Manual Sistema Seguimiento Tiene Elementos Gprd

8/17/2019 Manual Sistema Seguimiento Tiene Elementos Gprd

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PROGRAMA DE "APOYO AL PLAN

SECTORIAL:DESARROLLO

PRODUCTIVO CON EMPLEO DIGNO"

Programa

Apoyo al Plan Sectorial de Desarrollo Productivo con Empleo Digno

DCI-ALA/2009/09-!!"

# A$%AL DE SE&%I#IE$'( ) E*AL%ACI+$

PROGRAMA PRODUCE

BOLIVIA

Ana ,eln *illamil Soler. #CD Seguimiento y Evaluacin Agosto 202


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Sistema de Seguimiento y Evaluacin P(D%CE ,(LI*IA

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Tabla de contenido

LIS'A DE AC+$I#(S............................................................................................... 3 A$'ECEDE$'ES.......................................................................................................... 4

I$'(D%CCI+$ ........................................................................................................... 4 EL SE&%I#IE$'( ) S% 1%$CI+$ .......................................................................... 6 LA E*AL%ACI+$ ) S% 1%$CI+$............................................................................. 8 EL SE&%I#IE$'( ) S% ELACI+$ C($ LA E*AL%ACI+$ ............................. 9

EL SE&%I#IE$'( C(#( %$ SIS'E#A ............................................................... 10 EL SIS'E#A DE SE&%I#IE$'( E$ 'ES $I*ELES ........................................ 11

$I*EL #($I'(E( DE DESE#PE3( ......................................................... 11 $I*EL 2 #($I'(E( DE ES%L'AD(S DE DESA(LL( .................... 15

$I*EL 4 #($I'(E( DE S%,*E$CI($ES ................................................... 19 La coordinacin y el seguimiento con la Delegacin de la %nin Europea ... 22

LA CA5A DE 6EA#IE$'AS ................................................................................ 23

- Instrumentos de Programacin.................................................................. 23 2- Instrumentos de Seguimiento ..................................................................... 23

1ic7a operativa de seguimiento- 1IC6A ....................................................... 23 In8orme de Seguimiento Sinttico #ensual-1IC6A 2 .................................... 24 1ic7a estratgica de seguimiento- 1IC6A 4 .................................................... 25 In8ormes de avance trimestrales- 1IC6A " ..................................................... 26 1ic7a de seguimiento sinttica a los proyectos del 1ondo Concursale-1IC6A : ................................................................................................................. 27

4- Instrumentos de Comunicacin Interna .....................................................28 PEI(DICIDAD DE L(S #ECA$IS#(S DE SE&%I#IE$'( ...........................

28 C%AD( ES%#E$ DEL SIS'E#A DE SE&%I#IE$'( P(P%ES'( ........30 LIS'AD( DE A$E;(S...............................................................................................31


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Sistema de Seguimiento y Evaluacin P(D%CE ,(LI*IA

LISTA DE ACRÓNIMOS

A'I Asistencia 'cnica Internacional

C1 Convenio de 1inanciacinCIS Comit Interinstitucional de Seguimiento

C('A Comit 'cnico y Administrativo de Seguimiento

CPI Complestica

#DPEP #inisterio de Desarrollo Productivo y Econom>a Plural#E #inisterio de Educacin

#PP #atri? de Plani8icacin del Proyecto

#'PS #inisterio de 'raa


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ANTECEDENTES

El Programa P(D%CE BApoyo al Plan Sectorial de Desarrollo Productivo con Empleo

Digno contempla entre las acciones previstas en el Presupuesto Programa lapuesta en marc7a de un Sistema de #onitoreo y Evaluacin =ue permita registrar losavances en el desarrollo del proyecto y me


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De los di8erentes modelos actuales en el marco conceptual de los procesos de mea del marco lgico en el@mito de la cooperacin para el desarrollo tamin considera un ciclo de gestinampliamente desarrollado en cuanto a proyecto.

Con car@cter general la gestin por resultados en las organi?aciones se centra enpotenciar =ue la utili?acin de los recursos las actividades los procesos los productosy los servicios =ue una organi?acin reali?a o presta estn claramente orientados a laconsecucin de dete%&inados %es#ltados considerados clave para el logro de loso


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y los receptores guiados siempre por la necesidad de incrementar la e!icacia de laa'#da.

EL SEGUIMIENTO ) SU *UNCIÓN

El en8o=ue de marco lgico es un en8o=ue de plani8icacin estratgica y de gestin=ue priori?a implementar la ayuda centr@ndose en los %es#ltados deseados yutili?ando la in8ormacin sore el desempeo para mea se constituye en una 7erramienta anal>ticapara la plani8icacin y gestin orientada por o retroaliment@ndose.

La 8uncin de seguimiento es una 7erramienta 8undamental de la metodolog>a delmarco lgico. El desarrollo del sistema de seguimiento 8orma parte asimismo de laseta$as necesa%ias de la G$RD+

. Determinacin de metas y de8inicin de o


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El seguimiento tiene su origen en la 8ase de identi8icacin se plani8ica en la de8ormulacin se pone en marc7a con la e


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%n alto directivo encargado de la ea unadistorsin en el 8uncionamiento de la organi?acin de la misma manera =ue lo 7ar>a untcnico tratando de disear la visin estratgica de la intervencin. El sistema deseguimiento diseado 8acilita la armoni?acin entre los distintos niveles

organi?acionales y ordena la e


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integrar las ensean?as de los mecanismos de toma de decisiones tanto de los pa>sesasociados como de los donantesM.

Se puede reali?ar una evaluacin durante la e


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1igura 4 La relacin entre el seguimiento y la evaluacin. Elaoracin Propia

EL SEGUIMIENTO COMO UN SISTEMA

%no de los errores m@s 8recuentes en la concepcin del sistema de seguimientoconsiste en con!#ndi% la !#ncin del seg#i&iento con los inst%#&entos "#e see&$lean $a%a %egist%a% la in!o%&acin. El seguimiento es @sicamente un siste&ade gestin de la in!o%&acin =ue 8orma parte de los procedimientosorgani?acionales y =ue permite la toma de decisiones asadas en 7ec7os o


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! El desarrollo de 7erramientas de an@lisis cualitativo prospectivo de loselementos del conteto del proyecto su evolucin y la aparicin de nuevos8actores eternos.

! La de8inicin del mecanismo para la etraccin de aprendi?a


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Suactividad 'area operativa

Cada uno de esos niveles entregar@ productos de distintos alcancesH desde 2itos enel caso de las tareas operativas a $%od#ctos inte%&edios o suproductos para las

suactividades y a productos 8inales para cada una de las actividades. Lanomenclatura puede variar segGn la organi?acin =ue la utilice. Lo importante esdesagregar su8icientemente las acciones del proyecto y =ue los trminos seanprecisos y adecuadamente comprendidos por todos los miemros de la organi?acin.

1igura ". $ivel de seguimiento #onitoreo de Desempeo

El seguimiento operativo en sus distintas 8unciones se centrar@ en diversos aspectos

En su !#ncin de cont%ol se asar@ en la comproacin de

E


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contratos del PP 8ic7as de accin de contratos y 8ic7a de seguimiento de contratos

son la ase del seguimiento operativo.

La propuesta de monitoreo de desempeo se asa en instancias participativas y en7erramientas instrumentales.

Se proponen a continuacin las instancias participativas de seguimiento en el nivel

56 Re#nin se&anal de coo%dinacin2 o COTA Di%ecti,o La reunin semanalde coordinacin es un instrumento muy importante en los procesos de conicacininte%na de la organi?acin. Liderada por el Administrador de Anticipos esta instanciade participacin del proyecto no tiene como 8in principal el seguimiento pero 8ormaparte de los mecanismos organi?acionales necesarios para la gestin.

Se plantea en el 8ormato de reunin reve con periodicidad 8isticos resolucin de

dudas del e=uipo designacin de tareas y toma de decisiones urgentes. Elinstrumento para la organi?acin de esta reunin puede ser la agenda semanal de losprincipales eventos y actividades de la organi?acin.

El C('A directivo estar@ con8ormado por el Administrador de Anticipos la Administradora Contale la Asistente Ea

acuerdos-comunicacinposterior v>amail a todos/aslos/as

A$E;( 1ormatos de 8ic7as de accin

2 A$E;( 2 Propuesta de 8ormato de la reunin semanal de coordinacin- C('A directivo


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Asignacin detareas ad 7oc

participantes

Si ien se constituye en un mecanismo in8ormal la reali?acin de reuniones decoordinacin en cada una de las @reas del programa se considera como un importante

valor aadido sugerido a las Direcciones intermedias. De esta 8orma una ve?8inali?ado el C('A Directivo cada una de las @reas del programa plani8icacinsectorial estratgica y administrativaF es invitada a reali?ar una reunin en la =ue setrans8ieran las principales in8ormaciones y acuerdos alcan?ados en 8orma de cascadalo =ue contriuir@ enormemente a 8ortalecer los canales de comunicacin interna.Estos mecanismos ser@n desarrollados e incluidos en la estrategia de comunicacininterna del programa.

76 Co&it8 T8cnico Ad&inist%ati,o6COTA a&$liado Este Comit se constituyeen la $%inci$al instancia de seg#i&iento. El C('A en sus distintas periodicidadestendr@ di8erentes alcances en la 8uncin del seguimiento. En este caso su versin=uincenal el alcance es 8undamentalmente operativo.

Compuesto por el personal involucrado en la gestin operativa del proyecto tantotcnico como administrativo en sus niveles de Direccin y Coordinacin reali?ar@ unarevisin de los avances en la e


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Asistente e como las principalesdecisiones y acuerdos alcan?ados ser@ circulado v>a mail a todo el e=uipo delprograma de 8orma >ntegra a la 8inali?acin de la reunin. El e=uipo podr@ solicitar aclaraciones si lo considera necesario.

96 Co&it8 Inte%instit#cional de Seg#i&iento :CIS; Dadas las necesidades decoordinacin de los e=uipos de las diversas instituciones participantes en el programay la importancia de propiciar la comunicacin interinstitucional se recoge la propuestade esta instancia de seguimiento mensualH con los 8ines principales de mantener in8ormados a los niveles directivos 8acilitar la toma de decisiones de alto nivel yrecoger insumos =ue retroalimenten la ea con la participacin de la Contale direcciones intermedias delprograma A'I y representantes designados de la Direccin de Plani8icacin del#inisterio de Desarrollo Productivo *iceministerio de la #icro y Pe=uea Empresa#inisterio de 'raa


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Las 8unciones principales del seguimiento en este nivel son el an@lisis del entorno susriesgos y oportunidadesH el registro de los avances a nivel de o


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La aparicin de nuevos elementos del conteto =ue a8ecten positiva onegativamente la consecucin de los oa del nivel anteriorH el C('A ser@ liderado por el Administrador de Anticipos y Contale y moderado por el esponsale deSeguimiento. El C('A estratgico generar@ un in8orme semestral de avance 1IC6A"FJ.

COTA ESTRAT


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J A$E;( J 1(#A'( DE I$1(#E DE A*A$CE-1IC6A "


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decisionesestratgicas

La periodicidad propuesta para el C('A ampliado es =uincenal para el primer ao.Posteriormente una ve? =ue la organi?acin 7aya per8eccionado sus canales decomunicacin y gestione 8luidamente sus procesos la periodicidad puede ampliarse auna reunin mensual para no sorecargar al e=uipo de traaaPr@ctica de los Procedimientos aplicales a los Presupuesto Programa el ComitDirector agrupa generalmente a representantes de las distintas instancias implicadasen la es ene8iciario el representante del #inisterio involucrado y el representante del


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Anali?ar los in8ormes semestrales de avance del proyecto y los in8 ormes8inales de PP

In8ormarse sore los Presupuestos Programa elaorados y aproadosanualmente

Aproar las propuestas de programacin anual Emitir recomendaciones y orientaciones estratgicas

La participacin de las entidades adicionales deer@ ser evaluada y decidida en Gltimainstancia por el propio #DPEP. La composicin puede ser ampliada si as> seconsidera necesario. Por ea interesante contar con la presencia del *IP1Epor ser el ente encargado del seguimiento de las acciones de cooperacininternacional en el pa>s.

COMIT< DIRECTOR SEMESTRALCOORDINA ASIS'E$ C($*(CA 1%$CI($ES 1%E$'E E&IS'(

Ad&inist%ado% Antici$os #DPEP*C'#'EP*I$EProoliviaD%E A'I

DirectorPro,olivia/AA/esponsaledeSeguimiento

evisin de in8ormestrimestrales Aproacin de

propuestas deprogramacin anual

Emisin derecomendaciones

In8ormestrimestrales y8inales de PPdel proyecto

Acta de reunin

N I VE L 3 : MON I T ORE O D E SUBVENC ION ES

El tercer nivel de seguimiento se sitGa al nivel de los proyectos en el marco del *ondoConc#%sable $a%a Co&$le-os P%od#cti,os Integ%ales.

El programa P(D%CE cuenta con una importante suma para la 8inanciacin deproyectos productivos en los sectores priori?ados a nivel nacional. Estos proyectoscontriuyen de 8orma directa a los resultados del programa y 8orman parte de la lgicavertical del mismo consider@ndose en el nivel de acciones para la consecucin de losresultados de desarrollo. Estos proyectos contriuir@n de esta 8orma a la me mismos =ue se considerar@n indicadores deresultados.

Esta lgica de intervencin representa el necesario encadenamiento entre o


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asesoramiento integral desarrollo de las capacidades de los actores locales yrecopilacin de aprendi?a


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En este nivel la 8uncin de control de la e


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El tcnico/a regional del programa estructurar@ la reunin en ase a la in8ormacinre=uerida para completar la 8ic7a de seguimiento sinttico-1IC6A :0 la cual seremitir@ una ve? 8inali?ada tanto a los responsales del proyecto de suvencin comoal responsale del 1ondo Concursale en la o8icina de La Pa? y al responsale deseguimiento y monitoreo.

La adecuada coordinacin y comunicacin entre el responsale del 1ondoConcursale en La Pa? y su e=uipo operativo y los enlaces regionales es un aspectovital de cara a la consecucin de los oAMIENTO *ONDO CONCURSABLE

C((DI$A ASIS'E$ C($*(CA 1%$CI($ES 1%E$'E E&IS'('cnicoregional

Director 'cnicoadministrador regionalyresponsales

tcnicos delproyecto

evisin de avances en laesticos y de agenda para

contriuir a su adecuado desarrollo. El seguimiento por parte de la D%E se nutre de lain8ormacin proporcionada en los in8ormes de seguimiento trimestrales.

Por su parte la A'I de largo pla?o tiene la oligacin de in8ormar peridicamente a laD%E sore la e


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Seguimiento del Programa y A'I de largo pla?o. En estas reuniones se anali?ar@naspectos importantes para el adecuado avance del programa se revisar@ la estrategiade intervencin y se coordinar@ la reali?acin de eventos conder del consorcio Eurecna llevar@ a cao sus in8ormes semestrales deseguimiento y sus misiones de BacRstopping las cuales alimentan la in8ormacin deseguimiento en lo =ue respecta al desempeo de la A'I.

LA CA?A DE 3ERRAMIENTAS

SegGn lo epuesto anteriormente eistir@n una serie de documentos soportes de lain8ormacin =ue permitir@n su registro ordenado y su sistemati?acin. La propuesta decontenidos =ue se presenta es inicial y dee ser validada y a


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Las actividades y suactividades tienen su origen en el documento de programacinanual de actividades del PP. 'anto los productos como los suproductos como lospla?os y responsales tienen su origen en el plan de contrataciones. La 8ic7a sealimenta de amos documentos in8ormacin =ue deer@ ser recopilada por elesponsale de Seguimiento del Proyecto en coordinacin con la esponsale de

Contratos.

La 8ic7a adem@s recoger@ un somero an@lisis sore los eventos y variales delconteto =ue 8avorecieron o a8ectaron a la e


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Se especi8icar@n las decisiones operativas tomadas en el periodo sealado y losaa para el an@lisis delCIS mensual y permitir@ recoger sus recomendaciones mediante minuta =ueretroalimente la gestin. Adem@s el in8orme mensual supondr@ un avance signi8icativo

en el proceso de redaccin del in8orme trimestral y proveer@ de in8ormacin de par tidaimportante para apoyar el proceso de evaluacin.

*IC3A 7+ IN*ORME SINT


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De esta 8orma el an@lisis generado ser@ cr>tico y prospectivo permitiendo re8leionar sore los avances y los desa8>os de la e


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Avances a nivel de resultados y o


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en el proceso de redaccin del in8orme trimestral y proveer@ de in8ormacin de partidaimportante para apoyar el proceso de evaluacin.

96 Inst%#&entos de Conicacin Inte%na

Como insumo al sistema de seguimiento destaca la necesidad de contar con unaestrategia de comunicacin interna en la cual la elaoracin de una agenda semanales un elemento imprescindile. Los instrumentos de comunicacin interna diseadosen el marco de esta estrategia ser@n co7erentes con la estructura de comunicacinpropuesta en el sistema de seguimiento.

PERIODICIDAD DE LOS MECANISMOS DE SEGUIMIENTO

SegGn todo lo epuesto el seguimiento generar@ una din@mica organi?acional activa=ue proveer@ de espacios de comunicacin y an@lisis de manera asidua.

Semanalmente se reali?ar@ la reunin de coordinacin. Uuincenalmente se llevar@ acao un C('A operativo. #ensualmente se llevar@ a cao el Comit Interinstitucional.'rimestralmente el C('A pro8undi?ar@ el an@lisis estratgico y semestralmentealcan?ar@ el nivel de o


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Apro+aci& del )) D'E


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*EC3A 757COTA di%ecti,o :/09COTA a&$liado !/09COTA di%ecti,o 2/09CIS "/09COTA di%ecti,o 9/09COTA a&$liado 2/09Co&it8 Di% ecto% 2!/09COTA di%ecti,o 2/09In!o%&e t%i&est%al 40/09COTA di%ecti,o 4/0COTA di%ecti,o 0/0COTA a&$liado 2/0COTA di%ecti,o !/0CIS 9/0COTA di%ecti,o 2"/0COTA a&$liado 2/0COTA di%ecti,o 4/0COTA di%ecti,o !/COTA di%ecti,o "/COTA a&$liado /COTA di%ecti,o 2/CIS 24/COTA di%ecti,o 2J/COTA a&$liado 40/COTA di%ecti,o :/2COTA di%ecti,o 2/2COTA a&$liado "/2COTA di%ecti,o 9/2CIS 2/2COTA di%ecti,o 2/2

2J/2

Como propuesta en ase al cronograma de eventos planteado la agenda deseguimiento pude asarse en el siguiente calendario para el resto del ao teniendo encuenta =ue un retraso en alguno de los eventos al estar interrelacionados incidesore todos los dem@s

EVENTO DE SEGUIMIENTO

Co&it8 Di%ecto%

La conveniencia de contar con un calendario con 8ec7as de8inidas con anticipacin8acilita la institucionali?acin de los mecanismos y permite =ue las personasconvocadas lo=ueen sus agendas y puedan participar en los eventos.


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CUADRO RESUMEN DEL SISTEMA DE SEGUIMIENTO PROPUESTO

A continuacin se presenta en 8orma gr@8ica la relacin entre las instanciasparticipativas de seguimiento la periodicidad los niveles de an@lisis y los instrumentosde registro de la in8ormacin.

1igura Cuadro resumen de la relacin entre los elementos del sistema de seguimiento. Elaoracinpropia

En la siguiente 8igura se recoge la interrelacin entre las di8erentes instancias einstrumentos del sistema y su relacin con los instrumentos de plani8icacin. Eneste cuadro se pone de mani8iesto el car@cter sistmico del seguimiento. Se apreciael 8lu


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1igura ! etroalimentacin entre los instrumentos del sistema de seguimiento

LISTADO DE ANE4OS

A$E;( 1ormato de 1ic7as de Accin de contratos A$E;( 2 Propuesta de 8ormato de la reunin semanal de coordinacin-C('Adirectivo A$E;( 4 #odelo de 1ic7a de programacin de contratos. 1IC6A 0 A$E;( " #odelo de 1ic7a de programacin de actividades PP A$E;( : #odelo de 1ic7a de seguimiento operativo. 1IC6A A$E;( #odelo de in8orme sinttico de seguimiento mensual. 1IC6A 2 A$E;( ! 1ic7a de seguimiento estratgico. 1IC6A 4 A$E;( J 1ormato de in8orme de avance. 1IC6A " A$E;( 9 1ormato de 1ic7a de seguimiento sinttico a proyectos del 1ondoConcursale. 1IC6A :

A$E;( 0 1ormato de in8orme trimestral de seguimiento a proyectos del 1ondoConcursale. 1IC6A

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