MANUAL PRACTICO DE OUTLOOK

1. CONFIGURACIN DE LA CUENTA EN SUYANA:

Para configurar su cuenta, deber tomar en cuenta los siguientes pasos:

Ingresando a Cuentas de Usuario, luego Configurar:

Informacin del Usuario: Nombre, Direccion de correo electrnico,

Informacin del servidor: login-63.hoststart.ch

Informacin de inicio de sesin: Nombre de usuario y Contrasea

2. Luego ingresar a Ms Configuraciones:

3. Configurar mi servidor de salida de acuerdo al siguiente cuadro:

4. Luego en la pestaa Avanzados:

Configurar el Servidor de entrada (POP3): 995 Activar la casilla: Este servidor precisa una

conexin cifrada (SSL)

Servidor de salida (SMTP): 445

Usar el siguiente tipo de conexin cifrada: SSL

Y luego aceptar.

5. Por ltimo probar configuracin de la cuenta debe estar activada para comprobar la

configuracin.

2. MANEJO DEL ARCHIVO PST Y CARPETAS DE ELEMENTOS ENVIADOS, RECIBIDOS Y BORRADORES. El correo (Enviado y Recibido) se encuentra almacenado y tiene una copia de respaldo en el siguiente archivo: nombredeusuario.pst Para poder verlo deber ingresar a la pestaa ARCHIVO y luego CONFIGURACIN DE LA CUENTA:

1. En configuracin de la Cuenta ir a la Pestaa Archivos de datos:

2. Por poltica de seguridad informtica el archivo que almacena el correo deber estar en el Disco Duro de su mquina D:

NOTA: En caso de que no se encuentre en la Unidad correspondiente informar inmediatamente a SISTEMAS a fin de corregir la ruta del archivo PST. Carpetas de elementos enviados, recibidos y borradores Si bien el Outlook se encuentra configurado en carpetas de elementos enviados, recibidos, borradores la Fundacin SUYANA determin que la organizacin de las carpetas o directorios de correo debern tener la siguiente estructura:

1. Presidencia y Directorio 2. Direccin Ejecutiva 3. Asistente de Directorio 4. Administracin y Control de Calidad 5. Coordinacin de Subprograma 6. JAF 7. Sistemas

Como muestra la siguiente imagen:

NOTA: Independientemente cada usuario podr crear siguiendo el esquema anterior de carpetas subcarpetas y otros de acuerdo a su necesidad. Por ejemplo en la Carpeta Direccin Ejecutiva puede crear nuevas carpetas como ser Enviados y Recibidos, o un tema especifico como se muestra en la siguiente figura:

2. REGLAS Las reglas nos permiten definir la ruta de los correos que nos llegan o enviamos. Es una instruccin que le damos al Outlook para que nos clasifique los correos en las carpetas creadas. Para crear una regla deber seguir los siguientes pasos: 1. Situar los mensajes (enviados o recibidos) y hacer clic con el botn derecho

En la instruccin Reglas tienen dos opciones: 1. Mover siempre los mensajes de/a: al hacer clic le aparecer el siguiente cuadro:

2. Donde deber elegir la carpeta correspondiente del Mensaje para luego hacer clic en ACEPTAR.

3. Y luego aplicar la regla, al hacerlo automticamente los mensajes sern enviados a la carpeta seleccionada (Enviados, Recibidos y otros)

La segunda opcin es:

1. Situarse en el correo electrnico de la persona con el botn derecho del Mouse. 2. Y hacer clic en crear Reglas/Crear regla

3. Le aparecer el siguiente cuadro:

4. Ah deber activar las casillas el Correo enviado/recibido de, Mover el elemento a la carpeta o Seleccionar carpeta...

5. Luego al hacer clic en Aceptar le aparecer el siguiente cuadro:

Tendr que activar la casilla Ejecutar esta regla ahora en mensajes que ya se encuentran en la carpeta actual.

3. CATEGORIZACIN

4. PROGRAMACIN DE TAREAS (AGENDA) OUTLOOK

Calendario

El calendario de Outlook es una de sus herramientas principales, ya que con l se pueden

programar citas, eventos o reuniones en un periodo de tiempo y fecha determinados.

Programacin de citas, eventos y reuniones

Citas

Las citas son generalmente actividades que se desarrollaran en un periodo de tiempo

relativamente corto, y que no implican invitar a otras personas para su realizacin. Puede

programar las citas que requiera por da, semana o mes y visualizarlas de la misma manera.

Para programar una cita, realice lo siguiente:

1. De clic sobre la opcin Calendario del panel izquierdo del programa, en seguida presione

el botn Nuevo de la barra de herramientas.

2. La ventana mostrada indica que se programar una Cita, por lo que solo tendr que llenar los datos solicitados y una vez terminado presione el botn Guardar y cerrar.

NOTA Si desea establecer o modificar algunas propiedades como programacin, periodicidad, aviso, etc., utilice las herramientas de la ficha Cita.

3. La cita programada se mostrara de la siguiente forma:

NOTA Otra forma de programar una cita es simplemente dar doble clic sobre la hora en la que se estima su realizacin y se abrir la ventana para programarla llenando los datos solicitados.

Eventos Un evento a diferencia de una cita es una actividad que dura 24 horas o ms, por lo que de esta forma podr programar actividades duraderas tales como: seminarios, congresos o simplemente sus vacaciones. Para programar eventos, realice lo siguiente:

1. De clic sobre la opcin Calendario del panel izquierdo del programa, en seguida presione el botn Nuevo de la barra de herramientas.

2. La ventana mostrada indica que se programar una Cita, por lo que para que esta se convierta en un evento solo tendr que marcar la casilla Todo el da y llenar los datos solicitados, una vez terminado presione el botn Guardar y cerrar.

NOTA Si desea establecer o modificar algunas propiedades como programacin, periodicidad, aviso, etc., utilice las herramientas de la ficha Evento.

3. El evento programado se mostrara de la siguiente forma:

NOTA Otra forma de programar un evento es simplemente dar doble clic sobre la barra de color azul debajo del da en el que estima su realizacin y se abrir la ventana para programarlo llenando los datos solicitados.

Reuniones Una reunin es una cita a la que se invita a otras personas o para la cual se reservan recursos. Puede crear y enviar convocatorias de reunin y reservar recursos para reuniones frente a frente o en lnea. Para programar reuniones, realice lo siguiente:

1. De clic sobre la opcin Calendario del panel izquierdo del programa, en seguida presione la flecha a la derecha del botn Nuevo de la barra de herramientas, y seleccione Convocatoria de reunin.

2. La ventana mostrada indica que se programar una Reunin, solo necesita llenar los datos

solicitados, note que a diferencia de las programaciones anteriores en esta le solicita direcciones de correo electrnico, y una vez terminado el llenado de los datos presione el botn Enviar.

NOTA Si desea establecer o modificar algunas propiedades como programacin, periodicidad, aviso, etc., utilice las herramientas de la ficha Reunin.

3. La reunin programada se mostrara de la siguiente forma:

NOTA La reunin se enviar a las direcciones de correo sealadas y si estas estn sincronizadas (configuradas) en Outlook, automticamente aparecer la reunin en el calendario de cada usuario al que se le envi, si no lo est, entonces tendr que revisarlo como un simple correo desde su proveedor del servicio en Internet.

Programacin de citas, eventos y reuniones peridicas Para programar citas, eventos o reuniones peridicas, deber proceder conforme a los pasos antes mencionados seleccionando la opcin que corresponda a lo que desea programar, y si requiere asignar periodicidad a una cita, evento o reunin ya programados solo bastara presionar el botn Periodicidad y en la

siguiente ventana especificar los datos cronolgicos de periodicidad como son: hora de la cita, frecuencia e intervalo de repeticin.

Diario El Diario registra automticamente las acciones elegidas que relacionan a determinados contactos seleccionados y sita las acciones en una vista Escala de tiempo. Adems de realizar un seguimiento de los elementos como mensajes de correo electrnico, citas, contactos, tareas, entradas del diario, notas, elementos publicados y documentos. Para agregar entradas al diario, realice lo siguiente:

1. De clic sobre la opcin Diario del panel izquierdo de Outlook, enseguida seleccionar el da en el que

se desea agregar la entrada.

2. Presione el botn Nuevo en la barra de herramientas y mostrar la ventana siguiente, donde deber

llenar los datos correspondientes a la actividad a agregar en el diario.

NOTA Si desea llevar un control del tiempo que le tomara la actividad, debe entonces presionar el botn Iniciar cronmetro para que en la ventanilla de duracin vaya registrando dicho tiempo, ser entonces

necesario minimizar la ventada de entrada al diario para que siga corriendo el tiempo en el cronmetro, de lo contrario se detendr.

3. Una vez terminada la actividad puede entonces presionar el botn Guardar y cerrar para archivar la

actividad, misma que se mostrara como sigue:

Tareas Las tareas en Outlook, permiten llevar una lista de tareas o actividades pendientes, de una forma personalizada y mejorada con avisos y seguimientos. Para agregar tareas, realice lo siguiente:

1. De clic sobre la opcin Tareas del panel izquierdo de Outlook.

2. En seguida presione el botn Nuevo ubicado en la barra de herramientas del programa y en la

ventana mostrada escriba los datos necesarios para la tarea que desee agregar.

3. Despus de llenar los datos de la tarea presionar el botn Guardar y cerrar y la tarea se mostrara

como sigue:

Tareas peridicas Las tareas tambin pueden programarse de forma peridica simplemente presionando el botn Periodicidad

de la barra de herramientas, hacer esto antes de guardar y cerrar la tarea, o cuando ya fue guardada y cerrada puede volver a abrirla y escribir los parmetros necesarios, tal y como se realiza al programar una cita, evento o reunin peridica en el calendario.

Notas Las notas en Outlook, permiten la escritura en pantalla de recados, mensajes, etc. simulando lo que en una oficina se realiza a travs de los papeles de colores denominados Post-it. Para agregar notas, realice lo siguiente:

1. De clic sobre la opcin Tareas del panel izquierdo de Outlook.

2. En seguida presione el botn Nuevo en la barra de herramientas, y escriba en el rea asignada los

datos para la nota.

3. Una vez introducidos, cerrarla y se mostrara en el programa de la siguiente manera:

NOTA Si lo desea podr clasificar por colores sus notas, presionando el botn Clasificar en la barra de

herramientas o dando clic derecho sobre la nota que desee clasificar.