MANUAL PASO A PASO -...

Sistema de Información para la Gestión Escolar de República Dominicana

“Año de Atención Integral a la Primera Infancia”Oficina Nacional de Planificación y Desarrollo Educativo

MANUAL PASO A PASOMódulos:

Registro Estudiantes Planeación Académica

(Distribución de Secciones)

Lic. Danilo Medina SánchezPresidente Constitucional de la República

Dra. Margarita Cedeño de Fernández

Vicepresidente Constitucional de la República

Lic. Carlos Amarante BaretMinistro de Educación

Ing. Víctor R. Sánchez Jáquez

Lic. Antonio Peña MirabalLic. Jorge Adarberto Martínez

Lic. Luis E. Matos de la RosaLic. Luis de León

Lic. Saturnino de los SantosViceministros de Educación

Autoridades

Presentación

I. Introducción

El Sistema en nueve puntos

1- Es un proyecto consensuado2- Puesta en marcha por etapas3- Gestión más rápida y sencilla4- Una plataforma segura5- Herramienta democrática y transparente6- Información escolar de calidad7- Alarmas sobre datos incoherentes8- Información real en todo momento9- Mejora continua

II. Inicio

Cómo entrar al SistemaEl Menú Principal

III. Módulo Registro Estudiantes

A. Generación B. Inscripción estudiantesC. Reinscripción estudiantesD. Relación estudiantesE. Condición Académica Final

IV. Módulo Planeación Académica

A. Distribución de Secciones

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Contenido

MANUAL PASO A PASO • Sistema de Información para la Gestión Escolar de República Dominicana

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A partir de junio de este año contaremos con una nueva plataforma informática para el apoyo a la gestión de los centros educativos. Se trata del Sistema de Información para la Gestión Escolar de República Dominicana, una versión extendida, renovada y mucho más sencilla, que llega para agilizar procesos como el registro y la actualización de datos.

El objetivo es contar con un sistema ajustado a las necesidades de todos los actores que intervienen directa e indirectamente en la gestión escolar y necesitan de las informaciones que genera y almacena la propia plataforma.

Cada actor del sistema educativo nacional en Centros Educativos, Regionales, Distritos Educativos, institutos descentralizados y nivel central del MINERD tendrá que articular sus respectivos equipos de trabajo para que todos y todas puedan adueñarse de la herramienta y aprovecharla al máximo.

La información registrada en el Sistema se usará para realizar las transferencias de recursos a las Juntas Descentralizadas, planificar el suministro de alimentos a escolares y depositar en la Tarjeta Solidaridad los recursos correspondientes a las familias beneficiarias de los programas de Incentivos a la Asistencia Escolar (ILAE) y el Bono Estudiantil Estudiando Progreso (BEEP), entre otros.

Este manual fue diseñado para que los usuarios aprendan las funcionalidades del sistema paso a paso. Es un documento en construcción y, como tal, solo incluye los módulos de alta prioridad. El manual irá creciendo en función de nuestros aportes y su versión definitiva estará disponible con la entrada en funcionamiento de todos los módulos del Sistema.

En la construcción de este recurso tan valioso han participado distintas instancias del MINERD. Gracias al sistema, contaremos con una base de datos única que genere la información y los análisis necesarios para evaluar y planificar nuestro accionar. De este modo, alcanzaremos el objetivo de ofrecer un mejor aprendizaje a nuestros niños, niñas, jóvenes y adultos que asisten a las escuelas.

Es importante destacar el apoyo técnico y financiero brindado por la Fundación INICIA en el desarrollo de este sistema. Asimismo, de la Unión Europea y la Agencia Española de Cooperación Internacional para el Desarrollo (AECID).

El éxito de esta iniciativa estará definido por la suma de esfuerzos realizados por cada uno de los actores involucrados en el sistema educativo dominicano.

Presentación

Introducción

I


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1. ES UN PROYECTO CONSENSUADO

El desarrollo del Sistema de Información para la Gestión Escolar de República Dominicana es resultado de un año de consultas y retroalimentación continua entre diversas dependencias del Ministerio de Educación (MINERD) y Alsus IT Group, compañía seleccionada para el desarrollo de la plataforma.

Esta iniciativa cuenta con el apoyo de la Fundación Inicia y se enmarca dentro de la política educativa relativa a la reforma y modernización institucional del MINERD y la gestión eficiente de los centros educativos del país para una educación de calidad para todos y todas.

2. PUESTA EN MARCHA POR ETAPAS

El Sistema es fundamentalmente una herramienta para registrar o consultar datos sobre el alumnado, pero también un instrumento valioso de planificación académica (inventarios de centros educativos, configuración de horarios, etcétera).

Su «salida en vivo» fue programada para junio y, en la actualidad, solo están disponibles unos módulos clasificados como de «alta prioridad», es decir, que ya existían en la versión anterior del Sistema.

De ahí que sea tan importante la participación activa de todas y todos. Cuando prueben estos módulos, les invitamos a identificar los ajustes que consideren necesarios.

3. GESTIÓN MÁS RÁPIDA Y SENCILLA

El Sistema llega para agilizar las tareas de la comunidad educativa (docentes, técnicos, directores) y ofrecer herramientas simples para la gestión escolar. Por ejemplo, ya será posible realizar diagnósticos en tiempo real y hacer más ágil la toma de decisiones.

El Sistema fue diseñado a partir de una idea clave: cuando hablamos de calidad educativa no nos referimos únicamente a registro y almacenamiento de datos, sino también a análisis de informaciones como la comparación de desempeños entre grados o centros.

4. UNA PLATAFORMA SEGURA

El Sistema cuenta con una plataforma segura que deja rastro cuando alguien genera o cambia información. Además comprende servidores de última generación, es decir, capaces de almacenar grandes cantidades de datos. Por otro lado, la pérdida de información —un temor muy común entre algunos usuarios— es improbable.

El Sistema en nueve puntos


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5. HERRAMIENTA DEMOCRÁTICA Y TRANSPARENTE

El aspecto más revolucionario del Sistema es su apertura, pues involucra a los principales actores de la comunidad educativa, incluidos padres y madres.

En una etapa más avanzada de la puesta en marcha, estos tendrán acceso a las informaciones académicas de sus hijos e hijas, pero también a datos de interés generados por el propio centro educativo (inventarios, calendarios, estadísticas).

6. INFORMACIÓN ESCOLAR DE CALIDAD

Los usuarios manejan las informaciones en tres niveles: un grupo alimenta el Sistema con datos, otro grupo puede consultar estas informaciones y un tercer grupo tiene la opción de divulgarlas.

Este manejo de informaciones es provechoso para toda la comunidad educativa: docentes, directores, personal administrativo de las escuelas, técnicos y directivos regionales, distritales y nacionales, de instituciones descentralizadas adscritas al MINERD, así como padres, madres, tutores y los propios estudiantes.

7. ALARMAS SOBRE DATOS INCOHERENTES

El Sistema genera alarmas cuando se detectan datos incoherentes. La definición de estos datos se realizará a partir de las normativas y planes propios del centro, los distritos, las regionales y las directrices trazadas desde el nivel central.

8. INFORMACIÓN REAL EN TODO MOMENTO

Cada usuario desempeña un rol a partir de su posición en el sistema educativo. Con este instrumento vamos a realizar nuestras tareas con mayor eficacia, pues manejaremos las mismas informaciones y en todo momento.

9. MEJORA CONTINUA

Con este nuevo Sistema finalmente será posible sumar nuevos módulos y/o funcionalidades a partir de las necesidades de los usuarios. El Sistema irá creciendo, mejorando y simplificando las tareas de la gestión escolar.

Inicio

II


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Cómo entrar al Sistema

El enlace para ingresar al sistema está disponible en:

www.minerd.gob.do

La ventana de inicio de sesión del Sistema de Información para la Gestión Escolar de República Dominicana es muy parecida a las ventanas de arranque de los correos electrónicos (Gmail, Hotmail) y cuenta con dos campos: Email y contraseña.

Para entrar solo debe introducir estos datos y presionar el botón INGRESAR.


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Menú principal

Cuando el Sistema valide sus datos de usuario, aparecerá la pantalla de inicio con los módulos del menú principal.

Esta pantalla tiene dos áreas.

En la primera se encuentra su nombre de usuario.

Y en la segunda aparece la fotografía del centro y, a la izquierda, los ocho módulos del sistema: Registro Estudiantes, Personal, Planeación Académica, Tareas y Asistencias, Infraestructura Física, Indicadores, Reportes y Configuración.

En esta versión del manual se explican únicamente las cinco funcionalidades del módulo Registro Estudiantes y la funcionalidad Distribución de Secciones del módulo Planeación Académica.

RECUERDE: El sistema está en construcción y, por tanto, es muy posible que encuentre cambios en el aspecto de algunas ventanas. Sin embargo, estas variaciones (comunes en un proceso de puesta en marcha) no afectan a las acciones descritas para cada funcionalidad.

Módulo Registro Estudiantes

III


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Con este módulo, el usuario puede INSCRIBIR, REINSCRIBIR, LIBERAR ESTUDIANTES y realizar consultas acerca del alumnado.

A. GENERACIÓN

1- En el módulo REGISTRO ESTUDIANTES del menú principal, seleccione la funcionalidad GENERACIÓN.

2- A continuación haga clic en la opción GENERAR NUEVO AÑO ESCOLAR.

3- El Sistema irá mostrando cómo se generan PLANTA FÍSICA, SECCIONES, ASIGNATURAS, la PREMATRÍCULA, etcétera.

Registro estudiantes


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B. INSCRIPCIÓN ESTUDIANTES

1- En el módulo REGISTRO ESTUDIANTES del menú principal, seleccione la funcionalidad INSCRIPCIÓN ESTUDIANTES.


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2- Complete las celdas NOMBRES, PRIMER APELLIDO, SEGUNDO APELLIDO, FECHA NACIMIENTO y el número de identificación que corresponda (ID ESTUDIANTE, NUI1 o RNE).

El icono en la celda Fecha Nacimiento despliega un calendario que le permitirá

introducir día, mes y año.

1 Número Único de Identidad que otorga la Junta Central Electoral.

NOTA: Como la búsqueda se realiza por nombres, apellidos, ID, NUI y RNE es importante que verifique los datos del estudiante y confirme su fecha de nacimiento y el centro escolar de procedencia.

3- Cuando confirme la información del estudiante, presione


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4- El Sistema realizará una búsqueda que arrojará dos resultados: ESTUDIANTE ENCONTRADO y ESTUDIANTE NO ENCONTRADO.

5- Si el estudiante figura en la base de datos como ENCONTRADO:

a) Presione el botón INSCRIBIR de la columna ACCIONES.

b) La INFORMACIÓN BÁSICA del estudiante aparecerá en pantalla.

c) Seleccione SERVICIO, GRADO, SECCIÓN y luego presione REGISTRAR para completar el procedimiento.


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6- Si el estudiante figura en la base de datos como NO ENCONTRADO:

a) Aparecerá la siguiente pantalla con el mensaje:

No se encontraron registros!

b) Presione el botón


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c) Las celdas de información básica aparecerán en pantalla:

d) Complete los datos requeridos para crear la matrícula y seleccione SERVICIO, GRADO y SECCIÓN.

e) Presione REGISTRAR para completar el procedimiento.


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C. REINSCRIPCIÓN ESTUDIANTE

1- Seleccione la funcionalidad REINSCRIPCIÓN ESTUDIANTE en el módulo REGISTRO ESTUDIANTES del menú principal.

2- Seleccione los y las estudiantes que serán REINSCRITOS en el año escolar lectivo y LIBERE a aquellos que no estarán en el centro.

a) Para liberar a un estudiante, solo tiene que seleccionarlo y presionar el botón LIBERAR.

NOTA: Una vez concluido el proceso de generación, El Sistema permite visualizar a los y las estudiantes en la funcionalidad REINSCRIPCIÓN ESTUDIANTE.

Para seleccionar al estudiante, haga clic sobre el cuadrito que se encuentra junto a la columna

ID ESTUDIANTE.


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D. RELACIÓN ESTUDIANTE

1- Seleccione la funcionalidad RELACIÓN ESTUDIANTE en el módulo REGISTRO ESTUDIANTES del menú principal.

2- En pantalla aparecerán los filtros SERVICIO, GRADO y SECCIONES.


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3- Seleccione los campos a consultar.

4- Los resultados de la búsqueda aparecerán en una pantalla similar a la siguiente:

NOTA: En la funcionalidad RELACIÓN ESTUDIANTE los usuarios pueden realizarlos siguientes procesos:

• Modificar la información básica del estudiante• Asignar número de orden• Desinscribir, cambiar de sección o cambiar de tanda a uno o varios

estudiantes a la vez • Consultar el historial académico• Indicar si el estudiante abandonó el centro o fue transferido a otro


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E. CONDICIÓN ACADÉMICA FINAL

1- Seleccione la funcionalidad CONDICIÓN ACADÉMICA FINAL en el módulo REGISTRO ESTUDIANTES del menú principal.

2- En pantalla aparecerán los filtros SERVICIO, GRADO y SECCIONES.



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5- Por defecto, todos los estudiantes tendrán una condición académica NO DEFINIDA. Para cambiar esta condición, siga los siguientes pasos:


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a. Seleccione al estudiante haciendo clic en el cuadrito que se encuentra delante de ID ESTUDIANTE.

b. En CONDICIÓN ACADÉMICA señale si fue PROMOVIDO, si REPROBÓ o si ABANDONÓ EL CENTRO.


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c. Para ganar tiempo, puede hacer clic en el botón ACCIONES y luego en SELECCIONAR TODOS. De esta forma, todos los estudiantes de la sección quedarán seleccionados. A continuación, haga clic en CAMBIAR CONDICIÓN VARIOS.

d. Un cuadro aparecerá a la derecha del botón ACCIONES. Seleccione la opción deseada (PROMOVIDO) y haga clic en el botón ACTUALIZAR CONDICIÓN FINAL.


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e. Una alerta aparecerá en pantalla para informar que la actualización se realizó con éxito.

f. Para completar el procedimiento, seleccione los estudiantes que no fueron promovidos y cambie su condición académica a REPROBADO, ABANDONO…

NOTA: Antes de salir, no olvide presionar el botón CONDICIÓN FINAL o perderátodos los cambios realizados.

Módulo Planeación Académica

II


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Este módulo contiene las funcionalidades ASIGNATURAS, SECCIONES, HORARIOS y DISTRIBUCIÓN DE SECCIONES. Sin embargo, en esta ocasión, solo explicaremos el paso a paso de la cuarta funcionalidad.

1- Seleccione DISTRIBUCIÓN DE SECCIONES en el módulo PLANEACIÓN ACADÉMICA del menú principal.

Planeación académica


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2- En pantalla aparecerán los filtros SERVICIOS y GRADOS.




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5- Para realizar la distribución de secciones automáticamente, SELECCIONE EL TIPO DE DISTRIBUCIÓN (edad, orden alfabético, etcétera) y presione el botón DISTRIBUIR.

6- El Sistema realizará la distribución de alumnos y alumnas en las distintas secciones disponibles.


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7- Para hacer la distribución de secciones manualmente, haga clic en el botón de la columna correspondiente tal como muestra la imagen.

8- El Sistema realizará la distribución de alumnos y alumnas en las distintas secciones disponibles.

NOTA: Antes de salir, no olvide presionar el botón ACTUALIZAR DISTRIBUCIÓNo el sistema no registrará las secciones.


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Utilizar el Sistema de Información para laGestión Escolar de República Dominicana esmanejar información útil, ganar tiempo en latoma de decisiones y planificar los procesos

educativos de una forma rápida, transparentey, sobre todo, participativa.

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