Manual Sistema de Información Cuéntame v6

PROCESO GESTIN TECNOLGICA

MANUAL APLICATIVO SISTEMA DE

INFORMACIN CUENTAME

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Versin 6.0 Pgina 1 de

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INSTITUTO COLOMBIANO DE BIENESTAR FAMILIAR

DIRECCIN DE PRIMERA INFANCIA

SISTEMA DE INFORMACIN CUNTAME



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1. OBJETIVO Describir de forma secuencial la funcionalidad y el entorno del aplicativo implementado para el registro de informacin de las diferentes modalidades de las direcciones de prevencin del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar -ICBF, que permita el registro de informacin de Representante Legal, Entidades Contratistas, Contratos, Talento Humano, Unidades de Servicio, Sedes Educativas, Estructura Paramtrica y Cargue de Archivos. 2. ALCANCE El manual para el aplicativo CUNTAME inicia con la descripcin del Sistema de Informacin, y finaliza con la descripcin del registro de informacin en el mdulo de Cargue de Archivos.

3. DEFINICIONES

Archivo Plano: es un archivo compuesto nicamente por texto sin formato, slo caracteres, carecen de informacin destinada a generar formatos (negritas, subrayado, cursivas, tamao, etc.) y tipos de letra (por ejemplo, Arial, Times, Courier, etc.)

Cdigo DANE: nmero nico de identificacin de cada uno de los establecimientos educativos. El cdigo DANE para los nuevos establecimientos educativos ser asignado por el Ministerio de Educacin Nacional.

Contrato: es el vnculo jurdico que tiene el Instituto Colombiano de Bienestar familiar con las Entidades Contratistas en donde se establece la vigencia, el valor total del contrato y la cantidad de cupo aprobados para la prestacin del servicio. Entidad Administradora del Servicio - EAS: es una organizacin identificable que realiza actividades econmicas, constituida por combinaciones de recursos humanos, recursos naturales y capital, coordinados por un Representante legal que toma decisiones encaminadas a la consecucin de los fines para los cuales fue creada. La entidad puede ser una persona natural o una persona jurdica, o una parte o combinacin de ellas. Su objeto social contemple el fortalecimiento de la familia y la niez para el mejoramiento de calidad de vida de los nios y familias beneficiarios del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar. Grupo tnico: un grupo tnico es aquel que se diferencia en el conjunto de la sociedad nacional o hegemnica por sus prcticas socioculturales, las cuales pueden ser visibles a travs de sus costumbres y tradiciones. Estas ltimas le permiten construir un sentido de pertenencia con comunidad de origen. Los grupos tnicos en Colombia estn conformados por los pueblos indgenas, los afrocolombianos o afrodescendientes, los raizales y los rom.

Hogar comunitario: estos funcionan en casas particulares, perteneciente a la familia de la madre cuidadora, quines son amas de casa propuestas por los padres beneficiarios y lderes
http://es.wikipedia.org/wiki/Car%C3%A1cter_(inform%C3%A1tica)



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comunitarios, quienes tienen bajo su responsabilidad el cuidado de y atencin de grupos de 10 a 12 nias o nios menores de 7 aos de edad, Funciona de lunes a viernes en horario diurno, en una vivienda familiar previamente seleccionada. Madre comunitaria: mujeres que prestan sus servicios al Estado cuidando nios y nias que pertenecen a los niveles 1, 2 y 3 del Sisben, bajo la coordinacin de una organizacin comunitaria. Su labor la adelanta bajo la supervisin del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y, en el caso del Distrito Capital, tambin estn a cargo de las madres vinculadas a las casas vecinales. MEN: Ministerio de Educacin Nacional. Otro Si: es una adicin al contrato (en cupos o valor) o una prrroga de tiempo en un contrato inicial. Reporte: es un documento, generado por el Sistema, que presenta de manera Estructurada y/o Resumida datos relevantes guardados o generados por la misma aplicacin. Los reportes agrupan los datos de acuerdo a una seleccin de bsqueda especificada. CUNTAME: aplicativo orientado a apoyar la recoleccin de los servicios de las diferentes modalidades de las direcciones de prevencin del ICBF. Sede Educativa: toda instalacin fsica de un establecimiento educativo identificada con direccin diferente. Talento Humano: grupo interdisciplinario, encargado de la atencin de los nios y nias en la Unidad de Servicio. Unidad de Servicio: es el punto donde son atendidos los beneficiarios de todos los programas ofrecidos por el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar; los responsables de estas unidades de servicio son personas lderes en su comunidad. 4. DESARROLLO

4.1 Sistema de Informacin CUNTAME

Qu es el aplicativo CUNTAME? El aplicativo CUNTAME est orientado a apoyar la recoleccin de los servicios de las diferentes modalidades de las direcciones de prevencin del ICBF, a travs del cargue de informacin masiva en lnea correspondiente a los beneficiarios y su caracterizacin que son atendidos por las Unidades de Servicio contratadas para la nueva vigencia. Esta informacin se



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registra por medio de la herramienta de recoleccin dispuesta en el aplicativo para cada modalidad que es convertida a archivos planos para su validacin, procesamiento y cargue. Qu informacin se registra en el aplicativo?

Informacin del Representante Legal de la EC

Informacin de la Entidad Administradora del Servicio.

Informacin del Contrato

Informacin de Unidades de Servicio

Informacin de Talento Humano

Informacin de Beneficiarios

Informacin de Estructura Paramtrica

Mdulo para el Cargue de Archivos

Informacin de Sede Educativa

CONSIDERACIN GENERAL

El aplicativo se encuentra en funcionamiento en ambiente de produccin en la ip http://RubOnline.icbf.gov.co

Para una mejor navegacin dentro del aplicativo, se sugiere utilizar Internet Explorer como navegador.

Todos los campos que tienen un asterisco (*), son datos obligatorios que deben ser ingresados para que el sistema permita guardar la informacin correctamente.

Habilitar ventanas emergentes en el navegador seleccionado.

4.2 ICONOS DE NAVEGACIN

Comando Descripcin Modo de Operacin

Aplicar: este comando se utiliza para validar el

ingreso del usuario y contrasea del aplicativo.

Aplicar

Consultar: al pulsar sobre este icono permite al

usuario ejecutar consultas. El resultado

depender de los criterios de bsqueda

establecidos por el usuario, en cada uno de los

mdulos.

Consultar
http://rubonline.icbf.gov.co/



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Agregar: permite al usuario crear un nuevo

registro de informacin en el sistema, por

ejemplo: Ingresar una Entidad Administradora del

Servicio, agregar un Contrato, Beneficiario, etc.

Agregar

Editar: permite modificar la informacin de un

registro previamente creado en el sistema.

Editar

Guardar: permite guardar un registro por primera

vez o actualizar los cambios cuando se realice

una edicin.

Guardar

Eliminar: permite eliminar de manera

permanente un registro creado en el sistema.

Eliminar

Ir al Inicio: permite regresar al men inicio. Inicio

Ayuda: a travs de este comando podr

consultar ayuda sobre la pantalla que est

trabajando actualmente.

Ayuda

Cerrar Sesin: indica que el usuario puede

cerrar la sesin de trabajo y salir de forma

correcta del sistema.

Cerrar

Buscar: al pulsar sobre este icono permite al

usuario habilitar bsqueda de informacin

previamente registrada.

Buscar

Listar: permite aumentar o disminuir una

cantidad numrica

Listar

Calendario: permite seleccionar una fecha de

acuerdo al formato establecido en el aplicativo.

Calendario

Detalle: botn que permite visualizar el detalle de

La informacin registrada.

Detalle

Tabla 1. conos del sistema

4.3 INGRESO AL APLICATIVO Y REGISTRO DE INFORMACIN



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Para ingresar al aplicativo se debe escribir o registrar la siguiente direccin en la barra de navegacin del navegador de internet seleccionado:

http://RubOnline.icbf.gov.co Al digitar la direccin del aplicativo el sistema visualiza la ventana que permite autenticarse en el sistema con el usuario y contrasea correspondientes:

Imagen 1. Ingreso al aplicativo

Olvidaste tu clave

Cuando el usuario haya olvidado su clave de ingreso al aplicativo, debe dar clic en la opcin Olvidaste tu clave que aparece en la pantalla inicial del aplicativo. El Usuario y correo electrnico solicitado debe ser el mimo que se ingres al momento de crear el usuario y al cual le va a llegar la clave para el ingreso al aplicativo.

Ingreso al aplicativo Para ingresar al aplicativo se debe digitar el Usuario y Contrasea asignados. Una vez

digitado el usuario y contrasea se debe pulsar la tecla Enter o dar clic en el cono , el sistema validar los datos proporcionados y permitir ingresar al aplicativo para registrar, modificar o consultar la informacin correspondiente. La pantalla inicial es la siguiente:
http://rubonline.icbf.gov.co/



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Imagen 2. Pantalla inicio aplicativo

En el aplicativo se encuentran los mdulos de:

Seguridad: o Cambio de Clave o Usuario o Rol o Programa o Cargue de Usuarios o Desbloquear Usuarios

CUNTAME: o Representante Legal: formulario para el registro de informacin del Representante

Legal de la EAS o Entidad Administradora del Servicio: formulario para agregar datos de la Entidad

Administradora del Servicio. o Contrato: formulario para ingresar los datos del contrato. o Unidad de Servicio: formulario para agregar informacin de la Unidad de Servicio. o Talento Humano: formulario para registrar informacin de los integrantes de grupo

Beneficiarios: permite realizar el registro de los diferentes tipos de beneficiarios de Primer Infancia.

o Estructura Paramtrica: formulario para registrar Estructura Paramtrica. o Cargue de Archivos: formulario para cargar archivos planos masivamente.

Reportes

o El aplicativo permite exportar a Excel la informacin registrada de Entidades Administradoras de Servicio, Contratos, Unidades de Servicio y Talento Humano

o Consolidado de contratos por regional con vigencia y tipo de vigencia



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o Contratos por Entidad Administradora de Servicio o Unidades de Servicio por Contrato o Unidades de Servicio por Regional o Beneficiarios por Unidades de Servicio o Contratos por Departamento y Municipio o Unidades de Servicio o Talento Humano o Contratos por Regional en una Vigencia o Informacin general del Contrato o Talento Humano asociado a una Unidad de Servicio y Contrato_Servicio o Talento Humano por Regional o Listado general por toma (Salud y Nutricin)

4.3.1 Registro de informacin: Para realizar el registro de informacin en el aplicativo se debe seguir el siguiente orden: Representante Legal - Entidad Administradora del Servicio Contratos Talento Humano - Unidad de Servicio - Beneficiarios. Una vez se ingrese la informacin anterior, se puede proceder a registrar la informacin Estructura Paramtrica y realizar el cargue masivo de registros. Mdulo Representante Legal: permite registrar, modificar y consultar la informacin del Representante Legal de la EAS. Para iniciar el registro de informacin, se debe dar clic sobre el mdulo denominado Representante Legal..

Imagen 3. Ingreso Representante Legal



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Al ingresar al mdulo Representante Legal se debe dar clic en la opcin agregar ( ), que se encuentra en la parte superior derecha de la pantalla. Se habilitarn los campos del formulario para su registro. Diligenciamiento del formulario de Representante Legal: El aplicativo carga el formulario para diligenciar los campos del Representante Legal, los cuales se describen a continuacin:

Imagen 4. Formulario Representante Legal

Tipo Documento: dato obligatorio, seleccionar de la lista desplegable de acuerdo a: C.C. Cdula de ciudadana, C.E. Cdula de extranjera o PA. Pasaporte.

Nmero de documento: dato obligatorio, ingresar el nmero de documento del representante Legal de la Entidad Administradora del Servicio.

o C.C. Cdula de ciudadana: debe tener una longitud entre tres y ocho dgitos y diez y once. Debe ser un valor numrico.

o C.E. Cdula de extranjera: debe tener una longitud entre tres (3) y (6) seis dgitos. Debe ser un valor numrico.

o PA: Pasaporte: debe tener una longitud de menos de diecisiete (17) dgitos. Puede ser un valor alfanumrico.

Primer Nombre: dato obligatorio, ingresar el primer nombre del representante legal de la Entidad Administradora del Servicio.

Segundo Nombre: ingresar el segundo nombre del representante legal de la Entidad Administradora del Servicio, si el nombre es compuesto se debe registrar este campo.



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Primer apellido: dato obligatorio, ingresar el primer apellido del representante legal de la Entidad Administradora del Servicio.

Segundo Apellido: ingresar segundo apellido del representante legal de la Entidad Administradora del Servicio. Si el representante legal no cuenta con segundo apellido, se debe dejar este campo en blanco.

Telfono: dato obligatorio, ingresar el nmero telefnico del representante legal de la Entidad Administradora del Servicio. Este campo debe tener 7 digito numricos.

Celular: digite el nmero de celular del representante legal de la Entidad Administradora del Servicio. Debe tener una longitud de diez dgitos.

Departamento de Residencia: seleccionar de la lista desplegable, el departamento de residencia del representante legal de la Entidad Administradora del Servicio.

Municipio de residencia: seleccionar de la lista desplegable, el municipio de residencia del representante legal de la Entidad Administradora del Servicio.

Zona de ubicacin: dato obligatorio, seleccionar de la lista desplegable, la Zona de residencia del representante legal de la Entidad Administradora del Servicio.

o Cabecera: se debe seleccionar si la residencia del representante legal de la Entidad Administradora del Servicio se encuentra ubicada en el casco urbano.

o Resto: se debe seleccionar si la residencia del representante legal de la Entidad Administradora del Servicio se encuentra ubicada en el rea rural.

Centro Poblado: seleccionar de la lista desplegable. Este campo se habilita si en el campo Zona de ubicacin se ha seleccionado: Cabecera.

Comunidad/Localidad: seleccionar de la lista desplegable. Este campo se habilita si en el campo Zona de ubicacin se ha seleccionado: Cabecera.

Barrio: seleccionar de la lista desplegable. Este campo se habilita si en el campo Zona de ubicacin se ha seleccionado: Cabecera.

Nombre zona resto: dato ingresado por el usuario. Digitar el nombre de la Zona resto. Este campo se habilita si en el campo Zona de ubicacin se ha seleccionado: Resto.

Direccin: seleccionar la zona de ubicacin del Representante legal de la Entidad Administradora del Servicio (Rural o Urbana). Al ubicarse sobre cada espacio de la direccin el aplicativo le indicar que informacin debe ingresar.

o Urbana: se debe seleccionar si direccin se encuentra ubicada en el casco urbano, y diligenciar la informacin correspondiente a la direccin. Ejemplo: si la direccin a ingresar es CLL 72 A SUR NO 28D-84, se debe ingresar

de la siguiente manera:

Imagen 5. Ejemplo 1: direccin urbana

Si se desea eliminar la informacin registrada de la direccin, se de pulsar sobre la opcin limpiar:



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Imagen 6. Borrar direccin

o Rural: se debe seleccionar si la direccin se encuentra ubicada en el rea rural, y diligenciar la informacin correspondiente a la direccin. Ejemplo:

Imagen 7. Direccin rural

Correo Electrnico: ingresar el correo electrnico del Representante Legal, debe contar con el formato adecuado. Ejemplo: [email protected]

Luego del diligenciamiento de la informacin en su totalidad, de acuerdo a los campos del

formulario, se debe dar clic en el cono guardar ( ) ubicado en la parte superior derecha de la pantalla. Si algn dato del formulario no qued bien diligenciado, el sistema arroja una observacin de color rojo al frente de cada casilla.

Imagen 8. Ejemplo mensaje dato mal diligenciado

Una vez se hayan ingresado correctamente los datos del Representante Legal de la EAS,

se debe seleccionar el botn Guardar ( ). El sistema muestra un mensaje donde indica que se han guardado correctamente datos. Si este mensaje no aparece, se debe revisar el formulario, pues no se ha diligenciado la informacin correctamente o completa.

Imagen 9. Alerta informacin guardada



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Modificar Representante Legal de la Entidad Administradora del Servicio Posterior al registro de la informacin del representante legal de la Entidad Administradora del Servicio, el sistema permite realizar actualizaciones y modificaciones; para ello se

debe ingresar al mdulo de Representante Legal y dar clic en el cono Consultar ( ), el cual se encuentra en la parte superior derecha de la pantalla. Si se conoce algn dato del representante legal, se pueden utilizar los diferentes criterios de bsqueda.

Imagen 10. Resultado de bsqueda de Representante Legal de la Entidad Administradora del Servicio

Para ver el detalle del representante legal del listado, se debe dar clic en el botn detalle

( ) el cual se encuentra a la izquierda. El sistema muestra la informacin registrada del representante legal seleccionado en modo No editable. En la parte superior derecha aparecen los botones de Consultar, Agregar, Eliminar y Editar.



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Imagen 11. Eliminar y Editar Representante Legal

Eliminar Representante Legal ( ): permite eliminar el representante legal de la Entidad Administradora del Servicio. El representante legal no puede ser eliminado si se encuentra asociado a una EAS.

Editar Entidad Administradora del Servicio ( ): permite editar la informacin del representante legal de la Entidad Administradora del Servicio. El sistema habilita el formulario para realizar los cambios pertinentes, luego de realizar estos cambios se selecciona la opcin Guardar.

Mdulo Entidad Administradora del servicio: permite registrar, modificar y consultar la informacin de la Entidad Administradora del Servicio. Para iniciar el registro de informacin de la Entidad Administradora del Servicio, se debe dar clic sobre el mdulo denominado Entidad Administradora del Servicio. Para registrar la Entidad Administradora del Servicio, debe estar previamente creado el Representante Legal.



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Imagen 12. Ingreso Entidad Administradora del Servicio

Al ingresar al mdulo Entidad Administradora del Servicio se debe dar clic en la opcin

agregar ( ), que se encuentra en la parte superior derecha de la pantalla. Se habilitarn los campos del formulario de Entidad Administradora del Servicio para su registro, los cuales se describen a continuacin:



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Imagen 13. Mdulo Administradora del Servicio

Nombre Entidad Administradora del Servicio: dato obligatorio, digitar el nombre completo de la Entidad Administradora del Servicio.

Tipo de Documento: dato obligatorio, seleccionar NIT o RUT, de acuerdo al tipo de documento de la Entidad Administradora del Servicio.

Nmero Identificacin: dato obligatorio, digitar el nmero de documento de la Entidad Administradora del Servicio teniendo en cuenta: o NIT: se deben ingresar nueve (9) dgitos. o RUT: debe ser un valor entre tres (3) y diez (10) dgitos.

Dgito Verificacin: dato calculado automticamente por el sistema.

Tipo Organizacin: seleccionar de la lista desplegable el tipo de organizacin de la Entidad Administradora del Servicio. En esta lista se encuentran las siguientes opciones: o Sociedad Limitada: es una sociedad capitalista de carcter mercantil con personalidad

jurdica, en la que el capital social est dividido en participaciones sociales, integradas por las aportaciones de los socios y valoradas econmicamente.

o Sociedad Annima: es aquella sociedad mercantil cuyos titulares lo son en virtud de una participacin en el capital social a travs de ttulos o acciones.

o Sociedad Annima Simplificada: La sociedad por acciones simplificada es una sociedad de capitales cuya naturaleza ser siempre comercial, independientemente de las
http://es.wikipedia.org/wiki/Sociedad_mercantilhttp://es.wikipedia.org/wiki/Capital_socialhttp://es.wikipedia.org/wiki/Acci%C3%B3n_(finanzas)



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actividades previstas en su objeto social. Para efectos tributarios, la sociedad por acciones simplificada se regir por las reglas aplicables a las sociedades annimas.

o Persona Natural: es una persona humana que ejerce derechos y cumple obligaciones a ttulo personal.

o Organizacin Religiosa o Organizacin Extranjera o ONG: organizacin no gubernamental, es una entidad de carcter privado, con fines y

objetivos humanitarios y sociales definidos por sus integrantes. o Fundacin: tipo de persona jurdica que se caracteriza por ser una organizacin sin

nimo o fines de lucro. o Empresa Privada: la empresa es la unidad econmico-social con fines de lucro, en la

que el capital, el trabajo y la direccin se coordinan para llevar a cabo una produccin socialmente til, de acuerdo con las exigencias del bien comn.

o Corporacin: es una asociacin de personas autorizadas para actuar como una nica sociedad segn la ley, y que tenga derechos y obligaciones distintos de los individuos que estn formando el organismo.

o Cooperativa: una cooperativa es una asociacin autnoma de personas que se han unido voluntariamente para formar una organizacin democrtica cuya administracin y gestin debe llevarse a cabo de la forma que acuerden los socios.

o Comandita Simple o Comandita Por Acciones o Caja De Compensacin: empresa social de carcter privado, autnoma, vigilada por el

Estado colombiano. o Asociacin: es una entidad formada por un conjunto de asociados o socios para la

persecucin de un fin de forma estable, sin nimo de lucro y con una gestin democrtica.

o Agremiaciones: es un conjunto de personas las cuales en su calidad de socios buscan siempre un objetivo especfico creando entidades sin nimo de lucro.

o Otro: se refiere a otro tipo de organizacin diferente a las expuestas anteriormente

Departamento: dato obligatorio, seleccionar de la lista desplegable el departamento de ubicacin de la Entidad Administradora del Servicio.

Municipio: dato obligatorio, seleccionar de la lista desplegable, el municipio de ubicacin de la Entidad Administradora del Servicio. Esta lista depende de la seleccin del departamento.

Direccin: seleccionar la zona de ubicacin de la Entidad Administradora del Servicio (Rural o Urbana).

o Urbana: se debe seleccionar si direccin se encuentra ubicada en el casco urbano, y diligenciar la informacin correspondiente a la direccin. Ejemplo: si la direccin a ingresar es CLL 72 A SUR NO 28D-84, se debe ingresar

de la siguiente manera:

Imagen 14. Ejemplo 1: direccin urbana



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Si se desea eliminar la informacin registrada de la direccin, se de pulsar sobre el link limpiar:


o Rural: se debe seleccionar si la direccin se encuentra ubicada en el rea rural, y diligenciar la informacin correspondiente a la direccin. Ejemplo:


Telfono: dato obligatorio, ingresar el nmero telefnico, teniendo en cuenta que el primer nmero corresponde al indicativo. Este campo debe tener una longitud de ocho (8) dgitos, el primer dgito corresponde al indicativo, los siete (7) restantes corresponden al nmero telefnico.

Fax: ingresar el nmero de Fax. Este campo debe tener una longitud de siete (7) dgitos.

Correo Electrnico: dato obligatorio, ingresar el correo electrnico institucional de la Entidad Administradora del Servicio, debe contar con el formato adecuado ([email protected]).

Tipo Documento Contacto: dato obligatorio, seleccionar de la lista desplegable de acuerdo a: C.C. Cdula de ciudadana, C.E. Cdula de extranjera o PA. Pasaporte.

Nmero Documento Contacto: dato obligatorio, ingresar el nmero de documento del Contacto de la Entidad Administradora del Servicio.




Primer Nombre Contacto: dato obligatorio, digitar el primer nombre del contacto de la Entidad Administradora del Servicio.

Segundo Nombre Contacto: digitar el segundo nombre del contacto de la Entidad Administradora del Servicio.

Primer Apellido Contacto: dato obligatorio, digitar el primer apellido del contacto de la Entidad Administradora del Servicio.

Segundo Apellido Contacto: digitar el segundo apellido del contacto de la Entidad
mailto:[email protected]



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Administradora del Servicio

Telfono Contacto: dato obligatorio, ingresar el nmero telefnico. Este campo debe tener una longitud de siete (7) dgitos.

Correo Electrnico Contacto: dato obligatorio, ingresar el correo electrnico del contacto de la Entidad Administradora del Servicio, debe contar con el formato adecuado ([email protected]).

Cargo Contacto: seleccionar de la lista desplegable el cargo del contacto de la Entidad Administradora del Servicio.

Sigla: digitar la sigla del nombre por el cual es conocida la Entidad Administradora del Servicio

Ciiud: cdigo de actividad econmica segn tabla paramtrica de CIIUD.

Rup: es un registro de creacin legal en el cual se inscriben las personas naturales o jurdicas que aspiran a celebrar con entidades estatales contratos, datos ingresados por el usuario.

Tipo Rgimen: seleccionar de la lista desplegable si la Entidad Administradora del Servicio es de rgimen Comn o Simplificado.

Matrcula Mercantil: digitar el nmero de matrcula mercantil de la Entidad Administradora del Servicio.

Pgina Web: digitar la direccin de la pgina Web de la Entidad Administradora del Servicio.

Naturaleza Jurdica: seleccionar de la lista desplegable la naturaleza jurdica de la Entidad Administradora del Servicio: Mixta, Privada o Pblica.

Tamao Empresa: seleccionar de la lista desplegable el tamao de la Entidad Administradora del Servicio: Grande, Mediana, Pequea o Microempresa.

Representante Legal: dato obligatorio, se debe seleccionar el representante legal registrado previamente en el Sistema. Para ello se debe dar clic en el botn buscar

( ). El sistema muestra una ventana donde se debe buscar y seleccionar el Representante Legal de la Entidad Administradora del Servicio.
mailto:[email protected]



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Imagen 17. Buscar Representante Legal

Se debe dar clic en el cono Consultar ( ), el cual se encuentra en la parte superior derecha de la pantalla. El sistema muestra la informacin de Representante Legal registrados previamente, de acuerdo a los criterios de bsqueda. Para seleccionar el Representante Legal que est vinculado a la

Entidad Administradora del Servicio, se debe dar clic en el botn detalle ( ) el cual se encuentra a la izquierda del listado.

Certificaciones de Calidad: seleccionar las certificaciones de calidad con las que cuente la Entidad Administradora del Servicio, y diligenciar el Estado, en caso de que en este estado se seleccione la opcin certificada, se ingresa la Fecha de Expedicin y Expiracin de la certificacin.

Imagen 18. Certificaciones de Calidad de la EC



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Una vez se hayan ingresado correctamente los datos de la EC, se debe seleccionar el

botn Guardar ( ). El sistema muestra un mensaje donde indica que se han guardado correctamente los datos.


Modificar Entidad Administradora del Servicio Posterior al registro de la Entidad Administradora del Servicio, el sistema permite realizar actualizaciones y modificaciones; para ello se debe ingresar al mdulo de Entidad

Administradora del Servicio y dar clic en el cono Consultar ( ), el cual se encuentra en la parte superior derecha de la pantalla. Si se conoce algn dato de la Entidad Administradora del Servicio, se pueden utilizar los diferentes criterios de bsqueda.

Imagen 20. Criterios de bsqueda de Entidad Administradora del Servicio

Para ver el detalle de una de las Entidad Administradora del Servicio del listado, se debe

dar clic en el botn detalle ( ) el cual se encuentra a la izquierda de cada una de las EC. El sistema muestra la informacin registrada de la Entidad Administradora del Servicio seleccionada. En la parte superior derecha aparecen los botones de Consultar, Agregar, Eliminar y Editar.



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Imagen 21. Eliminar y Editar Entidad Administradora del Servicio

Eliminar Entidad Administradora del Servicio ( ): permite eliminar la Entidad Administradora del Servicio seleccionada. Esta no puede ser eliminada si tiene Contratos asociados.

Editar Entidad Administradora del Servicio ( ): permite editar la informacin de la Entidad Administradora del Servicio seleccionada. El sistema habilita el formulario para ser editado. Inactivar Entidad Administradora del Servicio: para inactivar una Entidad Administradora del Servicio se debe ingresar a editar la Entidad Administradora del Servicio. El sistema habilita los campos Estado, Fecha Estado y Motivo Estado, los cuales deben ser diligenciados.

Imagen 22. Inactivar Entidad Administradora del Servicio

Para el Estado, se debe seleccionar de acuerdo a: o suspendida: la Entidad Administradora del Servicio debe contener tipos de

acciones correctivas para asocirsele un contrato. o Cancelada: la Entidad Administradora del Servicio no est habilitada para asociarle

contrato. o Inactivo: la Entidad Administradora del Servicio no tiene contrato vigente.



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o Activo: la Entidad Administradora del Servicio tiene un contrato vigente.

Finalmente, se debe dar clic en el botn guardar ( ). Mdulo Contrato: permite registrar, modificar y consultar la informacin de los Contratos. Para ingresar informacin de Contrato, previamente debe estar registrada la Entidad Administradora del Servicio. Para agregar un contrato, se debe dar clic en el mdulo de Contrato:

Imagen 23. Mdulo Contrato

El sistema muestra la siguiente pantalla, la cual permite ingresar un nuevo contrato dando

clic en el cono agregar ( ).

Imagen 24. Agregar Contrato



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Diligenciamiento del formulario de Contrato: El Sistema carga el formulario para diligenciar los campos del contrato, los cuales se describen a continuacin:

Imagen 25. Formulario Contrato

Entidad Administradora del Servicio: dato obligatorio, para iniciar el ingreso de la informacin es necesario seleccionar la Entidad Administradora del Servicio a la cual

va a estar vinculado el contrato. Se debe dar clic en el cono Buscar ( ). El sistema muestra la siguiente ventana:



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Imagen 26. Consultar Entidad Administradora del Servicio

El sistema permite utilizar los diferentes criterios de bsqueda, se debe dar clic en el

cono Consultar ( ), posteriormente se selecciona la Entidad Administradora del

Servicio a la cual est vinculado el contrato, para ello se da clic en el botn Detalle ( ).

Tipo Contrato: dato obligatorio, seleccionar de la lista desplegable el tipo de contrato que se est registrando.

Regional: dato obligatorio, seleccionar de la lista desplegable la regional de ubicacin del Contrato. Este campo se inhabilita si en el campo Tipo Contrato se ha seleccionado Macro regionales

Macro-Regional: seleccionar de la lista desplegable, la Macro-Regional del Contrato. Este campo se habilita si en el campo Tipo Contrato se ha seleccionado Macro regionales.

Nmero Contrato: dato obligatorio, debe ser digitado y corresponde al nmero adjudicado a dicho Contrato. Este campo no debe contener caracteres especiales. No debe existir ms de un contrato con el mismo nmero para la misma Regional.

Objeto Contrato: dato obligatorio, digitar el objeto del contrato que se est registrando.

Vigencia: dato obligatorio, seleccionar de la lista desplegable el ao para el cual aplica la vigencia del Contrato.

Fecha Inicio: dato obligatorio, seleccionar la fecha de inicio del Contrato. El formato de fecha debe ser dd/mm/aaaa.

Fecha Fin: dato obligatorio, seleccionar la fecha de finalizacin del Contrato. El formato de fecha debe ser dd/mm/aaaa.

Cupos Contratados: dato obligatorio, corresponde al nmero total de cupos contratados especificados en el Contrato, este dato debe ser mayor a cero.

Valor del Contrato: dato obligatorio, corresponde al valor total del Contrato, este dato



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debe ser mayor a uno.

Nmero RP: dato obligatorio, digitar el nmero del Registro Presupuestal del Contrato.

Regional RP: dato obligatorio, seleccionar de la lista desplegable.

Vigencia RP: dato obligatorio, seleccionar de la lista desplegable despegable, la vigencia del Registro Presupuestal del Contrato.

Nmero Pliza: digitar el nmero de Pliza

Fecha Inicio Pliza: seleccionar del calendario la fecha de inicio de la pliza del contrato. Esta fecha no debe ser mayor a la fecha de inicio del contrato.

Fecha Fin Pliza: seleccionar del calendario la fecha de fin de la pliza del contrato. Esta fecha debe ser mayor a la fecha de inicio de la pliza.

Imagen 27. Supervisor del Contrato

Tipo Documento del Supervisor: dato obligatorio, seleccionar el tipo de documento del Supervisor del Contrato.

No. Documento Supervisor: dato obligatorio, digitar el nmero de documento del Supervisor del Contrato.

Primer Nombre Supervisor: dato obligatorio, digitar el primer nombre del Supervisor del Contrato.

Segundo Nombre Supervisor: digitar el segundo nombre del Supervisor del Contrato.

Primer Apellido Supervisor: dato obligatorio, digitar el primer apellido del Supervisor del Contrato.

Segundo Apellido Supervisor: digitar el segundo apellido del Supervisor del Contrato.

Tipo Supervisor: seleccionar de la lista desplegable el tipo de Supervisor para el Contrato que se est diligenciando.

Cargo Supervisor: digitar el cargo del Supervisor del Contrato.



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Imagen 28. Ordenador del Contrato

Tipo Documento del Ordenador: dato obligatorio, seleccionar el tipo de documento del Ordenador del Contrato.

No. Documento Ordenador: dato obligatorio, digitar el nmero de documento del Ordenador del Contrato.

Primer Nombre Ordenador: dato obligatorio, digitar el primer nombre del Ordenador del Contrato.

Segundo Nombre Ordenador: digitar el segundo nombre del Ordenador del Contrato.

Primer Apellido Ordenador: dato obligatorio, digitar el primer apellido del Ordenador del Contrato.

Segundo Apellido Ordenador: digitar el segundo apellido del Ordenador del Contrato.

Cargo Ordenador: digitar el cargo del Ordenador del Contrato.

Imagen 29. Interventor del Contrato

Tipo Documento del Interventor: dato obligatorio, seleccionar el tipo de documento del Interventor del Contrato.

No. Documento Interventor: dato obligatorio, digitar el nmero de documento del Interventor del Contrato.

Una vez se hayan ingresado correctamente los datos del Contrato, se debe seleccionar el

botn Guardar ( ). El sistema muestra un mensaje donde indica que se han guardado correctamente los datos del contrato.




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Modificar un Contrato: Posterior al registro del Contrato, el sistema permite realizar actualizaciones y modificaciones; para ello se debe ingresar al mdulo de Contrato y dar clic en el cono

Consultar ( ), el cual se encuentra en la parte superior derecha de la pantalla. Si se conoce algn dato del Contrato, se pueden utilizar los diferentes criterios de bsqueda. Al realizar la bsqueda, el sistema despliega una lista de Contratos registrados en el aplicativo, o los que corresponden a los criterios de bsqueda ingresados.

Imagen 31. Resultado de consulta Contrato

Para seleccionar uno de los Contratos del listado, se debe dar clic en el botn detalle

( ) de este Contrato. El sistema muestra la informacin del Contrato seleccionado.

Imagen 32. Informacin del Contrato

En la parte superior derecha aparecen los botones de Consultar, Agregar, Eliminar y Editar.



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Eliminar Contrato ( ): permite eliminar el Contrato seleccionado. El sistema no permitir eliminar un contrato si tiene UDS asociadas.

Editar Contrato ( ): permite editar la informacin del Contrato seleccionado. El sistema deshabilita los campos: Tipo Contrato, Regional, Nmero del Contrato, Cupos del Contrato, Valor del Contrato. Los dems datos pueden ser modificados. Inactivar Contrato: para inactivar un Contrato se debe ingresar a editar el Contrato. El sistema habilita los campos Estado, Fecha Estado y Motivo Estado, los cuales deben ser diligenciados.

Imagen 33. Inactivar Contrato

Asociar servicios al Contrato: Una vez creado el contrato, se le deben asociar los servicios, para ello se debe ingresar al mdulo Contrato, se busca el contrato al cual se le van a vincular los servicios.

Imagen 34. Consultar Contrato

Posteriormente se debe seleccionar el contrato al cual se le van a agregar servicios dando

clic en el botn Detalle ( ). El sistema carga la informacin del contrato.



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Imagen 35. Agregar servicio al Contrato

En la parte superior izquierda aparece el botn ir a , se debe seleccionar la opcin Contrato Servicio. El sistema muestra la siguiente pantalla:


El sistema carga la informacin bsica del Contrato. Para agregar el servicio se debe dar

clic en el botn agregar ( ) ubicado en la parte superior izquierda de la pantalla.



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El sistema habilita los siguientes campos:

Servicio: dato obligatorio, se debe seleccionar de la lista desplegable el servicio que se desea agregar al contrato.

Macro-Regional: si aplica, se debe seleccionar de la lista desplegable la Macro-Regional del servicio.

Valor: dato obligatorio, digitar el valor del servicio que se desea agregar al contrato. Este valor no puede superar el valor total del contrato. Se debe tener en cuenta la sumatoria del valor de los dems servicios agregados al contrato.

Cupos: dato obligatorio, digitar los cupos del servicio que se desea agregar al contrato. Los cupos no puede superar los cupos totales del contrato. Se debe tener en cuenta la sumatoria de los cupos de los dems servicios agregados al contrato.

Fecha inicio del servicio: seleccionar del calendario la fecha de inicio del servicio.

Fecha final del servicio: seleccionar del calendario la fecha final del servicio.

Finalmente, se debe dar clic en el botn guardar ( ). Agregar Otro Si a un contrato: Para agregar un Otro Si se debe ingresar al mdulo Contrato, se busca el contrato.



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Posteriormente se debe seleccionar el contrato al cual se le van a agregar un Otro Si

dando clic en el botn Detalle ( ). El sistema carga la informacin del contrato.

Imagen 39. Agregar Otro Si al Contrato

En la parte superior izquierda aparece el botn ir a , se debe seleccionar la opcin Otro Si. El sistema carga la informacin bsica del Contrato. Para agregar un Otro Si se debe

dar clic en el botn agregar ( ) ubicado en la parte superior izquierda de la pantalla.



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Imagen 40. Agregar Otro Si al Contrato


Tipo Otro Si: dato obligatorio, seleccionar de la lista desplegable si es: o Prrroga: si es una prolongacin en la duracin del contrato. o Modificacin: si el contrato tiene una modificacin por cambio en cupos y/o en

valor. o Prrroga y Modificacin: si en el contrato se realiza una prrroga y tambin una

modificacin.

Valor Otro Si: si el contrato tuvo una adicin en valor, se debe diligenciar el valor correspondiente a la modificacin. Este campo se habilita si en el campo Tipo de Otro Si se seleccion Modificacin o Prrroga y Modificacin.

Cupo de Otro Si: si el contrato tuvo una adicin en cupos, se debe diligenciar el valor correspondiente a la modificacin. Este campo se habilita si en el campo Tipo de Otro Si se seleccion Modificacin o Prrroga y Modificacin.

Descripcin: diligenciar la descripcin del Otro Si.

Fecha inicio Otro Si: si el contrato tuvo una Prrroga o Prrroga y Modificacin, se debe diligenciar la fecha de inicio del Otro Si.

Fecha fin Otro Si: si el contrato tuvo una Prrroga o Prrroga y Modificacin, se debe diligenciar la nueva fecha de terminacin del contrato. La fecha de prrroga no debe ser inferior a la fecha de terminacin del Contrato.

Finalmente, se debe dar clic en el botn guardar ( ) Agregar Cofinanciacin a un contrato: Para agregar Cofinanciacin se debe ingresar al mdulo Contrato, se busca el contrato.



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Posteriormente se debe seleccionar el contrato al cual se le van a agregar Cofinanciacin


Imagen 42. Agregar Cofinanciacin al Contrato

En la parte superior izquierda aparece el botn ir a , se debe seleccionar la opcin Cofinanciacin. El sistema carga la informacin bsica del Contrato. Para agregar Cofinanciacin se debe

dar clic en el botn agregar ( ) ubicado en la parte superior izquierda de la pantalla.



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Imagen 43. Agregar Cofinanciacin al Contrato


Tipo Documento: dato obligatorio, seleccionar el tipo de documento del cofinanciador del Contrato.

Nmero Identificacin Entidad Cofinanciadora: dato obligatorio, digitar el nmero de documento de identificacin de la Entidad Cofinanciadora.

Tipo Cofinanciacin: dato obligatorio, seleccionar de la lista desplegable el tipo de Cofinanciacin de acuerdo a: Especie, Dinero, Especie y Dinero.

Valor: digitar el valor de la cofinanciacin.

Finalmente, se debe dar clic en el botn guardar ( ). Agregar Adhesin a un contrato: Para agregar Adhesin se debe ingresar al mdulo Contrato, se busca el contrato.

Imagen 44. Buscar Contrato



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Posteriormente se debe seleccionar el contrato al cual se le van a agregar la Adhesin


Imagen 45. Agregar Adhesin al Contrato

En la parte superior izquierda aparece el botn ir a , se debe seleccionar la opcin Adhesin. El sistema carga la informacin bsica del Contrato. Para agregar Adhesin se debe dar


Imagen 46. Ingresar Informacin de Adhesin al Contrato

El sistema carga la informacin bsica del Contrato. Para agregar Adhesin se debe dar



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Tipo de Adhesin: se despliegan las opciones alcalda o gobernacin.

Concepto Adhesin: se selecciona la opcin de la lista desplegable

Valor de la Adhesin: ingresar el valor de la adhesin

Valor de Adhesin racin cupo: Ingresar el valor de la racin por cupo

Cupos: ingresar el nmero de cupos de la adhesin

Fecha Inicio: seleccionar la fecha de inicio de la Adhesin debe ser dd/mm/aaaa.

Fecha Fin: seleccionar la fecha de finalizacin de la Adhesin el formato de fecha debe ser dd/mm/aaaa.

Finalmente, se debe dar clic en el botn guardar ( ). Desvincular o vincular de forma masiva Unidades de Servicio Para Vincular Unidades de Servicio de forma masiva se debe ubicar en la opcin Contrato Servicio del mdulo Contratos.

Imagen 47. Consultar Servicios del Contrato

Al dar clic sobre el servicio contratado el aplicativo presentar la siguiente pantalla, de la cual se selecciona la opcin Vinculacin/Desvinculacin Masiva de UDS:

Imagen 48. Vincular masivamente UDS del Contrato



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Al dar clic en el botn agregar ( ) el sistema permitir seleccionar las Unidades de Servicio a vincular. NOTA: la opcin (**) Unidades sin servicio parametrizado, indica las UDS que an no cuentan con servicio parametrizado y que por lo tanto no pueden ser seleccionadas (aparecen inhabilitadas para su seleccin). Despus de seleccionar las Unidades de Servicio a vincular damos clic en el botn guardar

Imagen 49. Seleccionar UDS a vincular al Contrato

El sistema muestra un mensaje donde indica que se han guardado correctamente los datos.

Imagen 50. Informacin Correctamente guardada

Para Desvincular Unidades de Servicio de forma masiva, debe ubicarse en la opcin Contrato Servicio del mdulo Contratos.



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Imagen 51. Consultar Servicios del Contrato


Imagen 52. Desvincular masivamente UDS del Contrato

Al dar clic en el botn agregar ( ) el sistema permitir retirar la seleccin de las Unidades de Servicio a desvincular dando clic sobre el recuadro que antecede cada una de ellas



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Imagen 53. Seleccionar UDS a desvincular del Contrato

Al dar clic en el botn guardar el sistema muestra un mensaje donde indica que se han guardado correctamente los datos.

Imagen 54. Informacin Correctamente Guardada

Inactivacin masiva de Unidades de Servicio Para Inactivar Unidades de Servicio de forma masiva se debe ubicar en la opcin Contrato Servicio del mdulo Contratos.

Imagen 55. Servicios asociados al Contrato



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Imagen 56. Inactivar masivamente UDS

El aplicativo genera una nueva pantalla sobre la cual se selecciona una de las Unidades de Servicio y posteriormente da clic sobre el botn editar, que nos permitir proceder a seleccionar las UDS a inactivar:

Imagen 57. Seleccionar UDS a Inactivar

El sistema permitir retirar la seleccin de las Unidades de Servicio a Inactivar dando clic sobre el recuadro que antecede cada una de ellas. Al dar clic en el botn guardar el sistema regresa a la pantalla anterior, lo que indica que las Unidades de Servicio han sido correctamente inactivadas. Mdulo Talento Humano: permite registrar informacin de los integrantes del grupo de Talento Humano que presta sus servicios a las UDS. Para ingresar informacin de un integrante del grupo de Talento Humano, se debe ingresar por el mdulo de Talento Humano:



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Imagen 58: Mdulo Talento Humano

Una vez se ingresa al mdulo Talento Humano se debe dar clic en la opcin Agregar

( ) para ingresar la informacin:

Imagen 59: Agregar Talento Humano

Formulario Talento Humano El sistema muestra el formulario de Talento Humano, cuyos campos se describen a continuacin:



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Imagen 60: Formulario Talento Humano

Tipo Documento: dato obligatorio, seleccionar de la lista desplegable el tipo de documento correspondiente al integrante del grupo de Talento Humano que se est registrando.

Nmero Documento: dato obligatorio, digitar el nmero de documento del integrante del grupo de Talento humano, de acuerdo a:




Primer Nombre: dato obligatorio, digitar el primer nombre del integrante del grupo de Talento Humano.

Segundo Nombre: digitar el segundo nombre del integrante del grupo de Talento Humano.

Primer Apellido: dato obligatorio, digitar el primer apellido integrante del grupo de Talento Humano.

Segundo Apellido: digitar el segundo apellido del integrante del grupo de Talento Humano.

Fecha Expide Documento: seleccionar la fecha de expedicin del documento del integrante del grupo de Talento Humano.

Departamento Expide Documento: seleccionar de la lista desplegable el departamento de expedicin del documento del integrante del grupo de Talento Humano.



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Municipio Expide Documento: seleccionar de la lista desplegable el municipio correspondiente.

Departamento de residencia: seleccionar de la lista desplegable el departamento de residencia del integrante del grupo de Talento Humano.

Municipio de residencia: seleccionar de la lista desplegable el municipio de residencia del integrante del grupo de Talento Humano.

Zona Ubicacin: obligatorio, seleccionar si el lugar de residencia del Talento Humano corresponde a Cabecera o Resto (rural-Disperso).

Centro Poblado: seleccionar de la lista desplegable. Este campo se habilita si en el campo Zona de ubicacin se ha seleccionado: Cabecera.




Direccin de residencia: seleccionar la zona de ubicacin del integrante del grupo de Talento Humano (Rural o Urbana).

o Urbana: se debe seleccionar si direccin se encuentra ubicada en el casco urbano, y diligenciar la informacin correspondiente a la direccin.

o Rural: se debe seleccionar si la direccin se encuentra ubicada en el rea rural, y diligenciar la informacin correspondiente a la direccin.

Nmero de Telfono: dato obligatorio, digitar el nmero telefnico del integrante del grupo de Talento Humano. Este campo debe tener siete (7) dgitos.

Nmero Celular: digitar el nmero celular del integrante del grupo de Talento Humano. Este campo debe tener diez (10) dgitos.

Correo Electrnico: dato obligatorio, digitar el correo electrnico del integrante del grupo de Talento Humano, debe contar con el formato adecuado. Ejemplo: [email protected]

Nivel Escolaridad: dato obligatorio, seleccionar de la lista desplegable el nivel de escolaridad del integrante del grupo de Talento Humano.

Ttulo Obtenido: dato obligatorio, digitar el ttulo obtenido del integrante del grupo de Talento Humano.

Estado: este campo est inhabilitado, al crear el integrante del grupo de Talento Humano el sistema carga este campo con valor ACTIVO.

Si ahora labora en un CDI Estuvo vinculada anteriormente como Madre Comunitaria?: seleccionar Si o No. Si en la pregunta anterior se seleccion Si se habilitan los campos de Detalle Madre Comunitaria:



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Imagen 61: Detalle Madre Comunitaria

Regional a la que pertenecia: si el integrante del grupo de Talento Humano que se est registrando trabaj como madre comunitaria, seleccionar de la lista deplegable la regional a la cual perteneca.

Centro Zonal al que perteneca: seleccionar de la lista desplegable el centro zonal al cual perteneca, si el integrante del grupo de Talento Humano que se est registrando trabaj como madre comunitaria.

Hogar Comunitario al que perteneca: digitar el nombre del Hogar Comunitario al que perteneca, si el integrante del grupo de Talento Humano que se est registrando trabaj como madre comunitaria.

Modalidad a la que perteneca: seleccionar de la lista desplegable la modalidad a la que perteneca, si el integrante del grupo de Talento Humano que se est registrando trabaj como madre comunitaria.

Fecha de Nacimiento: seleccionar la fecha de nacimiento del integrante del grupo de Talento Humano que se est registrando.

Fecha de ingreso al programa HCB: seleccionar la fecha de ingreso al programa.

Con cuntos nios contaba el hogar comunitario?: ingresar el nmero de nios que atenda en el hogar comunitario al cual perteneca.

Una vez diligenciada la informacin del integrante del grupo de Talento Humano, se debe

dar clic en el cono Guardar ( ) ubicado en la parte superior derecha de la pantalla. El sistema muestra un mensaje donde indica que se han guardado correctamente los datos.


Modificar Talento Humano Posterior al registro de la informacin del integrante del grupo de Talento Humano, el sistema permite realizar actualizaciones y modificaciones; para ello se debe ingresar al



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mdulo de Talento Humano y dar clic en el cono Consultar ( ), el cual se encuentra en la parte superior derecha de la pantalla. Si se conoce algn dato del integrante del grupo de Talento Humano, se pueden utilizar los diferentes criterios de bsqueda. El sistema permite realizar la bsqueda del integrante del grupo de Talento Humano por uno o varios criterios. Al realizar la bsqueda, el sistema despliega una lista con los integrantes del grupo de Talentos Humanos registrados en el aplicativo, o los que corresponden a los criterios de bsqueda ingresados.

Imagen 63. Resultado de consulta Talento Humano

Para seleccionar un integrante del grupo de Talento Humano de la lista, se debe dar clic

en el botn detalle ( ). El sistema muestra la informacin del integrante del grupo de Talento Humano seleccionado.

Imagen 64. Informacin del Talento Humano



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Eliminar Talento Humano ( ): permite eliminar el integrante del grupo de Talento Humano seleccionado. El sistema no permitir eliminar el integrante del grupo de Talento Humano si este se encuentra vinculado a una UDS.

Editar Talento Humano ( ): permite editar la informacin del integrante de Talento Humano seleccionado y previamente registrado. Inactivar Talento Humano: para inactivar un integrante de Talento Humano se debe ingresar a editar. El sistema habilita los campos Estado, Fecha de Inactivacin y Motivo de Inactivacin, los cuales deben ser diligenciados.

Imagen 65. Inactivar Talento Humano

Finalmente, se debe dar clic en el botn guardar ( ), ubicado en la parte superior derecha de la pantalla. Mdulo UDS: permite registrar, modificar y consultar la informacin de la Unidad de Servicio. Para ingresar una UDS, debe estar previamente creado el responsable de la UDS, esto se realiza a travs del mdulo de Talento Humano. En el men del Sistema se debe dar clic en el mdulo de Unidad de Servicio:



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Imagen 66. Mdulo Unidad de Servicio

En el mdulo Unidad de Servicio se debe dar clic en el cono agregar ( ):

Imagen 67. Agregar Unidad de Servicio

Diligenciamiento del Formulario UDS El aplicativo carga el formulario de Unidad de Servicio, cuyos campos se describen a continuacin:



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Imagen 68. Formulario Unidad de Servicio

Macro-Regional: dato calculado por el sistema, de acuerdo al contrato al que va a estar vinculada la UDS. Al crear la UDS est inhabilitado.

Regional de la UDS: dato obligatorio, seleccionar de la lista desplegable la regional de ubicacin de la Unidad de Servicio.

Cdigo de la UDS: dato calculado por el sistema. Este campo est inhabilitado.

Nombre de la UDS: dato obligatorio, digitar el nombre de la Unidad de Servicio.

Centro Zonal de la UDS: dato obligatorio, seleccionar de la lista desplegable el Centro Zonal de ubicacin de la Unidad de Servicio.

Zona de Ubicacin: dato obligatorio, seleccionar la zona de ubicacin de la Unidad de Servicio: Cabecera o Resto.

Departamento de UDS: dato obligatorio, seleccionar de la lista desplegable, corresponde a la Regional seleccionada.

Municipio de UDS: dato obligatorio, seleccionar de la lista desplegable el municipio de ubicacin de la Unidad de Servicio.


Centro Poblado: seleccionar de la lista desplegable. Este campo se habilita si en el



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campo Zona de ubicacin se ha seleccionado: Cabecera.



Direccin de UDS: seleccionar la zona de ubicacin de la Unidad de Servicio (Rural o Urbana).

o Urbana: se debe seleccionar si la UDS se encuentra ubicada en el casco urbano, y diligenciar la informacin correspondiente a la direccin.

o Rural: se debe seleccionar si la UDS se encuentra ubicada en el rea rural, y diligenciar la informacin correspondiente a la direccin

Nmero telefnico de la UDS: digitar el nmero telefnico. Este campo debe tener siete (7) dgitos.

La Infraestructura es Propiedad del ICBF: seleccionar Si o No.

Cupo Mximo de la UDS: dato obligatorio, digitar el nmero de cupos de la Unidad de Servicio.

Responsable UDS: dato obligatorio, se debe seleccionar el Responsable de la UDS registrado previamente en el Sistema. Para ello se debe dar clic en el botn buscar

( ). El sistema muestra una ventana donde se debe buscar y seleccionar el Responsable de la Unidad de Servicio.

Imagen 69. Buscar Responsable UDS

Se debe dar clic en el cono Consultar ( ), el cual se encuentra en la parte superior derecha de la pantalla. El sistema muestra la informacin del Talento Humano



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registrados previamente, de acuerdo a los criterios de bsqueda. Para seleccionar el

Responsable de la UDS, se debe dar clic en el botn detalle ( ) el cual se encuentra a la izquierda del listado.

Una vez se hayan ingresado correctamente los datos de la Unidad de Servicio, se debe

seleccionar el botn Guardar ( ).El sistema muestra un mensaje donde indica que se han guardado correctamente los datos.


Modificar UDS Posterior al registro de la UDS, el sistema permite realizar actualizaciones y modificaciones; para ello se debe ingresar al mdulo de Unidades de Servicio y dar clic en

el cono Consultar ( ), el cual se encuentra en la parte superior derecha de la pantalla. Si se conoce algn dato de la UDS, se pueden utilizar los diferentes criterios de bsqueda. Al realizar la bsqueda, el sistema despliega una lista de UDS registradas en el aplicativo, o las que corresponden al o los criterios de bsqueda ingresados.

Imagen 71. Resultado de consulta UDS



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Para seleccionar una de las UDS del listado, se debe dar clic en el botn detalle ( ) de esta UDS. El sistema muestra la informacin de la UDS seleccionada.

Imagen 72. Informacin de la UDS


Eliminar UDS ( ): permite eliminar la UDS seleccionada.

Editar UDS ( ): permite editar la informacin de la UDS seleccionada. Inactivar UDS: para inactivar una UDS se debe ingresar a editar la UDS. El sistema habilita los campos Estado, Fecha Estado y Motivo Estado, los cuales deben ser diligenciados.

Imagen 73. Inactivar UDS

Finalmente se debe dar clic en el botn Guardar ( ).



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Asociar servicios a Unidad de Servicio Una vez creada la UDS, se le debe asociar el servicio, para ello se debe ingresar al mdulo Unidades de Servicio, se busca la UDS a la cual se le va a asociar el servicio.


Se debe seleccionar la UDS a la cual se le van a asociar el servicio dando clic en el botn

Detalle ( ). El sistema carga la informacin de la UDS.

Imagen 75. Asociar servicio a la UDS

En la parte superior izquierda aparece el botn ir a , se debe seleccionar la opcin Servicios por Unidad Servicio.

El sistema carga la informacin bsica de la UDS. Para asociar el servicio se debe

seleccionar la vigencia actual y dar clic en el botn agregar ( ) ubicado en la parte superior izquierda de la pantalla. El sistema carga la informacin bsica de la UDS.



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Para agregar el servicio a la UDS se debe seleccionar de la lista de chequeo el servicio. Permite seleccionar y asociar varios servicios:

Imagen 76. Seleccionar servicio

Finalmente, se debe dar clic en el botn guardar ( ). Asociar Contrato a la Unidad de Servicio: Una vez creada la UDS, se le debe asociar el contrato, para ello se debe ingresar al mdulo Unidades de Servicio, se busca la UDS a la cual se le van a asociar el contrato.


Posteriormente se debe seleccionar la UDS a la cual se le van a asociar el contrato dando

clic en el botn Detalle ( ). El sistema carga la informacin de la UDS.



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Imagen 78. Asociar Contrato a la UDS

En la parte superior izquierda aparece el botn ir a , se debe seleccionar la opcin Contrato Unidad Servicio. El sistema muestra la siguiente pantalla:


El sistema carga la informacin bsica de la UDS. Para asociar el contrato se debe dar



El sistema habilita el campo:

Nmero Contrato: se debe seleccionar el contrato registrado previamente en el

Sistema. Para ello se debe dar clic en el botn buscar ( ). El sistema muestra una ventana donde se debe buscar y seleccionar el contrato.



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El sistema carga el nmero de contrato seleccionado:

Imagen 82. Contrato asociado a la UDS

Finalmente, se debe dar clic en el botn guardar ( ).

Contratos y UDS con el servicio de Bienestarina

Para los contratos y UDS que tienen el servicio de Bienestarina, se debe diligenciar la informacin correspondiente al punto de entrega. Para ello se debe realizar lo siguiente: 1. Se busca el contrato creado previamente y se le agrega el servicio de Bienestarina por Convenios (ver Agregar servicio al contrato en la pgina 27):



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Imagen 83. Agregar servicio de Bienestarina al Contrato

2. Se asocia el servicio de Bienestarina por Convenios a la UDS (ver cmo Asociar servicio a la UDS en la pgina 46):

Imagen 84. Agregar servicio de Bienestarina a la UDS

3. Se asocia el contrato que tiene el servicio de Bienestarina Por Convenios a la UDS (ver cmo Asociar Contrato a la Unidad de Servicio en la pgina 47)

Imagen 85. Agregar Contrato a la UDS

4. Una vez asociado el contrato y el servicio se ingresa al mdulo de Unidad de Servicio,

se selecciona la UDS, en el botn se selecciona



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Contrato Unidad Servicio:

Imagen 86. Contrato Unidad Servicio

El sistema muestra el contrato con el servicio de Bienestarina por Convenios:

Imagen 87. Contrato por UDS

5. Se da clic en el botn Detalle ( ), el sistema muestra la siguiente ventana:

Imagen 88. Contrato Bienestarina

Se debe seleccionar Contrato Bienestarina. El sistema carga la siguiente pantalla:



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Imagen 89. Informacin Bienestarina

Se debe dar clic en el botn Agregar ( ) y diligenciar los siguientes campos:

Punto Entrega: dato obligatorio, digitar el cdigo del punto de distribucin de la Bienestarina, el cual aparece en el acta.

Acta Entrega: dato obligatorio, digitar el cdigo consecutivo que se encuentra en el documento fsico.

Fecha Recibo: seleccionar del calendario la fecha en la que se recibe la Bienestarina. El formato de la fecha es dd/mm/aaaa.

Periodo Entrega: dato obligatorio, seleccionar el mes correspondiente.

Cantidad Recibida: dato obligatorio, digitar la cantidad de Bienestarina recibida. Este dato se registra en kilogramos.

Nmero de Lotes: dato obligatorio, digitar el nmero de Lote, el cual se encuentra registrado en el Acta.

Saldo En Punto CZ.U.L: dato obligatorio, saldo de Bienestarina que se encuentra en al punto de entrega.

Finalmente se debe dar clic en el botn Guardar ( ). El sistema muestra un mensaje indicando que la informacin se ha guardado correctamente:



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Imagen 90. Informacin guardada correctamente

Vincular o Desvincular de forma masiva Talento Humano Una vez creada la UDS, se procede a vincular todo el Talento Humano ya registrado con anterioridad, para ello se debe ingresar al mdulo Unidades de Servicio, se busca la UDS a la cual se le va a vincular el Talento Humano.

Imagen 91. Seleccionar Vincular/Desvincular masivamente Talento Humano

Al seleccionar la Unidad de Servicio se da inicio a la vinculacin de cada uno de los

integrantes del Talento Humanos, por medio de la opcin de consulta ( )



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Imagen 92. Vincular Talento Humano Masivamente

Al ingresar cada uno de los integrantes del Talento Humano es importante indicar el cargo al que ste pertenece

Imagen 93. Seleccionar Cargo del Talento Humano a Vincular

Finalmente se debe dar clic en el botn Guardar ( ). El sistema muestra un mensaje indicando que la informacin se ha guardado correctamente:




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Elementos de infraestructura y dotacin Registrar informacin de infraestructura y dotacin Una vez creada la UDS, se puede registrar la informacin de la infraestructura y dotacin de la Unidad de servicio, este proceso se inicia al dar clic en el men principal en opcin Elementos de infraestructura y dotacin

Se debe dar clic en el botn el sistema visualiza la siguiente pantalla con los siguientes campos para diligenciar:

Identificador de Tipo de Estructura: es una lista desplegable en donde se debe

seleccionar si se va a crear un elemento de tipo dotacin o infraestructura.

Nombre del elemento de la infraestructura: es un campo abierto para diligenciar el nombre del elemento.

Indicador del estado del elemento: es una lista desplegable en donde se debe seleccionar el estado del elemento activo o inactivo.

Descripcin: campo abierto para diligenciar una descripcin del elemento.



INFORMACIN CUENTAME

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Despus de realizar el diligenciamiento de estos campos se da clic en el botn

. El sistema visualizara el siguiente mensaje.

Consultar informacin de infraestructura y dotacin La consulta se puede realizar por dos campos por el identificador de tipo de infraestructura que es una lista desplegables en donde se seleccin dotacin o infraestructura y por el nombre del elemento de la infraestructura y se da clic en el botn

.



INFORMACIN CUENTAME

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Detalle informacin de infraestructura y dotacin

Para realizar la consulta detallada se debe dar clic en el botn el sistema visualiza la

siguiente pantalla.

Edicin informacin de infraestructura y dotacin

Para realizar la edicin se debe dar clic en el botn el sistema habilita las siguiente pantalla en modo de edicin se realiza la modificacin.

Se da clic en el botn . El sistema visualiza el siguiente mensaje



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Eliminar informacin de infraestructura y dotacin

Para realizar la eliminacin se debe dar clic en el botn el sistema visualiza el siguiente mensaje.

Se da clic en los botones se acuerdo a la accin que se desea hacer Aceptar la eliminacin del elemento o Cancelar la operacin. Mdulo Cargue de Archivos

Permite realizar el cargue de un archivo plano con una estructura previamente

establecida.

El archivo plano que permite ser cargado en este mdulo debe haber surtido el siguiente

proceso:

- Eliminar filas y columnas vacas - Guardar archivo como csv (delimitados por coma) - Abrir archivo con bloc de notas - Guardar Archivo como codificacin Unicode

- El cono del archivo a cargar se muestra de la siguiente manera:

En el men del Sistema se debe dar clic en el mdulo Cargue Archivos:



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Imagen 95. Mdulo Cargue de archivos

En el mdulo Cargue Archivo se debe dar clic en el cono agregar ( ):

Imagen 96. Cargue de archivos

El sistema carga una pantalla con los siguientes campos:

Modalidad: seleccionar la modalidad de la cual se est reportando la informacin.

Tipo de estructura: seleccione de la lista el tipo de estructura del archivo que se est reportando.

Archivo: se debe dar clic en el botn , ubicar el registro que se desea cargar. Este archivo debe tener formato .csv.

o Ejemplo

1. Dar clic en el botn 2. Ubicar la ruta donde se encuentra el archivo:



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Imagen 97. Ejemplo Cargue de archivos

3. Seleccionar el archivo (solo formato .csv) y dar clic en abrir. 4. El sistema muestra el archivo cargado.

Imagen 98. Cargue de archivos exitoso.

Finalmente se debe dar clic en el botn Guardar ( ). Mdulo Beneficiarios El aplicativo carga el formulario para diligenciar los campos del Beneficiario, los cuales se describen a continuacin: En el men del Sistema se debe dar clic en el mdulo Beneficiarios:



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Imagen 110. Mdulo Beneficiarios

Crear Beneficiario. Permite crear el beneficiario. El beneficiario debe crearse nicamente si no se encuentra previamente creado en el sistema. Para crear beneficiario ingrese al mdulo de Beneficiario y de clic en el botn Agregar

( ) ubicado en la parte superior derecha. El sistema carga el formulario para ingresar los datos del beneficiario. Los campos se describen a continuacin:

Imagen 111. Agregar Beneficiario



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Diligenciamiento del Formulario Beneficiario El aplicativo carga el formulario de Beneficiarios, cuyos campos se describen a continuacin:

Imagen 112. Formulario Beneficiarios

Tipo de Beneficiario: Campo obligatorio, seleccionar de la lista desplegable el tipo de beneficiario.

Tipo de Documento de Identidad: Campo obligatorio, seleccionar el tipo de documento de identidad del beneficiario.

Nmero de Documento de Identidad: Campo obligatorio, ingresar el nmero de documento del beneficiario.

Departamento de Expedicin del Documento: seleccionar de la lista desplegable el departamento de expedicin del documento. (No visible si el Tipo de Beneficiario seleccionado es BENEFICIARIO DIA)

Municipio de Expedicin del Documento: seleccionar de la lista desplegable el municipio de expedicin del documento. (No visible si el Tipo de Beneficiario seleccionado es BENEFICIARIO DIA)

Fecha de Expedicin del Documento de Identidad: ingresar o seleccionar la fecha de expedicin del documento de identidad. Debe ser menor a la fecha actual.

Motivo por el Cual no Tiene Documento: seleccionar de la lista desplegable el motivo



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por el cual no tiene documento, habilitado cuando en el campo tipo de documento de identidad seleccion SIN DOCUMENTO. (No visible si el Tipo de Beneficiario seleccionado es BENEFICIARIO DIA)

Fecha de Recepcin de la Copia Fiscal del Registro Civil del Nio o Nia: ingresar o seleccionar la fecha de recepcin de la copia

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