de la tarifa, seleccionado una o varis combinaciones.

Figura 45 Modificar Tarifas

Para modificar una tarifa primero debe ingresar a la opción tarifas del menú y luego presionar el botón Modificar Tarifa de la barra de herramientas y aplicar los siguientes pasos:

1. En el campo Tarifa ubicado en la parte superior de la ventana, digite el código de la tarifa que desde modificar.

2. Si desea modificar solo la tarifa de un tipo de habitación específico, en el campo Tipo de Habitación de la parte superior de la ventana digite un código de un tipo de habitación, si quiere modificar la tarifa completa sin excluir ningún tipo deje este campo en blanco.

3. Presione el botón Mostrar , note que en la cuadrícula (Grid), se muestran los datos de la tarifa.

4. Seleccione los registros que desea modificar haciendo clic en la casilla ubicada al inicio de cada registro, en este paso puede cambiar los datos



correspondiente a las fechas y los valores de cada tarifa.

.

5. Si desea realizar un decremento o incremento a los valores :

a. Seleccione en la cuadricula los registros que desea incrementar o decrementar haciendo clic en la casilla ubicada al inicio de cada registro.

b. Especifique los valores a incrementar tanto en pesos como en dólares.

c. Indique si los incrementos serán en valor o porcentaje tanto para pesos como para dólares.

d. Presione el botón Incrementar


2.26 . DESCUENTOSPermite indicar al sistema los descuentos que le van a otorgar a los diferentes huéspedes, copropietarios, empresas, grupos, eventos.

Figura 46 Descuentos



CLASIFICACIÓN. Debe digitar el código del descuento.

DESCRIPCIÓN. Debe digitar la descripción del descuento.

% DESCUENTO TEMPORADA BAJA. Debe digitar el porcentaje de descuento a aplicar en las fechas que han sido determinadas como temporada baja.

% DESCUENTO TEMPORADA ALTA. Debe digitar el porcentaje de descuento a aplicar en las fechas que han sido determinadas como temporada alta.

CARGO HABITACIÓN A COPROPIETARIO Debe hacer Clic si desea que este descuento se aplique a los cargos de habitación.

CARGO DE CONSUMO A COPROPIETARIO. Debe hacer Clic si desea que este descuento se aplique a los cargos de consumo.

UTILIZA TARIFA PLENA Debe hacer Clic si este descuento se va a realizar con base en el valor de la tarifa plena.

Para ingresar un Descuento


2. Digite la clasificación del Descuento. Note que si ingresa un código que ya existe los datos de este se mostraran y quedaran en edición.

3. Ingrese los datos del Descuento. Recuerde que puede utilizar el botón ayuda para buscar información y que este se activa o desactiva de acuerdo a sí el campo tiene o no ayuda disponible.




Para localizar un Descuento


2. En la ventana desplegada ingrese la descripción.




Para modificar los datos de un Descuento

1. Localice el Plan a modificar ya sea utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas o el botón Buscar.




Para borrar un Descuento

1. Localice el Plan utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas, el botón Buscar o el botón Ayuda.





2.27 . CUENTAS CONTABLESMediante esta opción podemos asignar una codificación especial a las cuentas contables que son afectadas por ZEUS y que utilizan los usuarios del sistema. El objetivo de asignar códigos a las cuentas consiste en facilitar el uso de estas a los usuarios del FRONT quienes generalmente tienen pocos conocimientos contables, por lo que les es mucho mas sencillo hablar del código “CXC” que de la cuenta “13050501”.

Figura 47 Codificación de Cuentas Contables

CÓDIGO. Letras, número o combinaciones de estas que identifica la contable a utilizar.

DESCRIPCIÓN. Texto que identifica la cuenta contable.

CUENTA PARA CXC. Debe digitar el código contable para cuentas por cobrar que corresponda al código de cuenta que se esta creando.

CUENTA PARA CXC. Debe digitar el código contable para cuentas por pagar que corresponda al código de cuenta que se está creando.

Para ingresar una Cuenta Contable




2. Digite el código de la Cuenta. Note que si ingresa un código que ya existe los datos de este se mostraran y quedaran en edición.

3. Ingrese los datos de la cuenta.


Para localizar una Cuenta Contable


2. En la ventana desplegada ingrese la descripción de la cuenta.




Para modificar los datos de una Cuenta Contable

1. Localice la Cuenta a modificar ya sea utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas o el botón Buscar.






Para borrar una Cuenta Contable

1. Localice la Cuenta utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas, el botón Buscar o el botón Ayuda.



2.28 . CAJASUna característica importante de ZEUS es la posibilidad de poder utilizar el módulo de Recepción para que el usuario se desempeñe como Recepcionista, como Cajero o como Recepcionista-Cajero. Para los casos de Cajero o Recepcionista-Cajero es necesario asignar una caja donde se llevara el control del flujo de dinero.

Las cajas creadas son asignadas a cada cajero y se abre y cierran automáticamente cuando el usuario entra y sale del sistema respectivamente.

Figura 48 Definición de Cajas para Recepción

CÓDIGO. Letras, números o combinación de estos que identifican la caja.

DESCRIPCIÓN. Utilice este campo para describir la caja.



CUENTA CONTABLE. Debe digitar el código contable donde van a ser afectados los ingresos que reciba esta caja. Esta cuenta contable debe ser la cuenta de ingresos por consignar según el plan único de cuentas.

Para ingresar una Caja


2. Digite el código de la Caja. Note que si ingresa un código que ya existe los datos de este se mostraran y quedaran en edición.

3. Ingrese los datos de la Caja.


Para localizar una Caja


2. En la ventana desplegada ingrese la Localización de la Caja.




Para modificar los datos de una Caja

1. Localice la Caja a modificar ya sea utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas o el botón Buscar.





Para borrar una Caja

1. Localice la Caja utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas, el botón Buscar o el botón Ayuda.



2.29 . OFICINASGracias a la tecnología utilizada por ZEUS es posible acceder al sistema remotamente (vía módem, Internet, etc.) obteniendo una excelente velocidad de respuesta. Esto le brinda al hotel la facilidad de lograr que las oficinas con que cuenta fuera del hotel, puedan realizar las reservas en línea

Mediante esta opción podemos crear las diferentes oficinas del hotel que estarán registrando reservas en ZEUS; la utilización de este dato en la creación de las reservas permitirá conocer los valores vendidos por cada oficina.

Figura 49 Oficinas



Cuando se crea una oficina, por defecto tiene acceso a realizar ventas sin ningún tipo de restricción, sin embargo el sistema permite asignar restricciones para que no pueda vender más habitaciones de las que se asignan, o para que el manejo de la sobreventa varíe del estándar general.

CÓDIGO. Identifica cada oficina, puede codificarse utilizando números y/o letras.

DESCRIPCIÓN. Nombre de la oficina o localización.

LISTA DE ESPERA. Existe un parámetro general (Parámetros de HOTEL) del sistema, que indica si se pide o no una clave al sobrevender un tipo de habitación, esta opción puede variar dicho parámetro para cada oficina si así se desea, los posibles valores son:

Según Parámetro General: respeta la configuración del parámetro general del sistema

Con Autorización: siempre pide autorización al sobrevender

Sin Autorización: nunca pide autorización al sobrevender

No Puede Generar: nunca le permite sobrevender

RESTRINGE TIPOS DE HABITACION. Habilita las opciones para poder ingresar topes de habitación por cada tipo, de tal forma que el sistema controlara las ventas que se generen por encima de la cantidad autorizada, aún cuando en el sistema existan más habitaciones. El control se hace según lo que definen los parámetros para manejo de lista de espera. Al activar esta casilla debe ingresar:



TIPO A RESTRINGIR. Código del tipo de habitación sobre el que se quiere indicar una cantidad de habitaciones para vender menor a la disponible

CANTIDAD A RESTRINGIR. Indica cuantas habitaciones podrá vender del tipo seleccionado

Para ingresar una Oficina


2. Digite el código de la Oficina. Note que si ingresa un código que ya existe los datos de este se mostraran y quedaran en edición.

3. Ingrese los datos de la Oficina.


Para localizar una Oficina


2. En la ventana desplegada ingrese la Descripción de la Oficina.




Para modificar los datos de una Oficina



1. Localice la Oficina a modificar ya sea utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas o el botón Buscar.




Para borrar una Oficina

1. Localice la Oficina utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas, el botón Buscar o el botón Ayuda.



Mientras ingresa una nueva tarifa o cuando modifica una tarifa existente, puede utilizar los botones ubicados debajo de la cuadrícula de restricciones para realizar diferentes tareas, las cuales se describen a continuación:

Para ingresar las restricciones

1. Presione el botón adicionar

2. Indique la cantidad y el tipo


Para Modificar una restricción

1. En la cuadrícula presione doble clic sobre la restricción



2. Haga el cambio de cantidad


Para Borrar una restricción

1. En la cuadrícula presione doble clic sobre la restricción

2. Haga clic en el botón Eliminar

3. Confirme el borrado de la restricción

2.30 . MOTIVOS DE CANCELACIÓNSiempre que desde el módulo Reservas de ZEUS se cancele una reservación, es necesario indicar cual es el motivo por el que se está cancelando. Estos motivos se crean a través de esta ventana.

Figura 50 Motivos de Cancelación

CÓDIGO. Números y/o Letras que identifican el Motivo de Cancelación.

DESCRIPCIÓN. Especificaciones del motivo.



Para ingresar un Motivo


2. Digite el código del Motivo. Note que si ingresa un código que ya existe los datos de este se mostraran y quedaran en edición.

3. Ingrese los datos del Motivo.


Para localizar un Motivo


2. En la ventana desplegada ingrese la Descripción del Motivo.




Para modificar los datos de un Motivo

1. Localice el Motivo a modificar ya sea utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas o el botón Buscar.






Para borrar un Motivo

1. Localice el Motivo utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas, el botón Buscar o el botón Ayuda.



2.31 . TASAS DE CAMBIOPermite la definición de los valores de las tasas de cambio de las diferentes monedas que va a manejar el hotel. Entre las monedas que se hayan creado, no se debe olvidar colocar la tasa de cambio para el dólar ya que ZEUS exige esto para el registro de cargos.

Figura 51 Tasas de Cambio

CÓDIGO DE LA MONEDA. Debe digitar el código desea asignar a la moneda, puede ser caracteres numéricos, y/o alfabéticos.



FECHA TASA DE CAMBIO. Debe digitar la fecha a la que le va a digitar o modificar la tasa de cambio de esa moneda en formato Año-Mes-Día.

TASA DE CAMBIO COMPRA. Debe digitar el valor de compra de esa moneda en ese día.

TASA DE CAMBIO VENTA. Debe digitar el valor de venta de esa moneda en ese día.

Para ingresar una Tasa


2. Digite el código de la Moneda. (Se muestra su descripción)

3. Ingrese la fecha de la tasa. Note que si ingresa un código que ya existe los datos de este se mostraran y quedaran en edición.

4. Ingrese los valores de compra y venta.


Para localizar una Tasa


2. En la ventana desplegada ingrese el Código de la moneda.


4. ZEUS muestra una ventana con el(los) registro(s) encontrado(s). Presione la tecla ENTER () sobre el registro deseado.

Para modificar los datos de una TasaSistema de Administración Hotelera 136


1. Localice la Tasa a modificar ya sea utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas o el botón Buscar.




Para borrar la Tasa de un día

1. Localice la Tasa utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas, el botón Buscar o el botón Ayuda.



2.31.1 . Modificar TarifasEsta opción de la ventana de tasas de cambio ofrece, excepto el borrado, las mismas funcionalidades para el manejo de tarifas con una presentación diferente. Su principal ventana es la posibilidad de ver los datos ingresados en un rango de fechas sin necesidad de moverse entre registros.



Figura 52 Modificar Tasas de Cambio

Para Consultar las tasas

1. Ingrese el código de la tasa a consultar

2. Digite el rango de fechas

3. Presione el botón Mostrar

Para modificar

1. haga clic en la cuadrícula sobre la tasa a modificar

2. Presione el botón Modificar, ubicado debajo de la cuadrícula

3. Haga los cambios deseados




2.32 . MOTIVOS DE VIAJECuando se realiza el registro de Huéspedes, ZEUS permite seleccionar el motivo por el cual este viajó, información que a su vez genera información estadística que puede ser consultada mediante los reportes que al respecto brinda el sistema.

Figura 53 Motivos de Viaje

CÓDIGO. Caracteres numéricos y/o alfabéticos asignados por el usuario a cada motivo de viaje.

DESCRIPCIÓN. Especificación del motivo de viaje.

Para ingresar un Motivo


2. Digite el código del Motivo. (Se muestra su descripción)

3. Ingrese la descripción.

4. Presione el botón Grabar de la barra de herramientas.

Para localizar un MotivoSistema de Administración Hotelera 139



2. En la ventana desplegada ingrese la descripción del motivo.




Para modificar los datos de un Motivo

1. Localice el Motivo de viaje a modificar ya sea utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas o el botón Buscar.




Para borrar un Motivo

1. Localice el Motivo utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas, el botón Buscar o el botón Ayuda.





2.33 . CALENDARIO DE FESTIVOSPermite la definición de días feriados y de días en los cuales el hotel tendrá eventos. Estos datos se observaran en la consulta del calendario de disponibilidad en las ventanas de reserva y registro de huéspedes entro otras.

Figura 54 Definición de Días Festivos

FECHA. Debe digitar la fecha del feriado o evento especial en formato Año-Mes-Día.

FERIADO. Debe hacer Clic si el día es feriado.

EVENTO. Debe digitar en forma abreviada y mnemotécnica un código que identifique el evento.

DESCRIPCIÓN DEL EVENTO. Debe digitar la descripción del evento.

Para ingresar un Día


2. Seleccione la fecha y presione la tecla Tabulador.

3. Ingrese los datos del día




Para localizar un Día


2. En la ventana desplegada ingrese la fecha.




Para modificar los datos de un Día

1. Localice el Día a modificar ya sea utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas o el botón Buscar.




Para borrar un Día

1. Localice el Día utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas, el botón Buscar o el botón Ayuda.





2.34 . AUTORIZACIONESAlgunos procesos del sistema requieren no solo acceso a la opción correspondiente, además de claves de autorización especiales para procesos específicos del sistema. Existen dos tipos de autorizaciones a partir de la versión 2007 de Zeus Hoteles, las autorizaciones estándares que y las autorizaciones especiales, nuevas en esta versión.

Para la definición de un valor constante basta con escribir los dígitos que conformaran el número de autorización en el campo Formula, mientas que si se quiere una autorización variable puede utilizar las siguientes variables:

2 dígitos/izquierda del cargo 2 dígitos/derecha del cargo Mes de la fecha del cargo 2 dígitos/Izquierda Comanda 2 dígitos/Derecha Comanda 2 dígitos/Derecha Habitación Hora 2 dígitos/Izquierda Folio 2 dígitos/Derecha Folio

2.34.1 . Autorizaciones EstándaresZeus requiere autorizaciones para cargos creados como ajustes, cargos restringidos y cargos de naturaleza contraria. Al igual que para realizar las sobreventas de las reservas. La definición de estas autorizaciones debe hacerlas un usuario con cierto nivel.



Figura 55 Definición de Formulas de Autorización

La formula debe ser actualizada diariamente por lo que se le conoce como fórmula del día. Esta actualización se realiza asignando a la formula un valor constante o un valor variable.

FECHA. Debe digitar la fecha en formato Año-Mes-Día a la cual le va a crear la formula. Si el sistema encuentra ya una formula creada para este día la trae y se coloca en forma edición o modificación.

TIPO. Seleccione esta casilla si va a generar la formula de autorización para reversiones y ajustes o para las sobreventas (Reservas)

VARIABLES. Debe hacer doble-clic a la variable que desee escoger.

SIGNO. Debe escoger el signo dependiendo de la operación que desee efectuar en su formula.

CONSTANTE. Debe digitar un valor si desea colocarle una operación con un valor constante a su formula. En la parte inferior de la ventana le va mostrando como va quedando su fórmula. Si desea hacerlo directamente en esta línea puede escribir como desea su formula haciendo referencia a las variables por la letra que aparece del lado izquierdo (A, B, C, D, E, F, G, H, I, J).

La formula puede ser generada solo con variables, solos con constantes o bien con combinaciones de estas. En la



Figura 55 se observa que el campo formula tiene el valor A24. Esto indica que la formula de autorización que debe de digitar el usuario es los dos dígitos de la izquierda del cargo y el numero 24. Cuando en la formula están incluidos signos, tendrá que hacer la operación, por ejemplo si la formula es J+C, y los valores correspondientes para J y C son 49 y 6, la formula resultante será 49 + 6 = 55.

Para ingresar la formula del día

1. Digite la fecha y presione la Tabulador.

2. Indique la formula de acuerdo su necesidad.

3. Presione el botón Grabar

Para cambiar la formula de autorización de un día

1. Digite la fecha y presione la Tabulador.

2. Modifique la formula


Para hacer cambios a la formula de sobreventa las operaciones son similares, solo varia en que debe seleccionar previamente la casilla Fórmula de Sobreventa.

2.34.2 . Autorizaciones EspecialesEste tipo de autorizaciones se hace a nivel de sucesos y puede ser limitada a los usuarios que se desee.

Existe una serie de sucesos para eventos como entrega de premios, los cuales puede ubicar con el botón Ayuda de la ventana de autorizaciones especiales.



Figura 56 Autorizaciones Especiales

Para ingresar o editar la formula

1. En el campo Suceso digité el código de suceso al que desea asignar la formula, puede utilizar la ayuda para localizar un suceso.

2. Indique la formula de acuerdo su necesidad

3. Seleccione los usuarios que podrán dar autorización a este suceso.


Las formulas de autorización se mantienen vigentes en el sistema a partir del día en que son creadas, no tienen fecha de vencimiento.

2.35 . EVENTOS DEL HOTELUtilice esta opción para crear los diferentes eventos que se desarrollan en el hotel. Al momento de registrar los huéspedes podrá indicar por que evento vienen; información que genera datos estadísticos.



Figura 57 Eventos del Hotel

CÓDIGO. Dígitos alfanuméricos que identifican al evento.

DESCRIPCIÓN. Nombre del evento.

Para ingresar un Evento


2. Digite el código del Evento. (Se muestra su descripción)



Para localizar un Evento


2. En la ventana desplegada ingrese la descripción del Evento.

3. Presione el botón Buscar.Sistema de Administración Hotelera 147


4. ZEUS muestra una ventana con el(los) registro(s) encontrado(s). Presione la tecla ENTER () sobre el registro deseado.

Para modificar los datos de un Evento

1. Localice el Evento a modificar ya sea utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas o el botón Buscar.




Para borrar un Evento

1. Localice el Evento utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas, el botón Buscar o el botón Ayuda.



2.36 . CAJILLAS DE SEGURIDADPermite crear las cajillas de seguridad con que cuenta el hotel. Estas cajillas son utilizadas desde el módulo Recepción de ZEUS, donde se les puede asignar (hacer check-in) a un huésped.



Figura 58 Cajillas de Seguridad

CÓDIGO. Dígitos alfanuméricos que identifican la Cajilla.

DESCRIPCIÓN. Nombre del Cajilla.

Para ingresar una Cajilla


2. Digite el código de la Cajilla. (Se muestra su descripción si ya existe)



Para localizar una Cajilla


2. En la ventana desplegada ingrese la descripción de la Cajilla.






Para modificar los datos de una Cajilla

1. Localice la Cajilla a modificar ya sea utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas o el botón Buscar.




Para borrar una Cajilla

1. Localice la Cajilla utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas, el botón Buscar o el botón Ayuda.



2.37 . TIPOS DE VOUCHERRecordemos que el voucher es un concepto introducido por ZEUS que permite llevar control de los consumos generados por un cargo de plan.

Cuando en el desglose de un plan se indica que determinado cargo genera voucher, además se debe especificar que tipo de voucher generará. Estos tipos se crean mediante esta opción con las siguientes características.



Figura 59 Tipos de Voucher

CÓDIGO. Dígitos alfanuméricos que identifican el tipo de voucher.

DESCRIPCIÓN. Nombre del Tipo de voucher.

CONSUMIBLE EN POS. Indica que es un voucher que sera utilizado en el punto de venta de Zeus.

Para ingresar un Voucher


2. Digite el código del Voucher. (Se muestra la descripción si ya existe)



Para localizar un Tipo de Voucher


2. En la ventana desplegada ingrese la descripción del Tipo.






Para modificar los datos de un Tipo de Voucher

1. Localice el Tipo a modificar ya sea utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas o el botón Buscar.




Para borrar un Tipo

1. Localice el Tipo utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas, el botón Buscar o el botón Ayuda.



2.38 . COMPLEJOSUna de las principales características de ZEUS es el manejo de Complejos. Esto consiste en administrar varios hoteles como si fuera uno solo, pero siempre controlando independientemente cada hotel, de tal forma que se puede obtener informes de ventas, disponibilidad, estadísticos, etc para cada uno o consolidado.



2.38.1 . CreaciónEl primer paso antes de configurar los complejos consiste en crear los que se desea manejar, esta ventana nos permite esta tarea ente otras.

Figura 60 Definición de Complejos

CÓDIGO. Dígitos alfanuméricos que identifican al Complejo.

DESCRIPCIÓN. Nombre del Complejo.

CÓDIGO DE CUENTA. Partamos del hecho que Zeus Hoteles además de manejar los complejos, es capaz de manejar información separada por cada uno de ellos, esto incluye el movimiento contable. Mediante este campo se logra que el movimiento contable envíe los ingresos a la cuenta contable correspondiente al complejo. Cuando se parametriza una cuenta contable a un cargo, se puede ingresar en cualquier sitio del campo las letras CP, las cuales al momento de generar el movimiento serán reemplazadas por valor indicado en este campo.

CENTRO DE COSTO. Indique el código del centro de costo que afectara este complejo. En el cargo debe colocar las letras CP para que tome el centro de costo del complejo.



ITEM DE CENTRO DE COSTO. Indique el código del Ítem de centro de costo que afectara este complejo. En el cargo debe colocar las letras CP para que tome el ítem del complejo.

INTERFASE. Para sistemas en los cuales cada complejo afecta una contabilidad diferente (Zeus Contabilidad), indique el código de la interfase que tiene los datos de la contabilidad que se verá afectada.

Para ingresar un Complejo


2. Digite el código del Complejo.(Se muestra la descripción si existe)

3. Ingrese los datos correspondientes al complejo.


Para localizar un Complejo


2. En la ventana desplegada ingrese la descripción del Complejo.




Para modificar los datos de un ComplejoSistema de Administración Hotelera 154


1. Localice el Complejo a modificar ya sea utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas o el botón Buscar.




Para borrar un Complejo

1. Localice el Complejo utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas, el botón Buscar o el botón Ayuda.



2.38.2 . ConfiguraciónUna vez creado el complejo se debe indicar que tipos de habitación le corresponden. Este proceso se conoce como configuración del complejo.

Figura 61 Configuración de Complejos



Una vez indicado el Complejo en la lista de la izquierda se despliegan los tipos de habitación que aún no se les ha asignado un complejo y en la lista de la derecha los tipos asignados al complejo actual.

Para asignar tipos de habitación al complejo

1. En el campo Complejo, digite el código del complejo o utilice el botón ayuda para localizarlo.

2. Haga doble clic sobre los tipos, desplegados en la lista de la izquierda, que quiera asignar al complejo


Para desasignar tipos de habitación de un complejo

1. En el campo Complejo, digite el código del complejo.

2. Haga doble clic sobre las habitaciones de la lista derecha que quiera desasignar.


2.39 . MEDIOSCuando se realiza una reserva se debe indicar por que medio fue realizada, utilice esta opción para crear los diferentes medios deseados.

Figura 62 Medios de Reserva



CÓDIGO. Dígitos alfanuméricos que identifican el Medio

DESCRIPCIÓN. Nombre del Medio

Para ingresar un Medio


2. Digite el código del Medio.( Se muestra la descripción si ya existe)



Para localizar un Medio


2. En la ventana desplegada ingrese la descripción del Medio.




Para modificar los datos de un Medio



1. Localice el Medio a modificar ya sea utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas o el botón Buscar.




Para borrar un Medio

1. Localice el Medio utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas, el botón Buscar o el botón Ayuda.





2.40 . QUEJASDada la importancia de los comentarios de los huéspedes y especialmente de sus quejas respecto al servicio. Mediante esta opción podrá crear al nivel general o a detalle los posible tipos que quejas que se puedan aparecer.

Figura 63 Medios de Reserva

CÓDIGO. Dígitos alfanuméricos que identifican la Queja

DESCRIPCIÓN. Texto que describe la Queja

Para ingresar una Queja


2. Digite el código de la Queja.( Se muestra la descripción si ya existe)



Para localizar una Queja


Las quejas reportadas por los huéspedes

podrán ser explicadas

detalladamente al momento de registrarlas



2. En la ventana desplegada ingrese la descripción de la Queja.




Para modificar los datos de una Queja

1. Localice la Queja a modificar ya sea utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas o el botón Buscar.




Para borrar una Queja

1. Localice la Queja utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas, el botón Buscar o el botón Ayuda.





2.41 . SEGMENTACIÓN / SEGMENTOLas opciones de mercadeo brindan las herramientas necesarias para que el personal encargado de las ventas pueda segmentar el mercado pudiendo por lo tanto identificar los nichos de mercado y abordarlos de la forma adecuada. Esta segmentación maneja se realiza en dos niveles, el primero de estos se conoce como segmento y su parametrización se realiza de la siguiente forma.

Figura 64 Segmentos de Mercadeo

CÓDIGO. Dígitos alfanuméricos que identifican el Segmento

DESCRIPCIÓN. Texto que identifica el segmento

Para ingresar un Segmento


2. Digite el código del Segmento.( Se muestra la descripción si ya existe)



Para localizar un Segmento




2. En la ventana desplegada ingrese la descripción del Segmento.




Para modificar los datos de un Segmento

1. Localice el Segmento a modificar ya sea utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas o el botón Buscar.




Para borrar un Segmento

1. Localice el Segmento utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas, el botón Buscar o el botón Ayuda.



2.42 . SEGMENTACIÓN / SUBSEGMENTOSCada uno de los segmentos pueden ser subdivididos, esta subdivisión se conoce como Motivación. Con esta



subdivisión se logra obtener mas detalle de cada nicho de mercado.

Figura 65 Motivaciones de Mercadeo

CÓDIGO. Dígitos alfanuméricos que identifican la Motivación

DESCRIPCIÓN. Texto que describe la Motivación

Para ingresar un Subsegmento


2. Digite el código del Subsegmento.(Muestra la descripción si existe)



Para localizar un Subsegmento


2. En la ventana desplegada ingrese la descripción del Subsegmento.






Para modificar los datos de un Subsegmento

1. Localice el Subsegmento a modificar ya sea utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas o el botón Buscar.




Para borrar un Subsegmento

1. Localice el Subsegmento utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas, el botón Buscar o el botón Ayuda.



2.43 . SEGMENTACIÓN / SEGMENTACIÓNDespués de haber creado los segmentos y las motivaciones se debe asignar a cada uno de los segmentos que motivaciones les corresponde, de esta forma se restringe que motivaciones estarán disponibles al seleccionar un segmento.



Figura 66 Configuración de Mercadeo

SEGMENTO. Código del segmento que hará parte de la llave de mercadeo

SUBSEGMENTO. Código de la motivación que hará parte de la llave de mercadeo

DESCRIPCION. Texto que identifica la combinación entre el segmento y la motivación seleccionada.

Para ingresar una Segmentación


2. Digite el código del Segmento

3. Digite el código del Subsegmento


Para modificar los datos de una SegmentaciónSistema de Administración Hotelera 165


1. Localice el mercadeo a modificar utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas.




Para borrar una Segmentación

1. Localice el mercadeo utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas.



2.44 . ELEMENTOSEntre los servicios que presta el hotel se acostumbra encontrar la opción de tener acceso a facilidades adicionales con las que no cuenta la habitación. Estas facilidades son variables de acuerdo al hotel, pero podríamos colocar como ejemplos la necesidad de una grabadora, un VHS o DVD, una plancha, etc. Estos objetos se conocen en Zeus como elementos y su creación va orientada a tener posteriormente la facilidad para hacer préstamos de los mismos con el control del sistema.

Figura 67 Elementos para prestamos


Los préstamos y devoluciones de elementos se realizan

desde el módulo

Recepción de Zeus Hoteles


CÓDIGO. Dígitos alfanuméricos que identifican el Elemento

DESCRIPCIÓN. Texto que identifica el Elemento

DEVOLUCION EN EL CHECK-OUT. Marque esta casilla si requiere que al hacer check-out el sistema verifique los elementos por devolver.

Para ingresar un Elemento


2. Digite el código del Elemento.( Se muestra la descripción si ya existe) e ingrese los datos del elemento.


Para localizar un Elemento


2. En la ventana desplegada ingrese la descripción del Elemento.






Para modificar los datos de un Elemento

1. Localice el Elemento a modificar ya sea utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas o el botón Buscar.




Para borrar un Elemento

1. Localice el Elemento utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas, el botón Buscar o el botón Ayuda.



2.45 . CONTACTOS / MAESTRO DE CONTACTOSComo observamos en opciones como clientes y empresas, los contactos cumplen dos funciones básicas de acuerdo a si fueron definidos como internos o no.



Figura 68 Contactos interno y externos

Los contactos internos son equivalentes a los ejecutivos de cuentas del hotel y son asignados a las empresas con la finalidad de conocer las ventas generadas por cada uno de ellos. Un contacto no definido como interno hace referencia a personas externas al hotel que hacen de alguna forma labores de ventas y que generalmente trabajan para las empresas o agencias que envían huéspedes al hotel. Estos últimos contactos se diferencia de los internos en que solo se puede asignar un contacto interno a una empresa, mientras se pueden tener varios externos.

CÓDIGO. Dígitos alfanuméricos que identifican el Contacto.

CIUDAD. Código de la ciudad de residencia del contacto.

DIRECCIÓN. Ubicación del contacto.

CÉDULA. Número de documento del contacto.

TELEFONO. Número en el que puede ser ubicado el contacto.

FECHA DE NACIMIENTO. Año, mes y día de la fecha de nacimiento.

EMPRESA. Código de la empresa en la que labora.



FAX. Número de fax del contacto.

CARGO. Función que desempeña el contacto en su empresa.

MAIL. Correo electrónico.

MAIL(2). Correo electrónico alterno.

OBSERVACION. Pequeño comentario sobre el contacto.

TIPO. Puede utilizar este campo para clasificar sus contactos, dicha clasificación es de uso libre del usuario.

PROGRAMA. Es común encontrar que los contactos de las empresas se registren en diferentes programas de premios o incentivos, mediante esta opción podrá indicar dicha característica a cada contacto.

INACTIVO. Seleccionar si desea que el contacto no este disponible.

INTERNO. Indica que es un trabajador del hotel.

Para ingresar un Contacto


2. Digite el código del Contacto.( Se muestra la descripción si ya existe)

3. Ingrese los datos del Contacto.




Para localizar un Contacto


2. En la ventana desplegada ingrese la descripción del Contacto.




Para modificar los datos de un Contacto

1. Localice el Contacto a modificar ya sea utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas o el botón Buscar.




Para borrar un Contacto

1. Localice el Contacto utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas, el botón Buscar o el botón Ayuda.





2.46 . CONTACTOS / TIPOS DE CONTACTOSClasifique sus contactos por tipos de acuerdo a la necesidad de su hotel, la clasificación por tipos, se encuentra en esta versión como una primera fase que le permitirá en la próxima versión del sistema, hacer diferentes procesos asociados o relacionados con el tipo de contacto. Inicialmente cumple funciones informativas.

Figura 69 Tipos de Contactos

CÓDIGO. Dígitos alfanuméricos que identifican el tipo de Contacto.

NOMBRE. Descripción del tipo de contacto.

ACTIVO. Activa o desactiva los tipos de contactos.

Para ingresar un Tipo de Contacto


2. Digite el código del tipo de Contacto.( Se muestra la descripción si ya existe)

3. Ingrese los datos.


Para localizar un Tipo de Contacto




2. En la ventana desplegada ingrese la descripción del tipo de Contacto.




Para modificar los datos de un Tipo de Contacto

1. Localice el tipo de Contacto a modificar ya sea utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas o el botón Buscar.




Para borrar un Tipo de Contacto

1. Localice el tipo de Contacto utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas, el botón Buscar o el botón Ayuda.



2.47 . PROGRAMAS PARA CONTACTOSEsta opción que al igual que la opción de Tipos de Contactos tiene en esta versión solo implicaciones informativas, permite indicar a cada contacto a cual de los programas de incentivos para contactos esta



asociado. Es común encontrar diferentes estrategias para fomentar esta estructura de mercadeo, por ello Zeus enfoca la inclusión del manejo de estas estructuras para que en próximas versiones, la entrega y control de los incentivos sean manejados por el sistema de acuerdo al programa al que pertenezca el contacto.

Figura 70 Programas Para Contactos

CÓDIGO. Dígitos alfanuméricos que identifican el Programa.

NOMBRE. Descripción del Programa.

ACTIVO. Activa o desactiva el Programa.

Para ingresar un Programa


2. Digite el código del Programa.( Se muestra la descripción si ya existe)

3. Ingrese los datos.


Para localizar un Programa


2. En la ventana desplegada ingrese la descripción del Programa.






Para modificar los datos de un Programa

1. Localice el Programa a modificar ya sea utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas o el botón Buscar.




Para borrar un Programa

1. Localice el Programa utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas, el botón Buscar o el botón Ayuda.



2.48 . VUELOSCuando se ingresan las reservas al sistema, entro otros datos se puede indicar la vía por la que llega el huésped. Cuando este llega por vía aérea además de indicar la aerolínea se puede indicar el vuelo en el que arriba, de esta forma se conoce con detalle las horas de llegadas de



los huéspedes, especialmente para aquellos hoteles que envían transporte para sus huéspedes al aeropuerto.

Figura 71 Vuelos

AEROLINEA. Código de la aerolínea por la que se desplaza el huésped.

CIUDAD. Código de la ciudad hacia o desde la que se desplaza el huésped.

NUMERO DEL VUELO.

HORA DE LLEGADA. Hora de llegada o salida del vuelo

VUELO DE LLEGADA. Seleccione si el vuelo que esta digitando llega a la ciudad.

VUELO DE SALIDA. Seleccione si el vuelo que esta digitando sale de la ciudad

Para ingresar un Vuelo


2. Digite el código del Vuelo.( Se muestra la descripción si ya existe)

3. Ingrese los datos del Vuelo.




Para localizar un Vuelo


2. En la ventana desplegada ingrese la descripción del Vuelo.




Para modificar los datos de un Vuelo

1. Localice el Vuelo a modificar ya sea utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas o el botón Buscar.




Para borrar un Vuelo

1. Localice el Vuelo utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas, el botón Buscar o el botón Ayuda.

2. Presione el botón Borrar. Sistema de Administración Hotelera 177



2.49 . INFORMACION PARA PAGOS / PLAZAS BANCARIAS

Cuando se ingresan pagos, abonos o depósitos al sistema, una de las formas de pago existentes es el cheque. Cuando se ingresa un cheque entre otros datos el sistema solicita el código de la plaza a que este pertenece, esta opción da las opciones necesarias para la manipulación de las mismas.

Figura 72 Plazas Bancarias

CÓDIGO. Dígitos alfanuméricos que identifican la plaza

NOMBRE. Texto que describe la plaza

Para ingresar una Plaza


2. Digite el código de la Plaza.( Se muestra la descripción si ya existe)

3. Ingrese los datos de la Plaza.


Para localizar un Plaza




2. En la ventana desplegada ingrese la descripción de la Plaza.




Para modificar los datos de una Plaza

1. Localice la Plaza a modificar ya sea utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas o el botón Buscar.




Para borrar una Plaza

1. Localice la Plaza utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas, el botón Buscar o el botón Ayuda.



Es posible traer las plazas existentes en Zeus Contabilidad, para ello debe presionar el botón Importar Plazas.



2.50 . INFORMACION PARA PAGOS / BANCOSCuando se ingresan pagos, abonos o depósitos al sistema, una de las formas de pago existentes es el cheque. Cuando se ingresa un cheque entre otros datos el sistema solicita el código del banco a que este pertenece, esta opción da las opciones necesarias para la manipulación de las mismas.

Figura 73 Bancos

CÓDIGO. Dígitos alfanuméricos que identifican el banco

NOMBRE. Texto que describe el banco

Para ingresar un Banco


2. Digite el código del Banco.( Se muestra la descripción si ya existe)

3. Ingrese los datos del Banco.




Para localizar un Banco


2. En la ventana desplegada ingrese la descripción del Banco.




Para modificar los datos de un Banco

1. Localice el Banco a modificar ya sea utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas o el botón Buscar.




Para borrar un Banco

1. Localice el Banco utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas, el botón Buscar o el botón Ayuda.



Es posible traer las plazas existentes en Zeus Contabilidad, para ello debe presionar el botón Importar

Bancos .



2.51 . INFORMACION PARA PAGOS / TARJETASCuando se ingresan pagos, abonos o depósitos al sistema, una de las formas de pago existentes son las tarjetas.

Figura 74 Tipos de Tarjetas

Cuando se ingresa una tarjeta entre otros datos el sistema solicita el tipo de tarjeta que se desea ingresar, esta opción da las opciones necesarias para la manipulación de las mismas.

CÓDIGO. Dígitos alfanuméricos que identifican la tarjeta

DESCRIPCION. Texto que describe la tarjeta

CUENTA CONTABLE. Código que contiene la cuenta contable que se verá afectada por los movimientos de esta tarjeta. Tenga que dicho código se enviará como moneda código de moneda a Zeus Contabilidad, para mayor información consulte el manual de parametrización contable.

Para ingresar una Tarjeta




2. Digite el código de la Tarjeta.( Se muestra la descripción si ya existe)

3. Ingrese los datos de la Tarjeta.


Para localizar una Tarjeta


2. En la ventana desplegada ingrese la descripción de la Tarjeta.




Para modificar los datos de una Tarjeta

1. Localice la Tarjeta a modificar ya sea utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas o el botón Buscar.




Para borrar una Tarjeta



1. Localice la Tarjeta utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas, el botón Buscar o el botón Ayuda.



2.52 . INFORMACION PARA PAGOS / MONEDASCuando se ingresan pagos, abonos o depósitos al sistema, es posible indicar en que moneda se recibe. El sistema toma la moneda y aplica el valor de la tasa de cambio del día para luego hacer el respectivo abono en la moneda local.

Figura 75 Monedas

La creación de las monedas se realiza desde esta ventana, la cual permite adicionalmente indicar cuentas contables diferentes para cada caja, de tal forma que de acuerdo a la caja seleccionada se pueda definir que cuenta contable se mueve cuando se hagan cambios de moneda.

CÓDIGO. Dígitos alfanuméricos que identifican la moneda.

DESCRIPCION. Texto que describe la moneda.

SÍMBOLO. Carácter que representa la moneda.



CAMBIA VALOR. Indica si al realizar cambios de moneda desde recepción, el usuario podrá o no cambiar el valor que calculó el sistema con base en la tasa definida como valor a entregar al cliente.

ALARGAR CON CAMBIO DE FECHA. Indica si la tasa de cambio asignada a la tarjeta para el día de hoy será tomada automáticamente para el día siguiente al realizar el cierre nocturno

CÓDIGO EN CONTABILIDAD. Código de moneda que utilizará la interfase contable para enviar el movimiento de valores recibidos en otras monedas a Zeus Contabilidad

CAJAS. Listado de las cajas en las que pueden ser utilizadas las monedas y los códigos de las cuentas contables asignadas para cada caso.

Para ingresar una Moneda


2. Digite el código de la Moneda.( Se muestra la descripción si ya existe)

3. Ingrese los datos de la Moneda.

4. En la cuadricula (grid), seleccione las cajas en las que se puede usar la moneda haciendo clic sobre la casilla correspondiente e indique el código de la cuenta contable para dicho caso.


Para localizar una Moneda




2. En la ventana desplegada ingrese la descripción de la Moneda.




Para modificar los datos de una Moneda

1. Localice la Moneda a modificar ya sea utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas o el botón Buscar.




Para borrar una Moneda

1. Localice la Moneda utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas, el botón Buscar o el botón Ayuda.





2.53 . MOVILESLa posibilidad de crear móviles en Zeus, permite que desde la reserva se tenga control de los vehículos que transportan al huésped hasta el hotel, logrando así un mayor nivel de control y mayor seguridad para el huésped.

En general la estructura asociada a los móviles, permite asignar en la reserva el código del móvil que recogerá a los huéspedes, donde cada asignación del móvil genera un número de control con el cual el huésped podrá corroborar que el vehículo que le esta recogiendo es el enviado por el hotel.

En el módulo de reservas, observaremos con detalle la forma como se asignan y manejan los móviles.

Figura 76 Móviles

PLACA. Dígitos alfanuméricos que identifican al móvil

MARCA. Texto que describe al móvil

COLOR. Seleccione haciendo clic, el color del móvil

CONDUCTOR. Nombre de la persona que conduce el móvil

PREFIJO. Texto que se agrega antes del consecutivo generado para cada móvil, generando así un número único por móvil.

DISPONIBILIDAD. Días en los que esta disponible el móvil



OBSERVACION. Información adicional asociada al móvil.

ACTIVO. Indica si el móvil esta disponible para asignar.

Para ingresar un Móvil


2. Digite el código del Móvil.( Se muestra la descripción si ya existe)

3. Ingrese los datos del Móvil.


Para localizar un Móvil


2. En la ventana desplegada ingrese la descripción del Móvil.




Para modificar los datos de un MóvilSistema de Administración Hotelera 188


1. Localice el Móvil a modificar ya sea utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas o el botón Buscar.




Para borrar un Móvil

1. Localice el Móvil utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas, el botón Buscar o el botón Ayuda.



2.54 . FACTURACIÓN/DOCUMENTOS DE FACTURACIÓNDe acuerdo a algunas legislaciones el documento que se genera al facturar un servicio, puede variar de acuerdo algunas características que cumple el cliente.

Por ejemplo en la legislación de Perú puede generarse como documento de facturación un documento llamado Factura o uno llamado Boleta.

Esta opción del sistema permite crear múltiples documentos de facturación, lo que tiene como objetivo ajustarse a diferentes modelos de facturación de acuerdo a la legislación correspondiente.

Por otra parte esta opción habilita otras funcionalidades que pueden ser utilizadas incluso cuando existe un único documento de facturación, tales son los formatos diversos de acuerdo al tipo de folio al que se le este generando la facturación.



Figura 77 Documentos de Facturación

CÓDIGO. Dígitos alfanuméricos que identifican el documento.

DESCRIPCION. Texto que describe la el documento.

REPORTE DE HABITACION. Nombre del reporte que será utilizado para imprimir la el documento de facturación si el folio a facturar corresponde a un folio de habitación.

REPORTE DE EVENTOS. Nombre del reporte que será utilizado para imprimir la el documento de facturación si el folio a facturar corresponde a un folio de Eventos Varios.

REPORTE DE GRUPO. Nombre del reporte que será utilizado para imprimir la el documento de facturación si el folio a facturar corresponde a un folio de grupo.

TIPO DE FACTURA. Código de tipo de factura que será enviado a Zeus Contabilidad de acuerdo al tipo de documento.

APLICA PARA GRUPOS. Indica si al generar una factura para un folio de grupo, este tipo de documento estará disponible.



APLICA PARA EVENTOS. Indica si al generar una factura para un folio de eventos, este tipo de documento estará disponible,

APLICA PARA HABITACIÓN. Indica si al generar una factura para un folio de habitación, este tipo de documento estará disponible.

CÓDIGO GUIA. Si el documento de facturación comparte el consecutivo con otro documento, se debe indicar en este campo el código del documento con el cual se comparte. Por ejemplo si tiene un documento factura y otro boleta, pero ambos deben llevar un solo consecutivo, cree el documento factura y en el documento boleta coloque como documento guía el código del documento factura.

CODIGO FACTURACIÓN. Es uno de los parámetros que pueden ser usados por el sistema como parte de la generación de los números de comprobante fiscal o factura (si la legislación local así lo indica). Deberá colocar aquí el código correspondiente a este documento de facturación y en los parámetros generales del sistema indicar en la formula, que este es parte del consecutivo a generar.

CÓDIGO EQUIVALENTE. Es un campo especial usado para proceso de interfases con otros sistemas o presentación de informes especiales a entes externos, los cuales requieren las especificación del documento utilizado, pero con un código diferente.

Detalles de las Resoluciones

Los documentos de facturación pueden manejar múltiples resoluciones en el transcurso de la operación del hotel. Se debe entonces ingresar al sistema cada una de las resoluciones que el hotel vaya adquiriendo y los datos que le corresponden.

Una de las funcionalidades de el sistema de resoluciones, es que es posible ingresar una resolución nueva antes de que se venza la que esta vigente, de esta forma el



sistema tomara la siguiente resolución una vez los consecutivos de la anterior hayan vencido. Sin embargo, el usuario puede activar una nueva resolución de forma manual, con solo colocarla activa, esto generara una desactivación de la anterior, e iniciara el proceso con la nueva.

RESOLUCIÓN. Código que identifica el número de resolución a ingresar.

SERIE. Algunas legislaciones exigen este dato adicional como parte de la resolución, las series son codificadas por el usuario desde este mismo menú

ACTIVO. Deja como activa la resolución que se esta ingresando y por tanto el sistema la tomará para genera los nuevos consecutivos

CONSECUTIVO INICIAL. Consecutivo por el que iniciará la facturación.

CONSECUTIVO FINAL. Consecutivo hasta el que llegará la facturación

CONSECUTIVO. Último número de documento generado para este tipo de documento de facturación.

FECHA DE RESOLUCION. Fecha en la que el organismo de control asigno al hotel la nueva resolución.

INFORMAR AL FALTAR. El sistema puede emitir un mensaje de aviso cuando los números autorizados están por finalizar, este campo le permite indicar cuantos números deben faltar para emitir el mensaje.

RESTRINGE CONSECUTIVO FINAL. Indica si cuando el consecutivo sea igual el consecutivo final, el sistema permite continuar generando facturas o no permitirá nuevas generaciones.



Para ingresar un Documento


2. Digite el código del Documento.( Se muestra la descripción si ya existe)

3. Ingrese los datos del Documento.


Para localizar un Documento


2. En la ventana desplegada ingrese la descripción del Documento.




Para modificar los datos de un Documento

1. Localice el Documento a modificar ya sea utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas o el botón Buscar.






Para borrar un Documento

1. Localice el Documento utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas, el botón Buscar o el botón Ayuda.



2.55 . FACTURACION/CONCEPTOS DE FACTURACIÓNUna de las funcionalidades que ofrece la nueva estructura de facturación de Zeus, es la de poder modificar los cargos de las facturas para que pueda ser presentada de acuerdo a las necesidades del huésped, de tal forma que puede estar cargado al sistema tres conceptos llamados Bar, Restaurante y Room Service, pero puedan ser mostrados en un gran total llamados Alimentos y Bebidas.

Los Conceptos permiten aplicar esta característica, siendo a través de ellos que se logra la agrupación de los cargos en conceptos y es en esta ventana donde se codifican cada uno de los conceptos que pueden ser utilizados al momento de facturar.

Figura 78 Conceptos de Facturación



CÓDIGO. Dígitos alfanuméricos que identifican el concepto.

DESCRIPCION. Texto que describe la el concepto.

ACTIVO. Permite desactivar el concepto para que no pueda se usado.

Para ingresar un Concepto


2. Digite el código del Concepto.( Se muestra la descripción si ya existe)

3. Ingrese los datos del Concepto.


Para localizar un Concepto


2. En la ventana desplegada ingrese la descripción del Concepto.






Para modificar los datos de un Concepto

1. Localice el Concepto a modificar ya sea utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas o el botón Buscar.




Para borrar un Concepto

1. Localice el Concepto utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas, el botón Buscar o el botón Ayuda.



2.56 . FACTURACION/ESTACIONES DE FACTURACIÓNPueden definirse básicamente como los computadores o maquinas que pueden emitir facturas, sin embargo tienen una connotación un poco más extensa

En legislaciones como la colombiana, el uso de las estaciones de facturación no tiene ninguna aplicabilidad, es decir que no es necesario crearlas. Otro tipo de legislaciones como las ecuatorianas o la de República Dominicana, obligan a un proceso especial de generación de facturas o comprobantes fiscales, que están directamente asociados a la maquina que genere dicho documento. Son modelos en los cuales cada una de las estaciones que emiten facturas tiene su propio consecutivo de facturación, el cual por tanto debe ser controlado.



Figura 79 Estaciones de Facturación

CODIGO. Caracteres alfanuméricos que identifican la estación, debe usarse como código el mismo nombre que tiene la maquina definido en el sistema operativo, ya que con el nombre de manejan una de las restricciones.

DESCRIPCION. Nombre completo de la estación

PUNTO DE EMISION. Es uno de los parámetros que pueden ser usados por el sistema como parte de la generación de los números de comprobante fiscal o factura (si la legislación local así lo indica). Deberá colocar aquí el código correspondiente a este documento de facturación y en los parámetros generales del sistema indicar en la formula que este es parte del consecutivo a generar.

AREA DE IMPRESIÓN. Es otro de los parámetros que pueden ser usados por el sistema como parte de la generación de los números de comprobante fiscal o factura (si la legislación local así lo indica). Deberá colocar aquí el código correspondiente a este documento de facturación y en los parámetros generales del sistema indicar en la formula que este es parte del consecutivo a generar.

ACTIVO. Define si la estación esta disponible o no.

Para crear una Estación

1. Presione el botón Nuevo de la barra de herramientas.

2. Digite el código que desea asignar. Si el código existe se mostrarán sus datos y quedarán disponibles para edición.



3. Digite los datos de la estación.


Para modificar una Estación

1. En el campo Código digite el código de la Estación. También podemos buscarlo con el botón de ayuda.

2. Presione el botón Editar de la barra de herramientas.



Para borrar una Estación

1. En el campo Código digite el código de la Estación. Podemos usar el botón de ayuda.


3. confirme el borrado.

2.56.1 . Restricciones Con esta opción podrá limitar los documentos a los que se puede acceder utilizando la estación que está configurando. Si no ha colocado ninguna restricción, no habrá limitantes, si por el contrario las indica, el ambiente solo podrá acceder a los documentos de facturación indicados.



A continuación se puede observar un caso en el cual una estación se restringe para el uso de solo 1 documento de facturación.

Figura 80 Restricciones de Documentos para Estaciones de Facturación

Para agregar una restricción, coloque el código del documento o de el ambiente y presione el botón guardar.

Para eliminar una restricción, haga clic sobre ella en la cuadrícula y presione el botón Eliminar.

2.57 . FACTURACION/SERIESEn algunas legislaciones la asignación de los datos para la facturación incluye un componente adicional llamado serie, que junto con la demás información de las resoluciones de facturación, completan las bases necesarias para facturar. La serie consiste en un código que debe ser registrado, al ingresar los datos para la facturación, en la ventana de documentos de facturación.



Figura 81 Maestro de Series de Facturación

Para crear una Serie



3. Digite los datos de la Serie.


Para modificar una Serie

1. En el campo Código digite el código de la Serie. También podemos buscarlo con el botón de ayuda.




Para borrar una Serie

1. En el campo Código digite el código de la Serie. Podemos usar el botón de ayuda.





2.58 . FACTURACION/CATEGORIAS FISCALESPara Zeus una categoría fiscal ubica a una empresa o a un cliente en un grupo que, según las definiciones de ley, se le debe calcular algún tipo de retención o impuesto, dadas sus características particulares.

Las categorías además de los datos geneales se les debe aplicar una configuración especial, con la cual el sistema puede realizar el cálculo de los valores que aplicará al folio cuando se realice la factura.

Para realizar la configuración de las categorías debe tener claridad sobre el uso de los cargos, especialmente de los cargos calculados, pues estos contienen la formula que se aplicará a los valores cargados.

En la ventana principal encontrará el código y el nombre que asignará a la categoría fiscal.

Figura 82 Categorías Fiscales

Para crear una Categoría Fiscal



3. Digite los datos de la Categoría.




Para modificar una Categoría Fiscal

1. En el campo Código digite el código de la Categoría. También podemos buscarlo con el botón de ayuda.




Para borrar una Categoría Fiscal

1. En el campo Código digite el código de la Categoría. Podemos usar el botón de ayuda.



2.58.1 . Configurar una Categoría Fiscal En la barra de herramienta de la ventana de Categorías Fiscales esta un grupo de botones, uno de ellos ofrece la opción de configurar una categoría, al seleccionar este botón el sistema despliega una nueva ventana



Figura 83 Configuración de Categorías Fiscales

Esta ventana muestra 2 pestañas, que permiten definir los cargos y las ciudades así:

CARGOS: Permite indicar cuales son los códigos de cargo que contienen las formulas que se aplicarán en a la categoría actual, es decir, cargos calculados. Para agregar cargos a la lista indique el código en el campo Cargo y presione el botón agregar a la lista.

CIUDADES. Tiene una connotación informativa, para indicar las ciudades en las que aplica esta categoría. Para agregar ciudades a la lista indique el código en el campo Ciudad y presione el botón agregar a la lista.

En ambos casos puede borrar un registro de la cuadrícula, presionando doble clic sobre el cargo o ciudad que desea borrar y confirmando el borrado.

Recuerde que los cargos deben ser creados previamente en la opción Cargos de este mismo módulo y que deben ser configurados como cargos calculados, para más detalles consulte 2.20.3 . Cargos Calculados

Las categorías fiscales se asignan a cada empresa, cliente o agencia desde el respectivo maestro.



2.59 . CLASES DE FOLIOSPermite cambiar las condiciones bajos las cuales es tratado un folio de eventos varios en el punto de venta POS Touch. Estas condiciones se refieren al valor, a la aplicación de descuentos y la generación de impuestos principalmente.

Figura 84 Clases de Folios

Cuando a un folio de eventos se le ha definido una clase de folio específica, todas las cuentas abiertas en POS Touch validaran dicha clase para aplicar sus características:

CARGAR VALOR: indica si al cargar los productos el sistema cargará el valor de venta o el valor de costo

DESCUENTO. Define que porcentaje de descuento automático será aplicado al folio al abrir la cuenta en POS, puede definirse un porcentaje general (sobre toda la cuenta) o uno detallado (especificar alimentos, bebidas y/o otros

GENERAR IVA. Indica si se le genera o no el impuesto la cargar.

GENERAR SERVICIO. Especifica si se cobra el segundo impuesto a los productos cargados.

EXIGE FORMA DE PAGO FOLIO. Indica si al registrar los pagos el cajero podrá registrar solo la forma de pago folio.

PERMITE PAGAR A OTRO FOLIO. Indica si al seleccionar forma de pago folio, el sistema permitirá que se ingrese un folio diferente al que se le abrió la cuenta.



Para crear una Clase de Folio



3. Digite los datos de la Clase.


Para modificar una Clase de Folio

1. En el campo Código digite el código de la Clase. También podemos buscarlo con el botón de ayuda.




Para borrar una Clase de Folio

1. En el campo Código digite el código de la Clase. Podemos usar el botón de ayuda.





2.60 . ACTUALIZACION DE ALLOTMENTUna de las opciones que posee Zeus Administración Hotelera para distribuir el número máximo de habitaciones posibles para vender por reservas es el Allotment. Esta opción permite distribuir el número de habitaciones para vender por reservas tanto a planes, empresas como agencias, en determinadas fechas.

Figura 85 Definición de Allotement

En la primera sección encontramos:

TIPO: Permite escoger a que se le va asignar el allotment (Plan/Empresa/Agencia). Solo en el caso de que se escoja Plan se verán los combos para escoger el tipo de habitación y la acomodación.

CÓDIGO: digite el código ya sea del Plan/Empresa/Agencia a la cual le va hacer la asignación. En este caso puede hacer uso de la ayuda.

NUEVO ALLOTMENT: Es el numero máximo de habitaciones que se van asignar. Tenga en cuenta que:

1. solo se le podrá actualizar allotment aquellos planes/empresa/agencia que les han asignados valores de allotment en los maestro. En otras palabras si existe un planes/empresa/agencia que



no se le asigno allotment en el maestro, este se asume que no controla allotment.

2. si el número que se esta asignando, es mayor al valor que se dio cuando se creo el maestro, el sistema le preguntara si desea o no igualar este valor en el maestro.

3. el valor que aparece al lado de la descripción del código, es el allotment asignado en el maestro.

TIPO DE HABITACIÓN: Esta selección indica que el nuevo allotment que se esta asignando es para ese tipo de habitación exclusivamente. (solo esta visible para cuando sea plan y el sistema controlara que no se pueda asignar más habitaciones de ese tipo de las que tenga el hotel.).

ACOMODACIÓN: Esta selección indica que el nuevo allotment que se esta asignando es para ese tipo de habitación con esa acomodación o clase de habitación. (Solo esta visible para cuando sea plan).

En este combo aparece la opción “99 TODAS” la cual si es seleccionada esta indicando que nuevo allotment que se esta asignando es para ese tipo de habitación en todas las acomodaciones.

La siguiente sección corresponde al calendario:

Permite seleccionar por medio de un calendario los días en que se va asignar el nuevo allotment. En este calendario se puede escoger un día, unos días especifico, todo el mes, todo el año, etc; y solo aquellos días que se encuentren seleccionados serán a los que se les asignara el nuevo valor de allotment.

En caso de que ya exista valores asignado para alguna fecha, estos valores aparecerán debajo del numero que indica el día del mes pero en color rojo, por ejemplo: para el caso de la imagen del 1 al 5 de julio fue asignado un allotment de 15.



En caso de que el nuevo allotment asignado para una fecha sea mayor de dos cifras (99), no se visualizara el valor sino las iniciales PL si es de plan, EM si empresa o AG si es agencia, y al colocar el puntero del Mouse sobre esta inicial se vera el valor como un texto emergente. Por ejemplo en la imagen el día sábado 1, se le asigno a esa agencia un allotment de 125.

Si se deja una fecha sin asignación de allotment y se hace una reserva para ese día el sistema automáticamente asigna como valor de allotment, el valor que este en el maestro correspondiente

Otra manera de acceder a la ventana de Actualización de Allotment es por medio de las formas maestra de Planes, Agencias o Empresas

Estas formas tendrán un labellink al lado del valor del Allotment, los cuales estarán habilitados únicamente si este valor es superior a cero.



3 . CONSULTAS E INFORMESLas opciones desplegadas en este menú permiten emitir informes de todos los parámetros creados en el módulo de parámetros y algunos casos del menú procesos.

Para escoger alguna opción debe ubicarse sobre ella mediante el uso de las teclas arriba / abajo y presionar ENTER, puede colocarse con el Mouse y hacer Clic sobre la opción o puede digitar la letra que aparece subrayada de la opción.

La gran mayoría de las opciones seleccionadas en este menú despliegan una ventana similar a la que vemos a continuación. Haremos referencia a las características de dicha ventana y luego nos referiremos a los casos donde la ventana tiene variaciones.

Figura 86 Impresión de Reportes



TITULO DE LA OPCION. Descripción de la opción sobre la cual se desea obtener el reporte

BOTON IMPRIMIR. Botón que debe seleccionar para emitir el informe.

BOTON SALIR. Opción que debe seleccionar para salir de la ventana.

Para emitir el reporte solo bastará con presionar el botón Imprimir para que ZEUS genere el informe que puede ser impreso de diferentes formas que el usuario puede escoger.

Figura 87 Opciones de Impresión

Las siguientes son las excepciones:

3.1 . EMPRESASMuestra 2 opciones mutuamente excluyentes:

AGRUPAR POR SEGMENTO. Permite sacar el informe agrupado por el segmento que tiene asignado la empresa

EMPRESAS QUE DEPENDEN: muestra las empresas que tiene definida un dependencia de otra empresa en el campo Depende De.

Figura 88 Informe de Empresas



Para emitir el reporte presione el botón imprimir y seleccione la forma de salida

3.2 . TIPOS DE HABITACIÓNPermite consultar los tipos de habitaciones que existen en el sistema, con la posibilidad de mostrarlo agrupado por cada complejo y de sacar un complejo específico o todos los complejos.

Figura 89 Informe de Tipos de Habitación


3.3 . HABITACIONESPermite consultar las habitaciones creadas en el sistema, con la posibilidad de aplicar filtro por complejo específico o mostrar todos los complejos.

Figura 90 Informe de Habitaciones




3.4 . HUÉSPEDES O CLIENTESPermite generar un informe con los clientes creados, con la opción de filtrar por un tipo de cliente específico. Si no desea filtrar debe dejar seleccionada la casilla Todos los Tipos

Figura 91 Informe de Huéspedes o Clientes


3.5 . TARIFASLa ventana de tarifa varía en que da la opción de seleccionar un rango de fechas, este rango permite restringir las tarifas que serán emitidas en el reporte, de tal forma que solo se muestren las que sus fechas de inicio y finalización estén en el rango indicado.

Figura 92 Listado de Tarifas




3.6 . CALENDARIO DE TEMPORADASEn esta opción se muestra una ventana similar a la del menú Parámetros con la diferencia que no se permite hacer cambios a las temporadas, solo permite consultar e imprimir las existentes.

3.7 . PLANESLa ventana de planes da varias opciones, como son la de indicar un rango de códigos a tener en cuenta para que no se muestren planes menores al Código Inicial ni superiores al Código Final. Por otra parte puede seleccionar la opción Todos los Planes para que se muestren los planes existentes sin tener en cuenta el rango dado así como la opción Incluyendo Grupos para que también se muestren los planes espacialmente hecho para grupos.

Figura 93 Informe de Planes

Por último esta la opción Listar todos los planes sin detallar paquete con la que le puede indicar al sistema que muestre solos los datos generales del plan. Sin importar que opciones seleccione siempre podrá decidir si se realiza un ordenamiento por código o por nombre del plan.

3.8 . CUMPLEAÑOS DE CLIENTESEsta es la última opción que maneja una ventana diferente para emitir un reporte. Esta opción permite



seleccionar si se desean los cumpleaños de un día o de un mes específico.

Figura 94 Cumpleaños de Clientes


3.9 . DOCUMENTOS FACTURACIÓNPermite generar un informe con los documentos de facturación creados en el sistema. Puede incluir la información de resoluciones marcando la casilla Mostrar Datos Resolución.

Figura 95 Informe de Documentos de Facturación

3.10 . LISTADO DE MULTITARIFASMuestra las tarifas asignadas a los planes que tiene característica de multitarifa. Debe indicar el rango de fechas en el que está vigente la múltitarifa y opcionalmente filtrar un plan o una categoría de huésped.



Figura 96 Informe de Multitarifas de Planes

4 . CLAVEEsta opción del menú principal permite cambiar la clave del usuario que se encuentra trabajando en el sistema, el cual se muestra en el campo Usuario.

Figura 97 Cambio de Clave

Para cambiar la clave debe digitar la clave actual en la primera casilla, luego colocar su nueva clave en el campo Nueva Clave y confirmarla en el campo Rescriba Nueva Clave y por último presionar el botón Grabar.

5 . PROCESOSContiene una serie de opciones especiales que igualmente corresponden a parámetros del sistema. Varías de estas pueden cambiar de forma radical el



comportamiento del sistema, por lo que se recomienda cuidado en su uso.

5.1 . REPORTES/MODIFICAR REPORTESPermite realizar modificaciones a los informes que provee ZEUS Hoteles. Para seleccionar uno de ellos basta con hacer clic sobre el nombre y presionar el botón Editar. (Se muestra la ventana con el formato en edición)

Figura 98 Modificación de Informes

Los cambios que puede realizar en los reportes son básicamente de forma y no de fondo. Estas modificaciones de forma cobijan cambios de formatos tales como tipos de letras y colores, eliminación de campos o adición de los mismos. Cabe aclarar que la adición solo es posible si el campo esta disponible en el conjunto de campos que provea el sistema para el informe específico y que la lista de campos disponibles no esta disponible en tiempo de diseño, para conocer dichos campos puede utilizar el Profiler de SQL o contactar personal de Zeus Tecnología.

Abordaremos algunos casos del proceso de modificación de reportes, el cual se realiza con la herramienta de creación de reportes suministrada por Microsoft® Visual FoxPro. Para mas información del proceso de



modificación y creación de reportes con esta herramienta, consulte el Manual de usuario de Microsoft® Visual FoxPro o cualquier otra documentación al respecto.

La modificación de reportes depende en gran medida de la barra de herramientas, la cual se puede mostrar y ocultar utilizando el menú Ver (View)/ Report Control Tool Bar.

Figura 99 Barra de Herramientas para Modificar Reportes

Permite Seleccionar objetos del reporte. Presionando clic sobre un objeto y arrastrando puede cambiar el objeto de lugar

Permite agregar texto (label) al formato o modificar un texto (label) existente. Para agregar haga clic en el lugar deseado y digite el texto. Para modificar haga clic sobre el texto que desea modificar y realice los cambios deseados

Permite agregar nuevos campos al formato, estos campos son proveídos por el sistema según las limitaciones antes mencionadas

Permite dibujar una línea en el formato. Para ello haga clic y arrastre hasta lograr la línea deseada

Permite dibujar un cuadro en el formato. Para ello haga clic y arrastre hasta lograr el cuadro deseado

Permite dibujar un círculo en el formato. Para ello haga clic y arrastre hasta lograr el círculo deseado

Permite agregar imágenes al formato. Haga clic en el lugar deseado y en la ventana que muestra el sistema indique la localización del archivo.



Todo formato esta compuesto por secciones las cuales se identifican gracias a una banda gris. Las bandas son variables al igual que su uso. La utilización mas básica de estas bandas permite ampliar o reducir una sección para cambiar el espacio disponible, esto lo logra haciendo clic sobre la banda y arrastrando el ratón hacia arriba o hacia abajo.

EL sistema provee el menú Format con el que puede hacer cambios de formato a los objetos, entre otra funciones cambios a los tipos de letra, alineaciones y posiciones.

Antes de hacer los cambios a los objetos deberá seleccionarlos tomando la herramienta de selección y haciendo clic sobre él. Cuando un objeto este seleccionado notará unos pequeños recuadros alrededor.

Estos recuadros le permiten además, cambiar el tamaño del objeto, ubique el puntero del ratón sobre uno de los recuadros y arrastre en la dirección deseada.

Si el objeto es un campo su utilización es muy particular ya que al agregarlo el sistema desplegará una ventana solicitando el nombre del campo que se desea agregar. Como se menciono anteriormente estos campo son proveídos por el sistema pero no existe un lista de los disponibles para cada formato, por lo que será necesario pedir soporte a personal de Zeus Tecnología en caso de pensar en agregar un campo que se desconoce si se provee. Sin embargo hay otro tipo de datos que puede crear con estos campos, como por ejemplo la generación de operaciones a partir de campos conocidos ya sea a nivel de número o texto (concatenar). Para ello en la ventana desplegada debe indicar el nombre del o de los campos que participan.



Figura 100 Agregar Campos a Reportes

Esta ventana también es desplegada cuando se presiona doble clic sobre un campo para modificarlo.

Para terminar presione ctrl.-W para guardar los cambios realizados.

5.2 . REPORTES/CREAR Y CONFIGURAR REPORTES PROPIOS

Esta nueva funcionalidad del sistema permitirá a los usuarios crear sus propios reportes, siguiendo 2 procesos básicos detallados a continuación. En esta opción el administrador podrá crear su reporte y configurarlo. La ventana de configuración le permite definir todas las variables y características para el reporte.

Figura 101 Creación y Configuración de Reportes de Usuario



El primer paso para la definición de un reporte de usuario es crearlo, el botón Crear Reporte permite realizar este paso, el nuevo reporte tomará como nombre del mismo el texto digitado en el campo Nombre y lo guardará en la carpeta RDU ubicada en la carpeta en la que quedo instalado el módulo. En caso de que ese reporte exista se dará la opción de modificar. Una vez realizado este paso, debe diseñar el reporte según las necesidades en la ventana de diseño de reportes de Visual Fox Pro.

Los campos que estarán disponibles para el reporte dependen del procedimiento almacenado que haya construido o que este utilizando y que defina en el campo SP Ejecuta. El sistema obligara a que los nombres del reporte y del SP comiencen por las letras USR y así poderlos identificar en futuro.

Datos Generales

CODIGO. se generara automáticamente, es de solo lectura, es decir que solo se podrá escoger un código por medio de la ayuda en el caso de una modificación y para cuando sea un nuevo reporte el sistema generara automáticamente el numero.

NOMBRE. Nombre con que se guardara el Reporte

SP EJECUTA. Nombre del procedimiento almacenado que se ejecutará para poder emitir el reporte



MENÚ: Defina el nombre que tendrá el menú que contendrá la opción en el cual el usuario final podrá encontrar el reporte. El sistema restringirá que NINGÚN Menú hecho por los clientes comience por palabra “Zeus”, solo los reportes hechos por Zeus tecnología en esta opción pueden tener esa característica.

NOMBRE DE LA OPCIÓN. Especifique el nombre que desea dar a la opción que tomará el usuario final para tener acceso al reporte.

APLICACIÓN. Especifique en que módulos estará disponible el informe.

SISTEMA. Este control estará siempre deshabilitado y cuando se trate de un reporte hecho por Zeus Tecnología aparecerá seleccionado. Los datos de estos reportes NO se dejaran Borrar ni Modificar

FORMAS DE SALIDAS. El administrador del sistema podrá restringir los modos que el usuario final pueda usar para sacar el reporte, en otras palabras solo las casillas que estén habilitadas serán las que el usuario podrá sacar el reporte. Por ejemplo: Para restringir al usuario que solo vea el reporte por pantalla, basta con que solo le habilite esa casilla de chequeo.

SALIDA POR DEFECTO. Además de esta restricción el administrador podrá definir cual de las posibles formas de salidas que le habilite al usuario quedara como predeterminada.

Definición de Parámetros

Los parámetros son los datos que serán solicitados al usuario o predefinidos por el administrador y se usaran como base para la llamada del SP y posterior emisión del reporte

PARÁMETRO. En esta casilla el usuario puede crear parámetros propios o usar parámetros del sistema.



Cuando quiera usar un parámetro del sistema (Maestros de Parámetros general), lo podrá hacer invocando la ayuda y al escoger uno, solo se vera en la forma el nombre del parámetro y su descripción, mas no las sentencias de validación que tiene este.

Nota: los Parámetros Maestros no son Modificables

CLASE: existen 3 clases de parámetros:

Digitado: indica que el usuario final debe digitar el valor del parámetro

Constante: lo que se escribe en el campo valor será un valor fijo que siempre lleve el parámetro.

Variable: está asociado a una variable propia del sistema, lo que contenga la dicha variable es lo que llevara el parámetro cuando se ejecute este reporte

Ejemplos:

Nombre Parámetro

Clase Valor

Oper Constante

S

Valor DigitadoFecha Variable XFUCORT_H

TIPO Y LONG: Indica el tipo y la longitud que tiene el parámetro. El primer carácter indica el tipo N (datos numérico), la C (datos carácter) y la F (datos de tipo fecha) y los demás la longitud; Ej C15, N3, F8…

Notas Importantes:

Cuando el tipo es F (fecha), el sistema automáticamente le coloca una longitud de 8 para que la digiten en el formato AAAAMMDD.



Cuando el tipo es N (Numérico) el sistema restringe que solo escriban números y punto en el caso de que sea un número con decimal (ej: 4.5)

VALIDACIÓN. Permite validar la entrada de datos de los parámetros como por ejemplo que no quede vació, o que reciba algún valor en específico, etc. (Se Debe Tener En Cuenta Que Para Delimitar Un Valor Se Debe Utilizar Comillas Dobles cuando sea de tipo Carácter o Fecha). Las validaciones se hacen utilizando Visual Fox Pro como lenguaje

Ejemplos:

!Empty(NomParametro)

NomParametro=”A”

!Empty(NomParametro) and NomParametro=”A”

NomParametro >= 4 and NomParametro <= 9 (cuando es tipo Numérico)

SP VALIDACIÓN. Permite indicar si existe un procedimiento almacenado que valida el dato ingresado. (Se Debe Tener En Cuenta Que Para Delimitar Un Valor Se Debe Utilizar Comillas Dobles ). Ejemplo: SPAEROLI "S"

ORDEN. Define la secuencia que seguirá el usuario al llenar los parámetros solicitados

DETALLE. Permite colocar una descripción mas completo acerca del parámetro.



5.3 . REPORTES/EJECUTAR REPORTES DE USUARIOEn esta opción los usuarios finales podrán hacer uso de los reportes creados por el administrador del sistema de la siguiente manera. La ventana presenta una estructura de menús y opciones para acceder a los reportes.

Figura 102 Ejecución de Reportes Propios

1. Seleccionando el Menú al cual pertenece el reporte

2. Selecciona el Reporte (nombre de la opción con que fue grabado ese reporte

3. Da clic en botón Aceptar



El sistema mostrará entonces los parámetros del informe. Después de haber llenado los valores de los parámetros requeridos, se debe selecciona la forma de salida del reporte y dar clic en el botón Imprimir.

NOTAS IMPORTANTES: al momento de llenar los valores de los parámetros requeridos se debe tener en cuenta el detalle de este, ya que orienta la manera de cómo llenarlo. El sistema mostrara los siguientes errores dependiendo de lo siguientes casos:

1. Si el valor que digitan no cumple con la validación:

2. Si el valor que digitan no existe (Validación por

Sp)

3. Si el parámetro es de tipo numérico y el valor es

invalido

4. Si el parámetro es de tipo Fecha y el valor es

invalido



Si el reporte lo quiere sacar a un archivo plano, realice los siguientes pasos:

1. seleccione Arch Plano2. de clic en Imprimir3. configure los datos del archivo plano como son:

Nombre, Ruta donde quiere que quede, carácter de separación (si no escribe nada queda sin separación)y por ultimo define si desea o no eliminarle los espacio en blanco que quedan en los campos.

5.4 . MODIFICAR PARAMETROS HOTELEl comportamiento del sistema esta basado en un 100% en los parámetros definidos, entre ellos se encuentra unos parámetros especiales. Los parámetros de hotel permiten definir una serie de opciones basado en las cuales el sistema realiza uno u otra tarea o simplemente deja de hacer ciertas operaciones.

Cada uno de esos parámetros son definibles por el usuario y dado los efectos que los cambios pueden



realizar es importante tener cuidado en su manejo. Todos los cambios realizados son validados por el sistema y se deja huella de los cambios que se les realiza, sin embargo es importante tener certeza del resultado que desea obtener.

Figura 103 Parámetro Hotel

Los parámetros de esta opción están orientados principalmente al comportamiento general de los módulos de Front. Cada uno de ellos tiene una descripción la cual puede ser consultada presionado clic sobre la línea correspondiente, en el inferior de la ventana aparecen todos los datos.

Para modificar un parámetro basta con seleccionarlo, cambiar el dato en el campo valor y presionar el botón Guardar de la barra de herramientas.

Solo existe una excepción que son los parámetros tipo cadena, para los cuales se debe ir armando la cadena, en estos casos se coloca el valor en el campo valor y se presiona el botón para armar la cadena , una vez armada la cadena se presiona el botón Guardar, si intenta agregar un código que ya existe en la cadena el sistema le permitirá eliminarlo de la misma. Identificará los datos cadena porque aparecerá un texto en rojo (Cadena) indicándolo.



Mediante la sección Filtros ubicada al inicio de la ventana, podrá restringir los registros que desea observar en la cuadrícula o grid. Para filtrar solo es necesario escribir el texto o parte de este, por ejemplo si escribe la palabra cargo solo se mostraran los parámetros que inician por esta palabra, por otro lado puede hacer búsquedas mas específicas, por ejemplo si escribe la palabra %impuesto el sistema le mostrará todos los parámetros en cuya descripción este incluida dicha palabra sin importar su ubicación.

Para aplicar el filtro debe escribir el texto

correspondiente y presionar el botón Actualizar de la barra de herramientas.

Es esta misma sección podrá indicar si el desea observar todos los grupos o solo un grupo específico, para ello en el campo Grupo seleccione el grupo que desea observar y presione el botón Actualizar.

Por último puede cambiar el orden en el que se presentan los parámetros. Por defecto estos están organizados por descripción, pero pueda cambiar el orden para que se muestre por grupo activando la casilla Ordenar por Grupo.

5.5 . MODIFICAR PARAMETROS PS_HOTELEl comportamiento del sistema esta basado en un 100% en los parámetros definidos, entre ellos se encuentra unos parámetros especiales. Los parámetros de hotel permiten definir una serie de opciones basado en las cuales el sistema realiza uno u otra tarea o simplemente deja de hacer ciertas operaciones.

Cada uno de esos parámetros son definibles por el usuario y dado los efectos que los cambios pueden realizar es importante tener cuidado en su manejo. Todos los cambios realizados son validados por el sistema y se deja huella de los cambios que se les realiza, sin embargo es importante tener certeza del resultado que desea obtener.



Figura 104 Parámetro PS_Hotel

Los parámetros de esta opción están orientados principalmente al comportamiento general de los módulos de POS. Cada uno de ellos tiene una descripción la cual puede ser consultada presionado clic sobre la línea correspondiente, en el inferior de la ventana aparecen todos los datos.



Mediante la sección Filtros ubicada al inicio de la ventana, podrá restringir los registros que desea observar en la cuadrícula o grid. Para filtrar solo es necesario escribir el texto o parte de este, por ejemplo si escribe la palabra cargo solo se mostraran los



parámetros que inician por esta palabra, por otro lado puede hacer búsquedas mas específicas, por ejemplo si escribe la palabra %impuesto el sistema le mostrará todos los parámetros en cuya descripción este incluida dicha palabra sin importar su ubicación.





5.6 . MODIFICAR PARAMETROS ESPECIALESEl comportamiento del sistema esta basado en un 100% en los parámetros definidos, entre ellos se encuentra unos parámetros especiales. Los parámetros de hotel permiten definir una serie de opciones basado en las cuales el sistema realiza uno u otra tarea o simplemente deja de hacer ciertas operaciones.

Cada uno de esos parámetros son definibles por el usuario y dado los efectos que los cambios pueden realizar es importante tener cuidado en su manejo. Todos los cambios realizados son validados por el sistema y se deja huella de los cambios que se les realiza, sin embargo es importante tener certeza del resultado que desea obtener.



Figura 105 Parámetros Especiales

Los parámetros de esta opción están orientados principalmente al comportamiento general de la contabilización y otros parámetros especiales. Cada uno de ellos tiene una descripción la cual puede ser consultada presionado clic sobre la línea correspondiente, en el inferior de la ventana aparecen todos los datos.



Mediante la sección Filtros ubicada al inicio de la ventana, podrá restringir los registros que desea observar en la cuadrícula o grid. Para filtrar solo es necesario escribir el texto o parte de este, por ejemplo si



escribe la palabra cargo solo se mostraran los parámetros que inician por esta palabra, por otro lado puede hacer búsquedas mas específicas, por ejemplo si escribe la palabra %impuesto el sistema le mostrará todos los parámetros en cuya descripción este incluida dicha palabra sin importar su ubicación.





5.7 . PRESUPUESTOExiste en el módulo Auditoria de Zeus Hoteles un informe que presenta información de toda la operación del hotel un reporte, se encuentra en el menú de estadísticas con el nombre Informe Global de Gerencia. Este informe tiene entre sus funcionalidades la posibilidad de sacar un comparativo entre lo cumplido y lo presupuestado de muchas de los ítems que maneja. En esta opción puede ingresar el presupuesto que se usa como base para dicho comparativo.



Figura 106 Presupuesto del Informe Global de Gerencia

El presupuesto se ingresa anualmente, en 12 columnas correspondientes a cada mes del año. Para mostrar los datos de un año, ingrese el año y presione el botón Mostrar

Luego que tiene los datos del año, ubíquese en el concepto que desea cambiar, ingrese los valores para cada mes que necesite y presione Guardar.

5.8 . AUTORIZACION DE CRÉDITOSLas autorizaciones de créditos pueden ser asignadas a Empresas, Agencias, Aerolíneas o Clientes. Gracias a estas el sistema permite la generación de cuentas por cobrar al momento de la facturación, de tal forma que si no tiene autorización de crédito no será posible generar la cuenta por cobrar. Para habilitarle el crédito en cualquiera de los casos antes mencionados existen básicamente dos formas, la primera es a través de la ventana correspondiente para cada una de las opciones antes mencionadas, en la cual aparece la casilla para habilitar el crédito, recordemos que para este caso solo los usuarios definidos como autorizados pueden habilitar el crédito. La segunda opción es a través de esta ventana, en la cual se deben seguir los siguientes pasos:



Figura 107 Autorizaciones de Crédito para Empresas, Agencias, Aerolíneas y Clientes

1. Seleccione en el campo Empresas/Agencias/Clientes la opción según la necesidad.

2. En el campo Filtrar, digite el nombre o parte de este si desea restringir la búsqueda a registros cuyo nombre coincida con el texto indicado.

3. Presione el botón Mostrar .

4. En la cuadricula se mostraran los registros. Debe hacer clic sobre la casilla ubicada en la columna Crédito para seleccionar o quitar la autorización de crédito.

5. Presione el botón Guardar.

5.9 . INTERFASES DE LLAVESZeus Hoteles brinda la posibilidad de manejar interfases con sistema de generación de llaves electrónicas para las habitaciones. Esta interfase agiliza el proceso de Check-In y Check-Out de habitaciones gracias a que solo es necesario hacer los procesos en los módulos de Zeus y estos enviaran a los sistemas de generación de llaves los



datos necesarios de tal forma que solo se debe deslizar la tarjeta si así se requiere.

Es posible manejar múltiples interfases en un mismo hotel en caso de que existan diferentes sistemas de llaves, mediante la exclusión de habitaciones.

La interfase se realiza a través de conexión de red y no mediante puerto serial, permitiendo que todos los equipos de la recepción puedan comunicarse con el sistema de las llaves sin necesidad de cableado adicional, pudiendo además enviar más de una orden de creación de llaves al tiempo.

Figura 108 Configuración de la Interfase con el Sistema de Llaves Electrónicas

CODIGO. Números, letras o combinación de estos que identifican la interfase.

DESCRIPCION. Texto que describe la interfase.

DIRECCION. Números correspondientes a la dirección IP del equipo donde se ejecuta el sistema de llaves.



SERVIDOR. Nombre del equipo donde se ejecuta el sistema de llaves.

PUERTO. Número del puerto IP por el cual se realiza la conexión con el servidor.

ACTIVA. Indica si el sistema debe hacer uso de la interfase o no.

HABITACIONES EXCLUIDAS. Seleccione de la lista las habitaciones que no manejan la interfase que esta ingresando.

Para ingresar una Interfase


2. Digite el código que de la Interfase. Nótese que si ingresa un código que ya existe los datos de este se mostraran y quedaran en edición.

3. Ingrese la los datos de la Interfase.

4. Una vez ingresada toda la información presione el botón Guardar de la barra de herramientas.

Para localizar una Interfase


2. En la ventana desplegada ingrese el nombre de la Interfase a buscar.






Para modificar los datos de un Interfase

1. Localice la Interfase modificar ya sea utilizando las teclas de navegación, el botón Buscar o el botón Ayuda.



4. Presione el botón Guardar.

Para borrar un Interfase

1. Localice la Interfase utilizando las teclas de navegación, el botón Buscar o el botón Ayuda.



La configuración total de la interfase requiere de la intervención de personal de Zeus Tecnología.

5.10 . INTERFASES EXTERNASLa definición de interfases externas brinda la opción de implementar conexiones especiales con sistemas externos a través de servicios Web. Estas conexiones no son configurables por el usuario y es necesario un desarrollo previo de lo que sería la funcionalidad de la interfase para hacer su implementación, la cual no va incluida en el estándar del sistema. Estas implementaciones son adicionales y solo implementables a través de una negociación específica con Zeus Tecnología



Figura 109 Configuración de Interfases Externas

Algunas de las interfases propias de Zeus Tecnología, permiten tener conexiones con otros módulos como es el caso de Zeus Online (Reservas Web), Zeus Clubes, Zeus Inventario y Zeus Contabilidad

5.11 . UNIFICAR / CAMBIAR CÓDIGOSEsta opción nos brinda la posibilidad de realizar correcciones a códigos creados incorrectamente o bien unificar registros ingresados más de una vez con códigos diferentes. Esta opción es similar a la opción Cambio de Documentos del menú recepción la cual permite unificar identificaciones de huéspedes o clientes.

Figura 110 Unificación de Códigos

Para Cambiar un Código

1. En el campo Tipo de Código seleccione a que maestro desea hacer el cambio.

2. En el campo Código Actual ingrese el código que tiene asignado actualmente el registro que desea cambiar.

3. En el campo Cambiar Por ingrese el nuevo código que desea asignar.



4. Presione el Botón Guardar

Para Unificar Códigos

Suponga que existen dos códigos para la empresa Zeus Tecnología, por ejemplo esta creada con el código ZEUS y con el código ZEUZ. Ahora digamos que el código correcto es ZEUS y por lo tanto todo registro que se encuentre definido como ZEUZ debe ser cambiado por ZEUS.

1. En el campo Tipo de Código seleccione a que maestro desea hacer el cambio.

2. En el campo Código Actual ingrese el código que tiene asignado actualmente el registro que desea cambiar. Ejemplo : ZEUZ

3. En el campo Cambiar Por ingrese el nuevo código que desea asignar. Ejemplo: ZEUS


5.12 . RESOLUCIONESEl proceso de generación de facturas para el punto de venta en cualquiera de los modelos disponibles exige el ingreso de una resolución de facturación, de otra forma las facturas o documentos de facturación no pueden ser generados. Esta opción permite crear y asignar todos los datos de las resoluciones.



Figura 111 Resoluciones Para Facturación en POS

RESOLUCION. Número de resolución asignado por el ente regulador

FECHA DE RESOLUCION. Fecha en la que fue expedida la resolución y que será impresa en la factura

CONSECUTIVO INICIAL. Primer consecutivo autorizado por el ente regulador

CONSECUTIVO FINAL. Último consecutivo autorizado por el ente regulador.

CODIGO DOCUMENTO. Documento de facturación para el cual fue asignada la resolución

CONSECUTIVO. Último consecutivo que fue generado, el sistema generará como próximo consecutivo el actual más 1.

PREFIJO. Parte fija que acompaña al consecutivo y que fue autorizado por el ente regulador.

ACTIVO. Indica si la resolución esta disponible para asignar a un ambiente o documento

Para crear una Resolución




2. Digite el código que desea asignar a la resolución. Si el código ya existe se mostrarán sus datos y quedarán disponibles para edición.

3. Digite los datos autorizados


Para modificar una Resolución.

1. En el campo Código digite el código de la resolución. También podemos usar el botón Buscar para localizarla.


3. Realice los cambios deseados


Para borrar un Resolución

1. En el campo Código digite el código de la resolución. Podemos usar el botón Buscar.

2. Presione el botón Borrar de la barra de herramientas.


En cualquier de los casos anteriores, si decide cancelar la operación presione el botón Cancelar de la barra de herramientas.

5.13 . EXCEPCIÓN EXCLUSIONES DE IMPUESTOPara poder tener claridad sobre la funcionalidad de esta opción, debemos tener en cuenta que desde la reserva o



el registro de los huéspedes Zeus da la posibilidad de excluir del impuesto básico (según el país: IVA, IGV, ITBIS, etc.) a los huéspedes, tanto para los cargos de POS como de FRONT.

Cuando se hace una exclusión de impuestos, se incluyen todos los cargos y todos productos del POS según se haya seleccionado, mediante las excepciones logramos definir cuales de los cargos y/o productos no entran en dichas excepciones, de tal forma que el sistema a pesar de encontrar un huésped excluido de impuesto aplicara el impuesto a los cargos o productos que se hayan exceptuado mediante esta opción. Tengamos en cuenta que las excepciones aplican para todos los huéspedes excluidos.

Figura 112 Excepción a las Exclusiones de Impuestos

Los tipos Agrupación y Producto, hacen referencia a los cargos generados desde los Puntos de Venta (POS), mientras que Cargo hace referencia a los cargos realizados desde la ventana de cargos de Front.

Para Hacer una Excepción

1. Presione el botón Adicionar

2. Seleccione el Tipo de excepción que desea hacer en el campo Tipo.

3. En el campo Código digite el código correspondiente al tipo seleccionado, en caso de desconocerlo haga clic en el botón Ayuda o



presione la tecla F4, el sistema brindará ayuda según el tipo seleccionado.

4. Presione el Botón Grabar.

Para Borrar una Excepción

1. En la cuadrícula o grid, presione doble Clic sobre la excepción que desea borrar.

2. Haga clic en el botón borrar.

5.14 . CREACIÓN Y ASIGNACIÓN DE CÓDIGOS DE BARRA

Primero debemos recordar que Zeus Hoteles cuenta con una funcionalidad que permite llevar control de consumos incluidos en los planes, dicho control es un proceso virtual de tiquetes que se conocen con el nombre de vouchers.

Una de las opciones de control de vouchers es a través de códigos de barras asignados a los huéspedes o clientes; generalmente consiste en una manilla que porta el usuario y que presenta en los puntos de venta para consumir.

Esta ventana permite definir cuales son los códigos de barra con que cuenta la organización, los cuales son posteriormente asignados a los huéspedes en el check-in, también cuenta con la funcionalidad de asignar o desasignar un código de barra.



Figura 113 Generación de Códigos de Barra

La asignación de códigos de barra se hace a nivel de folios, es decir que un mismo folio puede tener varios códigos de barra asignados, cuando varias personas están en la misma habitación o evento vario, para este último caso existen varios modelos de control de las cantidades que se pueden consumir.

El proceso de creación de códigos de barra consiste en ingresar un rango de valores para que el sistema lo genere. Para este proceso ingrese el valor inicial y final del rango y presione el botón Guardar de la barra de herramientas, el sistema le pedirá la confirmación para generar los códigos de barra.

Otro proceso consiste en asignar un folio a un código de barra, para ello:



Figura 114 Asignación de Códigos de Barra

1. seleccione en la lista desplegable Estado, la opción asignado al folio y presione la tecla tabulador se activará el campo folio

2. seleccione entonces en la cuadrícula el o los códigos de barra a los que quiere asignar el folio marcando la casilla de la primera columna

3. ingrese el número de folio que quiere asignar

4. presione el botón Guardar ubicado a la derecha del folio.

Finalmente para desasignar, marque en la cuadrícula los folios que quiere desasignar y presione el botón Eliminar ubicado a la derecha del folio

Tenga en cuenta que la lista desplegable Estado, le permite aplicar un filtro, por tanto si cambia el estado y presiona el botón refrescar, el sistema mostrará solo los del estado seleccionado.

5.15 . CAMBIO DEL TIPO DE UNA HABITACIÓNCuando se crea una habitación desde el maestro de habitaciones uno de los datos obligatorio es el tipo al que corresponde; a pesar de que esta ventana permite modificar varios datos uno de los datos que no pueden cambiarse es el tipo. Esta opción da la herramienta para



hacer dicho cambio, permitiendo elegir que información debe cambiarse: los tipos de las habitaciones registradas, los datos de las reservas por llegar y/o los datos históricos.

Figura 115 Cambio del Tipo de una Habitación

Para realizar el cambio indique el número de la habitación que quiere cambiar, ingrese el código del nuevo tipo y seleccione las casillas según los cambios que quiera realizar sobre los datos existentes (se recomienda seleccionar todos), una ves ingresados todos los datos presione el botón Guardar. Tenga en cuenta que el proceso puede demorar algunos minutos.

5.16 . GENERAR DATOS FACTURACIÓNEn algunos países existen medios de control especiales del proceso de facturación definidos por las legislaciones locales que obligan a las organizaciones a realizar el envío de datos en formatos especiales. Esta ventana provee dichas opciones.

Figura 116 Generar Datos de Facturación



Para generar seleccione el país, el tipo de tramite, el nombre del archivo que se generará y la ruta en la que quedará el archivo.

5.17 . ACTUALIZAR EQUIVALENCIASLa interfase contable con Zeus Contabilidad tiene entre otras opciones la de la creación de terceros así como la asignación de códigos de cliente de forma automática, sin embargo en algunos casos este último proceso puede no dar los resultados esperados, básicamente cuando existe un cliente que tiene más de un tercero asignado, en estos casos la asignación automática del cliente asigna el primer código que se encuentre en contabilidad.

Esta opción permite hacer una asignación de códigos de clientes (agencias, huéspedes y empresas) de forma manual, de tal manera que el sistema utilizará el código manual en lugar de hacer una asignación automática.

Figura 117 Equivalencias de Empresas, Clientes y Agencias

Para asignar los códigos primero debe indicar a cual de las posibles opciones quiere hacer la asignación. Seleccione en la lista Actualizar a: cual de las opciones



desea y presione el botón Actualizar de la barra de herramientas.

Una vez tenga la lista de clientes, empresas o agencias, ubíquese en el campo equivalencia de la cuadrícula y digite el código de cliente equivalente, al terminar de asignar presione el botón Guardar.

Si lo desea para mayor facilidad puede filtrar un código de clientes, empresas o agencias, o filtrar los códigos que están sin equivalencia. Aplique el filtro y presione el botón actualizar


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