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Manual Usuario Portal del Empleado

Versión del Documento 1.1 Febrero 2009 © 2009 Smart Human Logistics S.L. El contenido de esta publicación es información confidencial. No está permitida la reproducción total o parcial de este documento, ni su tratamiento informático, ni la transmisión de ninguna forma o por cualquier medio, ya sea electrónico, mecánico, por fotocopia, por registro u otros métodos, sin el permiso previo de los titulares del Copyright.

© Smart Human Logistics 2007 1

ÍNDICE

1. INTRODUCCIÓN .................................................................................................................................................... 3 2. CONECTAR AL PORTAL ..................................................................................................................................... 4 3. PANTALLA DE INICIO ......................................................................................................................................... 5 4. PLANIFICACIÓN .................................................................................................................................................... 8 5. FICHAJES .............................................................................................................................................................. 10 6. PETICIÓN DE AUSENCIA .................................................................................................................................. 11

6.1. REALIZAR PETICIÓN DE AUSENCIA (DÍA COMPLETO) ........................................................................................ 12 6.2. REALIZAR PETICIÓN DE AUSENCIA (FRANJA HORARIA) .................................................................................... 14

6.2.1. Introducir nota .......................................................................................................................................... 16 6.2.2. Introducir prioridad alta ........................................................................................................................... 17

6.3. EDITAR / ELIMINAR PETICIÓN DE AUSENCIA ...................................................................................................... 18 6.4. PETICIÓN DE ANULACIÓN DE RESERVA .............................................................................................................. 19 6.5. VER PETICIONES ACEPTADAS O RECHAZADAS .................................................................................................... 20

6.5.1. Ver Notas del supervisor ........................................................................................................................... 23 7. ACUMULADOS ..................................................................................................................................................... 26 8. CONTADORES ...................................................................................................................................................... 27 9. DERECHOS ............................................................................................................................................................ 28


1. Introducción En esta guía se recogen todas las funcionalidades del Portal del Empleado. Para cualquier duda contacte con el Servicio de Personal y Organización Docente.


2. Conectar al Portal Para conectarnos al portal del empleado debemos entrar en la intranet - Universidad Virtual - Servicios Administrativos -Sistema de verificación de asistencia.


3. Pantalla de Inicio Al entrar en el portal del empleado nos aparece la siguiente pantalla:

La pantalla de Inicio nos muestra todas las opciones disponibles en el portal. El icono “Petición de ausencias” sólo se activará cuando se autorice el procedimiento de solicitud vía telemática

Muestra la planificación del empleado, así como las horas teóricas, esto es el turno de trabajo de cada empleado teniendo en cuenta sus ausencias autorizadas.

Permite la solicitud de permisos de ausencia (vacaciones, asuntos particulares..). Permite ver los fichajes realizados por el empleado.


Permite acceder a información sobre los distintos saldos que se pueden producir durante el año, como por ejemplo los saldos positivos o negativos trabajados anuales.

Permite ver diferentes contadores diarios hasta la fecha actual.

Permite ver el estado actual de disfrute de vacaciones, asuntos particulares, horas de conciliación y día de patrón.

Pulsando este icono imprimiremos la pantalla actual. Pulsando este icono nos devolverá a la pantalla de inicio. Este icono nos devolverá a la pantalla de presentación del portal.


4. Planificación Al pulsar sobre el icono de “Planificación” en la pantalla de Inicio nos aparece la siguiente pantalla:

En ella se muestra la siguiente información:

a) Planificación: Aparece la planificación del empleado, por cada uno de los días aparece las horas teóricas que el empleado debería trabajar.

Mediante el menú de fechas podemos movernos entre días dentro de la planificación.

b) Horas Totales: Son las horas teóricas según la planificación del empleado. Este ítem podrá

aparecer en función de la configuración temporal de la aplicación

c) Solicitud Pendiente: Cuando realicemos una petición de ausencia nos aparecerá reflejado en la planificación con un punto amarillo:


5. Fichajes Al pulsar sobre el icono de “Fichajes” en la pantalla de Inicio nos aparece la siguiente pantalla:

Los fichajes de entrada aparecen en verde y los de salida en rojo Podemos movernos entre fechar con los iconos de fecha:


6. Petición de Ausencia Al pulsar en el icono de “Petición de Ausencia” en la pantalla de Inicio nos aparece la siguiente pantalla:

Desde esta pantalla podemos realizar las siguientes operaciones:

a) Petición de ausencia b) Anular Petición de ausencia c) Ver peticiones de ausencia aceptadas y rechazadas d) Ver autorizaciones realizadas


6.1. Realizar Petición de Ausencia (Día Completo) Para realizar una petición de ausencia de un día completo debemos seguir los siguientes pasos:

a) Pinchamos sobre el día o los días sobre los que queremos realizar la petición (se debe quedar señalado en amarillo):

b) Pinchamos sobre el icono de “Datos de Ausencia”.


c) Seleccionamos el motivo de autorización deseado. Y pulsamos en “ACEPTAR”.

c) Nos aparece el siguiente mensaje de confirmación:


6.2. Realizar Petición de Ausencia (Franja Horaria) Para realizar una petición de ausencia de una franja horaria debemos seguir los siguientes pasos:

a) Pinchamos sobre el día sobre el que queremos realizar la petición (se debe quedar señalado en amarillo):

b) Pinchamos sobre el icono de “Datos de Ausencia”.

c) Seleccionamos el motivo de autorización deseado. Y pulsamos sobre “Franja Horaria”

d) Seleccionamos el rango de horas para la ausencia:


e) Pulsamos “ACEPTAR” para grabar la petición:

f) Nos aparece el siguiente mensaje de confirmación:


6.2.1. Introducir nota

Si queremos introducir una nota al supervisor al realizar una petición debemos pulsar sobre el icono en la pantalla de elección de ausencia. Esto lo debemos hacer antes de aceptar la petición, una vez aceptada no podremos introducir motivo.

Nos aparecerá la siguiente ventana:

En ella introducimos el mensaje y pulsamos sobre “ACEPTAR”. A continuación guardamos la petición.


6.2.2. Introducir prioridad alta Existe la posibilidad de establecer una alta prioridad a aquellas peticiones que así lo requieran. Se aconseja utilizar esta opción en casos en los que realmente sea prioritario. Esto lo debemos hacer antes de aceptar la petición, una vez aceptada no podremos introducir motivo. Para ello debemos pulsar sobre el icono en la pantalla de elección de ausencia.

Nos aparecerá el motivo de ausencia elegido en amarillo:

A continuación guardamos la petición.


6.3. Editar / Eliminar Petición de ausencia Podemos editar o eliminar una petición de ausencia creada con anterioridad siempre que nuestro supervisor (jefe de servicio, unidad o director de departamento) no la haya aceptado o rechazado antes. Para hacerlo seguimos los siguientes pasos:

a) Dentro de la pantalla de “Petición de Ausencia” seleccionamos la petición que queremos editar o eliminar (se quedará marcada en amarillo).

A continuación pulsamos sobre “Datos de Ausencia”.

Nos aparecerá la pantalla de elección de ausencia.

b) Si queremos editar el motivo de ausencia para cambiarlo por otro, seleccionamos el motivo dentro del desplegable:

Y pulsamos sobre “GUARDAR”.

c) Si queremos eliminar la petición simplemente pulsamos sobre el icono “Eliminar” Si regresamos a la pantalla de peticiones de ausencia veremos que ha desaparecido la petición.


6.4. Petición de anulación de reserva Si queremos eliminar una petición de ausencia, y ésta ya ha sido validada por el supervisor, podremos realizar una “Petición de anulación de reserva”. Para ello seguiremos los siguientes pasos:

a) Dentro de la pantalla “Petición de Ausencia”, iremos a la petición de ausencia que queremos solicitar su eliminación, y pulsando sobre ella la elegimos (los días de ausencia quedarán en amarillo):

b) A continuación pulsamos sobre el icono “Datos de Ausencia”. c) En la siguiente pantalla podemos pulsar sobre para introducir una nota al supervisor acerca de la

anulación que queremos realizar (para más información de la introducción de nota diríjase al apartado 5.2.1).

Una vez introducida la nota pulsamos sobre el icono “Solicitar Anulación de Reserva”.

La solicitud será enviada al supervisor para su validación.


6.5. Ver peticiones aceptadas o rechazadas Todas los peticiones que realicemos y sean validadas por el supervisor, automáticamente quedarán reflejadas en nuestra planificación. Dentro de la pantalla de Inicio nos aparecerá un mensaje distinto dependiendo del tipo validación.

Este icono será mostrado cuando haya sido aceptada nuestra solicitud de ausencia.

Este icono será mostrado cuando haya sido aceptada nuestra solicitud de anulación de reserva.

Este icono será mostrado cuando haya sido rechazada nuestra solicitud de ausencia.

Este icono será mostrado cuando haya sido rechazada nuestra solicitud de anulación de reserva.


Pulsando este icono eliminaremos el mensaje de la pantalla de inicio. Si pulsamos sobre el motivo de ausencia iremos directamente a la pantalla de “Petición de Ausencia” en el día de la ausencia que hemos seleccionado:

Según el tipo de aceptación de la ausencia, ésta aparecerá de un color u otro.


Las opciones posibles las podemos ver en la leyenda:


6.5.1. Ver Notas del supervisor El supervisor tiene la posibilidad al validar una petición de ausencia de introducir una nota para el empleado. Esta nota la podemos ver siguiendo los siguientes pasos:

a) Pulsamos sobre la ausencia al notificarse la solicitud:

b) En la siguiente pantalla pulsamos el icono “Datos de Ausencia”:


c) A continuación pulsamos sobre el icono

Nos aparecerá el motivo que ha introducido el supervisor al aceptar o rechazar una petición:


7. Acumulados Los acumulados son valores anuales de un empleado. Para dirigirnos a esta pantalla pulsamos sobre el icono “Acumulados” en la pantalla de Inicio.

Nos aparecerá la siguiente pantalla:

NOTA: Puede que los conceptos que vea no correspondan a los de la imagen mostrada.


8. Contadores Los contadores son valores diarios de un empleado. Para dirigirnos a esta pantalla pulsamos sobre icono “Acumulados” en la pantalla de Inicio.


NOTA: Puede que los conceptos que vea no correspondan a los de la imagen mostrada.


9. Derechos

La pantalla de “Derechos” m Permite ver el estado actual de disfrute de vacaciones, asuntos particulares, horas de conciliación y día de patrón. Para dirigirnos a esta pantalla pulsamos sobre el icono “Derechos” en la pantalla de Inicio.



En esta pantalla sólo debemos fijarnos en las columnas que empiezan por (*) a la hora de solicitar vacaciones o días de convenio. Son los siguientes: Periodo: Es el periodo anual actual. Total: Número total de días asignados al empleado. Disfrutado: Son los días disfrutados en el año en curso. Otros ajustes hasta la fecha: Son días adicionales que se asignen al empleado hasta la fecha. Total – Disfrutado: Días totales menos disfrutados hasta la fecha. Solicitudes aprobadas a futuro: Son los días solicitados y que ya han sido aprobados por nuestro supervisor. Ajustes futuros: Son días adicionales que se asignen al empleado en el futuro hasta fin de año. Disponible: Son los días disponibles.


10. Fichaje desde el Portal del Empleado

El portal del empleado permite, cuando existe autorización para ello, fichar tanto las entradas como las salidas de los empleados. Para ello basta con cliquear en el icono de “fichar entrada” o “fichar salida” que aparece en el margen inferior izquierdo de la pantalla. En el supuesto de que no se halle habilitado el mencionado icono, se activará con el botón Inicio que figura en el margen inferior derecho.


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