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SISTEMA ESTANDAR DE GESTION ADMINISTRATIVA - SEGA

MANUAL DE OPERACION

MODULO BASICO

(Control, Contabilidad, Presupuesto)

Actualizado a Marzo 2 de 2003

Elaborado Por: José Iván Nieto Tabares


CONTENIDO

DESCRIPCION GENERAL DE LA APLICACION. ................................................................9

DEFINICION DE TABLAS BASICAS. ....................................................................................11 Opción: Principal / Administración / Tablas Fijas..............................................................................11 Relación de Tablas FIJAS – GENERALES. .....................................................................................14 Relación de Tablas FIJAS – PROPIAS............................................................................................17 Relación de Tablas ESPECIALES – PROPIAS. ...............................................................................19

COMO INSTALAR LA APLICACION. ....................................................................................21

COMO INGRESAR A LA APLICACIÓN.................................................................................22

PANTALLA INICIAL DEL SEGA.................................................................................................... 22

CAMBIO DE CLAVE OBLIGATORIO........................................................................................... 22

MENU PRINCIPAL DE LA APLICACION...................................................................................... 23 MENU ADMINISTRACION..............................................................................................................23 MENU CONTABILIDAD..................................................................................................................24 MENU NOMINA. ...........................................................................................................................24 MENU INVENTARIOS Y ACTIVOS. Opciones .................................................................................24 MENU TESORERIA. .....................................................................................................................24 MENU FACTURACION. .................................................................................................................24 MENU MOVIMIENTOS. .................................................................................................................24 MENU AUDITORIAS......................................................................................................................24 MENU INICIALES..........................................................................................................................24 MENU CIERRES Y PROCESOS....................................................................................................24

ESTRUCTURA OPERATIVA DE PROGRAMAS Y MANEJO DE TECLAS...................25

REGISTRO DE CONTROL – Mantenimiento de parámetros generales del sistema..26

Opción: Principal / Administración / Registro de Control............................................................. 26 <F1>. Ayuda asociada al parámetro de control - ..............................................................................26 <F2>. Validación de parámetro. -....................................................................................................26 Datos Básicos de la Empresa. Almacena los parámetros generales de identificación de la empresa o entidad donde se instala el SEGA. .................................................................................................27 Certificados de retención. Almacena los parámetros necesarios para la impresión de los certificados de retención en la fuente. ...................................................................................................................28 Certificados de ICA. Almacena los parámetros necesarios para la impresión de los certificados de retención de ICA ...........................................................................................................................29 Certificados de Retención de IVA. Almacena los parámetros necesarios para la impresión de los certificados de retención de IVA .....................................................................................................29 Claves. Entendiendo que existen un conjunto de operaciones en el sistema que son supremamente delicadas. En este aparte se almacenan un conjunto de claves, parametrizables por el administrador del sistema y que pretenden prevenir la ejecución indiscriminada de opciones críticas dentro del sistema. Las claves pueden ser alfanuméricas de 8 caracteres.......................................................................29 Control de Presupuesto. Le indica al SEGA en que forma será llevado el presupuesto por parte de la Organización. ...............................................................................................................................30


Grabación. Le indica al SEGA que controles deben tenerse en cuenta al momento de grabar los documentos contables...................................................................................................................31 Facturación. Parámetros generales del módulo de facturación...........................................................31 Nómina - Básicos. Parámetros generales del módulo de nómina. ......................................................31 Nómina - retirados. Le indica al sistema que debe hacerse con los empleados retirados .....................32 Nómina – novedades de pago. Puesto que la totalidad de las novedades del módulo de nómina son parametrizables, en este punto se le indica al SEGA que códigos de novedad serán utilizados para representar los diferentes conceptos salariales. ...............................................................................32 Nómina – Ley 100. Parámetros utilizados por el módulo de nómina para calcular los descuentos por concepto de Ley 50 y ley 100.........................................................................................................34 Nómina – Bonificación. ..................................................................................................................36 Nómina – Primas. .........................................................................................................................36 Nómina – Vacaciones....................................................................................................................37 Nómina – Autoliquidación al ISS.....................................................................................................38 Nómina – Ajustes a Fracciones......................................................................................................38 Predefinición de Cuentas. ..............................................................................................................38 Comprobante Automático Mensual. ................................................................................................39 Predefinición de Tipos de Documentos............................................................................................39 Parámetros de Impresión de Informes y Documentos. ......................................................................40

Nivel de Impresión del informe por Programa – Cuenta: ............................................................................................40 Nivel de Impresión del Informe por Cuenta – programa:............................................................................................40

CONTROL DE USUARIOS EN EL SISTEMA .......................................................................40

Opción: Administración / Estructura Orgánica / Básicos / Usuarios .......................................... 40

MANTENIMIENTO A LA TABLA DE USUARIOS DEL SISTEMA................................................. 41 Opción: Administración / Estructura Orgánica / Básicos / Usuarios ...................................................41 Asignación de Permisos, Accesos y Perfiles de Usuario. .................................................................41

MANTENIMIENTO A LA TABLA DE CENTROS DE COSTOS / AREAS DE RESPONSABILIDAD. ................................................................................................................43

Opción: Principal / Administración / Estructura Orgánica / Básicos / Centros de Costos......... 43 F1.- Consulta en línea de centros de costos. ...................................................................................43 F2. / Enter.- Grabación y/o modificación de centros de costos. .........................................................44 F3.- Elimina. .................................................................................................................................44 F4.- Listar.....................................................................................................................................44 Código del Centro de Costos..........................................................................................................44 Descripción del Centro de Costos...................................................................................................44 Tipo: ............................................................................................................................................44 Responsable:................................................................................................................................44

MANTENIMIENTO A LA TABLA DE IMPRESORAS .........................................................44

Opción: Principal / Administración / Estructura Orgánica / Básicos / Impresoras. .................... 44

MANTENIMIENTO A LA TABLA DE PROGRAMAS PRESUPUESTALES - ACTIVIDADES.............................................................................................................................46

Opción: Principal / Administración / Estructura Orgánica / Básicos / Programas Presupuestales. ........................................................................................................................... 46

<ENTER>.- Edición / modificación de programas presupuestales ......................................................47 F2.- Insertar Programas presupuestales. .........................................................................................47 F3.- Eliminar programas presupuestales..........................................................................................47


F4.- Listar programas presupuestales. ............................................................................................47 Código del programa Presupuestal..................................................................................................47 Descripción del programa presupuestal. ..........................................................................................47 Control de movimiento (s.n). ...........................................................................................................47 Tipo de Programa: .........................................................................................................................47 Centro de costos del programa. ......................................................................................................47 Responsable del programa: ............................................................................................................47 Programa Resumen:......................................................................................................................47 Unidad estratégica del programa presupuestal. ................................................................................48

CONTROL PRESUPUESTAL POR PLAN ALTERNO........................................................49

1. Registro de Control – Control de presupuesto por plan alterno. ............................................. 49

2. Creación del Plan Presupuestal............................................................................................... 49 Datos que se capturan en una cuenta presupuestal..........................................................................50

3. Asignación Presupuestal a Cuentas de Movimiento Contable. ............................................... 51

4. Informe de Ejecución Presupuestal – Opción en Desarrollo................................................... 52

5. Consulta de ejecución presupuestal – Opción en Desarrollo ................................................ 52

6. Auxiliar Presupuestal – Opción en Desarrollo ........................................................................ 52

CONTROL PRESUPUESTAL POR P Y G (ESTADO DE RESULTADOS).....................54

1. Registro de Control – Control de presupuesto por p y g (Estado de Resultados).................. 54

2. Grabación del presupuesto. – Documentos – actas de aprobación de presupuesto............. 55 Teclas de funcionamiento:..............................................................................................................55 Campos que se capturan: ..............................................................................................................55

3. Impresión Sabana Detallada de Presupuesto Anual ............................................................... 56

4. Impresión de Presupuesto por Programa................................................................................ 57

5. Informe Presupuestal por Cuenta. ........................................................................................... 59

6. Consulta Ejecución Presupuestal............................................................................................ 60

7. Informes de Ejecución Presupuestal ....................................................................................... 62 Menú de opciones: ........................................................................................................................62

• Ejecución por Programa ..............................................................................................................................................62 • Ejecución Acumulada..................................................................................................................................................63 • Ejecución Resumida en miles.....................................................................................................................................64 • Resumen Presupuestal por Programa. ......................................................................................................................65 • Resumen Presupuestal por Cuenta. ..........................................................................................................................67 • Ejecución por Grupo de Programas...........................................................................................................................67 • Ejecución por Unidad Estratégica. ............................................................................................................................68

MANTENIMIENTO A LA TABLA DE TIPOS DE DOCUMENTOS....................................69

Opción: Principal / Administración / Estructura Orgánica / Documentos / Tipos de Documentos....................................................................................................................................................... 69

Muestra operativa de una tabla de tipos de documentos. ........................................................... 69

Como funciona el mantenimiento a la tabla de tipos de documentos:........................................ 69 a.) Descripción del tipo de documento: ......................................................................................70


b.) Comprobante Contable: .......................................................................................................70 c.) Punto de Origen: .................................................................................................................71 d.) Interno (s.n): .......................................................................................................................71 e.) Control de Grabación (s.n): ..................................................................................................71 f.) Genérico: ...........................................................................................................................71

MANTENIMIENTO AL PLAN DE CUENTAS (PUC):..........................................................72

Opción: Principal / Contabilidad / Mantenimiento / Plan de Cuentas Actual / Vigente................ 72

Criterios para la Creación del Plan de Cuentas (PUC): .............................................................. 72

Parámetros del Plan de Cuentas (Campos): .............................................................................. 73 Nombre de la Cuenta: ....................................................................................................................73 Control de Totalización: .................................................................................................................73 Controles de manejo:.....................................................................................................................73 Tipo de Tercero: ............................................................................................................................74 Control de Disponible.....................................................................................................................74 Control de Ajuste Por Inflación:.......................................................................................................74 Cuenta de Ajuste Por Inflación:.......................................................................................................75 Cuenta de Corrección Monetaria Fiscal: ..........................................................................................75 Control de Depreciación: ................................................................................................................75 Cuenta de Depreciación: ................................................................................................................75 Cuenta de Gasto Por Depreciación: ................................................................................................75 Control de Valorización: .................................................................................................................75 Cuenta de Valorizable:...................................................................................................................75 Cuenta de Ingreso o Contrapartida Por Valorización: ........................................................................75 Control de Amortización:................................................................................................................75 Cuenta de Amortización:................................................................................................................75 Cuenta de Gasto o Contrapartida Por Amortización: .........................................................................76 Control de Compartimiento: ............................................................................................................76 Cuenta con la que se Comparte:.....................................................................................................76 Tipo de Cuenta - Referencia. ..........................................................................................................76 Control de Sume Como:.................................................................................................................76 Porcentaje de Depreciación:...........................................................................................................76

Creación de Cuentas. .................................................................................................................. 76

Eliminación de Cuentas (F3)........................................................................................................ 77

Listar Plan de Cuentas (F8). ........................................................................................................ 77

Duplicar Cuenta (F9).................................................................................................................... 77

Centros de Costos Permitidos para la Cuenta (F4): .................................................................. 77

Anexos tributarios Permitidos para la Cuenta (F5):.................................................................... 78

Anexos Fiscales permitidos para la Cuenta (F6):........................................................................ 78

Correlaciones Presupuestales (F7):............................................................................................ 78

MANTENIMIENTO A LA TABLA DE NUMEROS DE IDENTIFICACIÓN (MAESTRO DE TERCEROS)..........................................................................................................................80

Opcion: Principal / Contabilidad / Mantenimiento / Mantenimiento a Nits .................................... 80 Creación y modificación de números de identificación: <ENTER>:.....................................................80 Consulta de Números de Identificación <F1>: ..................................................................................82


Eliminación de Números de Identificación <F3>: ..............................................................................82 Listar Cartilla de Números de identificación <F4>:............................................................................82 Paso a mayúsculas <F5>:.............................................................................................................82 Genera Indice de Palabras <F6>: ...................................................................................................82

MECANISMOS DE GRABACION DEL SEGA......................................................................83

Tabla de Documentos y sus mecanismos de grabación............................................................ 83

Notas Documentales a las transacciones Grabadas.................................................................. 84

Descripción gráfica del proceso de grabación de documentos:................................................. 84

PROCESO GENERAL DE GRABACION DE DOCUMENTOS Y ALIMENTACION CONTABLE...................................................................................................................................86

Opción: Principal / Movimientos / General. .................................................................................. 86

Aspectos a tener en cuenta en la Grabación General: ................................................................ 86

Opciones de la grabación general de documentos del SEGA: ................................................... 88 Consulta asociada al campo que se está grabando <F1>: ................................................................88 Insertar renglones (transacciones) en el documento que se está grabando <F2>: ...............................88 Salvar / Grabar el documento que se está grabando <F4>: ...............................................................89 Listar soporte del documento grabado <F5>: ...................................................................................89 Anular el documento que se está grabando <F6>:............................................................................89 Eliminar el documento que se está grabando <F7>: .........................................................................89 Eliminar un renglón, una imputación contable <F8>:.........................................................................89 Actualizar / desactualizar un documento <F9>: ...............................................................................89 Grabación de notas anexas al documento <F10>:............................................................................89

Datos que se capturan para cada documento en la grabación general:..................................... 89

GRABACION DE CAUSACIONES..........................................................................................92

Opción: Principal / Movimientos / Causaciones / Grabación de Causaciones........................... 92

Aspectos generales en la grabación de causaciones:................................................................ 92

Mecanismo de funcionamiento de la grabación de causaciones................................................ 96 Modificación de datos básicos de causación (F2) :...........................................................................97 Eliminar una causación (F7) : ........................................................................................................98 Grabación de novedades de causación (F8) : ...................................................................................98 Imprime soporte de causaciones (F5) :.......................................................................................... 102 Actualizar / desactualizar una causación grabada <F9>: ................................................................ 102 Anular la causación que se está grabando <F6>:........................................................................... 102

GRABACION DE GIROS – EMISION DE CHEQUES........................................................102

Opción: Principal / Movimientos / Giros ..................................................................................... 102

Aspectos generales en la grabación de Giros:.......................................................................... 103

Mecanismo de funcionamiento de la grabación de Giros.......................................................... 105 Tipo de Comprobante de Egreso: .................................................................................................. 105 Número del comprobante de egreso a girar: ................................................................................... 105 F1.- Consulta de Tipos de Documentos y/o Números de comprobante previamente grabados............. 105 F2.- Consultar los giros grabados para un número de identificación en particular: .............................. 106 F3.- Nuevo pago. ......................................................................................................................... 106


F4.- Grabación de notas anexas y explicativas al comprobante de egreso que se esté grabando........ 106 <ENTER>.- Creación, modificación, eliminación, anulación, listar, etc.) ........................................... 107

Fecha del comprobante de egreso: ..............................................................................................................................108 Número de Identificación del Tercero:........................................................................................................................108 Nombre del beneficiario del giro:..................................................................................................................................109 Detalle general del comprobante de egreso:...............................................................................................................109 Banco / Cuenta de la cual se girará:.............................................................................................................................109 Número del cheque:........................................................................................................................................................109 Formato de impresión:....................................................................................................................................................109 Elaborador por:................................................................................................................................................................110 Número de la novedad de giro:.....................................................................................................................................110 Número de Identificación del tercero...........................................................................................................................111 Documento cruce o factura que se paga.....................................................................................................................111 Valor de la partida...........................................................................................................................................................112 Centro de costos afectado. ...........................................................................................................................................112 Cuenta Contable. ............................................................................................................................................................112 Anexo Tributario.............................................................................................................................................................112 Programa Presupuestal. .................................................................................................................................................112 Detalle de la partida........................................................................................................................................................112 Control de partida compartida. .....................................................................................................................................112

GRABACION DE NOVEDADES A ACTIVOS .....................................................................114

Opción: Principal / Movimientos / Movimientos a Activos.......................................................... 114

Aspectos generales en la grabación de Novedades:................................................................. 114

Novedades definidas.................................................................................................................. 114

Forma de operación. .................................................................................................................. 116

MODULO DE AUDITORIA – INFORMES Y CONSULTAS. .............................................118

Listado general de auditoría a documentos (Opción: Principal / Contabilidad / Informes / Auditorías / Informe General de Auditoría.................................................................................. 118

Consulta / listado de documentos faltantes.(Opción: Principal / Contabilidad / Consultas / Auditorías / Documentos que faltan.)......................................................................................... 119

Consulta de documentos descuadrados (Opción: Principal / Contabilidad / Consultas / Auditorías / Documentos descuadrados). ................................................................................. 120

Log de Operaciones ( Opción: Principal / Auditorías / Log de Operaciones)............................ 121

Log de Documentos ( Opción: Principal / Auditorías / Log de Documentos)............................ 121

Validación de Maestros ( Opción: Principal / Auditorías / Validación de Maestros)................... 122

Informe de Validación Mensual ( Opción: Principal / Contabilidad / Informes / Informe de Validación Mensual).................................................................................................................... 123

PROCESO DE CIERRE ANUAL............................................................................................124

Generación del Comprobante de Cierre Anual (Opción: Principal / Contabilidad / Procesos / Comprobante de Cierre Anual). ................................................................................................. 124

Bloqueo del mes de diciembre (Opción: Principal / Cierres y Procesos / Bloqueo Mensual). . 125

Copia de Seguridad del Directorio SEGA. ................................................................................. 125


Verificación de Permisos del Directorio SEGA (Versión Unix). ................................................. 125

Cierre Anual (Opción: Principal / Cierres y Procesos / Cierre Anual). ...................................... 125

Renombrado de Directorios....................................................................................................... 126

CONSULTAS DE LOS DATOS CONTABLES....................................................................127

Consulta de Estados Financieros (Opción: Principal / Contabilidad / Consultas / Estados Financieros)................................................................................................................................ 127

Consulta Libro Auxiliar (Opción: Principal / Contabilidad / Consultas / Auxiliares / Libro Auxiliar).128

Consulta Relación de Terceros (Opción: Principal / Contabilidad / Consultas / Relación de Terceros).................................................................................................................................... 129

Consulta Historia de Terceros (Opción: Principal / Contabilidad / Consultas / Historia de Terceros).................................................................................................................................... 130

INFORMES/LISTADOS DE LOS DATOS CONTABLES ..................................................132

Informes de Carácter Legal (Oficiales):..................................................................................... 132 Libro Diario (Opción: Principal / Contabilidad / Informes / Libros Diarios / Libro Diario Oficial) ............. 132 Informe de Caja Diario (Opción: Principal / Contabilidad / Informes / Libros Diarios / Caja Diario). ....... 133 Libros auxiliares – Por Cuenta y Fecha (Opción: Principal / Contabilidad / Informes / Auxiliares / Ordenado por Cuenta y fecha): ..................................................................................................... 134 Mayores y Balances (Opción: Principal / Contabilidad / Informes / Balances y P y G / Mayor y Balances136 Impresión de Balances Generales (Opción: Principal / Contabilidad / Informes / Balances y P y G / Balances Generales. ................................................................................................................... 138 Informe de Inventarios y Balances (Opción: Principal / Contabilidad / Informes / Balances y P y G / Inventarios y Balances)................................................................................................................ 140 Balances de prueba (Opción: Contabilidad / Informes / Balances y P y G / Balances de Prueba) ....... 141 Relación de Terceros Por Cuenta (Opción: Principal / Contabilidad / Informes / Informes de terceros / Relación de Terceros Por Cuenta)................................................................................................. 142 Relación de Terceros Por Nit (Opción: Principal / Contabilidad / Informes / Informes de terceros / Relación de Terceros Por Nit). ...................................................................................................... 144 Comprobantes de Diario (Opción: Principal / Contabilidad / Informes / Libros Diarios / Comprobantes de Diario). ....................................................................................................................................... 145 Foleador (Opción: Principal / Contabilidad / Informes / Mas Informes / Foleador). .............................. 147

PROCESOS ESPECIALES.....................................................................................................149

CAMBIOS DE PLANES DE CUENTAS. .................................................................................... 149 Objetivos .................................................................................................................................... 149 Recomendación General.............................................................................................................. 149 Pasos para implementar nuevos planes de cuentas........................................................................ 149


MANUAL DE OPERACIÓN BÁSICA DEL SISTEMA ESTANDAR DE GESTION ADMINISTRATIVA SEGA VERSION 1.0

DESCRIPCION GENERAL DE LA APLICACION. a. El SEGA 1.0 es un sistema EN LÍNEA, en el cual, cada DOCUMENTO que se graba queda 100% contabilizado, de tal manera que sin ningún tipo de proceso adicional, pueden generarse los listados correspondientes. b. El sistema no tiene cierres mensuales, por lo tanto no existe motivo alguno para que la información se retrase en su grabación pues puede ser grabada en cualquier orden, no se requiere la grabación secuencial de la información por fecha, puede grabarse en forma simultánea información de varios meses e inclusive de varios años. c. La información se graba documento por documento y así queda guardada y bautizada en el sistema, es decir, es un sistema orientado a documento, con control y acceso sobre cada papel que se grabe. d. El sistema maneja 100% el PUC, por lo tanto para su comprensión, debemos tomar como parámetros una guía tributaria o la guía correspondiente dependiendo del tipo de Entidad. e. Las ayudas necesarias para la correcta utilización del sistema se encuentran integradas 100% a las diferentes opciones de la aplicación, de tal forma que los procesos de codificación y operación son más sencillos. f. El único cierre que existe en el sistema es el cierre anual, sin embargo el no realizarlo no implica imposibilidad para la continuidad contable, es decir, “podemos grabar información del año 2002 sin haber cerrado el año 2001. g. Anualmente debe generarse el comprobante de cierre anual, antes de CERRAR EL AÑO, este comprobante se encarga de dejar en cero (0) las cuentas de resultado y trasladar la utilidad o pérdida a la cuenta correspondiente; por lo tanto, la totalidad de los informes del mes de diciembre deben ser elaborados antes de generar este comprobante. h. Con respecto a la Generación de Consultas e Informes es importante anotar que por el hecho de no existir cierres mensuales, la totalidad de la información se encuentra a disposición de ser consultada o impresa, por lo tanto, la selección de la información a generar se hace mediante el uso de rangos de fechas, normalmente fechas de corte de mes, las cuales aparte de marcar los informes y las consultas, permiten filtrar la información que debe ser tenida en cuenta. i. Para garantizar que la información de meses ya procesados no va ha ser modificada , cada vez que un mes este completamente listo (100%) debe hacerse un BLOQUEO DEL MES, este cierre virtual simplemente BLOQUEA el Año/Mes (AAAAMM) para que no pueda ser modificado, evitando así la


eliminación, modificación o adición de documentos en forma errónea. La opción correspondiente al cierre virtual será explicada más adelante en el presente manual. j. Por política de manejo, cuando se presente el caso de la llegada de un documento que debe hacer parte de un mes que ya se cerro en forma virtual, este debe ser grabado mediante una nota contable en el siguiente mes abierto, esta política nos garantiza que los datos e informes emitidos en cada fin de mes son los correctos y definitivos, y no informes parciales de los cuales no sabemos si son o no los definitivos. Este mecanismo, como lo podrá confirmar su contador, es el más acertado cuando se trata de mantener una contabilidad real y permanente. k. Mensualmente, los procesos de Ajuste por Inflación a los Activos Fijos, las Depreciaciones y las Amortizaciones son generados en forma automática, siempre y cuando dichos procesos sean manejados a través del sistema. l. El sistema posee mecanismos de captura y generación especializados para cada tipo de documento que se involucra en el proceso administrativo. m. Uno de los aspectos principales del Sistema radica en su esquema de seguridad, en el cual, cada operación que se realice, sea esta el acceso a una opción, una consulta, un listado, la creación, modificación o eliminación de un documento, etc., se cataloga como un EVENTO, susceptible de ser controlado; de tal forma que un usuario puede o no tener acceso a dicho EVENTO. Al manejar este esquema, podemos tener un menú personalizado por cada usuario, independiente de su cargo o función. n. Los menús de la aplicación no son estáticos, es decir, estos pueden ser modificados por el personal técnico, sin necesidad de ingresar a los programas fuentes o a su compilación. Esta facilidad permite adicionar opciones desarrolladas internamente (Programas desarrollados por el área de Sistemas de la Entidad), o suprimir aquellas que sobran, así como “Inactivar” en forma momentánea o definitiva una opción específica. o. Otra característica del sistema es la posibilidad de mantener un LOG o BITACORA permanente de todas las acciones que se realizan, característica orientada hacia la revisoría fiscal y/o auditoría interna. Su utilización permite seguir en forma cronológica las operaciones realizadas y conocer: El día, La hora, El usuario, El programa ejecutado y otros datos de vital importancia a la hora de realizar investigaciones y análisis de secuencias de operación.


DEFINICION DE TABLAS BASICAS. El sistema basa su funcionamiento en la correcta definición de las tablas de datos básicos o tablas de control, de las cuales, algunas son de uso general de la aplicación, mientras otras son propias de cada entidad. Muchas de estas tablas son archivos de poco mantenimiento, es decir, tablas prácticamente fijas, cuya actualización está reservada al administrador del sistema (Propietario del software). Cuando una tabla se denomine como FIJA no debe ser modificada en la operación normal del sistema, de lo contrario, los resultados obtenidos pueden ser incorrectos. Tenemos tres (3) tipos de tablas a saber: TABLAS FIJAS – GENERALES:

Estas tablas son fijas, salvo que el administrador del sistema (CONFECAMARAS) defina que deben ser modificadas. Cada vez que el software sea actualizado, estas tablas serán modificadas según lo estime conveniente el Administrador General del Software. Estas tablas no deben ser modificadas por los usuarios, salvo recomendación expresa del propietario del software.

TABLAS FIJAS – PROPIAS

Estas son tablas con muy poco movimiento pero que pueden ser administradas y modificadas por cada organización, previa información o asesoría por parte del propietario del software (Administrador general).

TABLAS ESPECIALES – PROPIAS:

En este grupo de tablas incluimos todas aquellas que son de vital importancia para el correcto funcionamiento del aplicativo. Para estas tablas existen opciones específicas de captura.

Opción: Principal / Administración / Tablas Fijas

Al seleccionar esta opción, se despliega en pantalla el menú de mantenimiento a tablas de texto / parámetros. Esta opción servirá para dar mantenimiento tanto a las tablas FIJAS GENERALES como a las tablas FIJAS PROPIAS de cada cámara de Comercio. Vale la pena anotar que las tablas PROPIAS de Cada Cámara quedarán identificadas con un juegos de asteriscos (***) en la última columna.


En esta pantalla, el usuario puede desplazarse arriba o abajo con el uso de las teclas de movimiento (Flechas y avances de página). Al ubicarse en un tabla en particular, el usuario puede utilizar una de las siguientes teclas: F2.- Insertar Tabla: Esta opción permite insertar una nueva tabla dentro del índice de tablas fijas.

La adición de una nueva tabla estará EN TODOS LOS CASOS ASESORADA POR EL PROPITEARIO DEL SOFTWARE – Administrador general.

Al insertar una nueva tabla, se despliega la siguiente pantalla:

Nombre de la tabla: Indique el nombre que identificará la tabla. Descripción de la misma. Físico: Indique el nombre físico de la tabla. Máximo 8 caracteres y con extensión .tab. Tipo: Indique si la tabla es <G> Genérica o <P> Propia. Genérica indica que es una tabla

General de aplicación para todas las organizaciones que tienen el SEGA, mientras que una tabla propia, es aquella cuyo contenido es propio de cada entidad.

F3.- Suprimir Tabla: Permite suprimir una tabla del índice de tablas fijas. Esta opción debe ser

utilizada única y exclusivamente por el Administrador General del Sistema, quien es la persona adecuada para determinar si una tabla puede o no ser eliminada.

Al seleccionar la opción de suprimir tabla, el sistema le pregunta al usuario si está seguro o

no de realizar la acción.


<ENTER>.- Editar Tabla: Esta opción permite editar el contenido de una tabla seleccionada. Al ubicarse en el renglón correspondiente y digitar <ENTER>, el sistema despliega el contenido previo de dicha tabla, si la tabla esta vacía, la ventana se despliega en blancos.

En esta nueva ventana, el usuario puede utilizar una de las siguientes teclas: <F2>.- Inserta nuevo registro. Permite insertar un nuevo código a la tabla. <F3>.- Borra un registro existente. <Enter>.- Permite modificar el código o la descripción del código. El código debe ser máximo de 9 posiciones alfanuméricas y la descripción máximo de 40 posiciones. <ESC>.- Termina y graba las modificaciones realizadas a la tabla.


Relación de Tablas FIJAS – GENERALES. Las tablas que a continuación se relacionan son las tablas fijas que administra el propietario del software – administrador general del sistema y que no deben ser modificadas por los usuarios de las organizaciones que utilizan el SEGA salvo expresa indicación del proveedor del software.

Tabla de Acciones al LOG: Mantiene los códigos de las operaciones que afectan el LOG del sistema. Esta tabla es de mínimo mantenimiento. Su actualización se coordina a través del ADMINISTRADOR GENERAL. Tabla tipo texto.

Tabla de Campos Posibles en Formatos: Esta tabla codifica los Tipos de campo posibles a utilizar en los Generadores de Documentos y/o Generadores de Reportes. Esta tabla es de mínimo mantenimiento. Su actualización se coordina a través del ADMINISTRADOR GENERAL. Tabla Tipo Texto.

Tabla de Clases de Programa: En el índice de programas incluido en la aplicación, los programas (Fuentes, Objetos, Librerías, etc.) se encuentran catalogados de acuerdo a la codificación existente en esta tabla. Esta tabla de es mantenimiento mínimo. Su actualización se coordina a través del ADMINISTRADOR GENERAL.

Tabla de Documentos Genéricos.: Para el sistema, cada tipo documento manejado se clasifica según su tipo Genérico, es decir, en Comprobantes de Egreso, Recibos de Caja, Facturas, Salidas de Almacén, Entradas al Almacén, Pedidos, etc. Esta clasificación es utilizada internamente por el sistema en los Generadores de Reportes y Generadores de Documentos. tabla de mantenimiento mínimo. Su actualización se coordina a través del ADMINISTRADOR GENERAL.

Tabla de Estados Posibles Para Activos.: Un activo en el sistema se maneja según el estado que tenga, los estados posibles se encuentran relacionados en esta tabla de mínimo mantenimiento, coordinada su actualización a través del ADMINISTRADOR GENERAL.

Tabla de Meses del Año.: Tabla que almacena la descripción de los meses del año. Esta tabla es Fija.

Tabla de Niveles de Cuenta (PUC): Esta tabla almacena la descripción de los diferentes niveles de cuentas que podemos encontrar, definidos según el decreto 2650. Tabla Fija.

Tabla de Operaciones Sobre Documentos: Esta tabla, cuya actualización esta coordinada por el ADMINISTRADOR GENERAL, almacena la información codificada de los tipos de operaciones que pueden ser realizadas sobre los documentos, como son: Grabación, Edición, Impresión, Anulación, etc.


Tabla de Quincenas Posibles: Almacena la información referente a las quincenas posibles a utilizar por el módulo de Nómina. tabla de actualización a través del ADMINISTRADOR GENERAL.

Tabla Resumen de Anexos Fiscales: Tabla opcional que almacena la codificación dada a los anexos fiscales utilizados en la Contabilidad General. Actualmente, esta tabla se encuentra en blanco y no será utilizada inicialmente por nosotros.

Tabla Resumen de Anexos Tributarios: Tabla opcional que almacena la codificación dada a los anexos tributarios utilizados en la Contabilidad General. Actualmente, esta tabla se encuentra en blanco y no será utilizada inicialmente por nosotros.

Tabla de Tipos Generadores de Nómina: Tabla utilizada por el Módulo Contable y que identifica las forma en que los diferentes conceptos liquidados en la nómina deben actualizarse a los archivos Contables. Tabla fija cuya actualización está a cargo del ADMINISTRADOR GENERAL.

Tabla de Control de Tipos - Amortización.: Tabla fija que identifica los tipos de cuenta desde el punto de vista del proceso de amortización de diferidos y gastos pagados por anticipado.

Tabla Tipos de Compañía de Ley 50 y Ley 100: Tabla Fija utilizada por el módulo de Nómina y que clasifica las compañías involucradas en los procesos de Pensiones, Cesantías y Seguridad Social.

Tabla de Tipos de Contingencia (Incapacidades): Tabla Fija que almacena los tipos de contingencia posibles, en caso de incapacidades procesadas por el módulo de Nómina.

Tabla de Tipos de Contratos de Trabajo: Tabla Fija utilizada por el módulo de Nómina y que almacena los tipos de contratos de trabajo manejados por el Sistema.

Tabla de Tipos de Costo Standard: Tabla Fija, utilizada por el módulo de Gestión de almacén y que clasifica los costos en Directos, Indirectos y Fijos.

Tipos de Cuenta PUC: Tabla Fija que Identifica el primer dígito de cada cuenta contable. Esta tabla de uso permanente, NO debe ser modificada a excepción que el PUC o su reglamentación lo Indique.

Tipos de Cuenta en Presupuesto: Tabla Fija, utilizada cuando se maneja el Presupuesto por plan de cuentas Alterno y que al igual que la Tabla de Tipos de Cuentas PUC, identifica el primer dígito (Clase) de cada cuenta de presupuesto.


Tabla de Control de Tipos - Ajuste Por Inflación.: Tabla fija que identifica los tipos de cuenta desde el punto de vista del proceso de Ajustes Por Inflación.

Tipos de Deducción a Retención: Tabla Fija que identifica los tipos de deducciones a las bases de retención que pueden ser utilizados por el módulo de nómina al liquidarla o generar las bases porcentuales para su cálculo.

Tabla de Control de Tipos - Depreciación.: Tabla fija que identifica los tipos de cuenta desde el punto de vista del proceso de Depreciación.

Tabla de Tipos de Descuentos de Cuentas Corrientes: Tabla Fija utilizada por el módulo de Nómina en el manejo de las cuentas corrientes por empleado, y que identifica los tipos posibles de descuento: Semanales, Quincenales, Mensuales, Contra Prima, Contra Bonificaciones, etc.

Tabla de Tipos de Día en Calendario: Tabla Fija utilizada para identificar numéricamente los días de la semana, iniciando con el domingo como día 1 hasta el sábado como día 7. Esta tabla es utilizada por el módulo de Nómina para el control del calendario.

Tabla de Tipos de Estado: Tabla Fija que identifica en forma textual los estados posibles de un documento dentro del sistema.

Tabla de Tipos de Grabación - Módulos: Tabla Fija, solo modificable por el ADMINISTRADOR GENERAL, que identifica en forma codificada los mecanismos de captura existentes, codificación que queda registrada en cada documento procesado en el sistema.

Tabla de Tipos de LEY en Vinculación laboral: Tabla Fija que identifica la vinculación laboral de un empleado, sea que este corresponde a Ley 50 o a Ley Anterior.

Tabla de Tipos de Movimiento a Presupuesto: Tabla Fija, modificable únicamente por el ADMINISTRADOR GENERAL que identifica los tipos de movimiento al presupuesto, sean estos: Asignación Inicial, Traslado, Reducción, etc.

Tabla de Tipos de Movimiento a Causación: Tabla Fija, modificable únicamente por el ADMINISTRADOR GENERAL que identifica y clasifica las diferentes novedades que pueden ser utilizadas en el proceso de Grabación de Causaciones.

Tabla de Tipos de Movimiento a Pagos: Tabla Fija, modificable únicamente por el ADMINISTRADOR GENERAL que identifica y clasifica las diferentes novedades que pueden ser utilizadas en el proceso de Grabación de pagos (Giros).


Tabla de Tipos de Novedades de Nómina: Tabla Fija, modificable únicamente por el ADMINISTRADOR GENERAL que identifica y clasifica las diferentes novedades que pueden ser utilizadas en el proceso de Liquidación de Nómina.

Tabla de Tipos de Pago de Nómina: Tabla Fija, modificable únicamente por el ADMINISTRADOR GENERAL, que identifica los tipos de pago posibles manejados por el módulo de Nómina: Semanal, Quincenal, Mensual, Primas, Cesantías, Vacaciones, etc.

Tabla de Tipos de Programa: Tabla Fija, modificable únicamente por el ADMINISTRADOR GENERAL que identifica los tipos de programa de computador componentes de esta aplicación dentro de la documentación técnica.

Tabla de Tipos de Retención (Proveedores-Clientes): Tabla Fija que identifica a un proveedor o a un cliente (NIT) desde el punto de vista de la forma como se maneja su retención: Régimen Común, Régimen Simplificado, Gran Contribuyente, Autoretenedor, etc.

Tabla de Tipos de Tercero Contables: Tabla Fija que identifica el comportamiento de las diferentes cuentas desde el punto de vista del manejo de los terceros. Sean cuentas Por Cobrar, pagar, IVAs, retención, etc.

Tipos de Terceros (Nits): Tabla Fija que identifica el comportamiento general de un NIT dentro del sistema, sea Cliente, Proveedor, Afiliado, Empleado, etc.

Tabla de Control de Tipos - Valorización.: Tabla Fija que identifica los tipos de cuenta desde el punto de vista del proceso de Valorización.

Tabla de Tipos de Venta: Tabla Fija que identifica el Tipo Tributario de una Venta, sea esta Gravada, Excluida, Exenta, etc. Esta tabla será utilizada por el módulo de Facturación.

Tabla de Unidades de Medida: Tabla Fija de modificación exclusiva por parte del ADMINISTRADOR GENERAL y que cataloga las diferentes unidades de medida que pueden ser utilizados tanto por el módulo de Activos Fijos como por el módulo de Inventarios.

Relación de Tablas FIJAS – PROPIAS. Las tablas que a continuación se relacionan son las tablas fijas que administra el administrador de la entidad que utiliza el SEGA. Su administración es responsabilidad exclusiva del administrador del sistema en la organización que utiliza el SEGA, sin embargo, es altamente recomendable que la modificación a estas tablas se realice en forma conciente y precisa.


Algunas de estas tablas son de definición inicial que solo se requiere su actualización en el eventual caso de una reestructuración en el modelo de la Entidad incorporado en el Sistema, ya sea por cambios en la estructura administrativa o por cambios de infraestructura.

Tabla de Comprobantes Contables: Esta tabla almacena los Comprobantes Contables, también llamados Comprobantes Resumen, en que se pueden clasificar los diferentes documentos (tipos) involucrados en la operación administrativa.

Tabla de Etapas del Proceso Administrativo y Productivo: Esta tabla utilizada básicamente en instalaciones que manejan procesos de producción permiten clasificar los centros de responsabilidad o centros de costos según el proceso productivo en el que se ven involucrados. Si una organización no maneja procesos productivos, recomendamos manejar una sola etapa llamada “Administrativa”.

Tabla de Líneas de Inventario: Almacena las líneas de inventario y/o activos que maneja la Entidad. El manejo de esta tabla, en conjunto con una tabla posterior denominada “TABLA DE CLASES DE INVENTARIO” permite clasificar los elementos involucrados (Inventario/Activos) de acuerdo a grupos y subgrupos, en forma independiente a la codificación utilizada para los mismos.

Tabla de Puntos de Origen: Esta tabla no esta siendo utilizada aún por el sistema.

Tablas de Clases de Inventario: Almacena los tipos de inventario y/o Activos (Grupos) que maneja la Entidad. Esta tabla permite clasificar los elementos en forma independiente a la codificación utilizada para los mismos.

Tabla de tipos de Cuenta Corriente: Esta tabla manejada por el módulo

de Nómina permite clasificar los diferentes tipos de Cuenta Corriente (Prestamos, Cuotas, etc.) que pueden afectar a un empleado.

Tabla de Documentos Posibles Utilizados en Causación: Esta tabla almacena los tipos de documentos que pueden ser utilizados en el módulo de Causaciones.

Tabla de Documentos Posibles Utilizados en el Módulo de Giros/Egresos: Esta tabla almacena los tipos de documento que pueden ser utilizados por el módulo de giros/pagos.

Tabla de Formas de Pago: Esta tabla define las formas de pago que pueden ser utilizadas al momento de generar una factura, causación, entrada al almacén, etc.

Tabla de Unidades Estratégicas: Esta tabla es utilizada para REAGRUPAR las actividades (programas Presupuestales) en Unidades Estratégicas o Unidades de Negocio. Esta tabla fue incluida en la versión de marzo 06 del 2002.


Tabla de Programas Resumen: Al igual que la tabla de unidades estratégicas esta tabla permite reagrupar los programas presupuestales en grupos resumen, de tal forma que puedan elaborarse otro tipo de informes.

Relación de Tablas ESPECIALES – PROPIAS.

Este conjunto de tablas, son de uso y definición propia de cada Cámara de Comercio. Cada una de estas tablas tiene su propio mecanismo de actualización y mantenimiento a diferencia de las tablas antes mencionadas, las cuales, por mantener una misma estructura física se modifican a través de la opción de tablas Fijas. En este mismo manual, más adelante, se explicará en detalle el mantenimiento de cada una de las tablas que a continuación se enumeran.

Tabla de Usuarios del Sistema: En ella se definen los usuarios que pueden ingresar a la aplicación, sus password, sus accesos y restricciones.

Tabla de Impresoras del Sistema: Almacena la información de las impresoras que pueden ser utilizadas, su descripción, puerto y spool (cola) de trabajo.

Tabla de Terceros (Nits): Almacena la información propia de cada tercero involucrado administrativamente con la organización. Esta tabla es de consulta general y es utilizada en todos los módulos de la aplicación.

Tabla de Centros de Costos: Esta tabla, de uso obligatorio para el módulo de Nómina, modela la organización desde el punto de vista de la clasificación del personal y de la distribución de ingresos y gastos desde el punto de vista de áreas de inversión y/o centros de responsabilidad.

Tabla de Tipos de Documento: Almacena los tipos posibles de documentos utilizables por el módulo administrativo. La definición de los tipos de documento debe responder específicamente a las diferentes clases de documentos manejados en la entidad.

Tabla Calendario: Almacena el calendario anual, días por día, indicando si es hábil, dominical o festivo. Esta tabla es de generación anual.

Tabla de Labores u oficios: Almacena la información codificada de los diferentes cargos o puestos de trabajo de la Organización. Típicamente debe responder a la inclusión en el sistema del organigrama (modelo).

Tabla de Programas Presupuestales: Almacena año a año los programas presupuestales de la entidad. La correcta definición de esta tabla es de suma importancia para el manejo del presupuesto por Programa/PUC.


Tabla de Pagos de Nómina: Tabla utilizada por el módulo de Nómina y que almacena la información anual de los pagos programados, sean estos, quincenales, mensuales, semestrales, ocasionales, etc.

Tabla de PAAGs Mensuales: Tabla que almacena año a año la información mensual de los PAAGs que deben ser aplicados en los procesos de Ajustes Por Inflación.

Tabla de Salarios Mínimos: Almacena año tras año el salario mínimo legal decretado, así como el valor correspondiente al subsidio de transporte. Esta tabla es fundamental para el correcto funcionamiento del módulo de Nómina.

Tabla de Anexos Tributarios: Almacena los códigos que pueden ser utilizados para clasificar los movimientos desde el punto de vista de su imputación tributaria. La utilización de esta tabla implica la asignación del anexo correspondiente a cada transacción grabada, siempre y cuando dicha transacción afecte los Anexos tributarios de la declaración de renta. Aunque su uso facilita la elaboración anual de la Declaración de Renta correspondiente, puede ocasionar una “tecnificación” en los mecanismos de captura.

Tabla de Novedades de Causación: Almacena los tipos de movimiento (partidas) que pueden ser utilizados por el módulo de Causaciones. Su correcta definición facilita la operación por parte de los usuarios finales de dicho módulo.

Tabla de Novedades de Giro: Almacena los tipos de movimiento (partidas) que pueden ser utilizados por el módulo de Giros (Egresos de bancos). Su correcta y amplia definición facilita la operación final del módulo correspondiente.


COMO INSTALAR LA APLICACION.

Para instalar la aplicación en su servidor UNIX, debe ejecutar la siguiente secuencia de pasos:

• Crear un usuario, llamado sega, para tal efecto, utilizar las herramientas que provee el sistema operacional UNIX.

• Entre al sistema UNIX, digitando en el LOGIN, el usuario sega.

• Digite en PASSWORD, la clave asignada al momento de crear el usuario.

• Copie el archivo pAAAAMMDD.tar.gz en el directorio sega. Este archivo debe ser pasado al servidor a

través de una herramienta FTP y en formato ASCII.

La convención AAAAMMDD hace referencia al año (4 dígitos), mes (2 dígitos) y día (2 dígitos) en que fue liberada la versión correspondiente del programa.

• Ejecute el comando gzip –d pAAAAMMDD.tar.gz. Se crea entonces el archivo pAAAAMMDD.tar. • Ejecute el comando tar xvf pAAAAMMDD.tar. Al ejecutar este comando se crean o actualizan los

directorios que conforman el aplicativo. Todos ellos dentro del directorio sega/control.

• Si la aplicación es instalada por primera vez, igualmente debe armarse el directorio datos, el cual se anexa con un conjunto de tablas básicas e inicializadas.

NOTA IMPORTANTE !!! Recomendamos que los archivos de la aplicación queden grabados sobre un directorio con este nombre, con ello, unificaremos el directorio de trabajo para el envío de futuras versiones y actualizaciones.

• Al terminar el proceso de instalación, el sistema crea un usuario único con el cual podemos ingresar a la

aplicación por primera vez.

• Este usuario es:

• Usuario superu • Clave superu

NOTA IMPORTANTE !!! Este usuario debe ser eliminado de la aplicación, luego de que el administrador del sistema (normalmente el jefe de sistemas) haya creado su propia clave de acceso por la opción correspondiente de mantenimiento a usuarios.


COMO INGRESAR A LA APLICACIÓN

Al llamar la aplicación aparece en pantalla la siguiente ventana:

PANTALLA INICIAL DEL SEGA

En esta pantalla debe indicarse el directorio de trabajo, el usuario (máximo 8 caracteres) y la clave (máximo de 8 caracteres. El sistema obligará a que el usuario cambie su clave la primera vez que ingrese al sistema e igualmente, le exigirá que la cambie cada 15 días previendo, por seguridad, que la clave de un usuario sea copiada o conocida por otro que la utilice sin su autorización.

CAMBIO DE CLAVE OBLIGATORIO. Si el usuario ingresa por primera vez al sistema o en su defecto, la clave que está utilizando cumple más de 15 días, el sistema obligara al cambio de clave en forma obl.igatoria. Este control pretende acostumbrar al usuario a que la clave es personal e intransferible y que es directamente responsabilidad del mismo.


MENU PRINCIPAL DE LA APLICACION Al ingresar a la aplicación se despliega el menú principal. En este menú las opciones están agrupadas de acuerdo al módulo que corresponda.

MENU ADMINISTRACION. En este grupo se encuentran todas las opciones de parametrización del

sega. Creación de usuarios, impresoras, tablas, registro de control, programas presupuestales, centros de costos, mantenimiento de permisos y niveles, etc.


MENU CONTABILIDAD. En este grupo encontrará las opciones de mantenimiento al módulo contable, creación del PUC, creación de nuevos PUC, generación de comprobantes automáticos, consultas de saldos contables, informes, manejo de retenciones, etc.

MENU NOMINA. Encontrará todas las opciones relacionadas con el módulo de personal. Creación y

mantenimiento de la hoja de vida de empleados, creación y mantenimiento a tablas de parámetros, liquidaciones de nóminas, otras liquidaciones, consultas e informes.

MENU INVENTARIOS Y ACTIVOS. Opciones de mantenimiento y actualización de los módulos

de Inventarios de almacén y de Activos Fijos y diferidos. MENU TESORERIA. Encontrará opciones propias para la gestión de tesorería. Emisión de cheques,

generación de informes diarios, generación de extractos e informes de cuentas por cobrar y por pagar, etc.

MENU FACTURACION. Opciones de generación de facturas, módulo de facturación inmediata (POS),

estadísticas de facturación y venta de productos y/o servicios. MENU MOVIMIENTOS. A través de las opciones contenidas en este módulo se podrá ingresar

cualquier movimiento al sistema. Notas Contables, Giros, Causaciones, Salidas de Almacén, Salidas de Activos, Salidas de Servicios, Novedades de Nómina, Movimientos al presupuesto, etc.

MENU AUDITORIAS. Opciones que permiten validar la consistencia de la información dentro del

sistema. MENU INICIALES. Permite grabar los saldos iniciales de los diferentes módulos cuando se está

instalando por primera vez la aplicación. MENU CIERRES Y PROCESOS. A través de estas opciones podemos bloquear meses grabados y

cerrar los periodos fiscales (años).


ESTRUCTURA OPERATIVA DE PROGRAMAS Y MANEJO DE TECLAS

• En todos los programas y menús la tecla <ESC> se encarga de abandonar o terminar la opción que

se esta ejecutando. En algunos casos la tecla ESC graba los cambios, en otros casos, abandona sin grabar.

• En las opciones específicas, la tecla <F1> es una tecla de ayuda asociada al campo en el cual se

encuentra el cursor:

• Ej. Si estoy parado en el campo Nit, la tecla F1 me permite consultar el directorio de terceros de la Empresa.

• Ej. Si estoy parado en el campo cuenta, la tecla F1 me permite consultar el PUC de la Empresa.

• La tecla <HOME> me despliega en pantalla un menú rápido de opciones que me permite crear Nits,

Adicionar Cuenta y otras opciones, útiles en los procesos de captura de información.

• Los listados (Informes Impresos) pueden ser vistos por pantalla y si se desea, ser impresos; estas rutina se maneja de la siguiente forma:

Cuando se genera un listado, se selecciona la impresora por la cual se desea imprimir el informe, en el caso de una aplicación en DOS, el sistema de impresión es único, es decir, existe solo una impresora disponible. Cuando el informe es generado, el sistema despliega una ventana (Parte superior derecha de la pantalla) en la cual permite dos opciones:

Imprima Pagine Archivo

<ESC> para Terminar

La opción Imprima, permite enviar en forma directa a la impresora el informe generado. La opción pagine , permite ver por pantalla el listado. La opción Archivo, permite generar a un archivo plano los informes generados. La opción ESC, abandona el informe generado y retorna sin ninguna acción. Para pasar de una opción a la otra, basta con oprimir la tecla <SPACES>.

Si se selecciona la opción de paginación, el sistema “carga “el archivo generado y permite manipularlo en la pantalla (Sin permitir su modificación) mediante el uso de las siguientes teclas:

F1. Va al principio del listado F2. Va al Final del listado. F3. Va a una página específica del listado. TAB. Desplaza el texto hacia la Derecha. ENTER. Desplaza el texto hacia la Izquierda. Pag. Up. Desplaza una Página Hacia Arriba. Pag. Dw. Desplaza una Página Hacia Abajo.


F6. Lista un rango de Páginas seleccionado (Inactiva). ESC. Abandona la paginación y retorna al menú de manejo de listados.

• El sistema presenta en forma permanente una ayuda en línea, dependiendo del sitio u operación que

este realizando, por lo tanto, siempre revise en la parte inferior de la ventana activa, en

dicho sitio el sistema desplegará por lo general un texto orientador.

REGISTRO DE CONTROL – Mantenimiento de parámetros generales del sistema.

Opción: Principal / Administración / Registro de Control. El registro de control del SEGA es un archivo en el cual se almacenan la totalidad de los parámetros generales de la aplicación. Esta opción permite personalizar el SEGA para una entidad específica.

En cada uno de los parámetros que pueden ser administrados desde esta opción, el usuario podrá utilizar las siguientes opciones: <F1>. Ayuda asociada al parámetro de control - Permitirá consultar una ayuda asociada al campo. No todos los campos poseen esta ayuda. <F2>. Validación de parámetro. - Permitirá consultar la tabla o posibles valores del parámetro que se procese. Los parámetros están agrupados según el tipo de dato. Entre ellos tenemos:


Datos Básicos de la Empresa. Almacena los parámetros generales de identificación de la empresa o entidad donde se instala el SEGA.

Sistema Operativo: Indique UNIX, DOS, WINDOWS, dependiendo de la plataforma en que esté instalado el aplicativo. Nombre de la Empresa: Indique en un máximo de 50 caracteres el nombre completo de la entidad. Número de la Cámara de Comercio: Este campo de dos (2) posiciones es utilizado exclusivamente para las Cámaras de Comercio. Identifica el código de la Cámara de acuerdo a los códigos asignados por Confecámaras para las mismas. Sigla de la entidad: Nit de la entidad: Campo numérico que almacena el número del Nit de la entidad, sin dígito de verificación. Dígito de verificación: Campo numérico de una posición que almacena el número de verificación asignado por la DIAN para el Nit de la entidad. Nit en texto: Campo alfanumerico que almacena en un máximo de 20 caracteres el nit textual de la entidad. Ejemplo 860.025.614-4. Año contable de proceso: Campo informativo que indica cual es el año de proceso contables que se está manejando en un momento dado. Nombre de la Administración de Impuestos: Normalmente en este campo debe ir ‘ADMINISTRACION DE IMPUESTOS NACIONALES”. Nit de la Administración de impuestos: Indique el nit de la Administración de Impuestos Nacionales en la cual se consignan las retenciones en la fuente y los Impuestos a las ventas. No incluya el dígito de verificación. Dirección de la entidad: Dirección comercial de la empresa donde se instala el SEGA. Domicilio de la Entidad: Ciudad del domicilio principal de la entidad. Departamento de la Entidad: Departamento de la dirección comercial de la entidad. Ciudad de la Empresa (Código Dane): Últimos tres (3) dígitos del código DANE (DIVIPOLA) de la ciudad donde se encuentra ubicada la entidad. Dpto Empresa (Código Dane): Primeros dos (2) dígitos del código DANE (DIVIPOLA) de la ciudad donde se encuentra ubicada al entidad. Código del departamento según el DANE. Teléfonos de la empresa: Campo alfanumérico de 30 caracteres en el cual se almacenan los teléfonos de la entidad.


Teléfono No. 1 (Campo para el ISS): Campo numérico de 7 posiciones en el cual se almacena el teléfono principal de la entidad. Representante legal: Nombre del representante legal. Revisor fiscal: Nombre del revisor fiscal Contador: Nombre del contador Tarjeta Profesional del Contador: Campo alfanumérico de 15 posiciones para almacenar el número de la tarjeta profesional de contador. Porcentaje máximo de impuesto de renta: Campo numérico de 7 posiciones que almacena el porcentaje máximo de impuesto de renta que debe pagar la entidad. Editor de Textos : Editor de textos utilizable para la presentación de informes por pantalla. No es un campo obligatorio. Tipo Empresa: Campo alfanumérico de 3 caracteres que identifica el tipo de empresa en la que se instala el SEGA. Este campo le indica al sistema que tipo de menú debe mostrar. Los campos posibles son: Cam à Cámaras de Comercio Tra à Transportadoras Mnu à Empresas manufactureras Ser à Empresas de servicios

Certificados de retención. Almacena los parámetros necesarios para la impresión de los certificados de retención en la fuente.

Consignadas en: Indique el sitio de consignación de la retención en la fuente. Normalmente ‘ADMINISTRACION DE IMPUESTOS NACIONALES”. Ciudad de Consignación: Indique la ciudad y el departamento en el cual se consignan las retenciones practicadas. Artículo Ordenante: Indique el artículo por el cual se ordena se realice la retención en la fuente. Firma de la persona responsable. Indica el nombre de la persona responsable por la expedición de los certificados de retenciones en la fuente. Departamento Responsable. Indique la descripción del departamento o cargo de la persona que responde por la expedición de los certificados de retención en la fuente. Mensaje de firma autógrafa. Indique (S) o (N) para la impresión al final de cada certificado del mensaje de firma autógrafa:


"DECRETO REGLAMENTARIO 836 DE 1991 ARTICULO 10: LAS PERSONAS JURIDICAS PODRAN ENTREGAR LOS CERTIFICADOS DE RETENCION EN LA FUENTE, EN FORMA CONTINUA IMPRESA POR COMPUTADOR, SIN NECESIDAD DE FIRMA AUTOGRAFA.".

Certificados de ICA. Almacena los parámetros necesarios para la impresión de los certificados de retención de ICA

Consignadas en: Indique el sitio de consignación de la retención de ICA. Normalmente ‘GOBERNACION DEL DEPARTAMENTO DE XXXXXXX”. Ciudad de Consignación: Indique la ciudad y el departamento en el cual se consignan las retenciones practicadas. Ordenanza: Indique el artículo por el cual se ordena se realice la retención del ICA.

Certificados de Retención de IVA. Almacena los parámetros necesarios para la impresión de los certificados de retención de IVA

Consignadas en: Indique el sitio de consignación del IVA retenido. Normalmente ‘ADMINISTRACION DE IMPUESTOS NACIONALES”. Ciudad de Consignación: Indique la ciudad y el departamento en el cual se consignan las retenciones practicadas. Artículo Ordenante: Indique el artículo por el cual se ordena se realice la retención del IVA. Mensaje de firma autógrafa. Indique (S) o (N) para la impresión al final de cada certificado del mensaje de firma autógrafa:

"DECRETO REGLAMENTARIO 836 DE 1991 ARTICULO 10: LAS PERSONAS JURIDICAS PODRAN ENTREGAR LOS CERTIFICADOS DE RETENCION EN LA FUENTE, EN FORMA CONTINUA IMPRESA POR COMPUTADOR, SIN NECESIDAD DE FIRMA AUTOGRAFA.".

Claves. Entendiendo que existen un conjunto de operaciones en el sistema que son supremamente delicadas. En este aparte se almacenan un conjunto de claves, parametrizables por el administrador del sistema y que pretenden prevenir la ejecución indiscriminada de opciones críticas dentro del sistema. Las claves pueden ser alfanuméricas de 8 caracteres.

Clave de creación de Contabilidad. Utilizable en las opciones de inicialización de archivos del módulo contable. Auxiliares, archivos de saldos, etc. Clave de creación del presupuesto anual: utilizable en las opciones de creación de los archivos de presupuesto. Clave de creación de administración. No utilizada Clave de manejo del calendario. Utilizable cuando se alterar el calendario del sistema se trate.


Clave de Borrado de Comprobantes. Esta clave es solicitada cuando el usuario desea borrar un comprobante del sistema. Clave Bloqueo Mensual. Clave solicitada por el sistema cuando de bloquear un mes se trate. Clave de Desbloqueo Mensual. Clave que se solicita al momento de solicitar el desbloqueo de un mes previamente cerrado. Clave de Cierre Anual. Clave solicitada antes de ejecutar la opción de cierre anual. Clave de Inicialización de Saldos Contables. Clave solicitada al momento de inicializar los archivos de movimiento de la contabilidad. Clave de Inicialización de Saldos de Activos. Utilizable al inicializar los archivos de saldos del módulo de activos fijos. Clave de Inicialización de Saldos de Inventario. Utilizable al inicializar los archivos de saldos y de movimiento del módulo de inventarios / suministros. Clave de Inicialización de Nómina. Utilizable para poder inicializar los archivos del módulo de nómina. Clave de Reproceso (Ajustes, depreciaciones y amortizaciones). Esta clave es solicitada cuando se pretende reprocesar un mes de Ajustes, depreciaciones y amortizaciones que previamente hubiese sido procesado en forma definitiva. Clave de Traslado de Activos. Clave solicitada cuando se va a ejecutar la opción de traslado contable de activos fijos. Clave de Reactivación de Cheques. Utilizable cuando se trata de reactivar un cheque que esté previamente anulado. Clave de Eliminación de Facturas. Clave solicitada cada vez que se desee eliminar una factura grabada en el sistema. Clave de Creación de Documentos Fuera de Consecutivo. Clave que se solicita cuando se desea crear un documento fuera de la secuencia permitida. Para que este control sea operan te, debe estar habilitado el control de consecutivos para el tipo de documento en cuestión.

Control de Presupuesto. Le indica al SEGA en que forma será llevado el presupuesto por parte de la Organización.

Tipo de Presupuesto. 0.- No maneja presupuesto, 1.- Presupuesto por Plan Alterno, 2.-Presupuesto por P y G. Porcentaje de participación de Ingresos Públicos: Campo no utilizado. Porcentaje de participación de Ingresos Privados: Campo no utilizado.


Programa Presupuestal por Omisión. Indique a que programa presupuestal / Actividad se deben cargar los movimientos contables cuando las cuentas afectadas deban obligatoriamente manejar el campo programa y este no sea reportado. Programa Presupuestal por Omisión. Indique a que Centro de Costos se deben cargar los movimientos contables cuando las cuentas afectadas deban obligatoriamente manejar el campo de Centro de Costos y este no sea reportado.

Grabación. Le indica al SEGA que controles deben tenerse en cuenta al momento de grabar los documentos contables.

Grabación de Documentos Descuadrados. Indique <S> si permitirá la grabación de documentos descuadrados o <N> en caso contrario.

Facturación. Parámetros generales del módulo de facturación.

Tipo Asignado a Servicios: Indique en un campo numérico de dos posiciones cual es el tipo de inventario asignado al manejo de los servicios dentro del SEGA. Fecha Inicial de Facturación – Almacén. Indique a partir de que fecha se inicia la operación del módulo de facturación del almacén de suministros. Formato Default (normal de impresión). Indique cual es el formato típico de impresión de facturas. Cuenta de Anulación de Facturas. Indíquele al SEGA a que cuenta debe enviar el reporte de facturas anuladas cuando dicho caso se de.

Nómina - Básicos. Parámetros generales del módulo de nómina.

Tope de descuento de corrección monetaria fiscal: Indique en este campo el valor que por ley es el tope máximo de descuento de corrección monetaria fiscal que puede ser descontado por el empleado de la base de cálculo de retención en la fuente. Este campo debe ser actualizado anualmente. Tope de descuento de Educación / Salud: Indique en este campo el porcentaje que por ley es el tope máximo que puede ser descontado por el empleado de la base de cálculo de retención en la fuente, cuando reporte pagos por educación y salud. Este campo debe ser actualizado anualmente. Valor Cuatrimestral de Dotación: Indique en este campo el valor al que cada empleado tiene derecho por concepto de dotación cada cuatro meses. Este campo debe ser actualizado anualmente.


Factor Prestacional del Salario Integral: Indique el porcentaje asignado por ley como factor salarial para los empleados de salario integral.. A la fecha de impresión del presente manual este porcentaje es de 30.0000%. Tope Máximo de Descuento de Ley 50 – Ley 100: Por ley corresponde a 20 salarios mínimos mensuales legales vigentes. En este campo realice la operación correspondiente y digite el resultado de la operación 20 x Salario Mínimo Legal. Este campo debe ser actualizado anualmente. Método de Cálculo de retención: Indique <1> Cuando se utilice el método de cálculo mensual en base a lo devengado o <2> cuando se calcule la retención por porcentaje. Este campo debe ser actualizado anualmente según las condiciones más favorables para los empleados. Porcentaje Exento de Pagar Retención: Indique el porcentaje asignado por ley como exento de pagar retención. A la fecha de impresión del presente manual este porcentaje es de 30.0000%. Porcentaje de Retención por Exceso del Último Tope de retención. Indique el porcentaje de retención asignado por ley cuando los salarios excedan el último tope de retención. A la fecha de impresión del presente manual este porcentaje es de 35.0000%.

Nómina - retirados. Le indica al sistema que debe hacerse con los empleados retirados

Liquidar Último Pago (s.n) Indíquele al sistema si en los pagos quincenales debe liquidar a los empleados que se retiran en dicha quincena. Normalmente esta opción permanece en <N> pues cuando un empleado se retira los últimos días trabajados se pagan junto con la liquidación del contrato de trabajo.

Nómina – novedades de pago. Puesto que la totalidad de las novedades del módulo de nómina son parametrizables, en este punto se le indica al SEGA que códigos de novedad serán utilizados para representar los diferentes conceptos salariales.

Campo.

Descripción del concepto. Tipo

Reporte

Valor Pre – Definido

Nvd. Básico. Horas normales trabajadas. En personal

que no tiene salario Integral.

Horas

010

Nvd.Básico – Integral. Horas normales trabajadas. En personal que tiene salario integral.

Horas

011

Nvd. Horas Festivas Cuando el empleado trabaja en días


Diurnas. festivos, no dominicales. Estas horas no son extras, es decir, es trabajo entre 1 y 8 horas en días festivos.

Horas

030

Nvd. Horas Dominicales Diurnas.

Cuando el empleado trabaja en días domingos. Este concepto no es extra, es decir, es trabajo entre 1 y 8 horas en días domingos.

Horas

100

Nov. Horas Ordinarias Nocturnas

Cuando el empleado trabaja en horas nocturnas sin ser extras (Dentro de las 8 horas del turno normal).

Horas

020

Nov. Horas Festivas Nocturnas

Cuando se trabaja en días festivos, en horario nocturno, sin ser extras (Dentro de las 8 horas del turno normal).

Horas

040

Nov. Horas Dominicales Nocturnas.

Cuando se trabaja en días domingos, en horario nocturno, sin ser extras (Dentro de las 8 horas del turno normal).

Horas

110

Nov. Horas Extras Diurnas Ordinarias

Trabajo diurno en horas extras, en días ordinarios.

Horas

050

Nov. Horas Extras Diurnas Festivas.

Trabajo en días festivos, en horas extras, es decir, por encima de las 8 horas del turno normal.

Horas

070

Nov. Hrs. Extras Diurnas Dominicales

Trabajo en días domingos, en horas extras, es decir, por encima de las 8 horas del turno normal.

Horas

120

Nov. Hrs. Extras Nocturnas Ordinarias

Trabajo en días domingos, en horas extras, de carácter nocturno, es decir, por encima de las 8 horas del turno normal pero en horario posterior a las 6 Pm.

Horas

060

Nov. Hrs. Extras Nocturnas Festivas

Trabajo en días festivos, en horas extras, de carácter nocturno, es decir, por encima de las 8 horas del turno normal pero en horario posterior a las 6 Pm.

Horas

080

Nov. Hrs Extras Nocturnas Dominicales

Trabajo en días domingos, en horas extras, de carácter nocturno, es decir, por encima de las 8 horas del turno normal pero en horario posterior a las 6 Pm.

Horas

130

Nov. Transporte Legal Transporte de Ley Días 200

Nvd. Transporte Extralegal

Reporte para transporte adicional, no legal.

Días

200


Nov. Dominicales de Ley Generación automática, de acuerdo al

número de domingos de ley pagados o perdidos. Para empleados de salario normal.

Horas

090

Nov. Dominicales de Ley, Integral.

Generación automática, de acuerdo al número de domingos de ley pagados o perdidos. Para empleados de salario Integral.

Horas

091

Nov. De Retención – Pago.

Retención en la fuente generada por concepto de pagos normales.

Valor

520

Nov. De retenciones – Prima.

Retención en la fuente generada por liquidación de primas.

Valor.

522

Nov. De Cesantías Novedad que se genera al liquidar contratos de trabajo y/o cesantías anuales.

Valor

310

Nov. De Intereses a Cesantias

Novedad que se genera al liquidar intereses a cesantias en liquidación de contratos de trabajo y/o cesantías anuales.

Valor

320

Nov. De Liq. De Vacaciones.

Novedad que se genera cuando el personal está en vacaciones.

Horas

280

Nov. De Reporte de Tarjetas

Novedad utilizada para el reporte de marcaciones de tiempo. Esta novedad se utiliza en instituciones de carácter productivo.

Horario

490

Lapso de Liquidación de tarjetas

Que lapso de tiempo debe aplicarse en la liquidación de reportes de tiempo.

Minutos

5

Nómina – Ley 100. Parámetros utilizados por el módulo de nómina para calcular los descuentos por concepto de Ley 50 y ley 100.

Campo.

Descripción del Campo.

Tipo Reporte

Valor Pre - definido

Porc. Pensión Empleado.

Porcentaje por concepto de pensión que paga el empleado.

%

03.3750

Porc. Salud Empleado.

Porcentaje por concepto de salud que paga el empleado.

%

04.0000


Porc. Solidaridad Empleado.

Porcentaje por concepto de Solidaridad que paga el Empleado.

%

01.0000

Porc. Pensión Total Porcentaje total por concepto de Pensión que debe aportarse por cada empleado, mensualmente, a la Administradora de pensiones.

%

13.5000

Porc. Salud Total. Porcentaje total por concepto de salud que debe aportarse por cada empleado, en forma mensual, a las EPS.

%

12.0000

Porc. Riesgos Profesionales

Indique el porcentaje, que por concepto de riesgos profesionales debe aportar la Empresa. Este campo depende de la categoría de riesgo en que este catalogada la empresa

%

00.522

Nvd. Descuento Pensión.

Indique la Novedad que debe generar el sistema, al liquidar la nómina y que corresponda a pensión aportada.

Nvd.

511

Nvd. Descuento Salud.

Indique la Novedad que debe generar el sistema, al liquidar la nómina y que corresponda a salud pagada.

Nvd.

512

Nvd. Descuento Solidaridad.

Indique la Novedad que debe generar el sistema, al liquidar la nómina y que corresponda a Fondo de Solidaridad, siempre y cuando el empleado tenga más de 4 SMLV.

Nvd.

513

Reintegra Solidaridad (s.n)

Indique al sistema si la Empresa le reconoce al empleado la solidaridad aportada, es decir, si existe reintegro de solidaridad.

S/N

Reintegra Pensión (s.n)

Indique al sistema si la Empresa le reconoce al empleado la pensión aportada, es decir, si existe reintegro de pensión.

S/N

Reintegra Salud (s.n)

Indique al sistema si la Empresa le reconoce al empleado la salud aportada, es decir, si existe reintegro de salud.

S/N

Nvd. De Reintegro Solidaridad.

Indique la Novedad utilizada para el Reintegro de la Solidaridad.

Nvd.

450

Nvd. De Reintegro Ley 100 – Salud.

Indique la Novedad utilizada para el Reintegro de la Salud.

Nvd.

451

Nvd. De Reintegro Indique la Novedad utilizada para el


Pensión. Reintegro de la Pensión.

Nvd. 452

Arp. Seleccionada. Indíquele al SEGA cual es el código asignado a la ARP seleccionada. En este punto, debe tenerse en cuenta que la ARP seleccionada debe estar creada previamente en la Tabla de Compañías de Ley 50 y Ley 100.

Cod.

Ley 100 (Quincenal/ Men-sual)

Indíquele al SEGA si la SALUD se descuenta en forma Mensual o Quincenal.

M/Q

Pensión (Quincenal /Men-sual)

Indíquele al SEGA si la PENSION se descuenta en forma Mensual o Quincenal.

M/Q

Nómina – Bonificación. En esta categoría se incluyen los parámetros necesarios para la correcta liquidación de la Bonificación. Sin embargo es necesario tener en cuenta que en este punto, la bonificación que se liquida se hace bajo cierto parámetros uniformes de Tiempo y Valor, que no en todos los casos de asimila a la forma de liquidación de todas las Cámaras.

Los parámetros que allí se indican son:

Campo.

Descripción del Campo.

Tipo Reporte

ValorPre - definido

Días que se pagan. Indique el número de días (de sueldo o

promedio salarial) que se pagan en cada bonificación.

Cant.

Nvd. De Retención a Bonificación.

Indique la Novedad que se utiliza para que se genere en forma automática el concepto de retención en la fuente

Nvd.

523

Nvd. De Liquidación de Bonificación.

Indique la Novedad que se utiliza para la generación automática de la bonificación.

Nvd.

251

Nómina – Primas. En esta categoría se incluyen los parámetros necesarios para la correcta liquidación de la Prima Legal de Servicios en forma semestral. Al igual que en las demás categorías, es necesario indicar que algunos de los parámetros aquí definidos corresponden a datos que previamente deben estar catalogados en las correspondientes


tablas del SEGA, para mayor entendimiento, remítase al Diagrama Gráfico de Montaje e Implementación.


Campo.

Descripción del Campo. Tipo

Reporte


Días que se pagan. Indique el número de días (de sueldo o

promedio salarial) que se pagan en cada Prima Legal.

Cant.

Nvd. De Retención a Prima Legal.

Indique la Novedad que se utiliza para que se genere en forma automática el concepto de retención en la fuente

Nvd.

521

Nvd. De Liquidación de Prima Legal.

Indique la Novedad que se utiliza para la generación automática de la Prima Legal.

Nvd.

340

Nómina – Vacaciones.

En esta categoría se incluyen los parámetros necesarios para la correcta liquidación de las Vacaciones a los empleados. Es importante tener en cuenta que el SEGA, liquida las vacaciones conforme a la Ley, pero existen sin embargo, algunos parámetros que deben ser tenidos en cuenta en las liquidaciones y que pueden variar de acuerdo a la forma como la Entidad liquide dicho concepto laboral. Al igual que en las demás categorías, es necesario indicar que algunos de los parámetros aquí definidos corresponden a datos que previamente deben estar catalogados en las correspondientes tablas del SEGA, para mayor entendimiento, remítase al Diagrama Gráfico de Montaje e Implementación.


Campo.

Descripción del Campo. Tipo

Reporte


Liquida Días Calendario (s.n)

Indíquele al SEGA si al liquidar las Vacaciones, toma como base los días calendario y/o meses de 30 días solamente. Al seleccionar días calendario, pagará solo hasta el 28 en febrero y hasta el 31 en los meses que así sean, siempre y cuando las vacaciones incluyan dichos días. al no se seleccionar días calendario, el SEGA

S/N


liquidará el valor de las vacaciones en términos de 30 días únicamente.

Nómina – Autoliquidación al ISS.

Almacena los parámetros generales requeridos para la generación de la autoliquidación de aportes para el ISS.

Número Patronal ante el ISS: Indique en este campo el número patronal asignado por el ISS a la entidad. Tipo de Medicina ante el ISS: Indique el Tipo de Medicina al que se encuentra adscrita la entidad ante el ISS. Tipo de Vinculación ante el ISS: Indique el tipo de vinculación de la empresa ante el ISS.

Nómina – Ajustes a Fracciones.

Indique los parámetros que requiere el SEGA cuando liquide quincenas o pagos en relación con redondeos en las cifras.

Novedad de Ajuste a Fracciones - Devengados: Indique el número de la novedad que se utilizará para calcular los redondeos a la cifra seleccionada, cuando se trate de ajustes que impliquen devengados. Novedad de Ajuste a Fracciones - Deducidos: Indique el número de la novedad que se utilizará para calcular los redondeos a la cifra seleccionada, cuando se trate de ajustes que impliquen deducción. Fracción: Indique la fracción a la cual se desea ajustar: a 10, a 50, a 100, a 500, a 1000.

Predefinición de Cuentas.

Indique los parámetros relacionados con la predefinición de cuentas utilizables en diferentes momentos de la operación del sistema.

Cuenta de Utilidad. A que cuenta se debe cargar la utilidad cuando se trate de generar informes y/o comprobantes de cierre. Cuenta de Pérdida. A que cuenta se debe cargar la pérdida cuando se trate de generar informes y/o comprobantes de cierre. Cuenta de Almacén. Cuenta normal de almacén.


Comprobante Automático Mensual.

Indique los parámetros necesarios para la generación mensual del comprobante de Ajustes por Inflación, Depreciaciones, Amortizaciones, Costo de Almacén y Costo de Activos. Documento de Ajustes por Inflación. Indique el tipo de documento utilizado en el SEGA para almacenar el comprobante mensual de ajustes por inflación. Documento de Depreciación. Indique el tipo de documento utilizado en el SEGA para almacenar el comprobante mensual de depreciaciones. Documento de Amortizaciones. Indique el tipo de documento utilizado en el SEGA para almacenar el comprobante mensual de amortizaciones. Documento de Movimientos de Inventario. Indique el tipo de documento utilizado en el SEGA para almacenar el comprobante mensual de costos de salidas de almacén. Documento de Movimientos de Activos. Indique el tipo de documento utilizado en el SEGA para almacenar el comprobante mensual de costos de salidas de activos fijos. Como se deprecia o amortiza. Seleccione <1> Para depreciar a partir del día mismo de la compra del activo. <2> Para depreciar a partir del mes siguiente. <3> Para depreciar a partir de la fecha de inicio de depreciación asignada en la compra del activo. Parar Ajustes de Depreciados (s.n). Indíquele al sistema si debe pararse de ajustar por inflación los activos totalmente depreciados.

Predefinición de Tipos de Documentos.

Indíquele al sistema que documentos (tipos) serán utilizados por los diferentes módulos. Documento de Cierre Anual. Tipo de documento que se genera cuando se ejecuta el comprobante de cierre anual. Documento de Consignación. Documento utilizable por el módulo de caja en la generación de consignaciones. Documento de recibos de Caja. Indique el tipo de documento utilizado en el SEGA para identificar los recibos de caja. Documento de Causación de Nómina. Indique el tipo de documento utilizado en el SEGA para identificar el comprobante mensual de nómina por pagar. Documento de Factura. Indique el tipo de documento utilizado en el SEGA para identificar las facturas de venta.


Parámetros de Impresión de Informes y Documentos.

Parámetros generales utilizados para la impresión de documentos soporte e informes. Impresión de Mayor y Balances – Nivel de Impresión Sugerido: Normalmente es 04 (Cuenta mayor). Impresión de Libro Diario: Solicita dos (2) parámetros el primero corresponde al nivel al que se deben mostrar los movimientos (típicamente 04) y el segundo corresponde al nivel al que se debe mostrar el resumen (típicamente 02). Impresión del Comprobante de Diario – Nivel de Impresión: Normalmente es 04 (Cuenta mayor). Impresión Informes por Programa: Indique típicamente a que niveles se deben imprimir los siguientes informes:

Nivel de Impresión del informe por Programa – Cuenta: Normalmente a nivel 04. Nivel de Impresión del Informe por Cuenta – programa: Normalmente a nivel 04.

Impresión Causaciones: Parámetros para la impresión de soporte de causaciones: Destino de la Primera copia, destino de la segunda copia, destino de la tercera copia, destino de la cuarta copia, destino de la quinta copia, Cantidad normal de copias que se imprimen. Impresión Salidas de almacén, servicios y activos: Parámetros para la impresión de soporte de salidas: Destino de la Primera copia, destino de la segunda copia, destino de la tercera copia, destino de la cuarta copia, destino de la quinta copia, Cantidad normal de copias que se imprimen. Impresión Egreso de Bancos: Parámetros para la impresión de comprobantes de egreso: Destino de la Primera copia, destino de la segunda copia, destino de la tercera copia, destino de la cuarta copia, destino de la quinta copia, Cantidad normal de copias que se imprimen. Impresión Facturas: Parámetros para la impresión de facturas de venta: Destino de la Primera copia, destino de la segunda copia, destino de la tercera copia, destino de la cuarta copia, destino de la quinta copia, Cantidad normal de copias que se imprimen.

CONTROL DE USUARIOS EN EL SISTEMA

Opción: Administración / Estructura Orgánica / Básicos / Usuarios El sistema controla el acceso a las diferentes opciones de la aplicación, dependiendo de los accesos permitidos a cada uno de los usuarios, por lo tanto, en el sistema pueden existir tantos usuarios como personas lo accesen, sin embargo, aunque el menú seguirá siendo el mismo para todas las personas, si un usuario no tiene acceso permitido a ciertas opciones, estas no podrán ser utilizadas.


En el sistema existen dos (2) clases de usuarios:

ADMINISTRADOR: Esta clase de usuario tiene acceso indiscriminado a todas las opciones de la aplicación, por lo tanto, los usuarios que tengan esta clase deben ser muy bien escogidos.

OPERATIVO: Los usuarios clasificados en este grupo, son usuarios para los cuales es indispensable indicar

que opciones pueden ejecutar, por lo tanto, no tendrán accesos a todas las opciones de la aplicación.

MANTENIMIENTO A LA TABLA DE USUARIOS DEL SISTEMA

Opción: Administración / Estructura Orgánica / Básicos / Usuarios

1.) Indique el usuario, si desconoce los logín posibles, con la tecla <F1> pueden consultarse. 2.) Si desea crear o modificar el usuario, digite <ENTER>

a. Digite la clave del usuario. Esta clave no podrá ser vista por nadie y tendrá que ser

cambiada por el usuario correspondiente la primera vez que ingrese al sistema. b. Indique el tipo de usuario <1> Administradores, <2> Operativos.

3.) Si el usuario ya existe y es tipo operativo, seleccione la opción <F8> para darle permisos

específicos dentro de la aplicación. Si no asigna permisos a los usuarios operativos estos no podrán acceder a las diferentes opciones del sega. Los permisos o accesos son utilizados para definir el perfil de un usuario dentro del sistema.

4.) Si desea eliminar un usuario, utilice la opción F7.

Asignación de Permisos, Accesos y Perfiles de Usuario.


Esta opción es la que permite indicar al sistema que permisos de ejecución tiene un usuario, para tal efecto, el sistema despliega una ventana que cataloga los permisos de la siguiente manera:

Control (M): Operaciones de control y mantenimiento de parámetros del sistema

Acciones de Creación (M): Crear archivos, específicamente archivos de nómina Acciones de Mantenimiento (M): Opciones de mantenimiento a maestros y tablas del

sistema. Consultas (M) Impresión de informes (M) Procesos y/o Actualizaciones (M): Grabación de movimientos, generación de

comprobantes, elaboración de cierres. Localizaciones (M)

Como indica cada renglón, los accesos están clasificados dependiendo del tipo de actividad u operación, la letra (M) indica que es un menú y por lo tanto debemos ir más adentro en el nivel, hasta encontrar la opción específica que deseamos permitir al usuario.

Ej. Al usuario LY le permitiremos que liste los Balances de la Contabilidad, el paso a seguir es:

Listados (M) Contabilidad (M) Enter Ejecución (M) Enter Balances Enter Enter


De esta manera, buscamos la opción específica y la marcamos con un ENTER, el sistema entonces, desplegará un “>“ indicándonos que este usuario podrá ejecutar la opción seleccionada.

NOTA IMPORTANTE:

a.) Existen un conjunto de opciones a los que todo el mundo tiene acceso, este conjunto de

opciones, denominado “Sin Control”, son opciones que siempre aparecerán marcadas para todos los usuarios (>).

b.) Si deseamos conocer la lista de los usuarios que hay en el sistema en un momento determinado,

podemos utilizar la tecla <F1>, la cual, como ya sabemos, nos suministra una ayuda en línea.

MANTENIMIENTO A LA TABLA DE CENTROS DE COSTOS / AREAS DE RESPONSABILIDAD.

Opción: Principal / Administración / Estructura Orgánica / Básicos / Centros de Costos. A través de esta opción el usuario administrador del sistema puede crear los centros de costos o áreas de responsabilidad que servirán para distribuir los ingresos y los gastos por departamento. Al seleccionar la opción se despliega la pantalla de captura de centros de costos. En esta pantalla, el usuario deberá indicar en primera instancia el código del centro de costos. Este código nes un campo numérico de cuatro (4) posiciones. Indicado el centro de costos, se tienen las siguientes funciones habilitadas:

F1.- Consulta en línea de centros de costos. A través de esta función pueden consultarse la totalidad de los centros de costos creados en el SEGA.


F2. / Enter.- Grabación y/o modificación de centros de costos. Indicando la tecla F2 o en su defecto la tecla <ENTER> el sistema permite modificar los datos propios del centro de costos. F3.- Elimina. A través de esta función puede eliminarse un centro de costos de la base de datos del SEGA. F4.- Listar. Esta función permite imprimir la cartilla de centros de costos existente. Datos que se capturan para cada centro de costos. Cuando se digita o modifica un centro de costos, los datos solicitados por el sistema son los siguientes: Código del Centro de Costos. Campo numérico de cuatro (4) posiciones el cual debe estar distribuido como sigue: Los dos primeros dígitos identifican el Centro de Costos y los dos siguientes el área o subcentro de costos. Es posible que un centro de costos posea más de un área. En este esquema, puedo tener un máximo de 99 centros de costos, con un máximo de 99 áreas cada uno. Homologuemos el centro de costos al organigrama de la entidad, en un nivel adecuado que me permita un equilibrio entre gestión y operación. Un ejemplo de codificación de centros de costos puede ser el siguiente:

‘0100 C.C. PRESIDENCIA ‘0101 FUNCIONAMIENTO DE PRESIDENCIA ‘0102 PROYECTOS ESPECIALES ‘0200 C.C. JURIDICA ‘0201 REGISTROSN PUBLICOS ‘0202 CONCILIACION Y ARBITRAMENTO ‘0300 C.C. ADMINISTRACION. ‘0301 FUNCIONAMIENTO ‘0302 REVISORIA FISCAL ‘0303 SISTEMAS E INFRAESTRUCTURA ‘0304 SERVICIOS GENERALES ‘0400 C.C. PROMOCION Y DESARROLLO

Descripción del Centro de Costos. Campo alfanumérico de 30 posiciones que identifica o describe el centro de costos. Tipo: Indique 01 si es un gran centro de costos que agrupa a otros o 02 si es un área o subcentro de costos. Responsable: Indique la cédula de la persona responsable de dicho centro de costos.

MANTENIMIENTO A LA TABLA DE IMPRESORAS

Opción: Principal / Administración / Estructura Orgánica / Básicos / Impresoras.


Esta opción permite crear hasta un máximo de 32 impresoras en el sistema SEGA. Como el SEGA está desarrollado para que pueda ser utilizado en entornos DOS / WINDOWS y en entornos UNIX, existe la posibilidad de direccional ambos tipos de impresoras.

Al ingresar a la opción de mantenimiento impresoras se despliega en pantalla la ventana de administración, allí el usuario deberá digitar para cada impresora los siguientes datos: Nombre de la Impresora: Descripción del dispositivo de impresión. Spool de impresión: Si la impresora está configurada en UNIX deberá indicarse lp (en minúsculas). Si la impresora está configurada a una máquina Windows deberá indicarse np (en minúsculas). Si el software opera en plataforma DOS / Windows, este spool deberá ir en blancos. Switch: Indique el direccionador de impresión. Si la impresora es UNIX, indique –d<nombre impresora>. Si la impresora es Local en un ambiente Windows / Unix, no indique nada. Si la impresora es de red en un entorno 100 windows, indique \\<Servidor>\<NombreImpresora> . Tipo: Indique el tipo de impresora: 01.- Genérica, 02.- Tipo Escape P, 03.- Deskjet, 04.- Laser. El usuario puede recurrir a las siguientes funciones: F7.- Permite eliminar un dispositivo de impresión del Sistema. F6.- Inactiva una impresora que está fuera de servicio. F9.- Activa una impresora que estaba inhabilitada. Esc.- Termina y solicita se le confirme la grabación de los cambios.


MANTENIMIENTO A LA TABLA DE PROGRAMAS PRESUPUESTALES - ACTIVIDADES.

Opción: Principal / Administración / Estructura Orgánica / Básicos / Programas Presupuestales. A través de esta opción el usuario administrador del sistema puede crear los programas Presupuestales o actividades productivas de la organización. Esta información es de vital importancia para las ejecuciones presupuestales al igual que para los procesos de costeo que se realicen. Cada proceso que como consecuencia del mismo deba extraerse información de costos, ya sea por que es un proceso que se refleja en el cliente (Seminarios, Campañas Cívicas, Conciliaciones, Arbitramentos) o por que es una actividad de soporte interna (Compras, Registro de documentos, facturación, contabilización de documentos), debe estar catalogada dentro de los programas presupuestales y en su defecto deben ser altamente presupuestales. El campo de programas presupuestal o actividad es utilizada en el SEGA para conocer en que se consumen los recursos de la organización, es decir, que actividades demandan ciertos recursos y en que proporciones. Homologue los programas presupuestales a actividades realizadas por la organización, ya sean estas actividades de apoyo y logística o actividades de procesos productivos. El nivel de detalle que se le de a las actividades presupuestales determinará el resultado de los informes de gestión y control interno. Sin embargo detallar demasiado las mismas puede traer consigo un freno o complicación en la parte operativa, así que debe encontrarse el equilibrio entre estas dos funciones. Al ingresar a la opción de Programas Presupuestales se despliega una pantalla que solicita el Año fiscal que se desea editar. Tenga en cuenta que para el SEGA es diferente la estructura funcional de un año fiscal a la de otro, todo dependerá del plan de acción trazado por la entidad.


Al capturar el año fiscal, se despliega en pantalla una lista de los programas presupuestales que previamente estén creados. En este punto se habilitan las siguientes teclas de función: <ENTER>.- Edición / modificación de programas presupuestales. Esta opción permite editar o modificar un programa presupuestal previamente grabado en el sistema F2.- Insertar Programas presupuestales. Permite insertar un nuevo programa presupuestal. F3.- Eliminar programas presupuestales. Permite suprimir un programas presupuestal de la lista existente para un año fiscal determinado. F4.- Listar programas presupuestales. Permite generar un informe con los programas presupuestales que están vigentes para un periodo fiscal dado. Los datos asociados a un programa presupuestal son los siguientes: Código del programa Presupuestal. Campo alfanumérico de 4 caracteres, utilizable libremente por parte del administrador del sistema. Descripción del programa presupuestal. Campo alfanumérico de máximo 50 posiciones que identifica o describe el programa presupuestal. Control de movimiento (s.n). Indique si el programa presupuestal grabado recibe o no movimiento. Control utilizable para armar grupos de programas. Tipo de Programa: Indique si el programa presupuestal es <P> Privado, <U> Público o < > sin tipo definido. Centro de costos del programa. Indique el centro de costos al que pertenece el programa presupuestal. Entiéndase que normalmente una actividad está bajo la responsabilidad de un centro de costos específico. Responsable del programa: Indique la cédula del funcionario responsable de este programa presupuestal o actividad. Si desconoce los números de identificación, remítase a la función F1 de ayuda en línea. Programa Resumen: Indique en que programa resumen desea que acumule el programa presupuestal / actividad que se está grabando. Este campo es opcional y nos permitirá generar un conjunto de informes (ejecuciones) a otros niveles de agrupación. Si desconoce los programas resumen disponibles, utilice la tecla F1 para la ayuda en línea. Para entender el concepto de Programa Resumen, remítase al capítulo dedicado a “TABLAS PROPIAS DE LA ENTIDAD” para conocer la forma como pueden crearse y/o catalogarse los programas resumen de acuerdo a sus necesidades.


Unidad estratégica del programa presupuestal. Indique a que unidad estratégica corresponde el programa presupuestal o actividad que se está procesando. Este campo es opcional y nos permitirá generar un conjunto de informes (ejecuciones) a otros niveles de agrupación. Si desconoce las unidades estratégicas disponibles, utilice la tecla F1 para la ayuda en línea. Para entender el concepto de Unidad Estratégica, remítase al capítulo dedicado a “TABLAS PROPIAS DE LA ENTIDAD” para conocer la forma como pueden crearse y/o catalogarse las Unidades Estratégicas de acuerdo a sus necesidades.


CONTROL PRESUPUESTAL POR PLAN ALTERNO. Este mecanismo de control presupuestal nos permite administrar el presupuesto por un plan de cuentas alterno, es decir, separar el presupuesto del P y G a través de una codificación diferente. Para relacionar los diferentes movimientos contables con el control presupuestal por plan alterno, se personaliza, para cada entidad, una tabla de relaciones presupuestales en la cual, se le indica al SEGA que los movimientos que recibe una cuenta contable deben ser trasladados a cuentas presupuestales bajo ciertas condiciones. En este esquema de manejo presupuestal, el presupuesto no se maneja por programa. Para habilitar el control presupuestal por plan alterno deben elaborarse los siguientes pasos:

1. Registro de Control – Control de presupuesto por plan alterno.

Ingresando al registro de control, seleccione presupuesto y en Tipo de presupuesto habilite el número dos (2), salve los cambios correspondientes.

En este control tenga en cuenta que: 0.- No maneja Presupuesto 1.- Presupuesto por P y G 2.- Presupuesto por Plan Alterno.

2. Creación del Plan Presupuestal

Esta opción nos permite crear el plan de presupuesto, solo se habilitará si en el registro de control el “control de presupuesto” es tipo 2.


Opción: Principal / Contabilidad/ Control de Presupuesto/ Presupuesto Plan Alterno/ Captura Plan de Presupuesto. Primero que todo el sistema solicita el año para el cual se desea grabar el plan presupuestal.

Posteriormente se despliega la ventana de mantenimiento al plan presupuestal.

• Indique el código de cuenta presupuestal que se desea, si desconoce las creadas hasta el momento, recurra a la tecla F1 para ayuda en línea.

• Si desea borrar una cuenta o grupo de cuentas, luego de seleccionarla en el código, utilice la

tecla F3.- Eliminar.

• Si desea listar el plan presupuestal, utilice la tecla F8.- listar.

• Si desea duplicar una cuenta o un grupo de cuentas, recurra a la tecla F9.- duplica.

Datos que se capturan en una cuenta presupuestal. Código de la cuenta. – El código presupuestal es un campo numérico que puede tener 1, 2, 4, 6, 7, 8, 9, 10, 11 o 12 dígitos. Cuando una cuenta presupuestal se crea, el sistema evalúa que exista creada una cuenta padre, en caso contrario no permite la creación de la misma. Nombre de la Cuenta. Máximo de 30 posiciones.


Totalización. Puede ser una <S> lo cual indica que es un grupo o título; igualmente puede ser una <N> lo cual indica que es una auxiliar. Naturaleza.- Puede ser 0.- Mixta, 1.- Pública, 2.- Privada. Presupuesto Inicial. Indique el valor del presupuesto para el año en cuestión. Este valor siempre debe ser grabado en forma positiva. (+ o -) de Enero a Diciembre. Indique en estas casillas, valores positivos o negativos cuando se trate de traslados presupuestales, adiciones o disminuciones para un mes específico.

3. Asignación Presupuestal a Cuentas de Movimiento Contable.

Para que el movimiento contable se refleje a nivel presupuestal, se requiere la creación de una tabla de reubicación de movimientos. A través de esta tabla el SEGA sabrá en que cuenta de presupuesto debe acumular una partida contable dependiendo del programa presupuestal que se viere afectado. Por ejemplo:

• Se contrató un asesor, al cual se le pagó por concepto de honorarios. Este asesor dictó un seminario del área de promoción y desarrollo. Por lo tanto contablemente se afectó la cuenta de honorarios al programa seminarios. Presupuestalmente a través de la tabla de correlación, el sistema cargará este gasto al grupo de promoción y desarrollo, público o privado dependiendo del caso a una cuenta presupuestal llamada “Seminarios”.

• Se contrató un asesor, al cual se le pagó por concepto de honorarios. Este asesor dictó un

seminario sobre ISO 9000 en el proceso de certificación que ha iniciado la entidad. Por lo tanto contablemente se afectó la cuenta de honorarios al programa ISO 9000. Presupuestalmente a través de la tabla de correlación, el sistema cargará este gasto al grupo de administración, público o privado dependiendo del caso a una cuenta presupuestal llamada asesoría técnica.

Opción: Principal/ Contabilidad/ Mantenimiento/ Maestro de cuentas actual – vigente. a.) Seleccione la cuenta (de ingresos y gastos) a la que desea asignar la correlativa presupuestal b.) Seleccione la tecla F7.- Presupuesto. Al seleccionar esta tecla se despliega en pantalla la

ventana de captura de asignaciones presupuestales.


c.) Indique el programa inicial y programa final. Rango de programas para los cuales un movimiento

que se cargue a esta cuenta contable afectará una cuenta presupuestal específica. Si desconoce los programas posibles, recurra a la tecla F1 de ayuda en línea.

d.) Cuando se desee que el rango de programas sea desde el primero hasta el último, indique

blancos en el programa inicial y ZZZZ en el programa final.

e.) Indique la cuenta presupuestal que se verá afectada. Si desconoce las cuentas posibles, recurra a F1 para ayuda en línea.

f.) Utilice la tecla F2.- Insertar para adicionar nuevas distribuciones

g.) Utilice la tecla F3.- Suprimir para suprimir una distribución.

En esta versión pueden asignarse máximo 10 distribuciones por cada cuenta del plan contable.

4. Informe de Ejecución Presupuestal – Opción en Desarrollo

Esta opción nos permite imprimir el informe de ejecución presupuestal por plan alterno. En el proceso de ejecución del mismo, el SEGA validará las cuentas del plan de cuentas que tengan habilitado el control presupuestal. Si encuentra cuentas contables que no tengan asignadas distribuciones presupuestales se reportarán como inconsistencias para que sean corregidas.

5. Consulta de ejecución presupuestal – Opción en Desarrollo

Esta opción permitirá conocer en pantalla, sin necesidad de imprimir, el informe presupuestal para una(s) cuenta(s) específica(s).

6. Auxiliar Presupuestal – Opción en Desarrollo


Cuando se requiera verificar si a una cuenta presupuestal se han cargado los movimientos correspondientes, a través de esta opción puede imprimirse un auxiliar para verirficación.


CONTROL PRESUPUESTAL POR P Y G (ESTADO DE RESULTADOS). Este mecanismo de control presupuestal nos permite administrar el presupuesto a través del estado de resultados y programa por programa. Que es un programa presupuestal. Los programas presupuestales se asimilan a actividades. Proyectos y programas que emprenden las entidades en un periodo determinado. Las Actividades consumen recursos (costos y gastos) y proveen ingresos. Como mínimo debe existir un programa presupuestal llamado funcionamiento al cual se cargan la totalidad de los gastos y costos fijos de la Entidad. Debe definirse al menos un programa presupuestal por departamento, así: Gestión Administrativa, Elaboración de Informes, Juntas Directivas, Seminarios, Actividades Culturales, Ferias y misiones, etc. Asignación de Presupuestos. Al preparar el presupuesto, los costos y gastos fijos deberán ser cargados al programa de funcionamiento, mientras que los costos presupuestales directos de las actividades deberán ser cargadas a las mismas. De esta forma, cada programa presupuestal / actividad tendrá su propio presupuesto.

1. Registro de Control – Control de presupuesto por p y g (Estado de Resultados).

Ingresando al registro de control, seleccione presupuesto y en Tipo de presupuesto habilite el número uno (1), salve los cambios correspondientes.


2. Grabación del presupuesto. – Documentos – actas de aprobación de presupuesto.

Esta opción nos permite capturar los documentos a través de los cuales se aprueba el presupuesto inicial y/o las actas que aprueban los traslados, aumentos y disminuciones. Opción: Principal / Contabilidad/ Control de Presupuesto/ Presupuesto por P y G/ Grabación del Presupuesto. a.) Indique el año para el cual desea grabar el presupuesto.

b.) Se despliega en pantalla la ventana de grabación presupuestal.

Teclas de funcionamiento:

F1.- Consulta. Permite consultar de acuerdo al campo en que se esté ubicado. F4.- Lista. Imprime un soporte del documento presupuestal grabado F8.- Elimina. Borra el contenido de un documento presupuestal grabado.

Campos que se capturan:


Documento: Número del acta a través de la cual se aprobó la asignación inicial, incremento, disminución o traslado presupuestal. La tecla F1 (ayuda) permitirá conocer los documentos grabados. Fecha del documento: Fecha de aprobación del documento, en formato AAAAMMDD. Esta fecha le indicará al SEGA en que mes debe aplicar las transacciones presupuestales grabadas. Detalle: Campo de 30 posiciones en el cual podrá indicarse un detalle general del contenido del documento grabado. Programa. Indique el programa presupuestal afectado. Si desconoce los programas disponibles, utilice la tecla F1 (Consulta programas). Si desea saber que programas se han afectado con el documento que se está grabando, utilice la tecla F2 (Programas afectados). Cuenta Contable. Indique la cuenta que se ve afectada con el presupuesto. Recurra a la tecla F1.- para consultar el plan de cuentas o a la tecla F2.- para consultar las cuentas previamente afectadas con este documento/programa. Tipo: Indique el tipo de movimiento. 01.- Presupuesto inicial, 02.- Incremento o adición, 03.- Traslado presupuestal, 04.- Disminución del Presupuesto. Valor de presupuesto (+) o (-): Indique el valor del presupuesto asignado, siempre utilice signos positivos, salvo en caso de disminuciones. El valor del presupuesto debe ser colocado en la fila correspondiente al mes en que este entrará en vigencia. Por ejemplo si es el presupuesto inicial, grábelo en el mes de enero; si es una adición o disminución que aplica en el mes de mayo, grábelo en la columna correspondiente a dicho mes.

3. Impresión Sabana Detallada de Presupuesto Anual

Opción: Principal/ Contabilidad/ Control de Presupuesto/ Presupuesto por P y G/ Lista Sábana Anual.

A través de esta opción puede imprimirse una sabana detallada del presupuesto, programa por programa. El usuario seleccionará:


Año y mes a listar: Indique en formato AAAAMM el año y el mes corte para el cual desea listar el presupuesto. Nivel de impresión: Indique el nivel al cual desea listar el informe de presupuesto El resultado obtenido es un informe que contiene las siguientes columnas. Tenga en cuenta que en esta opción no se muestra la ejecución presupuestal, solamente se muestra el presupuesto digitado. SGE - Sistema Para La Gerencia Estrategica Fec.- 2002/05/02 C. C. SUR Y ORIENTE DEL TOLIMA Pag.- 001 Sabana Presupuestal a 2002/01 Relacion de Programas Presupuestales 0001 Funcionamiento Publico 0002 Funcionamiento Privado 1102 ... Veladas Culturales 1201 ... Comodato Carce Tolima 1202 ... Vallas 1203 ... Programas Hojas Verdes 1204 ... Apoyo a Microempresarios 1205 ... Veedurias Civicas- Espacio 1206 ... Convenio Corpomixta 1207 ... Participacion Campanas Civ 1209 ... Proyecto Diagnos. Sociecon 1210 ... Veeduia Civica- Ser. Publi 1211 ....Seguridad Ciudadana 1301 ... Actualizacion Tributaria 1302 ... Obli. Comeciantes Frente C 1303 ... Concurso de Vitrinas y Mej 1304 ... Estrategias de Recaudo Per 1305 ... Claves para el Exito Empre 1306 ... Secretos Claves de Ser. Cl 1307 ... El Mensajero Embajador Emp 1308 ... Liderazgo en epoca de Cris 1401 ... Asamblea Confecamaras 1501 ... Actividades Tenderos 1502 ... Desfiles Comerciales 1503 ... Semana Comercial 1601 ... Noticamara-Gestion 1602 ... Publicidad Radial-Compre e 1603 ... Bolsa de Empleo 1701 ... Folletos Instructivos 1703 ... Indicadores Economicos 1801 ... Centro Nueva Empresa-Venta 1802 ... Cobertura del Registro Mer 1901 ... Capacitacion a Conciliador 1902 ... Difusion de Clausula compr 1903 ... Biblioteca Conciliacion 1904 ... Taller de Arbitraje SGE - Sistema Para La Gerencia Estrategica Fec.- 2002/05/ C. C. SUR Y ORIENTE DEL TOLIMA Pag.- 002 Sabana Presupuestal a 2002/01 Cuenta Afectada Programa: 0001 Programa: 0002 Programa: 1102 Programa: 1201 Programa: -------------------------------------------------- ------------- ------------- ------------- ------------- ---------- 4 INGRESOS $588,625,000- $4,368,200- 41 OPERACIONALES $563,525,000- $4,020,000- 4170 OTRAS ACT. SERV. COMUNITARIOS $563,525,000- $4,020,000- 417010 Actividades de Asociacion $563,525,000- $4,020,000- 4170101 Ingresos Operacional. Publicos $563,525,000- 41701011 Ingresos de Registro Mercantil $533,031,000- 4170101101 Matriculas de Reg. Mercantil $63,259,000- 4170101102 Renovaciones de Reg. Mercantil $338,078,000- 4170101103 Inscripc. Actos y Docum. R. Me $88,867,000- 4170101104 Formularios de Reg. Mercantil $24,390,000- 4170101105 Certificados de Reg. Mercantil $18,437,000- 41701012 Ingresos de Registro Proponent $21,594,000- 4170101201 Inscripcion de Proponentes $16,200,000- 4170101202 Renovacion de Proponentes $2,200,000- 4170101203 Actualizacion de Proponentes $100,000- 4170101205 Formularios de Proponentes $700,000- 4170101206 Certificados de Proponentes $2,394,000- 41701013 Ingresos de Registro E.S.A.L. $3,500,000- 4170101301 Inscripcion de Actos Doc. ESAL $3,500,000-

4. Impresión de Presupuesto por Programa.

Opción: Principal/ Contabilidad/ Control de Presupuesto/ Presupuesto por P y G/ Presupuesto por programa.


Esta opción permite imprimir un informe de presupuesto por programa. Recuerde que al generar este informe no se muestra la ejecución presupuestal. Los datos que se solicitan son: Año y mes del informe: Indique en formato AAAAMM el año y mes corte del presupuesto a generar. Programas. Indique el programa inicial y el programa final a listar. SI desea imprimir todos los programas, digite blancos en la primera casilla y ZZZZ en la segunda. Si desea seleccionar un(os) programa(s) específico(s) recurra a la tecla F1 para la ayuda en línea o digite directamente el número del programa. Tipo de informe: Indique <G> Si desea que todos los programas seleccionados aparezcan sumados en un solo resumen; <D> Si se desea imprimir un presupuesto separado por cada programa. Nivel: Indique el nivel al cual se desea obtener el informe. Si desconoce los niveles posibles, recurra a la tecla F1 de ayuda en línea. El resultado es un informe como se aprecia a continuación: SGE - Sistema Para La Gerencia Estrategica Fec.- 2002/05/02 C. C. SUR Y ORIENTE DEL TOLIMA Pag.- 001 Presupuesto Programado a 2002/01 Presupuesto Para 0001 Funcionamiento Publico Cuenta Afectada Valor Presupuestado -------------------------------------------------- -------------------- 4 INGRESOS $588,625,000- 41 OPERACIONALES $563,525,000- 4170 OTRAS ACT. SERV. COMUNITARIOS $563,525,000- 417010 Actividades de Asociacion $563,525,000- 4170101 Ingresos Operacional. Publicos $563,525,000- 41701011 Ingresos de Registro Mercantil $533,031,000- 4170101101 Matriculas de Reg. Mercantil $63,259,000-


4170101102 Renovaciones de Reg. Mercantil $338,078,000- 4170101103 Inscripc. Actos y Docum. R. Me $88,867,000- 4170101104 Formularios de Reg. Mercantil $24,390,000- 4170101105 Certificados de Reg. Mercantil $18,437,000- 41701012 Ingresos de Registro Proponent $21,594,000- 4170101201 Inscripcion de Proponentes $16,200,000- 4170101202 Renovacion de Proponentes $2,200,000- 4170101203 Actualizacion de Proponentes $100,000- 4170101205 Formula

5. Informe Presupuestal por Cuenta.

Opción: Principal/ Contabilidad/ Control de Presupuesto/ Presupuesto por P y G/ Presupuesto por Cuenta.

Esta opción permite imprimir el informe presupuestal cuenta por cuenta, indicando que programas la deberían afectar y en que valores. Recuerde que este informe no genera ejecución presupuestal. Los datos que se capturan son: Año y mes. Indique en formato AAAAMM el corte presupuestal que se desea imprimir. Rango de programas. Indique el programa inicial y el programa final a listar. Recurra a la tecla F1 para ayuda en línea si es necesario. Rango de Cuentas. Indique el rango de cuentas a listar. Si requiere de ayuda en línea, utilice la tecla F1. Nivel: Indique el nivel de agrupación al cual desea imprimir el presupuesto. El resultado es un informe como el que a continuación se muestra: SGE - Sistema Para La Gerencia Estrategica Fec.- 2002/05/02 C. C. SUR Y ORIENTE DEL TOLIMA Pag.- 001 Presupuesto Programado a 2002/01 Informe de Presupuesto Por Cuenta


-------------------------------------------------------------------------------- Cuenta .. 5105952 Otros Relac. Indust. Privadas ---------------------------------------------------- 0002 Funcionamiento Privado $1,500,000 *** Total Cuenta *** $1,500,000 Cuenta .. 5110101 Revisoria Fiscal Publica ----------------------------------------------- 0001 Funcionamiento Publico $8,820,000 *** Total Cuenta *** $8,820,000 Cuenta .. 5110951 Otros Honorarios Publicos ------------------------------------------------ 0001 Funcionamiento Publico $1,500,000 1205 ... Veedurias Civicas- Espacio $150,000 1207 ... Participacion Campanas Civ $200,000 1210 ... Veeduia Civica- Ser. Publi $200,000 1301 ... Actualizacion Tributaria $500,000 1304 ... Estrategias de Recaudo Per $700,000 1305 ... Claves para el Exito Empre $500,000 1306 ... Secretos Claves de Ser. Cl $500,000 1307 ... El Mensajero Embajador Emp $400,000 1308 ... Liderazgo en epoca de Cris $400,000 1503 ... Semana Comercial $2,000,000 1802 ... Cobertura del Registro Mer $9,000,000 1901 ... Capacitacion a Conciliador $200,000 1904 ... Taller de Arbitraje $400,000 *** Total Cuenta *** $16,650,000

6. Consulta Ejecución Presupuestal.

Opción: Principal/ Contabilidad/ Control de Presupuesto/ Presupuesto por P y G/ Consulta Ejecución Presupuestal. Esta opción permite consultar – en línea – el estado del presupuesto a un momento determinado. Es muy útil para la gerencia y en general para quien autoriza una compra.

En primera instancia se debe digitar la fecha corte del informe. Esta fecha debe ser digitada en formato AAAAMMDD.


El sistema “Arma” el presupuesto y en dicho proceso despliega un mensaje de espera.

Se despliega una primera pantalla en la cual se puede apreciar el estado general del presupuesto y su ejecución, para los programas grupos (código del programa a dos (2) dígitos).

Si se desea detallar un programa en particular, ubíquese en el renglón correspondiente y digite <ENTER>. Se despliega entonces una segunda pantalla en la que el usuario puede apreciar el grupo de programas seleccionado que “programas detalle” tiene creados y por ende, cual es el presupuesto de cada uno y su ejecución acumulada.

Si se desea detallar un programa en particular, ubíquese sobre el mismo y digite <ENTER> nuevamente, en este caso se desplegarán las cuentas que cada programa mueve tanto presupuestalmente como en ejecución.


Para regresar a pantallas anteriores, con <ESC> puede hacerlo.

7. Informes de Ejecución Presupuestal

Opción: Principal/ Contabilidad/ Informes/ Presupuesto/ Presupuesto por P y G/ …. Se han programado un conjunto de informes para visualizar la ejecución presupuestal, algunos de ellos son amplios en su detalle mientras que otros nos permiten visualizar el presupuesto en forma resumida.

Menú de opciones:

• Ejecución por Programa. Informe que nos permite conocer el presupuesto y la ejecución del mismo programa por programa, permitiendo imprimir un estado de resultados comparativo para cada actividad seleccionada.

Como puede apreciarse en la siguiente gráfica, el sistema le solicita al usuario:

a.) Corte del informe. Indíquelo en formato AAAAMM b.) Nivel de Impresión. Seleccione el nivel de detalle que se desea. Recurra a la tecla F1 para

ayuda en línea.


c.) Cuenta a listar. Seleccione una cuenta, un grupo de cuentas o deje en blancos. Si deja en blancos, listará todo el plan de cuentas.

d.) Seleccione los programas a incluir en el informe. Al digitar <ENTER> en este campo, se

despliega una ventana con todos los programas vigentes para el año contable que se seleccione.

En esta ventana el usuario podrá seleccionar todos los programas (F2), o marcar programa por programa (ENTER). Igualmente si se desea desmarcar un programa, bastará con ubicarse en la línea correspondiente y digitar <ENTER> La marca o no marcación de un programa podrá visualizarse a través de una letra equis (X) que aparece en la parte derecha de cada renglón.

e.) Indique si desea el informe global (G). Lo anterior le indica al SEGA que debe sumar todos los programas en un solo grupo. O en su defecto indique detallado (D) para que separe programa por programa.

f.) Indique la naturaleza de cuentas que desea incluir en el informe. 0.- incluye todas las

cuentas, 1.- solo las de naturaleza pública. 2.- solo las de naturaleza privada.

Este informe es bastante detallado y extenso, por lo tanto se recomienda su impresión solamente en casos especiales en los cuales se requiera analizar un conjunto reducido de programas.

• Ejecución Acumulada. Informe que nos permite conocer el presupuesto y la ejecución del mismo en forma acumulada (resumidos todos los programas), El formato de este informe es amplio desplegando columnas para: Presupuesto hasta el mes anterior, adiciones del mes, reducciones del mes, presupuesto total, Ejecución total, valor pendiente de ejecutar, porcentaje ejecutado.


a.) Indique la fecha corte del informe. En formato AAAAMM (año y mes). b.) Seleccione el Nivel de impresión. Si desconoce los niveles posibles, recurra a la tecla F1 de

ayuda en línea.

c.) Cuenta a Listar. Indique blancos si desea listar todas las cuentas, o en su defecto, seleccione una cuenta específica (sea grupo o auxiliar).

d.) Tipo de informe / naturaleza. Indique 0.- Todo, 1.- solo cuentas de naturalezas pública, 2.-

solo cuentas de naturaleza privada.

• Ejecución Resumida en miles. Informe que nos permite conocer el presupuesto y la ejecución del mismo en forma acumulada (resumidos todos los programas) en miles de pesos, Es una de las opciones de impresión de presupuesto más utilizadas.

a.) Indique la fecha corte del informe. En formato AAAAMM (año y mes).


b.) Seleccione el Nivel de impresión. Si desconoce los niveles posibles, recurra a la tecla F1 de ayuda en línea.

c.) Cuenta a Listar. Indique blancos si desea listar todas las cuentas, o en su defecto,

seleccione una cuenta específica (sea grupo o auxiliar).

d.) Tipo de informe / naturaleza. Indique 0.- Todo, 1.- solo cuentas de naturalezas pública, 2.- solo cuentas de naturaleza privada.

El formato resultante es como se indica a continuación: Pag. 001 SGE - Sistema Para La Gerencia Estrategica Fec. 2002/05/02 C. C. SUR Y ORIENTE DEL TOLIMA Ejecucion Presupuestal Global (En Miles de Pesos) - Total Desde Enero 01 hasta Febrero 28 de 2,002 Concepto Presupuestal Presupuesto Ejecucion Ejecucion Ejecucion Pendiente Porcentaje Acumulado Mes Anterior Del Mes Acumulada De Ejecutar Ejecutado -------------------------------------- --------------- --------------- --------------- --------------- --------------- ----------- INGRESOS 592,993.20- 45,120.50 51,572.06 96,692.56 689,685.76- 16.30- % OPERACIONALES 567,545.00- 44,866.46 51,501.43 96,367.89 663,912.89- 16.97- % OTRAS ACT. SERV. COMUNITARIO 567,545.00- 44,866.46 51,501.43 96,367.89 663,912.89- 16.97- % INGRESOS NO OPERACIONALES 25,448.20- 254.03 70.63 324.66 25,772.86- 1.27- % FINANCIEROS 5,448.20- 173.97 173.97 5,622.17- 3.19- % ARRENDAMIENTOS 5,000.00- 80.06 70.63 150.69 5,150.69- 3.01- % UTILIDAD EN VENTA DE OTROS B 15,000.00- 15,000.00- GASTOS 641,935.00 44,987.09 40,912.95 85,900.04 556,034.95 13.38 % OPERACIONALES ADMINISTRACION 641,935.00 44,987.09 40,912.95 85,900.04 556,034.95 13.38 % GASTOS DE PERSONAL 312,000.00 23,085.20 22,169.54 45,254.74 266,745.25 14.50 % HONORARIOS 25,470.00 812.00 840.00 1,652.00 23,818.00 6.48 % IMPUESTOS 2,500.00 895.90 895.90 1,604.10 35.83 % ARRENDAMIENTOS 6,785.00 545.00 415.00 960.00 5,825.00 14.14 % CONTRIBUCIONES Y AFILIACIONE 13,930.00 402.00 482.00 884.00 13,046.00 6.34 % SEGUROS 3,500.00 129.96 129.96 3,370.03 3.71 % SERVICIOS 42,650.00 592.25 3,039.18 3,631.44 39,018.56 8.51 % MANTENIMIENTO Y REPARACIONES 12,000.00 1,247.33 1,107.64 2,354.98 9,645.02 19.62 % ADECUACION E INSTALACION 2,000.00 2,000.00 GASTOS DE VIAJE 16,000.00 881.77 262.00 1,143.77 14,856.22 7.14 % DEPRECIACIONES 91,200.00 7,856.35 7,969.91 15,826.26 75,373.73 17.35 % AMORTIZACIONES 1,500.00 184.78 184.78 1,315.21 12.31 % DIVERSOS 112,400.00 8,539.30 4,442.87 12,982.18 99,417.81 11.54 % *** RESULTADO DEL EJERCICIO *** 1,234,928.20- 133.41 10,659.10 10,792.51 1,245,720.71- .87- %

• Resumen Presupuestal por Programa. Opción que permite generar un informe resumido de la ejecución presupuestal por programa, a un nivel seleccionado. Este informe aunque provee la misma información que la ejecución presupuestal por programa, sale en un formato mucho más resumido y de fácil manejo.



ayuda en línea.




El formato resultante es como se indica a continuación:

Pag. 001 SGE - Sistema Para La Gerencia Estrategica Fec. 2002/05/02 C. C. SUR Y ORIENTE DEL TOLIMA Resumen Presupuestal Por Programa Desde Enero 01 hasta Febrero 28 de 2,002 Cuenta Concepto Presupuestal Presupuesto Ejecucion al Ejecucion del Ejecucion Presupuesto Porcentaje Acumulado Mes Anterior del Mes Acumulada Por Ejecutar Ejecutado ------- ------------ ------------------------------ --------------- --------------- --------------- --------------- --------------- ----------- Programa .. 0001 Funcionamiento Publico 4170 OTRAS ACT. SERV. COMUNITARIO $563,525,000- $44,866,463 $51,501,435 $96,367,898 $659,892,898- 17.10- 4210 FINANCIEROS $5,100,000- $173,666 $173,666 $5,273,666- 3.40- 4220 ARRENDAMIENTOS $5,000,000- $80,060 $70,630 $150,690 $5,150,690- 3.01- 4248 UTILIDAD EN VENTA DE OTROS B $15,000,000- $15,000,000- 5105 GASTOS DE PERSONAL $310,500,000- $23,085,205- $22,169,540- $45,254,745- $265,245,254- 14.57 5110 HONORARIOS $10,320,000- $812,000- $700,000- $1,512,000- $8,808,000- 14.65 5115 IMPUESTOS $2,500,000- $895,900- $895,900- $1,604,100- 35.83 5120 ARRENDAMIENTOS $5,685,000- $545,000- $415,000- $960,000- $4,725,000- 16.88 5125 CONTRIBUCIONES Y AFILIACIONE $12,261,800- $402,000- $433,800- $835,800- $11,426,000- 6.81 5130 SEGUROS $3,500,000- $129,964- $129,964- $3,370,036- 3.71 5135 SERVICIOS $40,400,000- $592,255- $3,039,185- $3,631,440- $36,768,560- 8.98 5145 MANTENIMIENTO Y REPARACIONES $12,000,000- $1,247,331- $1,107,649- $2,354,980- $9,645,020- 19.62 5155 GASTOS DE VIAJE $16,000,000- $766,776- $262,000- $1,028,776- $14,971,224- 6.42


5160 DEPRECIACIONES $91,200,000- $7,969,919- $7,969,919- $83,230,081- 8.73 5165 AMORTIZACIONES $1,500,000- $184,788- $184,788- $1,315,212- 12.31 5195 DIVERSOS $72,600,000- $8,467,458- $2,365,007- $10,832,465- $61,767,534- 14.92 Uti/Per. del Por Programa *** $1,167,091,800- $8,176,299 $12,925,176 $21,101,476 $1,188,193,276- 1.80- Programa .. 0002 Funcionamiento Privado 4170 OTRAS ACT. SERV. COMUNITARIO $4,020,000- $4,020,000- 4210 FINANCIEROS $348,200- $311 $311 $348,511- .08- 5105 GASTOS DE PERSONAL $1,500,000- $1,500,000- 5125 CONTRIBUCIONES Y AFILIACIONE $1,668,200- $48,200- $48,200- $1,620,000- 2.88 5195 DIVERSOS $1,200,000- $9,620- $9,620- $1,190,380- .80 Uti/Per. del Por Programa *** $8,736,400- $311 $57,820- $57,508- $8,678,891- .65 Programa .. 1102 ... Veladas Culturales 5135 SERVICIOS $200,000- $200,000- 5195 DIVERSOS $300,000- $486,000- $486,000- $186,000 162.00 Uti/Per. del Por Programa *** $500,000- $486,000- $486,000- $14,000- 97.20 Programa .. 1202 ... Vallas 5150 ADECUACION E INSTALACION $1,300,000- $1,300,000- Uti/Per. del Por Programa *** $1,300,000- $1,300,000- Programa .. 1203 ... Programas Hojas Verdes 5150 ADECUACION E INSTALACION $700,000- $700,000- 5195 DIVERSOS $100,000- $100,000- Uti/Per. del Por Programa *** $800,000- $800,000- Programa .. 1204 ... Apoyo a Microempresarios 5135 SERVICIOS $500,000- $500,000- 5195 DIVERSOS $500,000- $500,000- Uti/Per. del Por Programa *** $1,000,000- $1,000,000- ------- ------------ ------------------------------ --------------- --------------- --------------- --------------- --------------- ----------- Util/Per. General *** $1,179,428,200- $8,176,610 $12,381,356 $20,557,967 $1,199,986,167- 1.74- ------- ------------ ------------------------------ --------------- --------------- --------------- --------------- --------------- -----------

• Resumen Presupuestal por Cuenta. Opción que permite generar un informe resumido de la ejecución presupuestal por cada cuenta, a un nivel seleccionado. Este informe aunque provee la misma información que la ejecución presupuestal global, detalla los programas presupuestales que han afectado o afectarán una cuenta específica. Se imprime en un formato mucho más resumido y de fácil manejo.


ayuda en línea.




• Ejecución por Grupo de Programas. Opción que permite generar un informe de ejecución presupuestal por grupo de programas. Recuerde que el grupo de programas es un


código de dos (2) dígitos que le sirve al SEGA para reagrupar los programas presupuestales de una forma diferente.

Para activar el manejo de los grupos de programas, remítase al presente manual en el numeral dedicado a “Mantenimiento Tabla de Programas Presupuestales”. Al igual que en todos los informes descritos en este aparte, el SEGA le solicitará al usuario una fecha corte, un rango de programas a listar y un nivel de impresión. EL informe resultante es una Ejecución Presupuestal detallada por cada agrupación de programas.

• Ejecución por Unidad Estratégica. Opción que permite generar un informe de ejecución presupuestal por unidad estratégica. Recuerde que “Unidad Estratégica” es un código de tres (3) dígitos que le sirve al SEGA para reagrupar los programas presupuestales de una forma diferente, en relación con el proceso del que forman parte.

Para activar el manejo de los Unidades Estratégicas, remítase al presente manual en el numeral dedicado a “Mantenimiento Tabla de Programas Presupuestales”. Al igual que en todos los informes descritos en este aparte, el SEGA le solicitará al usuario una fecha corte, un rango de programas a listar y un nivel de impresión. EL informe resultante es una Ejecución Presupuestal detallada por cada agrupación de programas.


MANTENIMIENTO A LA TABLA DE TIPOS DE DOCUMENTOS.

Opción: Principal / Administración / Estructura Orgánica / Documentos / Tipos de Documentos.

En esta opción el administrador del sistema podrá dar mantenimiento a los tipos de documentos que pueden ser grabados en la aplicación. Recuerde que el objetivo de los tipos de documentos es permitirle al SEGA almacenar un consecutivo por cada tipo de documento que se maneje.

Muestra operativa de una tabla de tipos de documentos. A continuación se desplegará una tabla modelo de tipos de documentos.

‘010 RECIBOS DE CAJA PUBLICOS ‘011 RECIBOS DE CAJA PRIVADOS ‘020 CONSIGNACIONES ‘030 COMPROBANTES DE EGRESO – HOJA SUELTA ‘031 COMPROBANTES DE EGRESO CONTINUOS – DAVIVIENDA ‘032 COMPROBANTES DE EGRESO CONTINUOS – BANCO DE BOGOTA ‘040 NOTAS BANCARIAS ‘050 FACTURAS DE VENTA DE SERVICIOS PRIVADOS ‘101 CAUSACIONES - COMPRA DE SUMINISTROS ‘102 CAUSACIONES – SERVICIOS ‘103 CAUSACIONES – HONORARIOS ‘104 CAUSACIONES – ANTICIPOS ‘105 CAUSACIONES – CAJAS MENORES ‘110 CAUSACIONES – NOMINA MENSUAL ‘112 AJUSTES POR INFLACION ‘120 DEPRECIACIONES ‘121 AMORTIZACIONES ‘125 COSTO POR SALIDA DE ACTIVOS ‘126 COSTO POR SALIDA DE ALMACEN DE SUMINISTROS ‘130 NOTAS CONTABLES ‘998 COMPROBANTE DE CIERRE CUENTAS DE RESULTADO.

Como funciona el mantenimiento a la tabla de tipos de documentos:

Al seleccionar la opción de Mantenimiento a la tabla de documentos se despliega en pantalla la ventana de captura, en ella, el usuario deberá indicar al sistema cada uno de los tipos de documentos que serán manejados. Los tipos de documentos serán identificados con un número de tres (3) dígitos, por lo tanto se tiene la opción de manejar 999 tipos de documentos diferentes. Seleccionado el tipo de documento a manejar, al usuario se le habilitan las siguientes opciones:


F1.- Consulta tipos de documentos. Esta opción permite consultar los tipos de documentos que están incluidos en la tabla correspondiente. F3.- Borrar tipo de documento. Esta opción permite suprimir de la tabla el tipo de documentos seleccionado. F4.- Listar tipos de documentos. Esta opción permite imprimir una cartillas que contiene los tipos de documentos existentes. ENTER.- Crear / Modificar Tipos de Documentos. Al digitar <ENTER>, el sistema permite capturar los datos asociados con el tipo de documento: a.) Descripción del tipo de documento: Campo alfanumérico de 30 posiciones que

describe el tipo de documento creado. b.) Comprobante Contable: Seleccione el comprobante contable en el que debe resumirse

este tipo de documento. Si se desconocen los tipos posibles, recurra a la tecla F1 de ayuda en línea.

Los comprobantes contables NO ESTAN FIJOS en el SEGA, al igual que todas las tablas de parámetros, estos también pueden ser acondicionados a las necesidades específicas de la entidad.


c.) Punto de Origen: Indíquele al SEGA si debe manejarse (S) o no (N) un consecutivo por cada usuario que genere este tipo de documentos. Esta opción no es muy utilizada.

d.) Interno (s.n): Indíquele al sistema si este documento se genera internamente en la

organización (S) o en su defecto, indique (N) para que el SEGA lo interprete como un documento externo.

e.) Control de Grabación (s.n): Indíquele al SEGA si debe llevar un control estricto de los

consecutivos que se asignan (S). Este control impedirá que pueda crearse un consecutivo sin que existe su antecesor.

f.) Genérico: Indique a que grupo de documentos corresponde el tipo de documento que se está

creando. Las opciones posibles son:


MANTENIMIENTO AL PLAN DE CUENTAS (PUC):

Opción: Principal / Contabilidad / Mantenimiento / Plan de Cuentas Actual / Vigente.

Esta opción permite adicionar, modificar, eliminar, listar y controlar los accesos al plan de cuentas PUC de la Empresa. La totalidad de las operaciones que se efectúan sobre el plan de cuentas están contempladas en esta sola opción. Seleccione primero que todo el año en que está trabajando. Esta variable es de mucha importancia por que le ayuda al SEGA a determinar contra que movimientos deben chequearse las eliminaciones y las relaciones con otras tablas de parámetros.

Seleccionado el año, el cual debe ser superior al 2002, se despliega la pantalla de captura:

Criterios para la Creación del Plan de Cuentas (PUC):

Para dar mantenimiento en forma adecuada al PUC, es necesario tener en cuenta los siguientes aspectos:


La creación de cuentas debe estar sujeta a “La Reglamentación General De la Contabilidad y El Plan Único de Cuentas”, de tal manera que se mantenga la consistencia de códigos hasta los seis (6) primeros dígitos, tal cual lo ordena la Ley.

La codificación de las Cuentas debe seguir la siguiente estructura:

Nivel de Clase: Primer dígito Nivel de Grupo: Segundo dígito Nivel de Cuenta: Dígitos tercero y Cuarto Nivel de Sub Cuenta: Dígitos quinto y Sexto Nivel de Naturaleza: Séptimo dígito Nivel del Grupo Auxiliares: Octavo u Octavo y Noveno dígito Nivel de Subgrupo Auxiliares: Noveno o Noveno y décimo dígito Nivel Agrupación: Décimo o Décimo y Onceavo dígito Nivel de Sub Agrupación: Onceavo u Onceavo y décimo dígito Nivel de auxiliar máximo: Doceavo dígito A partir del sexto dígito inclusive, las cuentas pueden ser auxiliares dependiendo de las

especificaciones en los planes de cuentas.

Las cuentas pueden ser de dos clases, desde el punto de vista de los movimientos que se graban, unas reciben movimiento (Auxiliares) y otras Totalizan, por lo tanto, las cuentas que totalizan no deben recibir movimiento y de hecho el SEGA no permite que esto suceda.

Parámetros del Plan de Cuentas (Campos):

Al ingresar a la opción de mantenimiento al plan de cuentas, deben indicarse al sistema los siguientes campos:

Nombre de la Cuenta: Máximo de 30 caracteres.

Control de Totalización: Digite (S) si la cuenta es de totalización o (N) si es de movimiento. Tipo ABC: Indique en este campo si esta cuenta debe ser tenida en cuenta o no en el proceso de

costeo ABC: < > No tener en cuenta, <1> Tener en cuenta para ABC por el movimiento de la cuenta en el periodo a costear, <2> Tener en cuenta para ABC por el estimado de la cuenta.

Controles de manejo: Estos controles le indican al sistema si al grabar los movimientos deben o no exigirse ciertos datos al afectar una cuenta específica. Estos controles implican la organización previa de la contabilidad por cada control. Control de Referencias: Este campo se utiliza para indicarle al sistema si la

cuenta en cuestión se maneja por elemento (Código de Inventario y/o activo), a lo cual debe responderse (S) o (N) dependiendo del caso. Cuando se trate de cuentas de activos fijos, ajustes por inflación de dichos activos, depreciación acumulada o ajuste de la depreciación acumulada, este control debe estar en (S), siempre y cuando el módulo de acrtivos fijos esté habilitado.


Control de Centro de Costos o Centro de Responsabilidad: Este campo le indica al sistema si la cuenta en cuestión se maneja por Centro de Costos y/o Centro de Responsabilidad, a lo cual debe responderse (S) o (N) dependiendo del caso.

Control de Anexo Tributario: Este campo le indica al sistema si los

movimientos a la cuenta en cuestión deben acumularse o no por Anexo Tributario, a lo cual debe responderse (S) o (N) dependiendo del caso.

Control de Anexo Fiscal: Este campo le indica al sistema si los movimientos a

la cuenta en cuestión deben acumularse o no por Anexo Fiscal, a lo cual debe responderse (S) o (N) dependiendo del caso.

Control de Presupuesto: Este campo le indica al sistema si los movimientos a

la cuenta en cuestión deben acumularse o no al presupuesto de la Entidad, a lo cual debe responderse (S) o (N) dependiendo del caso.

Control de Naturaleza: Indique si la cuenta es de naturaleza Débito (D) o Crédito

(C). Control de Programa Presupuestal. Indíquele al SEGA si esta cuenta maneja

o no Programa Presupuestal (Actividad presupuestal o controlable) Control de Actividad: Indíquele al sistema si la cuenta está Activa (A) o Inactiva (I)

para recibir movimiento.

Tipo de Tercero: Cuando la cuenta que se esta editando debe ser manejada por tercero (Nit) en forma interna, para posteriormente informar su desglose Nit a Nit, debemos indicarle el comportamiento de la cuenta desde el punto de vista de los terceros, para tal efecto tenemos la siguiente tabla de códigos:

0 No Maneja Tercero. 1 Detallado Sin Acumular Anualmente. 2 CxC - Cuenta Por Cobrar. 3 CxP - Cuenta Por Pagar. 4 Acum. - Cuenta Acumulativa de Balance. 5 Ret. - Retención en La Fuente. 6 Iva. - Cuenta de IVA. 7 Cuenta de Retención de IVAS. 8 Cuenta Acumulativa de Resultado. 9 Cuenta Acumulativa de Orden.

Control de Disponible. Indíquele al sistema, en caso de que la cuenta esté relacionada con el disponible, en que grupo se almacena. Si se desconocen los grupos, digite <F1> para consultarlos. Control de Ajuste Por Inflación: Indica como se comporta la cuenta desde el punto de vista de los Ajustes por Inflación:

0 Cuenta No Ajustable.


1 Cuenta Ajustable. 2 Cuenta de Ajuste Por Inflación.

Cuenta de Ajuste Por Inflación: En caso de ser una cuenta que se ajusta por inflación, este campo debe indicar que cuenta en el plan contable se acumula el ajuste.

Cuenta de Corrección Monetaria Fiscal: En caso de ser una cuenta que se ajusta por inflación, este campo debe indicar que cuenta de corrección monetaria se ve afectada para acumular los ajustes causados.

Control de Depreciación: Indique si la cuenta es depreciable, de depreciación o no se involucra en este proceso.

0 Cuenta No Depreciable. 1 Cuenta Depreciable. 2 Cuenta de Depreciación.

Cuenta de Depreciación: En caso de una cuenta Depreciable, indique el código de la cuenta en el que se acumula la depreciación.

Cuenta de Gasto Por Depreciación: En caso de una cuenta Depreciable, indique la cuenta de gasto (Contrapartida) en la cual se debe llevar la depreciación.

Control de Valorización: Indique si la cuenta es Valorizable en forma automática: 0 Cuenta No Valorizable. 1 Cuenta Valorizable. 2 Cuenta de Valorización.

Cuenta de Valorizable: En caso de una cuenta Valorizable (Automáticamente), indique el código de la cuenta en el que se acumula la Valorización.

Cuenta de Ingreso o Contrapartida Por Valorización: En caso de una cuenta Valorizable, indique la cuenta de Ingreso o Contrapartida en la cual se debe llevar la Valorización.

Control de Amortización: Indique si la cuenta es amortizable, de amortización o no se involucra en este proceso.

0 Cuenta no amortizable. 1 Cuenta amortizable. 2 Cuenta de amortización.

Cuenta de Amortización: En caso de una cuenta Amortizable (Automáticamente), indique el código de la cuenta en el que se acumula la Amortización.


Cuenta de Gasto o Contrapartida Por Amortización: En caso de una cuenta Amortizable, indique la cuenta de Gasto o Contrapartida en la cual se debe llevar la Amortización.

Control de Compartimiento: En la actualidad este control no es utilizado. Indique si la cuenta comparte sus partidas con otra o si por el contrario, no los comparte. Este campo es utilizable en el caso de aquellos gastos cuya distribución entre Públicos y Privados se realice a través de la ponderación global de los ingresos presupuestados (Resolución 2019/96).

0 Cuenta no Compartida. 1 Cuenta Compartida de Origen Público. 2 Cuenta Compartida de Origen privado.

Cuenta con la que se Comparte: En la actualidad este campo no es utilizado. En caso de una cuenta de partidas compartibles, indique el código de la cuenta que recibe el porcentaje que se comparte. Tipo de Cuenta - Referencia. En el caso de cuentas que estén vinculadas con los Activos Fijos o con los diferidos, debe indicarse uno de los siguientes controles:

0. No está vinculada con los activos o diferidos 1. Cuenta que almacena valores históricos 2. Cuenta que almacena ajustes por inflación del histórico 3. Cuenta que almacena Depreciaciones Acumuladas 4. Cuenta que almacena Ajustes por Inflación a la Depreciación.

Este tipo de referencia se utiliza SI Y SOLO SI el Control de Referencias es “S”. Control de Sume Como: Indica si la cuenta almacena valores públicos, privados o mixtos.

0. Mixta 1. Públicos 2. Privados.

Porcentaje de Depreciación: Este campo no esta siendo utilizado en la actualidad. En caso de que la cuenta sea una cuenta de valores históricos ya sea de los activos fijos o de los diferidos, indique cual es el porcentaje (%) de depreciación o amortización anual que afecta a los activos vinculados con esta cuenta.

Creación de Cuentas.

Al crear una cuenta, el sistema valida primero que todo que dicha cuenta tenga un padre o grupo anterior en el cual pueda sumarse el saldo de la misma. Si la cuenta que se crea es un grupo (Control de totalización = “S”), el sistema no pregunta por el resto de los parámetros para la creación. Si la ncuenta es una auxiliar (Control de totalización = “N”) el sistema le preguntará al usuario la totalidad de los parámetros.


Eliminación de Cuentas (F3).

Al digitar una cuenta y seleccionar eliminar (F3) el sistema valida que dicha cuenta o sus dependencias (en caso de un grupo) no tengan movimiento ni saldos, de ser así, no permite la eliminación. Automáticamente elimina las relaciones que tenga esta cuenta con el presupuesto (si se está manejando control de presupuesto por plan alterno).

Listar Plan de Cuentas (F8).

Esta opción permite generar un informe con el plan de cuentas, el usuario puede seleccionar si desea un informe Detallado (Con todos los controles) o un informe resumido (Con los parámetros básicos). Al seleccionar la impresión, el usuario debe indicar la impresora que utilizará para generar el informe.

Duplicar Cuenta (F9).

Si el usuario desea tomar como base la configuración de una cuenta y copiarla en otra, puede utilizar la opción de duplicar:

Indique la cuenta Origen y la cuenta destino. Si la cuenta destino existe, será borrada y reemplazada por una nueva que con las mismas características de la original.

Centros de Costos Permitidos para la Cuenta (F4):

Esta opción permite asignar los centros de costos que puede manejar una cuenta específica, siempre y cuando el control de Centro de Costos indique que la cuenta lo Maneja. Los centros de costos que aquí se indiquen serán los únicos que podrá mover la cuenta en cuestión.


Anexos tributarios Permitidos para la Cuenta (F5):

Esta opción permite asignar los Anexos Tributarios que puede manejar una cuenta específica, siempre y cuando el control de Anexo Tributario indique que la cuenta lo Maneja.

Anexos Fiscales permitidos para la Cuenta (F6):

Esta opción permite asignar los Anexos Fiscales que puede manejar una cuenta específica, siempre y cuando el control de Anexo Fiscal indique que la cuenta lo Maneja.

Correlaciones Presupuestales (F7):

Opción utilizable únicamente cuando en la Entidad el manejo presupuestal es por Plan Presupuestal Alterno. Al seleccionar la opción F7, se despliega en pantalla una ventana a través de la cual se le indica al SEGA que cuentas de presupuesto se ven afectadas por esta auxiliar cuando el movimiento contable se carga a un programa presupuestal o a otro.

Esta opción funciona bajo las siguientes premisas: a.) El SEGA está configurado para que el control presupuestal se realice a través de la opción de

Presupuesto por Plan Alterno. b.) Cada movimiento contable del estado de resultados, se acumula en una cuenta presupuestal

específica dependiendo del programa que se vea afectado.

c.) En la presente versión, permite puede subdividirse en 10, las asignaciones presupuestales de una cuenta en particular.


MANTENIMIENTO A LA TABLA DE NUMEROS DE IDENTIFICACIÓN (MAESTRO DE TERCEROS).

Opcion: Principal / Contabilidad / Mantenimiento / Mantenimiento a Nits

Esta opción permite incluir en el sistema todos y cada uno de los terceros que tiene relación comercial con la Empresa, formando así un directorio único para todo el sistema. Cuando se ingresa a esta opción, debe digitarse el número del Nit o Cédula que se desea acceder. Creación y modificación de números de identificación: <ENTER>: Permite crear o modificar una cédula o nit. Los NITS y las CÉDULAS deben ser grabados sin dígito de verificación, manteniendo así la uniformidad necesaria en el directorio.

Los NITS (Identificación de Sociedades) deben digitarse siempre con el número 8 al inicio del mismo.

Tenga en cuenta que las CÉDULAS son de ocho (8) dígitos y los NITS de nueve (9).

Por Política, ingrese los NOMBRES y las RAZONES SOCIALES o en mayúsculas sostenidas o en Mayúsculas y Minúsculas; lo importante es utilizar siempre la misma metodología.

Por política, en caso de NOMBRES de personas, ingrese siempre primero los Apellidos y posteriormente los Nombres.


Los campos que se graban para cada número de identificación son los siguientes: Razón Social y/o Nombre: Máximo de 30 caracteres. Dirección. Ciudad. Teléfonos. Fax. Encargado. Cargo. Control de Retenedor: Este campo le indica al sistema como es el comportamiento del tercero con respecto al manejo de la retención el la Fuente: De acuerdo con la codificación establecida en la TABLA FIJA DE TIPOS DE RETENCION (NITS).

0 Sin condición definida 1 Retenedor 2 Autoretenedor 3 No retenedor

Control de Condición: Este campo le indica al sistema como se comporta generalmente el tercero con respecto a la Entidad: De acuerdo a la TABLA FIJA DE TIPOS DE TERCERO (NITS). 0 Sin Tipo de Condición Asignada 1 Condición de Proveedor nacional.


2 Condición de Proveedor Extranjero. 3 Condición de Acreedor. 4 Condición de Cliente Nacional. 5 Condición de Cliente Extranjero. 6 Condición de Empleado. Régimen Tributario: Este campo le indica al sistema como se comporta generalmente el tercero con respecto al régimen tributario vigente:

0 Sin régimen tributario 1 Régimen simplificado 2 Régimen común 3 Régimen especial 4 Gran contribuyente

Activo para movimiento (s.n): Indique si el nit está activo o no para recibir movimiento. Consulta de Números de Identificación <F1>: Permite consultar alfabéticamente los nits creados. Eliminación de Números de Identificación <F3>: Permite eliminar un número de identificación. Siempre y cuando el número de identificación que se desea eliminar no tenga movimientos en el periodo fiscal que se esté ejecutando. Listar Cartilla de Números de identificación <F4>: Permite listar el contenido de la tabla de números de identificación.

Indique las letras iniciales o nombres desde el cual y hasta el cual se desea listar la cartilla de nit. Paso a mayúsculas <F5>: Pasa la totalidad de las razones sociales a letras mayúsculas. Genera Indice de Palabras <F6>: Con el objeto de facilitar el proceso de búsqueda por palabra, esta opción se encarga de generar el índice por palabras.


MECANISMOS DE GRABACION DEL SEGA.

El SEGA contiene un grupo de opciones enmarcadas en el menú principal como "Movimientos" las cuales han de ser utilizadas para grabar en forma normal la información de ejecución y alimentación del SEGA.

Estos mecanismos de grabación, son excluyentes, es decir, si un documento se graba por un método específico no podrá ser Editado, modificado, corregido, eliminado, actualizado o anulado por otro mecanismo.

Igualmente, es importante anotar que cada mecanismo de grabación esta diseñado para capturar cierto tipo de documentos, brindando las ayudas necesarias para facilitar dicha captura.

Tabla de Documentos y sus mecanismos de grabación.

Cada documento que se grabe dentro del sistema podrá ser grabado a través de una opción específica. A continuación se presenta en una tabla las opciones de grabación del SEGA y los documentos que pueden ser grabados por cada uno de ellos.

MECANISMO DE GRABACION

DOCUMENTOS EN QUE SE UTILIZA MODULOS QUE ESTEN AUSENTES

Causaciones • Causación de Servicios Generales

• Causación de Servicios Públicos • Causación de Honorarios • Causación de Compras • Causación de Seguros • Causación de Diferidos • Causación de Compra Activos • Causación de Anticipos Viáticos

Giros • Comprobantes de Egreso

General Contable • Notas Contables • Notas Bancarias • Consignaciones • Boletines de Caja • Causación de Nóminas • Causación Liquidación de Vacaciones • Causación Liquidación de Primas. • Causación Liquidación Int. Cesantías • Facturas • Notas de Devolución. • Cajas Menores

Encadenamientos Nómina Nómina Nómina Nómina Nómina Facturación. Facturación


Salidas del Almacén

• Salida de Almacén de Suministros • Salida Por venta de Suministros • Salida Por Venta de Activos Fijos • Salida Por Daño de Activos Fijos • Salida Por Pérdida de Activos Fijos • Traslado de Activos Fijos

La Ausencia del Módulo de Almacén o del Módulo de Activos Fijos, inhabilita al sistema para ejecutar estas opciones.

Grabación Inicial de Datos

• Grabación Inicial Contable • Grabación Inicial de Activos • Grabación Inicial de Inventarios

Tenga en cuenta que algunos de los procesos de grabación no están disponibles en el módulo

Básico, por lo tanto, las operaciones de grabación relacionadas con los mismos deben de realizarse a través de otras opciones de captura, normalmente por la Grabación General de Contabilidad.

Notas Documentales a las transacciones Grabadas.

A partir de la versión SEGA liberada en marzo 6 del 2002 se ha incluido un conjunto de opciones que permiten anexar a cada documento un conjunto de notas documentales, las cuales sirven para explicar contablemente el por que de la grabación de una transacción. Estas notas son impresas a la par con los soportes contables y de auditoría de los documentos.

Descripción gráfica del proceso de grabación de documentos:

Identifique el método por el cual debe ser grabado o generado el documento (Mecanismo de

grabación).

Asigne el consecutivo de acuerdo a los parámetros definidos o permita que el sistema asigne el

consecutivo en forma automática.

Grabe el documento y/o genérelo en el sistema, por la opción de grabación indicada del menú de Movimientos En este punto el documento ya está contabilizado.


Si terminada la revisión del documento, se considera que este no debe ser contabilizado, Anúlelo.

Imprima el documento, ya sea el documento mismo o el soporte de auditoría del mismo, por la opción correspondiente del mecanismo de grabación utilizado.

En caso de Documentos Generados a través del Sistema. (Facturas, Comprobantes de Egreso, Cheques, Recibos de Caja, Entradas al Almacén) Impreso el documento, revíselo, y :

! RECUERDE ! Mientras el documento no esté actualizado o anulado, puede ser modificado.

En caso de Transcripción de documentos (Notas, Reintegros, Causaciones, Consignaciones, etc.) Impreso el documento Revíselo, y :

! RECUERDE ! Mientras el documento no esté actualizado o anulado, puede ser modificado.

Si el documento está erróneo, Modifíquelo.

Si el documento está correcto, proceda a Actualizarlo.

Si el documento esta erróneo, Anúlelo.

Si pasadas todas las autorizaciones, el documento recibió sus firmas correspondientes y se determina que esta correcto, proceda a Actualizarlo.


Aunque el sistema provee la opción en cada módulo para Eliminar un documento generado o grabado en forma errónea, no recomendamos que esta opción sea utilizada, pues podrían perderse las secuencias de control.

PROCESO GENERAL DE GRABACION DE DOCUMENTOS Y ALIMENTACION CONTABLE.

Opción: Principal / Movimientos / General.

Recuerde que en el SEGA, existen un conjunto de documentos que se originan en el sistema (Causaciones, Comprobante de Egreso, Facturas, etc.), así como existen otros que simplemente se transcriben (Consignaciones, Notas Contables, etc.), en cualquiera de estos casos, el proceso general a seguir con el documento es el mismo, teniendo en cuenta los lineamientos generales de operación característicos del SEGA :

a. Cuando un documento es grabado o generado en el sistema, este queda automáticamente

cargado en los archivos contables y actualizados los saldos necesarios para la elaboración de los informes de gestión.

b. Inmediatamente se graba o genera el documento, este debe ser impreso para su revisión.

c. Al terminar la revisión del documento, este debe ser modificado, actualizado o anulado

dependiendo de la acción a seguir.

d. Recuerde que un documento es modificable o eliminable, hasta que se cierra o actualiza, o en su defecto hasta que el mes correspondiente es bloqueado.

e. Cuando un documento es actualizado o anulado, queda totalmente inmodificable.

Este es el mecanismo que utiliza el sistema para la alimentación de los datos contables, al ser un sistema en línea, todo documento que se graba, queda automáticamente registrado y contabilizado, formando parte integral de los saldos y auxiliares contables.

Este mecanismo, permite conocer en forma Instantánea el estado contable luego de grabar cada documento.

Aspectos a tener en cuenta en la Grabación General:

En aras de una mejor compresión del proceso de grabación de documentos, debemos tener en cuenta los siguientes aspectos:

a. La información se alimenta al sistema en forma directa a partir de los documentos Fuentes

(Facturas, Recibos de Caja, Comprobantes de Egreso, Facturas de Proveedor, Notas


Contables, etc.), por lo tanto, el sistema mantiene un récord permanente e histórico de cada documento grabado.

b. Los llamados comprobantes contables son manejados en forma interna por el sistema, es

decir, la agrupación que se hace de los documentos grabados, en carpetas contables, esta relacionada con los documentos que se graban, los cuales mediante una tabla maestra de tipos de documentos los clasifica.

c. Debemos olvidarnos del concepto concentración, grabación en bach (LOTE), de la información

contable; pues, este concepto desaparece en los sistemas en línea de procesamiento de información.

d. Todos los documentos que se involucran en la contabilidad deben estar únicamente

numerados, es decir, deben tener un ÚNICO NUMERO DE IDENTIFICACIÓN, este número está identificado de la siguiente manera: Tipo de Documento y Número de Documento, de tal manera que no debe repetirse en un mismo periodo contable, con el objeto de lograr este principio, le recomendamos:

Las facturas de proveedor, Cuentas de Servicios, Cuentas de Honorarios, y en general todas

las Causaciones de Pagos, en vista de que cada uno de ellos maneja su propia numeración, deben ser numeradas consecutivamente (Utilizando un numerador) iniciando en la número uno (1) y manteniendo este consecutivo a través de los diferentes meses y de ser posible de los diferentes años.

Las notas contables, generadas internamente en la empresa, también deben ser numeradas en forma consecutiva.

Las consignaciones deben ser numeradas en forma consecutiva.

Debe mantenerse un único consecutivo de comprobantes de egreso para el manejo de todos los bancos.

En conclusión, por cada TIPO DE DOCUMENTO que se maneja, debe mantenerse un

único consecutivo.

e. Cuando un documento contable es ubicado (Tipo Documento / Número), el sistema verifica si el mes/año al que corresponde dicho documento ya esta bloqueado (En firme), en tal caso, no permite su modificación.

f. Cuando un documento contable es ubicado (Tipo Documento / Número), y el mes/año al que

corresponde no se encuentra bloqueado, el sistema carga en pantalla el contenido anterior del mismo y permite que este sea modificado, adicionado o eliminado.

g. Existen documentos que son generados no por el proceso de grabación contable (Operación

Actual) si no por otro tipo de proceso, esto sucede en el caso de comprobantes automáticos y/o generación de documentos a partir de otros módulos del sistema de gestión administrativo, como son los módulos de causaciones y Egresos, en estos casos, estos documentos no pueden ser alterados por este mecanismo de grabación, deben ser modificados a través del módulo que originalmente los genero. Esta restricción garantiza


plenamente que la fuente de información no será violada, manteniendo un único mecanismo de alimentación para cada caso.

h. Un documento contable (Tipo Documento / Número) puede tener hasta un máximo de 500

partidas, combinadas entre débitos y créditos.

Opciones de la grabación general de documentos del SEGA:

• Al ingresar a esta opción, se despliega la pantalla general de captura, primero que todo debe indicarse el Tipo de documento que se va a grabar. Si se desconoce el tipo de documento, digite <F1> para consultarlo.

• Acto seguido indique el número del documento (máximo de 9 posiciones numéricas). Si desea

realizar una consulta sobre que está grabado, digite <F1> para consultar los documentos (secuencias) grabadas a dicho tipo de documento.

• Si el documento esta ya grabado, se despliega entonces en pantalla el contenido del documento grabado y el cursor se ubica en el campo Fecha de Elaboración.

El usuario puede entonces utilizar una de las siguientes teclas de función: Consulta asociada al campo que se está grabando <F1>: Permite consultar una guía del contenido del campo que se está capturando. Insertar renglones (transacciones) en el documento que se está grabando <F2>: Esta función permite insertar un renglón (imputación contable a una cuenta) en el documento que se está grabando. Totalizar el documento <F3>: permite totalizar el documento que se está grabando con el objeto de que el usuario conozca si está bien grabado o no.


Salvar / Grabar el documento que se está grabando <F4>: Permite salvar el documento que se está grabando y automáticamente lo contabiliza. Listar soporte del documento grabado <F5>: Permite listar un informe soporte (a media página) del documento que se está grabando. Anular el documento que se está grabando <F6>: Permite anular el documento que está en pantalla. La anulación de documentos le indica al SEGA que no debe borrar el documento pero sí la totalidad de las imputaciones contables que este generó. Eliminar el documento que se está grabando <F7>: Borra de las bases de datos el documento que está en pantalla. Eliminar un renglón, una imputación contable <F8>: Permite borrar un renglón del documento que se está grabando. Actualizar / desactualizar un documento <F9>: Permite marcar como actualizado (bloqueado) o viceversa un documento grabado. La utilización de esta función bloquea el documento para modificación o lo habilita nuevamente. Grabación de notas anexas al documento <F10>: Permite grabar las notas anexas explicativas del documento.

Datos que se capturan para cada documento en la grabación general:

a. Tipo de Documento: Este campo identifica en forma general el documento que se va a grabar; todo

documento que ingresa a la contabilidad debe estar catalogado en un tipo de documento.

NOTA !!! Estos tipos de documento son opcionales, pueden ser modificados por cada usuario de acuerdo a sus necesidades específicas.


b. Número de Documento: El número con el cual se identifica el documento que se esta grabando,

este número se denomina Documento Fuente. Al estar capturando este número, si se desea realizar una consulta secuencia de los documentos que existen en el sistema para el Tipo de Documento seleccionado, bastará con digitar <F1> y el sistema desplegará en forma inmediata una venta de consulta arrancando la misma en el número indicado.

c. Fecha del Documento: Debe ser digitada en formato AAAAMMDD. Esta fecha se convierte en un

campo de vital importancia, pues dependiendo de ella, el sistema clasificará el documento en las bases de datos contables.

d. Fecha de Vencimiento: Debe ser digitada en formato AAAAMMDD. Esta fecha no es obligatoria,

pero se recomienda su digitación cuando se trate de la grabación de documentos por cobrar o pagar.

e. Plantilla: Este campo de dos dígitos permite “Pre codificar” mediante plantillas predefinidas los diferentes documentos contables. Normalmente es un campo con valor 0.

f. Centro de Costos General que Afecta el Documento: Si el sistema contable fue instalado para

que maneje Centros de Costos o centros de Responsabilidad, usted puede indicar en este campo el centro de costos que se ve afectado por la grabación del documento, en caso contrario digite 0. Si maneja contabilidad por Centros de Responsabilidad, digite <F1> para obtener una consulta en línea de los centros de costos permitidos.

g. Cuenta contable PUC: Indique el código de la cuenta que será afectada, recuerde que debe ser una

cuenta que no totaliza, es decir una cuenta auxiliar. Si desea consultar en línea el maestro de cuentas, digite <F1>.

h. Número de identificación del tercero: Indique el Nit o Cédula que está involucrado en el

documento y que afecta dicha partida contable, esta información será útil para una posterior clasificación de los documentos a través de las relaciones de terceros. Si desconoce un Nit en particular, digite <F1> para accesar a la consulta en línea.

i. Referencia / Cruce: Este campo, identifica el documento cruce, referencia y/o cuenta que se esta

afectando por el documento que se está grabando. Típicamente es uno de los siguientes datos:

CUENTA PARTIDA NORMALMENTE ES .... Caja Débito Número del Recibo de Caja

Caja Crédito Número de la Consignación

Bancos Débito Número de la Consignación

Bancos Crédito Número del Cheque

CxC/Anticipos Débito Número del documento que origina

la obligación

CxC/Anticipos Crédito Número del documento que se esta cancelando


CxP/Anticipos Débito Número del documento que se está cancelando

CxP/Anticipos Crédito Número del documento que origina la obligación.

IVA / Ret. Número del documento que origina el IVA o la retención.

Inventarios Débito/Crédito Número del Lote y/o referencia del elemento que se esta moviendo. (En este caso depende de la forma como se manejen los inventarios en la contabilidad. En cualquier otro caso, es el número del documento que origina el movimiento (Documento Fuente).

Activos Fijos Débito/Crédito Número del Activo y/o Número del Lote que se esta moviendo. (En este caso depende de la forma como se manejen los activos fijos en la Contabilidad. En cualquier otro caso, es el número del documento que origina el movimiento (Documento Fuente).

Ingreso/Gasto Débito/Crédito Es el Número del documento que origina el movimiento (Documento Fuente).

En resumen, este campo nunca debe ser 0.

j. Detalle: Indique en un texto de máximo 30 caracteres la descripción del movimiento que se está

grabando.

k. Tipo: Indique (+) si es una partida débito o (-) si es una partida crédito.

l. Valor de la Partida.

m. Centro de Costos que afecta la partida: En caso de manejar la contabilidad por centros de costos y/o centros de responsabilidad, indique el centro de costos que se ve afectado por esta partida contable. Recuerde que si desconoce los centros de costos manejables, la tecla <F1> le provee una ayuda en línea de los mismos.

n. Elemento: Este campo, identificable exclusivamente en el manejo de los Inventarios y los Activos

Fijos, indica el elemento que se esta moviendo. Este campo solo es utilizable cuando a través de la Contabilidad se manejan los Inventarios y Los Activos Fijos en Forma Detallada.

o. Cantidad de Elementos que se Movieron: Indica la cantidad de elementos codificados según (j)

que se debitaron (Entraron) o acreditaron (Salieron) de los inventarios y/o activos.


p. Anexo Tributario: Indica el anexo tributario que se ve afectado por la partida contable que se grabo.

Este campo es utilizado cuando en la contabilidad se manejan los Anexos Tributarios. Si se desconoce el anexo que se debe afectar, recurra a la tecla <F1> la cual le brindará una ayuda en línea de los mismos.

q. Anexo Fiscales: Indica el anexo fiscal que se ve afectado por la partida contable que se grabo. Este

campo es utilizado cuando en la contabilidad se manejan los Anexos Fiscales. Si se desconoce el anexo que se debe afectar, recurra a la tecla <F1> la cual le brindará una ayuda en línea de los mismos.

r. Base de Retención / Iva: En este campo debe indicarse el valor Base sobre el cual se calculó un

IVA o Retención, en el caso de afectar una cuenta de IVA o Retención.

Debe tener en cuenta que si esta haciendo una Reversión a IVA o RETENCIÓN, el valor Base

sobre el cual se calculó debe ser Negativo.

s. Porcentaje de Iva/Retención: Indica el porcentaje aplicado sobre la base para la retención realizada.

GRABACION DE CAUSACIONES.

Opción: Principal / Movimientos / Causaciones / Grabación de Causaciones.

Este es el mecanismo que utiliza el sistema para la alimentación de los datos contables originados en la causación de cuentas por pagar, al ser un sistema en línea, todo documento que se graba, por esta opción queda automáticamente registrado y contabilizado, formando parte integral de los saldos y auxiliares contables.

Aspectos generales en la grabación de causaciones:

En aras de una mejor compresión del proceso de grabación de causaciones, debemos tener en cuenta los siguientes aspectos:

a. Por este mecanismo deben ser alimentados al sistema los documentos relacionados con la

causación de : Servicios Públicos, Honorarios, Compras de Suministros, Compras de Activos, Causación de Diferidos, Causación de Amortizables, Causación de Servicios, Causación de Anticipos, etc.


b. Una causación es el soporte interno (Contabilización) de un documento de origen típicamente externo que se vincula con un gasto o compra.

c. Todos los documentos que se involucran en la contabilidad como causación de pagos deben

estar únicamente numerados, es decir, deben tener un ÚNICO NUMERO DE IDENTIFICACIÓN, este número está identificado de la siguiente manera: Tipo de Documento y Número de Documento (TTT-NNNNNN), de tal manera que no debe repetirse en un mismo periodo contable, con el objeto de lograr este principio, le recomendamos:

Las causaciones deben manejarse en lo posible por un mismo tipo de documento. El cual

mantendrá su consecutivo de un año a otro, iniciando en el número 1.

El consecutivo de causaciones es asignado automáticamente por el sistema.

d. Cuando una causación contable es ubicada (Tipo Documento / Número), el sistema verifica si el mes/año al que corresponde dicho documento ya esta bloqueado (En firme), en tal caso, no permite su modificación.

e Cuando una causación contable es ubicada (Tipo Documento / Número), y el mes/año al que

corresponde no se encuentra bloqueado, el sistema carga en pantalla el contenido anterior del mismo y permite que este sea modificado, adicionado o eliminado.

f Una causación contable (Tipo Documento / Número) puede tener hasta un máximo de 500

partidas, combinadas entre débitos y créditos.

g. La causación se hace en base a "Novedades de Causación", cada novedad indica una forma de codificación y un proceso a realizar sobre las bases de datos del sistema. Utilizamos este método para permitir un número ilimitado de posibilidades, parametrizando las alternativas.

h. Las "Novedades de Causación" se asocian con un tipo de movimiento específico, y cada tipo

de novedad le indica al sistema que debe hacer con la información digitada.

i. Recuerde que la Causación se convierte en uno de los procesos más importantes, pues en ella se actualizan los diferentes módulos del sistema como son :

Almacén, Activos Fijos, Tesorería, Contabilidad.

Causación de Compras, Servicios, Honorarios

Contabilidad Activos Fijos


j. Siguiendo la estructura normal de las partidas o novedades que puede tener una causación, encontramos las siguientes partes :

Partida Tipo Descripción Especificaciones Generales Bruto o Base 01

02 03 11 21

Compras de Suministros (Almacén). Débito a Activos Fijos. Débito a Cargos Diferidos Débito a Gastos Pag. Por Anticipado. Débito como Adición a Activos Fijos. Débito a Activos en Montaje Débito a Gastos Generales

Estos tipos de novedad, representan la partida que origina el compromiso, y su captura requiere de ciertos datos adicionales a la simple contabilización.

Descuentos. 51 Crédito por Descuentos. Esta novedad es un crédito a la base por un porcentaje de descuentos. La base sobre la cual se calcula el porcentaje es 01 + 02 + 03 + 11 + 21

IVAs e IVA retenido

52 Débito Por Impuesto a las Ventas IVA. Débito por Impuesto a Las Ventas Retenido.

Esta novedad es un Débito a la base por un porcentaje de impuesto aplicado. La base sobre la cual se calcula el porcentaje es 01 + 02 + 03 + 11 + 21 - 51

Retención en la Fuente.

53 Créditos Por Retención en la Fuente. Esta novedad es un crédito a la base por el porcentaje de retención que debe aplicarse. La base sobre la cual se calcula la retención es : 01 + 02 + 03 + 11 + 21 - 51

Retención de IVAs.

54 Créditos Por IVA Retenido Por Pagar

Esta novedad es un crédito a la base por el porcentaje de retención de IVA que debe aplicarse. La base sobre la cual se calcula esta Retención es : 01 + 02 + 03 + 11 + 21 - 51

Otros Descuentos Legales.

55 Créditos Por Impuesto de Timbre, Ley 33, Descuentos departamentales o Distritales, etc.

Esta novedad se aplica por porcentaje tomando como base los tipos (Tipos 01 + 02 + 03 + 11 + 21 - 51

Otros Créditos

56 Créditos por otros conceptos pero que son calculados

Esta Novedad se aplica como un porcentaje sobre la base : 01 + 02 + 03 + 11 + 21 - 51

Almacén General Tesorería


Resultado Neto

57 Crédito a Proveedores Crédito a Contratistas Crédito a Proveedores de Servicios Crédito a Anticipos

Esta novedad es el resultado neto de todas las novedades anteriores : 01 + 02 + 03 + 11 + 21 - 51 + 52 - 53 - 54 - 55 - 56

k. Podemos definir un máximo de 999 novedades, para lo cual recomendamos se manejen bloques así :

Novedad o Rango

Descripción de la Novedad Tipo

Descripción

001 Entradas al Almacén General 01 Esta novedad alimenta el

módulo de inventarios, por lo tanto no debe ser utilizada si este no está instalado.

002 - 100 Débito a Gastos (Estado de Resultados)

21 Estas novedades no generan movimientos a los inventarios ni a los activos, afectan en forma única a la contabilidad. La definición de múltiples novedades permite precodificar los gastos más comunes.

150 - 199 Débitos a Activos Fijos. : Terrenos Edificaciones Vehículos Muebles y Enseres Equipo Equipo de Procesamiento Equipo de Comunicaciones Líneas Telefónicas Gastos Pag. Anticipado - Seguros Diferidos - Programas Computador Diferidos - Utiles y Papelería Diferidos - Remodelaciones, etc.

02 Estas novedades afectan el módulo de Activos Fijos, por lo tanto, la información de cada activo movido debe estar completa. Se recomienda la definición de una novedad por cada tipo de activo, de tal forma que se identifiquen claramente todas las posibilidades.

201 - 299 Descuentos. 51

401 IVAS 52

501 - 599 Retenciones en la Fuente 53 Recomendamos una novedad para cada tipo de


retención en la fuente aplicable.

701 Retención de IVA (Créditos) 54

801 Retención de IVA (Débito) 52

901 - 999 Netos a Pagar. 57 Recomendamos una novedad por cada cuenta que pueda verse afectada.

El conjunto de novedades aquí explicado puede ser modificado, replanteado o complementado de acuerdo a las necesidades específicas de cada entidad, sin embargo recomendamos mantener su estructura durante algún tiempo, mientras se conoce en detalle su manejo y por ende exista total conocimiento para su alteración.

Mecanismo de funcionamiento de la grabación de causaciones. a. Seleccionada la opción de Causaciones aparece la ventana de captura inicial de causación, en la

cual debe ser digitado :

El tipo de Documento asignado a la causación. Si desconocemos los tipos de documentos que

pueden ser manejados, remítanse a la tecla <F1> para ayuda en línea.

Seleccionado el tipo de documento, el sistema pregunta por el consecutivo que será manejado, en este punto puede utilizar una de las siguientes teclas :

• F1.- Consulta las causaciones existentes en forma consecutiva. • F2.- Consulta las causaciones existentes por Nit. • F3.- Solicita un nuevo número de causación.


• F4.- Asocia texto a causaciones. • Esc.- Abandona

b. Seleccionada la causación a trabajar el sistema despliega la ventana correspondiente a los datos generales de la causación y en ella podemos manejar las siguientes opciones :

F2.- Modificar Datos Generales de la Causación. F3.- Eliminar la Causación. F4.- Grabar Detalles de la Causación (Novedades) F5.- Imprimir Causación. F6.- Actualizar Causación (Cerrar). F7.- Anular Causación. Esc.- Retornar al menú anterior.

c. A continuación Realice las operaciones necesarias sobre la causación:

Modificación de datos básicos de causación (F2) : Esta opción permite modificar y/o asignar los datos básicos de la causación como son :

Fecha del Documento : Indique, en formato AAAAMMDD la fecha del documento, es decir, la

fecha con la cual debe quedar contabilizado el documento que soporta la causación. Número de Identificación del tercero : Indique el Nit del ente jurídico o natural que se ve beneficiado en la causación, normalmente el Proveedor o Prestador del Servicio. Aunque el documento que se esta contabilizando debe tener esta información (Nit y Nombre Completo), el usuario puede recurrir a la tecla F1 para consultar en línea el directorio de Nits. Recomendamos que los Nits o Cédulas, sean grabados sin el dígito de Verificación.


Forma de Pago : Indique la forma de pago, este campo está relacionado directamente con la tabla de formas de pago propia de cada entidad. Si desconoce las formas de pago posibles, utilice la tecla F1 para la ayuda en línea.

Plazo en días : Indique el plazo en días para el vencimiento de la cuenta por pagar, este lapso debe ser en días calendario.

Fecha de Vencimiento : Indique la fecha de vencimiento de la cuenta por pagar, en formato AAAAMMDD. Si la causación es de pago contado o anticipado, digite cero (0) en esta fecha, el sistema en forma automática asignará la fecha de la contabilización.

Recibido Por : Indique las iniciales de la persona responsable por la recepción de los elementos o servicios cobrados, es decir, de la persona, en la organización que certifica la recepción a satisfacción de los elementos o servicios cobrados.

Orden de Compra : Indique el número de la orden de compra que soporta el pedido de los elementos o servicios que se están causando. Es importante anotar que el relacionar la orden de compra servirá para que el programa de causación valide la información que se digite y permita conocer los elementos pendientes de recibir. Este campo solo debe ser digitado en caso de tener instalado el módulo de Compras, en caso contrario debe ser 0.

Factura de Proveedor : Indique el número de la factura o cuenta de cobro del documento que se está causando. Este campo puede ser 0.

Remisión del Proveedor : En caso de recibir los elementos soportados por una remisión, este dato debe ser indicado en esta casilla. Este campo puede ser 0.

Eliminar una causación (F7) : Una causación puede ser eliminada siempre y cuando no haya sido Anulada o Actualizada. Aunque este proceso este disponible, no recomendamos que su utilización se masifique, por lo tanto, el acceso a este evento debe estar restringido.

Al seleccionar la opción de Eliminación, el sistema pregunta al usuario si esta seguro o no de eliminar, a lo cual debe responderse (s) o (n) dependiendo del caso.

NOTA IMPORTANTE : La eliminación debe ser utilizada únicamente en casos de asignación errónea de números de causación, en cualquier otro caso, debe utilizarse el proceso de anulación.

NOTA IMPORTANTE : Al eliminar una causación, se reversan las transacciones contables que la misma originó ; sin embargo, si el mes está bloqueado o ya se han ejecutado los procesos de comprobante automático, el sistema no permitirá que dicha causación sea eliminada.

Grabación de novedades de causación (F8) : Esta opción es la que permite grabar los detalles de la causación, es decir, permite indicar la codificación, los elementos y los valores, así como los totales que afectan el documento. En la medida misma en que las novedades se van indicando, la información se va codificando y la totalidad de los datos necesarios para su contabilización se validan. En la grabación de novedades puede utilizar las siguientes teclas de función: F1.- Consulta asociada al campo que se está grabando F2.- Inserta una nueva novedad (renglón)


F7.- Suprime una novedad (renglón) F4.- Graba las novedades de la causación. Esc.- Abandona sin cambios. Al seleccionar F8 se despliega la pantalla de novedades:

• Indique el número de la novedad a utilizar. Si desconoce las novedades disponibles, con la tecla <F1> podrá consultar una ayuda en línea.

• Dependiendo de la novedad seleccionada, el sistema solicitará los datos relacionados con dicha novedad:

Captura de novedades de gastos:


Al capturar este tipo de novedades el sistema requiere: Valorización: Valor de la partida al gasto. Porcentaje de descuento: Indique porcentaje de descuento en caso de que lo exista. Porcentaje de IVA: Indique el porcentaje del impuesto a las ventas. SOLAMENTE en caso de que el IVA se contabilice como un mayor valor del gasto. Centro de Costos. Indique el código del centro de costos afectado con el gasto. Si desconoce los centros de costos posibles, digite <F1> para consultarlos. Cuenta Contable: Indique la cuenta afectada. Puede utilizar la tecla F1 para consulta. Anexo Tributario. SI está manejando anexos tributarios, digite el código del mismo. Detalle. Digite el detalle que aparecerá en los auxiliares de movimiento. Número de Identificación del Tercero: Indique el nit o cédula del tercero a nombre de quien se cargará el gasto. Programa Presupuestal. Digite el programa presupuestal afectado con el gasto. Si desconoce los programas disponibles, recurra a la consulta en línea con la tecla F1. Captura novedades de compra de activos.

Este grupo de novedades permite que a la par con la contabilización se afecte el módulo de activos fijos. Código del Item: Indique el código del activo comprado, si desconoce los códigos disponibles, remítase a la tecla de ayuda <F1>.

Busque el código del ítem requerido por alguno de los criterios existente para este elemento. Lote / Referencia o Número de identificación: Indique el número único de identificación del elemento que está ingresando al módulo de activos fijos. Si no tiene una numeración predefinida, el SEGA le asignará una a través de la tecla <F1>.


Descripción del Activo. Tendrá tres líneas de 65 caracteres cada una para identificar claramente el activo que está comprando. Cantidad: Normalmente debe ser uno (1). Recuerde que según las normas contables vigentes, los activos deben ser identificados en forma individual. Valorización: Valor de compra del activo. Porcentaje de descuento: Indique porcentaje de descuento en caso de que lo exista. Porcentaje de IVA: Indique el porcentaje del impuesto a las ventas. SOLAMENTE en caso de que el IVA se contabilice como un mayor valor del activo. Porcentaje de depreciación anual. Indique el porcentaje de depreciación anual del activo. Si desconoce las tasas posibles, recurra a la tecla <F1> para consultar los porcentajes posibles para diferentes números de meses. Serial: Indique el número serial del fabricante del equipo que está ingresando a la contabilidad. Centro de Costos. Indique el código del centro de costos al cual es asignado el archivo que se está ingresando al sistema. Cuenta Contable: Indique la cuenta afectada. Puede utilizar la tecla F1 para consulta. Anexo Tributario. SI está manejando anexos tributarios, digite el código del mismo. Detalle. Digite el detalle que aparecerá en los auxiliares de movimiento. Número de Identificación del Tercero: Indique el nit o cédula del tercero a nombre de quien se cargará el gasto. Cédula del funcionario responsable por el activo: Si el activo se asigna a un funcionario en particular, indique aquí la cédula del mismo. Si desconoce la cédula del personal recurra a la tecla F1 para la ayuda en línea. Programa Presupuestal. Digite el programa presupuestal afectado con el gasto. Si desconoce los programas disponibles, recurra a la consulta en línea con la tecla F1. Captura novedades de impuestos y retenciones.

Porcentaje: Indique el porcentaje de retención o impuesto que debe aplicar sobre la base antes digitada. Valorización: El sistema calcula el valor del impuesto o retención Centro de Costos. Indique el código del centro de costos afectado con el gasto. Si desconoce los centros de costos posibles, digite <F1> para consultarlos. Cuenta Contable: Indique la cuenta afectada. Puede utilizar la tecla F1 para consulta.


Anexo Tributario. SI está manejando anexos tributarios, digite el código del mismo. Detalle. Digite el detalle que aparecerá en los auxiliares de movimiento. Número de Identificación del Tercero: Indique el nit o cédula del tercero a nombre de quien se cargará el impuesto o retención Programa Presupuestal. Digite el programa presupuestal. Si desconoce los programas disponibles, recurra a la consulta en línea con la tecla F1. Captura novedades de total (Cuentas por pagar)

Al indicar la novedad el sistema calcula el valor neto de la cuenta por pagar.

Centro de Costos. Indique el código del centro de costos afectado. Si desconoce los centros de costos posibles, digite <F1> para consultarlos. Cuenta Contable: Indique la cuenta afectada. Puede utilizar la tecla F1 para consulta. Anexo Tributario. SI está manejando anexos tributarios, digite el código del mismo. Detalle. Digite el detalle que aparecerá en los auxiliares de movimiento. Número de Identificación del Tercero: Indique el nit o cédula del tercero a nombre de quien se cargará la cuenta por pagar. Programa Presupuestal. Digite el programa presupuestal afectado. Si desconoce los programas disponibles, recurra a la consulta en línea con la tecla F1.

Imprime soporte de causaciones (F5) : Al seleccionar F5 el usuario puede imprimir el comprobante soporte de la causación grabada. Actualizar / desactualizar una causación grabada <F9>: Permite marcar como actualizado (bloqueado) o viceversa un documento grabado. La utilización de esta función bloquea el documento para modificación o lo habilita nuevamente. Anular la causación que se está grabando <F6>: Permite anular el documento que está en pantalla. La anulación de documentos le indica al SEGA que no debe borrar el documento pero sí la totalidad de las imputaciones contables que este generó.

GRABACION DE GIROS – EMISION DE CHEQUES.

Opción: Principal / Movimientos / Giros

A través de esta opción el usuario puede imprimir los comprobantes de egreso al tiempo que estos se contabilizan, ahorrando notoriamente tiempo de operación y trascripción de datos.


Aspectos generales en la grabación de Giros:

En aras de una mejor compresión del proceso de grabación de giros, debemos tener en cuenta los siguientes aspectos:

a. Dado que el SEGA controla el consecutivo por cada tipo de documento, deberá tenerse

definido un tipo de documento para cada consecutivo de comprobantes de egreso que se utilice. Un ejemplo puede ser el siguiente:

030.- Comprobantes de egreso en hoja suelta, como documentos soporte de los giros

realizados a través de chequeras. 031.- Comprobantes de egreso en forma continua Banco Davivienda. 032.- Comprobantes de egreso en forma continua Banco Sudameris 033.- …. 034.- … 039.- Comprobantes de egreso para el manejo de convenios. Utilizado para el soporte de

cheques girados a través de chequeras.

b. Por regla general, los comprobantes de egreso vienen ya prenumerados, por lo tanto, el consecutivo que se indicará en cada caso corresponde con el que venga impreso en el comprobante de egreso, sin importar si este es hoja suelta (talonario) o forma continua.

c. Cuando un comprobante de egreso es ubicado (Tipo Documento / Número), y el mes/año al

que corresponde no se encuentra bloqueado, el sistema carga en pantalla el contenido anterior del mismo y permite que este sea modificado, adicionado o eliminado.

d Un comprobante de egreso (Tipo Documento / Número) puede tener hasta un máximo de 500

partidas, combinadas entre débitos y créditos, sin embargo, tenga en cuenta que muchas veces el documento impreso (formato) no permite más de 10 o 15 transacciones.

e. El giro se hace en base a "Novedades de giro", cada novedad indica una forma de codificación

y un proceso a realizar sobre las bases de datos del sistema. Utilizamos este método para permitir un número ilimitado de posibilidades, parametrizando las alternativas. Y evitar de esta forma que la persona que maneja esta operación tenga que ser un contador en potencia.

f. Las "Novedades de Giro" se asocian con un tipo de movimiento específico, y cada tipo de

novedad le indica al sistema que debe hacer con la información digitada.

g. Como estamos trabajando en un sistema de causación, es decir, primero debe existir un paso previo de causar el gasto / compromiso que se va a pagar (girar), normalmente la persona encargada de elaborar los giros tendrá que utilizar solo dos (2) novedades, una para afectar la cuenta por pagar y otra para afectar el banco del cual se desea girar el egreso.

h. El proceso puede entenderse gráficamente de la siguiente forma:


i. Cuando un giro se anula, automáticamente el sistema reversa las transacciones que formaban

parte del mismo. Por lo tanto si el giro a anular corresponde a meses anteriores de los cuales ya se han rendido informes, es preferible no anularlo, si no que mediante nota contable se revive la cuenta por pagar.

Solicitud de un requerimiento a través de una orden de compra

Envío de la orden de compra al proveedor.

El proveedor entrega la mercancía o el servicio y como soporte hace llegar una factura.

Factura de servicios públicos, cuentas de cobro de honorarios, ordenes de pago de anticipos

Grabación en el SEGA a través del mecanismo de causación.

Se realiza la imputación de gastos y de impuestos correspondientes, contra una cuenta por pagar Autorización de pago por

parte de la dirección administrativa.

Elaboración del comprobante de egreso por la opción de Giros.

Cancelación o abono de la cuenta por pagar previamente causada.

Se imprime el comprobante de egreso.

Se imprime el cheque como resultado de la grabación del giro


Mecanismo de funcionamiento de la grabación de Giros. a. Seleccionada la opción de Giros aparece la ventana de captura inicial del giro, en la cual debe ser

digitado :

Tipo de Comprobante de Egreso: Identifica la clase de comprobante de egreso que se va a elaborar. Si se desconocen los tipos posibles, recurra a la tecla <F1> para la consulta en línea. Número del comprobante de egreso a girar: Coloque en este punto el número del comprobante de egreso que está preimpreso en el documento. Eventualmente puede suceder que la entidad no utilice comprobantes de egreso prenumerados, en este caso, se puede recurrir a la numeración automática que maneja el SEGA. En esta pantalla se habilitan las siguientes opciones:

F1.- Consulta de Tipos de Documentos y/o Números de comprobante previamente grabados. Permite consultar los tipos de documentos de giro posibles o los números de documentos que ya existen para una tipo de documento preseleccionado.

Ejemplo de consulta de Tipos de Comprobante de Egreso.


Ejemplo de consulta de números de comprobantes de egreso previamente grabados. F2.- Consultar los giros grabados para un número de identificación en particular: Cuando se selecciona F2, el sistema despliega en pantalla una ventana en la cual se le puede indicar el número de identificación que se desea listar y la fecha inicial de la consulta.

F3.- Nuevo pago. Esta opción habilita al SEGA para que asigne internamente un número de consecutivo al comprobante de egreso que se está grabando. DBBE UTILIZARSE SOLAMENTE SI LOS COMPROBANTES DE EGRESO NO ESTAN PRESUMENARADOS. F4.- Grabación de notas anexas y explicativas al comprobante de egreso que se esté grabando. A través de esta opción el usuario podrá grabar en forma ilimitada las notas explicativas (anexos) del documento que se está grabando. Las notas aquí grabadas no serán impresas junto con el comprobante de egreso, pero si podrán ser impresas en los formatos de auditoría programados. Al seleccionar F4 se despliega la siguiente pantalla.


<ENTER>.- Creación, modificación, eliminación, anulación, listar, etc.) el comprobante que se seleccionó. Previa selección de un tipo de comprobante y de un número de comprobante, se despliega en pantalla la ventana general del giro.

En esta pantalla pueden apreciarse los datos básicos del comprobante de egreso, sin importar en que periodo contable estemos ni la fecha del comprobante de egreso. El usuario puede entonces: Grabación de datos básicos del comprobante de egreso <F2>: Al seleccionar F2, el usuario debe indicar al SEGA los siguientes datos:


Fecha del comprobante de egreso: En formato AAAAMMDD indique la fecha del giro, por defecto el SEGA trae la fecha del sistema. Número de Identificación del Tercero: Indique el número de identificación del tercero a

quien se le debe girar el cheque. Opcionalmente el usuario puede recurrir a la tecla <F1> para

consultar el maestro de terceros en orden alfabético o <F2> para revisar en las bases de datos que está pendiente de pago en un momento dado. Si se selecciona F2, el SEGA calcula los saldos que existan pendientes de pago en la contabilidad y despliega al usuario un consolidado de los mismos:

Seleccione el rubro que corresponde al pago que se desea hacer: Al desplegarse la cuentas que están pendientes en un rubro determinado, puede darse que aparezcan algunos valores con signo negativo, ELLO INDICARÁ QUE PREVIAMENTE SE HAN REALIZADO GIROS O MOVIMIENTOS QUE NO HAN CRUZADO EN FORMA CORRECTA CONTRA LA CUENTA QUE ESTABA PENDIENTE DE PAGO.


Seleccione en esta ayuda únicamente aquellos registros que estén con valor positivo, de no hacerlo así, el sistema indicará que no puede seleccionar la partida por que ella corresponde a un pago ya realizado.

Nombre del beneficiario del giro: Dado que en los cheques el nombre del beneficiario debe salir en forma completa, el SEGA le permitirá completar el nombre del beneficiario si es que este no aparece en forma completa. Detalle general del comprobante de egreso: El SEGA le permitirá grabar un máximo de cuarteo líneas de texto para el detalle general del giro.

Banco / Cuenta de la cual se girará: Indique el código contable de la cuenta desde la cual se girará el cheque. Si desconoce las cuentas posibles, recurra a la tecla F1 de la ayuda en línea. Número del cheque: Indique el número del cheque que será girado. Formato de impresión: Indique el formato de impresión del cheque. Recuerde que puede tener múltiples formatos de impresión. El SEGA le habilita esta opción para que usted seleccione en que formato imprimirá. Si desconoce los formatos posibles, recurra a la ayuda en línea con <F1>.


Recuerde que los formatos pueden ser modificados o adicionados según sus necesidades por el Administrador del Sistema. Elaborador por: Indique las iniciales de la persona que elabora el giro. Normalmente, el sistema asigna en este punto el nombre del usuario que está utilizando la aplicación. Eliminar comprobantes de egreso <F7>: Esta opción permite borrar de las bases de datos un giro elaborado en forma errónea. Para que la eliminación pueda realizarse, el giro no debe haber sido impreso. Igualmente el sistema controla que el mes al que dicho giro corresponde no esté bloqueado. La opción de eliminación debe utilizarse solamente en el caso extremo en que el número haya sido asignado en forma errónea.

Grabación de novedades del comprobante de egreso <F8>: A través de esta función se le indica al sistema que novedades forman la imputación contable del comprobante de egreso. En cada novedad, el usuario deberá indicar los siguientes datos: Número de la novedad de giro: Indique al sistema el concepto que desea incluir. Las novedades de giro que han sido definidas previamente por el administrador del sistema pueden consultarse a través de la tecla <F1>. Estas novedades normalmente son: Debitos a cuentas por pagar, Créditos a impuestos y retenciones, Créditos a bancos.


Número de Identificación del tercero. Siempre será igual al número de identificación del beneficiario, el cual se ha dado en la captura de los datos básicos. Documento cruce o factura que se paga. Indique el número de la factura que se desea pagar. SI el usuario desconoce las facturas que están pendientes de pago, puede recurrir a la tecla F1 para conocer que facturas tiene pendiente el tercero (beneficiario) o a la tecla F2 para encontrar el valor total que se le adeuda al mismo.

Opción <F1> de consulta de facturas pendientes de pago.


Al seleccionar <F2> el sistema totaliza la deuda con el tercero y despliega el valor y el rubro contable de la misma. Valor de la partida. Si se seleccionó mediante alguna ayuda el documento específico a cancelar, el sistema trae a la pantalla el valor, de lo contrario el usuario deberá indicar el valor de lo que desea cancelar. Centro de costos afectado. Indique el centro de costos que se verá afectado con la partida. Esto cuando la partida a grabar afecte directamente un gasto. Si la imputación contable es a una cuenta por pagar, este campo deberá estar en ceros. Cuenta Contable. Si al capturar el documento cruce / referencia o factura del proveedor a cancelar se utilizó la herramienta de consulta, el sistema traerá a la pantalla en forma inmediata el código de la cuenta contable, de lo contrario el usuario deberá digitarla cuidándose de asignarla en forma correcta. Al igual que en los demás campos, puede utilizar la tecla F1 de ayuda en línea. Anexo Tributario. Si se tiene habilitado el manejo de anexos tributarios para la cuenta afectada por la partida, el SEGA le solicitará digite el anexo correspondiente, en caso contrario este campo deberá ser ceros. Puede utilizar la tecla F1 para consultar los anexos disponibles. Programa Presupuestal. Si la partida afecta una cuenta del ingreso o del gasto, lo más probable es que deba digitar el código del programa presupuestal / actividad que se verá afectado por la imputación contable. Si los desconoce, recurra a la tecla F1 de ayuda en línea. Detalle de la partida. Indique el detalle que aparecerá en los libros auxiliares. Control de partida compartida. Siempre será 0. Al terminar de grabar las partidas del comprobante de egreso LAS CUALES COMO MINIMO DEBERÁN SER DOS (2) UNA PARA LA CUENTA QUE SE ESTÁ CANCELANDO Y OTRA PARA EL BANCO DEL CUAL SE GIRARÁ EL CHEQUE, el usuario deberá grabar a través de la función <F4> Grabar. En la captura de novedades el usuario puede utilizar las siguientes funciones:


<F1>.- Permite consultar en forma relativa al campo en el que se encuentre el cursor. <F2>.- Permite insertar un renglón en blanco para grabar una nueva novedad <F7>.- Permite suprimir un renglón determinado. <F4>.- Graba la imputación contable (las novedades capturadas) <Esc>.- Abandona sin modificar la imputación contable del comprobante de egreso. Impresión de comprobantes de egreso <F5>: A través de esta función puede imprimirse el comprobante de egreso en el formato seleccionado en los datos básicos del mismo. Actualizar / desactualizar comprobantes de egreso <F9>: Esta función permite marcar como actualizado el comprobante, lo cual indica que dicho documento no puede ser modificado con posterioridad. Salvo que una persona con el perfil adecuado lo desactualice para su posterior modificación. Anular comprobantes de egreso <F6>: Esta función permite anular un comprobante de egreso. La anulación le indica al SEGA que debe borrar las partidas contables contenidas en el comprobante y que debe generar una partida con valor 0 a la cuenta asignada al banco afectado por el comprobante.


GRABACION DE NOVEDADES A ACTIVOS

Opción: Principal / Movimientos / Movimientos a Activos.

Esta opción permite grabar cambios a los activos fijos para que sean aplicados a partir de un corte mensual determinado. Las novedades que aquí se graben serán almacenadas históricamente de tal forma que en el futuro puedan conocerse los cambios aplicados a los activos, ya sea por traslados de activos o por ajuste a los mismos. Esta opción reemplaza el módulo de ACCESO ESPECIAL A ACTIVOS dejando una historia clara y soportable contablemente de las modificaciones aplicadas a estos elementos.

Aspectos generales en la grabación de Novedades:

En aras de una mejor compresión del proceso de grabación de novedades a activos fijos, debemos tener en cuenta los siguientes aspectos:

o El SEGA aplicará las novedades en el año y mes que se indique en la novedad. Es decir, si se

desea cambiar de responsable un activo a partir del mes de mayo del 2002, la novedad debe ser grabada con dicha fecha (2002/05) para que al momento de ejecutar el proceso mensual de Ajustes por Inflación, Depreciaciones y amortizaciones, aplique el cambio requerido.

o El cambio se aplica para todo el mes, es decir, el sistema no permite el cambio en forma parcial.

El activo se modifica según la novedad indicada para todo el mes.

o Las novedades pueden ser aplicadas Antes (1) de iniciar el proceso del mes o en su defecto como ajustes (2) al finalizar el proceso del mes.

o Los cambios son aplicados exactamente antes de elaborar el cualquier cálculo de ajustes,

depreciaciones o amortizaciones.

o Si las modificaciones relacionadas en las novedades, afectan valores, datos históricos, ajustes previos, etc. ESTOS PUEDEN REFLEJARSE IGUALMENTE EN LA CONTABILIDAD, dependiendo claro está del tipo de novedad grabado.

Novedades definidas.

Se han definido las siguientes novedades: 02.- Cambio de Responsable. Esta novedad asigna el activo a un nuevo responsable, de tal forma que al listar la relación por responsable y/o al generar las planillas para costos ABC el activo será cargado a partir de la fecha a un nuevo funcionario. 03.- Cambio de Centro de Costos. El activo se asigna a un nuevo centro de costos que puede ser operativo o logístico. Los costos del centro de costos que recibe se ven afectados pues las futuras depreciaciones y ajustes por inflación serán cargados a él.


04.- Cambio de Cuenta. Traslada el activo de una cuenta a otra. Esta novedad afecta directamente el comprobante contable de ajustes y depreciaciones pues los valores calculados se cargarán contablemente de acuerdo a las parametrizaciones que tenga definidas la cuenta contable que recibe. El sistema valida que la cuenta seleccionada tenga habilitados los controles necesarios (en el plan de cuentas) para gestionar activos fijos. 05.- Cambia de Código General. Esta novedad puede ser utilizada para cambiar el código general de un activo. Puede ser utilizada en procesos de remodificación y/o en procesos de cambio de códigos por mala asignación del mismo en la activación del activo. 06.- Cambia número de identificación del activo. Permite asignar un nuevo número de identificación al activo. Es utilizada cuando en la entidad se realizan procesos de renumeración de activos por inventario físico o similar. 07.- Cambio de porcentaje de depreciación anual. Permite modificar el porcentaje de depreciación que se está aplicando para un activo en particular. Afecta en forma directa el proceso de cálculo de depreciaciones y por ende, se refleja en el comprobante contable de ajustes por inflación. 08.- Modifica la descripción (renglón número 1). 09.- Modifica la descripción (renglón número 2). 10.- Modifica la descripción (renglón número 3). 11.- Aumento o disminución del valor histórico del activo fijo (+ o -). Adiciona o resta el valor indicado en la captura de la novedad del valor histórico del activo. Aunque no afecta la contabilidad en forma directa, afecta el cálculo de la depreciación y de los ajustes por inflación a partir del mes en que se asigne la novedad. 12.- Aumento o disminución del valor acumulado del ajuste por inflación del activo fijo (+ o -). Adiciona o resta el valor indicado en la captura de la novedad del valor acumulado del ajuste por inflación del activo. Aunque no afecta la contabilidad en forma directa, afecta el cálculo de la depreciación y de los ajustes por inflación a partir del mes en que se asigne la novedad. 13.- Aumento o disminución del valor acumulado de la depreciación del activo fijo (+ o -). Adiciona o resta el valor indicado en la captura de la novedad del valor acumulado de la depreciación acumulada. Afecta el comprobante contable en la medida en que el valor adicionado o restado implique el cambio del estado del activo (Lo deprecie totalmente o lo active de nuevo). 14.- Aumento o disminución del valor acumulado del ajuste por inflación la depreciación del activo fijo (+ o -). Adiciona o resta el valor indicado en la captura de la novedad del valor acumulado del ajuste por inflación a la depreciación acumulada. Afecta el comprobante contable en la medida en que el valor adicionado o restado implique el cambio del estado del activo (Lo deprecie totalmente o lo active de nuevo). 15.- Aumento o disminución del valor del ajuste por inflación calculado para el mes en que se reporte la novedad. Adiciona o resta del valor del ajuste por inflación calculado para el mes que se este procesando. Este tipo de novedad se refleja en forma automática en el comprobante contable. 16.- Aumento o disminución del valor del ajuste por inflación de la depreciación calculado para el mes en que se reporte la novedad. Adiciona o resta del valor del ajuste por inflación de la depreciación


calculado para el mes que se este procesando. Este tipo de novedad se refleja automáticamente en la contabilidad. 17.- Aumento o disminución de la depreciación del mes. Incrementa o disminuye el valor de la depreciación calculada para un mes en particular. Esta novedad afecta directamente el valor que por depreciación se contabiliza. 18.- Aumento o disminución del valor histórico del activo que sale o se da de baja. El valor capturado a través e esta novedad afecta directamente el comprobante que se contabiliza. 19.- Aumento disminución del ajuste por inflación del activo que sale o se da de baja. 20.- Aumento o disminución de la depreciación acumulada que sale. 21.- Aumento o disminución del ajuste de la depreciación acumulada que sale. 22.- Aumento o disminución de la amortización del mes. Incrementa o disminuye el valor de la depreciación calculada para un mes en particular. Esta novedad afecta directamente el valor que por depreciación se contabiliza. 31.- Re-activa (poner en estado 2) un activo fijo que no se encuentra en dicho estado. El uso de esta novedad puede impactar el comprobante contable de ajustes y depreciaciones en la medida en que el activo afectado pasa a formar parte de las bases de cálculo. 32.- Inactivar un activo (Poner en estado 3). Inactiva un elemento del inventario de activos fijos y por lo tanto, hasta tanto dicho activo no se reactive nuevamente. 33.- Dar de baja por venta. Coloca el activo afectado en estado “Vendido” de tal forma que para el sistema “deja de existir a partir de dicha fecha”. 34.- Dar de baja por daño. Coloca el activo afectado en estado “Dañado” de tal forma que para el sistema “Deja de existir a partir de dicho mes”. 35.- Marcar como depreciado. Cambia el estado del activo a depreciado. Esta novedad no es muy utilizada ya que el control de depreciación lo valida directamente el SEGA realizando un cálculo aritmético. 41.- Suma o resta al valor estimado del activo. Esta novedad reporta un mayor o menor valor estimado del activo. Este valor estimado es utilizado por el módulo de costos abc.

Forma de operación.

Al seleccionar la opción de grabación de novedades, se despliega una pantalla de captura en la cual el usuario debe digitar cuatro (4) datas para identificar la novedad: Código general del activo que se ve afectado. Indique el código del activo, si se desconocen los códigos posibles, recurra a la tecla F1 de ayuda en línea. Número de identificación del activo. Indíquele al SEGA el número del activo que será marcado con la novedad correspondiente. La Tecla F1 permitirá consultar los activos que se encuentran grabados.


Año y mes en que actúa la novedad. Indíquelo en formato AAAAMM. Número del Novedad. Si desconoce las novedades posibles, recurra a la tecla de ayuda en línea (F1). Indicados los cuatro datos anteriores, si son consistentes, el sistema permitirá grabar el dato que se va a modificar. SI la novedad ya está creada, el sistema despliega un menú en el cual el usuario puede <M>odificar la novedad grabada, <E>liminarla o simplemente abandonar sin realizar ninguna operación. Dependiendo del tipo de novedad, se activará la ayuda correspondiente mediante el uso de la tecla F1. Igualmente, sin importar el lugar de la pantalla en que se encuentre, el uso de la tecla F5 permitirá generar un listado soporte de las novedades aplicables en un periodo de tiempo determinado.


MODULO DE AUDITORIA – INFORMES Y CONSULTAS.

Existe en el SEGA un conjunto de opciones con destino específico de Revisoría fiscal y Control Interno. A través de estas opciones los estamentos de control de la organización podrán conocer que sucede con todos y cada uno de los documentos grabados. Podrán conocer sus soportes, sus fechas de modificación, cuales faltan, cuales están descuadrados, y claro está, quien realiza las diferentes operaciones dentro del aplicativo. Las opciones de auditoría y control más importantes son:

Listado general de auditoría a documentos (Opción: Principal / Contabilidad / Informes / Auditorías / Informe General de Auditoría.

El listado de auditoría a documentos permite generar un listado de información totalmente detallada del contenido de los documentos grabados, en orden de comprobante, ya sea para un rango de documentos y/o para un rango de fechas.

Tipo del documento: Seleccione el tipo de documento para el cual desea listar la auditoría. Si desconoce los tipos posibles, recurra al F1 de ayuda en línea. Tipo de Informe (F/C): Indíquele al sistema si desea imprimir los soportes por fecha o por Consecutivo. Dependiendo de la selección (F/C), indique un rango de fechas o un rango de números a imprimir. Seleccione impresora: Indique la impresora por la que desea generar el informe


Consulta / listado de documentos faltantes.(Opción: Principal / Contabilidad / Consultas / Auditorías / Documentos que faltan.)

Este Informe/Consulta permite generar una lista de los documentos que no han sido incluidos en la contabilidad, teniendo como puntos de referencia un documento inicial y un documento Final.

IMPORTANTE: Esta opción debe ser utilizada siempre y cuando en el sistema se mantenga un control estricto de los consecutivos por cada tipo de documento.

Para generar esta consulta, debe indicarse el rango de fechas que se desea evaluar. Indique una fecha inicial y una final, ambas en formato AAAAMMDD.

Al terminar la ejecución de la consulta, se despliegan los diferentes tipos de documentos y se indica el primer documento encontrado y el último. Igualmente la cantidad de documentos y cuantos faltan. Si se desea conocer con exactitud que números faltan, ubíquese en el renglón correspondiente y digite <Enter> para que se despliegue la lista de los mismos.


Consulta de documentos descuadrados (Opción: Principal / Contabilidad / Consultas / Auditorías / Documentos descuadrados).

Esta opción permite consultar los documentos descuadrados (Sumas diferentes entre débitos y créditos) que se encuentran en un comprobante, para un rango de fechas seleccionado. Para ejecutar la presente consulta, seleccione un rango de fechas, fecha inicial y fecha final en formato AAAAMMDD. EL sistema evaluará entonces que documentos descuadrados encuentra en dicho rango de fechas.

De encontrasen descuadres, el sistema indicará los números de documentos que estén descuadrados y la diferencia encontrada. En caso contrario, se indicará que No hay descuadres.


Log de Operaciones ( Opción: Principal / Auditorías / Log de Operaciones).

Esta opción permite consultar todas y cada una de las operaciones que se realizan dentro del sistema. Utiliza un mecanismo de control el cual garantiza que todo lo que se haga en la aplicación quedará registrado en una bitácora de control que jamás se borra ni puede ser alterada por usuario alguno. Para acceder a esta opción bastará con indicar la Fecha, en formato AAAAMMDD y la hora, en formato HHMM a partir de la cual se desea hacer la consulta.

Se despliega una a una las acciones ejecutadas por los usuarios en el sistema: Fecha de la acción, hora, descripción global de la acción, programa ejecutado, detalle de la acción, usuario que la ejecutó. Se han habilitado un conjunto de opciones de consulta del Log de operaciones que nos permiten filtrar la información que en él existe. Por lo tanto, podrá consultar por Acción, por programa ejecutado o por usuario.

Log de Documentos ( Opción: Principal / Auditorías / Log de Documentos).

A través del Log de Documentos los usuarios pueden consultar las operaciones que se han realizado sobre un documento. Indíquele al sistema El tipo de documento y el número de documento que se desea consultar:


El sistema entonces indica que acciones se han ejecutado sobre este documento.

El sistema indica la fecha, la hora y la descripción de la acción.

Validación de Maestros ( Opción: Principal / Auditorías / Validación de Maestros).

Esta opción elabora un proceso interno revisando la totalidad del auxiliar entre las fechas seleccionadas y encontrando si existe diferencia entre débitos y créditos.


Igualmente encuentra diferencias entre los archivos de saldos mensuales y el detalle de movimientos Es recomendable que esta opción sea ejecutada con regularidad para prevenir errores por pérdida en los índices de los archivos o por cortes en la operación normal del sistema Para la ejecución de esta opción bastará con indicar el año y mes inicial (AAAAMM) y el año y mes final (AAAAMM) a revisar.

Informe de Validación Mensual ( Opción: Principal / Contabilidad / Informes / Informe de Validación Mensual).

Esta opción genera un informe detallado entre el rango de fechas seleccionado de los documentos procesados por cada comprobante contable.

El resultado de esta opción es un informe en el que los revisores fiscales y los auditores internos podrán conocer una relación de los documentos que se reflejan en los informes financieros. ===================================================================================== SEGA – Sistema Estándar de Gestion Administrativa Fec-2002/03/10 CAMARA DE COMERCIO DE MANIZALES Pag-007 NIT : 890.801.042-6 Informe de Validacion Mensual ====================================================================================== Fecha Nro Doc. Debito Credito Diferencia ====================================================================================== *** Tipo Documento: 125 Caja Menor 2002/02/01 288 $42,042.00 $42,042.00 2002/02/01 289 $15,000.00 $15,000.00 2002/02/01 290 $3,900.00 $3,900.00 2002/02/01 291 $12,500.00 $12,500.00 2002/02/01 292 $7,000.00 $7,000.00 2002/02/01 293 $50,000.00 $50,000.00


2002/02/01 294 $800.00 $800.00 2002/02/01 295 $45,000.00 $45,000.00 2002/02/01 296 $3,900.00 $3,900.00 2002/02/01 297 $7,000.00 $7,000.00 2002/02/01 298 $3,500.00 $3,500.00 2002/02/01 299 $3,900.00 $3,900.00 --- --- --- 2002/02/01 300 $7,000.00 $7,000.00 2002/02/01 301 $4,200.00 $4,200.00 2002/02/01 302 $12,000.00 $12,000.00 2002/02/01 303 $3,900.00 $3,900.00 2002/02/07 353 $24,360.00 $24,360.00 2002/02/07 354 $7,800.00 $7,800.00 2002/02/07 355 $12,000.00 $12,000.00 2002/02/07 356 $50,000.00 $50,000.00 2002/02/07 357 $3,900.00 $3,900.00 2002/02/07 358 $15,000.00 $15,000.00 2002/02/07 359 $7,000.00 $7,000.00 2002/02/01 200206 $7,000.00 $7,000.00 Tipo Documento: Caja Menor Del 000000288 Al 000000359, Total: 72

PROCESO DE CIERRE ANUAL. Para ejecutar en forma satisfactoria el proceso de cierre anual deben efectuarse los siguientes pasos, en el estricto orden en que aquí se describen:

Generación del Comprobante de Cierre Anual (Opción: Principal / Contabilidad / Procesos / Comprobante de Cierre Anual).

Al finalizar cada periodo tributario anual, deben cerrarse las cuentas de resultado, para tal efecto, el sistema provee la opción de generación del comprobante de cierre anual, el cual en forma automática traslada la utilidad o perdida a la cuenta correspondiente.

REQUERIMIENTOS: Antes de ejecutar el comprobante de cierre anual deben tenerse en cuenta los siguientes aspectos:

a. El comprobante de cierre anual debe ser generado cuando se tenga certeza de que la

información al mes de diciembre del año que se esta procesando esta completamente lista.

b. Deben haberse generado previamente la totalidad de los informes correspondientes al mes de diciembre del año correspondiente.

c. Deben estar previamente definidos en el registro de control de la aplicación los siguientes

datos: ° Comp. Cont. de Cierre Anual ° Cuenta de Utilidad ° Cuenta de Perdida


° Documento de Cierre Anual.

RESTRICCIONES:

a. El comprobante de cierre anual debe ser generado UNA SOLA VEZ, luego de terminados los movimientos del mes de diciembre.

b. Si por alguna circunstancia se presenta la necesidad de generar por segunda vez el

comprobante de cierre anual, por motivo de correcciones realizadas a la información contable, debe previamente borrarse el comprobante generado inicialmente, mediante la opción de Borrado de Comprobantes.

Bloqueo del mes de diciembre (Opción: Principal / Cierres y Procesos / Bloqueo Mensual).

Ejecute el bloqueo del mes de diciembre. Este bloqueo tiene por objeto indicarle al SEGA que no habrán más movimientos para el año que se está cerrando. Indique el año y el mes que se desea bloquear y posteriormente responda en forma afirmativa.

Copia de Seguridad del Directorio SEGA.

Es indispensable que se elabore una copia de seguridad de todo el directorio SEGA antes de seguir adelante, dicha copia de seguridad servirá para recuperar las condiciones iniciales del SEGA y sus datos en caso de que el paso de Cierre Anual definitivo presente algún problema. Esta copia debe marcarse en forma adecuada y almacenarse en lugar seguro de manera indefinida.

Verificación de Permisos del Directorio SEGA (Versión Unix). Solicite al administrador del Sistema que valide la totalidad de los permisos del SEGA y todo su contenido. Ubicado en el directorio SEGA ejecute el comando:

find . –exec chmod 777 P{} \; -exec chown sega {} \; -exec chgrp other {} \; Este comando asigna permisos de lectura escritura a todos el directorio SEGA y su contenido, asigna como propietario al usuario sega (en su defecto indique el usuario asignado), asigna como grupo de trabajo al grupo other (en caso de Unixware. Cuando se trate Open Server, indique group).

Cierre Anual (Opción: Principal / Cierres y Procesos / Cierre Anual). Al ejecutar esta opción, el sistema le solicita al usuario la confirmación mediante la digitación de una clave de cierre anual.


Al realizar el cierre, internamente se generan los siguientes procesos: a.) Se crea un directorio DATOS.COP, como copia original antes del cierre. De hecho si el proceso

es satisfactorio este directorio puede ser eliminado. b.) Se crea un directorio llamado AAAA.DEF (donde AAAA corresponde al año que se está cerrando.

c.) El directorio datos o directorio actual de trabajo queda totalmente actualizado con los saldos del

nuevo año.

d.) Si el proceso no termina en forma satisfactoria, debe borrarse el directorio AAAA.DEF y renombrarse el directorio DATOS.COP como datos o en su defecto con el nombre normal de trabajo.

Renombrado de Directorios.. Con el objeto de evitar pérdidas de información, los directorios deben ser renombrados de la siguiente forma: Directorio AAAA.DEF à NNNAAAA, donde NNN corresponde a las iniciales de la entidad y AAAA al año fiscal que contiene. Ejemplo: El directorio 2001.DEF de la empresa Confecámaras debe ser renombrado como conf2001. Directorio datos (directorio actual de trabajo). Contendrá la información del SEGA correspondiente al año fiscal en curso. Puede borrarse el contenido del directorio DATOS.COP.


CONSULTAS DE LOS DATOS CONTABLES

El sistema provee un conjunto de consultas de los datos contables, consultas que pueden ser generadas en cualquier momento, sin necesidad de elaborar ningún tipo de proceso de consolidación, estas consultas son:

Consulta de Estados Financieros (Opción: Principal / Contabilidad / Consultas / Estados Financieros).

Esta opción nos permite consultar por pantalla el balance general de la compañía a un corte

AAAA/MM (Año y Mes) seleccionado, siempre y cuando este año mes sea posterior al último cierre anual.

Indique el Año y mes a consultar. Si el año mes seleccionado no está procesado o corresponde a un

periodo fiscal distinto, el sistema lo indicará con una alerta. Indique el nivel al cual se desea listar el informe. Si desconoce los niveles posibles, recurra a la tecla

F1 de ayuda en línea. Indique la cuenta a listar. Si se desea consultar todo el plan de cuentas, no indique ninguna cuenta

específica.

El resultado se despliega en una pantalla en la cual el usuario puede desplazarse con las teclas de

página arriba o página abajo. La consulta a diferentes niveles nos permitirá conocer la totalidad de la información de los estados

financieros.


Consulta Libro Auxiliar (Opción: Principal / Contabilidad / Consultas / Auxiliares / Libro Auxiliar).

Esta opción permite consultar por pantalla la información del movimiento que ha tenido una cuenta, a

partir de una fecha seleccionada, la cual debe ser posterior al último cierre anual del sistema.

DATOS REQUERIDOS PARA LA CONSULTA: a.) Cuenta a Consultar: Indique el código de la cuenta que desea consultar. Si desconoce el código exacto de la cuenta a seleccionar, accese la ayuda en línea mediante la tecla <F1>. b.) Fecha Inicial a Consultar: Indique la fecha inicial, en formato AAMMDD a partir de la cual desea consultar el movimiento de la cuenta.

TECLAS DE MANEJO: En esta opción usted puede utilizar las siguientes teclas de manejo: a.) Flecha Arriba: Retrocede a la cuenta anterior; b.) Flecha Abajo: Avanza a la siguiente cuenta.; c.) Pg. Up.: Va a la siguiente Página; d.) Pg. Dwn.: Va a la página anterior.; e.) Esc.: Abandona la consulta de los estados financieros.

Como resultado se obtiene la siguiente pantalla:


Consulta Relación de Terceros (Opción: Principal / Contabilidad / Consultas / Relación de Terceros).

Esta opción permite consultar el estado de las cuentas Por Cobrar o Cuentas Por Pagar para un Nit

(Tercero) específico.

DATOS REQUERIDOS PARA LA CONSULTA:

a. Cuenta a Consultar: Indique el código de la cuenta que desea consultar. Si desconoce el código exacto de la cuenta a seleccionar, accese la ayuda en línea mediante la tecla <F1>.

b. Nit a Consultar: Indique el NIT o Tercero que desea consultar, si los desconoce, utilice la

teclas <F1> para accesar a la consulta en línea.


Consulta Historia de Terceros (Opción: Principal / Contabilidad / Consultas / Historia de Terceros)

Esta opción permite consultar la totalidad de los movimientos que ha tenido un tercero (NIT) en la

contabilidad, para un rango de fechas determinado.

DATOS REQUERIDOS PARA LA CONSULTA:

a. Nit a Consultar: Indique el NIT o Tercero que desea consultar, si los desconoce, utilice la teclas <F1> para accesar a la consulta en línea.

b. Fecha Inicial: Indique la fecha inicial a partir de la cual desea consultar la historia de Nits.

c. Fecha Final: Indique la fecha final del rango para el cual desea consultar la Historia de Nits.

El sistema despliega en pantalla las cuentas y valores que ha movido el Nit seleccionado, sin embargo si se desea detallar los movimientos que conforman el valor de una cuenta, el sistema permite visualizar las transacciones que conforman dicho valor. Si se desea visualizar el detalle de una cuenta en particular, bastará con ubicarse en el renglón correspondiente y digitar <ENTER>. Acto seguido se desplegará en pantalla una relación detallada de los movimientos que conforman dicho saldo.


INFORMES/LISTADOS DE LOS DATOS CONTABLES

El sistema provee un conjunto de opciones para imprimir, en diferentes formatos, la información contable, en cualquier momento, sin necesidad de ejecutar ningún proceso de actualización y/o cierre. Estos informes pueden ser de carácter oficial o legal.

Informes de Carácter Legal (Oficiales):

Libro Diario (Opción: Principal / Contabilidad / Informes / Libros Diarios / Libro Diario Oficial)

Esta opción permite imprimir el LIBRO DIARIO, en el formato de Libro Oficial de la Contabilidad, para

un rango de fechas seleccionado.

DATOS PARA LA GENERACIÓN DEL INFORME: Para la correcta ejecución del Informe, es indispensable la correcta indicación de los siguientes datos:

a. Nivel a Mostrar: Indica el nivel al cual debe mostrarse el Libro Diario, Normalmente, este

nivel es el 04.

b. Nivel a Resumir: Indica el nivel al cual se resumen los movimientos del Libro Diario, Normalmente, este nivel es el 02.

c. Fecha Inicial: Indique la fecha inicial para la elaboración del Libro Diario, en formato

AAAAMMDD. Esta fecha inicial debe corresponder al 1 de un mes específico. Por ejemplo, Enero 01 del 2002 o Marzo 01 del 2001.

d. Fecha Final: Indica la fecha final para la elaboración del Libro Diario, en formato

AAAAMMDD. Esta fecha debe corresponder a la fecha final del mes o periodo que se desea incluir en el informe. Por ejemplo, enero 31 del 2002 o Abril 30 del 2001.

El informe puede ser generado para rangos de fechas que cubran más de un mes. Si la fecha inicial no se corresponde con la fecha inicial del mes a incluir en el informe, el resultado será erróneo y no concordará con los demás informes que se expidan. El resultado es un informe a 120 columnas en el que puede apreciarse muy claramente los movimientos contables de cada comprobante, al nivel seleccionado (Nivel mostrar), tango en los débitos como en los créditos y finalmente, un resumen general del movimiento en el nivel de resumen.


SGE - Sistema Para La Gerencia Estrategica CAMARA DE COMERCIO DE PRUEBA L I B R O D I A R I O Entre el 2002/01/01 al 2002/01/31 ------------ ------------------------------ -------- -------------------- -------------------- -------------------- -------------------- CUENTA NOMBRE FECHA T O T A L D E L M O V I M I E N T O A C U M U L A D O S D E B I T O S C R E D I T O S D E B I T O S C R E D I T O S ------------ ------------------------------ -------- -------------------- -------------------- -------------------- -------------------- 5115 IMPUESTOS 2002/01/17 168,402.00 0.00 6,349,204.35 1,605.93 5135 SERVICIOS 2002/01/02 403,877.00 0.00 11,791,035.00 0.00 5140 GASTOS LEGALES 2002/01/16 25,850.00 0.00 25,850.00 0.00 5145 MANTENIMIENTO Y REPARACIONES 2002/01/02 145,825.00 0.00 2,922,373.00 0.00 5155 GASTOS DE VIAJE 2002/01/24 151,600.00 0.00 2,455,230.00 0.00 5195 DIVERSOS 2002/01/02 671,670.00 0.00 5,838,431.20 0.00 5315 GASTOS EXTRAORDINARIOS 2002/01/09 54.00 0.00 21,069.00 0.00 9195 OTRAS RESPONSABIL.CONTINGENT 2002/01/17 69,980.00 69,980.00 31,344,175.50 12,842,194.45 Total Caja Menor 3,336,713.00 3,336,713.00 0.00 0.00 11 DISPONIBLE 2002/01/31 357,532,249.16 350,685,173.38 12 INVERSIONES 2002/01/31 123,963,909.06 125,999,425.14 13 DEUDORES 2002/01/31 21,029,707.00 61,448,455.00 15 PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO 2002/01/31 6,614,199.00 0.00 17 DIFERIDOS 2002/01/31 1,645,448.00 53,855.20 18 OTROS ACTIVOS 2002/01/31 9,152,400.00 0.00 21 OBLIGACIONES FINANCIERAS 2002/01/31 0.00 60,000,000.00 22 PROVEEDORES 2002/01/31 20,490,644.00 33,067,460.00 23 CUENTAS POR PAGAR 2002/01/31 112,647,745.00 50,666,251.00 24 IMPUESTOS,GRAVAMENES Y TASAS 2002/01/31 595,696.00 5,373,146.00 25 OBLIGACIONES LABORALES 2002/01/31 26,684,225.00 13,455,019.00 26 PASIVOS ESTIMADOS Y PROVISIO 2002/01/31 6,397,412.00 451,581.87 28 OTROS PASIVOS 2002/01/31 17,379.00 0.00 41 OPERACIONALES 2002/01/31 8,000.00 96,875,994.00 42 INGRESOS NO OPERACIONALES 2002/01/31 676,572.00 9,051,790.53 51 OPERACIONALES ADMINISTRACION 2002/01/31 101,689,343.55 601,244.93 53 EGRESOS NO OPERACIONALES 2002/01/31 82,486.23 0.00 91 RESPONSABILIDADES CONTINGENT 2002/01/31 31,344,175.50 12,842,194.45 ****** Total Resumen...... 2002/01/31 820,571,590.50 820,571,590.50

Informe de Caja Diario (Opción: Principal / Contabilidad / Informes / Libros Diarios / Caja Diario).

Opción que permite extraer un listado tipo Caja Diario con un resumen de la totalidad de los movimientos que afectan la contabilidad día por día, para un rango de fechas seleccionado. Para ejecutar este informe, el usuario debe indicar al SEGA los siguientes datos:


a. Nivel a mostrar. Normalmente el nivel de cuenta mayor (04). b. Nivel a resumir. Normalmente nivel de grupo (02).

c. Fecha Inicial. En formato AAAAMMDD y corresponde al primer día del mes que se desea

incluir en el informe.

d. Fecha Final. En formato AAAAMMDD y corresponde al último día del mes que se desea incluir.

El resultado es como sigue a continuación: ------------ ------------------------------ -------- -------------------- -------------------- -------------------- -------------------- CUENTA NOMBRE FECHA T O T A L D E L M O V I M I E N T O A C U M U L A D O S D E B I T O S C R E D I T O S D E B I T O S C R E D I T O S ------------ ------------------------------ -------- -------------------- -------------------- -------------------- -------------------- 1105 CAJA 2002/01/02 3,542,611.00 7,212,310.00 3,542,611.00 7,212,310.00 1120 CUENTAS DE AHORRO 2002/01/02 221,000.00 2,000,000.00 221,000.00 2,000,000.00 1245 DERECHOS FIDUCIARIOS 2002/01/02 8,925,310.00 0.00 8,925,310.00 0.00 1305 CLIENTES 2002/01/02 0.00 687,611.00 0.00 687,611.00 2205 NACIONALES 2002/01/02 0.00 556,696.00 0.00 556,696.00 2335 COSTOS Y GASTOS POR PAGAR 2002/01/02 0.00 2,128,000.00 0.00 2,128,000.00 4170 OTRAS ACT. SERV. COMUNITARIO 2002/01/02 0.00 2,855,000.00 0.00 2,855,000.00 5125 CONTRIBUCIONES Y AFILIACIONE 2002/01/02 2,128,000.00 0.00 2,128,000.00 0.00 5135 SERVICIOS 2002/01/02 19,000.00 0.00 19,000.00 0.00 5145 MANTENIMIENTO Y REPARACIONES 2002/01/02 78,852.00 0.00 78,852.00 0.00 5195 DIVERSOS 2002/01/02 524,844.00 0.00 524,844.00 0.00 9195 OTRAS RESPONSABIL.CONTINGENT 2002/01/02 6,166,444.00 6,166,444.00 6,166,444.00 6,166,444.00 -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Total Dia 21,606,061.00 21,606,061.00 -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 1105 CAJA 2002/01/03 5,357,262.00 3,893,976.00 8,899,873.00 11,106,286.00 1110 BANCOS 2002/01/03 11,511.00 0.00 11,511.00 0.00 1120 CUENTAS DE AHORRO 2002/01/03 513,000.00 0.00 734,000.00 2,000,000.00 1245 DERECHOS FIDUCIARIOS 2002/01/03 3,023,600.00 0.00 11,948,910.00 0.00 1305 CLIENTES 2002/01/03 0.00 789,200.00 0.00 1,476,811.00 1345 INGRESOS POR COBRAR 2002/01/03 0.00 2,362,862.00 0.00 2,362,862.00 2205 NACIONALES 2002/01/03 30,840.00 0.00 30,840.00 556,696.00 2335 COSTOS Y GASTOS POR PAGAR 2002/01/03 141,560.00 0.00 141,560.00 2,128,000.00 2370 RETENCIONES Y APORTES NOMINA 2002/01/03 164,665.00 0.00 164,665.00 0.00 4170 OTRAS ACT. SERV. COMUNITARIO 2002/01/03 0.00 2,210,700.00 0.00 5,065,700.00 5135 SERVICIOS 2002/01/03 7,800.00 0.00 26,800.00 0.00 5195 DIVERSOS 2002/01/03 6,500.00 0.00 531,344.00 0.00 -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Total Dia 9,256,738.00 9,256,738.00

Libros auxiliares – Por Cuenta y Fecha (Opción: Principal / Contabilidad / Informes / Auxiliares / Ordenado por Cuenta y fecha):


De entre las múltiples opciones que tiene el SEGA para imprimir los libros auxiliares, explicaremos esta que es la que más se utiliza. Permite conocer una relación detallada, de todas y cada una de las transacciones que afectan la contabilidad, cuenta por cuenta. Para generar este informe (al igual que los demás auxiliares) debe indicársele al SEGA los siguientes parámetros:

a. Cuenta inicial a incluir en el informe. Indique la cuenta de arranque para la impresión del libro auxiliar. Si desea imprimir desde la primera auxiliar, simplemente indique blancos en este campo.

b. Cuenta final a incluir en el informe. Si desea ir hasta el final del plan de cuentas, bastará con

digitar blancos, el sistema automáticamente asumirá que es hasta la cuenta 999999999999.

Opcionalmente el usuario podrá utilizar la tecla <F1> como ayuda en línea para ubicar las cuentas que necesita. c. Fecha de saldos anteriores. Indique en formato AAAAMMDD la fecha de saldos anteriores de las

cuentas contables que se incluirán en el informe. Esta fecha se debe corresponder con el último día del mes inmediatamente anterior al que se desea imprimir. Es decir, el corte del mes inmediatamente anterior.

d. Fecha de saldos actuales. Indique en formato AAAAMMDD la fecha corte del informe, es decir, la

fecha hasta la cual se desea listar el auxiliar. Normalmente esta fecha se corresponde con la fecha final del mes del informe.

e. Indique <E> o <R> dependiendo si se desea un informe extendido o resumido. La diferencia entre

estos dos informes radica en que el informe extendido muestra en sus columnas, las bases de cálculo de retención e IVAS, los centros de costos afectados, los programas presupuestales y los anexos tributarios, mientras que el resumido no lo hace.

Una muestra del libro auxiliar resumido es la siguiente:


Pag. 001 SGE - Sistema Para La Gerencia Estrategica Fec. 2002/03/11 CAMARA DE COMERCIO DE ARMENIA Libro Auxiliar (Cuenta/Cruce/Fecha) Saldos Anteriores a:2001/09/30, Saldos Actuales a:2001/10/31 ------------- ---------- -- ------------ ------------------------ ------------------------- --------- ------------------ ------------------ ------------------ Dcto. Fte Fecha Nit Nombre Detalle Cruce. Debitos Creditos Nuevo Saldo. ------------- ---------- -- ------------ ------------------------ ------------------------- --------- ------------------ ------------------ ------------------ **** CUENTA. 112005101 Bancafe 086-151540-5 Saldo a Fecha Inicial. $579,029.36 020-000002391 2001/10/02 860,002,965 BANCAFE P.R.CONSIGN.PLANILLA 2391 2391 $10,000.00 $0.00 $589,029.36 020-000002392 2001/10/03 860,002,962 BANCAFE P.R.CONSIGN.PLANILLA 2392 2392 $141,800.00 $0.00 $730,829.36 020-000002393 2001/10/04 860,002,962 BANCAFE P.R.CONSIGN.PLANILLA 2393 2393 $62,400.00 $0.00 $793,229.36 020-000002394 2001/10/05 860,002,962 BANCAFE P.R.CONSIGN.PLANILLA 2394 2394 $210,000.00 $0.00 $1,003,229.36 020-000002396 2001/10/09 860,002,962 BANCAFE P.R.CONSIGN.PLANILLA 2396 2396 $42,000.00 $0.00 $1,045,229.36 030-000033892 2001/10/10 24,448,669 ESTACION DE SERVICIO SUC COMPRA COMBUSTIBLE VISITA 6500403 $0.00 $106,443.00 $938,786.36 030-000033893 2001/10/10 890,903,938 BANCOLOMBIA P.R CUOTA MANEJO TARJETA 6500403 $0.00 $255,028.00 $683,758.36 020-000002397 2001/10/10 860,002,962 BANCAFE P.R.CONSIG.PLANILLA 2397 2397 $38,000.00 $0.00 $721,758.36 020-000002398 2001/10/11 860,002,962 BANCAFE P.R.CONSIGN.PLANILLA 2398 2398 $94,000.00 $0.00 $815,758.36 020-000002399 2001/10/12 860,002,962 BANCAFE P.R.CONSIGN.PLANILLA 2399 2399 $4,000.00 $0.00 $819,758.36 020-000002401 2001/10/17 860,002,962 BANCAFE PR. CONSIGN.PLANILLA 2401 2401 $14,000.00 $0.00 $833,758.36 020-000002402 2001/10/18 860,002,962 BANCAFE PR.CONSIGNAC.PLANILLA 240 2402 $4,000.00 $0.00 $837,758.36 020-000002403 2001/10/19 860,002,962 BANCAFE PR.CONSIGNACION PLANILA24 2403 $219,000.00 $0.00 $1,056,758.36 030-000033946 2001/10/20 890,002,663 TELEARMENIA SERV 24 AGO/23 SEP NORTE 6500404 $0.00 $187,210.00 $869,548.36 020-000002405 2001/10/23 860,002,962 BANCAFE PR.CONSIGN.PLANILLA 2405 2405 $48,000.00 $0.00 $917,548.36 020-000002406 2001/10/24 860,002,962 BANCAFE PR.CONSIGNAC.PLANILLA 240 2406 $9,000.00 $0.00 $926,548.36 030-000033976 2001/10/25 7,536,181 VILLALOBOS JORGE ALVAREZ PUBLIC.INSTITUC 15SEP-15O 6500405 $0.00 $275,000.00 $651,548.36 020-000002407 2001/10/25 860,002,962 BANCAFE PR.CONISGN.PLANILLA 2407 2407 $122,000.00 $0.00 $773,548.36 020-000002408 2001/10/26 860,002,962 BANCAFE PR.CONSIGN.PLANILLA 2408 2408 $5,000.00 $0.00 $778,548.36 020-000002410 2001/10/30 860,002,962 BANCAFE PR.CONSIGNAC.PLANILLA 241 2410 $312,100.00 $0.00 $1,090,648.36 020-000002411 2001/10/31 860,002,962 BANCAFE PR.CONSIGNAC.PLANILLA 241 2411 $67,100.00 $0.00 $1,157,748.36 Totales Cuenta..(Ant).. $579,029.36 (Db)... $1,402,400.00 (Cr)... $823,681.00 (Db-Cr). $578,719.00 (Act).. $1,157,748.36 **** CUENTA. 112005102 Bancafe 523-04678-7 Saldo a Fecha Inicial. $204.91 **** CUENTA. 112005103 Bancafe cta 525-110508 Saldo a Fecha Inicial. $44,950.26 **** CUENTA. 112005105 Caja social ahorros cta nro Saldo a Fecha Inicial. $17,340.62,

Mayores y Balances (Opción: Principal / Contabilidad / Informes / Balances y P y G / Mayor y Balances

Aunque existes múltiples opciones para la generación de mayores y balances , todas ellas operan de

manera similar. Para ejecutar esta opción indique los siguientes datos: a. Nivel de impresión. Indique el nivel al que desea imprimir el informe. Normalmente 04 (Mayores). b. Fecha de saldos anteriores: Indique en formato AAAAMMDD la fecha de saldos iniciales a tener

en cuenta, normalmente se corresponde a la fecha final del mes inmediatamente anterior. Ejemplo enero 31 del 2002, febrero 28 del 2001, etc.

c. Fecha de saldos actuales: Indique en formato AAAAMMDD las fechas de saldos actuales.

Normalmente es la fecha final del mes que se desea imprimir. Ejemplo Febrero 28 del 2002, marzo 31 del 2001, etc.


El resultado es el siguiente: SGE - Sistema Para La Gerencia Estrategica CAMARA DE COMERCIO DE ARMENIA LIBRO MAYOR Y BALANCES Saldos Anteriores a:2001/10/31, Saldos Actuales a:2001/11/30 ------------ ------------------------------ ------------------ ------------------ ------------------ ------------------ ------------------ ---------

--------- CUENTA NOMBRE ********** SALDOS ANTERIORES ******** ********* MOVIMIENTOS DEL MES ******* ********* SALDOS ACTUALES

********* D E B I T O S C R E D I T O S D E B I T O S C R E D I T O S D E B I T O S C R E

D I T O S ------------ ------------------------------ ------------------ ------------------ ------------------ ------------------ ------------------ ---------

--------- 1105 CAJA 5,593,540.00 0.00 102,056,933.00 101,857,073.00 5,793,400.00

0.00 1110 BANCOS 46,983,098.39 0.00 153,076,860.71 113,306,916.78 86,753,042.32

0.00 1120 CUENTAS DE AHORRO 55,241,315.41 0.00 279,617,143.73 284,840,117.73 50,018,341.41

0.00 1205 ACCIONES 1234,600,674.77 0.00 2,469,199.00 0.00 1237,069,873.77

0.00 1225 CERTIFICADOS 359,532,255.02 0.00 64,907,809.14 3,042,940.51 421,397,123.65

0.00 1245 DERECHOS FIDUCIARIOS 106,840,130.45 0.00 159,361,801.74 110,106,572.50 156,095,359.69

0.00 1295 OTRAS INVERSIONES 290,356.00 0.00 0.00 0.00 290,356.00

0.00 1299 PROVISIONES 0.00 9,560,026.78 0.00 0.00 0.00

9,560,026.78 1305 CLIENTES 303,962,148.53 0.00 53,842,620.50 199,686,680.14 158,118,088.89

0.00 1330 ANTICIPOS Y AVANCES 10,497,381.00 0.00 0.00 1,511,880.00 8,985,501.00

0.00 1355 ANTICIPO IMPTOS y CONTRIBUCI 131,194.00 0.00 204,742.00 0.00 335,936.00

0.00 1365 CUENTAS COBRAR TRABAJADORES 6,299,886.00 0.00 3,851,347.00 2,637,394.00 7,513,839.00

0.00 1380 DEUDORES VARIOS 182,177,591.00 0.00 52,486,208.00 125,687,853.00 108,975,946.00

0.00 1390 DEUDAS DE DIFICIL COBRO 2,416,560.00 0.00 0.00 0.00 2,416,560.00

0.00 1399 PROVISIONES 7,933,440.00 0.00 0.00 0.00 7,933,440.00

0.00 1435 MERCANCIAS NO FAB.POR EMPRES 250,000.00 0.00 0.00 0.00 250,000.00

0.00 1455 MATERIALES,REPUESTOS Y ACCES 14,734,426.49 0.00 1,376,462.00 1,104,279.39 15,006,609.10

0.00 1504 TERRENOS 257,522,770.11 0.00 515,046.00 0.00 258,037,816.11

0.00 1508 CONSTRUCCIONES EN CURSO 167,739,389.92 0.00 335,477.00 0.00 168,074,866.92

0.00 1516 CONSTRUCCIONES Y EDIFICACION 1905,625,427.44 0.00 3,811,250.00 0.00 1909,436,677.44

0.00 1524 EQUIPO DE OFICINA 450,487,519.50 0.00 900,956.00 0.00 451,388,475.50

0.00 1528 EQUIPO COMPUTAC.Y COMUNICAC 154,497,390.15 0.00 308,994.00 0.00 154,806,384.15

0.00 1540 FLOTA Y EQUIPO DE TRANSPORTE 49,844,565.38 0.00 99,689.00 0.00 49,944,254.38

0.00 1592 DEPRECIACION ACUMULADA 0.00 1004,834,466.36 0.00 17,149,169.00 0.00

1021,983,635.36 1610 MARCAS 6,943,122.51 0.00 13,886.00 0.00 6,957,008.51

0.00 1705 GASTOS PAGADOS POR ANTICIP. 39,009,706.14 0.00 8,705,238.00 842,422.00 46,872,522.14

0.00 1710 CARGOS DIFERIDOS 58,128,084.56 0.00 273,746.00 3,838,042.00 54,563,788.56

0.00 1910 PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO 816,640,726.03 0.00 0.00 0.00 816,640,726.03

0.00 2125 COORPORACIONES DE AHORRO Y V 0.00 562,098,348.48 4,420,263.32 0.00 0.00

557,678,085.16 2305 COMERCIALES 0.00 60,906,657.36 51,180,405.00 159,192.00 0.00

9,885,444.36 2335 COSTOS Y GASTOS POR PAGAR 0.00 141,614,357.42 133,743,170.00 103,645,551.00 0.00

111,516,738.42 2345 ACREEDORES OFICIALES 0.00 23,789,000.00 23,789,000.00 29,119,904.50 0.00

29,119,904.50


2365 RETENCION EN LA FUENTE 0.00 11,665.00 4,748,450.00 4,748,450.00 0.00 11,665.00

2367 IMPUESTO A LAS VENTAS RETENI 0.00 27,352.00 3,856,758.00 3,856,638.00 0.00 27,232.00

2370 RETENCION Y APORTES NOMINA 0.00 17,331,648.57 23,914,785.60 18,246,090.64 0.00 11,662,953.61

2380 ACREEDORES VARIOS 0.00 4,855,622.84 5,095,357.92 5,302,794.92 0.00 5,063,059.84

2408 IMPOVENTAS POR PAGAR 17,640.00 0.00 3,042,642.00 1,880,363.00 1,179,919.00 0.00

2505 SALARIOS POR PAGAR 0.00 1,085,778.39 38,730,496.92 37,221,354.00 423,364.53 0.00

2510 CESANTIAS CONSOLIDADAS 0.00 712,662.00 712,500.00 492,113.00 0.00 492,275.00

2515 INTERESES SOBRE CESANTIAS 0.00 606,637.00 67,688.00 53,804.00 0.00 592,753.00

2520 PRIMA DE SERVICIOS 0.00 301,776.50 300,000.00 222,051.00 0.00 223,827.50

2525 VACACIONES CONSOLIDADAS 0.00 4,428,822.99 1,000,785.00 1,179,164.47 0.00 4,607,202.46

2530 PRESTACIONES EXTRALEGALES 2,925,551.00 0.00 765,186.00 510,124.00 3,180,613.00 0.00

2610 PARA OBLIGACIONES LABORALES 0.00 65,148,507.45 2,457,256.47 9,364,290.68 0.00 72,055,541.66

2810 DEPOSITOS RECIBIDOS 0.00 120,770,962.67 55,181,898.00 74,296,480.00 0.00 139,885,544.67

2815 INGRESOS REC. PARA TERCEROS 0.00 24,704,980.00 25,018,080.00 41,571,700.00 0.00 41,258,600.00

3140 FONDO SOCIAL 0.00 132,419,821.02 0.00 0.00 0.00 132,419,821.02

3405 AJUSTES POR INFLACION 0.00 1484,527,241.60 0.00 5,011,079.00 0.00 1489,538,320.60

3605 UTILIDAD DEL EJERCICIO 0.00 265,504,514.28 0.00 0.00 0.00 265,504,514.28

3705 UTILIDADES ACUMULADAS 0.00 888,593,979.46 0.00 0.00 0.00 888,593,979.46

3810 DE PROPIEDADES, PLANTA Y EQU 0.00 816,640,726.03 0.00 0.00 0.00 816,640,726.03

4170 OTRAS ACT. SERV. COMUNITARIO 0.00 2497,566,037.73 11,137,180.00 137,570,152.00 0.00 2623,999,009.73

4210 FINANCIEROS 0.00 16,317,854.52 4,139,265.51 20,493,935.55 0.00 32,672,524.56

4220 ARRENDAMIENTOS 0.00 75,299,353.00 1,500,000.00 6,236,103.00 0.00 80,035,456.00

4235 SERVICIOS 0.00 5,764,587.00 0.00 789.00 0.00 5,765,376.00

4250 RECUPERACIONES 0.00 4,445,291.00 0.00 0.00 0.00 4,445,291.00

4295 DIVERSOS 0.00 2,500,000.00 0.00 0.00 0.00 2,500,000.00

4705 CORRECCION MONETARIA 0.00 56,438,985.00 7,178,227.00 8,728,243.00 0.00 57,989,001.00

5105 GASTOS DE PERSONAL 711,061,657.63 0.00 58,475,360.40 593,259.60 768,943,758.43 0.00

5110 HONORARIOS 46,416,426.00 0.00 5,711,000.00 0.00 52,127,426.00 0.00

5115 IMPUESTOS 17,601,028.22 0.00 3,918,498.25 385.00 21,519,141.47 0.00

5120 ARRENDAMIENTOS 18,148,544.00 0.00 1,645,240.00 0.00 19,793,784.00 0.00

5125 CONTRIBUCIONES Y AFILIACIONE 174,853,000.00 0.00 8,327,235.00 0.00 183,180,235.00 0.00

5130 SEGUROS 12,345,845.00 0.00 3,992,708.00 0.00 16,338,553.00 0.00

5135 SERVICIOS PUBLICOS 284,544,985.76 0.00 28,614,954.00 11,901.60 313,148,038.16 0.00

5140 GASTOS LEGALES 7,332.00 0.00 0.00 0.00 7,332.00 0.00

5145 MANTENIMIENTO Y REPARACIONES 17,217,377.00 0.00 1,254,089.00 1,942,671.00 16,528,795.00 0.00

5150 ADECUACION E INSTALACION 6,605,273.00 0.00 76,300.00 0.00 6,681,573.00 0.00

5155 GASTOS DE VIAJE 90,690,696.00 0.00 5,045,892.00 0.00 95,736,588.00 0.00

5160 DEPRECIACIONES 143,434,839.00 0.00 15,139,510.00 0.00 158,574,349.00 0.00

5165 AMORTIZACIONES 25,088,450.00 0.00 3,635,949.00 0.00 28,724,399.00 0.00

5175 PUBLICACIONES Y PUBLICIDAD 48,445,264.00 0.00 718,200.00 0.00 49,163,464.00 0.00

5195 DIVERSOS 150,891,425.51 0.00 11,231,801.39 0.00 162,123,226.90 0.00

5210 HONORARIOS 87,626,770.00 0.00 12,394,000.00 318,932.00 99,701,838.00 0.00

5235 SERVICIOS 79,656,839.00 0.00 9,119,389.00 0.00 88,776,228.00 0.00

5305 FINANCIEROS 118,717,547.53 0.00 18,967,676.41 73,750.00 137,611,473.94 0.00

5315 GASTOS EXTRAORDINARIOS 8,388,208.00 0.00 0.00 0.00 8,388,208.00 0.00

5395 GASTOS DIVERSOS 420,000.00 0.00 0.00 0.00 420,000.00 0.00

9115 BIENES VALORES RECIB.TERCERO 16,169,970.93 0.00 0.00 0.00 16,169,970.93 0.00

9195 OTRAS RESPONSABILIDADES CONT 3428,219,253.22 0.00 1549,185,689.90 1585,049,149.72 3392,355,793.40 0.00

9415 BIENES VALORES RECIB.TERCERO 0.00 16,169,970.93 0.00 0.00 0.00 16,169,970.93

9495 OTRAS RESPONSABILIDADES CONT 0.00 3428,219,253.22 1585,049,149.72 1549,185,689.90 0.00 3392,355,793.40

------------ ------------------------------ ------------------ ------------------ ------------------ ------------------ ------------------ ------------------

*** Totales de Control *** 11733,416,621.60 11733,196,886.60 4612,697,445.63 4612,697,445.63 11824,474,008.33 11824,254,273.33

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Impresión de Balances Generales (Opción: Principal / Contabilidad / Informes / Balances y P y G / Balances Generales.


Este Balance nos permite conocer los saldos de la contabilidad a un Año/Mes determinado, siempre y cuando este año mes NO SEA anterior al último cierre anual definitivo. Para ejecutar este grupo de opciones, indíquele al SEGA los siguientes datos: a. Año y mes a incluir en el informe: Digite en formato AAAA/MM el Año y el mes para el cual se

desea generar el balance general. b. El nivel al cual se desea generar el informe. Normalmente este informe puede generarse a nivel 04

o nivel 06. Si desconoce los niveles posibles, recurra a la tecla F1 para ayuda en línea.

El resultado es un informe con destino a Juntas Directivas, Bancos y entidades externas que contiene los saldos del balance y un análisis de participación porcentual en forma vertical. Como podrá apreciarse en el ejemplo anexo, al generar este informe el sistema traslada en forma temporal la utilidad o la perdida. SGE - Sistema Para La Gerencia Estrategica CAMARA DE COMERCIO DE PRUEBA Balance General a Octubre 31 de 2,001 Concepto Contable Saldo al Corte Participacion % --------------------------------------------- ------------------ --------------- A C T I V O 5,229,528,205.66 100.0000 DISPONIBLE 107,817,953.80 2.0617 INVERSIONES 1,691,703,389.46 32.3490 DEUDORES 513,418,200.53 9.8176 INVENTARIOS 14,984,426.49 .2865 PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO 1,980,882,596.14 37.8788 INTANGIBLES 6,943,122.51 .1327 DIFERIDOS 97,137,790.70 1.8574 VALORIZACIONES 816,640,726.03 15.6159 P A S I V O S 1,025,451,587.67 100.0000 OBLIGACIONES FINANCIERAS 562,098,348.48 54.8147 CUENTAS POR PAGAR 248,536,303.19 24.2367 IMPUESTOS,GRAVAMENES Y TASAS 17,640.00- .0017- OBLIGACIONES LABORALES 4,210,125.88 .4105


PASIVOS ESTIMADOS Y PROVISIONE 65,148,507.45 6.3531 OTROS PASIVOS 145,475,942.67 14.1865 P A T R I M O N I O 4,203,856,882.99 100.0000 CAPITAL SOCIAL 132,419,821.02 3.1499 REVALORIZACION PATRIMONIO 1,484,527,241.60 35.3134 RESULTADOS DEL EJERCICIO 881,675,114.88 20.9730 RESULTADO EJERCICIOS ANTERIOR. 888,593,979.46 21.1375 SUPERAVIT POR VALORIZACION 816,640,726.03 19.4259 CUENTAS DE ORDEN ACREEDORAS 100.0000 RESPONSABILIDAD CONTINGENTE 3,444,389,224.15- 9,224.1500 RESPONSABILIDAD CONTINGENTE 3,444,389,224.15 9,224.1500-

Informe de Inventarios y Balances (Opción: Principal / Contabilidad / Informes / Balances y P y G / Inventarios y Balances) Este informe permite imprimir el Libro Oficial de Inventarios y Balances, a una fecha corte determinada. Recuerde que el informe de Inventarios y Balances oficial se ejecuta en forma anual luego de haber ejecutado el cierre de las cuentas de resultado. Para ejecutar este informe seleccione:

Fecha Actual: Indique la fecha de corte anual para la cual desea emitir el informe de Inventarios y Balances, en formato AAMMDD.

Nivel de Inventarios: Indique el Nivel de agrupación para mostrar las cuentas de inventarios, Normalmente es el Nivel 04.

Nivel de Balances: Indique el Nivel de agrupación para mostrar las cuentas de balances, Normalmente es Nivel 02.

Listar Terceros (s.n): Indique si desea o no desglosar los terceros. Normalmente debe ser “s”.

Una muestra del presente informe es como sigue: ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ SGE - Sistema Para La Gerencia Estrategica Fecha : 2002/03/11 CAMARA DE COMERCIO DE ARMENIA Hora : 09,10,19,33.00 Informe de Inventarios y Balances Pagin : 001 Saldos Actuales a: 2001/10/31 ------------ ------------------------------ ------------ ------------------------- ----------------- ----------------- ----------------- ----------------- ----------------- ----------------- ***** Cuentas de Inventarios ****** ******* Cuentas de Balance ******** Cuenta Nombre Cuenta Nit Nombre / Detalle Nit/Valor Parcial Debitos Creditos Debitos Creditos ------------ ------------------------------ ------------ ------------------------- ----------------- ----------------- ----------------- ----------------- ----------------- ------------- 11 DISPONIBLE $107,817,953.80 1105 CAJA $5,593,540.00 1105051 Caja General - Publico $2,783,090.00 1105052 Caja General - Privada $1,044,450.00 11051011 Caja Menor Armenia $500,000.00 11051012 Caja Menor Calarca $30,000.00 11051013 Caja Menor Quimbaya $50,000.00 11051015 Fondo fijo registro mercantil $400,000.00 11051021 Caja Menor Armenia $500,000.00 11051024 Caja Menor Transporte $286,000.00 1110 BANCOS $46,983,098.39 111005101 Popular cta nro 460-12981-0 $8,048,814.85 111005102 Occidente cta nro 031-14881-01 $6,541.84 111005103 Cafetero cta nro 080-06032-0 $22,625.82 111005104 Bancolombia cta nro 7780-29482 $14,040.93 111005105 Ganadero cta nro 067-06073-1 $421.47 111005106 Occidente cta nro 0017492-3 $147,784.00 111005201 Bancolombia cta 069-000332-03 $13,588,206.34- 111005202 Bancolombia cta 7560-009694-6 $3,773,361.82 111005203 Bancafe cta.080081284 Expoquin $2,776,584.00 111005204 Davivienda 1361-69999747 $414,762.00- 111005205 Davivienda 1361-69999663 FILN $6,412,659.00 111005207 Davivienda 1361-69999598 FRAIL $20,059,846.00 111005208 Davivienda 1361-69999564 NARAN $19,723,387.00 1120 CUENTAS DE AHORRO $55,241,315.41 112005101 Bancafe 086-151540-5 $1,157,748.36 112005102 Bancafe 523-04678-7 $204.91 112005103 Bancafe cta 525-110508 $44,950.26 112005105 Caja social ahorros cta nro $17,340.62 112005202 Bogota Cta 138-32271-4 $4,730,772.00 112010101 Conavi Cta Nro 7247-1575-2 $2,552,765.09 112010102 Ahorramas cta 0670-02891-9 $10,779.77 112010103 Corpavi $10,144.23


112010104 Granahorrar $15,504.46 112010201 Davvienda cta.1365-7004164-5 $52,036,227.02 112010202 Conavi 0749071-2 Reg.Mtil priv $383,835.53 112010203 Conavi cta.7247-11409886 $346,637.16 112010204 Conavi cta.7247-11452865 Prom. $974,000.00 112010205 Conavi cta.7247-11452858 Forma $1,197,135.00 112015201 Indequi $8,236,729.00-

Balances de prueba (Opción: Contabilidad / Informes / Balances y P y G / Balances de Prueba) Este conjunto de informes permiten generar un Balance de Análisis en el cual se detalla un rango de cuentas, para un periodo seleccionado, y en el caso de ser cuentas de terceros, las desglosa uno a uno.

Este informe puede ser utilizado para analizar las cuentas de terceros y verificar la participación que tienen estos en un saldo determinado. Es un informe que sirve para análisis de Cuentas por Cobrar y Por Pagar, análisis de Cuentas de IVA y Retención, etc.

DATOS REQUERIDOS: Para la correcta ejecución de este informe, digite los siguientes datos:

a. Cuenta a Generar: Indique la cuenta que desea analizar, si desconoce las cuentas del PUC,

accese la ayuda en línea mediante la tecla <F1>. Si desea listar el informe de análisis y distribución para la Totalidad del PUC, digite Blancos en este campo. Cuando usted selecciona una cuenta en particular (Independiente del Nivel de la Cuenta Seleccionada), el sistema nos muestra Todas sus cuentas dependientes.

b. Fecha de Saldos Anteriores: Indique la fecha de los saldos anteriores, en formato AAAAMMDD, a partir de la cual desea hacer el análisis de la cuenta seleccionada. Esta fecha no debe ser anterior al último cierre anual en firme.

c. Fecha de Saldos Actuales: Indique la fecha final o de corte del periodo para el cual desea analizar

la cuenta seleccionada, esta fecha debe ser digitada en formato AAAAMMDD.

d. Tipo de Informe: Indique <P> Público: Incluye solamente cuentas de carácter público; <R> Privado: Incluye solo cuentas de carácter privado; <M> Mixto: Incluye la totalidad de las cuentas.


Este in forme tiene dos presentaciones, la primera muestra únicamente los saldos de las cuentas, la segunda incluye los saldos por cada tercero. La generación del informe de Balance de Prueba con terceros (Con nits) es utilizada exclusivamente como herramienta de análisis de cuentas específicas. El resultado del informe es: Pag. 001 SGE - Sistema Para La Gerencia Estrategica Fec. 2002/03/11 CAMARA DE COMERCIO DE ARMENIA Balance de Prueba ( Completo ) Saldos Anteriores a: 2001/10/31, Saldos actuales: 2001/11/30 Cuenta Nombre Saldo Anterior Debitos del Periodo Creditos del Period Saldo del Periodo Nuevo Saldo ------------ ---------------------------------------- ------------------- ------------------- ------------------- ------------------- ------------------- 1110 BANCOS 46,983,098.39 153,076,860.71 113,306,916.78 39,769,943.93 86,753,042.32 111005 Moneda Nacional 46,983,098.39 153,076,860.71 113,306,916.78 39,769,943.93 86,753,042.32 1110051 Cuentas Corrientes - Publico 8,240,228.91 92,507,549.45 86,896,238.40 5,611,311.05 13,851,539.96 111005101 Popular cta nro 460-12981-0 8,048,814.85 92,507,549.45 86,896,238.40 5,611,311.05 13,660,125.90 111005102 Occidente cta nro 031-14881-01 6,541.84 6,541.84 111005103 Cafetero cta nro 080-06032-0 22,625.82 22,625.82 111005104 Bancolombia cta nro 7780-29482 14,040.93 14,040.93 111005105 Ganadero cta nro 067-06073-1 421.47 421.47 111005106 Occidente cta nro 0017492-3 147,784.00 147,784.00 1110052 Cuentas Corrientes - Privado 38,742,869.48 60,569,311.26 26,410,678.38 34,158,632.88 72,901,502.36 111005201 Bancolombia cta 069-000332-03 13,588,206.34- 19,008,825.60 13,059,204.00 5,949,621.60 7,638,584.74- 111005202 Bancolombia cta 7560-009694-6 3,773,361.82 73,750.00 1,128,855.00 1,055,105.00- 2,718,256.82 111005203 Bancafe cta.080081284 Expoquin 2,776,584.00 6,990,000.00 3,457,574.26 3,532,425.74 6,309,009.74 111005204 Davivienda 1361-69999747 414,762.00- 1,170,670.40 599,460.76 571,209.64 156,447.64 111005205 Davivienda 1361-69999663 FILN 6,412,659.00 26,900.57 5,604,407.36 5,577,506.79- 835,152.21 111005207 Davivienda 1361-69999598 FRAIL 20,059,846.00 56,581.51 2,539,921.00 2,483,339.49- 17,576,506.51 111005208 Davivienda 1361-69999564 NARAN 19,723,387.00 63,656.18 12,856.00 50,800.18 19,774,187.18 111005211 Davivienda 1361-69999655 A.MON 33,178,927.00 8,400.00 33,170,527.00 33,170,527.00 ------------ ---------------------------------------- ------------------- ------------------- ------------------- ------------------- ------------------- *** TOTALES DE CONTROL *** 46,983,098.39 153,076,860.71 113,306,916.78 39,769,943.93 86,753,042.32

Relación de Terceros Por Cuenta (Opción: Principal / Contabilidad / Informes / Informes de terceros / Relación de Terceros Por Cuenta).

Este informe nos permite conocer los saldos, desglosados a nivel de tercero, para aquellas cuentas que exigen el control de los mismos.

El informe puede ser emitido a una fecha de corte seleccionada, siempre y cuando esta no sea anterior al último cierre en firme de la Contabilidad.


a. Cuenta Inicial a Listar: Indique el código de la cuenta inicial que desea incluir en el informe, si desconoce los códigos del PUC, accese la ayuda en línea mediante la utilización de la tecla <F1>.

b. Cuenta Final a Listar: Indique el código de la cuenta final que desea incluir en el informe.


c. Fecha de Corte: Indique la fecha de corte del informe, es decir, la fecha hasta la cual desea incluir los movimientos. Esta fecha debe ser digitada en formato AAAAMMDD y no debe ser anterior al último cierre anual en firme.

d. Tipo de Informe (Detallado/Resumido): Indíquele al sistema la información de cada tercero como

la desea ver: <D>etallada: Despliega por cada tercero, los documentos cruce o referencias; <R>esumido: Despliega por cada tercero el saldo que este tiene en la cuenta.

El resultado es como se muestra a continuación: Pag. 001 SGE - Sistema Para La Gerencia Estrategica Fec. 2002/03/11 CAMARA DE COMERCIO DE PRUEBA Relacion de Terceros Fecha de Corte.... 2001/10/31 Nit Nombre Total ------------ -------------------- ------ -------- ------------------------------ --------------- Cuenta... 13050501 Seminarios 1,008 EXPOSICION DE LA MODA $120,000.00 1,009 SOCORRO PIEDRAHITA $98,660.00 1,010 ROSETTI PRIETO $35,000.00 659,208 JOSE GUILLERMO MAZO SILVA $35,000.00 4,406,334 ARBELAEZ ARIAS LUIS EDUARDO $35,000.00 6,208,070 DISTRITECNICOS $35,000.00 7,004,657 AVENDA¥O MONSALVE OSCAR $150,000.00 7,537,593 HENAO JORGE IVAN $150,000.00 7,545,479 MARTINEZ CARLOS HUMBERTO $75,000.00 7,555,594 JACOBO BOTERO O.CARNES DE HDA $80,000.00 7,558,545 CARDONA GIRALDO GEMAY GIOVANNY $150,000.00 8,508,676 ALMACEN EL VAQUERO $40,000.00 9,777,692 LUIS EDUARDO BARRERA ALARCON $35,000.00 9,778,485 TIPOGRAFIA LUZ $50,000.00 18,391,605 DURAN VERA HUMBERTO $156,000.00 19,097,591 FABRICA DE CAFE LUZ $80,000.00 22,360,494 MARIA CRISTINA PANESSO $50,000.00 24,471,701 MONTOYA DE ARANHA GLORIA INES $80,000.00 24,487,845 GLORIA ROJAS VALENCIA $50,000.00 41,891,969 SONIA JANETH ZAMORANO $50,000.00 41,897,485 LILIANA LOPEZ SALAZAR $50,000.00 41,913,146 NORA PATRICIA MEJIA $50,000.00 41,931,237 CAROLINA CARDENAS B. $50,000.00 41,932,838 RICO TRUJILLO MARIA ISABEL $150,000.00 41,934,944 CAFE QUINDIO $120,000.00


41,937,225 VALENCIA LILIANA $150,000.00 89,004,915 PINEDA CASTILLO UBALDO AUGUSTO $150,000.00 800,000,118 HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS $200,000.00 800,002,185 LOZANO HERMANOS LIMITADA $250,000.00 800,015,551 CAMARA DE COMERCIO DE ORIENTE $120,000.00 800,029,417 FUNDACION MICROS DEL QUINDIO $30,000.00 800,052,040 EMPRESA DE ENERGIA DEL QUINDIO $45,000.00 800,052,640 E.D.E.Q EMPRESA DE ENERGIA DEL $250,000.00 800,144,164 FIDUCAFE $50,000.00 800,171,836 CASD $60,000.00 800,226,255 MADERQUIT LTDA $83,176.00 800,237,973 BIENES RAICES LTDA. $250,000.00 800,252,796 PERSONERIA MUNICIPAL $200,000.00 800,253,913 WILLYS DE COLOMBIA S.A. $80,000.00 800,256,161 SURATEP S.A. $200,000.00 801,001,395 IMDEC Y CIA LIMITADA $80,000.00 801,001,581 QUINDITURISMO $35,000.00 801,001,634 PANACA $160,000.00 801,002,048 EL ESPECTADOR $350,000.00 801,002,185 LA CASA DEL CAUCHO $80,000.00 801,002,846 EJE CAFE $50,000.00 801,003,006 NACIONAL DE LLANTAS LTDA $70,000.00 860,007,538 COMITE DPTAL DE CAFETERO $360,000.00 860,026,182 COLSEGUROS S.A. $185,000.00 860,050,906 ADECCO S.A. $80,000.00 880,903,407 SURAMERICANA $60,000.00- 890,000,087 COOPERATIVA DE CAFICULTORES $30,000.00 890,000,107 FENALCO SECCIONAL QUINDIO $20,000.00 890,000,241 COOPERATIVA CAFICULTORES CALAR $270,000.00 890,000,332 CAMARA DE COMERCIO DE ARMENIA $30,000.00 890,000,381 COMFENALCO QUINDIO $680,000.00 890,000,432 UNIVERSIDAD DEL QUINDIO $150,000.00- 890,000,439 E.P.A $425,980.00 890,001,639 GOBERNACION DEL QUINDIO $90,000.00 890,002,142 APUESTAS OCHOA S.A. $210,000.00 890,002,590 ESCUELA DE ADMON Y MERCADOTECN $50,000.00 890,002,663 TELEARMENIA $40,000.00 890,002,836 ALUMINIOS DEL QUINDIO $140,000.00 890,003,394 INDUSTRIAS ARLEQUIN $35,000.00 890,003,419 INDERA $5,520.00 890,003,539 CONSTRUCCIONES CAMU LTDA $396,000.00 890,003,889 COLEGIO RUFINO SUR $534,750.00 890,801,042 CAMARA DE COMERCIO MANIZALES $1,000,000.00 890,903,407 CIA SURAMERICANA DE SEGUROS $110,000.00 891,400,669 CAMARA DE COMERCIO DE PEREIRA $240,000.00 891,400,792 CAMARA DE COMERCIO SANTA ROSA $161,250.00- 899,999,034 SENA $200,000.00 999,999,999 LA HACIENDA $40,000.00 ------------ -------------------- ------ -------- ------------------------------ --------------- 0000/00/00 ** Total Cuenta *** $9,718,836.00 ------------ -------------------- ------ -------- ------------------------------ ---------------

Relación de Terceros Por Nit (Opción: Principal / Contabilidad / Informes / Informes de terceros / Relación de Terceros Por Nit).

Este informe nos permite conocer los saldos, desglosados a nivel de tercero, para aquellas cuentas que exigen el control de los mismos.

El informe puede ser emitido a una fecha de corte seleccionada, siempre y cuando esta no sea anterior al último cierre en firme de la Contabilidad. Al igual que el informe anterior, detalla la información tercero por tercero y cuenta por cuenta. Útil en el proceso de identificación de los terceros con los cuales se tienen cuentas pendientes (a favor o en contra a una fecha corte determinada)



a. Cuenta Inicial a Listar: Indique el código de la cuenta inicial que desea incluir en el informe, si desconoce los códigos del PUC, accese la ayuda en línea mediante la utilización de la tecla <F1>.

b. Cuenta Final a Listar: Indique el código de la cuenta final que desea incluir en el informe.

c. Fecha de Corte: Indique la fecha de corte del informe, es decir, la fecha hasta la cual desea incluir

los movimientos. Esta fecha debe ser digitada en formato AAAAMMDD y no debe ser anterior al último cierre anual en firme.

d. Tipo de Informe (Detallado/Resumido): Indíquele al sistema la información de cada tercero como

la desea ver: <D>etallada: Despliega por cada tercero, los documentos cruce o referencias; <R>esumido: Despliega por cada tercero el saldo que este tiene en la cuenta.

Comprobantes de Diario (Opción: Principal / Contabilidad / Informes / Libros Diarios / Comprobantes de Diario).

Esta opción permite la impresión de cada comprobante de diario, para un rango de fechas seleccionado.


a. Comprobante a Listar: Indique el número del comprobante que desea listar. Si desconoce los comprobantes manejados por el sistema, accese la ayuda en línea mediante la tecla <F1>.

b. Fecha Inicial a Listar: Indique la fecha a partir de la cual dese generar el Comprobante de Diario, esta fecha debe ser digitada en formato AAAAMMDD y debe ser posterior al último cierre anual en firme.

c. Fecha Final: Indique la fecha final o fecha corte hasta la cual desea listar el comprobante de diario, esta fecha debe ser digitada en formato AAAAMMDD.

d. Incluir Movimientos (s.n): Indique al sistema si desea listar los movimientos (partidas) que conforman el comprobante de diario para una cuenta determinada (en tal caso digite “S”), o si solamente desea mostrar los saldos del movimiento por cuenta (en tal caso digite “N”).


El resultado es como sigue:

Pag. 001 SGE - Sistema Para La Gerencia Estrategica Fec. 2002/03/11 CAMARA DE COMERCIO DE PRUEBA Comprobante Contable No. 20011003, Egreso de Bancos Entre el 2001/10/01 y el 2001/10/31 Cuenta Descripcion -------- Auxiliar / Detalle -------- ------------ Resumenes ------------- Debitos Creditos Debitos Creditos ------------ -------------------------------------------------- ----------------- ----------------- ----------------- ----------------- 1110 BANCOS 111005101 Popular cta nro 460-12981-0 $4,000,000.00 $181,888,489.00 111005201 Bancolombia cta 069-000332-03 $1,000,000.00 $20,915,337.00 111005203 Bancafe cta.080081284 Expoquin $3,843,416.00 111005204 Davivienda 1361-69999747 $774,800.00 111005205 Davivienda 1361-69999663 FILN $15,021,549.00 1110 Total BANCOS $5,000,000.00 $222,443,591.00 1120 CUENTAS DE AHORRO 112005101 Bancafe 086-151540-5 $823,681.00 112005202 Bogota Cta 138-32271-4 $3,557,313.00 112010101 Conavi Cta Nro 7247-1575-2 $11,899,353.00 $22,700,993.00 112010201 Davvienda cta.1365-7004164-5 $34,792,783.00 112010202 Conavi 0749071-2 Reg.Mtil priv $1,023,990.00 112010204 Conavi cta.7247-11452865 Prom. $398,400.00 112010205 Conavi cta.7247-11452858 Forma $5,099,684.00 112015201 Indequi $8,735,230.00 1120 Total CUENTAS DE AHORRO $11,899,353.00 $77,132,074.00 1245 DERECHOS FIDUCIARIOS 12450521 Fideicomiso Bancafe 187585 $1,635,379.00 12450522 Fideicomiso santand 386-001546 $6,385,654.00 1245 Total DERECHOS FIDUCIARIOS $8,021,033.00 1305 CLIENTES 13050527 Cuentas por cobrar ONG $6,074,248.00 1305 Total CLIENTES $6,074,248.00 1330 ANTICIPOS Y AVANCES 133015 A Trabajadores $400,000.00 133095 A Otros Deudores $300,000.00 1330 Total ANTICIPOS Y AVANCES $700,000.00 1380 DEUDORES VARIOS 138095 Otras Cuentas por Cobrar $5,785,830.00 1380 Total DEUDORES VARIOS $5,785,830.00 2335 COSTOS Y GASTOS POR PAGAR 233550 Servicios Publicos $1,473,110.00 233595 Otros publico $132,073,956.00 2335 Total COSTOS Y GASTOS POR PAGAR $133,547,066.00 2345 ACREEDORES OFICIALES 234505 Acreedores Oficiales $81,672,000.00 2345 Total ACREEDORES OFICIALES $81,672,000.00 2370 RETENCION Y APORTES NOMINA 237005 Aportes E.P.S. $4,069,745.00


237006 Aportes A.R.P. $172,339.00 237010 ICBF, SENA, Cajas Compensacion $3,233,088.00 237045 Fondos $3,800,000.00 237095 Otros $117,760.00 2370 Total RETENCION Y APORTES NOMINA $11,392,932.00 2380 ACREEDORES VARIOS 238030 Fondos Pens. / Cesantias $4,776,608.00 2380 Total ACREEDORES VARIOS $4,776,608.00 2505 SALARIOS POR PAGAR 250510 Sueldos $21,438,112.00 2505 Total SALARIOS POR PAGAR $21,438,112.00 2510 CESANTIAS CONSOLIDADAS 251010 Ley 50 y Posteriores $237,000.00 2510 Total CESANTIAS CONSOLIDADAS $237,000.00 2515 INTERESES SOBRE CESANTIAS 251505 Int. Cesantias $21,330.00 2515 Total INTERESES SOBRE CESANTIAS $21,330.00 2520 PRIMA DE SERVICIOS 252005 Prima de Servicios $34,000.00 2520 Total PRIMA DE SERVICIOS $34,000.00 2525 VACACIONES CONSOLIDADAS 252505 Vac. Consolidadas $660,562.00 2525 Total VACACIONES CONSOLIDADAS $660,562.00 2530 PRESTACIONES EXTRALEGALES 253005 Primas extralegales $2,000,207.00 2530 Total PRESTACIONES EXTRALEGALES $2,000,207.00 2810 DEPOSITOS RECIBIDOS 28109590 Otros dep¢sitos recibidos $140,000.00 2810 Total DEPOSITOS RECIBIDOS $140,000.00 2815 INGRESOS REC. PARA TERCEROS 2815052001 Con Cuantia $10,689,250.00 2815052002 Sin Cuantia $5,067,300.00 2815052003 Mora con Cuantia $160,400.00 2815052004 Mora sin Cuantia $39,200.00 28151001 Estampillas Prodesarrollo $2,540,800.00 28151002 Estampillas Prohospital $2,920,500.00 28151004 Estampillas pro-anciano $400,000.00 2815 Total INGRESOS REC. PARA TERCEROS $21,817,450.00 5155 GASTOS DE VIAJE 5155052 Alojamiento y manutencion priv $400,000.00 5155 Total GASTOS DE VIAJE $400,000.00 9115 BIENES VALORES RECIB.TERCEROS 91151501 Donaciones Empleados Daviviend $250,000.00 9115 Total BIENES VALORES RECIB.TERCEROS $250,000.00 9195 OTRAS RESPONSABILIDADES CONTIN 919505 Alimenta una esperanza $4,109,100.00 9195 Total OTRAS RESPONSABILIDADES CONTIN $4,109,100.00 9415 BIENES VALORES RECIB.TERCEROS 94151501 Donaciones Empleados Daviviend $250,000.00 9415 Total BIENES VALORES RECIB.TERCEROS $250,000.00 9495 OTRAS RESPONSABILIDADES CONTIN 949505 Alimenta una esperanza $4,109,100.00 9495 Total OTRAS RESPONSABILIDADES CONTIN $4,109,100.00 ------------ -------------------------------------------------- ----------------- ----------------- ----------------- ----------------- *** Total General $311,955,798.00 $311,955,798.00 ------------ -------------------------------------------------- ----------------- ----------------- ----------------- -----------------

Foleador (Opción: Principal / Contabilidad / Informes / Mas Informes / Foleador).

Esta opción permite generar las hojas numeradas y marcadas, sobre las cuales se imprimirán los libros oficiales de la compañía, y que deben ser timbrados y registrados en la Cámara de Comercio.

DATOS REQUERIDOS: Los datos requeridos para la correcta ejecución de esta opción son:

a. Razón Social: Verifique la Razón Social de la Compañía.

b. Número Inicial del Folio a Imprimir: Indique el número del folio inicial a imprimir.

c. Número Final del Folio a Imprimir: Indique el número final del folio que desea imprimir.

d. Detalle: Indique el Nombre del Libro para el cual desea imprimir los folios.

e. Código: Indique dos (2) caracteres, los cuales se antecederán al número del folio que se imprimir: MB à Libro Mayor, LD à Libro Diario, LA à Libro Auxiliar, IB à Inventarios y Balances, LB à Libro de Bancos, Etc.


PROCESOS ESPECIALES A continuación describimos una serie de procesos especiales que pueden ser realizados en el SEGA y que tienen por objeto permitir la adaptación / modificación de los datos en circunstancias muy especiales.

CAMBIOS DE PLANES DE CUENTAS.

Objetivos Este conjunto de opciones tiene por objeto permitir el cambio de plan de cuentas, cuando por alguna circunstancia sea necesario implementar un nuevo plan de cuentas sobre los datos que ya existen.

Recomendación General. Todos los pasos que aquí se describen deben ser ejecutados trabajando por el usuario superusuario (root).

Pasos para implementar nuevos planes de cuentas.

Paso No 1. – Acondicionamiento del Nuevo Plan de Cuentas. Opción: Contabilidad / Mantenimiento / Maestro de Cuentas Futuro

Ajustar el plan de cuentas nuevo específicamente a las necesidades de cada Cámara.

Aquí no se deben adicionar cuentas diferentes a las existentes en el PUC Comercial, en otras palabras, las cuentas de promoción y desarrollo y otras que manejábamos hasta la fecha, deben desaparecer.

El nivel de detalle del plan de cuentas puede variar:

a.) En el caso del disponible el nivel mínimo es a 7 dígitos pero de allí para abajo cada organización selecciona a su libre criterio que nivel manejará.

b.) En el caso de otras cuentas del activo, en los pasivos y en el capital, el nivel de detalles obligatorio es a 6 dígitos, de allí hacia abajo, cada organización selecciona el desglose deseado.

c.) En las cuentas de ingresos y gastos el nivel obligatorio es a 7 dígitos, de allí en adelante cada organización selecciona el desglose deseado.

Paso No 2. Listar el plan de cuentas nuevo. Liste el plan de cuentas nuevo, revíselo. Coloque fundamental atención a los siguientes aspectos del nuevo plan de cuentas:


1.) Verifique que el campo “TIPO DE CUENTA” esté correctamente diligenciado: <0> Cuentas Mixtas, <1> para cuentas públicas y <2> para cuentas privadas.

2.) Verifique que los parámetros de “TIPO DE TERCERO” estén correctamente definidos.

3.) Verifique que los parámetros relacionados con “REFERENCIA”, “CONTROL DE AJUSTES

POR INFLACION” y “CONTROL DE DEPRECIACION” estén correctos. Tome como base los parámetros definidos en el plan de cuentas vigente (el plan de cuentas que se desea marcar).

Paso No. 3. Crear la correlativa entre el plan de cuentas vigente y el plan de cuentas nuevo / futuro. Opción: Principal / Contabilidad / Mantenimiento / Correlativa Actual vs. Futuro – F2 (Crear Correlativa)

Indique el año para el cual desea crear la correlativa del plan de cuentas.

Seleccione la opción <F2> de “Crear Correlativa”.

Al seleccionar la opción <F2> se despliega en pantalla una ventana en la cual el usuario podrá observar las cuentas del plan de cuentas vigente. En esta ventana el usuario puede desplazarse con las flechas o con las teclas de página arriba y página abajo.


Ubíquese en la cuenta para la cual desea asignar la correlativa y digite <ENTER>.

En la pantalla de correlativa, indique los siguientes datos: Programa Inicial: Normalmente es blancos. Programa Final: Normalmente es ‘ZZZZ’. Cuenta Nueva: Indique la cuenta correspondiente en el nuevo plan de cuentas. Si desconoce las cuentas del nuevo plan de cuentas, digite <F1> para consultarlas. Programa Nuevo: Normalmente indica blancos. En esta pantalla puede utilizarse el F2 para borrar correlaciones erróneas. Cuando termine de digitar la correlativa para una cuenta, teclee <ESCAPE> para retornar a la ventana anterior y asignar correlativa a una nueva cuenta.


Paso No. 4. Liste la correlativa y revísela. Opción: Principal / Contabilidad / Mantenimiento / Correlativas / Listar Correlativa (F3).

Liste la correlativa y revise detalladamente que las asignaciones estén correctamente realizadas.

112005208 BANCAFE REJA MONUMENTO CO ZZZZ 111005102 Bancafe 319-01524-4

120520 INDUSTRIA MANUFACTURERA ZZZZ 120520 Industria Manufacturera

120530 CONSTRUCCION ZZZZ 120530 Construccion

120540 HOTELES Y RESTAURANTES ZZZZ 120540 Hoteles y Restaurantes

120545 TRANSPORTE, ALMAC.,COMUNI ZZZZ 120545 Transporte, Almac.,Comuni

120550 ACTIVIDAD FINANCIERA ZZZZ 120550 Actividad Financiera

120555 ACTIV. INMOB.,EMPR. Y ALQ ZZZZ 120555 Activ. Inmob.,Empr. y Alq

120565 SERVICIOS SOCIALES Y DE S ZZZZ 120565 Servicios Sociales y de S

120599 AJUSTES POR INFLACION ZZZZ 120599 Ajustes por Inflacion

129515 Acc. o Der. Clubes Deport ZZZZ 129515 Acc. o Der. Clubes Deport

129595 Diversas ZZZZ 129595 Diversas

129599 Ajustes por Inflacion ZZZZ 129599 Ajustes por Inflacion

129905 Acciones ZZZZ 129905 Acciones

133010 A Contratistas ZZZZ 133010 A Contratistas

133015 A Trabajadores ZZZZ 133015 A Trabajadores

136515 Educacion ZZZZ 136515 Educacion

136530 Responsabilidades ZZZZ 136530 Responsabilidades

138025 Pagos por cuenta de terce ZZZZ 138025 Pagos por cuenta de terce

138095 Otros ZZZZ 138095 Otros

1524990501 Totalmente Depreciados ZZZZ 1524990501 Totalmente Depreciados

1524990502 Por Depreciar ZZZZ 1524990502 Por Depreciar

1528990501 Totalmente Depreciados ZZZZ 1528990501 Totalmente Depreciados



15920501 Sede Manizales ZZZZ 15920501 Sede Manizales

15920502 Sede Riosucio ZZZZ 15920502 Sede Riosucio


15990402 Sede Riosucio ZZZZ 15990402 Sede Riosucio

162520 En Fideicomisos en Garant ZZZZ 162520 En Fideicomisos en Garant

16259501 En Clubes Sociales ZZZZ 16259501 En Clubes Sociales

163501 Costo Historico ZZZZ 163501 Costo Historico

Paso No. 5. Valide la correlativa. Opción: Principal / Contabilidad / Mantenimiento / Correlativa / validar consistencia (F4).


Esta opción revisará todo el movimiento de la contabilidad y chequeará que todos los auxiliares, saldos y documentos grabados tengan sus correspondientes correlativas. Si el resultado de esta validación es que aparecen inconsistencias, lístelas y proceda a verificar la tabla correlativa para corregir los errores presentados.

Paso No. 6. Copia de Seguridad antes de la conversión.

Elabore una copia de seguridad de todo el sistema SEGA, esta copia de seguridad le permitirá recuperar los datos en caso de un error en el proceso de conversión. La copia de seguridad que se realice puede hacerse de la siguiente forma: a.) Ingresar por el superusuario (root) b.) Ubicarse en el directorio donde está el sega. Normalmente /u/sega o /home/sega.

c.) Ejecutar el comando tar cv8 * (Este comando copia en una cinta todo el contenido del

directorio).

d.) Marque la cinta y almacénela por si se presenta alguna eventualidad.

Paso No. 7. Crear archivos (III). Opción: Contabilidad / Mantenimiento / Correlativa / Crear Archivos III (F1).

Esta opción crea en el directorio que se está convirtiendo, los archivos necesarios para elaborar la conversión de códigos. Este paso puede tardar unos minutos dependiendo del tamaño de las bases de datos.

Paso No. 8. Convertir códigos. Opción: Principal / Contabilidad / Mantenimiento / Correlativa / Convertir Códigos (F5).

Esta es la opción que se encarga de crear los nuevos códigos, es el paso más delicado de todo el proceso. Antes de ejecutar esta opción debe garantizarse que la totalidad de los pasos anteriores están correctamente elaborados. Si está seguro de realizar el proceso, conteste en forma afirmativa al proceso de conversión de códigos.


El sistema automáticamente cambiara todos los códigos contables de las transacciones que se han realizado en el último periodo fiscal (Lapso de tiempo entre el último cierre anual y la fecha en que se realiza la conversión). Si este proceso termina en forma errónea (aborta o genera algún error de la aplicación) o si es su defecto, aparecen inconsistencias. Inmediatamente debe ejecutarse el paso de Restaurar archivos Puc, el cual se explica a continuación.

Paso No. 9. Recuperación de Saldos Permanente. Opción: Principal / Contabilidad / Procesos / Especiales / Recupera Saldos Permanente..

Esta opción reconstruye los saldos de la aplicación, utilizando los nuevos códigos contables.

Paso No. 10. Revisión de Informes luego de la conversión del PUC.

Emita los informes que sean necesario con el objeto de verificar que la conversión se hubiese realizado en forma satisfactoria. Emita balances de prueba, auxiliares, estados de resultados.


Genere comprobantes de ajustes por inflación y depreciaciones, Verifique que no aparezcan inconsistencias y que los valores generados sean correctos. En caso de encontrar inconsistencia, INMEDIATAMENTE se deberá proceder a Restaurar archivos PUC.

Paso No. 11. Recuperación Archivos PUC. Opción: Principal / Contabilidad / Mantenimiento / Correlativa / Restaura Archivos Puc (F6).

Utilice esta opción únicamente en el caso de que el proceso de conversión de códigos hubiese generado algún error o en su defecto, si al revisar los informes se encuentra que la correlativa asignó mal la conversión de alguna cuenta. Al ejecutar esta opción los datos contables quedan exactamente como estaban antes de elaborar el paso de la conversión de códigos. Ejecute este paso ANTES DE INGRESAR A REALIZAR CUALQUIER CAMBIO EN LA CORRELATIVA. Si se ingresa previamente a la correlativa, esta se daña y la única opción es restaurar la copia que se elaboró en cinta en el paso (sexto).

Paso No. 12. Actualice las Tablas de Nómina. Opción: Principal / Contabilidad / Mantenimiento / Tablas de Encadenamiento / Tabla de Nómina por Pagar.

Ejecute este paso si está instalado en su entidad el módulo de nómina. La forma de ejecutar esta opción la encontrará en el documento llamado “Manuales Sega – Módulo de Nómina”.

Paso No. 13. Actualice las Tablas de Aportes y provisiones. Opción: Principal / Contabilidad / Mantenimiento / Tablas de Encadenamiento / Tabla de Aportes y provisiones.

Ejecute este paso si está instalado en su entidad el módulo de nómina. La forma de ejecutar esta opción la encontrará en el documento llamado “Manuales Sega – Módulo de Nómina”.

Paso No. 14. Actualice las Tablas de Novedades de Causación. Opción: Principal / Administración / Estructura Orgánica / Mas tablas / Tablas de Novedades / Novedades de Causación.

Ejecute este paso si está utilizando en su organización el módulo de grabación de causaciones para incluir movimientos al sistema. Revise el aparte de “Mantenimiento Tablas de Novedades” del presente manual para obtener información de la manera como opera dicha opción.

Paso No. 15. Actualice las Tablas de Novedades de Giros / Pagos. Opción: Principal / Administración / Estructura Orgánica / Mas tablas / Tablas de Novedades / Novedades de Giro / Pagos.

Ejecute este paso si está utilizando en su organización el módulo Emisión de cheques del SEGA.


Revise el aparte de “Mantenimiento Tablas de Novedades” del presente manual para obtener información de la manera como opera dicha opción.

Paso No. 16. Actualice las Tablas de Novedades de Salidas de Almacén, Activos y servicios. Opción: Principal / Administración / Estructura Orgánica / Mas tablas / Tablas de Novedades / Novedades de Salida de Almacén.

Ejecute este paso si está utilizando en su organización el módulo salidas de Almacén de suministros, salidas de activos o salidas de servicios. Revise el aparte de “Mantenimiento Tablas de Novedades” del presente manual para obtener información de la manera como opera dicha opción.

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